Una de las opciones para visualizar el máximo posible de datos en la pantalla es
maximizar la ventana del documento, aunque la mayoría de las veces no es una medida
suficiente. Otra posibilidad es ocultar ciertos elementos de la pantalla con la orden
Pantalla completa o cambiar el factor de escala de visualización de los datos con la
orden de Zoom, o bien activar la opción Vista previa de salto de página.
La orden Zoom del menú Vista o la caja Zoom de la barra de herramientas Estándar
permiten aumentar o reducir el factor de escala para visualizar la hoja, lo que permite
ver un área mayor o menor a la misma.
Las escalas inferiores al 100 por 100 reducen el tamaño de las celdas, con lo que se
puede visualizar un mayor número de celdas. Una escala superior al 100 por 100
aumenta el tamaño de las celdas al mismo tiempo que reduce el número de celdas
visibles.
Aunque se haya aumentado o reducido la ampliación de las celdas, éstas se pueden
modificar, introducir datos en ellas o ejecutar cualquier orden. El factor de ampliación
no influye a la hora de imprimir la hoja.
Para ajustar el tamaño de las celdas a su valor por defecto, se debe elegir la opción de
escala de 100 por 100. Para elegir el factor escala:
Seleccione del menú Vista el comando Zoom. Al hacerlo aparece la siguiente caja de
diálogo:
Seleccione el factor de escala deseado e introdúzcalo, de 10 a 400. La opción
Selección amplia el área seleccionada hasta llenar la ventana de documento.
Cuando se abre un libro de trabajo, éste se sitúa y se gestiona en una ventana de
documento al ser éstas las unidades que usan los programas en el entorno Windows.
El número de ventanas abiertas está limitado únicamente por la cantidad de memoria
de los computadores, pero sólo se puede trabajar en la ventana activa, la situada
delante de las demás o al lado de las otras, si son lo suficientemente pequeñas. De
todas formas, sólo hay una hoja activa en cada momento, aquella cuya barra de título
aparece resaltada.
El tamaño de las ventanas de los libros de trabajo será el mismo que el tamaño del
libro activo. Las ventanas pueden estar visibles o en forma de iconos.
Cuando una ventana de documento se maximiza, las demás ventanas abiertas también
lo hacen y se expanden hasta ocupar toda la pantalla. Además, la barra de Título de la
ventana de documento se une con la barra de título de la ventana de la aplicación.
Para moverse por los libros de trabajo abiertos hay diversas posibilidades, según que las
ventanas que ocupen: • Sean visibles total o parcialmente; bastará con hacer clic con el mouse
en cualquier zona de la ventana deseada. • No están visibles, en cuyo caso: Ejecute el menú
vista y allí en cambiar ventanas puede ver las otras ventanas abiertas
Haga clic sobre el nombre del libro de trabajo al que se desea acceder.
Para cerrar el libro de trabajo activo, ejecute botón de office (2007) o archivo (2010)
y luego cerrar.
Si se han realizado cambios, aparece la siguiente cada de diálogo:
En esta caja de diálogo se pregunta si se desea guardar el contenido antes de cerrar.
Si no se desea cerrar la ventana, se selecciona el botón cancelar.
Para cerrar todos los libros de trabajo abiertos al mismo tiempo:
• Pulse la tecla <Shif> antes de desplegar el botón de office.
• Seleccione cerrar todo.
En el caso de que se desee ver varios libros de trabajo al mismo tiempo:
Ejecute Vista, Organizar todo. Aparece el siguiente cuadro de diálogo:
Seleccione cómo desea ver los libros de trabajo de la lista Organizar y haga clic en el
botón Aceptar.
Las opciones que aparecen en la lista Organizar en son:
En mosaico: coloca todas las ventanas como si fueran baldosas.
Horizontales: Reduce e iguala el tamaño de las ventanas y las dispone de arriba abajo.
Verticales: Reduce e iguala el tamaño de todas las ventanas y las visualiza de izquierda
a derecha.
Cascada: Superpone las ventanas a lo largo de la pantalla,
En diferentes ocasiones puede ser necesario visualizar dos partes diferentes de la
misma hoja o del mismo libro de trabajo; por ejemplo, para introducir información en
una parte de la hoja y ver los resultados en otra zona de la hoja, o en más de una hoja
del mismo libro de trabajo.
Al ejecutar Vista, Nueva Ventana, Excel permite abrir una segunda ventana del libro de trabajo
activo.
Es importante apreciar la diferencia entre ejecutar Nuevo y ejecutar vista, Nueva
Ventana. Mientras que la primera orden crea un libro de trabajo, nuevo y totalmente
independiente de los documentos existentes hasta ese momento, la orden Ventana,
Nueva ventana abre una nueva ventana del libro de trabajo activo.
Por otro lado, Ventana, Nueva ventana no crea dos copias de la misma hoja, sino
que sólo visualiza dos copias y los cambios que se produzcan en una ventana, se
reflejan en la otra. Al cerrar las ventanas en el disco sólo se efectuará una copia de la
hoja.
Para abrir una segunda ventana de una hoja de cálculo:
• Active la hoja de cálculo deseada
• Ejecute Vista, Nueva ventana. Aparentemente no sucede nada.
• Ejecute Vista, Organizar. Aparece el cuadro de diálogo Organizar Ventana.
• Seleccione el tipo de organización: mosaico, horizontal, etc.
• Activar la caja Ventanas del libro activo.
• Haga clic en el botón aceptar.
Cuando se abren ventanas múltiples sobre el mismo documento, Excel las diferencia
añadiendo dos puntos y un número al nombre del documento en la barra de título: la
ventana original: 1 y la nueva ventana: 2, que pasa a ser la ventana activa. Cada vez
que se ejecuta Ventana, Nueva ventana, la ventana recién creada pasa a ser la ventana
activa con las mismas propiedades que las ventanas de documento. Y aparece sobre
las ventanas preexistentes, como se ve en la siguiente figura:
Pueden dimensionarse, maximizarse, moverse y convertirse en iconos. Si se desea ver
más información en ambas ventanas, deberán moverse y redimensionarse en la forma
que se desee. Sólo puede haber una ventana activa en cada momento, aquella con la
cual se está trabajando. Para cambiar de ventana activa se puede realizar una de las
siguientes acciones: Hacer clic con el ratón en cualquier lugar de la otra ventana. Pulsar
Ctrl + F6 o Ctrl + <Shif> + F6 En cada ventana del libro de trabajo se puede visualizar
la hoja de cálculo deseada siempre que pertenezca al mismo libro de trabajo. Para
cerrar este tipo de ventana, ejecute Archivo, Cerrar. Si el libro de trabajo ha cambiado
su contenido, guarde los cambios.
Otra forma de dividir una hoja en nuevas ventanas, para poder ver diferentes partes de
la misma, consiste en dividir horizontal y/o verticalmente la ventana de documento en
paneles. Su principal ventaja es la capacidad de desplazamiento sincronizado. La
creación de una división vertical/horizontal se realiza de la siguiente forma:
Active la celda a partir de la cual se desea efectuar la división. Ejecute Vista, dividir.
La ventana se divide en dos o cuatro paneles al dibujar Excel dos líneas en la parte
superior izquierda de la celda activa.
Para dividir ventanas verticalmente haciendo uso del ratón: Coloque el ratón en la
barra, situada en la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal. El puntero
del ratón adopta la forma de dos líneas verticales con pequeñas flechas horizontales.
Arrastre hacia la izquierda la barra de división hasta el punto deseado y suelte.
La división horizontal se realiza de la misma forma, pero situando el puntero del ratón
en la barra horizontal, situada en la parte superior de la barra de desplazamiento
vertical.
La división horizontal genera un sincronismo vertical, mientras que
La división vertical lo genera horizontalmente. Una vez dividida la ventana se sitúan
en cada panel las celdas deseadas.
Para eliminar la división, ejecute Vista, Quitar división o haga doble clic con el ratón
en la línea de división que se desea eliminar.
Si la hoja de cálculo es muy grande y no se puede visualizar en una sola pantalla, al
desplazarnos de una celda a otra cambia el rango de visualización y pueden
desaparecer los rótulos de las filas y de las columnas.
En consecuencia, a la hora de introducir información no se sabe exactamente a qué fila
y columna pertenece la celda activa.
Para que esto no ocurra, es posible mantener siempre visibles los rótulos de las filas
y/o columnas, independientemente de la zona en que nos encontremos en la hoja de
cálculo. Si se desea:
Inmovilizar los rótulos de las filas, active la celda de la columna A situada debajo
de la fila que se desea inmovilizar.
•
•
Inmovilizar los rótulos de las columnas, active la celda de la fila 1 situada a la
derecha de la fila que se desea inmovilizar.
• Inmovilizar los rótulos de las filas y de las columnas,
active la celda situada debajo
de la fila y de la columna que se desea inmovilizar.
Por último, ejecute ventana, Inmovilizar paneles. Excel traza una línea horizontal por
encima de la celda activa y otra vertical a la izquierda de la celda activa como se
muestra en la siguiente figura: Para eliminar las etiquetas, ejecute vista, Movilizar
Paneles
Línea horizontal
Línea vertical
NORMAL
Muestra el documento en vista normal
DISEÑO DE PÁGINA
SALTOS DE PÁGINA
La vista previa salto de página es una herramienta que facilita la ubicación de los cortes entre
páginas. Simplemente debe desplazar la línea azul hasta la ubicación deseada.
Las vistas enunciadas adicionando la vista normal, son las más comunes de trabajar.
Sin embargo, si se desarrolla una vista personalizada una vez esté lista, ésta puede ser
guardada utilizando la herramienta vistas personalizadas.
VISTAS PERSONALIZADAS
Verá la siguiente caja de diálogo:
• Haga
clic en el botón agregar, se abrirá la siguiente caja de diálogo:
Escriba el nombre que se desea dar a la vista en el cuadro Nombre. Para facilitar la
identificación de las vistas, se recomienda incluir el nombre de la hoja activa en el
nombre.
• Seleccione las opciones deseadas de Incluir en la lista Configuración de Impresora
Configuración de filas ocultas, columnas ocultas y filtros.
• Haga clic en el botón Aceptar.
•
Para mostrar una vista:
• Ejecute Vista, Vistas personalizadas.
• Seleccione el nombre de la caja Vistas.
• Haga clic en el botón Mostrar.
Para borrar una vista:
• Ejecute Vista, Vistas personalizadas.
• Seleccione el nombre de la caja Vistas.
• Haga clic en el botón eliminar.
Para imprimir una vista:
• Ejecute Vista, Vistas personalizadas.
• Seleccione el nombre de la caja Vistas.
• Haga clic en el botón mostrar.
• Haga clic en el botón imprimir de la barra de herramientas estándar.
Para desactivar la vista pantalla completa recurra al menú contextual para cerrar la
vista.
PANTALLA COMPLETA
Líneas de cuadrícula, muestra las líneas de las filas y las columnas
Un área de trabajo es un grupo de libros en los que se guarda información sobre los
libros de trabajo abiertos incluyendo su organización, tamaño y posición de la ventana
de documento en la pantalla.
Para crear un área de trabajo:
• Abra todos los libros de trabajo que desee incluir en el área de trabajo.
• Sitúe los libros tal y como desee que aparezcan al abrir el área de trabajo.
• Ejecute Vista, Guardar área de trabajo
Se abrirá la siguiente caja de diálogo
• Acepte
el nombre sugerido, REANUDAR.XLW, o introduzca el deseado en la caja
Nombre del archivo.
• Haga clic en el botón Guardar.
Para abrir un área de trabajo:
• Ejecute Archivo, Abrir
• Seleccione el archivo deseado de la lista de la caja Nombre del archivo.
• Haga clic en el botón aceptar.