Exempelblad:
Dialog
RIKSBANKEN – LOKALVÅRD
Riksbanken genomförde under 2015 en upphandling för att förnya sitt avtal om lokalvård och
tvätt av heltäckningsmattor. Syftet med upphandlingen var att i nära samarbete med experter från
städbranschen säkerställa att uppdraget utförs på ett affärsmässigt, etiskt och kvalitetsmässigt rätt
sätt. Riksbanken ville i upphandlingen lägga fokus på kvalitet och säkerställa att den personal som
arbetar för Riksbanken har goda möjligheter till en hälsosam arbetsmiljö och personlig utveckling.
I Riksbankens lokaler finns det känsliga material som till exempel teakgolv, handvävda tapeter
och handgjorda kakelplattor. Detta kräver en kunnig leverantör som är försiktig och medveten
om att olika material kräver olika städtekniker.
Dessutom måste ett säkerhetsskyddsavtal upprättas och registerkontroll genomföras för alla
de personer som arbetar med lokalvård. Även den backup som ska finnas för den ordinarie
personalen måste vara registerkontrollerad på förhand, eftersom Riksbanken måste veta vem
som kommer in i byggnaderna.
GENOMFÖRANDE
Riksbanken ville ta ett nytt grepp och inledde därför en dialog med branschorganisationen Almega.
Eftersom detta är en bransch som tyvärr är känd
för att sätta låga löner satte Riksbanken upp kravet
att anbudslämnarna skulle lämna ett minimipris
om 245 kronor i timmen. Riksbanken vill ha en
leverantör som tar hand om sin personal, därför
utvärderades inte priser under 245 kronor i timmen
och personalförmåner togs upp som är ett börkrav i upphandlingen.
En RFI av upphandlingsdokumenten skickades
ut med möjligheter att lämna synpunkter och
kommentera direkt i dokumenten. Entreprenörerna uppmanades särskilt att motivera sina
synpunkter. Riksbanken kontaktade alla som hade
varit med i en tidigare upphandling inklusive det
företag som hade det befintliga uppdraget. Almega
gick också ut till branschen och informerade om
att det var möjligt att lämna synpunkter.
RFI:n annonserades och låg ute i två veckor.
Riksbanken fick bra, men inte särskilt många synpunkter. Det kom betydligt fler synpunkter och
frågor när upphandlingen annonserades.
Organisation
För denna upphandling tillsattes en projektgrupp
bestående av personal från Riksbanken, Almega,
Konkurrensverket (vars stöd i upphandlingsfrågor
nu har gått över till Upphandlingsmyndigheten)
och en extern konsult. De tog med Konkurrensverket i gruppen för att få stöd gällande miljöfrågorna. De fick många bra tips från Almega och
tittade även på upphandlingsunderlag från andra
myndigheter som utfört liknande upphandlingar.
STYRKOR
Riksbanken använder ofta dialog med leverantörer i sina upphandlingar. De rekommenderar att
kommunikation med marknaden sker i god tid,
gärna med stöd av en branschorganisation för att
få stöd i sakfrågorna. Det är viktigt att dialogen
läggs upp på ett strukturerat sätt och att det successivt förs anteckningar under dialogen. Dialogen bör
även läggas upp på så sätt att entreprenörerna har
tid och möjlighet att lämna synpunkter, eftersom
det är viktigt att få tillräckligt många synpunkter.
Riksbanken anser att de blir mer intressanta
som kund när de själva är öppna och intresserade
av företagen och deras lösningar. De framstår
också som mer kompetenta och får större insyn
i marknaden genom att använda sig av dialog.
Den leverantör som vann upphandlingen om
lokalvårdstjänster menar att det inte är helt
ovanligt med med RFI eller muntlig dialog..
Leverantören anser att det är bra för att det ger
möjlighet att föra fram det som den anser är
viktigt. Om det är flera seriösa företag som
lämnar synpunkter innebär det att den upphandlande organisationen får bra input. Ofta har den
upphandlande organisationen inte särskilt goda
kunskaper om det bästa sättet att utföra en lokalvårdstjänst, och de behöver ofta stöd i detta.
FRAMGÅNGSFAKTORER
OCH UTMANINGAR
En framgångsfaktor i denna upphandling var
samarbetet med Almega, anser den ansvariga
upphandlaren på Riksbanken. Det betyder mycket
att ha en branschorganisation som stöd i en upphandling, särskilt om det finns en upplevelse av
brister i beställarkompetensen. Okunskapen om
området och därmed beställarkompetensen var
en utmaning; man behöver vara kunnig inom ett
område för att göra en bra upphandling.
Ytterligare en utmaning är att det tar tid att
förankra ett dialogarbete internt i organisationen.
Upphandlarna på Riksbanken ska nu arbeta
internt genom att ta fram ett förtydligat stöd för
att utföra förstudier och marknadsundersökningar
i upphandlingsarbetet.
Leverantören menar att dialog kan vara problematiskt om tiden att lämna synpunkter är begränsad.
Vidare menar leverantören att det normalt sett
kan fungera bra med dialog i stora upphandlingar
medan det i små upphandlingar kan bli proble
matiskt om den upphandlande organisationen vill
att man ska komma på 3–4 möten. Det viktiga i en
dialog är att ta tillvara leverantörens kompetens
på ett rimligt sätt som inte blir betungande.
Denna upphandling fungerade bra, enligt leverantören, eftersom Riksbanken visste vad de ville
ha. Det var viktigt med erfarenhet och kompetens
och det fanns dessutom krav på ett minimipris
för tjänsten. Företaget är konkurrenskraftigt och
klarar av att leverera till kunder som har krav på
kvalitet. Upphandlingen var lite speciell, eftersom
det var många personer som skulle säkerhetsklassas, inte bara de som sköter den regelbundna
städningen utan även fönsterputsare och mattvättare. Det är inte så vanligt. Det var även en fördel
för leverantören att i detta fall vara certifierade av
Almega och att ha en ISO-miljöcertifiering. Sådant
underlättar mycket när man lämnar anbud.
Riksbanken använder dialog, men upplever att processen ännu inte är tillräckligt
formaliserad. Det handlar om tid, energi och intresse av att driva dialogen framåt och
samtidigt ge ett bra internt stöd.
Dialog blir särskilt viktigt för att få förståelse för den terminologi som branscherna använder.
De har hittills fått bra input genom att använda dialog, men det kan vara betungade för
verksamheten som gör detta parallellt med övriga arbetsuppgifter.
En rekommendation till andra är att det kan fungera bra att förhandsannonsera och att
genomföra RFI:er kopplat till upphandlingsdokumenten. Det ger mycket att ha en ingående
dialog med leverantörer och det är viktigt att föra ordentliga mötesanteckningar.
Information om upphandlingen har inhämtats
från upphandlingsansvarig hos Riksbanken och
från den leverantör som vann upphandlingen.
VILL DU VETA MER?
Kontakta oss så berättar vi mer om dialog.
Box 1194, SE-171 23 Solna
Besöksadress: Svetsarvägen 10, Solna
Telefon: 08-586 21 700
E-post: [email protected]
upphandlingsmyndigheten.se
Produktion: Upphandlingsmyndigheten, Infab. Foto: Matton. 2017.
LÄRDOMAR OCH REKOMMENDATIONER