Tehnična navodila za razstavljavce
1. Splošna organizacija
Razstavljavec mora s temi podatki seznaniti vse osebje, ki bo prisotno na razstavnem prostoru, v času trajanja
sejemske prireditve in priprave nanjo.
1.1 Lokacija
Borza Conventa bo potekala na Gospodarskem razstavišču Ljubljani, Dunajska cesta 18, Ljubljana. Natančna
navodila za dostop lahko najdete tukaj. Borza bo potekala v Marmorni dvorani. Vhod v dvorano je preko
preddverja Marmorne dvorane (vhod z Dunajske ceste), mimo recepcije v Marmorno dvorano.
1.2 Priprave na borzo – opremljanje razstavnih prostorov, GR Ljubljana
Torek, 15.1.2013
15.00 - 18.00
Priprava na borzo – dostava materiala in opremljanje stojnic
Sreda, 16.1.2013
07.30 - 09.00
10.00 - 17.00
Priprava na borzo – dostava materiala in opremljanje stojnic
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Četrtek, 17.1.2013
08.30 - 09.30
Priprava na borzo
10.00 - 17.00
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
17.00 - 18.00
Pospravljanje po borzi
1.3 Program prireditve
Torek, 15.1.2013
09.30 – 17.00
14.00 – 16.30
17.00 – 19.00
19.30 – 22.30
Forum študentov kongresnega turizma (Future Leaders Forum) (udeležba ob
predhodni prijavi) - GR
SEEPCO Meeting (samo za člane) – Cankarjev dom
Akademija Conventa – predavanje za razstavljavce – Hotel Slon
Pozdravni sprejem za udeležence – Grand Hotel Union
Sreda, 16.1.2013
07.30 – 09.30
09.30 – 10.00
10.00 – 13.00
13.00 – 14.20
14.20 – 17.00
19.30 – 22.00
22.00
Registracija in priprava razstavnega prostora
Jutranja kava z vabljenimi gosti
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Delovno kosilo
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Uradni sprejem Conventa – Cankarjev dom
After party – Klub Cankarejvega doma
Četrtek, 17.1.2013
09.00 – 09.30
09.30 – 10.00
10.00 – 13.00
13.00 – 14.20
14.20 – 17.00
16.00 – 17.00
17.00 – 18.00
Priprava na borzo
Jutranja kava z vabljenimi gosti
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Delovno kosilo
Sestanki med vabljenimi gosti in razstavljavci
Conventa »mingling«
Pospravljanje po borzi
Petek, 18.1.2013 in sobota, 19.1.2013
Ogledni obiski za vabljene goste
2. Dostop na prireditev
2.1 Vstop in registracija
Razstavljavci boste po pošti prejeli imenske priponke, ki vam bodo omogočile vstop na prireditev. Vstop bo
mogoč na glavnem vhodu z Dunajske ceste – v preddverje Marmorne dvorane.
Prosimo vas, da imena predstavnikov, ki bodo prisotni na borzi in njihovo prisotnost na družabnih potrdite na
spletni strani www.conventa.info (v vašem spletnem profilu) najkasneje do 3.1.2013
2.2 Dovoz materiala (z avtomobilom)
Dostava materialov na Gospodarsko razstavišče z avtomobili bo mogoča na avto vhodu z Dunajske ceste v
- torek, 15. 1. 2012 med 15.00 in 18.00 uro in v
- sredo, 16. 1. 2012 med 7.30 in 9.00 uro.
Vozilo sme ostali parkirano na dvorišču GR do 30 minut. V primeru daljšega parkiranja lahko GR na vaše
stroške avtomobil odstrani. Izven zgoraj navedenega časa lahko dodatne materiale prinesete le osebno preko
vhoda za razstavljavce.
3. Oprema razstavnih prostorov Conventa
3.1 Razstavne stojnice
Conventa je že prepoznana kot okolju prijazen dogodek, zato bodo stojnice in razstavna oprema tudi letos iz
naravnih materialov.
Vabimo vas, da tudi svojo stojnico uredite skladno s celostno postavitvijo. Opozarjamo vas, da v okviru
stojnice ne bo možno postavljanje samostoječih promocijskih stojal (pingvinov).
Na “polne” zaboje boste lahko postavili fotografije, prazne prostore pa uporabili kot priročne police za
promocijske materiale (primer SLIKA1, SLIKA2).
SLIKA 1 (primer stojnice 4 m2 - paket Black sea)
SLIKA2
3.2 Oprema razstavnih prostorov Conventa
Razstavni prostor 4 m2 (Black Sea Package)
Organizator bo za razstavljavce pripravil enotne razstavne prostore, velikosti 2 x 2 m s tipskim napisom.
Razstavni prostor razstavljavca vključuje razstavno konstrukcijo iz lesenih gajbic, mizo (dimenzije 140 x 80
cm), 4 stole, električni priključek 220 V, brezžični dostop do interneta in čiščenje vsak dan po koncu
dogodka.
Na razstavnem prostoru 4 m2 sta lahko prisotna največ dva predstavnika razstavljavca.
Razstavni prostor 8 m2 (Adriatic Package)
Razstavni prostor, velikosti 4 x 2 m s tipskim napisom. Razstavni prostor razstavljavca vključuje razstavno
konstrukcijo iz lesenih gajbic, 2 mizi (dimenzije 140 x 80 cm), 8 stolov, električni priključek 220 V,
brezžični dostop do interneta in čiščenje vsak dan po koncu dogodka.
Na razstavnem prostoru 8 m2 so lahko prisotni največ štirje predstavniki razstavljavca.
Razstavni prostor 12 m2 (Mediterranean Package)
Razstavni prostor, velikosti 6 x 2 m s tipskim napisom. Razstavni prostor razstavljavca vključuje razstavno
konstrukcijo iz lesenih gajbic, 3 mize (dimenzije 140 x 80 cm), 12 stolov, električni priključek 220 V,
brezžični dostopn do interneta in čiščenje vsak dan po koncu dogodka.
Na razstavnem prostoru 12 m2 je lahko prisotnih največ 6 predstavnikov razstavljavca.
Tipskih razstavnih prostorov ni dovoljeno spreminjati.
Prazen razstavni prostor (Space package)
Prazen razstavni prostor je namenjen razstavljavcem, ki želijo prostor opremiti po svojih željah. Najmanjša
velikost je 8m2. V ceno najema je vključen dostop do interneta in električni priključek. Konstrukcije,
instalacije, elementi opreme in dekoracije na razstavnih prostorih ne smejo kvariti splošnega videza borze
Conventa in ne smejo motiti sosednjih razstavnih prostorov ali obiskovalcev.
Na razstavnem prostoru sta lahko prisotna največ 2 predstavnika razstavljavca na vsakih 4 m2.
Pred pričetkom montaže je potrebno organizatorju po elektronski pošti posredovati skico razstavnega
prostora. Maksimalna dovoljena višina razstavnega prostora je 2,50 m. Za razstavne prostore, ki so višji od
2,50 m, mora razstavljavec pridobiti pisno soglasje organizatorja. Načrti takšnih razstavnih prostorov morajo
biti posredovani organizatorju 20 dni pred pričetkom montaže.
Vsak poseg razstavljavca v konstrukcijo objektov (vrtanje, barvanje, uporaba lepilnih trakov, ki puščajo
sledi, lepljenje po stenah ... itd.) je prepovedan.
Če preko razstavnega prostora razstavljavca vodi prehod do zasilnega izhoda in/ali hidrantov (glejte načrt
dodeljenega razstavnega prostora), mora biti prehod ne glede na rešitev, ki jo razstavljavec izbere, jasno
razpoznaven in dostopen. O ustreznosti le-tega presoja varnostno-požarna služba GR.
Čiščenje razstavnih prostorov s strani razstavljavcev je dovoljeno vsak dan trajanja borze med 8.00 in 8.30
uro. Po tem času morajo vsi čistilci zapustiti sejmišče.
3.3 Postrežba
V času borze Conventa bosta za pogostitev skrbela izbrana cateringa, člana Zavoda-Kongresnoturističnega
urada, Hiša kulinarike Jezeršek in Vivo catering. Zato na razstavnih prostorih ni dovoljeno streči lastne
pijače in hrane.
3.4 Celostna podoba
Na vrhu vsake stojnice bo napis razstavljavca, natisnjen na eko lepenko. Predlagamo vam, da stojnico
dopolnite s fotografijami, ki prikazujejo vašo ponudbo, natisnjenimi na enak material. Stojnice lahko
opremite s svojimi materiali v velikostih in v oblikah, ki so navedene v nadaljevanju.
3.5 Tisk fotografij
V sodelovanju z zunanjim izvajalcem smo vam pripravili posebno ponudbo tiska vaših fotografij na eko
lepenko. Fotografije si lahko priskrbite tudi sami, vendar vas prosimo, da upoštevate dimenzije in pogoje
navedene spodaj.
V ceno stojnice je že vključena številka stojnice v velikosti 50x33 cm ter tipski napis podjetja v velikosti
100x33 cm (SLIKA 1) na eko lepenki.
Proti doplačilu bomo poskrbeli za:
Tisk manjših fotografij v dimenzijah 50x33 cm. CENA: 10 EUR + DDV
(možno naročilo 1-6 fotografij) (SLIKA 2)
SLIKA 2
KONČNI IZGLED
Tisk ene velike fotografije, dimenzije 150x66 cm, vodoravna (SLIKA 3); CENA: 50 EUR + DDV
SLIKA 3
Tisk ene velike fotografije, dimenzije 100x99 cm, navpična (SLIKA 4): CENA: 50 EUR + DDV
SLIKA 4
S tovrstno ureditvijo stojnice boste tudi sami ravnali okolju prijazno, saj bodo fotografije natisnjene na okolju
prijazen material, poleg tega jih boste lahko uporabili tudi ob drugih priložnostih.
Naročila sprejemamo na naslovu: [email protected], najkasneje do 28.12.2012. Po tem
datumu bo cena izdelave 20% višja.
Ob potrditvi naročila boste dobili tudi naslov serverja, kamor boste lahko odložili fotografije.
Fotografije si lahko priskrbite tudi sami, vendar vas prosimo, da upoštevate dimenzije in pogoje navedene
zgoraj.
3.6 Razporeditev razstavnih prostorov
Razporeditev razstavnih prostorov bo določil organizator. Pred začetkom montaže bodo razstavni prostori
opremljeni s tipskim napisom, na recepciji pa vas bodo usmerili k vašemu prostoru. Tloris borze bo na voljo
tudi na spletni strani www.conventa.si.
3.7 Predpisi o opremi razstavnega prostora
Konstrukcije, instalacije, elementi opreme, dekoracije ter predstavitve na razstavnih prostorih ne smejo
kvariti splošnega videza borze Conventa in ne smejo motiti sosednjih razstavnih prostorov ali obiskovalcev,
kar pomeni, da ne smejo segati iz gabarita razstavnega prostora, razstavljavci pa ne smejo uporabiti zvočnih,
svetlobnih oziroma drugih efektov, ki bi motili ostale razstavljavce.
Organizator si pridržuje pravico popraviti postavitev razstavnega prostora v primeru, da kvari splošen videz
borze Conventa.
3.8 Demontaža in odvoz razstavnih eksponatov
Demontaža razstavnih eksponatov in razstavnih prostorov se lahko začne takoj po zaključku borze Conventa,
17.1.2013 od 17. do 18. ure. V tem času bo mogoč tudi odvoz z avtomobili – avto vhod z Dunajske ceste.
Razstavljavec je dolžan odpadke ločevati vsak dan po končanem delovnem času borze v postavljene koše, ki
so postavljeni na prehodih dvoran. Odvoz smeti je organiziran.
Razstavljavec oz. izvajalec razstavnega prostora je dolžan po borzi odstraniti ves promocijski material. Za
material, ki bo po zaključku borze ostal na razstavnem prostoru, organizator ne odgovarja.
4. Dodatne tehnične storitve
4.1 Tehnične storitve (tehnični priključki, ureditev razstavnega prostora)
Vsak razstavni prostor ima električni priključek in WI-FI, ki je vključen v ceno in bo deloval v času borze.
Za dodatne storitve se, prosimo, obrnite na organizatorje, v času borze pa na recepcijo Gospodarskega
razstavišča.
4.2 Dekoracija razstavnih prostorov
Cvetlično dekoracijo za vaš razstavni prostor lahko naročite pri uradni cvetličarni dogodka Conventa, Funtex,
Marjan Lovšin, na naslovu [email protected] ali mobitel številki 041 336 670.
4.3. Fotografiranje
Potrebujete fotografije za vašo spletno stran? Uradnega fotografa borze Conventa lahko naročite na naslovu
[email protected].
4.4 Pošiljanje materialov
Če želite promocijske materiale poslati vnaprej, jih naslovite na:
Gospodarsko razstavišče
Tina Bizant (za Convento)
Dunajska cesta 18
1000 Ljubljana
Promocijske materiale bomo sprejemali od 14.1.2013 dalje. Paketi naj bodo označeni z nazivom
razstavljavca.
5. Parkirišča
Razstavljavcem je na voljo omejeno število parkirnih prostorov na območju Gospodarskega razstavišča, ob
Marmorni dvorani, z neposrednim vhodom z Dunajske ceste. Cena parkirnega prostora v času borze (15.
– 17.1.2013) je 30 EUR (DDV ni vštet).
Rezervacije parkirnih prostorov je potrebno predhodno pisno naročiti po e-pošti [email protected].
Storitev bo na voljo do zasedbe razpoložljivih kapacitet.
Za razstavljavce so poleg navedenega na voljo tudi javni parkirni prostori na območju za stavbo
Slovenijalesa, dostop z Valjhunove ceste. Cena teh parkirnih mest je 3,50 EUR/dan (DDV vključen).
Druga urejena in plačljiva javna parkirišča se nahajajo ob Vilharjevi cesti, Železni cesti, Linhartovi,
Valjhunovi in ob Dunajski cesti pred IPH centrom ter v parkirni hiši Bežigrajski dvor (v krogu cca 500 m od
sejmišča).
6. Prevoz iz hotelov do Gospodarskega razstavišča
Za razstavljavce, ki bodo rezervirali nočitve preko uradne DMC agencije Kompas, bomo organizirali prevoz
na Gospodarsko razstavišče in nazaj v hotele 16. in 17. januarja 2013. Natančen urnik prevozov bo objavljen
na spletni strani borze.
7. Hotelska namestitev
V sodelovanju s partnerji Convente smo za razstavljavce pripravili ugodne cene namestitev. Seznam hotelov
in obrazec za rezervacijo je na voljo tukaj.
8. Stiki z organizatorjem
Kontaktni osebi sta:
Ime in priimek
Natalija Bah Čad
GO.MICE
Tina Bizant
GR
Funkcija na Conventi
Koordinator razstavljavcev,
Mesto kongresnih storitev,
Registracija
Vodja tehnične izvedbe
Telefon
01/430 51 04
040 822 444
E-mail
[email protected]
01/ 300 26 25
051 303 503
[email protected]
Želimo vam obilo poslovnih uspehov na poslovni borzi in vas lepo pozdravljamo!
Kongresni urad Slovenije
GO.MICE d.o.o.
Gospodarsko razstavišče
Ljubljana