Nyttorealisering
Frukostseminarium
2017-02-22
Stockholm
1
Anmälda organisationer på
plats per 2017-02-21
Arbetsförmedlingen
Arbetsmiljöverket
Ekobrottsmyndigheten
Försäkringskassan
Huddinge kommun
Polisen
Regeringskansliet
Socialstyrelsen
Sollentuna kommun
Solna kommun
Statistiska centralbyrån
Stockholmstad
Svenska kraftnät
Och våra kollegor och vänner via webb:en
Problembeskrivning 2009
• Ökade krav på behovsdriven samverkan och
utveckling över myndighetsgränser
• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt
• När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att
motivera finansiering. Analysen används inte för att
styra och följa upp
• Fokus begränsas i bästa fall till att identifiera och
värdera interna nyttor
• Fokus på att hålla budget och leverera i tid
Problembeskrivning 2016
Över 20% av investeringen
går förlorad i misslyckade
projekt
Nytta
Projekt
 +50%
Nyttorealisering är inte frivilligt
3 § Myndighetförordning (2007:515)
– verksamheten bedrivs effektivt
– myndigheten hushållar väl med statens medel
Vägledning i Nyttorealisering
• Stöd för en ändamålsenligt och nyttostyrd
verksamhetsutveckling
Vad vill vi styra efter?
Kronor
(+)
Hemtagningsperiod
Nytta
Tid
Ta fram möjliggörare
Införande förvaltning
(-)
leverans
Genomförandeperiod
Nyttorealisering
Vad är nyttorealisering?
Aktivt och systematiskt arbete
för att säkerställa och optimera
nyttan med förändringar
E-delegationen
Vad består nyttorealisering av?
Portföljstyrning
Förändringsledning
Uppdrag-, projekt/programstyrning
Nyttorealisering
Målstyrning
Alice: Kan du säga mig vilken väg jag ska ta?
Katten: Det beror på vart du ska gå.
Alice: Det vet jag inte.
Katten: Då spelar det ingen roll vilken väg du tar.
Krav och förväntningar
Regeringen
Definieras t.ex. i ett styrkort
Strategic objectives
Upptäckta
problem och
förbättringspotential
Förändringsbehov
Changing the business
Running the business
Större förändringar
Projekt/Program o.s.v.
Portfolio Management
Ständiga förbättringar
(Lean)
Uppföljning
Business as usual
Påverkar
Förändringar
Modifierad version
Förändringens olika faser
Realisera förväntade nyttor
Pre-Transition
Transition
Outcome
New Business as usual
Business as usual
Post-Transition
Definiera mål
K/N-kalkyler
Investeringsbedömning
Business case
Beslutsunderlag
Project
Output
Beslut
Modifierad version
En effektiv nyttorealisering
kräver en formell approach,
som börjar långt innan
projektet.
PMI’s profession. The Strategic Impact of
Projects. Identify benefits to drive
business results.
Det viktigaste kriteriet för
att värdera en
förändringsinsats är inte
leverans på tid, kostnad
och kvalitet utan på vilken
verksamhetsnytta den
realiserar
E-delegationen
Förändringsinsatser i en portfölj
Verksamhetens strategiska
mål
Styrformer
Nyttorealisering
Uppdrag
Program
Program
Portfolio
Portfolio
Projekt
Annan styrform
Effektkedja
Förändringsinsats
Konkretiseras i
Verksamhetsmål
Bidrar till
Kräver
Förväntade
nyttor
Behöver
Förändringar
Realiserar
Förutsätter
Införandeinsatser
Driver
Möjliggörare
Kräver
Top-Down Business Case
Verksamhetens strategiska mål
Business Case
Nyttorealisering
BC
BC
BC
BC
BC
Business Case
BC
BC
BC
BC
Program
Business Case
Portfolio
Business Case
Program
Portfolio
Bildens upphovsman okänd.
Bilden hämtat från www.preera.se (Preera AB)
Ingleharts Kulturkarta
Inglehart–Welzels karta
över kulturella värderingar i
världen, skapad av
statsvetarna Ronald
Inglehart och Christian
Welzel baserat på data
från World Values Survey.
Vad är en nytta?
Nytta är mätbara förbättringar
till följd av en förändring, som
uppfattas som positivt av en
eller flera intressenter, vilka
bidrar till en eller flera
verksamhetsmål
Give me six hours to
chop down a tree, and
I will spend the first
four sharpening the
axe
Sju nödvändiga frågor att
besvara
6. Vem
ansvarar för
uppföljning?
5. Hur ska
nyttan följas
upp?
7. Vilka
mätetal ska
användas?
2. Hur ska
nyttan
realiseras?
1. Vad är
nyttan?
4. När
uppkommer
nyttan?
3. Vem ska
realisera
nyttan?
Nyttoregister
Nyttoregister
Förändringar
Förändringar
Idé
BP
Business
Case &
Kalkyler
Uppdateras
Projekt
BP
Business
Case &
Kalkyler
Uppdateras
Nyttoregister
BP
Business
Case &
Kalkyler
Lösning
Business
Case &
Kalkyler
Nyttorealiseringsprocessen
Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar
Behov och
problem
Krav
Identifiera
förändringsbehov
Specificera
Specificera
nyttor
nyttor
Möjligheter
och risker
Följa upp
nyttorealisering
Styrning
av processen
för nyttorealisering
Realisera
nyttor
Planera
Planera
nyttonyttorealisering
realisering
Integration med andra
processer
2. Budget- och
verksamhetsplanering
3. Rapportering
och
prognostisering
4. Resultatredovisning
5.
Verksamhetsutvecklingsprocessen
1. Strategisk
planering
10.
Upphandling
av
leverantörer
6. Arkitektur
9. Projekt-,
program- och
portföljstyrning
8.
Kravhantering
och systemutveckling
7.
Behovsanalys
Exempel på aktörsmodell
VERKSAMHETSLEDNING
/Portföljägare
PORTFÖLJLEDNING
LINJEN
UTVECKLINGSPORTFÖLJ
Controller/uppföljningsansvarig
Utvecklingskontor
Beställare/sponsor
Förändringsledar
Uppdragsledare
e
alt Projektledare
Förändringsledar
Uppdragsledare
Förändringsledar
Uppdragsledare
e
alt Projektledare
Förändringsledar
Uppdragsledare
e
alt Projektledare
Program-/projekte
alt Projektledare
eller
uppdragsledare
Förändringsledare
Förändringsinsats
Nyttorealiseringsansvarig
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
SPONSOR
Möjliggörare
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
SPONSOR
/ BESTÄLLARE
/ BESTÄLLARE
Uppgifter/Roller
Portföljledare
Beställare/Sponsor
Förändringsledning
Nyttorealiseringsansvarig
Controller
Utvecklingskontor
Projektledare/Uppdragsledare
Identifiera
I
H
U
K
K
I
--
Specificera
I
H
U
K
K
I
--
Besluta (i portföljen)
H
K
I
I
I
U
I
Planera
I
H
U
K
I
I
K
Realisera
I
H
I
U
I
I
--
Följa upp
I
H
K
K
U
I
--
HUKI för
Nyttorealisering
H
Huvudansvarig - den som normalt tar beslut
U
Utförare - Den som leder det praktiska arbetet
Konsulterad - Den som bidrar och gemensamt med utföraren ska komma fram till gemensamt
resultat
Informerad - Den som behöver information för sitt arbete men som inte är
medverkande
K
I
Nyttor ska vara sammankopplade med
de strategiska målen
Verksamhetsmål
(Nytta)
Nuläge
Strategi
Taktisk nivå
Uppdrag
Målstyrning
Omvärld
Förändringsbehov
Angelägenhet
Operativ nivå
Nytta
Genomförbarhet
Kvalitet
Nytta
Tid
Portfölj- och
programstyrning
Göra rätt saker
Vision
Förmågor
Uppdrag
Kostnad
Uppdrag-,
projekt- och
förvaltningsstyrning
Göra saker rätt
Strategisk nivå
Skapa ”Clear line of sight”
Projektens effekter ökar genom en tydlig
koppling mellan nyttor och strategiska mål
Har en tydlig och klar koppling
Saknar en tydlig koppling eller kopplingen är vag
Mognad inom ISK-myndigheter
1. Myndigheternas förmåga
att ta till vara it som
möjliggörare
100%
9. Ramverk för
nyttorealisering
2. Strategi för it-försörjning
och utkontraktering
80%
60%
40%
3. Itkompetensförsörjningsplan
20%
8. Informationssäkerhet
0%
7. Kostnadsjämförelser med
andra myndigheter eller
aktörer
4. Förvaltningsmodell för it
6. Portföljstyrning
Lärosäten
5. Projektstyrningsmodell
E-del
Övriga
34
Teknikdriven
Investeringsdriven
Nytta
Produkt
Synsätt
Målstyrning
Förändringsledning
Vad?
Kompetens
När?
Hur?
Av vem?
Kopplingen till andra processer
…
Uppdrag-, projekt/programstyrning
Nyttorealisering
Portföljstyrning
Verktyg
Kostnads-/nyttokalkyl
Mallar
Metodbeskrivningar
Målmodell
Effektkedja
Business Case
Prioriteringsmodell
Projektmallar
Verksamhetsplan
Budget
…
Några råd på vägen
- Fastna inte på verktygen så som kalkyler och business case
De är viktiga komponenter men löser inte nyttorealiseringsfrågan
- Börja med implementeringen, det tar tid
- Ha tålamod. Identifiera eldsjälar och experter
- Utbilda så många du kan
- Få ledningens stöd i arbetet
Några inspirationskällor!
• Vägledningen i nyttorealisering 2.0
http://www.esv.se/contentassets/c9d986d924384ec1be47a207110f94a4/e-delegationen2014-nyttorealisering-version-2-0-med-bilagor.pdf
• Boken ”Managing benefits”, Second edition, av Steve Jenner
http://www.apmg-international.com/en/qualifications/managing-benefits/managingbenefits.aspx
• ESV’s frukostseminarier
• Nationella Nätverket i Nyttorealisering drivs av ESV
• ESV’s utbildningar inom ämnet
• PMI’s artikelserie om nyttorealisering
http://www.pmi.org/learning/thought-leadership/series/benefits-realization
ESV håller utbildning i NR
Få ökad förståelse för
nyttorealisering och därmed höja
mognadsgraden i ämnet inom
offentliga sektorn
Utvärdering av pilotutbildningen
ESVs mål
Måltal
Utfall
Tror sig ha nytta av utbildningen i sitt arbete
80%
77%
Rekommenderar utbildningen till andra
80%
85%
Är nöjd eller mycket nöjda med utbildningen som
helhet
80%
93%
Nästa kurstillfälle
Kursens Längd 3 dagar
Innehåll: Teori varvat med praktiska övningar och diskussioner.
Fokus: Målstyrning & nyttorealisering
Berör även: förändringsledning och portföljstyrning
Datum: 25-27 April
Plats: Stockholm
Mer information via ESVs hemsida
Anmälan: http://sites.legaonline.se/esv/book/?eventID=1435222
!?
Daniel Jafari
[email protected]
08-690 44 87
072-548 71 28