1. No category

Affärer
Affärer
tt
Upphandling i Australien
På östkusten. Brisbane ligger i delstaten
Queensland som till ytan är ungefär fyra
gånger så stor som Sverige.
34
UPPHANDLING24 • NUMMER 1| 2016
U24-06 Australien.indd 34
www.upphandling24.se
2016-01-29 13:05:48
Australien – få
upphandlingar
till domstol
Hållbara inköp, sund konkurrens och valuta för skattebetalarnas pengar. Australiska upphandlare har samma hjärtefrågor
som svenska. Men en stor skillnad är att få upphandlingar överprövas. Upphandling24 möter den rutinerade upphandlaren
John James Lee vid Brisbane City Council. T E X T O C H F O T O : P E R E R I K S S O N
www.upphandling24.se
U24-06 Australien.indd 35
UPPHANDLING24 • NUMMER 1 | 2016
»
35
2016-01-29 13:05:50
Affärer
s
UpphAndling i AUstrAlien
»
Erfaren. John James Lee är en av de runt
60 upphandlarna vid Brisbane City Council.
Han har arbetat under mer än fyrtio år med
inköp och logistik inom offentlig och privat
sektor.
36
UPPHANDLING24 • NUMMER 1 | 2016
U24-06 Australien.indd 36
www.upphandling24.se
2016-01-29 13:05:56
”Även om vi drivs av att skapa så mycket värde som möjligt för
skattebetalarnas pengar är vi noga med att ställa miljökrav, räkna
på livscykelkostnader samt formulera sociala och etiska villkor”
John James Lee, upphandlingare
S
tadsutveckling är en av de
primära uppgifterna för
Brisbane City Council.
John James Lee, erfaren
upphandlare och ansvarig
för upphandlingsstyrning
vid Strategic Procurement
Office, berättar att många av de nu pågående
och planerade upphandlingarna rör gatuoch dräneringsarbeten, transporter samt
konstruktionstjänster.
Liksom i svenska kommuner upphandlas
även en lång rad tjänster inom områden som
personalförsörjning, it och bevakning. Samt,
naturligtvis, även fordon, drivmedel, el, kontorsmaskiner och annat som behövs för att
kunna bedriva verksamheten.
– Det breda aktivitetsspannet är oerhört
attraktivt för upphandlare som mig, säger
han.
– Ingen dag på jobbet är den andra lik.
Sammanlagt upphandlar Brisbane City
Council årligen för över 300 miljoner australiska dollar, vilket motsvarar närmare två
miljarder kronor.
Upphandlingsbudgeten består av tre
ungefär lika stora delar: bygg- och anlägg-
ningsprojekt, varor och tjänster samt
övrigt.
– I en så pass stor organisation som vår är
det specialisering som gäller bland upphandlarna för att arbetet ska bli så effektivt
som möjligt.
Uppmuntrar innovationer
Beslut om vilka upphandlingar som ska prioriteras och tas upp i försörjningsplanen
fattas på politisk nivå efter förarbete i ett Review Board.
Men hoppet är faktiskt inte helt ute för de
företag som inte hittar lämpliga affärer i
denna plan – det finns en intressant sidoväg.
– För att inte missa innovativa förslag med
potential att förbättra servicen gentemot
skattebetalarna uppmuntrar Brisbane goda
idéer, säger John James Lee.
Systemet påminner om den utmanarrätt
som aldrig blev någon större succé här i Sverige.
Företagare kan beskriva sin idé och förklara varför de kan göra något bättre och billigare än i dag.
– För att idén ska gå igenom bedömnings-
processen krävs att den är nyskapande,
tydlig, unik och penningbesparande.
Brisbane är en välordnad stad med god
livskvalitet. Härligt klimat, generösa parker
och bra kollektivtrafik lyfter. Museer, teatrar
och bibliotek håller hög klass. På South Bank
bjuds det på en fantastisk ”citybadplats” med
sandstrand.
Servicen gentemot medborgarna stärks
kontinuerligt:
– Just nu håller vi på att upphandla ett
stadstäckande wifi-nät, avslöjar John James
Lee.
En stor skillnad jämfört med Sverige är
frånvaron av trafikupphandlingar. Denna
stad kör sina invånare till och från jobbet i
egen regi.
Brisbane City Council har faktiskt en av de
största bussflottorna i Australien. I kollektivtrafiken ingår dessutom ett stort färjenät och
de populära snabbåtarna Citycat som trafikerar floden.
Allt fler kvinnor
Tidigare har upphandling varit ett utpräglat
manligt yrke i Australien. Könsfördelningen
inom yrket håller på att förändras – och det
Citybad året runt. Från
21°C som kallast under
augusti till 27°.C som
varmast under februari.
www.upphandling24.se
U24-06 Australien.indd 37
UPPHANDLING24 • NUMMER 1
4 | 2016
2009
37
2016-01-29 13:06:01
Affärer
s
UpphAndling i AUstrAlien
» går fort. I dag är 30–40 procent av upphand-
larna kvinnor. Pågående generationsskifte
bidrar också till att dra ner medelåldern
inom yrket till runt de trettio.
Även om han är man är John James Lee
otypisk för de runt 60 upphandlarna vid
Brisbane City Council. Han har under mer
än fyrtio år arbetat med inköp och logistik
inom offentlig och privat sektor. Erfarenheterna sträcker sig från militär verksamhet till
samtliga tre nivåer inom australisk offentlig
sektor.
– I vårt land har det varit, och är fortfarande, rätt ovanligt att upphandlare går
mellan privat och offentlig anställning, säger
han.
Finns det löneskillnader mellan privat
och offentligt?
– Ja, det privata betalar något bättre. Tio,
kanske tjugo, procent mer. För min del kompenserar de fina möjligheterna till personlig
utveckling i det offentliga för den skillnaden.
Upphandlarkollegerna har skiftande bakgrund. Många har utbildats via traineeprogram. Ett ökande antal har ekonomisk eller
juridisk utbildning.
John James Lee noterar att högskolor och
universitet som till exempel Griffith University blivit allt duktigare på att erbjuda utbildning inom logistik, supply chain management och upphandling. Chartered institute
of procurement & supply, Cips, har vidareutbildat många i branschen.
Vårt samtal kretsar kring likheter och
olikheter mellan Australien och Sverige.
John James Lees intresse för hur det fungerar i Sverige och EU är inte av artighetsskäl
utan typisk för den australiska nyfikenheten
på omvärlden.
Det visar sig att likheterna är betydande.
Båda länderna har exempelvis små problem
med korruption. Fast nog känns upphandling ”down under” inte fullt så formalistiskt
som här på hemmaplan.
Uppföljning viktigt
Upphandlarnas vardag verkar, det stora geografiska avståndet till trots, inte skilja sig på
något mer påtagligt sätt:
– Även om vi drivs av att skapa så mycket
värde som möjligt för skattebetalarnas
pengar är vi noga med att där så är möjligt
ställa miljökrav, räkna på livscykelkostnader
samt formulera sociala och etiska villkor.
I den policy för hållbar upphandling som
Brisbane City Council antagit hör ”zero
harm” och ”fair dealing” till nyckelbegreppen. Målet är att samarbeta med seriösa
företag som förorsakar så liten skada som
möjligt. Att främja konkurrens och innovation hör också till de uttalade målen.
Har ni några andra hjärtefrågor?
– Att locka små företag att lägga anbud i
våra upphandlingar är högt prioriterat.
Uppföljning beskrivs som en viktig upp-
38
UPPHANDLING24 • NUMMER 1 | 2016
U24-06 Australien.indd 38
Störst i Queensland.
Brisbane City Council, här
jobbar John James Lee.
gift. Att företagen levererar det som är överenskommet är avgörande för tilltron. Intern
avtalstrohet står också högt på agendan.
I Sverige överprövades närmare åtta procent av alla upphandlingar som gjordes
under 2014, enligt statistik från Konkurrensverket och Upphandlingsmyndigheten.
John James Lee häpnar när han hör hur ofta
som upphandlare och leverantörer kommer
på kollisionskurs i vår del av världen.
I Brisbane City Councils tvistlösningsförfarande kan klagande leverantörer ta
ärenden upp till borgmästaren för avgörande.
Bara enstaka upphandlingar går så långt
som till domstol. Varför?
– Vi lägger stor omsorg och mycket tid på
att förklara varför vi valt som vi gjort för de
leverantörer som inte fått tilldelning vid en
upphandling.
Brisbanes upphandlingar annonseras via
den egna webbtjänsten Supplier Portal. Här
kan leverantörer registrera sig för att bevaka
upphandlingar med notifiering via mejl. Enstaka större affärer annonseras dessutom i
tidningar som The Courier Mail.
I Australien genomförs varje år tusentals
upphandlingar på federal, delstatlig och
www.upphandling24.se
2016-01-29 13:06:03
lokal nivå. Detta till trots saknas en gemensam, kostnadsfri annonsdatabas. Den federala regeringens anbudssajt heter Austender. Delstaten Queensland annonserar på
Qtenders medan Victorias portal heter Tenders Vic. Men visst samarbete finns på sina
håll. Bundaberg, Gold Coast, Logan, Toowomba och ytterligare en rad orter i Queensland samarbetar om portalen LG Tender Box.
Företagens anbudsarbete kompliceras
Tre administrativa
nivåer
alltså av att det krävs bevakning av flera olika
marknadsplatser. Detta öppnar för att ta
konsulthjälp från företag som Cordell (Tenders Online) och Tendersearch.
Väl inarbetat datorstöd
Datorstödet i upphandlingsverksamheten är
väl utbyggt vid Brisbane City Council. Systemet är levererat av SAP och specialutvecklat för staden.
I Australien används också standardsystem som Tendermax för anbudshantering. SAP-systemet stöttar både i anbudsgivning och vid utvärdering. Finns det ingen
risk att de minsta och mest datorovana leverantörerna upplever detta som ett hinder?
– Snarare tvärt om, skulle jag vilja säga.
Systemet hjälper till i processen och ser till
att anbudsgivaren inte glömmer att lämna
uppgifter som krävs, säger John James Lee.■
Minst tre offerter vid köp över 600 000
Brisbane ligger i delstaten Queensland som till ytan är ungefär fyra
gånger så stort som Sverige. Australien består av sex delstater och
två större fastlandsterritorier. Sjukvård, utbildning, polis, försvar och
vägnät är statliga och delstatliga angelägenheter.
Med 1,2 miljoner invånare är Brisbane City Council den
största av Queenslands sammanlagt 77 cities, towns, shires och
regioner. Stadsutveckling, gatuunderhåll och kollektivtrafik är typiska ansvarsområden för denna och övriga delstaters lokalförvaltningar. Stor-Brisbane har i dag en sammanlagd befolkning
på cirka 2,3 miljoner.
När Brisbane City Council köper varor och tjänster för belopp
understigande 10 000 dollar, motsvarande 60 000 kronor, räcker det med att prisuppgifter hämtas från en eller flera
leverantörer. Om endast ett anbud kommer in måste valuta för
pengarna påvisas.
För lite större köp, upp till 600 000 kronor, gäller minst tre skriftliga offerter.Vid affärer värda mellan 600 000 kronor och 1,5
miljoner kronor krävs skriftlig inbjudan och minst tre formella
offerter från leverantörer som bedöms kunna uppfylla kraven.
För upphandlingar värda mer än cirka 1,5 miljoner kronor används vanligtvis offentligt anbudsförfarande.
staden kan under vissa förhållanden vända sig direkt till en
utvald leverantör. I så fall ska det bedömas vara i allmänhetens
intresse eller exempelvis bero på avsaknad av anbud.
Hej klimatsmart samhälle!
Växjö kommun sparar 15 miljoner kronor årligen genom en
kombination av e-handel och samordnad varudistribution.
Med på köpet får de 93 % minskning av koldioxidutsläpp.
Läs mer på visma.se/proceedo
www.upphandling24.se
U24-06 Australien.indd 39
UPPHANDLING24 • NUMMER 6
4 | 2015
2009
39
2016-01-29 13:06:04