Termes et conditions Festibière de Gatineau 2015 1. INSCRIPTION 1.1. Inscription et réservation d’un espace a) Aucune inscription ne peut être faite si l’exposant a un solde dû au Festibière de Gatineau; b) Le nombre de places est limité et l’inscription se fait sur une base de premiers arrivés, premiers servis; c) La date limite pour l’inscription est le 24 avril 2015; d) L’inscription est considérée officielle uniquement lorsque le formulaire d’inscription en ligne est complété, le dépôt de 50 % du montant total du kiosque est reçu et que la résolution de la demande de permis RACJ est complétée et signée (s’il y a lieu). 1.2. Compris avec votre inscription a) Une (1) tente 10x10; b) Une (1) prise 1 500 watts, 120 volts, 15A; c) Un (1) éclairage 40 watts au plafond; d) Dix (10) passes d’exposant; e) Une (1) table de 6’; f) Deux (2) chaises; g) Accès au camion réfrigéré; h) Enseigne d’identification du kiosque; i) Inscription de votre compagnie sur le site Web de l’événement; j) Inscription de votre compagnie au programme officiel de l’événement (sans logo); k) Mention sur les médias sociaux de l’événement. 1.3. Obligations de l’exposant a) Le solde du paiement doit être acquitté en totalité avant le 15 mai 2015 afin de maintenir leur inscription en vigueur; b) Les documents suivants doivent être reçus avant le 1er mai 2015 : • Preuve d’assurance responsabilité valide (2 millions $) (section 7.4); • Liste des produits apportés sur le site; • Quantité de marchandises à entreposer dans le camion réfrigéré; • Copie de votre permis MAPAQ ou résolution de la demande de permis RACJ. c) Chaque exposant doit fournir au Festibière de Gatineau des produits pour une valeur de 200,00 $ qui seront exposés dans la section VIP. 2. MODALITÉS DE PAIEMENT 2.1 Paiement a) Le paiement au complet OU un paiement minimal de 50 % du montant total accompagné du reste du paiement, en chèque postdaté, est requis sur réception de la facture; b) Les chèques postdatés doivent être faits au plus tard le 15 mai 2015; c) Les chèques doivent être libellés à l’ordre de Cinqdixquinze; d) Des frais de retard équivalent à 2 % par mois seront exigés pour tout paiement reçu après le 15 mai 2015; e) Aucun exposant ayant un solde ne sera admis sur le site. 2.2 Rabais a) Un rabais de 20 %, sur le frais d’inscription seulement, sera accordé pour toute inscription complétée avant le 1er avril 2015. OU b) Un rabais de 30 %, sur le frais d’inscription seulement, sera accordé pour toute inscription au Festibière de Gatineau et Rouyn-Noranda. 3. MONTAGE DU KIOSQUE 3.1 Période de montage a) Le jeudi 28 mai 2015 de 9 h à 21 h; b) Le montage des kiosques se fait selon l’horaire qui vous sera acheminé quelques semaines avant l’événement. 3.2 Emplacement du kiosque Les espaces de kiosque sont attribués en fonction du nombre d’exposants et à la discrétion des organisateurs. Le numéro de votre kiosque et le plan du site vous seront transmis dès que le plan d’aménagement final sera disponible. L’insatisfaction ou la nécessité de faire des modifications au kiosque attribué à l’exposant n’autorise en rien ce dernier à retirer sa participation ou à réclamer des dommages auprès des organisateurs. L’exposant ne peut sous-louer son kiosque ou le partager avec quiconque sans le consentement des organisateurs. 3.3 Identification du kiosque a) Le comité organisateur fournira et installera une enseigne afin d’identifier chaque kiosque; b) Seul le nom de votre entreprise fourni lors de l’inscription et votre numéro de kiosque y seront inscrits. 3.4 Affichage et publicité a) L’affichage à l’intérieur du kiosque est permis; b) Seul l’affichage au-dessus du seuil d’entrée du chapiteau sera toléré; c) Tout exposant désirant apporter des parasols doit en faire la demande. Le comité organisateur se réserve le droit de refuser, d’imposer le lieu de diffusion et limiter la quantité; d) La pose de toute bannière, affiche ou drapeau est la responsabilité et aux frais de l’exposant. 3.5 Décoration et autres a) Tout accessoire décoratif doit être ignifuge; b) Tout accessoire décoratif extérieur non fixé à la structure du chapiteau est interdit; c) Tout article ou décoration ne respectant pas les normes devra être retiré immédiatement. 4. 4.1 FONCTIONNEMENT SUR LE SITE La vente de cocktail alcoolisé est interdite sur le site et réservé au Festibière de Gatineau. 4.2 Les exposants brassicoles pourront verser un maximum de 8 onces à la fois. Il est interdit de remplir un verre à pleine capacité. 4.3 Les prix de vente minimums sont les suivants : 2 $ pour 4 onces et 4 $ pour 8 onces. 4.4 Aucune vente ambulante n’est permise. 4.5 Aucun verre autre que le verre officiel du Festibière de Gatineau 2015 et celui des éditions précédentes ne sera toléré sur le site. Toute dégustation devra être servie dans ces verres ou dans un verre de plastique de 4 onces compostable. 4.6 La vente de produits promotionnels (verre, t-shirt, etc.) est permise aux kiosques. Par contre, l'exposant doit prévoir des sacs et un mode d'emballage pour vendre des verres, tout en indiquant à l'acheteur qu'il ne peut pas utiliser ce verre dans le Festibière. 4.7 Les exposants agroalimentaires et restaurants sont tenus de fournir aux visiteurs les assiettes, ustensiles et serviettes de table nécessaires. 4.8 Un règlement municipal interdit les contenants de plastique numéro 3 et numéro 6 ainsi que tous contenants de styromousse sur le site. Afin d’être reconnu comme un événement écoresponsable, nous vous encourageons à utiliser des ustensiles compostables. 4.9 Seuls les exposants inscrits comme restaurateurs peuvent vendre de la nourriture. 4.10 Les kiosques doivent être en opération tous les jours, selon les heures d’ouverture du site. 4.11 La diffusion de musique à l’intérieur des kiosques, outre que celle de l’organisation, est interdite. 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 6. SÉCURITÉ SUR LE SITE Tous les exposants doivent se conformer aux demandes de la RBQ, la RACJ, le MAPAQ, la CSST, le Service d’incendie de la Ville de Gatineau, la Ville de Gatineau et la Commission de la capitale nationale (CCN). Ces organismes feront l’inspection du site avant l’ouverture des portes et vérifieront la conformité des installations. Tout barbecue, friteuse, fumoir et autre équipement de cuisson doivent être stables et homologués d’un sceau de certification reconnu par la RBQ. Tous les exposants de la catégorie agroalimentaire et/ou restaurant doivent se munir d’un extincteur de type ABC. Selon la loi sur l’usage du tabac dans les lieux publics et pour assurer la sécurité des lieux, il est strictement interdit de fumer à l’intérieur des chapiteaux. DÉMONTAGE 6.1 6.2 6.3 6.4 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8. 8.1 8.2 8.3 9. 9.1 9.2 La période de démontage est le dimanche 31 mai 2015 de 18 h à minuit et le lundi 1er juin 2015 de 9 h à 17 h. Le service aux kiosques doit être assuré jusqu’à la fermeture officielle du festival, soit le dimanche 31 mai 2015 à 18 h. Le démontage se fait sous la supervision et la coordination de l’équipe logistique du Festibière et celle-ci est responsable de déterminer l’ordre d’entrée sur le site. Les exposants utilisant un bac de récupération des huiles usagées doivent les retourner au Service aux exposants avant leur départ. PERMIS ET OBLIGATIONS Un permis de la Régie des alcools, des courses et des jeux (RACJ) est obligatoire sur le site pour tous les exposants vendant des produits alcoolisés. La demande de permis de réunion sera faite par le Festibière de Gatineau, au tarif établi par la RACJ. La résolution signée fera office d’autorisation. Les exposants des catégories alimentaires doivent se procurer un permis d’événements spéciaux en règle auprès du MAPAQ et nous faire parvenir une copie de cette demande ou l’extension du permis. Tout exposant est tenu responsable d’obtenir tout autre permis pertinent et obligatoire à la nature de son exploitation. Une police d’assurance de responsabilité civile de l’ordre de 2 000 000 $ nommant le Festibière de Gatineau, la Ville de Gatineau et la Commission de la capitale nationale à titre d’assurés additionnels est exigée. Une copie doit être envoyée au Festibière de Gatineau au plus tard le 8 mai 2015. Aucune vente d’alcool n’est permise aux personnes mineures (18 ans et moins). Les festivaliers de 17 ans et moins ne porteront pas de bracelet. La vérification de l’âge des festivaliers est la responsabilité de chaque exposant. La vente d’alcool à une personne présentant des signes visibles d’ivresse est contraire à la loi. Chaque exposant est responsable d’appliquer cette loi. En cas de problème, veuillez-vous référer à un agent de sécurité. ANNULATION Toute demande d’annulation doit être faite par écrit. 50 % du coût total d’inscription (excluant les options) sera retenu en cas d’annulation avant le 30 avril 2015. Aucun frais ne sera remboursé si l’annulation est faite après le 30 avril 2015. RESPONSABILITÉ DES EXPOSANTS Tous les exposants sont présumés avoir pris connaissance des présents règlements et conditions du Festibière de Gatineau 2015 et en accepter les termes décrits. Chaque exposant est responsable de transmettre l’ensemble des règlements à son personnel.