KY – TOMMI:
toimintajärjestelmä energia-alalle
Energiapäivät, Tampere (4.-5.2.2011)
Toimintajärjestelmän rakenne
Laatu-, työterveys- ja turvallisuus
sekä ympäristöjohtaminen
= johtamisjärjestelmä
1. TOIMINTAKÄSIKIRJA
Yritysesittely
Toimintapolitiikka
Arvot
Kuvaus toimintajärjestelmästä
Kuka tekee?
Mitä tehdään?
Milloin tehdään?
Miksi tehdään?
Miten tehdään?
Missä tehdään?
2 Laatu- ja ympäristötiedostot: työmaadokumentit,
2.
la
laadunmittaus, asiakas- ja poikkeamapalautteet jne.
33. Viitetiedot: lait, asetukset, määräykset ja ohjeet
Prosessikuvaukset
Työohjeistus
Jos kiinnostuit sähköisestä
toimintakäsikirjasta, ota
yhteyttä!
Kiitoksia
mielenkiinnostanne!
Ville Järvinen
p. 040 9009424
[email protected]
4
Taustalla on laatujärjestelmä…
.. joka laajeni toimintajärjestelmäksi
• KY-TOMMI – järjestelmä sisältää:
• Laatujärjestelmän (ISO 9001)
– Osia ympäristöjärjestelmästä (ISO 14001)
– Osia työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmästä
(OHSAS 18001)
• Sähköinen järjestelmä sisältää myös yritystoimintaa tukevia
linkkejä, ohjeita ja dokumentteja
Toimintajärjestelmä
• Keino yritykselle:
– määritellä järjestelmällisesti laatu-, ympäristö- ja
työterveys- sekä työturvallisuuteen liittyvät tekijät
– asettaa tavoitteita niiden suhteen
– ohjata toimintaa tavoitteiden mukaisiksi
– todentaa asiakkaille yrityksen kyky hallita em. asiat
Työkalu käytännön työn ohjaamiseen
Sähköinen toimintakäsikirja
KY-TOMMI sisältää
• Toimintakäsikirjan (vrt. laatukäsikirja)
• Toimintajärjestelmän tiedostoista
(laatu- ja ympäristötiedostot)
• Viitetiedoista
Toimintakäsikirjojen vertailua
Perinteinen, paperinen toimintakäsikirja:
–
–
–
–
pituus noin 20 – 30 sivua + liitteet
standardien sisällön mukaan etenevä
malliliitteet, -viitetiedot
kansioittain laatu- ja ympäristötiedostoja
Sähköinen toimintakäsikirja:
– sama sisältö standardien kanssa, esitetään aihealueittain
– enemmän ajantasaisia malliliitteitä ja –viitetietoja
– laatu- ja ympäristötiedostot sähköisinä
Perinteisen, paperisen toimintakäsikirjan
ominaisuuksia
+ Kirjamainen, selailtava ja looginen rakenne
+ Tutunoloinen ja yleensä toimiva käytännössä
- Vaatii ylläpidossa aktiivisuutta käyttäjältä
- Päivittäminen voi käydä ajan mittaan hankalaksi
- Vie tilaa kansiomuodossa (dokumentit, viitetiedot)
Sähköisen toimintakäsikirjan ominaisuuksia
+ Rakenne muodostuu asiakokonaisuuksista
+ Käyttö on yksinkertaista ja selainpohjaisuuden vuoksi
ajasta ja paikasta riippumatonta (myös mobiilikäyttö)
+ Saadaan yksinkertaisesti asiakkaiden ja ali- tai
osaurakoitsijoiden käyttöön
+ Koulutus- ja muiden rekistereiden sekä palautteiden helppo
ylläpito
+ Asiakkaiden vaatimien muutosten teko sekä
toimintakäsikirjan päivittäminen on yksinkertaista
- Vaatii aktiivisuutta käyttäjiltä sekä tietokoneen käyttötaidon
Hintalaskelma
• Ensimmäinen vuosi (vain yksi toimiala)
= 12 * 31,90 € ~ 383 € + (alv.)
= perustamismaksu + kuukausimaksut
• Toinen vuosi
= 12 * 31,90 € ~ 383 € + (alv.) jne.
= kuukausimaksut
Entä ne muut kulut?
Alihankkija tuottaa ylimääräiset palvelut
• Tietokannan koon suurentaminen
= 15 € / Gt
• Yrityksen oma logo ohjelmaan
= 190 €
• Muut graafiset muokkaukset
= 120 € / tunti
• Tietokannan palautus
= 210 € / kerta
Mitä hinnalla saa?
• Helposti hallittavan ja nopeasti auditointiin soveltuvan,
ajantasaisen toimintajärjestelmän mallin
• Ajantasaista ja yrittäjälle merkityksellistä lisäaineistoa
toimintajärjestelmän sisällä
• Neuvontaa käytössä sekä tiedon toimintajärjestelmän
sisältöpäivityksistä
• Sähköisen toimintakäsikirja ohjelmiston, tietokantoineen ja
ohjelmapäivitykset
• Tietojen varmuuskopioinnin ja järjestelmän ylläpidon
palvelimella
Mihin yritykset voivat käyttää
KY-Tommi toimintajärjestelmää?
• Yritys A (metsä): säilyttää konekohtaisia laatutiedostoja
järjestelmässä ja edellyttää niiden seuraamista
• Yritys B (maarakennus): tulee käyttämään urakkakohtaisia
osioita, joihin kerätään mm. urakan toiminta- ja
laatusuunnitelmat sekä katselmusten pöytäkirjat
• Kumpikin yritys käyttää järjestelmää asiakkaiden
vakuuttamiseen toiminnan laadukkuudesta
Sisäänkirjautuminen:
KY-Tommi
Sähköisen toimintakäsikirjan etusivu
Metsätyöt-osion etusivu
Maarakennus-osion etusivu
Metsäenergia-osion yksittäinen sivu
Sivun muokkaus
Sivun muokkaus
Sivun muokkaus
Koulutusrekisterin täyttäminen –
esimerkki 1/4
Koulutusrekisterin täyttäminen –
esimerkki 2/4
Koulutusrekisterin täyttäminen –
esimerkki 3/4 (keskeneräinen lomake)
Valmis koulutusrekisterilomake
Yrityksen sisäinen poikkeamapalaute
Raportti koulutusrekisteristä 1/3
Raportti koulutusrekisteristä 2/3
Raportti koulutusrekisteristä 3/3 –
valmis raportti
Käyttäjäryhmät, käyttäjäoikeudet asiakkaat