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COMMISSION EUROPÉENNE
DIRECTION GENERALE DE L’INTERPRETATION
Direction Resources and Administration – Unit S3
APR
HOW-TO MANUAL V1.04
APR (ACI Payment Request)
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Table of Contents
INTRODUCTION..............................................................................................................................3
But. ....................................................................................................................................................3
Organisation .......................................................................................................................................3
Responsabilités liées au document ......................................................................................................3
Chapitre 1 Se connecter sur APR. ...................................................................................................4
1.1 Ouvrir le Web Calendar interinstitutionnel ................................................................................4
1.1.1 Depuis SCIC NET .............................................................................................................4
1.1.2 Directement depuis le calendrier Interinstitutionnel sur EUROPA......................................5
1.1.3 Web Calendar Interinstitutionnel........................................................................................6
Chapitre 2 Dans APR......................................................................................................................7
2.1 La page d'accueil ......................................................................................................................7
2.1.1 Durée.................................................................................................................................9
2.1.2 Transport .........................................................................................................................10
2.1.3 Hébergement ...................................................................................................................14
2.1.4 Autre ...............................................................................................................................16
HISTORIQUE DE REVISION .........................................................................................................20
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
INTRODUCTION.
But.
Ce document est destiné à tout utilisateur régulier ou occasionnel d'APR.
Organisation
Ce manuel est constitué d'une introduction et de deux chapitres
Responsabilités liées au document
La direction "Administration et Ressources" de la DG INTERPRETATION (DG SCIC) est en
charge de l'écriture de ce Guide Utilisateur (incluant les Notes Techniques) ainsi que de la
publication, mise à jour et la transmission aux différents groupes d'utilisateur.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Chapitre 1
Se connecter sur APR.
1.1 Ouvrir le Web Calendar interinstitutionnel
La première étape consiste en l'ouverture du Web Calendar interinstitutionnel, ceci peut-être
fait soit depuis SCICNET ou sur la page web EUROPA.
1.1.1 Depuis SCIC NET
D'abord authentifiez vous dans
SCICNET,
entrez
votre
identifiant et votre mot de passe.
Ensuite dans le menu gauche de
SCICNET ouvrez la section ACI.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Sur la page de l'ACI, vous pouvez
cliquer
'Web
Calendar
Interinstitutionnel'.
1.1.2 Directement depuis le calendrier Interinstitutionnel sur EUROPA
Pour ouvrir la page web des ACI sur Europa, vous entrez l'adresse ci dessous.
http://scic.ec.europa.eu/aic/aic_direct_fr.htm
En tant qu'ACI, vous pouvez
accéder au Web Calendar
Interinstitutionnel depuis la
page web Europa en cliquant le
bouton
'Web
Calendar
Interinstitutionnel'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
1.1.3 Web Calendar Interinstitutionnel
Vous devez ensuite entrer votre
identifiant et votre mot de passe
qui est le même que celui que
vous employez pour entrer dans
SCICNET.
Lorsque vous avez ouvert le
Web
Calendar
Interinstitutionnel, vous pouvez
ensuite cliquer sur un jours déjà
écoulé.
Exemple: Vendredi 01/10/2010.
Ensuite cliquez sur 'Demande
de paiement' pour entrer la
demande de paiement en ligne
(APR) et commencez à la
remplir.
Demande de Paiement est aussi
accessible dans le menu du
calendrier
Cliquez Paiements->Demande
de Paiement.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Chapitre 2
Dans APR
2.1 La page d'accueil
La demande de paiement:
Si vous utilisez la version 'Pour impression et l'envoi via courrier ordinaire…' de cette demande de paiement,
alors cette dernière est à renvoyer obligatoirement à l'adresse suivante : Commission Européenne, Bureau C
107 1/58, B-1049 Bruxelles, dûment remplie et signée, accompagnée des pièces justificatives originales (ou
copie des cartes d'embarquement pour les billets émis par l'agence de voyage agréée du Parlement Européen et
payés par le Parlement Européen) et des autorisations, dans les 4 mois qui suivent la fin de la prestation. Toute
requête ou plainte concernant les paiements doit nous parvenir dans les 4 mois suivant la date de paiement. Les
frais et/ou les indemnités non indiqués ne seront pas payés. Si vous utilisez la version électronique, la même
limite de temps est d'application.
La page d'accueil d'APR contient les éléments suivants:
-Une liste déroulante permettant la sélection de dates de contrat.
-Une seconde liste déroulante qui est une légende en couleur, synchronisée avec le contrat sélectionné.
-Les données personnelles de l'AIC
-Une barre d'onglet contenant 5 éléments (Durée, Transport, Hébergement, Autre, Résumé)
- Une option permettant de choisir entre une version complètement électronique (téléchargement des
documents justificatifs inclus) et une version à imprimer et envoyer par courrier ordinaire.
La page contient aussi la première partie de la demande de paiement: 'Durée'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
-Dans le coin supérieur droit de la page d'accueil d'APR, vous trouverez une icône courriel
pour
ouvrir la boite de dialogue ci-dessous et débuter une conversation par courriel avec le SCIC
PAYMENT GROUP lié au contrat.
Un clic sur l'adresse courriel peut ouvrir votre client de messagerie et remplir les champs 'vers' et
'sujet' de votre message.
Si votre client de messagerie ne peut-être lancé directement depuis le navigateur bien que vous
souhaitiez utiliser directement l'adresse courriel pour contacter le groupe, il reste possible de copier et
coller l'adresse courriel dans le champ 'vers' et le texte de référence dans le champs 'sujet' de votre
message.
A côté de l'icône
, vous voyez l'icône 'log off'
vous conduit au présent manuel.
qui fermera votre navigateur. L'icône aide
Il y a deux façons de remplir la demande de paiement. Comme vous le voyez sur l'image ci-dessous
deux options sont disponibles.
• De façon complètement électronique.
• Pour l'impression et l'envoi via courrier ordinaire.
Si vous choisissez cette option, vous serez notifié par cette boite de message qu'en
appliquant ce changement, le traitement de votre demande de remboursement prendra plus
de temps que par voie électronique. De plus, n'oubliez pas d'annexer tous les justificatifs à
votre demande papier.
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2.1.1 Durée
Lorsque vous avez complété cette section, vous pouvez cliquer sur 'Etape suivante' pour passer à la
page suivante.
Dans le cas de missions itinérantes , vous devez spécifier l'horaire de voyage par date et lieu pour
chaque jour durant la période couverte par ces missions.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
2.1.2 Transport
Ceci est la section 'Transport', c'est ici que l'horaire de voyage et les 'frais du voyage' doivent –être
entrés. En cas de mission itinérante, il vous sera demandé d'entrer le détail des lieu, jours par jour.
Pour ajouter un nouvel élément dans l'horaire de voyage cliquez sur 'Ajouter lieu & date'.
Pour ajouter un nouvel élément dans 'Cout du Voyage' cliquez sur 'Ajouter un frais'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Dans le cas où vous sélectionnez 'Bus' il vous sera demandé de préciser si vous avez pris ce transport
en tant que navette afin de vous rendre à l'aéroport. Si 'Oui', alors 'Bus' sera remplacé par 'Navette
de/vers aéroport'.
Dans le cas où vous choisissez 'Avion' il vous sera demandé de préciser si le ticket a été prépayé par
l'agence de voyage de l'Institution, si 'Oui' alors 'Avion' est remplacé par 'Ticket prépayé'.
Dans le cas où vous sélectionnez 'Train' il vous sera demandé de préciser si vous avez pris ce
transport en tant que navette afin de vous rendre à l'aéroport. Si 'Oui', alors 'Train' sera remplacé par
'Navette de/vers aéroport'. Si 'Non', il vous sera demandé de préciser si le ticket a été prépayé par
l'agence de voyage de l'Institution, si 'Oui' alors 'Train' est remplacé par 'Ticket prépayé'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
A peu d'exceptions près, les documents justificatifs sont toujours obligatoires.
Cliquez sur 'Ajouter le frais' après que vous ayez entré les données, cela téléchargera aussi les
documents justificatifs, les documents justificatifs sont pratiquement toujours obligatoires. Effacer un
document (appelons le Doc_A) est seulement possible si au moins une autre pièce justificative est
encore associé à cette dépense. Dans le cas ou il n'y a qu'un document justificatif, vous devrez d'abord
ajouter le nouveau document justificatif (appelons le Doc_B), avant d'être capable d'effacer le
document Doc_A.
Si vous avez voyagé en voiture et vous demandez le paiement d'une indemnité forfaitaire, veuillez
télécharger le(s) document(s) justificatif(s) SVP.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Vous pouvez après coup modifier
ou enlever le frais . Il est aussi possible de visualiser la pièce
justificative pour un item comme montré ci dessous en cliquant l'icone
. Lorsque vous avez
complété 'Transport', cliquez sur 'Etape suivante'.
Ticket prépayé: Ces tickets sont déjà payés par une des agences de voyages accréditées par les institutions
européennes.
Navette: Le remboursement est effectué automatiquement sur base du transport public entre l'aéroport et le
centre-ville. Dans la zone commentaire, si un tarif spécifique est mentionné, il sera nécessaire d'envoyer une
pièce justificative.
Voiture: Dans la plupart des cas, le remboursement est automatique. Néanmoins, dans le cas de missions,
veuillez indiquer le tarif et envoyer la pièce justificative correspondante. Une pièce justificative est aussi
nécessaire pour bénéficier du payement des allocations forfaitaires de voyage. Le remboursement est effectué
automatiquement sur base du transport public entre l'aéroport et le centre de la ville. Dans la zone commentaire,
si un tarif spécifique est mentionné, il sera nécessaire d'envoyer une pièce justificative.
Visa et Vaccins: Les pièces justificatives sont obligatoires.
Autre: Prix + Pièces justificatives
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
2.1.3 Hébergement
Le sous-formulaire 'Hébergement' est similaire au précédent sous-formulaire. Pour ajouter un 'frais'
dabs la liste des frais d'hébergement, cliquez sur 'Ajouter un frais'.
Cliquez sur 'Ajouter le frais' après que vous ayez entré les données, cela téléchargera aussi les
documents justificatifs, les documents justificatifs sont pratiquement toujours obligatoires. Effacer un
document (appelons le Doc_A) est seulement possible si au moins une autre pièce justificative est
encore associé à cette dépense. Dans le cas ou il n'y a qu'un document justificatif, vous devrez d'abord
ajouter le nouveau document justificatif (appelons le Doc_B), avant d'être capable d'effacer le
document Doc_A.
Vous pouvez après coup modifier
ou enlever le frais . Il est aussi possible de visualiser la pièce
justificative pour un item comme montré ci dessous en cliquant l'icone
. Lorsque vous avez
complété 'Hébergement', cliquez sur 'Etape suivante'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Concernant les contrats avec le Parlement Européen à Luxembourg, Strasbourg et Bruxelles il
est possible de spécifier le prix par nuitée (comme montré à la page précédente) ou de
spécifier un nombre de jours avec forfait hébergement comme indiqué ci-dessous.
Lorsque vous avez complété la partie 'Hébergement' cliquez sur 'Etape suivante'
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
2.1.4 Autre
Vous pouvez aussi spécifier si il a des jours non-ouvré acceptés durant cette période et aussi si des
indemnités et frais de voyage suivants ont été pris en charge par une autre organisation ou un autre
employeur et ajouter les documents justificatifs comme ci-dessus.
Dans le cas d' un 'ART.11': Il y a au moins 1 jour non ouvré accordé il est alors obligatoire de
télécharger les pièces justificatives ou (si pas de pièces justificatives) d'entrer des commentaires
justificatifs dans le champ 'Justificatif'.
Quand vous avez complété cette étape, cliquez sur 'Etape suivante'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Vous pouvez entrer plus de détails dans les remarques générales à propos du contrat.
Cliquez sur 'Ajouter documents justificatifs' pour télécharger vos justificatifs. Un click supplémentaire
vous permet de déplier/replier le cadre contenant la liste des fichiers 'Remarques générales'
téléchargés.
Lorsque vous avez complété cette étape , cliquez sur 'Etape suivante'.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Le dernier sous-formulaire intitulé 'Résumé'
contient un résumé de votre demande de
paiement.
Par précaution, vous pouvez revoir et vérifier
les étapes précédentes en cliquant sur 'Etape
précédente', ce qui devrait éviter au
gestionnaire des paiements de vous renvoyer
le formulaire pour demander plus de détails
Vous devez valider et signer votre demande de paiement en entrant votre mot de passe. Pour terminer
vous cliquez sur 'Envoyer au BUREAU DES PAIEMENTS'
Dès ce moment, lorsque vous avez envoyé votre demande, il n'est plus possible de modifier le contenu
de cette demande de paiement en ligne. En conséquence, si des données doivent être rectifiées, vous
devez contacter le gestionnaire des paiements.
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
Il est possible d'imprimer le résumé et/ou de le sauvegarder localement en tant que fichier
.pdf
APR : How to – SCIC S/3 IRM TEAM
HISTORIQUE DE REVISION
Version
Date
By
Description
1.0
08/10/2010
Emmanuël
DUBRULLE
EN Version
04/11/2010
Maria Glynn
Review
1.01
28/02/2011
Emmanuël
DUBRULLE
Update
1.01
03/03/2011
Maria Glynn
Review
1.01
11/03/2011
Emmanuël
DUBRULLE
Corrections
1.01
21/03/2011
Emmanuël
DUBRULLE
Update after review by Suzanne Van Damme
1.02
30/03/2011
Emmanuël
DUBRULLE
FR Translation.
1.02
27/10/2011
Emmanuël
DUBRULLE
Update
1.03
12/01/2011
Emmanuël
DUBRULLE
Update
1.04
20/06/2012
Emmanuël
DUBRULLE
Update