CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAGAUDITORIA INTERNA CUA No.: 32833 EXAMEN ESPECIAL CASA DEL DEPORTISTA DE COBAN, ALTA VERAPAZ, AREAS CAJA CHICA Y BANCOS, INVENTARIOS Y ALMACENES DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 GUATEMALA, NOVIEMBRE DE 2014 INDICE ANTECEDENTES 1 OBJETIVOS 2 GENERALES 2 ESPECIFICOS 2 ALCANCE 3 INFORMACION EXAMINADA 3 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA 4 COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS 5 Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA 6 ENTIDAD AUDITADA COMISION DE AUDITORIA 7 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- ANTECEDENTES La Ley Nacional para el Desarrollo de la Cultura Física y del Deporte, fue creada de conformidad con el Decreto No. 76-97 del Congreso de la República de Guatemala, de fecha 28 de agosto de 1997, como primera instancia crea el Consejo Nacional del Deporte, la Educación Física y la Recreación que se identifica con las siglas CONADER, y se constituye en el órgano interinstitucional que integra, coordina y articula en función de unidad de acción a los sistemas de educación física, la recreación, el deporte no federado y el deporte federado siendo este último el que cuenta con autonomía. Dicho Consejo cuenta para su funcionamiento entre otros con el Sistema del Deporte Federado. La Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala es el organismo rector y jerárquicamente superior en el orden nacional del deporte federado y es un organismo autónomo de conformidad con la Constitución Política de la República de Guatemala, con personalidad jurídica y patrimonio propio. Se considera deporte federado aquel que se practica bajo las normas y reglamentos avalados por la Federación Deportiva Internacional correspondiente y que en el ámbito nacional se practica bajo el control y la supervisión de la federación o asociación deportiva nacional de su respectivo deporte, siendo el órgano rector la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, CDAG. Para su funcionamiento, la CDAG ha creado instalaciones deportivas, entre estas el Centro Deportivo de la Casa del Deportista y Polideporitvo de Cobán, Alta Verapaz. El Comité Ejecutivo de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, mediante acuerdo número 14/2014-CE-CDAG, instituyó el Fondo Rotativo Institucional; la Gerencia mediante el acuerdo número 001/2014 instituyo la creación del Fondo Rotativo Interno por un monto de Q.1,000,000.00; la Subgerencia Financiera mediante el acuerdo número CDAG-SGF-02-2014 autoriza la creación de Caja Chica para la Unidad Administrativa de la Casa del Deportista y Polideportivo de Cobán, Alta Verapaz; por un monto de Q.5,000.00. Los fondos de caja chica entregados al señor Hugo Walterio Winter Caal, se encuentran respaldados con el nombramiento CDAG-SGF-FRI-9-2014 y vale de caja chica No.9, de fecha 04 de febrero de 2014, emitidos por la Subgerencia Financiera. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 1 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- OBJETIVOS GENERALES 1. Verificar la razonabilidad del saldo de caja chica y bancos, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014 y si este se encuentra adecuadamente ejecutado, registrado y liquidado. 2. Evaluar la estructura del control interno y políticas existentes en la instalación deportiva de la CDAG, así como el cumplimiento de los procedimientos autorizados, en las áreas de caja chica, bancos, inventarios y almacén. 3. Verificar la razonabilidad del registro, control y entrega de los bienes fungibles y no fungibles de la instalación deportiva, respecto a los libros y tarjetas de responsabilidad, por el período del 01 de enero al 15 de mayo de 2014. 4. Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamentos y otros aspectos legales aplicables. 5. Verificar el adecuado resguardo del efectivo de la Caja Chica y Bancos, los bienes inventariables y de los bienes o suministros del almacén. ESPECIFICOS 1. Verificar que la constitución, ampliaciones y reintegros de la Caja Chica se hayan realizado de conformidad con los preceptos legales aplicables. 2. Verificar que la Caja Chica haya sido adecuada y oportunamente liquidada. 3. Verificar que todos los gastos efectuados se encuentren devengados y debidamente pagados. 4. Verificar que el saldo del banco se encuentre conciliado con el de la chequera y el libro de Caja Chica al 15 de mayo de 2014. 5. Verificar que las operaciones de Caja Chica y Bancos, se encuentren adecuadamente operadas y actualizadas a la fecha de la auditoria. 6. Evaluar los posibles errores e irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos en las áreas de Caja Chica y Bancos. 7. Verificar que todos los bienes que se encuentran en uso, tengan emitida tarjeta de responsabilidad. 8. Determinar si los procesos establecidos, permite tener un adecuado control interno en el área de inventarios. 9. Verificar el cumplimiento de los procedimientos de registro y resguardo de los bienes de la Instalación Deportiva, en libros, Tarjetas de Responsabilidad y Codificación de bienes. 10. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 2 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- 10. Verificar que los bienes se encuentren a cargo de los empleados de la instalación deportiva. 11. Verificar los bienes que se encuentran en mal estado. 12. Comprobar que todos los bienes registrados en Tarjetas de Responsabilidad se encuentren físicamente. 13. Verificar que todos los bienes y/o suministros efectuados se encuentren devengados y pagados. 14. Verificar que todos los bienes adquiridos se encuentren ingresados al libro de Almacén. 15. Que en el Almacén se cuente con controles determinados para la recepción, entrega y custodia de los bienes adquiridos en la entidad. 16. Que los libros para los registros de los movimientos de Caja Chica, Bancos y Almacén, se encuentren autorizados por la Contraloría General de Cuentas y con las operaciones actualizadas. ALCANCE La auditoría abarcó la evaluación administrativa de la constitución, ejecución, incrementos, ampliación liquidación y custodia de la Caja Chica y Bancos del 01 de enero al 15 de mayo de 2014; y financiaramente la caja chica vigente. Además, se evaluó el control interno, obteniendo las pruebas de cumplimiento correspondientes. Se evaluó la legalidad y cumplimiento de los procedimientos de registro y control del almacén así como de inventarios, cuyo alcance fué en la Sección de Activos Fijos, respecto a la actualización de los registros y las tarjetas de responsabilidad que corresponden a las intalaciones deportivas. INFORMACION EXAMINADA En las instalaciones deportivas de Cobán, para realizar el control y registros de los ingresos y egresos se utiliza el libro de Caja chica y de Bancos, el que refleja al 2 de junio de 2014 un saldo en efectivo y en bancos de Q. 4,107.99. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 3 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- (1) CASA DEL DEPORTISTA Y POLIDEPORTIVO DE COBAN, ALTA VERAPAZ (2) RESUMEN DEL LIBRO DE CAJA CHICA (3) Período del 01 de enero al 2 de junio de 2014 (4) (Expresado en Quetzales) INGRESOS EGRESOS (5) SALDO INICIAL 1.47 (7) GASTOS REALIZADOS (6) (+) INGRESOS 25,000.00 (8) INTERESES BANCARIOS TOTAL DE INGRESOS 25,001.47 SUMAN LOS EGRESOS (9) SUMAN LOS INGRESOS 25,001.47 (+) SALDO PARA MAÑANA SUMA IGUAL INGRESOS 20,893.48 1.47 20,893.48 4,107.99 25,001.47 NOTAS A LA INFORMACION EXAMINADA NOTA 1 Nombre de la Entidad: Casa del Deportista y Polideportivo de Cobán, Alta Verapaz. NOTA 2 Para los registros de control, utiliza el libro de Caja Chica, número de registro 050526, del 19 de mayo de 2011, autorizado por la Contraloría General de Cuentas. NOTA 3 El período auditado es del 1 de enero al 15 de mayo de 2014, con saldos referidos al 2 de junio de 2014. NOTA 4 La moneda de curso legal utilizada es el Quetzal. NOTA 5 Monto inicial que viene del año 2013, correspondiente a los intereses del periodo 2013, para lo cual se emitió el cheque número 8635136 de fecha 09 de abril de 2014, a nombre de la cuenta CDAG CAJA CHICA CASA DEL DEPORTISTA COBAN A.V. por Q.1.47, para remitir a la cuenta centralizadora de intereses No. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 4 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- 1-7249-6, el cual consta en boleta de Deposito Monetario No. 6723005 de fecha 09 de abril de 2014. NOTA 6 Depósitos efectuados por el Módulo de Tesorería de la Subgerencia Financiera de la CDAG, según estado de cuenta No. 46-0004121-0 del Banco G&T Continental, en concepto de transferencias corrientes lo que constituye los ingresos del periodo del 1 de enero al 2 de junio de 2014. NOTA 7 Corresponde a los gastos realizados según las cuentas utilizadas contablemente correspondientes al periodo del 1 de enero al 2 de junio de 2014. NOTA 8 Corresponde a los intereses generados en la cuenta bancaria, los cuales fueron depositados en la cuenta monetaria No.001-0007249-6 del Banco G&T Continental. NOTA 9 Corresponde al saldo para el siguiente día. COMENTARIOS SOBRE EL ESTADO ACTUAL DE LOS HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES Derivado del Examen Especial de Auditoría en las Áreas de Caja Chica y Bancos, Inventarios y Almacén, practicada a la Casa del Deportista y Polideporitvo de Cobán, por el período del 1 de enero al 15 de mayo de 2014, en cumplimiento del nombramiento 32833-1-2014 de fecha 22 de mayo de 2014, se realizó el seguimiento al registro de recomendaciones emitidas según informe DAI-A-36-2013 de Examen Especial de Auditoría en las Áreas de Caja Chica, Inventarios y Almacén, realizada por parte de la Auditoria Interna de la Confederación Deportiva Autónoma de Guatemala, del 1 de enero al 15 de agosto de 2013, el cual no contiene ningún hallazgo. En relación al informe de la Contraloría General de Cuentas, el Administrador indicó que a la fecha no ha practicado auditoría a la Instalación. EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 5 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- DETALLE DE FUNCIONARIOS Y PERSONAL RESPONSABLE DE LA ENTIDAD AUDITADA No. Nombre Cargo Del Al 1 HUGO WALTERIO WINTER CAAL ADMON. DE AREA DEP. I, CASA DEL DEPORTISTA DE COBAN 01/01/2014 15/05/2014 2 VICTOR MANUEL ORTIZ CASTELLANOS ENCARGADO ACTIVOS FIJOS 01/01/2014 15/05/2014 EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 6 CONFEDERACIÓN DEPORTIVA AUTÓNOMA DE GUATEMALA -CDAG- COMISION DE AUDITORIA CESAR ALEJANDRO JOM CAL HERBER AROLDO MIRANDA VEGA Auditor Supervisor AXEL STEBE GASPARICO MARTINEZ ALICIA DEL CARMEN MARTINEZ DE MANCHAME Sub Director Director EXAMEN ESPECIAL - CUA 32833 PERIODO DEL 01 DE ENERO DE 2014 AL 15 DE MAYO DE 2014 Pág. 7