FACTOR ENERGIA, S.A. Manual de Formación WebCom Mayo 2015 AGENDA 1 ACCESO WEBCOM FACTOR ENERGIA 2 MENÚ INICIAL 3 ALTA DE CONTRATOS 4 ALTA DE CONTRATO NUEVO 5 ALTA DE NOVACIÓN CONTRACTUAL 6 MODIFICAR: ALTA NUEVA O NOVACIÓN 7 SEGUIMIENTO DE CONTRATOS 8 VALIDACIÓN DE CONTRATOS 9 ABRIR UN TICKET 10 NOVEDADES 2 1. ACCESO WEBCOM FACTOR ENERGIA Paso 1: Conectarse al área privada de agentes comerciales a través del siguiente link: https://areaprivada.factorenergia.com/agentes/login.php Paso 2: Introducir el usuario y contraseña facilitados por el responsable comercial. En el caso de bloquear su usuario o solicitar la apertura de un sub código deberá solicitarlo a [email protected], poniendo en copia a su responsable comercial . 3 2. MENÚ INICIAL (1) En la cabecera del menú inicial encontrará 5 opciones: 1. Inicio 2. Contratación a) Altas de Contratos b) Consumo de Suministros c) Estado de Renovación d) Simulación de Factura 3. Opciones generales a) Comerciales b) Datos de Facturación c) Gestión de Tickets 4. Opciones de usuario a) Ver documentos b) Cambiar email/contraseña 5. Desconectar 4 2. MENÚ INICIAL (2) En el cuerpo del menú inicial se han introducido varias novedades: 1. Acceso directo al manual. 2. Descarga directa del contrato PYME. 3. Gráficos de seguimiento de producción. 4. Formulario de sugerencias 5. Tablón de noticias 5 3. ALTA DE CONTRATOS Para grabar un alta/novación debe acceder desde la pestaña CONTRATACIÓN: Altas modo distribuidor. Para que se nos muestren las opciones disponibles de cada contrato hay que pulsar con el botón derecho del ratón en la barra de ‘Altas de contratos’, de esta forma se abre un menú con las tres opciones disponibles: 1. Alta para crear un contrato nuevo 2. Estado para aplicar un filtro a los contratos visibles 3. Comercial para aplicar un filtro. 6 4. ALTA DE CONTRATO NUEVO Para introducir un alta debemos cumplimentar TODOS los campos que nos solicita el sistema (tanto la pestaña Obligatorios como la Opcionales). Siempre hay que visitar la pestaña de Opcionales aunque no se aporte información adicional para poder completar el proceso. Una vez tengamos todos los datos cumplimentados para finalizar el proceso seleccionaremos el botón ‘ACEPTAR’ y el alta grabada pasará a PETICIÓN. 7 4. ALTA DE CONTRATO NUEVO Para que el Cliente sea aceptado el CUPS debe ser correcto y no ser ni duplicado ni Cliente FACTOR. En estos casos el sistema no permitirá dar de alta el contrato e indicará un mensaje de error. Sucederá lo mismo con la Cuenta Corriente. Debe ser correcta ya que si no el validador la rechazará. 8 5. ALTA DE NOVACIÓN CONTRACTUAL Para grabar una novación su CUPS debe haber sido consultado previamente en la pestaña estados (re)novación. Debemos tener en cuenta que hay que modificar la oferta cuando se trate de un alta, seleccionar el descuento dependiendo del tipo de tarifa y si se trata de un alta o novación. 9 6. MODIFICAR: ALTA NUEVA O NOVACIÓN Seleccionando encima de la línea del cliente creado, existe la opción de MODIFICAR los datos: Podemos BORRAR los datos cuando se trata de un registro en petición. Se utiliza la opción DUPLICAR en aquellos casos en los que un mismo cliente tiene más de un punto de suministro. Se duplicará la línea con todos los datos incorporados excepto el CUPS que aparecerá en blanco para que lo introduzcamos. 10 7. SEGUIMIENTO DE CONTRATOS Diariamente, a las 9h y a las 14h los contratos que aparecían en PETICIÓN se pasarán a VALIDACIÓN siempre que adjunte en la línea de ALTA el contrato escaneado. En caso de no tener el contrato escaneado, el proceso se realiza los viernes cuando llega el contrato físico a FACTOR. Para la novación contractual, debe adjuntarse, en todos los casos, la documentación escaneada, para que el contrato pase a VALIDACIÓN. La línea creada sin documento adjunto estará disponible durante 24 h. 11 8. VALIDACIÓN DE LOS CONTRATOS Diariamente, los contratos que estaban en VALIDACIÓN pasarán a OK o KO. Si durante los primeros 5 días no hemos localizado al cliente, no se modificará su estado y quedará en VALIDACIÓN. • Los contratos OK son aquellos que se han validado por Factor y pasan a ser facturables por el distribuidor. • Los contratos KO solucionables (aquellos en los que se ha detectado alguna incidencia documental o en la llamada de bienvenida) deberán recuperarse mediante la apertura de un ticket. CIF / NIF Teléfono fijo de la empresa Tipo de Producto y Tarifa 12 8. VALIDACIÓN DE LOS CONTRATOS En los casos en los que la Cuenta Corriente aportada sea idéntica a la Cuenta Corriente de otro contrato con CIF distinto, dicha gestión quedará paralizada hasta la recepción de documentación que acredite que existe relación alguna entre empresas para compartir una misma cuenta bancaria. Una vez recibida la documentación y gestionada por el departamento de contratación se desbloqueará el cliente para iniciar la validación. 13 9. ABRIR UN TICKET Se ha creado un nuevo canal para resolver incidencias, mediante “TICKETS” para cada contrato. Dependiendo del estado de un contrato podremos abrir un ticket para adjuntar un documento anexo o para añadir información solicitada. 14 9. ABRIR UN TICKET Esta es la pantalla para abrir un ticket. Los tickets pueden ser telefónicos o administrativos dependiendo el ko. El sistema ya les indica cual es su tipo en todo momento. Si se trata de un KO telefónico tendrá la opción de escribir un comentario y si es administrativo deberá anexar el documento necesario para la solución del mismo. En Webcom - Documentos disponen del listado de KOs y como solucionarlos. Si tras la apertura del TICKET sigue la incidencia o tienen cualquier consulta deberán enviar un email al departamento de validación [email protected]. Para cualquier consulta sobre el estado de un contrato una vez solucionado deberán contactar con [email protected]. 15 10. MEJORAS Y NOVEDADES 10.1 LEADS - CANDIDATOS Por cada contrato validado OK, se dejará a disposición del usuario otro suministro potencial con el mismo nivel de consumo, tarifa de acceso y zona geográfica. Con esta iniciativa queremos fomentar el crecimiento continuo de la cartera de clientes. 17 10.2 LOCALIZACIÓN POR DIRECCIÓN Se crea una pantalla previa a la simulación de factura en la que se pueden localizar los suministros por dirección. Los resultados están restringidos a un número máximo de consultas y a unas tarifas determinadas. En caso de disponer del CUPS, se puede alimentar únicamente ese campo o saltar directamente a la simulación de factura sin tener ningún campo informado. 18 10.3 SIMULACIÓN DE FACTURA ENTRE FECHAS A la pantalla de simulación de factura se puede llegar directamente o a través del formulario previo. Se incorpora la posibilidad de seleccionar un intervalo de fechas para ajustar la simulación de factura a las lecturas exactas de la factura a replicar. 19 10.4 SUGERENCIAS En esta pantalla ponemos a disposición del distribuidor un canal de comunicación directo para tratar cualquier tipo de incidencia u oportunidad de mejora que nos queráis hacer llegar. 20 10.5 SEGUIMIENTO DE PRODUCCIÓN Para facilitar el seguimiento de la cartera de contratos que se han introducido o están pendientes de dar el OK definitivo, se muestran dos gráficos. El primero en número de contratos y el segundo el energía agregada. 21 11. CONTACTO FACTOR ENERGIA S.A. Departamento Comercial [email protected] TEF: 93 362 1560 TEF: 91 193 5085 22