tukaj - Adacta
eRačuni Uporabniška navodila Vrsta dokumenta: Uporabniška navodila Verzija dokumenta: 1.5 Pripravil/i: Product Development Team +386 1 548 38 00 [email protected] Za: Adacta d.o.o. Leskoškova 9d, 1000 Ljubljana www.adacta.si Verzija NAV: Datum: 4.0 in 5.0 V Ljubljani, 19.11.2014 Uporabniška navodila | eRačuni Uvod Pred vami so navodila za rešitev Microsoft Dynamics NAV. Microsoft Dynamics NAV 5.0 je celovita programska rešitev, ki omogoča vodenje in spremljanje poslovanja podjetja. Pričujoči dokument predstavlja del celotnega paketa navodil, s katerim vam želimo predstaviti ključne funkcionalnosti rešitve na prijazen način. Zaradi širokega nabora funkcionalnosti v teh navodilih niso zajete vse funkcionalnosti, ampak so v njih predstavljeni najpogosteje uporabljani postopki. Ta navodila so namenjena tako uporabi pri šolanju kot pripomoček za samo učenje. Navodila so veljavna za vse verzije, označene na prvi strani. Posebnosti, ki se nanašajo na točno določeno verzijo, pa so označene v samem besedilu. Uporabnikom priporočamo, da si poleg teh navodil pomagajo tudi s pomočjo znotraj same aplikacije, ki je najlažje dosegljiva preko Menija »Pomoč« ali s funkcijsko tipko »F1«. ADACTA | 2 Uporabniška navodila | eRačuni Kazalo Uvod ______________________________________________________________________________________ 2 Kazalo _____________________________________________________________________________________ 3 1 eRačuni _______________________________________________________________________________ 4 2 Predpogoji za delovanje dodelave eRačuni __________________________________________________ 4 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 Nastavitve za eRačune ___________________________________________________________________ 6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 4 Nameščen certifikat _________________________________________________________________ 4 Prijava v UJP.net, medbančno izmenjavo ali pri ponudniku elektronskih poti ___________________ 5 Nameščen Microsoft Core XML Services 6.0 _____________________________________________ 5 Nameščen Bullzip PDF _______________________________________________________________ 5 Nameščena komponenta za podpisovanje _______________________________________________ 5 Dopolnjene pravice _________________________________________________________________ 6 Podatki o podjetju __________________________________________________________________ 6 Nastavitev uporabnika _______________________________________________________________ 7 Kupec ___________________________________________________________________________ 10 Merske enote _____________________________________________________________________ 13 Plačilni pogoji _____________________________________________________________________ 13 Priprava eRačunov _____________________________________________________________________ 14 4.1 Vnos obveznih podatkov na dokumente _______________________________________________ 14 4.2 Pripenjanje prilog__________________________________________________________________ 17 4.2.1 Pripenjanje prilog pri pripravi dokumenta ____________________________________________ 17 4.2.2 Pripenjanje prilog na knjiženem dokumentu __________________________________________ 18 4.3 Ustvarjanje eRačunov ______________________________________________________________ 19 4.3.1 Ustvarjanje eRačunov iz dokumenta ________________________________________________ 19 4.3.2 Ustvarjanje eRačunov iz seznama dokumentov ________________________________________ 20 5 Pošiljanje eRačunov ____________________________________________________________________ 22 5.1 5.2 Uvoz datoteke eRačuna _____________________________________________________________ 22 Pošiljanje eRačuna preko spletnega servisa _____________________________________________ 22 6 Koristne povezave _____________________________________________________________________ 22 7 Pogosta vprašanja in odgovori ___________________________________________________________ 23 8 Kontakt ______________________________________________________________________________ 23 ADACTA | 3 Uporabniška navodila | eRačuni 1 eRačuni eRačun je račun, ki ga izdajatelj računa za dobavljeno blago ali izvedene storitve izda svojemu dolžniku oziroma prejemniku računa v elektronski obliki in enakovredno zamenjuje račun v papirni obliki. Izmenjava eRačuna je proces posredovanja eRačuna od izdajatelja do prejemnika eRačuna. Prejemnik eRačuna je proračunski uporabnik ali fizična ali pravna oseba, ki ji je namenjen eRačun. Izdajatelj eRačuna je proračunski uporabnik ali fizična ali pravna oseba, ki eRačun izda. Proračunski uporabniki morajo od 1. 1. 2015 dalje obvezno: prejemati eRačune, izdajati eRačune, če je prejemnik proračunski uporabnik. Vsi, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki, bodo morali za dobavljeno blago in izvedene storitve pošiljati eRačune. S skupnim imenom »eRačun« se označujejo dokumenti oziroma knjigovodske listine, ki vsebujejo zapise o poslovnih dogodkih, na osnovi katerih se spreminjajo sredstva ali obveznosti do njihovih virov, prihodki ali odhodki. Za eRačune štejemo dokumente oziroma listine, ki vsebujejo obvezne elemente, in sicer ne glede na to, kako se listina imenuje (račun, dobropis, bremepis, avansni račun, zahtevek za plačilo,…). eRačun sestavljajo: Ovojnica eRačuna – dokument v xml strukturi namenjen usmerjanju eRačuna enotna standardizirana oblika eRačuna v xml strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije (e-SLOG, verzija 1.5, e-SLOG, verzija 1.6) poljubne priloge (npr. vizualizacija eRačuna v PDF obliki). 2 Predpogoji za delovanje dodelave eRačuni Za zagotovitev nemotenega delovanja dodelave za eRačune morate najprej poskrbeti za naslednje: 2.1 Nameščen certifikat Za izdajanje eRačunov mora biti nameščen veljaven certifikat za podpisovanje in oddajanje eRačunov. Lahko se uporabi isti certifikat kot za eDavke (npr. SIGEN, NLB). ADACTA | 4 Uporabniška navodila | eRačuni 2.2 Prijava v UJP.net, medbančno izmenjavo ali pri ponudniku elektronskih poti Proračunski uporabniki izdajajo in prejemajo eRačune preko spletne aplikacije UJP.net. Navodila za vključitev v izdajanje in prejemanje eRačunov se nahajajo na UJP-jevi spletni strani pod rubrikama »Kako se vključiti v prejemanje eRačunov« in »Kako se vključiti v izdajanje eRačunov«. Pravne in fizične osebe lahko pošiljajo eRačune proračunskim uporabnikom preko: bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov prek procesorja Bankart; ponudnikov elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe; portala UJP eRačun, preko katerega bodo lahko izdajatelji pošiljali eRačune neposredno proračunskim uporabnikom. Portal bo podpiral pošiljanje eRačunov za manjše izdajatelje, ki v javni sektor oziroma proračunskim uporabnikom na letni ravni posredujejo manjše število eRačunov. Portal bo omogočal ročni vnos eRačunov in bo dostopen prek spletne strani UJP od 1. 1. 2015 dalje. Glede vključitve v izdajanje eRačunov se je treba dogovoriti z izbrano banko ali ponudnikom elektronske poti. 2.3 Nameščen Microsoft Core XML Services 6.0 Za pripravo eRačuna in ovojnice v XML formatu mora biti nameščen Microsoft Core XML Services 6.0. 2.4 Nameščen Bullzip PDF Za vizualizacijo eRačuna v pdf obliki mora biti nameščen Bullzip PDF. 2.5 Nameščena komponenta za podpisovanje Za podpisovanje eRačuna mora biti nameščena komponento za podpisovanje, do katere se dostopi preko www.adacta.si/files/toolkit.zip. Datoteko se shrani k sebi na računalnik in ekstrahira (Extract). Nato se zažene datoteko setup. Ko se odpre okno SOAP vmesnik, se izbere Next. Na naslednjem oknu se izbere Install. Če se odpre okno User Account Control, se izbere Yes. Instalacijo SOAP vmesnika se konča s Finish. ADACTA | 5 Uporabniška navodila | eRačuni 2.6 Dopolnjene pravice Uporabnikom, ki knjižijo in/ali ustvarjajo eRačune, je treba med Dovoljenja Vloge, ki jo uporabljajo, dodati naslednje tabele: eInvoice Files (Datoteke eRačuna) – tabela 13024527 (za stranke, ki uporabljajo granulo AD Osnove) oz. tabela 13016580 (za stranke, ki uporabljajo granulo NPS Administrativni modul) eInvoice Attachments (Priloge eRačuna) - tabela 13024528 (za stranke, ki uporabljajo granulo AD Osnove) oz. tabela 13016581 (za stranke, ki uporabljajo granulo NPS Administrativni modul). Uporabniku se doda dovoljenje za branje, vstavljanje, spreminjanje in izvajanje. Za podrobnejša navodila glede nastavljanja pravic preverite navodila »Nastavitev pravic uporabnika«. 3 Nastavitve za eRačune Za delovanje eRačunov je treba pripraviti dodatne nastavitve na obstoječih šifrantih. 3.1 Podatki o podjetju Za potrebe delovanja eRačunov je treba dopolniti nastavitve v modulu »Administracija« »Nastavitev programa« »Splošno« »Podatki o podjetju« na zavihku »eRačuni«. Vnese se sledeča polja: Proračunski porabnik V polju se naredi kljukico, če je izdajatelj eRačuna proračunski uporabnik. Uporabniško ime servisa V polje se vnese uporabniško ime za dostop do servisa ponudnika elektronske poti (podatek dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti). Geslo servisa V polje se vnese geslo za dostop do servisa ponudnika elektronske poti (podatek dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti). Naslov spletnega servisa V polje se vnese naslov spletnega servisa ponudnika elektronske poti (podatek dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti). Zahteva spletnega servisa V polje se vnese zahtevo spletnega servisa ponudnika elektronske poti (podatek dobite pri izbranem ponudniku elektronske poti). Šifra SWIFT za UJP V polje se obvezno vpiše BIC kodo UJPLSI2DICL (za potrebe testiranja na testnem okolju BETA UJP se v času pred 1.1.2015 vnese BIC kodo UJPLSI20ICL) . Privzeti ponudnik eRačuna V polju se izbere privzetega ponudnika eRačuna. V primeru, da se bo eRačune pošiljalo preko bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov, se izbere ADACTA | 6 Uporabniška navodila | eRačuni Datoteka. Če se bo eRačune pošiljalo preko ponudnika elektronske poti, se izbere ustreznega ponudnika (v kolikor na seznamu ni izbranega ponudnika elektronske poti, nas kontaktirajte). Privzetega ponudnika je smiselno izbrati, če se bo eRačune pošiljalo vsem ali večini kupcev na enak način. Izjeme se lahko določi na Kartici kupca v polju Ponudnik eRačuna. Pot za eRačune V polje se vpiše pot in mapo, kamor naj se shranijo eRačuni (in spremljajoči dokumenti). Izbere se pot, do katere bodo lahko dostopali vsi uporabniki, ki bodo ustvarjali in/ali pošiljali eRačune. Na Nastavitve uporabnika je sicer možno nastaviti tudi Pot za datoteko eRačuna, če želi, da konkretni uporabnik ustvari datoteko drugam. Ident. DDV-Neobdavčene trans. V polje se vpiše vse identifikatorje za DDV, ki označujejo neobdavčene transakcije. V kolikor več identifikatorjev označuje neobdavčene transakcije, se jih loči z znakom |. Ident. DDV-Obrnjeno davčno breme V polje se vpiše vse identifikatorje za DDV, ki označujejo obrnjeno davčno breme. V kolikor več identifikatorjev označuje neobdavčene transakcije, se jih loči z znakom |. Slika 1 – Nastavitve za eRačune na Podatkih o podjetju 3.2 Nastavitev uporabnika Za potrebe delovanja eRačunov je treba dopolniti nastavitve v modulu »Administracija« »Nastavitev programa« »Uporabniki« »Nastavitev uporabnika«. Vnese se sledeče polje: ADACTA | 7 Uporabniška navodila | eRačuni Podpis certifikata V polje se vpiše podpis certifikata, ki se ga najde v spletnem brskalniku. V Internet Explorerju se pride do podpisa preko »Internet Options (Internetne možnosti)« zavihek »Content (Vsebina)« gumb »Certificates (Certifikati)« zavihek »Personal (Osebno)«. Izbere se certifikat, ki se bo uporabljal za podpisovanje in se klikne na gumb »View (Pogled)«. Odpre se novo okno, kjer se na zavihku »Details (Podrobnosti)« poišče vrstico »Thumbprint«. V polje se kopira šifro, ki se pojavi v okencu spodaj. POZOR: če NAV pri kopiranju v polje Podpis certifikata na začetku samodejno doda ?, ga je treba izbrisati iz začetka podpisa. ADACTA | 8 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 2 – Pridobitev podpisa certifikata Če uporabljate drugi spletni brskalnik, se obrnite na svoj IT glede dostopa do podpisa certifikata. ADACTA | 9 Uporabniška navodila | eRačuni Pot za datoteko eRačuna V polje se vpiše pot in mapo, kamor naj se shranijo eRačuni (in spremljajoči dokumenti), ki jih ustvari ta uporabnik. Slika 3 – Nastavitev uporabnika 3.3 Kupec Za potrebe delovanja eRačunov je treba dopolniti nastavitve na kartici kupca na zavihku »eRačuni« preko modula »Vodenje financ«→ »Terjatve«→ »Kupci« ali modula »Prodaja in trženje« »Prodaja« »Kupci«. Vnese se sledeča polja: Proračunski uporabnik V polju se naredi kljukico, če je kupec proračunski uporabnik. Seznam oz. iskalnik proračunskih uporabnikov je na voljo na več spletnih straneh: npr. http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=316 ali http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=127. eRačun V polje se naredi kljukico, če se bo uporabniku pošiljalo eRačune po elektronski poti. Ponudnik eRačuna V polju se izbere ponudnika za pošiljanje eRačuna za tega kupca, v kolikor se le-ta razlikuje od privzetega ponudnika eRačuna, nastavljenega v Podatkih o podjetju. V primeru, da se bo eRačune kupcu pošiljalo preko bank vključenih v medbančno izmenjavo eRačunov, se izbere Datoteka. Če se jih bo pošiljalo preko ponudnika elektronske poti, se izbere ustreznega ponudnika (v kolikor na seznamu ni izbranega ponudnika elektronske poti, nas kontaktirajte). Če se bo kupcu pošiljalo eRačune preko privzetega ponudnika, se polje pusti prazno. Fizična oseba V kolikor je kupec fizična oseba, se naredi v polju kljukica. Če je kupec fizična oseba, pri pošiljanju eRačuna matična in davčna številka nista obvezna podatka. ADACTA | 10 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 4 – Nastavitve za eRačune na Kartici kupca Za vse tiste kupce, ki v polju »Fizična oseba« nimajo kljukice (kar pomeni, da gre za pravne subjekte) je treba obvezno preveriti, če imajo vneseno matično in Identifikacijsko št. Za DDV (oz. davčno številko). Običajno se polji nahajata na »Kartica kupca« na zavihku »Splošno«. Slika 5 – Nastavitve na Kartici kupca – zavihek Splošno Za pošiljanje eRačunov je treba na kupca obvezno vnesti tudi njegov bančni račun oz. njegove bančne račune. Do bančnih računov kupca se dostopa preko gumba »Kupec« »Bančni računi«. S pomočjo funkcijske tipke »F3« se odpre okno za vnos novega bančnega računa kupca. Vnese se vsaj sledeča polja: Šifra V polje se vnese govoreča šifra za bančni račun kupca. Šifra lokalne banke V polju se izbere banka iz seznama lokalnih bank. IBAN V polju se vnese IBAN kupca. ADACTA | 11 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 6 – Bančni račun kupca Podrobnejša navodila za vnos novega bančnega računa kupca so napisana v navodilih »Kartica kupca« v poglavju »Kartica bančnih računov kupca«. Za lažje polnjenje obveznih podatkov za eRačune na samih dokumentih se priporoča tudi vnos naslednjih polj na »Kartici kupca« zavihek »Plačila«. Šifra plačilnih pogojev V kolikor ima kupec običajno iste plačilne pogoje oz. način plačevanja, se v polju izbere ena ustrezna šifra plačilnih pogojev. Privzeta koda bančnega računa stranke V polju se izbere kateri bančni račun kupca je privzet. Privzeta št. bančnega računa V polju se vnese na kateri bančni račun se pričakuje/zahteva plačilo od tega kupca. Privzeta šifra formule sklica V polju se izbere privzeto šifro formule sklica (če le-ta ni nastavljena v Nastavitvah prodaje in terjatev oz. se za tega kupca razlikuje od privzete formule), da ni treba ročno vpisovati sklica na prodajnem dokumentu. ADACTA | 12 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 7 – Nastavitve na Kartici kupca – zavihek Plačila 3.4 Merske enote Za potrebe pošiljanja eRačunov je treba v šifrant Merske enote, do katerih se dostopa preko modula »Administracija« »Nastavitev programa« »Nabava« »Merske enote«, obvezno za vsako šifro, ki je v uporabi, vnesti »Šifro za eRačun«. Nabor možnih šifer merskih enot je dostopen v gradivu »Priporočila za uporabo standarda GZS e-SLOG 1.6 za enostavni račun«, v poglavju »Enota mere«. Slika 8 – Nastavitve za eRačune na Merskih enotah 3.5 Plačilni pogoji Za potrebe pošiljanja eRačunov je treba v šifrant »Plačilni pogoj«, do katerega se dostopa preko modula »Prodaja in trženje« »Obdelava naloga« »Nastavitev« »Plačilni pogoji«, obvezno ADACTA | 13 Uporabniška navodila | eRačuni za vsako šifro, ki je v uporabi, vnesti »Šifro za eRačun«. V polje se vpiše eno izmed naslednjih vrednosti: 0 Račun je potrebno plačati. 1 Račun bo plačan preko direktne obremenitve in ga ni potrebno plačati. 2 Račun je že bil plačan (npr. v primeru plačila z gotovino, avansom ali kreditno kartico). 3 Drugo – ni možnosti plačila (šifra praktično ni v uporabi). Po potrebi se odpre nove šifre plačilnih pogojev. V kolikor se način plačevanja običajno označuje preko drugih šifrantov (npr. »Šifra načina plačila«), nas obvestite o tem. Slika 9 – Nastavitve za eRačune na Plačilnih pogojih 4 Priprava eRačunov eRačune se običajno pripravlja iz knjiženih dokumentov (Račun, Dobropis, Bremepis za zamudne obresti, Avansni račun), da je mogoče dokument prej izpisati in preveriti. Izjemoma jih je možno pripraviti iz neknjiženih dokumentov (Predračuni). Pri vnosu dokumentov je treba poskrbeti, da so vneseni podatki, ki so obvezni za kreiranje eRačunov. 4.1 Vnos obveznih podatkov na dokumente Shema za pripravo eRačuna je enotna ne glede na vrsto dokumenta, zato bo v navodilih prikazan vnos obveznih podatkov za eRačun na primeru Računa. Enako logiko za vnos se uporabi na primeru Naloga, Dobropisa, Vračilnega naloga, Avansnega računa in Ponudbe. V kolikor ne najdete polja na zavihku, preverite, če se na vaši bazi polje morda nahaja na drugem zavihku. ADACTA | 14 Uporabniška navodila | eRačuni V nekaj primerih, ko je vnos podatka nesmiseln, smo vrednost posameznega elementa v eRačunu v naprej zapisali (npr. Model in Sklic ter Namen plačila pri Dobropisu). Nov dokument se pripravi po običajni poti (podrobnosti v navodilih »Priprava in knjiženje prodajnih dokumentov«). Poskrbeti pa je treba, da so za potrebe priprave eRačuna vnesena (vsaj) naslednja polja v glavi dokumenta: Zavihek »Splošno«: eRačun V polju se bo avtomatsko prikazala kljukica, če je na Kartici kupca, ki je izbran na zavihku »Fakturiranje«, v polju eRačun kljukica. Kljukica se lahko po potrebi odstrani (npr. če je proračunski uporabnik plačal račun z gotovino, se mu ne pošlje eRačuna po elektronski poti). Slika 10 – Vnos obveznih podatkov na Račun – zavihek Splošno Zavihek »Fakturiranje«: Št. banke V polju se izbere šifro bančnega računa, na katerega se pričakuje priliv od kupca. Na podlagi tega se bodo avtomatsko napolnila polja kot npr. Naziv banke, IBAN. Šifra plačilnih pogojev V polju se izbere Šifro plačilnih pogojev, ki določa kot že standardno Datum zapadlosti, poleg tega pa še način plačila računa (ali mora biti račun še plačan, je že bil plačan ali pa bo morda plačan preko direktne bremenitve). Datum zapadlosti V polje se vnese Datum zapadlosti dokumenta (v kolikor ne ustreza datum, izračunan na podlagi Šifre plačnih pogojev). ADACTA | 15 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 11 – Vnos obveznih podatkov na Račun – zavihek Fakturiranje Zavihek »Plačila«: Model številke sklica v dobro V polje se vnese model za plačilo (če uporabljate privzete formule za sklic, se bo model napolnil samodejno). Številka sklica v dobro V polje se vnese sklic za plačilo (če uporabljate privzete formule za sklic, se bo sklic ob knjiženju napolnil samodejno). Šifra namena plačila V polju se izbere Šifro namena plačila iz seznama namenov plačil. Slika 12 – Vnos obveznih podatkov na Račun – zavihek Plačila ADACTA | 16 Uporabniška navodila | eRačuni Čeprav se običajno ustvari eRačun iz knjiženega dokumenta, smo že pri samem knjiženju vgradili kontrole za vnos obveznih polj (npr. Datum zapadlosti, Sklic, Namen plačila). 4.2 Pripenjanje prilog eRačunu oz. ovojnici eRačuna se bo avtomatsko pripela vizualizacija dokumenta v pdf formatu. V kolikor se želi pripeti še kakšno drugo prilogo (npr. naročilnico, gradbeno situacijo), je to mogoče narediti že pred knjiženjem dokumenta ali na že knjiženem dokumentu. 4.2.1 Pripenjanje prilog pri pripravi dokumenta Dokumentu se lahko pripne poljubno število prilog, vendar imajo nekateri ponudniki omejitve glede skupne velikosti (npr. banke 2MB). Priponke se lahko pripne na samem neknjiženem dokumentu na kartici neknjiženega dokumenta na gumbu »Funkcije« »Priloge eRačuna«. Slika 13 – Pripenjanje prilog na neknjižen dokument Na dokumentih, kjer se lahko pošilja eRačune iz neknjiženih dokumentov (Predračun), se priponke pripne na kartici neknjiženega dokumenta preko gumba »eRačun« »Priloge eRačuna«. ADACTA | 17 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 14 – Pripenjanje prilog na neknjižen dokument, kjer se bo tudi eRačun kreiral iz neknjiženega dokumenta V obeh primerih se odpre forma za pripenjanje prilog, kjer se uvozi prilogo preko gumba »Priloži datoteko«. Ko se priloga prenese, je možno ročno dodati Opis. Prilogo je mogoče odpreti preko gumba »Prikaži datoteko«. Slika 15 – Prilaganje in prikaz prilog na neknjiženem dokumentu Prilogo je možno tudi brisati, tako da se označi ustrezno vrstico prilog in se pritisne Delete. 4.2.2 Pripenjanje prilog na knjiženem dokumentu Priponke se lahko pripne tudi na že knjižen dokument (če se npr. želi dodati Dobavnico) na kartici knjiženega dokumenta preko gumba »eRačun« »Priloge eRačuna«. Slika 16 – Pripenjanje prilog na knjižen dokument - kartica knjiženega dokumenta Priponke se lahko pripne tudi na seznamu knjiženih dokumentov, tako da se na seznamu knjiženih dokumentov označi ustrezno vrstico z dokumentom in se klikne na gumb »eRačun« »Priloge eRačuna«. ADACTA | 18 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 17 – Pripenjanje prilog na knjižen dokument – seznam knjiženih dokumentov 4.3 Ustvarjanje eRačunov eRačune se lahko ustvari iz knjiženih dokumentov (Račun, Dobropis, Bremepis za zamudne obresti, Avansni račun) in neknjiženih dokumentov (Predračuni), bodisi vsakega posamezno iz kartice dokumenta (knjiženega ali neknjiženega) ali več dokumentov hkrati iz seznama dokumentov (knjiženih ali neknjiženih). Pred ustvarjanjem je treba poskrbeti, da so vneseni vsi obvezni podatki in da so pripete ustrezne priloge. 4.3.1 Ustvarjanje eRačunov iz dokumenta eRačun se ustvari iz dokumenta preko gumba »eRačun« »Ustvari eRačun«. ADACTA | 19 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 18 – Ustvarjanje eRačuna iz kartice neknjiženega ali knjiženega dokumenta v NAV 5.0 in NAV 4.0 V verziji NAV 4.0 je treba na Knjiženem računu paziti, da se izbere pravo opcijo glede na vrsto dokumenta, ki se ustvarja (navaden račun, avansni račun ali račun plačan z avansom). Glede na izbrano opcijo se namreč eRačunu pripne ustrezna vizualizacija dokumenta v pdf obliki. Ko se eRačun ustvari, program javi, da je bil eRačun ustvarjen in se avtomatsko napolni polje Čas ustvarjanja eRačuna v glavi dokumenta. Račun je možno ustvariti tudi za dokument iz katerega je že bil ustvarjen eRačun, vendar program o tem obvesti. 4.3.2 Ustvarjanje eRačunov iz seznama dokumentov eRačun se lahko ustvari tudi iz seznama dokumentov (npr. Knjiženi izdani računi). ADACTA | 20 Uporabniška navodila | eRačuni Dokumente, iz katerih še niso bili ustvarjeni eRačuni (in so označeni s kljukico eRačun), se lahko poišče preko gumba »eRačuni« »eRačuni v pripravi«. V tem primeru se avtomatsko prikažejo samo dokumenti brez ustvarjenih eRačunov. Dokumente, iz katerih so že bili ustvarjeni eRačuni, se lahko poišče preko gumba »eRačuni« »Ustvarjeni eRačuni«. V tem primeru se avtomatsko prikažejo samo dokumenti, ki so že imeli ustvarjene eRačune. Za (ponovno) ustvarjanje posameznega eRačuna se je treba postaviti na ustrezno vrstico in preko gumba »eRačun« »Ustvari eRačun« ustvariti eRačun. Če se želi ustvariti več eRačunov hkrati, se označi več vrstic (možnost preklopnega označevanja s pritiskom Control tipke, da se označi dokumente, ki si ne sledijo en za drugim) in se pritisne na gumb »eRačun« »Ustvari eRačun«. Slika 19 – Ustvarjanje eRačuna ter filtriranje ustvarjenih oz. neustvarjenih eRačunov POZOR: Priporočamo, da se v verziji NAV 4.0 ustvari eRačun za Avansni račun in Račun plačan z avansom iz kartice Knjiženi izdani račun in ne seznama, da je mogoče izbrati pravo vrsto poročila za vizualizacijo dokumenta v pdf obliki. Ko se eRačun ustvari, program javi, da je bil eRačun ustvarjen in se avtomatsko napolni polje Čas ustvarjanja eRačuna v seznamu dokumentov. V mapi, ki je nastavljena v »Podatki podjetja« v polju »Pot za eRačune«, se v tem trenutku ustvari eRačun skupaj z ovojnico, vizualizacijo v pdf obliki in prilogami (v kolikor so bile le-te priložene). ADACTA | 21 Uporabniška navodila | eRačuni Slika 20 – Pripravljen eRačun z ovojnico in prilogami 5 Pošiljanje eRačunov Kot je že bilo omenjeno, se lahko ustvarjene eRačune bodisi ročno uvozi (npr. v banko) ali pošlje preko spletnega servisa ponudniku elektronske poti. 5.1 Uvoz datoteke eRačuna Ustvarjene eRačune se ročno uvozi v aplikacijo izbranega ponudnika. 5.2 Pošiljanje eRačuna preko spletnega servisa Ustvarjeni eRačuni se avtomatsko prenesejo k izbranemu ponudniku s pomočjo spletnega servisa. 6 Koristne povezave Na naslednjih spletnih straneh boste našli koristne informacije v zvezi z eRačuni: UJP - eRačuni UJP – pogosta vprašanja in odgovori glede eRačunov Slovenski eRačun Slovenski eRačun – pogosta vprašanja in odgovori glede eRačunov Zakonodajna podlaga za eRačun Ovojnica eRačuna ADACTA | 22 Uporabniška navodila | eRačuni e-SLOG, verzija 1.6 banke vključene v medbančno izmenjavo eRačunov prek procesorja Bankart; ponudniki elektronske poti, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe Seznam oz. iskalnik proračunskih uporabnikov 7 Pogosta vprašanja in odgovori Na tem mestu bomo sproti dodajali najpogostejša vprašanja, ki se vam bodo pojavljala v zvezi s pripravo eRačunov v NAV, in odgovore nanje. 8 Kontakt Za dodatne informacije nas kontaktirajte preko e-mail naslova [email protected] ali telefonske številke: +386 1 548 38 00. ADACTA | 23
© Copyright 2024