Beställningsmottagning
Januari 2017
Bakgrund
• Nuvarande avtal om beställningsmottagning med Taxi Kurir går ut
2018-07-01
• Beställningsmottagningen har varit upphandlad till del eller helhet
tidigare i Skåne.
• Beställningsmottagning i egen regi fram tom 2012 för halva Skåne.
• Trafikledningen i Skåne drivs idag i egen regi
Valmöjligheter
• Drift av beställningsmottagning i egen regi
eller
• Ny upphandling av beställningsmottagning
Alt - Upphandlad
+ Plus
• Kostnadseffektivt, ca 40 % lägre driftskostnad än egen regi. Uppstartskostnad ej inräknad.
• Stabil kostnadsnivå under avtalsperioden.
• Ökad flexibilitet oberoende av samtalsvolym både på kort och lång sikt.
• Med ett bra upphandlingsunderlag och bra kontroll blir kvalitén bra.
- Minus
• Begränsad konkurrens, 2 stora aktörer på marknaden vilket kan påverka kostnadsnivån negativt
• Beställningsmottagning och trafikledning inte fullt integrerade
• Svårt att få vissa tidskrävande tjänster utförda om inte tydligt beskrivna i upphandlingen
• Något begränsad insyn och kontroll då leden ut till kundkontakten blir längre
Alt - Egen regi
+ Plus
• Bra kvalitet och ökad kundnöjdhet, ett samlat led beställningsmottagning och
trafikledning
• Operativ flexibilitet, möjlighet att styra resandet, öka kollektivt resande och
kombinations resor.
• Utnyttja befintlig fordonsflotta effektivare
• Kontinuitet över tid
• Bra kontroll och uppföljning, full insyn. Kortare led till kundkontakten.
- Minus
• Högre driftskostnader (+60 % ej inräknat uppstartskostnaderna)
• Uppstartkostnader och tid för uppstart och intrimning av verksamheten
• Mindre flexibilitet i personalstyrka även om personalstyrkan i grunden är större för att
klara tillfälliga problem, toppar eller förändrat uppdrag
Alt - Egen regi
Start juli 2018
•
Stegvis upptrappning i tre steg med start 30% maj 2018 och därefter 30% juni
och 40% i juli av samtalsvolymen
•
Stegvis start avtalad med Taxi Kurir inom ramen av befintligt avtal
•
Samlokalisering av trafikledning och beställningsmottagning får komma på plats i
efterhand för att minimera störningsrisk
•
Kortare startsträcka ger alltid en större riskexponering, inga marginaler att ta till
•
Affärsområdet behöver fokus på uppstarten, kräver ledningsinsatser och en
delaktighet under hela fasen för en bra och lyckad start
2017-01-30
Internt
6
Trafikstarter och start av
beställningsmottagning 1 juli 2018
103 sp
2017
Trafikuppstart 2018, 103 fordon
2018
sep-17
Trafikstart
apr-18
Trafikuppstart 2018, 13 fordon
dec-17
maj-18
Trafikstart
jun-18
Efterarbete trafikstart
jun-18
jun-18
Uppstart Beställningsmottagning
jan-18
jun-18
Start ny Beställningsmottagning
2018-07-01
jul-18
sep-18
dec-18
maj-19
Trafikstart
Efterarbete trafikstart
2017-01-30
Internt
13
2018-02-01
feb-18
Trafikuppstart 2019, 48 fordon
2019
jan-18
Efterarbete trafikstart
Efterarbete
48
BM
Uppstart av BM i egen regi i tre steg
2018-05-06 med 30%
2018-06-03 med 30%
2018-07-01 med 40%
2019-06-01
jun-19
aug-19
7
Alt - Egen regi
Analys kostnader
• Dagens beställningsmottagning kostar ca 12,5 Mkr per år.
• Egen regi beräknas kosta årligen ca
24 Mkr
• Vid ny upphandling beräknas kostnaderna öka till ca
15 Mkr
• Årlig beräknad merkostnad fr o m år 2
+ 9 Mkr
Merkostnaden beror till stor del på att upphandlade företag förlägger verksamheten till
länder med lägre personalkostnader.
2017-01-30
Internt
8
Alt – Egen regi
Analys kostnader år 1 vid övertagandet
• Beräknad merkostnad (engång) ca 12 Mkr
Anställda
Lokaler
Ombyggnation
Övrigt
2017-01-30
Internt
10-9
200 000
0
0
0
200 000
-8
300 000
0
0
0
300 000
-7
-6
500 000 500 000
0 150 000
0 1 000 000
0 500 000
500 000 2 150 000
-5
-4
-3
-2
-1
500 000 1 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000
150 000
150 000
150 000
150 000
150 000
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
650 000 1 150 000 2 150 000 2 150 000 2 150 000
0 Totalt
500 000
9 300 000
0
900 000
0
1 000 000
0
500 000
500 000 11 700 000
9
Alt –Egen regi
Sammanfattning ekonomi
• 2018
- Engångskostnader uppstart
+ 12 Mkr
- Driftskostnad extern jan-juni
+ 6 Mkr
- Driftskostnad egen juli-dec
+ 12 Mkr
Summa + 30 Mkr
•
2019
- Årlig driftskostnad
+ 24 Mkr
Summa + 24 Mkr
•
I nuvarande finansieringsavtal med kommunerna så kommer de ökade kostnaderna inte att rymmas inom ramen
för det nuvarande bidraget.
•
I framtida föreslagna finansieringsmodell fördelas kostnaderna utifrån verksamhetsomfattning med ca 50% på
Region Skåne för sjukresor och ca 50% till de 23 kommunerna för färdtjänsten.
2017-01-30
Internt
10
Jämförande kalkyl 2018-2019
Sammanfattning ekonomi
• Upphandlat
- 2018 H1 dagens BM
+ 6 Mkr
- 2018 H2 ny upphandlad
+ 8 Mkr
- 2019 ny upphandlad
+ 15 Mkr
Summa + 29 Mkr
•
Egen regi
- 2018 H1 dagens BM
+ 6 Mkr
- 2018 Uppstartskostnader
+ 12 Mkr
- 2018 H2 egen regi
+ 12 Mkr
- 2019 egen regi
+ 24 Mkr
Summa + 54 Mkr
2017-01-30
Internt
11