Carpe Vox – Ihr professioneller Sprachdienstleister How to: Write Emails in English 1. The correct form of address (Die Anrede) Dear … , Dear Sir or Madam, Ist sowohl persönlich: Liebe/Lieber…; als auch förmlich: „Sehr geehrte/r…“ Sehr geehrte Damen und Herren, Dear Mr. Smith, Sehr geehrter Herr Smith, Dear Ms. Smith, Sehr geehrte Frau Smith, (Ms. -> unverheiratet) Dear Mrs. Smith, Sehr geehrte Frau Smith, (Mrs. -> verheiratet) Dear Personnel Director, Sehr geehrter Herr Personalleiter, To whom it may concern, An die entsprechende Abteilung, Dear John, Lieber John Wenn die Person ein Freund oder ein Geschäftsfreund ist. Die Anrede „Dear“ zusammen mit dem Vornamen wird im Englischen unter Geschäftspartnern schneller verwendet und entspricht dann im Deutschen in etwa der Anrede mit dem Vornamen und der Beibehaltung des „Sie“. Achtung: Die Schlussfloskel, die man verwenden muss, hängt im Englischen von der verwendeten Anrede ab! Siehe Punkt 8 „Schluss“. 2. The subject (Der Betreff) Re: Abkürzung für „regarding“ (bezüglich) Subject: Betreff: With reference to: In Bezug auf: Confirmation of … Bestätigung der/des/von… Your order of 3rd May Ihr Auftrag/Ihre Bestellung vom 3.Mai Your enquiry of 2nd May Ihre Anfrage vom 2.Mai Our telephone conversation of 1 stMay Unser Telefonat vom 1.Mai Your telephone conversation of…with Mr/Mrs X Ihr Telefonat mit Herrn/Frau X vom… Delivery date Lieferdatum Request for… Bitte um… Your email of 4th May Ihre E-Mail vom 4.Mai 3. The body of the email (Der Hauptteil der E-Mail) Das erste Wort nach der Anrede wird immer großgeschrieben! Thank you for your letter/email of… Danke für Ihren Brief vom… Regarding your letter/email/enquiry/request of… Could you possibly…? Bezüglich Ihres Briefes/Ihrer E-Mail/Ihrer Anfrage/Ihrer Bitte vom… Könnten Sie vielleicht…? I would be grateful if you could… Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie… I would like to ask you if you could… Ich möchte Sie bitten… I would like to tell you that… Ich möchte Ihnen mitteilen, dass… I am afraid that… Ich bedaure, dass…; Es ist leider so, dass…; However, Aber, Jedoch, Unfortunately, Leider I have a problem with… Ich habe Schwierigkeiten mit… 4. Attachments (Anhänge) attachment Anhang enclosure Anhang to attach sth. Etw. anhängen to enclose sth. Etw. anhängen I am enclosing… Ich hänge…an Please find enclosed… Anbei/als Anhang finden Sie… Enclosed you will find… Anbei… You forgot to enclose… Sie haben vergessen … anzuhängen. I cannot open the attachment. Ich kann den Anhang nicht öffnen. 5. Um Kontaktaufnahme bitten Please contact us again if… …we can help you in any way. Nehmen Sie bitte wieder Kontakt mit uns auf, falls/wenn… …wir Ihnen irgendwie helfen können. …there are any problems. …es Probleme gibt. …you have any questions. …Sie Fragen haben. …you wish further information. …Sie mehr Informationen möchten. …you do not agree. …Sie nicht einverstanden sind. Please do not hesitate to contact us. Bitte zögern Sie nicht uns zu kontaktieren. You can contact us at any time. Sie können uns jederzeit kontaktieren. 6. Dem nächsten Kontakt entgegensehen/darauf hinweisen I look forward to… (+ ing form) Ich freue mich darauf,… …hearing from you soon. …bald von Ihnen zu hören. …meeting you next Thursday. Sie nächsten Donnerstag zu treffen. …seeing you next Thursday. Sie nächsten Donnerstag zu treffen. …your reply. …auf Ihre Antwort. 7. How to say thank you (wie man sich bedankt) We wish to thank you for… Wir möchten uns bei Ihnen bedanken, dass… Thanks. Danke. (eher umgangssprachlich!) Thank you for your quick reply. Vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Again, thank you for… Nochmals danke für… We are grateful for... Wir sind dankbar für… We would like to thank you… Wir möchten uns gerne bei Ihnen bedanken, … …for your understanding. … für Ihr Verständnis. …for your cooperation. …für die Zusammenarbeit. …for your time. …für Ihre Zeit. …for your trust. …für Ihr Vertrauen. …for placing your trust in our products. …for your help. …dass Sie Ihr Vertrauen in unsere Produkte setzen. …dass Sie uns diesen Auftrag/diese Aufträge erteilt haben. …für Ihre Hilfe. …for your help in this matter. …für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit. …for placing this order/these orders with us. 8. How to end your emails (Wie man seine E-Mails beendet) Yours faithfully, „Hochachtungsvoll“. Wenn man den Namen des Adressaten nicht kennt, ist diese Formulierung zwingend. Yours sincerely, „Mit freundlichen Grüßen“ . Wenn man den Adressaten der E-Mail mit Namen angeredet hat. Best wishes, Bei Freunden u. engeren Geschäftskontakten, i.d.R. wenn man sich mit dem Vornamen anredet. Best regards, Bei Freunden u. engeren Geschäftskontakten, i.d.R. wenn man sich mit dem Vornamen anredet. Have a nice day, Wie oben. ^^ 9. General vocabulary (Allgemeine Ausdrücke) to send/receive an email. Eine E-Mail verschicken/empfangen. to check the emails. Die E-Mails abrufen. to forward an email. Eine E-Mail weiterleiten. To reply/to respond to an email. Auf eine E-Mail antworten. to delete an email. eine E-Mail löschen. FYI (short form of „For Your Information“) Zur Information (Absender erwartet i.d.R. keine Antwort) inbox Posteingang outbox Postausgang urgent eilig confidential vertraulich sender Absender recipient Empfänger email disclaimer Haftungshinweis in einer E-Mail to subscribe to a newsletter einen Newsletter abbonieren to unsubscribe to a newsletter einen Newsletter kündigen Multi-address message Rundschreiben 10. Abwesenheitsnotiz (out-of-office assistant) I am not in the office at the moment. Momentan bin ich nicht im Büro. I am not in the office from 4 till 10 November. Vom 04. – 10. November bin ich nicht im Büro. Your email will (not) be forwarded automatically. Ihre E-Mail wird (nicht) automatisch weitergeleitet. Please contact Mr/Ms/Mrs… Bitte wenden Sie sich an Herrn/Frau… In urgent matters please contact Mr/Ms/Mrs… In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an… He/she will be pleased to be of any assistance to you. Er/Sie wird Ihnen gerne weiterhelfen. I will be back in office on 22 November. Ab dem 22.11. bin ich wieder zu erreichen. Due to a national holiday I will not be in the office on 3 October. Aufgrund eines nationalen Feiertags bin ich am 03.10. nicht im Büro. I have no access/only limited access to my emails. Ich habe keinen/nur eingeschränkten Zugang zu meinen E-Mails.