DODATNI NAPOTKI IN POJASNILA program WebVasco KAKO ZAČNEMO? Blagajniške prejemke in izdatke začnite vnašati od 01.01.2011 in nadaljujte z mlajšimi datumi. Vnašati morate kronološko tako kot si sledijo datumi. Ne smete vnesti najprej vse prejemke in potem izdatke, ampak vse izmenično po datumih tekoče, ker se datum za nazaj ne da več vnesti. KAKO VNESTI PRENOS STANJE GOTOVINE V BLAGAJNI NA DAN 31.12.2010 – OTVORITEV 01.01.2011? Otvoritev stanja za posamezno župnijo bo izvedena v računovodstvu na škofiji, in sicer po oddanem finančnem obračunu za leto 2010. GLEDE NABIRK (MILOŠČIN) Pravilno je, da nedeljske nabirke vpišete tedensko in jih ne združujete mesečno. Za vsako nabirko svoj blagajniški prejemek (npr. Blagajniški prejemek št. 1: 16.01.2011 2. navadna nedelja, Blagajniški prejemek št. 2: 23.01.2011 3. navadna nedelja. Glej spodnja dva vzorca!). Primer vpisa nabirke iz dne 16.1.2011. 2 Primer vpisa nabirke iz dne 23.1.2011. 3
KO POLAGAMO GOTOVINO NA TRR NE POZABITE v kolikor imate polog gotovine na TRR, morate napisati blagajniški izdatek na dan pologa. Glej spodnji primer. Ob pologu gotovine na TRR je potrebno v blagajno zavesti BLAGAJNIŠKI IZDATEK. 4 DELO S ŠIFRANTI Glede na vaše potrebe je možen vnos v šifrante: 


vplačnika‐prejemnika, partnerja, stroškovnega mesta v blagajniški prejemek in izdatek. 1. Primer: vnos vplačnika ali prejemnika Možen je vnos vplačnika ali prejemnika za stalno v šifrant. To storimo po naslednjih korakih. Vnos Vplačnika ali Prejemnika pritisnemo F 1 (ali izberemo šifrant s klikom na črko S) izberemo možnost novega vnosa vplačnika ali prejemnika s klikom na tipko F 2 (nov vnos); nato ročno vpišete želeno osebo F 9 Shrani 5
2. Primer: vnos partnerja Možen je vnos partnerja za stalno v šifrant. To storimo po naslednjih korakih. Vnos Partnerja F1 F2 (nov vnos) v okence »Davčna št.« vpišemo davčno št. Partnerja, ki ga želimo vnesti . (Številka je napisana na dobaviteljskemu računu). Pritisnemo »Poišči partnerja (VPI) in podatki se vam sami izpišejo nato s F 9 (shrani) to potrdite. Glej sliko na drugi strani! 6 7
3. Primer: vnos stroškovnega mesta Vnos Stroškovnega mesta (SM) F1 F2 (nov vnos) ročno vpišemo želeno. SM lahko vnašamo le za NEKATERE opise prejemkov oz. izdatka. SM je namreč vezano na opis in na konto, zato pri nekaterih opisih ni možen vnos stroškovnega mesta. !!! POMEMBNO OPOZORILO !!! v šifrant Opis prejemka ali Opis izdatka ter v šifrant Konti ne vnašajte nobenega novega besedila!!! 8 SEZNAM ŠIFRANTOV V ta šifrant ne vnašamo in ne popravljamo (spreminjamo) nič! Ravno tako v šifrant Kontov! 9
PLAČILO RAČUNA Z GOTOVINO Kaj naredimo z računi, katere plačamo v trgovini z gotovino? Račune katere plačate takoj v trgovini z gotovino, najprej sami v blagajni WebVasco napišete blagajniški izdatek (na dan prejema in plačila računa). Kako vnesti blagajniški izdatek? Prejemnik : »DOBAVITELJ« (ga vpišete v šifrant kot je zapisano pod zap. 2) Opis izdatka: »PLAČILO DOBAVITELJU« (poiskati v šifrantu opis izdatka) Partner : »DRUŽINA d.o.o.« (pod partnerja se definira komu se račun plačuje). Potrdilo o blagajniškem izdatku shranite in ga natisnete, ter vstavite v vaš »fascikel ‐ blagajna«. Primer izpisa Blagajniškega izdatka (Potrdilo natisnemo in ga vstavimo v fascikel). Račun (katerega ste dobili v trgovini) pa shranite pod prejete račune za oddajo v računovodstvo na Škofijo. 10 ALI LAHKO IZPISUJEM TUDI V PFD OBLIKO? Blagajniški prejemek in izdatek lahko izpisujete tudi v PDF obliki. Kako? ‐ označite blagajniški prejemek ali izdatek ‐ pritisnite tipko F6 (Izpis) ‐ določite izpis v PDF datoteko F 9 (Shrani) , odpre se vam zaslon »Dokument po elektronski pošti«, na desni strani zaslona je menu z šestimi ukazi, z miško pritisnite na »Pregled datotek« , 11
odpre se vam željen dokument in ga s pritiskom na ikono tiskalnika izpišete. KAJ POMENI DEJSTVO, DA JE ŽUPNIJA PRAVNA OSEBA? Zavedati se morate, da je župnija pravna oseba in posluje po Slovenskih računovodskih standardih. Poskrbite, da boste imeli urejene verodostojne knjigovodske listine. Uredite si poslovanje preko poslovnega TRR (župnijskega) in ne preko osebnega (župnikovega) TRR ali katerekoli hranilne knjižice druge osebe. NASVET GLEDE USTVARJANJA STROŠKOVNIH MEST Če bi radi imeli v sklopu župnije ločene razne projekte (t.i. stroškovna mesta, katerim bi radi sledili njih prihodke in izdatke): dejavnosti, obnove, podružnice, nas o tem obvestite. Na računih, ki jih boste pošiljali na računovodstvo v Koper, pa označite kam kaj spada (pod katero stroškovno mesto: npr. podružnica sv. Brigita), da bomo lahko pravilno poknjižili in da boste imeli pravilne evidence. Glej vzorec na drugi strani! 12 13
IZDAJANJE RAČUNOV Nekateri ste spraševali kako lahko pripravite in izpišete izdane račune. Ta del je še v pripravi. Bo pa to možno v bližnji prihodnosti tudi izpisovati znotraj programa WebVasco. DOKUMENTACIJA NA ŠKOFIJI Prosimo vam, da pripravite dokumentacijo, ki jo imate navedeno v brošuri »Kratko navodilo za vodenje programa Vasco‐blagajna« na str. 14, ki ste jo dobili ob namestitvi programa. Dokumentacijo čim prej pošljite na Škofijo Koper v računovodstvo. To dokumentacijo predstavljajo: 




PREJETI ORIGINALNI RAČUNI (vsi dobaviteljski računi za stroške, material, opremo, vzdrževanje, ne glede na to kako ste plačali ali preko TRR ali v gotovini) IZDANI RAČUNI ( računi izstavljeni za prodajo, najemnino..) BANČNI IZPISKI, ki vam jih pošilja banka ali jih sami iztisnete iz Elektronske banke (vse številke). OSNOVNA SREDSTVA RAZNE EVIDENCE. Potrebovali bomo tudi druge dokumente in poslovne listine, katere bomo arhivirali in hranili v fasciklu za vsako župnijo posebej in sicer: 






POGODBE O KREDITIH POGODBE O DANEM POSOJILU POGODBE O VEZAVI DEPOZITOV NAJEMNE POGODBE (uradne) POPIS VREDNOSTNIH PAPIRJEV (izpis stanja Portfelja na dan 31.12.2010) POPIS VSEH NEPREMIČNIH (izpisek GURS‐a) POPIS VSE OPREME oz. INVENTARJA (v nesakralnih in sakralnih objektih) 14