Personalmappe - sjekkliste
Navn:
Arbeidssted:
Ressursnummer:
Oppstart dato:
Ansettelse
Søknad med vedlegg
Kopi av ansettelsesbrev
Alle arbeidsavtaler
Avtale om bierverv
Arbeidstillatelse (for utenlandske
arbeidstakere)
Kvittering for mottatt politiattest
Taushetserklæring
Habilitetsattest
Tuberkulosekontroll
Skjema for registrering/endring av
personalopplysninger/ ansettelser
Lønn, ansiennitet og permisjon
Kompetanseutvikling av betydning for
den ansattes lønn- og
ansettelsesforhold
Fastsettelse av ansiennitet og lønn
Dokumentasjon på lønnsopprykk og
lignende
Dokumentasjoner av permisjoner med
ansiennitetstap - søknad og vedtak
Enkeltsaker, korrespondanse og
oppfølging
Dato
Ikke
aktuelt
Signatur
Kommentar
Korrespondanse med den ansatte
Dokumentasjon på og oppfølgning av
yrkesskader
Oppfølgning i forbindelse med
sykemelding dersom saken har
betydning for den ansattes langvarige
tjenesteforhold eller pensjonsforhold
Erstatningssaker
Kopi av skjema for innvilgelse av
databriller
Akan-tiltak
Ordenstraff der saken fører til rettslig
prøving eller kan få konsekvenser for
den ansattes tilsettingsforhold
Endring/avslutning av
arbeidsforholdet
Avslutning av arbeidsforhold
Attest/sluttattest
Pensjonsforhold
Omplassering, beordring og
fortrinnsrett
Dokumenter som IKKE skal i personalmappen:
Dokumenter som ikke har varig virkning på ansettelses- eller lønnsforhold skal arkiveres i
saksarkiv ordnet etter arkivnøkkel eller i egen ringperm. Dette gjelder:

Vedtak i ansettelsessaken (inneholder vurdering av andre personer), arkiveres i
saksarkivet etter arkivnøkkel
 Korte permisjoner som ikke har konsekvenser for lønn eller ansiennitet arkiveres i
ringperm, Oppbevares i 3 år
 Egenmeldinger/sykemeldinger som ikke gir refusjon (under 16 dager) arkiveres i
ringperm og oppbevares i 3 år
 Kopi av refusjonsberettiget sykemeldinger (1D) og søknad/vedtak om fødselspermisjon
skal arbeidsstedet ta kopi og arkivere i ringperm. Kopi av sykemelding (1D) og
fødselspermisjoner som medfører refusjon fra trygdekontoret oppbevares i 10 år.
Når personopplysninger (permisjoner og egenmeldinger/sykemeldinger) ikke skal oppbevares
lenger skal de makuleres.