UČINKOVITO DELOVANJE RODOVE UPRAVE Rodova uprava je organ v strukturi rodu, ki je odgovoren za delovanje rodu in njegovih organizacijskih enot (čet, družin, klubov) med dvema občnima zboroma rodu. Delovna področja rodove uprave so naslednja: Struktura in vodenje Projektno delo Skrb za članstvo in razvoj rodu Izvajanje programa za mlade Zagotavljanje varnosti Podpora in razvoj prostovoljcev Sodelovanje z drugimi Zagotavljanje materialnih in finančnih virov Vidnost delovanja Zakonitost delovanja Administracija V preteklosti je bil v ZTS postavljen standard - opisi del in nalog za različne funkcije, vendar je bilo na podlagi analize delovanja rodovih uprav ugotovljeno, da obstajajo razlike pri načinu delegiranja nalog različnim »funkcionarjem« znotraj RU. V želji, da vsaka rodova uprava na podlagi raznolikih interesov ter zmožnosti oblikuje sebi najboljši model delitve nalog smo pripravili orodje s katerim je mogoče razdeliti naloge glede na:  želje (določene naloge lahko posameznim članom predstavljajo izziv in lastni razvoj – učenje),  zmožnosti (nekateri člani že posedujejo določena znanja in spretnosti, ki jih želijo preko udejstvovanja razviti v kompetence). To pomeni, da nekdo v rodovi upravi zaradi želje in zmožnosti lahko opravljal nekaj nalog tajnika in nekaj blagajnika. Lahko se tudi zgodi, da eno funkcijo zaradi pomanjkanja časa opravljata dve osebi. Poleg tega so v današnjem času meje med nekaterimi tradicionalnimi vlogami zabrisane, nastajajo pa nove. Temu se je smiselno nenehno prilagajati, zato je fleksibilen sistem za učinkovitost prostovoljcev in rodove uprave kot celote zelo dobrodošel. Kartice nalog rodove uprave – orodje za razvoj učinkovitosti delovanja Namen: Razdeliti naloge med člane Rodove uprave glede na njihove želje in zmožnosti Rezultat: bolj fleksibilna in učinkovita rodova uprava ter bolj zadovoljni prostovoljci, ki v njej sodelujejo Ciljna skupina: člani rodove uprave (starešina in načelnik rodu, načelniki družin in klubov, tajnik, blagajnik, gospodar, propagandist in druge funkcije) Predviden čas dejavnosti: od ene do nekaj ur; lahko tudi v več fazah. Potek dejavnosti - prva varianta: Dejavnost poteka v več korakih: 1. Na srečanju se zberejo vsi člani (bodoče) rodove uprave. 2. Naredijo se kartice nazivov funkcij (npr. načelnik rodu…). Kartice funkcij se razporedijo po večji mizi s prostorom med karticami. 3. Nato se na mizo naključno razporedijo kartice nalog rodove uprave. Člani nato razporedijo naloge med različne funkcije. Pri razporejanju lahko pride do različnih pogledov, zato je potrebno poglede uskladiti. 4. Ko so vse kartice nalog razporejene med funkcije, si vsak bodoči funkcionar ogleda in izrazi svoj pogled na »dodeljene« naloge. Če se mu kakšna naloga zdi pretežka ali v njej ne vidi izziva, to jasno izrazi in naloga se lahko dodeli komu drugemu. 5. Če kakšna od nalog po mnenju prisotnih manjka, se jo dopiše na prazno kartico in dodeli določeni funkciji. 6. Vsak si nato zapiše seznam svojih nalog. Seznam se lahko nalepi na velik plakat in obesi v prostor, kjer se sestaja rodova uprava (plakat je lahko javno obešen, saj tudi drugi, npr vodniki vedo, kaj kdo dela). Potek dejavnosti - druga varianta: Pri drugi varianti je razlika samo v tem, da se kartice nalog (v 3. koraku) najprej razdelijo glede na želje in zmožnosti članov, potem pa določi, h katerim formalnim nazivom za funkcije spada. Tako lahko npr. eno funkcijo opravljata dva člana v tandemu oz se znotraj RU oblikujejo mreže. Pri tem je »javen zapis« nalog še bolj pomemben. Smiselna uporaba: na začetku taborniškega leta oziroma ko se formira nova rodova uprava (lahko tudi če gre za zamenjavo kakšnega izmed članov RU). Nadgradnja: Kot nadgradnja je možno opredeliti zmožnosti/kompetenc, ki jih potrebuje posamezni član. Na podlagi tega se člana lahko napoti na usposabljanje ali drugo obliko izobraževanja v ZTS in širše. Orodje je v razvojni fazi. Vsako nadgradnjo ali dodajanje nalog sporočite na [email protected], da jih bomo delili z drugimi rodovi. V prihodnosti želimo razviti e-aplikacijo, s katero bodo imeli rodovi razdelitev nalog tudi shranjeno (in vedno dostopno) v elektronski obliki. Poleg tega želimo na podlagi povpraševanja po izobraževanju oblikovati izobraževalne možnosti za izobraževanje v organizaciji ali pa člane napotiti na zunanje izobraževanje.