CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA CUA No.: 32814 EXAMEN ESPECIAL GIMNASIO DEPORTIVO DE SOLOLA, AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 3 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 4 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6 ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 7 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el organismo rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG. Una de las atribuciones de la CDAG, es coordinar de acuerdo a las políticas emanadas del Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación, con el deporte escolar y no federado, para la masificación de los mismos, coordinando con los programas de competición para el uso de las instalaciones deportivas a efecto de que su utilización signifique el lógico aprovechamiento de la inversión pública en la obra de infraestructura. La caja chica asignada al Gimnasio Deportivo de Sololá, de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, asciende a Q.3,000.00, y fue autorizada mediante Acuerdo No. 10/2014-G-CDAG, de Gerencia de fecha 30 de enero de 2014, y Resolución de la Sub-Gerencia Financiera Número CDAG-SGF-02-2014 de fecha 04 de febrero de 2014. Se encuentra respaldado con el vale de caja chica No 34, de fecha 04-02-2014, a nombre del señor Ernesto Adolfo Hernández Andrade, emitido por la Sub-Gerente Financiera. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- OBJETIVOS GENERALES 1. Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado. 2. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica y bancos. 3. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. 4. Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos. 5. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. 6. Emitir opinión sobre la razonabilidad del control interno del registro, resguardo y control de los bienes inventariables de la entidad, en el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 7. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la CDAG, en el área de Inventarios. ESPECIFICOS 1. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la caja chica se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. 2. Verificar que la caja chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. 3. Verificar que todos los gastos efectuados se encuentren devengados y debidamente pagados. 4. Verificar que el saldo del banco se encuentre conciliado con el de la chequera y el libro de caja chica al 15 de mayo de 2014. 5. Verificar que las operaciones de caja chica y bancos, se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoría. 6. Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de caja chica y bancos. 7. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. 8. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la instalación deportiva, en tarjetas de responsabilidad y codificación de bienes. 9. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 2 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- 9. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. 10. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado. 11. Comprobar que todos los bienes registrados en tarjetas de responsabilidad se encuentren físicamente. ALCANCE La auditoria abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución, incrementos, ampliación, liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y financieramente la caja chica vigente; además, se evaluó el control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento que correspondan. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de registro y control de inventarios, así como la legalidad y procedimientos de registro y control utilizado para los bienes y suministros del Almacén. INFORMACION EXAMINADA El Administrador del Gimnasio Deportivo de Sololá, para realizar el control y registros de los ingresos y egresos utiliza el Libro de Caja Chica y Libro de Bancos, ambos autorizados por la Contraloría General de Cuentas, los que reflejan al 02 de junio de 2014 un saldo en libros de Q.107.86. ( 1) Gimnasio Deportivo de Sololá (2) Resumen de Libro de Caja Chica y Bancos (3) Período del 01 de enero al 02 de junio de 2014 (4) (Expresado en Quetzales) (5) Saldo Inicial 0.00 (6) Ingresos 8,112.45 Total Ingresos 8,112.45 Suman los Ingresos 8,112.45 (7) Egresos 8,004.59 Total Egresos 8,004.59 (8) Saldo al 02-06-2014 107.86 Suma Igual a Ingresos 8,112.45 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 3 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Gimnasio Deportivo de Sololá. NOTA 2 Para los registros de control, utiliza el libro de Caja Chica y de Bancos, registro No. 050550 del 19 de mayo de 2011 y No. 053154 del 21 de agosto de 2012 respectivamente, ambos autorizados por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El período auditado es del 01 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos referidos al 02 de junio de 2014. NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. NOTA 5 Corresponde al monto inicial, al 01 de enero de 2014. NOTA 6 Reintegros efectuados por C.D.A.G Fondo Rotativo Interno -SF-, a través de transferencias bancarias a favor del Gimnasio Deportivo de Sololá por Q.8,112.45. NOTA 7 Corresponde a gastos realizados en el Gimnasio Deportivo de Sololá por valor Q.8,004.59, según registros realizados en el Libro de Caja Chica. NOTA 8 El saldo al 02 de junio de 2014, según registros del libro de caja chica del Gimnasio Deportivo de Sololá es de Q.107.86 . COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Derivado del Examen Especial de Auditoría que se practicó en el Gimnasio Deportivo de Sololá, se solicitó al fiscalizado el último informe de Auditoría Interna de la CDAG, como de la Contraloría General de Cuentas, indicando que por parte de Auditoria Interna se emitió el informe No. DAI-A-32, el cual, no contiene EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 4 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- hallazgos. En cuanto al informe de la Contraloría General de Cuentas, el Administrador indicó que a la fecha dicha entidad no se ha presentado a realizar auditoria a las instalaciones del Gimnasio Deportivo de Sololá. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 5 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 ERNESTO ADOLFO HERNANDEZ ANDRADE ADMON. DE AREA DEP. I, GIMNASIO DE SOLOLA 01/01/2014 15/05/2014 2 VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/2014 15/05/2014 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 6 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMISION DE AUDITORIA HERBER AROLDO MIRANDA VEGA JOSE ANTONIO GIRON GUILLEN Auditor Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Sub Director Director EXAMEN ESPECIAL - CUA 32814 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 7