Informe asesoría CONALFA mes de mayo 2015
Lic. Marvin Estuardo Ramírez Cordón
Informe mayo 2015
Asesoría
Lic. Marvin Estuardo Ramírez Cordón
EXTRACTO
Describe las principales acciones que se desarrollaron en el marco de de
lo que establece el contrato Administrativo No. 005-2015, para la
prestación de servicios profesionales a Secretaría Ejecutiva del Comité
Nacional de Alfabetización CONALFA.
Informe asesoría CONALFA mes de mayo 2015
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Tabla de contenido
Resumen
Apoyo a Secretaría Ejecutiva
1.
3
4
1.1. Fase de acompañamiento y apoyo a Coordinaciones Departamentales
4
1.2. Asistencia en la elaboración del manual de procedimientos
4
1.3. Seguimiento a la propuesta para el registro de documentos
5
Estrategia retención y promoción de participantes
5
2.
3.
4.
2.1. Objetivos:
6
2.2. Acciones
6
2.3. Primera fase: reunión de trabajo
6
2.4. Segunda fase: Acompañamiento permanente
7
2.5. Resultados
7
2.6. Calendarización primera fase
7
2.7. Calendarización segunda fase
8
2.8. Recursos
8
Ruta para la elaboración del manual de procedimientos
8
3.1. Descripción
8
3.2. Propósito
9
3.3. Principales acciones
9
3.4. Acciones, resultados y fechas
9
3.5. Calendario específico para la presentación de avances por unidad
11
3.6. Seguimiento y resultado
11
Acciones asociadas
4.1. Acompañamiento a Coordinación del Progreso
12
12
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Resumen
En el contexto de la estrategia de declaratoria libre de analfabetismo a ocho
departamentos, Secretaría Ejecutiva continuó destacando la importancia de definir
estrategias para el fortalecimiento y apoyo a las coordinaciones departamentales.
El mes de mayo marca una fase avanzada del proceso de alfabetización. Los grupos y
cantidad de participantes en relación a la meta asignada están en su mayoría definidos
y registrados en el sistema. Al momento, .se cuenta con un referente general del
porcentaje alcanzado por departamento en función a la distribución de meta.
A partir de los datos con los que se cuentan, corresponde prestar atención a la
retención y promoción de los participantes y de esta forma garantizar para el presente
año la reducción del índice de analfabetismo.
Con base a lo anterior, en el marco de lo que establece el contrato Administrativo No.
005-2015, para la prestación de servicios profesionales a Secretaría Ejecutiva del
Comité Nacional de Alfabetización CONALFA, se ha realizado un trabajo de apoyo en el
fortalecimiento de las estrategias técnicas que garanticen la retención y promoción de
participantes. En este mismo orden, se ha acompañado el proceso de elaboración de
una ruta de trabajo para la elaboración de los manuales de procedimientos y a la
propuesta para el registro electrónico de documentos.
En el informe puede encontrarse en forma descriptiva las principales acciones
realizadas durante el mes de mayo del año 2015.
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1. Apoyo a Secretaría Ejecutiva
1.1. Fase de acompañamiento y apoyo a Coordinaciones Departamentales
En el marco del proceso la universalización de la alfabetización y la declaratoria de los
ocho departamentos priorizados:Santa Rosa, Retalhuleu, El Progreso, Suchitepéquez,
Sacatepéquez, Jalapa, el Petén y Baja Verapaz, Secretaría Ejecutiva determinó dar
continuidad a la fase de acompañamiento y apoyo a Coordinaciones Departamentales.
Para el 2015, se ha priorizado el acompañamiento técnico a cuatro departamentos
Santa Rosa, Retalhuleu, El Progreso y Sacatepéquez. Constituye base sustancial para
ello la planificación de las líneas estratégicas generales que en su oportunidad fueron
organizadas para el efecto y que según los momentos del proceso, se orientaron a
fortalecer dos fases: la Formación e inscripción de participantes con base en las metas
y la retención de participantes para el logro de la promoción efectiva.
Derivado de lo anterior, se programó una ruta de trabajo que viabiliza la
implementación de una estrategia que tiene por propósito fortalecer y motivar el
trabajo que realizan las Coordinaciones Departamentales en el proceso de
alfabetización en el 2015.
1.2. Asistencia en la elaboración del manual de procedimientos
Se dio acompañamiento y asistencia al proceso de elaboración del manual de
procedimientos. Para el efecto, se realizaron reuniones de trabajo con el Coordinador
de la Unidad de Apoyo, Licenciado Carlos Manuel López.
Para ordenar el trabajo, se consideró importante establecer los objetivos, definir
acciones y determinar tiempos para las entrega de los productos, estos aspectos
fueron reunidos en un documento que se denominó ruta de trabajo.
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1.3. Seguimiento a la propuesta para el registro de documentos
Para dar seguimiento a este proceso, se programaron reuniones con el Ingeniero
Edgar Ramos, Coordinador de la Unidad de Informática.
Un primer acercamiento con el Coordinador de la Unidad y el equipo técnico asignado,
permitió conversar sobre los requerimientos de Secretaría Ejecutiva para el control y
registro de documentos. Estas mismas conversaciones estuvieron orientadas a
determinar respecto a los lineamientos y acciones requeridos para la organización de
la propuesta técnica.
Con el Ingeniero Ramos, se coordinó una primera reunión en la que participó
Secretaria Ejecutiva y el Consejo Técnico. En esta reunión se expusieron las fases que
contempla la organización de la propuesta, se anotaron las sugerencias y comentarios
para dar continuidad con el trabajo que demanda todo este proceso.
2. Estrategia retención y promoción de participantes
La estrategia para la retención y promoción de participantes se organizó para
fortalecer y apoyar el trabajo de las coordinaciones departamentales. Reúne las
principales acciones encaminadas a la socialización de las planificaciones que los
Coordinadores Municipales han elaborado para orientar los trabajos de supervisión y
verificación de grupos, así mismo destacar las estrategias de motivación de los
participantes en su asistencia y permanencia.
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2.1. Objetivos:
a) Evaluar, apoyar o reorientar las planificaciones que los Coordinadores
Municipales o Técnicos pedagógicos hayan definido para la verificación y
supervisión de grupos.
b) Acompañar y apoyar a las Coordinaciones Departamentales en la
implementación de estrategias para la verificación y supervisión de grupos,
con el fin de asegurar la promoción del 80% del total de personas inscritas y
reportadas al sistema oficial de registro
2.2. Acciones
2.3. Primera fase: reunión de trabajo
Algunas de las acciones de base que pueden tomarse en cuenta para la reunión de
trabajo programada pueden ser:
•
Corroborar la cobertura por meta distribuida
•
Priorizar atención a municipios con menos incidencia en la inscripción y
formación de grupos
•
Verificar registros estadísticos con relación a la meta
•
Confirmar la distribución de los supervisores según grupos conformados
•
Determinar las estrategias a implementar por supervisores y CMA para la
supervisión retención de participntes, con base a calendario y horario
específico
•
Contrastar la planificación o programación de los Coordinadores Municipales y
Técnico Pedagógico para la supervisión y verificación grupos reportados
•
Establecer acuerdos para el cumplimiento o reorientación de la planificación
del CMA o TP
•
Destacar estrategias de motivación con el alfabetizador y supervisor
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2.4. Segunda fase: Acompañamiento permanente
Con base a la información recopilada y compartida con los CMA y TP, se planificará y
calendarizará una segunda fase de acompañamiento permanente.
2.5. Resultados
Para cada una de las acciones el delegado por departamento ha de realizar un reporte
de manera descriptiva en el que se explique como se llevó a cabo, situaciones o
información que destaque por su importanci.a y los resultados obtenidos.
Se pretende que la implementación de estas acciones orienten el logro de los objetivos
y la obtención de los resultados que como estrategia de intervención técnica para el
apoyo y fortalecimiento de las Coordinaciones Departamentales se ha determinado.
Los resultados se sistematizarán en un documento que contemple las fases y acciones,
el mismo constituirá un respaldo para la rendición de cuentas sobre las acciones que
el Consejo Técnico implementó para el aseguramiento del logro de las metas en el
marco de la declaratoria de los departamentos priorizados.
Se diseñará un formato o instrumento para el registro de los procesos y resultados.
2.6. Calendarización primera fase
1
Retalhuleu
Lic. Carlos Manuel y Oscar Aguilar
8-05-2015
2
Santa Rosa
Lic. Jaime Sucuc y Agustín Álvarez
7-05-2015
3
Sacatepéquez
Lic. Edgar Reyes e Ingeniero Edgar Ramos
04-05-2015
4
El Progreso
Lic. Marvin Estuardo Ramírez Cordón
08-05-2015
7
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2.7. Calendarización segunda fase
Fechas
Responsahlei Consejo
Mayo
Técnico
1
Retalhuleu
Lic. Carlos Manuel y Oscar Aguilar
2
Santa Rosa
Lic. Jaime Sucuc y Agustín Álvarez
3
Sacatepéquez
Lic. Edgar Reyes e Ingeniero Edgar
Junio
Julio
Agosto
Ramos
4
El Progreso
Lic. Marvin Estuardo Ramírez
Cordón
2.8. Recursos
En atención a la normativa de contención del gasto, las intervención técnica se hará
con los recursos disponibles y cuando así se requiera por cuenta de las personas que
participan a nivel central.
3. Ruta para la elaboración del manual de procedimientos
3.1.
Descripción
El contenido incluido en este documento se organizó con la finalidad de documentar
las fases y acciones para el proceso de elaboración del manual de organización y
funciones del Comité Nacional de Alfabetización -CONALFA-. Reúne los objetivos y
asignación de responsabilidades por Coordinación, con base en el cumplimiento de un
calendario que proyecta la obtención de los resultados en los momentos
determinados.
Asesoría de Secretaría Ejecutiva conjuntamente con la Coordinación de Unidad de
Apoyo Administrativo, serán los responsables de coordinar, acompañar y dar
seguimiento al proceso, asegurando que los resultados se logren según lo
programado.
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Propósito
3.2.
a) Que los participantes en este proyecto, cuenten con la información básica para
atender cada una de las acciones según sus competencias y las fechas que se
han asignado para ello.
b) Que el cumplimiento de las fases programadas den como resultado final el
producto esperado en los tiempos prescritos.
3.3.
Principales acciones
Las acciones que se realizarán para la elaboración de los manuales de organización y
funcionamiento son las que a continuación se detallan:
a) Elaboración de oficio por la Unidad de Apoyo Administrativo dirigido a las
coordinaciones de unidades centrales.
b) Entrega y socialización de avances
c) Atención a recomendaciones de la Coordinación de la Unidad de Apoyo
Administrativo
d) Entrega definitiva de los procedimientos por unidad
e) Consolidado de los procedimientos
f] Socialización y presentación del manual
g) Atención a recomendaciones de Secretaría Ejecutiva y Consejo Técnico
h) Seguimiento para su aprobación
3.4. Acciones, resultados y fechas
En la tabla puede observarse la acción sustancial, lo que se espera y las fechas para su
ejecución.
PROCEDIMIENTO O RESULTADO
1
Elaboración de oficio por
la Unidad de Apoyo
Administrativo dirigido a
las coordinaciones de
unidades centrales.
Por medio de un oficio se informará a las
Coordinaciones sobre el proceso de
elaboración del manual y así mismo, se
requerirá que elaboren los procedimientos
administrativos con base a un formato que
se les trasladará
.
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FECHAS
22 de abril
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ACCION
Entrega y socialización de
2
3
4
5
6
PROCEDIMIENTO O RESULTADO
En una reunión de trabajo cada
Coordinación de unidad presentará los
avances de la elaboración de
procedimientos administrativos.
FECHAS
Según calendario
específico )
avances
Atención a
recomendaciones de la
Coordinación de la
Unidad de Apoyo
Administrativo
Entrega definitiva de los
procedimientos por
unidad
Consolidado de los
procedimientos
Socialización y
presentación del manual
Se espera que con base a la presentación de
avances la Coordinación de la Unidad de
Apoyo presente las recomendaciones
precisas
Con base a las recomendaciones de la
Unidad de Apoyo, las Coordinaciones
realizarán las modificaciones pertinentes
Del 11 al 13 de
mayo
La Coordinaciones de unidades entregarán
de manera oficial los procedimientos
administrativos ya modificados y
concluidos.
15 de mayo
La Unidad de Apoyo elaborará un
consolidado de los procedimientos
administrativos y organizará la información
en un documento final que constituirá el
manual de organización y funciones del
CONALFA
Del 5 al 12 de
junio
La Coordinación de la Unidad de Apoyo
Administrativo presentará en una reunión
de trabajo el manual de organización y
funciones del CONALFA a Secretaría
Ejecutiva y al Consejo Técnico.
15 de junio
Con base a la presentación Secretaría
Ejecutiva y Consejo Técnico hará las
observaciones y recomendaciones
necesarias
7
8
1
Atención a
recomendaciones de
Secretaría Ejecutiva y
Consejo
Seguimiento para su
aprobación
La Coordinación de la Unidad de Apoyo
Administrativo, efectuará las
modificaciones sugeridas
16 y 17 de junio
Traslado al Departamento Jurídico
18 de junio
Ver calendario específico para la presentación de avances por unidad
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3.5. Calendario específico para la presentación de avances por unidad
1
Entrega y socialización de
avances por Coordinación
USE
UIP
COMPUTO
ONGs
Auditoría interna
Apoyo Administrativo
Comunicación
Divulgación
Financiero
04-05-2015
05-05-2015
06-05-2015
07-05-2015
08-05-2015
3.6. Seguimiento y resultado 2
En atención a la ruta para la elaboración de los manuales de procedimientos, se inició
la presentación de los avances por unidad. En el transcurso del trabajo realizado, se
destacó la necesidad de socializar los lineamientos con Coordinadores o responsables
de unidades.
Atendiendo a esta demanda, el Licenciado Carlos Manuel López, Coordinador de la
Unidad de Apoyo realizó una presentación de las acciones y pasos para la elaboración
de los manuales de procedimientos por unidad..
Fotografía 1. 05-05-15
Coordinadores de unidades y responsables durante la presentación de los pasos para la elaboración
manuales de procedimientos
Se hace una modificación a esta fase. Se determinó realizar una sesión informativa a todas las
unidades y personas que participan en el proceso el día martes 5 de mayo del 2015.
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Fotografía 2.05-05-15
4. Acciones asociadas
4.1. Acompañamiento a Coordinación del Progreso
En el marco de la estrategia para la retención y promoción de participantes se realizó
una visita al departamento del Progreso. Durante esta visita el Coordinador organizó
una reunión de trabajo en la que asistieron los Coordinadores Municipales y Técnicos
Pedagógicos.
Atendiendo a los puntos de base descritas en la programación previamente diseñada,
los Coordinadores Municipales socializaron y explicaron los planes de trabajo para la
supervisión y verificación de asistentes según la cantidad de grupos y personas
inscritas.
Además de compartir, se comentaron y enriquecieron las estrategias definidas, de esa
misma cuent
consolidado para su posterior análisis y determinación
añamiento directo y permanente.
sueltrearías de Cardona
ecreta
CON
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