CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA CUA No.: 32682 AUDITORIA DE GESTION ASOCIACION DEPORTIVA NACIONAL DE VUELO LIBRE, AREA DE EGRESOS. DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 3 GENERALES 3 ESPECIFICOS 4 ALCANCE 4 INFORMACION EXAMINADA 4 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 5 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 7 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 8 ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 9 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y el Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997. Como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte. El Artículo No.90 de la Ley, enumera las atribuciones de la CDAG; y en el literal e. determina que debe “Fiscalizar el normal y correcto funcionamiento de las federaciones deportivas nacionales, departamentales y municipales tanto en lo administrativo como en lo económico y técnico deportivo. Las Federaciones Deportivas Nacionales que en esta ley se llamarán simplemente federaciones, son la autoridad máxima de su deporte en el sector federado y estarán constituidas por la agrupación de las asociaciones deportivas departamentales, del mismo deporte y ligas, los clubes, equipos o deportistas individuales que practiquen la misma actividad deportiva. Tienen personalidad jurídica y patrimonio propio, su domicilio esta en el departamento de Guatemala y su sede en la ciudad capital. Ejercerá su autoridad en toda la República de Guatemala en forma directa o por delegación hecha a las asociaciones deportivas departamentales o municipales de su deporte. AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- Las federaciones y asociaciones deportivas tienen como función el gobierno, control, fomento, desarrollo, organización, supervisión, fiscalización y reglamentación de su respectivo deporte en todas las ramas en el territorio nacional. Las federaciones y asociaciones deportivas nacionales están obligadas a elaborar proyectos anuales de planes de trabajo y de presupuesto, siendo estos la base para la Confederación, asimismo, sus propios estatutos que deberán estar avalados por su respectiva asamblea general, los que deberán ser aprobados para su vigencia por el Comité Ejecutivo de la Confederación. La organización y funcionamiento de cada una de las federaciones y asociaciones deportivas nacionales, se regulará por las prescripciones de sus estatutos y reglamentos, debiendo contar para su gobierno obligatoriamente con los siguientes órganos: Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal I y Vocal II. Dentro de las Asociaciones autorizadas para funcionar en el territorio nacional se encuentra la Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala, misma que tiene por objeto regular la práctica del deporte de Vuelo Libre, en el territorio de la República de Guatemala, de conformidad con el acuerdo número 88/79-CE-CDAG, Estatutos de la Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala, autorizado el 18 de septiembre de 1979. La Asociación Nacional del Vuelo Libre se encuentra integrada por los miembros asociados y la Asociación Deportiva Departamental de Sololá. El gobierno de la Asociación de Vuelo Libre se integra de la siguiente manera: Constituyen los órganos de la Asociación: a). La Asamblea General. b). El Comité Ejecutivo. c). El Organismo Disciplinario La Asamblea General es el órgano superior y la máxima autoridad de la Asociación y se constituye con todos los miembros asociados. Las resoluciones que emanen de este organismo son obligatorias. Las asambleas se realizarán de forma ordinaria en los meses de julio y diciembre de cada año y extraordinarias cuando las necesidades del deporte lo requieran. AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 2 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- El Comité Ejecutivo es el órgano ejecutor de las decisiones y resoluciones tomadas por la Asamblea General, se integra por cinco miembros que ocuparán los cargos son de Presidente, Secretario, Tesorero, Vocal I y Vocal II. Podrán convocar a sesiones del Comité Ejecutivo, el Presidente o dos de sus miembros, el quórum lo constituye la mayoría de sus miembros El patrimonio de la Asociación Nacional de Vuelo Libre lo constituyen los inmuebles, muebles y valores de cualquier naturaleza, adquiridos en propiedad para fines deportivos de la Asociación; así como las donaciones, legados, subvenciones, beneficios y cualquier adjudicación a título gratuito o compensatorios que hagan a su favor el estado, las municipalidades, entidades autónomas y personas jurídicas o individuales, porcentajes de ingresos brutos que corresponda a los eventos de Vuelo Libre que se organicen en el país y el productos de porcentajes, compensaciones, o ingresos en general, que devenguen por concesiones que se otorguen por concepto de anuncios, alquileres, ventas u otro concepto en campos e instalaciones deportivas relacionada con el deporte de Vuelo Libre que corresponda al patrimonio de la Asociación, conforme a lo establecido en la Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y el Deporte. El presupuesto de la Asociación será programático y su ejercicio se establece del primero de enero al treinta y uno de diciembre de cada año, la Asociación de Vuelo Libre cuenta con un presupuesto para el ejercicio 2012 de Q.2,235,775.99 y para el ejercicio 2013 de Q2,497,469,61, de conformidad con el Acuerdo No.26/2012-CE-CDAG y 26/2013-CE-CDAG del Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala. OBJETIVOS GENERALES 1. Emitir opinión sobre la razonabilidad del control interno utilizado respecto al procedimiento de reintegro de caja chica, emisión de estados financieros, pago de compras directas y emisión de cheque. 2. Evaluar la razonabilidad del ambiente y estructura de control interno, seguridades, funciones, procedimientos, políticas, métodos, registro y archivos respecto al procedimiento de reintegro de caja chica, emisión de estados financieros, pago de compras directas y emisión de cheque. AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 3 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ESPECIFICOS 1. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes respecto al reintegro de caja chica. 2. Determinar si se cumple con el procedimiento de reintegro de caja chica autorizado por la entidad. 3. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos relacionados con el procedimiento de reintegro de caja chica. 4. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes respecto a la emisión de estados financieros. 5. Determinar si se cumple con el procedimiento de emisión de estados financieros autorizado por la entidad. 6. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos relacionados con el procedimiento de emisión de estados financieros. 7. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes respecto al pago de compras directas. 8. Determinar si se cumple con el procedimiento de pago de compras directas autorizado por la máxima autoridad. 9. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos relacionados con el procedimiento de pago de compras directas. 10. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes, respecto a la emisión de cheque. 11. Determinar si se cumple con los procedimientos de emisión de cheque autorizado por la máxima autoridad. 12. Evaluar si cumplen con reglamentos, normas, leyes y acuerdos relacionados con el procedimiento de emisión de cheque. ALCANCE La auditoría abarcó la evaluación de gestión en la ejecución de egresos según la muestra de los expedientes en las áreas seleccionadas, por el período del 01 de enero 2012 al 31 de diciembre de 2013. INFORMACION EXAMINADA La Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala, realizó egresos en las áreas de reintegro de caja chica, pago de compra directa, emisión de cheques para los períodos 2012 y 2013, como se describen a continuación: AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 4 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- (1)ASOCIACIÓN NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA (2)RESUMEN DE EGRESOS (3)PERIODO DEL 01 DE ENERO 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 (4)(EXPRESADO EN QUETZALES) (5) 2012 CAJA CHICA (6) 2013 30,339.30 22,925.40 COMPRA DIRECTA 606,005.38 685,297.80 EMISIÓN DE CHEQUES 448,917.44 337,223.88 1,085,262.12 1,045,447.08 TOTAL DE LA MUESTRA COMENTARIO. Así mismo, se realizó evaluación de los Estados Financieros para los períodos 2012 y 2013, siendo estos el Balance General y Estado de Resultados. NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala. NOTA 2 Resumen de la muestra seleccionada para la evaluación de los egresos, de la Asociación Nacional de Vuelo Libre de Guatemala. NOTA 3 El periodo auditado es del 01 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013. NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 5 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- NOTA 5 Muestra de los Egresos realizados por la Asociación con el fondo de caja chica por el valor de Q. 30,339.30; compras directas por Q. 606,005.38 y emisión de cheques por el valor de Q. 448,917.44, haciendo un total de gastos para el periodo 2012 de Q. 1,085,262.12. NOTA 6 Muestra de los Egresos realizados por la Asociación con el fondo de caja chica por el valor de Q. 22,925.40; compras directas por Q. 685,297.80 y emisión de cheques por el valor de Q. 337,223.88, haciendo un total de gastos para el periodo 2013 de Q. 1,045,447.08. AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 6 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES HALLAZGOS INFORME DE CDAG Derivado de la auditoría de gestión de presupuesto en el área de egresos practicada a la Asociación Nacional de Vuelo Libre, por el periodo del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre de 2013, en cumplimiento del nombramiento 32682-01-2014 de fecha 11 de marzo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de recomendaciones emitidas por parte de la Auditoría Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del cual fueron emitidas diez (10) recomendaciones, las cuales se encuentran de la siguiente forma: 08 Implementadas 02 En Proceso TOTAL 80% 20% 100% HALLAZGOS INFORME DE CGC Derivado de la auditoría de gestión de presupuesto en el área de egresos practicada a la Asociación Nacional de Vuelo Libre, por el periodo del 01 de enero del 2012 al 31 de diciembre de 2013, en cumplimiento del nombramiento 32682-01-2014 de fecha 11 de marzo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de recomendaciones emitidas por parte de la Contraloría General de Cuentas, del cual fueron emitidas seis (6) recomendaciones, las cuales se encuentran de la siguiente forma: 04 Implementadas 66.67% 01 Incumplidas 16.67% 01 En Proceso 16.66% TOTAL 100 % AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 7 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 GUILLERMO ALEJANDRO TORALLA CALDERON TESORERO COMITE EJECUTIVO, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA 07/12/2011 07/12/2015 2 JOSE DANIEL AUGUSTO HERRARTE TOLEDO SECRETARIO COMITE EJECUTIVO, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATTEMALA 07/12/2011 07/12/2015 3 JOSUE DAVID ARIAS PULUC CONTADOR, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA 01/01/2012 31/12/2013 4 JUAN MANUEL GUTIERREZ ARROYO VOCAL I COMITE EJECUTIVO, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA 03/12/2009 07/12/2015 5 MARIO ROBERTO LEON TOBAR VOCAL II, COMITE EJECUTIVO, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA 03/12/2009 07/12/2013 6 ROLANDO MANCILLA PEREZ PRESIDENTE COMITE EJECUTIVO, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA 07/12/2011 07/12/2015 7 ZOILA GUISELA HERRERA RODRIGUEZ SECRETARIA ADMINISTRATIVA, ASOCIACION NACIONAL DE VUELO LIBRE DE GUATEMALA 01/01/2012 31/12/2013 8 KARLA REBECA GAMBA ALONZO GERENTE GENERAL 01/02/2012 31/01/2013 AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 8 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMISION DE AUDITORIA VIDAL ENRIQUE MARTINEZ RAMIREZ KAREN DINORA PINEDA HERNANDEZ Coordinador de Comisión Asistente OTTO ENRIQUE LOPEZ SOSOF Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Sub Director Director AUDITORIA DE GESTION - CUA 32682 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2012 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 Pág. 9