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Office 365 Web Access eine Einführung
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Inhaltsverzeichnis
Office 365 Web Access eine Einführung ........................................................................................................1
1.
Zugriff auf die Weboberfläche ............................................................................................................3
2.
Navigation in Office 365 .....................................................................................................................3
2.1.
Schnellübersicht .................................................................................................................................................. 4
2.2.
Das App-Startfeld................................................................................................................................................ 5
2.2.1.
Apps dem Startfeld hinzufügen und entfernen. .................................................................................. 7
3.
Outlook 365 Web Access MAIL ..........................................................................................................9
3.1.
Ordner Übersicht .............................................................................................................................................. 10
3.1.1.
Neue E-Mails verfassen ............................................................................................................................ 11
3.1.2.
Nach Personen und E-Mails suchen ..................................................................................................... 11
3.1.3.
Ordner ansehen und verwalten ............................................................................................................. 15
3.2.
E-Mail-Liste ........................................................................................................................................................ 18
3.2.1.
Sortierungen anpassen ............................................................................................................................. 18
3.2.2.
E-Mails verwalten ....................................................................................................................................... 21
3.3.
E-Mail-Details ................................................................................................................................................... 24
3.3.1.
Eine E-Mail lesen ........................................................................................................................................ 25
3.3.2.
Eine E-Mail schreiben ................................................................................................................................ 29
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Mit Microsoft® Office 365 haben Sie jederzeit die Möglichkeit, mit dem Browser auf Ihre E-Mails und/oder Ihre
Dokumente zuzugreifen.
1. Zugriff auf die Weboberfläche
Rufen Sie hierfür in Ihrem Browser (Microsoft© Internet Explorer, Mozilla Firefox® oder Google Chrome)
folgende Webseite auf:
https://login.microsoftonline.com
Nun können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem persönlichen Kennwort anmelden.
Tragen Sie hierfür auf der rechen Bildschirmseite Ihre E-Mail-Adresse in dem Feld: "[email protected]"
ein und unter "Kennwort" Ihr E-Mail-Passwort. Abschließend klicken Sie auf "Anmelden".
2. Navigation in Office 365
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2.1. Schnellübersicht
In der oberen rechten Ecke haben Sie eine Schnellübersicht
Ganz rechts, wird Ihr Profilbild angezeigt, wenn Sie ein Bild hinterlegt haben. Mit einem Klick auf Ihr Bild
können Sie Ihre persönlichen Einstellungen anpassen oder sich von Office 365 wieder abmelden.
Zum Abmelden aus Office 365 klicken Sie auf "Abmelden".
In der Symbolgruppe ganz links, sehen Sie auf einen Blick, wenn Sie neue E-Mails erhalten haben.
Unter dem Brief Symbol wird die Anzahl der neuen E-Mails angezeigt
vorhanden.
in diesem Fall ist eine neue E-Mail
Mit einem Klick auf den Brief erhalten Sie eine knappe Zusammenfassung der E-Mail.
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In diesem Fall hat Michael Schlumberger eine E-Mail an uns geschickt.
Mit einem Klick auf den E-Mail Text, öffnet sich die E-Mail in einem separaten Fenster.
Dieses Fenster ist vor allem zur schnell Ansicht gedacht. Ein vollwertiges Outlook steht Ihnen ebenfalls zur
Verfügung.
Klicken Sie hierfür auf "Zu Outlook wechseln".
2.2. Das App-Startfeld
Es stehen Ihnen neben der Schnellübersicht mehrere Apps zur Verfügung.
In der oberen linken Ecke, befindet sich das Hauptmenü, genannt App-Startfeld.
Mit einem Klick auf die neun Quadrate:
öffnen Sie das "App-Startfeld".
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Es öffnet sich ein Kontextfeld, mit Ihren Apps.
Hier finden Sie alle Apps, die Sie verwenden können. Mit einem Klick auf die jeweilige Kachel, wechseln Sie in
die entsprechende App.
Wollen Sie z.B. Ihre E-Mails lesen, klicken Sie auf "Mail".
Das App-Startfeld kann mehr oder weniger Apps enthalten.
Dies hängt zum einen von dem gebuchten Paket ab,
zum anderen können nicht benötigte Apps ausgeblendet werden (siehe Apps dem Startfeld hinzufügen und
entfernen).
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Eine Übersicht der Apps und deren Nutzen erhalten Sie in der unteren Tabelle
Bezeichnung
Funktion
Mail
Hier finden Sie Ihre E-Mails.
Kalender
Enthält Ihren Office Kalender und weitere freigegebene Kalender.
Personen
Enthält Ihre Kontakte und Adressen.
Aufgaben
Enthält Ihre Outlook Aufgabenliste.
OneDrive*
Enthält Ihre synchronisierten Dokumente.
Word Online*
Bietet die Möglichkeit Word Dokumente zu lesen, zu bearbeiten und zu verfassen.
Excel Online*
Bietet die Möglichkeit Exel Tabellen zu lesen, zu bearbeiten und zu verfassen.
Powerpoint Online*
Bietet die Möglichkeit Präsentationen anzusehen, zu bearbeiten und zu erstellen.
OneNote Online*
Bietet die Möglichkeit Notizen zu lesen, zu bearbeiten und zu verfassen.
* Diese Funktionen sind möglicherweise nicht in Ihrem Paket enthalten, können aber dazu gebucht werden.
2.2.1. Apps dem Startfeld hinzufügen und entfernen.
Falls Sie weitere Apps gebucht haben, diese aber nicht in der Übersicht finden, kann es sein, dass diese vom
App-Startfeld gelöscht wurden.
Um weitere Apps dem App-Startfeld hinzuzufügen, klicken Sie innerhalb des App-Startfelds auf "Meine Apps".
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Sie befinden sich nun in der Übersicht, in der alle Ihre Apps aufgelistet werden.
Wenn Sie eine App dem App-Startfeld hinzufügen wollen, fahren Sie mit der Maus über eine App.
Dabei wird das Symbol leicht gräulich unterlegt und in der oberen rechten Ecke der Kachel erscheinen drei
Punkte. Klicken Sie auf diese drei Punkte:"
"
Es öffnet sich ein Kontextfeld. Wenn Sie nun auf "An das App-Startfeld anheften" klicken, wird die
betreffende App dem App-Startfeld hinzugefügt.
Analog hierzu können Sie auch Apps, die Sie nicht benötigen, vom Startfeld entfernen.
Fahren Sie hierzu mit der Maus auf die ungewünschte App und klicken auf die: "
Startfeld löschen".
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" und wählen "Vom App-
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Die App ist nun nicht mehr im App-Startfeld.
3. Outlook 365 Web Access MAIL
Dies ist die Web Oberfläche von Outlook 365.
Sie gliedert sich grob in drei Teilbereiche:

Ordnerübersicht
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
E-Mail-Liste

E-Mail-Details
Diese werden nun einzeln genauer erklärt.
3.1. Ordner Übersicht
hier können Sie

Neue E-Mails verfassen

Nach Personen und E-Mails suchen

Ordner ansehen und verwalten
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3.1.1. Neue E-Mails verfassen
Wenn Sie eine neue E-Mail schreiben wollen, klicken Sie auf "Neu"
Es öffnet sich nun im E-Mail Details Abschnitt ein neue E-Mail (siehe hierzu den Abschnitt zu E-Mail Details).
3.1.2. Nach Personen und E-Mails suchen
In dem Suchfeld können Sie nach Personen (und deren E-Mail-Adressen) und E-Mails suchen.
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Geben Sie einfach in dem Feld "E-Mails und Personen durchsuchen" Ihren Suchbegriff ein.
Während der Eingabe werden mögliche Treffer bereits angezeigt.
Die Suche gliedert sich in die E-Mail-Suche und in die Personensuche.
Passende Personen wie in diesem Fall [email protected] werden unten angezeigt.
Wenn Sie alle E-Mails von [email protected] sehen wollen, klicken Sie auf "Von:"
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Das erste "Von:" steht für die konkrete Eingabe.
Es wird also auch nach E-Mails von z.B. [email protected] gesucht, während das
zweite "Von:" bereits den passenden Kontakt im Adressbuch gefunden hat und somit nur nach
[email protected] sucht.
Die Schlüsselwortsuche durchsucht alle Teile der E-Mail. Also wenn Sie z.B. einem Kollegen schreiben, "schreib
das an [email protected]" wird diese E-Mail auch gefunden.
Mit ENTER können Sie Ihre Suche bestätigen.
Nun werden unter der Suchmaske weitere Optionen eingeblendet.
Hier können Sie Ihre Suche verfeinern.
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Normalerweise sollten Sie "Gesamtes Postfach" und "Alle" Nachrichten anwählen, so finden Sie die
gesuchte E-Mail meistens.
Wenn Sie in einem speziellen Ordner suchen wollen, können Sie auch spezifische Unterordner durchsuchen.
Sie müssen sich dafür in dem entsprechenden Ordner, den Sie durchsuchen wollen, befinden.
Navigieren Sie also vor der Suche in den gewünschten Ordner. Und tippen Sie dort Ihre Suchanfrage ein.
Wählen Sie "Aktueller Ordner". In Klammern dahinter wird der Ordner benannt, der durchsucht wird. In
diesem Fall wird der Ordner namens "bsp" durchsucht.
Der letzte Punkt "Aktuelle Ordner und Unterordner" schließt die in dem aktuellen Ordner angelegten
Unterordner mit ein.
Die Suche hebt automatisch in der E-Mail-Liste und in den E-Mail-Details alle Treffer hervor.
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So finden Sie schnell alle relevanten E-Mails.
3.1.3. Ordner ansehen und verwalten
Um schnell Übersicht in Outlook zu erlangen, können Sie Ordner verwenden.
z.B. können Sie separate Ordner pro Kunde oder für den Einkauf / Verkauf haben, o.ä.
Sie können sich die Ordner anzeigen lassen, indem Sie auf "
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" klicken.
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Hier wird Ihnen eine Auswahl an Ordnern anzeigt, die für Sie relevant sind.
In diesem Beispiel ist dies der Ordner "bsp".
Die Ansicht enthält alle "Favoriten"-Ordner, falls Sie alle Ordner - nicht nur die Favoriten - sehen wollen, klicken
Sie auf "Mehr".
Über die Dreiecke "
""
" können Sie die Ordner auf, bzw. zu klappen.
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Sie erhalten hier auf einen Blick viele Informationen.
Der hellblau hinterlegte Ordner ist der Ordner, in dem Sie sich aktuell befinden (in diesem Beispiel: bsp).
Neben dem Ordnernamen wird Ihnen die Anzahl der ungelesenen Nachrichten angezeigt, die sich in diesem
Ordner befinden.
In unserem Beispiel ist eine ungelesene Nachricht im Ordner "bsp" und 52 ungelesene Nachrichten in
"Gelöschte Elemente".
Um einen Ordner den Favoriten hinzuzufügen, fahren Sie mit der Maus über den entsprechenden Ordner. Dieser
wird dadurch grau hinterlegt und ein Stern erscheint.
Mit einem Klick auf den Stern fügen Sie den Ordner den Favoriten hinzu.
Analog hierzu mit einem weiteren Klick auf den Stern entfernen Sie den Ordner aus den Favoriten.
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So können Sie Ihre E-Mails leicht ordnen, sodass nicht alle E-Mails in der E-Mail-Liste auftauchen.
3.2. E-Mail-Liste
Die E-Mail-Liste zeigt Ihnen eine Übersicht über alle E-Mails in einem Ordner oder Postfach.
In dem aktuellen Beispiel ist nur eine E-Mail in dem Ordner enthalten.
Wenn Sie E-Mails suchen, achten Sie darauf, in welchem Ordner Sie sich befinden (siehe Ordner ansehen und
verwalten).
Outlook zeigt Ihnen den aktuellen Ordner an:
Innerhalb der Ordner gibt es eine Vielzahl von Sortierungsmöglichkeiten:
3.2.1. Sortierungen anpassen
Sie können die Sortierreihenfolgen innerhalb der E-Mail-Liste Ihren Wünschen anpassen. Klicken Sie hierfür auf
das markierte Feld.
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Die Sortierreihenfolgen bieten diverse Optionen, eine sinnvolle Standardeinstellung lautet
nach "Datum", "Neueste zuerst" und "Unterhaltungen" "Aus"
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Zudem können Sie die aktuelle Liste noch filtern, indem Sie eine der Optionen wählen:
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Bezeichnung
Funktion
Alle
zeigt alle E-Mails an
Ungelesen
zeigt nur E-Mails an, die Sie noch nicht gelesen haben
An mich
zeigt nur E-Mails an, die an Sie adressiert sind
Gekennzeichnet
zeigt nur E-Mails an, die mit einem "Fähnchen" markiert sind
3.2.2. E-Mails verwalten
Mit einem Klick auf eine E-Mail aus der Liste, wird Ihnen in den E-Mail-Details (siehe weiter unten) die E-Mail
geöffnet, sodass Sie diese lesen können.
Fahren Sie mit der Maus über eine E-Mail ohne darauf zu klicken um mit der E-Mail agieren zu können.
Sie können auch mehrere E-Mails auswählen.
Klicken Sie hierfür einfach auf das Quadrat links neben dem Namen des Senders.
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Ihnen stehen nun eine Reihe von Aktionen zur Verfügung um die E-Mail zu verarbeiten.
Klicken Sie hierfür mit rechts auf die E-Mail(s). Es öffnet sich ein Kontextfeld:
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Bezeichnung
Funktion
Antworten
Antworten Sie der Person die Ihnen geschrieben hat
Allen antworten
Antworten Sie der Person die Ihnen geschrieben hat und allen Personen im An und CC
Feld
Weiterleiten
Leitet die E-Mail an eine Person Ihrer Wahl weiter
Als ungelesen markieren Die E-Mail gilt als noch nicht glesen
Kennzeichnen
setzt ein "Fähnchen" an die E-Mail
Verschieben
Bietet Ihnen die Möglichkeit die E-Mail an einen beliebigen Ort zu verschieben
Ignorieren
Alle E-Mails im Zusammenhang mit dieser E-Mail Konversation werden gelöscht.
Zukünftige E-Mails die im selben Kontext stehen werden ebenfalls ohne nachfragen
gelöscht.
ACHTUNG: Diese Funktion in der Regel NICHT nutzen.
Kategorisieren
Geben Sie der E-Mail eine Farbe
Regel erstellen...
Öffnet einen Kontext um individuelle Regeln zu erstellen (dies ist eine eigenständige
Anleitung)
Als Junk-E-Mail
markieren
Markiert die E-Mail im Exchange als SPAM.
Wenn Sie einen externen Spamfilter verwenden, ist diese Option für Sie uninteressant
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Bezeichnung
Funktion
Richtlinie zuweisen
Legt fest, wie lang die E-Mail aufgehoben werden soll
Wenn Sie nur eine E-Mail bearbeiten wollen, können Sie auch auf diese rechts klicken und eine der oben
stehenden Optionen ausführen.
Sie bekommen aber zusätzlich zwei Symbole rechts eingeblendet, hier können Sie schnell mit der speziellen E–
Mail agieren:
Der Mülleimer
löscht die E-Mail und das Fähnchen
kennzeichnet die E-Mail (siehe weiter oben).
3.3. E-Mail-Details
Im Bereich der E-Mail-Details können Sie eine E-Mail lesen, oder schreiben.
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3.3.1. Eine E-Mail lesen
In der obersten Zeile steht der Betreff der E-Mail:
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Direkt darunter sind Buttons zum Schreiben einer E-Mail enthalten. Sie können hier direkt auf eine E-Mail
antworten oder diese weiterleiten.
Unter den drei Punkten verbergen sich weitere Optionen. Einen Überblick über alle Funktionen finden sie hier:
Bezeichnung
Funktion
Allen antworten
Antworten Sie der Person die Ihnen geschrieben hat und allen Personen im An und
CC Feld
Weiterleiten
Leitet die E-Mail an eine Person Ihrer Wahl weiter
Löschen
Löscht die E-Mail
Kategorisieren
Geben Sie der E-Mail eine Farbe
Als Junk-E-Mail markieren Markiert die E-Mail im Exchange als SPAM.
Wenn Sie einen externen Spamfilter verwenden, ist diese Option für Sie
uninteressant
in separatem Fenster
öffnen
Öffnet eine neues Browserfenster, so können Sie mehrere E-Mails gleichzeitig
betrachten
Drucken
Ruft das Druckmenü auf um die E-Mail zu drucken. (Popup muss akzeptiert werden)
Regel erstellen...
Öffnet einen Kontext um individuelle Regeln zu erstellen (dies ist eine
eigenständige Anleitung)
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Bezeichnung
Funktion
Richtlinie zuweisen
Legt fest, wie lang die E-Mail aufgehoben werden soll
Nachrichtendetails
anzeigen
Zeigt den E-Mail Header der Nachricht an
Direkt unter den Optionen erhalten Sie die wichtigsten Informationen über den Absender.
In diesem konkreten Beispiel hat uns "Support" eine E-Mail am "Montag den 27.04.2015" um "13:37"
geschrieben.
Die E-Mail wurde in den Ordner bsp abgelegt. Darunter ist der Empfänger vermerkt. In diesem Fall ging die EMail ausschließlich an "Max Schwesig" weitere Personen stehen nicht im "An" und auch nicht im "CC".
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Der Rest des Fensters enthält den Inhalt der E-Mail (E-Mail-Body).
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Dieser enthält lediglich den Text "Dies ist eine Beispiel-E-Mail." und die Signatur von IT-Schlumberger.
3.3.2. Eine E-Mail schreiben
Wen Sie auf eine E-Mail antworten, weiterleiten oder eine neue E-Mail erstellen, kommen Sie immer in das
folgende Fenster:
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In diesem konkreten Beispiel wurde auf "Antworten" geklickt, daher sind Felder wie "An:" "Betreff:"
und der E-Mailtext schon vorbelegt.
Möchten Sie an weitere Personen diese E-Mail schicken, fangen Sie einfach im "An:" Feld an zu tippen.
Outlook schlägt Ihnen automatisch die passenden Personen vor.
Dasselbe gilt auch für "Cc:"
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Sie können Text wie gewohnt formatieren.
Alle Formatierungsfunktionen haben wir Ihnen abgebildet:
Sie können Anhänge über "Einfügen" anhängen. Haben Sie die E-Mail fertiggestellt, können Sie diese mit
"SENDEN" verschicken.
Ein extra speichern ist nicht nötig. Office365 speichert die E-Mail automatisch, möchten Sie den E-Mail Entwurf
löschen, klicken Sie auf "VERWERFEN".
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