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conmotion
Business Consulting
Prepared for Future Projects
(PFP) - Internes
Qualitätsmanagement
conmotion GmbH
Prepared for Future Projects (PFP)
Unternehmensinternes Qualitätsmanagementsystem
Zielsetzung:
Sicherstellung einer erfolgreichen
Projektumsetzung, unter Berücksichtig hoher
Qualitätsstandards in der Projektabwicklung
und in unterstützenden Prozessen.
Inhalt
1. Qualitätssicherung
2. Customer Relation Management
3. Projektdefinition, -umsetzung und -abschluss
4. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
2
Prepared for Future Projects (PFP) - Konzept
Transparenz, Nachhaltigkeit und überdurchschnittliches
Engagement sichern seit mehr als 15 Jahren den Erfolg unserer
Projekte.
1 Qualitätssicherung
Als primäres Ziel bei der Projektumsetzung steht bei der conmotion GmbH die
Kundenzufriedenheit im Vordergrund. Grundlage hierfür ist ein angemessenes
Qualitätsmanagement, welches die Qualität der Projektablieferung sicherstellt.
Da sich in dem dynamischen Auftragsumfeld die Anforderungen regelmäßig ändern, ist es
notwendig das Verständnis von Qualität beständig neu auf den Prüfstand zu stellen und die
Umsetzungsdienstleistung von der conmotion GmbH dahingehend anzupassen, dass sie
fortwährend sowohl unserem Verständnis von Qualität entspricht, als auch dem unserer
Kunden. Hierfür haben wir einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess etabliert, welcher
sowohl das Qualitätsmanagement als auch die Beratungs- und Umsetzungsprojekte nachhaltig
auf einem hohen Niveau hält.
Qualitätssicherung bei der
Organisation der conmotion
GmbH
Qualitätssicherung bei der
Abwicklung einzelner Projekt- /
Beratungsaufträge
 Unabhängigkeit,
Unparteilichkeit und
Unbefangenheit
 Auftragsannahme und fortführung
 Qualifikation und
Information
 Gesamtplanung aller
Aufträge
 Fachliche und organisatorische Anweisungen und
Hilfsmittel
 Einsatzplanung und
gründliches
Projektmanagement
 Steuerungsstrukturen intern
und zum Kunden
 Überwachung des Ablaufs
von Projekt-/
Beratungsaufträgen
 Durchsicht der Projekt- /
Beratungsaufträge
Nachschau
 Organisation einer
regelmäßigen Nachschau
 Abgleich der Organisation
des Expertendienstleisters
und die Abwicklung von
einzelnen Projekten mit den
geltenden Qualitätsnormen
 Kundenfeedback basierend
auf praxisnahen Fragebögen
Die Konzeption dieses Systems richtet sich nach den
Grundlagen der Qualitätssicherung und den Berufsgrundsätzen
des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater BDU
e.V.
2 Customer Relation Management
Das Customer Relation Management innerhalb der conmotion GmbH erfolgt zum Einen nach
den Prinzipien des „Winning Complex Sales“ und
zum Anderen auf Basis von
Kundenfeedbacks.
Im Bereich der Akquisition gehört dazu der Vertriebstrichter mit den Schritten: Pipeline,
Potential, Identifikation, Qualifizierung, „cover the buying center“, Angebot und
Auftragsabwicklung.
Bei der Betreuung von Stammkunden wurde ein Prozess implementiert, mit dem die Kunden
regelmäßig in Form eines Newsletters informiert werden, in Form von Fragebögen Ihre
Zufriedenheit äußern können und in Form von regelmäßigen persönlichen Meetings aktuelle
Themen oder Problemstellungen diskutieren können. Die Mitarbeiter im Customer Relation
Management haben eine festgelegte Anzahl an Kundenkontakten pro Monat. Hierzu finden
zweiwöchige Koordinations- und Reporting-Meetings statt.
Analyse des Buying Center
Projekt
Rollen
Einfluss
P: Prüfer
A: Anwender G: Gross
E: Entscheider C: Coach
G: Genehmiger
M: Mittel
Handlungsbedarf
Z: Zwingend
K: Klein
S: Segnifikant
Haltung
andere Wichtige Informationen
G: Gering ++: Begeistert
-: Negativ
+: Positiv
K: Klein
--: Feindlich
0: Neutral
Geschäftliche Ziele
Persönliche Ziele
Entscheidungskriterium
Externe:
Name
Position
Text
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Kontakt
durch:
Name
Position
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Kontakt
durch:
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Position
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Nutzenarbugentation für:
Entscheidungskriterien
Lösungsbeschreibung
Nutzen der Lösung
Unterscheidungskriterien
Text
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Kontakt
durch:
Text
Kontakt
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Geschäftliche Ziele
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Name
Position
Kontakt
durch:
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Position
Kontakt
durch:
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Nutzenarbugentation für:
Nutzenarbugentation für:
Aufgrund unserer Gespräche verstehen w ir Ihre Ziele w ie folgt… Aufgrund unserer Gespräche verstehen w ir Ihre Ziele w ie folgt… Aufgrund unserer Gespräche verstehen w ir Ihre Ziele w ie folgt…
Die Lösung Ihrer Wahl muss…
Die Lösung Ihrer Wahl muss…
Die Lösung Ihrer Wahl muss…
Die Lösung mit der w ir Ihre Bedürfnisse erfüllen besteht aus…
Die Lösung mit der w ir Ihre Bedürfnisse erfüllen besteht aus…
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Nach Erfahrungen in Ihrer Branchen erreichen Sie mit unserer Lösung…
Nach Erfahrungen in Ihrer Branchen erreichen Sie mit unserer Lösung…
Nach Erfahrungen in Ihrer Branchen erreichen Sie mit unserer Lösung…
Die Stärke unserer Lösung basiert auf…
Die Stärke unserer Lösung basiert auf…
Die Stärke unserer Lösung basiert auf…
Unter dem Begriff Customer Relation Management werden alle
Tätigkeiten zusammengefasst, die sowohl die
Neukundenakquise, als auch die Betreuung bestehender
Kunden betreffen.
3 Projektdefinition, -umsetzung und -abschluss
Jedes Projekt der conmotion GmbH wird unter enger Anpassung und Abstimmung mit den
Kundenanforderungen an den Prozessschritten Analyse, Sollkonzept, Implementierungsplanung, Transformation, Umsetzung und Change Management ausgerichtet.
Als Richtwerte der Kundenanforderungen zur
Projektrealisierung werden die Mitarbeiterkompetenzen,
relevante Projektdaten, Methoden und Prozesse,
Risikomanagement, Zielerreichung und Kundenzufriedenheit
herangezogen.
3.1 Mitarbeiterkompetenzen
Zur Sicherstellung eines fundierten Know-Hows in den Bereichen Geschäftsprozessoptimierung und modernes Beschaffungsmanagement legt die conmotion GmbH viel
Wert auf die Auswahl Ihrer Mitarbeiter.
Auch die Weiterbildung und regelmäßige Schulungen der Mitarbeiter gehören zu wesentlichen
Grundprinzipien des Unternehmens. Nach einem Jahr Betriebszugehörigkeit muss jeder
Mitarbeiter eine Zertifizierung zum Projektmanagement-Fachmann nach GPM/IPMA
absolvieren. Weitere Weiterbildungen im Bereich Six Sigma, Lean oder Einkauf werden
individuell in Abhängigkeit von der fachlichen Ausrichtung jedes einzelnen Mitarbeiters
vorgenommen.
Neben festangestellten Mitarbeitern greift die conmotion GmbH auf ein Netzwerk von
freiberuflichen Experten zurück und kooperiert mit insgesamt 10 Partnerunternehmen in ganz
Europa. Diese Unternehmensstrategie ermöglicht eine professionelle Projektumsetzung im
europäischen Umfeld und stellt sicher, dass in Krankheitsfällen oder bei hoher
Projektauslastung die laufenden Projekte nicht gefährdet und professionell umgesetzt werden.
Die Hierarchieebenen innerhalb der conmotion GmbH sind flach
und transparent. Diese bestehen aus Junior Projektmanager
(JPM), Projektmanager (PM), Senior Projektmanager (SPM) und
Managementpartner, sowie den Mitarbeitern im Customer
Relation Management.
3.2 Informations- / Datenmanagement
Die Erfassung der kundeninternen Daten erfolgt projektindividuell. Die Datenspeicherung
erfolgt in projektbezogenen Datei- und Archivstrukturen, die in verschlüsselter Form, abhängig
von den individuelle Zugriffsrechten, den einzelnen Projektmitarbeitern zugänglich sind.
Die Unterzeichnung eines NDA ist die Grundvoraussetzung für weitere Kundengespräche. Die
erfassten Daten werden höchst vertraulich behandelt. Die Projektdokumentation und
Archivierung erfolgt nach strengsten internen Sicherheitsstandards. Der interne
Informationsfluss wird genau überwacht und wird durch die Softwarelösung Teamdrive
sichergestellt.
Im Rahmen des Datenmanagements bedient sich die conmotion GmbH marktgängiger
Software- / Office-Lösungen und setzt zudem auf eigenentwickelte Excel-Tools u.a. zur
aufwandsbasierten Potentialanalyse (PACE).
Die conmotion GmbH legt großen Wert auf die Einhaltung des
Datenschutzes nach den jeweils gültigen Vorschriften des
Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und hat alle erforderlichen
technischen und organisatorischen Maßnahmen eingerichtet, um
die gesetzlichen Vorschriften hierfür zu erfüllen.
3.3 Methoden und Prozesse
Neben dem fundierten Wissen im Bereich Auftragsdurchlauf, Fertigung und Einkauf gehören
die Methoden und Prozesse von Six Sigma, Lean sowie Informations- und Projektmanagement
zu den Standardwerkzeugen bei der Projektumsetzung. Zudem bedient sich die conmotion
GmbH einer eigenen Methodik der aufwandbasierten Potentialanalyse (PACE), dem „Supply
Chain Restructuring Process (SCRP)“ oder der „Sustainable Profitable Improvement
Transformation (SPIT)“ zur Etablierung effizienter Unternehmensprozesse und einer
nachhaltigen Lieferkette.
Die Umsetzung der Methoden und Prozesse werden durch IT
gestützte Tools und Templates (u.a. Fishbone Template,
Kommunikationsmatrix, Actionlist, Microsoft Project,
Budgetplan, 4 corner chart, Risk Register) sichergestellt.
3.4 Risikomanagement
Das Risikomanagement ist ein fester Bestandteil in der Unternehmenskultur der conmotion
GmbH und wird in einem regelmäßigem Zyklus, sowohl bei externen Kundenprojekten, als
auch innerhalb der eigenen Organisation durchgeführt. Hierzu kommt ein transparentes Risiko
Register zum Einsatz.
conmotion Risikoregister
Risiko ID
Risiko:
Wenn…
Effekt:
Dann…
Arbeitspakete
Risiko
Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkung
Verantwortlicher
1
20%
5
2
5%
3
3
70%
2
4
24%
5
5
40%
1
6
15%
5
7
3%
2
Status
Maßnahmen
Maßnahmen
Verantwortlicher
Auswertungssystematik von conmotion
Wahrscheinlichkeit
Das Eintreten des
Eregnisses wird in
den meisten Fällen
erwartet
Das Ereignis wird
wahrscheinlich in
den meisten Fällen
auftreten
Sehr Hoch
>50%
Hoch
25-50%
Mittel
5-25%
Ereignis kann zu
irgendeinem
Zeitpunkt auftreten
Klein
1-5%
Ereignis kann nur in
Ausnahmefällen
auftreten
Sehr Klein
<1%
Ereignis sollte zu
einem bestimmten
Zeitpunkt auftreten
1
Sehr Klein
2
Klein
3
Mittel
4
Hoch
5
Sehr Hoch
Auswirkung
Die Notwendigkeit eines Risikomanagements ergibt sich aus einer Reihe
gesetzlicher Bestimmungen (z.B. Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz,
Mindestanforderungen an das Risikomanagement MARisk (BA), IFRS), aus
Anforderungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) und
aus den DIN ISO Normen 31000.
3.5 Zielereichung und Kundenzufriedenheit
Die conmotion GmbH versteht sich als ein umsetzungsorientierter Expertendienstleister.
Daher beginnt für uns die Kundenzufriedenheit bereits bei der Projektdefinition. Um die
tatsächliche Umsetzung des Projekts zu gewährleisten, werden im Rahmen der
Angebotserstellung gemeinsam mit dem Kunden Meilensteine definiert, deren Erfüllungsgrad
in kurzen und regelmäßigen Abständen an den Auftraggeber berichtet werden.
Zu jedem Projekt stellt die conmotion GmbH neben dem Projektleiter zusätzlich einen Project
Delivery Manager, der im Sinne des Qualitätsmanagements das Projekt überwacht und dem
Kunden als Kontaktperson zur Verfügung steht. Hierzu finden in regelmäßigen Abständen
Kundengespräche sowie Projektreviews statt. Zusätzlich hat der Kunde die Möglichkeit in Form
von Fragebögen ein Feedback zu Auftragsvorbereitung, Durchführung, Nachbereitung,
Erreichbarkeit und Servicequalität zu geben.
Ein exzellenter Service, eine schnelle sowie nachhaltige
Problemlösung und ein hervorragendes Kundenmanagement
sind die Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Projekt.
4 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Ziel des Managementkonzepts „KVP“ ist es, die Qualität der Produkte sowie der technischen
und organisatorischen Prozesse im Unternehmen durch kleine, aber stetige Veränderungen zu
verbessern, um langfristig Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Die kontinuierliche Durchführung von inkrementellen Veränderungsprozessen anstelle von
radikalen Umgestaltungen ist ein wesentlicher Bestandteil von KVP. Konkrete
Verbesserungsvorschläge werden von einzelnen Mitarbeitern oder dem ganzen Team
erarbeitet, die meist auch zur Umsetzung ihrer Ideen ermächtigt werden. Wichtig bei KVP ist
die Unternehmenskultur der conmotion GmbH, in der die Mitgestaltung und Verbesserung
der Prozesse durch Mitarbeiter ausdrücklich erwünscht ist.
Weitere Instrumente, die wir in den kontinuierlichen
Verbesserungsprozess einfließen lassen, sind: Feedback von
Kunden, Feedback von Kollegen, Feedback des Vorgesetzten und
Best-Practices.
„Wir freuen uns auf eine
erfolgreiche Zusammenarbeit!“
Geschäftsführer: Dirk Brakemeier
conmotion GmbH
conmotion GmbH
Tel: +49 (0)511 763 84 760
Berliner Allee 26
Fax: +49 (0)511 763 84 763
30175 Hannover
E-Mail: [email protected]
Deutschland
Internet: www.conmotion.de
conmotion GmbH
Berliner Allee 26
30175 Hannover
Germany
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Internet: www.conmotion.de