LA AUDITORÍA INTERNA GQ01-01 Versión : Vigencia: Página 1 de 6 MISIÓN: Informar sobre el funcionamiento real de los procesos de la Asociación. Identificar mejoras posibles, detectar incumplimiento de normas y procedimientos (no conformidades), y promover las acciones correctivas, preventivas y mejoras necesarias, para el mejoramiento continuo del sistema de calidad de la Asociación. IMPORTANCIA DE LA AUDITORÍA INTERNA La auditoría interna es una herramienta dentro del proceso de mejoramiento permanente que es característico del SGC. Dentro del ciclo de gestión de la Asociación que comprende las etapas de planear, hacer, verificar, mantener y mejorar ( PHVM), la auditoría interna ejecuta la fase V, o sea, verificar. La Auditoría interna es una herramienta para la ejecución de la fase de ‘’Verificación’’ del Ciclo de Gestión Administrativa. Esta Auditoría no es un fin en si misma sino un medio para detectar e identificar las deficiencias de los procesos auditados y propiciar los mejoramientos y cambios que se deben hacer mediante la acción correctiva, la acción preventiva o la de mejora, aplicada en la fase de ‘’mantener y mejorar’’ del ciclo, con el fin de lograr que estos cambios se incorporen en el siguiente ciclo de ‘’planificación’’ y sea el cumplimiento de un propósito de gestión hacia el mejoramiento continuo de la Asociación. Puede decirse que el auditor interno justifica su razón de ser por las acciones posteriores que se tomen luego de la auditoría interna. PLAN ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA DE ASCUN El Asesor de Calidad cada año deberá elaborar el Plan anual de auditoría interna de la Asociación definiendo los propósitos y objetivos del año, las herramientas para lograrlo, los indicadores que midan los resultados Para que el plan de auditoría interna se haga en forma organizada y genere resultados de mejoramiento en la Asociación debe prepararse utilizando las técnicas pertinentes de planeación. Se recomienda que se haga siguiendo el ciclo PHVA en donde: P = Planificación del proceso. Se deben definir los propósitos que se piensan obtener con las auditorias del año, los recursos que se van a utilizar, en cada auditoría para que sea exitosa y eficaz, las fechas de las diferentes auditorias. La fecha del informe final presentado por el auditor interno de la asociación. Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: LA AUDITORÍA INTERNA GQ01-01 Versión : Vigencia: Página 2 de 6 H = Hacer o adelantar el proceso. El éxito de esta actividad depende de la planificación que haga el Auditor Interno, y de la actitud y cumplimiento de su gestión en las auditorias de los procesos de la Asociación. V = Verificar. El plan debe crear las condiciones y los medios que permitan asegurar y vigilar que el proceso de auditoría se esté cumpliendo bien, dentro de los tiempos programados y la calidad exigida. Que se estén recogiendo y verificando las evidencias, se estén identificando las ´´no conformidades´´, y la necesidad de acciones preventivas, De esta manera asegurar que se podrá producir el informe de auditoría y su difusión. M = Mantener y en términos de calidad Mejorar. Es la mas importante. El asesor de Calidad debe estar pendiente de los resultados de las auditorias para evitar que la actuación del Auditor desencadene discusiones para buscar responsables de las ‘’no conformidades’’ encontradas, y que no llevan a ninguna consecuencia benéfica para la organización. Hay que buscar que las decisiones del Auditor se tomen con criterio de calidad, y generan acciones correctivas, de mejora o de prevención que produzcan el mejoramiento de la gestión de la Asociación. TERMINOS UTILIZADOS EN LA AUDITORÍA DE CALIDAD Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría Calidad: Todas las cualidades con las que cuenta un producto o un servicio para ser de utilidad a quien lo emplea. (Esta definición no se encuentra en ninguna norma ISO, se tomó de ´´Desarrollo de una Cultura de la Calidad´´ Humberto Cantú Delgado. Conformidad: Que cumple con los requisitos y objetivos esperados. No conformidad: Que no cumple con los requisitos y objetivos esperados. A su vez es una oportunidad de mejoramiento. Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: LA AUDITORÍA INTERNA GQ01-01 Versión : Vigencia: Página 3 de 6 Oportunidad de mejoramiento: En Ascún las oportunidades de mejoramiento son las no conformidades detectadas en las auditorías y que se convierten en el origen de la dinámica permanente de mejoramiento de los procesos de la Asociación. LA AUDITORÍA A LOS PROCESOS DE LA ASOCIACION El Auditor Interno con fundamento en el Plan Anual de Auditoría Interna, elabora su programación de las auditorías a los diferentes procesos de la Asociación. Para esto cumple metódicamente unas etapas. ETAPAS DE LA AUDITORÍA Para que la Auditoría Administrativa sea exitosa debe seguir un proceso que cumpla en forma mínima las siguientes etapas: 1) Planificación de la Auditoría. El auditor interno en desarrollo del plan anual de auditoría interna de la Asociación elabora el plan de auditorías internas. Ese plan debe incluir para las diversas auditorías que se deben practicar a igual número de procesos que se ejecutan en la Asociación, la siguiente cobertura: • • • • • • 2) Definir criterios de los propósitos de la auditoría. Definir la importancia de los procesos que se va a auditar Conocer y estudiar los resultados de auditorías anteriores a este proceso. Identificar a los responsables de los procesos. Organizar el tiempo de manera que por lo menos una vez al año se audite todo el Sistema de Gestión de Calidad de la Asociación Diseñar los cuestionarios y las formas que va a utilizar en el proceso. • Debe reflejar los aspectos mínimos a comprobar. • Qué cosas concretas se van a examinar. • Definir las prioridades de la auditoría. • Definir los tamaños de las muestras cuando sea necesario. • Programar la realización del seguimiento y medición del proceso de auditoría interna. Ejecución de la Auditoría Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: LA AUDITORÍA INTERNA GQ01-01 - Versión : Vigencia: Página 4 de 6 Realizar una reunión inicial de información con los responsables de los proceso para explicar los objetivos, obtener la colaboración de los auditados, desvirtuar prejuicios, y hacer un programa de fechas y horas para la auditoría de cada proceso. Esta reunión es muy importante porque sirve para demostrar a los auditados la preparación que se ha hecho del proceso y la importancia que le da la Asociación a esta actividad. • • • • • • • • En el día, hora y sitio programado comenzar la Auditoría del proceso seleccionado con una corta reunión de iniciación para dar las indicaciones de último momento, generar confianza en los auditados, definir el horario del proceso y la hora de finalización. Auditar con criterio y actitud constructiva. Aplicar el cuestionario preparado. Si procede, auditar la eficacia de las acciones tomadas desde la última auditoría. Disponer en el sitio de los manuales, procedimientos y de la información necesaria. Buscar evidencias objetivos, hechos, no emitir juicios y menos críticas al auditado. Escuchar, comprender y valorar asertivamente. Conseguir la aceptación del auditado a medida que se hace la auditoría. Cuando algo de interés no se pueda auditar durante la visita, se mencionará en el informe (exclusiones) y se tendrá en cuenta al programar la próxima visita. Al terminar el tiempo establecido y antes que el Auditor muestre al auditado la información recogida para obtener su firma, siempre se debe programar una interrupción que el auditor utilizará para organizar sus anotaciones en el formato que previamente ha diseñado, para poderlas presentar al auditado. Este es el momento oportuno para que el auditor converse con el auditado acerca de: • Las dudas que al auditor le surjan acerca de la calidad de las evidencias recogidas. • Informar de las no conformidades identificadas. • Informar de las acciones preventivas que recomendará. • Informar de las acciones correctivas que habrá que efectuar • Manifestar los progresos alcanzados desde la auditoria anterior Luego obtiene la firma del auditado en señal que está informado sobre las conclusiones y acepta los resultados de la auditoría. Esta firma es muy importante para que luego cuando el auditor presente el Informe Final de Auditoria, los auditados no se muestren extrañados con los resultados allí expresados y se presenten dificultades. 3) Elaboración del Informe de Auditoría Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: FUNCIONES AUDITOR INTERNO GQ01-01-01 Versión : Vigencia: Página 1 de 1 IDENTIFICACIÓN DEL CARGO NOMBRE DEL CARGO: AUDITOR INTERNO SUPERIOR INMEDIATO: DIRECTOR EJECUTIVO. PERSONAL A CARGO: MISIÓN DEL CARGO: Asistir a la Asociación en mantener controles eficaces para el cumplimiento de las normas ISO, su sistema de gestión de calidad, y evaluar su eficiencia promoviendo el mejoramiento continuo de la misma. FUNCIONES: 1. Asistir a la Asociación en el desempeño de su gestión. 2. Evaluar y probar la eficacia de los controles implantados para ejecutar la gestión de su misión, visión y planes institucionales. 3. Elaborar los planes de auditoría interna en desarrollo del Plan Anual de Auditoría de la Asociación y registrarlos en el formato GQ01-01-03. 4. Determinar los recursos adecuados para alcanzar los propósitos del Plan Anual de Auditoría de la Asociación. 5. Efectuar las auditorías conforme a los planes y siguiendo los procedimientos establecidos en el documento GQ01-01 La Auditoría Interna y GQ01-01-02 Proceso de Auditoría Interna. 6. Vigilar el cumplimiento de las acciones y oportunidades de mejoramiento identificadas en los procesos de auditoría y registradas en el formato GQ01-01-05. 7. Todas las demás funciones inherentes al cargo de Auditor Interno. RESPONSABILIDAD Responder por el normal cumplimiento de los programas de auditoría y buscar el mejoramiento continuo de los procesos de la Asociación. COMPETENCIAS PARA EL CARGO EDUCACIÓN: Profesional de pregrado con experiencia administrativa de al menos 3 años. FORMACION: Fundamentos de ISO 9001:2008. Curso de Auditoría ISO. HABILIDADES: Comunicación efectiva, trabajo en equipo, pensamiento creativo, iniciativa, sentido de pertenencia, sensibilidad interpersonal. Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: LA AUDITORÍA INTERNA GQ01-01 Versión : Vigencia: Página 5 de 6 La auditoría interna se justifica en la medida que se tomen acciones dirigidas a corregir las no conformidades identificadas, a efectuar las acciones preventivas recomendadas, y a corregir las fallas detectadas. El informe de auditoría tiene que ser muy preciso para lograr los propósitos indicados identificando claramente los problemas encontradas y definiendo las acciones recomendadas. Además debe establecer las fechas límites en que deben quedar tomadas y ejecutadas las acciones recomendadas. Este informe debe seguir unos patrones importantes: • • • El informe debe estar redactado cuidando los términos utilizados y los adjetivos que quiten seriedad y objetividad al examen. Debe ser sintético sin gran extensión, pero lo suficientemente objetivo para generar los cambios que se requieran. Debe hacer referencia al cumplimiento alcanzado por la auditoría con relación a los propósitos programados. Una vez elaborado el informe los auditados deben firmarlo. Recordar que por eso es importante que luego de auditar un proceso, el responsable del proceso, debe firmar el resultado de la auditoría que se le efectuó para que no haya dificultades en la firma de este informe. • • • 4) Conseguir la firma del auditado en el ‘’Informe Oficial de Auditoría’’. Entregar el informe a la Dirección Ejecutiva de la Asociación. Informará al Comité de Calidad cuando se considere conveniente el resultado de la auditoría practicada al SGC de la Asociación. Cierre de la auditoría Con fundamento en el Informe de Auditoría, el auditado elaborará el plan de acción para la corrección de las ‘’no conformidades’’, el emprendimiento de las acciones correctivas y preventivas. Dará cumplimiento a las recomendaciones y observaciones del Auditor. Debe quedar claro que es al auditado quien tiene la responsabilidad de planear y emprender las acciones de mejoramiento, no el Auditor. Por su parte el auditor hará seguimiento y asesoramiento de las acciones emprendidas por el auditado. Únicamente cuando se haya cumplido satisfactoriamente las acciones correctivas y se hayan verificado sus buenos resultados se hará el cierre de la auditoría. 5) Documentación utilizada en el proceso • • • • Funciones Auditor Interno GQ01-01-01 Proceso de Auditoría Interna GQ01-01-02 Formato Programación Ciclo de Auditorías GQ01-01-03 Formato Hoja de Verificación. GQ01-01-04 Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: Versión : Vigencia: PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA GQ01-01-02 MAPA DE PROCESO Página 1 de 2 RESPONSABLE TAREA INICIACIÓN 1. Planificación y programación anual de las auditorías internas. Se definen los propósitos y metas. Se identifican los procesos que se van a auditar 1 2. Elabora los programas de auditoría para cada uno de los procesos que se van a auditar. Prepara los cuestionarios, los formatos a utilizar y define las generalidades del proceso como fechas y horarios. 2 Auditor Interno 3. Realiza la auditoría siguiendo una programación previamente preparada que comienza con una breve reunión informativa con los responsable del proceso y las demás personas que trabajan en su ejecución. 3 SI Asesor de Calidad 4 NO 5 6 Auditor Interno 4. Al terminar la auditoría muestra a l auditado la información obtenida y le comunica sus conclusiones y le informa si existen ´´no conformidades´´ que deben corregirse y las acciones preventivas que deben tomarse. Obtiene la firma del auditado que acepta los resultados de la auditoría . Auditor Interno 5. Si no existen ´ ´no conformidades´ ´ redacta el informe de auditoría incluyendo lasacciones preventivas recomendadas y definiendo las fechas programadas para controlar la implantación de las mismas y evaluar sus resultados. Se produce el cierre de la auditoria. Auditor interno 6. Si existen ¨no conformidades¨ el auditado elaborará el plan de acción para la corrección y levantamiento de las ¨no conformidades¨ Debe definirse el plazo para la implantación de la s correcciones y la evaluación de sus resultados. Lo presenta al auditor. Auditado A Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: Versión : Vigencia: PROCESO DE AUDITORÍA INTERNA GQ01-01-02 MAPA DE PROCESO Página 2 de 2 TAREA RESPONSABL E A 7 8 9 7. Revisa el plan de acciones correctivas presentado por el auditado, hace sus observaciones y correcciones para que sea el auditado el que emprenda las acciones de corrección y mejoramiento dentro de un tiempo establecido. Auditor Interno 8. Aplica las acciones correctivas y de mejoramiento en el tiempo establecido. Cuando se encuentren implanta das y estén generando ya Resultados medibles, notifica al Auditor Interno para que haga las v e r i f i c a c i o n e s del caso. Auditado 9. Hace las verificaciones necesarias para comprobar la correcta implantación de las acciones correctiva s. Verifica resultados. Si no s on correctos se da otro tiempo adicional hasta que se produzcan buenos resultados que permitan hacer el cierre de la auditoría. Auditor interno FINA LIZACION Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: PROGRAMACIÓN CICLO DE AUDITORÍA Versión : Vigencia: GQ01-01-03 Página 1 de 1 FECHA V IGENCIA PROGR AMA : DESDE: CIC LO DE AUDITO RIA N ° HASTA: FECHA DE PRO GRAMACIÓ N: OB JETIVO DE L A AUDITORÍA : ALCANCE DE LA AUDITOR ÍA: PROCEDIMIENTO PRO CESO Elaboró : GQ Fecha: Firma: NOMB RE EQUIPO AUDITO R C ODIGO PRIN CIPAL Revisó : GD04 Fecha: Firma: APO YO TIEMPO ESTIMADO FECHA PR OGRAMADA EN FO RMAC IÓN Aprobó: GD 03 Fecha: Firma: FORMATO HOJA DE VERIFICACIÓN Versión : Vigencia: GQ01-01-04 AUDITOR PROCESO Página 1 de 1 FECHA AUDITADOS ITEM NUMERAL NORMA ISO 9001:2008 REFERENCIA PROCEDIMIENTO ASCUN FIRMA AUDITOR COMENTARIO AUDITOR RESULTADO FIRMA AUDITADO Elaboró : GQ Revisó : GD04 Aprobó: GD 03 Fecha: Fecha: Fecha: Firma: Firma: Firma: REPORTE DE ACCIÓN PREVENTIVA Y/O CORRECTIVA Versión : Vigencia: GQ-01-01-05 ACCION CORRE CTI VA ACCION PREV ENT IV A Página 1 de 1 FE CHA ORI GE N N° RE SPONSABLE Auditoria Reclamación Encuesta satisfacción del usuario Observaciones empleados Otro. Cuál? Indicadores DES CRIPCION DE LA NO CONFORMI DA D REA L/POT ENCIA L (para auditoria s, definir numeral de la norma que se incumple y referenciar la evidencia objetiva) IDE NTI FICA CIÓN DE LAS CA USAS REALES /POT ENCIA LES PLAN DE MEJORA MIE NTO ACT IV IDAD RE SPONSA BLE FE CHA CUMPLIMIE NT O OK RE CURSOS (de ser necesarios) APROB ACION DE L PLAN CA RGO FI RMA RE SULTA DO DE LA ACCIO N E FICA CIA: SI NO NUEVA ACCI ÓN FI RMA (responsable de verificar e l cumplimiento de la acción) FE CHA DE CIERRE V ER IFIC ADO P OR