‫איך להוריד לחצי את הזמן שאתה צורך כל יום על קריאת מיילים?‬
‫אינפורמה ישראל‬
‫שולמית אסיף‬
‫‪1/1/2012‬‬
‫כך תוריד בחצי את הזמן שאתה מוציא כל יום על קריאת מיילים!‬
‫בעמודים הבאים אני רוצה להראות לך איך תוכל לנהל בצורה יעילה יותר את המיילים שלך וכך‬
‫לחסוך הרבה מאוד כאב ראש וזמן שתוכל להקדיש למה שבאמת חשוב לך‪.‬‬
‫כמות האימיילים הבלתי נגמרת שמגיעה אלינו כל יום וממלאת את תיבת המייל שלנו וצורכת כל כך‬
‫הרבה מהזמן שלנו מטביעה אותנו בעודף מידע ומקשה עלינו לתעדף‪ .‬כתוצאה מכך אנו לעתים‬
‫קרובות מפספסים את המידע החשוב הנמצא בתוכן המיילים ועונים בצורה שמקשה עלינו ליצור‬
‫תקשורת אפקטיבית ומוצלחת עם האנשים איתם אנו בקשר‪.‬‬
‫כן‪ ,‬הבעייה מוכרת וידועה וגם‪ ...‬כואבת‪.‬‬
‫מרוב עצים לא רואים את היער‪ ,‬אומר הפתגם‪ .‬וכך קורה שאנחנו מבזבזים זמן יקר על קריאת מיילים‬
‫שחשיבותם היא משנית ביותר או‪ ,‬להיפך‪ ,‬לא קוראים את המשפט החשוב באימייל שהגיע ושקבע‬
‫אתנו פגישה‪ ,‬דרש מאתנו נתון וכן הלאה‪.‬‬
‫מכירים?‬
‫אז בואו ננסה לעשות קצת סדר‪ ,‬תרתי משמע‪.‬‬
‫עם ארגון הדוא"ל )שמעכשיו‪ ,‬לצורך הנוחות‪ ,‬אכנה "מייל"( ננסה להתמודד הן ברמה הטכנית‪ ,‬עם‬
‫הנחיות ועצות לארגון פרקטי פיזי של המיילים שמגיעים‪ ,‬והן ברמה העקרונית הלוגית‪.‬‬
‫ושוב‪ ,‬אין לי יומרות‪ .‬רבים מבינים יותר ממני ורבים עוד יותר כבר מיישמים פתרונות אלה ואחרים‪.‬‬
‫אני מניחה שאלה שכבר מיישמים פתרונות בעצם לא סובלים מהבעייה ולכן‪ ,‬ממילא לא יקראו את‬
‫המסמך הזה ואולי אפילו יוכלו להוסיף לי ולהעשיר אותי‪ ,‬ואתכם דרכי‪ .‬אז אני מיד מזמינה אתכם‬
‫לכתוב את העצות שיש לכם להוסיף בדף הפייסבוק שלנו לטובת כולם‪ ,‬ותודה מראש‪.‬‬
‫אך אולי רעיון אחד או שניים אוכל לתת גם לאלה בעלי הניסיון והפתרונות‪ .‬מי יודע‪.‬‬
‫ואיך זה קשור לקריאה מהירה?‬
‫עכשיו אסביר לך‪.‬‬
‫כי קריאה מהירה בשבילי זה לא רק לקרוא את הטקסט עצמו במהירות‪.‬‬
‫הקריאה המהירה מתחילה עוד לפני‪ :‬ליצור את התנאים‪.‬‬
‫אנחנו יכולים לדמות זאת לאפיית לחם‪.‬‬
‫עוד לפני שיש קמח‪ ,‬יש גרגירי חיטה‪ ,‬אותם יש לנפות מהמוץ קודם כל ואחר כך לטחון‪.‬‬
‫רק אז ניתן להתחיל לאפות לחם‪ .‬נכון?‬
‫תתפלאו כמה דברים ניתן כבר לעשות לפני שניגשים לטכניקות עצמן ושכבר מקלים ומזרזים את‬
‫הקריאה‪.‬‬
‫אז בואו נתחיל מגרגירי החיטה ונדאג להכין קמח משובח‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪2‬‬
‫אז הנה מה שניתן לעשות באופן כללי ומיידי כדי להקל על עצמנו בקריאה‬
‫מהמחשב‪:‬‬
‫צור את התנאים‬
‫הדבר הראשון שצריך להביא בחשבון בכדי לקרוא מהר הם התנאים‪ ,‬שכן מוח הזוחלים‪ ,‬המוח‬
‫העתיק ביותר שלנו ואשר דואג להתנהלות הסדירה של גופנו‪ ,‬הוא חזק מאד‪ .‬הרשו לי להדגיש זאת‪:‬‬
‫כל טכניקות הקריאה המהירה מתחילות מליצור את התנאים‪.‬‬
‫עלינו קודם כל לנטרל כל הפרעה אפשרית ליכולת שלנו להתרכז בחומר הקריאה שלפנינו‪ .‬אנו כולנו‬
‫מודעים לכך שגם כשאנו קוראים כרגע את המסמך הזה‪ ,‬אנו כל הזמן קשובים לטלפון שמצלצל‪,‬‬
‫לסמס שמגיע‪ ,‬למייל‪ ,‬מסר סקייפ‪ ,‬פייסבוק‪ ....‬כל אלה נוטים להסיט את תשומת הלב שלנו למקומות‬
‫אחרים ולגרום לנו לבזבז זמן רב‪.‬‬
‫נדאג לכסא נוח‪ ,‬בעל משענת נוחה שתומכת בגב ומאפשרת לנו להשאיר את בית החזה פתוח –‬
‫הדלק של המוח שלנו הוא חמצן ‪ -‬ולשחרר מתחים לא מועילים‪ .‬זה יכול להיראות טריוויאלי‪ ,‬אך זה‬
‫ממש לא‪ ,‬הרבה אנרגיה הולכת לאיבוד דרך עייפות השרירים המשמרים תנוחות לא מועילות‪ .‬היות‬
‫ואין לנו אינסוף אנרגיה‪ ,‬נדאג לפחות לא לאבד לחינם את זו שיש לנו‪.‬‬
‫בשלנו כך שנוכל להשאיר את הראש שלנו זקוף כשאנו קוראים את המיילים‪ .‬תנוחה לא מועילה‬
‫שכזאת גורמת לנו להתעייף במהירות גבוהה הרבה יותר מהרצוי‪ .‬אם לא ניתן להטות את זווית‬
‫המוניטור‪ ,‬הניחו אותו על גבי חפץ כלשהו שיגביה אותו לגובה הרצוי‪ .‬אצלי‪ ,‬למשל‪ ,‬מילון עברית‪-‬‬
‫אנגלית וכרך של הקונקורדנציה לתנ"ך עושים יפה את העבודה‪...‬‬
‫נדאג לאור נכון אשר לא יעייף את העיניים שלנו‪ .‬נדאג להסיר את כל הדברים שיכולים להסיט את‬
‫תשומת ליבנו‪ :‬טלפון סלולארי‪ ,‬רשימת המטלות היומית שלנו וכו'‪.‬‬
‫נדאג לטמפרטורה נעימה‪ .‬הטמפרטורה האידיאלית לתפקוד המוח היא ‪ . 21oC‬כלומר‪ ,‬בחום הזה‬
‫המוח מקבל את התנאים לעבוד בצורה הכי טובה‪ .‬יש‪ ,‬כמובן‪ ,‬גמישות‪ ,‬זה לא חייב להיות המספר‬
‫הזה בדיוק‪ .‬אך כולנו יודעים שכשחם מידי‪ ,‬אנו נוטים להתנמנם‪ ,‬נכון?‬
‫נדאג לא להיות צמאים או רעבים )אך גם לא להיות מיד לאחר סעודה דשנה שתגזול אנרגיה עבור‬
‫תהליכי העיכול(‪ .‬רעב או צמא יציקו לנו ונמצא עצמנו חושבים על אוכל ושתייה במקום על מה שאנו‬
‫עושים‪ .‬מים‪ ,‬במיוחד‪ ,‬הם אלמנט עקרוני עבורנו‪ ,‬שכן גופנו – ובעיקר מוחנו – בנויים מכ‪ 70%-‬מים‪...‬‬
‫וכמובן‪ ,‬נדאג להיות מספיק ערניים‪ .‬במידה ואנו מרגישים עייפים‪ ,‬ניתן לקחת כמה נשימות‬
‫אנרגטיות‪ ,‬אלה המוכרות כ"היפר‪-‬ונטילציה"‪ .‬נוכל להרגיש מיד איך מגיע זרם חמצן למוח ואנו נעשים‬
‫ערניים לפחות לעשר הדקות הקרובות‪ .‬אפשר גם להרטיב מרפקים‪ ,‬פרקי יד ורקות ורק אז לשבת‬
‫לקרוא‪.‬‬
‫תתפלאו כמה כבר הפעולות הראשונות האלה יכולות לתת לנו תחושת הקלה ולהפוך את העבודה‬
‫שלנו ליותר אפקטיבית‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪3‬‬
‫ובמחשב עצמו‪:‬‬
‫ככל שהגופן גדול יותר‪ ,‬כך תוכלו לזהות יותר את הכתוב‪ .‬בכל תוכנת גלישה יש אפשרות להגדיל את‬
‫הגופן וכך גם בכל תוכנה אחרת במחשב‪ .‬אין טעם לבזבז משאבי אנרגיה יקרי ערך רק כדי לזהות את‬
‫הכתוב‪.‬‬
‫נטרלו למשך זמן הקריאה את כל הדברים האחרים במחשב שיכולים להסיט את תשומת לבכם‪:‬‬
‫פייסבוק ודומיו‪ ,‬תוכנות צ'אטים למיניהן ואת כל החלוניות השייכות למסמכים שעדיין לא קראנו ושאין‬
‫בכוונתנו לקרוא כעת‪.‬‬
‫השקיעו קצת זמן כדי לבחור את התצורה הטובה ביותר שתציג את המיילים שלכם‪ .‬בחרו את‬
‫הדפדפן שדרכו תגלשו‪ ,‬במידה והמייל שלכם נמצא ברשת‪ .‬אל תתנו להרגל לקבוע עבורכם‪ ,‬כי‬
‫הדפדפנים אינם זהים‪ .‬יש כאלה שהם יותר נוחים למשתמש וכאלה שפחות‪ .‬באופן אישי‪ ,‬אני מעדיפה‬
‫את גוגל כרום‪ ,‬הוא מהיר ונוח‪.‬‬
‫גם אם אתם משתמשים בתוכנות דוא"ל‪ ,‬כמו אאוטלוק ודומיו‪ ,‬יש מרחב של עיצוב הדף‪ ,‬בחירה של‬
‫גודל הגופן‪ ,‬צבעים וכו'‪.‬‬
‫צרו לכם‪ ,‬אם כן‪ ,‬את סביבת העבודה הטובה והיעילה ביותר‪.‬‬
‫ונעבור לחלק הטכני הקשור למיילים‬
‫הרשו לי הסתייגות קטנה‪:‬‬
‫אין ביכולתי לכסות את כל ספקי האימיילים וכל התוכנות שמנהלות אותם‪.‬‬
‫הסקירה שתקבלו נוגעת‪ ,‬אם כן‪ ,‬לכמה מהספקים העיקריים בישראל‪ , Gmail :‬וואלה‪ ,‬יאהו והוטמייל‪.‬‬
‫אבל לפני שאנו פונים לצד הטכני‪ ,‬ל"איך עושים את זה?"‪ ,‬בואו נבין איך עושים את זה ברמה‬
‫העקרונית‪.‬‬
‫הרבה מאותו הדבר‬
‫הבעייה העיקרית בתיבת המייל שלנו היא שהכל מגיע אליה בפורמט אחיד‪ ,‬כל המיילים נראים‬
‫לכאורה אותו הדבר ומגיעים לאותו מיכל גדול‪.‬‬
‫וכשאנחנו פותחים את המייל בבוקר ורואים ‪ XX‬מיילים‪ ,‬וכולם מסומנים כדואר שעדיין לא נקרא‪ ,‬כולם‬
‫נראים בעלי אותה מידת חשיבות‪ .‬זה יוצר הרגשה של עומס‪ ,‬של "הרבה דברים לעשות"‪.‬‬
‫התחושה הזאת מתחברת ישר לאותם חלקים על המוח הקשורים ברווחה ובהישרדות ומתורגמים‬
‫מיד לתחושת לחץ והרגשה של "אני לא אעמוד בכל העבודה הזאת"‪ ,‬של "אז מה עושים קודם?"‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪4‬‬
‫אך אנו יודעים שלא הכל בעל אותה החשיבות‪ ,‬נכון?‬
‫יש שם אמנם מיילים הקשורים לעבודה או לניהול היומיום שלנו ואלה אכן חשובים‪.‬‬
‫יש שם אולי כמה מיילים מחברים יקרים או מבני משפחה וגם להם נרצה להקדיש תשומת לב‪.‬‬
‫יש שם מיילים הקשורים לנושאים המעניינים אותנו‪ ,‬מיידעונים )ניוזלטרים(‪ ,‬מיילים של קורסים ולימוד‪,‬‬
‫כל הקשור להעשרה הרצויה שלנו‪.‬‬
‫יש שם‪ ,‬אבל‪ ,‬גם מיילים המגיעים מספקים שונים ומציעים לנו מוצרים שונים‪ ,‬קופונים‪ ,‬שוברים‪,‬‬
‫הנחות ומבצעים‪.‬‬
‫ויש גם מיילים משורשרים הכוללים מצגות‪ ,‬תמונות והגיגים שונים‪.‬‬
‫ולצערנו‪ ,‬יש גם כל מיני מיילים שלא ממש ברור איך הגיעו אלינו‪ ,‬פרסומות וכו'‪.‬‬
‫אני בטוחה שתוכלו להוסיף לרשימה הזאת סוגים נוספים של מיילים‪ ,‬חשובים יותר או מיותרים‪ ,‬אך‬
‫התחושה היא אחת‪ :‬הרבה מיילים‪ ,‬אין לי זמן להתעסק אתם‪.‬‬
‫הבעייה נותרת שבסופו של דבר אני נותרת חסרת זמן לענות לאותם המיילים החשובים‪ ,‬או אפילו‬
‫מוחקת אותם בטעות‪.‬‬
‫שוב‪ ,‬חשוב לנו להדגיש‪:‬‬
‫תחושת העומס והלחץ נובעת מכך שיש מלפני "הרבה מאותו הדבר"‪.‬‬
‫הלוגיקה הבסיסית יכולה להוביל אותנו כעת להבין שמילת המפתח לפתרון האפשרי היא‪:‬‬
‫לברור‪.‬‬
‫מבט על‬
‫הדבר הראשון שיכול לעזור לנו הוא לעשות את מה שבעולם הוידאו נקרא "‪."Zoom out‬‬
‫נדמיין לעצמנו שאנו מצליחים להתנתק לרגע מהמיילים הספציפיים ועולם התוכן הקשור אליהם ואני‬
‫מתרחקים לרגע‪ ,‬ממש פיזית‪ ,‬ובוחנים את תיבת המיילים שלנו במבט הציפור‪.‬‬
‫איך הייתה יכולה להיראות תיבת המיילים האידיאלית שלנו?‬
‫בדיוק כפי שנראה ארון הבגדים האידיאלי שלנו‪ :‬כל דבר במקומו הנכון‪ ,‬היכן שקל להסתירו וקל למצאו‬
‫כשרוצים‪.‬‬
‫מגירה לגרביים‪ ,‬מגירה לבגדים התחתונים‪ .‬הגופיות מונחות בנפרד מהחולצות‪ ,‬המכנסיים במקום‬
‫משלהם‪ ,‬וכן הלאה‪.‬‬
‫כך גם צריכה להיראות תיבת המייל שלנו‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪5‬‬
‫הדברים שצריך להגיע אליהם בקלות צריכים להיות נגישים‪ ,‬ממוקמים במדפים בגובה העיניים‪.‬‬
‫הדברים השייכים לעונות שנה אחרות יכולים להיות מאוחסנים במדפים הגבוהים יותר של הארון‪ ,‬שכן‬
‫אין צורך מיידי להגיע אליהם‪.‬‬
‫הבנתם את המשל?‬
‫אז במבט העל על תיבת המייל שלנו אנו צריכים לדאוג לכך שהדברים החשובים יהיו בולטים ונגישים‬
‫ושדברים אחרים‪ ,‬פחות חשובים‪ ,‬יהיו פחות בולטים לעיניים‪.‬‬
‫לברור‬
‫מה זה לברור?‬
‫לפי המילון‪ :‬לברור‬
‫)פ'( לבחור‪ ,‬לעשות סלקציה‪ ,‬לנפות‪ ,‬למיין‪ ,‬לסנן‪ ,‬להבדיל‪ ,‬להבחין; לחקור‪ ,‬לבחון‪ ,‬לעיין;‬
‫להבהיר‬
‫לא הכל בעל אותו הערך‪ .‬אנחנו צריכים לעשות כך שהדברים החשובים יקבלו את ההדגש הראוי‬
‫והדברים הפחות חשובים יהיו במקומות אחרים‪ ,‬נגישים אך פחות בולטים‪.‬‬
‫תארו לעצמכם שהמיילים יגיעו מראש לתיקיות מיועדות ואתם תוכלו לפנות לתיקיות האלה כשתרצו‪,‬‬
‫כשזה יהיה הרגע המתאים לכך‪ .‬נחמד‪ ,‬לא?‬
‫ובכן זה אפשרי‪.‬‬
‫אבל רגע לפני שאני מפרטת בפניכם את האפשרויות השונות ברמה הטכנית‪ ,‬בואו רגע נתייחס לגורם‬
‫המשפיע ביותר‪:‬‬
‫הזמן‪.‬‬
‫הזמן הוא אדון‪ .‬זה המשאב שאין אפשרות לשנותו‪ ,‬אין אפשרות לחזור עליו ואין אפשרות להוסיף‬
‫עליו‪ .‬אפשר רק לנהל אותו נכון‪.‬‬
‫לא כל רגע מתאים לכל דבר‪ .‬ניהול הזמן זו אמנות בפני עצמה וקטנה כאן היריעה‪ .‬ולכן‪ ,‬נתעכב רק‬
‫על העיקרון‪ .‬והעיקרון הוא‪:‬‬
‫לבחור את הרגע המתאים‪.‬‬
‫כשאתם מתחילים יום עבודה‪ ,‬זהו הזמן שצריך להיות מיועד לכל הדברים הקשורים לעבודה‪ .‬זה לא‬
‫הזמן לראות סרטונים ומצגות‪ ,‬זה גם לא הזמן לרכוש שוברים וקופונים‪.‬‬
‫אנו צריכים להחליט מראש‪ ,‬בעזרת המשמעת העצמית שלנו‪ ,‬מהו הזמן המתאים לכל דבר‪ .‬רק זה‬
‫יבטיח לנו יעילות ותוצאות‪ .‬ברגע שהמיילים יהיו מופרדים ולא עוד מקשה אחת‪ ,‬יהיה לנו קל יותר‬
‫להחליט באיזה חלק של היום להתייחס לכל סוג מיילים‪ .‬זה יפחית את תחושת העומס ויאפשר לנו‬
‫לנהל את עצמנו בצורה יעילה יותר‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪6‬‬
‫נתחיל‪ ,‬אם כן‪ ,‬בספק המיילים הנפוץ ביותר‪GMAIL :‬‬
‫ג'ימייל הוא ספק דוא"ל ורסטילי‪ ,‬כלומר ניתן להתאמה אישית‪ .‬ניתן בקלות לעבוד עם תוכנת הדוא"ל‬
‫)מיילים( הזאת כדי להתאימה לצרכינו האישיים‪.‬‬
‫הדבר הראשון שניתן ליצור זה תיקיות‪ .‬זוהי אמנם תכונה משותפת לרוב ספקי המיילים היום‪ ,‬אך‬
‫בג'ימייל ניתן לעשות זאת באופן בולט ביותר‪ ,‬שכן ניתן לאפיין את התיקיות השונות על ידי תוויות‪,‬‬
‫וניתן ליצור תוויות בצבעים שונים‪.‬‬
‫קודם כל‪ ,‬עלינו ליצור תוויות‪.‬‬
‫ניתן לעשות זאת בשתי דרכים‪ .‬התבוננו בתמונה מס' ‪.1‬‬
‫ניתן להוסיף תקייה חדשה בתחתית רשימת התיקיות הבסיסיות הקיימות כבר באופן מובנה בג'ימייל‪.‬‬
‫בגרסה בעברית נמצא אותן בטור בצד הימני של המסך )ראו חץ(‬
‫אם נלחץ על החץ שתחת המילה "עוד"‪ ,‬נוכל למצוא את הקישור עם הכיתוב "צור תווית חדשה" וגם‬
‫"נהל תוויות"‪ .‬אנו יכולים לתת לתווית החדשה כל שם לפי רצוננו‪ .‬אפשר לחלק אותן לפי נושאים‪,‬‬
‫למשל‪ :‬עבודה‪ ,‬חברים‪ ,‬קניות‪.‬‬
‫שימו לב‪ ,‬שכבר ברמה הבסיסית ניתן לסמן הודעות בכוכבים לידן או ב"חשוב" כדי להדגיש אותן גם‬
‫בלי תוויות‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪7‬‬
‫דרך נוספת ליצור תוויות היא דרך האיקונות )סמלים( בחלקו העליון של החלון‪ ,‬ממש מתחת ללוגו של‬
‫גוגל‪) .‬ראו חץ אדום שני בתמונה מספר ‪.(1‬‬
‫ועכשיו ניתן גם להתאים את הצבעים שאנחנו רוצים לתוויות שיצרנו‪) .‬ראו תמונה מספר ‪(2‬‬
‫את זה עושים דרך הקישור של "נהל תוויות"‪ .‬ניתן להתאים לכל תווית את התכונות שאנו רוצים‪.‬‬
‫בתחתית החלונית שנפתחת ב"נהל תוויות"‪ ,‬תוכלו לראות למטה "הוסף תווית משנה" )ערך אחרון(‪.‬‬
‫אפשר גם ליצור תווית אם‪ ,‬למשל "עבודה" ותחתיה תוויות משנה‪ ,‬כמו התיקיות במחשב שלנו‪ .‬אלה‬
‫יופיעו תחת תווית האם‪ .‬במקרה שלנו אפשר להוסיף תוויות משנה לתווית עבודה‪ ,‬כמו למשל‪:‬‬
‫"ספקים"‪" ,‬מכירות"‪" ,‬משימות" וכו'‪ ,‬כל אחד לפי סוג עבודתו וכטוב בעיניו‪.‬‬
‫אני נוהגת להצמיד את התווית האדומה "מעקב" לכל הדברים הדורשים טיפול מיידי‪ .‬התווית הזאת‬
‫אינה מבטלת את התוויות האחרות‪ ,‬אני פשוט מוסיפה אותה למה שדורש טיפול ומורידה אותה בתום‬
‫הטיפול‪.‬‬
‫כשאתם פותחים כל הודעה שהיא‪ ,‬ניתן להדביק לה תווית קיימת מרשימת התוויות שיצרתם‪ ,‬או‪,‬‬
‫לחליפין‪ ,‬ליצור תווית חדשה עבורה‪.‬‬
‫רשימת התוויות שתופיע בטור הימני על גבי המסך שלכם‪ ,‬תאפשר לכם לזמן את כל המיילים‬
‫הנושאים את אותה התווית‪ .‬לדוגמה‪ ,‬אם אלחץ על התווית "עבודה" מהרשימה בצד ימין‪ ,‬תיפתח‬
‫רשימת כל המיילים שתויגו בתווית זו‪ .‬כך אוכל להתייחס כל פעם רק למיילים הנושאים את התווית‬
‫לה אני רוצה להתייחס ברגע זה‪ ,‬ללא הסחת הדעת של המיילים האחרים‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪8‬‬
‫עד כה התייחסנו רק לתיוג של המיילים בדיאבד‪ ,‬כלומר אחרי שכבר ראינו את כולם ובררנו אותם‪.‬‬
‫ג'ימייל מאפשרת לנו גם לברור מראש וזאת על ידי יצרת מסנן )פילטר(‪ .‬המסנן מאפשר לנו לשלוח‬
‫באופן אוטומאטי מיילים לתוך תיקיה‪.‬‬
‫כשאנו פותחים מייל מסוים לצפייה‪ ,‬אנו יכולים ללחוץ על הכפתור "עוד" שבשורת הסמלים למעלה‬
‫)ראו חץ אדום בתמונה מס' ‪ .(3‬יש ללחוץ על הכיתוב "סנן הודעות כגון אלה"‪.‬‬
‫לחיצה על הכפתור תפתח חלונית נוספת‪ .‬ראו תמונה מספר ‪.4‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪9‬‬
‫כאן אנו יכולים לבחור את התכונות שלפיהן אנו רוצים לסנן‪ .‬אנו יכולים לבחור מסנן עבור כל המיילים‬
‫שמגיעים מנמען מסוים‪ ,‬או שורת נמענים‪ .‬אנו יכולים ליצור מסנן לפי נמענים או לפי נושאים‪ .‬מיד‬
‫לאחר שנמלא בשורה הנכונה את הפרמטר‪ ,‬כלומר את ההיבט‪ ,‬את הנתון שלפיו אנו רוצים לסנן את‬
‫המיילים האלה‪ ,‬ונלחץ על "צור מסנן מחיפוש זה " )כיתוב כחול בתחתית החלונית משמאל(‪ ,‬תופיע‬
‫חלונית חדשה ובה נוכל לסמן מה אנו רוצים לעשות עם המייל הזה‪) .‬ראה תמונה ‪(5‬‬
‫וכאן אנו יכולים לבחור האם לדלג על תיבת הדואר הנכנס ולשלוח ישירות לתיקייה כלשהי – מה שאני‬
‫מאד ממליצה – ואת זה קל לעשות‪ :‬פשוט מסמנים "החל את התווית" ובוחרים איזו תווית רוצים‬
‫להחיל על מיילים מהסוג הזה‪ .‬כל שנותר לנו יהיה להחליט מתי אנו ניגשים לקרוא כל תווית‪ ,‬כלומר‬
‫את סוג המיילים המסווג תחתיה‪.‬‬
‫יש עוד שפע אפשרויות כאן ואשאיר לכם לחקור ולגלות ולהתאים אישית את תצורת המיילים‪,‬‬
‫אבל בטח הבנתם את העיקרון‪ ,‬נכון?‬
‫שוב‪ ,‬מילת המפתח‪ :‬לברור‪ .‬לא הכל במקום אחד‪ ,‬מקום לכל דבר‪ ,‬זמן לכל דבר‪.‬‬
‫ג'ימייל הוא ללא ספק השרת המספר הכי הרבה אפשרויות‪.‬‬
‫אסקור כעת בפניכם כמה מהספקים האחרים וזה יהיה קל‪ ,‬שכן יש בהם פחות אפשרויות‪ .‬אבל עדיין‬
‫ניתן לעשות הרבה כדי להשיג את התוצאה המבוקשת‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪10‬‬
‫‪Autlook = Hotmail‬‬
‫הוטמייל של מיקרוסופט היה שירות הדוא"ל החינמי הראשון‪ ,‬שמורה לו זכות ראשונים‪ .‬בישראל לא‬
‫רבים משתמשים בו‪ ,‬אך עדיין שווה להתייחס אליו‪.‬‬
‫התחרות בין גוגל למיקרוסופט עובדת לטובתנו‪ .‬מיקרוסופט משפרת את השירות ובעצם‪ ,‬עומדת‬
‫לשנות את השם "הוטמייל" ל"אאוטלוק"‪ ...‬כן‪ ,‬כן‪ ,‬בדיוק כמו תוכנת הדוא"ל הידועה‪.‬‬
‫רגע לפני שאני סוקרת בפניכם את התכונות העיקריות של הוטמייל‪ ,‬הרשו לי להפנות אתכם למאמר‬
‫מעניין מ‪ YNET-‬המדבר על האאוטלוק החדש וכל אפשרויותיו‪.‬‬
‫‪http://www.ynet.co.il/articles/0,7340,L-4263089,00.html‬‬
‫כיום‪ ,‬הוטמייל מאפשר כמה מהאפשרויות עליהן דנו בג'ימייל‪ ,‬והוא אף מסביר לנו מה צריך לעשות‪:‬‬
‫)תמונה ‪(6‬‬
‫גם בהוטמייל אנו יכולים ליצור תיקיות ולהגדיר לכל סוג מייל את התיקייה שלו‪ ,‬כלומר לסווג אותו‪.‬‬
‫התהליך די דומה לג'ימייל ולדרך בה הסברנו אותו והשירות עצמו ידידותי למשתמש‪ .‬מעבר לתוויות‬
‫)תיקיות( עצמן‪ ,‬גם בהוטמייל יש שרות של מסנן‪.‬‬
‫בהוטמייל צריך לבחור את ה"אפשרויות" ושם לבחור את "צור כלל" ולעקוב אחר ההוראות‪ .‬ההבדל‬
‫הוא שהכל נעשה באותה החלונית‪ ,‬כלומר את התוויות יוצרים גם בחלונית הזאת‪.‬‬
‫ראו בעמוד הבא את תמונה ‪7‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪11‬‬
‫ונעבור לספק המיילים הפופולרי בישראל‪ :‬וואלה‪.‬‬
‫למען האמת‪ ,‬אין לי הרבה חדשות טובות‪ .‬השרות של וואלה הוא בסיסי מאד ומאפשר רק פתיחת‬
‫תיקיות שונות אליהן ניתן להעביר דוא"ל שהתקבל‪ .‬אין אפשרות לאפיין את התיקיות בצבעים ואין‬
‫אפשרות ליצור מסננים אוטומאטיים‪.‬‬
‫וואלה מזכיר קצת את אאוטלוק הישן ולא הייתי מנהלת בו את כל תכתובת המיילים שלי‪ ,‬אלא מייעדת‬
‫אותו לסוג מיילים מסוים בלבד‪ ,‬למשל תכתובת עם חברים‪ .‬כלומר‪ ,‬לא הייתי משתמשת בוואלה כמייל‬
‫ראשי‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪12‬‬
‫ואחרון חביב‪ ,‬שחקן שאינו מרכזי בישראל – ‪Yahoo‬‬
‫המגבלה העיקרית של יאהו היא שהוא אינו מיודע לדוברי עברית ובכדי להתנהל בו צריך לפעול‬
‫באנגלית‪ .‬היתרון שלו הוא שהוא מרכז כמה פעולות במקום אחד‪ :‬רכישות‪ ,‬פייסבוק‪ ,‬משלוח מסמכים‬
‫גדולים במיוחד ועוד‪.‬‬
‫ברמה הרגילה‪ ,‬יאהו מאפשר פתיחת תיקיות עם שם לפי בחירה‪:‬‬
‫פשוט וקל‪ .‬לוחצים על הסמל המדמה תיקייה‪ ,‬ולוחצים על ‪.new folder‬‬
‫גם ביאהו ניתן ליצור מסנן אשר ישלח מסמכים מראש לתיקייה מסוימת לפי ההגדרות שנכניס‪.‬‬
‫כפי שציינתי בפרק על ג'ימייל‪ ,‬מדובר באפשרות יעילה מאד החוסכת זמן ומאמץ‪.‬‬
‫ראו את התמונה המצורפת בעמוד הבא ואשר תראה כיצד יאהו מציע ליצור פילטר‪.‬‬
‫יאהו השיקה לאחרונה שירות חדש ‪ ,Yahoo Organizer‬אשר מארגן בעצמו את התיבה הנכנסת‪ .‬נכון‬
‫לשעה זו‪ ,‬אחרי זמן רב של עיבוד נתונים‪ ,‬התוכנה הצליחה לעבור על ‪ 2‬הודעות בתיבת הדואר הנכנס‬
‫שלי‪ ...‬אינני יכולה‪ ,‬אם כן‪ ,‬עדיין להמליץ לכם על השירות‪ ,‬אשר מציע את כל הדגשים שכבר ציינו‪.‬‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪13‬‬
‫כפי שיכולנו לראות‪ ,‬אם כן‪ ,‬אפשר לקצר זמנים‪ ,‬לייעל את השימוש בזמן ולנהל נכונה את המיילים‬
‫שלנו כך שמה שחשוב יבלוט לעין‪ ,‬ומה שלא חשוב לפחות לא יפריע‪.‬‬
‫לכם הבחירה באיזה שרת להשתמש‪ ,‬ובעיקר‪ ,‬לכם הבחירה לנהל את הזמן שלכם בצורה יעילה‪.‬‬
‫בהצלחה!‬
‫כל הזכויות שמורות לאינפורמה ישראל ושולמית אסיף | ‪www.in-forma.co.il‬‬
‫‪14‬‬