Tehnična navodila za razstavljavce
»Mesta kongresnih storitev« in »Eko kotička«
1. Splošna organizacija
Razstavljavec mora s temi podatki seznaniti vse osebje, ki bo prisotno na razstavnem prostoru, v času trajanja
sejemske prireditve in priprave nanjo.
Osnova borze Conventa so vnaprej dogovorjeni sestanki med ponudniki kongresnih storitev (hoteli,
kongresni centri, lokalne turistične organizacije, agancije) in vabljenimi gosti (potencialni kupci storitev), ki
prihajajo iz tujine in Slovenije. Z uvajanjem Mesta kongresnih storitev in Eko kotička želimo ponudbo še
razširiti in povezati ponudnike.
Ponudba v Mestu Kongresnih storitev in Eko kotičku je namenjena tako vabljenim gostom kot tudi
razstavljavcem. V času, ko ne bodo imeli obveznih sestankov, se bodo lahko seznanili z dodatno ponudbo.
Mesto kongresnih storitev in eko kotiček bosta v prostoru, kjer bo potekala registracija udeležencev, ves dan
pa bo udeležencem na voljo tudi kava in druga osvežitev. Razstavljavci Mesta kongresnih storitev in Eko
kotička imajo vstop tudi v Marmorno dvorano, sestanke pa lahko opravljajo le na svojih razstavnih prostorih.
1.1 Lokacija
Borza Conventa bo potekala na Gospodarskem razstavišču Ljubljani, Dunajska cesta 18, Ljubljana. Natančna
navodila za dostop lahko najdete tukaj. Borza bo potekala v Marmorni dvorani, Mesto kongresnih storitev
pa v preddverju Marmorne dvorane. Vhod v dvorano je z Dunajske ceste.
1.2 Priprava – opremljanje razstavnih prostorov, GR Ljubljana
Torek, 17.1.2012
15.00 - 18.00
Priprava na dogodek – dostava materiala in opremljanje stojnic
Sreda, 18.1.2012
07.30 - 09.00
Priprava na dogodek – dostava materiala in opremljanje stojnic
Četrtek, 19.1.2012
08.30 - 09.00
Priprava na dogodek
17.00 - 18.00
Pospravljanje po borzi
1.3 Program Convente
Torek, 17.1.2012
09.30 - 17.30
16.30 – 19.00
19:30 – 22.30
Sreda, 18.1.2012
07.30 - 09.00
09.30 - 11.30
FORUM ŠTUDENTOV KONGRESNEGA TURIZMA (Future Leaders Forum)
– samo za študente
AKADEMIJA CONVENTA – predavanje za razstavljavce* - Hotel Slon Best
Western
Pozdravni sprejem za udeležence – Grand Hotel Union
09.00 – 10.00
10.00 - 13.00
13.00 - 14.20
14:20 - 17:00
19:30 – 22.00
22:00
Priprava na borzo – dostava materiala in opremljanje stojnic
FORUM ŠTUDENTOV KONGRESNEGA TURIZMA (Future Leaders Forum)
– samo za študente
Prihod razstavljavcev in vabljenih gostov, jutranja kava in možnost sestankov
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Delovno kosilo
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Uradni sprejem Conventa (Cankarjev dom)
After party (Cankarjev dom)
Četrtek, 19.1.2012
08.30 - 09.00
09.00 – 09.40
09.40 - 13.00
13.00 - 14.20
14:20 - 17:00
17.00 - 18.00
Priprava na borzo
Prihod razstavljavcev in vabljenih gostov, jutranja kava in možnost sestankov
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Delovno kosilo
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Pospravljanje po borzi
Petek, 20.1.2012 in sobota, 21.1.2012
Ogledni obiski za vabljene goste
2. Dostop na prireditev
2.1 Vstop in registracija
Razstavljavci boste po pošti prejeli imenske priponke, ki vam bodo omogočile vstop na prireditev. Vstop bo
mogoč na glavnem vhodu z Dunajske ceste – v preddverje Marmorne dvorane.
Imena predstavnikov, ki bodo prisotni na borzi in njihovo prisotnost na družabnih dogodkih, nam prosim
sporočite preko e-pošte na naslov [email protected].
2.2 Dovoz materiala (z avtomobilom)
Dostava materialov na Gospodarsko razstavišče z avtomobili bo mogoča na avto vhodu z Dunajske ceste v
- torek, 17. 1. 2012 med 15.00 in 18.00 uro in v
- sredo, 18. 1. 2012 med 7.30 in 9.00 uro.
Vozilo sme ostali parkirano na dvorišču GR do 30 minut. V primeru daljšega parkiranja lahko GR na vaše
stroške avtomobil odstrani. Izven zgoraj navedenega časa lahko dodatne materiale prinesete le osebno preko
vhoda za razstavljavce.
3. Oprema razstavnih prostorov Conventa
3.1 Razstavne stojnice
Organizatorji želimo, da bi Conventa postala prepoznavna tudi kot okolju prijazen dogodek, zato smo se tudi
letos odločili za razstavno opremo iz naravnih materialov, ki bo hkrati uporabna tudi za naslednje dogodke.
Razstavna konstrukcija v Mestu kongresnih storitev je narejena iz lesa. Leseni zaboji kot razstavna
konstrukcija so bili prvič predstavljeni na borzi SIW, junija 2010. Inovacija je bila sprejeta z navdušenjem
tako s strani razstavljavcev kot tujih vabljenih gostov, saj predstavlja prijazno okolje za poslovno druženje in
sestankovanje.
Vabimo vas, da tudi svojo stojnico uredite skladno s celostno postavitvijo. Opozarjamo vas, da v okviru
stojnice ne bo možno postavljanje samostoječih promocijskih stojal (pingvinov).
Primer stojnice v Mestu kongresnih storitev in Eko kotičku
3.2 Oprema razstavnega prostora
Razstavni prostor v Mestu kongresnih storitev
Organizator bo za razstavljavce pripravil enotne razstavne prostore, velikosti 2 x 2 m. Razstavni prostor
razstavljavca vključuje:
- 2 steni, vsaka velikosti 200 x 250 cm
- pult, sestavljen iz lesenih zabojev
- 2 stola
- tipski napis razstavljavca velikosti 33 x 100 cm
- prisotnost 2 predstavnikov na Conventi in vseh družabnih dogodkih
- električni priključek 220 V
- dostop do Wi-Fi
- čiščenje vsak dan po koncu dogodka.
Uporabna površina panojev je 148 x 148 cm. Na enem od panojev bo na vrhu pritrjena tabla z nazivom
razstavljavca, preostali prostor lahko izkoristite za predstavitev vaše ponudbe.
Razstavni prostor v Eko kotičku
Organizator bo za razstavljavce pripravil enotne razstavne prostore, velikosti 2 x 2 m. Razstavni prostor
razstavljavca vključuje:
- 2 steni, vsaka velikosti 200 x 250 cm
- pult, sestavljen iz lesenih zabojev
- 1 stol
- tipski napis razstavljavca velikosti 33 x 100 cm
- prisotnost 1 predstavnika na Conventi in vseh družabnih dogodkih
- električni priključek 220 V
- dostop do Wi-Fi
- čiščenje vsak dan po koncu dogodka.
Uporabna površina panojev je 148 x 148 cm. Na enem od panojev bo na vrhu pritrjena tabla z nazivom
razstavljavca, preostali prostor lahko izkoristite za predstavitev vaše ponudbe.
3.3 Postrežba
V času borze Conventa bosta za pogostitev skrbela izbrana cateringa, člana Zavoda-Kongresnoturističnega
urada, Hiša kulinarike Jezeršek in Vivo catering. Zato na razstavnih prostorih ni dovoljeno streči lastne
pijače in hrane.
3.4 Celostna podoba
Na vrhu vsake stojnice bo napis razstavljavca, natisnjen na eko lepenko. Predlagamo vam, da stojnico
dopolnite s fotografijami, ki prikazujejo vašo ponudbo, natisnjenimi na enak material. Stojnice lahko
opremite s svojimi materiali v velikostih in v oblikah, ki so navedene v nadaljevanju.
3.5 Tisk fotografij
V sodelovanju z zunanjim izvajalcem smo vam pripravili posebno ponudbo tiska vaših fotografij na eko
lepenko. Fotografije si lahko priskrbite tudi sami, vendar vas prosimo, da upoštevate dimenzije in pogoje
navedene zgoraj. Podlaga (stena) je lesena, pritrjevanje je mogoče z dvostranskim lepilom.
V ceno stojnice je že vključen tipski napis podjetja v velikosti (100x33 cm) na eko lepenki.
Proti doplačilu nudimo tisk fotografije / napisa na eko lepenko. S tovrstno ureditvijo stojnice boste tudi sami
ravnali okolju prijazno, saj bodo fotografije natisnjene na okolju prijazen material, poleg tega jih boste lahko
uporabili tudi ob drugih priložnostih.
Informacije o cenah in naročilih dobite na naslovu:
[email protected]
Fotografije si lahko priskrbite tudi sami, vendar vas prosimo, da upoštevate dimenzije navedene
zgoraj.
Želimo in trudimo se, da so vse stojnice v skladu s celostno podobo, zato ponovno apeliramo na vas, da to pri
opremi resnično upoštevate.
3.6 Razporeditev razstavnih prostorov
Razporeditev razstavnih prostorov bo določil organizator. Pred začetkom opremljanja bodo razstavni prostori
opremljeni s tipskim napisom, na recepciji pa vas bodo usmerili k vašemu prostoru. Tloris borze bo na voljo
tudi na spletni strani www.conventa.si.
3.7 Predpisi o opremi razstavnega prostora
Konstrukcije, instalacije, elementi opreme, dekoracije ter predstavitve na razstavnih prostorih ne smejo
kvariti splošnega videza borze Conventa in ne smejo motiti sosednjih razstavnih prostorov ali obiskovalcev,
kar pomeni, da ne smejo segati iz gabarita razstavnega prostora, razstavljavci pa ne smejo uporabiti zvočnih,
svetlobnih oziroma drugih efektov, ki bi motili ostale razstavljavce.
Organizator si pridržuje pravico popraviti postavitev razstavnega prostora v primeru, da kvari splošen videz
borze Conventa.
3.8 Demontaža in odvoz razstavnih eksponatov
Demontaža razstavnih eksponatov in razstavnih prostorov se lahko začne takoj po zaključku borze Conventa,
19.1.2012 od 17. do 18. ure. V tem času bo mogoč tudi odvoz z avtomobili – avto vhod z Dunajske ceste.
Razstavljavec je dolžan odpadke ločevati vsak dan po končanem delovnem času borze v postavljene koše, ki
se nahajajo na prehodih dvoran. Odvoz smeti je organiziran.
Razstavljavec oz. izvajalec razstavnega prostora je dolžan po borzi odstraniti ves promocijski material. Za
material, ki bo po zaključku borze ostal na razstavnem prostoru, organizator ne odgovarja.
4. Dodatne tehnične storitve
4.1 Tehnične storitve (tehnični priključki, ureditev razstavnega prostora)
Vsak razstavni prostor ima električni priključek in WI-FI, ki je vključen v ceno in bo deloval v času borze.
Za dodatne storitve se prosimo obrnite na organizatorje, v času borze pa na recepcijo Gospodarskega
razstavišča.
4.2 Dekoracija razstavnih prostorov
Cvetlično dekoracijo za vaš razstavni prostor lahko naročite pri uradni cvetličarni dogodka Conventa, Funtex,
Marjan Lovšin, na naslovu [email protected] ali mobitel številki 041 336 670.
4.3. Fotografiranje
Potrebujete fotografije za vašo spletno stran? Uradnega fotografa borze Conventa lahko naročite na naslovu
[email protected].
4.4 Pošiljanje materialov
Če želite promocijske materiale poslati vnaprej, jih naslovite na:
Gospodarsko razstavišče
Tina Bizant (za Convento)
Dunajska cesta 18
1000 Ljubljana
Promocijske materiale bodo sprejemali od 16.1.2012 dalje. Paketi naj bodo označeni z nazivom
razstavljavca.
5. Parkirišča
Razstavljavcem je na voljo omejeno število parkirnih prostorov na območju Gospodarskega razstavišča, ob
Marmorni dvorani, z neposrednim vhodom z Dunajske ceste. Cena parkirnega prostora v času borze (17.
– 19.1.2012) je 30 EUR (DDV ni vštet).
Rezervacije parkirnih prostorov je potrebno predhodno pisno naročiti po e-pošti [email protected].
Storitev bo na voljo do zasedbe razpoložljivih kapacitet.
Za razstavljavce so poleg navedenega na voljo tudi javni parkirni prostori na območju za stavbo
Slovenijalesa, dostop z Valjhunove ceste. Cena teh parkirnih mest je 3,50 EUR/dan (DDV vključen).
Druga urejena in plačljiva javna parkirišča se nahajajo ob Vilharjevi cesti, Železni cesti, Linhartovi,
Valjhunovi in ob Dunajski cesti pred IPH centrom ter v parkirni hiši Bežigrajski dvor (v krogu cca 500 m od
sejmišča).
6. Stiki z organizatorjem
Projektno ekipo borze CONVENTA sestavljajo:
Ime in priimek
Natalija Bah Čad
GO.MICE
Sindi Vogrič
GO.MICE
Tina Bizant
GR
Funkcija na Conventi
Koordinator razstavljavcev
Mesto kongresnih storitev
EKO kotiček,
Registracija
Vodja tehnične izvedbe
Telefon
01/430 51 04
040 822 444
01/430 51 03
031 642 659
01/ 300 26 25
051 303 503
E-mail
[email protected]
[email protected]
[email protected]
Želimo vam obilo poslovnih uspehov na poslovni borzi in vas lepo pozdravljamo!
Kongresni urad Slovenije
GO.MICE d.o.o.
Gospodarsko razstavišče
Ljubljana
Ljubljana, december 2011