ISO 9001 ja ISO 14001 sertifiointiprosessin kuvaus
Sertifiointiprosessi sisältää seuraavat vaiheet:
-
Informaatiotilaisuus (tarvittaessa)
Hakemuksen käsittely
Ennakkoarviointi (vapaaehtoinen)
Toimintajärjestelmäkuvauksen arviointi (vaihe 1)
Toimintajärjestelmäkuvauksen palautekokous
Toimintajärjestelmän arviointi (Vaihe 2)
Korjaavien toimenpiteiden toteutuksen todentaminen (tarvittaessa)
Määräaikaisarvioinnit
Informaatiotilaisuus
Informaatiotilaisuuden tarkoituksena on kertoa yritykselle sertifiointiprosessin eri vaiheista,
arviointimenettelystä sekä karkealla tasolla ottaa kantaa yrityksen toimintajärjestelmän
sertifiointivalmiuteen. Informaatiotilaisuus järjestetään tarvittaessa.
Hakemuksen käsittely
Yritys toimittaa AKL-Sertifiointi Oy:lle hakemuksen lomakkeella, joita on saatavana AKLSertifiointi Oy:ltä. Lomakkeessa esitetään tiedot hakijasta ja sertifioinnin kohteesta.
Hakemuksen käsittelyn yhteydessä määritellään auditoinnin laajuus ja ajankäyttö sekä
mahdollisen näytteenottoperiaatteen käyttäminen auditoinnissa, nimetään pääarvioija ja
auditoija sekä suunnitellaan tarkempi aikataulu vaiheen 1 toteuttamiseksi.
Ennakkoarviointi (vapaahetoinen)
Ennakkoarvioinnissa yrityksen toimintajärjestelmä arvioidaan erikseen sovittavassa
laajuudessa. Ennakkoarvioinnin tuloksena yritys saa palautetta toimintajärjestelmän
sertifiointivalmiuteen sekä esitetään havaitut kehittämiskohteet. Ennakkoarviointi on
vapaaehtoinen.
Toimintajärjestelmäkuvauksen arviointi (Vaihe 1)
AKL-Sertifiointi Oy arvioi toimitetun järjestelmäkuvauksen pohjalta vastaako järjestelmän
suunnittelu ja sen tuloksena syntyneet kuvaukset standardin vaatimuksia sekä
organisaation omia suunnitelmia ja tavoitteita. Toimintajärjestelmäkuvauksen arviointi
voidaan tehdä kokonaan tai osittain etätyöskentelynä ja auditoinnissa voidaan hyödyntää
erilaisia sähköisiä audiotintimenetelmiä.
AKL-Sertifiointi Oy · Mikonkatu 8 A, 10. krs · 00100 Helsinki · [email protected]
Verkkolaskuosoite: 003724352107
Operaattori/välittäjätunnus: BAWCFI22
Y-tunnus: 2435210-7
Toimintajärjestelmäkuvauksen palautekokous
Toimintajärjestelmäkuvauksesta tehdyt havainnot kirjataan Vaiheen 1 auditointiraporttiin ja
niitä palautekokouksessa. Vaiheen 1 palautekokous voidaan pitää kokonaan tai osittain
etäkokouksena, esimerkiksi puhelinpalaverina.
Palautekokouksessa pääarvioija antaa palautetta järjestelmään liittyvän dokumentaation
arvioinnista. Mikäli aineistossa on puutteita, sovitaan aikataulu niiden korjaamiseksi.
Varsinainen arviointi voi käynnistyä vasta kun esitetyt puutteet on korjattu.
Palautekokouksessa vahvistetaan arviointikäynnin ajankohta ja arviointikäynnin ohjelma.
Toimintajärjestelmän arviointi (Vaihe 2)
Arviointikäynnin tarkoituksena on selvittää onko järjestelmä toteutettu vaikuttavalla tavalla
sekä vastaako käytännön toiminta toimintajärjestelmäkuvausta sekä täyttääkö toiminta
standardin vaatimukset.
Arvioinnin aluksi pidetään aloituskokous, jossa käydään läpi arviointisuunnitelma ja siihen
mahdollisesti kohdistuvat muutostarpeet sekä arviointiin liittyvät käytännön asiat.
Arviointi toteutetaan laaditun suunnitelman mukaisesti. Havainnot luokitellaan
kommentteihin, vahvuuksiin sekä merkittäviin ja lieviin poikkeamiin. Arvioinnin aikana
pidetään päivittäin tilannekatsaus, jossa käydään läpi päivän aikana tehdyt havainnot ja
mahdolliset poikkeamat. Toimintajärjestelmän arviointi voidaan tehdä osittain
etätyöskentelynä, mikäli se on tarkoituksenmukaista ja voidaan osoittaa auditoinnin
vaatimuksenmukaisuus. Auditoinnissa voidaan hyödyntää erilaisia sähköisiä
audiotintimenetelmiä.
Arvioinnin päätteeksi pidetään loppukokous. Arviointiryhmä laatii loppukokoukseen
kirjallisen raportin arvioinnista, joka koostuu mahdollisista poikkeamaraporteista sekä
arvioinnin yhteenvedosta ja johtopäätöksistä.
Korjaavat toimenpiteet
Yritys toimittaa sovitun aikataulun mukaisesti AKL-Sertifiointi Oy:lle selvityksen havaittujen
poikkeamien korjaamiseksi tehdyistä toimenpiteistä. AKL-Sertifiointi Oy arvioi
toimenpiteiden riittävyyden. Korjaavien toimenpiteiden todentaminen voidaan
pääsääntöisesti tehdä AKL-Sertifiointi Oy:lle toimitetun kirjallisen aineiston pohjalta.
Jos toimintajärjestelmäauditoinnissa havaitaan kolme tai enemmän merkittävää
poikkeamaa, vaatii korjaavien toimenpiteiden todentaminen uusinta-auditointia. Pääarvioija
AKL-Sertifiointi Oy · Mikonkatu 8 A, 10. krs · 00100 Helsinki · [email protected]
Verkkolaskuosoite: 003724352107
Operaattori/välittäjätunnus: BAWCFI22
Y-tunnus: 2435210-7
ja auditoija voivat kuitenkin erikseen sopia korjaavien toimenpiteiden hyväksymisestä
kirjalliseen materiaaliin perustuen merkittävien poikkeamien luonteesta riippuen.
Uusinta-auditointi suoritetaan pääarvioijan tarpeelliseksi katsomassa laajuudessa. Mikäli
yrityksellä ei ole valmiuksia korjata puutteita sovitussa aikataulussa, on arviointi uusittava
kokonaisuudessaan.
Sertifikaatin myöntäminen ja sertifikaattiin viittaaminen
Sertifiointi voidaan myöntää, kun auditoitava yritys täyttää arviointistandardin vaatimukset
mahdollisten poikkeamakorjausten jälkeen. Sertifikaatissa määritellään arviointivaatimukset
sekä toimialat ja palvelut, jotka sertifiointi kattaa. Sertifiointikausi on kolmivuotinen.
Yritys saa käyttää sertifikaattia ja sertifiointilogoja sertifiointisopimuksen ehtojen mukaisesti.
Sertifiointimerkkien väärinkäyttö sopimuksen vastaisesti aiheuttaa poikkeaman ja saattaa
johtaa sertifioinnin peruuttamiseen.
Määräaikaisarvioinnit
Toimintajärjestelmän sertifiointiin liittyy vähintään kerran vuodessa AKL-Sertifiointi Oy:n
tekemä määräaikaisarviointi, jonka tarkoituksena on todeta järjestelmän ylläpitämisen ja
parantamisen vaikuttavuus. Arviointikäytäntö sovitaan yrityksen kanssa toimeksiannon
tilausvaiheessa. AKL-Sertifiointi Oy:llä on säännöllisten määräaikaisarviointien lisäksi
perustelluista syistä oikeus milloin tahansa arvioida yrityksen toimintajärjestelmä tai jokin
sen osa.
Sertifioinnin laajentaminen tai supistaminen
Yrityksen toiminnan muutokset saattavat vaikuttaa sertifioinnin tilaan tai kattavuuteen. Näitä
muutoksia voivat olla esim. muutokset toimipaikoissa, prosesseissa, toiminnoissa tai
yrityksen omistajuudessa. Sertifiointisopimuksen mukaisesti asiakas sitoutunut ilmoittamaan
sertifioinnin piiriin kuuluvan toimintansa oleellisista muutoksista AKL-Sertifiointi Oy:lle.
Muutokset saattavat edellyttää ylimääräisiä arviointikäyntejä.
Sertifioinnin peruuttaminen tai väliaikainen keskeyttäminen
Yritys voi irtisanoa sertifikaatin yhden kuukauden irtisanomisajalla. AKL-Sertifiointi Oy voi
peruuttaa tai keskeyttää väliaikaisesti (enintään 6 kuukaudeksi) sertifikaatin voimassaolon
välittömästi, mikäli sertifioitu asiakas tai sen johtamisjärjestelmä ei täytä sertifioinnin
vaatimuksia.
Tieto sertifioinnin peruuttamisesta julkaistaan AKL-Sertifiointi Oy:n internetsivuilla.
AKL-Sertifiointi Oy · Mikonkatu 8 A, 10. krs · 00100 Helsinki · [email protected]
Verkkolaskuosoite: 003724352107
Operaattori/välittäjätunnus: BAWCFI22
Y-tunnus: 2435210-7
Palautteet ja valitukset
AKL-Sertifiointi Oy haluaa kehittää toimintaansa ja kerää aktiivisesti palautetta toiminnan ja
auditointien kehittämiseksi. Palautetta kerätään jokaisen auditoinnin jälkeen ja lisäksi
palautetta voi jättää internetsivuillamme olevan palautelomakkeen kautta joko suoraan AKLSertifiointi Oy:lle tai AKL-Sertitiointi Oy:n puolueettomuustoimikunnalle. Palautteet kirjataan
ja käsitellään luottamuksellisesti.
Sertifiointia hakevan organisaation edustaja voi jättää valituksen sertifiointipäätöksestä tai
auditoinnista. Valitukset voi osoittaa kirjallisena AKL-Sertifiointi Oy:n toimitusjohtajalle Jouko
Sohlbergille etunimi.sukunimi(at)akl.fi. Valitukset käsitellään AKL-Sertifiointi Oy:n
puolueettomuutta ja riippumattomuutta valvovassa toimikunnassa.
Puolueettomuustoimikunta käsittelee valituksen ja valituksen tekijän kuulemisen jälkeen
puolueettomuustoimikunta antaa kirjallisen vastauksen valitukseen. Valitukset käsitellään
luottamuksellisesti.
AKL-Sertifiointi Oy · Mikonkatu 8 A, 10. krs · 00100 Helsinki · [email protected]
Verkkolaskuosoite: 003724352107
Operaattori/välittäjätunnus: BAWCFI22
Y-tunnus: 2435210-7