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Manuel de l’utilisateur
TDISPO
Planification de rendez-vous
1.
Présentation de TDISPO
Page 1
2.
Connexion
Page 2
3.
Comment proposer un rendez-vous
Page 3
4.
Comment valider une date de rendez-vous
Page 6
5.
Comment répondre à un message de planification
de rendez-vous
Page 9
1. Présentation de TDISPO
Ce qu’il faut savoir
-
TDISPO est un outil de planification de rendez-vous en ligne. Il est sécurisé
et accessible en interne dès lors que l’on possède un compte SESAME.
-
Il offre la possibilité d’organiser une rencontre, tout en réalisant un
sondage de disponibilité auprès du groupe de personnes concernées.
Ainsi, vous pouvez déterminer la date et le créneau horaire optimum.
-
Pour l’organisateur, TDISPO permet de :
 Proposer une sélection d’alternatives de rendez-vous, qui convient
à son emploi du temps ;
 Décider de la date et de l’heure finale, en fonction des
disponibilités de chaque interlocuteur.
-
Pour un participant à l’événement, TDISPO permet de :
 Sélectionner une série de dates qui lui correspondent, parmi les
propositions de l’organisateur.
Le + à savoir
-
P. 1
TDISPO est une création du département SIPI de la DSP IT-E. Elle a fait
l’objet d’une grande attention lors des Trophées de l’Innovation en 2011.
2. Connexion
Je voudrais…
Me connecter au service de planification de rendez-vous TDISPO.
Ce qu’il faut faire
-
TDISPO est accessible à l’adresse de connexion suivante
https://tdispo.edf.fr
-
Son accès est contrôlé par une identification, vous demandant de saisir
votre identifiant NNI
, ainsi que de votre mot de passe Sésame
.




P. 2
3. Comment proposer un rendez-vous
Je voudrais…
Planifier un rendez-vous avec plusieurs collaborateurs, en tenant
compte de chaque emploi du temps.
Ce qu’il faut faire
Etape 1
Décrivez votre événement
-
Dès que vous vous connectez à TDISPO, un champ de description à
remplir apparaît. Les informations que vous allez fournir seront
communiquées par la suite aux différents participants à l’événement.
-
La description comprend les champs suivants :
Navigation :
Pour accéder à
l’étape suivante,
cliquez sur
l’icône :
 Objet de votre rendez-vous
 Lieu de rencontre
 Description complète du rendez-vous






P. 3
3. Comment proposer un rendez-vous
Etape 2
Ce qu’il faut faire
Proposez vos dates
Navigation :
Pour revenir à
l’étape
précédente,
cliquez sur
l’icône :
-
Sélectionnez les dates qui conviennent à votre emploi du temps, en
cliquant sur le calendrier.
-
Les différentes alternatives de rendez-vous apparaissent alors sous la
mention « Dates sélectionnées ».
Par la suite, celles-ci seront
proposées à vos interlocuteurs.
-
Si vous souhaitez annuler la sélection d’une date, cliquez sur l’icône.




Etape 3
Proposez vos heures
-
Sélectionnez les heures de rendez-vous qui correspondent à votre
emploi du temps.
-
Ces différentes plages horaires seront proposées aux participants.


P. 4
3. Comment proposer un rendez-vous
Ce qu’il faut faire
Etape 4
Participants :
TDISPO s’adresse
uniquement aux
agents EDF,
possédant un
compte Sésame.
Sélectionnez les participants
-
Contactez les différents participants à l’événement, en inscrivant leur
adresse mail Lotus Notes dans le champ prévu à cet effet.
-
Si vous souhaitez contacter plusieurs personnes, ajoutez un champ
d’adresse en cliquant sur le bouton « Ajouter un autre participant ».





Etape 5
Important :
A ce stade,
l’événement que
vous souhaitez
organiser n’est
pas confirmé.
Pour cela, vous
devez encore
valider une date
de rendez-vous.
Démarrez le sondage de disponibilité
Cliquez sur le bouton « Valider »
vos collaborateurs.
-
Une page récapitulative
de votre événement apparaît. Elle contient
les différentes dates et plages horaires que vous avez proposées.


-
P. 5
 pour envoyer vos propositions à
-
Vous venez de commencer un sondage de disponibilité auprès de vos
invités. TDISPO leur adresse alors un message sur leur boîte aux lettres
Lotus Notes.
valider une date de rendez4. Comment
vous
Etape 1
Je voudrais…
Valider un rendez-vous avec mes collaborateurs, grâce aux résultats de
sondage de disponibilité que j’ai entrepris sur TDISPO.
Ce qu’il faut faire
Accédez aux résultats du sondage
Suivi :
Vous vous
assurez du suivi
de votre
sondage au
quotidien grâce
à des
notifications
envoyées sur
votre boîte aux
lettres Notes.
-
Après vous être connecté à TDISPO, vous pouvez accéder à votre
sondage grâce à l’onglet « Mes sondages »
, puis « Gérer mes
sondages ».
-
Vous pouvez alors visualiser l’ensemble des sondages que vous avez
réalisés. Le statut des sondages vous informe de son état : « ouvert » ou
« clos ».


-
.
Cliquez sur le lien « accéder au suivi »


P. 6

valider une date de rendez4. Comment
vous
Etape 2
Ce qu’il faut faire
Suivre les votes
-
La page de suivi des votes apparaît. Vous avez accès aux résultats du
sondage, à savoir les disponibilités de chacun de vos interlocuteurs
parmi vos propositions de rendez-vous.

-
Les réponses sont spécifiées à l’aide des icones suivantes :
 Disponible
 Pas disponible
 N’a pas encore voté
-
En fonction des votes, TDISPO vous propose une date favorite pour
votre événement.




Etape 3
P. 7
Clore le sondage
-
Lorsque tous les participants ont voté, vous pouvez clôturer les votes en
cliquant sur le lien « Clore le sondage ».
-
Ce dernier possède à présent le statut de « clos » dans votre historique
de sondage.

valider une date de rendez4. Comment
vous
Etape 4
Ce qu’il faut faire
Confirmer la date et l’heure
-
Parmi vos propositions, vous pouvez cocher la date et l’heure de votre
rendez-vous, tout en visualisant les réponses de vos collaborateurs.
Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Important :
Si vous souhaitez
a posteriori
modifier votre
choix, il vous est
possible de réouvrir le
sondage, afin de
valider une
nouvelle date
pour le rendezvous.

-
P. 8
TDISPO enregistre alors l’événement et adresse une invitation à tous les
participants, via Lotus Notes. Ces derniers devront l’accepter afin que
l’événement apparaisse sur leur agenda.
répondre à un message de
5. Comment
planification de rendez-vous
Je voudrais…
Répondre à un message TDISPO de planification de rendez-vous, que
j’ai reçu sur ma boîte au lettres Lotus Notes.
Ce qu’il faut faire
Important :
Lorsque vous
avez confirmé
vos
disponibilités,
vous ne pouvez
plus les modifier.
-
Cochez vos disponibilités pour le rendez-vous dans les cases prévues à
cet effet.
-
Vous pouvez également spécifier que vous êtes indisponible pour
l’ensemble de ces propositions.
-
Fournissez des réponses définitives en cliquant sur le bouton « Valider ».






P. 9
-
Votre participation au sondage est transmise à l’organisateur du rendezvous.
-
Lorsque la date définitive aura été choisie par l’organisateur, vous
recevrez une invitation sur Lotus Notes. Après votre confirmation,
l’événement apparaîtra sur votre agenda.