Exempelblad:
Dialog
SOLLENTUNA KOMMUN – FLYTTJÄNSTER
Sollentuna kommun upphandlade 2012 ett nytt ramavtal för flyttjänster, då det gamla
ramavtalet löpt ut. Med flyttjänster avsågs flytt av diverse gods såsom möbler av olika slag
och flyttlådor, men tjänsten kunde även omfatta ned- och uppackning av material från
tjänsterum/arbetsplatser, montering och demontering, sortering av tippgods samt nödvändig
emballering av flyttgodset. Tjänsten kunde i mycket liten omfattning komma att omfatta tillfällig
magasinering. Även arkivflytt av mindre omfattning kunde bli aktuellt.
Upphandlingen avsåg ramavtal för flyttjänster inom Sollentuna kommun för avrop under
avtalsperioden. Sollentuna kommun skulle anta en leverantör för uppdraget. Flyttjänster av
särskild typ, till exempel extra tunga flyttföremål (som överstiger vikt om ca 300 kg) och där
leverantören kräver ersättning enligt annan prislista, omfattades inte av avtalet. Där skulle
direktupphandling ske vid varje tillfälle.
GENOMFÖRANDE
Erfarenheter av tidigare överprövningar i den
specifika branschen talade för att en grundlig
marknadsanalys var angelägen inför den aktuella
upphandlingen.
Upphandlingsansvarig tog kontakt med totalt
åtta potentiella leverantörer, samt representanter
från två branschorganisationer, och bjöd in till
separata dialogmöten. Leverantörerna fick information om upphandlingens tänkta upplägg och
fick berätta om vilka tjänster deras respektive
företag kunde erbjuda kommunen för tjänster.
Då kommunen relativt nyligen börjat arbeta
med miljökrav var bland annat detta en fråga
som diskuterades under dialogmötena. Leverantörerna fick även möjlighet att återkoppla kring
hur de ansåg att kommunen kunde förbättra sina
upphandlingar inom denna bransch för att främja
tydlighet och undvika framtida överprövningar.
RESULTAT
Upphandlingen resulterade i att kommunen
tecknade avtal med en ny leverantör. Leverantörsdialogerna bidrog bland annat till att kommunen
fick en tydligare bild av vilka miljökrav som var
rimliga att ställa i upphandlingen. Den bidrog
även till att krav kring arbetsmiljö och utbildning,
som är en angelägen frågor i branschen, inkluderades i förfrågningsunderlaget.
Kommunen fick efter genomförd upphandling
positiv respons från leverantörerna kring utformningen av utvärderingskriterier.
STYRKOR
Sollentuna kommun identifierar följande styrkor
med att använda sig av leverantörsdialog som en
del av marknadsanalysen:
►► Dialogen ökar förståelsen för den aktuella
marknaden
►► Dialogen gör det lättare att ta fram bra
utvärderingskriterier
►► Dialogen leder till att leverantörerna får en större
förståelse för anbudsprocessen och ett ökat förtroende för den upphandlande organisationen
►► Dialogen minskar risken för överprövning
►► Den aktuella leverantören menar att det inte
finns några nackdelar med att använda sig av
dialog i upphandlingsprocessen. Leverantören
menar att det är positivt att få en möjlighet att
komma med inspel till utformningen av upphandlingen och att man som leverantör får en
tydligare bild av hur upphandlingen kommer
att utformas genom dialog.
I den aktuella upphandlingen lyfter leverantören
som en styrka fram det faktum att Sollentuna
kommun var tydliga i sina frågeställningar.
UTMANINGAR
Ansvarig upphandlare lyfter fram att tiden kan
vara en utmaning när man arbetar med leverantörsdialoger som en del av marknadsanalysen.
Erfarenheten talar dock för att man som upphandlare tjänar in den tid som läggs på en grundlig
marknadsanalys och dialog med leverantörerna i
ett senare skede av upphandlingen. I de allra flesta
fall leder dialogen till betydligt färre frågor under
anbudstiden och en minskad risk för missnöjda
leverantörer och överprövningar.
I Sollentuna kommun är leverantörerna väldigt positiva, och uppskattar hur
kommunen arbetar med dialog. Detta har framkommit både i den aktuella
upphandlingen och i en undersökning kommunens kommunikationsavdelning
har genomfört bland leverantörer i kommunen.
En annan lärdom från kommunen är att dialog med leverantörer ofta ger mycket mer än det
som upphandlarna först tänkt sig. Dessutom upplevs dialogen som rolig och intressant och gör
det lättare att utvärdera anbuden.
Sollentuna kommun lämnar följande rekommendationer till andra myndigheter som vill
använda sig av leverantörsdialoger i marknadsanalysen:
►► Kontakta leverantörerna i god tid före planerad upphandling
►► Om upphandlarna har ett intresse av att fånga in leverantörernas åsikter om den egna
branschen kan det vara bra att ha separata dialogmöten med respektive leverantör,
snarare än ett gemensamt dialogmöte.
Information om upphandlingen har
inhämtats från upphandlingsansvarig
i Sollentuna kommun och från den leverantör
som vann upphandlingen.
VILL DU VETA MER?
Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.
Box 1194, SE-171 23 Solna
Besöksadress: Svetsarvägen 10, Solna
Telefon: 08-586 21 700
E-post: [email protected]
upphandlingsmyndigheten.se
Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. Tryck: Lenanders, 2017.
LÄRDOMAR OCH REKOMMENDATIONER