File - Lærernes yrkesforbund
KS Personalhåndbok 2017 Tittel Status Trådt i kraft Type Utgitt Utgiver Skrevet ut av Dato Kommuneforlaget AS 19-01-2017 KS Personalhåndbok 2017 Gjeldende 01-01-2017 Personalhåndbok 01-01-2017 KS geir johansen 19-01-2017 Side 1 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 KS Personalhåndbok 2017 Kapittel 1 Innledning Hvem er boken for? Kommunenes personalhåndbok skal være et hjelpemiddel og en veileder for ledere, saksbehandlere og rådgivere som daglig arbeider med personal- og arbeidsgiverspørsmål. Boken er en nyttig og nødvendig informasjonskilde også for folkevalgte og tillitsvalgte. KS' fortolkninger og kommentarer til avtaler og aktuelle lovbestemmelser er innarbeidet i de enkelte kapitlene. Eksempler som illustrerer regelverket finnes spredt i de ulike kapitlene, og en oversikt over alle eksemplene står på side 14. En samling av eksempler på skjemaer og standarder i arbeidsforhold er også vedlagt. En oversikt over gjeldende særavtaler finnes i Oversikt over gjeldende særavtaler. Håndboken for 2017 er oppdatert med alle endringer per oktober 2016. For øvrig informerer KS om viktige endringer i rundskriv og på nettsidene sine. Forbehold kilder og lovutdrag Personalhåndboken er skrevet som en håndbok og et hjelpemiddel for både ansatte og politikere som har personalansvar hos medlemmer i KS. Både tariffavtaler og lover/forskrifter er oppdatert per oktober 2016. Merk imidlertid at det i løpet av det året boken «gjelder for», kan komme endringer i lov- og avtaleverk mv. Innholdet i boken er da ikke lenger i samsvar med gjeldende rett, men det er gjeldende rett som må legges til grunn. Dersom det oppstår en tvist om temaer som er omtalt i denne utgaven, må man derfor sjekke hva som er gjeldende rett. KF Infoserie Vi minner om at personalhåndboken også er tilgjengelig elektronisk i Kommunenes personalsystem, KF Personal. Her oppdateres innholdet løpende og er knyttet sammen med avtaleverk, aktuelle lover, rettspraksis og fortolkninger og A- og B-rundskrivene fra KS. Avtaler og relevante bestemmelser for undervisningspersonalet er integrert i KF Personal. KF Personal er tilgjengelig på nett som en abonnementsordning. For nærmere informasjon om produktet, kontakt Kommuneforlaget (kommuneforlaget.no), e-post: [email protected] eller tlf. 24 13 28 50. Tips om hvor man kan finne mer informasjon Mer informasjon om innholdet i personalhåndboken finnes først og fremst på KS's nettsider (ks.no) under Arbeidsgiver, der det løpende vil bli publisert artikler om saker som kan ha betydning for innholdet i boken. For bedriftsmedlemmer vil KS Bedrifts sider være av interesse (ks-bedrift.no). På Arbeidstilsynets nettsider (arbeidstilsynet.no) kan man bl.a. følge med på endringer i lover eller forskrifter innenfor tilsynets ansvarsområde. Her publiseres også avgjørelser fra Tvisteløsningsnemnda. Oppdaterte lover og forskrifter finner man alltid på Lovdata (lovdata.no). KS Oslo, november 2016 Kapittel 2 Arbeidsavtaler I dette kapittelet skal vi se på ulike sider av en tilsetting, herunder behov for å rekruttere og hvem som i så fall kan tilsettes. Det vil si vi blant annet vil komme inn på omplassering, fortrinnsrett, utlysning av stillinger og utvelgelse mellom søkere. Kommuneforlaget AS Side 2 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 2.1 - Myndighet til å opprette stillinger og tilsette Enhver virksomhet i offentlig sektor har et budsjett som fastlegger de økonomiske rammene for driften, bl.a. antall stillinger/årsverk og andre utgifter og inntekter. Tidligere var det ikke uvanlig at også antall stillinger ble formelt vedtatt av kommune-/fylkesstyret eller styret i selskapet fordelt etter type kompetanse. Dette er nå for en stor del endret, slik at administrasjonen har myndighet til å opprette og ev. avvikle stillinger. Kommuneloven § 24 nr. 1 bestemmer at kommunestyret og fylkestinget kan tildele formannskapet eller fylkesutvalget, kommunerådet eller fylkesrådet, utvalg, styre for institusjon eller administrasjonssjefen myndighet til å opprette og nedlegge stillinger og til å treffe avgjørelser i personalsaker. Det betyr i realiteten at for eksempel kommunestyret vedtar budsjettet, og administrasjonssjefen/rådmannen kan opprette og nedlegge stillinger innenfor budsjettrammen. Det må være en forutsetning for en rasjonell og god drift - enten det er tjenesteproduksjon eller saksbehandling/forvaltning - at den som er ansvarlig leder, har inngående og fullstendig oversikt over tilgjengelige ressurser. I de fleste tilfellene vil de ansatte utgjøre det alt vesentlige av disse ressursene. Et sentralt spørsmål for enhver leder må være: Har jeg de ansatte jeg trenger, og har de den kompetansen som er nødvendig? 2.2 - Ledig stilling - behov for å rekruttere Etablering av et arbeidsforhold Vi skal først se på ulike sider ved å etablere et arbeidsforhold. Dette kan skje enten ved å rekruttere eksterne arbeidstakere eller ved at allerede ansatte personer får nye oppgaver eller arbeidsområder. Alle som har en eller annen form for lederfunksjon, vil før eller siden komme borti dette. Vurdering av bemanningsbehov Det første en ansvarlig leder for virksomheten bør gjøre når det er en ledig stilling, er å vurdere oppgaver som skal løses og hvilken kompetanse som da er nødvendig. Krav til kompetanse Det er nødvendig å foreta en grundig vurdering av hvilken kompetanse - utdanning, erfaring og personlig egnethet - som kreves for å kunne ivareta oppgavene som skal løses. Noen ganger er dette enkelt, f.eks. dersom det ikke er nødvendig med en spesiell kompetanse for å utføre jobben og en enkel innføring kan være nok. Andre ganger kan det være regulert i lov eller forskrift hvilken type utdanning og kompetanse som kreves for de aktuelle oppgavene, spesielt vil dette være tilfellet innen helse- og omsorgstjenesten. I mange tilfeller vil det imidlertid være opp til arbeidsgiver å fastsette de ønskede kvalifikasjonene. Her er det svært viktig å tenke nøye gjennom hvilke kvalifikasjoner som kan være nødvendige, og hvilke som kun er ønskelige. Dersom utlysningsteksten sier noe om nødvendig kompetanse, står ikke arbeidsgiver fritt til å ansette en søker som kun har den ønskede kompetansen, da ordlyden i utlysningsteksten vil være bindende. Bemanningsplaner I tillegg til at det kan gjelde formelle kompetansekrav til de oppgavene som skal løses, vil det i de fleste tilfellene foreligge en faglig vurdering av hva som kreves for å kunne yte en tjeneste av ønsket kvalitet. Disse vurderingene vil i mange tilfeller være nedfelt i bemanningsplaner for den aktuelle enheten/tjenesten. Slike bemanningsplaner vil i flere sammenhenger være et nyttig styringsverktøy for en leder, og det er derfor viktig å holde dem oppdatert slik at de gjenspeiler det stadig skiftende behovet. Stillingsstørrelse Når vurderingen av behovet er gjort, er neste skritt å få besatt den ledige stillingen, enten av interne eller eksterne. Kommuneforlaget AS Side 3 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 2.3 - Omplassering, fortrinnsrett, intern rekruttering eller utlysing 2.3.1 - Sjekkliste før utlysing av stilling Etter å ha vurdert behovet for stillingen, jf. punkt 2.2, må denne sjekklisten kvitteres ut før en går videre til neste fase (punkt 2.4): 1. Omplassering av arbeidstakere som ellers kan bli oppsagt på grunn av virksomhetens forhold og syke arbeidstakere med redusert arbeidsevne 2. Omplasseringsbehov - er det noen som bør få ny stilling innenfor styringsretten. 3. Fortrinnsberettigede - finnes det noen som er kvalifisert for den ledige stillingen? Det er ikke noen ledig stilling for intern eller ekstern utlysing dersom en arbeidstaker med redusert arbeidsevne har rett på stillingen, jf. aml. § 4-6 (1). Det samme gjelder om overtallig arbeidstaker i henhold til aml. §15-7 (1), jf. (2), har rett på stillingen. Arbeidsgiver bør også vurdere om arbeidsgiver bør flytte arbeidstakere til andre stillinger innenfor styringsretten eller tilbys omplassering utenfor styringsretten for å utnytte kompetansen bedre. Det vil således kunne bli en annen stilling enn den som først var ledig, som noen kan ha fortrinnsrett til, eller som kan lyses ut eksternt. Det må deretter undersøkes om det er noen som har fortrinnsrett. Aml. § 10-2 (4), § 14-2 (1) og (2), § 14-3 (3) og § 16-3 (3) siste punktum gir følgende prioriteringsrekkefølge av fortrinnsberettigede: 1. 2. 3. 4. Ansatt som er oppsagt på grunn av driftsinnskrenkning, jf. § 14-2 (1) Ansatt som har akseptert redusert stilling i stedet for oppsigelse, jf. § 14-2 (2) Utvidet stilling for deltidsansatt, jf. § 14-3 Midlertidig ansatt (ikke vikariater) som ikke får fortsatt tilsetting på grunn av driftsinnskrenkning, jf. § 14-2 (2) 5. Ansatt med redusert stilling etter § 10-2 (4) 6. Ansatt som har reservasjonsrett ved virksomhetsoverdragelse, jf. § 16-3 (3) Nedenfor vil vi kommentere fortrinnsrett etter punkt 1 og 3. Merk at det her er tilstrekkelig at vedkommende anses kvalifisert for jobben, selv om det er en intern eller ekstern som er bedre kvalifisert. 2.3.2 - Fortrinnsrett og forholdet mellom heltids- og deltidsstilling Fortrinnsrett etter oppsigelse på grunn av nedbemanning Fortrinnsrett etter aml. § 14-2 gjelder for arbeidstakere som har blitt sagt opp. Etter aml. § 15-7 (2) plikter arbeidsgiver å tilby annet passende arbeid til en arbeidstaker som vurderes oppsagt på grunn av virksomhetens forhold. Det er en utstrakt misforståelse at arbeidsgivers plikt til å forsøke omplassering etter aml. § 15-7 (2) er det samme som "fortrinnsrett". Arbeidsgivers plikt etter aml. § 15-7 (2) til å forsøke å tilby arbeidstaker "annet passende arbeid" er en del av saklighetsvurderingen. Fortrinnsretten etter aml. § 14-2 gjelder fra det tidspunktet arbeidsgiver har sagt opp arbeidstakeren og i inntil ett år fra oppsigelsesfristens utløp. Utløpstidspunktet vil være forskjellig avhengig av oppsigelsestidens lengde. Dersom arbeidstaker f.eks. har tre måneders oppsigelsestid, innebærer det at arbeidstaker har fortrinnsrett i ett år og tre måneder. Dersom arbeidstaker takker nei til et tilbud før oppsigelsen blir gitt, kan det innebære at oppsigelsen er saklig, men det innebærer ikke at arbeidstaker mister fortrinnsretten etter § 14-2. Fortrinnsretten begynner å løpe fra det tidspunkt oppsigelsen er gitt, eller fra forlengelse av midlertidig kontrakt ikke blir gitt. Dvs. at fortrinnsretten kan gjelde allerede fra samme dag. Kommuneforlaget AS Side 4 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidsgiver har ikke uten videre en plikt til å informere alle fortrinnsberettigede direkte. Arbeidstaker bør gi arbeidsgiver melding om flytting osv. og ellers følge med om det blir ledige stillinger i virksomheten. Arbeidsgiver bør for eksempel legge ut ledige stillinger på hjemmesiden, slik at fortrinnsberettigede kan få informasjon om at det finnes ledige stillinger de kan ha fortrinnsrett til. Arbeidsgiver bør ved ledig og aktuell stilling gi tilbudet skriftlig. Tilbudet gjelder i 14 dager. Dersom arbeidstaker ikke svarer eller aksepterer, faller fortrinnsretten bort. Arbeidstakere som hevder å ha fortrinnsrett, men ikke får et direkte tilbud fra arbeidsgiver, må kreve dette selv. I en konkret situasjon vil det bety at arbeidstakeren må fremsette direkte krav overfor arbeidsgiver om en bestemt stilling. Fortrinnsrett for deltidsansatte og utvidelse for øvrig Aml. § 14-3 gir faste deltidsansatte fortrinnsrett til utvidet fast eller midlertidig stilling fremfor at arbeidsgiver foretar ny tilsetting i virksomheten. Fortrinnsretten er betinget av at arbeidstaker er kvalifisert for stillingen, og at utøvelse av fortrinnsretten ikke vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten. I tillegg er det et krav at stillingene har om lag de samme arbeidsoppgavene, jf. Innst. O nr. 100 (2004 - 2005) punkt 17.2. Vedtak fra Tvisteløsningsnemnda på arbeidstilsynet.no viser hva som skal til for å ha fortrinnsrett; hva som ligger i kvalifikasjonskravet, vesentlig ulempe og om lag de samme arbeidsoppgavene. Høyesterett har avsagt en dom, HR-2016-867-A, som innebærer at arbeidstaker ikke har rett til å kreve utvidelse bare med en del av den ledige stillingen. Det vil si at det ikke skal foretas en ulempevurdering, slik Tvisteløsningsnemnda har tolket loven. Før arbeidsgiver fatter beslutning om ansettelse i stilling som arbeidstaker krever fortrinnsrett til, skal spørsmålet så langt som mulig drøftes med arbeidstaker, med mindre arbeidstaker selv ikke ønsker det, jf. aml. § 14-3 tredje ledd. Dette er således en drøftingsplikt med den enkelte arbeidstaker. Arbeidstakerne vil bli kjent med den ledige stillingen ved intern utlysning eller annen intern informasjon, jf. aml. § 14-1. Regler om fortrinnsrett til utvidelse av deltidsstilling har siden 1996 vært en del av HTA. Bestemmelsen fremgår i dag av kapittel 1 § 2 punkt 2.3.1 tredje ledd. Punkt 2.3.1 Heltids-/deltidsstillinger lyder: Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling. Unntak drøftes med de tillitsvalgte med mindre det er åpenbart unødvendig. Ved ledighet foretas en gjennomgang av arbeidsplaner og oppgavefordeling for å vurdere sammenslåing av deltidsstillinger. Ved ledig stilling skal deltidstilsatte ved intern utlysning i kommunen/virksomheten* tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. Arbeidsgiver skal informere og drøfte prinsippene for bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte minst én gang i året. Det skal utarbeides lokale retningslinjer med formål om å øke antall heltidstilsatte. Det vises til vedlegg 2. * Virksomhet i denne sammenheng: selvstendig, juridisk enhet som ikke er kommune Spørsmålet er om dagens tariffbestemmelse medfører en mer omfattende fortrinnsrett enn det som følger av aml. § 14-3. HTA kapittel 1 § 2 punkt 2.3.1 tredje ledd er etter vår vurdering slik å forstå at den gjelder fortrinnsrett til stillinger med om lag de samme arbeidsoppgavene den er begrenset til bare å gjelde fast ansatte det er ikke rett til å kreve bare en del av den ledige stillingen unntak dersom utøvelse av fortrinnsretten vil innebære vesentlige ulemper for virksomheten dersom det er flere som ønsker utvidet stilling, er det den best kvalifiserte i henhold til HTA § 2 punkt 2.2 som har rett til å få utvidet stilling Kommuneforlaget AS Side 5 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tariffbestemmelsen gir således ikke på noe punkt en mer omfattende fortrinnsrett enn det som følger av aml. §14-3 HTA har imidlertid bestemmelser i kapittel 1 § 2 punkt 2.3.1 fjerde avsnitt om hvordan arbeidsgiver skal forholde seg til de tillitsvalgte i slike saker. Det er behov for mer heltid, og bestemmelsen i § 2 punkt 2.3.1 skal ivareta samhandling og gode prosesser med tillitsvalgte for å nå målet om heltidskultur. Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling. Dersom man ønsker å lyse ut en redusert stilling, skal dette drøftes med de tillitsvalgte. Det sentrale er å ha gode rutiner og retningslinjer for hvordan virksomhetene skal øke antall heltidsstillinger, og med gode rutiner for utlysing av stillinger vil bestemmelsen allerede være ivaretatt. Dette kan for eksempel tas opp når man drøfter prinsipper for bruk av deltidsstillinger. Videre skal arbeidsgiver drøfte prinsippene for bruk av deltidsstillinger med de tillitsvalgte minst én gang i året. Dette kan for eksempel gjøres samtidig med utarbeidelse/revisjon av retningslinjer. Det er arbeidsgiver som i utgangspunktet tar initiativet til drøftingsmøter. Ved drøftinger er det arbeidsgiver som tar endelig avgjørelse. Kravet om drøfting om bruk av deltid er også lovfestet i aml. § 14-1a. Arbeidsgiver skal minst én gang per år drøfte bruken av deltid med de tillitsvalgte. I vedlegg 2 i HTA uttales det at elementer som bør tas opp i retningslinjene bl.a. kan være; bruk av fortrinnsrett merarbeid utlysning av stillinger kompensasjon Retningslinjene kan også inneholde andre punkter dersom man ønsker det. Mange deltidsstillinger er ikke særlig gunstig verken for driften, brukerne, arbeidsgiver eller arbeidstaker. De sentrale partene i tariffavtalen er opptatt av at den enkelte arbeidsgiver - i samarbeid med lokale fagorganisasjoner - gjør det som er nødvendig for å få oversikt over forholdene innen egen virksomhet, og aktivt prøver å gjøre det som er mulig for å redusere deltid og utvikle en heltidskultur. Nøkkelen til å redusere deltid og utvikle en heltidskultur ligger først og fremst lokalt da virkemidlene må tilpasses lokale behov. Partene har undertegnet en erklæring om heltidskultur; Det store heltidsvalget 2015. Det er laget en handlingsplan og en veileder som skal støtte opp under lokalt arbeid med heltidskultur. Disse finnes tilgjengelig på ks.no. Det vises for øvrig til B-rundskriv nr. 4/2016 om tariffrevisjonen pr. 1.5.2016. 2.4 - Utlysing av ledig stilling Verken arbeidsmiljøloven, kommuneloven eller tariffavtaler har bestemmelser som innebærer plikt til å lyse ut ledige stillinger. Det gjelder imidlertid et ulovfestet krav om utlysning av ledige stillinger i offentlig sektor som følge av kvalifikasjonsprinsippet og utredningsplikten. Mange kommunale arbeidsgivere har i tillegg egne reglement eller retningslinjer om plikt til utlysing. Etter Hovedavtalen del B § 3-1 d) har arbeidsgiver plikt til å informere, drøfte og ta de berørte tillitsvalgte med på råd om ledige og nyopprettede stillinger. Denne plikten er etter aml. § 14-1 utvidet til å gjelde alle arbeidstakere i virksomheten, herunder innleide. Etter opplæringslova § 10-4 skal ledige undervisningsstillinger og skolelederstillinger (over seks måneders varighet) lyses ut offentlig. Det er unntak fra dette når arbeidstaker eller tidligere arbeidstakere har rettigheter etter aml. §§ 14-2, 14-3 og 15-7 (2). Hvor skal stillingen lyses ut? Når sjekklisten er kvittert ut, og det er konstatert at det er behov for å rekruttere en ny arbeidstaker, må det vurderes hva som er den beste måten å fange oppmerksomheten til personer som har de etterspurte kvalifikasjonene. Den vanligste fremgangsmåten er nok fortsatt å ha en annonse i lokale aviser, enten i papirutgave eller på nett, men ofte også i fagtidsskrifter o.l. dersom det er snakk om en mer spesifikk fagstilling. Dette vil kunne være tilfelle når det er snakk om utdannet helsepersonell som fysioterapeut, sykepleier, lege o.l. Kommuneforlaget AS Side 6 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det er ellers vanlig at stillingsannonser publiseres på egne nettsider i tillegg til "stillingsbaser" av ulike slag. Her finnes både rene kommersielle tilbud og en del gratisbaser. Det er viktig at man legger ned arbeid i stillingsannonsen slik at man får mange godt kvalifiserte søkere å velge imellom. I den forbindelse må man fremstå som en attraktiv arbeidsgiver/ arbeidsplass. Positive egenskaper ved arbeidsplassen bør fremheves særskilt, som f.eks. kompetent fagmiljø, fremtidsrettet arbeidsgiver, sosiale goder/ arbeidstid osv. Innholdet i stillingsannonsen Standard innhold i en stillingsannonse vil være: Presentasjon av arbeidsgiver og arbeidsplass p.t. Beskrivelse av enkelte arbeidsoppgaver og ansvar, men må påregne fleksibilitet Eventuelle formelle kompetansekrav og andre krav/ønsker Arbeidsvilkår (lønn der det er mulig, arbeidstid p.t., pensjonsordning, osv.) Kontaktperson, adressat for søknad (postadresse, e-postadresse, telefonnummer) I dagens digitaliserte samfunn blir det stadig mer vanlig at søknader primært ønskes tilsendt per e-post. Det krever at man har klare rutiner for å få dokumentert opplysningene som er gitt i søknaden. Det er dessverre ikke ukjent at søkere har latt seg friste til å "pynte" på vitnemål o.l., noe som i verste fall kan medføre erstatningsansvar for arbeidsgiver hvis vedkommende f.eks. utfører oppgaver han eller hun ikke er autorisert for, og på den måten påfører pasienter/klienter skade. Det sikreste er at selve søknaden med CV sendes elektronisk og at vedlegg som vitnemål mv. ettersendes i posten. Velger man å benytte elektroniske søknader, må man - på samme måte som ved skriftlige sørge for at søkerne får "kvittering" for mottatt søknad. 2.5 - Vurdering av søkerne - utvelgelse Etter at søknadsfristen er utløpt skal forvaltningsorganet sette opp en utvidet søkerliste. Søkerne til en stilling i offentlig virksomhet har partsstatus etter forvaltningsloven og har som følge av dette rett til å gjøre seg kjent med utvidet søkerliste og andre dokumenter i saken, jf. forvaltningsforskriften kapittel 5 Partsinnsyn i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning § 15. Det følger videre av offentleglova av 19. mai 2006 nr. 16 § 25 andre ledd at det er forvaltningsorganet som skal sette opp den offentlige søkerlisten. 2.5.1 - Søkeroversikter - praktisk arbeid med søknader Offentlighet Den offentlige søkerlisten skal oppfylle kravene etter offentleglova § 25 andre ledd. Det vil si navnet på søkerne, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune. Unntak fra offentlighet Hver søker kan be om at opplysninger blir unntatt fra søkerlisten. Med opplysninger må her forstås identifikasjon av navnet. Dersom det er en stilling med særlig offentlig interesse, må den enkelte søker ev. begrunne hvorfor opplysningen skal unntas særskilt. Dette vil typisk være stilling som rådmann og andre topplederstillinger i kommunen/fylkeskommunen. Dersom søkeren ikke har begrunnet unntaket, må arbeidsgiver skrive til søkeren og be om en særskilt begrunnelse. Det er ikke tilstrekkelig begrunnelse at søkeren ønsker å hemmeligholde navnet. Begrunnelsen må være knyttet til særskilte omstendigheter vedrørende søkeren, f.eks. at søkeren driver privat næringsvirksomhet og av hensyn til kundegrunnlaget har behov for diskresjon, at søkeren står midt oppe i en krevende omstillingsprosess som leder i annen virksomhet, eller at det foreligger andre særlige private forhold. Informere søkere om unntak Kommuneforlaget AS Side 7 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidsgivere er pålagt å gjøre søkerne oppmerksom på at navnet deres kan bli gjort offentlig kjent selv om de ber om fortrolig behandling av søknaden. Dersom en anmodning om diskresjon ikke blir tatt til følge, skal søkeren varsles om dette. Selv om navnet unntas, vil en part (andre søkere) likevel ha adgang til å se utvidet søkerliste, og andre søkere vil derfor ha rett til innsyn i søknader fra søkere som unntas fra offentlighet, se over. Utvidet søkerliste I den utvidede søkerlisten som brukes i tilsettingsprosessen, er det praktisk å registrere erfaringsbakgrunn (utdanning og yrkespraksis) og ev. andre opplysninger av interesse i tillegg til personopplysninger som navn, adresse o.a. Den utvidede søkerlisten blir i realiteten et sammendrag av søknadene. Det er også god forvaltningsskikk å sende brev til søkerne om at søknaden er mottatt, og hvor lang tid man regner med at prosessen tar. 2.5.2 - Kvalifikasjonsprinsippet Når søknadsfristen er ute og man har foretatt en første grovsortering av søknadene, starter arbeidet med utvelgelsen. I all offentlig virksomhet skal kvalifikasjonsprinsippet legges til grunn i denne prosessen. I tariffavtalen er kvalifikasjonsprinsippet formulert slik i HTA kapittel 1 § 2 punkt 2.2 første ledd: Ved tilsetting og opprykk skal det i første rekke tas hensyn til søkernes kvalifikasjoner (teoretisk og praktisk utdanning samt skikkethet for stillingen). Det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet kan uttrykkes på mange forskjellig måter, jf. nedenfor. Prinsippet er utviklet over tid for å sikre at tilsetting i offentlige stillinger skal skje på en saklig måte der utenforliggende forhold (som personlige kontakter, rykter, "trynefaktor" o.l.) ikke er med og avgjør hvem som får tilbud om tilsetting. Det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet Siktemålet i en tilsettingssak er i alminnelighet å finne frem til den søkeren som etter en helhetsvurdering må anses som best kvalifisert for stillingen. Ved kvalifikasjonsvurderingen må det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningsteksten. For øvrig vil sentrale momenter være utdanning, praksis og personlig skikkethet. (Sitat fra punkt 7.1 i Ot.prp. nr. 67 (2004-2005) - formulert av Sivilombudsmannen.) Saklig og ryddig vurdering av formell utdanning, tidligere praksis og personlig skikkethet sett i forhold til de kravene og forventningene som er gitt i utlysingen, skal avgjøre hvem som er best kvalifisert for stillingen. Alle kommuner/fylkeskommuner, herunder kommunale foretak, samt selskaper som er omfattet av forvaltningsloven, plikter å forholde seg til dette prinsippet. En del bedrifter driver rent forretningsmessig, og er derfor ikke bundet av forvaltningsloven, men også disse vil med fordel kunne legge prinsippet til grunn i en tilsettingsprosess. Er de omfattet av HTA, vil de uansett være forpliktet etter tariffavtalen. Etter opplæringslova § 10-5 skal det ved vurdering mellom flere søkere tas hensyn til undervisningsbehovet i tillegg til utdanning, praksis og hvor kvalifisert søkeren er for øvrig. 2.5.3 - Hvem deltar i prosessen? Det er selvsagt at én eller flere fra arbeidsgiversiden deltar, leder arbeidet og har ansvar for at det skjer i samsvar med de reglene som gjelder. Medbestemmelse / medvirkning Det opprettes i noen tilfeller et tilsettingsutvalg - fast eller ad hoc - og et spørsmål som da melder seg, er om tillitsvalgte har rett til å være med. Dette er i utgangspunktet regulert i Hovedavtalen. Der finnes regler om uttalerelsesrett, men ingen bestemmelse som gir rett til deltakelse f.eks. i intervju eller annen direkte saksbehandling. HA del B §§ 3-1 og 3-2 Kommuneforlaget AS Side 8 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Etter Hovedavtalen skal tillitsvalgte ha tilsendt søkerliste (del B § 3-1e) og har rett til å uttale seg i tilsettingssaker (del B § 3-2 g). Tillitsvalgte kan også få samme rett til dokumentinnsyn som en fullmektig har etter forvaltningsloven, jf. forvaltningsforskriften kapittel 5 om partsoffentlighet. Noen arbeidsgivere har imidlertid vedtatt supplerende reglement eller retningslinjer som forutsetter en mer direkte deltakelse fra tillitsvalgte. I de fleste virksomheter finnes etablerte rutiner som skal følges, og det vil være den enkelte leders plikt å ha nødvendig oversikt også over slike saksbehandlingsregler. 2.5.4 - Intervju Det bør alltid gjennomføres intervju/konferanse med søkere som synes aktuelle for innstilling/tilsetting. Hvem som skal delta under intervjuet, avhenger av stillingens art og virksomhetens organisering og arbeidsdeling. Antall representanter fra virksomheten bør begrenses, men hvem som bør delta, må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Utarbeid en plan for intervjuet Når det er flere som er innkalt til intervju, er det praktisk å utarbeide noen grunnleggende spørsmål som blir stilt til alle sammen, slik at man kan ha et sammenlikningsgrunnlag med hensyn til motivasjon, kvalifikasjoner og egnethet. Det er også praktisk at "intervjupanelet" på forhånd gjennomgår kravene i stillingene og hva som er viktig å få avklart fra den enkelte søker. Referat Det bør skrives referat fra intervjuet. Det bør legges vekt på å skape trygghet og tillit hos søkeren. Referanser Referanser fra tidligere arbeidsgivere bør innhentes etter avtale med søker. Det er mest praktisk og korrekt å ta opp spørsmålet om referanser under intervjuet og kontakte denne eller disse etter intervjuet. Hvis arbeidsgiver mener det nødvendig å innhente flere referanser enn de som søkeren har oppgitt, er det viktig å informere søkeren om at dette vil bli gjort. 2.6 - Tilsettingsvedtak Administrativt vedtak Når intervju og videre behandling er ferdig og man skal ta den endelige avgjørelsen, vil dette i stor grad skje etter delegert myndighet til administrasjonssjefen/rådmannen. Denne vil vanligvis ha delegert oppgaven videre til den enkelte leder, som tar den endelige avgjørelsen i saken. Vedtak i tilsettingsutvalg Det finnes kommuner/virksomheter der tilsettinger fortsatt foretas av politiske utvalg/styrer, og der må tilsettingsprosessen ende i en innstilling til det aktuelle organet. Når fullmakt til å gjøre vedtak om tilsetting er delegert til rådmann/direktør e.l., er det tilstrekkelig at utvelgelsesprosessen konkluderer med ett navn. Antall som innstilles til stillingen Skal saken forelegges et (politisk) utvalg, er det vanlig å innstille inntil tre søkere - forutsatt at det er nok kvalifiserte kandidater. Dette har sammenheng med at det gir en enklere saksgang ved at man ganske raskt og enkelt kan ta saken opp til ny behandling om den først valgte ikke tar imot tilbud om stillingen. Tilsettingsbrev Når det er bestemt hvem som skal få tilbud om den ledige stillingen, får vedkommende tilsendt et formelt tilbud om dette. Aksepteres tilbudet, blir neste trinn utformingen av selve arbeidsavtalen. I tillegg avtales tiltredelsestidspunkt dersom dette ikke er fastsatt i stillingsannonsen eller på annen måte. Se nedenfor om ulike typer tilsettingsforhold og arbeidsavtale. Kommuneforlaget AS Side 9 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidsavtale Se oversikt over hva som bør være med i en arbeidsavtale i Eksempler på skjemaer og standardbrev i arbeidsforhold. 2.7 - Klageadgang i tilsettingssaker Dokumentinnsyn og begrunnelse for vedtaket Med hjemmel i forvaltningsloven § 19 tredje ledd er det i forvaltningsforskriften kapittel 5 fastsatt egne regler om partsinnsyn i tilsettingssaker. Det er ikke noe krav om at vedtaket om tilsetting begrunnes, jf. forvaltningsloven § 3 andre ledd. Dersom en søker føler seg forbigått og saksøker kommunen/fylkeskommunen/bedriften for ugyldig tilsettingsvedtak, må det dokumenteres at det ikke er tatt utenforliggende hensyn eller foreligger maktmisbruk for øvrig. Tilsettingsmyndigheten bør derfor begrunne vedtaket i interne dokumenter som senere kan utleveres ved eventuell tvist. Omgjøring av vedtak Tilsettingsmyndigheten eller overordnet myndighet kan gjøre om et tilsettingsvedtak så lenge underretning om vedtaket ikke har kommet frem til søkeren. Med underretning menes her offisiell underretning fra rette vedkommende, f.eks. leder eller sekretær for tilsettingsmyndigheten. En underhåndsorientering fra et tilfeldig medlem eller omtale i media er ikke tilstrekkelig til å avskjære omgjøringsadgangen. Anke i tilsettingssaker Forvaltningslovens regler om klagebehandling får ikke anvendelse i tilsettingssaker, jf. forvaltningsloven § 3 andre ledd. Hovedavtalen (eller ev. andre sentrale avtaler) har heller ingen bestemmelser om klage. Noen arbeidsgivere har imidlertid lokale ordninger/reglement som viderefører tidligere klageordning, eller har eventuelt etablert slike ordninger gjennom lokale vedtak. Sivilombudsmannen En part kan forelegge en tilsettingssak for Sivilombudsmannen, som i tilfelle vil innhente opplysninger fra arbeidsgiver og avgi uttalelse om sine vurderinger i saken. Ombudsmannen har ikke myndighet til å treffe bindende vedtak, men han kan gi uttrykk for at en avgjørelse må anses for å være ugyldig eller lide av mangler som ikke fører til ugyldighet. Han kan meddele tilsettingsmyndigheten hva han mener bør foretas overfor klageren i sakens anledning, eller spørre tilsettingsmyndigheten hvordan den vil bøte på uretten. Det er vanlig praksis at et offentlig forvaltningsorgan innretter seg etter de uttalelsene som Sivilombudsmannen har gitt. Klageren kan reise sivilt søksmål med krav om at vedtaket er ugyldig og erstatning. En uttalelse fra Sivilombudsmannen vil bli tillagt vekt i en slik sak. Likestillingsombudet Søker kan også sende saken til Likestillings- og diskrimineringsombudet, med påstand om brudd på for eksempel likestillingsloven eller diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. En eventuell uttalelse fra Likestillings- og diskrimineringsombudet i kommunens disfavør kan påklages til Likestillings- og diskrimineringsnemnda. Kommunen har begrunnelsesplikt ifølge likestillingsloven. Vedtak som er fattet av ombud eller nemnd, kan ikke oppheve eller endre forvaltningsvedtak, herunder vedtak i tilsettingssaker, men tilsettingsmyndigheten kan pådra seg erstatningsansvar og i særlige tilfeller straffansvar. 2.8 - Ulike typer tilsettingsforhold - arbeidsavtalen Hovedregelen er at den som tilsettes, har krav på fast stilling, jf. aml. § 14-9. Midlertidig tilsetting krever særlig hjemmel for å være lovlig. Regler om dette finner vi bl.a. i arbeidsmiljøloven og i kommuneloven (åremål). I 2006 ble lederavtalen SGS 1004 erstattet av en ny bestemmelse om åremålsstillinger i HTA kapittel 1 § 2 punkt 2.4. Kommuneforlaget AS Side 10 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Aml. kapittel 14 Aml. kap. 14 inneholder formelle krav til inngåelse av og innhold i en arbeidsavtale. De fleste arbeidsgivere har rutiner for slike avtaler, se Eksempler på skjemaer og standardbrev i arbeidsforhold. Fast tilsetting Fast tilsetting innebærer at arbeidsavtalen ikke har noen tidsbegrensning og vil vare til en av partene velger å si opp avtalen. De fleste arbeidsavtaler opphører etter oppsigelse fra arbeidstakers side. Normalt er dette helt udramatisk og skyldes at arbeidstaker f.eks. har fått en ny stilling. Loven stiller ingen krav til (saklig) begrunnelse for oppsigelse fra arbeidstakers side, slik den gjør ved oppsigelse fra arbeidsgivers side. Midlertidig tilsetting Etter aml. §14-9 første ledd er som nevnt hovedregelen fast tilsetting, men det er likevel, under visse forutsetninger, adgang til å tilsette arbeidstakere midlertidig. Aml. § 14-9 første ledd har følgende ordlyd: (1) Arbeidstaker skal ansettes fast. Avtale om midlertidig ansettelse kan likevel inngås: a) b) c) d) når arbeidet er av midlertidig karakter, for arbeid i stedet for en annen eller andre (vikariat), for praksisarbeid, med deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med arbeids- og velferdsetaten, e) med idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten eller f) for en periode på inntil tolv måneder. Slike avtaler kan omfatte inntil 15 prosent av arbeidstakerne i virksomheten, avrundet oppover, likevel slik at det kan inngås avtale med minst én arbeidstaker. Dersom det skulle oppstå tvil om lovens vilkår for midlertidig tilsetting er oppfylt i det enkelte tilfellet, vil KS anbefale boken Endring og opphør av arbeidsforhold (Allstrin, Brandshaug Dale, Østensvig, 2012). I boken gis en omfattende omtale av adgangen til midlertidig tilsetting innenfor de grensene som følger av loven. Bokstav f) ble imidlertid vedtatt med virkning fra 1. juli 2015. Det vises til forarbeidene til bestemmelsen i Prop. 39 L (2014-2015) og Innst. 208 L (2014-2015). Bestemmelsen medfører at arbeidsgiver kan ansette en arbeidstaker midlertidig i inntil 12 måneder uten særskilt begrunnelse for det. Det er imidlertid gitt begrensninger gjennom en karantenebestemmelse som er inntatt i § 14-9 syvende ledd. Vi viser også til artikkel om endringer i arbeidsmiljøloven (Brandshaug, Dale og Sæther 2015). I aml. § 14-9 første ledd andre punktum er det tatt inn en bestemmelse om at arbeidsgiver minst én gang per år skal drøfte bruken av midlertidig ansettelse med de tillitsvalgte, blant annet grunnlaget for og omfanget av slike ansettelser, samt konsekvenser for arbeidsmiljøet. Av HTA kapittel 1 § 2 punkt 2.3.2 følger det at arbeidsgiver minst to ganger i året skal informere og drøfte prinsippene for bruk av oppdragstakere, innleid arbeidskraft og midlertidige tilsettinger (unntatt vikariater). 2.9 - Tiltredelse - introduksjon Introduksjon, oppfølging, informasjon Med introduksjon menes tiltak for at den nyansatte hurtigst mulig skal få innføring i og tilpasse seg den nye arbeidssituasjonen. Introduksjonsprogrammet bør omfatte opplysninger og informasjon om tilsettingsvilkår, arbeidsreglement, sikkerhetsforskrifter, arbeidstakerorganisasjoner, sosiale tilbud, opplæringsmuligheter samt kommunens/fylkeskommunens virksomhet. Kommuneforlaget AS Side 11 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Den enkelte leder er ansvarlig for gjennomføringen av introduksjonsprogrammet. Introduksjonsperioden må etterfølges av oppfølging med bl.a. regelmessige utviklingssamtaler ("medarbeidersamtaler"). I disse samtalene må arbeidstakerens interesse for arbeidet, ønske om opplæring og videre utvikling, prestasjonsvurdering mv. inngå. Informasjonsvirksomheten gjennomføres ved møter, skriv, håndbøker o.l. Det må tilstrebes toveis og tverrfaglig informasjon. 2.10 - Oppdragsavtaler I enkelte sammenhenger kan det være riktigere å knytte til seg arbeidskraft på annen måte enn ved tilsetting. Enkelte typer virksomhet er av en slik art at vesentlige deler av det som normalt forbindes med et arbeidsforhold, enten er fraværende eller betydelig svekket. Nærmere drøfting av skillet mellom arbeidstaker og oppdragstaker finnes i flere B-rundskriv. Etter "avlaster 1 dommen" ga KS ut B-rundskriv nr. 4/2013. Etter "avlaster 2 dommen" er det behov for å nyansere grensedragningen mellom arbeidstaker- og oppdragstakerbegrepet ytterligere for enkelte kontraktstyper og det er kommet et nytt B-rundskriv nr. 7/2016. Det vises videre til artikkel inntatt på ks.no. Et forslag til oppdragsavtale er inntatt i Eksempler på skjemaer og standardbrev i arbeidsforhold. Som det fremgår av B-rundskrivene, må det konkret vurderes hvorvidt det er grunnlag for å inngå et oppdragstakerforhold eller om det må karakteriseres som et arbeidstakerforhold. Ifølge HTA § 2 punkt 2.3.2 plikter arbeidsgiver å informere og drøfte prinsippene for bruk av oppdragstakere minst to ganger i året. Partene var enige om at dette først og fremst gjelder bruk av støttekontakter og tilsynsførere. Det innebærer ingen endring i bruk av støttekontakter/tilsynsførere som oppdragstakere, men en drøfting som kan føre til avklaringer av tvilstilfellene. Vi minner om at dette er drøftinger der arbeidsgiver tar endelig beslutning. 2.11 - Endringer i reglene om arbeidstid, aldersgrenser og midlertidig ansettelse Endringer i reglene om arbeidstid, aldersgrenser og midlertidig ansettelse Av advokatene Gry Brandshaug Dale og Cecilie R. Sæther Kapittel 3 Endring og opphør - arbeidsavtaler I dette kapittelet vil vi gå gjennom vilkårene for at arbeidsgiver kan reagere mot arbeidstaker i arbeidsforholdet. Dette gjelder ved advarsel, oppsigelse, suspensjon og avskjed. Oppsigelsesfristene vil bli gjennomgått. Videre vil vi komme inn på opphør av arbeidsforholdet ved fylte 70 år og omorganisering, nedbemanning og virksomhetsoverdragelse. 3.1 - Regler ved oppsigelse og endring av arbeidsavtaler - arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen De viktigste reglene om oppsigelse og avskjed av arbeidstakere finner vi i arbeidsmiljøloven (aml.). Her finner vi bl.a. hvilke vilkår som må være til stede, og hvilke formkrav en oppsigelse eller avskjed må tilfredsstille for å være gyldig. Ved siden av lovens regler finner vi viktige regler om oppsigelsestiden i HTA kapittel 1 § 3 punkt 3.2. Opplæringslova Vær oppmerksom på at det gjelder egne regler for undervisningspersonell i uoppsigelig stilling, jf. opplæringslova § 16-2: Personell i grunnskolen som er tilsett i uoppseieleg stilling når lova blir sett i verk, kan ikkje seiast opp. For dette personellet gjeld framleis § 24 nr. 1 andre leddet og nr. 2 i lov 13. juni 1969 nr. 24 om grunnskolen. Kommuneforlaget AS Side 12 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det betyr at dette undervisningspersonellet ikke kan sies opp etter reglene i aml., men må avskjediges etter regelen i den opphevede grunnskolelova. Forvaltningsloven Når det gjelder saksbehandlingen i oppsigelses- og avskjedssaker, må man i kommunal sektor være oppmerksom på at enkelte av forvaltningslovens regler gjelder i tillegg til arbeidsmiljølovens regler, jf. forvaltningsloven §§ 2 og 3. Utgangspunktet er at det organet som har foretatt tilsettingen også skal foreta oppsigelse, og avskjed. Administrasjonen kan ikke fatte slike vedtak uten delegert myndighet, men hvis tilsettingsmyndigheten er delegert og det ikke er sagt noe spesielt om oppsigelse/avskjed, vil det være rimelig å forutsette at delegeringen også omfatter myndighet til gjøre vedtak om oppsigelse/avskjed. Se for øvrig boken Endring og opphør av arbeidsforhold (Allstrin, Brandshaug Dale, Østensvig, 2. utgave 2012). 3.2 - Vilkår for oppsigelse Saklig grunn til oppsigelse Grunnvilkåret for oppsigelse finner vi i arbeidsmiljøloven (aml.) § 15-7 (1), som lyder: Arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgiverens eller arbeidstakerens forhold. Dersom dette ikke er tilfellet, er oppsigelsen ugyldig. De omstendighetene som arbeidsgiveren påberoper seg, må ha grunnlag i forhold som refererer seg til a) arbeidstakeren (mislighold av arbeidsavtalen, herunder ordrenekt, ureglementert fravær, ukyndighet, manglende samarbeidsevne o.l.) b) arbeidsgiveren c) virksomheten (omorganisering, rasjonalisering, nedbemanning o.l.) Vilkåret er i alle tilfellene at oppsigelsen er saklig begrunnet. Arbeidsgivers fremgangsmåte Det er grunn til å merke seg at rettspraksis ved saklighetsvurderingen legger betydelig vekt på arbeidsgiverens fremgangsmåte forut for oppsigelsen. Blant annet har det betydning at arbeidsgiveren har lagt for dagen en samvittighetsfull vurdering arbeidstakeren er blitt informert en mulig oppsigelse er drøftet med arbeidstakeren omplasseringsmulighetene har vært vurdert - det er et krav om dette ved oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold Der hvor grunnlaget for oppsigelsen er samarbeids- eller tilpasningsproblemer, er det svært viktig at arbeidsgiver aktivt har forsøkt å løse problemene før det blir fattet vedtak om oppsigelse. 3.3 - Reaksjoner fra arbeidsgiver ved brudd på arbeidsavtalen Arbeidstakers forhold Disiplinære reaksjoner kan bli aktuelt overfor en arbeidstaker dersom han/hun har brutt arbeidsreglementet eller arbeidsavtalen, nektet å etterkomme pålegg fra overordnede, utført straffbare handlinger, vært beruset på arbeidsplassen eller har hatt en illojal opptreden på en annen måte. Advarsel før oppsigelse/avskjed Kommuneforlaget AS Side 13 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 De reaksjonsmidlene som står til rådighet for arbeidsgiver, er: muntlig tilrettevisningsadvarsel skriftlig tilrettevisningsadvarsel advarsel som regnes som ordensstraff og dermed er et enkeltvedtak oppsigelse suspensjon avskjed Bruken av reaksjonsmidler må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Fradrag i lønn Vi gjør oppmerksom på at fradrag i lønn ikke kan benyttes som «disiplinærstraff», men man kan trekke en arbeidstaker i lønn når det gjelder erstatning for skade eller tap som arbeidstakeren i forbindelse med arbeidet forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført virksomheten. Det er en forutsetning at arbeidstakeren skriftlig erkjenner erstatningsansvar eller at dette er fastslått ved dom, eller at arbeidstakeren rettsstridig fratrer sin stilling, jf. aml. § 14-15. Det kan også reises erstatningskrav etter vanlige erstatningsrettslige regler. 3.3.1 - Rettsstridig fratreden Lønnstrekk ved fantegåing En arbeidstaker kan ikke fratre uten å følge reglene for oppsigelse av stillingen (jf. oppsigelsesfrister nedenfor) og må stå i stillingen i oppsigelsestiden, med mindre arbeidsgiver tillater at arbeidstakeren slutter før oppsigelsestiden går ut. Dersom en arbeidstaker rettsstridig fratrer sin stilling («fantegår»), er vilkårene for lønnstrekk til stede uten erkjennelse eller dom, men arbeidsgiveren må kunne dokumentere økonomisk tap fordi oppsigelsesfristen ikke er overholdt. Lønnsplikten vil i alle tilfeller opphøre ved fratreden. I praksis påhviler det arbeidsgiveren en relativt stor bevisbyrde. Utgifter som arbeidsgiveren i alle tilfeller ville hatt, f.eks. annonsering etter ny arbeidstaker, kan ikke kreves erstattet. Det kan imidlertid forekomme at arbeidsgiveren må engasjere dyrere arbeidskraft, fra f.eks. et konsulentbyrå, for å holde virksomheten i gang, slik at det kan oppstå et reelt tap i den resterende delen av oppsigelsestiden. 3.4 - Opphør av arbeidsforhold ved fylte 70 år KS Advokatene ved advokat Cecilie R. Sæther har skrevet følgende artikkel om opphør av arbeidsforhold grunnet alder. 3.5 - Omorganiseringer, nedbemanning, virksomhetsoverdragelse mv. 3.5.1 - Nedbemanning og omorganisering Se boken Endring og opphør av arbeidsforhold (Allstrin, Brandshaug Dale og Østensvig, 2012, kapittel 11) samt artikler om bemanningstilpasning og masseoppsigelser i avsnitt 3.8. Kommunens/fylkeskommunens økonomi kan medføre at personalutgiftene må reduseres. Mange steder blir det gjennomført omfattende omstillingsprosesser/omorganiseringer med sikte på å kunne drive bedre og mer effektivt. I slike situasjoner kan det oppstå behov for nedbemanning. Det samme gjelder bl.a. ved sammenslåing eller annen omorganisering av enheter som fører til overtallighet. Faser i en nedbemannings- eller omstillingsprosess Arbeidsgivers saksbehandling står helt sentralt når man skal gjennomføre en nedbemanning eller en omorganisering. En rekke regler skal sikre at nedbemanningen skjer etter en betryggende prosess. Det lar seg ikke gjøre å komme med en uttømmende fremstilling av disse reglene Kommuneforlaget AS Side 14 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 innenfor rammene av personalhåndboken. Her vil vi nøye oss med å peke på hovedpunktene i prosessen. 1 Det første skrittet i en nedbemanningsprosess vil være å vurdere dagens organisasjon nøye og hvilke endringer som ønskes gjennomført. Vurderingen av behovet for bemanningstilpasning bør kunne dokumenteres. Det bør også utarbeides en bemanningsplan for organisasjonen som viser oppgavene og bemanningen ved den enkelte enhet før og etter nedbemanning. Denne bør inneholde oversikt over oppgaver, antall årsverk og kompetansebehov før og etter en bemanningstilpasning. 2 Drøftinger med tillitsvalgte etter Hovedavtalen del B § 1-4-1 og § 3-1 eller del C § 3-2. Drøftingene bør omfatte spørsmålet om hvor i virksomheten nedbemanningen skal skje, og om hvilke utvelgelseskriterier som skal benyttes. HTA kapittel 1 § 3 punkt 3.3 slår fast at "under ellers like vilkår (skal) de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først, jf. aml. § 15-7 (2) og Hovedavtalen del B § 1-4-1 og del C § 3-2". Drøftingen med de tillitsvalgte skal skje så tidlig som mulig. Drøftingsreferatene må foreligge til kommunestyrets/bystyrets/fylkestingets budsjettbehandling. 3 Eventuelle bemaningstilpasninger må behandles i arbeidsmiljøutvalget. Arbeidsmiljøutvalgets fokus skal være de arbeidsmiljømessige sidene ved en eventuell bemanningstilpasning. 4 Det bør kartlegges om det er arbeidstakere som har tenkt å fratre med pensjon, gå ut i permisjon m.v. før utvelgelsen skjer. Arbeidsgiver bør forespørre alle berørte arbeidstakere om dette. Opplysningene bør være en del av beslutningsgrunnlaget før overtallige pekes ut. . 5 Det må avholdes individuelle drøftinger med de overtallige og deres tillitsvalgte. 6 Forsøk på å finne annet passende arbeid til dem som blir definert som overtallige, se aml. § 15-7 (2). 7 Interesseavveining mellom virksomhetens behov og de ulempene en oppsigelse vil påføre den ansatte. En slik avveining skal skje for overtallige før arbeidsgiver endelig beslutter hvem som skal få oppsigelse. Bestemmelsen innebærer at arbeidsgiver kan måtte strekke seg ekstra langt for å finne alternativer til oppsigelse for eksempel dersom viktige sosiale forhold er opplyst (f.eks i form av egenerklæring i forbindelse med kartlegging). For øvrig vil man måtte følge de vanlige prosedyrene for oppsigelse. Vi viser i denne sammenheng til aml. kapittel 15, forvaltningslovens regler om forhåndsvarsel og Hovedavtalens bestemmelser. Se for øvrig boken Endring og opphør av arbeidsforhold (Allstrin, Brandshaug Dale, Østensvig, 2. utgave 2012). 3.5.2 - Utskilling av virksomhet Det gjelder særlige regler om oppsigelsesvern ved utskilling av virksomhet. Med utskilling av virksomhet menes at deler av arbeidet i virksomheten utføres av eksterne. Det er ganske vanlig at virksomheter lar for eksempel renholdet eller regnskapsarbeidet utføres av andre enn egne ansatte. Aml. § 15-7 (3) Aml. § 15-7 (3) lyder: "En oppsigelse som skyldes at arbeidsgiver setter ut eller tar sikte på å sette ut virksomhetens drift på oppdrag ved bruk av selvstendige oppdragstakere, er ikke saklig med mindre det er nødvendig av hensyn til virksomhetens fortsatte drift." Dette innebærer at bestemmelsen begrenses til å gjelde tilfeller der det skjer en erstatning av arbeidstakere i form av personer som er selvstendige. Begrepet "selvstendige oppdragstakere" retter seg mot personer som er selvstendige næringsdrivende (uten egne ansatte) eller andre selvstendige oppdragstakere. Regelen får ikke anvendelse der en virksomhet skiller ut en del av driften, og kjøper inn igjen samme type tjeneste fra andre virksomheter med egne ansatte eller Kommuneforlaget AS Side 15 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 leier inn arbeidskraft fra vikarbyrå. Hvorvidt en oppsigelse vil være rettslig holdbar i en slik situasjon, beror på en saklighetsvurdering etter § 15-7 første og andre ledd. 3.5.3 - Overdragelse av virksomhet - eierskifte Aml. kapittel 16 Aml. kapittel 16 regulerer arbeidstakernes rettigheter ved virksomhetsoverdragelse. Bestemmelsene i kapittelet kommer til anvendelse når en virksomhet eller en del av en virksomhet overdras til en annen arbeidsgiver, jf. aml. § 16-1. Det er ikke en "annen arbeidsgiver" om det bare er overdragelse av aksjer. Det vil da være samme arbeidsgiver (virksomhet) som før, men med nye eiere. Med overdragelse menes overføring av en selvstendig enhet som beholder sin identitet etter overføringen. Det er en konkret vurdering som må gjøres i hvert tilfelle. EF- og EFTA-domstolene har avsagt en rekke dommer som vil være sentrale ved tolkningen av bestemmelsen. Lønns- og arbeidsvilkår Etter aml. § 16-2 (1) skal tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtalen eller arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver. Ny arbeidsgiver blir også bundet av tariffavtalen som tidligere arbeidsgiver var bundet av, med mindre ny arbeidsgiver senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet skriftlig erklærer overfor fagforeningene at ny arbeidsgiver ikke ønsker å bli bundet av tariffavtalen, jf. aml. § 16-2 (2). De overførte arbeidstakerne har likevel rett til å beholde de individuelle lønns- og arbeidsvilkårene i tariffavtalen med tidligere arbeidsgiver, inntil denne tariffavtalen utløper eller til det inngås en ny tariffavtale som er bindende for den nye arbeidsgiveren og de overførte arbeidstakere. Aml. § 16-2 (3) innebærer at arbeidstakers rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon skal overføres til ny arbeidsgiver etter reglene i første og andre ledd. Ny arbeidsgiver kan i stedet velge å la allerede eksisterende pensjonsordninger gjelde for de overførte arbeidstakerne. I de tilfeller hvor pensjonsordningen arbeidstakerne var omfattet av før overdragelsen ikke kan overføres, skal ny arbeidsgiver sørge for at de overførte arbeidstakerne sikres rett til videre opptjening etter en annen kollektiv pensjonsordning. Bestemmelsen stiller ikke kvalitative eller kvantitative krav til en ny pensjonsordning. Vern mot oppsigelse Overdragelse av virksomhet til en annen arbeidsgiver gir ikke i seg selv grunnlag for å si opp en arbeidstaker, jf. aml. § 16-4. Dette innebærer at en oppsigelse fra tidligere eller ny arbeidsgiver på grunn av overføringen alene er ugyldig. Det kan ikke gjøres avtaler om at tidligere arbeidsgiver må si opp arbeidstakere, for at virksomheten overdras. Arbeidstakerne er imidlertid ikke beskyttet mot oppsigelse som er begrunnet i andre forhold, såframt oppsigelsen anses saklig, jf. aml. § 157. Dersom en virksomhetsoverdragelse fører til overtallighet hos ny arbeidsgiver, må denne nedbemanne etter de vanlige regler og prosedyrer for nedbemanning. Reservasjons- og valgrett Etter aml. § 16-3 kan en arbeidstaker motsette seg at arbeidsforholdet overføres til en ny arbeidsgiver. Det er dette som omtales som reservasjonsretten. Arbeidstakere som ønsker å reservere seg, må gjøre dette overfor tidligere arbeidsgiver innen en gitt frist som denne har satt. En person som har reservert seg, har på visse vilkår en fortrinnsrett til ny tilsetting hos tidligere arbeidsgiver etter aml. § 16-3 (3). Den såkalte valgretten er ikke lovfestet, men følger av ulovfestet rett. Valgretten er aktuell bare dersom det er deler av en virksomhet som blir overført til en ny arbeidsgiver. Det vil si at tidligere arbeidsgiver fortsatt har en virksomhet som arbeidstakeren kan påstå at han/hun fortsatt kan være ansatt i. Høyesterett har kommet frem til at det ikke foreligger en generell valgrett ved virksomhetsoverdragelse, men at det kan finnes unntak i særlige tilfeller. Det kan være særlig aktuelt der det er snakk om overføring av en liten del av en virksomhet, og denne overføringen for Kommuneforlaget AS Side 16 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 den eller de arbeidstakerne det gjelder, vil medføre endringer av arbeidsforholdene som må kunne karakteriseres som vesentlige. Informasjonsplikt Etter aml. § 16-5 skal tidligere og ny arbeidsgiver så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med de tillitsvalgte. Drøftingsplikten gir ikke de ansatte rett til større innflytelse enn det som følger av Hovedavtalen. I tillegg har aml. § 16-6 bestemmelser om at tidligere og ny arbeidsgiver så tidlig som mulig skal informere de berørte arbeidstakerne om overdragelsen. 3.6 - Vern mot usaklig oppsigelse 3.6.1 - Oppsigelse i prøvetid Aml. § 15-6 Aml. § 15-6 gir vern mot usaklig oppsigelse av arbeidstakere som er ansatt med bestemt prøvetid. Regelen omfatter bare dem som skriftlig er ansatt med en bestemt prøvetid, normalt seks måneder. Oppsigelsesfristen er 14 dager, jf. aml. § 15-3 (7). Oppsigelsen må gis innen utløpet av den avtalte prøvetiden. Prøvetidens lengde Prøvetiden kan maksimalt være seks måneder. Etter bestemmelsens fjerde ledd kan imidlertid arbeidsgiver på visse vilkår forlenge prøvetiden dersom arbeidstakeren har vært fraværende i prøvetiden. For at arbeidsgiver skal få rett til å forlenge prøvetiden ved fravær, må arbeidstakeren være skriftlig orientert om dette ved tilsettingen, og arbeidsgiver må i tillegg innen utløpet av prøvetiden skriftlig orientere arbeidstakeren om at prøvetiden vil bli forlenget. Oppsigelse i prøvetiden med hjemmel i § 15-6 må være begrunnet i arbeidstakers manglende tilpasning til arbeidet, faglige udyktighet eller upålitelighet. Domstolene kan på vanlig måte overprøve arbeidsgiverens vurderinger. En arbeidstaker som blir oppsagt med hjemmel i § 15-6, har ved en eventuell tvist om oppsigelsen ikke rett til å fortsette i stillingen under behandlingen av tvisten, jf. femte ledd. 3.6.2 - Oppsigelse ved sykdom Aml. § 15-8 Vern mot oppsigelse ved sykdom er regulert i aml. § 15-8. Arbeidsgiveren kan ikke si opp en arbeidstaker pga. sykefraværet i de første tolv månedene etter at arbeidsuførheten inntrådte. Når verneperioden er utløpt, følger adgangen til oppsigelse av hovedregelen i aml. § 15-7 (1). En oppsigelse vil ikke være saklig hvis det ikke er tilrettelagt tilstrekkelig slik at arbeidstaker kan beholde stillingen sin, eller dersom det er mulig å omplassere den ansatte til annen ledig stilling i virksomheten. Saklighetskravet vil heller ikke være oppfylt hvis det kan forventes at arbeidstakeren vil kunne gjeninntre i stillingen innen rimelig tid. Utdypende informasjon finnes i nedenstående artikkel "Oppsigelse på grunn av langvarig sykefravær" av advokat Gry Brandshaug Dale, KS Advokatene. 3.6.3 - Oppsigelse ved varig uførepensjonering Uførepensjonering medfører ikke automatisk at arbeidsavtalen opphører. Dette gjelder selv om virksomheten har rutiner eller retningslinjer som regulerer retten til sykepermisjon, og vedkommende har hatt maks permisjoner. KS anbefaler kommunene å opptre aktivt i slike situasjoner og vurdere om tilsettingsforholdet bør avsluttes. Vurdere tilsettingsforholdet Når en arbeidstaker uførepensjoneres, bør arbeidsgiver ta opp med vedkommende om han eller hun selv ønsker å avslutte arbeidsforholdet. Dersom det ikke er spesielle forhold som gjør at man velger å la arbeidsforholdet fortsette, for eksempel langt fremskreden dødelig sykdom, bør arbeidsgiver gi oppsigelse da en oppsigelse vil være saklig. Kommuneforlaget AS Side 17 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 3.6.4 - Oppsigelse ved svangerskap Aml. § 15-9 Vern mot oppsigelse ved svangerskap er lovfestet i aml. § 15-9. Ved oppsigelse i denne perioden har arbeidsgiver bevisbyrden for at oppsigelsen er saklig begrunnet i andre forhold. 3.7 - Oppsigelsesfrister Oppsigelsesfrister i Hovedtariffavtalen og arbeidsmiljøloven gjelder ved siden av hverandre, slik at den fristen som er lengst, skal anvendes. Fristene etter Hovedtariffavtalen regnes fra dato til dato, dog regnes ikke med den dag oppsigelsen blir gitt. Dette gjelder bare så lenge tariffavtalens frister er lengre enn lovens frister. 3.7.1 - Fast ansatte - hovedregel Som hovedregel gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på tre måneder regnet fra oppsigelsestidspunktet (fra dato til dato), jf. HTA kapittel 1 § 3 punkt 3.2.1. 3.7.2 - Eldre arbeidstakere - unntak Aml. § 15-3 (3) fastslår at for arbeidstakere over 50 år med minst ti års sammenhengende tjeneste i kommunen, gjelder følgende oppsigelsesfrister: Når arbeidsgiver sier opp: minst fire måneder etter fylte 50 år minst fem måneder etter fylte 55 år minst seks måneder etter fylte 60 år Når arbeidstakeren selv sier opp: kan velge å si opp med tre måneders varsel, men kan velge å si opp med lengre frist, jf. ovenfor. Oppsigelsen tar til å gjelde fra den 1. i påfølgende måned, jf. aml. § 15-3 (4). Har arbeidstaker nådd arbeidsmiljølovens aldersgrense i aml. § 15-13a, eller nådd en lavere fastsatt særaldersgrense, opphører arbeidsforholdet gjennom et varsel og ikke ved oppsigelse, jf. punkt 3.4. 3.7.3 - Oppsigelse i prøvetid Aml. § 15-3 (7) bestemmer at for arbeidstakere som skriftlig er ansatt med en prøvetid på inntil seks måneder, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 14 dager. Oppsigelsen må være gitt innen utløpet av den avtalte prøvetiden og løper fra dato til dato. 3.7.4 - Vikariat / åremål / midlertidig tilsetting Arbeidsavtaler som er inngått for et bestemt tidsrom eller for et bestemt arbeid av forbigående art, opphører uten oppsigelse ved tidsrommets utløp eller når det bestemte arbeidet er avsluttet. Arbeidsgiver bør gi arbeidstaker melding om at arbeidsavtalen utløper. Dersom en arbeidstaker har vært ansatt i mer enn ett år, skal arbeidsgiver gi den ansatte skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest én måned før fratredelsestidspunktet, jf. aml. § 14-9 (4). Ved eventuell oppsigelse før den midlertidige arbeidsavtalen opphører, gjelder ifølge HTA § 3 punkt 3.2.2 og 3.2.3 følgende frister: 14 dager for arbeid av inntil to måneders varighet Én måned for arbeid av lengre varighet Beregning av fristen skjer på vanlig måte fra dato for oppsigelsen. Kommuneforlaget AS Side 18 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det bør fastsettes i arbeidsavtalen at oppsigelse kan skje ved saklig grunn i løpet av avtaleperioden. 3.7.5 - Force majeure / uforutsette hendinger Ulykker, naturhendinger eller andre uforutsette hendinger kan gjøre at driften helt eller delvis må innstilles, og arbeidstakerne derfor sies opp. Da kan oppsigelsesfristen overfor arbeidstakerne ved det arbeidet som må innstilles, settes ned til 14 dager regnet fra hendelsen. Er gjeldende oppsigelsesfrist kortere enn nevnt her, gjelder denne, jf. aml. § 15-3 (10). 3.7.6 - Ved arbeidskamp Aml. § 15-7 og HA del A § 5 Arbeidskamp er omtalt i aml. § 15-17 og i Hovedavtalen del A § 5. Før arbeidskamp iverksettes, skal de individuelle arbeidsavtalene sies opp. Det skjer ved kollektivt oppsigelsesvarsel til KS. Fristen er normalt 14 dager, men det kan avtales kortere frist. Utdypende informasjon finnes i nedenstående artikkel "Bemanningstilpasning" av advokat Tor Allstrin, leder av KS Advokatene. 3.8 - Bemanningstilpasning Det er mange av KS' medlemmer som må redusere antall arbeidstakere fordi de økonomiske rammevilkårene er dårligere. Vi får mange spørsmål om hvordan arbeidsgiver kan gå frem i forbindelse med en nedbemanningsprosess. Hensikten vår med å anbefale en bestemt fremgangsmåte er å gjøre arbeidsgiverne best mulig i stand til å gjennomføre en betryggende prosess uten å gå seg vill i et komplisert regelverk. Denne artikkelen har ikke til formål å gi svar på alle de problemstillinger som kan oppstå, men forhåpentligvis gi leseren noen svar på fremgangsmåten. Bemanningstilpasning av Tor Allstrin 1 Den første fasen 1.1 Utarbeidelse av bemanningsplan Det er viktig for alle arbeidsgivere å utarbeide en bemanningsplan før arbeidet med nedbemanning starter. Med bemanningsplan menes et grunnlagsdokument for den enkelte enhet som gir oversikt over a) de oppgaver/mål enheten har b) det antall arbeidstakere enheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt og c) beskrivelse av den kompetanse de aktuelle arbeidstakere må ha for å kunne gjøre oppgavene Virksomheten bør videre sette opp en tilsvarende kolonne dersom det er klart hvor mange færre arbeidstakere virksomheten må ha etter en bemanningstilpasning. Denne kolonnen må inneholde en tilsvarende beskrivelse av a) reduserte oppgaver, b) det reduserte antallet arbeidstakere som skal utføre oppgavene og c) den nødvendige kompetansen disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene Bemanningsplanen har to formål a) å beskrive de oppgavene enheten er satt til å utføre og Kommuneforlaget AS Side 19 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 b) å beskrive hvilken reduksjon og/eller bortfall nedbemanningen vil medføre i tjenesteytingen. I den grad nedbemanningen kan skje uten bortfall eller reduksjon av tjenestekvaliteten, vil dette arbeidet i seg selv ha medvirket til å bevisstgjøre virksomhetens ressursbruk. 1.2 Flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten Under hele prosessen må arbeidsgiver ha fokus på om arbeidstakere kan flyttes til arbeidsoppgaver som skal videreføres etter nedbemanningen i kraft av styringsretten. Styringsretten er den kompetanse arbeidsgiver har til ensidig å foreta endringer i de oppgaver arbeidstaker skal utføre. Arbeidsgiver kan ensidig foreta endringer i arbeidstakers oppgaver så lenge dette skjer innenfor grunnpreget av stillingen. Poenget med å benytte styringsretten her, er å bevisstgjøre arbeidsgiverne på den adgang de har til å omdisponere arbeidstakerne til oppgaver som skal videreføres uten å gå veien om formelle prosesser. Endringer som skjer innenfor styringsretten, er enklere både materielt sett og i forhold til de saksbehandlingsregler som må følges. Bruk av styringsretten er behandlet av Høyesterett i to dommer de seneste årene. Jeg viser til Høyesteretts avgjørelse i Nøkksaken, Rt-2000-1602, hvor førstvoterende uttaler på side 1609: Arbeidsgiveren har i henhold til styringsretten rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet, men det må skje innenfor rammen av det arbeidsforhold som er inngått. Ved tolkningen og utfyllingen av arbeidsavtalene må det blant annet legges vekt på stillingsbetegnelse, omstendighetene rundt ansettelsen, sedvaner i bransjen, praksis i det aktuelle arbeidsforhold og hva som finnes rimelig i lys av samfunnsutviklingen. Jeg viser videre til Kårstø-dommen inntatt i Rt 2001 side 418 hvor Høyesterett presiserer at: De endringer som er gjennomført, må anses å ligge innenfor rammen av arbeidsforholdet. Etter min mening er endringene samlet sett ikke så omfattende at de går ut over det arbeidsgiver kan foreta i kraft av styringsretten som en restkompetanse. Styringsretten begrenses imidlertid også av mer allmenne saklighetsnormer. Utøvelse av arbeidsgivers styringsrett stiller visse krav til saksbehandlingen, det må foreligge et forsvarlig grunnlag for avgjørelsen, som ikke må være vilkårlig, eller basert på utenforliggende hensyn. 2 Den andre fasen - drøftinger med de tillitsvalgte 2.1 Generelt om drøftinger Det er god lære å involvere de tillitsvalgte i arbeidet med nedbemanning. De tillitsvalgte har en rett, men også en plikt til å drøfte med arbeidsgiver ulike spørsmål ved nedbemanning. Dette er regulert i Hovedavtalen i KS-området både i del B og C. Det vises til Hovedavtalen del B § 1-4-1 og Hovedavtalen del C § 3-1. I praksis vil disse drøftingene skje i forhold til de hovedtillitsvalgte, fellestillitsvalgte og konserntillitsvalgt (sistnevnte for bedriftsmedlemmene). Drøftingene skal ha til formål å legge grunnlag for videre saksbehandlingsregler. Formålet er å sikre en betryggende fremgangsmåte ved utpeking av overtallige og eventuelt dersom prosessen vil lede til oppsigelser. Det er to ulike metoder Hovedavtalen gir anvisning på med hensyn til å skriftliggjøre resultatet av drøftingene: Etter Hovedavtalen del B skal det settes opp et referat. Det skal der fremgå hvem som har deltatt på drøftingsmøter, og hva partene eventuelt ble u/enige om. Etter Hovedavtalen del C skal det settes opp en protokoll hvor eventuelle avvikende syn fra de tillitsvalgte skal komme til uttrykk. Jeg vil anbefale at alle medlemmer praktiserer metoden fra del C da den gir best notoritet rundt drøftingene og tydeliggjør at ved eventuell uenighet skal de tillitsvalgte grunngi sitt avvikende syn. Kommuneforlaget AS Side 20 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det er ingen tvil om at domstolene legger stor vekt på at arbeidsgiver har foretatt drøftinger med de tillitsvalgte. Dersom det er enighet om metoden og dermed utvelgelsen, vil domstolene være noe tilbakeholdne med å overprøve vurderingene. Jeg viser som eksempel til Høyesteretts dom inntatt i Rt 1992 side 776 hvor førstvoterende uttaler om de tillitsvalgtes involvering: Jeg finner det ikke nødvendig å ta stilling til om utvalget - og dermed de ansattes tillitsvalgte - i sitt videre arbeid også direkte sluttet seg til forslaget om oppsigelser av overtallige ansatte ved nedleggelse av filialer. Vesentlig for meg er at banken bl.a. gjennom utvalget - og hermed i nær kontakt med de ansatte - ut fra den prekære situasjon som gjaldt hele bankens fremtid, på best mulig måte søkte å sikre både bankens og de ansattes interesser, og at de ansatte i hvert fall ikke hadde avgjørende innvendinger mot de fremgangsmåter som ble valgt. Det er i alle fall to typer spørsmål det er sentralt å drøfte med de tillitsvalgte. Det gjelder for det første hvor nedbemanningen skal skje, og for det andre hvilke kriterier som skal anvendes ved utvelgelsen av de overtallige. Det kan også være aktuelt å drøfte særskilt i de tilfeller hvor nedbemanningen blir så omfattende at den per definisjon er å anse som en masseoppsigelse, jf. aml. § 15-2. Sistnevnte står omtalt i neste artikkel. Nedbemanningsprosesser bør også behandles i arbeidsmiljøutvalget, jf. aml. § 7-2 (2). Formålet med behandlingen er å fokusere på arbeidsmiljø og hvordan det skal tas hensyn til i prosessen. Jeg går heller ikke nærmere inn på dette temaet her. 2.2 Drøftinger om arbeidsområde - hvor/hvordan nedbemanningen skal skje Mange av KS' medlemmer er store virksomheter med flere hundre ansatte. Det er i forhold til disse virksomhetene nødvendig å ha klare kjøreregler for hvilke stillinger som skal bli berørt av nedbemanningen. Det er ikke gitt at den arbeidstaker som innehar en bestemt stilling som skal bort, er den som blir pekt ut som "overtallig". Med "overtallig" menes her den arbeidstaker som skal bli forsøkt omplassert etter aml. § 15-7 (2). Dette er et spørsmål om hvor nedbemanningen skal skje, og hvilke arbeidstakere / grupper av arbeidstakere som skal bli vurdert som mulig overtallig. Dette åpner også Hovedtariffavtalen i KS-området kapittel 1 § 3 punkt 3.3 for. Lignende bestemmelse har Energiavtale II § 2-4, mens Energiavtale I § 2-4 har en annen ordlyd. Min erfaring er at de tillitsvalgte ofte ønsker at hele kommunen eller den juridiske personen skal ses som ett arbeidsområde. Det er vel og bra, men da er konsekvensene at selve prosessen blir mer komplisert og involverer et større sett av arbeidstakere enn nødvendig. Det er da også viktig å vite at med en slik metode vil det bli flere tilfeller av «fortrengninger». Arbeidstaker som blir pekt ut som overtallig i en avgrenset del av arbeidsgivers samlede virksomhet, har naturligvis en rett til å bli forsøkt omplassert i arbeidsgivers samlede virksomhet. 2.3 Drøftinger om utvelgelseskriterier som skal anvendes Det følger av sikker rettspraksis at de kriterier som anvendes ved utvelgelse av overtallige, må være saklige. I tillegg til det grunnleggende krav til saklighet ved valg av kriterier, kan partene være bundet av tariffreguleringer. I Hovedtariffavtalen for KS-området kapittel 1 § 3 punkt 3.3 heter det: Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen sies opp først. I Energiavtale II del B § 2-4 heter det: Ved innskrenkning- eller rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i bedriften sies opp først, jf. Hovedavtalens Del C, § 3-2. Ved beregning av ansiennitet legges sammenhengende ansettelsestid i virksomheten/konsernet til grunn. Før innskrenkning/rasjonalisering iverksettes, skal de lokale parter drøfte mulighetene for sluttvederlagsordninger. I Energiavtale I Del B § 2-4 heter det: Ved oppsigelse på grunn av innskrenkning/omlegging kan ansienniteten fravikes når det foreligger saklig grunn. jf. Hovedavtalens Del C, § 3-2. Ved beregning av ansiennitet legges sammenhengende ansettelsestid i virksomheten/konsernet til grunn. Før Kommuneforlaget AS Side 21 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 innskrenkning/rasjonalisering iverksettes, skal de lokale partene drøfte mulighetene for sluttvederlagsordninger. Den aktuelle bestemmelsen er en del av den enkelte arbeidstakers individuelle arbeidsavtale. Det vil være en hensiktsmessig fremgangsmåte at den enkelte arbeidsgiver tar utgangspunkt i den aktuelle tariffbestemmelsen og drøfter med de tillitsvalgte de kriteriene som skal anvendes. Etter min vurdering vil kompetanse alltid måtte være det første og mest sentrale kriteriet ved nedbemanning. Alle KS-medlemmer er avhengig av arbeidstakere som skal yte gode tjenester til innbyggerne. Dette krever arbeidstakere med kompetanse både av formell og faktisk art som er relevant for de tjenester som skal ytes. Et særskilt spørsmål er om arbeidsgiver kan vektlegge mer subjektive kriterier, som personlig egnethet, omstillingsevne og fleksibilitet. Slike kriterier kan benyttes i den grad arbeidsgiver har spilt med «åpne kort» overfor de aktuelle arbeidstakerne før nedbemanningen/omorganiseringen iverksettes. Ved utarbeidelsen av kriterier må arbeidsgivers valg baseres på et korrekt faktisk grunnlag. Kriteriene må ikke være vilkårlige eller bygge på utenforliggende hensyn. Kriterievalgene må heller ikke innebære usaklig forskjellsbehandling. 3 Den tredje fasen - utpeking av overtallige og forsøk på omplassering 3.1 Utpeking av de overtallige Arbeidsgiver som har gjennomført en god prosess i den andre fasen ved å anvende de kollektive medbestemmelsesreglene, vil nå ha et verktøy som skal anvendes ved den konkrete utvelgelsen. Drøftingene om «arbeidsområde» vil langt på vei ha avklart hvor nedbemanningen skal skje, og dermed også hvilke arbeidstakere som kan bli direkte berørt av nedbemanningen. Jeg anbefaler at arbeidsgiver i en tidlig fase gjennomfører skikkelig kartlegging av alle ansatte i henhold til skjema som åpner for at arbeidstaker kan gi en egenerklæring om alle aktuelle forhold som vedrører arbeidstakers kompetanse, ansiennitet, særlige sosiale forhold og eventuelle ønsker om annet arbeid, eventuelt å kunne akseptere oppsigelser helt eller delvis i kombinasjon med f.eks. «sluttpakker». Under enhver omstendighet må arbeidsgiver før den konkrete utpekingen av «overtallige» sende formelt forhåndsvarsel etter forvaltningsloven § 16. Dette gjelder ikke for de av KS' medlemmer som ikke er organisert etter kommuneloven, og som således ikke er omfattet av forvaltningslovens regler om enkeltvedtak. For alle gjelder det imidlertid at det innkalles til drøftingsmøte etter aml. § 15-1. Både grunnlaget for oppsigelsen og eventuell utvelgelse mellom flere ansatte av hvem som skal sies opp, skal drøftes. Det er vår anbefaling at slike drøftinger søkes avholdt. Det betyr at arbeidsgiver positivt innkaller til drøftingsmøte med tid og sted. De virksomheter som må etterleve forvaltningsloven, bør i selve forhåndsvarslet også innkalle til slikt møte. Etter at slik saksbehandling er gjennomført, må arbeidsgiver vurdere de opplysninger som foreligger, og selv foreta selve utpekingen. Det tilligger arbeidsgivers styringsrett å foreta utpekingen. De tillitsvalgte bør ikke delta ved selve utvelgelsen. Arbeidsgivers valg må være basert på de kriterier som er valgt etter drøftinger med de tillitsvalgte. Nye kriterier som ikke er drøftet med de tillitsvalgte, kan ikke nå plutselig bli dratt opp av «skuffen» fordi kartet ikke lenger stemmer med terrenget. Med dette menes at arbeidsgiver oppdager at de kriteriene som det er oppnådd enighet om, innebærer at svært dyktige medarbeidere må gå. Det «toget» gikk i den andre fasen. 3.2 Forsøk på å finne "annet passende arbeid" Arbeidstakere som blir pekt ut som overtallige, vil per definisjon ikke være sagt opp. Det er følgelig ikke gitt noen oppsigelse, men arbeidsgiver må selvsagt meddele vedkommende statusen som «overtallig». Hvordan dette foregår, er det ingen standard mal på. Vårt råd er at dette skjer muntlig og skriftlig. Det kan være hensiktsmessig at arbeidsgiver etter å ha foretatt konkrete vurderinger basert på den saksbehandling som har vært, treffer en avgjørelse og deretter innkaller de berørte til en «overtallighetssamtale». I denne samtalen bør drøftes hvilke alternative muligheter som finnes. Dersom arbeidsgiver har gjennomført en skikkelig Kommuneforlaget AS Side 22 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 saksbehandling, vil arbeidstakers ønsker være klare, men samtalen «kvalitetssikrer» det som fremkom som følge av -forhåndsvarslet/drøftingsmøtet. Noen velger å organisere dette med «stillingsbank». Poenget er at ledige stillinger må det holdes kontroll på. Likeledes må arbeidsgiver vite om det i nær fremtid vil være arbeidstakere som går ut i permisjon m.v. Dersom så er tilfellet, må arbeidsgiver vurdere dette i forhold til hva den «overtallige» kan omplasseres til. Det er viktig å bruke skjønn i slike vurderinger. Her må vurderingene være om den overtallige er kvalifisert til den ledige stillingen, ikke om vedkommende er den best kvalifiserte, eller den arbeidsgiver ideelt sett ønsker i jobben. Det er viktig at dersom det foreligger «annet arbeid», må arbeidsgiver kunne dokumentere at det foreligger en vurdering av om «overtallige» bør tilbys dette arbeidet. Grunnlaget for at vedkommende ikke skal tilbys arbeidet, må være basert på særskilte krav til kompetanse og egnethet. I henhold til forarbeidene forutsettes at det finnes: «passende ledig stilling eller et udekket arbeidsbehov», jf. Ot.prp. nr. 41 (1975 - 76) side 72. Særlig for kommunene vil det vanligvis foreligge et udekket arbeidsbehov, men her kan ikke loven tas bokstavelig. Poenget er at det må være ledig stilling for at arbeidsgiver skal ha en plikt til å vurdere dette. Dette må skje gjennom en helhetsvurdering basert på den saksbehandlingen jeg har gitt anvisning på. Et eventuelt tilbud bør fremsettes skriftlig, og det bør gjøres klart for arbeidstakeren hva som er konsekvensen av et avslag. Arbeidstaker bør ha plikt til å besvare tilbudet skriftlig. Tilbudet om annet arbeid vil ofte falle utenfor «grunnpreget» av den «overtalliges» nåværende stilling. Det er under enhver omstendighet naturlig å fremsette tilbud om ledig arbeid da det for arbeidstakeren er bedre å ha arbeid enn å stå arbeidsledig. Dersom tilbudet innebærer overgang til lavere lønnet stilling, vil arbeidstaker ha rett til å beholde nåværende lønnsinnplassering som en personlig ordning, jf. HTA punkt 3.4.1 og Energiavtale I og II begges del B § 2-3. 3.3 Sikkerhetsventil - interesseavveining Før oppsigelse gis, plikter arbeidsgiver å foreta en individuell «interesseavveining» av arbeidstaker som ikke har fått eller som har takket nei til annen stilling. Det er min vurdering at denne interesseavveiningen skal være en ekstra «sikkerhetsventil» før oppsigelse gis. En oppsigelse vil ofte virke svært negativt for dem som berøres. Arbeidsgivers vurderinger etter denne bestemmelsen må se hen til om det er særskilte forhold ved arbeidstakers forhold som gjør at en oppsigelse vil virke svært inngripende i forhold til virksomhetens behov for å redusere antall arbeidstakere. Det er sjelden at denne vurderingen vil falle ut til arbeidstakers fordel. Men det vil kunne være tilfeller hvor det at arbeidstaker mister arbeidet slår svært negativt ut i forhold til gevinsten for arbeidsgiver. I selve vurderingen må det tas hensyn til særskilte menneskelige og sosiale forhold for den berørte. Dette må være forhold som er påberopt av arbeidstaker. Arbeidstakeren må følgelig bli gitt anledning til å fremsette denne type hensyn f.eks. gjennom et særskilt kartleggingsskjema og/eller i forbindelse med forhåndsvarslet. Arbeidsgiver må videre kunne dokumentere at vurderingen faktisk er gjort. 4 Den fjerde fasen - oppsigelse og fortrinnsrett 4.1 Oppsigelsens form og innhold KS Advokatene har utarbeidet en standard mal - se Eksempler på skjemaer og standardbrev i arbeidsforhold. 4.2 Fortrinnsrett Det følger av aml. § 14-2 at arbeidstaker som er sagt opp på grunn av arbeidsmangel, har fortrinnsrett til ny tilsetting i samme virksomhet, med mindre det gjelder en stilling arbeidstaker ikke er skikket for. Fortrinnsrett betyr her retten til å bli tilbudt stilling hos samme virksomhet. Kommuneforlaget AS Side 23 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det grunnleggende vilkår for å ha fortrinnsrett er at arbeidstaker er sagt opp helt eller delvis fra sin stilling i virksomheten på grunn av arbeidsmangel. Selv om loven angir arbeidsmangel som et grunnleggende vilkår, må imidlertid bestemmelsen forstås slik at fortrinnsretten gjelder ved alle de typer av oppsigelser som reguleres av aml. § 15-7 (2), "virksomhetens forhold". Fortrinnsretten gjelder følgelig uansett om oppsigelsen er grunngitt i økonomi, rasjonalisering og/eller omorganisering. Arbeidstaker som blir sagt opp på grunn av eget forhold eller selv sier opp sin stilling, har derimot ingen fortrinnsrett. Fortrinnsretten gjelder for alle arbeidstakere som blir sagt opp på grunn av virksomhetens forhold. Midlertidig tilsatte som blir sagt opp i kontraktsperioden, har som følge av dette også fortrinnsrett. Fortrinnsretten gjelder under visse forutsetninger også for midlertidig tilsatte som ikke får fortsatt tilsetting på grunn av arbeidsmangel. Det forutsettes for det første at arbeidstaker har inngått en lovlig midlertidig kontrakt, for det andre at den utløper etter et på forhånd avtalt utløpstidspunkt, og for det tredje at lovlig forlengning normalt ville skjedd dersom det ikke var for virksomhetens forhold. For midlertidig tilsatte kan fortrinnsretten komme til anvendelse kun dersom arbeidstakeren har vært tilsatt i minst 12 måneder de to siste år. Fortrinnsretten gjelder ikke for vikarer. Jeg antar at arbeidstaker må ha bevisbyrden for at forlengning normalt ville skjedd. Et praktisk eksempel her kan være at arbeidstaker er midlertidig tilsatt på grunn av manglende kvalifikasjoner. I et slikt tilfelle kan arbeidstaker antakelig hevde at videre midlertidig tilsetting ville skjedd om det ikke hadde vært for arbeidsgivers dårlige økonomi. Dette må imidlertid vurderes konkret fra arbeidsgivers side. Det er viktig at dette skjer før arbeidstakeren fratrer. Det vises her til aml. § 15-4 (2) andre ledd: "Er oppsigelsen begrunnet i virksomhetens forhold, skal den også inneholde opplysninger om fortrinnsrett etter § 14-2". I forhold til opphør av midlertidige arbeidskontrakter som vil kunne være beskyttet etter aml. § 14-2, er det ikke noe i veien for å opplyse om fortrinnsretten i det varsel som arbeidsgiveren gir ved fratreden, jf. aml. § 14-9 (4). 5 Sluttord Dersom din virksomhet skal nedbemanne, er det viktig å bruke kvalifisert bistand. Ta gjerne kontakt med KS Advokatene for å gjøre en nærmere avtale om bistand. Bistanden kan være av ulik art, f.eks. i form av kurs, konkret rådgivning/veiledningsopplegg, betenkninger og/eller som prosessfullmektig i saker for domstolene. KS Advokatene bistår flere kommuner som rådgiver ved gjennomføringen av nedbemanning. Vi har følgelig både erfaring og kunnskap som kan benyttes. Nedbemanning i kommunesektoren - Masseoppsigelser i kommunen - er det lovlig? (artikkel). 3.9 - Permittering HA del B § 8 og del C § 9 Hovedavtalen del B § 8 og del C § 9 (andre selvstendige rettssubjekter med eget medlemskap i KS Bedrift) har bestemmelser om permittering. For kommuner og fylkeskommuner er permitteringsadgangen som følger: a) Når konflikt som omfatter en del av kommunens/fylkeskommunens arbeidstakere medfører at andre arbeidstakere ikke kan sysselsettes på rasjonell måte b) Når det er inntruffet slike uforutsette hendelser som er nevnt i arbeidsmiljøloven §15-3 (10). I tillegg følger det av del C § 9 c) at i virksomheter organisert som selvstendige enheter og som driver fullt ut etter forretningsmessige prinsipper og hvor dagpengerettigheter tilstås, kan arbeidsgiver etter lokal enighet mellom partene permittere dersom arbeidstaker ikke kan sysselsettes på rasjonell måte. Kommuneforlaget AS Side 24 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 3.10 - Avskjed Aml. § 15-14 Det følger av aml. § 15-14 at arbeidsgiveren kan avskjedige en arbeidstaker med påbud om øyeblikkelig fratreden dersom denne har gjort seg skyldig i grovt pliktbrudd eller annet vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Før arbeidsgiver fatter beslutning om avskjed, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig, drøftes med arbeidstakeren og med arbeidstakerens tillitsvalgte, med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker det. 3.10.1 - Vilkår for avskjed Vesentlig mislighold av arbeidsavtalen Avskjed er en strengere reaksjon enn oppsigelse. Avskjed benyttes derfor bare i grove tilfeller av tjenesteforsømmelse. Loven stiller krav til "vesentlig mislighold". Hva som er vesentlig mislighold, må avgjøres etter en konkret vurdering. Eksempel på avskjedsgrunn kan være straffbare forhold, brudd på lojalitetsplikten, alvorlige tilfeller av ordrenekt og lignende. 3.10.2 - Virkning - når den ansatte må fratre Avskjed innebærer at den ansatte må fratre øyeblikkelig, jf. aml. § 15-14 (1). Ved tvist om avskjed er hovedregelen at den ansatte ikke har krav på å fortsette i stillingen under behandling av saken, jf. aml. § 15-11(3). Avskjed medfører dessuten stans i lønnsutbetaling og utmelding av pensjonskassen. Ved avskjed gjelder de samme formkravene som ved oppsigelse, jf. aml. § 1514 (2), jf. avsnitt 3.11 nedenfor. Avskjed bør unngås når oppsigelse kan nyttes uten skade eller ulempe for virksomheten. 3.10.3 - Suspensjon Midlertidig fratreden Suspensjon betyr vanligvis at en arbeidstaker midlertidig fjernes fra stillingen uten at arbeidsforholdet opphører. Begrunnelsen bak reglene om suspensjon er at arbeidsgiver kan ha et behov for å undersøke saken nærmere i tilfeller det er grunn til å anta at en arbeidstaker har gjort seg skyldig i forhold som kan medføre avskjed, jf. aml. § 15-13 (1). En klassisk situasjon kan være at arbeidstaker er mistenkt for økonomiske misligheter i arbeidsforholdet, og det er behov for at vedkommende fratrer for å hindre nye misligheter eller at vedkommende ødelegger bevis. Et annet eksempel er at arbeidstaker er mistenkt for å ha påført en bruker alvorlig skade eller fare for skade, eller for å ha stjålet medisiner på vakt. Varighet Suspensjonen kan vare mens arbeidsgiver undersøker saken for å skaffe seg oversikt over om det er grunnlag for avskjed. Suspensjonen skal normalt ikke vare lenger enn tre måneder, jf. aml. § 15-13 (2): Formkrav, virkning av urettmessig suspensjon Det skal vurderes fortløpende om vilkårene etter første ledd er oppfylt. Dersom dette ikke er tilfelle, skal suspensjonen straks oppheves. Suspensjon utover tre måneder må være begrunnet i forholdets særlige art. Ved suspensjon gjelder bestemmelsene i §§ 15-1, 15-4 og 15-12 så langt de passer. Utbetaling av lønn En arbeidstaker som er suspendert, har fremdeles krav på lønn, jf. aml. § 15-13 (3). Enkeltvedtak Suspensjon er et enkeltvedtak, jf. fvl. §2 andre ledd. Dette er således et vedtak som normalt krever skriftlig forhåndsvarsel. Siden de forholdene som gjør suspensjon aktuelt ofte er akutte, vil det foreligge unntak fra dette, jf. fvl. § 16 tredje ledd bokstav a) og c). Vedtak om suspensjon er ikke unntatt fra reglene om klage, jf. fvl. §3 andre ledd. Her ligger det imidlertid også i sakens natur at vedtaket skal iverksettes umiddelbart uten å avvente en eventuell klage. Kommuneforlaget AS Side 25 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 3.11 - Huskeliste ved oppsigelse og avskjed Aktuelle lover og tariffavtaler: Arbeidsmiljøloven (lov av 17. juni 2005 nr. 62) Opplæringslova (lov av 17. juli 1998 nr. 61) Forvaltningsloven (lov av 10. februar 1967) Hovedavtalen for KS-området Hovedtariffavtalen i KS-området Hovedtariffavtalene for energiverk mv. Vilkår, frister, formkrav ved oppsigelse fra arbeidsgiver: 1 Vurdere oppsigelsesgrunnen etter arbeidsmiljølovens saklighetskrav (saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgiverens eller arbeidstakerens forhold, jf. aml. § 15-7). 2 Eventuelt vurdere oppsigelsesgrunnen mot oppsigelsesvern ved sykdom, svangerskap/fødsel, jf. aml. §§ 15-8 og 15-9. 3 Vær spesielt oppmerksom på aml. § 4-6 (1) om arbeidsgiverens ansvar for å tilby annet passende arbeid til arbeidstaker med redusert arbeidsevne og aml. § 15-7 (2) om plikten til å tilby annet passende arbeid ved driftsinnskrenkning og rasjonalisering. 4 Oppsigelsen skal alltid skje skriftlig og skal leveres arbeidstakeren personlig eller sendes i rekommandert brev, jf. aml. § 15-4. Oppsigelsen gjelder fra den er mottatt av arbeidstakeren. 5 En formriktig oppsigelse skal inneholde følgende opplysninger jf. aml. §15-4: - retten til å kreve forhandling - retten til å reise søksmål - fristen for å kreve forhandling - fristen for å reise søksmål - retten til å fortsette i stillingen under forhandling eller søksmål (ikke hovedregelen ved oppsigelse i prøvetid eller av midlertidig ansatte) - de fristene som gjelder for å kunne kreve å fortsette i stillingen - hvis oppsigelsen skyldes mangel på arbeid (driftsinnskrenkning eller rasjonalisering), skal den også inneholde opplysninger om fortrinnsretten til ny tilsetting etter aml. § 14-2 - det skal i oppsigelsen også opplyses om hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt ved eventuell tvist. Det anbefales videre at kopi av aml. kapittel 15 og 17 legges ved oppsigelsesbrevet 6 Det må påses at oppsigelsesfristen er korrekt i henhold til aml. § 15-3 og HTA kapittel 1 § 3. Merk at tremånedersfristen i HTA § 3 løper fra dato til dato og ikke fra den første dagen i måneden etter at oppsigelsen er gitt. 7 Oppsigelser skal behandles som enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Vær særlig oppmerksom på fvl. § 16 om forhåndsvarsel til parten (som i praksis gis sammen med innkalling til drøftingsmøte, jf. aml. § 15-1), og. fvl. § 17 om utrednings- og informasjonsplikt. 8 Det er et krav etter fvl. §§ 24 og 25 om å begrunne oppsigelsen i oppsigelsesbrevet. Dette er således en spesialregel for offentlige virksomheter som omfattes av forvaltningsloven. Etter aml. § 15-4 (3) kan arbeidstakeren kreve skriftlig begrunnelse for oppsigelsen. 9 Alle forhold som inngår i oppsigelsesgrunnlaget, bør kunne dokumenteres. Arbeidsgiver har bevisbyrden for de påberopte forholdene. Dersom arbeidstakeren tidligere har fått skriftlig advarsel i saken, bør det henvises til denne i oppsigelsesbrevet. 10 Ved forhandlinger etter aml. § 17-3 har arbeidstakeren rett til å la seg bistå av tillitsvalgt, eventuelt annen rådgiver, jf. aml. § § 17-3(5). Det skal settes opp protokoll fra forhandlingsmøtet, og den skal undertegnes av begge parter. Kommuneforlaget AS Side 26 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 11 Så lenge man forhandler om tvisten, kan arbeidstakeren fortsette i stillingen etter reglene i aml. § 15-11. Det samme gjelder dersom søksmål reises av arbeidstakeren innen fristene for dette. 3.12 - Kommunesammenslåing - konsekvenser for arbeidsavtalen og tarifforholdet Hva skjer med arbeidsavtalen ved sammenslåing av kommuner? Kommuner og fylkeskommuner er som arbeidsgivere omfattet av forskjellige typer avtaler. Disse avtalene kan deles inn i individuelle og kollektive. De kollektive avtalene - tariffavtalene - kan igjen deles i sentrale og lokale avtaler. Det vises til KS' veileder om Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger - Et juridisk verktøy for de kommuner som omfattes av en sammenslåing. Veilederen finnes tilgjengelig på ks.no. Den er utarbeidet av KS Advokatene og KS Forhandling. Kapittel 4 Lønn - godtgjøring I dette kapittelet beskrives lønnssystemet i Hovedtariffavtalen, lønnsdannelsen i tariffområdet samt at det gis en grundig beskrivelse av hvordan lønnsansiennitet fastsettes. Kapittelet gir videre en beskrivelse av blant annet ulempetillegg, tariffbestemmelsene for forskjøvet arbeidstid og betaling for overtid. 4.1 - Lønnssystemet 4.1.1 - Hovedtariffavtalen (HTA) HTA kapittel 4 - garantilønn og lønnstillegg for ansiennitet Hovedtariffavtalen har stillinger både med og uten garantilønn og lønnstillegg for ansiennitet. Alle stillingene med garantilønn og lønnstillegg for ansiennitet er plassert i kapittel 4 "Sentrale lønnsog stillingsbestemmelser". Kapittelet er tredelt. Kapittel 4.0 inneholder 6 innledende merknader, Kapittel 4.1 er en tabell som viser stillingsgruppene i systemet, garantilønnen for disse og tillegg for ansiennitet. I kapittel 4.2 finnes forhandlingsbestemmelsene for de lokale forhandlingene. I vedlegg 1 i HTA fremgår stillingskodene med hovedbenevnelser og rapporteringsbenevnelser / avansementsstillinger, stillingsgrupper og merknadene til disse. Merknadene i systemet angir blant annet krav til kompetanse, og viser hvilken stillingsgruppe den enkelte stillingskode er knyttet til. Innplassering i stillingskode og lønnsfastsettelse for ansatte i undervisningsstillinger skjer i henhold til vedlegg 6 til HTA. Lederstillingene i kapittel 4 er ikke omfattet av garantilønnssystemet og lønnstillegg for ansiennitet. Lønnssystemet Lønnssystemet er basert på en garantilønn ved 0 års ansiennitet og sentrale lønnstillegg ved henholdsvis 2, 4, 6, 8, 10 og 16 års ansiennitet. Det skal derfor beregnes ansiennitet for alle stillinger som er omfattet av lønnssystemet. Dette gjelder også dersom lønnsplasseringen til den enkelte er høyere enn laveste utregnet årslønn. Garantilønn (0 år) og lønnstillegg for ansiennitet forhandles sentralt. Tilleggene fastsettes i prosent av garantilønn (0 år) og utregnes i kronebeløp. Laveste årslønn på hvert ansiennitetstrinn utregnes i kronebeløp. For alle praktiske formål er det tilstrekkelig å forholde seg kronebeløpene i tabellen i HTA kapittel 4.1. Utregnet tillegg for ansiennitet (kronebeløpet i tabellen) legges i sin helhet til den enkeltes årslønn. Laveste årslønn er lik garantilønn (0 år) pluss sum av prosentvise ansiennitetstillegg. For ytterligere beskrivelse av lønnssystemet, se B-rundskriv nr. 10/2014 og 3/2015. Kommuneforlaget AS Side 27 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 HTA kapittel 5 - lokal lønn Kapittel 5 omfatter stillingskoder og forhandlingsbestemmelser for de stillingene som de sentrale parter er enige om skal være omfattet av kun lokal lønnsdannelse. Selv om det ikke lenger er sentrale funksjonsbenevnelser (rapporteringsbenevnelser), er det i den enkelte kommune anledning til å benytte lokale funksjonsbenevnelser (rapporteringsbenevnelser) for de forskjellige stillingskodene. Det er tatt inn en merknad til stillingskodene 8451 Leder og 8530 Rådgiver som innebærer at bruk av disse kodene etter 1. mai 2008 som hovedregel forutsetter at arbeidstakerne har høyere akademisk utdanning eller utdanningslengde som tilsvarer plassering i en av de øvrige stillingskodene i kapittel 5. Unntak fra hovedregel må være saklig begrunnet og skriftliggjøres. Bestemmelsen får ikke konsekvenser for arbeidstakere som allerede var innplassert i kodene per 30.04.2008. Videre kan arbeidstakere som per 30.04.2008 var i stillingskode 8293 Maskinist, velge å forbli i kapittel 5 selv om stillingskoden er overført til kapittel 4. Det er lagt til rette for fortsatt innrapportering til PAI på stillingskode 8293, selv om koden er utgått fra HTA. HTA kapittel 3.4 handler om lokale forhandlingsbestemmelser for ledere i HTA. For ledere som får lønnen fastsatt etter kapittel 3 punkt 3.4.1,3.4.2 og 3.4.3, skal stillingskodene som fremgår av tabellen for ledere i vedlegg 1 benyttes. Toppledere - HTA kapittek 3 pkt. 3.4.1 Forhandlingsbestemmelsen 3.4.1 for toppledere er todelt. Lønn til administrasjonssjef / rådmann og assisterende administrasjonssjef/assisterende rådmann skal fastsettes av arbeidsgiver uten forhandlinger med organisasjonene. Hvem som i denne sammenhengen er arbeidsgiver, må avklares nærmere. Det kan for eksempel være et politisk sammensatt forhandlingsutvalg som representer arbeidsgiver. Toppleder kan la seg bistå av tillitsvalgt eller benytte sentral bistand i forbindelse med lønnsvurderingen. Det kan være hensiktsmessig å legge til rette for at lønnsfastsettelsen skjer forbindelse med lønnssamtale og/eller at lederavtalen blir inngått. Det går frem av merknaden i bestemmelsen hvem som omfattes av rådmannens toppledergruppe. Med dette forstås kommunalsjef, kommunaldirektør, etatssjef eller ledere med andre betegnelser, på tilsvarende nivå. Kommunene bør med jevne mellomrom ta en gjennomgang og vurdere om omfanget av ledere i 3.4.1 er i samsvar med bestemmelsen. Det er lederfullmaktenes omfang - et selvstendig delegert budsjett-, økonomi- og personalansvar - som er avgjørende for om en leder skal omfattes av bestemmelsen. Det er ingen forutsetning at leder må rapportere til overordnet i 3.4.1. Andre ledere - avlønning - HTA kapittel 3 punkt 3.4.2 Vi gjør oppmerksom på at det etter punkt 3.4.0 nr. 3 skal avtales lokalt hvilke lederstillinger som omfattes av kapittel 3.4.2 og 3.4.3. Ved uenighet avgjør kommunen innplasseringen. De sentrale parter vil anbefale kommunene å gjennomføre en åpen prosess med berørte tillitsvalgte, der omfanget av delegert myndighet for aktuelle ledere legges frem som del av drøftingsgrunnlaget. Det er store lokale forskjeller i stillingsstruktur og rapporteringslinjer i ulike kommuner og fylkeskommuner. De sentrale parters intensjon er at overgangen til en rent kvalitativ vurdering av samlet lederfunksjon vil medføre en fordeling av lederstillinger mellom kapittel 3 og 4 i tråd med intensjonene i HTAs kapittelinndeling. Bestemmelsen i 3.4.2 åpner for at ledere som av enhetsleder er delegert ansvar som oppfyller kravene i bestemmelsen, kan innplasseres i / overflyttes til 3.4.2. Alle tre vilkårene for innplassering i dette kapitlet må oppfylles. Alternativt kan kapittel 3.4.3 brukes da det her er tilstrekkelig at minst ett av vilkårene må være til stede. De konkrete forhandlingsbestemmelse knyttet til lederstillingene i kapittel 3.4.2 og 3.4.3 fremgår av kapittel 3.4.4. Ved de årlige forhandlingene etter kapittel 3.4.2 og 3.4.3 kan partene lokalt avtale at arbeidsgiver fastsetter hele eller deler av lønnen. Virkningsdatoen for lønnsendringer vil være 1. mai med mindre partene lokalt blir enige om noe annet. Videre bør forhandlingene gjennomføres i tidsrommet mellom 01.05 og 1.10 hvert år. Det er også tatt inn en presisering om at partene ved behov kan oppta forhandlinger i tillegg til de årlige lokale forhandlingene. Det er ikke ankeadgang ved slike tilleggsforhandlinger. Kommuneforlaget AS Side 28 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 4.1.2 - Kort om lønnsdannelse i HTA kapittel 4 Lokal lønnspolitikk Lønnsdannelsen for stillinger som er omfattet av Hovedtariffavtalen kapittel 4, skjer i hovedsak ved at lønnstillegg blir forhandlet frem sentralt og eventuelt ved avsetning av midler til lokale forhandlinger. Det følger av HTA kapittel 3 punkt 3.2 at lønnssystemet i kommunal sektor forutsetter en lokal lønnspolitikk. Med en lokal lønnspolitikk forstås et dokument som er resultatet av et lokalt samarbeid om hva som skal legges til grunn for lokale lønnstillegg og lønnsplasseringer. For at en lokal lønnspolitikk skal oppfattes som legitim, er det viktig at utformingen skjer gjennom lokale prosesser mellom partene, og at den vedtatte lønnspolitikken gjøres kjent for alle ansatte slik at det skapes forutsigbarhet. Lokal lønnspolitikk og lokale forhandlinger omtales i kapittel 7. Lønnssystemet i HTA kapittel 4 gir partene i utgangspunktet, gjennom de sentrale tariffoppgjørene, adgang til flere måter å avtale sentrale lønnstillegg på. Dette kan blant annet gjøres ved å heve den sentralt fastsatte garantilønnen, endring av ansiennitetstilleggene, eller ved å avtale generelle/sentrale lønnstillegg på alle eller noen utvalgte stillingsgrupper, eventuelt en kombinasjon av disse virkemidlene. Generelle lønnstillegg Har partene sentralt blitt enige om generelle lønnstillegg, enten et fast kronebeløp eller et prosentvis tillegg, så må dette iverksettes lokalt ved at det gis til alle berørte arbeidstakere som er i stilling på iverksettingstidspunktet. Slik lønnsøkning legges til arbeidstakerens årslønn. Med årslønn menes arbeidstakerens faktiske lønn, men uten faste og variable tillegg og variabel overtid. Lokale lønnstillegg er en del av årslønnen, med mindre det er et fast tillegg, slik funksjonstilleggene til undervisningspersonalet er et eksempel på, jf. SFS 2213. De fleste faste og variable tilleggene er ført opp i det årlige B-rundskriv nr. 200 fra KS (dvs. rundskrivet med rettledning for lønnsstatistikk til PAI-registeret). Heving av garantilønn Når sentralt fastsatt garantilønn heves, betyr det at Hovedtariffavtalen endres. Det vil med andre ord være tariffstridig å lønne arbeidstakere lavere enn arbeidstakerens nye tariffavtalte garantilønn og/eller utregnet laveste årslønn på det ansiennitetstrinnet vedkommende til enhver tid står i. Dersom de sentrale parter i senere sentrale oppgjør endrer ansiennitetstillegget på et gitt ansiennitetstrinn, er arbeidstakere på dette ansiennitetstrinnet omfattet av endringen. 4.1.3 - Stillingers garantilønn og utregnet laveste årslønn HTA kapittel 4 regulerer de ulike stillingsgruppenes garantilønn og utregnet laveste årslønn. Stillingsgruppene i tabellen "Garantilønn og lønnstillegg for ansiennitet"er inndelt etter (krav til) utdanning i stillingene. Det vil som nevnt over være tariffstridig å lønne arbeidstakere lavere enn utregnet laveste årslønn. For stillingskodene i HTA kapittel 4 er det en direkte sammenheng mellom bruk av stillingskode og rett til utregnet laveste årslønn. For lederstillingene i kapittel 4 kan det ikke direkte utledes at en arbeidstaker vil ha rett til et særskilt laveste lønnsnivå. Lønnsfastsettelse for slike stillinger kan imidlertid ikke være lavere enn beløpet for utregnet laveste årslønn som gjelder for det kompetansekravet som kreves til stillingen. Ledere i HTA kapittel 4 HTA kapittel 4.0 Innledende merknad nr. 5 første punktum har blant annet denne ordlyden: Ledere som er tildelt vesentlige arbeidsgiverfunksjoner skal avlønnes høyere enn dem de er satt til å lede. Med «vesentlige arbeidsgiverfunksjoner» legges til grunn at leder utøver styringsrett innenfor sitt fullmaktsområde. Omfanget av lederfullmakter som faller inn under bestemmelsen i merknad nr. 5, vil imidlertid være mindre enn for ledere i kapittel 3.4.2. En leder i kapittel 4 kan eksempelvis ha økonomi- og/eller budsjett- og/eller personalansvar - i motsetning til en leder i kapittel 3.4.2, som innehar et selvstendig delegert ansvar innenfor alle tre fullmaktsområdene. Kommuneforlaget AS Side 29 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Avgrensning Merknad 5 gjelder ikke ledere som har medarbeidere som lønnes etter HTA vedlegg 6. I noen tilfeller får lærerne ved musikk- og kulturskoler lønnen beregnet som om de var undervisningspersonale. Men dette medfører ikke at rektorene ved disse skolene er omfattet av sikringsbestemmelsen til en høyere lønnsplassering. 4.1.4 - Innplassering i undervisningsstillinger Regler for innplassering i de ulike undervisningsstillingene i kapittel 4 er tatt inn i vedlegg 1 og 6 til HTA. Kompetanselønnssystem Lærernes kompetanselønnssystem er nedfelt i HTAs vedlegg 6. Forutsatt at kravene til pedagogisk og faglig kompetanse er fylt, jf. forskrift til opplæringsloven kapittel 14, skal lærere innplasseres i lærerstillingskoden ut fra antall studiepoeng og nivå på utdanningen. Lærere som ikke fyller kompetansekravene, innplasseres i st.kode 7960 lærer uten godkjent utdanning. Lærere som ikke har PPU, men som fyller de faglige kravene for tilsetting i undervisningsstilling, har krav på lønn som om de fyller kravene til pedagogisk kompetanse. Øvrige lærere uten godkjent utdanning lønnsinnplasseres ut fra en konkret vurdering av kompetanse og kvalifikasjoner - dog ikke lavere enn fagarbeiderlønn. 4.1.5 - Lønn til uorganiserte Uorganiserte arbeidstakere har ikke rettigheter etter tariffavtaler. Dette er det kun tariffavtalens parter og partenes medlemmer som har. Men tariffavtalens lønns- og arbeidsvilkår blir likevel gjort gjeldende for uorganiserte arbeidstakere gjennom den individuelle arbeidsavtalen. Dette følger av ufravikelighetsprinsippet i den kollektive arbeidsretten og det forvaltningsrettslige likebehandlingsprinsippet. Det er kun tariffavtalens parter som har forhandlingsrett og som blant annet kan binde medlemmene gjennom forhandlingsprotokoller og tariffavtaler. En uorganisert arbeidstaker har med andre ord ikke rett til å sette frem formelle lønnskrav overfor arbeidsgiveren. Dersom uorganiserte arbeidstakere skal sikres en lokal lønnsutvikling, vil det være basert på arbeidsgiverens beslutning. Vær for øvrig oppmerksom på Retningslinjer for lokale forhandlinger God forhandlingsskikk (vedlegg 3 i HTA) som innebærer at lønnstilbud i 4.2.1.-forhandlinger også skal inneholde et ev. tilbud til uorganiserte arbeidstakere. Uorganiserte arbeidstakere vil automatisk være omfattet av sentralt avtalte lønnsendringer og andre endringer tariffavtalens parter blir enige om. Dette følger av de to ovenfor nevnte prinsipper. 4.1.6 - Lønn til pensjonister Arbeid utover aldersgrensen Fra 1. oktober 2013 har det vært anledning til å ansette alderspensjonister på særskilte pensjonistvilkår. Alderspensjonister som tilsettes på disse vilkårene, skal ikke meldes inn i den tariffavtalte pensjonsordningen som gjelder i KS-området (TPO). Løpende pensjon blir dermed ikke redusert som følge av inntekt etter denne bestemmelsen. Ordningen gjelder også AFPpensjonister som får pensjonen beregnet etter pensjonsordningens ordinære regler (tjenestepensjonsberegnet AFP etter fylte 65 år), jf. vedlegg 4, § 5 tredje ledd i HTA.. Timelønn er kr 191,- pr. faktisk arbeidet time. Utover dette gjelder Hovedtariffavtalens øvrige bestemmelser, og det skal blant annet utbetales lørdags- og søndagstillegg, helge- og høytidstillegg og kvelds- og nattillegg slik det følger av HTA kapittel 1 § 5. Se også B-rundskriv nr. 5/2014 s. 9 for mer informasjon. Når det gjelder undervisningsstillinger, vises det til B-rundskriv nr. 6/2005. Kommuneforlaget AS Side 30 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidsgiverne i KS-området som sysselsetter arbeidstakere omfattet av den lovbestemte pensjonsordningen for sykepleiere, må fortsatt forholde seg til regelverket i denne ordningen, jf. også kapittel 11, punkt 11.4. Når det gjelder sykelønn og alderspensjon, vises det til avsnitt 6.1.8. 4.2 - Lønnsregulativet og lønnsberegning Bruttolønn Lønnen er å forstå som bruttolønn, dvs. at pensjonspremie og eventuelle andre trekk går til fradrag i bruttolønnen. Årstimetall og timelønn Timelønn regnes ved at årslønnen divideres med et normalt årstimetall, på f.t. 1950/1846 timer, mens overtidssatsen i henhold til HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.4 skal regnes ut etter 1850 timer per år. For undervisning beregnes overtidstillegget ut fra timelønnen for undervisning (jf. HTA § 12.4). Arbeidsdager Det er enighet om å nytte normaltallene 260 arbeidsdager per år for arbeidstakere med femdagers uke og 312 arbeidsdager ved seksdagers uke. Dette normaltallet nyttes for å beregne trekk ved permisjon o.a. Det er i dag få arbeidstakere som har seksdagers uke. 260 arbeidsdager benyttes også for turnuspersonale. Sosiale kostnader Lønnssatser o.a. i HTA er alltid eksklusiv sosiale kostnader. De kostnadene som påløper for arbeidsgiveren i tillegg til elleve måneders lønn, er særlig feriepenger (ev. feriepengetillegg), arbeidsgiveravgift (regnes av lønn, feriepenger og andre ytelser) og pensjonspremie (arbeidsgivers del). Personal-/felleskostnader I tillegg medregnes bedriftshelsetjeneste, opplæring, velferdstiltak, oppmerksomhet/gaver, ev. tilskudd til personalkantine o.a. som sosiale utgifter (personalavhengige kostnader) i personalbudsjettet. Ved økonomiske kalkyler er det også vanlig å regne med utgifter til lokaler, utrustning av arbeidsplassen, kontorhold og andel av administrasjonskostnader som indirekte personalkostnader. 4.3 - Ansiennitet - Hovedtariffavtalen kapittel 1 § 12 4.3.1 - Hva er lønnsansiennitet? Lønnsansienniteten er et uttrykk for hvor mye av tidligere praksis som skal medregnes når lønnen skal fastsettes, jf. HTA kapittel 1 § 12. Hva som godskrives, og hvor mye som godskrives når ansienniteten skal fastsettes, fremgår av denne bestemmelsen. Ansiennitet som er opptjent i tidligere deltidsstillinger godskrives fullt ut, det foretas ikke en forholdsmessig beregning av tidligere tjeneste. Hvem bestemmelsen omfatter I henhold til HTA kapittel 1 § 1 punkt 1.1 gjelder ansiennitetsbestemmelsene for alle arbeidstakere som lønnes etter HTA i et fast forpliktende arbeidsforhold, med en på forhånd fastsatt arbeidstid per uke. Når det gjelder reglene om opptjening av lønnsansiennitet når man er i stilling, gjelder ingen grense nedad for stillingens størrelse. Det er kun nødvendig å fastsette lønnsansiennitet for arbeidstakere som er lønnet etter reglene i kapittel 4. Det er bare for disse at den fastsatte lønnsansienniteten gir automatisk lønnsendring, forutsatt at de er lønnet etter garantilønnssystemet, jf. HTA kapittel 4.1. 1. Lønnsansienniteten fastsettes ved tilsetting Kommuneforlaget AS Side 31 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Lønnsansienniteten skal fastsettes ved tilsetting/tiltredelse. Dette gjelder også ny stilling (ikke omgjøring av stilling) hos samme arbeidsgiver. I denne sammenhengen bør arbeidsgiver oppfordre nyansatte til å levere dokumentasjon på all tidligere praksis som kan godskrives etter reglene i § 12 punkt 12.1. Arbeidstaker som på et senere tidspunkt søker om å få godkjent tidligere tjeneste i lønnsansienniteten, har bare krav på å få dette godskrevet fra det tidspunktet søknaden blir fremmet. Det er de reglene som gjelder ved tiltredelsestidspunktet, som skal legges til grunn ved beregning av lønnsansienniteten.Ved omgjøring av stilling som følge av utdanning og/eller endrede arbeidsoppgaver, beholdes tidligere fastsatt lønnsansiennitet. Det samme gjelder ved utvidelse av samme stilling.Fagarbeider med avlagt fagprøve får verdiskapningsdelen av læretiden medregnet i lønnsansienniteten for den delen av verdiskapningsdelen som skjer etter fylte 18 år. 2. Fastsetting av lønnsansiennitetsdato Ansiennitetsdatoen fastsettes til den 1. i tiltredelsesmåneden på grunnlag av det antall år og måneder som godskrives. 3. Lærlinger Bestemmelser om lærlinger er uttømmende regulert i HTA kapittel 6. Lærlinger etter "gammel ordning" avlønnes etter reglene i HTA for 1994-1996 kapittel 6 del I. 4. Deltidansatte Ansiennitetsbestemmelsene gjelder tilsvarende for deltidsansatte i et fast forpliktende arbeidsforhold som for ansatte i hel stilling. Ved overgang fra deltid til heltid i samme stilling foretas ingen omregning av ansienniteten. 5. Ekstrahjelp For ekstrahjelp uten fast forpliktende arbeidsforhold gjelder egne regler, se HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.3. Punkt 12.3 er en bestemmelse som gir visse rettigheter til personer (ekstravakt/tilkallingsvikar o.l.) som ellers faller utenfor HTAs virkeområde, jf. § 1. Det følger av punkt 12.3 hvordan lønn, arbeidstid og ev. lønnsansiennitet skal fastsettes for disse arbeidstakerne. Etter andre avsnitt i punkt 12.3 skal tidligere praksis legges til grunn ved tilsetting på samme vilkår som for arbeidstakere som faller inn under HTA § 1 punkt 1.1. Når tilkallingsvikaren/ekstrahjelpen har begynt i stillingen, regulerer første avsnitt i punkt 12.3 vilkårene for at vedkommende skal få ansiennitetsopprykk. 6. Tvungen verneplikt Verneplikt godskrives i lønnsansienniteten. 7. Praktikant- og turnustjeneste Praktikanttjeneste etter fylte 18 år likestilles med ordinær tjeneste ved tilsetting i ordinær stilling, uavhengig av om det er offentlig eller privat praktikanttjeneste. Praksisperioder i forbindelse med utdanning regnes som en del av utdanningen og skal ikke regnes med.Turnustjeneste for lege og fysioterapeut regnes som ordinær tjeneste som skal godskrives/medregnes. 4.3.2 - Offentlig tjeneste Ved tilsetting medregnes all tidligere offentlig tjenestetid i lønnsansienniteten (jf. HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.1.1). Tjeneste i offentlig forvaltningsgren som omdannes til selskap e.l. (egen juridisk person), anses som offentlig tjeneste inntil tidspunktet for omdanning til selskap. All offentlig tjeneste godskrives fullt ut selv om arbeidstaker har hatt avbrudd i tjenesten. Ved overgang fra en offentlig stilling til en annen skal det beregnes ny lønnsansiennitet. Dette gjelder selv om arbeidstakeren f.eks. kommer fra staten, fra en annen kommune eller fra en annen stilling i samme kommune. All offentlig tjeneste skal godskrives fullt ut, jf. HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.1.1, men i og med at ikke privat tjeneste godskrives for alle stillinger, vil dette kunne medføre at ansienniteten kan bli endret ved nytilsetting. Kommuneforlaget AS Side 32 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 4.3.3 - Privat tjeneste 1 Stillinger uten særskilt krav om utdanning Arbeidstakere i stillinger uten særskilt krav om utdanning får all tidligere privat tjeneste etter fylte 18 år godskrevet i lønnsansienniteten. Den tidligere praksisen må dokumenteres, og det er arbeidstaker som her må skaffe denne dokumentasjonen. Så langt det er mulig, bør bestemmelsene om godskriving av tidligere praksis også kunne benyttes dersom det er tale om selvstendig næringsvirksomhet mv. Som privat tjeneste regnes også arbeid i hjemmet, som kan godskrives med inntil seks år. Med arbeid i hjemmet menes husstell eller annet omsorgsarbeid for minst én person i tillegg til arbeidstakeren selv. Personen kan også være ektefelle. Bestemmelsen gjelder uavhengig av kjønn, sivilstand og eventuelle slektsforhold mellom arbeidstakeren og den/de vedkommende har hatt omsorg for. Ved behandling av slike søknader om ansiennitet må man være oppmerksom på at det ikke kan godskrives ansiennitet både for arbeid i hjemmet og for yrkespraksis for samme tidsrom. 2 Øvrige stillinger, dvs. stillinger med utregnet laveste årslønn enn for stillinger uten særskilt krav om utdanning. For disse stillingene tilstås ikke ansiennitet for arbeid i hjemmet. Annen privat praksis som har betydning for den kommunale stillingen vedkommende er ansatt i, godskrives som lønnsansiennitet. I tillegg får undervisningspersonalet godskrevet all privat tjeneste etter fullført faglig og pedagogisk utdanning. 4.3.4 - Omsorgstjeneste Ved tilsetting kan omsorgstjeneste godskrives med inntil tre år etter HTA kapittel 1 § 12.1.1. Med omsorgstjeneste menes omsorg for barn eller pleie av eldre eller syke. 4.3.5 - Permisjoner og lønnsansiennitet for arbeidstakere som er i stilling For arbeidstakere som så går ut i permisjon, gjelder følgende for ulike typer permisjoner: 1 Foreldrepermisjon Bestemmelsen i HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.1 om ansiennitet for inntil to års foreldrepermisjon relaterer seg til permisjonsretten etter aml. § 12-5. Det er ikke av betydning hvorvidt vedkommende har mottatt lønn/foreldrepenger under permisjonen eller ikke. 2 Ansiennitet for læretid/utdanning Utgangspunktet er at utdanningstid/læretid ikke godskrives i lønnsansienniteten. 3 Lønnet permisjon Permisjon med hel eller delvis lønn avbryter ikke opptjening av lønnsansiennitet. 4 Ulønnet permisjon Hovedregelen er at det ikke opptjenes lønnsansiennitet under ulønnet permisjon. Ved gjeninntreden etter ulønnet permisjon beholder altså arbeidstaker bare den lønnsansienniteten som var opptjent før permisjonen. Arbeidstaker kan likevel få godskrevet permisjonstiden dersom den er benyttet til tjeneste som skal godskrives etter reglene i § 12. Lønnsansienniteten bør derfor vurderes når arbeidstaker er tilbake etter ulønnet permisjon. Unntak: Følgende permisjoner avbryter ikke ansiennitetsopptjeningen: Permisjon for verneplikttjeneste Permisjon for å utføre offentlige ombud og ombud i arbeidstakerorganisasjoner Kommuneforlaget AS Side 33 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Utdanningspermisjon i inntil to år når utdanningen har betydning for vedkommendes arbeid. Jf. ev. lokalt permisjonsreglement og HTA kapittel 3 punkt 3.3 "Kompetanse - læring og utvikling". Foreldrepermisjon - se punkt 1. 4.4 - Avlønning av spesielle stillingstyper For noen grupper arbeidstakere og for noen type kontrakter er det avvikende lønnsbestemmelser. Disse er særskilt regulert i HTA og vil bli gjennomgått nedenfor. 4.4.1 - Lærlinger, lærekandidater og praksiskandidater Lærlinger som inngår lærekontrakt etter reglene i opplæringslova, skal lønnes etter bestemmelsene i HTA. Lærekontrakten og opplæringskontrakten er tatt med i Eksempler på skjemaer og standardbrev i arbeidsforhold. Lærlingbegrepet omfatter i ny hovedtariffavtale både lærlinger, lærekandidater og praksiskandidater. Definisjoner: Lærling - har undertegnet en lærekontrakt med sikte på fag-/svenneprøve i fag som har læretid i virksomhet, jf. opplæringslova § 4-1 og forskrift til opplæringslova § 1-5. Lærekandidater - har undertegnet en opplæringskontrakt med sikte på en mindre omfattende prøve enn fag-/svenneprøve etter opplæringslova § 4-1. Praksiskandidat - har meldt seg til fag-/svenneprøve etter opplæringslova § 3-5 uten å være elev eller lærling. Læretiden består av læretid og verdiskapningstid. Lønn betales bare i verdiskapningstiden, som er den delen der det utføres vanlig arbeid som en del av opplæringen. Lønnen til lærlinger fastsettes som en prosentvis andel av minstelønn for fagarbeider (stillingskode 7517) eksklusiv tillegg. Lønn til lærekandidater fastsettes lokalt i hvert enkelt tilfelle etter drøftinger med de tillitsvalgte. Lærlinger som utfører annet arbeid enn det lærekontrakten tilsier, lønnes etter tariffavtalens bestemmelser for slikt arbeid. Årslønnen utbetales prosentvis etter følgende skala: 1 års læretid i virksomheten: 1. halvår: 2. halvår: 50 % 80 % 1 1/2 års læretid i virksomheten: 1. halvår: 2. halvår: 3. halvår: 45 % 55 % 80 % 2 1/2 års læretid i virksomheten: 1. halvår: 2. halvår: 3. halvår: 4. halvår: 5. halvår: Kommuneforlaget AS 30 % 35 % 40 % 65 % 80 % Side 34 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 3 års læretid i virksomheten: halvår: halvår: halvår: 0% 15 % 25 % 4. halvår: 5. halvår: 6. halvår: 35 % 45 % 80 % Det vises for øvrig til HTA kapittel 6. 4.4.2 - Unge arbeidstakere Minstelønnen for arbeidstakere yngre enn 16 år er 80 % av garantilønnen for stillinger uten krav til utdanning. For arbeidstakere mellom 16 og 18 er minstelønnen 90 % av garantilønnen for stillinger uten krav til utdanning. Se for øvrig HTA vedlegg 1. Vi minner for øvrig om arbeidsmiljølovens regler om barnearbeid for arbeidstakere under 15 år, jf. aml. kapittel 11. 4.5 - Deltid, ekstrahjelp, timelønnede 4.5.1 - Timelønn for undervisning Timelønn for undervisning Begrepet undervisningspersonale i HTA omfatter undervisningsstillinger og lederstillinger ved skolene som var på statlig avtaleområde per 30. april 2004. Dette fremkommer av HTA kapittel 1 merknad til § 1. Bestemmelsen om timelønn for undervisning gjelder for undervisningspersonale i grunnskole og videregående opplæring. Når ikke annet er avtalt i lokal arbeidstidsavtale som er hjemlet i SFS 2213 og man benytter "lesepliktsystemet" med årsrammetimer i vedlegg til SFS 2213, følges formelen for timelønn for undervisning i HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.4 siste ledd: Årslønn x 1400 x 100 ---------------------------------- = timelønn Årsramme x 1687,5 x 112 4.5.2 - Lønnsfastsettelse for deltidsstilling Arbeidstaker i deltidsstilling lønnes forholdsmessig etter den lønnen vedkommendes lønnsansiennitet tilsier, jf. HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.2. Timelønn/brøklønn Der hvor deltidsstillingen har et fast timetall, vil det i de fleste tilfeller være mest praktisk å beregne lønnen på grunnlag av en brøk av full stilling istedenfor timelønn. En arbeidstaker som f.eks. arbeider tre dager i uka (3 dager x 7,5 t / 37,5 t. uke) vil ha en stillingsbrøk på 60 prosent. 4.5.3 - Timelønnet arbeid/ekstrahjelp Ekstrahjelp Det er fastsatt særskilte bestemmelser for timelønnet arbeid i HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.3. Timelønnen beregnes etter det årstimetallet som gjelder for heltidsansatte i samme arbeidsområde. 4.5.4 - Vikarer Vikarer skal normalt følge de lønnsvilkårene som gjelder for stillingen, jf. HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.4. Lønnsvilkårene deres følger imidlertid ikke automatisk stillingen. Kommuneforlaget AS Side 35 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 4.6 - Bonus Bonuslønn I henhold til HTA kapittel 3 punkt 3.6 er det anledning til å benytte bonusavlønning på de vilkår som følger av bestemmelsen. Godtgjøring i form av bonus kan gis til enkeltpersoner eller til grupper av ansatte. Bonus er i utgangspunktet en engangsgodtgjøring som normalt utbetales etterskuddsvis. Noe annet vil være vanskelig ved at bonusen beregnes på grunnlag av oppsatt mål og resultatindikatorene. Målene og resultatindikatorene som legges til grunn for bonusutbetaling skal drøftes med de ansattes organisasjoner. Bonus er ikke pensjonsgivende. 4.7 - Utbetaling av lønn og feriepenger Utbetalingsmåte Ifølge aml. § 14-15 og HTA kapittel 1 § 15, se A-rundskriv nr. 1/2010 s. 23, skal arbeidslønn og feriepenger enten utbetales over post eller bank. Det er arbeidsavtalen som fastsetter utbetalingsmåten - fast månedslønn, time-, dag- eller ukelønn. De fleste kommunale arbeidsgivere utbetaler månedslønn mellom den 10. og 25. hver måned. Ved et tariffoppgjør skal ny lønn utbetales så snart det er mulig. Lønnsoppgave Ved avlønning eller straks etter denne skal arbeidstakeren etter aml. § 14-15 (5) ha skriftlig oppgave over lønnens størrelse, beregningsmåten for lønn, beregningsgrunnlaget for feriepenger og eventuelle trekk. Denne kan gis elektronisk der det er mulig. 4.8 - Fradrag i lønn og feriepenger Aml. § 14-15 (2) fastsetter i hvilke tilfeller det kan foretas trekk i lønn og feriepenger. 4.8.1 - Lønnstrekk Trekk i lønn og feriepenger kan ikke gjøres med mindre det gjelder erstatning for skade eller tap som arbeidstakeren forsettlig eller grovt uaktsomt har påført virksomheten i forbindelse med arbeidet, og vedkommende skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller når arbeidstakeren rettsstridig fratrer sin stilling (fantegår). En kan heller ikke trekke noe i lønn og feriepenger når det ikke har vært praktisk mulig å ta hensyn til fravær på grunn av lovlig arbeidskamp (streik eller lockout) i avregningsperioden, jf. aml. § 14-15 (2) bokstav f). I disse ovenstående tilfellene skal arbeidsgiveren først rådføre seg med arbeidstakeren og dennes tillitsvalgte eller to representanter valgt av arbeidstakerne om grunnlaget for lønnstrekket og beløpets størrelse før lønnstrekket gjennomføres, jf. aml. § 14-15 (4). Streik Det følger av arbeidsrettslige prinsipper (lønn som vederlag for arbeidsinnsats), tolkning av arbeidsmiljøloven og rettspraksis fra Arbeidsretten at arbeidsgiveren skal trekke lønn for den tiden arbeidstakere er i streik og ved politiske demonstrasjoner. Ulegitimert fravær Reduksjon av lønn begrunnet i arbeidstakers ulegitimerte fravær regnes ikke som lønnstrekk etter arbeidsmiljøloven. Slik lønnsreduksjon kan derfor gjennomføres uten avtale. Lønnstrekk: En arbeidstaker har vært borte fra arbeid i tolv dager og har levert egenmelding for åtte av dagene og ingen sykmelding for de resterende fire dagene. Arbeidstaker har da ingen gyldig dokumentasjon for de siste fire dagene, og fraværet må i utgangspunktet anses som ulegitimert. Kommuneforlaget AS Side 36 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 4.8.2 - Trekk i lønn ved kortvarige permisjoner Beregning av trekk Ved kortvarige permisjoner uten lønn (under én måneds varighet) trekkes daglønn etter netto årslønn dividert med 260 for arbeidstakere som har femdagers arbeidsuke og netto årslønn dividert med 312 for arbeidstakere med seksdagers arbeidsuke. For turnusarbeidere med store variasjoner i antall timer per dag og/eller per uke, kan en istedenfor å benytte divisor 260, ev. trekke antall timer vedkommende skulle ha arbeidet i permisjonsperioden. Benyttes trekk av fraværende timer i henhold til turnusen, trekkes tilsvarende kvelds/nattillegg og/eller lørdags-/søndagstillegg for tilsvarende timer vedkommende skulle ha arbeidet ubekvemt i permisjonsperioden, jf. HTA kapittel. 1 § 5 punkt 5.2 og 5.4. 4.8.3 - Arbeidstakers plikt til å betale tilbake for mye utbetalt lønn Hjemmelsgrunnlag Dette spørsmålet reguleres av to selvstendige regelsett: aml. § 14-15 og uskrevne obligasjonsrettslige regler som kalles condictio indebiti. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljølovens regler fastsetter at den enkelte arbeidstaker og arbeidsgiver kan inngå skriftlig avtale om trekk i lønn. På grunnlag av denne avtalen kan det foretas trekk, men trekkets størrelse må avpasses etter arbeidstakerens alminnelige løpende utgifter. Dersom partene ikke er enige om grunnlaget for eller størrelsen på trekket, kan arbeidsgiver reise sak mot arbeidstakeren. Dersom det blir avsagt dom til fordel for arbeidsgiveren, kan erstatningssummen trekkes i lønnen, jf. § 14-15 bokstav e). Dersom arbeidstakeren blir idømt saksomkostninger, kan også disse omkostningene trekkes i lønnen. Condictio indebiti De ulovfestede reglene om condictio indebiti gir arbeidsgiver rett til å søke tilbake det beløpet som er feilaktig utbetalt. Medhold i domstol kan bare påregnes dersom den som har fått utbetalingen (debitor/arbeidstaker), ikke hadde rimelig god grunn til å tro at han/hun hadde rett til slik utbetaling. Når det gjelder arbeidstakere med variable tillegg til ordinær lønn, må avviket fra korrekt betaling være av en viss størrelse før tilbakesøkning kan påregnes. Det er arbeidsgivere (kreditor) som må føre bevis for at arbeidstaker (debitor) ikke var i god tro da utbetalingen ble mottatt. Uklare/kompliserte oppgaver over beregningsmåten for lønn kan vanskeliggjøre tilbakesøkning. Sammenblanding av lønn og andre godgjøringer/ytelser o.a. på lønnsslipper bør derfor unngås. Det er også viktig å merke seg at selv om reglene om condictio indebiti gir kreditor tilbakesøkningsrett, kan tilbakesøkningen i utgangspunktet ikke skje i form av lønnstrekk. Lønnstrekk forutsetter skriftlig avtale (jf. aml. § 14-15 (2) eller at kravet blir fastslått ved dom. Se for øvrig Jan Fougner og Lars Holo (2013): Arbeidsmiljøloven - Kommentarutgave 4.9 - Ulempetillegg Det gis godtgjøring for særskilt arbeidstid fordi arbeidstiden i denne sammenheng anses som en ulempe.Ulike typer ulemper vil bli nærmere beskrevet nedenfor. Det er imidlertid noen generelle prinsipper som gjelder alle disse såkalte ulempetilleggene. Det er en forutsetning for utbetaling av tillegg etter HTA kapittel 1 § 5 at arbeidstakeren er lønnet etter HTAs bestemmelser. Rammene for arbeid og fritid til de ubekvemme tidene er omtalt i kapittel 5. 4.9.1 - Sammenfall av tillegg Godtgjøring for særskilt arbeidstid skal ikke utbetales sammen med overtidsgodtgjøring. Smusstillegg kan likevel utbetales selv om det betales overtid for sammenfallende periode. Som følge av et forlik mellom KS, Fagforbundet og Delta utgikk sammenfallsbestemmelsen, HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.1.2, fra 1. mai 2013. Bortfallet innebærer at fra 1. mai 2013 vil en Kommuneforlaget AS Side 37 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 arbeidstaker ha krav på både lørdags- og søndagstillegg og helge- eller høytidstillegg når slike dager faller sammen, og arbeidstaker faktisk utfører arbeid i de aktuelle tidsrommene. Endringen gjelder også for timelønnet arbeid/ ekstrahjelp. Tillegget for delt dagsverk kan gis sammen med andre tillegg. Tillegg for vakttjeneste reduseres ikke ved utrykning som medfører aktivt arbeid. Dette gjelder både for vakt på vaktrom og for beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet som inngår i arbeidstiden. 4.9.2 - Overordnede stillinger I utgangspunktet har ikke overordnede rett til tillegg for særskilt arbeidstid. Dersom deres arbeidssituasjon ligger nær opp til de underordnedes, vil de likevel ha rett til det. Dette er tilfelle når den overordnede følger dem de er satt til å lede, eller når styrer, oversykepleier og sykepleiesjef utfører ordinært arbeid etter turnusplan, se HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.1.2. 4.9.3 - Lørdags- og søndagstillegg HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.2 For ordinært arbeid mellom kl. 00.00 lørdag og kl. 24.00 søndag betales et tillegg på minst kr 50 pr. arbeidet time. For beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet (hjemmevakt) betales tillegget for det beregnede antall timer, og det endres ikke selv om det inntreffer utrykning som medfører aktivt arbeid. Med unntak av kvelds- og nattilleggene gjelder tilsvarende for deltakere i overordnet vakt, jf. HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.3.2. Etter HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.2 og 5.4 kan det fastsettes ulike satser for tilleggene avhengig av arbeidsbelastning, arbeidstidsordning eller andre lokale behov. Som hovedregel bør det være de samme prinsippene som legges til grunn i hele kommunen. I henhold til bestemmelsen bør tilleggene innrettes slik at de stimulerer til flere hele stillinger. Bestemmelsen åpner for et stort lokalt handlingsrom. Arbeidsgiver kan stimulere arbeidstakere til å jobbe vakter som er forbundet med stor ulempe, ved å øke tillegget for disse vaktene. Forsøk har vist at flere deltidsansatte får økt stillingsstørrelsen eller få hele stillinger dersom noen arbeidstakere jobber noen flere røde dager (først og fremst søndager) pr. år (innenfor vedkommendes arbeidstid og lov- og avtaleverk). Det er også mulig å lage en sats for lørdager og en for søndager. Fastsettelse av satsene skjer etter drøftinger, og det er arbeidsgiver som tar den endelige avgjørelsen. 4.9.4 - Helge- og høytidstillegg HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.3 Høytidsdager er 1. og 17. mai. Helgedager er 1. nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, 1. og 2. påskedag, Kristi himmelfartsdag, 1. og 2. pinsedag og 1. og 2. juledag. Jul-, påske-, pinse- og nyttårsaften er ikke helgedager. For ordinært arbeid mellom kl. 00.00 og kl. 24.00 på helge- og høytidsdager, på påskeaften, samt for arbeid mellom kl. 12.00 og kl. 24.00 på onsdag før skjærtorsdag, pinse-, jul- og nyttårsaften betales et tillegg på 1 1/3 timelønn pr. arbeidet time. Merk at godtgjøringen gjelder for hele påskeaften, men fra kl. 12.00 på onsdag før skjærtorsdag, pinse-, jul- og nyttårsaften. Merk også at arbeidsmiljølovens definisjon av helge- og høytidsdager ikke alltid samsvarer med betalingsbestemmelsene i HTA, f.eks. er julaften "rød" etter kl. 15 i aml., mens man etter HTA får ekstrabetaling fra kl. 12.00. Tillegget kommer i tillegg til arbeidstakerens ordinære lønn for samme tidsrom. Tillegg vs. fritid I stedet for helge- og høytidstillegg kan det helt eller delvis gis 1 1/3 times fri pr. arbeidet time (godtgjøringsfridag - F4). Spørsmålet skal drøftes lokalt. Slik fritid skal ikke legges til de tider/dager som er nevnt under HTA kapittel 1 punkt 5.3.1, og skal for øvrig gis innen én måned Kommuneforlaget AS Side 38 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 dersom partene ikke blir enige om noe annet. Fritiden bør plasseres slik at arbeidstakerne kan oppnå sammenhengende fritid i forbindelse med de store høytidene. I forbindelse med en tvistesak har Arbeidsretten ved dom av 24. mars 1994 fastslått at bestemmelsen må forstås slik at arbeidsgiver, etter at spørsmålet er drøftet, kan "ensidig avgjøre om det skal gis kompensasjon i form av fritid i stedet for godtgjøring etter bestemmelsens punkt 5.3.1". Spesielle turnusplaner for høytidene vil ofte medføre gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, jf. aml. §§ 10-5 og 10-8 (4). Dersom turnusplanen inneholder avvik som krever skriftlig avtale med de tillitsvalgte, kan den ikke endres ensidig av arbeidsgiver. Se nærmere om utarbeidelse av helge- og høytidsturnus i Brundskriv nr. 8/2013. For beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet (hjemmevakt) betales tillegget for det beregnede antall timer og endres ikke om det inntreffer utrykninger som medfører aktivt arbeid. Det innebærer at overtidsgodtgjøringen kommer i tillegg til tidligere beregnede tillegg, jf. HTA kapittel 1 § 4, punkt 4.3.2.1 og 4.3.2.2. 4.9.5 - Kvelds- og nattillegg HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.4 Forutsetningen for å få utbetalt tillegget etter punkt 5.4.1 er at arbeidstakeren arbeider etter skifteller turnusplan. Med dette forstås en arbeidsordning hvor arbeidstiden skifter fra dag til dag og/eller uke til uke. Også fast kvelds- eller nattjeneste som dekker en del av turnusplanen ved helseinstitusjoner, har i henhold til bestemmelsens andre ledd rett til tillegg etter punkt 5.4.1. Se ellers B-rundskriv nr. 28/1996. Dersom arbeidstaker har to eller flere stillinger, må vurderingen av om arbeidstaker har en slik arbeidsordning som faller inn under punkt 5.4.1 foretas konkret for hver enkelt stilling vedkommende måtte ha. Dersom én av deltidsstillingene utløser rett til tillegg etter punkt 5.4.1, skal arbeidstaker ikke ha dette tillegg også i de andre deltidsstillingene vedkommende har. Dette følger av Arbeidsrettens dom av 26. mai 2014. Tillegget etter punkt 5.4.2 vil gjelde de som faller utenfor punkt 5.4.1. Brannvesenet Se SFS 2404 Brann- og redningstjeneste. 4.9.6 - Delt dagsverk HTA kapittek 1 § 5 punkt 5.5 Delt dagsverk Delt dagsverk benyttes kun i de tilfellene der bemanningssituasjonen gjør det nødvendig for å opprettholde en forsvarlig drift. Bestemmelsen gjelder ikke dersom delt dagsverk skyldes arbeidstakers behov. Dersom arbeidsdagen strekker seg over ni timer eller mer og arbeidstaker må møte opp flere ganger, har vedkommende rett til én timelønn per arbeidsdag som kompensasjon. Må arbeidstaker møte opp flere enn to ganger, er kompensasjonen 1 1/2 timelønn pr. arbeidsdag. 4.9.7 - Beregning av tilleggene Når tilleggslønn benyttes iht. HTA kapittel 3, punkt 3.7 beregnes tilleggene av den faste arbeidsplanen og utbetales som et fast tillegg til månedslønnen. KS har laget en modell for beregning av tilleggslønn som f.eks. kvelds- og nattillegg og et regneark hvor man kan regne ut kvelds- og nattillegg og lørdags- og søndagstillegg for den enkelte arbeidstaker. Regnearket og modellen finnes på KS' nettside, ks.no. (søk på tilleggslønn.) For dag- og timelønte beregnes det ikke fast tilleggslønn. Da legges tilleggene sammen for hver oppgjørsperiode og avrundes slik at 30 minutter eller mer forhøyes til hel time, mens 29 minutter og mindre faller bort. Dette følger av HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.8. Merk at dersom arbeidstaker Kommuneforlaget AS Side 39 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 skal arbeide flere vakter i samme oppgjørsperiode, så avrundes ikke hver vakt, men man avrunder summen av tillegg for hver periode. 4.9.8 - Erstatning for tapt fridag Dersom F1-dagen faller på en helge-eller høytidsdag, skal det gis en erstatningsfridag for den fridagen arbeidstaker mister, jf. HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.6. Det er bare F1-dagen som skal erstattes. Faller fritid/fridag (F2) på en helge- eller høytidsdag, gis det ingen form for kompensasjon. Fridag (F1) for arbeid søndag i samme uke skal som hovedregel være avmerket på turnusplanen. Dersom turnusplanen i en uke hvor søndag er arbeidsdag, inneholder flere fridager og F1-dagen ikke er avmerket, skal den første av fridagene i uken som oppfyller lovens krav til sammenhengende fritid, anses som F1-dag. Sammenhengende fritid skal være minst 35 timer (28 timer etter avtale med tillitsvalgte, jf. aml. § 10-8). Ukefridagen (F1) skal legges til en av ukedagene i samme uke som søndagen arbeides. Dersom ukentlig fridag (F1) faller på helge- eller høytidsdag som ikke er søndag, skal fridagen enten erstattes med én ekstra fridag (F5) innen én måned, eller det skal utbetales en ordinær daglønn, dvs. 1/260 av vedkommende arbeidstakers årslønn. For deltidsansatte er en "ordinær daglønn" (kompensasjonen) ifølge Arbeidsrettens dom av 21. desember 1995 like mange "ordinære timelønner" som det antall timer den deltidsansatte arbeidet søndag samme uke, se Brundskriv nr. 3/1996. Påske-, pinse-, jul- og nyttårsaften er ikke helgedager. Det betyr at sammenfall av disse dagene med lovfestet ukefridag (F1) ikke gir noen form for kompensasjon. 4.9.9 - Dag- eller timelønte som har fri søn- og helgedager Hvem omfattes av bestemmelsen? HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.7 gjelder for dag- eller timelønte arbeidstakere som har minst én måneds sammenhengende tjeneste. Bestemmelsen får i utgangspunktet ikke anvendelse for turnuspersonale selv om disse er dag- eller timelønte, da de ordinært ikke har fri alle søn- og helgedager. Dersom en turnusarbeider likevel får fri og vedkommende ifølge arbeidsplanen skulle ha arbeidet, gis det fri med full lønn dersom arbeidsavtalen gjelder for minst én måned. Godtgjøringens størrelse Ifølge HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.7.1. skal det betales ordinær daglønn for helgedager mellom søndager. 1. og 17. mai regnes i denne sammenheng som helgedager. Vi viser for øvrig til lov om 1. og 17. mai som høytidsdager (lov av 26. april 1947 nr. 01) og forskrift om lønn 1. og 17. mai (av samme dato). Det skal betales for det antallet timer som arbeidstakeren ville ha vært i arbeid hvis den aktuelle helgedagen hadde vært vanlig virkedag. Prosenttillegg osv. skal ikke betales. Det skal ikke betales ekstralønn for helgedager som faller på søndager. Heller ikke skal det betales for helgedager som faller på lørdag dersom det arbeides femdagers uke med fri hver lørdag. Det skal kun betales for de dagene arbeidstakeren normalt skulle ha vært i arbeid. I praksis betyr dette at løpende fast lønn ikke skal reduseres. Forsømmelse/fravær I henhold til HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.7.2. tapes retten til full lønn hvis arbeidstakeren uten samtykke er borte fra arbeidet siste virkedag før eller første virkedag etter en helgedag. Dette gjelder ikke ved sykdom, ferie eller annen gyldig fraværsgrunn når fraværet er dokumentert ved attest fra lege eller egenmelding. Opparbeidet rett I henhold til HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.7.1 er retten til lønn for helgedager knyttet til en forutgående opptjeningstid på én måned. Tilsetting i kommunen sammenhengende i én måned er tilstrekkelig. Eventuelt fravær på grunn av sykdom er uten betydning så lenge tilsettingsforholdet består. Sesongarbeidere beholder retten fra en sesong til neste. Kommuneforlaget AS Side 40 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 4.10 - Forskjøvet arbeidstid Reglene om forskjøvet arbeidstid er regulert i HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.8. Bestemmelsen tar sikte på nødvendig omlegging av arbeidstiden. Den gjelder med andre ord arbeid som må forseres og/eller utføres til annen tid på døgnet enn det som er avtalt. Den gjelder også arbeid som må forseres og/eller uføres en annen dag enn det som er avtalt. Dersom arbeidsgiver vil legge om arbeidstiden for et lengre tidsrom, kan dette gjøres i medhold av aml. § 10-3 og/eller HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.5 etter drøftinger med tillitsvalgte. Reglene om forskjøvet arbeidstid får da ikke anvendelse. I begrepet "forskjøvet arbeidstid" ligger at hele eller en del av den faste arbeidstiden legges til et annet tidspunkt enn planlagt. For den tiden som faller utenom den faste ordinære arbeidstiden, betales det et tillegg på 50 prosent. Merk at tillegg for forskjøvet arbeidstid ikke er overtidsgodtgjøring, men et prosentvis tillegg til ordinær lønn. Oppnås ikke enighet om forskjøvet arbeidstid, skal arbeidet igangsettes, og tvisten kan forelegges KS og vedkommende forbund, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.8.3. 4.10.1 - Varsel Varsel om forskjøvet arbeidstid skal om mulig gis tre dager før den forskjøvne arbeidstiden, men aldri med mindre enn en dag. Dersom det ikke er mulig å gi minst én dags varsel, kan ikke reglene om forskjøvet arbeidstid brukes. Varselet for helsesektoren er omtalt i punkt 4.10.2. For arbeidstaker som ikke er turnusarbeider, skal varselet komme før arbeidstaker forlater jobben Kommuneforlaget AS Side 41 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 dagen før det forskjøvne arbeidet skal utføres. Dersom reglene om forskjøvet arbeidstid ikke kan anvendes på grunn av for sent varsel, er det eventuelt merarbeid eller overtid i henhold til HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.5 eller 6.6 som må benyttes. I henhold til aml. § 10-6 (12) kan arbeidstaker og arbeidsgiver skriftlig avtale avspasering av overtidstimene, hvilket innebærer at arbeidstaker kan få fri en annen vakt/opprinnelig vakt. Tillegg for ubekvem arbeidstid betales ikke under overtid, jf. HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.1.1. Se nærmere om avspasering av overtid i avsnitt 4.12.2. 4.10.2 - Forskjøvet arbeidstid i helsesektoren - presiseringer Med begrepet "forskjøvet arbeidstid" forstås at partene lokalt er enige om å forskyve hele eller en del av arbeidstiden til et tidsrom utenom det som fremgår av gjeldende arbeidsplan. Bruk av forskjøvet arbeidstid gjelder både heltids- og deltidsansatte. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.8 fastsetter kompensasjon for de ulempene arbeidstakeren påføres ved å få en annen arbeidstid enn det som følger av gjeldende turnusplan. Kortvarige endringer Ved endringer av turnusplan av kortere varighet pga. bl.a. sykdom og annet fravær, benyttes HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.8 om forskjøvet arbeidstid med følgende presiseringer: 1 2 3 4 5 6 7 Varsel om forskjøvet arbeidstid skal så vidt mulig gis tre dager i forveien, og aldri mindre enn én dag i forveien. Bestemmelsen om én dags varsel (HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.8.1) forstås for turnuspersonale slik at varsel skal gis senest kl. 12.00 dagen før forskyvningen av arbeidstiden skal finne sted. Tillegg for forskjøvet arbeidstid utbetales for den faktiske utførte arbeidstiden. Ved forskyvning av arbeidstiden utbetales 50 prosent tillegg for den tiden som faller utenfor arbeidstiden som er fastsatt i turnusplanen. Tillegg for forskjøvet arbeidstid er ikke overtidsgodtgjøring, men prosentvis tillegg til ordinær timelønnssats. Dersom den utførte arbeidstiden etter forskyvning er kortere enn arbeidstiden etter turnusplan, skjer det ingen innarbeiding eller trekk i lønn. Dersom den utførte arbeidstiden er lengre enn arbeidstiden etter turnusplanen, godtgjøres den forlengede arbeidstiden som merarbeid/overtid i henhold til HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.6 med den tilføyelse om at tidspunktet for 100 prosent tillegg (overtid) "forskyves tilsvarende", jf. punkt 6.6.2 nr. 3. Dersom forskyvning av flere arbeidsperioder (vakter) varsles samtidig, utbetales overtidsgodtgjøring etter kapittel 1 § 6 først når summen av den utførte arbeidstiden overskrider summen av den arbeidstiden som skulle ha vært utført etter turnusplanen. Bestemmelsen om forskjøvet arbeidstid gjelder også ved forskyvning av arbeidstid til en dag som er fridag i den opprinnelige turnusplanen, dog slik at det alltid gis fridag i samsvar med aml. § 10-8. Ulempetillegg utbetales sammen med 50-prosenttillegget for forskjøvet arbeidstid. 4.10.3 - Beregning av forskjøvet arbeidstid For å finne den forskjøvne arbeidstiden tar en utgangspunkt i klokkeslettene: Kommuneforlaget AS Side 42 av 177 KS Personalhåndbok 2017 Kommuneforlaget AS 19-01-2017 Side 43 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 4.11 - Stedfortredergodtgjøring/konstituering/barnehagepersonale på dispensasjon 4.11.1 - Stedfortredergodtgjøring Stedfortrederlønn er regulert i HTA kapittel 1 § 13 punkt 13.1, 13.2 og 13.3. Beordring For at bestemmelsene skal gjøres gjeldende, må det foreligge en beordring. Stedfortredertjeneste Beordring foretas av den som har myndighet til det, dvs. en kompetent overordnet person eller myndighet. Plikt til å utføre stedfortredertjeneste må antas å begrense seg til tjeneste innenfor den tjenestegrenen arbeidstakeren er ansatt i. Det er et vilkår for godtgjøringen at den pålagte stedfortredertjeneste i høyere lønnet stilling varer i en periode utover én uke sammenhengende. Dersom det er tilfellet, utbetales den høyere lønnede stillings lønn fra første dag dersom vedkommende overtar stillingens fulle arbeids- og ansvarsområde. Stedfortredertjeneste gjelder ikke ved ferievikariat, jf. HTA kapittel 1 punkt 13.3. Stedfortreder beholder den høyere lønnede stillingens lønn under egen ferie, såfremt stedfortredertjenesten fortsetter etter ferien. Kommuneforlaget AS Side 44 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Stedfortreder beholder den høyere lønnede stillingens lønn under egen sykdom, dog ikke utover det tidspunkt vikariatet ville ha opphørt dersom vedkommende ikke hadde blitt syk. Stedfortrederen skal imidlertid som minimum ha utbetalt refusjonsbeløpet fra folketrygden. Godtgjøring for stedfortredertjeneste er betinget av at det gjelder en overordnet stilling som er tillagt et større ansvarsområde enn det som gjelder for den stillingen vedkommende innehar. Full lønn Den høyere lønnede stillings lønn skal utbetales bare når stedfortrederen fullt ut overtar stillingens arbeids- og ansvarsområde. Videre er det en forutsetning at vedkommende har de formelle og faglige kvalifikasjonene som stillingen krever. Godtgjøring for stedfortreder: 1. En kontorassistent vil ikke få stedfortredergodtgjøring ved vikariat i annen stilling på samme nivå. 2. En hjelpepleier kan ikke utføre alt det arbeidet som er tillagt en sykepleier. Stillingens arbeidsområde vil derfor ikke dekkes fullt ut. 3. En assistent som tjenestegjør som styrer i barnehage, skal ikke ha utbetalt styrerlønn da vedkommende mangler den formelle kompetansen, som er barnehagelærerutdanning. Se også punkt 4.11.3 når det gjelder ansatte på dispensasjon. Når en kommune har stilt spesielle krav til en stillingsinnehaver og lønnen er fastsatt på dette grunnlaget, vil en som ikke fyller kravene (f.eks. absolutt krav om juridikum, arkitekt- eller sivilingeniørutdanning), vanligvis ikke fullt ut dekke stillingens arbeidsområde. I slike tilfeller kan det være aktuelt å tilstå godtgjøring for ekstra gjøremål og ansvar. Stillingens lønn Med stillingens lønn menes som hovedregel den laveste utregnede årslønn/minstelønn som er aktuell for stillingen. Det må imidlertid foretas en individuell vurdering. Lønnsansiennitet Stedfortrederen beholder sin egen lønnsansiennitet. 4.11.2 - Konstituering Med konstituering menes et vedtak av tilsettingsmyndighetene om midlertidig tilsetting i overordnet stilling. Det følger av HTA kapittel 1 § 13 punkt 13.4 at når det er på det rene at en stilling vil bli stående ledig utover et tidsrom på én måned på grunn av sykdom, permisjon, mv., skal det som hovedregel konstitueres noen i stillingen. Konstituering nyttes kun der en arbeidstaker kan fylle stillingen fullt ut og ellers har de formelle kvalifikasjonene som kreves. Ved konstituering utbetales fra første dag slik lønn som vedkommende ville fått ved opprykk til stillingen. 4.11.3 - Barnehagepersonale på dispensasjon Barnehageloven stiller krav om at det skal være pedagogiske ledere i barnehagen og at de skal ha barnehagelærerutdanning. Benevnelsen pedagogisk leder i barnehageloven er ikke en stillingsbenevnelse, men er knyttet til utdanningskravet. Hovedtariffavtalen har to stillingskoder som omfatter det loven benevner som pedagogiske ledere, stillingskode 6709 barnehagelærer og stillingskode 7637 pedagogisk leder. Begge disse kodene benyttes på pedagogisk personale i barnehagen. Stillingskoden pedagogisk leder er høyere avlønnet enn barnehagelærer og kan for eksempel brukes for pedagoger i barnehage som har mer ansvar enn øvrige pedagoger. For øvrig gjelder samme bestemmelser for barnehagelærer og pedagogisk leder som for styrer når det gjelder dispensasjon fra utdanningskravet. Når en stilling som barnehagelærer / pedagogisk leder har vært offentlig utlyst og det ikke har meldt seg formelt kvalifiserte søkere til den ledige stillingen, åpner barnehageloven for at Kommuneforlaget AS Side 45 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 kommunen kan tilsette en arbeidstaker som ikke tilfredsstiller utdanningskravet i loven ved å gi dispensasjon fra utdanningskravet, jf. barnehageloven §§ 17 og 18. Midlertidig dispensasjon kan gis for inntil ett år om gangen. Avlønning av barnehagelærer /pedagogisk leder uten godkjent utdanning (på dispensasjon) er regulert i hovedtariffavtalen vedlegg 1, se merknad til stillingskode 6709 Barnehagelærer. Det er denne stillingskoden og avlønningen som benyttes. Ansienniteten beregnes som ved tilsetting av høgskoleutdannet barnehagelærer. 4.12 - Overtidsgodtgjøring Bruk av overtid skal bare skje dersom det er et særlig og tidsavgrenset behov for det, jf. aml. § 10-6 (1). Dersom arbeidsbehov uten driftsmessige problemer kan dekkes ved forskjøvet arbeidstid eller ved at arbeidsplanen legges om, skal disse alternativene benyttes fremfor overtidsarbeid. Reglene om ordinær arbeidstid og vilkårene for overtid og merarbeid er nærmere beskrevet i kapittel 5 om arbeidstid. 4.12.1 - Generelt om beregninger Overtidsgodtgjøringen skal beregnes av den ordinære bruttolønnen. Ved beregning av timelønn i forbindelse med overtid divideres årslønnen med 1850 timer. Etter aml. § 10-6 (11) skal overtidstillegget være minst 40 prosent. HTA fastsetter overtidstillegg på 50 prosent, 100 prosent og 133 1/3 prosent. Om beregning av tillegget, se HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.4. Deltidansatte skal som hovedregel ha arbeidstid på minimum seks timer før overtidsgodtgjøring betales ut, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2. Begrensningsregelen om minst seks timer gjelder ikke dersom ekstraarbeidet medfører at uketimetallet for full stilling, for eksempel 35,5 timer, overskrides før det har gått seks timer. Avrunding HTA har ingen generell regel om avrunding ved overtidsbetaling etter HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.5 og 6.6. Det er det faktisk utførte overtidsarbeidet som danner grunnlaget for betalingen. Ved overtid etter tilkalling gjelder imidlertid at påbegynt halvtime regnes som halv time, jf. punkt 6.7. 4.12.2 - Avspasering Overtid Etter aml. § 10-6 (12) kan arbeidstaker og arbeidsgiver avtale at overtidstimer helt eller delvis skal avspaseres. Dette betyr at arbeidsgiver kan inngå avtale med arbeidstaker om å avspasere like mange timer som det er arbeidet overtid, mens overtidstillegget må utbetales. Arbeidet tid, inklusiv overtid, skal fremgå av den oversikten som skal foreligge etter aml. § 10-7. Helge- og høytidstillegg I HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.3.2 har vi en spesiell regel som innebærer at det i stedet for helge- og høytidstillegg kan gis fritid med 1 1/3 time per arbeidet time. I forbindelse med en tvistesak har Arbeidsretten ved dom av 24. mars 1994 fastsatt at bestemmelsen må forstås slik at arbeidsgiver, etter at spørsmålet er drøftet, kan "ensidig avgjøre om det skal gis kompensasjon i form av fritid i stedet for godtgjøring etter bestemmelsens punkt 5.3.1". Sykdom i forbindelse med avspasering Vi har en egen regulering for avspasering ved beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet (hjemmevakt), se HTA kapittel 1, § 4 punkt 4.3.2 der vi bl.a. finner følgende regel: Arbeidstaker som er eller blir syk på det tidspunkt han etter arbeidsplanen skulle hatt beredskapsvakt, har krav på den fritid han normalt ville opptjent i henhold til arbeidsplanen. Om arbeidstaker er eller blir syk på det tidspunkt han etter arbeidsplanen normalt ville hatt fri, vil han ikke ha krav på å få fridagen erstattet. Kommuneforlaget AS Side 46 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Sykdom i forbindelse med avspasering i andre sammenhenger er ikke regulert i sentral avtale, men det kan være hensiktsmessig å legge samme prinsipp til grunn også her, men da gjerne med mulighet til å gjøre unntak i spesielle tilfeller. 4.12.3 - Lederstillinger Unntatt overtidsgodtgjøring Arbeidstidsbestemmelsene i aml. kapittel 10 kommer med enkelte unntak ikke til anvendelse for arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengige stillinger, jf. aml. § 10-12 (1) og (2). For en nærmere redegjørelse av hvem som er omfattet av disse unntakene, se redegjørelse i kapittel 5.9.2 Der hvor overtidsarbeidet ikke er kontrollerbart, bør det vurderes gitt kompensasjon etter HTA kapittel 1, § 6 punkt 6.3. 4.12.4 - Ansatte med dagarbeidstid og kontoradministrasjon Bestemmelsene i HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.5 gjelder for arbeidstakere med dagarbeidstid og arbeidstakere i kontoradministrasjonen. Overtidstillegget skal utbetales for pålagt arbeid utover ordinær arbeidstid. Når arbeidstidens inndeling er fastsatt i henhold til HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.5, er det også fastslått fra hvilke tidspunkt det er aktuelt med overtidsbetaling. Deltakelse på planlagte personalmøter skal som hovedregel innarbeides i arbeidstakerens faste arbeidstid. Hverdag For en arbeidstaker som på en hverdag (mandag-fredag) har ordinær dagarbeidstid kl. 08.0016.00, kan intervallene for overtidsprosentene skjematisk fremstilles slik: 100 % 00 50 % 06 Ordinær arbeidstid 08 - 16 50 % 16 100 % 21 24 Merk at dersom overtidsarbeidet påbegynnes før kl. 06.00, skal det betales overtidstillegg på 100 prosent også mellom kl. kl. 06.00 og arbeidstidens begynnelse. jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.5.2. Fredag ettermiddag Det er grunn til å presisere at overtidsbetaling etter ordinær arbeidstids slutt på fredag skal gis etter samme regler som for øvrige hverdager, selv om påfølgende lørdag er fri. Lørdag og søn- og helgedager Det betales 100 prosent overtid for overtidsarbeid lørdager og søndager samt for overtidsarbeid utført etter den ordinære arbeidstids slutt på dager før helgedager. Det betales 133 1/3 prosent overtid for arbeid utført på helge- og høytidsdager, påskeaften og etter kl. 12.00 på pinse-, jul- og nyttårsaften og onsdag før skjærtorsdag. 4.12.5 - Deltidsansatte Overtid og merarbeid Kommuneforlaget AS Side 47 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Deltidsansatte må fylle opp den tiden som er fastsatt for hel stilling per dag og/eller per uke før det skal utbetales overtidsgodtgjøring, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2. Pålagt merarbeid (dvs. arbeid utover avtalt arbeidstid, men innenfor ordinær arbeidstid for hel stilling) godtgjøres med vanlig timelønn, eventuelt med ubekvemstillegg etter HTA kapittel 1 § 5. Dagarbeidstaker Deltidsansatte tilstås overtidsgodtgjøring når pålagt arbeid overskrider daglig arbeidstid for heltidsansatte i samme arbeidsområde. Deltidsansatte som pålegges merarbeid på lørdag og søndag, godtgjøres med vanlig timelønn med tillegg etter HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.2. Overtidsgodtgjøring tilstås for øvrig bare når den deltidsansatte har arbeidet utover ukentlig arbeidstid for heltidsansatte innenfor samme arbeidsområde. Deltidsansatte - turnus Utgangspunktet er at alt arbeid utover 37,5/35,5/33,6 timer i en enkelt uke som ikke er fast eller følger av turnusplanen, er overtidsarbeid i henhold til HTAs regler. Det samme gjelder alt arbeid utover arbeidstiden i full stilling på en enkelt dag, f.eks. en avtalt vakt i en turnusplan. Tilsvarende skal legges til grunn ved andre skift (midtskift, kveldsskift, nattskift osv.). Pålegges den deltidsansatte arbeid (vakter) i en avtalt plan, gjelder vaktlengden i denne som full ordinær arbeidsdag, og arbeid utover den aktuelle vakten godtgjøres som overtid. For deltidsansatte betales det ikke overtidsgodtgjøring for daglig arbeidstid som er kortere enn seks timer, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2, med mindre den ukentlige arbeidstiden overskrides før dette. Kommuneforlaget AS Side 48 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Ukentlig arbeidstid i turnus Etter HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2 utbetales overtid til deltidsansatte i fast forpliktende arbeidsforhold når det pålegges arbeid utover det som er fastsatt for full stilling per dag eller per uke. Alle vakter som forekommer i turnusplaner for ansatte i full stilling, er som hovedregel å anse som "full dag". Dette innebærer at arbeidstaker kan få overtid en dag, selv om den ukentlige arbeidstiden ikke overskrides. Dersom arbeidstaker jobber overtid en dag og det også medfører at den ukentlige arbeidstiden overskrides med tilsvarende antall timer, skal overtiden utbetales kun for den vakten som overskrides slik at overtiden ikke blir utbetalt både for daglig overskridelse og ukentlig overskridelse. I eksempelet overskrides den ukentlige arbeidstiden med 5 timer. Den deltidsansatte får 100 prosent overtid fordi dette ikke er overtid etter ordinært skift, jf. HTA kap ittel1 § 6 punkt 6.6.3. Gjennomsnittsberegning etter aml. § 10-5 Utgangspunktet er som over at det ikke blir overtid før vaktlengden for heltidsansatte i turnusen er passert, eller før arbeidstiden i planen pluss merarbeid fører til at arbeidstakers samlede arbeidstid overstiger full stillings arbeidstid i en enkelt uke uten avtale om gjennomsnittsberegning. Merk at det kun er alminnelig arbeidstid som fremgår av planen som kan gjennomsnittsberegnes. Dersom arbeidstaker må jobbe utover det om følger av planen, kan ikke denne arbeidstiden gjennomsnittsberegnes, og ekstraarbeidet betales som enten merarbeid eller overtid. Kommuneforlaget AS Side 49 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Deltidstilsatt som tar vikariat i tillegg Når deltidsansatte i turnus i tillegg tilsettes i et vikariat, skal det inngås ny skriftlig avtale med hjemmel i aml. § 10-5 om ny samlet arbeidstid i den perioden vikariatet gjelder for. Det innebærer at arbeidstid i enkeltuker kan være til sammen inntil 50/54 timer uten at arbeidstakeren har krav på overtid for vaktene i den nye planen, jf. aml. § 10-5 (1) og (2). Det innebærer at selv om en deltidsansatt allerede er satt opp med 35,5 t en uke, kan vedkommende ved å inngå ny avtale om gjennomsnittsberegning etter aml. § 10-5 påta seg et vikariat som medfører at han/hun må jobbe 50 t den uken, forutsatt at det ukentlige timetallet etter avregningsperioden ikke blir på mer enn 35,5 timer i snitt. Overtidstillegg for arbeidstakere med skift eller turnus Arbeidstakere som arbeider etter skift eller turnusplan, har krav på 50 prosent overtid for arbeid de to første timene umiddelbart før det ordinære skiftet og fire timer etter det ordinære skiftet, jf. HTA kapittel 1 punkt 6.6.2 og 6.6.3. Merk at dette dreier seg om en tidssone.Uttrykkene "umiddelbart før" og "umiddelbart etter" innebærer at det dreier seg om en tidssone slik at det er "innenfor de to første klokketimene" før og "innenfor de fire første klokketimene" etter det ordinære skiftet begynner og slutter, jf. B-rundskriv nr. 5/1994 og 19/1994. Det vil si at dersom arbeidstakeren begynner å jobbe to timer etter at ordinært skift er over, skal vedkommende fremdeles bare ha 50 prosent overtid i de to første timene av dette overtidsarbeidet. Dersom arbeidet sammenlagt overstiger fire timer før og/eller etter ordinært skift, skal arbeidstaker ha 100 prosent for den tiden som overstiger fire timer, jf. HTA kapittel 1 punkt 6.6.3. Kommuneforlaget AS Side 50 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Overtid som ikke er i tilknytning til vakten En arbeidstaker som arbeider etter skift- eller turnusplan, kan bli pålagt å utføre overtidsarbeid uten at dette er i direkte tilknytning til vakten. Helge- og høytidsdager Ved overtidsarbeid på helge- og høytidsdager betales 133 1/3 prosent overtid, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.6.1. Kommuneforlaget AS Side 51 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Etter tilkalling HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.7 fastslår at overtidsarbeid som etter tilkalling ikke finner sted umiddelbart etter eller før ordinær arbeidstid, skal godtgjøres som om arbeidet varte i minst to timer. Bestemmelsen gjelder ikke overtidsarbeid som har sammenheng med vakt- eller beredskapstjeneste. Det regnes som tilkalling når vedkommende, før hun/han går fra arbeidet, blir bedt om å komme tilbake senere på dagen, og når vedkommende uten forhåndsvarsel f.eks. blir oppringt om kvelden og bedt om å møte på arbeid. Godtgjøring for arbeidstakere med skift-/turnusarbeid, HTA § 6 pkt. 6.6, ved overtid etter tilkalling som i eksempel 8: 4.12.6 - Overtid - dag- eller timelønte på helgedager Dag- eller timelønte arbeidstakere med én måneds sammenhengende tjeneste som har fri alle søn- og helgedager, skal ved pålagt overtid på helge- eller høytidsdager som faller mellom søndager, godtgjøres med 133 1/3 prosent overtid for de arbeidede timer i tillegg til ordinær time/daglønn, jf. HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.7.1 og punkt 4.6. 4.12.7 - Overtid og tjenestereiser Det følger av HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.7 at arbeidstakere som pålegges å reise utenom ordinær arbeidstid, kan inngå avtale med arbeidsgiver om godtgjøring/avspasering av denne reisetiden. Det presiseres at det her er tale om en individuell/personlig avtale med den enkelte. Det er ingen sentrale føringer for omfanget av godtgjøringen/avspaseringen. Sentral særavtale SGS 1010 inneholder bestemmelser vedrørende følge av pasient/klient/bruker/elev. Se særavtalen for videre avgrensning av tariffavtalens omfang og virkeområde. Undervisningspersonalet har frem til 30. april 2018 fått videreført statens regler for arbeidstid på tjenestereiser (uten elever), slik disse reglene var per 30. april 2004, jf. Hovedtariffavtalen i staten (for 2003), fellesbestemmelsene § 8. I hovedsak er bestemmelsene at reisetid utover 1 time utenom ordinær arbeidstid medregnes som arbeidstid, og at tilsvarende tid gis fri på annen virkedag/andre virkedager. Dersom slik fritid ikke kan gis, utbetales timelønn etter 37,5-timesats. Reisetid er tid som medgår mellom arbeidssted/bosted og oppdragssted - ikke opphold på hotell eller liknende på oppdragsstedet. Kommuneforlaget AS Side 52 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Kapittel 5 Arbeidstid I dette kapittelet vil du finne en oversikt over gjeldende arbeidstids-bestemmelser i arbeidsmiljøloven og Hovedtariffavtalen. Turnusarbeid og reglene om overtid vil bli særlig behandlet. Betalingsbestemmelsene finnes i kapittel 4 om lønn. Temaet arbeidstid har størst interesse for virksomheter som må drives utover det vi kaller ordinær dagarbeidstid. Eksempelvis vil de fleste kontorer som har ansvar for én eller flere forvaltningsoppgaver ikke ha behov for så inngående kjennskap til lov- og annet regelverk om arbeidstid som en enhet med ansvar for utøvende pleie- og omsorgstjeneste der driften foregår hele døgnet / hele uken året rundt. Enkelte emner vil likevel være av like stor interesse, f.eks. reglene som gjelder hvile og spisepauser. Reglene om arbeidstid er først og fremst regulert i arbeidsmiljøloven (aml.) og Hovedtariffavtalen. Man må ha kjennskap til både loven og tariffavtalen når man skal jobbe med arbeidstid da de utfyller hverandre. I en del tilfeller gir tariffavtalen bedre rettigheter enn loven, og i en del tilfeller er det begrensninger i loven som ikke står nevnt i tariffavtalen. Arbeidstid er et omfattende tema, og det er kun hovedlinjene som vil bli behandlet her. KS har forfattet boken Arbeidstidsplanlegging - Arbeidsplan og turnusordninger (2015), som gir en utførlig beskrivelse av lov- og avtaleverk. Boken er oppdatert med de lovendringer som har virkning fra 1. juli 2015. I boken gjennomgås også relevant rettspraksis, og det er mange praktiske eksempler. Arbeidstakernes arbeidstid og hviletid skal være i samsvar med bestemmelsene i aml. kapittel 10 med forskrifter og regler fastsatt i HTA kapittel 1 eller særavtaler. Arbeidsplan Dersom arbeidstakerne arbeider til ulike tider på døgnet, skal det utarbeides en arbeidsplan, jf. aml. § 10-3. Arbeidsplaner skal gjøres kjent ved oppslag, jf. aml. § 10-3 og skal vise den enkeltes arbeids- og fritid. Arbeidsplanen utarbeides i samarbeid med tillitsvalgte, jf. aml. § 10-3 og HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.5. Når arbeidsplanen utarbeides eller endres, følger det av loven at det skal legges særlig vekt på hensynet til arbeidstakernes helse og sikkerhet på arbeidsplassen. Se mer om utarbeidelser av arbeidsplaner nedenfor i kapittel 5.3.1. Undervisningspersonalet Undervisningspersonalet i kommunal og fylkeskommunal grunnopplæring (grunnskolen og videregående opplæring) har med hjemmel i SFS 2213 egne overtidsbestemmelser, jf. avsnitt 5.11. 5.1 - Oversikt over arbeidsmiljølovens arbeidstidsregler HTA kaittel. 1 § 4 om arbeidstid supplerer arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven (aml.), i hovedsak i kapittel 10. I aml. kapittel 11 med tilhørende forskriftsbestemmelser er det fastsatt særskilte arbeidstidsregler for barn og ungdom. Arbeidstakere under 18 år kan ikke nyttes til overtidsarbeid og bare i begrenset utstrekning til nattarbeid. Unntak Reglene i aml. kapittel 10 gjelder for alle arbeidstakere, med de generelle unntak som er nevnt i § 10-12 og diverse forskrifter. Det er spesielt grunn til å nevne forskrift av 24. juni 2005 nr. 686, en midlertidig forskrift om arbeidstid i institusjoner som har medlever-ordning. Unntakene i § 10-12 (1) og (2) gjelder for arbeidstakere i ledende stillinger og særlig uavhengige stillinger. Unntaket omfatter arbeid av ledende art og arbeid av andre med særlig selvstendig stilling innen kommunen, se nedenstående redegjørelse. For de to ovennevnte grupper gjelder kun § 10-2 (1) om forsvarlige arbeidstidsordninger, bestemmelsen om fritak fra nattarbeid i § 10-2 (2) og bestemmelsen om redusert arbeidstid i § 10-2 (4), jf. aml. § 10-12 (1) og (2). Egne bestemmelser for visse arbeidstakergrupper Kommuneforlaget AS Side 53 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 En del av arbeidsmiljølovens bestemmelser gjelder ikke for deler av kommunal virksomhet, jf. Forskrift av 16. desember 2005 nr. 1567 om unntak fra arbeidsmiljøloven for visse typer arbeid og arbeidstakergrupper. Dette gjelder særlig for det kommunale brannvesenet (unntak fra § 10-4 og § 10-5 kirkelig betjening og betjening ved kino og teatre (unntak fra § 10-8 (4)). Arbeidstiden for det kommunale brannvesenet er regulert i en egen særavtale, SFS 2404. 5.2 - Oversikt over Hovedtariffavtalens arbeidstidsbestemmelser Arbeidstid - definisjon HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.1 definerer begrepet arbeidstid: Arbeidstid er den tid arbeidstaker etter lov og avtale står til disposisjon for arbeidsgiver. Aktivt arbeid regnes i sin helhet med i arbeidstiden, mens hjemmevakt medregnes forholdsmessig, jf. pkt. 4.3. Arbeidstidens lengde I HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2, 4.2.1, 4.2.2, 4.2.3 og 4.2.4 angis alminnelig arbeidstid per uke, dvs. 37,5 t/u, 35,5 t/u, ev. ned til 33,6 t/u - jf. nedenstående redegjørelse. Vaktordninger HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.3 omhandler vaktordninger. Spisepauser HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.4 viser til aml. § 10-9 om pauser. Bestemmelser vedrørende hvile- og spisepauser er kommentert nedenfor i pkt. 5.5. Spisepauser skal være av en slik kvalitet at de kan regnes som fritid dersom arbeidssituasjonen gjør dette mulig. Arbeidstidens inndeling Av HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.5 følger det at arbeidstidens inndeling skal fastsettes etter drøftinger med tillitsvalgte. Helgeaftener o.l. HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.6 er en særskilt bestemmelse om arbeidsfri for dagarbeidstakere. Tjenestereiser HTA kapittel § 4 punkt 4.7 omhandler tjenestereiser utenom ordinær arbeidstid. 5.3 - Inndeling av arbeidstiden - generelt 5.3.1 - Arbeidsplaner Drøfting med tillitsvalgte Arbeidsgiver fastsetter arbeidstidens inndeling etter drøftinger med de tillitsvalgte, se aml. § 10.3 og HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.5. Vi viser spesielt til at behovet for og omfanget av vaktordninger etter HTA § 4 punkt 4.3 skal drøftes med arbeidstakernes tillitsvalgte før vaktordningen iverksettes etter aml. §10-3. Vaktordningen skal innarbeides i en plan, og gjennomsnittsberegning av arbeidstiden vil kunne kreve en skriftlig avtale, se aml. § 10-5. Styringsrett Det er arbeidsgiver som fastsetter hvordan arbeidet skal organiseres, herunder hvor mange som skal arbeide til ulike tider av døgnet og uken. Styringsretten begrenses på dette punkt av lov og tariffavtale, særlig av aml. §§ 10-11 og 10-10 om lovligheten av nattarbeid og søndagsarbeid. Arbeidstidsregelverket forutsetter at partene normalt gjennom drøftinger skal bli enige om en forsvarlig arbeidsplan, og at den skal være skriftlig. Drøftingene skal ta utgangspunkt i at det faktiske arbeidskraftbehovet skal dekkes. Tema for drøfting av arbeidstid er "hensyn til arbeidstakernes sikkerhet og helse", jf. aml. § 10-3, og om planen for øvrig er i samsvar med lovog avtaleverk. Kommuneforlaget AS Side 54 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Endring av arbeidsplaner Det skal iht. aml. § 10-3 utarbeides en arbeidsplan når «arbeidstakerne arbeider til ulike tider på døgnet», dvs. dag og natt Bestemmelsen gjelder som utgangspunkt ikke når alt arbeidet ligger innenfor tidsrommet 06.00 - 21.00 («dagtid» ifølge arbeidsmiljøloven). Det er verken i lov eller i sentralt inngåtte tariffavtaler fastsatt regler om oppsigelsesfrister for arbeidsplaner, men etter aml. § 10-3 skal ny plan være ferdig drøftet senest 14 dager før denne iverksettes. Av hensyn til arbeidstakers forutsigbarhet anbefaler KS at arbeidstakerne informeres om endringer av arbeidstiden så tidlig som mulig. Etablerte arbeidstidsordninger gjelder generelt til de blir avløst av en ny ordning. Dersom arbeidsgiver og tillitsvalgte ikke kommer til enighet om ny arbeidsplan etter drøftinger, fastsetter arbeidsgiver arbeidsplanen ensidig i kraft av styringsretten. Merk imidlertid at dersom den fastsatte planen forutsetter avtale med tillitsvalgte om gjennomsnittsberegning av arbeidstid, redusert hviletid el. kan arbeidsplanen ikke iverksettes ensidig av arbeidsgiver dersom det ikke foreligger en gyldig avtale. Planer som arbeidsgiver av en eller annen grunn mener ikke gir forsvarlige tjenester, må kunne endres med kort varsel bl.a. for å redusere risikoen for fremtidig erstatningsansvar grunnet skade på ansatte, klienter/pasienter eller materielle verdier. Dette er en av grunnene til at det i gjeldende lovgivning og i sentralt inngåtte tariffavtaler ikke er fastsatt regler om oppsigelse av arbeidsplaner. 5.3.2 - Fleksibel arbeidstid Persontilpasset fleksibel arbeidstid Etter aml. § 10-2 (3) har arbeidstakere en lovfestet rett til fleksibel persontilpasset arbeidstid dersom dette kan gjennomføres uten vesentlig ulempe for virksomheten. Persontilpasset fleksibel arbeidstid etter § 10-2 (3) er ikke det samme som kollektiv fleksibel arbeidstid (fleksitid). Kollektiv fleksibel arbeidstid Mange kommuner har innført ordning med kollektiv fleksibel arbeidstid, vanligvis i sentraladministrasjonen eller andre enheter med vanlig dagarbeidstid, men slike ordninger forekommer også for turnusarbeid. Lovhjemmelen for slike kollektive ordninger fremgår av aml. § 10-5 (2). Fleksibel arbeidstid vurderes som et gode av de fleste arbeidstakere og kan være et personalpolitisk virkemiddel for kommunen. Fleksitidsordning kan også ha negative konsekvenser fordi den tid alle ansatte er til stede per dag, blir redusert. Drøftinger vedrørende kollektiv fleksibel arbeidstid Eventuelle drøftinger bør gjennomføres med tillitsvalgte for alle berørte organisasjoner innenfor vedkommende administrasjonsområde. Kommer man ikke til enighet, kan arbeidsgiveren i kraft av styringsretten fastsette arbeidstiden. Arbeidsmiljølovens hovedregler må da følges (aml. §§ 10-4 og 10-8) eller arbeidsgiver må inngå avtale med den enkelte. Vi viser for øvrig til HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.5. Retningslinjer for fleksitidsordning KS har ikke utarbeidet en standardavtale, men nedenfor omtales punkter som bør være med i retningslinjer for fleksibel arbeidstid: 1 2 3 4 5 6 "Kjernetid", dvs. den tiden alle arbeidstakere må være til stede "Rammetid", dvs. den ytre rammen for fleksitidsordningen Avregningsperiodens lengde Grenser for overføring av pluss- eller minustid fra en avregningsperiode til neste Konsekvenser ved misbruk av ordningen. "Minustid" utover fastsatt grense ved overgang til ny avregningsperiode medfører trekk i lønn Tidsregistreringssystem ved ordinært stemplingsur eller elektronisk Kommuneforlaget AS Side 55 av 177 KS Personalhåndbok 2017 7 8 19-01-2017 Regler om avspasering av opparbeidet "plusstid" Forholdet til overtid, andre avspaseringsordninger mv. Vi skal spesielt kommentere punkt 8. En fleksitidsordning skal ikke medføre økt kompensasjon ved overtidsgodtgjøring eller andre tillegg. Det er spesielt fastslått i HTA at reglene om forskjøvet arbeidstid ikke kommer til anvendelse når forskyvningen ligger innenfor rammene for avtalen om fleksibel arbeidstid. Selv om "rammetiden" kan være inntil 12,5 timer etter aml. § 10-5 (2), kan også pålagt arbeid i rammetiden bli overtid. Overtid er definert som pålagt arbeid utover ordinær arbeidstid. Arbeidstaker med fleksitidsordning må således arbeide det ordinære antall timer per dag (f.eks. 7,5 t) før det gis godtgjøring for pålagt overtid. 5.3.3 - Lovlig driftstid på arbeidsstedet Aml. §§ 10-10 (1) og 10-11 (1) regulerer lovlig driftstid. Den alminnelige arbeidstid skal legges mellom kl. 06.00 og kl. 21.00. Nattarbeid, dvs. arbeid i tiden kl. 21.00-06.00, er som hovedregel forbudt, men det gjelder flere unntak. Det er bare når arbeidets art gjør det nødvendig med nattarbeid og / eller søn- og helgedagsarbeid, at dette arbeidet er tillatt å utføre om natten og på søn- og helgedager. Med "nødvendig" siktes først og fremst til at arbeidet/produksjonen må foregå også på natten og på søn- og helgedager, men også til "antallet ansatte" som kan holdes i arbeid når lovlig drift pågår. Bemanningen må være "fullt forsvarlig" også om natten, jf. aml. § 4-1 (1) og (2). Det er arbeidsgiver som bærer risikoen, og som derfor avgjør hva som er "fullt forsvarlig". 5.4 - Alminnelig/ordinær arbeidstid 5.4.1 - Arbeidsmiljølovens regler Grensene for alminnelig arbeidstid Den alminnelige arbeidstiden må ikke overstige ni timer i løpet av 24 timer jf. aml. § 10-4 (1) eller 40/38/36 timer i løpet av syv dager jf. aml. §10-4 (1), (4) og (5). Utgangspunktet for beregningen av ukentlig arbeidstid er mandag til søndag, men det er også adgang for arbeidsgiver til å fravike utgangspunktet, og for eksempel fastsette at uken skal regnes fra onsdag kl. 00.00 til onsdag kl. 24.00. Dette kan for eksempel være praktisk i de tilfeller der det foreligger en hjemmevaktordning som følger kalenderuken. Avtale om gjennomsnittsberegning Det er imidlertid adgang til å inngå avtale om gjennomsnittsberegning av den alminnelige arbeidstiden. Det følger av aml. § 10-5 (1) at arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker kan inngå skriftlig avtale om at arbeidstiden kan være inntil 10 timer i løpet av 24 timer og 50 timer i løpet av sju dager. Den ukentlige arbeidstiden må for øvrig ikke overstige 48 timer i snitt over en periode på åtte uker. Tillatelse fra Arbeidstilsynet I medhold av aml. § 10-5(2) kan arbeidsgiver inngå skriftlig avtale med tillitsvalgte om inntil 54 timer arbeidstid i løpet av syv dager og inntil 12,5 timer per 24 timer. Den ukentlige arbeidstiden må for øvrig ikke overstige 48 timer i gjennomsnitt over en periode på åtte uker. Ved behov for gjennomsnittsberegning utover 12,5 timer per dag og 54 timer per uke kan det søkes tillatelse fra Arbeidstilsynet etter aml. § 10-5 (3). Det følger videre av aml. § 10-12 (7) at Arbeidstilsynet også kan gi samtykke til arbeidstidsordninger som fraviker § 10-8 (1) og (2) samt grensen på 13 timer etter ovennevnte § 10-5 (3) for helse- og omsorgsarbeid samt vakt- og overvåkningsarbeid der arbeidet er av helt eller delvis av passiv karakter. Dersom arbeidstiden skal gjennomsnittsberegnes, må all arbeidstid som er omfattet av avtalen om gjennomsnittsberegning, fremgå av arbeidsplanen. Skal deltidsansattes Kommuneforlaget AS Side 56 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 ekstraarbeid/merarbeid kunne inngå i avtalen om gjennomsnittsberegning og derved ikke gi rett til overtidsbetaling, må «samlet plan» skriftlig avtales, jf. aml. § 10-5. Arbeidsmiljøutvalgets rolle Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, herunder behandle helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet til arbeidstidsordninger, jf. aml. § 7-2 (2) bokstav f. Arbeidsmiljøutvalget skal som utgangspunkt ikke behandle skift- og turnusplaner, men arbeidsmiljøproblematikk som skyldes eller kan skyldes slike planer. Påføres arbeidstakere unødvendige belastninger grunnet arbeidsplanen, kan arbeidsmiljøutvalget vedta at arbeidsplanen skal endres, jf. aml. § 4-1 (1), § 4-2 og § 10-2 (1). Forlenget arbeidstid Aml. § 10-4 (2) inneholder regler om forlengelse av den alminnelige arbeidstid. Det innebærer at dersom arbeidet er av helt eller i det vesentlige passiv karakter kan den alminnelige arbeidstid forlenges med inntil halvparten av de passive periodene, men ikke med mer enn to timer i løpet av 24 timer og ti timer i løpet av sju dager. Arbeidstiden må ligge innenfor arbeidsmiljølovens grenser. Bruk av forlenget tid hører som utgangspunkt til arbeidsgivers styringsrett. 5.4.2 - Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet har myndighet til å gi følgende dispensasjoner: Samtykke til forlenget arbeidstid etter § 10-4 (2), slik at den daglige arbeidstid kan bli inntil 13 timer Tillatelse til gjennomsnittsberegning av arbeidstiden etter § 10-5 (3) Tillatelse til utvidelse av overtidsrammene, jf. § 10-6 (6) Samtykke til arbeidstidsordninger som fraviker § 10-8 (1) og (2) og grensen på 13 timer i 10-5 (3) for helse- og omsorgsarbeid samt vakt- og overvåkningsarbeid der arbeidet helt eller delvis er av passiv karakter (jf. § 10-4 andre ledd, jf. § 10-12 (7). Dispensasjon gis for inntil seks måneder eller for inntil ett år om gangen, avhengig av hvilken lovhjemmel som brukes. Arbeidstilsynet skal ved sin avgjørelse legge særlig vekt på hensynet til arbeidstakernes helse og velferd. Referat fra drøftingsmøte med tillitsvalgte skal vedlegges søknaden. Søknaden sendes til Arbeidstilsynets regionkontor. I tillegg har Arbeidstilsynet myndighet til å treffe vedtak der det foreligger tvist eller uenighet om beregningsmåte ved beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet (hjemmevakt), jf. aml. § 10-4 (3). 5.4.3 - Hovedtariffavtalens regler Hovedregel: Ukentlig arbeidstid 37,5 t HTA kapittel 1 § 4 bruker uttrykket "ordinær arbeidstid". Begrepet har samme innhold som lovens "alminnelige arbeidstid". Hovedtariffavtalen fastsetter kortere ukentlig arbeidstid enn arbeidsmiljøloven., med 37,5 timers uke som hovedregel, og kan ikke fravikes med mindre vilkårene i unntaksbestemmelsene i § 4.2.1 til 4.2.4 er oppfylt. Unntak fra regelen om 37,5 timers uke fremgår av HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.2, 4.2.3 og 4.2.4. Unntak 1: Ukentlig arbeidstid 35,5 t. Redusert ukentlig arbeidstid skal kompensere for ulemper ved å arbeide turnus og ugunstige arbeidstidsordninger. Vilkårene for rett til ukentlig arbeidstid på 35,5 t følger av HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.2: 35,5 timer per uke Kommuneforlaget AS Side 57 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Ukentlig arbeidstid skal ikke overstige gjennomsnittlig 35,5 timer i følgende tilfelle: 1 I turnusordninger hvor ordinært arbeid må utføres mellom kl. 20.00 og kl. 06.00 og/eller minst hver 3. søndag. 2 Ved døgnkontinuerlig skiftarbeid. Vilkårene for rett til redusert ukentlig arbeidstid til 35,5 er behandlet av Arbeidsretten flere ganger. Videre er det inngått forlik mellom partene om hvordan bestemmelsen skal forstås og praktiseres. Det foreligger også langvarig fast praksis om hvordan bestemmelsen skal forstås. Det er viktig å være oppmerksom på at denne bestemmelsen etter dette ikke nødvendigvis tolkes etter sin ordlyd, men må tolkes i samsvar med ovennevnte rettskilder. Nedenfor er det gitt en redegjørelse for de tilfellene hvor arbeidstakere har rett til ukentlig arbeidstid på 35,5 timer. Arbeid minst hver tredje søndag: ikke krav om turnusordning I forlik av 14. mai 2004 ble partene enige om at arbeidstakere som arbeider hver tredje søndag eller oftere, med hjemmel i HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.2 har rettskrav på ukentlig arbeidstid på 35,5 timer, uavhengig av om planen for den enkelte er å regne som en turnusordning eller ikke. I denne forbindelse regnes ikke hjemmevakt som arbeid. Rene nattestillinger - langvarig praksis: ikke krav om turnusordning Arbeidstakere som kun arbeider nattevakter i en virksomhet der arbeidstakere ellers arbeider i en turnusordning vil ha rettskrav på en ukentlig arbeidstid på 35,5 timer, uavhengig av om planen for den enkelte er å anse som en «turnusordning» eller ikke. Dette følger av langvarig praksis. Turnusordning med et visst omfang av arbeid mellom kl. 20.00 og 06.00 Hva er en turnusordning? Arbeidstakere som ikke arbeider hver tredje søndag eller rene nattevakter må, for å få arbeidstiden redusert til 35,5 timer per uke, for det første arbeide i en «turnusordning». I tillegg må det være et visst omfang av kvelds- og nattevakter; det såkalte omfangskravet må være oppfylt. Arbeidsretten har i dom av 17. mars 1994 (Asker-dommen) og i dom av 28. juni 1996 kommet med uttalelser om hva som er en turnusordning. Det har også Høyesterett i dom av 29. august 2002, se Rt-2002-1012. Se nærmere omtale i B-rundskriv nr. 28/1996 og nr. 22/2002. Oppsummert må følgende to vilkår være oppfylt for at en plan skal være en «turnusordning» i henhold til HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.2 nr. 1: 1. Arbeidstiden i planen må være «ulikt forlagt i døgnet», det vil si at planen må medføre ulike vakter til ulike tider av døgnet. 2. Planen må rotere over minst to uker. Dette er et grunnvilkår som alltid må være oppfylt for at en arbeidsplan skal være en «turnusordning». I Asker-dommen (ARD-1994-50) uttalte Arbeidsretten følgende om turnus: Med turnus menes vanligvis arbeid som drives ut over ordinær dagarbeidstid, og hvor arbeidstidsordningen følger en rullerende arbeidsplan slik at arbeidstidens plassering for den enkelte varierer i døgnet, eventuelt i uken der arbeid drives på søn- og helligdager. I dette ligger det imidlertid ikke i seg selv noe bestemt krav om frekvens eller regelmessighet. Det typiske for turnus - i motsetning til skiftordninger - er gjerne at arbeidsplanen ikke er systematisk rullerende og at den enkelte har forskjellig antall vakter av ulik type i løpet av turnusperioden. I Arbeidsrettens dom av 28. juni 1996 ble planene vurdert til å være «turnusordninger». En av planene gikk over to uker med fem arbeidsdager pr. uke: Uke 1: Mandag-fredag fra 08.00 til 15.30. Uke 2: mandag fra kl. 11.42 til 20.00, de andre dagene fra 11.42 til 19.00. Vaktene ble av Arbeidsretten vurdert som «ulikt forlagt i døgnet». Arbeidsretten uttalte i denne dommen følgende om HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.2 nr. 1 og § 5 punkt 5.4.1: Kommuneforlaget AS Side 58 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det felles element i forståelsen av hva som er 'turnus', er etter begge bestemmelsene at den enkelte arbeidstaker har skiftende forlegning av arbeidstiden. Som retten også har pekt på ovenfor, er det heller ikke uenighet om at arbeidstidens forlegning må være fastsatt i en arbeidsplan - en 'turnusplan', som det nå heter i pkt. 5.4.1, eller 'godkjent tjenesteliste', som det heter i protokollen av 1973. Partene har bygget på, og på begge sider også understreket, at forståelsen av hva som er 'turnus', må knyttes til den avtalte definisjonen i protokollen av 1973. Partene ble i 1973 enige om følgende, som domstolene har lagt til grunn: Med arbeidstakere i turnusordninger menes arbeidstakere som etter godkjent tjenesteliste har skiftende tjeneste fra dag til dag og/eller fra uke til uke over en bestemt tjenesteperiode fastsatt i tjenestelisten. Det går videre frem av premissene i Arbeidsrettens dom at det «ikke kan stilles noe vilkår om at arbeidstakere etter arbeidsplanene må avløse hverandre». Arbeidsretten uttaler videre: Så vel etter protokollen av 1973 som etter pkt. 5.4.1 i dag er kravet til turnusarbeid på dette punkt at arbeidstaker har «skiftende arbeidstid fra dag til dag og/eller fra uke til uke». Det avgjørende for om det er tale om turnusarbeid, vil være at arbeidstidsordningen følger en rullerende arbeidsplan der arbeidstidens plassering for den enkelte varierer i døgnet, eventuelt i uken. Som retten også bemerket i ARD 1994 s. 50 (60-61), ligger det i dette ikke i seg selv noe bestemt krav om frekvens eller regelmessighet. Den generelle forståelsen må legges til grunn både for pkt. 5.4.1 og for pkt. 4.2.2 nr. 1. Dersom vilkår 1 og 2 ovenfor er oppfylt, er planen som hovedregel en «turnusordning» som gir rett til kvelds- og nattillegg etter HTA kapittel 1 § 5 punkt 5.4.1. Dette er behandlet i personalhåndboken kapittel 4. For at en «turnusordning» skal gi rettskrav på 35,5 timers arbeidstid per uke etter punkt 4.2.2, må turnusordningen innebære et visst omfang av arbeid mellom klokken 20.00 og 06.00 (nattarbeid). Det vil si at det såkalte omfangskravet må være oppfylt. Ved vurderingen av hvor mye arbeid som må forekomme i dette tidsrommet for å kvalifisere til redusert arbeidstid, må den samlede ulempen ved turnusordningen tas i betraktning, og grensedragningen må bygge på en skjønnsmessig vurdering ut ifra dette. Dette følger av den ovenfor omtalte Asker-dommen. I Asker-dommen fant retten at 22 minutters arbeidstid etter klokken 20.00 i snitt per uke og arbeid hver 4. søndag ikke var tilstrekkelig til å gi rett til redusert arbeidstid. Omfangskravet I Arbeidsrettens dom av 28. juni 1996 vurderte Arbeidsretten en plan fra Vardø kommune. Når det gjelder hvilket omfang det ordinære arbeidet «mellom klokken 20.00 og 06.00» må ha for å gi rett til redusert arbeidstid bemerket Arbeidsretten: Når bestemmelsen skal gi en ulempekompensasjon - slik det er pekt på ovenfor - vil det være relevant å se på ikke bare det rent tidsmessige omfang av "nattarbeidstid", men også til hvordan den konkrete turnusordningen ellers er organisert, for eksempel hyppigheten av skifter og graden av variasjon mellom ulike forlegninger av arbeidstiden, eventuelle innslag av arbeidstid på søndager m.v. Den samlede ulempen ved turnusordningen må tas i betraktning. Grensedragningen må ut fra dette bygges på en skjønnsmessig vurdering. Planen roterte over fem uker og medførte fem vakter til kl. 23.00 i den ene uken samt beredskapsvakt utenfor tjenestestedet (hjemmevakt) i helgen med noe arbeid på søndagen. Alle de øvrige ukene arbeidet den enkelte i forskjellige dagvakter. Planen medførte m.a.o. tre timer arbeid mellom 20.00 og 06.00 i gjennomsnitt per uke. Arbeidsretten var ikke i tvil om at planen var en «turnusordning» som ga rettskrav på 35,5 timer arbeidstid per uke. I samme dom ble en sommerplan over åtte uker for Fredrikstaddistriktets rutebiler vurdert. Planen medførte 17 forskjellige typer skift, arbeid hver lørdag og sju mandager, arbeid etter kl. 18.00 to lørdager (søndagsarbeid), sju delte dagsverk med relativt lange friperioder mellom øktene, 22 fremmøter mellom 05.25 (én gang) og 06.25, arbeidsslutt kl. 00.25 (én gang) og kl. 00.00 (én gang). Planen medførte totalt 41 arbeidsdager per åtte uker. Planen, som medførte gjennomsnittlig én time og 39 minutter arbeid mellom 20.00 og 06.00, ga ifølge Arbeidsretten rettskrav på 35,5 timer arbeidstid per uke etter HTA § 4 punkt 4.2.2 nr. 1. Arbeidsretten la vekt på Kommuneforlaget AS Side 59 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 omfanget av nattarbeidet og at skiftplanen medførte hyppige vekslinger og mange ulike arbeidstider. Lignende turnusordninger brukes ikke i ordinær kommunal virksomhet. Ytterpunktene for når en «turnusordning» medfører rett til redusert arbeidstid, kan således leses ut fra domspremissene i de to ovennevnte sakene, men den nærmere grensedragning er avhengig av ulempebetraktninger, hvor hyppigheten av skift og variasjon mellom oppmøtetidspunkter blir viktige tolkningsfaktorer. Det vises for øvrig til B-rundskriv nr. 55/1994, 28/1996 og 22/2002. Døgnkontinuerlig skiftarbeid Det følger av 4.2.2.(2) at i tillegg til i ovenstående tilfeller har arbeidstaker rettskrav på 35,5 t ukentlig arbeidstid ved døgnkontinuerlig skiftarbeid. Døgnkontinuerlig skiftarbeid er definert som «virksomhet som må gå døgnet rundt, men kan innstilles på søndager», dvs. at produksjonen stoppes senest lørdag kl. 18.00 og starter igjen tidligst søndag kl. 22.00. Unntak 2: Ukentlig arbeidstid 33,6 timer Vilkårene for rett til ukentlig arbeidstid på 33,6 t følger av HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.3: 33,6 timer per uke Ukentlig arbeidstid skal ikke overstige gjennomsnittlig 33,6 timer ved helkontinuerlig skiftarbeid eller i sammenlignbare turnusordninger. Helkontinuerlig skiftarbeid Det følger av 4.3.2 at arbeidstaker har rettskrav på 33,6 timer ukentlig arbeidstid ved helkontinuerlig skiftarbeid eller i sammenlignbare turnusordninger. Innen kommunal sektor nyttes lite helkontinuerlig skiftarbeid slik det er definert i aml., jf. § 10-4 (5) a). Med helkontinuerlige skiftordninger menes skiftordninger hvor det forekommer like mye dagarbeid, kveldsarbeid og nattarbeid i skiftperioder på fem uker. Sammenliknbare turnusordninger Med sammenliknbare turnusordninger menes turnusordninger som tilsvarer helkontinuerlige skiftordninger, eller som påfører arbeidstakeren samme ulemper som ved helkontinuerlig skift. Utgangspunktet for en sammenlikning mellom en turnusordning og en helkontinuerlig skiftordning er en vanlig femskifts industriplan basert på åtte timers skift og 33,6 timers arbeidsuke. En slik plan medfører at den enkelte arbeidstaker arbeider sju formiddags-, sju ettermiddags- og sju nattskift i løpet av en femukersperiode. Den enkelte utfører da 24 timer arbeid på søndag (00.0024.00) i løpet av skiftperioden med arbeid på to av fem søndager. I en slik ren femskiftsordning arbeider den enkelte 658 timer mellom kl. 20.00 og kl. 06.00 samt minst 225,6 timer søndager, alt regnet over 47 uker (søndag = 24 klokketimer, dvs. kl. 00.00-24.00). En sammenlikning må bygges på en vurdering av samlet vaktbelastning. Kvelds-, natt- og søndagsarbeid må vurderes som belastende, likeså veksling mellom disse tidspunkter (antallet vakter). Beredskapsvakter på vaktrom og hvilende vakter vurderes som mindre belastende enn aktivt arbeid. Det samme gjelder for beredskapsvakter utenfor arbeidsstedet (hjemmevakter), som i denne sammenheng ikke regnes som "arbeid". Ordninger med hjemmevaktinnslag deler av døgnet/uken vil således aldri kunne anses som sammenliknbare med helkontinuerlige skiftordninger. Helkontinuerlige skiftordninger er organisert med skiftlag og innebærer at det alltid arbeides på arbeidsstedet - hele døgnet hele året. Bestemmelsen er sjelden i bruk, ettersom de fleste virksomhetene i kommunesektoren reduserer driften til et minimum på natten og i helger, samt at det benyttes beredskapsvakt på vaktrom og hvilende vakter. Bestemmelsen er mest aktuell for arbeid på ulike alarm- og vaktsentraler. Unntak 3: Ukentlig arbeidstid mellom 35,5 og 33,6 t for tredelt skift- og turnusarbeid Ordlyden i punkt 4.2.4 er følgende: Kommuneforlaget AS Side 60 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tredelt skift- og turnusarbeid For arbeidstakere med tredelt skift- og turnusarbeid som ikke faller inn under punkt 4.2.3, og som innebærer at den enkelte arbeidstaker må arbeide minst hver tredje søndag, reduseres den ordinære arbeidstiden med utgangspunkt i 37,5 timer pr. uke slik: Hver arbeidet time på søn- og helgedag, jf. arbeidsmiljøloven § 10-10 (1) regnes lik 1 time og 10 minutter. Hver arbeidet time om natten, jf. arbeidsmiljøloven § 10-11 (1), regnes lik 1 time og 15 minutter. Det gis bare kompensasjon for arbeid som utføres enten om natten, eller på søn- og helgedag. Arbeidstiden kan maksimalt reduseres til 33,6 timer i løpet av en uke og skal ikke overstige 35,5 timer per uke. Det følger altså av denne bestemmelsen at den ukentlige arbeidstiden skal ligge i intervallet 35,5 timer til 33,6 timer i snitt per uke avhengig av omfanget av ubekvem arbeidstid. Beregning av tilleggstid er kun aktuelt for arbeidstakere som kommer inn under bestemmelsen. Dersom arbeidstakerne har ulik belastning av ubekvem arbeidstid, vil det medføre at arbeidstakere som jobber side om side vil kunne ha ulik arbeidstid og derav ulikt innslagspunkt for overtidsberegning. Alle de følgende vilkårene må være oppfylt, uavhengig av stillingsstørrelse: 1.Bestemmelsen omfatter arbeidstakere som jobber tredelt skift eller turnus, det vil si at arbeidstaker må ha en reell rotasjon i arbeidstiden. Det er ikke avgjørende hvor mange vakter døgnet faktisk er delt inn i. Det viktige er at den enkelte arbeidstakerens arbeidstid må dekke hele døgnet. 2.Arbeidstiden må fordeles forholdsvis jevnt på de ulike vakttypene. Minimum ¼ av arbeidstimene må ligge på andre tider enn natt. 3.Planen må innebære arbeid minimum hver tredje søndag i snitt. Det er den ordinære skift- og turnusordningen som skal ligge til grunn når ordinær ukentlig arbeidstid skal beregnes. Det regnes ikke tilleggstid for overtid, merarbeid, ekstravakter eller forskjøvet arbeidstid. Beredskap utenfor arbeidstid (hjemmevakt): I arbeidsplaner der det inngår omregnede timer for hjemmevakt, regnes det tilleggstid kun for de omregnede timene. Hjemmevakt som er avtalt lagt utenfor arbeidstiden, medregnes ikke. Hjemmevakt i seg selv kvalifiserer ikke som nattarbeid. Vakt på vaktrom: Vakt på vaktrom er definert som arbeidstid fullt ut, og det skal beregnes tilleggstid etter faktiske timer etter oppsatt arbeidsplan. Deltidsansatte Deltidsansatte som jobber tredelt skift og turnus og som har ulempe i form av natt- og søndagsarbeid skal kunne få redusert arbeidstid, men ikke forholdsmessig mer enn de heltidsansatte. Dette vil ofte medføre at det må «justeres for» søndagsarbeid som ville ha vært ulovlig for en arbeidstaker i full stilling. (Dersom deltidsansatte skal få trukket alt søndagsarbeid fra faktisk stillingsstørrelse vil for eksempel en deltidsansatt i 50 % stilling som jobber tredje hver søndag i en 6-ukers turnus få kompensasjon som tilsvarer 4 søndager. Det er uforenlig med arbeidsmiljøloven § 10-8 (4) å arbeide så mange søndager.) Oppsummeringsvis er reglene som følger: Hovedregel - ukentlig arbeidstid 37,5 timer Unntak 1 - ukentlig arbeidstid 35,5 timer Kommuneforlaget AS Side 61 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Ordningen må rotere over minst to uker, som er definisjonen på turnusordning Arbeidstiden i disse ukene må variere til ulike tider av døgnet og uken Det må være et visst omfang av arbeid etter kl. 20.00. Den samlede belastningen eller ulempen må vurderes konkret og må være betydelig Arbeid hver 3. søndag er tilstrekkelig i seg selv Rene nattvakter er tilstrekkelig i seg selv Døgnkontinuerlig skiftarbeid Unntak 2 - ukentlig arbeidstid 33,6 timer Helkontinuerlig skiftarbeid Sammenlignbart turnusarbeid Unntak 3 - ukentlig arbeidstid mellom 35,5 t og 33,6 t Den enkelte arbeidstakerens arbeidstid må dekke hele døgnet Minimum ¼ av arbeidstiden må ligge til andre tider enn natt Arbeid minst hver tredje søndag Reduksjon avhengig av omfanget av ubekvem arbeidstid i den enkeltes plan For utfyllende kommentarer, se B-rundskriv nr. 12/2010 og nr. nr. 1/2011. 5.4.4 - Flere deltidsstillinger med ulikt arbeidstidsregime Dersom en arbeidstaker har flere deltidsstillinger hos samme arbeidsgiver må arbeidstiden ses under ett. Dette følger av Arbeidsrettens dom av 15. mai 2008 (Sandefjorddommen). For nærmere beskrivelse av dommen se B-rundskriv nr. 9/2008. Arbeidstiden er individuell og må vurderes konkret for den enkelte arbeidstaker. Hvorvidt arbeidstaker har rett til redusert arbeidstid til 35,5 t, avgjøres ut fra en konkret vurdering av den samlede ulempen. Det følger av nevnte dom at dersom en av deltidsstillingene kvalifiserer for redusert arbeidstid, skal arbeidstakeren også ha redusert arbeidstid for den andre deltidsstillingen. Det er ingen nedre grense for stillingsstørrelsen, så lenge det er et fast forpliktende arbeidsforhold som faller inn under HTA kapittel 1 punkt 1.1. Det følger også av dommen at når man har en deltidsstilling som gir rett til redusert arbeidstid til 35,5 t per uke, og man tar ekstravakter utover denne stillingen, skal man lønnes etter 35,5 t per uke, selv om man tar ekstravakt på et arbeidssted med 37,5 t per uke. Deltidsansatte som tar ekstravakter Kommuneforlaget AS Side 62 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 I forlengelsen av Sandefjorddommen kom Arbeidsrettens dom av 16. desember 2010. Dommene innebærer at ekstravakter må vurderes både opp mot den faste stillingen og arbeidstidsordningen der ekstravakten gås, se HTA kapittel 1 § 12 punkt 12.4 og 12.3 andre ledd. Den ordningen der arbeidstaker kommer best ut, må legges til grunn. 5.4.5 - Arbeidstid for tilkallingsvikar For arbeidstakere som ikke har et fast forpliktende arbeidsforhold, er det HTA kapittel 1 § 12.3 som uttømmende regulerer arbeidsforholdet. Det innebærer at disse arbeidstakerne skal ha timelønnen beregnet etter det årstimetallet som gjelder for heltidsansatte i samme arbeidsområde, selv om en enkelt vakt i seg selv ikke ville ha utløst denne timesatsen. Kommuneforlaget AS Side 63 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 5.5 - Hvilepauser/spisepauser Aml. §§ 10-1 (1) og 10-9 (1) Spisepauser som tilfredsstiller de kravene som er satt i aml. § 10-9 (1), regnes ikke med i arbeidstiden dersom arbeidstaker fritt kan forlate arbeidsstedet i pausene. Hvorvidt spisepausen skal inngå i arbeidstiden, er avhengig av om arbeidstakeren står til arbeidsgivers disposisjon i pausene eller ikke, jf. aml. § 10-1 (1) spiserommet er tilfredsstillende, jf. aml. § 10-9 (1) virksomhetens art gjør det nødvendig at arbeidstakeren blir på arbeidsstedet og står til arbeidsgivers disposisjon i pausen, eller om arbeidstaker fritt kan forlate arbeidsstedet Antall og varighet av hvilepauser Det følger av aml § 10-9 at det skal være minst én hvilepause når den alminnelige arbeidstid er over fem og en halv time, og at pausen eller pausene til sammen skal være minst en halv time hvis den daglige arbeidstiden er minst åtte timer. Sikringsbestemmelse for kontoradministrasjonen Når det gjelder arbeidstid for kontoradministrasjonen, skal man merke seg sikringsbestemmelsen i HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.1. Utgangspunktet er at arbeidstiden per i dag skal være den arbeidstiden som ble innført ved arbeidstidsreduksjonen 1. januar 1987. Eneste unntak gjelder tilfeller hvor arbeidstakerne i 1987 ikke hadde tilgang til "tilfredsstillende spiserom", men har fått slik tilgang senere. Det følger da av Arbeidsrettens dom av 16. mars 1990 at den aktive arbeidstiden kan utvides, når pausetiden som tidligere var innregnet i arbeidstiden (fordi tilfredsstillende spiserom manglet), blir omgjort til arbeidstid. Arbeidsretten uttaler i denne sammenheng bl.a. følgende i sine premisser: "Arbeidsretten kan ikke se at pkt. 4.2.1 - eller sikringsbestemmelsen - er til hinder for at pausetid som var arbeidstid fordi tilfredsstillende spiserom manglet, kan omgjøres til aktiv arbeidstid når pausene blir fritid. I forhold til tariffavtalebestemmelsene er det her tale om å fastholde den samme arbeidstid - med det samme arbeidstidsbegrep - som gjaldt tidligere. Omgjøring kan bare skje innenfor rammen på 37,5 timers arbeidstid per uke. Det er ikke omtvistet. Pausetid som er fritid kommer da i tillegg til arbeidstiden." Kommuneforlaget AS Side 64 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstiden er med andre ord den samme, men spisepausen som før var en del av arbeidstiden, blir fritid når arbeidstakerne får tilgang til tilfredsstillende spiserom samt helt fri i pausene. Temaet "tilfredsstillende spiserom" er regulert i HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.4 jf. aml. § 10-9. Temaet er omtalt i Arbeidsrettens dom av 4. mai 1988 (Stjørdalsdommen). Ved tariffrevisjonen i 1986 var partene som det fremgår av Stjørdalsdommen enige om at reglene om spisepauser i aml. § 46 nr. 1 tredje ledd og § 51 nr. 1 (i nåværende lov §§ 10-1 og 10-9) skal gjelde innenfor tariffområdet som Hovedtariffavtalen dekker, men med ett unntak. Partene var enige om at det er "lovstridig" å pålegge arbeidstakere å stå til arbeidsgivers disposisjon i spisepauser dersom dette ikke er nødvendig ut fra hensyn til tjenestens kvalitet og/eller forsvarlighet. Partene var med dette som utgangspunkt enige om at det generelt ikke er tariffmessig anledning til å pålegge kontorpersonalet å stå til arbeidsgivers disposisjon i spisepauser. At det normalt er forsvarlig å la kontorpersonalet få helt fri i spisepauser kan enkelt begrunnes med at kontor gjennomgående er stengt ca. 130 timer hver eneste uke uten at dette blir karakterisert som uforsvarlig. Partene var m.a.o. i 1986 enige om at det er tariffstridig ikke å gi spisepausene som fritid for kontoransatte. Det betyr at lokale avtaler eller lokale vedtak om noe annet er tariffstridige og dermed ugyldige, se Hovedavtalen del A § 4-5 nest siste ledd og arbeidstvistloven § 6. For spisepauser utenom kontoradministrasjonen er situasjonen for så vidt den samme, men der vil det ofte bli spørsmål om hensynet til forsvarlig tjeneste gjør det mulig å gi spisepausen som fritid. Det er arbeidsgiver som setter kvalitetskravene og dermed arbeidsgiver som avgjør om det er forsvarlig å gi spisepausene som fritid eller ikke på enkeltarbeidsplasser og på ulike vakter på den enkelte arbeidsplass. I Arbeidsrettens dom av 16. mars 1990 (Arbeidstid i Skaun, Fjell og Rindal kommuner) tok Arbeidsretten standpunkt til en situasjon hvor arbeidstakerne i 1986 og per. 1. januar 1987 ikke hadde tilgang til "tilfredsstillende spiserom", men senere fikk slik tilgang. Av rettens bemerkninger fremgår «at tilfredsstillende spiserom tidligere manglet, men at slike rom nå has og at spisepausene er fritid i tariffavtalens forstand». Sammenholder vi Arbeidsrettens uttalelser i Skaun, Fjell, Rindal-dommen med den tidligere Stjørdaldommen blir resultatet av de to dommene at arbeidsgiver, straks kontoransatte gis tilgang til tilfredsstillende spiserom, plikter å omgjøre spisepausetiden til fritid, samt til å utvide bruttoarbeidstiden tilsvarende spisepausens lengde. Alle andre løsninger er i henhold til de nevnte arbeidsrettsdommene tariffstridige. Forskyvning av spisepauser Som utgangspunkt bør pausen legges omtrent midt i arbeidstiden med et slingringsmonn på én time i hver retning. Et større avvik kan godtas når dette er nødvendig av driftsmessige grunner. For mer informasjon om spise- og hvilepauser, se Arbeidstilsynets hjemmeside: arbeidstilsynet.no. Vær imidlertid oppmerksom på, som redegjort for ovenfor, at tariffpartene i kommunal sektor er enige om at spisepauser som ut fra tjenestens forhold kan gis som fritid, skal gis som fritid. Tariffpartene er med andre ord enige om at arbeidsgiver som utgangspunkt bare kan pålegge arbeidsplikt/tilstedeværelsesplikt i pausene når arbeidsoppgavene tilsier at dette er helt nødvendig. Dette gjelder uavhengig av om arbeidstakerne har tilgang til tilfredsstillende spiserom eller ikke. 5.6 - Nattarbeid Nattarbeid Utgangspunktet er at det ikke er tillatt med nattarbeid med mindre arbeidets art gjør det nødvendig, jf. aml. § 10-11 (2). Hva som er tillatt nattarbeid fremgår av aml. § 10-11: (1) Arbeid mellom kl. 2100 og kl. 0600 er nattarbeid. Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte ved virksomhet som er bundet av tariffavtale kan skriftlig fastsette et annet Kommuneforlaget AS Side 65 av 177 KS Personalhåndbok 2017 (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 19-01-2017 tidsrom på minst åtte timer som omfatter tiden mellom kl. 0000 og kl. 0600. Som nattarbeid regnes ikke arbeid på to skift som legges mellom kl. 0600 og kl. 0000. Nattarbeid er ikke tillatt med mindre arbeidets art gjør det nødvendig. Arbeidsgiver skal drøfte nødvendigheten av nattarbeid med arbeidstakers tillitsvalgte før det iverksettes. Ved virksomhet som er bundet av tariffavtale kan arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte inngå skriftlig avtale om nattarbeid dersom det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for dette. Den alminnelige arbeidstiden for arbeidstaker som jevnlig arbeider mer enn tre timer om natten, skal i gjennomsnitt ikke overstige åtte timer i løpet av 24 timer. Gjennomsnittet skal beregnes over fire uker. Minimumsperioden for ukentlig arbeidsfri i § 10-8 andre ledd skal ikke tas med ved beregning av gjennomsnittet. Arbeidstiden for arbeidstaker som arbeider mer enn tre timer om natten skal ikke overstige åtte timer i løpet av 24 timer dersom arbeidet innebærer en særlig risiko eller betydelige fysiske eller psykiske belastninger. Arbeidstaker som hovedsakelig utfører arbeid om natten, skal gis tilbud om helsekontroll før tiltredelse og deretter med jevne mellomrom. Arbeidsgiver og arbeidstakers tillitsvalgte ved virksomheter som er bundet av tariffavtale, kan skriftlig avtale at bestemmelsene i femte og sjette ledd skal fravikes. Arbeidstakerne skal i så fall sikres tilsvarende kompenserende hvileperioder eller, der dette ikke er mulig, annet passende vern. Med andre ord er det bare "nødvendig" nattarbeid som i utgangspunktet er "lovlig". I vurderingen av hva som er "nødvendig", skal det også vurderes hvor mange arbeidstakere det er behov for å bruke om natten. Arbeidsgiver fastsetter i kraft av sin styringsrett om det skal være drift om natten når nattarbeid er lovlig, samt hva som er "fullt forsvarlig" bemanning, jf. aml. §§ 4-1 (1) og 4-2, det vil si hvilke kvalitetskrav som skal stilles til virksomheten. Som det fremgår av § 10-11 (8), kan arbeidsgiver og tillitsvalgte avtale unntak fra bestemmelsene i § 10-11 (5) og (6) om at arbeidstiden for arbeidstakere som jevnlig arbeider minst tre timer om natten, ikke kan overstige gjennomsnittlig åtte timer per arbeidsdag, og at arbeidstiden for de samme skal gjennomsnittsberegnes over fire uker. 5.7 - Søn- og helgedagsarbeid Søn- og helgedager Det følger av aml. § 10-10 at som hovedregel skal det være arbeidshvile fra kl. 18.00 dagen før søn- og helgedag til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. Jul-, påske- og pinseaften skal det være arbeidshvile fra kl. 15.00 til kl. 22.00 dagen før neste virkedag. Med «helgedager» menes 1. nyttårsdag, skjærtorsdag, langfredag, 1. påskedag, 2. påskedag, Kristi himmelfartsdag, 1. pinsedag, 2. pinsedag, 1. juledag og 2. juledag. Høytidsdager Det følger av lov om 1. og 17. mai som høytidsdager § 1 at 1. og 17. mai skal regnes som «høytidsdager» og være «jamstelt» med søndager. Det følger imidlertid av lovens § 2 at dagen før høytidsdagene skal regnes som vanlige virkedager, ikke som dag før søndag, om den da ikke faller på en lørdag, dagen før Kristi himmelfartsdag, søndag eller en annen helgedag. Arbeid som ikke kan holdes i gang på søndager skal avsluttes senest kl. 22 dagene før 1. og 17. mai. «Nødvendig» arbeid Det er bare når arbeidets art gjør det nødvendig med søn- og helgedagsarbeid, at slikt arbeid er tillatt, jf. aml. § 10-10 (2). Hva som er «nødvendig», må også vurderes i forbindelse med bevegelige helgedager og høytidsdager. Arbeidsgiver avgjør i kraft av sin styringsrett om f.eks. et eldresenter skal holdes åpent 17. mai. Hvor mange som skal arbeide, er et spørsmål om hva som er «nødvendig» for å sikre tjenester av bestemt kvalitet. Søn- og helgedagsfri Kommuneforlaget AS Side 66 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Hovedregel: følgende fri Aml. § 10-8(4) fastsetter som hovedregel at en arbeidstaker som har utført søn- og helgedagsarbeid skal ha følgende søn- og helgedagsdøgn fri. Hva som i denne sammenheng menes med «søn- og helgedagsdøgn», fremgår av aml. § 10-10 (1). Et «søn- eller helgedagsdøgn» regnes som hovedregel fra kl. 18.00 dagen før søn- eller helgedagen og frem til kl. 22.00 på den aktuelle søn- eller helgedagen. Jul-, påske og pinseaften skal det imidlertid være arbeidsfri fra kl. 15.00. Merk at de dagene hvor det er flere søn- og helgedager etter hverandre, slik at det blir en «overlapp», går skillet mellom de «røde dagene» klokken 22. Det er viktig å være klar over disse tidssonene for søn- og helgedagene, da det har direkte betydning for når en arbeidstaker har arbeidet en rød dag, og da etter hovedregelen må gis påfølgende dag fri. Avtale om gjennomsnitts-beregning av røde dager Det fremgår videre av bestemmelsens annet punktum at arbeidsgiveren og arbeidstakeren kan inngå skriftlig avtale som gir arbeidstakeren fri gjennomsnittlig annenhver søn- og helgedag over en periode på inntil 26 uker, likevel slik at det ukentlige fridøgnet minst hver fjerde uke må falle på en søn- eller helgedag. Merk at denne avtalen etter lovteksten skal inngås med den enkelte arbeidstakeren. Avtalen kan imidlertid gjøres med de tillitsvalgte. I forbindelse med en rekke tvister om arbeid og fritid i helger og høytider ble det i oktober 2013 inngått en enighetsprotokoll mellom KS, Fagforbundet, NSF og Delta. Partene ble blant annet enig om å legge til grunn at avtale om gjennomsnittsberegning etter aml. § 10-8 (4) kan gjøres mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. I de tilfellene arbeidsplanen krever avtale med de tillitsvalgte, kan ikke den fastsatte planen i etterkant endres med en avtale mellom den enkelte arbeidstakeren og arbeidsgiveren. Les mer om problemstillingen i B-rundskriv nr. 8/2013. Loven har ikke bestemmelser om varigheten av en skriftlig avtale om gjennomsnittsberegning, det må vurderes hva som er hensiktsmessig lengde av en slik avtale. Formuleringen i § 10-8 (4) handler kun om at gjennomsnittet ikke kan regnes ut over en lengre periode enn 26 uker (referanseperiode). Varigheten av avtalen og lengden på referanseperioden for gjennomsnittsberegning må gjøres til en del av avtalen om gjennomsnittsberegning. Hva regnes som arbeid på samme røde dag Hvis arbeidstaker har to arbeidsøkter innenfor tidssonen av samme rød dag, regnes arbeidstaker for å ha arbeidet på én rød dag. Merk også at dersom en arbeidstaker arbeider en vakt som går inn i tidssonen for en ny rød dag, uavhengig av om det er snakk om en kort periode, så regnes vedkommende for å ha arbeidet på denne røde dagen. Dersom for eksempel en vakt går fra 1. juledag kl. 17 til 1. juledag kl. 23, så har den aktuelle arbeidstaker arbeidet to røde dager på rad, da vedkommende har arbeidet én time inn i tidssonen for 2. juledag. Arbeidsplan i høytider De fleste turnusplaner baserer seg på en rullerende grunnturnus. Når den settes opp, er det ofte ikke tatt hensyn til høytidene. For mange må derfor arbeidsplanen endres i høytidene. Dersom det er inngått skriftlig avtale om gjennomsnittsberegning etter aml. § 10-8 (4), må planen ikke Kommuneforlaget AS Side 67 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 nødvendigvis endres i alle tilfeller. Reglene for endring av arbeidsplaner må følges, med mindre endringene bare innebærer ekstra fri for arbeidstakeren. Dersom driften tillater det skal arbeidstakeren gis fri uten lønnsreduksjon. På bakgrunn av ovennevnte enighet mellom KS, Fagforbundet, NSF og Delta ble det utarbeidet et B-rundskriv, nr. 8/2013, hvor det beskrives ulike måter å organisere arbeidet i forbindelse med høytider eller ferier på. Dag før helgedag Etter HTA § 4.6 skal arbeidstakere med ordinær dagarbeidstid slutte arbeidet, uten trekk i lønn, kl. 12.00 onsdag før skjærtorsdag samt pinse-, jul- og nyttårsaften. Bestemmelsen i HTA § 4.6 gjelder for arbeidstakere med "ordinær dagarbeidstid". Begrepet ordinær dagarbeidstid ble behandlet av Arbeidsretten i 2007. Retten kom til at alle arbeidstakere som har sin ordinære arbeidstid forlagt i tidsrommet fra kl. 06.00 til kl. 17.00 omfattes av bestemmelsen, uten å ta forbehold om arbeidstidsordning for øvrig. Den 20. april 2009 ble det inngått et forlik der personkretsen ble noe innskrenket. Forliket lyder: Den 20. april 2009 ble det inngått følgende avtale mellom KS og Fagforbundet i forbindelse med sak nr. 16/2008 for Arbeidsretten, vedrørende forståelsen av HTA kapittel 1 punkt 4.6: De arbeidstakere som etter sin arbeidsplan og/eller turnusplan har arbeidsplikt på helge-/høytids/søndager og hvor det fremgår av arbeidsplanen at vedkommende har arbeidsplikt etter kl. 12 onsdag før skjærtorsdag, pinse-, jule- og/eller nyttårsaften omfattes ikke av HTA fellesbestemmelsene punkt 4.6. Arbeidstakere som omfattes av punkt 4.6 og som må arbeide på de nevnte tidspunktene har rett til godtgjøring etter punkt 6.5.1 som ordinær overtid dvs. timelønn i tillegg til overtidstillegget. Partene utarbeider felles prosesskrift til Arbeidsretten hvor saken bes hevet som forlikt. 5.8 - Daglig og ukentlig fritid Aml. har bestemmelser om den daglige og ukentlige fritiden. 5.8.1 - Daglig fritid Det følger av aml. § 10-8 (1) at arbeidstaker skal ha minst 11 timers sammenhengende fri i løpet av 24 timer. Etter skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte kan den daglige fritiden reduseres til åtte timer, forutsatt at arbeidstaker sikres kompenserende hvile. I utgangspunktet betyr kompenserende hvile at den neste daglige fritiden skal være tilsvarende antall timer lengre. 5.8.2 - Ukentlig fritid Ukentlig fritid - F1 Etter aml. § 10-8 (2) har en arbeidstaker hver uke krav på en sammenhengende fritid på minst 35 timer (F1). Etter loven bør denne fritiden så vidt mulig legges til en søn- eller helgedag. Arbeidsgiver og tillitsvalgte kan avtale at den ukentlige fritiden kan være ned til 28 timer i enkeltuker, men da må arbeidstaker sikres kompenserende hvile eller annet passende vern. Dette vil være sikret dersom den reduserte fritiden «henger sammen med» fritid i nabouken slik at sammenhengende fritid er på 35 timer eller mer. Kommuneforlaget AS Side 68 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Erstatningsfridag Dersom den lovbestemte ukefridagen, F1-dagen, i grunnturnusen faller på en helge- eller høytidsdag mellom to søndager, skal det gis en ny fridag, en F5-dag, eller utbetales en ordinær daglønn, jf. HTA § 5 punkt 5.6. Merk at i relasjon til denne bestemmelsen er det kalenderdagen, ikke sonene for rød dag, som er avgjørende. Dersom den lovbestemte ukefridagen, F1-dagen, for eksempel faller på julaften, så regnes den ikke for å ha falt på en helge- eller høytidsdag, selv om mye av denne dagen (fra kl. 15) i henhold til aml. § 10-10 regnes som en del av helgedagen 1. juledag. 5.9 - Overtid og merarbeid 5.9.1 - Vilkår for bruk av overtid og merarbeid Arbeidsmiljøloven § 10-6 Overtids- og merarbeid må ikke gjennomføres uten at det foreligger «et særlig og tidsavgrenset behov for det», jf. aml. § 10-6 (1). Ifølge forarbeidene er uttrykket en videreføring av tidligere arbeidsmiljølov § 49 nr. 1 (4), se Ot.prp. nr. 50 (2004-2005) s. 318. Merk at det er de samme strenge vilkårene for å bruke merarbeid som for overtid. Fast behov for ekstraarbeid kan ikke avhjelpes ved bruk av overtids- eller merarbeid. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2 Når det i HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2 heter at overtidsarbeid skal innskrenkes mest mulig, ligger det i dette at vilkårene i aml. § 10-6 skal følges. Forbud mot å bruke overtid som fast ordning, sammenholdt med den snevre adgangen ellers til å bruke overtid, medfører at overtid bare må brukes unntaksvis. Der det viser seg å være et forholdsvis jevnt behov for overtids- og merarbeid over lengre tid, bør man vurdere økt bemanning eller endret drift. Arbeidsgiver eller den som i arbeidsgivers sted leder virksomheten, er ansvarlig for at lovens bestemmelser om overtid/ merarbeid og om arbeidstidens lengde overholdes. Drøftinger Før overtidsarbeid eller merarbeid iverksettes, skal nødvendigheten av arbeidet om mulig drøftes med arbeidstakerens tillitsvalgte, jf. aml. § 10-6 (3). Om rett til å bli fritatt for overtids- og merarbeid, se punkt 5.8.6. 5.9.2 - Unntak fra overtidsbestemmelsene Ledende og særlig uavhengige stillinger Arbeidstidsbestemmelsene i aml. kapittel 10 kommer med enkelte unntak ikke til anvendelse for arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengige stillinger, jf. aml. § 10-12 (1) og (2). For de to ovennevnte gruppene arbeidstakere gjelder kun bestemmelsene i aml. § 10-2 (1), (2) og (4). Av § 10-2 (1) følger det at arbeidstidsordningen også for disse gruppene ansatte skal være slik at de ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn. § 10-2 (2) og (4) gjelder rett til fritak fra nattarbeid og rett til redusert arbeidstid. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.3 Det følger av HTA § 6 punkt 6.3 at § 6 om overtid og forskjøvet arbeidstid ikke får anvendelse for ansatte i ledende og særlig uavhengige stillinger. Det er med ordlyden i punkt 6.3 ikke ment å tariffeste noe annet om hvem som er omfattet av «ledende» og «særlig uavhengig» enn det som følger av aml. § 10-12. Konkret vurdering Kommuneforlaget AS Side 69 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Som det fremgår av punkt 6.3 annet avsnitt skal kommunen/virksomheten foreta en konkret vurdering av hvilke ledere i HTA kapittel 3 punkt 3.4.2 som ikke omfattes av overtidsbestemmelsene. Ansatte i 3.4.1 er toppledere; bl.a. rådmannen og hans toppledergruppe, og disse vil alltid anses å ha en «ledende stilling». Ledere i punkt 3.4.2 kan derimot både være og ikke være omfattet av unntakene i aml. § 10-12 (1) ledende og (2) særlig uavhengig stilling. Av den grunn er det særlig spesifisert i punkt 6.3 at kommunen/virksomheten skal foreta en konkret vurdering av hvilke av disse lederne som ikke omfattes av overtidsbestemmelsene. Nærmere om «ledende stilling» og «særlig uavhengig stilling» Med «ledende stilling» siktes det til arbeidstakere som innehar klare lederfunksjoner. Med særlig uavhengige stillinger menes arbeidstakere som ikke innehar lederfunksjoner, men likevel har overordnede og ansvarsfulle stillinger. Det er i forarbeidene til arbeidsmiljøloven fremhevet at en særlig uavhengig stilling vil innebære en tydelig og åpenbar selvstendighet eller uavhengighet i hvordan og til hvilke tider arbeidsoppgavene kan organiseres og gjennomføres, se Ot.prp.nr. 49 (2004-2005) side 181. Dette dreier seg om arbeidstakere som selv prioriterer sine oppgaver. De bestemmer selv hva de skal gjøre, hva som skal delegeres til andre, når arbeidet skal gjøres, og hvordan arbeidet skal gjøres. Sentrale vurderingsmomenter for ledende stillinger Sentrale vurderingsmomenter for å avgjøre om unntaket for «ledende stilling» får anvendelse er: Stillingen må ha klare lederfunksjoner Den faktiske stilling og funksjon avgjørende - tittel er av underordnet betydning Arbeidets karakter - stillingen må innebære større ansvar / i særlig grad kan treffe selvstendige avgjørelser Budsjett- og personalansvar Plassering i organisasjonsstruktur Arbeidstaker må kunne vurdere behovet for egen og andres arbeidsinnsats Styring av egen arbeidstid (fravær av kontroll av arbeidstiden fra overordnet) Lønn er relevant, men tillegges mindre vekt. Sentrale vurderingsmomenter for særlig uavhengig stilling Sentrale vurderingsmomenter for å avgjøre om unntaket for «særlig uavhengig stilling» får anvendelse er: Arbeidets karakter. Tittel er av underordnet betydning Stillingens plassering; overordnede og ansvarsfulle stillinger Graden av selvstendighet; vurdere behovet for egen arbeidsinnsats, når arbeidet skal utføres, selvstendige avgjørelser av betydning Kontroll og overprøving må være begrenset. Lønn er relevant, men tillegges mindre vekt Det ble i 2014 og 2015 avsagt to dommer av særlig relevans for kommunal sektor vedrørende innholdet i unntaket «ledende stilling». Begge sakene er avgjort av lagmannsretten, og nektet fremmet for Høyesterett. Gulating lagmannsrett avsa 27. mars 2015 (LG-2014-163402) en dom hvor en arbeidstaker som hadde en stilling som kommunal enhetsleder og i tillegg en 27 % stilling som brannsjef, ble vurdert å ha en ledende stilling. Lagmannsretten uttalte på generelt grunnlag: I tråd med de vernehensyn som ligger bak arbeidstidsreglene legger lagmannsretten til grunn at unntaksbestemmelsene må praktiseres strengt. Det er kun stillinger med klare lederfunksjoner som faller inn under unntakene. Stillingen må innebære et større ansvar, eller det må følge av stillingen at arbeidstaker i særlig grad kan treffe selvstendige avgjørelser, og vedkommende må Kommuneforlaget AS Side 70 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 selv kunne vurdere og avgjøre behovet for egen arbeidsinnsats. Det legges til grunn at den faktiske stilling og funksjon i virksomheten er avgjørende, og at det er underordnet hvilken tittel arbeidstakeren har. Det antas at det heller ikke vil være avgjørende om vedkommende har en særlig høy lønn. At lønnen etter omstendighetene vil være ett av flere momenter av betydning, er en annen sak. Videre legges det til grunn at en arbeidstaker som er underlagt fast kontroll med hensyn til arbeidstiden eller har sin arbeidstid innrettet etter sin underordnende, ikke skal være unntatt fra arbeidstidskapittelet. Dette selv om vedkommende har visse lederfunksjoner. Om vedkommende selv deltar i det arbeidet han er satt til å lede, er av underordnet betydning. Det avgjørende i denne sammenheng vil være om vedkommende må oppholde seg på samme arbeidsplass som sine underordnede. Det påpekes også at det ikke er avgjørende hvordan arbeidstaker selv vurderer forholdet til unntaksbestemmelsene. Samlet sett fant retten at ledelse måtte sies å utgjøre stillingens hovedpreg, og fant etter en konkret samlet vurdering at det var en «ledende stilling». I Hålogaland lagmannsretts dom av 2. desember 2014 (LH-2014-103370) ble en barnevernleder etter en konkret vurdering ansett for å ha en ledende stilling i medhold av arbeidsmiljøloven § 1012 første ledd. Han hadde da ikke krav på overtidsgodtgjørelse. Barnevernlederen var organisatorisk plassert to nivå under rådmannen med en helse- og omsorgssjef som nærmeste overordnede. Han hadde fem ansatte under seg, og anslo selv at ca. 80 % av hans arbeidstid gikk med til saksbehandlingsoppgaver. Lagmannsretten uttalte generelt om unntaket i aml. § 10-12 (1) vedrørende hva som er å anse som en ledende stilling: Det må foretas en skjønnsmessig samlet helhetsvurdering hvor blant annet viktige momenter vil være lederens fullmakter, ansvar, styring av egen og andres arbeidstid og arbeidsinnsats og øvrige arbeidsoppgaver. Det er den faktiske stilling og funksjon som er avgjørende og ikke tittel. Lagmannsretten delte seg i et flertall og et mindretall. Flertallet bemerket at det at A hadde valgt å utføre mye saksbehandlingsoppgaver selv og hadde ansvaret for en egen portefølje av saker, mer var et uttrykk for As egen måte å ivareta lederfunksjonen, enn et uttrykk for at hans stilling som sådan mer hadde et hovedpreg av saksbehandling enn ledelse. Flertallet uttalte også at i tider med vakanser i stillinger, vil det også være naturlig at en leder må utføre flere oppgaver enn ellers. Etter flertallets mening styrte A selv sin arbeidstid, men var naturlig nok også styrt av akutte hendelser. Retten uttalte videre at det at han også tidvis måtte være til stede på kontoret på V sammen med sine underordnede, svekket ikke det forhold at stillingen hans må karakteriseres som ledende. Retten bemerket: Også for utøvingen av sine lederfunksjoner, og da særlig personalansvaret og beslutningsansvaret, er det viktig med tilstedeværelse også på hovedkontoret på V samtidig med de øvrige ansatte.Etter flertallets oppfatning avspeiler lønnsforholdet til A hans ledende stilling i forhold til sine underordnede. Han har i tillegg 8 såkalte kompensasjonsdager.Retten fant etter en konkret vurdering, at barnevernlederen hadde en ledende stilling. Som det fremgår ovenfor vil arbeidstakere i ledende og særlig uavhengige stillinger ofte ha en arbeidstid som er vanskelig å kontrollere, og vil også i stor grad kunne regulere sin arbeidstid selv. Arbeidstakerne vil som vanlig tjenesteplikt i en viss utstrekning måtte utføre arbeid utover normal arbeidstid. 5.9.3 - Nekting av overtid og merarbeid Ordrenekt En arbeidstaker som uten gyldig grunn nekter å utføre merarbeid eller overtidsarbeid, kan i ytterste konsekvens sies opp. Dersom det er svært viktig å få arbeidet utført straks og arbeidet ikke kan utføres av andre (f.eks. strømbrudd i en region som medfører at bedrifter stanser mv.), kan arbeidstaker som nekter å arbeide overtid eller merarbeid, meddeles avskjed med øyeblikkelig fratredelse. Er det åpenbar fare for skade på liv eller helse eller fare for tap av store Kommuneforlaget AS Side 71 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 verdier, vil det samme kunne gjelde også når arbeidstaker er i streik. I slike tilfeller bør imidlertid politiet eller annen statlig myndighet gi ordre om at arbeidet utføres. Før arbeidsgiver mottar en oppsigelse eller avskjed, må arbeidstakeren gjøres tydelig oppmerksom på konsekvenser av nektingen og gis klar informasjon om hvorfor arbeidet ikke kan utsettes eller utføres av andre. Denne informasjon bør om mulig meddeles skriftlig eller i vitners nærvær. Arbeidstakerens tillitsvalgte må informeres og tas med på råd snarest. Det er helt nødvendig å følge fremgangsmåten nevnt foran for å sikre dokumentasjon for at prosedyren er blitt fulgt. Se også kapittel 3 i denne boken og arbeidsmiljøloven kapittel 15 om oppsigelse og avskjed. Muntlig oppsigelse/avskjed må eventuelt snarest bekreftes skriftlig i samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser. 5.9.4 - Generelt om overtid og merarbeid Lovens overtidsbegrep Reglene om overtidsarbeid må ses i sammenheng med arbeidstidsbestemmelsene i aml. §§ 10-4 og 10-5, som angir rammene for alminnelig arbeidstid og dermed utgangspunktet for hva som er overtidsarbeid i lovens forstand, jf. aml. § 10-6. Utgangspunktet generelt er at en lovlig arbeidsplan ikke medfører overtid og at dette også gjelder for vikarer som arbeider vakter i en slik plan. Når arbeid varer ut over den alminnelige arbeidstid, inklusiv forlenget arbeidstid for full stilling, regnes det overskytende som overtidsarbeid. Overtidsbegrepet er generelt arbeid i tillegg til lovlig arbeidstid og knyttet til arbeidstidens lengde på en dag eller en enkelt vakt, samt ila. en uke. Arbeidstiden kan ved gjennomsnittsberegning etter avtale med både arbeidstakerne og tillitsvalgte gå opp i henholdsvis 10 timer eller 12,5 timer per dag, jf. lovens § 10-5 (1) og (2). Dersom arbeidstiden er forlenget med hjemmel i aml. § 10-4 (2), begynner overtid først å løpe etter ordinær avtalt arbeidstid. Det samme gjelder for vaktordninger godkjent av Arbeidstilsynet. HTA kapittel 1 § 6. Overtidsbegrepet i arbeidsmiljøloven er i utgangspunktet sammenfallende med begrepet overtid i gjeldende tariffavtaler. Begrepene tar imidlertid utgangspunkt i forskjellige uketimetall og i noen grad i forskjellige lengder av den daglige arbeidstiden, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2. Pålagt overtidsarbeid utover avtalt daglig arbeidstid vil etter hovedregelen regnes som «pålagt arbeid utover den ordinære arbeidstid», jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.1 I enkelte bestemmelser i HTA står det at arbeidet skal betales «som for overtid». Dette er rene betalingsbestemmelser og medfører ikke at arbeidet automatisk anses som overtid i arbeidsmiljølovens forstand. For eksempel skal tillegg for forskjøvet arbeidstid og godtgjøring for utrykning på hvilende vakt ikke regnes som overtid eller merarbeid. 5.9.5 - Overtid vs. merarbeid Heltidsansatt i turnus En turnusarbeider kan ifølge aml. § 10-4 (1) uten skriftlig avtale arbeide inntil ni timer i døgnet og 38 timer i uken før arbeidet kan defineres som overtid i lovens forstand, jf. aml. § 10-6. Ifølge tariffavtalen kan samme arbeidstaker arbeide 35,5 timer per uke. Ikke planlagt arbeid mellom 35,5 timer per uke og 38 timer per uke er overtidsarbeid i tariffavtalens forstand, men merarbeid i lovens forstand. Forskjellen nevnt ovenfor er av interesse i relasjon til aml. § 10-6 om grenser for overtidsarbeid. Overtidsarbeid som er merarbeid i lovens forstand, skal ikke medregnes i henhold til grensene for overtidsarbeid i aml. § 10-6 (4) - (7). Deltidsansatte For deltidsansatte er pålagt tjeneste utover avtalt arbeidstid (arbeidsavtalen om stillingsstørrelse/arbeidsplan), er "merarbeid" eller "overtid", etter aml. § 10-6. Kommuneforlaget AS Side 72 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 HTAs bestemmelser om overtid i HTA kapittel 1 § 6 gjelder tilsvarende som for heltidsansatte dersom arbeidstakeren pålegges å arbeide utover det som er fastsatt for full stilling per dag eller per uke, jf. HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2. Dette innebærer at deltidsansatte arbeidstakere skal ha overtidsgodtgjøring for ekstraarbeid a) når de en enkelt dag arbeider utover hva som er ordinær daglig arbeidstid for heltidsansatte i samme arbeidsområde / i tillegg til en avtalt vakt i en arbeidsplan - se likevel bestemmelsen i HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.2 "... dog minimum 6 timer dersom arbeidstiden varierer fra dag til dag" b) de i en enkelt uke arbeider utover hva som er gjennomsnittlig arbeidstid for heltidsansatte per uke i samme arbeidsområde Nærmere retningslinjer for overtidsgodtgjøring til deltidsansatte gis i punkt 4.12.5 foran. 5.9.6 - Rett og plikt til fritak for mer- og overtidsarbeid Arbeidsmiljøloven § 10-6 (10) Når lovens betingelser for å nytte overtid eller merarbeid er oppfylt, er utgangspunktet at arbeidstakerne er pliktige til å utføre arbeidet etter pålegg fra arbeidsgiver. Overtiden må imidlertid holdes innenfor lovens maksimumsgrenser. Arbeidstaker kan be seg fritatt for overtidsarbeid eller merarbeid når helsemessige eller vektige sosiale grunner taler for det, jf. aml. § 10-6 (10). Likeledes plikter arbeidsgiver å frita arbeidstaker som av personlige grunner ber seg fritatt, når arbeidet uten skade kan utsettes eller utføres av andre. Lovens utgangspunkt er at arbeidsgiver plikter å frita arbeidstaker i de tilfeller som er nevnt i loven. Det stilles ikke krav om legeattest for fritak. Arbeidsgiver kan imidlertid kreve legeattest dersom begrunnelsen synes tvilsom. Det samme gjelder ved krav om permanent fritak eller fritak for lengre tid. Som vektig sosial grunn for fritak må regnes nødvendig pass av barn, deltakelse i større familiebegivenheter o.l. Deltidsansattes arbeidsplikt for annen arbeidsgiver bør også gi fritak. Dersom arbeidet uten skade kan utsettes eller utføres av andre uten tilsvarende fritaksgrunner, plikter arbeidsgiver også ellers å frita arbeidstaker som ber om dette. Arbeidstaker bør da fritas uten nærmere konkretisering av begrunnelsen. Dersom arbeidet ikke kan utsettes, må det stilles strenge krav til fritaksgrunn. Dette gjelder særlig dersom arbeidet vanskelig kan utføres av andre. Arbeidsgiver bør da kreve at begrunnelsen blir konkretisert før arbeidsgiver beordrer noen til å utføre arbeidet. Arbeidstaker som påberoper seg sosiale grunner for fritak, bør pålegges å oppholde seg ved telefon eller på arbeidsstedet til kontakt er oppnådd med andre som kan utføre arbeidet. Dersom utsettelse kan medføre skade, kan arbeidstaker eventuelt pålegges å begynne arbeidet, for så å bli avløst på et senere tidspunkt. I tilfeller hvor arbeidet ikke kan utsettes, og hvor arbeidstaker blir pålagt å oppholde seg ved telefon for nærmere ordre, bør arbeidstaker samtidig gjøres uttrykkelig oppmerksom på at ordrenekt kan føre til oppsigelse eller avskjed. Kommuneforlaget AS Side 73 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Lovgiver har forutsatt at arbeidsgiver skal konferere med arbeidstakernes tillitsvalgte dersom det er tvil om arbeidet kan utsettes eller utføres av andre. Vurderingen av om det foreligger tilstrekkelig tungtveiende fritaksgrunner, må til sist foretas av arbeidsgiver. Dersom arbeidsgiver avslår en søknad om fritak for overtidsarbeid, kan tvisten forelegges tvisteløsningsnemnda, jf. aml. § 10-13. Om tvisteløsningsnemda, se vedlegg 4. Arbeidstakere under 18 år må ikke nyttes til overtidsarbeid, jf. aml. § 11-2. Krav om samtykke ved arbeid utover rammen i fjerde ledd Bestemmelsen om fritak i aml. § 10-6 (10) må sees i sammenheng med § 10-6 (7) om at overtidsarbeid utover rammene i bestemmelsens fjerde ledd, dvs. utvidet overtid etter avtale med tillitsvalgte eller ved samtykke fra Arbeidstilsynet, krever individuelt samtykke i hvert enkelt tilfelle. Fritaksregelen er således bare av praktisk betydning for overtidsarbeid innenfor de rammer som følger av § 10-6 (4). 5.9.7 - Lengden av overtidsarbeid Har man eksempelvis en kontorassistent som har ordinær arbeidstid 37,5 timer per uke, vil lengden av overtidsarbeid etter lovens begrensninger regnes fra ni timer på en enkelt dag og fra 40 timer per uke. Etter HTA gis overtidsbetaling i dette tilfellet etter 37,5 timer og etter hva som er avtalt eller fastsatt som full dag i 100-prosentstilling. Overtidsrammer Etter aml. § 10-6 (4) kan den enkelte arbeide i inntil 10 timer overtid i løpet av 7 dager, 25 timer i sammenhengende 4 uker og 200 timer i løpet av 52 uker. Alt dette er overtid i lovens forstand. Med hjemmel i aml. § 10-6 (5) kan rammene utvides til henholdsvis 20, 50 og 300 timer overtid i lovens forstand etter skriftlig avtale med tillitsvalgte. Rammene kan etter tillatelse fra Arbeidstilsynet utgjøre 25 timer per 7 dager og 200 timer i løpet av 26 uker, jf. aml. § 10-6 (6). Merk også at disse grensene gjelder overtidsarbeid utover lovens rammer, ikke den kortere ordinære arbeidstiden som følger av HTA, til f.eks. differansen mellom den ukentlige tariffestede ordinære arbeidstid på 37,5 t, og lovens alminnelige arbeidstid på 40 timer. Merk også at dersom arbeidstaker skal arbeide utover hovedregelen på 10, 25 og 200 timer, må vedkommende i det enkelte tilfelle si seg villig til det, jf. aml. § 10-6 (7), det vil si at en enkelt arbeidstaker ikke automatisk vil bli bundet opp av en avtale med tillitsvalgte eller av en tillatelse fra Arbeidstilsynet. Samlet arbeidstid Aml. § 10-6 (8) har også en ramme for maksimalt tillatt arbeidstid, det vil si ordinær arbeidstid, merarbeid og overtid. Som hovedregel skal samlet arbeidstid utgjøre maks 13 timer i løpet av 24 timer og 48 timer i løpet av 7 dager. Samlet arbeidstid per uke kan gjennomsnittsberegnes over 8 uker. Med virkning fra 1. juli 2015 er det også fastsatt en ny grense ved at samlet ukentlig Kommuneforlaget AS Side 74 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 arbeidstid, ved gjennomsnittsberegning og «utvidet» overtid etter avtale med tillitsvalgte etter § 10-5 (2) og § 10-6 (5) ikke skal overstige 69 timer noen enkelt uke, jf. § 10-6 (8). Det følger videre av § 10-6 (9) at etter avtale med tillitsvalgte kan den samlede arbeidstiden være inntil 16 timer per dag. Blir den samlede arbeidstiden mer enn 13 timer per 24 timer, skal arbeidstaker sikres kompenserende hvile eller annet passende vern. Det vil si at dersom arbeidstaker har en samlet arbeidstid på 16 timer, skal han enten ha 11+3 = 14 timer fri umiddelbart etter, eller mellom første og andre ordinære arbeidsdag etter overtidsarbeidet. 5.9.8 - Pålagt overtidsarbeid Arbeidstaker har i utgangspunktet bare krav på overtidsbetaling etter HTA kapittel 1 § 6 når overtidsarbeidet er pålagt av en overordnet. Det er derfor i utgangspunktet ikke nok at vedkommende arbeidstaker etter eget initiativ finner det nødvendig å utføre arbeid på overtid uten at arbeidsgiver er kjent med dette. I helsesektoren kan det i visse tilfeller være vanskelig å oppfylle dette kravet, f.eks. hvis kveldsvakten ved en institusjon må fortsette arbeidet fordi nattevakten uteblir. Slike tilfeller vil allikevel måtte regnes som pålagt overtid. Det samme vil som hovedregel gjelde for alt arbeid som pålegges utført med så korte tidsfrister eller i så stort omfang at arbeidet nødvendigvis må utføres utenom den alminnelige arbeidstiden. Arbeidstakeren bør i slike tilfeller ta opp forholdet med sin nærmeste overordnede før overtidsarbeidet påbegynnes. Kort frist kan imidlertid anses som pålegg om å arbeide overtid. Det samme gjelder vaktlister for ekstravakter. Det er arbeidsgivers ansvar å vurdere oppsatt liste for ekstravakter og eventuelt "luke ut" vakter som er "unødvendig overtid". Når vaktlister er akseptert av den som er ansvarlig, er arbeidet ifølge listen å regne som "pålagt". Vær oppmerksom på at det følger av Høyesteretts dom i Rt-1998-1357 (Oslo kommune) at dersom en arbeidstaker har to stillinger i én kommune, må disse vurderes samlet hva gjelder overtid. Høyesterettsdom om overtid ved to stillinger i en kommune En arbeidstaker ansatt i Oslo kommune i en heltidsstilling i en bydel/etat hadde samtidig deltidsstilling i en annen av kommunens bydeler/etater. Etter at han var oppsagt, krevde han overtidsgodtgjørelse for arbeidet i deltidsstillingen, jf. arbeidsmiljøloven av 1977 § 49 nr. 1, jf. nr. 3. Arbeidstaker anførte at hans krav var utløst av at han etter avtale med én arbeidsgiver hadde arbeidet ut over normal arbeidstid og Høyesterett gav arbeidstaker medhold i dette. Høyesterett fant at Oslo kommune som sådan, ikke den enkelte etat, var å anse som arbeidsgiver i forhold til arbeidstidsbestemmelsene og dette var avgjørende for om arbeidet i deltidsstillingen var overtidsarbeid i lovens forstand. Det var ikke krav om uttrykkelig pålegg om å arbeide overtid, men tilstrekkelig at det forelå avtale om arbeid i deltidsstillingen og at vedkommende myndighet var klar over at arbeidstageren også hadde arbeid i heltidsstillingen. I tillegg til de generelle bestemmelsene knyttet til overtid er det redegjort for særbestemmelser om overtid for undervisningspersonalet i punkt 5.11. 5.10 - Vakt- og beredskapsordninger 5.10.1 - Generelle bestemmelser om vaktordninger De generelle bestemmelser som i prinsippet gjelder for hele kommunen/fylkeskommunen/virksomheten, er tatt inn i HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.3 1. Behovet for og omfanget av vaktordningen skal drøftes med de tillitsvalgte før ordningen fastsettes. (Se også aml. §§ 10-5 og 10-3.) Dette betyr at dersom arbeidsgiver mener det er behov for en eller annen form for vaktordning, så skal saken drøftes med tillitsvalgte for de berørte arbeidstakerne før den ev. iverksettes. 2. Vaktordningen skal innarbeides i en plan (aml. § 10-3, jf. §§ 10-4 og 10-5). 3. Arbeidstakerne plikter å delta i den vaktordning som blir etablert. Endring av vaktordning Kommuneforlaget AS Side 75 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 I punkt 4.3.1 fjerde ledd heter det: Dersom vakt på vaktrom medfører hyppige utrykninger i den passive perioden og ikke lenger samsvarer med arbeidsmiljøloven § 10-4 (2), skal arbeidstidsordningen tas opp til drøfting med de tillitsvalgte. Tilsvarende bør skje dersom arbeidsgiver av andre grunner mener det er behov for endring i en eksisterende vaktordning. For enkelte etater/arbeidstakergrupper som har spesielle vaktordninger, er dette inntatt i de sentrale særavtalene, se de enkelte SGS og SFS. For oversikt over særavtalene, se vedlegg 3. 5.10.2 - Beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet - hjemmevakter Beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet (hjemmevakt) er en vaktordning der arbeidstakeren må stå til arbeidsgivers disposisjon, uten plikt til å være på arbeidsstedet, for å arbeide i påkommende tilfeller. Hjemmevakt regnes verken som fritid eller arbeidstid etter arbeidsmiljølovens regler. Omregningsfaktor Hjemmevakt etter aml. § 10-4 (3) skal som hovedregel regnes med i den alminnelige arbeidstiden i forholdet minst 1 : 7 avhengig av belastningen. Dette sikrer arbeidstakerne et visst minimum av fritid og skal kompensere for de ulempene beredskapsvakten medfører ved at arbeidstaker er disponibel for arbeid ved behov. Ved vakttjeneste som innebærer mindre bundethet til oppholdssted i nærheten av arbeidsstedet, kan det etter § 10-4 (3) lokalt treffes avtale om en annen omregningsbrøk enn 1 : 7 skal regnes med i arbeidstiden, eller at hele eller deler av beredskapsvakten ikke skal regnes med i den alminnelige arbeidstiden, jf. HTA kapittel 1 § 4 punkti 4.3.2 og B-rundskriv nr. 59/1992. Se også B-rundskriv nr. 25/1999. Arbeidstilsynet kan fastsette en annen beregningsfaktor etter krav fra en av partene dersom beregningen etter hovedregelen vil virke urimelig. Mer informasjon om dette finnes på Arbeidstilsynets hjemmeside: arbeidstilsynet.no. Som det fremgår, kan Arbeidstilsynet fastsette et annet forholdstall enn 1 : 7 når følgende tre faktorer er til stede: Det må ikke være inngått avtale om at en mindre andel av hjemmevakten enn 1 : 7 skal regnes med i arbeidstiden, se aml. § 10-4 (3) 2. punktum. Forholdstallet 1 : 7 må virke urimelig. En av partene må kreve at Arbeidstilsynet endrer forholdstallet. Der Arbeidstilsynets medvirkning ønskes fra den ene eller begge parter i spørsmålet om omregningsfaktor, fremmes saken for det lokale Arbeidstilsynet. Dersom arbeidsgiver i forhandlinger lokalt har fremsatt tilbud om omregningsfaktor 1 : 8, kan Arbeidstilsynet ikke fastsette en for arbeidstakerne dårligere faktor, for eksempel 1 : 9. Før Arbeidstilsynet fastsetter omregningsfaktor, må arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte uttale seg om vaktordningen. Hvis det er laget instruks for beredskapsvakten, skal den legges frem. Ved avgjørelsen har Arbeidstilsynet særlig lagt vekt på fire forhold: a) Hvor begrenset bevegelsesfriheten er b) Fremmøtetiden c) Antall utrykninger/henvendelser i løpet av beredskapsvakten d) Når på døgnet utrykninger finner sted Frem til 1. juli 2015 var hovedregelen etter aml. § 10-4(3) en omregningsfaktor på minst 1 : 5. Arbeidstilsynet fastsatte da denne omregningsfaktoren var hovedregel, i flere tilfeller omregningsfaktorer til 1 : 6 og 1 : 8 pga. romslige fremmøtetider, få utrykninger og tilgang til kommunikasjonsutstyr. Omregningsfaktor på 1 : 4 har også forekommet. Det tyngste momentet i Kommuneforlaget AS Side 76 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 vurderingen er fremmøtetiden. Kort fremmøtetid begrenser bevegelsesfriheten tilsvarende. Arbeidstilsynet vektlegger også antallet utrykninger, om disse normalt er om natten, samt varigheten av utrykninger. Telefonhenvendelser / arbeid per telefon regnes ikke som utrykning, men tas i betraktning ved vurdering av om omregningsfaktoren er rimelig. Dersom tildelt kommunikasjonsutstyr ikke dekker den enkeltes hjem eller nærområdet til hjemmet, er fravik fra hovedregelen i arbeidsgivers «favør» i praksis uaktuelt. Sambandsmessige «blindsoner» i arbeidstakernes nærområder (fremmøtetid) kan innvirke på Arbeidstilsynets vurdering. Dersom partene ikke blir enige om en avtale etter § 10-4 (3), og Arbeidstilsynet heller ikke fastsetter en bestemt ordning etter § 10-4 (4), gjelder hovedregelen om at minst 1 : 7 av vakten skal regnes som alminnelig arbeidstid, avhengig av hvor belastende vaktordningen er. Det er da opp til arbeidsgiver å fastsette omregningsfaktoren. I virksomheter der arbeidstiden ble forkortet per 1. januar 1987, skal hjemmevakt omregnes i henhold til Riksmeklingsmannens møtebok inntatt i A-rundskriv nr. 8/1986, møteboka XI punkt 9 siste avsnitt. Dette innebærer at hjemmevakt for dagarbeidstakere som hovedregel skal beregnes ut fra 40-timers arbeidsuke. En ukevakt (7 dager) dekker da 128 timer. Vaktordningen skal innarbeides i en arbeidsplan som viser den enkelte arbeidstakers arbeid og fritid, jf. aml. § 10-3. Planen skal være ferdig drøftet senest 14 dager før den iverksettes. Ukentlig fritid Den ukentlige fritiden skal som hovedregel være 35 timer, jf. aml. § 10-8 (2). Denne bestemmelsen og aml. § 10-5 kan bare praktiseres dersom det blir fastsatt et ukeskille, f.eks. mandag kl. 00.00 til søndag kl. 24.00. Hvordan ukeskillet skal fastsettes, er opp til partene lokalt. Med mindre annet er fastsatt, gjelder mandag til søndag. Den ukentlige fritiden kan avtales ned til 28 timer i enkeltuker, jf. § 10-8 (3), men da skal arbeidstaker sikres umiddelbar etterfølgende kompenserende hvile om arbeidstaker ikke har fri uken før/etter i umiddelbar tilknytning til den reduserte ukefritiden, slik at den sammenhengende fritiden i realiteten blir på minst 35 timer. Se mer om dette begrepet under punkt 5.7. Hjemmevakt er etter arbeidstidsreglene i arbeidsmiljøloven hverken å regne som ren fritid eller arbeidstid. Dette er grunnen til at slik beredskapsvakt bl.a. også lovlig kan legges til den enkeltes «ukentlige fritid», jf. aml. § 10-8 (2). Særlig praktisk er imidlertid ikke dette, siden utrykning på vakt ikke er å regne som «arbeidsfri» og siden kravet om en sammenhengende arbeidsfri periode på minst 28 timer ikke kan fravikes. Beredskapsordning (hjemmevaktordning) som går over syv dager, og hvor uken etter hovedregelen regnes fra mandag til søndag, bør således som hovedregel ikke legges fra mandag morgen til søndag kveld, men man kan ev. forskyve begynnelsen av vaktperioden til f.eks. onsdag. Ukefridøgnet gis da i syvdagersperioden før vaktperioden begynner. Ukentlig arbeidstid Hjemmevakt kombinert med vanlig dagarbeidstid er ikke «sammenliknbart» turnusarbeid etter aml. § 10-4 (4). Hjemmevakt regnes heller ikke som «arbeid» som nevnt i § 10-4 (4) c) om arbeid på søndager. En arbeids- eller turnusplan med beredskapsvakt f.eks. hver tredje søndag gir således ikke i seg selv krav på redusert arbeidstid i henhold til aml. § 10-4 (4) eller HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.2.2. Dersom beredskapsvakten medfører faste planlagte arbeidsøkter, skal disse ikke regnes med som en del av beredskapsvakten, men inngå som en del av den ordinære arbeidstiden. Vaktdeltakernes bopel De fleste vaktordninger forutsetter at vaktdeltakerne kan rykke ut omgående og innen rimelig tid være til stede på mønstringsstedet. Det er derfor naturlig at det ved rekrutteringen av arbeidstaker til slike vaktordninger blant annet tas hensyn til vedkommendes bopel. Eventuell flytting må drøftes med arbeidsgiveren da dette kan få beredskapsmessige konsekvenser og kan Kommuneforlaget AS Side 77 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 medføre at arbeidstakeren ikke kan oppfylle sin arbeidsplikt som forutsatt i arbeidsavtalen. Arbeidstakere som av beredskapsmessige grunner ikke kan oppholde seg på sin bopel under vakten, kan ikke benyttes i hjemmevaktordninger. Dersom en arbeidstaker som er ansatt for å delta i hjemmevaktordning flytter, slik at beredskapstiden ikke kan oppfylles fra arbeidstakerens hjem og flyttingen ikke ble klarert med arbeidsgiver, kan arbeidstaker i ettertid tilpliktes å holde hybel som «bopel» under hjemmevakter. Alternativt må arbeidstaker tas ut av vaktordningen eller omplasseres. Vaktdeltakerens plikter Vaktdeltakere plikter å være i beredskap hele døgnet, også i ordinær arbeidstid såframt dette er fastsatt i instruks. Vaktdeltakere i hjemmevaktordninger som helt eller delvis innberegnes i arbeidstiden, må imidlertid sikres en sammenhengende ukentlig fritid uten vakt som bestemt i aml. § 10-8 (2). Vaktdeltakere med annen stilling i kommunen skal sikres arbeidsfri fra begge stillinger i den ukentlige fritiden. Vakten med i den alminnelige arbeidstiden I de fleste kommuner har det vist seg at avspasering i alminnelig arbeidstid som kompensasjon for hjemmevakter ofte har medført store vanskeligheter. Dette gjelder spesielt overordnet personale og montører mv. ved e-verk. Fra arbeidsgiversiden bør derfor nødvendigheten av å pålegge slik vaktplikt til de enkelte stillinger overveies nærmere. Omregnet hjemmevakt skal sammen med øvrig alminnelig arbeidstid ikke overstige grensen for lengste alminnelige ukentlige arbeidstid etter aml. §§ 10-4 og 10-5. Merk at omregnede hjemmevakter ikke skal regnes som del av daglig arbeidstid, men inngå i uketimetallet. For arbeidstakere med vanlig dagarbeid og hjemmevakt utenom ordinær arbeidstid (omregningsfaktor 1 : 7) vil det maksimale antall «avspaseringstimer» bli 18,3 timer per vaktuke. [(24 timer x 7 dager) - 40] : 7 = 18,2857 [...] timer Jf. A-rundskriv nr. 8/1986, Riksmeklingsmannens møtebok XI punkt 9 siste avsnitt side 5 vedrørende omregning av hjemmevakt i forbindelse med arbeidstidsforkortelsen. Det må her presiseres at det maksimale antall avspaseringstimer på 18,3 timer gjelder per vaktuke (7 døgn) fratrukket 40 timers uke. Sykefravær En arbeidstaker som har sykefravær på det tidspunkt vedkommende etter vaktplanen skulle hatt vakt, tilstås ved gjeninntreden de fridager vedkommende etter planen ville ha opptjent. En arbeidstaker som blir syk på det tidspunktet vedkommende etter vaktplanen skulle hatt fri, har ikke krav på å få fridagene erstattet. 5.10.3 - Vakt på vaktrom Vakt på vaktrom er arbeidstid. Én times vakt på vaktrom regnes som én times arbeid i relasjon til arbeidsmiljølovens arbeidstidsregler, men godtgjøres som 1/3 time aktivt arbeid etter tariffavtalen, jf. kapittel 1 § 4 punkt 4.3.1.2. Se også aml. § 10-4 (2) om forlengning av arbeidstiden. Betaling for forlenget arbeidstid følger HTAs vanlige betalingsregler (dvs. ikke overtid) for aktivt arbeid / beredskapstjeneste. Dersom arbeidstiden forlenges fordi tjenesten normalt er rolig, kan forlenget tid etter avtale komme i tillegg til det som kan avtales for aktiv tid, og i tillegg til det timetall som normalt kan legges inn i en stilling. Ni timer «vakt på vaktrom» hvor arbeidstiden er forlenget med to timer i henhold til HTA § 4 punkt 4.3.1 og aml. § 10-4 (2), består eventuelt av syv timer ordinær arbeidstid og to timer forlenget tid. Ved beregning av stillingsstørrelsen skal vakten da telle som syv timer ordinær vakt. Forlenget tid kommer som tillegg til ordinær arbeidstid i stillingen. Arbeidsretten fastslo i dom av 5. november 2012 at pålegg om tilsyn i seg selv ikke uten videre vil være i strid med vakt på vaktrom. Man må se hen til avbruddets varighet, arbeidsoppgavens Kommuneforlaget AS Side 78 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 innhold og eventuelle andre avbrytelser. I dette konkrete tilfellet var arbeidsoppgaven fysisk krevende og varte inntil 25 minutter. Ordningen var i strid med HTA kapittel 1. § 4 punkt 4.3.1. Utrykning Ved utrykning på «vakt på vaktrom» betales det iht. HTA kapittel 1 § 4 punkt 4.3.1.3 et tillegg som er timelønn pluss 50 prosent for faktisk medgått tid per vakt, avrundet til nærmeste halve time (14 min. eller mindre strykes, 15 min. eller mer forhøyes til en halv time). Likevel betales timelønn pluss 100 prosent ved utrykning på helge- og høytidsdager, på påskeaften, samt mellom kl. 12.00 og kl. 24.00 pinse-, jul- og nyttårsaften. Det skal ikke betales (ekstra) tillegg etter HTA § 5 for utrykningstimer under «vakt på vaktrom». Ved hyppige utrykninger på hvilende vakt som helt eller delvis endrer vaktens karakter, kan partene ta opp spørsmål om endring av bestående ordning. «Forlenget tid» må da som regel opphøre. Hyppige utrykninger medfører lett at det blir mindre kostnadskrevende å regne vakten som aktiv tjeneste. Det koster å administrere vakter/utrykning. Er normalaktiviteten på «vakt på vaktrom» slik at aktiv tjeneste utgjør ca. en tredel av tiden eller mer, bør vakten som hovedregel av kostnadsgrunner omgjøres til aktiv tid. Utvidet alminnelig arbeidstid Arbeidsordninger med kombinert aktiv og passiv tjeneste forekommer typisk ved sykehjem, i brannvesenet, i boliger for personer med utviklingshemminger osv. Forlengning av den alminnelige arbeidstid ut over rammene i aml. § 10-4 (2) kan gjøres på tre ulike måter. I noen tilfeller kan Arbeidstilsynet gi dispensasjon, forskriften om medleverordningen kan benyttes om vilkårene er til stede, eller det kan inngås tariffavtale i medhold av § 10-12 (4). Med søknaden skal følge en skjematisk oversikt over arbeidstidens inndeling over en periode. Av oversikten må det fremgå innenfor hvilke tidsrom arbeidet i «hvileperioder» på den enkelte vakt har vært av aktiv karakter, samt omfanget (timer). Arbeidstidsordningen skal være drøftet med arbeidstakernes tillitsvalgte, og referat fra drøftingene skal vedlegges søknaden, jf. aml. § 10-5 (3). Graden av aktivitet kan variere sterkt ved de forskjellige tjenesteformer som betegnes som vakthold. Arbeidstilsynet vil ved vurdering av vaktlengden legge vesentlig vekt på om det regelmessig inntreffer forstyrrelser på vakten. Det bygges på det prinsipp at 10 timer normal netto aktiv arbeidet tid ett døgn skal være et maksimum, jf. aml. § 10-5 (1) og (2). Arbeidstilsynet vurderer «om graden av aktivitet», bedømt på lengre sikt, ligger innenfor en forsvarlig norm for tjeneste av den typen det her gjelder. Arbeidstilsynet kan gi ytterligere dispensasjoner for helse- og omsorgsarbeid samt vakt- og overvåkningsarbeid der arbeidet er helt eller delvis passivt, se aml. § 10-12 (7). Det kan som nevnt inngås tariffavtale med de store fagforeningene om at man kan fravike arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Fagforeningene har ulike retningslinjer for krav til slike avtaler. I midlertidig forskrift av 24. juni 2005 nr. 686 om arbeidstid i institusjoner som har medleverordninger er det åpnet for lengre arbeidstid enn det som følger av arbeidsmiljøloven. 5.11 - Arbeidstidsavtale for undervisningspersonalet SFS 2213 SFS 2213 gjelder fra og med 01.08.2015 til 31.12.2017. Arbeidstidsdelen av SFS 2213 gjelder for undervisningsstillinger, mens skoleledere - som også er undervisningspersonale etter HTA - ikke er omfattet av disse arbeidstidsbestemmelsene, men har årsverket definert under punkt 8.1 i SFS 2213. Oppbygning av avtalen Arbeidstidsavtalen for undervisningspersonalet består av tre deler: En innledning, der partenes felles intensjoner er nedfelt, intensjoner som skal legges til grunn ved lokale forhandlinger om arbeidsårets lengde og arbeidstid på skolen. Annen del består av beskrivelser av hvordan de Kommuneforlaget AS Side 79 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 lokale forhandlingene om arbeidsårets lengde og arbeidstid på skolen skal gjennomføres, mens resten av avtalen består av bestemmelser som ikke er gjenstand for forhandlinger lokalt. Lærernes samlede årsverk skal utføres innenfor et årsverk på 1687,5 timer (1650 timer for lærere som er 60 år og eldre). Dette årsverket gjelder uavhengig av arbeidsårets lengde og arbeidstid på skolen. I arbeidstidsavtalen som gjaldt ut skoleåret 2014/2015, var arbeidsårets lengde og arbeidstid på skolen definert i en sentral avtale. Det var imidlertid mulig å inngå lokal arbeidstidsavtale som fravek fra den sentrale. I gjeldende avtale fastsettes arbeidsårets lengde og arbeidstid på skolen i lokale forhandlinger. Partenes felles intensjoner, som er nedfelt i punkt 3 i særavtalen, skal danne grunnlaget for forhandlingene. Arbeidsårets lengde Forhandlingene om arbeidsårets lengde tar utgangspunkt i elevenes skoleår (slik dette er fastsatt av kommunen/fylkeskommunen) + 6 dager à 7,5 timer. Kommunen/fylkeskommunen avgjør etter drøftinger hvorvidt forhandlingene om arbeidsårets lengde skal føres på skolenivå eller kommune-/fylkeskommunenivå. Forhandlingene skal basere seg på de lokale behov, og det skal tas særlig hensyn til tid til planlegging, evaluering, kompetanseutvikling, samarbeid med kolleger m.m. Dersom partene ikke blir enige, kan hver av partene bringe tvisten inn for sentrale bistandsforhandlinger, der de lokale parter får bistand fra KS og arbeidstakerorganisasjonen sentralt til å fastsette endelig løsning. Arbeidstid Arbeidstiden på skolen er ikke lenger definert, slik det tidligere har vært. Arbeidstiden på skolen er gjenstand for forhandlinger på den enkelte skole. Som utgangspunkt for forhandlingene ligger partenes felles intensjoner, nedfelt i særavtalens punkt 3, skolens og lærerens behov, herunder tid til for- og etterarbeid og de fysiske arbeidsforholdene på skolen. Arbeidstiden på skolen benyttes først og fremst til undervisning, annet elevrettet arbeid, for- og etterarbeid både individuelt og i samarbeid med kolleger i team, avdelinger, grupper e.l., samt kontakt med foresatte og samarbeidsinstanser. Skolens ledelse har et ansvar for å legge forholdene til rette for samarbeidet. Arbeidstiden på skolen må innrettes slik at den sikrer kvalitet i undervisningen.Kollegialt samarbeid og en kollektiv orientert skole er en forutsetning for å få dette til. Man kan, dersom partene på skolenivå er enige om det, ta utgangspunkt i tabellen under punkt 5.1 i særavtalen. I tabellen framgår det at ved utvidelse av arbeidstid på skolen kan det også være aktuelt å bli enige om avsetning av tid til undervisning, for- og etterarbeid og faglig ajourføring. Dersom partene på skolen ikke blir enige, sendes tvisten inn til de lokale parter i kommunen/fylkeskommunen. Hvis partene på kommune-/fylkeskommunenivå ikke blir enige, gjelder det forslaget med minst omfang av arbeidstid på skolen. Resultatet må like fullt ikke ligge under tabellens rammer for det aktuelle skoleslag. Nærmere om «annet elevrettet arbeid» Siden arbeidstidsordningen i skolen baseres på et to-tidssystem der undervisningstid har vesentlig høyere «verdi» enn tid til andre oppgaver, blir det en viktig grensegang i forhold til ressursdisponering om lærernes tid blir lagt ut som undervisningstimer eller som annet elevrettet arbeid. Grunnlaget for denne sonderingen ligger i dom fra Arbeidsretten av 20. desember 2002, ARD sak 34/2001, jf. F-02/2003 fra KUF. Det kan kort pekes på her at det viktigste kriteriet for at en lærer skal få lagt ut tid med elever som undervisningstimer, er at den aktuelle elevaktiviteten er en del av lærerens pedagogiske opplegg, og at det medfører behov for planlegging og for- og/eller etterarbeid. Oversikter/arbeidsplaner Kommuneforlaget AS Side 80 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Siden lærernes årsverk ikke er fordelt gjennom daglig eller ukentlig fast/ordinær arbeidstid, blir dette styrt gjennom arbeidsplaner utarbeidet av arbeidsgiver. I SFS 2213, punkt 5.2, er det nedfelt ulike bestemmelser knyttet til utarbeidelse og endring av oversikter/arbeidsplaner. Generelle forhold knyttet til utarbeidelse av oversikter/arbeidsplaner drøftes med tillitsvalgte, mens den enkelte lærers oversikt/arbeidsplan legges av arbeidsgiver etter samtale med læreren. Planen som skal gi den enkelte en forutsigbar arbeidssituasjon og arbeidsgiver et verktøy til tidsdisponering skal som et minimum angi arbeidsdagens start og slutt og undervisningstid innenfor denne tiden. Ellers vil arbeidsgiver til vanlig legge inn faste møter og enkelte fellesaktiviteter. Nærmere om oppbygging av årsverket Siden arbeidstidsavtalen for lærerne ble endret i Skolepakke I i 2000 slik at undervisningsplikten ble fastsatt i årsrammer istedenfor «ukentlig leseplikt», har det gått diskusjoner om konsekvensen av denne endringen for arbeidet med fordeling av årsverket og legging av arbeidsplaner for den enkelte lærer. I dom i Arbeidsretten av 6. juni 2006, ARD sak 32/2005, blir det slått fast at det ikke er noen tariffmessig sammenheng mellom antall timer i læreplanene til elevene og timetallet lærerne har krav på å få lagt inn i sine arbeidsplaner. Det vil si at skolene ikke trenger å legge ut andre undervisningstimer i lærernes arbeidsplaner enn de det reelt er behov for. For eksempel vil timer en lærer ordinært ville hatt i en klasse når denne klassen har alternative opplegg, kunne disponeres til annen undervisning/andre oppgaver i løpet av året. Livsfasetiltak Lærere har rett til å få redusert undervisningen med inntil 6 % fra skoleårets begynnelse det første yrkesåret etter fullført faglig og pedagogisk utdanning. Den frigjorte tiden disponerer den nyutdannete læreren til for- og etterarbeid og faglig ajourføring på skolen, med mindre man blir enige om at tiden skal brukes til noe annet.Lærere har rett til å få redusert undervisningen med inntil 6 % fra skoleårets begynnelse det kalenderåret de fyller 57 år. Dersom en ikke har tatt ut seniortiltaket før en fyller 57 år, vil en fra fylte 60 år kunne disponere den frigjorte tiden til for- og etterarbeid og faglig ajourføring på skolen, med mindre man blir enige om at tiden skal brukes til noe annet. Det er ikke sentralt regulert hva den frigjorte tiden skal brukes til for lærere mellom 57 og 60 år. Lærere født i 1962 eller tidligere, og som ikke har begynt å ta ut seniortiltaket med hjemmel i gammel SFS 2213, kan velge om de vil følge gammel eller ny ordning. Dersom læreren velger gammel ordning, kan læreren få 5,8 % redusert undervisning fra skoleårets start det kalenderåret vedkommende fyller 55 år. Den omfordelte tiden skal da benyttes til annet pedagogisk arbeid, og forutsettes å lette den enkelte lærers arbeidssituasjon. Dette gjelder også etter fylte 60 år. Alternativt, kan læreren født i 1962 eller tidligere velge å vente med å ta ut seniortiltaket til skoleårets start det kalenderåret læreren fyller 57 år. Da vil læreren til gjengjeld ha rett til å bruke den frigjorte tiden til for- og etterarbeid og faglig ajourføring på skolen fra fylte 60 år. Nærmere om seniortiltak For å ta hensyn til at undervisning av elever blir mer krevende med økende alder, er formålet å omfordele deler av undervisningen til andre pedagogiske oppgaver knyttet til skolens drift. Det er ikke en endring av samlet årsverk, og det er arbeidsgiver som tildeler oppgaver i den omfordelte tiden. Ved tariffoppgjøret 2006 ble det i HTA kapittel 3 punkt 3.2.3 tatt inn en kommunal forpliktelse til å utarbeide seniortiltak på generelt grunnlag for alle kommunale arbeidstakere. Bestemmelsen nevner eksempler på tiltak, men den enkelte kommune skal utforme lokale tiltak med sikte på å ta vare på viktig kompetanse og motivere seniorene til å stå lenger i arbeid. Det har oppstått diskusjon i mange kommuner om hvordan lærerne eventuelt skal tas med i generelle seniortiltak i henhold til HTA siden de allerede har en sentralt regulert ordning med reduksjon av undervisningsoppgaver. Kommuneforlaget AS Side 81 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 KS har i sin rådgivning om spørsmålet pekt på følgende: Siden seniortiltakene for undervisningspersonalet er en del av arbeidstidsavtalen (SFS 2213) - og siden lærerne også er omfattet av HTA kap. 3 pkt. 3.2.3, rår KS til å prøve å finne en samordning av disse tiltakene slik at lærerne kan komme «verdimessig» noenlunde likt ut med andre arbeidstakergrupper i kommunen/fylkeskommunen som blir omfattet av lokalt utformede seniortiltak. Det er viktig at ulike arbeidstakergrupper får en likeverdig behandling og et tilbud i tråd med formålet med tiltakene. Når det gjelder direkte lønnsmessige tiltak (kronetillegg, kontantutbetalinger eller liknende), vil det ikke være i tråd med intensjonene i HTA å behandle lærerne (som gruppe) på annen måte enn andre arbeidstakere. Jf. B-rundskriv nr. 3/2008. Andre arbeidsoppgaver Dersom læreren får redusert undervisning for å utføre andre arbeidsoppgaver i tilknytning til undervisningen, reduseres arbeidstid som disponeres av læreren utenfor arbeidstiden på skolen med samme prosentandel som undervisningsreduksjonen. Reduksjon som følge av livsfasetiltaket fører ikke til utvidelse av arbeidstid på skolen. Bestemmelser om tidsressurser I SFS 2213 pkt. 7 finnes bestemmelse om tidsressurspott som kan brukes til å redusere antall undervisningstimer til lærere og skoleledere med en byrdefull undervisningssituasjon. Omfanget av tidsressurspotten fastsettes på bakgrunn av antall elever ved skolen, og rektor fordeler ressursen etter å ha drøftet prinsippene for fordelingen med tillitsvalgt. I tillegg finnes det i punkt 7 bestemmelser om reduksjon av antall undervisningstimer for f.eks. kontaktlærere. Overtid for undervisningspersonale Kommuneforlaget AS Side 82 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Undervisning ut over årsrammene for undervisning, og undervisning ut over de ytre rammene for arbeidstid på skolen utløser «undervisning-sovertid». Dette godtgjøres med undervisningstimelønn i henhold til HTA kapittel 1 punkt 12.4, tillagt 50 %. Dersom læreren har deltidsstilling, vil godtgjøringen for tilfeldige vikartimer være ordinær undervisningstimelønn fram til årsrammen for undervisning er nådd. Annet arbeid ut over planfestet arbeidstid på skolen og/eller pålagt arbeid ut over 9 timer per dag og 37,5 timer per uke utløser overtid. Med mindre det er undervisning, godtgjøres dette med ordinær timelønn (årslønn/1850), samt overtidstillegg i henhold til HTA kapittel 1 § 6 punkt 6.5. Dersom en lærer blir pålagt å ta en ekstra/tilfeldig vikartime innenfor arbeidsplanfestet tid, og samtidig viser til at læreren «får igjen» denne timen i forbindelse med en gitt aktivitet i framtid (eksamensperiode, aktivitetsdag e.l.), vil dette være en ren flytting av undervisning og ikke gjenstand for noen form for kompensasjon. Ekstra møter og andre pålagte oppgaver innenfor den planfestede arbeidstiden på skolen utløser ingen kompensasjon. Arbeidsplanens ytre rammene kan endres med 14 dages varsel. Endringer i arbeidsplanen som ikke medfører endring av de ytre rammene kan gjøres på kort varsel. For øvrig gjelder de generelle reglene om overtid redegjort for i punkt 5.9 også for undervisningspersonalet. Kapittel 6 Fravær Fravær blant de ansatte påvirker virksomhetens drift. I hvilken grad avhenger av type virksomhet. I en type virksomhet vil det oppstå et umiddelbart behov for vikar, mens i en annen type virksomhet vil ikke behovet for vikar være av samme karakter. Det er derfor viktig å ha rutiner for håndtering av fraværssituasjoner. Det kan gjelde hvilke rettigheter den ansatte har i forbindelse med fravær av ulike grunner, hvordan slikt fravær skal dokumenteres mv. I dette kapittelet skal det ses nærmere på ulike fraværsgrunner og håndteringen av disse. I hovedsak er Hovedtariffavtalens (HTA) bestemmelser knyttet til ulike fraværsgrunner som vil bli behandlet. 6.1 - Sykefravær og sykelønn Arbeidstakeres rettigheter og plikter ved sykefravær reguleres av Hovedtariffavtalen (HTA) og folketrygdloven (ftrl.). Siden det er to ulike regelsett som regulerer disse rettighetene og pliktene, er det viktig at disse leses i sammenheng. Teamet er omfattende. I utgangspunktet er det reglene i HTA som vil bli omtalt, men folketrygdlovens regler vil også omtales siden disse er av betydning for reglene i HTA. For de fleste arbeidstakere gir HTA bedre rettigheter enn folketrygdlovens regler, men i noen særskilte tilfeller kan situasjonen være den motsatte. Sistnevnte vil kunne være tilfellet for tilkallingsvikarer og deltidsansatte som jobber utover sin opprinnelige stillingsstørrelse, samt arbeidstakere som går ned i stillingsstørrelse mens de er syke. Arbeidstakere kan også ha rettigheter etter folketrygdlovens regler om arbeidsgiverperiode, uten å ha rett til sykelønn etter HTA eller sykepenger fra NAV. 6.1.1 - Arbeidsgiverperiode Sykelønn i arbeidsgiverperioden Ftrl. § 8-18 regulerer arbeidstakers rett til sykelønn i arbeidsgiverperiodene, og ftrl. § 8-19 regulerer arbeidsgivers plikt til å utbetale sykelønn i de samme periodene. Beregningen av disse periodene reguleres også av ftrl. § 8-19. Opptjeningstid Etter ftrl. § 8-18 (1) er det en opptjeningstid på fire uker. Dersom denne opptjeningstiden er Kommuneforlaget AS Side 83 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 oppfylt og øvrige grunnleggende vilkår for rett til sykepenger, vil arbeidsgiver ha plikt til å utbetale sykepenger i inntil 16 kalenderdager fra første hele sykefraværsdag, jf. ftrl. § 8-19 (1) og (2). Nytt sykefravær Ved nytt sykefravær innen 16 dager skal det nye sykefraværet regnes med i samme arbeidsgiverperiode, jf. ftrl. § 8-19 (3). Sykepengegrunnlag Dersom arbeidstaker har opptjent rett til sykepenger i arbeidsgiverperioden, skal det foretas en historisk beregning for å fastsette sykepengegrunnlaget, jf. ftrl. § 8-28. Sykepengegrunnlaget etter folketrygdlovens regler omtales nærmere under avsnitt 6.1.2. Sykepenger ytes kun for dager det skulle vært utbetalt lønn, jf. ftrl. § 8-18 (4). Arbeidstakers rett til sykepenger fra arbeidsgiver faller bort når arbeidsforholdet opphører dersom tidspunktet for opphøret var fastsatt før arbeidsuførheten oppsto, jf., ftrl. § 8-18 (5). Ny arbeidsgiverperiode Når arbeidsgiver har utbetalt sykepenger i en full arbeidsgiverperiode, inntrer det ikke ny arbeidsgiverperiode ved sykdom de første 16 dager etter at vedkommende arbeidstaker har gjenopptatt arbeidet, jf. ftrl. § 8-19 (4). Arbeidstaker må rent fysisk gjenoppta arbeidet i tråd med sin arbeidsavtale, og deretter være helt arbeidsfør i minst 16 dager, for å ha opptjent rett til ny arbeidsgiverperiode. Retten til sykepenger i arbeidsgiverperioden for ekstravakter eller deltidsansatte som jobber ekstra, omtales nærmere under avsnitt 6.1.9 og 6.1.10. 6.1.2 - Hovedtariffavtalens sykelønnsbestemmelser HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.1 innebærer en kobling mellom HTA og folke-trygdlovens regler. Forskutteringsplikt Når det gjelder utbetaling av lønn under sykdom, innebærer bestemmelsen en forskutteringsplikt for arbeidsgiver, innenfor rammen av inngått arbeidsavtale. Forskutteringsplikten er begrenset av arbeidsavtalens varighet, jf. HTA kapittel 1 § 1 punkt 1.1. Forskutteringsplikten er også begrenset til stønadsperioden etter folketrygdlovens regler. Arbeidsgiver utbetaler sykelønn til arbeidstaker i fast forpliktende arbeidsforhold hele den tiden vedkommende har rett til sykelønn fra NAV. Det vil si i inntil 248 dager (50 uker) over en treårsperiode uansett sykdom, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.2 og ftrl. § 8-12 (1). Eventuelle arbeidsgiverperioder kommer i tillegg, jf. ftrl. §§ 8-18 og 8-19. Refusjon fra NAV Arbeidsgiver må kreve refusjon fra NAV ved å sende inn krav om dette. Slik refusjon innfris bare for opptil tre måneder før den måneden kravet ble fremsatt, jf. ftrl. § 22-13 (3). Det er derfor viktig at arbeidsgiver fremsetter slikt krav umiddelbart etter arbeidsgiverperiodens utløp. Arbeidsgiver må benytte skjemaet «Inntektsopplysninger (NAV 08-30.01)». Bakgrunnen for den korte fristen er særlig kontrollhensyn. Arbeidsgivers refusjonsrett reguleres av folketrygdloven, jf. ftrl. § 22-3. Det er derfor ikke behov for særskilt avtale med arbeidstaker for å sikre slik rett. Det er bare arbeidsuførhet som klart skyldes sykdom eller skade som gir rett til sykepenger, jf. ftrl. § 8-4. Arbeidsuførhet som skyldes sosiale eller økonomiske problemer, gir ikke rett til sykepenger. Arbeidsgiver bør derfor uansett kontakte NAV for å få avklart om det foreligger rett til sykepenger. Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser, herunder bestemmelsene om rett til full lønn under sykdom, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.1 flg., gjelder for alle arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid per uke, jf. HTA kapittel 1 § 1 punkt 1.1. Hvorvidt man står overfor en arbeidstaker, og arbeidstakerens eventuelle tilknytning til kommunen, må derfor avklares. Kommuneforlaget AS Side 84 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstakerbegrepet Særlig avgrensningen mellom arbeidstaker- og oppdragstakerbegrepet er praktisk i KS-området. Den siste tiden har det vært avsagt flere relevante høyesterettsdommer knyttet til denne problemstillingen. Den nærmere avgrensingen generelt og i lys av de relevante dommene er nærmere omtalt i B-rundskriv nr. 6/2011, 4/2013 og 7/2016 som er tilgjengelig på KS´ hjemmeside. Hvorvidt man står overfor en arbeidstaker eller oppdragstaker er avgjørende for eventuelle sykelønnsrettigheter etter HTA. Sistnevnte har ikke slike rettigheter. Folkevalgte Folkevalgte anses ikke som arbeidstakere i Hovedtariffavtalens eller folketrygdlovens forstand selv om disse i andre relasjoner kan anses som arbeidstakere. Dette innebærer at disse ikke har sykelønnsrettigheter etter HTA. Avklaringen knyttet til folketrygdlovens regler ble nylig behandlet av Høyesterett. Konkret gjaldt saken om en ordfører skulle anses som arbeidstaker eller frilanser i folketrygdlovens forstand hvor resultatet ble sistnevnte. KS har skrevet en artikkel om denne dommen og konsekvensene den medfører som ligger tilgjengelig på KS´ hjemmeside. Tilknytningskravet Tilknytningen til kommunen må være av en viss karakter. Tilkallingsvikarer som tar sporadiske vakter anses ikke for å ha et fast forpliktende arbeidsforhold, arbeidstakere som har en tilkallingsavtale, innfrir av den grunn ikke tilknytningskravet. At det på forhånd er avtalt en eller flere enkeltvakter, er ikke tilstrekkelig, det stilles også et vilkår om at det på forhånd er fastsatt en arbeidstid per uke. Hvorvidt tilknytningskravet er oppfylt, må vurderes konkret. Tiltredelseskravet Vilkåret om å tiltre stillingen innebærer at arbeidstaker må ha møtt frem helt arbeidsfør på arbeidsplassen i stand til å yte arbeid i det omfang som arbeidsavtalen tilsier. HTA gir her en bedre rett når det gjelder kravet til opptjening. Etter folketrygdlovens regler stilles det krav om fire uker i arbeid, jf. ftrl. § 8-2 (1), mens etter HTA er det tilstrekkelig å ha tiltrådt stillingen, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.1. Denne bedre retten knyttet til opptjening gjelder også for lærlinger, praktikanter og studenter med praksisår. Tiltredelsestidspunktet for undervisningspersonalet er den dag tilsettingen gjelder fra og vedkommende kunne ha tiltrådt. Det forutsettes imidlertid at vedkommende er frisk på det tidspunktet arbeidsavtalen gjelder fra. Inntektens størrelse Det stilles ikke noe krav til inntektens størrelse for rett til sykelønn etter HTA. Etter folketrygdlovens regler gjelder imidlertid en inntektsgrense som kan få betydning for arbeidsgivers rett til refusjon. Inntektsgrunnlaget for sykepenger må utgjøre minst 50 % av grunnbeløpet (G), jf. ftrl. § 8-3 (2). Yrkesskade Ved yrkesskade gjelder særskilte regler for rett til sykepenger, jf. ftrl. § 8-55. Blant annet stilles det ikke krav om opptjeningstid, og det er heller ikke av betydning om arbeidstaker allerede har mottatt sykepenger fra NAV. Yrkesskade omtales nærmere under avsnitt 6.8. Stønadsperioden I henhold til HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.2 kan arbeidstaker ha rett til sykelønn i inntil 50 uker i løpet av en treårsperiode, men ikke utover vedkommende arbeidstakers maksdato for sykepengerettigheter etter folketrygdlovens regler, jf. ftrl. § 8-12 (2). Sykepengegrunnlaget etter HTA Kommuneforlaget AS Side 85 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Sykelønnen etter HTA beregnes fremover i tid. Dette innebærer at arbeidstaker har rett til full lønn under sykdom som om vedkommende var i arbeid. Full ordinær lønn, faste årsbeløp som er vederlag for arbeidsytelse, samt variable tillegg som ulempetillegg, vaktgodtgjøring o.l. etter oppsatt turnusplan skal utbetales, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.1.2. Også helge- og høytidstillegg omfattes selv om slike tillegg ikke regnes med i sykepengegrunnlaget etter folketrygdlovens regler. Siden arbeidstaker etter HTA har krav på lønn som om vedkommende var i arbeid, gis også eventuelle lønnsendringer etter sykdomsinntreden. Eksempelvis lønnsendringer på grunn av ansiennitetsopprykk eller som følge av sentrale- og lokale lønnsforhandlinger. Videre innebærer dette at det ses bort fra folketrygdlovens begrensning om at sykepengegrunnlaget ikke kan overstige seks ganger grunnbeløpet (G), jf. ftrl. § 8-10 (2), og det ses også bort fra begrensningen med hensyn til antall dager som er feriepengeberettigede, jf. ftrl. § 8-33. Overtidsgodtgjøring regnes ikke med i sykepengegrunnlaget. Unntak gjelder en fast årlig godtgjøring som er en del av årslønnen, jf. ftrl. § 8-29 (3). Godtgjøring som helt eller delvis skal dekke utgifter ved utførelse av arbeidet, inngår heller ikke i sykepengegrunnlaget. Dette gjelder f.eks. bilgodtgjøring, reise- og diettgodtgjøring, smusstillegg o.l. Feriepenger skal heller ikke regnes med som del av sykepengegrunnlaget. Sykepengegrunnlaget etter ftrl. Sykepengegrunnlaget etter folketrygdlovens regler baseres på en historisk beregning. Hva arbeidstaker har tjent før sykdom inntraff er avgjørende, jf. ftrl. § 8-28. Utgangspunktet er at sykepenger beregnes på grunnlag av gjennomsnittsinntekt de siste fire ukene før sykdom inntraff. I et arbeidsforhold med fast arbeidstid og timelønn skal de siste fire ukene legges til grunn. Har man månedslønn, skal den siste måneden legges til grunn. Hvis lønnen i fireukersperioden avviker vesentlig fra det arbeidstaker ville ha tjent om vedkommende ikke ble syk, kan en lengre beregningsperiode benyttes. Dette kan f.eks. være aktuelt for arbeidstakere som arbeider turnus. Ved kortere tilsettingsforhold enn fire uker utgjør hele tilsettingsforholdet beregningsperioden. Varig lønnsendring i fireukersperioden før sykdomsinntreden medfører at den nye lønnen regnes som sykepengegrunnlag ved beregning av sykelønnen. Forholdet mellom HTA og ftrl. De ulike beregningsmåtene ovenfor kan innebære at arbeidstaker får utbetalt mer i sykelønn enn det beløpet arbeidsgiver får refundert fra NAV. I de tilfellene hvor de ulike beregningsmåtene resulterer i en høyere sykelønnsutbetaling fra NAV, må arbeidstaker henvises til NAV for utbetaling av differansen, jf. ftrl. § 22-3 (3). Opptjening av nye sykepengerettigheter En arbeidstaker som har vært tilbake i arbeid i sammenhengende 26 uker etter et sykefravær, tjener opp ny rett til sykelønn, jf. HTA § 8.2.2 og ftrl. § 8-12 (2). Eventuelle arbeidsgiverperioder avbryter ikke denne opptjeningen, men sykefravær som strekker seg utover en arbeidsgiverperiode avbryter opptjeningen. Opptjeningen starter da på nytt. Meldeplikt Kommuneforlaget AS Side 86 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstaker skal snarest mulig melde fra om sykefraværet med mindre det er spesielle grunner som gjør dette vanskelig, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.3.1, jf. ftrl. §§ 8-23 til 8-27. Opplysninger om diagnose o.l. kan ikke kreves, men det skal gis opplysninger om sykefraværets sannsynlige varighet. Meldeplikten gjelder også når arbeidstaker er sykmeldt av lege. Melding gis på den mest praktiske måten for den syke arbeidstaker så fremt denne måten er godkjent av arbeidsgiver. Det kan f.eks. være per telefon, SMS eller e-post. Arbeidstaker må gjøres kjent med hvilke måter som aksepteres av arbeidsgiver. Meldingen skal bekreftes skriftlig snarest mulig. Som utgangspunkt vil dette være med en gang arbeidstaker er tilbake på jobb. Egenmelding Egenmelding kan nyttes etter at arbeidstaker har arbeidet hos arbeidsgiver i to måneder (opptjeningstid), jf. ftrl. § 8-24 (1). Opptjeningskravet gjelder på ny når arbeidsforholdet avbrytes i mer enn to uker, jf. ftrl. § 8-24 (2). Unntak gjelder ved visse permisjoner mv., jf. ftrl. § 8-24 (3). I slike tilfeller er opptjeningstiden en måned fremfor to. Egenmelding kan bare nyttes som dokumentasjon for sykefravær i arbeidsgiverperioden, jf. ftrl. §§ 8-7 (1) og § 8-23. I den grad slik melding nyttes i arbeidsgiverperioden, er denne grunnlaget for utbetaling av sykelønn. Antall egenmeldingsdager Etter HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.3.1, jf. ftrl. § 8-24 (4), kan det etter tre egenmeldingsdager kreves legeerklæring. Arbeidsgiver kan imidlertid bestemme at det kan brukes egenmelding for flere dager i arbeidsgiverperioden. Bestemmer arbeidsgiver at det kan nyttes egenmeldingsdag for flere dager, bør det fastsettes i internt reglement. For IA-bedrifter er det avtalt at det kan brukes egenmelding for inntil åtte dager om gangen. Etter åtte egenmeldingsdager, må arbeidstaker legge frem legeerklæring. Egenmelding ved barns og barnepassers sykdom er regulert i HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.4 og folketrygdlovens kapittel 9 del II. Denne rettigheten kommer i tillegg til egenmelding ved egen sykdom. Beregning av egemeldingsdager Fravær fra en arbeidsøkt som strekker seg over et døgnskille, skal regnes som en egenmeldingsdag. Arbeidsfrie dager tas med ved beregningen av antall kalenderdager. Er en arbeidstaker syk og nytter egenmelding på en fredag og fortsatt er syk mandagen etter, regnes både lørdag og søndag med. Ved nytt sykefravær innen 16 dager medregnes tidligere fraværsdager som det ikke foreligger legeerklæring for, jf. ftrl. § 8-24 (4). Selv om en egenmelding etterfølges av sykmelding, anses egenmeldingsdagene som brukt. Egenmelding kan bare nyttes for hele dager. Egenmelding kan derfor ikke nyttes ved sykdom deler av en dag, f.eks. hvis arbeidstaker blir syk i løpet av arbeidsdagen og må gå hjem. For slike tilfeller er det imidlertid vanlig å gi lønnet permisjon. Antall egenmeldingstilfeller Antall egenmeldinger telles fortløpende. Tre enkeltstående sykefraværsdager dokumentert med egenmelding er tre egenmeldingstilfeller. Tre sammenhengende sykefraværsdager dokumentert med egenmelding er imidlertid ett egenmeldingstilfelle. Kommuneforlaget AS Side 87 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tap av egenmeldingsretten Arbeidstaker kan fratas retten til å nytte egenmelding ved sykdom dersom vedkommende arbeidstaker i løpet av de siste 12 månedene har hatt minst fire sykefravær uten å legge frem legeerklæring, jf. ftrl. § 8-27 (1) bokstav a. Dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom, kan det samme skje uavhengig av antall fraværstilfeller, jf. samme bestemmelses bokstav b. Før arbeidstaker fratas retten til å levere egenmelding, har vedkommende rett til å uttale seg. I den grad det er begrunnet mistanke om at egenmelding nyttes som aksjonsform i en arbeidskonflikt, kan arbeidsgiver kreve legeerklæring fra første fraværsdag så lenge aksjonen varer, jf. ftrl. § 8-27 (3). For øvrig vises det til ftrl. §§ 8-23 til 8-27 om egenmelding. Sykmelding Bare sykmelding som blir godkjent av NAV, anses som gyldig dokumentasjon for sykefravær. Er det saklig grunn til å tvile på om en sykmelding vil bli godkjent, bør arbeidsgiver ta kontakt med NAV lokalt. Dette vil kunne være tilfellet ved sykmelding fra utlandet eller ved tvil om kravet til diagnose er oppfylt. Er en arbeidstaker fraværende med ikke-godkjent sykmelding, må det formidles til vedkommende umiddelbart. Arbeidstaker har arbeidsplikt fra det tidspunkt vedkommende blir gjort oppmerksom på dette. Fra det tidspunktet arbeidstaker blir gjort oppmerksom på forholdet har vedkommende ikke lenger en gyldig fraværsgrunn, og arbeidsgiver har ingen plikt til å fortsette utbetaling av full lønn. Etter arbeidsgiverperioden må attesten «Vurdering av arbeidsmulighet/sykmelding» fra lege legges frem. Hvis ikke sykmelding foreligger, får ikke arbeidsgiver refundert sykelønnen fra NAV. Det er arbeidstakers ansvar å sørge for at arbeidsgiver får sykmeldingen. Manglende oppfyllelse av denne forpliktelsen medfører at retten til sykelønn etter arbeidsgiverperioden faller bort. Arbeidstakere som ikke skaffer sykmelding fra lege etter utløpet av egenmeldingsperioden, mister også retten til sykelønn for de dagene det er gitt egenmelding for. Tilbakedatert sykemelding vil som hovedregel ikke godtas, jf. ftrl § 8-7 (2). Slik sykemelding kan imidlertid likevel godtas dersom det er godtgjort at arbeidstaker har vært arbeidsufør fra et tidligere tidspunkt og vedkommende har vært forhindret fra å søke lege. Utvidet legeerklæring Senest når arbeidsuførheten har vart i åtte uker uten at arbeidstaker er i arbeidsrelatert aktivitet, må det dokumenteres dersom det er medisinske grunner som hindrer at arbeidsrelatert aktivitet iverksettes, jf. ftrl. § 8-7 (4). En slik legeerklæring må også inneholde en redegjørelse for det videre behandlingsopplegget og en vurdering av muligheten for at vedkommende kan gjenoppta det tidligere eller annet arbeid. En slik dokumentasjon er en forutsetning for fortsatt utbetaling av sykepenger. Unntak gjelder dersom den sykmeldte arbeidstaker er innlagt i helseinstitusjon eller har en alvorlig lidelse som NAV kjenner til, eller hvis arbeidstaker forventes å bli friskmeldt innen kort tid, jf. ftrl. § 8-7 (5). Blankettens del C skal sendes uoppfordret fra lege til NAV lokalt. NAV lokalt skal sende melding til arbeidsgiver dersom del C mangler. For å unngå eventuell stans i utbetalingen av sykepenger bør imidlertid arbeidsgiver sjekke med NAV om del C foreligger og eventuelt kontakte arbeidstaker. Sykelønnen skal stoppes dersom del C ikke foreligger og det ikke foreligger unntaksgrunn. Delvis sykemelding Dersom en arbeidstaker blir delvis sykmeldt, bør arbeidsgiver ikke motsette seg en slik ordning hvis det er behandlende leges anbefaling. Er en slik ordning vanskelig å gjennomføre på grunn av virksomhetens drift, herunder turnus- og vaktordninger, kan arbeidsgiver fastsette hvordan den reduserte arbeidstiden skal fordeles, etter drøfting med arbeidstaker. Er det helt uforenlig med utførelsen av arbeidet at arbeidstaker er delvis sykmeldt, vil arbeidsgiver kunne nekte å godta en slik ordning. Vedkommende må da Kommuneforlaget AS Side 88 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 henvises til behandlende lege for ny vurdering av den delvise sykmeldingen. Delvis sykmelding forlenger ikke den tiden arbeidstaker har rett til sykelønn etter folketrygdlovens regler, og dermed heller ikke etter HTA. Den maksimale stønadstiden er altså uavhengig av om den sykmeldte er helt eller delvis sykmeldt. Friskmelding Det kan kreves friskmelding fra lege før arbeidet gjenopptas, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.3.2. I hvilke tilfeller slik friskmelding kan kreves, bør reguleres i interne retningslinjer. Kontroll av sykefravær Arbeidsgiver har rett til å sette i verk tiltak, f.eks. føre fraværsstatistikker og kontrollundersøkelser hos bedriftslege, for å få kontroll på sykefraværet. Forutsetningen er at slike tiltak drøftes med de tillitsvalgte før de settes i kraft. Videre må slike kontrollordninger være generelle og omfatte alle. Erstatningskrav for utbetalt sykelønn Arbeidsgiver har rett til å gjøre sitt tap i form av utbetalt lønn under sykdom gjeldende direkte mot skadevolder eller vedkommendes forsikringsselskap, jf. HTA kapittel 1 § 8.2.4. F.eks. vil dette gjelde dersom en arbeidstaker under sitt arbeid er blitt påkjørt av en bil og blir skadet som følge av denne påkjørselen. Et slikt krav må begrenses til arbeidsgivers faktiske utgifter i form av utbetalt lønn knyttet til skaden. 6.1.3 - Sykdom og ferie Feriepenger og sykepenger Det ytes ikke sykepenger under lovbestemt ferie. Hvis arbeidstaker blir syk før eller under ferien og ikke krever den utsatt, utbetales feriepenger under ferie. Utsettelse av ferie på grunn av sykdom er nærmere omtalt i kapittel 9 avsnitt 9.9. Ferie og arbeidsgiverperiode Er arbeidstaker syk når ferien er over, regnes arbeidsgiverperioden fra den dagen arbeidet skulle ha vært gjenopptatt. Blir arbeidstaker syk før ferien og ferien utsettes, regnes arbeidsgiver-perioden på vanlig måte fra første hele sykefraværsdag. Feriepengene dekker da utsatt ferie senere. Når sykdommen inntrer i ferien og arbeidstaker får ferien delvis utsatt, regnes arbeidsgiverperioden fra og med den dagen ferien blir utsatt. Feriepengene dekker da tilsvarende utsatt ferie senere. Flere arbeidsforhold I de tilfellene hvor arbeidstaker har flere arbeidsforhold og vedkommende avvikler ferie i hovedstillingen og samtidig er sykmeldt i bistillingen, vil refusjon fra NAV for forskuttert lønn under sykdom i bistilling opphøre. Dette vil være tilfellet selv om arbeidstaker har godkjent sykmelding i bistillingen siden NAV ikke dekker sykelønn under ferieavvikling. 6.1.4 - Sykdom og ferie for undervisningspersonalet Undervisningspersonalet avvikler hele ferien (5 uker) sammenhengende med avslutning siste virkedag i juli måned dersom ikke annet er fastsatt etter drøftinger mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.2. Ellers har undervisningspersonalet tilsvarende rettigheter ved sykdom under ferien som øvrige arbeidstakere. Arbeidsfrie perioder er ikke å anse som ferie. 6.1.5 - Sykelønn og permisjon Under permisjon uten lønn gis ingen sykelønn ved sykdom. Kommuneforlaget AS Side 89 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Fysisk gjeninntreden Etter permisjonens utløp kan det imidlertid ikke stilles krav om fysisk gjeninntreden for rett til sykelønn hvis stillingen tidligere er tiltrådt. Bakgrunnen for at det ikke kan stilles krav om fysisk gjeninntreden i slike tilfeller er to avgjørelser fra Arbeidsretten, jf. ARD-2011-175 og ARD-1994231. En arbeidstaker som har tiltrådt en stilling, og som etter avtale med arbeidsgiver har tidsbegrenset permisjon, og med en forhåndsbestemt avtale om å gå tilbake til den tidligere tiltrådte stilling, skal ha lønn (sykelønn) etter den stillingen vedkommende til enhver tid skulle tjenestegjort i om sykdom ikke hadde inntrådt. Dette gjelder uavhengig av formålet med permisjonen, det sentrale er om den er tidsbestemt. I de tilfeller hvor arbeidstaker blir syk før permisjonen tar til og sykdommen medfører at vedkommende ikke kan nyttiggjøre seg av permisjonen, kan arbeidsgiver akseptere at permisjonen bortfaller eller utsettes. Ved vurderingen av bortfall eller utsettelse av permisjonen må det bl.a. tas hensyn til permisjonens lengde og formål. Ved bortfall eller utsettelse utbetales løpende sykelønn. 6.1.6 - Sykelønn og "lønnet" permisjon Permisjon innebærer at arbeidstaker er fritatt fra arbeidsplikt for en tidsbestemt periode. Den økonomiske godtgjørelsen vedkommende mottar i denne perioden, defineres ikke som lønn etter folketrygdlovens eller HTAs regler. Dette innebærer at de økonomiske kompensasjonsordningene om bl.a. sykelønn, foreldrepenger o.l. ikke gjelder arbeidstakere under slik permisjon. Se for øvrig avsnittet over om fysisk gjeninntreden som også vil gjelde ved «lønnet» permisjon. 6.1.7 - Uførepensjon og andre trygdeytelser Det skal gjøres fradrag i sykelønn og foreldrepenger for offentlige trygdeytelser som arbeidstaker mottar i perioden, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.1.1. 6.1.8 - Sykelønn og alderspensjon Arbeidstakere over 67 år har begrensede sykepengerettigheter etter folketrygdlovens regler. Arbeidstaker mellom 67 og 70 år har rett til sykepenger i 60 dager, jf. ftrl. § 8-51 (3), forutsatt at inntekten overstiger 2 ganger grunnbeløpet (G), jf. ftrl. § 8-51 (2). I tillegg kommer eventuelle arbeidsgiverperioder, jf. ftrl. §§ 8-18 og 8-19. Opptjening av sykepenger i nye 60 dager og opptjening av nye arbeidsgiverperioder er tilsvarende som for øvrige arbeidstakere, jf. ftrl. §§ 8-12 (2) og 8-19 (4). Arbeidstakere over 70 år har ingen sykepengerettigheter etter folketrygdlovens regler. Sykelønnsrettighetene til arbeidstakere over 67 år etter HTA ble endret ved årets tariffrevisjon. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.2.1 er bortfalt. Sykelønnsrettighetene til arbeidstakere over 67 år er nå regulert i HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.2.2. Endringen innebærer at retten til lønn under sykdom begrenses av ftrl. § 8-51 (2) og (3). Arbeidstakere som fortsetter i tjenesten etter fylte 67 år må dermed ha en inntekt som overstiger 2 G og retten til sykelønn gjelder frem til fylte 70 år. Retten til full lønn under sykdom er videre begrenset til antall stønadsdager etter folketrygdlovens regler. Etter utløpet av refusjonsperioden på 60 dager har arbeidstaker rett til differansen mellom full lønn og pensjon. 6.1.9 - Sykelønn til tilkallingsvikarer En tilkallingsvikar er i denne sammenheng en arbeidstaker som tar enkeltstående vakter eller annet kortvarig arbeid uten å ha en avtale som varer utover dette. Slike tilkallingsvikarer vil normalt ikke være omfattet av HTA fordi disse ikke anses for å ha et løpende fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid per uke, jf. HTA kapittel 1 § 1 punkt 1.1. Sykelønn etter HTA Kommuneforlaget AS Side 90 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Dersom det er avtalt flere vakter over et gitt tidsrom, vil disse vaktene imidlertid kunne anses som et fast forpliktende arbeidsforhold selv om tidsrommet er kortvarig, f.eks. to uker. Dette må vurderes konkret. En tilkallingsavtale er i alle fall ikke nok. Det stilles krav om et visst omfang av enkeltvakter og en på forhånd fastsatt ukentlig arbeidstid. Arbeidstakere som tar enkeltstående vakter og faller innenfor reglene om sykelønn i HTA, vil ha krav på sykelønn for den avtalte perioden med slike vakter dersom første vakt er tiltrådt. Sykelønn etter folketrygdlovens regler Arbeidstakere som kun tar enkeltstående vakter av sporadisk karakter som faller utenfor reglene om sykelønn i HTA, vil likevel kunne ha krav på sykepenger fra arbeidsgiver etter folketrygdlovens regler om arbeidsgiverperiode, jf. ftrl. §§ 8-18 og 8-19. Forutsetningen er at arbeidstaker har vært i arbeid hos arbeidsgiver i fire uker eller mer, jf. ftrl. § 8-18 (1). I vurderingen av om en arbeidstaker tilfredsstiller dette opptjeningskravet, må dagene ses i sammenheng dersom det er mindre enn 14 dager siden vedkommende var i arbeid. Opphold på mer enn 14 dager avbryter opptjeningstiden. Anses arbeidstaker for å ha vært ansatt hos arbeidsgiver i fire uker og det er inngått en avtale om nytt arbeid, må sykelønn utbetales i arbeidsgiverperioden for avtalt arbeid selv om arbeidet ikke er tiltrådt. Dette følger av kjennelse fra ankenemnda for sykelønn. Arbeidsgivers forpliktelse til å utbetale sykepenger vil være begrenset til arbeidsgiverperioden, jf. ftrl. § 8-19 (1). Det er da også viktig å merke seg at det bare skal utbetales sykelønn for de dagene det skulle ha vært utbetalt lønn, jf. ftrl. § 8-18 (4). Unntaksvis kan arbeidsgiver imidlertid også være pliktig til å utbetale sykelønn i arbeidsgiverperioden for sannsynlige vakter. Forutsetningen er at det er overveiende sannsynlig at tilkallingsvikaren ville ha arbeidet dersom arbeidsuførhet ikke hadde inntrådt og at tilkallingsarbeidet har vedvart over en periode på minst tre måneder uten opphold på mer enn 14 dager. Dette følger også av kjennelse fra ankenemnda for sykelønn. Skriftlig avtale om varighet av arbeidet Det er viktig at arbeidsforholdets lengde avtales skriftlig når arbeidstaker tilkalles. Er det ikke klart hvor lenge arbeidsforholdet varer, må arbeidsgiver dekke sykelønn i hele arbeidsgiverperioden og da på grunnlag av de vaktene man må anta at vedkommende ville fått, jf. ftrl. § 8-18 (5). 6.1.10 - Sykelønn til deltidsansatte som tar ekstravakter Sykelønn etter HTA Deltidsansatte, som i tillegg til fast stilling i en periode påtar seg ekstravakter som bærer preg av et fast forpliktende arbeidsforhold, er å anse som et nytt tilsettingsforhold som må tiltres. Forutsetningen for at arbeidstaker får sykelønn etter HTA for den avtalte perioden, er som for tilkallingsvikarer. Dette anses for øvrig ikke som overtid etter aml. § 10-6, jf. ARD-2001-202. Sykelønn etter folketrygdlovens regler Etter folketrygdlovens regler er det ikke krav til at nye stillinger hos samme arbeidsgiver tiltres. Det innebærer at en deltidsansatt som fyller opptjeningstiden i den faste stillingen, vil ha rett til sykepenger i arbeidsgiverperioden for avtalte vakter, selv om vaktene ikke er tiltrådt, jf. ftrl. § 8-18 (1). Det er ikke et absolutt krav at det er avtalt vakter i arbeidsgiverperioden. Deltidsansatte kan også ha rett til sykelønn i arbeidsgiverperioden for sannsynlige vakter. Vurderingen blir den samme som for tilkallingsvikarer som er omtalt ovenfor. 6.1.11 - Beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet (hjemmevakt) og avspasering ved sykdom Avspasering og avvikling av beredskapsvakt utenfor arbeidsstedet følger arbeidsplanen selv om arbeidstaker blir syk. Dette innebærer at en arbeidstaker som utfører sin beredskapsvakt, men blir syk når vakten skal avspaseres, ikke får nye avspaseringsdager. Dersom sykdommen inntrer under beredskapsvakten, men arbeidstaker er arbeidsfør når avspaseringen skal tas, avvikles de opparbeidede avspaseringsdagene etter oppsatt arbeidsplan. Se HTA kapittel 1 § 4.3.2. Kommuneforlaget AS Side 91 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 6.2 - Barns og barnepassers sykdom Retten til permisjon (fri) ved barns eller barnepassers sykdom følger av arbeidsmiljølovens regler, jf. henvisningen til aml. § 12-9 i HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.4. Retten til stønad ved slike tilfeller følger av folketrygd-lovens regler, jf. henvisningen til ftrl. kapittel 9 del II i samme bestemmelse i HTA. Retten til full lønn i tilfeller som dette reguleres av HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.4. Felles for retten til fri og retten til lønn er at arbeidstakers fravær skyldes nødvendig tilsyn og pleie for sykt barn eller tilsyn for barn på grunn av barnepassers sykdom. Arbeidstaker må også ha omsorg for barnet. Antall permisjonsdager Permisjonsretten for barns og barnepassers sykdom er for inntil 10 dager per kalenderår per arbeidstaker, 15 dager dersom vedkommende har ansvar for mer enn to barn, og 20 dager dersom arbeidstaker har omsorg for barn med kronisk sykdom eller funksjonshemming. Dersom arbeidstaker er alene om omsorgen dobles antall dager. Se aml. § 12-9. Antall omsorgsdager Det er de samme antall dager som gjelder for retten til full lønn og omsorgspenger fra NAV under slikt fravær. Se ftrl. § 9-6. Retten til lønn, permisjon og omsorgspenger gjelder til barnet fyller 12 år, men for barn med kronisk sykdom eller funksjonshemming gjelder retten til barnet fyller 18 år, jf. nevnte bestemmelser. Dokumentasjon Egenmelding for barns- eller barnepassers sykdom kan først nyttes etter at arbeidsforholdet har vart i fire uker, jf. ftrl. § 9-8 (1). Dette gjelder selv om arbeidstaker har tiltrådt stillingen og har rett til lønn under fraværet fra første fraværsdag etter HTA. En arbeidstaker kan bruke egenmelding for de første tre dagene av sykefraværet. Fra den fjerde dagen kan arbeidsgiver kreve legeerklæring, jf. ftrl. § 9-7. Har arbeidstaker ikke rett til å benytte egenmelding, må fraværet dokumenteres med legeerklæring for barnets eller barnepasserens sykdom, jf. ftrl. § 9-7 (3). Full lønn etter HTA En arbeidstaker som har tiltrådt stillingen og fyller vilkårene for rett til permisjon og omsorgspenger, får utbetalt full lønn, som om vedkommende var i arbeid, under fraværet, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.4. Full lønn omfatter faste årsbeløp og variable tillegg, inklusiv helge- og høytidstillegg, etter oppsatt turnusplan, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.1.2. Det skal også beregnes feriepenger av lønnen. Omsorgspenger etter folketrygdlovens regler Omsorgspenger beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepenger, jf. ftrl. § 9-8 (2). Vi viser til omtalen om sykepengegrunnlaget under avsnitt 6.1.2. Retten til hel eller delvis utsettelse av ferie som ferieloven gir ved egen sykdom, gjelder ikke ved barns eller barnepassers sykdom. Pleiepenger NAV yter pleiepenger og opplæringspenger i en del tilfeller, jf. ftrl. kapittel 9 del III. Arbeidsgiver har ingen betalings- eller forskutteringsplikt for disse ytelsene, men arbeidstaker har rett til permisjon i slike tilfeller når det ytes pleiepenger eller opplæringspenger fra NAV, jf. aml. § 12-9 (2). Det ytes pleiepenger hvis barnet er under 12 år og det er eller har vært innlagt i helseinstitusjon, forutsatt at pleiebehovet strekker seg over sju kalenderdager eller mer, jf. ftrl. § 9-10 (1). Dersom barnet er kronisk sykt eller funksjonshemmet er aldersgrensen 18 år, jf. ftrl. § 9-10 (2). Foreldre med svært alvorlig syke barn under 18 år har rett til pleiepenger så lenge det er nødvendig, jf. ftrl. § 9-11 (1). Pleiepengene opphører fra den dagen barnet fyller 18 år, med Kommuneforlaget AS Side 92 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 mindre barnet er psykisk utviklingshemmet og har en livstruende eller annen svært alvorlig sykdom eller skade. I slike tilfeller ytes det pleiepenger uten hensyn til alder, jf. ftrl. § 9-11 (3). Opplæringspenger Arbeidstaker som har omsorg for barn med en langvarig sykdom eller barn med en funksjonshemning, har rett til opplæringspenger fra NAV i forbindelse med kurs eller opplæring som er nødvendig for at arbeidstaker skal kunne ta seg av og behandle barnet. Forutsetningen er at opplæringen er ved en godkjent helseinstitusjon eller at det er tale om foreldrekurs ved et offentlig spesialpedagogisk kompetansesenter. Stønaden kan gis selv om barnet har fylt 18 år. Se ftrl. 9-13. 6.3 - Rettigheter for foreldre med delt samværsrett Foreldre med delt samværsrett kan etter avtale fordele retten til omsorgspenger forholdsmessig på hver av foreldrene basert på faktisk avtalt samværsrett, jf. ftrl. § 9-6. (5). Skriftlig erklæring til NAV Ordningen vil bli praktisert ved at foreldrene avgir skriftlig erklæring til NAV om omsorgsfordelingen i henhold til samværsavtalen. NAV skal deretter utstede en erklæring til arbeidsgiver om fordeling av retten til omsorgspenger. Denne erklæringen vil dermed være avgjørende for arbeidstakers rett til omsorgspermisjon med full lønn fra arbeidsgiver etter HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.4. 6.4 - Pleie av nære pårørende Arbeidstakere som pleier nærstående i hjemmet i livets sluttfase, har rett til permisjon (fri) i 60 dager, jf. aml. § 12-10 (1). Arbeidstakere som gir nødvending omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner, har rett til permisjon i inntil ti dager per kalenderår, jf. aml. § 1210 (2). Det samme gjelder ved nødvendig omsorg for funksjonshemmet eller kronisk sykt barn fra og med kalenderåret etter at barnet fylte 18 år. Forutsetningen er at arbeidstaker har hatt slik omsorg for barnet som nevnt i aml. § 12-9 (3). Ved pleie av nærstående i hjemmet i livets sluttfase ytes det også pleiepenger, jf. ftrl. § 9-12. Arbeidsgiver har ikke lønns- eller forskutteringsplikt i tilfeller som dette. Det må imidlertid vurderes hvorvidt tilfellene kan omfattes av arbeidsgivers velferdspermisjonsreglement, jf. HTA kapittel 1 § 14 punkt 14.1. Dokumentasjon må fremlegges og vil normalt være erklæring fra lege eller fra institusjon hvor den pleietrengende er innlagt. 6.5 - Svangerskapspenger Tilrettelegging av arbeid Dersom svangerskapet medfører at arbeidstaker ikke kan utføre sitt arbeid på vanlig måte, må arbeidsgiver i første rekke prøve å tilrettelegge arbeidet for vedkommende, alternativt foreta en omplassering til arbeid forenlig med svangerskapet. Hvis arbeidet ikke kan utføres tilfredsstillende på grunn av svangerskapet, kan arbeidsgiver drøfte med arbeidstaker og hennes tillitsvalgte at inntil én og en halv måned av permisjonen skal tas før nedkomstdatoen. Arbeidstakers ønske skal da tillegges avgjørende vekt, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.3. Uavhengig av ovennevnte bestemmelse kan arbeidstaker imidlertid begynne stønadsperioden for foreldrepenger i inntil tolv uker før fødselen, jf. ftrl. § § 14-10 (1). Nevnte bestemmelse i HTA har derfor trolig ikke samme betydning nå. Svangerskapspenger Kommuneforlaget AS Side 93 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Dersom den gravide arbeidstaker etter lov eller forskrift må slutte i arbeid, vil hun ha rett til full lønn i henhold til HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.3. Tilfellet er korresponderende med tilfellet hvor hun har rett til svangerskapspenger etter ftrl. § 144. Svangerskapspenger fra NAV beregnes etter de samme bestemmelsene som sykepenger fra folketrygden og som regel er dette beløpet lavere enn full lønn. Det er et vilkår for rett til svangerskapspenger at moren må slutte i arbeidet fordi arbeidsmiljøet er risikofylt for henne og fosteret. Det understrekes at denne rettigheten kun er knyttet til de tilfellene der NAV aksepterer at vedkommende etter lov eller forskrift må slutte i arbeidet av slike grunner. Dersom arbeidstaker kan omplasseres som alternativ til svangerskapspermisjon, har hun også krav på full lønn under omplasseringen, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.3. Full lønn innebærer at arbeidstaker beholder faste og variable tillegg som hun hadde før omplasseringen. Det vises i denne sammenheng til beskrivelsen av full lønn under avsnittet 6.1.2 om sykelønn etter HTA. Delvis svangerskapspermisjon Ved eventuell reduksjon i stillingsprosent som følge av samme årsaker må delvis svangerskapspermisjon kombinert med delvis omplassering vurderes. Slike vurderinger bør foregå i nært samarbeid med NAV og den aktuelle arbeidstaker. Arbeidstakere som blir delvis omplassert kombinert med delvis svangerskapspermisjon, skal behandles som arbeidstakere som av samme grunn får hel svangerskapspermisjon når det gjelder retten til full lønn. 6.6 - Foreldrepermisjon og foreldrepenger Retten til permisjon i forbindelse med fødsel eller adopsjon følger av arbeidsmiljøloven (aml.) kapittel 12 og retten til foreldrepenger under slik permisjon reguleres av folketrygdloven (ftrl.) kapittel 14. Hovedtariffavtalen (HTA) kapittel 1 § 8 punkt 8.3 regulerer retten til full lønn under slik permisjon. 6.6.1 - Forholdet mellom fødsel og abort Forholdet mellom fødsel og abort er av betydning for retten til foreldrepenger etter folketrygdlovens regler, jf. ftrl. § 14-5 (1). Det er ved fødsel og adopsjon det ytes foreldrepenger. Ved abort vil det imidlertid kunne ytes sykepenger, jf. ftrl. § 8-4 (3) bokstav g. Som fødsel regnes alle tilfeller der forløsning har skjedd etter fullgått 26. svangerskapsuke. Dette gjelder også hvis barnet er dødfødt. Er barnet levendefødt før 27. svangerskapsuke, regnes dette som fødsel selv om barnet dør kort tid etter. Dødfødsel før 27. svangerskapsuke regnes som abort. 6.6.2 - Foreldrepermisjon Permisjonens lengde Foreldre har rett til permisjon i barnets første leveår eller så lenge foreldrepenger utbetales, jf. aml. § 12-5 (1). Adoptiv- og fosterforeldre har rett til slik permisjon fra det tidspunkt omsorgen for barnet overtas, jf. aml. § 12-5 (4). Delvis permisjon Permisjon kan tas ut som delvis permisjon, jf. aml. § 12-6 (1). En slik permisjon må baseres på en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, jf. § 12-6 (2). Foreldrepengene fra NAV blir gradert tilsvarende den delvise permisjonen, jf. ftrl. § 14-16 (1). Permisjonen og det graderte uttaket må tas innenfor en tidsramme på tre år, jf. aml. § 12-6 (3). Utvidet foreldrepermisjon Kommuneforlaget AS Side 94 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Hver av foreldrene, herunder adoptiv- og fosterforeldre, kan i tillegg ta inntil ett år ytterligere permisjon for hver fødsel, jf. aml. § 12-5 (2). Slik permisjon må tas ut umiddelbart etter den ordinære foreldrepermisjonen. Denne utvidede retten gjelder ikke dersom foreldrene har valgt delvis permisjon. Det er forutsatt at permisjonen til hver av foreldrene tas sammenhengende. To ukers omsorgspermisjon i forbindelse med fødselen for far eller annen som bistår moren, kommer i tillegg til foreldrepermisjonen, jf. aml. § 12-3. Varslingsplikt Arbeidstaker skal i god tid varsle når permisjoner etter HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3 skal avvikles, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.7, jf. aml. § 12-7. Varslingsfristen er minst én uke ved fravær over to uker. Ved permisjon utover tolv uker er varslingsfristen fire uker. For permisjoner utover ett år er varslingsfristen tolv uker. Siden foreldrepermisjonen senest tar til tre uker før fødselen, og at varslingsfristen er fire uker, må den gravide varsle arbeidsgiver minst sju uker før forventet termin for at varslingsfristen skal overholdes. 6.6.3 - Stønadsperioden ved foreldrepermisjon Stønadsperioden for foreldre ved fødsel er 49 uker med full sats, eller 59 uker med redusert sats, jf. ftrl. § 14-9 (1). Tre uker før og seks uker etter fødsel er forbeholdt mor, jf. ftrl. § 14-9 (4), jf. § 14-12 (1) . I tillegg til dette er ti uker forbeholdt mor (mødrekvoten), jf. samme bestemmelse. De første seks ukene etter fødselen inngår i denne mødrekvoten. Tilsvarende er ti uker forbeholdt far (fedrekvoten), jf. samme bestemmelse. De øvrige ukene kan deles fritt mellom moren og faren (fellesdelen). Med full sats utgjør fellesdelen 26 uker og med redusert sats utgjør den 36 uker. Dersom moren ikke har tjent opp rett til foreldrepenger, kan faren ta ut foreldrepenger i en stønadsperiode på henholdsvis 40 uker eller 50 uker avhengig av valgt sats. Forutsetningen er at far fyller vilkårene i ftrl. § 14-13, jf. ftrl. § 14-14 (1) og (2). Morens stønadsperiode ved foreldrepermisjon regnes fra det tidspunktet hun slutter i arbeid, og senest tre uker før fødselen. Dette gjelder uavhengig av om hun har valgt utbetaling av foreldrepenger med full eller redusert sats. Dersom hun helt eller delvis unnlater å benytte retten til foreldrepenger i de siste tre ukene før fødselen, forkortes stønadsperioden tilsvarende. Stønadsperioden ved adopsjon inkluderer ikke disse tre ukene, og er dermed tre uker kortere, henholdsvis 46 uker og 56 uker avhengig av valgt sats, jf. ftrl. § 14-9 (2). Hvis en av foreldrene er alene om omsorgen, har han eller hun rett til å ta ut foreldrepenger den gjenværende delen av stønadsperioden, jf. ftrl. § 14-15. Flerbarnsfødsler/-adopsjoner Ved flerbarnsfødsler/-adopsjoner forlenges foreldrepengeperioden for hvert barn utover ett med fem uker ved full sats eller med sju uker ved redusert sats, jf. ftrl. § 14-9 (4). Foreldrene står fritt med hensyn til hvordan de vil fordele forlengelsen seg imellom. Foreldrene kan også ta denne delen av permisjonen samtidig. Far kan eksempelvis være hjemme med full lønn sammen med moren fra fødselen/omsorgsovertakelsen, men begrenset til det antallet uker forlengelsen innebærer. Gradert uttak av stønadsperioden Stønadsperioden kan tas ut gradert kombinert med delvis arbeid, jf. ftrl. § 14-16. Vi viser til omtalen om delvis permisjon i avsnitt 6.6.2. Utsettelse av uttak av stønadsperioden Stønadsperioden kan også utsettes dersom den som mottar foreldrepenger har lovbestemt ferie, er i inntektsgivende arbeid på heltid, på grunn av sykdom eller skade er helt avhengig av hjelp til å ta seg av barnet, eller er innlagt i helseinstitusjon, eller dersom barnet selv er innlagt i helseinstitusjon, jf. ftrl. § 14-11 (1) bokstav a til d. Kommuneforlaget AS Side 95 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 6.6.4 - Hovedtariffavtalens bestemmelser ved foreldrepermisjon Full lønn under foreldrepermisjon ytes for samme tidsrom som NAV dekker foreldrepenger, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.1. For å få utbetalt full lønn under slik permisjon må arbeidstaker ha tiltrådt stillingen og ha vært i inntektsgivende arbeid i seks av de siste ti månedene før stønadsperioden tar til, jf. samme bestemmelse i HTA og ftrl. § 14-6 (1). Likestilt med yrkesaktivitet er tidsrom det gis dagpenger, sykepenger, stønad ved barns sykdom, arbeidsavklaringspenger eller foreldre- eller svangerskapspenger, jf. ftrl. § 14-6 (3). Det spiller ingen rolle hvordan disse seks månedene med arbeid er fordelt innenfor timånedersperioden. Det er heller ingen forutsetning at det er offentlig tjeneste. Forholdet mellom lønnet permisjon og inntektsgivende arbeid Arbeidstakere som er i lønnet permisjon, er fritatt fra arbeidsplikt. Den økonomiske ytelsen («lønn») som arbeidstaker mottar fra arbeidsgiver under slik permisjon, gir ikke opptjeningstid etter folketrygdlovens regler og dermed heller ikke etter HTA. Den tiden man har slik permisjon, regnes altså ikke som inntektsgivende arbeid, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.1, jf. ftrl. § 14-6 (1). Unntak fra dette utgangspunkt gjelder blant annet ved lønnet permisjon på grunn av etter- og videreutdanning, etterlønn fra arbeidsgiver mv., jf. ftrl. § 14-6 (4) . Full lønn under permisjon Har arbeidstaker rett til lønn under permisjon etter HTA, utbetales full lønn som om vedkommende var i arbeid. Full ordinær lønn omfatter faste årsbeløp og variable tillegg, inklusiv helge- og høytidstillegg etter oppsatt turnusplan, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.1.2. Lønnsøkning etter lokale og sentrale forhandlinger og som følge av ansiennitetsbestemmelsene i permisjonsperioden omfattes også. Hvorvidt arbeidsgiver får refusjon fra NAV eller ei er ikke avgjørende. Høyere lønn som følge av tilbud om ny stilling, stillingsøkning e.l. vil imidlertid ikke få virkning før arbeidstaker faktisk har tiltrådt den nye stillingen. Foreldrepenger fra NAV beregnes etter de samme reglene som for sykepenger fra NAV, jf. ftrl. § 14-7 (1). Det vises til avsnittet 6.1.2 om beregning av sykepengegrunnlaget etter folketrygdlovens regler. Feriepenger Arbeidstaker opparbeider rett til feriepenger i og med at det ytes full lønn under hele permisjonen. Refusjonen fra NAV er imidlertid begrenset, jf. ftrl. § 14-8. Det ytes feriepenger for de første 12 eller 15 ukene av stønadsperioden, avhengig av valgt sats. Foreldrepenger og permisjon Arbeidstaker som har tiltrådt en stilling, og som etter avtale med arbeidsgiver har tidsbegrenset permisjon eller redusert arbeidstid, og med en forhåndsbestemt avtale om å gå tilbake til den tidligere tiltrådte stilling, skal ha lønn (sykelønn) etter den stillingen vedkommende til enhver tid skulle tjenestegjort i om sykdom ikke hadde inntrådt, jf. ARD-2011-175 og ARD-1994-231. Som følge av nevnte standpunkt knyttet til sykelønn, må det samme gjelde dersom foreldrepermisjon inntreffer. Det kan altså ikke stilles noe krav til fysisk gjeninntredelse etter en permisjon, så lenge stillingen er tiltrådt forut for denne permisjon, for rett til full lønn under foreldrepermisjon. Unntak fra nevnte standpunkt gjelder for en arbeidstaker som har mottatt lønn under avvikling av foreldrepermisjon mv. etter HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3. I slike tilfeller må arbeidstaker fysisk gjeninntre for å få rett til lønn under ny foreldrepermisjon, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.8. Ikke omsorg for barnet Arbeidstaker kan etter HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.2. ha rett til permisjon med lønn selv om vedkommende ikke har omsorg for barnet. Forutsetningen er at arbeidstaker har hatt minimum ni Kommuneforlaget AS Side 96 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 måneders sammenhengende tjeneste i kommunen. Annen offentlig tjeneste likestilles med kommunal tjeneste i nåværende stilling. Denne retten vil eksempelvis gjelde ved dødfødsel. HTA gir her bedre rettigheter for moren enn etter folketrygdlovens regler, jf. ftrl. § 14-9. Benytter arbeidstaker seg av denne retten etter HTA kapittel 1 § 8.3.2, opparbeides imidlertid ikke rettigheter til sykepenger eller nye foreldrepenger i denne perioden. Lønn under slik permisjon anses ikke som inntektsgivende arbeid, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.1 jf. ftrl. § 14-6 (1). Se ovenfor om lønnede permisjoner under punkt 6.1.6. Ny foreldrepermisjon Lønn under ny foreldrepermisjon forutsetter at arbeidstaker fyller vilkårene for slik ny permisjon, og at vedkommende har gjeninntrådt i stillingen etter forrige permisjon, jf. HTA kapittel 1 § 8.3.8. Ved utvidet foreldrepermisjon uten lønn e.l. må rett til ny permisjon med lønn tjenes opp, jf. HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.1, jf. ftrl. § 14-6 (1). I de tilfellene hvor arbeidstaker ikke har gjeninntrådt i stillingen, utbetales eventuelle foreldrepenger fra NAV. Se ovenfor om tilknytningskravet for rett til sykelønn under punkt 6.1.2. Ikke rettigheter etter HTA Arbeidstakere som ikke har rettigheter etter HTA fordi de ikke har et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid, må kreve eventuelle foreldrepenger direkte fra NAV. 6.6.5 - Omsorgspermisjon Far, adoptiv- og fosterforeldre har rett til to ukers omsorgspermisjon i forbindelse med fødselen eller omsorgsovertakelsen, jf. aml. § 12-3. Permisjonen for adoptiv- og fosterforeldre gjelder den forelderen som ikke tar ut foreldrepermisjon. Retten til omsorgspermisjon kan også utøves av andre som bistår moren hvis foreldrene ikke bor sammen. Rett til full lønn under omsorgspermisjon etter HTA Etter HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.5 har foreldre og partnere rett til full lønn når de benytter sin permisjonsrett etter aml. § 12-3. Fosterforeldre er ikke omfattet. Dersom permisjonsretten ved fødsel overføres til andre enn faren, gis som hovedregel heller ikke lønn, men retten til permisjon følger av arbeidsmiljøloven, jf. ovenfor. En partner har likevel rett til lønn under slik permisjon forutsatt at vedkommende er gift, lever i registrert partnerskap eller har vært samboer i to år. Hensikten med omsorgspermisjoner er å ivareta omsorgsfunksjonen. Det er derfor en forutsetning at den avvikles i forbindelse med fødselen eller omsorgsovertakelsen. Utgangspunktet er at permisjonen skal avvikles innenfor rammen av to uker før fødselen og to uker etter morens hjemkomst. Dette gjelder uavhengig av om den lønnede permisjonen skyldes omsorg for moren, det nyfødte barnet eller omsorg for andre mindreårige barn i hjemmet. Retten gjelder også uavhengig av om andre mindreårige barn er i barnehage, hos dagmamma e.l. Dersom permisjonen faller sammen med allerede avtalt ferie, utsettes ferien, jf. feriel. § 9 nr. 2. 6.6.6 - Ammefri Ammefri etter aml. Rett til permisjon for å amme følger av aml. § 12-8. Bestemmelsen gir rett til nødvendig fri i forbindelse med amming. Rett til lønn under slik permisjon er også regulert i denne bestemmelsen og er begrenset til en time på arbeidsdager med avtalt arbeidstid på syv timer eller mer. Rett full lønn ved amming etter HTA Rett til lønn ved ammefri etter aml. § 12-8 følger også av HTA kapittel 1 § 8 punkt 8.3.4. Arbeidstaker har rett til lønnet fritid i inntil to timer per arbeidsdag. Den lønnede fritiden skal være knyttet til formålet med permisjonsbestemmelsen - altså amming. Det vil dermed ikke være Kommuneforlaget AS Side 97 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 forenlig med bestemmelsens intensjon at retten til lønnet fritid samles opp og benyttes til andre formål. For deltidsansatte med redusert arbeidsdag foretas en forholdsmessig beregning av lønnet fritid, men med rettigheter etter permisjonsbestemmelsen som et minimum. Dokumentasjon for amming Hvis en arbeidstaker ønsker fri med lønn for å amme sitt barn utover ni måneder etter fødselen, kan arbeidsgiver be om en bekreftelse fra lege eller helsestasjon på at amming rent faktisk fortsatt foregår. Det kan imidlertid ikke foretas noen prøving av om amming er til barnets fordel, eller om det av andre årsaker er nødvendig at barnet ammes. 6.6.7 - Foreldrepermisjon og ferie Arbeidsgiver kan ikke uten arbeidstakers samtykke legge ferien til samme tidsrom som en arbeidstaker har foreldrepermisjon hvor det ytes foreldrepenger. Arbeidstaker kan imidlertid kreve å få avviklet ferie i permisjonstiden. Se ferieloven § 9 nr. 2 om dette. Arbeidstaker som har avviklet lønnet foreldrepermisjon i hele hovedferieperioden, kan for øvrig motsette seg avvikling av hovedferie, jf. ferieloven § 7 nr. 1. I praksis er det svært vanlig at ferien legges i direkte tilknytning til permisjonen. Arbeidstaker går da rett ut i ferie etter at permisjonen er avsluttet. Særlig med tanke på vikarbemanning er dette ofte også en god løsning for arbeidsgiver. Utsettelse av ferie Faller lønnet permisjon sammen med allerede fastsatt ferie, kan arbeidstaker kreve utsettelse av de virkedager ferie som er blitt omfattet av permisjonstiden, jf. ftrl. § 14-11 og ferieloven § 9 nr. 2. Arbeidsgiver bestemmer når den utsatte ferien skal avvikles med de begrensninger som følger av reglene om fastsetting av ferie. Dersom det ikke er mulig å avvikle ferien innen ferieårets utløp, skal ferien overføres til det påfølgende ferieår, jf. ferieloven § 7 nr. 3. Ferietrekket som er foretatt i juni i det opprinnelige ferieåret utbetales når ferien avvikles, jf. ferieloven § 11 nr. 2. 6.6.8 - Beregning av feriepenger Feriepenger til arbeidstaker med foreldrepermisjon beregnes på vanlig måte. Det er likevel viktig å merke seg at feriepengene, som følge av den tariffestede beregningsmåten, skal utbetales tilsvarende den lønnen trekket ble foretatt med utgangspunkt i, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.3. Dette innebærer eksempelvis at dersom lønnstrekket i juni ble foretatt med basis i full lønn og arbeidstaker velger foreldrepenger med 80 prosent sats, så vil ferielønnen bli utbetalt med full lønn. Avvikles ferie samtidig som permisjon med 80 prosent sats løper, innebærer det utbetaling av 180 prosent av full lønn i ferietiden. 6.6.9 - Foreldrepenger for stillinger som følger skoleåret Arbeidstakere som følger skoleåret (komprimert arbeidsår), får sin lønn redusert med 11 prosent, jf. SFS 2201 punkt 3.5. Foreldrepenger utbetales i forhold til dette. I tillegg til foreldrepenger for det lovbestemte antallet uker foreldrepermisjon vil arbeidstaker ha rett til å avvikle ferie. 6.7 - Sykefravær og andre ytelser fra NAV 6.7.1 - Arbeidsavklaringspenger Retten til arbeidsavklaringspenger reguleres av folketrygdloven kapittel 11. Formålet med arbeidsavklaringspenger er å sikre inntekt for medlemmer av folketrygden mens de får aktiv behandling, deltar på et arbeidsrettet tiltak eller får annen oppfølging med sikte på å skaffe seg eller beholde arbeid, jf. frtl. § 11-1 (1). Kommuneforlaget AS Side 98 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det stilles krav til nedsatt arbeidsevne for rett til arbeidsavklaringspenger, jf. ftrl. § 11-5. Arbeidsevnen må være nedsatt i en slik grad at vedkommende hindres i å beholde eller skaffe seg inntektsgivende arbeid. Den nedsatte arbeidsevnen må skyldes sykdom, skade eller lyte. Videre stilles det krav til at arbeidstaker har behov for bistand til å beholde eller skaffe seg arbeid, jf. ftrl. § 11-6. For en fullstendig oversikt over de vilkårene som stilles for rett til arbeidsavklaringspenger, se ftrl. kapittel 11. Arbeidsavklaringspenger gis så lenge det er påkrevd for at vedkommende skal kunne gjennomføre fastsatt aktivitet med sikte på å komme i arbeid, men som hovedregel likevel ikke lenger enn fire år, jf. ftrl. § 11-10 (1). En arbeidstaker som tilstås arbeidsavklaringspenger etter maksdato for sykepengerettigheter, har et gyldig fravær fra arbeidet. Dette innebærer blant annet at arbeidsgivers tilretteleggingsplikt består, i og med at vedkommende fortsatt er ansatt, jf. aml. § 4-6. En arbeidstaker som går direkte over på arbeidsavklaringspenger, bør som regel få mulighet til å beholde retten til å komme tilbake til sin stilling ett eller to år. Dette er imidlertid bare en veiledende norm, hvert tilfelle må vurderes konkret. En oppsigelse på grunn av langvarig fravær må være saklig begrunnet, jf. aml. § 15-7 (1). Prognose for tilbakekomst og hvorvidt arbeidsgiver har overholdt oppfølgings- og tilretteleggingsplikten vil blant annet være et sentrale momenter ved denne vurderingen. 6.7.2 - Uførepensjon Retten til uførepensjon følger av ftrl. kapittel 12. Formålet med uførepensjon er å sikre inntekt for personer som har fått sin inntektsevne eller arbeidsevne varig nedsatt på grunn av sykdom, skade eller lyte, jf. ftrl. § 12-1. Det stilles krav til gjennomgått hensiktsmessig behandling og arbeidsrettede tiltak for å bedre arbeidsevnen, jf. ftrl. § 12-5. Videre stilles det krav til at sykdom, skade eller lyte er varig. Det stilles også krav til den varige nedsatte inntektsevnen, denne må være nedsatt med minst 50 prosent. For en fullstendig oversikt over vilkårene for rett til uførepensjon, se ftrl. kapittel 12. En arbeidstaker som tilstås uførepensjon, har et gyldig fravær. Dette innebærer at arbeidstaker fortsatt er ansatt i virksomheten. Det faktum at en arbeidstaker innvilges varig uførepensjon, medfører ikke automatisk at arbeidsforholdet opphører. Når det foreligger vedtak om 100 prosent varig uførepensjon, bør arbeidsforholdet imidlertid avvikles siden det i slike tilfeller er avklart at arbeidstaker ikke kan komme tilbake til arbeidet. Arbeidstaker bør i slike tilfeller gis mulighet til å si opp selv, alternativt kan arbeidsgiver be arbeidstaker om skriftlig bekreftelse på at vedkommende fratrer stillingen. Dersom oppsigelse eller bekreftelse fra arbeidstaker ikke mottas, må arbeidsgiver vurdere oppsigelse, jf. aml. § 15-7 (1). De vanlige formkravene og oppsigelsesfristene må følge. Ved oppsigelse fra arbeidsgivers side bør det nyttes formuleringer som ikke virker støtende på arbeidstaker, men det bør selvsagt begrunnes med den faktiske situasjon, altså langvarig fravær. Begrunnelsen bør fremgå av selve oppsigelsen. I de tilfeller hvor arbeidstaker får vedtak om delvis varig uførepensjon og fortsetter i sin stilling redusert, må arbeidsgiver sørge for at arbeidsforholdet blir justert i forhold til den faktiske situasjonen. Arbeidsforholdet bør dermed avvikles tilsvarende arbeidstakers varige uførhet. Vi viser til avsnittet ovenfor om 100 prosent varig uførhet. 6.8 - Yrkesskade Med yrkesskade menes personskade, eller dødsfall som følge av arbeidsulykke eller yrkessykdom. En yrkessykdom er sykdom nevnt i forskrift om yrkessykdommer, som skyldes skadelig påvirkning fra arbeidsmiljøet. Arbeidsgiver har en omfattende registrerings- og meldeplikt knyttet til personskader i virksomheten og til sykdom som antas å skyldes arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen, jf. aml. kapittel 5. Kommuneforlaget AS Side 99 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstilsynet og nærmeste politimyndighet skal varsles straks ved arbeidsulykke som medfører alvorlig skade eller dødsfall. Videre skal alle skader eller yrkessykdommer som er påført under arbeid på norsk eller utenlandsk landterritorium, og som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet i mer enn tre dager, meldes til NAV på eget skjema. I forbindelse med slike skader er det for øvrig av vesentlig betydning at arbeidsgivers forsikringsselskap får nødvendige opplysninger om skaden. Skademelding til selskapet er en forutsetning for eventuell erstatningsutbetaling. Også av hensyn til gjeldende regler om foreldelse av forsikringskrav er det viktig at det gis melding til forsikringsselskapet. KS anbefaler arbeidsgiver å etablere rutiner for å fange opp skade eller sykdom som kan gi rett til erstatning. Det påligger imidlertid ingen plikt til å vurdere skadens omfang og eventuelle konsekvenser for å avgjøre om det skal gis melding. Meldeplikten bør derfor gjøres rutinemessig og uavhengig av om dette innebærer at bagatellmessige skader meldes. Slike skader kan på lengre sikt føre til utvikling av senskader e.l. noe som tilsier at alle skader bør meldes. Det anbefales videre at skademeldingen sendes snarest mulig av hensyn til en rask behandling hos forsikringsselskapet. 6.9 - Verneplikt 6.9.1 - Lønnsbestemmelsenes omfang HTA kapittel 1 § 9 om lønn under avtjening av verneplikt gjelder både heltids- og deltidsansatte arbeidstakere. Deltidsansatte utbetales forholdsmessig etter stillingsstørrelse. Lærlinger på gammel ordning Dersom en lærling innkalles til avtjening av verneplikt, vil vedkommende ha krav på lønn i samsvar med reglene i bestemmelsen. Er læretiden over og lærlingkontraktens bestemmelse er oppfylt, er arbeidsforholdet mellom bedriften og lærlingen opphørt. Dersom vedkommende ikke går over i stilling i kommunen/virksomheten, vil vedkommende ikke ha rett til lønn under avtjening av verneplikt. Dersom det avtales at lærlingen skal fortsette i kommunen/virksomheten ved læretidens utløp, vil vedkommende derimot ha krav på lønn under avtjening av verneplikt i samsvar med reglene i bestemmelsen. Kravet til seks måneders sammenhengende tjeneste er oppfylt ved slik direkte overgang, jf. HTA kapittel 1 § 9.1. Det er lønnen i den stillingen det er avtalt at vedkommende skal fortsette i, som skal legges til grunn ved beregningen av lønnen. Dette gjelder selv om vedkommende ikke har tiltrådt stillingen. Lærlinger på dagens ordning HTA kapittel 6 har uttømmende regler om lærlingenes lønns- og arbeidsvilkår. Tariffbestemmelsene regulerer ikke vilkår om avtjening av verneplikt. Dette innebærer dermed at lærlingene ikke vil ha krav på lønn under avtjening av verneplikt. Læretiden vil imidlertid i normale tilfeller gi tilnærmet automatisk rett til utsettelse av verneplikten, og det anbefales derfor at det søkes om utsettelse av avtjening av verneplikten. Læretid har mer preg av opplæring som en naturlig del av det ordinære skolesystemet og mindre preg av et arbeidsforhold. Partene har derfor valgt å regulere lærlingenes lønns- og arbeidsvilkår særskilt i HTA kap. 6. De generelle bestemmelsene i HTA om lønns- og arbeidsvilkår gjelder dermed ikke for lærlinger. Dette medfører blant annet at gjennomført læretid i kommunen/virksomheten ikke kan defineres som tjenestetid i lys av bestemmelsene om rett til lønn under avtjening av verneplikt, jf. HTA kapittel 1 § 9 punkt 9.1. Eksempelvis vil direkte tilsetting i stilling etter avsluttet læretid ikke medføre at arbeidstaker har krav på lønn under avtjening av verneplikten, med mindre vedkommende reelt har seks måneders sammenhengende tjeneste i denne stillingen - læretiden skal ikke medregnes. Kommuneforlaget AS Side 100 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 6.9.2 - Vilkår for lønn Følgende vilkår må være oppfylt for at en arbeidstaker skal ha krav på lønn under avtjening av verneplikt: 1 2 3 Arbeidstaker må ha minst seks måneders sammenhengende tjeneste i vedkommende kommune/virksomhet. Verneplikten må være tvungen. Arbeidstaker må forplikte seg til å gjeninntre i tjeneste i kommunen/virksomheten for et tidsrom av minst tre måneder. Sammenhengende tjeneste Arbeidstaker må ha hatt minimum seks måneders sammenhengende tjeneste i den kommunen/virksomheten hvor vedkommende er ansatt, jf. HTA kapittel 1 § 9 punkt 9.1. Rett til lønn under avtjening av verneplikt vil således ikke kunne opparbeides ved tjeneste hos annen arbeidsgiver. Dette gjelder også repetisjonsøvelser. Tvungen tjeneste Tjenesten må være tvungen, jf. HTA kapittel 1 § 9 punkt 9.1. Frivillig tjeneste gir ikke rett til lønn. Tjeneste som områdesjef i Heimevernet vil ikke være tvungen tjeneste. Slik stilling blir lyst ut og besatt på grunnlag av innkomne søknader. Tjeneste som områdesjef er derfor frivillig tjeneste og faller utenfor begrepet ordinær verneplikt. Dersom en arbeidstaker innehar en slik stilling og blir innkalt til heimevernsskolen, vil vedkommende ikke ha krav på lønn fra kommunen/virksomheten. Det samme gjelder deltakelse i Heimevernets innsatsstyrker. Dette er som regel en frivillig tjeneste etter førstegangstjenesten. Opptak til innsatsstyrken skjer etter søknad og opptaksperiode. Kvalifisert personell kan deretter inngå en treårig kontrakt med Heimevernet. Kontraktmannskapet binder seg da til en årlig tjenesteplikt på inntil 30 dager, i tillegg til vanlige treninger. Denne kontraktsforpliktelsen er ikke den samme plikten som HTA kapittel 1 § 9 er ment å dekke. Dersom deltakelse i innsatsstyrken er en del av førstegangstjenesten vil imidlertid HTA kapittel 1 § 9 komme til anvendelse. Gjeninntreden Arbeidstaker må forplikte seg til å gjeninntre i tjenesten for et tidsrom på minst tre måneder, jf. HTA kapittel 1 § 9 punkt 9.2.3. Dette bør arbeidstaker gjøres kjent med på forhånd før utbetalingen begynner. Arbeidsgiver bør få en skriftlig erklæring fra arbeidstaker om at utbetalt beløp skal betales tilbake hvis vedkommende ikke gjeninntrer i tjenesten for et tidsrom på minst tre måneder. En slik erklæring vil gjøre det lettere å inndrive eventuelt krav. 6.9.3 - Beregning av lønn Under avtjening av verneplikt skal arbeidstaker med forsørgeransvar utbetales full lønn med fradrag av det som ytes av staten, jf. HTA kapittel 1 § 9 punkt 9.2.1. Arbeidstaker uten forsørgeransvar utbetales tredjedels lønn med fradrag som nevnt, jf. HTA kapittel 1 § 9 punkt 9.2.2. Arbeidstaker som tilstås høyere godtgjøring av staten enn den lønnen vedkommende får av kommunen, får ingenting fra kommunen. Fradrag i lønn Alle kontantgodtgjøringer samt godtgjøring av kost og kvarter for de vernepliktige som bor privat, skal trekkes i lønnen. Det er staten som avgjør hvilke tillegg som skal utbetales. Det mest praktiske for kommunen/virksomheten vil dermed være å tilskrive den avdelingen som har innkalt vedkommende og få opplyst beløpet vedkommende får utbetalt. Avdelingen vil da også holde kommunen løpende orientert om endringer i beløpet. Kommuneforlaget AS Side 101 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tillegg som ikke går til fradrag For arbeidstakere som tjenestegjør som befal, skal det ikke foretas fradrag for utbetalt beordringstillegg, militærtillegg, beredskapstillegg, omforent tillegg eller tillegg for administrativ forpleining. For korporaler og menige skal det ikke gjøres fradrag for tillegg for undervannsbåttjeneste, dykkertjeneste, torpedobåt-/kanontjeneste, fallskjermhopping og flyging. Nevnte tillegg er kompensasjon for spesiell ulempe eller risiko. Full lønn Med full lønn menes ordinær lønn, faste årsbeløp og variable tillegg etter oppsatt turnusplan. Hvor lenge tilstås lønn? Ved avtjening av verneplikt i henhold til HTA kapittel 1 § 9.1 skal lønn utbetales for den faktiske tjenestetiden. Ved tvungne repetisjonsøvelser o.l. gjelder en begrensning på én måned per kalenderår. 6.9.4 - Forsørgeransvar En arbeidstaker vil ha forsørgeransvar hvis vedkommende - forsørger barn under 18 år har ektefelle/samboer med lavere inntekt enn 3 G (per 1. mai 2016 kr 277 728) Samboer er definert i HTA kapittel 1 § 10.4. Vilkårene er alternative. Forsørgelsesforholdet blir løpende vurdert, og det kan bli aktuelt med endringer under avtjeningen av verneplikten. Som dokumentasjon for ektefelles/samboers inntekt kan det nyttes skriftlig bekreftelse fra vedkommendes arbeidsgiver om bruttoinntekten. Arbeidstaker må under avtjening av verneplikten pålegges å melde fra dersom ektefelle/samboer oppnår en inntekt på 3 G eller høyere per år. Det bør tas skriftlig forbehold om tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn dersom senere innhentet ligningsattest viser at ektefelle/samboer har hatt for høy inntekt. Dersom arbeidstaker verken har ektefelle/ samboer eller barn, men forsørger andre, f.eks. foreldre, som ligningsvesenet gir klassefradrag for, er KS av den oppfatning at vedkommende ikke kan regnes som forsørger fordi disse i dagens trygdesamfunn som regel har krav på en eller annen form for understøttelse. Skattelovens definisjon av begrepet forsørgeransvar (forsørgerbyrde) vil derfor ikke kunne anvendes i denne sammenheng. Arbeidstaker som betaler underholdsbidrag for barn utenfor ekteskap, regnes ikke som forsørger. 6.9.5 - Feriegodtgjøring Under avtjening av verneplikt kan arbeidsgiver legge ferien til den tiden da arbeidstaker utfører førstegangstjeneste i Forsvaret. Derimot kan ferien ikke legges i det tidsrommet arbeidstaker utfører tjeneste i Heimevernet eller Sivilforsvaret, se ferieloven § 9 (3). I det tidsrommet ferien avvikles, utbetales ikke lønn etter HTA kapittel 1 § 9. Arbeidstaker har ikke krav på både feriepenger og lønn for samme tidsrom. Arbeidstaker har krav på full lønn i ferien tilsvarende lønnstrekket som ble foretatt i juni. Godtgjøring fra staten under verneplikttjeneste kommer ikke til fradrag i utbetalingen fra arbeidsgiver. Det fremgår av ferieloven § 10 (5) at en ved beregning av feriepenger på visse betingelser ikke skal gjøre fradrag hvis arbeidstaker i opptjeningsåret er borte fra arbeidet under pliktig militærtjeneste, pliktig sivilforsvarstjeneste eller pliktig tjeneste i Heimevernet opptil tre måneder hvert opptjeningsår. Kommuneforlaget AS Side 102 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstaker er sikret en minsterett ved denne bestemmelsen. Arbeidstaker har ikke krav på feriegodtgjøring beregnet av full lønn i tre måneder pluss redusert beregningsgrunnlag for den øvrige tiden vedkommende oppebærer redusert lønn i opptjeningsåret. Det dreier seg her om en alternativ rett. Arbeidstaker kan selv velge om vedkommende vil ha utbetalt feriegodtgjøring etter § 10 (5) på grunnlag av den reduserte lønnen vedkommende har fått i opptjeningsåret, eller om vedkommende ønsker feriegodtgjøring beregnet på grunnlag av full lønn i tre måneder. Det er beregningsgrunnlaget som gir den høyeste feriegodtgjøringen, som skal brukes. 6.9.6 - Permisjon Rett til permisjon for avtjening av verneplikt følger av aml. § 12-12. Det fremgår av denne bestemmelsen at en arbeidstaker ikke kan sies opp på grunn av pliktig eller frivillig militærtjeneste eller lignende allmenn vernetjeneste. Det samme gjelder ved frivillig tjenestegjøring av til sammen 24 måneders varighet i styrker organisert av norske myndigheter for å delta i internasjonale fredsoperasjoner, så fremt arbeidstaker varsler arbeidsgiver om dette snarest etter å ha inngått en slik avtale. En eventuell fornyelse eller forlengelse omfattes ikke av bestemmelsen. Bestemmelsen tar sikte på situasjonen hos den aktuelle arbeidsgiver. Dette innebærer at arbeidstaker vil ha rett til nytt fravær hos en ny arbeidsgiver. En arbeidstaker som ønsker å fortsette i stillingen etter tjenestens slutt, skal varsle arbeidsgiver om dette før tjenesten begynner, jf. aml. § 12-12. Avbrytes tjenesten, er arbeidsgiver imidlertid ikke pliktig til å ta arbeidstaker tilbake i arbeid før en måned etter mottak av varsel om fra hvilken dag vedkommende kan gjenoppta arbeidet, jf. aml. § 12-12. Det er viktig at arbeidsgiver er klar over arbeidstakers rettigheter med tanke på tilsetting av vikarer og utforming av arbeidsavtaler for slike vikarer. 6.10 - Permisjoner - HTA § 14 I tillegg til de permisjonene vi allerede har omtalt i dette kapittelet, finnes det en rekke andre typer permisjoner. Disse kan følge av lov, avtale, interne reglement mv. Det bør utarbeides et permisjonsreglement i kommunen/fylkeskommunen. Arbeidsgiveren må ta stilling til hvem reglene/reglementet skal gjelde for, det vil si at alle arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold (jf. HTA kapittel 1 § 1) er omfattet. Hel- og deltidsansatte har de samme rettighetene. Reglementet må tolkes på en slik måte at det ikke skjer forskjellsbehandling til skade eller gunst for deltidsansatte. I den skjønnsmessige vurderingen av om hvorvidt deltidsansatte skal ha like rettigheter, vil et moment kunne være å vurdere det faktiske behovet for permisjon, uavhengig av stillingsstørrelse. Lønnsbegrepet Når permisjonsreglementet bruker begrepet «lønn», er det viktig å avklare hva som legges i det. En tilnærming kan være å ta stilling til om permisjonen innebærer hel eller delvis lønn ut fra hva arbeidstakeren ville ha hatt om hun var i arbeid. I en slik sammenheng kan det være hensiktsmessig å ha tatt stilling til om ubekvemstillegg utbetales ved permisjon. Det er viktig med forutsigbarhet for både medarbeidere og ledere om hvilke tilfeller som kan gi grunnlag for permisjon. Permisjonsrettigheter kan være lovfestet eller avtalefestet. Vær oppmerksom på at enkelte lovfestede permisjonsrettigheter kun regulerer selve retten til permisjon. Tariffavtalen og eventuelt eget reglement vil vanligvis regulere om permisjoner kan gis med lønn. Et permisjonsreglement bør ikke formuleres for rigid fordi det ikke er mulig på forhånd å reglementsfeste alle mulige tilfeller. Det vil være en fordel om reglementet åpner for skjønnsmessige vurderinger. Pensjonsmedlemskap Kommuneforlaget AS Side 103 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstaker som er innvilget permisjon med lønn, opprettholder sitt pensjonsmedlemskap. Arbeidstaker som innvilges permisjon uten lønn for lengre tidsrom enn én måned, meldes ut av pensjonsordningen. Arbeidstakeren tilbys samtidig frivillig medlemskap etter de reglene som gjelder i de respektive pensjonsordningene. 6.10.1 - Velferdspermisjoner Velferdspermisjoner er regulert i HTA kapittel 1 § 14.1 andre ledd. Når det foreligger viktige velferdsgrunner, kan en arbeidstaker få innvilget velferdspermisjon med lønn i inntil tolv arbeidsdager per kalenderår. Fleksibelt uttak av permisjonsdagene kan også avtales.Hvilke situasjoner som gir rett til velferdspermisjon, er det opp til kommunen å fastsette. Like tilfeller bør imidlertid behandles likt. Det bør derfor utarbeides retningslinjer for velferdspermisjoner i et lokalt permisjonsreglement, se over. Aktuelle temaområder som kan vurderes, vil f.eks. være: Ved alvorlig sykdom og død i nærmeste familie Omsorg i medhold av aml. § 12-10, andre ledd For tilvenning av barn i barnehage For eget bryllup Til husbygging og istandsetting av eget hus / egen leilighet For deltakelse i større kultur- og/eller idrettsarrangementer (eksempelvis nasjonale og internasjonale musikk- og idrettskonkurranser) For feiring av religiøse og nasjonale høytidsdager som ikke er offisielle etter norsk kalender Dersom flytting er nødvendig ved skifte av arbeidssted hos en og samme arbeidsgiver Undersøkelse og behandling hos lege, tannlege, fysioterapeut og andre private gjøremål Permisjon for ansatte tilknyttet hjelpekorps i forbindelse med utrykning til hjelp for nødstilte 6.10.2 - Permisjon for tillitsvalgte Hovedavtalen inneholder regler om permisjon for tillitsvalgte, se HA del B § 3. 6.10.3 - Permisjon ved offentlige tillitsverv Permisjon for å utføre kommunale eller andre offentlige verv er regulert i HTA kapittel 1 § 14.1 første ledd. Arbeidstakere som er pålagt slike verv, gis permisjon og kan etter søknad få beholde sin lønn. Arbeidstakerne plikter å henvende seg til nærmeste overordnede på forhånd. Med offentlig tillitsverv menes ombud som er opprettet ved lov eller hjemmel i lov, herunder domsmenn, skjønnsmenn og rettsvitne. Det gjøres oppmerksom på at bestemmelsen er en «kan» -bestemmelse. Permisjonsrettigheter for en arbeidstaker som velges til stortingsrepresentant, ordfører eller annet offentlig verv, se aml. § 12-13 og kommuneloven § 40. 6.10.4 - Utdanningspermisjon Alle arbeidstakere har rett til utdanningspermisjon uten lønn i inntil tre år under forutsetning av at han eller hun har vært i arbeidslivet i tre år og hos samme arbeidsgiver de to siste. Dette gjelder uansett om man er fast eller midlertidig ansatt, eller ansatt på hel eller deltid. Utdanningen må være yrkesrelatert. Det er tilstrekkelig at utdanningen har relevans for yrkeslivet generelt, ikke nødvendigvis til den stillingen arbeidstaker søker permisjon fra. Det kan ikke kreves permisjon til ren hobbyvirksomhet. Arbeidstaker kan ikke kreve utdanningspermisjon på et tidspunkt hvor det vil være til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponering. Kommuneforlaget AS Side 104 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidsgivers avgjørelse kan klages inn for tvistenemnda for utdanningspermisjonssaker. Henvendelser rettes til Direktoratet for arbeidstilsynet. Rett til utdanningspermisjon er regulert i aml. § 12-11 og HTA kap. 1 § 14.2. Hovedtariffavtalens bestemmelser om rett til utdanningspermisjon innskrenker ikke retten til utdanningspermisjon som følger av aml. § 12-11. Arbeidsmiljøloven er en minsteretts-/ vernelov. I den utstrekning det etter kommunenes/virksomhetens syn er nødvendig å heve kunnskapsnivå og/eller kompetanse for å utføre arbeidsoppgaver/-funksjoner, skal permisjon gis med lønn og dekning av legitimerte utgifter, jf. HTA kapittel 1 § 14.2 tredje ledd. Arbeidsgiver kan avtale bindingstid begrenset til maksimalt to år med den enkelte dersom arbeidsgiver yter vesentlig økonomisk støtte ved opplæringen, jf. HTA kapittel 1 § 14.3. 6.10.5 - Eksamen/fag/prøver/prosjekt o.l. Permisjon i forbindelse med eksamen reguleres av HTA kapittel 1 § 14.4. I forbindelse med avleggelse av eksamen gis permisjon med lønn for eksamensdagen(e) samt to lesedager før hver eksamen. Dersom eksamensformen varer i tre sammenhengende dager eller mer, kan det drøftes en ytterligere tilrettelegging. Ytterligere tilrettelegging betyr ikke nødvendigvis flere dager med lønnet permisjon. Å legge til rette for avspasering, ferieavvikling eller endret arbeidstid vil også kunne være ytterligere tilrettelegging. Det er en forutsetning at vedkommende ville hatt ordinært arbeid de to dagene umiddelbart før eksamen, og at faget har betydning for virksomheten. I og med at faget skal ha betydning for kommunen/virksomheten, faller enkelte prøver/eksamener utenfor. Dette gjelder bl.a. førerprøver (med mindre dette er i arbeidsgivers interesse, f.eks. utvidelse av førerkort), fornyet prøve til eksamen i videregående skole og eksamen som ligger helt utenfor arbeidstakers arbeidsområde og naturlige karriereutvikling. Kapittel 7 Kollektiv arbeidsrett - forholdet mellom fagforening - arbeidsgiver eller tillitsvalgt - arbeidsgiver I dette kapittelet følger først en kort innføring i KS´ rolle som interesse- og arbeidsgiverorganisasjon. Videre redegjøres det for de sentrale partene i vårt tariffområde samt forhandlingssammenslutningene, arbeidskonflikt, tariffoppgjør, herunder lokale forhandlinger, arbeidsgiverpolitikk og hensynene bak tillitsvalgtordningen. 7.1 - Arbeidsrett - kollektiv eller "læren om tariffavtaler" Arbeidstvistloven Forholdet mellom partene i arbeidslivet reguleres av den kollektive arbeidsretten. Det rettslige grunnlaget er trukket opp i arbeidstvistloven. Tariffavtalene står her sentralt, de inngås som regel for en periode på to år om gangen. Hvis ikke annet er avtalt, gjelder en tariffavtale tre år fra den ble underskrevet, jf. arbeidstvistloven § 5 nr. 1. Noe forenklet kan man si at den kollektive arbeidsretten utgjør læren om tariffavtaler. Arbeidsretten omfatter spørsmål som har sammenheng med lønns- og arbeidsvilkår og andre arbeidsforhold som f.eks. arbeidstakernes medbestemmelse. Rettslig bindende bestemmelser på dette feltet finnes i lover, forskrifter, tariffavtaler, individuelle arbeidsavtaler eller arbeidsbeskrivelser. Arbeidsgivers styringsrett Arbeidsgivers styringsrett er retten til å tilsette og si opp sine arbeidstakere og til å organisere, lede og fordele arbeidet, dvs. bestemme hvem som skal gjøre hva, hvor, når og hvordan. Styringsretten gjelder med mindre den blir positivt avgrenset. Den kan begrenses av blant annet Kommuneforlaget AS Side 105 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 lover (arbeidsmiljøloven, ferieloven, likestillingsloven, folketrygdloven, offentleglova, forvaltningsloven, arbeidstvistloven, opplæringslova o.a. og aktuelle forskrifter) tariffavtaler (Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen, særavtaler) individuelle arbeidsavtaler mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker og instrukser/beskrivelser av stillingens hovedinnhold/grunnpreg ulovfestet rett; rettspraksis, sedvane, lokal praksis osv. Når arbeidstakernes rettigheter og plikter, inkludert forholdet mellom arbeidsgivere og arbeidstakere, er regulert i lov, forskrift eller tariffavtale, vil løsningen på spørsmål som oppstår, bero på en tolkning av de aktuelle bestemmelsene. KS mottar årlig en rekke spørsmål om arbeidsrettslige problemstillinger fra medlemmene. 7.2 - De sentrale partene 7.2.1 - KS - arbeidsgiver- og interesseorganisasjon Arbeidsgiverorganisasjon KS er interesse- og arbeidsgiverorganisasjon for alle landers kommuner og fylkeskommuner. Fra 1.1.2014 ble KS Bedrift en selvstendig arbeidsgiverforening med ansvar for egne tariffavtaler, men fortsatt tilknyttet KS som overordnet tariffpart, med hjemmel i HA del A. KS som overordnet tariffpart forhandler på vegne av medlemmene med forhandlingssammenslutningene i de sentrale tariffoppgjørene. Formål KS´ fullstendige vedtekter ligger på ks.no. I vedtektene § 1 er formålet for KS formulert slik: KS er en arbeidsgiver-, interesse- og rådgivningsorganisasjon, som gjennom ivaretakelse av medlemmenes interesser, skal arbeide for en effektiv og selvstendig kommunesektor som ivaretar innbyggernes behov. Sentrale tariffavtaler Fra og med 1988 har KS hatt status som arbeidsgiverorganisasjon, dvs. at den har hatt fullmakt til å vedta sentrale tariffavtaler, si opp og ta imot oppsigelse av tariffavtaler og utøve andre funksjoner i henhold til arbeidstvistloven på vegne av medlemmene. I vedtektene for arbeidsgivervirksomheten fremgår det blant annet: § 5 Avstemning 1.Hovedtariffavtale og Hovedavtale skal være gjenstand for uravstemning blant medlemmer som omfattes av avtalene. Avtaleutkast om regulering av Hovedtariffavtalen etter 1. avtaleår vedtas av Hovedstyret. Hovedstyret kan fatte vedtak om at delregulering av Hovedtariffavtalen etter 1. avtaleår skal være gjenstand for uravstemning, jf. 1. ledd. 1.Avtaleutkast til sentrale generelle særavtaler og sentrale forbundsvise særavtaler, jfr. Hovedavtalens § 1-3, vedtas av Hovedstyret. Hovedstyret kan fatte vedtak om at slike avtaler skal være gjenstand for uravstemning tilsvarende som for Hovedtariffavtale og Hovedavtale etter pkt. 1, 1. ledd. Dersom minst 1/3 av Hovedstyrets medlemmer krever det, skal slik avtale være gjenstand for uravstemning. 1.Ved uravstemning anses en tariffavtale som vedtatt når 1/3 av de avgitte stemmer fra medlemmene, og som representerer minst halvparten av arbeidstakerne hos medlemmene som avgis stemmer, svarer JA til det anbefalte forhandlingsforslag. Antall arbeidstakere i fast stilling pr. 1. januar i avstemningsåret legges til grunn. Alle medlemmer etter vedtektenes § 2 og som omfattes av avtalen, blir bundet av et uravstemningsresultat. Det samme gjelder Hovedstyrevedtak der Hovedstyret fatter vedtak om godkjenning av et forhandlingsforslag. Kommuneforlaget AS Side 106 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 § 6 Fullmakter KS har fullmakt til på vegne av medlemmene å: Inngå og si opp tariffavtaler. Forkorte oppsigelsesfrister i tariffavtalte forhold. Iverksette arbeidsstengning (lockout) i henhold til Hovedstyrets vedtak, Arbeidstvistloven og Hovedavtalens bestemmelser. Motta og godta, arbeidsoppsigelse (plassoppsigelse) i henhold til Arbeidstvistloven og Hovedavtalens bestemmelser. Motta stevning og bringe rettstvister inn for Arbeidsretten eller ev. annen tvisteløsningsinstans. Bringe interessetvister inn for Rikslønnsnemnd eller ev. annen tvisteløsningsinstans. 7.2.2 - Arbeidstakersiden På arbeidstakersiden er det de samme organisasjonene som er part i Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen. En fullstendig opplisting er tatt inn innledningsvis i Hovedtariffavtalen. Se ellers nedenfor. Forhandlingsordning Det er inngått en egen avtale om forhandlingsordningen (del A i Hovedavtalen) slik at arbeidstakerorganisasjonene i det alt vesentlige opptrer samlet i forhandlinger, jf. oversikten nedenfor. Det er forhandlingssammenslutningene som har forhandlingsrett sentralt. Forhandlingssammenslutning Sammenslutningene forhandler frem på vegne av medlemsforeningene Hovedavtalen, Hovedtariffavtalen og Sentrale generelle særavtaler. Dette gjelder ikke de Sentrale Forbundsvise Særavtaler (SFS), hvor det er de enkelte forbundene/fagforeningene som har forhandlingsrett. LO Kommune EL & IT forbundet Fagforbundet Fellesforbundet Fellesorganisasjonen Musikernes fellesorganisasjon Skolenes landsforbund YS kommune (YS-K) Bibliotekarforbundet Delta Lærernes Yrkesforbund Norsk Skolelederforbund Parat STAFO Yrkestrafikkforbundet Unio Akademikerforbundet Den norske kirkes presteforening Det Norske Diakonforbund Det Norske Maskinistforbund Norsk Ergoterapeutforbund Norsk Forskerforbund Norsk Fysioterapeutforbund Norsk Radiografforbund Kommuneforlaget AS Side 107 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Norsk Sykepleierforbund Utdanningsforbundet Akademikerne Kommune Arkitektenes Fagforbund Den norske jordmorforening Den norske legeforening Den norske tannlegeforening Den norske veterinærforening Econa Juristforbundet Krigsskoleutdannedes Offiserers Landsforening Naturviterne NITO - Norges Ingeniør- og teknologorganisasjon Norges Farmaceutiske Forening Norsk Lektorlag Norsk psykologforening Samfunnsviterne Samfunnsøkonomene Tekna Frittstående forbund Lederne Folkehøgskoleforbundet 7.2.3 - Sentrale tariffavtaler og overenskomster De viktigste sentrale tariffavtalene er: Hovedavtalen (HA) og Hovedtariffavtalen (HTA) Hovedavtalen Hovedavtalen inneholder bestemmelser som regulerer forholdet mellom både sentrale og lokale parter, inklusiv bestemmelser om organisering av sentrale og lokale forhandlinger. Hovedtariffavtalen Hovedtariffavtalen regulerer ansattes lønns- og arbeidsvilkår - fellesbestemmelser (sosiale bestemmelser mv.), pensjonsforhold, generelle lønns- og stillingsbestemmelser, sentralt lønnsog stillingsregulativ, lokalt lønns- og stillingsregulativ, tilleggslønn, forhandlingsbestemmelser og lønnsvilkår for lærlinger. Både Hovedavtalen og Hovedtariffavtalen gjelder for alle medlemmer i KS' arbeidsgivervirksomhet. Særavtaler I tillegg er det inngått en rekke sentrale generelle særavtaler (SGS) og sentrale forbundsvise særavtaler (SFS). For en samlet oversikt, se vedlegg 3. Disse inngår i en abonnementsordning administrert av Kommuneforlaget, og reviderte avtaler sendes ut fortløpende til abonnentene. Særbestemmelser for spesielle stillinger/yrkesgrupper og tilleggsavtaler med enkelte arbeidstakerorganisasjoner er nå inntatt i de sentrale generelle og forbundsvise særavtalene. Se egen avtalesamling. Avtaler for privatpraktiserende grupper i helsevesenet er ikke en del av tariffavtalesystemet, se kapittel 15 om avtaleverk for privatpraktiserende helsepersonell - leger og fysioterapeuter mv. Kommuneforlaget AS Side 108 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 7.3 - De sentrale tariffoppgjørene 7.3.1 - Inngåelse og revisjon av sentrale tariffavtaler I hovedtrekk foregår det slik: a) Arbeidstakerorganisasjonene og KS holder tariffkonferanser som forbereder revisjonen. b) Arbeidstakerorganisasjonene utarbeider og overleverer krav. c) KS fremmer motkrav, analyserer, vurderer og kostnadsberegner kravmassen samt utarbeider tilbud. d) Forhandlingene fører til avtaleinngåelse, eller tvisten går til mekling/lønnsnemnd. e) Når en avtale foreligger, sendes denne til avstemning/godkjenning. f) Trykking, utsending, informasjonskonferanser om den nye avtalen. Kommuneforlaget AS Side 109 av 177 KS Personalhåndbok 2017 Kommuneforlaget AS 19-01-2017 Side 110 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 7.3.2 - Mekling Dersom forhandlingene ikke fører frem, blir tvisten om nye tariffavtaler sendt til riksmekleren. Meklingen er tvungen dersom plassene er sagt opp, og frivillig dersom plassene ikke er sagt opp. Mekleren Etter arbeidstvistlovens regler møtes de to forhandlingsdelegasjonene hos en nøytral oppmann, mekleren som søker å forlike partene og hjelpe dem til å finne frem til et endelig avtaleforslag. Etter arbeidstvistloven har mekleren, etter at han/hun har tatt til med sitt arbeid, 14 dager på seg til å finne frem til en løsning. Etter ti dager kan hver av partene kreve meklingen avsluttet. Fire dager etter at dette kravet er satt frem, kan streik iverksettes forutsatt at plassene er sagt opp. Er plassene ikke sagt opp, kan streik først settes i verk når plassene er sagt opp og oppsigelsestiden er ute. I praksis er det slik at ingen krever meklingen avsluttet så lenge det er håp om å finne en løsning, og mekleren kan legge ned forbud mot arbeidsstans så lenge meklingen pågår. Hvis det imidlertid ikke oppnås enighet, kan streik og arbeidsstengning iverksettes. Dersom det har gått én måned etter at mekling ble avsluttet uten at tvisten er løst eller brakt inn til ny mekling, skal mekleren på eget initiativ oppfordre partene til nye forhandlinger. 7.4 - Arbeidskonflikter 7.4.1 - Tvister i arbeidslivet Arbeidslivet reguleres av en rekke lover og forskrifter mv., for eksempel arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven, offentleglova, likestillingsloven, kommuneloven, ferieloven, folketrygdloven, personopplysningsloven, skadeserstatningsloven, helse- og omsorgstjenesteloven, sosialtjenesteloven, helsepersonelloven og opplæringslova. I forbindelse med praktiseringen av disse lovene kan det ofte oppstå rettslige tvister. Som regel løses disse tvistene i siste instans av vanlige domstoler. Som eksempel på slike saker nevnes: oppsigelsessaker, erstatningssaker, inhabilitetssaker og tilbakesøkningskrav. Sivilombudsmannen og Likestillingsombudet kan avgi uttalelse i konkrete saker. Slike uttalelser har ingen direkte rettsvirkninger, men det vil imidlertid være i strid med god forvaltningsskikk dersom uttalelsen ikke blir fulgt. 7.4.2 - Fredsplikt Arbeidstvistloven har regler om fredsplikt, jf. lovens § 8. Tvister om en tariffavtales gyldighet, forståelse eller eksistens, eller om krav som grunner seg på en tariffavtale, må ikke søkes løst ved arbeidsnedleggelse (streik) eller arbeidsstengning (lockout), jf. bestemmelsens første ledd. Rettstvister Tvist om disse forholdene, såkalte rettstvister, løses etter tvistereglene i Hovedavtalen del A § 7 uten bruk av kampmidler. Interessetvister Ved løsning av interessetvister, det vil si tvister om hva som skal bli rett med hensyn til lønns- og arbeidsforhold, er det tillatt å ta i bruk visse kampmidler, på de vilkår som følger av arbeidstvistloven § 8 nr. 2. Bruk av kampmidler i strid med vilkårene vil innebære et brudd på fredsplikten. Sympatistreiker og politiske demonstrasjonsstreiker fremstår som lovlige unntak fra fredsplikten. 7.4.3 - Tariffrettslige tvister Arbeidslivet reguleres også i stor grad av tariffavtaler. I motsetning til lover gjelder tariffavtalene bare en begrenset tid, normalt to år, og de kan dessuten justeres/reguleres i løpet av tariffperioden dersom partene er enige om det. Tariffavtalene vil derfor til stadighet bli endret. Tvister kan oppstå både i forbindelse med fortolkning av eksisterende avtaler (rettstvister) og når partene skal forhandle om hva som skal bli nye regler (interessetvister). Reglene for løsning av Kommuneforlaget AS Side 111 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 tvistene er svært forskjellige. Man må derfor ha klart for seg hva slags tvist det gjelder, for å vite hvilket sett med tvisteregler som skal brukes. Grensen mellom rettstvister og interessetvister er ofte vanskelig å trekke, og en rettstvist om et spørsmål vil ofte kunne utløse en interessetvist om samme tema. 7.4.4 - Arbeidstvistloven Arbeidstvistloven gjelder for kommunal sektor og omfatter regler for tariffavtaler, "fredsplikt", brudd på tariffavtaler, arbeidsstans og Arbeidsrettens og Riksmeklerens virksomhet. 7.4.5 - Rettstvister og prosedyrer for håndtering av rettstvister Definisjon av rettstvist Rettstvister er tvister om hva som er juridisk bindende for partene i et tarifforhold. Grunnvilkåret for at det skal være en rettstvist, er at det er en tvist om "en tariffavtales gyldighet, forståelse eller eksistens eller om krav som bygger på en tariffavtale" (arbeidstvistloven § 1 bokstav i). I Hovedavtalen del A, § 7-1 er rettstvist definert som en tvist "om en tariffavtales forståelse eller gyldighet...". Rettstvisten vil da dreie seg om hva som er avtalt, eventuelt om det er avtalt noe om lønns- og arbeidsvilkår, og hvilke rettigheter og plikter partene har påtatt seg. Tolkningstvister er en betegnelse som også er brukt. Ved fortolkning av tariffavtaler tillegges ordlyden stor vekt. Partenes intensjoner, praksis og kutymer kommer inn som presiserende eller utfyllende momenter. Rettstvister løses etter tvistebestemmelsene i Hovedavtalen del A § 7. Håndtering av rettstvister Rettstvister skal ikke løses ved «kampmidler», dvs. streik eller lockout, jf. arbeidstvistloven § 8 (1). Dersom det oppstår uenighet om hva en bestemmelse i en tariffavtale betyr i en konkret situasjon, vil det i praksis bety at en fagforening ikke er enig i arbeidsgivers oppfatning av hva som er riktig forståelse av en tariffbestemmelse. Det fremgår av HA del A, § 7 at tvisten skal forsøkes løst ved forhandlinger. I første omgang ved lokale forhandlinger, eventuelt videre mellom partene sentralt, jf. HA del A § 7-2. Oppnås det ikke enighet i slike sentrale forhandlinger, kan uenigheten bringes inn for avgjørelse i Arbeidsretten. En avgjørelse (kjennelse, dom) i Arbeidsretten kan som utgangspunkt ikke ankes og vil i praksis være bindende for alle som er part i den tariffavtalen uenigheten gjelder. Det gjøres for øvrig oppmerksom på at inntil det foreligger en kjennelse eller dom, gjelder arbeidsgivers forståelse av tariffavtalen. For ordens skyld presiseres det at eventuell uenighet om forståelse av lover ikke er en rettstvist, og skal derfor ikke behandles etter tvisteinstituttet nevnt her. Fremgangsmåte ved rettstvist - oversikt 1 2 3 4 Den ene parten - normalt fagforeningen - sender krav om forhandlinger med hjemmel i HA del A § 7-1. Innen 14 dager skal det være avtalt et møte der tvisten skal behandles. Det er ikke sagt noe om når forhandlingsmøtet skal holdes. I møtet er det normal prosedyre først å gi ordet til den parten som har krevd forhandlinger slik at denne kan redegjøre nærmere for kravet. Her vil det være naturlig å redegjøre for bakgrunn for kravet, faktiske forhold, vurderinger og partens forståelse av omtvistet tarifftekst med mer. Når begge parter har fått anledning til å presentere sin vurdering og sitt standpunkt i saken, og det synes tvilsomt at det er mulig å komme frem til enighet, kan det ofte være hensiktsmessig at partene tar særmøte(r) for å vurdere nærmere det som er fremført av den andre part. Det kan da være enklere å se om det er mulig å komme frem til enighet i saken. Kommuneforlaget AS Side 112 av 177 KS Personalhåndbok 2017 5 6 7 8 9 19-01-2017 Dersom partene blir enige, vil neste utfordring være å formulere dette i den protokollen som skal skrives fra møtet. Normalt vil det være arbeidsgiversiden som har ansvaret for dette. I tillegg til hvem, hva og hvor er det viktig å få med hjemmel for forhandlingene med konkret henvisning til f.eks. HA del A § 7-1 samt hva uenigheten besto i. Det bør gå klart frem av protokollen hva man har blitt enig om. Blir partene ikke enige om forståelsen, konstateres dette i protokollen, og hver av partene har da anledning til å formulere sin forståelse av den omtvistede tariffbestemmelsen. Når det foreligger en lokal uenighetsprotokoll, vil det som hovedregel være opp til fagforeningsparten å bringe saken videre i systemet, dvs. til organisasjonens sentrale ledd. Fagforeningen sentralt vil da vurdere om saken er av en slik karakter at de krever tvistemøte om saken med KS, jf. HA del A § 7-2. Krav om slikt sentralt tvistemøte vil normalt medføre at KS tar kontakt med den lokale arbeidsgiveren for å få nødvendige opplysninger i saken. Før et slikt forhandlingsmøte vil KS vurdere sakens ulike sider. Blant annet for å avklare om KS er enig i den lokale arbeidsgiverens forståelse av den omtvistede bestemmelsen. KS vil også i denne forbindelse vurdere om saken er prosedabel, dvs. om det er overveiende sannsynlig at arbeidsgiver får medhold dersom saken bringes inn for Arbeidsretten til avgjørelse. På samme måte som ved lokale tvisteforhandlinger skrives det protokoll fra slike sentrale tvistemøter. Etter slike møter vil hver av partene ha ansvar for å orientere partene lokalt om resultatet av møtet. Oppnås det enighet sentralt, vil de lokale partene være forpliktet til å legge enigheten til grunn i sin videre behandling av saken/spørsmålet. 7.4.6 - Interessetvister Definisjon av interessetvist Interessetvister er tvister om hva som skal eller bør bli rett mellom tariffpartene. Det er en tvist mellom en fagforening og en arbeidsgiver eller arbeidsgiverforening om ordningen av fremtidige arbeids- og lønnsvilkår eller andre arbeidsforhold som ikke omfattes av en tariffavtale eller som skal avløse en tidligere tariffavtale. Det er i forbindelse med opprettelse og revisjon av tariffavtaler at en får disse tvistene. Bestemmelser om interessetvister finnes i Hovedavtalen del A § 5. 7.4.7 - Hvilke kampmidler kan brukes? Streik og lockout Hovedformene er arbeidsnedleggelse (streik) og arbeidsstengning (lockout). Arbeidstvistloven bruker fellesbetegnelsen arbeidsstans. Andre kampmidler er blokade (hindre en bedrift eller virksomhet i å få tilgang på arbeidskraft) og boikott (hindre eller vanskeliggjøre en persons eller virksomhetsøkonomiske samkvem med andre). I privat sektor nyttes også kampmidlene overtidsnekt, gå-sakte-aksjon (å forhale/ sinke utførelsen av arbeidsoppgaver) og obstruksjon (å forhale/ sinke en avgjørelse f.eks. ved endeløse forhandlinger eller avstemninger). Det er ikke anledning til å foreta plassoppsigelse for deler av stillingen, slik at bare visse arbeidsoppgaver ikke skal utføres. Det er heller ikke anledning til ensidig å melde arbeidstakere inn og ut av en streik, slik at man fordeler belastningene for de streikende. 7.4.8 - Vilkår for å benytte kampmidler Kampmidler 1. Kampmidler kan ikke benyttes før tariffavtalens gyldighetstid er utløpt, jf. arbeidstvistloven § 8 (2) (normalt fra 1. mai). Hvis tariffavtalen ikke er sagt opp i tide, blir den automatisk forlenget i ett år uten endringer, jf. arbeidstvistloven § 5. 2. De individuelle arbeidsavtalene må være oppsagt på lovlig måte, og oppsigelsesfristen må være utløpt, jf. arbeidstvistloven § 18 (1). Oppsigelsesfristen er 14 dager, om ikke Kommuneforlaget AS Side 113 av 177 KS Personalhåndbok 2017 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 19-01-2017 annet er avtalt, jf. aml. § 15-17. Etter Hovedavtalen § 5-1-1 kan partene anvende kollektivt oppsigelsesvarsel rettet til KS med en oppsigelsesfrist på minst 14 dager. Samtidig med plassoppsigelsen skal det sendes melding til Riksmekleren, jf. arbeidstvistloven § 16. Inntil to dager etter at Riksmekleren har mottatt melding om at forhandlingene er avbrutt, kan Riksmekleren forby arbeidsstans inntil mekling etter arbeidstvistloven kapittel 3 er avsluttet, jf. arbeidstvistloven § 19. I praksis vil det som regel bli nedlagt forbud. For sikkerhets skyld bør det tas kontakt med Riksmekleren om det drøyer med forbudet. Dersom det ikke blir nedlagt forbud om arbeidsstans, må arbeidsstans under ingen omstendigheter iverksettes før fire dager etter at Riksmekleren har fått melding om at forhandlingene er brutt, eller at det ikke er opptatt forhandlinger, eller at arbeidsoppsigelsen er utvidet, jf. arbeidstvistloven § 18. Bestemmelser om mekling, meklingsforslag og avstemning mv. er omhandlet i arbeidstvistloven kapittel 3. Ti dager etter at forbud mot arbeidsstans er nedlagt, kan hver av partene kreve meklingen avsluttet, jf. arbeidstvistloven § 25 (1). Senest fire dager etter at krav om avslutning av meklingen er fremsatt, skal meklingen avsluttes og lovlig arbeidsstans kan iverksettes, jf. § 25 (1). Fra Riksmekleren mottar meldingene om at forhandlingene er avbrutt og til lovlig arbeidsstans kan iverksettes, vil det gå minimum 16 dager (2 + 10 + 4 dager). Normalt vil det gå lengre tid, bl.a. fordi mekling sjelden kommer i gang innen ti dager etter nedlagt forbud. Etter Hovedavtalen del A § 5-1-1 skal ellers følgende ordnes før kampmidler nyttes: § 5-1-1 Konflikter - kollektiv oppsigelse, arbeid under streik a) I forbindelse med opprettelse av ny, eller revisjon av gjeldende hovedtariffavtaler, er partene enige om å godta som gyldig plassoppsigelse varsel utvekslet mellom partene. Plassoppsigelse skal i form og innhold være som fastsatt i arbeidstvistloven § 16.Begge parter forplikter seg til å varsle disse oppsigelsene minst 14 dager før arbeidskamp settes i verk. b) Varsel om plassfratredelse (plassoppsigelsens endelige omfang) skal gis med minst fire dagers frist, og senest i forbindelse med krav om avslutning av meklingen etter arbeidstvistloven § 25. Varsel om utvidelse av konflikten skal likeledes av hver av partene gis med minst fire dagers frist. Varselet gis innenfor kontortid. c) Oppgave over de arbeidstakere som skal tas ut i arbeidskamp, skal gis den lokale arbeidsgiver / forhandlingssammenslutningens lokale ledd minst fire dager før plassfratredelsen. Varselet gis til arbeidsgivers utpekte representant innenfor virksomhetens kontortid. d) Vedtak om bruk av kampmidler kan bare fattes av de sentrale avtaleparter. Bruk av kampmidler fra KS Bedrifts side krever samtykke fra KS. KS har fullmakt til å inngå tariffavtale på KS Bedrifts vegne for å avslutte en pågående arbeidskamp. e) Ved interessetvist om Hovedavtalen der den er brakt inn i KS' HTA-oppgjør utgjør KS og KS Bedrift ett felles tariffområde/konfliktområde. De bedrifter som er omfattet av Hovedtariffavtalen i KS er en del av KS' tariffområde/konfliktområde ved forhandlinger om denne avtalen. Plassoppsigelse leveres/mottas i disse tilfeller av KS. Ut over dette er Hovedtariffavtalene for KS Bedrift egne tariffområder/konfliktområder hvor plassoppsigelse leveres/mottas av KS Bedrift. 7.4.9 - I hvilke tilfeller kan kampmidler tas i bruk? Det er i første rekke ved tariffrevisjonene det er aktuelt og tillatt å ta i bruk kampmidler. Ved forhandlinger om andre avtaler, f.eks. Hovedavtalen og særavtaler, er det etter reglene om fredsplikt i utgangspunktet ikke lov å ta i bruk kampmidler. De mest sentrale bestemmelsene om Kommuneforlaget AS Side 114 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 arbeidskonflikter i kommunesektoren finnes i arbeidstvistloven, lov om lønnsnemnd i arbeidstvister og Hovedavtalen. Kampmidler må ikke tas i bruk før tariffavtalen har løpt ut, plassene er sagt opp, oppsigelsestiden har løpt ut og mekleren har hatt anledning til å mekle. Når det gjelder forhandling, mekling mv. i tarifforhold, vises det til oversikten foran. Når det ellers gjelder ulike sider ved konflikter, vises til heftet Streik - Forholdsregler ved arbeidsnedleggelse og annen arbeidskamp (KS 2016). (Red. merkn.: Kan bestilles her eller leses elektronisk her.) 7.4.10 - Politisk demonstrasjonsstreik Demonstrasjonsstreik Hjemmel for politisk demonstrasjonsstreik Politiske demonstrasjonsstreiker er ikke regulert i lov- eller avtaleverket. Rettsgrunnlaget for slike streiker/aksjoner følger av rettspraksis fra Arbeidsretten. Når er en politisk demonstrasjonsstreik lovlig? Av Arbeidsrettens praksis går det frem at en politisk demonstrasjonsstreik for å være lovlig ikke må ta sikte på å endre eller være rettet mot egne lønns-og arbeidsvilkår. Den må heller ikke være rettet mot arbeidsgivers styringsrett, og den må være kortvarig. De fleste slike streiker er også korte, mange under én time, langt de fleste under tre timer. 12 timers varighet er uvanlig og trenger saklig begrunnelse for ikke å være i strid med fredsplikten. Hvordan kan/skal arbeidsgiver forholde seg ved slike streiker? En lovlig politisk demonstrasjonsstreik har ikke til formål å ramme eller presse arbeidsgiver. Arbeidsgiver må derfor kunne avhjelpe situasjonen ved eventuelt å sette inn andre arbeidstakere dersom det er nødvendig for at tredjemann ikke skal bli rammet. Arbeidsgiver står friere til å omorganisere arbeidet i slike situasjoner enn ved vanlige tariffstreiker. Varslingsplikt Ut fra formålet med den politiske demonstrasjonsstreiken må det også følge at arbeidsgiver må få rimelig varsel. Arbeidsgiver må få mulighet til å avhjelpe situasjonen på best mulig måte. Av Arbeidsrettens praksis går det frem at arbeidsgiver skal ha formelt varsel om den politiske streiken, grunnen til aksjonen og dens varighet. KS mener at rimelig varsel bør være sju dager. Mindre enn to-tre dager kan det under ingen omstendighet være. 7.4.11 - Ulovlige aksjoner Ifølge Arbeidsrettens praksis har flere aksjoner og streiker som arbeidstakere har gjennomført og betegnet som politiske demonstrasjonsstreiker, vært ulovlige. Dette har vært streiker og aksjoner hvor Arbeidsretten har funnet at hensikten med aksjonene i realiteten har vært å påvirke eller presse egen arbeidsgiver i et konkret lønnsoppgjør. For å få fastslått endelig om en streik eller aksjon er lovlig eller ulovlig, må den bringes inn for Arbeidsretten. Uansett om en politisk demonstrasjonsstreik er lovlig eller ulovlig, har arbeidsgiver krav på rimelig varsel, og arbeidsgiver kan avhjelpe situasjonen på den måte arbeidsgiver mener er best. Ulovlige streiker og aksjoner kan medføre erstatningsansvar for den enkelte arbeidstaker og arbeidstakerorganisasjoner som oppfordrer til eller støtter slike streiker/aksjoner. 7.4.12 - Lønnstrekk ved politisk streik KS vil også gjøre oppmerksom på at arbeidsgiver skal foreta trekk i lønn for arbeidstakere som deltar i streik/aksjon. Dette skal gjøres enten det gjelder lovlig eller ulovlig politisk streik/aksjon. Se også SFS 2213 Særavtale for undervisningspersonalet punkt 9.4 "Lønnstrekk". Kommuneforlaget AS Side 115 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 7.4.13 - Sympatistreik - støtte til lovlig interessetvist Sympatiaksjoner er regulert i HA § 5-2 I prinsippet er en sympatistreik (støtte til lovlig interessetvist i annen virksomhet / annet tariffavtaleområde) tillatt fordi en slik aksjon ikke tar sikte på å endre arbeidstakernes egne lønnsog arbeidsvilkår eller retter seg mot egen arbeidsgiver. Aksjonen tar derimot sikte på å ramme den ene parten i hovedkonflikten. Sympatistreik er således på visse vilkår et lovlig unntak fra fredsplikten etter arbeidstvistloven § 8. Også en slik konflikt kan være i strid med arbeidstvistloven (ulovlig) dersom den i realiteten er en kampaksjon for å påvirke egne tarifforhold. Det er i tilfelle rettspraksis (Arbeidsretten) som må legges til grunn for en grenseoppgang. Ifølge rettspraksis innebærer sympatistreik en arbeidsnedleggelse iht. definisjonen i arbeidstvistloven § 1 f). Dersom streiken skal være lovlig, må de alminnelige reglene om plassoppsigelse anvendes, med 14 dagers oppsigelsesfrist dersom ikke annet avtales. Plassoppsigelse iht. aml. § 15-17 (14 dager) kan gis kollektivt, jf. Hovedavtalen del A § 5-1-1. Melding om plassoppsigelse skal også gis til Riksmeklingsmannen, jf. arbeidstvistloven § 15 (1). 7.5 - Utbetaling av ny lønn ved tariffoppgjør I forbindelse med tariffrevisjonen vil de fleste lønninger, satser for tillegg osv. bli endret. Som følge av arbeidskonflikter, godkjenningsordninger mv. vil virkningstidspunktene for de nye satsene kunne variere. For øvrig vil det på grunn av tolkningsproblemer eller menneskelige/tekniske feil kunne oppstå feilberegninger ved endringer av så mange og forskjelligartede satser. Følgelig er det fare for at det utbetales feil beløp, slik at det kan bli nødvendig å etterbetale eller kreve inn igjen et beløp. For lite utbetalt Når det er utbetalt for lite, vil det som regel ikke oppstå noe problem. Arbeidsgiver vil da vanligvis utbetale beløpet. Hvis det går lang tid før feilen oppdages, kan det være rom for en annen løsning. Er kravet omtvistet, bør det bare gis utbetaling fra fremsettelse av kravet. Hvis kravet bygger på en klar bestemmelse, bør det gis utbetaling med lengre tilbakevirkning. Der hvor feilen er godt synbar, bør imidlertid arbeidstakeren gjøre anskrik i rimelig tid om han ikke skal tape sin rett. Det bør ikke gis tilbakevirkning lenger enn tre år fordi kravet da vil være foreldet. For mye utbetalt For mye utbetalt lønn kan medføre større problemer for arbeidsgiver. Dersom feilen kan knyttes direkte til usikkerhet rundt fraværet ved arbeidsnedleggelsen, kan det foretas trekk i lønn for å oppnå tilbakebetaling (aml. § 14-15 nr. 2 f ). Ved andre feil må arbeidsgiver ha en skriftlig avtale med arbeidstakeren for å kunne foreta lønnstrekk. I tilfelle skriftlig avtale med arbeidstakeren ikke oppnås, må kommunen reise søksmål for å få tilbake pengene. KS tilrår at følgende iakttas i forbindelse med utbetaling av ny lønn: a) Det bør ikke utbetales ny lønn før denne er endelig fastsatt. b) Det bør sluttes skriftlig avtale med arbeidstakerne før utbetaling om at det kan foretas lønnstrekk hvis det viser seg at det i forbindelse med tariffrevisjonen blir utbetalt for mye. c) Hvis avtale ikke oppnås, bør arbeidsgiveren før utbetaling ta et uttrykkelig forbehold om at den nye lønnen er å anse som en akontoutbetaling, og at det derfor kan bli behov for å regulere lønnen senere. HA del A § 5-1-4: Utbetaling av ny lønn etter arbeidsnedleggelse Før ny lønn utbetales, skal arbeidsgiveren og tillitsvalgte drøfte og avklare hvilke arbeidstakere som skal utbetales ny lønn fra aktuelle virkningstidspunkt(er). Formålet med slike drøftinger er å sikre at det til enhver tid utbetales riktig lønn. Kommuneforlaget AS Side 116 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 7.6 - Tariffoppgjøret - lokale lønnsforhandlinger 7.6.1 - Representasjon ved lokale forhandlinger Følgende regler gjelder generelt ved gjennomføring av lokale forhandlinger: 1 2 3 Partene er enige om at lokale forhandlinger skal føres av de enkelte stedlige parter. Selv om det er vanlig praksis at arbeidstakerorganisasjonenes forhandlingsutvalg sammensettes av lokale tillitsvalgte, så er det ikke til hinder for at også andre organiserte medlemmer i kommunen kan oppnevnes i et lokalt forhandlingsutvalg. Lokale forhandlinger skal altså føres uten deltakelse fra organisasjonens sentrale eller regionale representanter. Unntaksvis kan en sak være av en slik karakter at en av partene likevel ønsker bistand utenfra, jf. Hovedavtalen del A § 4-7. Hvis en av partene ønsker deltakelse av sentrale eller regionale representanter under slike forhandlinger, skal dette gjøres klart overfor den annen part i god tid forut for forhandlingene, slik at hver part innen en rimelig frist kan avtale eventuell deltakelse fra hovedorganisasjonen. Meddelelsen bør være skriftlig. Slik frist bør ikke være under 14 dager. Ingen sentral eller regional representant har rett til å møte uten slik forhåndsavtale. Deltakelse fra sentrale eller regionale representanter endrer ikke det forholdet at det fortsatt er lokale forhandlinger, og at det skal settes opp protokoll mellom de lokale partene. Ovennevnte regler legges til grunn både ved lokale lønnsforhandlinger og ved lokale forhandlinger om rettstvister. I B-rundskriv nr. 5/2015- Hovedavtale 1.1.2016 - 31.12.2017 - er det uttalt: Forhandlinger etter Hovedtariffavtalens kapittel 3, 4 og 5. De lokale parter har en gjensidig plikt, etter skriftlig krav, å gjennomføre lokale lønnsforhandlinger hjemlet i HTA, jf. HTA kap 3, pkt. 3.2.4. Slike lønnsforhandlinger skal skje mellom lokale parter hvor hhv kommunen/fylkeskommunen/bedriften og den enkelte arbeidstakerorganisasjons (eller forhandlingssammenslutnings) lokale ledd ivaretar partsforholdet, HA del A § 4-7. Ved deltakelse i og nødvendig forberedelser til lokale lønnsforhandlinger, innvilges permisjon med lønn, jf. HA del B § 3-5 a. En vurdering av "nødvendige forberedelser" vil blant annet. bero på forhandlingenes omfang og karakter og i hvilket omfang arbeidstakerorganisasjonens medlemmer er omfattet av forhandlingene. Avklaring av delegasjonens størrelse og sammensetning gjøres lokalt. Det er god forhandlingsskikk at partene i lønnspolitisk drøftingsmøte (HTA vedlegg 3 ) gir gjensidig informasjon om forhandlingsdelegasjonenes størrelse og sammensetning. I slike drøftingsmøter innkalles alle forhandlingsberettigede organisasjoner. Dersom en arbeidstakerorganisasjon kun har ett medlem på forhandlingsstedet, utelukker dette ikke vedkommendes adgang til å la seg representere i lokale lønnsforhandlinger. I slike tilfeller kan organisasjonene i forhandlingssammenslutningen drøfte muligheten for å ivareta enkeltmedlemmers interesser. Dersom det ikke lar seg løse, har vedkommende organisasjon et ansvar for å foreslå en løsning som også arbeidsgiver kan akseptere. Fullmakter klargjøres for arbeidsgiver skriftlig før forhandlingene. 7.6.2 - Lokal lønnspolitikk Lokale lønnsforhandlinger/lønnsvurdering Kommuneforlaget AS Side 117 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 I tillegg til de lønns- og arbeidsvilkårene som fastsettes ved sentrale forhandlinger (hovedtariffoppgjør og mellomoppgjør), har Hovedtariffavtalen (HTA) bestemmelser om ulike former for lokale lønnsforhandlinger/lønnsvurdering. HTA kapittel 3 punkt 3.2 Det følger av HTA kapittel 3 punkt 3.2 at lønnssystemet i kommunal sektor forutsetter en lokal lønnspolitikk som skal gjøres kjent for alle ansatte. Med en lokal lønnspolitikk forstås et dokument som resultatet av et lokalt samarbeid om hva som skal legges til grunn for lokale lønnstillegg og lønnsplasseringer. Det skal tilstrebes enighet om kriteriene. For at en lokal lønnspolitikk skal oppfattes som legitim, er det viktig at utformingen skjer gjennom medvirkende prosesser, og at vedtatt lønnspolitikk gjøres kjent for alle ansatte. HTA kapittel 3.2 «Lokal lønnspolitikk» omtaler enkelte vesentlige forutsetninger for hva en lokal lønnspolitikk skal inneholde: Arbeidsgiver skal ta initiativ til at den lokale lønnspolitikken revideres regelmessig. Hovedtariffavtalen fastslår at det skal være en sammenheng mellom kommunens mål og den lokale lønnspolitikken, og det forutsettes at lønn benyttes som personalpolitisk virkemiddel. Lokal lønnspolitikk må utformes slik at hensynet til likebehandling av kvinner og menn ivaretas i vurderingen av lønn og avansement, og det skal være en naturlig sammenheng mellom kompetanse, kompetanseutvikling og lønnsutvikling. Det er også presisert at arbeidstakere i adopsjons-, fødsels- og andre lønnede permisjoner skal ha mulighet for lønnsutvikling gjennom lokale forhandlinger. Bestemmelsen gjelder for alle forhandlingskapitlene i HTA. Hvordan dette følges opp i praksis, kan konkretiseres i den lokale lønnspolitikken. KS vil peke på at arbeidsgiver bør være særlig oppmerksom på arbeidstakere med kun lokal lønnsdannelse - HTA kapittel 3.4 og kapittel 5 - som ikke har sentral lønnsregulering. Lokal lønnspolitikk Utover ovenstående bør en lokal lønnspolitikk gjenspeile og beskrive andre virkemidler og incentiver som kan gi uttelling i form av lønn ved lokale forhandlinger, og hvordan dette skal skje. Lokal lønnspolitikk bør utformes som grunnlag for de lokale forhandlingene i henhold til Hovedtariffavtalens forhandlingsbestemmelser, men også for andre beslutninger knyttet til lønn, som blant annet kan være aktuelt ved tilsetting. Lokal lønnspolitikk må blant annet beskrive hvordan lønn som virkemiddel kan bidra til å produsere kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen, særlig med tanke på hvordan en skal ta hensyn til dette i lokale forhandlinger. Lokal lønnspolitikk, som en del av den lokale arbeidsgiverpolitikken, må være tydelig og beskrive hvilke individuelle kriterier som kan gi uttelling ved lokale forhandlinger. Kriteriene må være relevante for stillingen, og de må være kjent for medarbeideren. Individuelle kriterier som vurderes å kunne gi uttelling ved lokale lønnsforhandlinger, bør ses i sammenheng med individuelle kriterier og egenskaper som vektlegges ved rekruttering. En lokal lønnspolitisk plan bør bl.a. inneholde mål for virksomheten og virksomhetens lønnspolitikk prosedyrer for lokale forhandlinger og lokale prosesser lokale prinsipper for lønnsfastsettelse kriterier for lønnsfastsettelse seniorpolitiske tiltak ev. lokale utfordringer Lønnspolitisk drøftingsmøte Videre følger det av punkt 3.2.1 at det årlig skal gjennomføres ett eller flere lønnspolitiske drøftingsmøter. Plikten til å avholde slike møter er generell og gjelder alle stillinger uansett Kommuneforlaget AS Side 118 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 kapittel. KS tilrår at kommunene aktivt benytter disse drøftingsmøtene til å ta opp ulike lønnspolitiske og praktiske/forhandlingstekniske spørsmål. Det vil være opp til partene lokalt å ta stilling til hvilke saker/temaer som kan tas opp. Om stillinger i kapittel 5, se eget avsnitt nedenfor. Slike drøftingsmøter er en svært viktig arena for å starte nyttige prosesser knyttet til gjennomføringen av en rekke lokale tiltak og avklaringer av mange lokale forhold, f.eks. en hensiktsmessig representasjon av tillitsvalgte og gjennomføring av lokale forhandlinger (bruk av lokale forhandlingssammenslutninger) ved omorganiseringer og/eller endringer av stillingsstrukturene spesielt endringer i lederstrukturen Retningslinjer for lokale forhandlinger - God forhandlingsskikk Det følger også av HTA kapittel 3 punkt 3.2.1 at Retningslinjer for lokale forhandlinger - God forhandlingsskikk (vedlegg 3 til HTA) gjelder, med mindre partene lokalt blir enige om annet. Det forutsettes at partene drøfter prosesser og rutiner for gjennomføring av forhandlingene i lønnspolitisk drøftingsmøte i god tid før selve gjennomføringen. Hensikten med retningslinjene er å sikre gode lokale prosesser, slik at partene kan gjennomføre reelle forhandlinger. For at de lokale forhandlingene skal oppfattes som legitime og ført mellom likeverdige parter, bør partene ha gjort et godt forarbeid. Det bør bl.a. tilstrebes å bli enige om kriterier og kommunisere tydelig hvilke prioriteringer og begrunnelser som vil legges til grunn i forhandlingene. De lokale parter oppfordres til å bruke nødvendig tid ved behandling av disse punktene. Det følger også av retningslinjene at de tillitsvalgte som skal føre forhandlingene, har rett til innsyn i lønnsopplysninger som er relevante for forhandlingene. De kommunene som praktiserer elektronisk oversendelse av lønnsopplysninger, har gode erfaringer med det. Retningslinjene regulerer videre at ved lokale forhandlinger etter punkt 4.2.1 skal det nedsettes et partssammensatt beregningsutvalg som fastsetter pottens størrelse, samt at organisasjonene gis anledning til å begrunne sine krav før arbeidsgiver legger frem første tilbud. Nærmere om innsyn - person- og lønnsopplysninger Personopplysningsloven § 18 har bestemmelser om innsyn. Etter første ledd har «enhver» rett til å få visse generelle opplysninger om virksomhetens behandling av personopplysninger. Dette er informasjon om hvem som er behandlingsansvarlig, rutiner for behandling, osv. som kan gis som en mer generell, standardisert og kortfattet informasjon. Etter § 18 annet ledd kan «den det er registrert opplysninger om», for eksempel en tilsatt eller en søker, kreve opplyst hvilke opplysninger om dem selv som behandles, og sikkerhetstiltakene ved behandlingen. Etter § 24 kan slik informasjon kreves skriftlig, hvilket innebærer at arbeidsgiver må gi en utskrift eller kopi av opplysningene. Den registrerte skal med dette få nok informasjon til selv å kunne vurdere om alle personopplysningslovens bestemmelser om behandling av personopplysninger er fulgt, hvilket betyr at han eller hun må se det som er av personopplysninger om seg selv. Det kan kreves at den som ber om innsyn, først kommer med en skriftlig og undertegnet begjæring. Fra dette gjelder det etter § 23 visse begrensninger eller unntak. Det vises særlig til at innsynsretten ikke gjelder opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Ved siden av § 18 gjelder også de ordinære bestemmelsene i personopplysningsloven ved spørsmål om innsyn. Dessuten kommer bestemmelser om innsynsrett etter offentleglova, forvaltningsloven og annen særlovgivning. Disse går etter personopplysningsloven § 6 foran personopplysningsloven. Ved spørsmål om innsyn blir det således sentralt å se på disse bestemmelsene i sammenheng. Dessuten er det av sentral betydning hvilke opplysninger og dokumenter det bes om innsyn i, formålet med innsynet og hva opplysningene skal brukes til. Kommuneforlaget AS Side 119 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tilsatte, søkere og andre det er registrert personalopplysninger om, vil stort sett ha krav på innsyn i egne personalopplysninger. Andre vil i svært begrenset grad ha krav på innsyn i personalopplysninger uten samtykke fra den det gjelder. Alminnelige opplysninger om hvem som er tilsatt, hvor de jobber, osv. er imidlertid normalt uproblematisk. Når det gjelder innsyn i lønnsopplysninger, går offentleglova foran personopplysningsloven og tilsier således at lønnsopplysninger i offentlig sektor som hovedregel er offentlige, og at en således kan kreves innsyn i dem. Dette innebærer i praksis at både tillitsvalgte og andre som hovedregel kan få innsyn i lønnsopplysninger i kommunal sektor. Dette med mindre helt spesielle forhold skulle tilsi at lønnsopplysninger røper noe om noens personlige forhold og dermed skal være taushetsbelagt etter forvaltningsloven, for eksempel hvor arbeidsgiver har dekket helsebehandling. For virksomheter som ikke er omfattet av offentleglova og forvaltningsloven, har Datatilsynet nylig uttalt at lønnsopplysninger på individnivå kan gis til tillitsvalgte dersom disse underskriver en taushetserklæring. Dersom oversikten over arbeidstakernes lønn også avdekker bankkontonummer, vil den imidlertid anses å være taushetsbelagt og må således ikke gis ut. 7.6.3 - Økonomisk ramme - HTA kapittel 4 Overheng Den økonomiske rammen ved de sentrale tariffoppgjørene er et uttrykk for årslønnsvekst (lønnsendring fra et kalenderår til neste) og består vanligvis av økonomiske elementer som lønnsoverheng, lønnsglidning, sentrale tillegg, minstelønnsjusteringer og eventuelt midler avsatt til lokale forhandlinger. Lønnsoverheng oppstår fordi lønnstilleggene ved tariffoppgjør ikke følger kalenderåret og kan beregnes som differansen mellom gjennomsnittlig månedslønn ved slutten av et kalenderår og gjennomsnittlig månedslønn for hele kalenderåret. Lønnsglidning Lønnsglidning er summen av ansiennitetsopprykk og lønnsvekst gitt i lokale forhandlinger som ikke er en del av det sentrale tariffoppgjøret. 7.6.4 - De lokale partene Det er kommunen/bedriften som utgjør arbeidsgiversiden, mens det er den enkelte fagforeningen som representerer arbeidstakersiden. Dette er regulert i Hovedavtalen del A § 4-7 som sier at "lønnsforhandlinger med hjemmel i Hovedtariffavtalen skjer mellom den enkelte kommune/fylkeskommune/bedrift og den enkelte arbeidstakerorganisasjon eller forhandlingssammenslutnings lokale ledd". I tillegg finner vi tilsvarende bestemmelser i Hovedtariffavtalens forhandlingskapitler, der arbeidsgiversiden og arbeidstakersiden omtales som "partene lokalt". I forordet til både Hovedtariffavtalen og Hovedavtalen fremgår det hvilke organisasjoner som er part. Det er kun partene som har forhandlingsrett. Normalt er nødvendige fullmakter gitt til øverste administrative leder (rådmann/ adm.dir./leder), slik at det er denne som i praksis representerer arbeidsgiver. 7.6.5 - Prosedyre ved lokale lønnsforhandlinger Det er et klart prinsipp at begge parter skal kunne stille krav under lokale forhandlinger, selv om formuleringer og praksis er noe forskjellig etter de enkelte punktene i HTA. Det følger dessuten av HTA kapittel 3, punkt 3.2.4 at de lokale parter har en gjensidig rett og plikt til, etter skriftlig krav fra den annen part, å gjennomføre forhandlinger etter Hovedtariffavtalens forhandlingsbestemmelser. Sett fra arbeidsgiversiden er det særlig viktig å ikke overlate initiativet til organisasjonene, men bruke de lønnsmessige virkemidlene som er hjemlet i HTA. Den praktiske gjennomføringen av lokale lønnsforhandlinger bør være tema i det årlige drøftingsmøtet som er forutsatt i tariffavtalen. I retningslinjer for lokale forhandlinger - god forhandlingsskikk (vedlegg 3 til HTA) er det regulert hva partene bl.a. bør ta opp i drøftingsmøte(ne): Kommuneforlaget AS Side 120 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Erfaring fra tidligere forhandlinger Forhandlingsforløp Gjensidig informasjon om forhandlingsutvalgenes sammensetning Hvem som omfattes av forhandlingene, herunder forholdet til de uorganiserte Lokal lønnspolitikk og kriterier, det skal tilstrebes enighet om kriteriene Tydelighet i prioriteringer og begrunnelser Hvilken statistikk og hvilke lønnsopplysninger arbeidsgiver skal legge frem i forbindelse med forhandlingene Rutiner for informasjon av forhandlingsresultater. Dersom partene lokalt ikke blir enige om annet, legges følgende til grunn ved gjennomføring av lokale forhandlinger etter HTA kapittel 4 punkt 4.2.1: Partene lokalt nedsetter et beregningsutvalg som fastsetter pottens størrelse for arbeidstakere som er omfattet av forhandlingene etter punkt 4.2.1. Partene lokalt berammer tidspunkt for oversendelse av krav fra arbeidstakerorganisasjonene til arbeidsgiver. Organisasjonene gis anledning til å begrunne sine krav før arbeidsgiver i felles møte legger frem første tilbud. Første tilbud bør gjenspeile krav fra både organisasjonene og arbeidsgiver og ikke omfatte for stor del av den samlede pott. Tilbudet skal omfatte eventuelt tilbud til uorganiserte, angitt på stillingskategori. Organisasjonene argumenterer for sine gjenstående krav før det gis ytterligere tilbud. Organisasjonene gis mulighet til å være oppdatert om tilbud som gis underveis, ved at også påfølgende tilbud presenteres i fellesmøter. Underskriving av protokoller utstår til hele potten er fordelt og organisasjonene har fått oversikt over samlet bruk av potten. Administrasjonen må vurdere kravene mot egne prioriteringer og eventuelt oversende disse til den sentrale personalfunksjonen innen fastsatt frist. Det må foretas en nærmere vurdering/prioritering av de samlede kravene i samråd med de berørte etatene og deretter berammes forhandlinger. Hvem fra kommunen som skal representere kommunen i et eventuelt forhandlingsutvalg og hvilken rolle utvalget skal ha, avgjør kommunen selv. 7.6.6 - Protokoll Det skal alltid settes opp protokoll fra lokale forhandlinger, enten det foreligger enighet eller uenighet. Dersom de lokale partene ikke blir enige om noe annet, bør følgende generelle prinsipper gjelde: Det skrives separate protokoller med hver organisasjon. Det skrives separate protokoller ved forskjellige hjemler i tariffavtalen. Bruk enkle formuleringer som ikke kan misforstås. Ta alltid nødvendige forbehold om godkjenning. Protokollen skal inneholde: år, dato sted deltakende parter, organisasjoner Kommuneforlaget AS Side 121 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 hjemmel navn på forhandlere hva saken gjelder enighet/uenighet virkningsdato (hvis ikke fastsatt sentralt) eventuelle forbehold underskrift Ved inngåelse av forhandlingsprotokoller er det vanlige utgangspunkt at partenes forhandlingsledere har de nødvendige fullmakter til å inngå protokoller. Dersom partenes representanter ikke har slik fullmakt, bør dette fremgå av protokollen, f.eks. "med forbehold om godkjenning". Protokolltilførsler kan være en måte å avslutte vanskelige forhandlinger på. Det bør utvises forsiktighet dersom slike protokolltilførsler inntas, spesielt dersom protokollteksten formuleres slik at partenes handlingsrom blir begrenset ved senere forhandlinger. Eventuelle ensidige protokolltilførsler skrives under underskriftene i protokollen. Motparten kan ikke motsette seg ensidige protokolltilførsler. Forhandlinger - virkningstidspunkt På bakgrunn av diverse henvendelser fra våre medlemmer er det grunn til å presisere at lokale forhandlinger etter kapittel 3, 4 og 5 er forhandlinger om lønnsvilkår for arbeidstakere som er ansatt på det aktuelle tidspunktet. Merk imidlertid at arbeidstakere i foreldrepermisjoner og andre lønnede permisjoner omfattes av lokale forhandlinger. Vær oppmerksom på at de sentrale parter fastsetter virkningsdato for forhandlinger i henhold til HTA kapittel 4 punkt 4.2.1. Det er ikke Kommuneforlaget AS Side 122 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 anledning til å fravike dette lokalt. Virkningsdato for årlige forhandlinger etter HTA kapittel 5 punkt 5.2 er 1. mai, med mindre partene lokalt blir enige om annen virkningsdato. Lokale særavtaler Lokale lønnsforhandlinger gir ikke hjemmel for å inngå lokale særavtaler som skal regulere lønnsvilkår for større eller mindre stillingsgrupper fremover i tid. Selv om det i enkelte sammenhenger kan være praktisk å benytte mer generelle formuleringer i slike sammenhenger (f.eks. "alle i stillingskode xxxx"), så er det en forutsetning at det "bak" slike formuleringer rent faktisk er navngitte ansatte. Lokal tariffavtale Det foreligger en kjennelse fra Arbeidsretten som fastslår at protokoller etter denne typen forhandlinger ikke kan anses som lokal tariffavtale/særavtale (arbeidsrettsdom nr 17/2004, lnr. 17/2005). Retten uttalte blant annet: "Avgjørende for om protokollene er lokale særavtaler, og dermed tariffavtaler, må da være om de gjelder for bestemte, identifiserbare arbeidsforhold, eller om de er av mer generell, normativ art." Det slås videre fast at HTA (kapittel 5) ikke inneholder hjemmel for inngåelse av lokale særavtaler. Slik hjemmel finnes bare i HA del A § 4-5 jf. HA del A § 1-4. Det typiske for slike protokoller etter lokale lønnsforhandlinger er nettopp at de regulerer lønnsvilkår for nærmere angitte arbeidstakere. Uenighet i lokale lønnsforhandlinger En uenighet i lokale lønnsforhandlinger medfører at de delene av protokollen partene i utgangspunktet har "kvittert ut" med enighet, likevel ikke kan iverksettes. Dette følger av at det er partene som er uenige. Enten er partene enige og resultatet kan iverksettes, eller så foreligger det uenighet og iverksettingen kan først skje når endelig resultat foreligger etter tvistebestemmelsene i forhandlingsbestemmelsene. 7.6.7 - Uenighet - Anke - Organisatorisk behandling Oppnås ikke enighet i de lokale forhandlinger etter Hovedtariffavtalens kapittel 4 punkt 4.2.1, gjelder følgende vedr. anke: Oppnås ikke enighet i det lokale oppgjøret, kan hver av partene bringe tvisten inn for organisatorisk behandling mellom de sentrale parter. De sentrale parter kan anbefale fornyet lokal forhandling eller ubundet definere den endelige løsning på tvisten. Dersom organisatorisk behandling ikke fører fram, gjelder Hovedavtalen del A § 6-3, med mindre de sentrale parter blir enige om en annen tvisteløsningsordning. De sentrale parter vil legge en fremdriftsplan med sikte på å behandle tvistene snarlig etter forhandlingsfristen. Rutiner mellom KS og lokal arbeidsgiver Arbeidsgiver gir umiddelbart melding om brudd til KS og oversender bruddprotokoll. Det er viktig at det i tillegg lages et notat som redegjør for bruddet og årsaken til dette, slik at KS raskt kan sette seg inn i saken på bakgrunn av notatet. Aktuelle dokumenter (referat fra drøftingsmøte, siste krav og tilbud, begrunnelser for krav og tilbud, oversikt over lokal lønnspolitikk/lønnspolitiske kriterier m.m.) skal følge saken. Vedlegg bør nummereres og kommenteres i notatet. Det må også oppgis navn, telefonnummer og e-postadresse på den som er arbeidsgivers kontaktperson i kommunen. De sentrale parter kan løse saken på to måter: 1 2 De sentrale parter kan anbefale fornyet lokal forhandling, det vil si at saken sendes tilbake med oppfordring om å gjenoppta forhandlingene med sikte på å finne en løsning. Før dette skjer, skal både arbeidstakerorganisasjonen og KS ha kontakt med sine lokale representanter. De lokale parter må være forberedt på at det kan settes knappe frister for slike fornyede forhandlinger. De sentrale parter kan også selv avtale løsning på tvisten. KS vil drøfte en eventuell sentral løsning med lokal part før avgjørelsen tas. Kommuneforlaget AS Side 123 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Hvis ikke saken løses ved organisatorisk behandling, kan det benyttes voldgift. Oppgjøret iverksettes for de organisasjonene hvor det er oppnådd enighet. 7.6.8 - Gjennomføring av forhandlinger etter HTA kapittel 5. punkt 5.2 Forhandlinger etter HTA kapittel 5. punkt 5.1 er i utgangspunktet forhandlinger uten noen form for pott eller sentralt avtalt ramme. Kommunens arbeidsgiverrepresentanter må likevel ha innhentet et mandat for hvilke økonomiske rammer det er aktuelt å legge til grunn for forhandlingene. I denne mandatsprosessen må det i tillegg til det som følger av bestemmelsen, også tas hensyn til eventuelle tariffpolitiske rammer de sentrale partene avtaler, samt hva som følger av det inntektspolitiske samarbeidet mellom arbeidslivets parter i Norge. Det føres ikke separate forhandlinger om rammen før forhandlingene. Økonomien i oppgjøret etter kapittel 5 er ikke kjent før forhandlingene er avsluttet. Arbeidsgiver innkaller til forhandlingene med hjemmel i HTA kapittel 5 punkt 5.1. I innkallingen til forhandlingsmøtet bør prosedyre for forhandlingene, deriblant prosedyre for overlevering av krav/tilbud, fremkomme. Forhandlingene bør gjennomføres i perioden 01.05 og 01.10 hvert år. Virkningsdato for lønnsendringer er 1. mai med mindre partene lokalt kommer til enighet om annen dato for iverksetting. Første tilbud I første tilbud fra arbeidsgiver vil det være naturlig å vise til formuleringen i HTA kapittel 5 punkt 5.1 annet ledd, hvor det slås fast at det skal tas hensyn til kommuneøkonomien kommunen/fylkeskommunen/bedriftens totale situasjon, herunder økonomi og krav til effektivitet samt lønnsutviklingen i KS-området og andre sammenlignbare tariffområder. Eventuelle øvrige tariffpolitiske forutsetninger som nevnt over, vil det også være naturlig å vise til i det første tilbudet. Videre bør det fremgå hvilken innretning/profil kommunen ønsker på årets oppgjør. For eksempel størrelsen på det generelle tillegg, om dette skal gis i kroner eller som prosentvise tillegg, individuelle tillegg og eventuelle gruppetillegg. Dersom kommunen ønsker å inngå avtale om at hele eller deler av lønnsreguleringen skal benyttes av arbeidsgiver til lønnsfastsettelse (jf. HTA kapittel 5. punkt 5.1 tredje ledd), bør dette signaliseres i første tilbud. I denne fasen vil det også være hensiktsmessig å tilkjennegi hvordan kommunen vil forholde seg til uorganiserte arbeidstakere. Det kan i denne sammenheng tas med en presisering om at offentlige arbeidsgivere ikke har anledning til å forskjellsbehandle pga. organisasjonstilhørighet. Arbeidsgiver plikter således å sørge for at uorganiserte vurderes etter de samme kriteriene og på samme måte ellers som de organiserte.For ordens skyld gjøres det oppmerksom på at retningslinjer for gjennomføringen av 5.1- og 3.4-forhandlinger ikke er regulert på samme måte som forhandlinger etter kapittel 4. punkt 4.2.1. Uenighet Oppnås det ikke enighet i det lokale oppgjøret, kan hver av partene bringe tvisten inn for behandling ved lokal nemnd jf. Hovedavtalen del A § 6-2, med mindre lønnsreguleringen etter avtale fordeles av arbeidsgiver, jf. HTA kapittel 5 punkt 5.1 tredje ledd. 7.6.9 - Uorganiserte arbeidstakere Uorganisertes lønns- og arbeidsvilkår Uorganiserte arbeidstakere har ikke forhandlingsrett. Ut fra likebehandlingsprinsippet og arbeidsgiverpolitikken plikter likevel kommunen å vurdere de uorganisertes lønns- og arbeidsvilkår på samme måte som det gjøres for organiserte arbeidstakere. Når det gjelder lokale forhandlinger om fordeling av en sentralt fastsatt pott, plikter arbeidsgiver å opplyse om: Kommuneforlaget AS Side 124 av 177 KS Personalhåndbok 2017 1 2 3 19-01-2017 hva arbeidsgiver akter å gi lønnstillegg til uorganiserte arbeidstakere hvor stor del av potten som aktes disponert til uorganiserte arbeidstakere hvilke konkrete lønnsendringer det er tale om til denne gruppen arbeidstakere Det anbefales at samtlige forhandlingsberettigede organisasjoner blir informert om hvilke lønnsendringer arbeidsgiver akter å foreta for uorganiserte ved lokale forhandlinger. 7.6.10 - Lokale forhandlinger - ugildhet KS har gitt kommunene det råd ikke å velge kommunalt ansatte som folkevalgte medlemmer av administrasjonsutvalg. Det samme må gjelde for forhandlingsutvalg. Men det er likevel verken lov-eller tariffstridig å velge ansatte til slike utvalg. Man må imidlertid legge til grunn at en tilråding fra forhandlingsutvalget vil virke sterkt førende for kommunestyret eller annet organ som skal fatte vedtak i saker vedrørende protokoll fra lokale lønnsforhandlinger. Etter KS' syn vil reglene om inhabilitet i forvaltningsloven gjelde for forhandlingsutvalget. Medlemmer av et kommunalt organ er i utgangspunktet ikke inhabile til å være med på å avgjøre inntektsoppgjør som gjelder alle eller en god del av de ansatte i kommunen, selv om de selv eller nærstående omfattes av oppgjøret. Dersom det føres særskilte forhandlinger spesielt for vedkommende, dennes nærstående eller for en liten gruppe som omfatter vedkommende eller dennes nærstående, blir vedkommende ugild. ("Nærstående" er her brukt som en fellesbetegnelse for dem som er omtalt i fvl. § 6.) Ugildhetsreglene i forvaltningsloven og kommuneloven gjelder for ansatte bare i den utstrekning de opptrer på vegne av kommunen. Forvaltningslovens og kommunelovens ugildhetsregler gjelder ikke for de ansattes organisasjoner. Disse må selv vurdere i hvilken grad de vil anvende ugildhetsregler. 7.7 - Arbeidsgiverpolitikk og ledelse 7.7.1 - Innledning Aml. § 1-8 slår fast at enhver som har ansatt arbeidstakere for å utføre arbeid i sin tjeneste, er arbeidsgiver. Antall ansatte i kommuner/fylkeskommuner og andre virksomheter innen kommunal sektor er omkring 460 000. En stor andel av de kommunale/fylkeskommunale budsjettene er bundet opp i utgifter knyttet til arbeidstakerne. Arbeidsgiverrollen God ledelse og bevissthet rundt arbeidsgiverrollen i kommunal sektor er avgjørende for å levere gode tjenester til innbyggerne. Ansvarsfordeling Grovt sett er det i kommunene utviklet en arbeidsdeling der politikerne ivaretar helhet og verditenkning, og der administrasjonen ivaretar tjenesteproduksjonen innenfor de rammene som de folkevalgte organene trekker opp. De folkevalgte De folkevalgte har flere roller. De skal representere innbyggerne, de skal styre og lede, og de skal være arbeidsgivere. Når de folkevalgte utøver alle disse rollene, utøves folkevalgt lederskap. KS folkevalgtprogram skal bidra til å skape engasjement og forståelse for det lokale selvstyret og kommunesektorens oppdrag, og omhandler bl.a. folkevalgt lederskap, hvordan styre og lede, og hvordan få til et godt samspill med administrasjonen. Mer informasjon om folkevalgtprogrammet, se KS.no. Administrasjonen Kommuneforlaget AS Side 125 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Administrasjonen har ansvar for å organisere og innrette virksomheten formålstjenlig. Rådmannen/fylkesrådmannen delegerer ansvar og myndighet til ledere ute i organisasjonen. Delegeringen må bygge på åpenhet og tillit gjennom god styringsdialog, hvor ledere på alle nivå utøver sitt lederskap innenfor de rammene som en folkevalgt styrt organisasjon gir. Det øverste lederansvaret ligger hos rådmannen, men uansett hvilket nivå du er leder på, vil rammen satt av de folkevalgte påvirke din hverdag og rolle som leder. 7.7.2 - Arbeidsgivers styringsansvar og styringsrett Det kommunale/fylkeskommunale forvaltningsnivået er bl.a. gjennom lovgivningen tillagt ansvaret for vesentlige deler av det offentlige tjenestetilbudet. For å kunne ivareta dette styringsansvaret er kommunale og fylkeskommunale organer avhengig av en rett til å disponere og forvalte de ressursene som er nødvendige. Arbeidsgivers styringsrett Arbeidsgivers styringsrett innebærer at det er arbeidsgiveren som bestemmer over forhold som ikke er begrenset av lover, forskrifter, avtaler, rettspraksis, sedvane, lokal praksis, arbeidsavtale, mv. 7.7.3 - To grunnprinsipper: Folkestyre og medbestemmelse Samspill mellom arbeidsgiver og arbeidstaker er et viktig element i utøvelsen av arbeidsgiverrollen og i tjenesteproduksjonen. Sammen med arbeidsmiljøloven og arbeidstvistloven er tariffavtalene sentrale for utformingen av dette samspillet. Medbestemmelse etter Hovedavtalen skjer innenfor rammene av lokaldemokratiet. Demokratiet som styreform innebærer at offentlig virksomhet skal styres av folkevalgte organer. I tillegg skal ansatte i enhver virksomhet sikres medbestemmelse/medinnflytelse over sin egen arbeidssituasjon og arbeidsplass. Lederen og arbeidstakernes tillitsvalgte har etter Hovedavtalen en gjensidig rett og plikt til å gjøre sitt beste for å skape et godt samarbeid for å utvikle gode tjenester. Respekt for hverandres roller er avgjørende. Reglene om medbestemmelse er nærmere omtalt i avsnitt 7.9. En klargjøring og gjennomdrøfting av prinsippene om folkestyre/medbestemmelse og styringsansvar/styringsrett er basis for utvikling av kommunen/fylkeskommunen som arbeidsgiver. 7.7.4 - God ledelse Modell for arbeidsdeling En god leder må kunne balansere mellom ulike hensyn som drift og utvikling, styring og ledelse, samspill mellom omgivelsene i kontinuerlig endring og omstilling. Modellen viser kart og terreng for kommunale ledere, og viser at lederrollen er kompleks. Lederen har mange roller, som krever ulike ferdigheter. Guide til god ledelse (KS 2015) bidrar til å sortere og setter ord på de ulike sidene ved det kommunale lederskapet. Kommuneforlaget AS Side 126 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Omgivelsene - representerer innbyggernes behov, statlig krav og styring og samarbeid med andre (innbyggere, frivillig sektor, staten mm). Styringsdialogen - de folkevalgtes styring og rammer påvirker kommunale lederes hverdag og rolle, uansett hvilket nivå man er leder på. Tre sentrale ferdigheter: Oppgaveorientering - Ledelse handler om å være god på styring og struktur, styre etter mål og rammer, ha gode og effektive rapporteringssystemer, forstå organisasjonen, kommunisere beslutninger samt sikre høy kompetanse i oppgaveløsningen. Relasjonsorientering - Ledelse handler om å styrke medarbeideres indre motivasjon, gjennom å utfordre, støtte og stille krav, gi tilbakemeldinger og anerkjennelse. Å investere i bruk og utvikling av de ansattes kompetanse er en av de viktigste innsatsfaktorene for framtidig verdiskapning og måloppnåelse. Endringsorientering - Ledelse handler om å legge til rette for og stimulere til utvikling og innovasjon. Se hvor det er behov for å skape noe nytt, etterspørre nye løsninger og ha evne til å bruke kompetanse på nye måter. Som leder har du et spesielt ansvar som veiviser for nyskaping og utvikling Hvilke ferdigheter som kreves av deg som leder, avhenger av hvilke situasjoner og relasjoner du står i. Kommuneforlaget AS Side 127 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 God ledelse er avgjørende for å kunne levere gode tjenester. God ledelse handler om å vise gjennomføringskraft, mestre styring, være tydelig i rollen som leder og legge til rette for mestring og motivasjon hos medarbeidere. I tillegg er det viktig å bygge kultur for nyskaping og læring, godt arbeidsmiljø og høy etisk bevissthet. KS´Guide til god ledelse trekker opp hovedlinjer og kjernen for ledelse i kommunal sektor, og er et verktøy for å styrke ledere i å utøve ledelse. Kommunesektorens etikkutvalg skal bidra til læring og styrking av den etiske standard i kommunesektoren. Guide til god ledelse og uttalelser fra etikkutvalget finnes på ks.no. 7.7.5 - Å lykkes som leder i kommunal sektor Guide til god ledelse Ledere som lykkes i kommunal sektor har evne til (fra Guide til god ledelse, KS 2015): å bygge tillit og ha et godt samspill med de folkevalgte å styre etter verdier, mål og rammer, ta beslutninger og vise gjennomføringskraft i tråd med politiske vedtak og føringer å se helhet og sammenheng i organisasjonen for å sikre god utnyttelse av kompetanse og ressurser å kommunisere tydelige forventninger, gi tilbakemeldinger og anerkjennelse til den som fortjener det å legge til rette for læring og utvikling, gjennom å involvere og gi ansvar til medarbeidere å skape oppslutning om endringer og få alle med seg i endringsprosesser å involvere innbyggere og andre aktører i utvikling av tjenestene Mer om 10-FAKTOR 10-FAKTOR, som er KS´ nye medarbeiderundersøkelse, er et forskningsbasert verktøy som måler faktorer som er ansett som avgjørende for å oppnå gode resultater, og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid. Den er spesielt tilpasset norske kommuner, fylkeskommuner og kommunale foretak, men kan også benyttes av andre organisasjoner. Det er til nå over 100 kommuner som har tatt i bruk verktøyet. Det er også utgitt en håndbok i 10-FAKTOR som er rettet mot ledere som har personalansvar, men som også kan være nyttig for tillitsvalgte og verneombud. Undersøkelsen er i tråd med KS´ arbeidsgiverpolitiske satsing Skodd for framtida og et sentralt verktøy for utvikling av KS´ Guide til god ledelse. 10-FAKTOR gir grunnlag for lederutvikling medarbeiderutvikling organisasjonsutvikling Du finner mer informasjon på nettsiden 10faktor.no. 7.8 - Interkommunale virksomheter / foretak 7.8.1 - Organisering av arbeidsgiverfunksjonen Kommunal virksomhet kan utføres i samarbeid mellom flere kommuner og/eller fylkeskommuner. Avhengig av hva slags oppgaver det er snakk om, kan en interkommunal virksomhet organiseres enten etter de regler som gjelder for både offentlige og private rettssubjekter, eller etter de regler som bare gjelder for kommuner/fylkeskommuner. De regler som gjelder for alle, er aksjeloven og samvirkeforetaksloven. Kommuner/fylkeskommuner kan også danne stiftelser, men det er ut fra Kommuneforlaget AS Side 128 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 stiftelsens særlig uavhengige karakter lite naturlig å betrakte stiftelse som en form for samarbeid. En kommune kan ikke delta i ansvarlige selskaper (ANS eller DA). Interkommunale selskaper (IKS) etter lov om interkommunale selskaper kan imidlertid bare brukes av kommuner/fylkeskommuner. Videre har kommuneloven egne regler om interkommunale styrer i § 27, og om vertskommunesamarbeid i kapittel 5 A. I 2012 trådte også nye bestemmelser om samkommuner i kraft (kommuneloven kapittel 5 B). I forbindelse med ikrafttredelsen av lov om interkommunale selskaper i år 2000 fikk kommuneloven et nytt kapittel 11 om kommunale og fylkeskommunale foretak. Dette er en organisasjonsform som innebærer at virksomheten fortsatt er en del av kommunen som juridisk person, og ikke en form for interkommunalt samarbeid. Velger man å legge virksomheten til et selskap eller en stiftelse, gjelder vedkommende lov fullt ut for virksomheten. Dette er bl.a. følgende lover: Lov av 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper Lov av 23. mai 1980 nr. 11 om stiftelser Lov av 29. januar 1999 nr. 6 om interkommunale selskaper Lov av 29. juni 2007 nr. 81 om samvirkeforetak Dette innebærer at det er disse lovenes bestemmelser som avgjør hvilken kompetanse selskapenes styrende organer skal ha, at det er selskapet (eller stiftelsen) som har arbeidsgiveransvaret for de ansatte, og at de ansatte har krav på representasjon i selskapets styrende organer etter reglene i gjeldende lover. Forutsatt at selskapene er selvstendige rettssubjekter med medlemskap i KS, gjelder Hovedavtalen del C. Her fremgår det blant annet at medbestemmelse utøves ved representasjon i lovbestemte utvalg/styrer. Kommunale/fylkeskommunale foretak etter kommuneloven kap. 11 er ikke selvstendige rettssubjekter. For disse gjelder ikke Hovedavtalens bestemmelser om ansattes representasjon i partssammensatt utvalg/administrasjonsutvalg. Dette forutsetter imidlertid at ansatte er representert i foretakets styre, jf. Hovedavtalen del B § 5. For vertskommunesamarbeid etter kommuneloven kapittel 5 A er det vertskommunen som er arbeidsgiver. For samkommune etter kommuneloven kapittel 5 B er det samkommunen som er arbeidsgiver. Samkommune etter kommuneloven kapittel 5 B Det er her samkommunen som er arbeidsgiver. Særlig om arbeidsgiveransvaret i samarbeid med felles styre etter kommuneloven § 27 Samarbeid med basis i kommuneloven § 27 reiser særlige spørsmål om hvem som er arbeidsgiver. Velger man å organisere virksomheten med eget styre etter kommuneloven § 27, kan de kommunestyrene og fylkestingene som deltar i samarbeidet, gi et slikt styre myndighet til "å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering". Dersom virksomheten i det interkommunale samarbeidet er organisert som en egen juridisk person, vil denne da være arbeidsgiver, hvis ikke annet er avtalt for det konkrete samarbeidstiltaket. Dersom samarbeidsenheten ikke er et eget rettssubjekt, ligger arbeidsgiveransvaret til en eller flere av samarbeidskommunene, avhengig av hva som er avtalt. 7.9 - Medbestemmelse og tillitsvalgtordningen i kommunal sektor 7.9.1 - Grunnleggende prinsipper Det bærende prinsippet for medbestemmelse i en politisk styrt virksomhet er at de ansatte i virksomheten ikke skal ha større mulighet for påvirkning i politiske spørsmål enn innbyggerne/velgerne generelt. For kommunal sektor innebærer dette at medbestemmelse for kommunalt ansatte må utøves innenfor rammen av det styringsansvaret og den styringsretten Kommuneforlaget AS Side 129 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 som følger av kommunelovgivningen, og som er tillagt nærmere definerte, kompetente organer og beslutningstakere. Disse grunnleggende prinsippene er nedfelt i de utredningene og lovforarbeidene som ligger til grunn for medbestemmelsesordningene i kommunal sektor: Holler-utvalgets innstilling (NOU 1974: 60) St.meld. nr. 28 (1976-77) om de ansattes medbestemmelse i offentlig virksomhet Lovforarbeider og Ot.prp. nr. 49 (1980-81) om lov om ansattes representasjon i offentlige virksomheters styrende organer mv. Ny kommunelov, NOU 2016: 4 7.9.2 - Medbestemmelse i kommunale organer Prinsippene som er nevnt i punktet over og bestemmelsene i Hovedavtalen, ligger til grunn for kommunelovens bestemmelser om ansattes rett til representasjon i kommunale organer. Partssammensatt utvalg Etter kommuneloven § 25 skal det i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes minst ett partssammensatt utvalg, ofte kalt administrasjonsutvalg, som skal behandle saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget er et politisk utvalg hvor ansatterepresentantene deltar på lik linje som de folkevalgte. Kommunelovens saksbehandlingsregler gjelder på vanlig måte. Administrasjonens rolle er på vanlig måte å forberede, skrive sakene og iverksette de vedtak utvalget fatter. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsreglene, bortsett fra bostedskravet. Loven gir likevel partene lokalt adgang til å avtale at slike saker skal behandles på en annen måte. Se også Hovedavtalen del B § 4 Partssammensatt utvalg, som blant annet regulerer nærmere utvalgets oppgaver og representasjonsretten til ansatterepresentantene. Ansatterepresentantene i partssammensatt utvalg representerer alle ansatte, selv om de gjerne blir utpekt/valgt blant medlemmer av enkelte arbeidstakerorganisasjoner. Dersom arbeidstakerorganisasjonene ikke blir enige om annet, regulerer Hovedavtalen del B § 4 valg av ansatterepresentantene til utvalget. I den utstrekning andre kommunale nemnder enn administrasjonsutvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte, skal representanter for de ansatte ha møte- og talerett i nemnda, jf. lovens § 26. Denne retten gjelder ikke formannskapet/fylkesutvalget, kontrollutvalget eller klagenemnda. Hovedavtalen er revidert og inngått for en toårig avtaleperiode frem til 31.12.2017. Felles forord til Hovedavtalen I forbindelse med revisjonen har de sentrale partene inntatt følgende felles forord til Hovedavtalen: De sentrale parter har inngått Hovedavtalen for å skape et best mulig samarbeidsgrunnlag mellom partene på alle nivåer. Hovedavtalen skal være et virkemiddel for å sikre og legge til rette for gode prosesser mellom partene og for en positiv utvikling av kvalitativt gode tjenester i kommuner, fylkeskommuner og bedrifter med tilknytning til kommunesektoren. Samarbeidet må baseres på tillit og gjensidig forståelse for partenes ulike roller. Det er avgjørende for et godt resultat at de ansatte og deres organisasjoner involveres så tidlig som mulig når omstillinger og reformer skal gjennomføres. Tjenester av god kvalitet og tilpasset brukernes behov forutsetter gode prosesser og medvirkning. Hovedavtalen skal gjennom ordningen med tillitsvalgte gi arbeidstakerne reell innflytelse på hvordan arbeidsplassen skal organiseres, og hvordan arbeidsmetodene skal utvikles, slik at dette bidrar til en fleksibel og brukervennlig tjenesteyting. Partene understreker viktigheten av at det i partssamarbeidet fremmes forståelse for og innsikt i virksomhetens påvirkning på ytre miljø og klima. Medvirkning og medinnflytelse gjennom informasjon og drøftinger skal kunne gjennomføres Kommuneforlaget AS Side 130 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 uansett hvor eller på hvilket nivå beslutningen tas. Partene er enige om at det er viktig å arbeide for et mer inkluderende arbeidsliv til beste for den enkelte arbeidstaker, arbeidsplass og samfunnet, slik at sykefravær og uførepensjonering reduseres. Et inkluderende arbeidsliv skal også bidra til at den enkeltes ressurser og arbeidsevne utvikles og benyttes i aktivt arbeid. De sentrale parter skal minst to ganger i året avholde kontaktmøter. Sentralt kontaktmøte har blant annet til formål å bidra til at partene lokalt følger opp Hovedavtalens intensjoner om samarbeidsformer og medbestemmelse. Partene vil hver for seg og sammen bidra til at det legges til rette for gode lokale prosesser og at de lokale parter følger opp Hovedavtalens intensjoner. 7.9.3 - Medbestemmelse i selskaper Kommunal virksomhet kan organiseres som egne selskaper (aksjeselskaper, ansvarlige selskaper, stiftelser) etter selskapslovgivningen, interkommunale selskap etter IKS-loven eller som kommunale foretak etter kommuneloven. Selskapslovgivningen, IKS-loven med forskrift, regulerer ansattes representasjonsrett i styret. Hovedavtalen del C gjelder for disse forutsatt at de er medlemmer av KS Bedrift. Ved slike organisasjonsformer vil de ansatte ha krav på representasjon i selskapets styrende organer etter reglene i vedkommende selskapslov. Kommunale foretak er ikke selvstendige rettsubjekter, jf. kommuneloven § 61. Hovedavtalen del B gjelder derfor for slike foretak. Det vises særskilt til del B § 5. Se også § 65 i samme lov, som regulerer ansattes rett til styreplass i foretaket. 7.9.4 - Tillitsvalgtordningen En vesentlig del av medbestemmelsen/medinnflytelsen utøves gjennom ordningen med tillitsvalgte. Det er derfor viktig at det etableres en hensiktsmessig tillitsvalgtordning ut fra lokale behov som er tilpasset den lokale organiseringen. I Hovedavtalen kommer dette til uttrykk ved følgende formulering i del B § 3-3: Tillitsvalgtordningen må utformes slik at det gir både tillitsvalgte, medlemmene de representerer og arbeidsgiver forutsigbarhet. Likeledes må det tas hensyn til antall medlemmer og tariffavtalens omfang. Tillitsvalgtstrukturen skal tilpasses kommunens/fylkeskommunens geografiske spredning samt styrings- og organisasjonsstruktur. En fornuftig og hensiktsmessig tilpasning av tillitsvalgtordningen må ta utgangspunkt i styringsstrukturen og egen organisering og av kommunen/fylkeskommunen/bedriften. Det er forutsatt av de sentrale partene at man lokalt, og ut fra lokale forhold drøfter seg frem til en fornuftig ordning. Både med hensyn til antall tillitsvalgte og fordeling av vervene i de ulike delene av bedriften/kommunen. Sjekkliste I denne prosessen kan følgende sjekkliste være til hjelp: 1 2 3 4 5 6 7 8 Sette opp oversikt over egen virksomhet (enheter / antall ansatte / geografiske forhold / spesielle driftsmessige utfordringer osv.). Skaffe til veie oversikt over antall organiserte (fordelt etter organisasjon) i de ulike delene av virksomheten. Få inn krav/ønsker fra fagorganisasjonene (om antall tillitsvalgte og total ressursbruk). Fastlegge prosessen (møte enkeltvis/felles?). Få en felles forståelse av de faktiske forholdene i virksomheten med hensyn til både driftsmessige og organisatoriske utfordringer. Skape enighet om de tillitsvalgtes rolle. (Her bør man ta utgangspunkt i Hovedavtalens regler og forutsetninger om rollen som tillitsvalgt. Se her spesielt HA del B §§ 2 og 3.) Oppgavedeling mellom hovedtillitsvalgt og plasstillitsvalgt. Drøfte og eventuelt bestemme kontakten mellom de tillitsvalgte og arbeidsgiver (faste møter - fellesmøter sentralt - på arbeidsplassnivå? osv.). Kommuneforlaget AS Side 131 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 9 Den tillitsvalgtordningen partene blir enige om, tas inn i referatet fra prosessen. Oppnås ikke enighet, må reglene i Hovedavtalen legges til grunn uten lokal tilpasning. 10 Eventuell frikjøp av tillitsvalgt er en del av prosessen slik den er beskrevet over. Merk også at partene har en gjensidig meldeplikt. Etter HA del B §§ 3-1 f) skal de tillitsvalgte meddeles hvilke arbeidsgiverrepresentanter på ulike nivåer de skal rette sine henvendelser til. Og likeledes etter HA del B § 3-3 g) skal valg av tillitsvalgte meddeles skriftlig til arbeidsgiver. 7.9.5 - Rett til permisjon etter Hovedavtalen §§ 3-5 og 3-6 Hovedavtalen del B § 3-5 Ved deltakelse i lokale og sentrale forhandlinger innvilges permisjon med lønn se § 3-5 a). Valgte faste medlemmer av vedtektsfestede sentrale og distrikts-/fylkesorganer, se § 3-5 c). Permisjonsretten etter bokstav b gjelder for møter i organet og ikke for annet arbeid i organisasjonen. Vi viser for øvrig til Hovedavtalen, som er tatt inn i del 4. Heltids tillitsverv i arbeidstakerorganisasjoner, se § 3-5 d). Retten til permisjon for tillitsverv på heltid, kan ikke tidsmessig avgrenses i et permisjonsreglement. Hovedavtalen del B § 3-6 Ved opplæring som har betydning for arbeidstakerens funksjon som tillitsvalgt, kan permisjon med hel eller delvis lønn innvilges. Det vises også til B-rundskriv nr. 5/2015 for ytterligere og mer spesifikk informasjon. Rundskrivet er også inntatt bak i Hovedavtalen. Kapittel 8 Personopplysninger og offentlighet I dette kapittelet er det gitt en oversikt over reglene i personopplysningsloven og offentleglova. Personopplysningsloven oppstiller vilkår for å behandle personopplysninger. Offentleglova regulerer allmennhetens rett til innsyn i offentlige organers saksdokumenter. 8.1 - Behandling av personopplysninger Behandlingen av personopplysninger reguleres i første rekke av personopplysningsloven av 14. april 2000 nr. 31. Loven gjelder i utgangspunktet for all behandling av personopplysninger, både i privat og offentlig sektor, forutsatt at det benyttes elektroniske hjelpemidler eller at opplysningene skal inngå i et register. Behandling for rent personlige formål er unntatt fra loven, det samme gjelder Riksrevisjonens behandling av opplysninger, behandling av hensyn til rikets sikkerhet og behandling knyttet til sivile og strafferettslige saker. Det er også visse unntak av hensyn til ytringsfriheten og kunstneriske formål. Grunnkrav Loven stiller noen grunnkrav til all behandling av personopplysninger: Den behandlingsansvarlige må ha rettslig grunnlag for behandlingen, dvs. enten samtykke fra den registrerte, hjemmel i lov eller behandlingen må være nødvendig av hensyn til et av formålene som er nevnt i § 8. Opplysningene skal ha tilfredsstillende kvalitet. Opplysningene skal ikke brukes senere til formål som er uforenlig med det opprinnelige formålet med innsamlingen, uten at den registrerte samtykker. Opplysningene skal ikke lagres lengre enn det som er nødvendig for behandlingen. Kommuneforlaget AS Side 132 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tilleggskrav For sensitive personopplysninger er det enkelte tilleggskrav: Behandlingen må som regel ha konsesjon (tillatelse) fra Datatilsynet, og behandlingen må oppfylle de skjerpede krav til rettslig grunnlag i § 9. Hvilke opplysninger som skal regnes som sensitive, er uttømmende definert i § 2 nr. 8. Helseopplysninger og opplysninger om politisk oppfatning er eksempler på sensitive opplysninger. Loven gir i kapittel III den registrerte og allmennheten rett til informasjon fra de behandlingsansvarlige. Fjernsynsovervåking er regulert i kapittel VII. Overtredelse av loven kan straffes med bøter eller fengsel inntil tre år. Dessuten kan Datatilsynet ilegge overtredelsesgebyr eller tvangsmulkt. Tilsynsmyndighet Datatilsynet er tilsynsmyndighet på personopplysningslovens område. Tilsynets avgjørelser kan påklages til Personvernnemnda. Behandling Loven gjelder all behandling av personopplysninger. Med "behandling" menes enhver bruk av personopplysninger, herunder innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering, samt kombinasjoner av dette. Behandling av personopplysninger må ha hjemmel enten i samtykke eller i loven. Loven stiller nærmere krav til behandlingen av personopplysninger. Personopplysningsloven begrenser ikke allmennhetens rett til innsyn etter offentleglova, jf. personopplysningsloven § 6. Mer informasjon om personopplysningsloven og tilhørende forskrift finnes på Datatilsynets nettsider, se datatilsynet.no (under Lover og regler). 8.2 - Offentleglova - en oversikt Offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd trådte i kraft 1. januar 2009. Loven erstattet lov om offentlighet i forvaltningen (offentlighetsloven) av 19. juni 1970 (lov nr. 69). Det er fastsatt en forskrift til loven (Offentlegforskrifta, FOR-2008-1017.1119). Nedenfor redegjøres kort for lovens hovedprinsipper og særlig om på hvilke områder loven skal gjelde. 8.2.1 - Bakgrunnen for loven Offentlighetsloven av 1970 hadde gjennom en rekke år fått utvidet sitt anvendelsesområde gjennom praksis. Det var derfor blant annet nødvendig å bringe loven i samsvar med praksisen. Det har også skjedd store endringer i organiseringen av offentlig sektor, blant annet slik at en del av den virksomheten som i 1970-årene var en del av stat, kommune eller fylkeskommune, nå drives av egne rettssubjekter. Det hadde også skjedd endringer i den teknologiske utviklingen som gjorde det naturlig å foreta tilpasninger i loven. 8.2.2 - Nærmere om lovens systematikk Loven bygger på noen grunnleggende hensyn som er inntatt i § 1. Formålsbestemmelsen har som formål å tydeliggjøre utgangspunktet for loven og å markere verdien av prinsippet om rett til innsyn i forvaltningens saksdokumenter. Den har både en symboleffekt og en pedagogisk funksjon. I tillegg har den også rettslig betydning som bakteppe for tolkningen av de andre bestemmelsene i loven. De hensynene som fremheves, skal ha vekt når det tas stilling til hvor langt en unntaksregel rekker, og ved avgjørelsen av om det skal gis merinnsyn i dokumenter som i utgangspunktet går inn under en unntaksregel. Det er presisert i forarbeidene at: Kommuneforlaget AS Side 133 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 I den vurderingen som skal gjerast etter § 11 om meirinnsyn, er formålsføresegna eit av fleire moment det vil vere grunn til å ta med i vurderingen. Jf. Ot.prp. nr. 102 (2004-2005). Formålsbestemmelsen i § 1 lyder: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. Innsyn Det avgjørende for at noen skal kunne kreve innsyn, er at det gjelder et saksdokument, en journal eller liknende register, jf. offentleglova § 3. Med "dokument" menes en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning, overføring eller liknende, jf. offentleglova § 4. Det vil si at inn under lovens dokumentbegrep går også e-poster og sms-meldinger. Et "saksdokument" er et dokument som gjelder kommunens/fylkeskommunens ansvarsområde eller virksomhet. Tidspunktet for når det kan kreves innsyn i et saksdokument er for innkommende dokumenter når det er kommet inn til organet, og for utgående dokumenter når det blir sendt ut. For interne dokumenter kan det kreves innsyn, når dokumentet er ferdigstilt, jf. offentleglova § 4 annet ledd. Unntaksreglene avgjør om dokumentet kan unntas fra offentlighet, se punkt 8.2.4 nedenfor. Lovens inndeling Loven er inndelt etter følgende systematikk: I kapittel 1 er det innledende bestemmelser (bl.a. definisjoner og virkeområdet), i kapittel 2 følger hovedreglene om innsyn, i kapittel 3 unntakene for innsyn og endelig i kapittel 4 er det gitt bestemmelser om saksbehandling og klage. 8.2.3 - Virkeområdet for loven Selvstendige rettssubjekter Offentlighetsloven av 1970 gjaldt som et utgangspunkt for stat, kommune, fylkeskommune samt private rettssubjekter som treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrifter. Dette er som før. Det nye i offentleglova av 2006 er at loven nå også som et utgangspunkt vil gjelde for alle selvstendige rettssubjekter (selskaper og liknende) der stat, fylkeskommune eller kommune direkte eller indirekte har en eierandel som gir mer enn halvparten av stemmene i det øverste organet i rettssubjektet, og for tilsvarende virksomheter (for eksempel foreninger og stiftelser) dersom det offentlige direkte eller indirekte kan velge mer enn halvparten av medlemmene med stemmerett i det øverste organet i rettssubjektet. Lovendringen betyr en utvidelse av virkeområdet for loven. Utgangspunktet etter lovendringen er at slike selvstendige rettssubjekter vil være omfattet av loven med mindre de kan unntas etter § 2 annet ledd, hvor det er bestemt at loven ikke gjelder for rettssubjekter som hovedsakelig driver næring i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private. Det er i loven gitt hjemmel for Kongen til å gi forskrift om at loven ikke skal gjelde for selvstendige rettssubjekter eller for visse dokumenter hos selvstendige rettssubjekter. I forskriftene til loven er det i § 1 gjort uttrykkelig unntak for enkelte virksomheter. Dette er alle statlig eide virksomheter og disse unntakene har derfor ikke direkte interesse for kommunesektoren. Det følger videre av forskriften § 1 annet ledd bokstav a) at loven heller ikke gjelder selvstendige rettssubjekter uten fast administrativt ansatte. Dette unntaket kan ha betydning også for kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper mv. Videre følger av samme bestemmelse bokstav b) at loven ikke gjelder for selvstendig rettssubjekt som utelukkende har til oppgave å ivareta medlemmenes interesser som arbeidsgiver mv. Bestemmelsen utelukker dermed KS fra lovens virkeområde. I forarbeidene er det presisert at virksomheter som driver i direkte konkurranse med og på samme vilkår som private, ikke skal omfattes av loven. Som eksempel er det i den forbindelse presisert at f.eks. Statoil ASA og Telenor ASA ikke vil bli omfattet av loven selv om staten har en eierandel i disse selskapene som gir mer enn halvdelen av stemmene på generalforsamlingen. Loven innebærer videre at dersom deler av slike selskaper ikke driver i direkte konkurranse med Kommuneforlaget AS Side 134 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 andre virksomheter, blir selskapet likevel unntatt fra loven dersom det hovedsakelig driver i konkurranse med andre. På den annen side faller virksomheten inn under lovens virkeområde selv om selskapet har avdelinger eller enkeltstående enheter som driver i direkte konkurranse med private, dersom hoveddelen av virksomheten ikke er av en slik karakter. Det er ikke tilstrekkelig at selskapet driver i konkurranse med andre aktører, det er et tilleggsvilkår at denne konkurransen må skje på samme vilkår som hos private konkurrenter. Bakgrunnen for dette er at det ikke antas å være reell konkurranse dersom rammevilkårene er ulike. Lovutvalget vurderte om loven også skulle gjelde for private virksomheter som tilbyr tilsvarende type tjenester som det offentlige, f.eks. private barnehager, rusmiddelklinikker mv. Departementet valgte å ikke gå videre med dette, som var et forslag fra utvalgets mindretall. Dette ble dels begrunnet med at slike virksomheter ofte er små og uten særlige administrative ressurser til å følge opp slike henvendelser, samt at grunnlaget for virksomheten er en tillatelse fra det offentlige eller en avtale, som i seg selv vil være offentlige dokumenter på det offentlige organets hånd. Loven gjelder derfor ikke for slike virksomheter. Skjønn Lovens kriterium «i hovedsak driv næring» er skjønnsmessig. En rekke momenter er relevante å ta i betraktning ved vurderingen. I praksis vil det bero på en helhetsvurdering av virksomheten, med utgangspunkt i lovens bestemmelser, om den i hovedsak kan sies å drive næringsvirksomhet i konkurranse med private. 8.2.4 - Lovens hovedregel, unntakshjemler og behandling av begjæring om innsyn Kommunens/fylkeskommunens saksdokumenter er som hovedregel offentlige. Unntaksmuligheten er snevret inn i forhold til offentlighetsloven av 1970. Innsyn På samme måte som etter den tidligere lov følger det av § 13 at det ikke skal gis innsyn i taushetsbelagte opplysninger. Det er underlagt straffeansvar å røpe opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Bestemmelsen gjelder kun opplysninger, og det skal som hovedregel gis innsyn i resten av dokumentet. Dersom den som ber om innsyn krever det, skal organet sende en henvendelse til den som er vernet av taushetsplikten, med spørsmål om vedkommende vil gi samtykke til at de taushetsbelagte opplysningene likevel gis ut. Loven oppstiller ingen formkrav om hvordan samtykke skal gis, men det er åpenbart at både forespørselen og eventuelt samtykke av notoritets- og bevishensyn bør skje skriftlig. "Kan-regler" Offentleglova §§ 14 - 16 regulerer interne dokumenter. Bestemmelsene gir som hovedregel adgang til å unnta interne dokumenter, men det gjelder en rekke unntak fra dette. Bestemmelsene er «kan»-regler, og det betyr at forvaltningsorganet i alle tilfeller har plikt til å vurdere meroffentlighet etter § 11. Bestemmelsene må leses i sammenheng. Særlig har § 16 betydning for hva som regnes som interne dokumenter i kommuner og fylkeskommuner. Videre har loven i §§ 17 - 26 ytterligere unntaksmuligheter for dokumenter på grunnlag av dokumentets innhold. Disse bestemmelsene dekker en rekke ulike typer opplysninger. Noen gir hjemmel til å unnta hele dokumenter, og noen bare deler av dokumentet. Alle disse bestemmelsene er også «kan»-regler, og forvaltningsorganet plikter å vurdere meroffentlighet. Når kommunen/fylkeskommunen ved anvendelsen av en «kan»-regel skal vurdere meroffentlighet, vil lovens formålsbestemmelse kunne gi veiledning ved meroffentlighetsvurderingen. Innsynskravet Selve innsynskravet kan fremmes skriftlig eller muntlig, jf. offentleglova § 28. Den som begjærer innsyn, trenger ikke å oppgi noen grunn for kravet. Enhver kan kreve innsyn, det betyr også at «anonyme» henvendelser skal behandles likt med ordinære henvendelser. Kravet skal avgjøres Kommuneforlaget AS Side 135 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 uten ugrunnet opphold. Hva som er «uten ugrunnet opphold» må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på lovens bestemmelse om at dersom den som har krevd innsyn ikke har fått svar innen fem arbeidsdager, regnes dette som et avslag som kan påklages. Dersom det er nødvendig å bruke mer enn fem dager, bør det derfor tas kontakt med den som har krevd innsyn. Avslag Avslag skal begrunnes med korrekt og presis henvisning til den aktuelle lov eller forskrift som gir hjemmel for avslag. Dersom det gis avslag, gir loven en klagerett, med særskilte frister og prosedyrer. Klageinstansen for kommuner og fylkeskommuner vil være Fylkesmannen. Fylkesmannen har også kompetanse til å vurdere meroffentlighet etter § 11. Fylkesmannens vedtak vil være tvangsgrunnlag. Mer informasjon om de ulike bestemmelser i loven finnes blant annet i Justis- og politidepartementets veileder; «Rettleiar til offentleglova», som kan lastes ned fra departementets nettsider regjeringen.no (under dokumenter - veiledninger og brosjyrer). Kapittel 9 Lov- og avtalefestet ferie Rett til feriefritid og feriepenger reguleres av ferieloven og Hovedtariffavtalen (HTA) kapittel 1 § 7. Ferieloven er en av vernelovene på det arbeidsrettslige området, som innebærer at ferieloven gir minsterettigheter som ikke kan fravikes til arbeidstakers ugunst med mindre annet er fastsatt i loven, jf. ferieloven § 3. De mest praktiske bestemmelsene i ferieloven og Hovedtariffavtalen vil bli behandlet i dette kapittelet. 9.1 - Ferielovens formål Ferielovens formål Ferielovens formål er beskrevet i ferieloven § 1. Ferieloven skal sikre at arbeidstakere får årlig feriefritid og feriepenger. Feriefritid til rekreasjon og hvile er det primære formålet, mens feriepengeordningen er et virkemiddel for å sikre at arbeidstaker virkelig får slik feriefritid. Feriepengene skal dekke det inntektsbortfall arbeidstaker får under feriefraværet. Formålet er også veiledende for hvordan bestemmelsene i ferieloven skal forstås ved tolkningstvil. Feriefritid og feriepenger Det er viktig å skille mellom feriefritid og feriepenger. Retten til feriefritid og retten til feriepenger løper uavhengig av hverandre. Ferieloven bygger på det prinsipp at feriefritid er noe enhver arbeidstaker har rett på. Man tjener ikke opp rett til ferie, men feriepenger derimot opptjenes. I hvilken grad arbeidstaker har opptjent feriepenger avhenger av ansettelsestiden året før ferieåret (opptjeningsåret). Den avtalefestede ferien Ferieloven regulerer bare den lovfestede ferien. Den avtalefestede ferien reguleres av HTA kapittel 1 § 7. Utgangspunktet er at ferieloven gjelder med mindre annet fremgår av Hovedtariffavtalen. Ferielovens formål vil dermed også være veiledende for hvordan Hovedtariffavtalens bestemmelser om den avtalefestede ferien skal forstås ved tolkningstvil. 9.2 - Hvem ferieloven omfatter Hvem ferieloven omfatter fremgår av ferieloven § 2. Som utgangspunkt omfattes alle arbeidstakere jf. ferieloven § 2 nr. 1. Dette innebærer at stillingsstørrelse og type ansettelsesforhold ikke er av betydning. Både heltids- og deltidsansatte omfattes, det skilles altså ikke mellom heltids- og deltidsansatte. Det samme gjelder midlertidig ansatte (vikarer). Særskilte regler gjelder imidlertid for visse arbeidstakergrupper, se ferieloven § 2 nr. 2 til 6. Arbeidstakerbegrepet Kommuneforlaget AS Side 136 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidstakerbegrepet i ferieloven er sammenfallende med arbeidstakerbegrepet i arbeidsmiljøloven (aml.). Rettspraksis, forarbeidene og andre rettskilder knyttet til arbeidstakerbegrepet i ferieloven og arbeidsmiljøloven kan derfor benyttes om hverandre. Det kan oppstå grensetilfeller og slike tilfeller må vurderes konkret. Det er det reelle forholdet som er avgjørende for om det foreligger et arbeidstakerforhold. Om grensen mellom arbeidstaker- og oppdragstakerbegrepet som er særlig praktisk for kommunene, se B-rundskriv nr. 4/2013 og B-rundskriv nr. 7/2016 som er tilgjengelig på ks.no. 9.3 - Ferielovens ufravikelighet Minsteretts-/vernelov Ferieloven er en minsteretts-/vernelov som betyr at den ikke kan fravikes til skade for arbeidstaker med mindre det er særskilt fastsatt i loven, jf. ferieloven § 3. Det fremgår av hver enkelt bestemmelses siste ledd i hvilken grad det kan inngås avtaler som er til skade for arbeidstaker. Slike avtaler må inngås skriftlig. Det er ikke noe i veien for at arbeidsgiver og arbeidstaker inngår avtaler som gir bedre rettigheter. Avtaler til gunst for arbeidstaker kan fritt inngås. Hva som er til gunst og hva som er til skade for arbeidstaker, vil som regel ikke være tvilsomt. I de tilfeller hvor det oppstår tvil vil blant annet partenes oppfatning og ferielovens formål være styrende momenter. Ved konflikt mellom partenes oppfatning og ferielovens formål, vil partenes oppfatning imidlertid som regel måtte vike. 9.4 - Ferieår og opptjeningsår Ferieår og opptjeningsår er definert i ferieloven § 4. Ferieåret følger kalenderåret, mens opptjeningsåret for feriepenger er det forutgående kalenderår (året før ferieåret). Se også punkt 9.1 om dette. 9.5 - Feriefritidens lengde Alminnelig feriefritid Feriefritidens lengde er regulert i ferieloven § 5 nr. 1. Den alminnelige feriefritiden, inkludert den avtalefestede ferien, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.4.1, utgjør 30 virkedager (fem uker). Ansettelse i ferieåret Feriefritidens lengde for arbeidstakere som ansettes i ferieåret reguleres i ferieloven § 5 nr. 3. Feriefritidens lengde avkortes for arbeidstakere som tiltrer etter 30. september i ferieåret. Disse har bare rett på seks virkedager (en uke) ferie. Det er tidspunktet for tiltredelse som er avgjørende, ikke ansettelsestidspunktet. HTA skiller ikke mellom når en arbeidstaker ansettes i ferieåret slik som ferieloven gjør. En arbeidstaker som ansettes i ferieåret har dermed rett til fem virkedager (en uke) avtalefestet ferie uavhengig av tiltredelsestidspunkt. Allerede avviklet ferie hos annen arbeidsgiver vil imidlertid gå til fradrag, jf. ferieloven § 5 nr. 3. Dette gjelder også den avtalefestede ferien. Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år reguleres av ferieloven § 5 nr. 2. For disse arbeidstakerne utgjør den alminnelige feriefritiden 36 virkedager (seks uker ferie). Deles ekstraferien kan arbeidstaker imidlertid bare kreve å få fri så mange arbeidsdager som vedkommende normalt har i løpet av en uke. I denne sammenheng er det viktig å skille mellom virkedager som feriefritiden regnes i og arbeidsdager. Kommuneforlaget AS Side 137 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tilleggsfritid Tilleggsfritid i tilknytning til feriefritiden reguleres av ferieloven § 5 nr. 4. Tilleggsfritid er ekstra fri i tillegg til ferieperioden. Slik fritid er ikke lønnet. Dette fremgår av ferielovens forarbeider Ot.prp. nr. 54 (1986-1987) side 129: Enkelte av forslagene innebærer en viss utvidelse av retten til å kreve feriefritid. Et gjennomgående trekk ved disse forslagene er imidlertid at de bare medfører en rett til feriefritid uten feriepenger eller lønn. De har således helt begrensede bedrifts- og samfunnsøkonomiske konsekvenser, i form av den produksjonsreduksjon som vil følge av fraværet. Dette gjelder (...) forslaget om rett til tilleggsfritid for skift- og turnusarbeidere. En arbeidstaker som ønsker tilleggsfritid, må selv fremsette krav om dette. Hvorvidt tilleggsfritiden skal legges før eller etter ferien, er det arbeidsgiver som styrer. En arbeidstaker som arbeider søndagen før og søndagen etter ferien, kan kreve en søndag som tilleggsfritid. Forutsetningen er imidlertid at ferieperioden er på minst seks virkedager (en uke). En arbeidstaker kan også kreve at tiden fra arbeidets avslutning før ferien til det påbegynnes etter ferien til sammen utgjør minst 16 timer i tillegg til feriefritiden. Tilleggsfritiden er begrenset til 16 timer totalt. Fritiden fra arbeidsavslutning før ferien legges sammen med fritiden etter ferien før arbeidet påbegynnes igjen. Rett og plikt til å avvikle ferie Arbeidsgivers plikt til å sørge for ferieavvikling og arbeidstakers rett, men også plikt, til å avvikle ferie følger av ferieloven § 5 nr. 1. Dette innebærer at arbeidsgiver i ytterste konsekvens kan beordre en arbeidstaker ut i ferie. Unntak gjelder for arbeidstakere uten full opptjening. Arbeidstaker kan motsette seg avvikling av ferie i den utstrekning feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet under feriefraværet, jf. ferieloven § 5 nr. 5. Tilsvarende gjelder for den avtalefestede ferien, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.4.4. Særskilte regler gjelder for øvrig ved ferieavvikling i oppsigelsestid og ferieavvikling under sykdom, permisjon mv., se punkt 9.8 og 9.9 nedenfor om dette. Virkedagsbegrepet Feriefritiden regnes i virkedager. Alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- eller høytidsdager er virkedager og dermed dager som kan være feriedager, jf.ferieloven § 5 nr. 1. Hvorvidt virkedager i ferien er arbeidsdager eller fridager for arbeidstaker er ikke av betydning. Virkedager i ferien som etter arbeidstidsordningen ville vært fridager, regnes også som feriefritid og avregnes som feriedager, jf. Ot.prp. nr. 54 (1986-1987) side 39. Rimelighetsprinsipp Feriefritid bør søkes plassert slik at det blir et rimelig samsvar mellom antall arbeidsdager i ferien og stillingsstørrelse. Meningen er at arbeidstaker skal få så mange fridager som svarer til antall arbeidsdager vedkommende har i løpet av en vanlig arbeidsuke. En arbeidstaker som får relativt mange arbeidsdager fri i ferien, kan ikke i ettertid pålegges å innarbeide disse dagene eller trekkes i lønn. Særlig med tanke på deltidsansatte, ansatte som jobber i turnus og ansatte med ekstraferie vil plasseringen av ferien være viktig for å oppnå et rimelig samsvar mellom antall arbeidsdager i ferien og stillingsstørrelse. 9.6 - Feriefastsetting Arbeidsgiver fastsetter ferien Det er arbeidsgiver som fastsetter ferien med de begrensninger som følger av ferieloven §§ 6 til 9. Blant annet skal feriefastsettingen drøftes med arbeidstaker eller vedkommendes tillitsvalgte før den endelige avgjørelsen treffes. At den endelige avgjørelsen ligger hos arbeidsgiver, er et naturlig utslag av arbeidsgivers styringsrett. Særlig hensynet til at ferie skal kunne avvikles med Kommuneforlaget AS Side 138 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 minst mulig forstyrrelse for driften på den enkelte arbeidsplass, tilsier at det er naturlig at det er arbeidsgiver som treffer den endelige avgjørelsen. Tilsvarende gjelder for den avtalefestede ferien, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.4.3. Særskilte regler for undervisningspersonale Ferie for undervisningspersonale reguleres av HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.2. Hele ferien (fem uker) avvikles sammenhengende med avslutning siste virkedag i juli måned, dersom annet ikke er fastsatt etter drøftinger mellom arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker. Ekstraferie for arbeidstakere over 60 år Arbeidstakere over 60 år bestemmer selv når ekstraferien skal avvikles og om den skal tas samlet eller deles, jf. ferieloven § 6 nr. 1. Denne retten begrenser arbeidsgivers styringsrett atskillig. Det er imidlertid viktig å være klar over at denne retten bare gjelder den ekstra ferieuken, den øvrige ferien for arbeidstakere over 60 år er det arbeidsgiver som styrer. Som for deltidsansatte og ansatte som arbeider i turnus, blir plassering av den øvrige ferien viktig med tanke på å oppnå et rimelig forhold mellom antall arbeidsdager lagt i ferien og stillingsstørrelse. Er all ferie i inneværende ferieår avviklet, bør eventuelle uforholdsmessigheter forsøkes rettet opp påfølgende ferieår. Deles ekstraferien er det viktig å være oppmerksom på at arbeidstaker bare kan kreve å få fri så mange arbeidsdager som vedkommende normalt har i løpet av en arbeidsuke, jf. ferieloven § 5 nr. 2. Som tidligere nevnt er det viktig i denne sammenheng å skille mellom virkedags- og arbeidsdagsbegrepet. Søndager eller lovbestemte helge- eller høytidsdager er ikke virkedager og kan dermed heller ikke være feriedager. Dersom en arbeidstaker ønsker å legge ekstraferien til en uke med en eller flere røde dager, innebærer det at ekstraferien blir delt, se avsnittet over om deling av ekstraferien. Underretning Underretning om feriefastsetting reguleres av ferieloven § 6 nr. 2. Arbeidstaker kan kreve å få underretning om feriefastsetting tidligst mulig og senest to måneder før ferien tar til, så fremt ikke særlige grunner er til hinder for det. Tilsvarende gjelder for den avtalefestede ferien, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.4.3. Når det gjelder ekstraferien for arbeidstakere over 60 år, skal arbeidsgiver varsles minst to uker før avvikling av denne ferien. Endring av fastsatt ferie Når ferien er fastsatt, er utgangspunktet at den er bindende for begge parter. Det følger imidlertid av ferieloven § 6 nr. 3 at arbeidsgiver på visse vilkår kan endre allerede fastsatt ferie. Vilkårene for slik endring er imidlertid strenge. Endringen må være nødvendig på grunn av uforutsette hendinger. De uforutsette hendingene må videre skape vesentlige driftsproblemer. I tillegg til dette må det være forsøkt å skaffe stedfortreder. Før eventuell endring må arbeidsgiver drøfte dette med arbeidstaker og gjennomføres endringen kan arbeidstaker kreve å få erstattet merutgifter som følge av omleggingen. Forutsetningen er at merutgiftene fremstår som en nærliggende følge av endringen. Et typisk tilfelle hvor arbeidsgiver kan ha behov for å endre fastsatt ferie, er når store deler av arbeidsstokken er over 60 år og disse tar ut sin ekstraferie samtidig - eksempelvis i romjulen eller påsken. Et slikt tilfelle kan skape så store driftsproblemer at vilkårene for ensidig endring av ferien for noen av disse 60-åringene er til stede. 9.7 - Tiden for ferie Hovedferie Kommuneforlaget AS Side 139 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Hovedferien reguleres av ferieloven § 7 nr. 1. Arbeidstaker har rett til hovedferie i hovedferieperioden. Hovedferie omfatter 18 virkedager (tre uker) og hovedferieperioden er fra 1. juni til 30. september. Arbeidstakers rett til hovedferie, i hovedferieperioden begrenser arbeidsgivers styringsrett med tanke på når (deler av) ferien skal tas og oppdeling. Når i hovedferieperioden det gis hovedferie, er det arbeidsgiver som bestemmer. Retten til hovedferie i hovedferieperioden er noe arbeidstaker kan kreve. Det er dermed ikke noe i veien for å avtale andre ordninger. Arbeidstakere som tiltrer etter 15. august i ferieåret, har imidlertid ikke denne retten. Generelt om arbeidstakere som ansettes i ferieåret og deres rett til ferie, se ferieloven § 5 nr. 3. Arbeidstakere som utsetter ferie som er fastsatt til hovedferieperioden på grunn av sykdom, permisjoner, militærtjeneste eller arbeidskamp, kan ikke kreve den utsatte ferien avviklet på et senere tidspunkt innenfor hovedferieperioden. Arbeidstakere som avvikler foreldrepermisjon med foreldrepenger i hele hovedferieperioden, kan motsette seg å avvikle hovedferie innen ferieårets utløp. Restferien og den avtalefestede ferien kan imidlertid fastsettes og avvikles på vanlig måte. Restferie Restferien reguleres av ferieloven § 7 nr. 2. Arbeidstaker har rett til å avvikle restferien (sju virkedager) samlet. Retten til å avvikle restferien samlet begrenser også arbeidsgivers styringsrett med tanke på oppdeling. Når restferien skal avvikles er det imidlertid arbeidsgiver som styrer. Tilsvarende gjelder den avtalefestede ferien, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.4.5. Forskuddsferie og overføring av ferie Forskuddsferie og overføring av ferie reguleres av ferieloven § 7 nr. 3. Det kan inngås skriftlig avtale om avvikling av forskuddsferie på inntil tolv virkedager (to uker) og overføring av ferie av inntil tolv virkedager (to uker). At det må inngås avtale innebærer at arbeidsgiver og arbeidstaker må være enige. Den avtalefestede ferien kan overføres til det påfølgende ferieår på tilsvarende måte, jf. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.4.6. Ikke-avviklet ferie i strid med ferielovens bestemmelser Det følger av ferieloven § 7 nr. 3 at ferie som i strid med ferielovens bestemmelser ikke er avviklet ved ferieårets utløp overføres til det påfølgende ferieår. Dette innebærer at ikke-avviklet ferie aldri vil gå tapt. Dersom arbeidsgiver og arbeidstaker ikke overholder ferielovens regler om ferieavvikling er konsekvensen automatisk overføring til påfølgende ferieår som et «ris bak speilet». 9.8 - Ferieavvikling i oppsigelsestid Adgangen til å legge ferie i oppsigelsestiden eller å kreve at fastsatt ferie avvikles i nevnte tidsrom er strengere når det er arbeidsgiver som går til oppsigelse. Der det er arbeidstaker selv som går til oppsigelse gjelder de alminnelige bestemmelsene om feriefastsetting med noen unntak. Det er hensynet til arbeidstaker som er bakgrunnen for at adgangen er strengere ved oppsigelse fra arbeidsgiver. Arbeidstaker vil da som regel ha behov for å områ seg med tanke på den nye situasjonen og skal slippe å måtte bruke ferien til dette. Oppsigelse fra arbeidsgiver Oppsigelse fra arbeidsgiver reguleres av ferieloven § 8 nr. 1. Arbeidsgiver kan verken legge ferie til oppsigelsestiden eller kreve at fastsatt ferie avvikles i nevnte tidsrom dersom oppsigelsestiden er kortere enn tre måneder. Arbeidstaker kan imidlertid samtykke til at ferie fastsettes til oppsigelsestid eller at allerede fastsatt ferie avvikles i oppsigelsestiden. Et slikt samtykke må imidlertid være gitt etter at oppsigelsen er meddelt. Generelle forhåndssamtykker vil ikke være tilstrekkelig. Kommuneforlaget AS Side 140 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 I de tilfeller hvor oppsigelsestiden er tre måneder eller lenger, gjelder de alminnelige reglene for fastsetting av ferie, se ferieloven §§ 6 og 7. Oppsigelse fra arbeidstaker Oppsigelse fra arbeidstaker reguleres i ferieloven § 8 nr. 2. Ferie kan fastsettes og avvikles i tiden etter arbeidstakers oppsigelse etter de alminnelige reglene for fastsetting av ferie, se ferieloven §§ 5, 6 og 7. Ferie som er fastsatt før oppsigelse fra arbeidstaker, avvikles som normalt. Endring av ferie på grunn av oppsigelse Tiden for fastsatt ferie kan ikke endres med mindre de alminnelige vilkårene for endring i ferieloven § 6 nr. 3 er til stede. Verken arbeidsgiver eller arbeidstaker kan dermed kreve at fastsatt ferie endres på grunn av oppsigelse. Arbeidstaker kan imidlertid samtykke til endring. Som nevnt må et slikt samtykke være gitt etter at oppsigelsen har funnet sted. Rett til å kreve ferie lagt til oppsigelsestid Arbeidstakers rett til å kreve ferieavvikling i oppsigelsestid reguleres av ferieloven § 8 nr. 4. Arbeidstaker kan kreve at ferie avvikles før oppsigelsestidens utløp, hvis det etter dette tidspunkt ikke er tid til å avvikle hovedferie innenfor hovedferieperioden eller restferie innen utløpet av ferieåret. Arbeidstaker som selv sier opp sin stilling etter 15. august, kan likevel ikke kreve at ferie legges til tiden før 30. september. 9.9 - Ferieavvikling under sykdom, permisjon mv. Ferieavvikling under sykdom Ved sykdom før ferien tar til eller i ferien gjelder særskilte regler om ferieavvikling. Disse fremgår av ferieloven § 9 nr. 1. Det er viktig i denne sammenheng å skille mellom retten til å kreve ferien utsatt på grunn av sykdom og retten til sykepenger. Disse rettighetene reguleres av to ulike regelsett. Retten til utsettelse reguleres av ferieloven, mens sykepengerettigheter reguleres av folketrygdloven. Hvorvidt arbeidstaker har sykepengerettigheter i nevnte tidsrom, vil som regel være avgjørende for om utsatt ferie gis med eller uten økonomisk kompensasjon. Sykdom som inntreffer før ferien En arbeidstaker som blir helt arbeidsufør før ferien, kan kreve ferien utsatt, jf. ferieloven § 9 nr. 1 første avsnitt. Arbeidstaker må være helt arbeidsufør. Delvis arbeidsuførhet gir ikke rett til utsettelse. Det er bare egen arbeidsuførhet som omfattes. Barns eller nærmeste families sykdom gir ikke rett til utsettelse. Sykdom hos nærmeste familie kan imidlertid bli en så stor påkjenning at arbeidstaker selv blir syk. Et slikt tilfelle vil omfattes. Hele ferien utsettes dersom utsettelse kreves før ferien tar til. Arbeidstaker kan altså ikke selv velge delvis utsettelse. Alternativene for arbeidstaker er å gjennomføre ferien til tross for sykdom eller å utsette hele ferien som sådan. Dager utenfor selve ferien regnes ikke med selv om disse er i umiddelbar sammenheng med ferien som ble utsatt. Sykdom som inntreffer i ferien Arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør i ferien, kan kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og gis som ny ferie senere i ferieåret, jf. ferieloven § 9 nr. 1 andre avsnitt. Det samme gjelder etter HTA. Delvis utsettelse av ferie kan bare kreves ved 100 % arbeidsuførhet, se over om sykdom som inntreffer før ferien. Ved sykdom i ferien blir antall virkedager med arbeidsuførhet i ferien utsatt. Dager utenfor selve ferien regnes ikke med selv om disse er i umiddelbar sammenheng med delvis utsatt ferie. Krav må fremsettes med legeerklæring Felles for hel eller delvis utsettelse av ferie på grunn av sykdom er at kravet må dokumenteres med legeerklæring og fremsettes innenfor en gitt frist. Det er viktig å være oppmerksom på at arbeidsuførheten er tilstrekkelig dokumentert. Kommuneforlaget AS Side 141 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Ved sykdom som inntreffer før ferien, må kravet fremsettes senest siste arbeidsdag vedkommende arbeidstaker skulle hatt før ferien. Gjør oppmerksom på at dager som er arbeidsfrie for arbeidstaker i henhold til vedkommendes arbeidstidsordning, ikke er en arbeidsdag i denne sammenheng. Ved sykdom i ferien må kravet fremsettes uten ugrunnet opphold etter at arbeidet er gjenopptatt. Trolig vil krav som fremsettes innen to uker være innenfor fristen. Krav som fremsettes etter dette, må vurderes konkret, og bakgrunnen for den sene fremsettelsen vil da være et sentralt moment. Ikke-avviklet ferie på grunn av sykdom Ferie som ikke er avviklet på grunn av sykdom, overføres til det påfølgende ferieåret, jf. ferieloven § 7 nr. 3 andre avsnitt. Det må være en årsakssammenheng mellom arbeidsuførheten og den manglende ferieavviklingen. Det er ikke tilstrekkelig at arbeidstaker har vært syk deler av ferieåret. Det kan ikke ha vært mulig å avvikle ferien i løpet av ferieåret på grunn av sykdom. Overføringsadgangen på grunn av sykdom kan arbeidstaker ensidig kreve og denne gjelder i tillegg til den alminnelige overføringsadgangen i ferieloven § 7 nr. 3. Ferieavvikling under foreldrepermisjon De særskilte reglene om ferieavvikling under foreldrepermisjon i ferieloven § 9 nr. 2 gjelder bare dersom arbeidstaker har rett til ytelse i forbindelse med fødsel eller adopsjon fra NAV, se ftrl. §§ 14-1 til 14-15. Unntak gjelder for fedre eller andre omsorgspersoner som har rett til omsorgspermisjon etter aml. § 12-3 (1). Ved slik permisjon tilstås ingen ytelse fra NAV, og det er derfor tilstrekkelig at permisjonsretten er til stede. Også i denne sammenheng er det viktig å være klar over at det er to ulike regelsett som er av betydning. Retten til å motsette seg at ferie fastsettes i permisjonstid og retten til å kreve ferie som sammenfaller med permisjonstid utsatt, samt retten til å kreve ferie avviklet i løpet av permisjonstid reguleres av ferieloven. Ytelsen knyttet til fødselen eller adopsjonen reguleres av folketrygdloven. Hvorvidt permisjonstid avbrytes eller ikke på grunn av ferieavvikling vil innvirke på ytelsens lengde. Fastsetting og avvikling av ferie Arbeidsgiver kan verken fastsette ferie eller kreve at allerede fastsatt ferie avvikles i permisjonstid. I førstnevnte tilfelle utsettes ferien som sådan, mens i sistnevnte tilfelle vil de virkedager ferie som omfattes av permisjonstiden utsettes. Rett til å avvikle ferie Arbeidstaker kan imidlertid kreve å avvikle lovbestemt ferie i løpet av permisjonstid. 9.10 - Beregning av feriepenger Ordningen med feriepenger er som nevnt et virkemiddel for å sikre at arbeidstakerne virkelig får feriefritid. Feriepengene skal sikre arbeidstaker mot inntektstap i ferien. Likevel er det viktig å skille mellom retten til feriefritid og retten til feriepenger som løper uavhengig av hverandre, se punkt 9.1 og 9.4. Feriepengegrunnlaget Feriepengegrunnlaget reguleres av ferieloven § 10 nr. 1. Feriepenger beregnes på grunnlag av arbeidsvederlag som er utbetalt i opptjeningsåret. Dekning av utgifter til bilhold, kost, losji mv. regnes ikke som arbeidsvederlag. Det er presisert i ferieloven § 10 nr. 1 en rekke ytelser som ikke skal inngå i feriepengegrunnlaget. Blant dem som er særlig praktiske er feriepenger som er utbetalt i opptjeningsåret, og fast godtgjøring som opptjenes og utbetales uavhengig av fravær på ferie. Kommuneforlaget AS Side 142 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Fast godgjøring som skal unntas I noen tilfeller kan det oppstå tvil om hvorvidt en fast godtgjøring faller inn under unntaksbestemmelsen som medfører at det ikke skal inngås i feriepengegrunnlaget og derav også holdes utenfor trekket som foretas i juni måned. Ved tvil vil det overordnede prinsipp om at feriepenger skal dekke inntektsbortfall under feriefravær kunne være veiledende. Foreligger det ikke et inntektsbortfall taler det for at godtgjøringer ikke skal inngå i feriepengegrunnlaget og derav også holdes utenfor trekket i juni måned. Hva slags type godtgjøring man står overfor, vil også kunne være førende. Er det en godtgjøring som grenser til å kunne posteres som arbeidsvederlag (lønn), taler det for at godgjøringen bør inngå i feriepengegrunnlaget og dermed også omfattes av trekket i juni måned. Rent unntaksvis kan det også tenkes tilfeller hvor godtgjøringen ikke skal omfattes av trekket i juni måned, selv om det inngår i feriepengegrunnlaget.Det må foretas en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle. Prosentsats Inkludert den avtalefestede ferien utgjør prosentsatsen 12 %. For arbeidstakere over 60 år utgjør prosentsatsen 14,3 %. Feriepenger ved sykdom, permisjon mv. Sykelønn, full lønn under foreldrepermisjon og lønn under barns eller barnepassers sykdom som utbetales etter HTA, er feriepengeberettiget. De begrensninger som gjelder etter folketrygdlovens regler, gjelder ikke. HTA gir her en bedre rettighet. 9.11 - Utbetaling av feriepenger Utbetaling av feriepenger Utbetaling av feriepenger reguleres i ferieloven § 11 nr. 1. Den formelle hovedregel er at feriepenger skal utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. Faller siste vanlige lønningsdag i uken før ferien tar til, kan arbeidstaker kreve feriepengene utbetalt senest en uke før ferien tar til. Ferieoppgjør i juni måned I kommunal sektor er ferielovens formelle hovedregel fraveket. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.3 fastsetter at feriepengene utbetales i juni måned. Rent praktisk skjer dette ved at lønn for juni måned ikke utbetales, samt at det gjøres trekk for ytterligere en ukes lønn, samtidig som alle opptjente feriepenger utbetales. Ordningen med ferieoppgjør i juni måned anses fordelaktig for både arbeidsgiver og arbeidstaker. Arbeidsgiver unngår en kostnadskrevende ordning med lønnstrekk per feriedag og delutbetaling av feriepenger ved den enkelte arbeidstakers ferieavvikling. Arbeidstaker på sin side får deler av ferieoppgjøret før forfall (faktisk ferieavvikling). Ordningen med ferieoppgjør i juni måned opphever imidlertid ikke arbeidstakers rett til utbetaling av feriepenger i tråd med den formelle hovedregelen. Særskilte regler for undervisningspersonale Særskilte regler for undervisningspersonale er fastsatt i HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.3. Undervisningspersonale i første yrkesår utbetales full lønn i juni måned dersom opptjente feriepenger vil gi en lavere utbetaling. Med første yrkesår menes førstegangstiltredelse i skoleverket etter fullført lærerutdanning. Forutsetningen er imidlertid at vedkommende er ansatt for minst ett år. Bestemmelsen gjelder også ved tilsetting etter opplæringslova § 14-5. Undervisningspersonale som gjeninntrer i skoleverket hos samme arbeidsgiver etter studiepermisjon, får imidlertid først utbetalt full lønn første sommeren etter gjeninntreden dersom opptjente feriepenger gir en lavere utbetaling. Feriepenger for ikke- avviklet ferie Kommuneforlaget AS Side 143 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Utbetaling av feriepenger for ikke-avviklet ferie som overføres, reguleres av ferieloven § 11 nr. 2. Ved overføring av ferie skal feriepengene utbetales når den overførte ferien avvikles. Også her er ferielovens bestemmelser fraveket. HTA kapittel 1 § 7 punkt 7.3 fastsetter at overføring av ferie ikke skal gis innvirkning på feriepengeberegningen. Dette innebærer at ferieoppgjøret foretatt i juni måned ikke skal endres ved overføring av ferie. Fra 1. juli 2014 er det ikke lenger adgang til utbetaling av feriepenger for ikke-avviklet ferie på grunn av sykdom eller permisjon. Feriepenger ved opphør av arbeidsforhold Feriepenger ved opphør av arbeidsforhold reguleres av ferieloven § 11 nr. 3. Opphører arbeidsforholdet utbetales opptjente feriepenger siste vanlige lønningsdag før fratreden. Den del av feriepengene som ikke lar seg beregne innen dette tidspunkt, utbetales i forbindelse med det avsluttende lønnsoppgjør. Ved opphør etter lønnsoppgjøret i juni måned er det lønnstrekket i juni tilsvarende manglende ferieavvikling som utbetales. 9.12 - Erstatning Arbeidsgivers erstatningsansvar reguleres av ferieloven § 14. Dersom arbeidsgiver eller noen som handler på dennes vegne, forsettlig eller uaktsomt unnlater å sørge for at arbeidstaker gis feriefritid og feriepenger i samsvar med ferielovens bestemmelser, plikter arbeidsgiver å betale erstatning. Erstatningen skal omfatte det økonomiske tap og en rimelig erstatning for velferdstap. Ansvaret kan lempes dersom det på grunn av skadens omfang eller andre omstendigheter er rimelig at arbeidstaker helt eller delvis bærer skaden. Kapittel 10 Reiseregulativet Dette kapittelet handler om reise- og kostgodtgjøring i kommunen. Dette reguleres i særavtalen SGS 1001 - Reiseregulativet. 10.1 - Kommunenes reiseregulativ Reise- og kostgodtgjøring for kommunesektoren er regulert i særavtalen SGS 1001 Reiseregulativet. Særavtalen er inngått med hjemmel i HA del A, § 4-3, og gjelder for perioden 1.1.2016 - 31.12.2018. For utgiftsdekning på tjenestereise angir SGS 1001 hvilke bestemmelser i statens særavtaler som skal gjøres gjeldende for arbeidstakere i kommunesektoren. KS presiserer at det er reglene for statens tjenestemenn som skal benyttes, og ikke spesielle regler for grupper i staten som f.eks. medlemmer av regjering og storting, sendemenn og tjenestemenn lønnsplassert høyere enn ekspedisjonssjef. 10.2 - Hvem omfattes av reiseregulativet? Reiseregulativet gjelder for arbeidstakere som er omfattet av Hovedtariffavtalen / Hovedtariffavtalen for konkurranseutsatte bedrifter. Hovedtariffavtalen gjelder for «alle arbeidstakere i et fast forpliktende arbeidsforhold med en på forhånd fastsatt arbeidstid (ev. gjennomsnittlig arbeidstid) pr. uke, dog med de unntak som nevnt i de enkelte paragrafer», jf. HTA kapittel 1 § 1 punkt 1.1. 10.3 - Definisjon av tjenestereise Iht. SGS 1001 § 3 skal arbeidstakere ha utgiftsdekning på tjenestereiser. Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands Kommuneforlaget AS Side 144 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Statens «Særavtale for reiser innenlands for statens regning» ble fra 1. januar 2015 slått sammen med «Særavtale om kostgodtgjørelse ved rutinemessige oppdrag» og har det nye navnet «Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands». Kommunal- og moderniseringsdepartementet fastslår at sammenslåingen ikke innebærer endring i virkeområde. Sammenslåingen av avtalene medfører ingen endringer av virkeområdet i de nevnte avtalene. De sentrale partene var enige om at definisjonen av rutinemessige faste oppdrag og mobilt arbeidssted ble videreført. (KMD 18.11.2014) KS legger på samme måte til grunn at ny sammenslått avtale etter 1. januar 2015 i staten ikke innebærer endringer i omfanget av ansattes rett til utgiftsdekning etter SGS 1001. Oppdrag/reiser som ikke tidligere gav kostgodtgjørelse, gir heller ikke det etter gjeldende avtale. Definisjoner Dette betyr at kommuner/fylkeskommuner fremdeles kan forholde seg til definisjonen av reise i den statlige avtalen § 2, nr. 1 gjeldende før 1. januar 2015: Pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/oppdragsgiver. Faste rutinemessige reiser Reiser som utføres som en fast del av arbeidet og som inngår som faste rutinemessige oppdrag, er ikke tjenestereiser i reiseregulativets forstand. Slike reiser utløser ikke rett på diett. Se for øvrig B-rundskriv nr. 15/2005 vedrørende arbeidsrettssak om definisjon av tjenestereiser. 10.4 - Utgiftsdekning på tjenestereiser innenlands Iht. SGS 1001 § 3 skal de til enhver tid gjeldende bestemmelser for statens tjenestemenn i Statens reiseregulativ for innenlandsreiser («Særavtale om dekning av utgifter til reise og kost innenlands») med hensyn til skyssutlegg, utgifter til overnatting, utgifter til kost og administrativ forpleining, gjelde for arbeidstakere i kommunal sektor. Uttømmende opplisting Opplistingen av hvilke utgifter som skal følge bestemmelsene i statens reiseregulativ, er uttømmende. Utgifter som ikke omfattes av opplistingen, skal ikke godtgjøres. Administrativ forpleining gir etter 1. januar 2015 ikke lenger rett på godtgjøring iht. statens reiseregulativ, og vil dermed heller ikke gi rett til godtgjøring iht. kommunenes reiseregulativ. 10.5 - Utgiftsdekning på tjenestereiser utenlands Iht. SGS 1001 § 3 skal de til enhver tid gjeldende bestemmelser for statens tjenestemenn i Statens reiseregulativ for utenlandsreiser («Regulativ for reiser i utlandet for statens regning») med hensyn til skyssutlegg, utgifter til overnatting, utgifter til kost og administrativ forpleining, gjelde for arbeidstakere i kommunal sektor. Opplistingen av hvilke utgifter som skal følge bestemmelsene i statens reiseregulativ, er uttømmende. Utgifter som ikke omfattes av opplistingen, skal ikke godtgjøres. Administrativ forpleining gir etter 1. januar 2016 ikke lenger rett på godtgjøring iht. statens reiseregulativ, og vil dermed heller ikke gi rett til godtgjøring iht. kommunenes reiseregulativ. 10.6 - Forsikringer ved tjenestereise Eventuell reiseforsikring er ikke regulert i SGS 1001. KS anbefaler at arbeidsgiver dekker eventuelle utgifter til forsikring av reisegods etter regning. Personskade og dødsfall Forsikring for personskade og dødsfall som følge av ulykke på tjenestereise er dekket gjennom HTA kapittel 1 §§ 10 og 11. Kommuneforlaget AS Side 145 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 10.7 - Bruk av egen bil Iht. SGS 1001 § 4 skal arbeidsgiver som hovedregel stille bil til disposisjon, dersom det er nødvendig å benytte bil for å få utført kommunens/fylkeskommunens/virksomhetens tjenester. I motsatt fall bør arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker inngå avtale om kompensasjon for jevnlig bruk av egen bil i tjenesten. Dersom det følger av arbeidstakerens tilsettingsvilkår, jf. SGS 1001 § 1, at vedkommende må stille bil til disposisjon, kommer bestemmelsen ikke til anvendelse. Individuelle avtaler Bestemmelsen er ingen forhandlingshjemmel til å føre forhandlinger med en arbeidstakerorganisasjon med hensyn til å inngå en tariffavtale om dette. Bestemmelsen åpner for at det kan inngås individuelle avtaler om kompensasjon, men innebærer ingen plikt til å inngå slik avtale. Bestemmelsen angir et tak for kompensasjonen, og størrelsen på beløpet skal vurderes ut fra lokale forhold. KS har ingen innvendinger mot at arbeidsgiver lokalt utarbeider retningslinjer for bruk av bestemmelsen. Leiebil Arbeidstakeren forplikter seg om nødvendig til å tegne forsikring slik at leiebil kan disponeres når egen bil ikke er disponibel. Arbeidsgiver dekker eventuelt dokumentert tilleggspremie. Denne særlige godtgjørelsen for å stille bil til disposisjon er spesiell for kommunesektoren. Det er ingen tilsvarende bestemmelse i statlig sektor. Bestemmelsen er en videreføring, forenkling og regulering av tidligere reiseregulativs § 22. Se for øvrig beskrivelsene B-rundskriv nr. 23/1993 og nr. 9/2002. Vi minner om de særlige bestemmelser vedrørende kommunale og statlige tjenestemenns felles bilbruk beskrevet i B-rundskriv nr. 10/1995. 10.8 - Hvor finner jeg satsene? Satsene for kostgodtgjøring, kilometergodtgjøring og nattillegg justeres etter forhandlinger mellom partene i statlig sektor og gjøres kjent gjennom personalmeldinger (PM) fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Personalmeldingene og Statens personalhåndbok er tilgjengelig på lovdata.no. Satsene finnes også oppdatert i det elektroniske informasjons- og dokumentverktøyet KF Personal. Kapittel 11 Pensjon I dette kapittelet finner du hovedpunkter om tjenestepensjonsordningen. Videre finner man en omtale av alderspensjon, AFP og aldersgrense-bestemmelser. Pensjonskapitlet er uendret i påvente av den pågående prosessen vedrørende omlegging til et nytt pensjonssystem i offentlig sektor. 11.1 - Generelt Pensjonsordningen for kommunale arbeidstakere er tariffavtalt og går frem av Hovedtariffavtalen kapittel 2 samt vedlegg 4 (Vedtekter for avtalefestet pensjon) og vedlegg 5 (Tjenestepensjonsordning - TPO - vedtekter). Undervisningspersonalet har fortsatt - inntil videre sin tjenestepensjonsordning og AFP-ordning i Statens Pensjonskasse. For sykepleiere gjelder lov av 22. juni 1962 nr. 12 . Vedtektene for tjenestepensjonsordningen er tatt inn som vedlegg til Hovedtariffavtalen. I disse vedtektene går det frem at det er opprettet et pensjonskontor med eget styre, jf. vedtektenes kapittel 16 med hensyn til sammensetning og oppgaver til disse organene. Det administrative apparatet benevnes Pensjonskontoret og har kontor i Kommunenes Hus i Oslo. For nærmere informasjon, se: pensjonskontoret.no. Kommuneforlaget AS Side 146 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Den samlede pensjonen til en arbeidstaker i kommunal sektor, består av pensjon fra folketrygden og tjenestepensjon fra arbeidsgiver. 11.1.1 - Ny pensjonsordning 2011 Stortinget vedtok i 2009 endringer i folketrygdens alderspensjon. De viktigste endringene er nye opptjeningsregler, levealdersjustering, fleksibelt uttak fra 62 år og nye regler for regulering av pensjon. Ved tariffrevisjonen i 2009 var de offentlige tjenestepensjonsordningene tema. Partene ble enige om følgende: AVTALE OM OFFENTLEG TJENESTEPENSJON OG AFP I OFFENTLEG SEKTOR Dagens regler for offentlig tjenestepensjon (bruttoordningen) og AFP i offentlig sektor videreføres med nødvendige tilpasninger til innføring av fleksibel alderspensjon i folketrygden fra 2011 og med de tilpasninger som følger av Stortingets vedtak fra mai 2005. I tråd med Stortingets vedtak skal alderspensjon fra offentlige tjenestepensjonsordninger levealdersjusteres og reguleres etter nye regler på samme måte og fra samme tidspunkt som alderspensjon fra folketrygden. Levealdersjustering i dagens offentlige tjenestepensjon gjennomføres slik at grunnlovsvernet ivaretas. Det gis en individuell garanti for opptjente rettigheter i tjenestepensjonsordningene per 1. januar 2011 som sikrer at medlemmer av offentlige tjenestepensjonsordninger med 15 år eller mindre igjen til 67 år er sikret 66 prosent av pensjonsgrunnlaget ved 67 år etter 30 års opptjening. Personer som velger å ta ut alderspensjon fra folketrygden før 67 år kan ikke i tillegg ta ut folketrygd- eller tjenestepensjonsberegnet AFP. Beregning av tjenestepensjon - herunder samordning med alderspensjon i folketrygden - skal skje slik at tjenestepensjon ikke påvirkes av når den nye fleksible alderspensjonen fra folketrygden tas ut. Det gis anledning til å kompensere for levealdersjustering av tjenestepensjonen ved å stå i stilling ut over 67 år. Det vises til at Fornyings- og administrasjonsdepartementet har en pågående prosess i samarbeid med partene i arbeidslivet for vurdering av særaldersgrensene og fratreden ved disse. Det avtales ikke endringer i gjeldende særaldersgrenser i forbindelse med lønnsoppgjøret i 2009. Det er i 2010 blitt gjort endringer i lov om Statens pensjonskasse. Pensjonsbestemmelsene i KSområdet er endret tilsvarende. Dette kapittelet er oppdatert i samsvar med dette. Ved tariffrevisjonen pr. 1.5.2014 ble partene enig om en ny uførepensjonsordning med virkning fra 1.1.2015, jf. punkt 11.3.3. Regelverket er det samme som Stortinget har vedtatt i lov om Statens pensjonskasse. Særaldersgrenser, etterlattepensjon mv. vil bli vurdert senere. 11.2 - Forskrifter om kommunale og fylkeskommunale pensjonsordninger Forskrift av 22. april 1997 nr. 374 om pensjonsordninger for kommunalt eller fylkeskommunalt ansatte omfatter kommunale og fylkeskommunale pensjonsordninger. Den sentrale bestemmelsen i forskriftene er § 1 "Pensjoner/aldersgrenser", som lyder slik: De kommunale og fylkeskommunale pensjonsordninger må ikke gi høyere ytelser enn etter lov 28. juli 1949 nr. 26 om Statens Pensjonskasse. Aldersgrensen må ikke være lavere enn fastsatt for tilsvarende stillinger i henhold til lov 21. desember 1956, nr. 1 om aldersgrense for offentlige tjenestemenn m.fl. 11.3 - Tjenestepensjonsordning - TPO 11.3.1 - Hovedpunktene i pensjonsordningen a) Medlemskap - innmelding Kommuneforlaget AS Side 147 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det følger av ordlyden i Hovedtariffavtalens kapittel 2 og vedlegg 5 at pensjonsordningen skal omfatte alle ansatte (faste og midlertidige). Gjennomsnittsberegningen, som foretas etterskuddsvis hvert kvartal, skal inkludere alt ekstraarbeid, med unntak av overtid, begrenset til 100 prosent av full stilling. b) Midlertidig ansatte Se under punkt a) ovenfor. c) Pensjonsgrunnlaget Pensjonsgivende inntekt er hovedlønn og tilleggslønn. Pensjonsgivende inntekt utover 12 G medregnes ikke. Pensjonsgrunnlaget er i hovedsak den pensjonsgivende inntekten som arbeidstaker har ved pensjoneringstidspunktet. d) Pensjonsgivende tjenestetid - medlemstid Pensjonsgivende tjenestetid er den tiden arbeidstaker har betalt innskudd gjennom arbeidsgiver (i tillegg eventuelle perioder med premiefritak under uførhet og annen tjenestetid i henhold til regelverket). Full medlemstid er 30 år. Tjenestetiden medregnes forholdsmessig (f.eks. 20/30 ved 20 års tjenestetid). e) Overføringsavtale Etter HTA kapittel 2 punkt 2.1.7 skal pensjonsrettighetene være omfattet av overføringsavtale mellom lovfestede tjenestepensjonsordninger, offentlige pensjonskasser og livselskap som forvalter offentlige tjenestepensjonsordninger. Det materielle innhold av ordningen som overføringsavtalen regulerer, er at en arbeidstaker som har vært medlem av to eller flere offentlige pensjonsordninger, får sin samlede pensjon beregnet og utbetalt av den pensjonsordningen vedkommende sist var medlem av. f) Rettigheter i tjenestepensjonsordningen Medlemskap i TPO gir rett til følgende ytelser: alderspensjon uførepensjon/attføringspensjon etterlattepensjon barnepensjon oppsatt pensjon (hvis en slutter i tjenesten før en kan få pensjon) Arbeidsgiveren bør i nødvendig utstrekning bistå arbeidstakeren ved søknad om pensjon. 11.3.2 - Alderspensjon Aldersgrense Alderspensjon kan alltid tas ut ved fylte 67 år. Den generelle aldersgrensen er 70 år, og noen stillinger har særaldersgrense. Ved nådd aldersgrense for stillingen har en både rett og plikt til å fratre med alderspensjon. Imidlertid kan alle ta ut alderspensjon fra fylte 67 år. Se også kapiitek 6, punkt 6.1.8 - Sykelønn og alderspensjon. Særaldersgrense Har arbeidstaker en stilling med særaldersgrense, 65 eller 60 år, kan vedkommende i mange tilfeller fratre inntil tre år før aldersgrensen. Dette gjelder hvis summen av alder og medlemstid i en pensjonsordning er minst 85 år. Om avtalefestet førtidspensjon (AFP), se avsnitt 11.5. Levealderjustering Kommuneforlaget AS Side 148 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Ved full opptjening (30 års tjenestetid) utgjør alderspensjonen 66 prosent av pensjonsgrunnlaget. Når det også utbetales pensjon fra folketrygden, skal samlet pensjon fra pensjonskassen og folketrygden minst utgjøre 66 prosent av pensjonsgrunnlaget. Alderspensjonen skal levealdersjusteres, dvs. at den enkeltes pensjon justeres for endringer i befolkningens levealder. Likevel skal medlemmer som 1. januar 2011 har 15 år eller mindre igjen til fylte 67 år, ha et garantert pensjonsnivå som beskrevet foran (garantibestemmelse). Se faktaboks om levealdersjustering (Red. merkn.: faktaboks tilsvarer HTA punkt 2.1.3). Barnetillegg Dersom pensjonisten forsørger barn under 18 år, vil han få barnetillegg. Det gjelder spesielle beregningsregler når en arbeidstaker har hatt varierende deltidsprosent, har gått ned i lønn eller har mottatt delvis alderspensjon. Lønnsvekstregulering Alderspensjon under utbetaling reguleres med lønnsveksten fratrukket 0,75 prosent. Se faktaboks om regulering av pensjoner og pensjonsgrunnlag (Red. merkn.: faktaboks tilsvarer HTA punkt 2.1.6). 11.3.3 - Uførepensjon Ny uførepensjonsordning for offentlige ansatte er innført fra 1. januar 2015. Et medlem har som hovedregel rett til utbetalt uførepensjon fra det tidspunktet vedkommende pga. sykdom eller skade ikke lenger får lønn fra arbeidsgiveren og heller ikke mottar sykepenger. Nettoordning Uføreordningen er en nettordning slik at uførepensjonen beregnes som et direkte tillegg til uføretrygden fra folketrygden. Uførepensjonen skal utgjøre 3 prosent av pensjonsgrunnlaget (sluttlønn) opp til 6 G og i tillegg et beløp på 0,25 G som er uavhengig av tidligere inntekt. Dette kommer i tillegg til uføretrygden fra folketrygden, som utgjør 66 prosent av lønn opp til 6 G. For inntekt i intervallet 6-12 G, der folketrygden ikke gir noen utbetaling, er prosentsatsen satt til 69 prosent. Det inntektsuavhengige beløpet på 0,25 G skal ikke kunne utgjøre mer enn prosent av pensjonsgrunnlaget. Uføre som forsørger barn, får et barnetillegg. Pensjonen reduseres etter fastsatte regler dersom pensjonisten har inntekt som overstiger en inntektsgrense som beregnes når uførepensjonen innvilges. Personer med aldersgrense 70 år skal gå over på alderspensjon ved fylte 67 år. Det gis ikke pensjon ved lavere uføregrad enn 20 prosent. For nærmere informasjon se vedlegg 5 til HTA, kapittel 8. 11.3.4 - Ektefellepensjon og barnepensjon Etterlattepensjon Dersom arbeidstaker dør, kan det gis pensjon til etterlatt ektefelle/partner og barn under 18 år, ev. 21 år hvis vedkommende er under utdanning. For nærmere informasjon om rettigheter til etterlattepensjon, se vedlegg 5 til HTA "Tjenestepensjonsordning - TPO - vedtekter" kapitlene 9 og 10. 11.3.5 - Oppsatt pensjon Arbeidstakere som slutter i tjenesten før de kan ta ut pensjon, har rett til en oppsatt pensjon hvis medlemstiden er minst tre år. Rett til oppsatt alderspensjon inntrer når aldersgrensen for den fratrådte stilling er nådd, eller når alderspensjon fra folketrygden etter fylte 67 år blir utbetalt. Oppsatt uførepensjon utbetales når arbeidstaker får rett til uførepensjon fra folketrygden. Oppsatt etterlattepensjon utbetales fra måneden etter dødsfallet. Kommuneforlaget AS Side 149 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 11.3.6 - Pensjonsberegning Samordningsberegning Dersom pensjonen fra flere pensjonsordninger, f.eks. folketrygden og tjenestepensjonen, ble utbetalt uavkortet, kunne den samlede pensjonen utgjøre et beløp som kanskje var betydelig høyere enn den arbeidsinntekten vedkommende tidligere hadde. Disse forholdene reguleres av lov om samordning av 6. juli 1957 med senere endringer. Hovedprinsippet er at ytelser fra folketrygden utbetales i sin helhet, mens det gjøres fradrag i tjenestepensjonen. Når kommunen får spørsmål om konkret pensjonsberegning, anbefales det at personalmedarbeideren henvender seg til sin pensjonsleverandør. 11.3.7 - Pensjonspremie Arbeidstakers og arbeidsgivers andel Premien til tjenestepensjonsordningen (TPO) består av arbeidstakers andel (2 prosent av pensjonsgrunnlaget) og arbeidsgivers andel. Arbeidstakers andel er obligatorisk, forutsatt at man fyller vilkårene for innmelding i tjenestepensjonsordningen. Hvis arbeidstakeren slutter uten å få oppsatt pensjon, jf. punkt 11.3.5, må arbeidstakeren likevel betale inn til ordningen den tiden vedkommende er ansatt. Dette fordi pensjonsordningen består av flere elementer enn bare alderspensjon. Det beregnes arbeidsgiveravgift til folketrygden av arbeidsgivers pensjonspremie, men ikke av arbeidstakers premieandel. Denne er det allerede betalt avgift av som en del av den ansattes bruttolønn. Det skal ikke betales avgift av premie som er dekket av tilbakeført overskudd, og heller ikke av egenkapitalinnskuddet. Arbeidsgiveren må sørge for å trekke hver enkelt arbeidstaker for korrekt pensjonsinnskudd, og er ansvarlig for at medlemsinnskuddet blir trukket fra før lønnen blir utbetalt. 11.3.8 - Frivillig medlemskap Når en arbeidstaker blir meldt ut av pensjonsordningen, vil vedkommende få skriv fra pensjonsleverandøren med oppgave over opptjente pensjonsrettigheter og orientering om mulighetene for frivillig medlemskap. Et frivillig medlemskap gjelder ved permisjon inntil to år (fullt medlemskap eller risikodekning) ved endelig fratredelse (egen pensjonsforsikring etter skatteloven) 11.4 - Pensjonsordningen for sykepleiere Pensjonsordningen for sykepleiere er lovfestet ved lov av 22. juni 1962 nr. 12. Ordningen omfatter offentlig godkjente sykepleiere som er ansatt i en stilling knyttet til sykepleien, jf. lovens § 1. Aldersgrense Aldersgrensen for medlemmer av sykepleierordningen er 70 år for overordnede og 65 år for underordnede sykepleiere. De har rett til å fratre med straks begynnende alderspensjon inntil tre år før aldersgrensen, forutsatt at summen av alder og medlemstid er minst 85 år. Uansett kan de fratre ved fylte 67 år. Kommuneforlaget AS Side 150 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Pensjonsytelsene er stort sett de samme som i tjenestepensjonsordningen (TPO) og Statens Pensjonskasse. Arbeidstakere betaler et medlemsinnskudd på 2 prosent av sitt pensjonsgrunnlag. I tillegg kommer arbeidsgivers premieandel. 11.5 - Avtalefestet førtidspensjon (AFP) 11.5.1 - Hva er avtalefestet pensjon (AFP)? Ved tariffoppgjøret i 1988 ble det inngått tariffavtale om å innføre en ordning med avtalefestet pensjon (AFP). Ordningen ble satt i verk fra 1. januar 1989. Fra starten i 1989 kunne AFP utbetales fra fylte 66 år, og denne grensen ble senket til 65 år i 1990, til 64 år fra 1. oktober 1993, til 63 år fra 1. oktober 1997 og til 62 år fra 1. mars 1998. Utenfor den ordinære pensjonssparingen AFP-pensjonen fra 62 til 67 år kan, etter Kredittilsynets beslutning, ikke forsikres og er derfor ikke en del av den ordinære pensjonsordningen, men må dekkes separat. Regelverket om ordningen er gitt i vedtekter. Vedtektene er tatt inn som vedlegg 4 til HTA. Nærmere orientering om AFP-ordningen i kommunal sektor vil bli gitt nedenfor. Nærmere orientering om AFP i statlig sektor er gitt gjennom detaljert beskrivelse i Statens personalhåndbok (tilgjengelig på lovdata.no) og i egen brosjyre utgitt av Statens Pensjonskasse. De kommentarene som gis for kommunal sektor, kan imidlertid langt på vei også benyttes for den statlige ordningen da pensjonsordningene i det vesentlige er identiske. 11.5.2 - Hvem omfattes av AFP-ordningen? Tariffavtale Hovedvilkåret er at virksomheten er bundet av tariffavtale hvor AFP inngår som en del av tariffavtalen. For kommunal sektor vil dette være automatisk virkende når kommunen/fylkeskommunen/virksomheten er medlem av KS. Virksomheter utenfor de ovennevnte områdene omfattes også dersom det er besluttet å følge den kommunale hovedtariffavtalen, eller dersom det er et vilkår fra kommunens/fylkeskommunens side at virksomheten følger den kommunale tariffavtalen og at denne klausulen er knyttet til eventuelle offentlige bidrag/støtte til driften. Et eksempel kan være en privat barnehage med kommunalt driftstilskudd som forutsetter at barnehagen følger den kommunale tariffavtalen. Utenfor ordningen Støttekontakter, fosterhjem o.l. faller imidlertid utenfor ordningen, selv om arbeidsgiver er tilsluttet ordningen. Det samme gjelder lærlinger da disse er ansatt på midlertidig kontrakt og den tariffmessige siden ved lærlingforholdet er uttømmende regulert i HTA kapittel 6. Dette faktum antas likevel å ha marginal betydning ut fra normalalderen på lærlinger. Arbeidstakere på ulike ordninger for sysselsetting vil også normalt være unntatt. Alle tilfeller må imidlertid bli konkret vurdert på bakgrunn av den kontrakt (arbeidsavtale) den enkelte sysselsatte har med den aktuelle arbeidsgiveren. Særaldersgrense Reglene om AFP gjelder også de med særaldersgrenser på 60 og 65 år, såframt de etter avtale med arbeidsgiver fratrer med AFP-pensjon. Disse fortsetter som AFP-pensjonister frem til 67 år. I stedet for AFP kan de velge å ta ut pensjon fra arbeidsgivers pensjonsordning ved oppnådd særaldersgrense. Hvis de tar ut slik pensjon før de fyller 65 år, kommer de ikke under AFPreglene i det hele tatt, heller ikke fra fylte 65 år. AFP og uttak av alderpensjon fra folketrygden Kommuneforlaget AS Side 151 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Det kan heller ikke tas ut AFP samtidig med alderspensjon fra folketrygden. Er det tatt ut alderspensjon fra folketrygden, må den stanses før det gis AFP. Det kan heller ikke ytes AFP etter denne ordningen til en person som mottar eller har mottatt AFP etter AFP-tilskottsloven. Retten til AFP faller bort fra og med kalendermåneden etter at vedkommende fyller 67 år. AFP-pensjonen vil stort sett svare til den alderspensjonen en ville ha fått fra NAV dersom en hadde fortsatt i stillingen frem til fylte 67 år, med et tillegg på kr 1700 per måned. Fra fylte 65 år kan en ha rett til AFP beregnet etter tjenestepensjonsordningens regler for alderspensjon. I korthet innebærer dette at pensjonen blir 66 prosent av pensjonsgrunnlaget (vanligvis den faste lønnen) ved fratredelsen. Er medlemstiden kortere enn 30 år, eller dersom en tidligere har arbeidet deltid, blir pensjonen forholdsmessig redusert. AFP-pensjonen, unntatt forsørgingstillegg og AFP-tillegg, reguleres i samsvar med lønnsveksten og fratrekkes deretter 0,75 prosent. 11.5.3 - Vilkår for å få rett til AFP Retten til avtalefestet pensjon har arbeidstaker som på uttakstidspunktet fortsatt er ansatt og reell arbeidstaker i en virksomhet som er tilsluttet ordningen. Arbeidstakere som må slutte i arbeid på grunn av sykdom, anses likevel som ansatt i hele sykepengeperioden, likevel ikke lenger enn 52 uker. I tillegg må vedkommende: de siste tre år ha vært sammenhengende ansatt i minst 20 prosent stilling hos samme arbeidsgiver eller annen arbeidsgiver med pensjonsordning omfattet av overføringsavtalen mellom offentlige tjenestepensjonsordninger, og med en pensjonsgivende inntekt som på årsbasis overstiger grunnbeløpet i folketrygden. Sammenhengende medlemskap i arbeidsgivers tjenestepensjonsordning regnes i denne forbindelse som sammenhengende tjeneste. ha fylt 62 år ha en pensjonsgivende inntekt som på årsbasis overstiger grunnbeløpet (G) i folketrygden, og dessuten har hatt en tilsvarende pensjonsgivende inntekt i året før fratredelsen ha hatt minst ti år med poengopptjening i folketrygden fra og med det året han eller hun fylte 50 år til og med året før fratredelsen i de ti beste årene i perioden fra og med 1967 til og med året før fratredelsen ha hatt gjennomsnittlig pensjonsgivende inntekt på minst to ganger folketrygdens grunnbeløp. Permittering og AFP De som permitteres i samsvar med permitteringsloven av 6. mai 1988, beholder retten til AFP i den tiden de er permittert. Det samme gjelder de som har velferdspermisjon i inntil tre måneder, og de som har permisjon i medhold av Hovedavtalen eller Hovedtariffavtalen for å inneha offentlig verv eller tillitsverv. Det er et vilkår at arbeidstakeren ikke mottar noen tjenestepensjon eller andre ytelser som er finansiert av arbeidsgiver på uttakstidspunktet, uten motsvarende arbeidsplikt. AFP kan likevel tilstås arbeidstakere som oppebærer en delvis uførepensjon finansiert av arbeidsgiver. Dette gjelder også de som på grunn av særaldersgrense har fått omregnet uførepensjonen til alderspensjon ved nådd aldersgrense. Arbeidstaker må gi melding/oppsigelse til arbeidsgiveren om fratredelse med avtalefestet pensjon, dette gjelder også ved delvis fratreden. Det er vanlig oppsigelsesfrist for stillingen som gjelder, men arbeidsgiver kan se bort fra denne til gunst for arbeidstakeren. Nærmere om AFP Kommuneforlaget AS Side 152 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Kravet til at arbeidstakeren fortsatt skal være ansatt i virksomheten på uttakstidspunktet og i sammenhengende tjeneste i minst tre år på fratredelsestidspunktet, er absolutt, jf. ovenfor. Det betyr at en som allerede mottar hel eller gradert pensjon fra virksomheten eller virksomhetens forsikringsselskap, faller utenfor ordningen. Unntaket fra denne bestemmelsen - delvis uførepensjon finansiert av arbeidsgiver - ble innført ved tariffrevisjonen per 1. mai 1997. Permisjon uten lønn utover tre måneder før fratreden vil, som følge av kravet, også falle utenfor ordningen, se dog unntaket nedenfor vedrørende ordførere, stortingsrepresentanter, statsråder og tillitsvalgte. Regelen om at en ikke kan motta pensjon eller tilsvarende ytelser fra arbeidsgiveren før uttak av AFP, praktiseres strengt, fordi det aldri har vært meningen at AFP-ordningen skal overta for allerede etablerte pensjonsordninger. Unntaket om delvis uførepensjon kan dermed forklares ved at uførepensjon ikke er en selvvalgt førtidspensjon, men en erstatning for uførhet. Tillegget om særalderspensjon er en naturlig oppfølger av det forannevnte da en uførepensjon til arbeidstaker med særaldersgrense automatisk omgjøres til alderspensjon ved nådd særalder. Begrepet "ytelser fra arbeidsgiver, uten motsvarende arbeidsplikt" omfatter permisjon med lønn, og i slike tilfeller vil retten til AFP falle bort for de arbeidstakerne som har permisjon utover tre måneder før fratredelse. Et unntak fra dette vil imidlertid være ordningen med tariffestet rett til videreutdanning for leger. Et annet absolutt krav for å få AFP er at arbeidstakeren på uttakstidspunktet har en årlig pensjonsgivende inntekt på minimum folketrygdens grunnbeløp. For en mottaker av arbeidsavklaringspenger, foreløpig uførepensjon, uførepensjon eller etterlattepensjon fra folketrygden inntrer retten til AFP tidligst fra og med kalendermåneden etter den kalendermåned ytelser som nevnt falt bort. Retten til AFP faller bort fra og med den kalendermåned vedkommende mottar slike ytelser fra folketrygden. Gis det slike ytelser i kombinasjon med en deltidsjobb (delvis arbeidsufør), kan arbeidstakeren ha rett til AFP dersom arbeidsinntekten overstiger grunnbeløpet på årsbasis. Sykepenger er derimot pensjonsgivende inntekt, slik at det er mulig for en arbeidstaker å gå over fra sykepenger til AFP dersom vilkårene for øvrig er oppfylt, jf. også særbestemmelsen om sykelønn i inntil 52 uker. Den som har permisjon i medhold av Hovedavtalen/Hovedtariffavtalen for å inneha offentlige verv eller tillitsverv, regnes fortsatt som ansatt i henhold til vedtektene for AFP §§ 4 og 5. Vedkommende vil dermed opprettholde sin rett til AFP-pensjon på lik linje med det som praktiseres i staten og i henhold til LO/NHO-ordningen. Dette vil ha relativt stor betydning blant annet for avtroppende ordførere, statsråder eller stortingsrepresentanter, som ved avslutning av vervet ikke har nådd den alderen eller det antallet år i ordningen som kreves for full pensjon fra ordførerordningen eller pensjonsordningen for stortingsrepresentanter eller statsråder. Unntaksbestemmelsen er nå utvidet til også å omfatte tillitsvalgte med permisjon etter Hovedavtalens bestemmelser. Det er arbeidstakeren alene som avgjør om han eller hun vil benytte seg av muligheten til å ta ut full AFP-pensjon. Muligheten for delvis AFP-pensjon er imidlertid avhengig av arbeidsgivers samtykke, se nedenfor. Delpensjon Fra 1. august 2000 er det anledning til å trappe ned arbeidsinnsatsen og ta ut forholdsmessig pensjon uten noen form for begrensning i valgt deltid forutsatt at arbeidsgiver samtykker. Reduksjon i stilling kompenseres med samme prosentsats som reduksjonene tilsvarer. Ordningen med delpensjon kombinert med delvis arbeid er ikke lenger forbeholdt heltidsansatte, og det er ikke lagt noen begrensninger i forhold til nedre grense, jf. dog minstekravet for rett til AFP-pensjon. For undervisningspersonale gjelder reglene i Statens Pensjonskasse. HTA vedlegg 4 § 8 har slik formulering: Kommuneforlaget AS Side 153 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Med arbeidsgivers samtykke kan arbeidstakere ta ut delpensjon. Det er en forutsetning for en slik delpensjon at arbeidstaker og arbeidsgiver blir enige. Kombinasjonsmuligheter Det vil ikke være noe til hinder for at nedtrappingen finner sted ved at vedkommendes daglige arbeidstid blir redusert, eventuelt at det gis helt arbeidsfri i en uke. Andre kombinasjoner innenfor rammen vil være fullt mulig forutsatt enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Det er eksempler på at arbeidstakere har kunnet få lengre arbeidsfrie perioder ved å samle opp reduksjonen på halvårsbasis. Avtale om opprettholdelse av deler av stillingen skal inngås skriftlig. Foreligger det ikke slik avtale, må arbeidsforholdet være avviklet før uttak av pensjon. Med hovedarbeidsgiver (i sammenheng med flere deltidsstillinger) menes den arbeidsgiveren hvor vedkommende hadde den høyeste arbeidsinntekten det siste kalenderåret for fratredelsen. Kombinasjon av AFP og fortsatt arbeidsinntekt For arbeidstakere som tar ut AFP - helt eller delvis - er det ved forskrift av 30.11.2010 nr. 1493 fastsatt at all inntekt i kalenderåret utover et gitt beløp (toleransebeløp) skal gå til fradrag i AFPpensjonen krone for krone. Forskriften er gjort gjeldende for KS' tariffområde. Toleransebeløpet er med virkning fra 1. januar 2002 satt til kr 15 000. Toleransebeløp Denne bestemmelsen gjelder likevel ikke for dem som får sin pensjon beregnet etter reglene i tjenestepensjonsordningens ordinære regler fra fylte 65 år. I dette tilfellet kan en ta arbeid i privat virksomhet uten at pensjonen reduseres. Dersom en igjen skulle bli ansatt i stilling med innskuddsplikt i tjenestepensjonsordning, skal pensjonen reduseres eller stanses. Pensjonsberegning Ved beregning av AFP medregnes arbeidstakerens antatte fremtidige pensjonspoeng i folketrygden til og med det året vedkommende fyller 66 år. AFP består av grunnpensjon, tilleggspensjon/særtillegg og et AFP-tillegg som utgjør kr 20 400 per år, samt ev. et tillegg for forsørget ektefelle. Pensjonen kan ikke overstige 70 prosent av tidligere pensjonsgivende inntekt i folketrygden på årsbasis ved fratredelse. Fra fylte 65 år beregnes AFP etter reglene i tjenestepensjonsordningen (66 prosent av pensjonsgrunnlaget etter 30 års medlemstid) dersom dette gir en høyere utbetaling enn beregningene etter første avsnitt. Opptjening av pensjonspoeng i NAV etter uttak av AFP Når vedkommende fyller 67 år og skal ha utbetalt ordinær alderspensjon fra NAV, vil det imidlertid kun bli medregnet pensjonspoeng for faktisk opptjente rettigheter samt fiktivt beregnede for årene som AFP-pensjonist til og med 64 år. Utbetalt folketrygd fra fylte 67 år vil av denne grunn bli lavere enn den beregnede folketrygd som legges til grunn for AFP-pensjonen. Dette har ingen særlig betydning for arbeidstakere med full opptjening i tjenestepensjonsordningen (30 år), men jo kortere opptjeningstid, desto større betydning vil dette ha for beregning av samlet pensjon etter fylte 67 år. Hva skjer når en fyller 65 år? Fra fylte 65 år beregnes pensjonen slik at arbeidstaker har rett til å få utbetalt det høyeste av enten AFP eller tjenestepensjonsberegnet beløp. Hva skjer når en fyller 67 år? Kommuneforlaget AS Side 154 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Ved fylte 67 år går en over på de vanlige reglene for alderspensjon (se egne brosjyrer fra pensjonskassen/forsikringsselskapet), uten at en trenger å søke på nytt til pensjonskassen/forsikringsselskapet. Alderspensjon forutsetter at det sendes inn særskilt søknad til lokalt NAV-kontor. Vær spesielt klar over at det eventuelle AFP-tillegget på kr 1700 pr. mnd. automatisk faller bort ved fylte 67 år. 11.6 - Aldersgrensebestemmelser B-rundskriv nr. 05/2016 "Stillinger med særaldersgrense" gir en samlet oversikt over stillinger med særaldersgrense i KS' tariffområde. I tariffoppgjøret i 2012 ble det fastsatt at helsefagarbeider skal innrapporteres i stillingskode 7076 som gir særaldersgrense 65 år. 11.6.1 - Aldersgrense Den alminnelige aldersgrensen i tjenestepensjonsordningen (TPO) er 70 år. For en rekke stillinger er det fastsatt særaldersgrense i samsvar med det som gjelder i Statens Pensjonskasse. Aldersgrense - pensjonsalder Aldersgrense er den alderen hvor arbeidstaker senest må fratre, mens pensjonsalderen angir den alderen hvor arbeidstakeren har rett, men ingen plikt til å fratre med alderspensjon. Aldersgrensens betydning Pensjonsmessig har aldersgrensen følgende betydning: a) Et medlem som fratrer sin stilling ved aldersgrensen, har alltid krav på å få utbetalt alderspensjon. b) Ved anvendelsen av "85-årsregelen", som på bestemte betingelser gir rett til å fratre tidligere, tas det utgangspunkt i aldersgrensen. Aldersgrensen har betydning for pensjonens størrelse ved beregningen av uføre- og etterlattepensjon da medlemstiden som ville ha blitt oppnådd ved fortsatt tjeneste frem til aldersgrensen, legges til grunn. 11.6.2 - Arbeid utover særaldersgrense Ved tariffrevisjonen per 1. mai 1994 ble det avtalt følgende (HTA kapittel 2): 2.4 Arbeidstakere med særaldersgrenser Arbeidstakere med særaldersgrenser under 67 år, og som ikke har opptjent fulle pensjonsrettigheter, kan fortsette i stilling til fylte 67 år dersom vedkommende ønsker det. Bestemmelsen innebærer en realitetsendring ved at den gir arbeidstakere som er i stillinger med særaldersgrense, og som ikke har full opptjening i pensjonskassen, rett til å fortsette til de fyller 67 år. Den enkelte arbeidsgiver etablerer rutiner Det er ikke avtalt nærmere om fremgangsmåte, og den enkelte arbeidsgiver bør etablere rutiner slik at man så tidlig som mulig kan få avklart om en arbeidstaker vil benytte seg av retten til å fortsette til 67 år. Kommuneforlaget AS Side 155 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Normalt vil arbeidstakeren fortsette i samme stilling, men etter en konkret vurdering kan det være en bedre løsning om arbeidstakeren overføres til annen stilling som anses bedre tilpasset arbeidstakers situasjon / arbeidsgivers behov. Det vil for øvrig ikke være noe til hinder for at en arbeidstaker kan gis anledning til å fortsette i arbeid utover aldersgrensen dersom arbeidsgiver og arbeidstaker er enige om det. Det bør i slike tilfeller inngås skriftlig avtale om fortsatt arbeid utover gjeldende aldersgrense, med angivelse av varighet. 11.7 - Informasjon 11.7.1 - Søknadsprosedyrer, pensjonsberegninger m.m. For mer informasjon om dette, ta kontakt med pensjonsleverandøren. regjeringen.no (pensjonsreformen.no) Regjeringen om pensjonsreformen nav.no NAV om pensjon klp.no Pensjonsleverandør 11.7.2 - Skatteregler For mer informasjon om dette, ta kontakt med Skatteetaten. Kapittel 12 Forsikringer Dette kapittelet handler om gruppelivsforsikring og yrkesskade. Kapittelet tar blant annet for seg hvem som omfattes av gruppelivsforsikringen, erstatninger ved yrkesskade og hvordan melde fra ved dødsfall eller yrkesskade. 12.1 - Gruppelivsforsikring Kommunen plikter å tegne gruppelivsforsikring til å dekke de ytelser, ved dødsfall, som følger av HTA kapittel 1 § 10. 12.1.1 - Hvem omfattes av gruppelivsforsikringen? Alle tilsatte Hvem som er omfattet av gruppelivsforsikringen, er særlig regulert i HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.1. Alle arbeidstakere som er tilsatt i kommunen, er omfattet av gruppelivsforsikringen. Dette gjelder både fast tilsatte og midlertidig tilsatte, de i full stilling og de i deltidsstilling. Tilkallingsvikarer med rammeavtale vil først være omfattet når vedkommende har forpliktet seg til å arbeide. Personer på arbeidsavklaringspenger eller føretrygd I tillegg omfattes personer som går på arbeidsavklaringspenger eller uføretrygd etter tilsetting som nevnt, forutsatt at det har vært sammenhengende trygdeutbetalinger siden vedkommende sluttet i aktivt arbeid pga. sykdom. For uføretrygdede forutsettes det at vedkommende har vært omfattet av gruppelivsforsikring som frisk arbeidstaker. Permisjon Hvis arbeidstakeren har permisjon, vil bestemmelsene i HTA kapittel 1 § 10 komme til anvendelse. En arbeidstaker er omfattet fra det tidspunkt vedkommende tiltrer, og opphører ellers ved fratreden, jf. for øvrig forsikringsavtaleloven § 19-6. Forsikringsdekningen for pensjonerte arbeidstakere med uførepensjon opphører likevel ved utløpet av den måned vedkommende fyller 67 år (eller når særaldersgrensen) for stillingen. Tilsvarende vil gjelde for arbeidstakere med arbeidsavklaringspenger fra folketrygden. Kommuneforlaget AS Side 156 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Pensjonister Pensjonister som tilsettes vil være forsikringsdekt i den tiden arbeidsforholdet varer. Yrkespraksis, lærlinger og lærekandidater Skoleelever under yrkespraksis, lærlinger og lærekandidater favnes ikke av omfangsbestemmelsen i HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.1, men det er særskilt regulert at lærlinger og lærekandidater skal omfattes av gruppelivsforsikring slik at etterlatte har rett til erstatning som tilsvarer 50 % av det beløp som fremgår av HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.2, jf. HTA kapittel 6 punkt 6.1.14. Trygdede Trygdede som gjennomgår arbeidstilvenning/arbeidspraksis, eller som er i arbeidstrening, er omfattet av HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.1 dersom de er tilsatt hos kommunen. 12.1.2 - Ytelser ved dødsfall Ytelser etter dødsfall følger av HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.1 Etterlatte og punkt 10.4 Begravelsesbidrag. Erstatningen til etterlatte Erstatningen til etterlatte i henhold til HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.1 er fastsatt i grunnbeløp og avtrappes med arbeidstakeren alder fra fylte 51 år frem til fylte 59 år. Det er ikke lenger noen forholdsmessig reduksjon i utbetalingen etter deltidsansatte. Begravelsesbidrag Dersom det ikke finnes etterlatte, utbetales et begravelsesbidrag på 2 G til dødsboet, jf. punkt 10.4. Feriepenger Det skal ikke beregnes feriepenger av forsikringssummen. Det er kun den arbeidsfortjenesten som arbeidstakeren har opptjent frem til dødsdagen, som skal legges til grunn for beregningen. Ytelser som utbetales på grunnlag av forsikringsordninger, er ikke skattbar inntekt. Heller ikke 2 G, som utbetales som begravelsesbidrag, er ansett som skattbar inntekt. Dersom dødsfallet skyldes yrkesskade, vil etterlatte også kunne ha rett til erstatning fra yrkesskadeforsikringen og i henhold til HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.6. Den samlede erstatningen til de etterlatte etter HTA kapittel 1 §§ 10 og 11 skal da ikke overstige 18 G, jf. HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.7. Erstatning etter HTA kapittel 1 §§ 10 og 11, skal samordnes med erstatning etter lov om yrkesskadeforsikring, jf. HTA kapittel 1 § 11, punkt 11.8. Se for øvrig omtalen i punkt 12.2.2. 12.1.3 - Etterlatte Etterlatte som vil ha rett på erstatning ved arbeidstakeren dødsfall, er ektefelle/partner i henhold til lov om registrert partnerskap, samboer, barn under 25 år eller andre som for en vesentlig del ble forsørget av avdøde, jf. HTA kapittel 1 punkt 10.1 og 10.3. Med ektefelle menes den person forsikrede lovformelig er gift med. Likestilt med ektefelle regnes registrert partner i henhold til lov om ekteskap av 4. juli 1991. En person regnes ikke som ektefelle når det er gitt bevilling til eller det er avsagt dom for skilsmisse, og avgjørelsen er rettskraftig eller endelig. Samboer Som samboer regnes person som har felles bopel og felles barn med avdøde på dødsfallstidspunktet, eller som ved bekreftelse fra folkeregisteret kan dokumentere at samboerforholdet har bestått de siste to årene. Dette gjelder likevel ikke dersom det på dødsfallstidspunktet forelå hindringer for at lovlig ekteskap/partnerskap kunne inngås. Med andre personer som for en vesentlig del ble forsørget av avdøde, menes personer som avdøde hadde særfradrag for på siste selvangivelse. Kommuneforlaget AS Side 157 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 12.1.4 - Begunstigelse Erstatningsbeløpet utbetales til etterlatte i den rekkefølge som fremgår av HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.3 A-D. Ugjenkallelig Begunstigelsen er ugjenkallelig, det innebærer at arbeidstakeren ikke har anledning til å velge en annen rekkefølge for begunstigelse, eller oppnevne andre begunstigede. Begunstigelsen er fastsatt slik at barn under 25 år skal ha utbetalt minst 40 % av erstatningsbeløpet selv om det er erstatningsberettiget ektefelle eller samboer. 12.1.5 - Helseopplysninger og fortsettelsesforsikring Det skal ikke kreves helseopplysninger eller arbeidsdyktighetserklæring for at arbeidstakere skal omfattes av forsikringsbestemmelsene. Når arbeidstakeren trer ut av den gruppen som forsikringen omfatter, har arbeidstakeren rett til å fortsette forsikringsforholdet med individuell premieberegning uten å gi helseopplysninger, jf. forsikringsavtaleloven § 19-7. 12.1.6 - Skatt og avgift Premie for gruppelivsforsikring skal behandles fullt ut som lønn i alle forhold, ved at denne premien inngår i grunnlaget for skattetrekk og arbeidsgiveravgift og er lønnsinnberetningspliktig. Se B-rundskriv nr. 15/1991. 12.1.7 - Forsikringsplikt Arbeidsgiver plikter å tegne forsikring for å dekke de ytelsene som er nevnt over. Dersom arbeidsgiver ikke tegner slik forsikring, medfører det at arbeidsgiver står som selvassurandør for ytelsene eventuelle etterlatte måtte ha krav på etter bestemmelsene. Det samme gjelder dersom arbeidsgivers forsikringsavtale ikke dekker det ansvaret som følger av de til enhver tid gjeldende forsikringsbestemmelsene i Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser. Dersom arbeidsgivers forsikringsselskap skal skiftes, eventuelt at personforsikringene skal på anbud, skal valg av selskap drøftes med de tillitsvalgte. 12.1.8 - Melding ved dødsfall Melding om dødsfall må sendes forsikringsselskapet så snart som mulig. KS anbefaler at arbeidsgiver avklarer sine informasjons- og meldeforpliktelser i forholdet mellom arbeidstaker/etterlatte og forsikringsselskapet gjennom forsikringsavtalen. Dette gjelder særlig arbeidstakere på attføring eller uføretrygd som i henhold til HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.1 skal være omfattet av gruppelivsforsikring. Dersom dødsfallet skyldes yrkesskade, gjelder egne bestemmelser om varsling, se punkt 12.2.6. 12.2 - Yrkesskade Arbeidstakere i kommunal sektor kan ved yrkesskade ha rett på erstatning i henhold til bestemmelser i l lov om yrkesskadeforsikring av 16. juni 1989 nr. 65 med forskrifter, lov om folketrygd og Hovedtariffavtalen kapittel 1 §§ 10 og 11. 12.2.1 - Omfang av yrkesskadedekning Hvem som er å anse som arbeidstaker og dermed omfattet av lov om yrkesskadeforsikring, går frem av lovens § 2, bokstav b): b) arbeidstaker: enhver som gjør arbeid eller utfører verv i arbeidsgiverens tjeneste (...) Det er etter loven ikke krav til arbeidsforholdets varighet eller omfang. Skoleelever under yrkespraksis i arbeidslivet, lærlinger og lærekandidater, samt trygdede som gjennomgår arbeidstilvenning og de som er i arbeidstrening med eller uten refusjon av lønnsutgiftene fra NAV, er å anse som arbeidstakere etter yrkesskadeforsikringsloven. Se B-rundskriv nr. 15/1991. Kommuneforlaget AS Side 158 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Alle tilsatte I henhold til Hovedtariffavtalen kapittel 1 § 11 punkt 11.3 omfattes alle tilsatte. Dette gjelder både fast tilsatte og midlertidig tilsatte, de i full stilling og de i deltidsstilling. Tilkallingsvikarer med rammeavtale vil dermed først være omfattet når vedkommende har forpliktet seg til å arbeide. Yrkespraksis, lærlinger og lærekandidater Skoleelever under yrkespraksis, lærlinger og lærekandidater er ikke tilsatt og dermed ikke favnet at omfangsbestemmelsen i HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.3. Trygdede som gjennomgår arbeidstilvenning/arbeidspraksis, eller som er i arbeidstrening, er omfattet av HTA kapittel 1 § 11 dersom de er tilsatt hos kommunen. Yrkesskade I henhold til lov om yrkesskadeforsikring er yrkesskade; skader og sykdommer som arbeidstakere påføres i arbeid på arbeidsstedet i arbeidstiden, jf. lov om yrkesskadeforsikring §§ 10 og 11. Vold og/eller trusler Med Hovedtariffavtalen kapittel 1 § 11 punkt 11.1 andre ledd er det avtalt at Hovedtariffavtalens bestemmelser om erstatning ved yrkesskade også skal gjelder når en arbeidstaker blir skadet som følge av vold og/eller trusler fra klient/bruker/elev el. på fritiden og som medfører hel eller delvis uførhet eller dødsfall. Hovedavtalen kapittel 1 § 11 punkt 1.2 gir i tillegg arbeidstakeren rett på erstatning etter HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.1-11.7, når arbeidstakeren skades ved ulykke på direkte reise mellom hjem og arbeidssted og på tjenestereise. Lov om yrkesskadeforsikring Lov om yrkesskadeforsikring gjelder yrkesskader konstatert etter lovens ikrafttredelse 1. januar 1990. Hovedtariffavtalen kapittel 1 § 11 punkt 11.3 innebærer at bestemmelsene om erstatning også gjelder arbeidstakere som har vært tilsatt i kommunen, forutsatt at yrkesskaden ble konstatert etter 1.5.1986. I henhold til lov om yrkesskadeforsikring § 5 anses skade konstatert på det første tidspunkt da skadelidte enten døde av skader eller sykdommen uten å ha søkt legehjelp, første gang søkte legehjelp for skaden eller sykdommen, eller første gang meldte krav til forsikringsgiveren på grunn av skaden eller sykdommen. 12.2.2 - Erstatning ved yrkesskade Erstatning ved yrkesskade er regulert både av lov om yrkesskade, folketrygdloven og Hovedtariffavtalen kapittel 1 § 11. Vurdering av yrkesskade Hvorvidt en skade er yrkesskade vurderes normalt både av NAV med hensyn til rettigheter etter folketrygdloven og av forsikringsselskapet med hensyn til rettigheter etter lov om yrkesskadeforsikring. I henhold til HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.1 første ledd skal forsikringsselskapet legge til grunn NAVs vurdering av hvorvidt skaden er en yrkesskade. I henhold til lov om yrkesskadeforsikring kan arbeidstakeren ha rett på erstatning for lidt tap, tap i fremtidig erverv og utgifter som skaden antas å kunne forårsake i fremtiden, samt menerstatning. Etterlatte etter dødsfall kan også ha rett til erstatning. Reglene om erstatning etter yrkesskadeforsikring er med hjemmel i lovens § 13 gitt i forskrift av 21. desember 1990 om standardisert erstatning. Hovedtariffavtalen § 11 punkt 11.1 - 11.7 har egne bestemmelser om erstatning for tap i framtidig erverv, menerstatning, og erstatning ved død etter yrkesskade. Erstatning etter lov om yrkesskadeerstatning og etter HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.1-11.7 skal samordnes etter reglene i HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.8. Der lov om yrkesskadeerstatning gir Kommuneforlaget AS Side 159 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 høyeste erstatning, utbetales bare denne, og i de tilfeller der Hovedtariffavtalen gir høyeste erstatning, utbetales differansen i tillegg til erstatning etter lov om yrkesskadeforsikring. 12.2.3 - Etterlatte ved død som følge av yrkesskade I henhold til forskrift om standardisert erstatning etter lov om yrkesskadeforsikring er en person ikke å anse som erstatningsberettiget ektefelle når det på dødsfallstidspunktet er avsagt dom for, eller gitt bevilgning til separasjon eller skilsmisse, og det gjelder selv om avgjørelsen ikke er rettskraftig eller endelig, jf. § 6-1, andre ledd. Dette avviker fra den definisjon av ektefelle som er lagt til grunn for HTA kapittel 1 § 10 punkt 10.3, bokstav A. Dersom det var avsagt dom for eller gitt bevilgning til separasjon på dødsfallstidspunktet og dødsfallet skyldes yrkesskade, vil den fraseparerte ektefellen ikke ha rett til erstatning etter lov om yrkesskadeforsikring, men vil ha rett til erstatning etter HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.6, samt etter HTA kapittel 1 § 10. 12.2.4 - Forsikringsplikt Kommunen plikter å tegne yrkesskadeforsikring, jf. lov om yrkesskadeforsikring § 3, og plikter i henhold til HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.9 å tegne forsikring som dekker ytelsene i HTA kapittel 1 § 11 punkt 11.1-11.7. 12.2.5 - Skatt og avgift Premie etter lov om yrkesskadeforsikring skal ikke behandles som skattepliktig inntekt for den enkelte ansatte, og vil da ikke inngå i grunnlaget for beregning av skattetrekk og arbeidsgiveravgift eller være lønnsinnberetningspliktig. Premie for dekninger som ikke omfattes av forsikringsplikten i lov om yrkesskadeforsikring, skal behandles fullt ut som lønn i alle forhold, ved at denne premien inngår i grunnlaget for skattetrekk og arbeidsgiveravgift og er lønnsinnberetningspliktig. Se B-rundskriv nr. 15/1991. 12.2.6 - Melding ved yrkesskade Arbeidstilsynet og politiet skal varsles umiddelbart ved alvorlig skade eller død. I tillegg skal alle skader eller yrkessykdommer som er påført under arbeid, og som gjør det nødvendig med medisinsk behandling eller medfører arbeidsuførhet i mer en tre dager, meldes til NAV på eget skjema. Videre skal alle skader meldes til forsikringsselskapet. Se for øvrig omtalen i punkt 6.8. Kapittel 13 Arbeidsmiljø og HMS Dette kapittelet tar for seg arbeid med arbeidsmiljø og HMS. Arbeids-miljølovens (aml.) formål er å sikre et fullt forsvarlig og helsefremmende arbeidsmiljø. Loven skal også bidra til et inkluderende arbeidsliv og at arbeidsgivere og arbeidstakere i virksomhetene selv skal kunne ivareta og utvikle sitt arbeidsmiljø. 13.1 - Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (HMS) Aml. § 3-1 angir arbeidsgivers plikt til å sørge for at det utføres systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten, og at dette skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Arbeidsgiver har ansvar for at bestemmelsene gitt i og i medhold av aml. blir overholdt slik at arbeidstakerne sikres et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Lovens bestemmelser om helse, miljø og sikkerhet gjelder også personer som ikke er arbeidstakere når de utfører arbeid i virksomhet som går inn under loven, blant andre elever og deltakere i arbeidsmarkedstiltak. Arbeidstakers medvirkning Arbeidstaker skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Dette innebærer blant annet å delta i det organiserte verne- og miljøarbeidet i virksomheten, og aktivt medvirke til at tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø, blir gjennomført. Kommuneforlaget AS Side 160 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Arbeidsgivers ansvar for systematisk HMS-arbeid Den som er ansvarlig for virksomheten, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Arbeidsmiljøloven Forurensningsloven Brann- og eksplosjonsvernloven Produktkontrolloven Genteknologiloven Sivilbeskyttelsesloven Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr Strålevernloven Internkontrollforskriften Det er gitt utfyllende bestemmelser i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), se lovdata.no. Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak fremmer forskriften et forbedringsarbeid i virksomhetene innen arbeidsmiljø og sikkerhet forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester vern av det ytre miljøet mot forurensning og en bedre behandling av avfall slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse i det omfang som er nødvendig for å etterleve krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Internkontrollforskriften § 5 beskriver innholdet i HMS-arbeidet og krav til dokumentasjon: Kommuneforlaget AS Side 161 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Internkontrollen skal dokumenteres i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Dokumentasjon som følger av krav i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis, sertifikater o.l., skal inngå. Integrering og samordning av HMS Ved integrering av HMS i virksomhetens daglige drift vil mål og planer på HMS naturlig utarbeides i forbindelse med ordinære plan- og arbeidsprosesser. Eksempelvis vil mål for virksomhetens helse, miljø og sikkerhet være en del av kommuneplanen/årsplanen, mens organisasjonskart og stillingsbeskrivelser bør inneholde angivelse av HMS-ansvar. Når flere virksomheter utøver arbeid på samme arbeidsplass, skal de, når det er nødvendig, skriftlig avtale hvem av dem som skal ha ansvaret for å samordne internkontrollen for deres felles aktiviteter eller områder. Når en virksomhet som oppdragsgiver engasjerer oppdragstakere e.l. til Kommuneforlaget AS Side 162 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 å utføre oppgaver på virksomhetens eget område eller anlegg, skal oppdragstakers internkontroll så vidt mulig legges til grunn for de aktivitetene som omfattes av oppdraget. Dette gjelder både der oppdraget utføres av oppdragstaker personlig, av egne ansatte eller av andre. Oppdragsgiver skal informere om fellesregler o.l. og påse at mulige mangler blir korrigert eller nødvendige tilpasninger foretatt i sin egen eller oppdragstakers internkontroll. Arbeidsmiljølovens forskrifter Seks forskrifter ligger under arbeidsmiljøloven. Disse er: Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Forskrift om utforming og innretning av arbeidsplasser og arbeidslokaler (arbeidsplassforskriften) Forskrift om utførelse av arbeid, bruk av arbeidsutstyr og tilhørende tekniske krav (forskrift om utførelse av arbeid) Forskrift om tiltaksverdier og grenseverdier for fysiske og kjemiske faktorer i arbeidsmiljøet samt smitterisikogrupper for biologiske faktorer (forskrift om tiltaks- og grenseverdier) Én forskrift retter seg mot produsenter, importører, forhandlere, utleiere m.m.: Forskrift om konstruksjon, utforming og fremstilling av arbeidsutstyr som ikke dekkes av forskrift om maskiner (produsentforskriften) Én forskrift inneholder ikke direkte HMS-krav, men kan berøre enkelte virksomheter gjennom fastsatte gebyrer, vilkår m.m.: Forskrift om administrative ordninger på arbeidsmiljølovens område (forskrift om administrative ordninger) Les mer om lover og forskrifter på regelhjelp.no og lovdata.no 13.1.1 - HMS-opplæring Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker gjøres kjent med ulykkes- og helsefarer som kan være forbundet med arbeidet, og at arbeidstaker får den opplæring, øvelse og instruksjon som er nødvendig. Arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, skal sikres nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Arbeidsgiver (virksomhetenes øverste leder) skal i henhold til aml. § 3-5 gjennomgå opplæring i helse- miljø og sikkerhetsarbeid. Verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg skal få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på forsvarlig måte. Varighet Opplæringen skal ha en varighet på minst 40 timer, med mindre det avtales en kortere opplæring fordi partene i fellesskap finner at det er forsvarlig ut fra en vurdering av problemenes karakter og omfang. Opplæringen skal fortrinnsvis legges til arbeidstiden, og deltakerne skal ha tjenestefri med lønn. Er opplæringen lagt til fritiden, skal lønn betales som om det gjaldt ordinær arbeidstid, uten overtidstillegg for den faktiske undervisningstiden (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning §§ 3-18, 3-19, 3-20). Kommuneforlaget AS Side 163 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 13.2 - Roller i HMS-arbeidet 13.2.1 - Arbeidsgivers ansvar: systematisk HMS-arbeid Arbeidsgiver har ansvaret for at kvalitetsutvikling av arbeidsmiljøet foregår kontinuerlig. Det innebærer: Igangsette - Ta initiativ til arbeidet Informere, motivere og engasjere alle ansatte Sette mål og beskrive ansvar og myndighet Organisere og planlegge innføringen Kartlegge og risikovurdere - Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter Kartlegge eksisterende rutiner for HMS-området Systematisere og oppbevare dokumenter Kartlegge og risikovurdere problemområder System for melding og oppfølging av avvik Planlegge og prioritere tiltak - Lage handlingsplan for gjennomføring Følge opp - Gjennomføre tiltak Rette opp feil og mangler Gjøre forbedringsarbeidet til en naturlig del av den daglige driften Foreta jevnlig gjennomgang Evaluere - Førte tiltakene til de ønskede forbedringer? Risikovurdering En enkel modell for risikovurdering: 1. 2. 3. 4. Finn farekildene Hva kan skje og hvor sannsynlig er det? Hva kan vi gjøre for å forhindre det? Prioritering av tiltak og videre arbeid 13.2.2 - Arbeidstakers ansvar: medvirkning Alle arbeidstakere har plikt til å medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (aml. § 2-3). Arbeidstaker skal for eksempel bruke påbudt verneutstyr, si fra om feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, delta i dialogmøte etter innkalling fra arbeidsgiver eller sørge for at Kommuneforlaget AS Side 164 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 arbeidsgiver eller verneombud blir underrettet om at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. 13.2.3 - Verneombud Virksomheter med mer enn ti ansatte skal velge verneombud, ved færre enn ti kan det avtales en annen ordning. Arbeidsmiljøutvalget skal dele inn virksomheten i verneområder. Verneområder skal være klart avgrensede og ikke større enn at verneombudet kan ha full oversikt til enhver tid. Dette innebærer at antall verneområder bestemmes ut fra virksomhetens størrelse, arbeidets art, kompleksitet og arbeidsforholdene for øvrig. Verneområder kan avgrenses geografisk, faglig eller etter organisering i enheter/ etater/sektorer. Verneombudet skal medvirke til gjennomføring av lovens målsettinger, og skal ha tilgang til opplysninger for å utføre sine plikter. Verneombudet skal få den nødvendige tid og opplæring til å utføre oppgavene etter aml. § 6-2 på forsvarlig måte. Hovedverneombud Virksomhet med mer enn ett verneombud skal ha hovedverneombud med ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet. Hovedverneombudet skal være en av arbeidstakernes representanter i arbeidsmiljøutvalget. 13.2.4 - Tillitsvalgte Planlegging og vurdering av arbeidsmiljøet og gjennomføring av nødvendige og forebyggende tiltak skal også skje i samarbeid med tillitsvalgte (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 2-1). Ansattes representanter i AMU kan i tillegg til hovedverneombudet også bestå av tillitsvalgte. I virksomheter med flere lokale fagforeninger kan to eller flere fagforeninger som til sammen organiserer flertallet av arbeidstakerne, avtale at valget av representant til AMU skal skje som forholdstallsvalg eller at fagforeningene skal utpeke arbeidstakernes representanter i arbeidsmiljøutvalg (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 3-10). 13.2.5 - Arbeidsmiljøutvalg Arbeidsmiljøutvalget er et besluttende og rådgivende organ som skal virke for gjennomføringen av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. I virksomheter med mer enn 50 arbeidstakere skal det skal være arbeidsmiljøutvalg. I virksomheter med færre enn 50 ansatte skal arbeidsmiljøutvalg opprettes dersom en av partene ved virksomheten krever det. Utvalget velges for to år om gangen, og ledes vekselvis av arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Virksomhetens øverste ledelse og hovedverneombudet skal være medlemmer i utvalget. Arbeidsgiveren peker ut sine representanter til utvalget. Arbeidstakerne velger sine øvrige representanter ved flertallsvalg, med mindre annet avtales av fagforeningene som organiserer flertallet av arbeidstakerne, jf. punkt 13.2.4 BHT skal være representert i utvalget med tale- og forslagsrett. Det kan opprettes arbeidsmiljøutvalg eller underutvalg for avgrensede virksomhetsområder, fagfelt eller for å ivareta spesielle oppgaver (f.eks. sykefravær, IA, AKAN) innen samme kommune/fylkeskommune/bedrift. Arbeidsmiljøutvalget avgjør hvilke oppgaver og hvilken myndighet som delegeres til slike utvalg. Arbeidsmiljøutvalget er et kombinert lovbestemt arbeidsmiljøutvalg og samarbeidsutvalg med oppgaver som angitt i aml. § 7-2, forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 2-3 og Hovedavtalen del B § 6 og del C § 5: Utvalget skal delta i å utarbeide et handlingsprogram for verne- og miljøarbeidet i virksomheten. Kommuneforlaget AS Side 165 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Utvalget eller representanter for utvalget skal foreta befaringer i virksomheten for å kartlegge og vurdere behovet for verne- og miljøtiltak. Utvalget skal gi råd om prioritering av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og skal selv ta opp spørsmål om nye tiltak. Utvalget skal også arbeide for at de ansatte i virksomheten får innsikt i arbeidsmiljøproblemer og søke deres medvirkning i verne- og miljøarbeidet. 13.2.6 - Bedriftshelsetjeneste Aml. § 3-3 angir at arbeidsgiver plikter å knytte godkjent bedriftshelsetjeneste til virksomheten dersom risikoforholdene tilsier det, eller om virksomheten faller inn under bestemmelsene i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (se lovdata.no). For kommunal sektor vil dette gjelde bl.a. arbeidstakere som arbeider innenfor helse og sosial, bygg og anlegg, renhold, brannvesen, undervisning, renovasjon samt vann- og kraftforsyning. Arbeidsgivers bruk av bedriftshelsetjenesten fremgår av forskrift om organisering, ledelse og medvirkning. Arbeidsgiver skal sørge for at bedriftshelsetjenesten bistår i HMS-arbeidet. Helhetlig og forebyggende bistand Bedriftshelsetjenesten skal samlet sett være i stand til å gi en helhetlig og forebyggende bistand i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og ha et faglig personale som dekker fagområdene arbeidsmedisin, yrkeshygiene, ergonomi og psykososialt-organisatorisk arbeidsmiljø. Bedriftshelsetjenesten skal ha en fri og uavhengig rolle i arbeidsmiljøspørsmål. Arbeidsgiver skal i samarbeid med bedriftshelsetjenesten utarbeide bl.a. planer og årsrapporter for bedriftshelsetjenestens bistand. Bedriftshelsetjenesten skal utføre helsekontroller. Krav om helsekontroll fremkommer i lov- eller forskrifter i forbindelse med bl.a.: arbeid med asbest - gjelder f.eks. vaktmester, bygningsetaten støy - gjelder f.eks. barnehager, ungdomsklubber, verksteder, musikk-undervisning, kroppsøving arbeid med avløpsanlegg nattarbeid - gjelder f.eks. pleie og omsorg arbeid av unge arbeidstakere og nattarbeid - gjelder f.eks. lærlinger dykking/røykdykking - gjelder f.eks. brannvesen arbeid med kjemikalier - gjelder f.eks. renholdere, tekn. / vaktmester, i kjemi- og naturfagundervisning Vurdering av bedriftshelsetjeneste Bedriftshelsetjenesten skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Statens arbeidsmiljøinstitutt har utviklet et verktøy for vurdering av bedriftshelsetjeneste, God BHT, se stami.no. Verktøyet kan bidra til å øke kvaliteten på tjenesten og bedre bestillerkompetansen og leverandørkompetansen for tjenesten. 13.2.7 - Sentralt lov- og avtaleverk: Arbeidsmiljøloven Internkontrollforskriften Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning Arbeidsplassforskriften Forskrift om utførelse av arbeid Forskrift om tiltaks- og grenseverdier Kommuneforlaget AS Side 166 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Produsentforskriften Forskrift om administrative ordninger Hovedavtalen del B § 6 og del C § 5 Inkluderende arbeidsliv (IA) Regjeringen, NHO, KS, Spekter, Virke, LO, Unio, YS og Akademikerne har siden 2001 arbeidet sammen for å oppnå et mer inkluderende arbeidsliv. IA-avtalens operasjonelle mål er: redusert sykefravær (20 prosent) flere med redusert funksjonsevne i arbeid forlenget yrkeskarriere Virksomheter som ønsker å forplikte seg til aktivt IA-arbeid, kan inngå samarbeidsavtale med NAV Arbeidslivssenter om å bli IA-virksomhet. IA-virksomheter får egen kontaktperson ved Arbeidslivssenteret samt tilgang til forebyggings- og tilretteleggingstilskuddet som er forbeholdt IA-virksomheter. Verktøy og hjelpemidler i IA-arbeidet finnes bl.a. på nettsiden til KS (ks.no). Som eksempel kan nevnes oversikt over sykefravær i kommuner og fylkeskommuner, og veiledningsmateriell rettet mot de ulike målene i IA-avtalen. 13.3 - Samarbeid om HMS/IA-arbeid i kommunal sektor Forebygging, utvikling og oppfølging er sentrale elementer i HMS-/IA-arbeidet. Dette fremheves av partene i kommunal sektor, som gjennom samarbeidet «Best sammen» også fremhever at et systematisk og målrettet samarbeid mellom alle parter gir de beste resultatene i HMS- og IAarbeidet. Forebygging handler om å sikre trygge og gode arbeidsplasser slik at ingen blir skadet eller syke av arbeidet. Dette gjelder både fysisk, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø. Utvikling handler om kultur og holdninger. Målet er kontinuerlig kvalitetsforbedringer, av både tjenester og arbeidsmiljø. Oppfølging handler om oppfølging av sykmeldte og tilrettelegging for at arbeidstakere skal beholde eller vende tilbake til arbeidet. "Best sammen"-samarbeidet har utarbeidet seks veiledningshefter: "Best sammen om å redusere sykefraværet i kommunal sektor", "Best sammen om å øke nærværet i barnehager", "Best sammen om å øke nærvær blant renholdere", "Best sammen om å øke sysselsettingen blant personer med redusert funksjonsevne", "Best sammen om å øke nærværet i helse- og omsorgssektoren" og "Best sammen om flere yrkesaktive år". Heftene er tilgjengelige på KS' nettsider (ks.no). Kapittel 14 Velferdstiltak Dette kapittelet gir en kort innføring i KS sine generelle anbefalinger for retningslinjer for oppmerksomheter til ansatte, samt retningslinjene for KS sitt hedersmerke og medalje. 14.1 - Oppmerksomhet - gaver - velferd Oppmerksomhet ved åremålsdager, lang tjeneste i kommunen/virksomheten og velferdstiltak som kommer alle ansatte til gode, er et positivt bidrag til det sosiale miljøet i organisasjonen. Kommunen/virksomheten bør innføre retningslinjer for påskjønnelse, oppmerksomhet, gaver og støtte til velferdstiltak. Kommunen står i prinsippet fritt til å vedta slike retningslinjer, men vi gjør oppmerksom på reglene om skattefrie gaver. Kommuneforlaget AS Side 167 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 14.2 - Retningslinjer for oppmerksomhet - merkedager/ fratreden/jubileum Det er vanlig å vise oppmerksomhet ved følgende anledninger: Fratreden etter lang tjeneste Fratreden ved pensjonsalder Fylte 50 og 60 år 25-årsjubileum (ev. 30-/40-årsjubileum) Gravferd Honnørgaver skal ikke utbetales i kontante penger, men gavekort kan benyttes. 14.3 - Støtte til velferdstiltak - retningslinjer Det er opp til den enkelte virksomhet å fastsette egne retningslinjer for bruk av velferdsmidler, men midlene kan ikke nyttes til individuell stønad eller gave. Det er virksomhetens ledelse og representanter for de tillitsvalgtes organisasjoner som bestemmer hvordan velferdsmidlene skal benyttes. 14.4 - Medalje og hedersmerke KS har fra 1957 tildelt hedersbevis i form av hedersmerke. Ordningen er sist omtalt i vårt rundskriv nr. 7/97 av 13. februar 1997. Vi gjør oppmerksom på at det er 2-3 ukers behandlingstid. KS' Hovedstyre har kommet til at forskjellen på de to formene for hedersbevis bør markeres noe sterkere og at vilkårene for tildeling bør presiseres noe bedre, samtidig som reglene for saksbehandling tilpasses til den utvikling som har skjedd i praksis. I sitt møte 13. desember 2000 vedtok sentralstyret derfor nye vedtekter for hedersbevisene. Disse er senere justert noe. Hovedpunktene i vedtektene: Betegnelsen "hederstegn" endres til "medalje". Medaljen kan tildeles folkevalgte og ansatte som har utført en fortjenstfull samfunnsgavnlig virksomhet av særlig betydning for sin kommune eller fylkeskommune. For folkevalgte kreves det 24 års funksjonstid og for ansatte 25 år. Hedersmerke kan tildeles alle ansatte med minst 25 års tjenestetid. Merket kan, foruten til ansatte i kommuner og fylkeskommuner, gis til ansatte i virksomheter som helt eller delvis er kommunalt, fylkeskommunalt eller interkommunalt eid, og ansatte i forbund for kommuner eller kommunale virksomheter. - Vedkommende formannskap eller fylkesutvalg kan søke om tildeling av medalje eller hedersmerke. Dessuten kan vedkommende styre søke om tildeling av merket. I disse tilfellene tildeles medaljen/merket av administrerende direktør i KS. Medalje/merke kan også tildeles av KS på eget initiativ. I disse tilfellene står Hovedstyrets arbeidsutvalg for tildelingen. Avgift for medalje og merke, som begge er utført i sølv og emalje er fra 1. januar 2017 kr. 2340,for medalje og kr. 790,- for hedersmerket. Mva. og porto kommer i tillegg. Personer som har fått tildelt medalje har rett til å kjøpe merket. KS-medalje og KS-hedersmerke KS-medalje er ikke en orden og kan derfor ikke bæres på uniform. Den kan bæres på antrekk som mørk dress, smoking og kjole og hvitt. Tilsvarende for kvinner. KS-hedersmerke kan bæres på alle typer antrekk, men ikke på uniform. Kommuneforlaget AS Side 168 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Søknadsskjema for KS' medalje og hedersmerke finnes her: http://ksk.event123.no/Hedersmerkerogmedaljer2015/hjem.cfm VEDTEKTER FOR KS' HEDERSMERKE Vedtatt av Sentralstyret i KS 13. desember 2000. Justert i Hovedstyret 27. mai 2009 §1 KS' hedersmerke tildeles til tilsatte i kommuner og fylkeskommuner; kommunale, fylkeskommunale og interkommunale virksomheter og organisasjoner for kommuner og fylkeskommuner. §2 For tildeling kreves vanligvis minst 25 års tjenestetid. §3 Vedkommende formannskap, fylkesutvalg eller styre kan søke om tildeling av hedersmerket. Søknaden fremmes på KS' søknadsskjema. Merket tildeles i disse tilfellene av forbundets administrerende direktør eller den administrerende direktør gir fullmakt. Merket kan også tildeles av KS på eget initiativ. I disse tilfellene tildeles merket av sentralstyrets arbeidsutvalg. §4 Avgjørelser om tildeling av merket grunngis ikke. §5 Hovedstyret i KS fastsetter avgift for merket. §6 Navnene til de personene som er tildelt merket, skal føres inn i en protokoll som oppbevares av administrasjonen i KS. VEDTEKTER FOR KS' MEDALJE Vedtatt av Sentralstyret i KS 13. desember 2000. Justert i Sentralstyret 9. desember 2003, 12. oktober 2004 og Hovedstyret 27. mai 2009. §1 KS' medalje tildeles folkevalgte eller tilsatte i kommuner eller fylkeskommuner som har utført en fortjenstfull samfunnsgagnlig virksomhet av særlig betydning for sin kommune eller fylkeskommune. §2 For folkevalgte kreves vanligvis at vedkommende har hatt tillits- og eventuelt tjenesteoppdrag i minst 24 år. For tilsatte kreves vanligvis at vedkommende har vært tilsatt i minst 25 år. For begge grupper kan inntil tolv års tjenestetid i kommunalt, fylkeskommunalt eller interkommunalt eide virksomheter eller i organisasjoner for kommuner telle med. For folkevalgte regnes tjenestegjøring i verv som medlem av Hovedstyret i KS med. Åtte års tjenestegjøring som medlem av Hovedstyre er selvstendig grunnlag for tildeling av medaljen. §3 Vedkommende formannskap eller fylkesutvalg kan søke om tildeling av medaljen. Søknaden fremmes på KS' søknadsskjema. Medaljen tildeles i disse tilfellene av forbundets administrerende direktør eller den administrerende direktør gir fullmakt. Medaljen kan også tildeles av KS på eget initiativ. I disse tilfellene tildeles medaljen av Hovedstyret, eventuelt etter forslag frå fylkesstyrene. §4 Avgjørelser om tildeling av medaljen grunngis ikke. Kommuneforlaget AS Side 169 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 §5 Hovedstyret i KS fastsetter avgift for medaljen. Avgiften betales av den instans som har tatt initiativet til tildelingen. §6 Navnene til de personer som er tildelt medaljen, skal føres inn i en protokoll som oppbevares av administrasjonen i KS. Kapittel 15 Avtaleverket for leger og fysioterapauter I dette kapittelet er det gitt en oversikt over avtaleverket for leger og fysioterapeuter. Legetjenesten er regulert av tre avtaler. Det samme gjelder fysioterapitjenesten. 15.1 - Legetjenesten Legenes tilknytning til kommunene er tilpasset at legene dels er selvstendig næringsdrivende, dels ansatte i kommunene (heltid og deltid), ofte begge deler. Det er tre avtaler som regulerer legetjenesten i kommunene. Avtaleverket er inntatt i avtalesamlingen. Det vises for øvrig til vår nettside om legeavtalene der det legges ut informasjon fortløpende: www.ks.no/fagomrader/Arbeidsgiver/lonn-ogtariff/legeavtaler 15.1.1 - Statsavtalen (ASA 4301) Statsavtalen regulerer økonomiske vilkår for fastleger og legespesialister med avtalepraksis. Dette gjelder basistilskudd for fastleger og andre økonomiske vilkår i fastlegeordningen, driftstilskudd for legespesialister og honorartakster for leger med avtalepraksis (både fastleger og legespesialister). Videre reguleres avsetning til ulike utdanningsfond og kvalitetssikringsfond som administreres av Legeforeningen. Parter i statsavtalen er staten, KS og de regionale helseforetakene på den ene siden og Legeforeningen på den andre siden. ASA 4301 er ingen tariffavtale. Den omfattes ikke av KS' vedtekter og må derfor vedtas av hver enkelt kommune etter forutgående anbefaling av KS. Avtalen er ettårig med virketid fra 01.0730.06. Partene forhandler først om en økonomisk ramme for oppgjøret, deretter om fordelingen av rammen på de ulike takstgruppene og selve takstene. Basistilskudd til allmennleger og driftstilskudd til legespesialister bestemmes her. Eventuelle stortingsvedtak om egenandelsøkninger må også innpasses i forhandlingene. Revisjonen av statsavtalen fører vanligvis til økning av basistilskuddet i fastlegeordningen og refusjonsutgiftene i folketrygden. Som følge av dette må det hvert år utarbeides en budsjettproposisjon av Helse- og omsorgsdepartementet. Endret ASA 4301 og kommentarer sendes ut som A-rundskriv fra KS. 15.1.2 - Rammeavtalen (ASA 4310) Rammeavtalen regulerer forholdet mellom den privatpraktiserende legen og kommunen. Dette er derfor den viktigste avtalen for kommunen når det gjelder løpende drift av legetjenesten. Parter i avtalen er KS og Legeforeningen. ASA 4310 er ingen tariffavtale. Den omfattes ikke av KS' vedtekter og må derfor vedtas av hver enkelt kommune etter forutgående anbefaling av KS. Avtalen er toårig med virketid 01.01 - 31.12. Noen av de viktigste bestemmelsene i avtalen: utvalg i fastlegeordningen kunngjøring, tildeling og overdragelse av praksis ved ledighet økonomisk samarbeid mellom kommunen og legen prinsipper for fastlegeordningen tilgjengelighet og fravær fra praksisen Kommuneforlaget AS Side 170 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 innplassering av turnuslege i privat praksis plikt til andre allmennlegeoppgaver korrigerende tiltak ved avtalebrudd tvister standardavtaler til bruk for individuelle avtaler Endret ASA 4310 og kommentarer sendes ut som A-rundskriv fra KS. 15.1.3 - Kommunelegeavtalen (SFS 2305) Kommunehelsetjenesten Kommunelegeavtalen er en tariffavtale som er inngått mellom KS og Legeforeningen. Tariffavtalen regulerer lønns- og arbeidsforhold for fastlønte leger uansett type legearbeid i kommunehelsetjenesten og så vel heltidsstillinger som deltidsstillinger. Avtalens bestemmelser om legevakt gjelder også for privatpraktiserende leger. Forsvarlig arbeidsbelastning Arbeidstid for legevaktslegene utgjør en sentral del av avtalen, og det er innført omfattende endringer i avtalen i 2014. Avtalen har til hensikt å sikre en forsvarlig arbeidsbelastning for legevaktslegene. Det er derfor innført normer for bemanning og ekstra fri i vaktklasse 1, 2 og 3 hvis det deltar færre leger enn bemanningsnormen. Legen har rett til åtte timer fri dag etter legevakt dersom legen har hatt tilstedevakt eller utrykning under beredskapsvakten etter kl. 23 foregående dag. De viktigste bestemmelsene i avtalen er: egen avtale om arbeidstid i medhold av § 10-12 i arbeidsmiljøloven lønnsbestemmelser og andre bestemmelser for turnusleger -praksiskompensasjon øyeblikkelig hjelp på dagtid legevakt utenom ordinær arbeidstid interkommunale legevaktsentraler utdanningspermisjoner samfunnsmedisin I motsetning til ASA 4301 og ASA 4310 er dette en tariffavtale. Avtalen skal som andre tariffavtaler vedtas av KS etter KS' vedtekter. Dermed er kommunalt vedtak unødvendig, og endringer skal iverksettes. Virketid er ordinært to år. Endret SFS 2305 og kommentarer sendes ut som B-rundskriv fra KS. 15.2 - Fysioterapitjenesten Fysioterapeutenes tilknytning til kommunene er tilpasset at fysioterapeutene dels er selvstendig næringsdrivende, dels ansatte i kommunene. Det er tre avtaler som regulerer fysioterapitjenesten i kommunene. Avtaleverket er inntatt i avtalesamlingen. Det vises for øvrig til vår nettside om fysioterapiavtalene der det legges ut informasjon fortløpende: www.ks.no/fagomrader/Arbeidsgiver/lonn-ogtariff/fysioterapiavtaler. 15.2.1 - Statsavtalen (ASA 4303) Statsavtalen Statsavtalen regulerer driftstilskudd og honorartakster for selvstendig næringsdrivende fysioterapeuter. Videre reguleres avsetning til Fond til etter- og videreutdanning for fysioterapeuter. Parter i avtalen er staten og KS på den ene siden og Norsk Kommuneforlaget AS Side 171 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Fysioterapeutforbund, Norsk Manuellterapeutforening og Privatpraktiserende Fysioterapeuters Forbund på den andre siden. ASA 4303 er ingen tariffavtale. Den omfattes ikke av KS' vedtekter og må derfor vedtas av hver enkelt kommune etter forutgående anbefaling av KS. Avtalen er ettårig med virketid fra 01.07 - 30.06. Endret ASA 4303 og kommentarer sendes ut som A-rundskriv fra KS. 15.2.2 - Rammeavtalen (ASA 4313) Selvstendig næringsdrivende fysioterapeut Rammeavtalen regulerer forholdet mellom den selvstendig næringsdrivende fysioterapeuten og kommunen. Dette er derfor den viktigste avtalen for kommunen når det gjelder løpende drift av denne tjenesten. Parter i avtalen er KS på den ene siden og Norsk Fysioterapeutforbund, Norsk Manuellterapeutforening og Privatpraktiserende Fysioterapeuters Forbund på den andre siden. ASA 4313 er ingen tariffavtale. Den omfattes ikke av KS' vedtekter og må derfor vedtas av hver enkelt kommune etter forutgående anbefaling av KS. Avtalen er toårig med virketid 01.01 - 31.12. Noen av de viktigste bestemmelsene: kunngjøring, tildeling og overdragelse ved ledighet lokalisering og flytting av praksis driftstilskudd tilgjengelighet og fravær fra praksis fordeling av behandlingsoppgaver for å ivareta kommunens samlede behov nedtrapping selskapsavtaler tvister standardavtaler til bruk for individuelle avtaler/selskapsavtaler Endret ASA 4313 og kommentarer sendes ut som A-rundskriv fra KS. 15.2.3 - Fysioterapitjenesten (SFS 2302) Særavtalen er en tariffavtale som gjelder for fysioterapeuter i ansettelsesforhold. Avtalepartene er KS på den ene siden og Norsk Fysioterapeutforbund og Fagforbundet på den andre siden. Her bestemmes blant annet at ukentlig arbeidstid for fysioterapeuter er 36 timer. Lønn til turnuskandidat er regulert i Hovedtariffavtalen. Avtalen skal som andre tariffavtaler vedtas av KS etter KS' vedtekter. Dermed er kommunalt vedtak unødvendig, og endringer skal iverksettes. Virketid er ordinært to år. Vedlegg Vedlegg 1 - Vedtekter for KS' arbeidsgivervirksomhet KS' vedtekter for arbeidsgivervirksomheten vedtatt av Landstinget: § 1 Formål og medlemskap Det vises til KS' vedtekter §§ 1 og 2. § 2 Tilslutning og fullmakt Tilslutningen og fullmaktsoverføringen (jf. vedtektens § 6) til KS' arbeidsgivervirksomhet skjer skriftlig og på fastsatt skjema. Kommuneforlaget AS Side 172 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 § 3 Rettigheter De enkelte medlemmer har rett til rådgivning og bistand fra KS i forbindelse med: Inngåelse og revisjon av tariffavtaler og andre avtaler med de ansattes organisasjoner. Tolkning av avtaler, lover og bestemmelser. Forebygging og løsning av rettstvister og interessetvister. Utforming av lønns- og personalpolitikk og personaladministrative tiltak. Dyktiggjøring av folkevalgte oppnevnte i styrer og ansatte i lønns- og personalsaker. § 4 Plikter Medlemmene er bundet av gjeldende tariffavtaler og er forpliktet til: Å fastsette lønns- og arbeidsvilkår for ansatte i samsvar med disse. Å slutte opp om den felles lønnspolitikken. Å følge de retningslinjer som gis i en konfliktsituasjon. Ikke uten KS' samtykke inngå avtaler som strider mot bestemmelser i sentralt inngåtte avtaler. § 5 Avstemning 1. Hovedtariffavtale og Hovedavtale skal være gjenstand for uravstemning blant medlemmer som omfattes av avtalene. Avtaleutkast om delregulering av Hovedtariffavtalen etter 1. avtaleår vedtas av Hovedstyret.Hovedstyret kan fatte vedtak om at delregulering av Hovedtariffavtalen etter 1. avtaleår skal være gjenstand for uravstemning, jf. 1. ledd. 2. Avtaleutkast til sentrale generelle særavtaler og sentrale forbundsvise særavtaler, jf. Hovedavtalens § 1-3, vedtas av Hovedstyret. Hovedstyret kan fatte vedtak om at slike avtaler skal være gjenstand for uravstemning tilsvarende som for Hovedtariffavtale og Hovedavtale etter pkt. 1, 1. ledd. Dersom minst 1/3 av Hovedstyrets medlemmer krever det, skal slik avtale være gjenstand for uravstemning. 3. Ved uravstemning anses en tariffavtale som vedtatt når 1/3 av de avgitte stemmer fra medlemmene, og som representerer minst halvparten av arbeidstakerne hos medlemmene som avgis stemmer, svarer JA til det anbefalte forhandlingsforslag. Antall arbeidstakere i fast stilling pr. 1. januar i avstemningsåret legges til grunn. Alle medlemmer etter vedtektenes § 2 og som omfattes av avtalen, blir bundet av et uravstemningsresultat. Det samme gjelder Hovedstyrevedtak der Hovedstyret fatter vedtak om godkjenning av et forhandlingsforslag. § 6 Fullmakter KS har fullmakt til på vegne av medlemmene å: Inngå og si opp tariffavtaler. Forkorte oppsigelsesfrister i tariffavtalte forhold. Iverksette arbeidsstengning (lockout) i henhold til Hovedstyrets vedtak, arbeidstvistloven og Hovedavtalens bestemmelser. Motta og godta arbeidsoppsigelse (plassoppsigelse) i henhold til arbeidstvistloven og Hovedavtalens bestemmelser Kommuneforlaget AS Side 173 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Motta stevning og bringe rettstvister inn for Arbeidsretten eller ev. annen tvisteløsningsinstans. Bringe interessetvister inn for Rikslønnsnemnd eller ev. annen tvisteløsningsinstans. § 7 Opphør Tilslutning til KS' arbeidsgivervirksomhet opphører ved: 1 2 Utmelding av KS. Hel eller delvis eksklusjon, jf. § 2 i KS' vedtekter. Utmelding etter punkt 1 skjer iht. KS' vedtekter § 2. § 8 Vedtektsendringer Disse vedtekter kan endres i samsvar med bestemmelsene i § 17 i KS' vedtekter. Vedlegg 2 - Eksempler på skjemaer og standardbrev i arbeidsforhold Arbeidsavtale Rammeavtale på ekstraarbeid / vikararbeid etter tilkalling Oppdragsavtale Avtale om fortsatt arbeid etter fylte 70 år / oppnådd særaldersgrense Lærekontrakt Opplæringslærekontrakt Varsel om opphør av arbeidsforhold (midlertidig tilsetting) Forhåndsvarsel om oppsigelse eller avskjed pga arbeidstakers forhold Oppsigelse i prøvetid pga arbeidstakers forhold Oppsigelse pga. arbeidstakers forhold etter utløp av prøvetiden Oppsigelse på grunn av virksomhetens forhold Suspensjonsbrev Avskjed Attest Referat fra drøftelsesmøte Kartleggingsskjema ved nedbemanning Oversikt over arbeids- og ansvarsområde Protokoll fra forhandlingsmøte Informasjonsbrev etter aml. § 16-5 til tilsatte ved virksomhetsoverdragelse Prosesskrift ved brudd i lokale forhandlinger Red. merkn.: Eksemplene finner du også under mappen Veiledninger / KS. Vedlegg 3 - Oversikt over gjeldende særavtaler SGS Sentrale generelle særavtaler 1001 Reiseregulativet 1002 Arbeidstøy og musikkinstrumenter 1010 Følge av pasient/klient/elev 1020 OU-midler SFS Sentrale forbundsvise særavtaler 2201 Barnehager, skolefritidsordninger, skole og familiebarnehager 2208 Avtale for pedagogisk-psykologisk rådgivningstjeneste (PPT) supervisjon 2213 Undervisningspersonalet Kommuneforlaget AS Side 174 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 2214 Særavtale for undervisningspersonalet i kommunale og fylkeskommunale folkehøgskoler 2301 Helsetjenesten m.v. 2302 Fysioterapitjenesten 2303 Psykologtjenesten 2304 Tannlegetjenesten 2305 Leger og turnusleger i kommunehelsetjenesten, herunder leger i fastlegeordningen 2309 Rammeavtale om bonusordning i tannhelsetjenesten (RAB) 2404 Brann- og redningstjeneste ASA Andre sentrale særavtaler 4110 Oljevern 4301 Avtale om økonomiske vilkår for allmennleger med kommunal fastlegeavtale og legespesialister med avtalepraksis 4303 Avtale om driftstilskudd og takster for fysioterapeuter med avtale om drift av privat praksis med kommunene 4310 Rammeavtale mellom KS og Den norske legeforening om allmennlegepraksis i fastlegeordningen i kommunene 4313 Rammeavtale om drift av privat fysioterapivirksomhet Vedlegg 4 - Tvisteløsningsnemnda Hva er tvisteløsningsnemnda? Regler om tvisteløsningsnemnda fremgår av arbeidsmiljøloven (aml.) § 17-2. Tvisteløsningsnemnda er et selvstendig forvaltningsorgan som administrativt er underlagt Arbeids- og sosialdepartementet. Tvisteløsningsnemnda har tre faste medlemmer: en nøytral og arbeidslivskyndig leder med juridisk embetseksamen og to medlemmer, oppnevnt etter forslag fra arbeidslivets hovedorganisasjoner, som skal representere henholdsvis arbeidstaker- og arbeidsgiversiden. Helt fra opprettelsen har disse to vært fra henholdsvis LO og NHO. I tillegg oppnevnes to medlemmer i tilknytning til den enkelte sak og da etter forslag fra partene i tvisten. Det er en arbeidsrettsadvokat fra KS Advokatene som stiller i nemnda når kommunene, fylkeskommunene eller kommunale bedrifter er innklaget. Arbeidstilsynet er sekretariat for nemnda. Departementet har fremmet forslag om endringer av forskrift om tvisteløsningsnemnda for å få ned den lange saksbehandlingstiden etter at nemnda også skulle avgjøre saker om merarbeidsbestemmelsen i aml. § 14-4 a. Dette gjelder særlig en utvidelse av antall medlemmer og en ekstra nestleder. Tvisteløsningsnemnda har som oppgave å avgjøre visse tvister mellom arbeidsgivere og arbeidstakere tilknyttet regler i aml. § 10-2 (2) om nattarbeid, (3) om fleksibel arbeidstid, (4) om redusert arbeidstid, § 10-6 (10) om fritak for å arbeide overtid og aml. kap. 12 om permisjoner. I tillegg avgjør tvisteløsningsnemnda tvister om fortrinnsrett for deltidsansatte til utvidet stilling iht. aml. § 14-3 og rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid iht. aml. § 14-4a. Frister: Når arbeidstaker har fått avslag på sitt krav etter de nevnte bestemmelser, har arbeidstaker etter § 3 i forskrift om tvisteløsningsnemnd etter arbeidsmiljøloven som hovedregel en frist på 4 uker fra avslaget mottas for å fremlegge saken for tvisteløsningsnemnda til overprøving. Se særregler i forskriften § 3 (1) om utdanningspermisjoner og (2) om andre saker etter arbeidsmiljøloven kapittel 12. Som det fremgår av aml. § 17-2, kan tvister som sorterer under tvisteløsningsnemnda, ikke bringes inn for domstolene før tvisten har vært forelagt nemnda og nemndas avgjørelse foreligger. Dersom en av partene ønsker å bringe tvisteløsningsnemndas avgjørelse inn for domstolene til overprøving, er fristen åtte uker fra nemndas avgjørelse foreligger. Tvisteløsningsnemndas avgjørelser og orientering om tvisteløsningsnemnda finner du på arbeidstilsynets hjemmesider her: www.arbeidstilsynet.no. Følgende tvister hører inn under Tvisteløsningsnemndas kompetanse: Kommuneforlaget AS Side 175 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Tvist om rett til redusert arbeidstid Tvist om rett til fleksibel arbeidstid Tvist om rett til fritak fra nattarbeid Tvist om rett til fritak fra overtidsarbeid og merarbeid Tvist om fortrinnsrett for deltidsansatte Tvist om rett til stilling for deltidsansatte tilsvarende faktisk arbeidstid Tvist om rett til permisjon, herunder utdanningspermisjon og permisjon i tilknytning til fødsel Vedlegg 5 - Litteratur til hjelp i personalarbeidet Allstrin, T., Dale, G.B., Østenvig, J.: Endring og opphør av arbeidsforhold. Oslo: Kommuneforlaget 2012 Ballo, Ø., Dahl, K., Fjeld, I.K.S., Knudsen, J.A. og Unstad, M.E. (2014). Samhandling - Gevinst eller tap? Oslo: Kommuneforlaget Bendixen, G., Dahl, K., Knudsen, J.A., Olsen T.L. og Roald, O. (2011): Ledelse - Å lede mennesker. Oslo: Kommuneforlaget Dahl. K. (2015). Når frykten styrer på arbeidsplassen - Refleksjoner over livs- og dødskrefter i organisasjoner. Oslo: Kommuneforlaget Eide, T., og Aadland, E.: Etikkhåndboka - for kommunenes helse- og omsorgstjenester. Oslo: Kommuneforlaget 2012 Fletre, A.M. og Frydenlund, L. (2016). 10-FAKTOR - Håndbok for planlegging, gjennomføring og oppfølging av KS' medarbeiderundersøkelse. Oslo: Kommuneforlaget Fougner, J., Holo, L., Sundet, T.L. og Torkildsen, T. (2013). Arbeidsmiljøloven. Kommentarutgave (2. utg.). Oslo: Universitetsforlaget Grimstad, K. og Halvorsen, S. (2011). Forvaltningsloven i kommunene. Veiledning og kommentarer. Oslo: Kommuneforlaget Hoaas, O.G. (2011). Ta grep. Fordeling av makt ved delegering. Oslo: Kommuneforlaget KS (2007). Stolt og unik - Arbeidsgiverstrategi mot 2020. Oslo: Kommuneforlaget KS (2014). Skodd for framtida? Et refleksjonshefte for utvikling av lokal arbeidsgiverpolitikk. Oslo: KS KS (2016). Hovedavtalen. Utløp 31.12.2017. Oslo: Kommuneforlaget KS (2016). Hovedtariffavtalen. Utløp 30.04.2018. Oslo: Kommuneforlaget KS (2016). Streik. Forholdsregler ved arbeidsnedleggelse og annen arbeidskamp. Oslo: Kommuneforlaget KS: A- og B-rundskriv, abonnementsserie. Oslo: Kommuneforlaget Kvalnes, Ø. (2012). Habilitet. Oslo: Kommuneforlaget Melvold, L. og Stubsjøen, S. (2014). Den nødvendige samtalen - Tør du virkelig la være? Oslo: Kommuneforlaget Moe, E.M. (2014). Offentlighetsloven i all enkelhet - Håndbok for vurdering av dokumentinnsyn. Oslo: Kommuneforlaget Normann R.S. og Tranvik, T. (2012). Personvern og informasjonssikkerhet i kommunen - En håndbok i risikovurdering. Oslo: Kommuneforlaget Overå, O., Bernt, J.F. (2014). Kommuneloven med kommentarer. (6. utg.) Oslo: Kommuneforlaget Resch-Knudsen, V. (2012). Styring av kommunalt eide selskaper. Oslo: Kommuneforlaget Kommuneforlaget AS Side 176 av 177 KS Personalhåndbok 2017 19-01-2017 Resch-Knudsen, V. (2011). Kommunalt eierskap - roller, styring og strategi. Oslo: Kommuneforlaget Stokkeland, H. og Kaarbø, A. (2014). 31 nøkler til godt kommunalt lederskap. Oslo: Kommuneforlaget Tanggaard, P. (2016). Prosesslederboka - Lær å lede gode prosesser og møter. Oslo: Kommuneforlage Øhrn, H.I. og Torvbråten, H. (2015). Arbeidstidsplanlegging - arbeidsplan og turnusordninger. Oslo: Kommuneforlaget Aagaard, E.C. og Melsom, N. (2006). Bedriftens personalhåndbok, rett og plikt i arbeidsforhold. Oslo: Gyldendal Elektroniske utgivelser (abonnement): KF Personal (Kommuneforlaget) KF HMS-håndbok (Kommuneforlaget) Kommuneforlaget AS Side 177 av 177
© Copyright 2024