Exempelblad:
Dialog
UPPHANDLINGSCENTER FALUN BORLÄNGEREGIONEN – RÖKDYKARRADIOUTRUSTNING
2014 bjöd UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen1 in till anbudsgivning gällande
rökdykarradioutrustning. Avtalen skulle omfatta, för Räddningstjänsten Dala Mitts
räkning, ny radiokommunikationsutrustning innefattande:
►► bärbara radioenheter
►► bärbar batteridriven repeater
►► diverse tillbehör till utrustningen.
Behovet hade uppkommit då befintlig utrustning blivit utdaterad.
GENOMFÖRANDE
För att förstå marknaden och vad som erbjöds
samt att få hjälp att ställa krav på rätt teknisk
nivå i förhållande till var marknaden befann sig
genomfördes både skriftlig och muntlig dialog
med potentiella leverantörer.
Med hjälp av sakkunniga i referensgruppen
utformades preliminära kravställningar inför
en RFI med ett antal frågeställningar. Det hand
lade till exempel om drifttid, batterityper,
fästanordningar, displayutförande och möjlig
heten att använda redan befintlig utrustning.
Det ställdes även frågor kring vad leverantörerna
ansåg var relevant att testa i det produkttest som
skulle genomföras som en del av utvärderingen.
RFI:n annonserades ut och ett relativt stort antal
svar inkom från potentiella leverantörer.
Svaren från RFI:n samlades in, sammanställdes
och jämfördes med hjälp av referensgruppen.
Som komplement till den information som inkom
1) UpphandlingsCenter är en upphandlingssamverkan där Falun, Borlänge, Ludvika, Gagnef,
Säter och Hedemora kommuner medverkar. UpphandlingsCenter har huvudkontor i Ludvika
och leds politiskt av en gemensam nämnd för upphandlingssamverkan.
genom RFI:n samlades det in produktblad med
tillhörande bilder. Det genomfördes även muntlig
dialog per telefon med de leverantörer som inte
inkommit med svar på utannonserad RFI.
Den information som inkom genom leveran
törsdialogerna användes både som underlag till
förfrågningsunderlagets utformning samt till
utformning av det produkttest som skulle genom
föras. Svaren i RFI:erna ledde till att de prelimi
nära krav som ställts upp kunde höjas på flera
punkter och på någon punkt så ändrade man helt
det ursprungliga kravet.
När upphandlingen hade annonserats inkom
inga frågor kring de tekniska detaljerna i upp
handlingen, vilket sågs som ett gott betyg på det
arbete som lagts ner i marknadsanalysen.
Organisation
En referensgrupp med sakkunniga från rädd
ningstjänsten kopplades tidigt in i upphandlings
processen. Den aktuella upphandlingen krävde
omfattande teknisk kompetens och en god insikt
i vilka lösningar som var de senast tillgängliga på
marknaden. Då upphandlingar av den här typen
av utrustning sker relativt sällan hade det hunnit
hända mycket med teknikutvecklingen sedan
senast genomförda upphandling.
Utvärdering
I utvärderingen ingick ett fysiskt test av utrust
ningens användarvänlighet. Testet genomfördes
av brandmän från Räddningstjänsten Dala Mitt.
Upphandlingsansvarig och sakkunniga i referens
gruppen deltog vid testerna.
RESULTAT
Utvärderingen resulterade i att det anbud som
rankats högst i förhållande till kravspecifikatio
nerna blev förkastat i det fysiska testet, då de fick
nedslag på manövreringen. Det näst bästa anbudet
fungerade tillfredställande i testerna och avtal
tecknades med leverantören som lämnat detta
anbud. Räddningstjänsten blev mycket nöjd med
den produkt som avtalades.
Den information som inkommit via dialoger
med potentiella leverantörer bidrog till hur testen
utformades och genomfördes. STYRKOR
Det UpphandlingsCenter främst lyfter upp
som styrkor med att använda sig av leverantörs
dialoger är:
►► Att man kan ställa rätt krav från början
►► Att man får kunskap om vad som finns på
marknaden
►► Att man får kunskap kring om det finns
konkurrens på marknaden
►► Att man inte frågar efter lösningar som
är inaktuella
►► Att man kan begränsa antalet frågor under
annonseringstiden
►► Att leverantörerna känner att kommunen
är intresserad av deras åsikter och kunskap
►► Att det ökar möjligheten att få in fler anbud.
FRAMGÅNGSFAKTORER
En framgångsfaktor i den aktuella upphandlingen
var att kommunen använde sig av tekniskt kompe
tenta sakkunniga som kunde bidra i bedömningen
av den information som inkom genom dialog med
leverantörerna.
Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. 2017.
LÄRDOMAR OCH REKOMMENDATIONER
UpphandlingsCenter Falun Borlängeregionen uppmanar andra upphandlande
organisationer att våga prata mer med leverantörerna. För att få med sig leveran
törerna och få in så många svar som möjligt vid en RFI är det viktigt att framhålla
för leverantörerna att dialogen är en möjlighet för dem att vara med och påverka
upphandlingarnas innehåll i deras kommun eller region.
Om man som upphandlare är osäker på hur många man ska kontakta vid en
leverantörsdialog kan en RFI vara en bra lösning. Eftersom den publiceras offentligt
får alla potentiella leverantörer tillgång till den och man behöver inte vara orolig för
att ha exkluderat någon från dialogen.
Information om upphandlingen har
inhämtats från upphandlingsansvarig
hos UpphandlingsCenter.
VILL DU VETA MER?
Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.
Box 1194, SE-171 23 Solna
Besöksadress: Svetsarvägen 10, Solna
Telefon: 08-586 21 700
E-post: [email protected]
upphandlingsmyndigheten.se