M A G I S T R S K A N A L O G A - Univerzitetni prostor Novo mesto
FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA ŠTUDIJSKEGA PROGRAMA DRUGE STOPNJE DARJA JANKULOV Digitally signed by DARJA JANKULOV Date: 2014.10.29 23:08:57 CET FAKULTETA ZA INFORMACIJSKE ŠTUDIJE V NOVEM MESTU MAGISTRSKA NALOGA UČINKOVITOST UPORABE INFORMACIJSKOKOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE V RAČUNOVODSTVU OBČINSKE UPRAVE OBČINE DOLENJSKE TOPLICE Mentorica: izr. prof. dr. Nadja Damij Novo mesto, september 2014 Darja Jankulov IZJAVA O AVTORSTVU Podpisana Darja Jankulov, študentka FIŠ Novo mesto, izjavljam: da sem magistrsko nalogo pripravljala samostojno na podlagi virov, ki so navedeni v magistrski nalogi, da dovoljujem objavo magistrske naloge v polnem tekstu, v prostem dostopu, na spletni strani FIŠ oz. v elektronski knjižnici FIŠ, da je magistrska naloga, ki sem jo oddala v elektronski obliki, identična tiskani verziji, da je magistrska naloga lektorirana. V Novem mestu, dne _________________ Podpis avtorice _________________________ POVZETEK Elektronsko poslovanje omogoča pocenitev javne uprave, povečanje učinkovitosti in njene odzivnosti. Elektronske storitve pomenijo poenostavitve postopkov in odpravo administrativnih bremen za državljane in poslovne subjekte. Za uspešno in učinkovito poslovanje mora organizacija vlagati v nove tehnologije in v nova znanja. Vložena sredstva pa bodo učinkovito uporabljena le, če bodo doseženi boljši rezultati kot prej. Računovodska dokumentacija je najobsežnejši del poslovnega procesa vsake organizacije, zato je pomembno čim več dokumentov upravljati elektronsko. Računovodstvo občinske uprave Občine Dolenjske Toplice je tako pred vedno novimi izzivi, kako povečati učinkovitost dela in znižati stroške poslovanja. V magistrski nalogi smo analizirali sedanje razmere na področju eposlovanja v računovodski službi in predstavili možnost uvedbe e-računa in e-arhiva, ki bi omogočila precejšnje izboljšanje vseh delovnih procesov. KLJUČNE BESEDE: javni sektor, občina, učinkovitost poslovanja, e-računovodstvo, e-račun, e-arhiv, IKT ABSTRACT Electronic commerce enables decreases in public administration, increases efficiency and its responsiveness. Electronic services offer simplifications of procedures and eliminations of administrative burdens for citizens and businesses. For effective and efficient business organization must invest in new technologies and new knowledge. Invested resources will be used efficiently only if better results were achieved than before. Accounting records are the largest part of the business process of each organization, therefore it is important to manage as many documents as possible electronically. Even the accounting of municipality administration of Dolenjske Toplice Municipality finds itself facing new challenges all the time, such as how to increase work efficiency and reduce operating costs. In this master's work we have made an analysis of the current situation in the field of e-commerce in accounting and presented the possibility of introducing e-bill and e-archive, which would bring significant improvement in all work processes. KEY WORDS: public sector, municipality, business efficiency, e-accounting, e-bill, e-archive, ICT KAZALO 1 2 UVOD................................................................................................................................. 1 1.1 Opis področja in opredelitev problema ........................................................................ 1 1.2 Namen in cilji raziskave .............................................................................................. 2 1.3 Hipoteze ....................................................................................................................... 2 1.4 Predpostavke in omejitve raziskave ............................................................................. 2 1.5 Predvidene metode raziskovanja ................................................................................. 3 1.6 Sestava magistrske naloge ........................................................................................... 3 OPREDELITEV JAVNEGA SEKTORJA......................................................................... 4 2.1 2.1.1 Neposredni proračunski uporabniki ..................................................................... 6 2.1.2 Posredni proračunski uporabniki ......................................................................... 6 2.2 Naloge občine ....................................................................................................... 8 2.2.2 Organi občine ....................................................................................................... 9 Model novega upravljanja javnega sektorja .............................................................. 10 VLOGA INFORMACIJSKO-KOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE .......................... 12 3.1 Strategija razvoja e-poslovanja .................................................................................. 13 3.1.1 Strateški dokumenti na ravni Evropske unije ..................................................... 14 3.1.2 Strateški dokumenti za razvoj e-uprave v Sloveniji ............................................ 15 3.2 4 Občina kot temeljna lokalna samoupravna skupnost ................................................... 7 2.2.1 2.3 3 Proračunski uporabniki ................................................................................................ 5 Strategija učinkovite državne informatike ................................................................. 17 3.2.1 Komunikacijsko omrežje javnega sektorja ......................................................... 18 3.2.2 Učinkovito naročanje IKT .................................................................................. 19 RAČUNOVODSTVO PRORAČUNSKEGA UPORABNIKA ....................................... 22 4.1 Pravne podlage ........................................................................................................... 22 4.1.1 Zakon o javnih financah ..................................................................................... 22 4.1.2 Zakon o računovodstvu ....................................................................................... 23 4.1.3 Pravilnik o računovodstvu .................................................................................. 24 4.2 5 E-računovodstvo ........................................................................................................ 24 4.2.1 Opredelitev e-računovodstva .............................................................................. 24 4.2.2 Pravni vidiki e-poslovanja v računovodstvu ...................................................... 25 4.2.3 Varnost e-računovodstva .................................................................................... 27 E-POSLOVANJE V RAČUNOVODSTVU OBČINSKE UPRAVE OBČINE DOLENJSKE TOPLICE .................................................................................................. 29 5.1 Predstavitev občine Dolenjske Toplice...................................................................... 30 5.2 Naloge in organiziranost računovodstva .................................................................... 31 5.3 Področja e-poslovanja v računovodstvu občine ......................................................... 32 5.3.1 Vodenje poslovnih knjig s programi za računovodsko spremljanje poslovanja Grad..................................................................................................33 5.3.2 Plačilni promet prek UJP ................................................................................... 36 5.3.3 Posredovanje podatkov na Ajpes, Durs in Zpiz.................................................. 38 5.3.4 Aplikacija za pripravo proračuna in analize za občine (APPrA-O) .................. 41 5.3.5 Aplikacija za pregled in potrjevanje občinskega proračuna in realizacije (OPPrA) ......................................................................................... 43 5.3.6 6 PRESOJA UČINKOVITOSTI E-RAČUNOVODSTVA ................................................ 46 6.1 7 Poročanje o zadolževanju občin (e-Dolg – občine) ........................................... 45 Prednosti in pomanjkljivosti e-računovodenja .......................................................... 46 6.1.1 Prednosti e-računovodenja ................................................................................ 47 6.1.2 Pomanjkljivosti e-računovodenja ....................................................................... 49 6.2 Postopek obdelave prejetega računa .......................................................................... 49 6.3 Hramba papirne dokumentacije ................................................................................. 51 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVO ....................................................................................... 51 7.1 E-račun ....................................................................................................................... 52 7.1.1 Proces elektronskega vodenja prejetih računov ................................................. 52 7.1.2 7.2 Prednosti e-računa ............................................................................................. 55 E-arhiv ....................................................................................................................... 56 7.2.1 Urejanje e-arhiva ............................................................................................... 57 7.2.2 Prednosti e-arhiva .............................................................................................. 58 7.3 Analiza stroškov in koristi ......................................................................................... 58 8 ZAKLJUČEK ................................................................................................................... 61 9 LITERATURA IN VIRI................................................................................................... 65 KAZALO SLIK Slika 2.1: Elementi javnega sektorja .......................................................................................... 4 Slika 3.1: Trikotnik strategije informacijskega sistema ........................................................... 13 Slika 5.1: Povezljivost programskih rešitev Grad .................................................................... 36 Slika 5.2: Vstopna stran UJPnet ............................................................................................... 37 Slika 5.3: Uvoz dokumenta v spletni obrazec .......................................................................... 39 Slika 5.4: Izvoz dokumenta iz računovodskega programa ....................................................... 40 Slika 5.5: Priprava obrazca za obračun DDV ........................................................................... 40 Slika 5.6: Vstopna stran v spletno aplikacijo M-4.................................................................... 41 Slika 5.7: Priprava Excel-ove datoteke za izvoz podatkov v aplikacijo APPrA-O .................. 42 Slika 5.8: Priprava podatkov za prenos na strežnik MF ........................................................... 43 Slika 5.9: Spletna povezava s strežnikom HKOM ................................................................... 44 Slika 5.10: Kartica SecurID ...................................................................................................... 44 Slika 5.11: Pregledovanje poslanih podatkov v aplikaciji OPPrA ........................................... 45 Slika 5.12: Spletna aplikacija za poročanje o zadolževanju občin ........................................... 45 Slika 7.1: Prejem e-računov prek UJPnet ................................................................................. 53 Slika 7.2: Vsebina prejetega e-računa prek UJPnet.................................................................. 54 Slika 7.3: Ovojnica e-računa v XML strukturi ......................................................................... 54 Slika 7.4: Standardizirana oblika e-računa – e-SLOG ............................................................. 55 Slika 7.5: Stroškovni učinki izhodnih računov......................................................................... 60 KAZALO TABEL Tabela 5.1: Struktura zaposlenih po stopnjah strokovne izobrazbe ......................................... 31 1 UVOD Javna uprava se že več let spopada z izzivi uspešnosti in učinkovitosti delovanja ter kakovostjo javnih služb. To so ključni dejavniki odzivanja na potrebe in zahteve državljanov, še posebno v časih družbeno-ekonomske krize in varčevanja. Uvajajo se nove metode in tehnike izboljševanja učinkovitosti, uspešnosti, ekonomske in družbene odgovornosti javne uprave. Razvita informacijska družba in zaupanje uporabnikov v internet pomembno vplivata na razvoj e-uprave. Poslovni procesi z uporabo sodobnih informacijsko-komunikacijskih sredstev pridobivajo nove možnosti za racionalizacijo, optimizacijo ter usmerjenost k uporabnikom. Elektronsko poslovanje je učinkovit način za inovacije na področju javne uprave. Da je informacijsko-komunikacijska tehnologija (v nadaljevanju IKT) premalo izkoriščena na področju računovodstva, bo prikazano na primeru delovanja računovodstva v občinski upravi Občine Dolenjske Toplice, v kateri prevladujejo papirno poslovanje, fizično prenašanje dokumentov in ročno vnašanje podatkov. 1.1 Opis področja in opredelitev problema Uspešno vodenje računovodstva mora biti tudi v javnem sektorju podprto z dobrim informacijskim sistemom. V magistrski nalogi bomo poskušali oceniti, kako uporaba IKT v računovodstvu občinske uprave Občine Dolenjske Toplice (v nadaljevanju občine) vpliva na njeno učinkovito delovanje. Opredelili bomo prednosti in pomanjkljivosti uporabe IKT v računovodski službi. Ugotavljali bomo, ali IKT podpira izvajanje nalog občine z doseganjem večje učinkovitosti, ali vpliva na njene cilje, ali omogoča njihovo lažje in hitrejše uresničevanje. Zaposleni so čedalje bolj obremenjeni z utečenimi postopki, ki postajajo čedalje bolj predpisani in avtomatizirani. Sodobna IKT spreminja potrebno kvalifikacijsko sestavo zaposlenih, njihovo potrebno število in delovni čas. Model novega upravljanja javnega sektorja vpeljuje pozitivne prvine iz upravljanja in delovanja zasebnega sektorja. Poudarja usmerjenost k ljudem, uporabnikom in zaposlenim. Uvajanje njegovih načel se navezuje na doseganje postavljenih ciljev organizacije, opredelitev odgovornosti za rezultate, uvajanje 1 novih delovnih metod in preoblikovanje delovnega mesta ter povečanje učinkovitosti in uspešnosti. 1.2 Namen in cilji raziskave Namen magistrske naloge je analizirati elektronsko poslovanje v računovodski službi občine in predstaviti področja, ki so računalniško dobro podprta, pa tudi tista, kjer bi organizacija lahko bolj učinkovito izrabljala prednosti e-poslovanja. Dokler je obdelava podatkov ročna, niso izkoriščene možnosti IKT, zato so cilji raziskave na primerih dobrih praks predstaviti možnosti za uvedbo e-računa in e-arhiva, ki omogočata številne prednosti pred klasičnim načinom poslovanja. 1.3 Hipoteze Na podlagi prebrane literature in poglavitnih lastnih opažanj bomo preverili naslednje hipoteze: hipoteza 1: uporaba IKT v računovodski službi omogoča pripravo informacij v obliki, ki pomaga vodstvu občine pri odločitvah; hipoteza 2: elektronsko računovodstvo pripomore k hitri odzivnosti na dogodke in s tem k uspešnejšemu delu celotne občinske uprave; hipoteza 3: uvedba e-računa in e-arhiva bi občini na daljše časovno obdobje omogočila gospodarnejše ravnanje s sredstvi in uresničevanje postavljenih ciljev s kar najnižjimi stroški. Magistrska naloga bo prispevek k stroki na področju e-računovodstva v javnem sektorju, saj menimo, da je z vidika večje učinkovitosti IKT premalo izkoriščena. Raziskava bo dajala smernice in praktične predloge posameznikom in organizacijam, ki se s sodobnimi rešitvami lotevajo izzivov na področju računovodstva in financ. 1.4 Predpostavke in omejitve raziskave Med pisanjem magistrske naloge bomo imeli možnost vpogleda v elektronsko poslovanje občine. Pomagalo nam bo znanje, pridobljeno na podlagi delovnih izkušenj na področju računovodstva v gospodarstvu in javnem sektorju. Uporabili bomo tudi znanje, pridobljeno 2 med študijem. Predvidevamo, da med nastajanjem magistrske naloge občina ne bo uvedla eračuna in e-arhiva. V magistrski nalogi se bomo omejili na elektronsko poslovanje v računovodstvu javnega sektorja. 1.5 Predvidene metode raziskovanja V teoretičnem delu naloge bomo uporabili metodo kompilacije, in sicer bomo na podlagi analize strokovne literature predstavili stališča različnih avtorjev, povezana z obravnavanim problemom. Če želi organizacija učinkovito izrabljati prednosti elektronskega poslovanja, mora poznati ustrezne zakonske podlage in zagotoviti ustrezen nadzor nad pravilnostjo postopkov, zato bomo v nalogi preučili tudi pravne in varnostne vidike s tega področja. Pri raziskovanju bomo uporabili deskriptivni pristop in na podlagi pridobljenih podatkov in informacij v izbrani organizaciji predstavili razmere na področju elektronskega računovodstva. Nato bomo podali predloge za izboljšavo in na podlagi primerov dobrih praks predstavili prednosti e-računa in e-arhiva, ki lahko pripomoreta k optimizaciji poslovanja celotne organizacije. Z metodo analize in lastnimi izkušnjami pri delu bomo preverili postavljene hipoteze in v zaključku predstavili spoznanja in ugotovitve. 1.6 Sestava magistrske naloge Magistrska naloga je vsebinsko razdeljena na dva sklopa. V prvi sklop spada uvodni del, v katerem sta opredeljena problem in namen magistrskega dela. V drugem poglavju so opisani elementi javnega sektorja ter neposredni in posredni proračunski uporabniki. Tretje poglavje je namenjeno strateškim dokumentom na ravni Evropske unije in v Sloveniji ter pomenu učinkovitega naročanja IKT. V četrtem poglavju je obravnavana zakonodaja na področju računovodstva, predstavljeno je tudi e-računovodstvo. Drugi sklop začne peto poglavje s predstavitvijo občine Dolenjske Toplice in podrobnim opisom e-poslovanja v računovodski službi. Šesto poglavje je namenjeno presojanju učinkovitosti e-računovodstva, v sedmem poglavju pa so podani predlogi za izboljšavo v obliki e-računa in e-arhiva. V zaključku so preverjene v uvodu postavljene hipoteze in podane sklepne ugotovitve. 3 2 OPREDELITEV JAVNEGA SEKTORJA Družbeni sistem vsake države glede na način delovanja, doseganja ciljev in učinkov v splošnem razdelimo v zasebni in javni sektor. Bistvene razlike so v financiranju ter namenu in cilju delovanja. Zasebni sektor zajema podjetja oziroma gospodarske družbe, ki s svojimi dejavnostmi nastopajo na trgu, na katerem potekata nakup in prodaja. Glavni cilj je ustvarjanje dobička za lastnike kapitala, vendar so pomembni tudi ostali cilji, kot so zadovoljevanje potreb uporabnikov proizvodov in storitev, zagotavljanje razvoja in zaposlovanje (Kavčič in Smodej, 2003). V javnem sektorju se opravljajo javne funkcije, uresničujejo javni interesi in zadovoljujejo javne potrebe, glede katerih se sprejme odločitev, da jih bomo urejali kot javne zadeve na ravni države ali lokalnih skupnosti. V javni sektor spada vse, kar je v lasti države, ne glede na to, na katerem področju deluje (Šmidovnik v Haček in Bačlija 2007, str. 25). V slovenskem pravnem sistemu je javni sektor navadno skupno ime za javno upravo, politični sistem, izobraževalno, zdravstveno in kulturno sfero (Slika 2.1). Javna uprava vključuje elemente državne uprave (vlada, ministrstva, upravne enote), lokalne samouprave (občine in pokrajine) in javnih služb (zagotavljanje javnih dobrin in storitev s področja energetike, varstva okolja, komunalnega in vodnega gospodarstva, prometa in zvez, ki so nujno potrebne za delovanje družbe, vendar jih ni mogoče zagotoviti na trgu) (Ferfila in Kovač, 2000). Slika 2.1: Elementi javnega sektorja Vir: Ferfila in Kovač (2000, str. 152) 4 Za organizacije v javnem sektorju sta bistvena javno financiranje in javna ureditev izvajanja funkcij, ki je določena z zakonom. Delujejo v javnem interesu, ker zadovoljujejo javne potrebe, in so neprofitne organizacije. Financirajo se iz proračuna (Bohinc in Tičar, 2007). Proračunski uporabniki 2.1 Proračun je v Zakonu o javnih financah (v nadaljevanju ZJF) opredeljen kot akt države oziroma občine, s katerim so predvideni prihodki in drugi prejemki ter odhodki in drugi izdatki države oziroma občine za eno leto, in v svojih določbah ureja: sestavo, pripravo in izvrševanje proračuna Republike Slovenije (v nadaljevanju RS) in proračunov lokalnih samoupravnih skupnosti, upravljanje s premoženjem države in občin, zadolževanje države oziroma občin, poroštva države oziroma občin, upravljanje njihovih dolgov ter računovodstvo in proračunski nadzor (ZJF, 2011). Sredstva javnih financ se uporabljajo namensko in v višini, določeni s proračunom, skladno z ustavo, zakoni in drugimi predpisi. Podatke o stanjih in gibanjih postavk v poslovnih knjigah proračunskih uporabnikov zajema računovodska služba, ki spremlja tudi izvrševanje proračuna in oblikuje informacije za odločanje poslovodjem. Proračunski uporabniki državnega proračuna RS so neposredni in posredni uporabniki, Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije (oba v obveznem delu zavarovanja), javni gospodarski zavodi, javna podjetja in druge pravne osebe, v katerih država ali občine odločujoče vplivajo na upravljanje (ZJF, 2011). Proračunski uporabniki so sredstva dolžni porabiti gospodarno in skladno s strategijo, določeno v dolgoročnih in letnih programih. Njihova uspešnost se meri z vidika gospodarnosti in učinkovitosti porabe sredstev. Register proračunskih uporabnikov vodi Uprava RS za javna plačila (v nadaljevanju UJP), kar določa Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU, 2010). 5 2.1.1 Neposredni proračunski uporabniki Pravilnik o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov določa subjekte, ki so nosilci javnih financ. Neposredni proračunski uporabniki so tako: državni ter občinski organi in organizacije, vključno z občinsko upravo, ki so ustanovljeni z zakonom, občinskim odlokom ali drugim pravnim aktom, ožji deli občin, ki so pravne osebe (npr. krajevne in vaške skupnosti, mestne četrti) (Pravilnik o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov, 2003). 2.1.2 Posredni proračunski uporabniki Posredni uporabniki državnega ali občinskega proračuna so pravne osebe: ki so organizirane v pravni organizacijski obliki javni zavod, javna agencija ali javni sklad, katerih ustanovitelj in lastnik je država oziroma občina, ki izvajajo javno službo, dejavnost v javnem interesu ali druge naloge, s katerimi se izvajajo javne funkcije, ki sredstva za financiranje pridobivajo iz državnega ali občinskih proračunov, Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije ali Zavoda za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije in drugih virov (Pravilnik o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov, 2003). Kot posredni uporabniki se obravnavajo tudi: Zavod za zdravstveno zavarovanje Slovenije in Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije, javni zavodi, javne agencije ter javni skladi, katerih ustanovitelji so posredni uporabniki, samoupravne narodnostne skupnosti in Kmetijsko gozdarska zbornica Slovenije ter javni zavodi, katerih ustanovitelj je Kmetijsko gozdarska zbornica Slovenije (Pravilnik o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov, 2003). 6 2.2 Občina kot temeljna lokalna samoupravna skupnost Lokalno samoupravo v demokratičnih državah zagotavljajo ustava (v Sloveniji Ustava Republike Slovenije) in zakoni, s čimer je umeščena v pravni red in zavarovana pred neupravičenimi posegi države. Lokalna samouprava pomeni uresničevanje pravice ljudi na določenem območju ter njihovo soupravljanje pri stvareh lokalnega pomena (Ferfila, 2007). To je tista raven oblasti, ki je najbližja državljanom (Brezovšek in drugi, 2008). Razloga za pojav samouprave sta nezanimanje države za nekatere javne naloge in to, da interese in koristi najbolj pozna ter skrbi za njihovo uresničitev neposredno prizadeti krog ljudi (Pinterič in drugi, 2008). Po Zakonu o lokalni samoupravi (v nadaljevanju ZLS) je občina temeljna lokalna samoupravna skupnost, ki v sklopu ustave in zakonov samostojno ureja in opravlja svoje zadeve in izvršuje naloge. Občine se samostojno odločajo o povezovanju v širše lokalne samoupravne skupnosti (tudi v pokrajine1), imajo pravico do uporabe lastnega grba in zastave. Osebe, ki imajo na območju lokalne samoupravne skupnosti stalno prebivališče, so njeni člani oziroma občani. Odločajo o zadevah lokalne samouprave prek svetov, sestavljenih iz članov, ki jih volijo svobodno in tajno na podlagi neposredne, enake in splošne volilne pravice (ZLS, 2007). Območje občine obsega naselja ali več naselij, ki so povezana s skupnimi potrebami in interesi prebivalcev. Območje občine se oblikuje tako, da občina lahko izpolnjuje večino naslednjih funkcij (ZLS, 2007): 1 osnovno preskrbo z življenjskimi potrebščinami, dostopnost do primarne zdravniške in socialne oskrbe, osnovno šolo, osnovno komunalno opremljenost in s tem povezane lokalne javne službe, osnovne prometne in PTT storitve, prostore za izvajanje lokalnih, upravnih, društvenih in političnih dejavnosti, osnovne pogoje za športno in kulturno dejavnost, dostopnost do bančnih in finančnih storitev, informacijsko-dokumentacijsko dejavnost, 143. člen Ustave Republike Slovenije določa vzpostavitev druge stopnje lokalne organiziranosti v pokrajine, ki bi povezovale občine zaradi učinkovitejšega urejanja in opravljanja lokalnih zadev širšega pomena. 7 požarno varnost, civilno zaščito. V Sloveniji je 211 občin2 (Skupnost občin Slovenije, 2014), kar pomeni veliko razdrobljenost. Bilo je tudi več poskusov ustanovitve pokrajin, vendar nikoli ni bilo soglasja o njihovem številu, niti o tem, kakšno ozemlje naj bi zavzemale. Slovenija je po mnenju Vlaja (2013) ena izmed najbolj centraliziranih držav v Evropi, saj ima odločilni funkcionalni in finančni vpliv država. Teoretično so občine samostojne entitete in v partnerskem odnosu z državo, pri nas pa so (predvsem majhne občine3) zgolj izvrševalke državne politike. Računsko sodišče je leta 2011 ugotovilo, da so številne majhne občine prezadolžene in da bi jih bilo treba združevati. 2.2.1 Naloge občine Delovno področje občine je v ustavi ozko opredeljeno, saj pod pristojnosti občine spadajo le lokalne zadeve, ki jih občina ureja samostojno in zadevajo prebivalce občine. Poleg tega (Vlaj, 1998) občina ureja in izvaja prenesene naloge državne uprave, ki jih država prenese v izvajanje občinam, vendar ostanejo pod državnim nadzorom in jih financira neposredno država. Naloge, ki jih občina ureja samostojno, lahko razvrstimo v skupine (Vlaj, 1998): na področju normativnega urejanja (npr. sprejema statut občine, odloke in druge občinske akte, občinski proračun, načrt razvoja, zaključni račun, prostorske načrte, ureja javne ceste in poti, rekreacijske ter druge javne površine, javni red, delovanje občinske uprave, način in pogoje opravljanja s premoženjem občine), na področju upravljanja (npr. upravlja občinsko premoženje, lokalne javne službe, občinske javne površine), s svojimi sredstvi (npr. gradi in vzdržuje lokalne javne ceste in poti, komunalne objekte, stanovanja za socialno ogrožene, pospešuje kulturno, društveno, vzgojno in knjižnično dejavnost, zagotavlja delovanje občinskega sveta, župana in občinske uprave), 2 Odšteta je Občina Ankaran, katere organi se bodo konstituirali po volitvah jeseni 2014. 3 13. a člen ZLS zahteva, da ima občina najmanj 5000 prebivalcev. Zaradi geografskih, obmejnih, narodnostnih, zgodovinskih ali gospodarskih razlogov se lahko izjemoma ustanovi občina, ki ima manj kot 5000, vendar ne manj kot 2000 prebivalcev. V Sloveniji ima 110 občin manj kot 5000 prebivalcev. 8 s svojimi ukrepi (npr. spodbuja gospodarski razvoj občine, pospešuje razvoj športa in rekreacije, skrbi za požarno varnost in organizira reševalno pomoč, skrbi za varstvo zraka, tal, vodnih virov, varstvo pred hrupom ter za urejeno zbiranje odpadkov), sklepa (npr. pogodbe o pridobivanju in o odtujitvi premičnin in nepremičnin, o koncesijah, o uporabi javnega dobra). Vlaj (2013) opozarja na težavo, da imajo vse občine enake pristojnosti in morajo vse izpolnjevati okrog 300 nalog, ki so predvidene v kar 90 različnih zakonih. Tudi Pinterič (2004) v svoji raziskavi ugotavlja, da imajo v nekaterih manjših občinah »superuslužbence«, da zmorejo obvladati toliko nalog, čeprav je mogoče obseg nekaterih nalog nekoliko manjši kot v občinah z večjim številom prebivalcev. 2.2.2 Organi občine ZLS v 4. poglavju opredeljuje organe občine (ZLS, 2007). Občinski svet je najvišji organ odločanja o vseh zadevah v sklopu pravic in dolžnosti občine. Ima predvsem urejevalno funkcijo (v sklopu katere sprejema statut in druge pravne akte), volilno, nadzorno in funkcijo odločanja o konkretnih (zlasti finančnih) zadevah. Ima od 7 do 45 članov, odvisno od števila prebivalcev občine. Občinski svet ima tudi svoja delovna telesa (komisije in odbore) (ZLS, 2007). Župan je individualni organ občine, politični funkcionar, ki ga kot občinski svet volijo neposredno za štiri leta. Predstavlja in zastopa občino, predstavlja občinski svet, ga sklicuje in vodi seje občinskega sveta, nima pa pravice glasovanja. Skladno z organizacijo dela občine in porazdelitvijo pristojnosti v sklopu nalog občine med občinske organe je funkcija župana eksekutivna (izvrševalna) in koordinativna (usklajevalna) (ZLS, 2007). Haček in drugi (2013) opisujejo župana kot »gospodarja« občine, z vsakodnevnimi podpisi pogodb, javnimi razpisi, racionalnim in gospodarnim izvajanjem proračuna ter doslednim upoštevanjem načela dobrega gospodarja, ki skrbi za premoženje občine. Njegova najpomembnejša funkcija je predstojništvo občinske uprave, ki jo navadno po pooblastilu župana neposredno vodi direktor občinske uprave (Haček in drugi, 2013). Po ZLS (2007) je nadzorni odbor najvišji organ nadzora javne porabe v občini. Pri tem zlasti opravlja nadzor nad razpolaganjem s premoženjem občine, nadzoruje smotrnost porabe 9 proračunskih sredstev in finančno poslovanje uporabnikov občinskih proračunskih sredstev. O svojih ugotovitvah poroča županu, občinskemu svetu in organom proračunskih uporabnikov. Če ugotovi hujše kršitve ali sum kaznivih dejanj, mora obvestiti pristojne organe pregona in računsko sodišče. Člane nadzornega odbora imenuje občinski svet (ZLS, 2007). 2.3 Model novega upravljanja javnega sektorja Že v drugi polovici osemdesetih let prejšnjega stoletja se je pojavila težnja po spremembah v javnem sektorju po celem svetu (Brezovšek in Haček, 2004). Avtorja poudarjata, da so potreba po zmanjšanju deleža javne porabe v bruto domačem produktu, globalizacija poslovanja, razvoj informacijske tehnologije, spremembe vrednostnih prioritet ljudi nekateri od vzrokov za nastanek novega koncepta upravljanja javnega sektorja, t.i. novega javnega menedžmenta (angl. New Public Management). Menita, da gre za skupek načel, ukrepov in metod, prevzet iz zasebnega sektorja. Poudarek je na usmerjenosti k uporabniku in učinkovitosti z uvajanjem menedžerskih metod dela in tržnih mehanizmov. Med posameznimi državami so bile pri uvajanju reform vodilne Velika Britanija, Združene države Amerike, Nizozemska, Nemčija, Švedska in Francija (Brezovšek in Haček, 2004). V večini držav so reforme posledica sprememb političnih sistemov, socialno-ekonomskih pritiskov, volje političnih odločevalcev, drugih kriznih dogodkov in samega upravnega sistema (Pollitt in Bouckaert, 2011). Po Hughesu (2003) model novega javnega menedžmenta predstavlja tekmeca Webrovemu modelu birokracije in je odziv na nezadovoljiv tradicionalni model administracije. Pravi, da menedžment vsebuje administracijo, vendar poleg tega tudi organizacijo za dosego ciljev z maksimalno učinkovitostjo, prav tako odgovornost za rezultate. Pred uvedbo novega javnega menedžmenta so bile naloge javne uprave administrativne v dobesednem pomenu. Sledilo se je navodilom drugih, brez osebne odgovornosti do rezultatov. Birokracija neučinkovitih delavcev ni odpuščala (Hughes, 2003). Bistvo novega javnega menedžmenta je Hood leta 1990 po britanskih izkušnjah strnil v vrsto pristopov, ciljev in ukrepov: usmeritev na profesionalni management, uvedba standardov in merjenja uspešnosti, izhodna kontrola, decentralizacija, konkurenca, poslovne metode dela in ekonomična poraba virov (Hood, 1995). 10 Uvajanje načel novega upravljanja javnega sektorja se navezuje na novo sodobno organizacijo delovnih procesov, opredelitev in razmejitev odgovornosti ter pristojnosti, povečevanje avtonomije organizacije in posameznikov, ploščenje organizacijske strukture. Načela novega upravljanja javnega sektorja so predvsem (Žurga, 2001): usmerjenost k rezultatom, usmerjenost k strankam, prenova delovnih procesov, nova organiziranost in novi načini vodenja, uvajanje novih delovnih metod in preoblikovanja delovnega mesta, povečevanje učinkovitosti in uspešnosti, delegiranje in povečevanje avtonomije, prenos izvajanja posameznih nalog zunanjim izvajalcem, opredelitev in razmejitev odgovornosti, vzpostavitev tekmovalnosti. Navedena načela naj ne bi prinašala samo sodobnejše organiziranosti in učinkovitejšega delovanja uprave, ampak dolgoročno tudi finančne učinke (Žurga, 2001). Naloge javnega sektorja postajajo čedalje bolj kompleksne, zahteve deležnikov pa čedalje večje. Z novim konceptom upravljanja javnega sektorja organizacije postanejo kakovostne, učinkovite, varčne, odprte, politično neodvisne, konkurenčne in prijazne do ljudi (Ferfila in drugi, 2002). Novo upravljanje javnega sektorja postaja zaščitno znamenje za različne politike in upravne rešitve, ki poudarjajo predvsem naslednje pomembne skupine ukrepov (Pečar, 2004): razvijanje tekmovalnosti, razdruževanje prevelikih upravnih birokracij in spodbujanje večje produktivnosti po vzoru zasebnega sektorja. Razdruževanje prevelikih upravnih birokracij pomeni drobljenje nepreglednih in neučinkovitih organizacij v javnem sektorju in oblikovanje bolj decentraliziranih vzorcev. Rezultat takih sprememb v zasebnem sektorju so manjše in bolj koherentno vodene organizacije, usmerjene v zadovoljevanja tržnih potreb (Pečar, 2004). Vendar (Pinterič, 2004) ne smemo enačiti vodenja upravne organizacije z vodenjem podjetja, saj predvsem mlajše občine ob pomanjkanju ustrezno izobraženega kadra pogosto potrebujejo zunanjo pomoč pri reševanju nekaterih težav. Potreba po storitveni naravnanosti občinskih uprav, uvajanje novih 11 komunikacijskih modelov ter podjetniških pristopov pa zahtevajo organizacijsko sestavo, ki se hitro odziva na spremembe v okolju. Prakse novega upravljanja javnega sektorja so se v Sloveniji začele vpeljevati sredi devetdesetih let 20. stoletja, vendar počasi, kar se kaže v prezapletenih birokratskih postopkih. Z uvedbo portala e-uprava je Slovenija naredila največji korak, saj je uporabnikom zelo poenostavila urejanje nekaterih upravnih storitev. Še vedno pa morajo izpolnjevati veliko podatkov, ki bi jih organ državne uprave lahko pridobil sam. Proces uvajanja novega javnega menedžmenta še zdaleč ni končan. Javne uprave po vsej Evropi si prizadevajo za uvedbo novih metod in tehnik izboljševanja učinkovitosti, uspešnosti, ekonomske in družbene odgovornosti. Tako so strokovnjaki razvili celovito orodje Skupni ocenjevalni okvir (angl. Common Assessment Framework – CAF) za organizacije v javnem sektorju, ki javnim upravam pomaga pri njihovem prizadevanju za stalno izboljševanje. Zasnovan je na predpostavki, da se odlični rezultati delovanja organizacije, državljanov/odjemalcev, zaposlenih in družbe dosežejo s strategijo vodstva, z načrtovanjem, zaposlenimi, s partnerstvi in procesi (Ministrstvo za notranje zadeve, 2013). 3 VLOGA INFORMACIJSKO-KOMUNIKACIJSKE TEHNOLOGIJE IKT omogoča podporo delovnim procesom in odločanju, delitev informacij ter povezovanje ljudi, procesov in sistemov. Trikotnik strategije informacijskega sistema (Slika 3.1) prikazuje pomembnost informacijskega sistema v organizaciji, in sicer usklajenost poslovne, organizacijske in strategije informacijskega sistema (Pearlson in Saunders, 2009). Avtorici opredeljujeta poslovno strategijo s poslanstvom, ki predstavlja koordiniran nabor akcij, katerih namen in cilj je določiti, kaj želimo s poslovanjem doseči. Organizacijska strategija vključuje zaposlene, delovne procese, strukturo, obliko in način zaposlovanja, ki omogoča doseganje zastavljenih ciljev. Informacijsko strategijo opisujeta kot načrt, ki ga organizacija uporablja pri zagotavljanju informacijskih storitev. 12 Slika 3.1: Trikotnik strategije informacijskega sistema Vir: Pearlson in Saunders (2009, str. 20) Elektronsko poslovanje je pomembnejša značilnost informacijske družbe in se nezadržno širi v vse organizacijske sisteme ter med posameznike v družbi. Zato se mu tudi v javni upravi pri uvajanju načinov izboljševanja ter spremljanja uspešnosti in učinkovitosti namenja posebna pozornost. Uslužbenci se v sistem ne vključujejo le z vnašanjem in s črpanjem podatkov, ampak svoje znanje dajejo v skupno bazo znanja, s čimer omogočajo vodstvenim delavcem in drugim uslužbencem, da razširijo območja svojega znanja o organizaciji tudi z delom in s spoznanji drugih. Svoja razmišljanja in ideje povezujejo z drugimi udeleženci, bogatijo sistem kot celoto ter skupno pripomorejo k ciljem organizacije. Razvoj IKT je razširil možnosti organiziranja uprave, vendar pa povzročil tudi določene omejitve in odpor javnosti z vidika varovanja podatkov in informacij ter njihove dosegljivosti (Žurga, 2001). Kljub temu lahko izpostavimo predvsem koristi elektronskega poslovanja za celotno družbo, kot so višji življenjski standard, dostopnost javnih storitev, hitro in enostavno dostopne informacije, spremenjeni modeli plačevanja in možnost dela od doma (Turban in King, 2003). 3.1 Strategija razvoja e-poslovanja Začetki e-poslovanja na področju javne uprave v Sloveniji segajo v leto 2000, ko je bil sprejet Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Državni portal e-uprava, 18. marec 2014), ki predstavlja normativno podlago za področje delovanja e-uprave. Zakon ureja elektronsko poslovanje, ki zajema poslovanje v elektronski obliki z uporabo IKT in uporabo elektronskega podpisa v pravnem prometu. Leta 2001 je bil vzpostavljen tudi prvi državni portal e-uprava, kjer so uporabniki lahko začeli uporabljati prve elektronske storitve za državljane, in sicer so lahko pridobivali izpiske iz matičnih knjig. V takratnem Centru 13 Vlade RS za informatiko je bila ustanovljena agencija za izdajo digitalnih potrdil SIGEN-CA za državljane in SIGOV-CA za zaposlene (Državni portal e-uprava, 18. marec 2014). Razvoj informacijske družbe je ključni element vseh strateških dokumentov tako Evropske unije (v nadaljevanju EU) kot Slovenije. Države z učinkovitim javnim sektorjem ter dobro razvito e-upravo so vodilne tudi v gospodarstvu in konkurenčnosti (Evropska komisija, 2010). 3.1.1 Strateški dokumenti na ravni Evropske unije Lizbonska strategija iz leta 2000 postavlja IKT kot gonilno silo večje socialne vključenosti, kakovosti življenja, gospodarske rasti in konkurenčnosti. Eden izmed stebrov Lizbonske strategije je razvoj informacijske družbe, ki naj bi pripomogla k premiku v smeri gospodarstva, temelječega na znanju, in k ustvarjanju delovnih mest na področjih, kjer je možna močna rast. IKT so osrednja točka nacionalnih razvojnih strategij številnih držav (Evropska komisija, 2005). Tudi slovenska vlada je pripravila nekaj področnih strategij, ki obravnavajo IKT, vendar so (Caf, 2007a) dokumenti premalo ambiciozni in zanje v proračunu ni namenjeno dovolj denarja za razvojni preboj. Edina izjema je področje e-uprave. Usmeritve na področju informacijske tehnologije si je EU zadala v iniciativi »i2010 – Evropska informacijska družba za rast in zaposlovanje« (angl. European Information Society for growth and employment), ki je usmerjala integriran pristop k informacijski družbi in avdiovizualnim medijskim politikam (Evropska komisija, 2005). Leta 2010 so bile sprejete nove politike, ki imajo še večji pomen zaradi potrebe po trajnostnem okrevanju EU po ekonomski krizi. Strategija Evropa 2020 poudarja okrepitev konkurenčnosti EU ter ustvarjanje večje rasti in več delovnih mest. Na podlagi tega je bila sprejeta digitalna agenda, ki določa sedem prednostnih področij ukrepanja: vzpostavitev enotnega digitalnega trga, povečanje zaupanja v internet in okrepitev internetne varnosti, občutno povečanje hitrosti spletnega dostopa, povečanje naložb v raziskovanje in razvoj, širjenje digitalne pismenosti. Agenda naj bi med drugim prispevala k poenostavitvi elektronskega plačevanja in izdajanja računov. Evropska komisija je že leta 2010 opozarjala, da je potrebno vse evropske državljane nujno izobraževati za uporabo IKT in digitalnih medijev in da morajo biti koristi digitalne družbe dostopne vsem (Evropska komisija, 2010). 14 Malmöjska ministrska deklaracija EU za razvoj e-uprave do leta 2015 poziva k ukrepom za prispevek k novi generaciji odprtih, prilagodljivih storitev e-uprave na lokalni, regionalni, nacionalni in evropski ravni (Evropska komisija, 2009). Javna uprava se mora zavzemati za učinkovito in uspešno delovanje, povezano z odpravljanjem administrativnih ovir. E-uprava mora biti naravnana na potrebe državljanov in poslovnih subjektov. Tehnični in pravni instrumenti za medsebojno priznavanje e-dokumentov, e-identitet in e-podpisov so ključni pogoji za realizacijo ciljev (Evropska komisija, 2009). Države članice EU skladno z akcijskim načrtom e-uprave EU do leta 2015 med drugim izvajajo aktivnosti za skupen razvoj čezmejnih storitev. Majhna mesta in vasi pogosto zaostajajo pri zagotavljanju tehničnih, organizacijskih in kadrovskih zmogljivosti, potrebnih za razširitev uporabe IKT. Zato je treba ponujati skupne platforme za opravljanje storitev na regionalni in občinski ravni, izkoristiti virtualizacijo in računalništvo v oblaku4, s čimer se bodo zmanjšali stroški in poraba časa za izvedbo projektov. Osnova za to bi morale biti obstoječe platforme in uporaba odprtokodne programske opreme. Eden izmed ukrepov akcijskega načrta je zelena uprava, ki vključuje elektronsko arhiviranje in videokonference namesto službenih poti (Evropska komisija, 2010). 3.1.2 Strateški dokumenti za razvoj e-uprave v Sloveniji Kot država EU mora Slovenija izvajati ukrepe za izpolnjevanje dolžnosti pri razvoju e-uprave, zato ima svoje nacionalne strategije, sprejete na podlagi strateških dokumentov na ravni EU. Leta 2001 je bila sprejeta strategija e-poslovanja za obdobje 2001–2004 (SEP 2001–2004), v kateri so bile opredeljene temeljne strateške usmeritve za naslednjo ključno fazo informatizacije javne uprave s ciljem razvoja e-uprave (Center Vlade RS za informatiko, 2001). Ministrstvo za javno upravo5 je leta 2009 pripravilo Strategijo razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc – SREP, s čimer je določilo okvir in 4 Računalništvo v oblaku (angl. Cloud computing) je termin, ki se je mnogo let počasi razvijal na hrbtih drugih tehnologij in je naravni rezultat evolucije teh tehnologij. Gre za model procesiranja informacij, kjer so centralno administrirane računalniške kapacitete preko mrežnih povezav ponujene različnim napravam kot storitve na bazi zahtevane uporabe (Bermež, 2010). 5 Področje javne uprave je bilo od leta 1991 umeščeno v različne ministrske strukture. Od leta 1991 do 2003 je bilo del Ministrstva za notranje zadeve, od 2004 do 2012 je bilo samostojno Ministrstvo za javno upravo, od 15 cilje za nadaljnje uresničevanje novih in že postavljenih dejavnosti razvoja elektronskega poslovanja v javni upravi (Ministrstvo za javno upravo, 2009). Z uporabo sodobnih IKT in uvajanjem naprednih e-storitev želi zagotoviti prednosti za vse uporabnike, ki so državljani, poslovni subjekti ali institucije javne uprave. Prednosti se izražajo v večji kakovosti in učinkovitosti javnih storitev, hitrejšem in natančnejšem načinu dela, znižanju stroškov delovanja, večji odprtosti, odgovornosti in preglednosti delovanja ter večji preprostosti, enotnosti in dostopnosti javnih storitev. Ob vsem skupaj je treba upoštevati vidik varnosti in varstva osebnih podatkov. Strateški cilji SREP so združeni v štiri poglavitne skupine (Ministrstvo za javno upravo, 2009): omogočiti uspešno in učinkovito delovanje javne uprave z elektronskim poslovanjem, povečati uporabo elektronskih storitev javne uprave, razviti skupne integrirane storitve med vsebinskimi področji, zagotoviti elektronsko podporo pri vzpostavitvi enotnega trga ter čezmejnih storitev v EU in mednarodno. Čeprav je od sprejetja SREP minilo skoraj pet let, ne moremo mimo tega, da v javni upravi niso povsod uvedli merjenja in ocenjevanja učinkov uporabe IKT, merjenja zadovoljstva uporabnikov, posledično tudi ni ukrepov za izboljšanje. Neažurnost, dostop in izmenjava podatkov iz uradnih evidenc med posameznimi upravnimi organi so še vedno slabo razvita področja, ki po našem mnenju po nepotrebnem obremenjujejo uporabnike. Kot pomanjkljivost lahko navedemo socialno izločenost, povezano z nizko računalniško pismenostjo ter pomanjkanjem opreme za dostop do spletnih storitev (digitalni razkorak). Slovenija sicer odpravlja digitalni razkorak z odpiranjem javnih e-točk, e-šol in e-knjižnic, da lahko vsak dostopa do interneta, vendar bi bilo treba na teh mestih zagotoviti več izobraževanja in pomoči uporabnikom. Namen akcijskega načrta e-poslovanja javne uprave do leta 2015 (AN SREP) je izvajanje uresničevanja ciljev, začrtanih v nacionalnih in mednarodnih pravnih podlagah, strateških politikah in dokumentih. Ključni koncept AN SREP je razvoj elektronskega poslovanja skozi 2012 do februarja 2013 je bila javna uprava združena s pravosodjem kot Ministrstvo za pravosodje in javno upravo, od marca 2013 do maja 2013 je delovalo Ministrstvo za notranje zadeve in javno upravo, od junija 2013 pa je področje javne uprave zopet vključeno v Ministrstvo za notranje zadeve. 16 centralne funkcije in storitve, ki jih v večini zagotavlja ministrstvo za javno upravo. Na voljo za uporabo morajo biti vsem institucijam v javni upravi ob zagotovljenih tehničnih, organizacijskih, kadrovskih in finančnih pogojih. Gre predvsem za ukrepe, kot so (Ministrstvo za javno upravo, 2010): strateško upravljanje e-poslovanja, skupne metodologije in politike, skupna javna naročila na področju IKT, skupni predstavitveni del, skupne aplikacijske rešitve, skupni centralni gradniki in centralne infrastrukturne storitve. S centralnimi funkcijami in storitvami bo specifično znanje skoncentrirano na enem mestu, institucije pa bodo dobile že razvite rešitve z ustreznimi navodili za njihovo vključevanje v svoje sektorske rešitve. Namen je zagotoviti tako dobre centralne rešitve, da jih bo preprosteje in ceneje uporabiti kot graditi lastne. Uporaba skupnih metodologij, konceptov in gradnikov vpliva tudi na povezljivost različnih storitev. Predvideva se enoten pristop k vpeljavi elektronskih dokumentov, kar je pomembno z vidika hrambe in dolgoročnega arhiviranja (Ministrstvo za javno upravo, 2010). Slovenska javna uprava se na področju informatike počasi prilagaja krizi zadnjih let, saj še vedno nimamo vzpostavljenega e-javnega naročanja, e-računov, e-zdravstva in drugega. To so področja, na katerih bi lahko pripomogli k večjemu prihranku in večji učinkovitosti. Lahko pa se pohvali s popolnoma avtomatiziranim sistemom podpore konceptu »vse na enem mestu za ustanavljanje podjetij«, z e-notarji, e-zemljiško knjigo in zemljiškim katastrom. 3.2 Strategija učinkovite državne informatike Skladno z Zakonom o državni upravi (ZDU, 2002) ministrstvo za javno upravo zagotavlja centralno informacijsko komunikacijsko infrastrukturo za elektronsko poslovanje državnih organov, javnih agencij, organov samoupravnih lokalnih skupnosti in izvajalcev javnih pooblastil. Elektronsko poslovanje med organi in s strankami mora potekati nemoteno, omogočati mora elektronske storitve v upravnih, sodnih in drugih uradnih postopkih. Enotni državni portal e-uprava (Državni portal e-uprava, 18. marec 2014) je enotna vstopna točka za 17 elektronsko posredovanje informacij javnega značaja in elektronske upravne, sodne in druge uradne javne storitve. Institucije javnega sektorja pričakujejo od IKT hitro odzivanje na njihove potrebe, zahtevajo preprost dostop in uporabo informacijskih sistemov. Na drugi strani vlada pričakuje hitro doseganje strateških ciljev in izvajanje politike, pri čemer je treba doseči dolgoročno zniževanje stroškov za IKT. 3.2.1 Komunikacijsko omrežje javnega sektorja Ministrstvo za pravosodje in javno upravo je septembra 2012 predstavilo strategijo učinkovite državne informatike (MPJU, 2012), po kateri naj bi ključni projekti prispevali k zniževanju stroškov, prijaznemu in učinkovitemu elektronskemu poslovanju, zmanjševanju odvisnosti od posameznih zunanjih izvajalcev, izboljšanemu servisu države do državljanov in podjetij ter hitrejšemu delu uradnikov. Zaradi vključenosti različnih uporabnikov (državni organi, občine, javni zavodi, javna podjetja, zasebni koncesionarji in nosilci javnih pooblastil) gre za različne pristope k naročanju komunikacijske infrastrukture. Tako naj bi se namesto sedanjih večjih javnih naročil podelilo eno celovito javno naročilo oziroma koncesija. Koncesionar odkupi sedanjo komunikacijsko opremo v lasti države in upravlja s komunikacijsko infrastrukturo. Za neposredne uporabnike državnega proračuna plačuje stroške uporabe državni proračun, preostali uporabniki pa plačujejo koncesionarju neposredno. Koncesijska dajatev pomeni prihranek za državni proračun. Pričakovani učinki so posodobitev omrežja, njegovo učinkovitejše upravljanje in večja preglednost upravljanja omrežja in porabe javnih sredstev (MPJU, 2012). Razpršeni državni podatkovni centri državne uprave se združijo v Državni računalniški oblak (DRO), kjer se podatkovnim centrom ministrstev priključijo podatkovni centri javnih zavodov in drugih lokalnih zavodov. S prehodom na centralno državno računalniško infrastrukturo dosežemo racionalizacijo pri porabi proračunskih sredstev. Ponudnik storitev DRO mora zagotoviti ustrezne zmogljivosti, ustrezne odzivne čase, ustrezni čas vklopov novih uporabnikov in predvsem le potrebne zmogljivosti kot jasno merljivo storitev. Zagotovi tudi sprotno varnostno kopiranje, ki lahko v vsakem hipu prevzame funkcijo primarnega podatkovnega centra. Dražje tehnologije se zamenjajo z enakovrednimi in s cenejšimi oziroma se prenesejo na DRO (MPJU, 2012). 18 Po mnenju ministrstva, pristojnega za javno upravo (MPJU, 2012), je elektronska storitev že v temelju cenejša od izvedbe po klasičnih komunikacijskih kanalih (npr. okence na upravni enoti), hkrati so zaposleni razbremenjeni in se lahko usmerijo v storitve z višjo dodano vrednostjo za stranke. Seveda pa bodo prihranki jasno razvidni šele z vzpostavitvijo mehanizmov za njihovo ugotavljanje. Gamberger in drugi (2005) ugotavljajo, da so strateški cilji ministrstva uspešni takrat, ko so uresničeni. To pomeni, da je uresničevanje cilja mogoče meriti z objektivno kvantitativno metodo6. Ker pa je učinkovitost vezana na gospodarjenje oziroma na obseg sredstev, avtorji poudarjajo, da je ministrstvo uspešno, kadar uresniči čim več zastavljenih ciljev, učinkovito pa, ko cilje doseže z nizkimi stroški. 3.2.2 Učinkovito naročanje IKT Tipične naložbe v IKT (npr. gradnja ali prenova informacijskega sistema, rešitve za eposlovanje, sistemi za podporo odločanju) zajemajo širok spekter naložb, kot so naložbe v aplikativno programsko opremo, sistemsko strojno opremo, komunikacijsko omrežje, izobraževanje kadra, svetovanje, implementacija in vzdrževanje. Zato je pripisovanje koristi določeni naložbi največkrat nemogoče, saj so koristi večinoma navzkrižne in neotipljive. Merjenje učinkovitosti in uspešnosti otežuje tudi to, da koristi delovanja IKT nastajajo s časovnim zamikom, ko je naložba že izvedena, tehnologija pa že v uporabi, zato je treba natančno opredeliti cilje, ki se pričakujejo od naložbe, ter upoštevati tveganje in negotovost (Epstein in Rejc, 2005). Raziskava (Jaklič in drugi 2005, str. 140–148) je potrdila, da imajo slovenske organizacije različne poglede na vlogo IKT. Skoraj praviloma lahko uvrstimo med uspešne tiste, ki vlaganje v IKT obravnavajo kot neločljivi del strategije, ne le kot »nebodigatreba« strošek. Pri dajanju prednosti kratkoročnim naložbam pred dolgoročnimi oziroma strateškimi naložbami se sicer izkazuje večja sedanja vrednost, vendar se pri naložbah v IKT koristi kažejo predvsem dolgoročno (Murphy, 2002). Spremembe, ki jih povzročajo IKT v organizacijah, je težko prikazati zaradi njihove kompleksnosti, nedorečenih metodoloških principov merjenja, nenehne in hitre spremembe razvoja tehnologij in spreminjajočega se družbenega okolja. Pa vendarle raziskave na 6 Cilju se določi vsaj en kazalnik, ki nam pove, na kakšen način bomo lahko preverjali uresničevanje zastavljenega cilja. 19 svetovni ravni in podatki nacionalnih gospodarstev kažejo, da so IKT najvplivnejši dejavnik uspešnosti gospodarske rasti (OECD 2000; Duchêne in Hassan 2005). Kunac (2011) pravi, da internetna tehnologija opredeljuje poslovno strategijo organizacije, zato najvišjo vrednost ustvarjajo inteligentne organizacije, ki se zlahka prilagajajo okolju in se hitro odzivajo na spreminjajoče se razmere, saj je mogoče zaradi uporabe IKT upeljati nove načine poslovanja. Seveda pa nakup IKT še ne zagotavlja tudi učinkovite uporabe te tehnologije. Na začetku so bile odločitve o vlaganjih v IKT bolj posledica napačnega pričakovanja, da lahko IKT odpravi težave s prestrukturiranjem, kot pa načrtovane analize mogočih vplivov uvajanja IKT. Modnost določene tehnologije lahko postane vzrok za njen nakup, teže pa tudi dober vzrok za njeno uporabo in izkoriščanje. Čim bolj je razširjena uporaba IKT v organizaciji, tem večje so koristi njene uporabe (Hovelja 2005, str. 120). To pomeni, da se mora organizacija uvajanja IKT lotiti celovito in ga vključiti v vse poslovne procese, saj tako dosežejo večje učinke IKT na produktivnost (Stare in drugi 2005, str. 112). Tudi Lawes (2005) poudarja, da mora organizacija IKT razumeti kot nekaj, kar omogoča poslovne spremembe. Ko organizacija postaja bolj visoko razvita in izkušena v vseh stvareh, navadno postane tudi učinkovitejša. Vplivi IKT na ekonomsko rast in produktivnost so (Duchêne in Hassan, 2005): kapitalsko povečanje (vlaganje v IKT), povečana produktivnost v sektorjih, kjer proizvajajo IKT, in povečana produktivnost v sektorjih, kjer IKT uporabljajo. Vsi vplivi se medsebojno krepijo in povečujejo vpliv IKT ter jih prenašajo na druge gospodarske panoge, ki niso neposredno povezane z IKT. Pri odločitvah o naložbah v IKT in informatizacijo poslovanja je treba vedeti naslednje (Remenyi in drugi, 2000): za naložbe v IKT so značilni visoko tveganje in visoki stroški, a so sposobne ustvariti precejšno korist, izdatki za IKT bodo verjetno pomemben del naložb, velika hitrost sprememb tehnologije in njena široka uporaba otežujeta menedžerjem, da so ustrezno seznanjeni z vsemi vidiki odločitve o takšnih naložbah, v večini organizacij ni zanesljive dokumentacije o verodostojnih ocenah ali poznejših merjenjih stroškov in koristi. 20 Za realizacijo vrednosti informacijske tehnologije je pomembno, da poslovni proces, ki ga IKT podpira, dejansko izboljša učinkovitost ali uspešnost poslovanja (Remenyi in drugi, 2000). IKT sama po sebi ni uporabna, če njene uporabe zavestno ne usmerimo v poslovno okolje organizacije skladno z njenimi poslovnimi cilji. Neustrezen odnos med menedžmentom in informatiko je pogosto ovira za doseganje večje uspešnosti in učinkovitosti delovanja informacijskega okolja v organizaciji. Zelo pomembna je vključenost zaposlenih v procese sodelovanja in spreminjanja organizacije. Razvoju zaposlenih je treba posvečati izjemno pozornost, saj le izobraženi zaposleni lahko z razpoložljivo IKT ustvarjajo dodano vrednost (Rejc Buhovac 2005; Damij 2010; Cerovšek 2012). Številna podjetja so sploh v devetdesetih letih prejšnjega stoletja hitela v nakup informacijske tehnologije, ker so pričakovala prednost pred tekmeci, ali pa so se bala ostati zadaj (Carr, 2003). Tudi gospodarske družbe, v katerih je država lastniško pomembno prisotna, namenjajo za IKT veliko denarja. Kupujejo najdražje informacijske sisteme, čeprav ne vedo, kako jih bodo izkoristili. Strokovnjaki pri tem opozarjajo na napačne odločitve, zgrešene nakupe, zavožene projekte, organizacijsko nezrelost in nekonkurenčnost, ki so posledica pomanjkanja znanja in neustreznega kadrovanja. Uvedbe sodobnih, procesno in storitveno usmerjenih informacijskih sistemov se je treba lotevati postopno, saj je prehod iz funkcijske v procesno organiziranost velik zalogaj za celotno družbo (Caf, 2007a). Procesna usmerjenost je v tesni povezavi z informatizacijo poslovanja. Čeprav je IKT lahko v veliko pomoč, pa Kovačič (2008, str. 22‒23) opozarja, da lahko z informacijsko podporo tudi napačne stvari počnemo še bolj učinkovito. Rešitev je namesto v funkcijski organiziranosti v procesni usmerjenosti poslovanja, ki poudarja timsko delo, sodelovanje in sinhronizacijo različnih funkcijskih enot organizacije, učinkovitost pa se meri z zadovoljstvom strank (Kovačič 2008; Damij 2010). Država v zadnjih 15 letih večino kompleksnih informacijskih rešitev naroča pri istih ponudnikih in je od njih izjemno odvisna. Vsaka odvisnost zaradi zmanjšanja konkurence med ponudniki vodi v nenehne podražitve in sočasno upočasnjevanje razvoja. Zato se je ministrstvo, pristojno za javno upravo, v strategiji učinkovite državne informatike opredelilo tudi do učinkovitega naročanja IKT. Država mora naročati storitve, ne plačevati posameznih komponent ali vsakega posameznega razvoja. Tveganje za učinkovito delujoči sistem mora biti pri izvajalcih in ga ne sme s financiranjem »večnega« razvoja nase prevzemati država (MPJU, 2012). 21 4 RAČUNOVODSTVO PRORAČUNSKEGA UPORABNIKA Računovodstvo občine uvrščamo (ZJF, 2011) v proračunsko oziroma javno računovodstvo, ki mora zagotavljati sprotne, natančne in pravilne podatke za potrebe vodenja, spremljanja in izvrševanja proračuna. Računovodske evidence zagotavljajo finančne podatke o vseh vrstah občinskega premoženja in o gibanju tega premoženja med poslovnim letom. 4.1 Pravne podlage Računovodstvo občine podrobneje opredeljujeta Zakon o javnih financah in Zakon o računovodstvu. Slednji tudi zahteva, da morajo pravne osebe urediti naloge in organizacijo računovodstva v pravilniku o računovodstvu. Pri vodenju računovodskih evidenc in sestavi računovodskih poročil se smiselno uporabljajo tudi Slovenski računovodski standardi (ZJF, 2011). Občina na podlagi predpisov sestavlja vrsto obveznih poročil o javnofinančnih tokovih in mesečnih, polletnih ter letnih poročil o izvajanju proračuna. 4.1.1 Zakon o javnih financah Temeljni proračunski zakon v Republiki Sloveniji je Zakon o javnih financah (ZJF, 2011), ki ureja sestavo, pripravo in izvrševanje državnega proračuna in proračunov lokalnih skupnosti, upravljanje premoženja, zadolževanje, poroštvo, upravljanje dolgov, računovodstvo in proračunski nadzor. Zakon navaja, da je treba pri pripravi in izvrševanju proračuna spoštovati načeli učinkovitosti in gospodarnosti. Proračun je državni ali občinski akt, s katerim so predvideni prihodki in drugi prejemki ter odhodki in drugi izdatki države oziroma občine za leto dni. Računovodstvo občinskega proračuna opravlja plačila, tekoče zajema, ureja, knjigovodsko evidentira in sporoča podatke, pripravlja obvezne računovodske izkaze, računovodske informacije, izvaja računovodski nadzor in analizira računovodske informacije. ZJF med drugim določa obveznost izdelave in predložitve premoženjske bilance neposrednih uporabnikov proračuna in skupne premoženjske bilance občine, v katero se vključijo tudi premoženjske bilance posrednih uporabnikov občinskega proračuna in ožjih delov občin. Zakon opredeljuje tudi sistem notranjih kontrol proračunskega uporabnika, ki se organizirajo 22 kot ustrezne oblike finančnega nadzora na podlagi podrobnejših navodil, ki jih občinam predpiše minister za finance. 4.1.2 Zakon o računovodstvu Pravila računovodenja javnega sektorja so natančneje opredeljena v Zakonu o računovodstvu (ZR, 1999), ki se opira na kodeks računovodskih načel ter na mednarodne in slovenske računovodske standarde. Na podlagi ZR so bili izdani tudi podzakonski akti, med njimi Pravilnik o enotnem kontnem načrtu za proračun, proračunske uporabnike in druge osebe javnega prava ter Pravilnik o pripravi konsolidirane premoženjske bilance države in občin. ZR ureja vodenje poslovnih knjig ter izdelavo letnih poročil za proračun in proračunske uporabnike ter za pravne osebe javnega prava in pravne osebe zasebnega prava, ki ne vodijo poslovnih knjig na podlagi Zakona o gospodarskih družbah (ZR, 1999). Poslovne knjige in poročila morajo zagotavljati ločeno spremljanje poslovanja in prikaz izida poslovanja s sredstvi javnih financ in drugimi sredstvi za opravljanje javne službe ter poslovanja s sredstvi, pridobljenimi s prodajo blaga in storitev na trgu. Pri izkazovanju prihodkov in odhodkov upoštevajo državni in občinski organi ter organizacije načelo denarnega toka (plačane realizacije), kar pomeni, da se prihodek oziroma odhodek prizna, ko sta izpolnjena pogoja: poslovni dogodek je nastal in denar oziroma njegov ekvivalent (ustreznik) je prejet oziroma izplačan. Vse druge pravne osebe javnega prava (javni zavodi, agencije, inštituti, režijski obrati in drugi), ki pridobivajo prihodke tudi s prodajo blaga in storitev na trgu ter iz drugih neproračunskih virov, priznavajo prihodke in odhodke po načelu fakturirane (zaračunane) realizacije, kar pomeni, da se prihodek oziroma odhodek prizna že, če je izpolnjen prvi pogoj (nastanek poslovnega dogodka) (ZR, 1999). Zaključni račun proračuna je akt države oziroma občine, v katerem so izkazani predvideni in uresničeni prihodki in drugi prejemki ter odhodki in drugi izdatki (ZR, 1999). Neposredni proračunski uporabniki pripravijo tudi letno poročilo, ki ga sestavljajo računovodski izkazi, pojasnila k izkazom in poslovno poročilo. Vse skupaj predložijo Ministrstvu za finance, če 23 gre za neposredne uporabnike proračuna države, oziroma županu, če gre za neposredne uporabnike občinskih proračunov. Letno poročilo predložijo tudi organizaciji, pooblaščeni za obdelovanje in objavljanje podatkov. 4.1.3 Pravilnik o računovodstvu Na podlagi ZR izda Ministrstvo za finance pravilnik o računovodstvu, s katerim ureja organiziranost in način vodenja računovodstva pri proračunskih uporabnikih. Pravilnik podrobneje predpisuje: pripravo sistemskih računovodskih pravnih podlag za proračun ter proračunske uporabnike in vodenje poslovnih knjig ter pripravo računovodskih izkazov in letnih poročil za neposredne proračunske uporabnike (Ministrstvo za finance, 2008). Računovodsko informiranje je samostojno poglavje, ki poudarja, da morajo biti računovodske informacije za uporabnika razumljive in bistvene ter zanesljive in primerljive. Hkrati je pomembno, da so pravočasne in ustrezne, saj je njihov namen omogočiti uporabniku kar najboljše presojanje, ocenjevanje, sklepanje in odločanje. 4.2 E-računovodstvo Zaradi razvoja računalništva se spreminja način poslovanja (Toplišek 1998; Petauer 2002) in računovodenja (Lutar Skerbinjek, 2003). Razvoj IKT vpliva tudi na računovodsko stroko, saj si ne moremo predstavljati računovodstva brez ustreznih računalniških podpor. Nenehne novosti so postale del vsakdana. Računalniški programi so spremenili tehnike vodenja poslovnih knjig in oblikovanje računovodskih listin. 4.2.1 Opredelitev e-računovodstva Računovodske operacije, ki so se pred manj kot 30 leti izvajale ročno, so zahtevale ogromno dela, prepisovanja, kar je pomenilo tudi več napak. Sčasoma so delo olajšali različni načini mehanske obdelave podatkov, računalniška tehnologija pa je povsem spremenila tudi organiziranost dela v računovodstvu. Zbiranje, obdelovanje, shranjevanje in pošiljanje podatkov je postalo hitrejše in učinkovitejše. Gore papirne dokumentacije in registrov so 24 zamenjali zasloni, skenerji in računalniki, računovodski delavci se spreminjajo iz klasičnih vnašalcev podatkov v sodobne analitike, ki oblikujejo ažurne informacije za nadaljnje poslovne odločitve. Uvedba celovitega informacijskega sistema omogoča organizaciji številne prednosti (Markov 2011, str. 78): podatki se hranijo na enem mestu, vnosi so enkratni, šifranti so poenoteni, poveča se ažurnost, povezovanje z okoljem postane preprostejše, zmanjša se možnost napak, arhiviranje se opravi na enem mestu, pregled nad poslovanjem je boljši, delo se lažje in bolje nadzoruje, sistem je cenejši, sistem prinaša krajevno in časovno neodvisnost. Dobro zamišljen računovodski informacijski sistem omogoča (Koželj 1999; Bergant 2010) enkraten vnos podatkov za vse namene, s čimer dosežemo veliko hitrost in ažurnost pri izdelavi potrebnih računovodskih poročil ter odpravimo nepotrebna podvajanja pri vnašanju istovrstnih podatkov. S tem zmanjšamo stroške priprav računovodskih informacij za potrebe poročanja različnim institucijam in potrebe vodstva organizacije. Pomembna je povezljivost znotraj računovodskega informacijskega sistema, ki mora zagotavljati elektronsko povezavo posameznih vrst računovodskih evidenc. Podatki se torej vnašajo enkrat za vse namene in se po internem omrežju ali elektronski pošti pošiljajo v različne oddelke. Prihodnost razvoja računovodstva pa je popolno brezpapirno e-računovodstvo, ki temelji na elektronski izmenjavi dokumentov, ki so elektronsko podpisani in časovno žigosani. 4.2.2 Pravni vidiki e-poslovanja v računovodstvu IKT je spremenila zasnovo in delovanje računovodstva, zato se spreminjajo tudi predpisi. Zaupanje uporabnikov v urejeno elektronsko poslovanje mora biti podprto z ustrezno 25 zakonodajo. Slovenija je sprejela Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP, 2004), ki pod določenimi pogoji enači e-obliko poslovnih listin s pisno. Zakon določa pogoje za ponudnike in uporabnike storitev, tehnične zahteve za varno elektronsko podpisovanje in obliko kvalificiranih digitalnih potrdil. Elektronski podpis nadomesti lastnoročni podpis v elektronskem poslovanju ter je namenjen preverjanju pristnosti podatkov in identifikaciji podpisnika. Kadar zakon ali drug predpis določa, da se določene poslovne listine, zapisi ali podatki hranijo, se lahko hranijo tudi v e-obliki, če (ZEPEP, 2004): so podatki, vsebovani v e-poslovni listini ali zapisu, dosegljivi in primerni za poznejšo uporabo, so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki verodostojno predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke, je iz shranjenega e-sporočila mogoče ugotoviti, od kod izvira, komu je bilo poslano ter čas in kraj njegovega pošiljanja ali prejema, uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri onemogočajo spremembo ali izbris podatkov, ki ju ne bi bilo mogoče preprosto ugotoviti, oziroma obstaja zanesljivo jamstvo glede nespremenljivosti sporočila. Osebe, ki hranijo poslovne listine, ki so e-podpisane z uporabo podatkov in sredstev za podpisovanje, morajo hraniti komplementarne podatke in sredstva za preverjanje e-podpisa enako dolgo, kot se hranijo poslovne listine (ZEPEP, 2004). Elektronske listine (e-računi) imajo pravno podlago tudi v Zakonu o davku na dodano vrednost (ZDDV, 2006), ki enakovredno obravnava papirnate in elektronske račune. Pristnost izvora7, celovitost vsebine8 in čitljivost računa9 morajo biti zagotovljene od trenutka izdaje do konca obdobja hrambe računa. Davčni zavezanci to lahko zagotovijo na naslednje načine: s postopki za nadzor poslovanja, ki vzpostavijo zanesljivo revizijsko sled med računi in dobavami, z naprednim elektronskim podpisom ali elektronsko izmenjavo podatkov, z drugimi tehnologijami (ZDDV, 2006). 7 Pristnost izvora računa pomeni zagotovitev identitete izdajatelja računa. 8 Celovitost vsebine računa pomeni, da vsebina računa po izdaji ni bila spremenjena. 9 Čitljivost računa pomeni, da ga človek lahko prebere. Vsa vsebina v zvezi z DDV je jasno berljiva. 26 V skladu z 38. členom Zakona o davčnem postopku (ZDavP) mora davčni zavezanec, ki elektronsko obdeluje podatke, na zahtevo davčnega organa zagotoviti izpis podatkov iz svojih elektronsko vodenih poslovnih knjig in evidenc, dostop in vpogled v programsko in strojno opremo ter baze podatkov (ZDavP, 2006). Za popolno elektronsko zajemanje in arhiviranje dokumentov mora organizacija slediti tudi Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA, 2006), ki celostno ureja varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v fizični in elektronski obliki. Račune je treba hraniti deset let, kar je dolgoročna hramba, pri čemer se kot digitalni nosilec zapisa šteje takšen elektronski nosilec zapisa, ki zagotavlja vse možnosti varne hrambe gradiva in omogoča večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa. Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU, 2010) v 26. členu določa, da je UJP enotna vstopna in izstopna točka za izmenjavo e-računov za javni sektor oziroma proračunske uporabnike. Proračunski uporabniki lahko pošiljajo in prejemajo e-račune le prek UJP10. 4.2.3 Varnost e-računovodstva S čedalje večjo uveljavitvijo elektronskega poslovanja se pojavljajo tudi pomisleki glede varnosti prenosa podatkov. Tako poslovanje prinaša tudi grožnje, povezane z zlorabami in s krajami podatkov. Pod prevaro v računalniškem sistemu razumemo vsako nelegalno dejanje, ki je izpeljano s pomočjo računalniške tehnologije (opreme, medijev, zbirke podatkov) (ACFE, 2008). Glede na način obravnavanja podatkov lahko prevare razvrstimo v naslednje skupine (Bergant, 2010): lažni vnosi podatkov, nepooblaščeno obravnavanje podatkov, nepravilna uporaba ali zloraba računalnika za osebne namene, 10 uničevanje, zamenjava zbirk podatkov, Dne 27. 12. 2013 je bil v Uradnem listu št. 111/2013 objavljen Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU-A), katerega bistvena novost je, da bodo s 1. 1. 2015 morali proračunski uporabniki prejemati račune in spremljajoče dokumente izključno v elektronski obliki. 27 spreminjanje, kraja ali poškodovanje programske opreme, kraja ali zloraba informacij, ki so rezultat računalniške obdelave in z njimi povezanih poslovnih skrivnosti in intelektualne lastnine, sabotaža računalniške ali programske opreme. Podatki v elektronski obliki omogočajo številne prednosti, vendar jim grozi morebitna nevarnost manipulacije, če niso pravočasno zaščiteni. Pri elektronskem načinu opravljanja storitev je poudarek na zagotavljanju ustrezne varnosti pri dostopu do posameznih aplikacij oziroma uvedbi takšne infrastrukture, ki bo omogočala zaupnost e-storitev in s tem varno elektronsko poslovanje (varni protokoli, varna infrastruktura, varnostna politika vseh vpletenih). Pomembno je, da se za elektronske storitve zagotovi enaka ali celo višja raven varnosti in zaupanja kot za storitve, ki se opravljajo klasično. Omogočiti je treba mehanizme za nedvoumno ugotavljanje identitete, zaupnost pri izmenjavi občutljivih podatkov, avtenticiran dostop do podatkovnih baz (Center Vlade RS za informatiko, 2003). V računovodstvu občine se vsak dan uporabljajo številne aplikacije, ki potrebujejo za delovanje elektronski podpis: UJPnet11 za opravljanje plačilnih storitev, AJPES12 za mesečna poročila o izplačanih plačah, statistiko finančnih računov, letno poročilo in računovodske izkaze, eDavki – Durs13 za oddajanje obrazcev za obračun davka na dodano vrednost, obračun davčnih odtegljajev od dohodkov iz delovnega razmerja ter nadomestil in drugih dohodkov iz obveznega socialnega zavarovanja, podatke za odmero dohodnine, eDolg – poročanje MF14 o zadolževanju občin, APPrA-O15 za pripravo proračuna in analize za občine, OPPrA16 za mesečno poročanje MF o prejemkih in izdatkih proračunov občin. 11 UJPnet - spletna aplikacija Uprave RS za javna plačila 12 AJPES - Agencija RS za javnopravne evidence in storitve 13 DURS - Davčna uprava RS 14 MF - Ministrstvo za finance 15 APPrA-O - Aplikacija za pripravo proračuna in analize za občine 16 OPPrA - Aplikacija za posredovanje podatkov o sprejetih proračunih in realizaciji proračunov občin 28 Ponudnik aplikacije na elektronski način (transakcije, izpolnjevanje obrazcev) mora natančno proučiti vidike tveganja in na podlagi tega določiti potrebne varnostne ukrepe. Najvišjo raven varnosti lahko zagotovimo z uporabo kvalificiranih digitalnih potrdil, ki omogočajo (Center Vlade RS za informatiko, 2003): avtentikacijo: zagotoviti nedvoumno identifikacijo uporabnika in tudi strežnika oziroma aplikacije, do katere uporabnik dostopa, avtorizacijo oziroma nadzor nad dostopom: zagotoviti uporabniku avtoriziran dostop do podatkov/storitev pod določenimi pogoji, nezatajljivost: z digitalnim podpisom s podporo za nezatajljivost zagotoviti nezmožnost zanikanja izvora podatkov ter vključenost v opravljanje storitev, preprečiti možnost ponarejanja opravljenih storitev, celovitost podatkov: z digitalnim podpisom podatkov zagotoviti celovitost izmenjanih podatkov, kar pomeni, da podatki niso bili kakorkoli spremenjeni od svojega nastanka in da o tem ciljni uporabnik ne bi bil obveščen, zaupnost: z ustreznimi postopki šifriranja zagotoviti zaupnost povezave med uporabnikom in strežnikom, prav tako pa mora biti zagotovljena zaščita podatkov, ki se ob tem izmenjajo. Z vidika varnosti e-poslovanja se organizacije poslužujejo tudi revizije informacijskih sistemov, ki naj bi odkrila pomanjkljivosti in zmanjšala tveganje zaradi sodobnega poslovanja s podporo informacijskih sistemov. Z varnostnim pregledom se preveri in oceni uspešnost varnostnih kontrol, kar omogoča pravočasno preprečitev zlorab, ob morebitnem varnostnem incidentu pa zmanjša poslovno škodo (ASTEC, 20. maj 2014). 5 E-POSLOVANJE V RAČUNOVODSTVU OBČINSKE UPRAVE OBČINE DOLENJSKE TOPLICE V vsaki organizaciji se postavlja vprašanje, kako računovodsko dokumentacijo povezati v njeno celotno poslovanje, saj je vključena v vse procese poslovanja. V nadaljevanju je predstavljena občina Dolenjske Toplice in opisana organiziranost občinske uprave. 29 5.1 Predstavitev občine Dolenjske Toplice Dolenjske Toplice so dobile ime po izviru termalne vode, ki kraj in okolico zaznamuje že od pradavnine, kar so potrdila arheološka najdišča. Dolenjske Toplice združujejo vrhunsko ponudbo zdraviliškega in kongresnega turizma, zanimivo kulturno dediščino in pestro ponudbo naravnih lepot. Občina Dolenjske Toplice je nastala leta 1998 z izločitvijo iz Mestne občine Novo mesto. Kot samostojna lokalna skupnost je začela delovati 1. januarja 1999. Obsega 29 naselij, ki so kot ožji deli občine organizirana v vaške skupnosti, vendar nimajo statusa pravne osebe (Statut Občine Dolenjske Toplice, 2007). Razprostira se na 110 km² (Statistični urad RS, 2011), od tega je kar 81 odstotkov gozdnih površin. Sredi leta 2013 je imela občina 3496 prebivalcev (Ministrstvo za finance, 2013). Občina ima svojo spletno stran, s katero zagotavlja občanom in širši javnosti dostop do vseh pomembnejših informacij o delovanju organov občine. Mesečno izdaja tudi občinsko glasilo, ki ga prejemajo vsa gospodinjstva brezplačno. Občinski svet ima 12 članov, nadzorni odbor pa 5. Občinska uprava je organizirana kot enovit17 organ in zaposluje 13 javnih uslužbencev. Organizacija občinske uprave: direktor, sprejemna pisarna, računovodstvo, družbene dejavnosti, komunala in promet, okolje in prostor. Občina ima še redarsko službo18 in režijski obrat19. Tabela 5.1 prikazuje stanje zaposlenih v občinski upravi po stopnjah strokovne izobrazbe konec leta 2013. Občinsko upravo upravlja in nadzira župan, delo občinske uprave pa vodi direktor občinske uprave. 17 Enovita organizacija, ki izvaja vse naloge, določene z Zakonom o lokalni samoupravi in s Statutom Občine Dolenjske Toplice. 18 Občine Dolenjske Toplice, Mirna Peč, Žužemberk in Straža so ustanovile skupno medobčinsko inšpekcijsko službo in službo redarstva za izvajanje inšpekcijskega in redarskega nadzorstva na področju občinskih predpisov in drugih aktov občin ustanoviteljic. Inšpektorat ima sedež v Občini Dolenjske Toplice. 19 Režijski obrat je organiziran kot nesamostojna notranja organizacijska enota v okviru občinske uprave Občine Dolenjske Toplice in ni pravna oseba. Skrbi za vzdrževanje in urejanje javnih površin ter turistične infrastrukture, opravljanje dejavnosti Turistično informacijskega centra Dolenjske Toplice, organizacijo in izvedbo prireditev ob novem letu in občinskem prazniku, izvajanje programov javnih del in druge dejavnosti po odredbi župana. 30 Tabela 5.1: Struktura zaposlenih po stopnjah strokovne izobrazbe Število Izobrazba zaposlenih 31. 12. 2013 poklicna srednja višja visoka 1 1 5 6 13 Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) Javni uslužbenci opravljajo upravne naloge iz občinske pristojnosti ter strokovna organizacijska, administrativna in tehnična dela za potrebe župana, občinskega sveta in njegovih delovnih teles, nadzorni odbor ter druge občinske organe. Občinska uprava opravlja naloge na področju (Statut Občine Dolenjske Toplice, 2007): 5.2 splošnih zadev, normativno pravnih zadev, upravnih zadev, javnih financ, gospodarskih dejavnosti, kmetijstva in turizma, podjetništva, družbenih dejavnosti, varstva okolja in urejanja prostora, gospodarskih javnih služb in infrastrukture, inšpekcijskega nadzorstva in občinskega redarstva, gospodarjenja s stavbnimi zemljišči in z ostalim premoženjem občine. Naloge in organiziranost računovodstva Naloge in organiziranost računovodstva ureja Pravilnik o računovodstvu Občine Dolenjske Toplice (2011). Računovodska služba zagotavlja podatke oziroma informacije o poslovni in finančni uspešnosti občine ter o njenem premoženjskem in finančnem stanju za notranje (občinski svet, nadzorni odbor, župan, vodilni delavci, zaposleni) in zunanje (ministrstva, računsko sodišče, davčna uprava, posojilodajalci, kupci in uporabniki storitev, dobavitelji, zainteresirana javnost) uporabnike informacij. 31 Računovodstvo je organizirano v okviru občinske uprave in opravlja naloge: kontrolira knjigovodske listine, tekoče ureja, zajema, knjigovodsko evidentira in sporoča podatke, omogoča vpogled v stanje in gibanje sredstev ter obveznosti do virov sredstev, opravlja plačila in nadzor nad plačilom obveznosti, ugotavlja prihodke in odhodke ter rezultate poslovanja, obračunava plače in druge stroške dela, računovodsko nadzira in informira, izdeluje računovodske izkaze in letna poročila, arhivira izvirnike knjigovodskih listin, v sodelovanju s skrbniki pripravlja proračun in finančne načrte (Pravilnik o računovodstvu Občine Dolenjske Toplice, 2011). Delavci računovodstva odgovarjajo za pravočasno opravljeno delo, sodelovanje in potrebno usklajevanje dela. Za pravočasno opravljeno delo šteje delo, ki je opravljeno v rokih, ki so določeni z zakoni, ustreznimi predpisi in navodili. Računovodski delavci morajo imeti ustrezno izobrazbo, ki je določena s sistematizacijo delovnih mest. Računovodja in računovodski delavci morajo spoštovati kodeks poklicne etike računovodskih delavcev. Pri opravljanju svojih del in nalog morajo biti strokovni, natančni, odgovorni, pošteni in vredni zaupanja (Pravilnik o računovodstvu Občine Dolenjske Toplice, 2011). Občina uporablja za potrebe računovodstva in financ računalniške programe za: knjiženje v dnevnik in glavno knjigo, obračun plač, obračun pogodb o delu in avtorskih pogodb, spremljanje osnovnih sredstev, spremljanje prejetih računov (Pravilnik o računovodstvu Občine Dolenjske Toplice, 2011). 5.3 Področja e-poslovanja v računovodstvu občine Računovodstvo je osrednji del informacijskega sistema vsake organizacije. Njegov temeljni cilj je oblikovanje računovodskih informacij za podporo poslovnemu odločanju, zato 32 prepoznava, preračunava, razvršča, knjiži, analizira, povzema poslovne dogodke in o njih poroča (Bergant, 2010). 5.3.1 Vodenje poslovnih knjig s programi za računovodsko spremljanje poslovanja Grad Programske pakete Grad sestavljajo standardizirani in medsebojno povezljivi programi (Slika 5.1) za finančno, računovodsko in materialno spremljanje poslovanja. Programi so prilagojeni potrebam gospodarskih družb, zavodov in drugih proračunskih uporabnikov za delo na osebnih računalnikih v okolju Windows20. Osnovna licenca velja za enega uporabnika. Za dodatne uporabnike je potrebno dokupiti dodatno licenco, in sicer potrebujemo toliko licenc, kolikor uporabnikov je istočasno (vzporedno) prijavljenih v program. Programi so mrežni in pisani s programskim orodjem Visual FoxPro 9.021. Pri odločitvi za nakup programske opreme je treba upoštevati naslednja merila (Rushinek in Rushinek 1995, str. 29): preprosta namestitev, preprosta uporaba, izčrpna dokumentacija, podpora prodajalca in nadgradnja. V računovodski službi se uporablja programska oprema Grad, ki upošteva vsa našteta merila, z naslednjimi programi: glavna knjiga s saldakonti (Kraljica), prejeti računi (Meč), izdani računi (Cekin), blagajna (Skrinja), osnovna sredstva (Žezlo), realizacija naročilnic in pogodb (Pogodbe), plan in bilance (Krona), plače s kadrovsko evidenco (Vitez), prostovoljno dodatno pokojninsko zavarovanje (Vizir), avtorske pogodbe, sejnine za svetnike občinskega sveta in druga izplačila (Mušketir). Podrobneje sta predstavljena programa Kraljica in Meč, nekateri drugi pa še v preostalih podpoglavjih. 20 Operacijski sistem Windows omogoča delo z več okni, kar pomeni, da imamo hkrati lahko odprtih več oken, med katerimi preklapljamo na razne načine. Delamo lahko samo z enim – aktivnim oknom. 21 Visual FoxPro 9.0 je orodje za vse vrste rešitev za podatkovne zbirke. 33 Program glavna knjiga s saldakonti je temeljna poslovna knjiga, v kateri na podlagi verodostojnih knjigovodskih listin prikazujemo spremembe stanj sredstev in obveznosti do virov sredstev ter prihodkov in odhodkov. Program Kraljica vsebuje: vnos temeljnic s kontrolo saldiranosti, ki obsega evidenco prometa kontov po šifrantu kontov, evidenco prometa in odprtih postavk poslovnih partnerjev po šifrantu poslovnih partnerjev, evidenco prometa stroškovnih mest po šifrantu stroškovnih mest, prikazovanje prometa in stanja konta, partnerja, stroškovnega mesta, izpisovanje dnevnikov, temeljnic, mesečne ali periodične preglede in izpise kontnih kartic, bruto bilance, pripravo za poročila statistike finančnih računov (končni izpis je v programu Krona), poročila na nivoju saldakontov, kot so izpisi odprtih oziroma zaprtih postavk, opominov, povezavo z drugimi programi iz sistema Gradovih oken, prenose podatkov iz drugih knjigovodstev ter aplikacij, kot so Meč, Cekin, Žezlo, Vitez, Mušketir, pripravo avtomatskih temeljnic za zapiranje avansov, stotinskih razlik, spornih terjatev in zapiranje razredov na koncu leta, prevzem plačilnega izpiska Uprave za javna plačila, shranjenega po prevzemu z interneta, ter avtomatsko zapiranje prejetih plačil z izdanimi računi, avtomatski prenos saldov v prihodnje leto ob koncu leta, sprotno knjiženje tekočih dokumentov (ne glede na mejnike, kot so zaključni račun, periodične bilance), izvoze podatkov in poročil v različne formate22 (DBF, TXT, TIF, PDF, XLS) in pošiljanja le-teh po elektronski poti, 22 možnost dela v mreži z več mesti zajema podatkov ali vpogleda, arhiviranje podatkov in vpogled za pretekla leta, nivojsko zaščito pred nepooblaščenimi posegi v podatke, ustrezno zaščito podatkov na izbrani medij (Grad, 5. maj 2014). Omogočena je pretvorba enega formata dokumenta v drug format, da dokument lahko prepoznajo različne aplikacije. 34 Program Meč je namenjen vodenju knjige prejetih računov. Omogoča hkratno delo enega ali več uporabnikov in uporablja skupne šifrante z ostalimi programi iz sistema Gradovih oken. Program Meč vsebuje: vnos in popravljanje prejetih računov, predračunov ter drugih obveznosti za plačilo, pripravo in izpis plačilnih nalogov in nalogov za likvidirane račune, oddajo plačilnih nalogov v datotekah s prilogami, izpis zavrnitev za zavrnjene račune, prenos prejetih računov v saldakonte (v Kraljico), prenos plačil v saldakonte (v Kraljico), pripravo temeljnic za zapiranje avansov, pripravo podatkov za spremljanje vstopnega davka pri DDV, izpis obveznosti, dnevnik prejetih računov, izpis plačil na določen dan, izpis prejetih računov glede na poljubno merilo (šifra poslovnega partnerja, obdobje), izpise glede na stroškovna mesta in konte, pregled neplačanih prejetih računov za posameznega poslovnega partnerja, možnost dela v mreži z več mesti zajema podatkov ali vpogleda v podatke, nivojsko zaščito pred nepooblaščenimi posegi v podatke, pregled realizacije po stroškovnem mestu in kontu (v povezavi s programom Krona) (Grad, 5. maj 2014). 35 Slika 5.1: Povezljivost programskih rešitev Grad Vir: Grad (5. maj 2014) 5.3.2 Plačilni promet prek UJP Z Zakonom o plačilnem prometu je bila leta 2002 ustanovljena Uprava Republike Slovenije za javna plačila (UJP) kot organ v sestavi Ministrstva za finance. Naloge in organizacijo UJP ureja Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike. UJP proračunskim uporabnikom omogoča opravljanje plačilnih storitev s spletno aplikacijo UJPnet. Podatki, ki se prenašajo prek interneta, so varovani s protokolom SSL (angl. Secure Socket Layer), s 40bitnim in 128-bitnim kodiranjem, ki omogoča šifrirano povezavo med strežnikom in odjemalcem. Uporabniki UJPnet lahko geslo poljubno spreminjajo, obvezna pa je menjava 36 gesla ob prvem vstopu v UJPnet. Vse dostope do podatkov v UJPnet UJP beleži in so vedno na voljo na spletu (Uprava RS za javna plačila, 2014). Za dostop do UJPnet je treba imeti osebni računalnik z operacijskim sistemom Windows, nameščen spletni brskalnik Microsoft Internet Explorer različice 6 oziroma novejši ali spletni brskalnik Mozilla Firefox različice 2 oziroma novejši ter kvalificirano digitalno potrdilo SIGEN‒CA23. Po prejemu gesla za dostop do UJPnet uporabnik lahko začne s poslovanjem (Slika 5.2). Slika 5.2: Vstopna stran UJPnet Vir: Uprava RS za javna plačila (2014) V UJPnet imajo lahko uporabniki za posamezno storitev pravico vnašalca ali pravico kolektivnega podpisnika. Pravica vnašalca omogoča uporabniku prenos datotek s plačilnimi navodili oziroma vnos posameznih plačilnih navodil, pravica kolektivnega podpisnika24 pa omogoča, poleg prenosa datotek in vnosa posameznih plačilnih navodil, tudi delno avtorizacijo. Za dokončno avtorizacijo plačila je zato potreben še en podpisnik. 23 SIGEN‒CA (angl. Slovenian General Certification Authority) ‒ overitelj kvalificiranih digitalnih potrdil za pravne in fizične osebe pri Ministrstvu za notranje zadeve. 24 S 1. 5. 2012 je bilo zaradi zmanjšanja možnosti zlorab v UJP uvedeno obvezno kolektivno podpisovanje plačilnih navodil. 37 Da bi preprečili možnost zlorab, UJP priporoča, da se uporabnik po končani uporabi vsakič odjavi iz UJPnet. Po odjavi se izpiše opozorilo o dodatnem varnostnem ukrepu, zaprtju vseh oken brskalnika. 5.3.3 Posredovanje podatkov na Ajpes, Durs in Zpiz Programa za obračun plač in obračun avtorskih pogodb omogočata izvoz podatkov in poročil na Ajpes, Durs in Zpiz25, saj je treba vse zakonsko potrebne obrazce oddati elektronsko, nekatere tudi elektronsko neposredno iz programa. Ajpes zbira, obdeluje in objavlja podatke iz letnih poročil poslovnih subjektov, vodi register poslovnih subjektov v Republiki Sloveniji, statistike o plačah, izvaja storitve točk e-VEM26 (Ajpes, 10. junij 2014). Ob prijavi v spletno aplikacijo Ajpes moramo vnesti uporabniško ime in geslo, oddajo pripravljenih obrazcev pa podpišemo z digitalnim potrdilom. Pravne osebe javnega in zasebnega sektorja ob vsakem izplačilu plač predložijo Ajpesu podatke o izplačanih plačah in o številu zaposlenih na obrazcu 1-ZAP/M v elektronski obliki. Pravne osebe javnega sektorja, za katere velja Zakon o sistemu plač v javnem sektorju, o izplačanih plačah za zaposlene, za katere ne veljajo določila kolektivnih pogodb, poročajo podatke tudi na obrazcu 1A (Ajpes, 10. junij 2014). Neposredni in posredni uporabniki državnega in občinskih proračunov mesečno posredujejo Ajpesu podatke o izplačanih plačah funkcionarjev in javnih uslužbencev tudi v Informacijski sistem za posredovanje in analizo podatkov o plačah v javnem sektorju (ISPAP). Program za obračun plače (Vitez) omogoča pripravo datoteke XML27 za posredovanje teh podatkov. Občina Dolenjske Toplice je zavezanka za oddajo statistike finančnih računov, ki jo predpisuje Banka Slovenije. Podatki o stanjih finančnih sredstev in obveznostih na finančnih računih ter o transakcijah in vrednostnih spremembah v finančnih sredstvih in obveznostih, ki jih rezidenti izkazujejo kot terjatev ali obveznost do drugih enot oziroma sektorjev v 25 26 ZPIZ – Zavod za pokojninsko in invalidsko zavarovanje Slovenije Točke e-VEM so mesta, preko katerih stranke vlagajo različne vloge, npr. za registracijo samostojnih podjetnikov. 27 XML (Extensible Markup Language) je razširljivi označevalni jezik, ki definira format podatkov za izmenjavo strukturiranih dokumentov v spletu. 38 domačem gospodarstvu oziroma do enot iz tujine, se zbirajo četrtletno. Poročila se pripravljajo v programu plan in bilance (Krona) in posredujejo Ajpesu. Proračunski uporabniki morajo (Ajpes, 10. junij 2014) po Zakonu o računovodstvu in Zakonu o državni statistiki za zagotovitev javnosti podatkov in za državno statistiko predložiti letna poročila do zadnjega dne februarja tekočega leta za preteklo koledarsko leto. Računovodske izkaze predložijo z neposrednim vnosom podatkov na Ajpesov spletni portal. Občina je kot neposredna uporabnica državnega proračuna zavezana tudi za oddajo premoženjske bilance, ki jo do 30. aprila tekočega leta za preteklo koledarsko leto elektronsko predloži Ajpesu. Za elektronsko poslovanje z Dursom se uporablja spletni portal eDavki. V spletne obrazce lahko uvozimo podatke v XML-obliki (Slika 5.3) neposredno iz računovodskih programov za obračun plač in obračun avtorskih pogodb ter drugih izplačil (Slika 5.4). Tako se oddajajo obrazci za obračun prispevkov in davčnih odtegljajev od dohodkov iz delovnega razmerja in drugih dohodkov ter podatki za odmero dohodnine. Slika 5.3: Uvoz dokumenta v spletni obrazec Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) 39 Slika 5.4: Izvoz dokumenta iz računovodskega programa Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) V programu Meč (prejeti računi) imamo v povezavi s programom Cekin (izdani računi) možnost priprave obrazca DDV-O za obračun davka na dodano vrednost (Slika 5.5), ki se elektronsko odda prek spletnega portala eDavki. Slika 5.5: Priprava obrazca za obračun DDV Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) 40 Na začetku leta se v programu Vitez zberejo podatki o plačah za preteklo leto in se v aplikaciji za posredovanje podatkov o plačah oziroma osnovah, nadomestilih in obdobju zavarovanja in plačanih prispevkih (Slika 5.6) na elektronskih obrazcih M-4 pošljejo Zpizu. Podatki se uporabljajo za priznanje in odmero pravic iz pokojninskega in invalidskega zavarovanja (Zpiz, 2012). Za vstop v spletno aplikacijo je potrebno digitalno potrdilo, ob prvi prijavi pa še avtentikacijska koda28 z datumom izteka njene veljavnost. Slika 5.6: Vstopna stran v spletno aplikacijo M-4 Vir: ZPIZ (2012) Vendar moramo vedeti, da se aplikacije še vedno dograjujejo in posodabljajo, saj vse še niso prilagojene za popolnoma avtomatski prenos oziroma sprejetje podatkov, zato so velikokrat potrebni ročni popravki. 5.3.4 Aplikacija za pripravo proračuna in analize za občine (APPrA-O) Aplikacija APPrA-O je namenjena podpori pri pripravi proračuna v občinah in posredovanju enotnih podatkov Ministrstvu za finance. Omogoča preprosto izbiranje vsebine poročil o proračunu, prenos podatkov v datoteko ter shranjevanje pripravljenih poročil oziroma obrazcev. Končni uporabnik izdeluje poročila brez posebnega znanja o relacijskih 28 Avtentikacijska koda je namenjena preprečevanju dostopa do spletne aplikacije nepooblaščenim osebam zaradi varnosti posredovanja osebnih podatkov. 41 podatkovnih bazah ter poizvedovalnem jeziku SQL29, pri svojem delu je lahko osredotočen na rezultat, ki ga želi dobiti iz programa. Aplikacija deluje po sistemu odjemalec ‒ strežnik30. To pomeni, da je sestavljena iz zalednega (back-end) in čelnega dela (front-end). Zaledni del je podatkovna baza, ki za svoje delovanje potrebuje podatkovni strežnik Microsoft SQL Server 2000. Za namestitev podatkovnega strežnika in aplikacije APPrA-O je treba imeti ustrezna dovoljenja (pravice). Običajno ima ta dovoljenja skrbnik (administrator) sistema (Ministrstvo za finance, 2011). Občine morajo do 15. v mesecu poročati o realizaciji proračunov za preteklo obdobje, s čimer država nadzira ustvarjene prihodke po občinah in porabo proračunskih sredstev. Poročila za namene poročanja Ministrstvu za finance se pripravijo v programu Krona (plan in bilance) in izvozijo z Excelom31 v aplikacijo APPrA-O (Slika 5.7). Slika 5.7: Priprava Excel-ove datoteke za izvoz podatkov v aplikacijo APPrA-O Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) 29 SQL ali strukturirani povpraševalni jezik za delo s podatkovnimi bazami (angl. Structured Query Language) je najbolj razširjen in standardiziran povpraševalni jezik za delo s podatkovnimi zbirkami. 30 Odjemalec (angl. client) je enouporabniška delovna postaja, na kateri se izvaja primeren uporabniški vmesnik, zagotavlja predstavitev podatkov, njihovo obdelavo, povezovanje in storitve podatkovne baze. Strežnik (angl. server) je en ali več večuporabniških računalnikov z deljenim pomnilnikom, ki omogočajo obdelavo, povezovanje, storitve baze in primeren vmesnik. 31 Excel je računalniški program za ustvarjanje preglednic. 42 Označene podatke (realizacija maj 2014) pripravimo za prenos na strežnik Ministrstva za finance (Slika 5.8), in sicer jih posredujemo z aplikacijo OPPrA odjemalca. Slika 5.8: Priprava podatkov za prenos na strežnik MF Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) 5.3.5 Aplikacija za pregled in potrjevanje občinskega proračuna in realizacije (OPPrA) Aplikacija OPPrA je namenjena posredovanju, pregledu in potrjevanju proračunov, realizacij in drugih vrst podatkov, ki jih občine posredujejo Ministrstvu za finance. Za delovanje so potrebni spletna povezava do strežnika OPPrA, ki je v HKOM32, Cisco VPN Client33 (Slika 32 HKOM (hitro komunikacijsko omrežje) je privatno omrežje, ki je zasnovano za prenos podatkov med posameznimi zaključenimi celotami (ministrstva, CURS, DURS, itd.) in med posameznimi končnimi uporabniki ter centralnim sistemom aplikativnih in podatkovnih strežnikov in storitev (elektronska pošta, internet, klicni dostopi, itd.). Omrežje je povezano s svetovnim spletom, zato mora biti profesionalno varovano in grajeno ter vzdrževano po natančno določenih standardih in pravilih (Omrežje HKOM, 5. maj 2014). 33 Cisco VPN Client opravlja vse programske funkcije, ki jih potrebuje uporabnik, da vzpostavi in vzdržuje povezavo VPN (angl. virtual private network) oziroma navidezno zasebno omrežje z omrežjem HKOM. Prav tako omogoča avtentikacijo uporabnika. 43 5.9), spletni brskalnik ter uporabniško ime in geslo za dostop, ki ga vsaki občini dodeli Ministrstvo za finance. Slika 5.9: Spletna povezava s strežnikom HKOM Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) Cisco VPN Client pa ne deluje brez požarne pregrade ISS Proventia Desktop34, zato je njena namestitev obvezna, če hočemo vzpostaviti povezavo z omrežjem HKOM. Za vzpostavitev povezave VPN potrebujemo veljavno kartico SecurID (Slika 5.10), ki jo izda Ministrstvo za finance. Slika 5.10: Kartica SecurID Vir: TokenGuard (2014) Posredovane podatke iz aplikacije APPrA lahko pregledujemo v aplikaciji OPPrA (Slika 5.11). 34 ISS Proventia Desktop je osebna požarna pregrada, ki vključuje zaščito pred vdori (angl. intrusion prevention) v uporabnikov računalniški sistem. 44 Slika 5.11: Pregledovanje poslanih podatkov v aplikaciji OPPrA Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) 5.3.6 Poročanje o zadolževanju občin (e-Dolg – občine) Ministrstvo za finance je januarja 2013 uvedlo elektronski način pošiljanja podatkov o stanju in spremembah zadolženosti občin s spletno aplikacijo e-Dolg – občine (Slika 5.12). Pred tem so občine podatke pošiljale na papirnih obrazcih po elektronski pošti. S spletno aplikacijo je ministrstvo poenostavilo postopke ter izboljšalo učinkovitost, ažurnost in uporabnost podatkov. Slika 5.12: Spletna aplikacija za poročanje o zadolževanju občin Vir: Jankulov, lastni prikaz (2014) Delo z aplikacijo je možno le ob uporabi kvalificiranega digitalnega potrdila, ki ga mora uporabnik registrirati pri Ministrstvu za finance. Aplikacija e-Dolg – občine ima tudi 45 posebnost, in sicer uporablja piškotka35, ki sta nujno potrebna za njeno normalno delovanje in uporabnikovo koriščenje informacijske storitve. Uporabljena piškotka sta (Ministrstvo za finance, 2014): ASP.NET_SessionId36 – za vodenje spletne seje in ASPXAUTH37 – za preverjanje istovetnosti uporabnika (avtentikacija). PRESOJA UČINKOVITOSTI E-RAČUNOVODSTVA 6 IKT odločilno vpliva na učinkovitost poslovanja in uspešnost organizacije. Vendar se je treba zavedati, da je IKT le orodje, ki ga moramo znati pravilno uporabiti. Tekavčič in Megušar (2008) pravita, da je merilo za uspešnost delati prave stvari na pravi način. Na podlagi analize e-poslovanja v računovodski službi občine so v nadaljevanju opredeljene njegove prednosti in pomanjkljivosti. 6.1 Prednosti in pomanjkljivosti e-računovodenja Za uspešno delovanje e-računovodstva sta potrebni ustrezna računalniška in programska oprema. Programi morajo biti preprosti za uporabo, hitri in zanesljivi. Še posebno ne smemo prezreti možnosti dograditve in hitre prilagoditve spremembam zakonodaje. Seveda pa menimo, da morajo organizacije zdaj, ko pomeni IKT enega največjih stroškov, ločiti med nujno potrebnimi in nepotrebnimi naložbami, saj IKT sam nikoli ne ustvarja nove vrednosti, temveč skupaj s človeškim kapitalom, torej z zaposlenimi in njihovim znanjem, ki ga že imajo ali si ga dodatno pridobijo z izobraževanjem. Prav tako človeški kapital ne more biti produktiven, če se ne uporablja skupaj s sodobno tehnologijo. 35 Piškotki so majhne datoteke, ki se ob obisku večine spletnih mest naložijo na računalnik uporabnika oziroma na druge naprave, s katerimi se dostopa do spleta. 36 ASP.NET_SessionId piškotek omogoča spletnim stranem, da si zapomnijo, kaj smo naredili od strani do strani (na primer, pri izpolnjevanju obrazca in prehodu na naslednji korak si morajo spletne strani zapomniti, kaj smo naredili v prejšnjem koraku). 37 ASPXAUTH piškotek se uporablja pri dostopu do spletne strani, ki zahtevajo uporabniško ime in geslo za preverjanje pristnosti. Ta piškotek ugotovi, da je uporabnik prijavljen. Ko se uporabnik odjavi, se piškotek odstrani. 46 Učinkovitost občinske uprave je odvisna od ustreznosti izobrazbe kadra, pri čemer posebni vidik izobrazbe predstavlja usposobljenost za elektronsko poslovanje, ki v sodobni informacijski družbi postaja neizbežno dejstvo (Pinterič, 2004). Občinska uprava opravlja naloge upravnega, strokovnega, pospeševalnega in razvojnega tipa. V njeni pristojnosti sta izvajanje odločitev župana in občinskega sveta ter priprava strokovnih podlag za njihove odločitve. Uspešnost občinske uprave je odvisna od vodilnih strokovnih delavcev, saj se politični funkcionarji menjavajo (Haček in drugi, 2013). 6.1.1 Prednosti e-računovodenja Občina ima s podjetjem Grad sklenjeno vzdrževalno pogodbo za računovodske programe. Grad spremlja spremembe na področju zakonodaje, sproti prilagaja programe in se hitro odziva na druge potrebe občine. Računalniško obravnavanje podatkov poteka z enkratnim vnosom podatkov, programi pa omogočajo njihov avtomatski prenos iz analitičnih knjigovodstev v glavno knjigo. Vse to pomeni hitrejše in učinkovitejše zbiranje, obdelovanje, shranjevanje ter pošiljanje podatkov in informacij za podporo odločitvam vodstvu občine. Poleg tega programi omogočajo ustrezno pripravo in prenos podatkov v spletne aplikacije, ki jih uporablja računovodstvo. Spletne aplikacije, ki smo jih opisali v prejšnjem poglavju, večinoma prihranijo ročno vnašanje podatkov in s tem omogočajo hitrejšo obdelavo. Natančneje smo opredelili prednosti tistih aplikacij, ki se uporabljajo najpogosteje. Spletna aplikacija UJPnet omogoča proračunskim uporabnikom hitro in varno izmenjavo podatkov, preprost nadzor, podporo in vzdrževanje sistema, zanesljivost in ažurnost podatkov, preprost in praktičen dostop do podatkov ter minimalno ročno upravljanje podatkov (Uprava RS za javna plačila, 2014). Za občino lahko omenimo naslednje prednosti uporabe spletne aplikacije UJPnet: prihranek časa zaradi preprostega in hitrega poslovanja, celovit pregled nad plačilnim prometom, saj so vsi podatki vedno dostopni, možnost takojšnje pridobitve potrdila o plačilu, razpoložljivost 24 ur na dan, vse dni v letu, zagotovljena visoka stopnja varnosti, prijazen uporabniški vmesnik (na voljo je tudi pomoč za vsako posamično stran), 47 možnost izvoza podatkov v Excelovo ali tekstovno datoteko pri prejemanju izpiskov, možnost priprave nalogov z valuto za več dni naprej, vlaganje reklamacij in izmenjava različnih obrazcev, dokumentov in obvestil (Uprava RS za javna plačila, 2014). Glavne prednosti poslovanja z Ajpesom (Ajpes, 10. junij 2014): na enem mestu zbrani podatki o poslovnih subjektih, izpolnjevanje in oddajanje obrazcev 24 ur na dan, 365 dni v letu, dostop do dokumentov neodvisno od lokacije, delno izpolnjeni obrazci s podatki o zavezancu, uvoz podatkov v formatu XML, pregledovanje arhiva oddanih obrazcev in dokumentov, informacije o novostih, hitrejša obdelava podatkov kot posledica hitrejšega zajema podatkov. eDavki so varna in papirnemu poslovanju enakovredna storitev na spletu. Davčnim zavezancem omogočajo pomembne prednosti pred papirnim poslovanjem z davčnimi obrazci: hitrejše in preprostejše izpolnjevanje davčnih obrazcev (z vgrajeno pomočjo in orodji za sprotno preverjanje), možnost vlaganja dokumentov 24 ur na dan, 7 dni v tednu, brez stroškov za poštnino in neodvisno od geografske lokacije, vpogled v davčno kartico, začasno shranjevanje nedokončanih obrazcev, pregledovanje arhiva oddanih obrazcev in dokumentov, prenos podatkov neposredno iz računovodskega sistema v eDavke, enostavno pooblaščanje med uporabniki in ostalimi davčnimi zavezanci (Durs, 28. junij 2014). Prednosti uporabe aplikacije APPrA-O pred klasičnim zbiranjem in obdelavo podatkov (Ministrstvo za finance, 2011): poenoten sistem priprave, kontrole in posredovanja finančnih podatkov občin ob upoštevanju veljavne zakonodaje, čas posredovanja in obdelave podatkov se je skrajšal, zmanjšale so se možnosti napak, saj je vnos podatkov enkraten, 48 boljši odzivni časi pri odpravljanju morebitnih vsebinskih napak, dvosmerna komunikacija med občino in MF, večja varnost pred vdorom in morebitnimi zlorabami podatkov. 6.1.2 Pomanjkljivosti e-računovodenja Na podlagi analize in lastnih izkušenj pri delu lahko izpostavimo naslednje pomanjkljivosti: popolna odvisnost od delovanja IKT, v primeru tehničnih težav elektronsko poslovanje ni mogoče, odvisnost od zunanjih vzdrževalcev programske in strojne opreme, od zaposlenih v računovodski službi se zahteva dobro poznavanje delovanja programskih računovodskih in spletnih aplikacij ter stalno prilagajanje novostim, neizkoriščene možnosti, ki jih ponujajo računovodski programi za prenose podatkov v spletne aplikacije in obratno, posledično je še vedno veliko ročnega vnašanja, neizkoriščene možnosti dokumentnega sistema EPP38, kar pomeni izgubo časa pri iskanju dokumentov ter stroške kopiranja, nepovezljivost sistema za registracijo delovnega časa z računovodskim sistemom, zato je treba vse podatke za obračun plače vnašati ročno. 6.2 Postopek obdelave prejetega računa Računi, prejeti z navadno pošto, se v sprejemni pisarni zavedejo v dokumentni sistem Elektronsko pisarniško – upravno poslovanje (v nadaljevanju EPP), kjer dobijo črtno kodo, natisnjeno na nalepko in prilepljeno na dokument. Črtna koda vsebuje zaporedno številko prispelega dokumenta, datum prevzema dokumenta39 in signirni znak uslužbenke v računovodstvu. Vso prejeto pošto najprej pregledata župan in direktor, ki prejete račune posreduje v računovodsko službo. Knjigovodja preveri skladnost računov z naročilnicami, dobavnicami in s pogodbami ter jih zavede v knjigo prejetih računov (program Meč). Vsi podatki z računa se ročno vnesejo v knjigo prejetih računov, določita se konto in stroškovno mesto iz proračuna. Račun dobi svojo interno številko, na kar se zaradi večje 38 Dokumentni sistem EPP ni povezana z računovodskim informacijskim sistemom. 39 Datum prevzema dokumenta je pomemben zaradi določitve plačilnega roka, ki je navadno 30. dan od prejema računa, in zaradi obračuna DDV. 49 preglednosti med množico dokumentov na barvni list format A4 izpiše odredba za plačilo in se pripne računu. Odredbe se žigosajo in posredujejo pristojnim uslužbencem v pregled in podpis. Nato jih podpišeta direktor in župan kot odredbodajalec ter vrneta v računovodsko službo. Knjigovodja označi račune kot likvidirane v knjigi prejetih računov (v Meču), s čimer so pripravljeni za plačilo in prenos v glavno knjigo. Na dan plačila računovodja preveri pravilnost knjiženja, v programu Meč oblikuje plačilne naloge, jih elektronsko posreduje UJP v aplikaciji UJPnet in naloge tudi podpiše. O pripravi plačilnih nalogov po telefonu obvesti direktorja oziroma drugega pooblaščenega podpisnika, ki se z digitalnim potrdilom registrira v UJPnet in dokončno podpiše naloge. Iz programa Meč se izpiše seznam plačilnih nalogov za določen dan, ki ga župan ročno podpiše. Tako se vsak mesec obdela okrog 150 prejetih računov oziroma zahtevkov za plačilo. Račune in odredbe za plačilo nabavljenih osnovnih sredstev se vključno s prilogami kopira40, saj jih potrebujejo za knjiženje v knjigo osnovnih sredstev (Žezlo). Po analizi razmer smo ugotovili, kaj bi bilo zaradi lažjega in učinkovitejšega izvajanja nalog smiselno postopoma odpraviti: postopek likvidacije prejetih računov je dolgotrajen (med podpisniki lahko kroži tudi do nekaj dni) in večinoma ročen – v papirni obliki, zaradi fizičnega prenašanja se dokument lahko izgubi ali založi, dobavitelja pa moramo prositi za prepis, nizka stopnja sledljivosti dokumentov in nepreglednost procesa, sodelujoči zaposleni v procesu ne dobijo povratnih informacij, da so opravila končana, preveč ročnega dela, kopiranja in iskanja dokumentov, preveč dodatnega vnašanja podatkov v računovodski sistem, veliko napak zaradi obilice ročnega vnašanja podatkov, nezadovoljstvo zaposlenih zaradi slabega poznavanja in posledično premalo izkoriščenega dokumentnega in računovodskega sistema. Dokler niso vsi podatki z računov v računovodskem sistemu, jih ne moremo obdelovati in pripravljati informacij, pomembnih za sprejemanje poslovnih odločitev. Za vsako 40 Gradbene situacije imajo tudi 50 in več strani prilog. 50 organizacijo pa je pomembno, da imajo zaposleni v pravem času na voljo kakovostne, zanesljive in preprosto dostopne informacije. 6.3 Hramba papirne dokumentacije Poslovne knjige in knjigovodske listine je treba hraniti tako, da se ne poškodujejo ali uničijo ter da so dostopne le pooblaščenim osebam. Pri arhiviranju ločimo (Žumer 2008, str. 34): tekočo zbirko dokumentarnega gradiva (priročni arhiv), ki je potrebno pri vsakodnevnem poslovanju organizacije in mora biti hitro pri roki, zato se najpogosteje hrani v pisarnah; stalno zbirko dokumentarnega gradiva (arhiv), ki je rešeno, zaključeno ali se ne uporablja več pri tekočem poslovanju, ga je pa skladno s predpisi treba hraniti daljše obdobje. Plačani in knjiženi računi se shranjujejo v registratorjih, in sicer za zadnji dve leti v računovodski službi, kolikor dopušča prostor, starejši se preselijo v arhiv občine, varen pred ognjem in drugimi oblikami uničenja. V letu dni se napolni 15 registratorjev samo s prejetimi računi in spremljajočo dokumentacijo. Račune je treba hraniti deset let od zadnjega poslovnega leta, na katero se nanašajo. 7 PREDLOGI ZA IZBOLJŠAVO Fakturiranje, likvidacija in plačevanje računov so najpogostejši poslovni procesi v vseh vrstah organizacij. Vsak prejeti račun prepotuje določeno pot od prejema, njegove odobritve do arhiva. Procesi obvladovanja dokumentov so zapleteni, nepregledni in dolgotrajni, zato nastajajo napake, zastoji in dokumentacija se tudi izgubi. Za prejete račune na papirju nikoli natančno ne vemo, kje so. Različni dokumenti se kopičijo na mizah, v predalih, registratorjih in se izgubljajo pod kupi drugih papirjev. Vse to povzroča nezadovoljstvo zaposlenih in resno moti poslovanje. 51 7.1 E-račun Od začetka oktobra 2011 je v Sloveniji vzpostavljen enoten sistem za izmenjavo e-računov v elektronskem bančništvu. Večina bank v Sloveniji je povezana s centralnim procesnim sistemom pri Bankartu41, ki zagotavlja dostavo e-računa od izdajatelja, ki ima svoj transakcijski račun pri eni banki, prejemniku, ki ima lahko transakcijski račun pri drugi banki. Izdajatelji (dobavitelji) računov večinoma pripravljajo račune v elektronski obliki in jih v taki obliki lahko pošljejo svojim kupcem oziroma prejemnikom računov. S tem pridobita oba, saj prejemniku ni potrebno ponovno ročno vnašati podatkov z računa v svoj računovodski sistem, izdajatelj pa si poceni pošiljanje in pomembno zmanjša možnost napak pri prejemniku (Grobelšek 2011, str. 75). 7.1.1 Proces elektronskega vodenja prejetih računov Proračunski uporabniki bodo morali 1. januarja 2015 začeti z izmenjavo e-računov prek enotne vstopne in izstopne točke pri UJP. Pravne in fizične osebe ter proračunski uporabniki bodo morali za dobavljeno blago in opravljene storitve pošiljati proračunskim uporabnikom eračune. Fizične in pravne osebe bodo lahko pošiljale e-račune proračunskim uporabnikom prek bank, vključenih v medbančno izmenjavo e-računov, ponudnikov procesne obdelave podatkov, s katerimi ima UJP sklenjene pogodbe o izmenjavi e-računov, ali spletnega portala UJP e-račun, namenjenega izdajateljem, ki prek svoje banke ali procesorja ne morejo posredovati e-računov proračunskim uporabnikom ali nimajo tehnične podpore za pripravo eračunov (Ministrstvo za finance, 2014a). Iz izkušenj vemo, da se je dobro na novosti začeti pripravljati že prej, zato smo se poskusno prijavili v sistem E-računi s spletno aplikacijo UJPnet in po elektronski poti prejeli prve račune od pošiljatelja Elektro Ljubljana (Slika 7.1). Do konca leta 2014 se bodo prejeti eračuni tiskali in ročno obdelovali. Od 1. januarja 2015 je predviden nakup posebnega Gradovega programa eSLOG za izmenjavo e-računov po vmesniku B2B42, ki bo omogočal 41 Leta 1997 se je večina slovenskih bank odločila ustanoviti družbo za procesiranje plačilnih instrumentov. Družba Bankart je bila ustanovljena zaradi zniževanja operativnih in razvojnih stroškov ter poenotenja na področju samopostrežnega in kartičnega poslovanja. Izmenjava e-računov med komitenti različnih bank poteka preko centralnega posrednika – procesorja, vlogo katerega opravlja Bankart (Bankart, 28. junij 2014). 42 B2B je kratica za poslovanje med podjetji (angl. Business to Business). 52 avtomatizirano izmenjavo e-računov med UJPnet in aplikacijami pri proračunskem uporabniku, predvsem pa skrajšal postopek pošiljanja in prejemanja e-računov. Slika 7.1: Prejem e-računov prek UJPnet Vir: Jankulov, lastna raziskava (2014) E-račun sestavljajo (Slika 7.2): ovojnica e-računa – dokument v XML-strukturi, namenjen usmerjanju e-računa, vsebuje podatke o pošiljatelju in prejemniku ter osnovne podatke o e-računu in prilogah, v sistemu e-račun je naslov prejemnika njegov transakcijski račun (IBAN43) in koda banke (BIC44), pri kateri ima transakcijski račun (Slika 7.3), e-SLOG45 – enotna standardizirana oblika e-računa v XML-strukturi, ki jo je definirala Gospodarska zbornica Slovenije in je obvezen podpis e-računa (Slika 7.4), 43 poljubne priloge (na primer vizualizacija e-računa v PDF-obliki). IBAN je mednarodna številka bančnega računa v ISO standardu, ki omogoča enolično identifikacijo, na podlagi katere lahko ponudnik plačilnih storitev izvede domača in čezmejna plačila. 44 45 BIC koda je mednarodna oznaka za banko. Gospodarska zbornica Slovenije je definirala standard e-SLOG (Elektronsko poslovanje slovenskega gospodarstva), ki naj bi olajšal izmenjavo e-računov med subjekti v Sloveniji, tako za pravne kot fizične osebe in posrednike, kot so sistemi za elektronsko bančništvo. Uporaba e-SLOGA odpravlja težave pri uvozu računov različnih izdajateljev v informacijske sisteme prejemnikov oziroma pri nadaljnji avtomatski obdelavi računov (Gospodarska zbornica Slovenije, 2012). 53 Slika 7.2: Vsebina prejetega e-računa prek UJPnet Vir: Jankulov, lastna raziskava (2014) Uvedba e-računa bo vplivala tudi na odredbodajalce in druge potrjevalce prejetih računov. Poleg uvoza prejetega e-računa iz aplikacije UJP e-račun v informacijski sistem občine bo treba zagotoviti tudi interno potrjevanje računa. Podjetje Grad ima zato pripravljen program eMeč. Postopek bo potekal tako, da bo do podatkov e-računa v sklopu svojih pooblastil (na primer z geslom) lahko dostopal vsak zaposleni. Vsakdo bo lahko e-računu dodajal le njemu dovoljene podatke, ne bo pa mogel posegati v že obstoječe podatke. Slika 7.3: Ovojnica e-računa v XML strukturi Vir: Jankulov, lastna raziskava (2014) 54 Slika 7.4: Standardizirana oblika e-računa – e-SLOG Vir: Jankulov, lastna raziskava (2014) Po zadnji potrditvi oziroma podpisu odredbodajalca (župana) bo e-račun pripravljen za plačilo. Računovodja bo sprožil ustrezen ukaz v računalniškem programu, ki bo oblikoval plačilne naloge za UJPnet. Občina bo morala prilagoditi tudi postopek evidentiranja za prejete in izdane e-račune, saj prejete račune sedaj evidentira v sprejemni pisarni še pred računovodenjem. Pomembno je, da računovodski sistem podatke z e-računa prevzame na izvoru in jih prenese na vse potrebne točke v sistemu, kjer se opravijo preveritve z naročilom ali s pogodbo, potrditev nastalega odhodka in odobritev plačila oziroma potrditev dobav blaga in opravljenih storitev pri izdanem e-računu. Računovodska obravnava prejetega ali izdanega e-računa je zaključena, ko je plačan in knjižen v poslovne knjige. Če na kratko povzamemo opisani postopek, poteka prejemanje e-računa takole: dobavitelj pripravi e-račun v formatu e-SLOG, ga uvozi v svojo e-banko in ga s tem digitalno podpiše ter prek e-banke pošlje kupcu, kupec podatke izvozi iz e-banke v svoj informacijski sistem, v katerem odgovorne osebe odobrijo plačilo računa, izdelajo plačilni nalog in ga izvozijo nazaj v e-banko. 7.1.2 Prednosti e-računa Prednost izdajanja in prejemanja e-računov pred klasičnim načinom je predvsem v večji preglednosti in nadzoru nad računi, saj je celoten postopek dela avtomatiziran. Izognemo se zamudnemu in nezanesljivemu pretipkavanju podatkov, prejemnik plačila pa prejme tudi 55 prave povratne informacije o plačilu (denimo o sklicu46). Z avtomatsko obdelavo podatkov se odpravi fizično prenašanje računov, skrajšajo postopki njihove obdelave, poenostavi se shranjevanje, znižajo se stroški pisarniškega materiala in poštni stroški. E-računi so okolju prijazni. Pozitivni učinki uvedbe e-računa (Mentis, 28. junij 2014): e-račun se vključno s prilogami ter celotno zgodovino potrjevanja hrani v elektronskem arhivu, na osnovi predhodno določenih parametrov (stroškovna mesta, konti) se e-računi avtomatsko razdelijo odgovornim osebam in napake pri izbiri odgovornih za potrditev niso več mogoče, zagotovljena je sledljivost, saj je v vsakem trenutku razvidno, kje so prejeti računi in koliko časa, učinkovita organizacija dela, saj je elektronski dokument istočasno dostopen vsem, ki ga potrebujejo, povečani produktivnost in kakovost dela, skrajšan čas iskanja dokumentov, logična povezava dokumentov (račun – spremna dokumentacija), direkten dostop pooblaščenih oseb do arhiva računov, prihranek pri delovnih urah ključnih zaposlenih, vpletenih v potrjevanje računov, saj elektronski proces razbremeni in olajša njihovo delo, s čimer se lahko bolj osredotočijo na pomembnejša dela. Za celotno organizacijo je pomembno, da se izboljšajo pogoji za odločanje, saj imajo zaposleni vsak hip na voljo vpogled v ažurirane podatke. Slabe volje zaradi komunikacije med udeleženci in neskladnosti vsebine in prilog k računu z uvedbo e-računa ne bo več. 7.2 E-arhiv Zadnji korak v procesu prejemanja in izdajanja e-računov je njihovo arhiviranje, ki mora biti skladno z zakonodajo. Prejete in izdane račune je treba hraniti do določenega zakonskega roka za potrebe kontrole in revidiranja. Elektronska hramba mora omogočiti verodostojnost in varnost, hkrati pa zagotavljati hitro in učinkovito iskanje želenih dokumentov. 46 Izdajatelj računa ob prilivu prejme pravilne povratne podatke o plačilu, zato lahko preprosto uskladi plačilo z izdanim računom. 56 7.2.1 Urejanje e-arhiva ZVDAGA (2006) zahteva, da organi javne uprave lahko izbirajo le tiste ponudnike, ki imajo akreditirane opremo in storitve. Javne organizacije in njihovi zunanji izvajalci morajo sprejeti notranja pravila za zajemanje podatkov ter za upravljanje in hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva. Registracija in akreditacija ponudnikov opreme in storitev sta urejeni z Uredbo o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG, 2006) in Enotnimi tehnološkimi zahtevami (ETZ), ki jih predpisuje Arhiv RS (2011). UVDAG (2006) podrobneje določa obveznosti in način dela pristojne arhivske ustanove, hkrati pa tudi obveznosti ustvarjalcev javnega in zasebnega arhivskega gradiva. Namen ETZ je omogočiti praktično izvajanje teoretičnih določb ZVDAGA in UVDAG, saj podrobneje opredeljujejo poslovne, organizacijske in tehnološke pogoje ter vsebujejo določbe o notranji organizaciji ponudnika, ki izvaja zajemanje in hrambo, s poudarkom na organizacijskih delih, procesih in vlogah zaposlenih. Vsebujejo določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za hrambo (osnovne tehnične in postopkovne lastnosti ter ravni varnosti in zanesljivosti). Določajo zahteve za zagotavljanje varnih prostorov in kontrole, ki se nanašajo na varnost dokumentov (dostop, kontrolne sledi, rezervne kopije, sledenje gibanju dokumentov, verodostojnost) (Arhiv RS, 2011). Podatki o e-računih se bodo sicer hranili v informacijskem sistemu občine, vendar jih je treba hraniti dolgoročno, torej več kot pet let, in zagotavljati njihovo avtentičnost, nespremenljivost in dostopnost. Težave lahko povzroči tehnološki napredek, zaradi česar bi lastna hramba, kot jo predvideva ZVDAGA (2006), za občino pomenila velik organizacijski, postopkovni in naložbeni zalogaj. Zato se bo verjetno odločila za možnost, ki jo bo UJP ponudila proračunskim uporabnikom. Ta bo zagotovila storitev zajema in hrambe računov ter spremljajočih dokumentov v elektronski obliki, in sicer bo izvedla postopek oddaje skupnega javnega naročila ter izbrala ponudnika z akreditirano storitvijo pri Arhivu RS. Cena storitve bo tako ugodnejša, kot bi bila v primeru individualne izvedbe posameznega javnega naročila proračunskega uporabnika. Sistem e-hrambe bo vzpostavljen tako, da bo omogočen prenos eračunov na sistem izbranega ponudnika, pozneje pa tudi prenos na drugega ponudnika. 57 7.2.2 Prednosti e-arhiva Po zakonodaji je treba večino poslovne dokumentacije hraniti od pet do deset let, zato morajo organizacije zagotoviti ustrezen arhivski prostor in namenjati del sredstev za njegovo vzdrževanje. Prej ali slej se srečajo tudi s prostorsko stisko. Glede na opisana postopka klasične in elektronske hrambe računov in preostalih dokumentov lahko z gotovostjo pričakujemo znižanje stroškov poslovanja z uporabo e-arhiva. Kupovanje nove strojne in programske opreme ni potrebno, saj orodja in okolja zagotavlja ponudnik storitve. Največje prednosti e-arhiva so naslednje (Markov, 2011a): zelo zmanjša fizični arhivski prostor, zmanjša potrebe po arhivski opremi (na primer arhivskih omarah in registratorjih), zniža stroške varovanja dostopa do dokumentov, zniža stroške tiskanja in fotokopiranja dokumentov, zelo zmanjša porabo papirja, zniža stroške nabave in vzdrževanja tiskalnikov in fotokopirnih aparatov, izboljša sistem poslovanja, poveča izkoristek informacijske infrastrukture, izboljša nadzor nad izvajanjem procesov – sledljivost (revizijska sled dokumentov je jasna), poveča varnost pred uničenjem dokumentov oziroma odtujitvijo. Ena od prednosti e-arhiva je tudi preprosta prilagodljivost potrebam uporabnika. Sistemi elektronske hrambe dokumentov slonijo na okoljih, namenjenih hrambi izredno velike količine dokumentov, in so zelo skalabilni47. Poleg tega avtomatizirani brezpapirni postopki pomenijo večjo varnost, hitrejše poslovanje, manjšo možnost napak ter večjo prijaznost do uporabnika (Zorko, 2009). 7.3 Analiza stroškov in koristi Primerjava stroškov in koristi je najpomembnejša pri odločanju za ali proti uvedbi e-računa in e-arhiva. Na eni strani je treba ugotoviti trenutne stroške procesa in tiste, ki jih bo povzročil 47 Skalabilnost (angl. scalability) je lastnost sistema, omrežja, da omogoča dodajanje informacijskih sredstev glede na spreminjanje zahtev (Bermež, 2010). 58 novi, elektronski. Na drugi strani pa preučiti koristi od uvedbe, da lahko izračunamo povrnitev naložbe in prihranek na letni ravni. Markov (2009) opozarja, da stroškov elektronskega procesa ni mogoče enostransko določiti, saj gre za vrsto mehkih in neotipljivih dejavnikov, ki povzročajo razhajanja v končnih zneskih. Poglejmo primere dobrih praks ter ugotovitve nekaterih domačih in tujih strokovnjakov, ki so že pred leti opozarjali na prenizko stopnjo izkoriščenosti IKT, s čimer bi se lahko okrepila mednarodna konkurenčnost gospodarskih družb. Caf (2007) pravi, da to še zlasti velja za družbe, v katerih je država lastniško prisotna. Prepozna informatizacija ključnih poslovnih procesov ali uvajanje zastarelih rešitev kaže na specifiko slovenskega gospodarstva. Pomanjkanje znanja je velikokrat vzrok za napačne odločitve in zgrešene drage nakupe IKT, ki ostaja neizkoriščena. Upravičenosti vlaganja v IKT ne smemo gledati le s stališča finančne vrednosti, upoštevati moramo učinkovitost zaposlenih, celotnega procesa in pridobitev na kakovosti organizacije. Čeprav poskušajo organizacije omejiti stroške na najnižjo mogočo raven, navadno prezrejo nenadzorovane stroške, ki jih proizvajajo neoptimizirani poslovni procesi. Ustvarjanje dokumentov na papirju poleg papirja zahteva še tiskalnik in potrošni material, registrator in dodatni prostor za hrambo poslovnih listin. Če k temu dodamo še dokumente, ki končajo v košu za smeti, hitro ugotovimo, da je ustrezen elektronski dokument nekajkrat cenejši (Markov, 2009). Z uvedbo ustreznih informacijskih rešitev lahko na področju hrambe dokumentov znižamo materialne stroške poslovanja. Izdane račune in ostale dokumente, ki že v temelju nastajajo v informacijskem sistemu organizacije v elektronski obliki, je smotrno le pretvoriti v format za dolgoročno hrambo in jih nato hraniti v elektronski obliki v za to ustreznih in zakonsko skladnih sistemih e-hrambe. Prihranek je lahko velik, saj se s tem izognemo stroškom tiskanja, digitalizacije in hrambe papirnih dokumentov (Pauletič, 2009). Ministrstvo za znanost, tehnologijo in inovacije na Danskem je izračunalo, da so prihranki v času lahko od 10 do 17 minut na transakcijo, povprečne prihranke pa ocenjuje na 7 EUR za račun. Danska zakonodaja zahteva, da celotni javni sektor od 1. februarja 2005 prejema račune v e-obliki, saj smatra javni sektor kot vodilno silo, da se zagotovi »kritična masa« uporabnikov izdajanja in prejemanja e-računov. E-oblika računa omogoča elektronsko 59 izvajanje tudi preostalih procesov, povezanih s tem dokumentom, na primer e-nabav in erazpisov (Sørensen, 2005). Tudi vodilni evropski strokovnjak za področje e-računov in elektronsko poslovanje Bruno Koch iz mednarodnega švicarskega podjetja Billentis meni, da e-račun omogoča optimizacijo postopkov in neposredno zniževanje stroškov za od 50 do 80 odstotkov. S tem povezane naložbe pa se povrnejo v le šestih mesecih (Billentis, 2012). Nacionalna konferenca za eRačun 201448 je med drugim postregla s podatki o stroškovnih učinkih izhodnih (Slika 7.5) in vhodnih računov. Podjetje SETCCE je predstavilo ugotovitve evropske raziskave iz leta 2010, in sicer je prihranek pri procesu izdanega e-računa 57 odstotkov (oziroma 6,40 EUR) za račun v primerjavi s papirnim računom, pri procesu prejetega e-računa pa več kot 60 odstotkov (SETCCE, 2014). Slika 7.5: Stroškovni učinki izhodnih računov Vir: SETCCE (2014) E-račun je torej preverjena rešitev, ki zagotavlja precejšen prihranek pri stroških poslovanja in povečuje storilnost računovodske službe. Z vgrajenimi postopki pregledovanja in potrjevanja računov odpadejo pisna in telefonska posredovanja. Hitro kroženje računov odpravlja zamude v procesu obdelave, vgrajen elektronski delovni tok pa odpravlja fizično prenašanje računov med odgovornimi za stroške in računovodstvom. 48 Na podlagi pobude Evropske komisije sta GZS in UJP maja 2012 ustanovila Slovenski nacionalni forum za eRačun, katerega cilj je promocija eRačuna v gospodarstvu in javnem sektorju. 60 8 ZAKLJUČEK Kljub dejstvu, da nobena sodobna država ne more uspešno funkcionirati brez javnega sektorja, se še posebno v gospodarski krizi pojavljajo težnje po njegovem zmanjševanju. Namesto z obsegom javnega sektorja se je bolj smiselno ukvarjati s tem, kako tudi z uporabo IKT doseči njegovo optimalno delovanje. Skrbeti bi nas moralo, da je v javnem sektorju še vedno veliko ročnega izpolnjevanja obrazcev ter večkratnega prepisovanja istih podatkov, ki jih uslužbenci nato vnašajo v računalnik. Tudi v manjših občinskih upravah, kakršna je občinska uprava Občine Dolenjske Toplice, se zavedajo, da so edina stalnica spremembe, elektronsko poslovanje pa bo sčasoma postalo edini način poslovanja. Le s pravočasnim prilagajanjem na tehnološke spremembe bo občina lahko učinkovito opravljala naloge, zaradi katerih je bila ustanovljena. Računovodstvo je osrednji del informacijskega sistema občine, saj je njegova temeljna naloga oblikovanje informacij za podporo poslovnemu odločanju. Pri vodenju računovodskih evidenc in sestavi poročil pa mora računovodska služba upoštevati zakonodajo in številne predpise. Kako je pri tem učinkovita, smo ugotavljali z analizo elektronskega poslovanja, kar je bil namen magistrske naloge. Doseženi so bili tudi cilji raziskave, saj smo na primerih dobrih praks predstavili prednosti e-računa in e-arhiva pred klasičnim načinom poslovanja. V teoretičnem delu magistrske naloge smo skladno s predvidenimi metodami raziskovanja najprej opisali elemente javnega sektorja ter neposredne in posredne proračunske uporabnike. Predstavili smo model novega upravljanja javnega sektorja, ki izpostavlja prenovo delovnih procesov za večjo učinkovitost, in ugotovili, da se Slovenija s strategijo razvoja e-uprave le počasi prilagaja krizi zadnjih let in z zamudo sledi strateškim dokumentom na ravni EU. Ob prebrani literaturi različnih avtorjev ugotavljamo, da IKT sama ne ustvarja nove vrednosti, ampak je pomembna njena zavestna uporaba skladno s poslovnimi cilji organizacije. Obravnavali smo tudi zakonodajo na področju računovodenja in predstavili e-računovodstvo. V praktičnem delu magistrske naloge smo najprej predstavili občino Dolenjske Toplice, njeno organiziranost in naloge, ki jih izvaja. Imeli smo možnost vpogleda v elektronsko poslovanje občine, zato smo na podlagi pridobljenih podatkov in informacij podrobneje opisali razmere na področju e-računovodstva. V nadaljevanju smo presojali njegovo učinkovitost in ugotovili, 61 da je postopek likvidacije prejetih računov dolgotrajen, zaradi fizičnega prenašanja se dokument lahko izgubi, pri ročnem vnašanju podatkov pa je večja možnost napak. To vpliva na zadovoljstvo zaposlenih in pravočasno pripravo informacij, pomembnih za sprejemanje poslovnih odločitev. V uvodu smo predpostavili tri hipoteze. Menimo, da smo z metodo analize elektronskega poslovanja v računovodski službi občine in z lastnimi izkušnjami pri delu zbrali dovolj dokazov za potrditev hipoteze 1, da uporaba IKT v računovodski službi omogoča pripravo informacij v obliki, ki je vodstvu občine v pomoč pri odločitvah. Občina deluje po zakonih o javnih financah in o izvrševanju proračuna Republike Slovenije ter po pravilniku o računovodstvu občine. Poraba finančnih sredstev je vezana na sprejeti proračun, ki se med letom spreminja z rebalansom. Računovodski programi za vodenje poslovnih knjig omogočajo izvoze podatkov v različne formate za pripravo poročil. Od dobrega poznavanja programov in učinkovitosti sprotnega vnašanja podatkov sta seveda odvisni ažurnost in točnost informacij. Delno lahko potrdimo hipotezo 2, po kateri elektronsko računovodstvo pripomore k hitri odzivnosti na dogodke in s tem k uspešnejšemu delu celotne občinske uprave. Manjše občine morajo tako kot velike opravljati vrsto različnih nalog, le da z manj zaposlenimi, kar jim brez informacijske podpore ne bi uspelo. Zaradi nenehnega spreminjanja zakonodaje so potrebna hitra prilagajanja aplikacij in njihovih uporabnikov. Pri presoji učinkovitosti e-računovodstva smo ugotovili, da je hitra odzivnost odvisna od brezhibnega delovanja IKT ter od zunanjih vzdrževalcev programske in strojne opreme, da so premalo izkoriščene možnosti dokumentnega sistema, zaradi česar je še vedno veliko ročnega vnašanja podatkov, fizičnega prenašanja in izgube časa pri iskanju dokumentov ter stroškov kopiranja. Zato so nas prepričale ugotovitve nekaterih domačih in tujih dobrih praks, na podlagi katerih potrjujemo hipotezo 3, da bi uvedba e-računa in e-arhiva občini na daljše časovno obdobje omogočila gospodarnejše ravnanje s sredstvi in uresničevanje postavljenih ciljev s kar najnižjimi stroški. Ugotovitve smo podkrepili s poskusno prijavo v sistem UJP E-računi, ki bo z vmesnikom B2B omogočal avtomatizirano izmenjavo e-računov, kar bo omogočilo hitrejše kroženje računov, večjo preglednost in boljšo kontrolo računovodskih podatkov. Po dosedanjih raziskavah in navedbah strokovnjakov so prihranki glede na klasični proces obdelave računov približno 60-odstotni. Hiter dostop do prejetih računov in preprosta 62 komunikacija med udeleženci omogočata, da odgovorne osebe račune čim prej pregledajo in izvedejo aktivnosti skladno s pooblastili. Hkrati z e-računom je smiselno uvesti e-arhiv, saj tako še bolj izkoristimo možnosti brezpapirnega poslovanja in bistveno poenostavimo vse delovne procese v organizaciji. Z novimi pristopi je torej mogoče racionalizirati stroške dela in materiala ter pripomoči k boljšim poslovnim rezultatom. Ker bo od 1. januarja 2015 izdajanje in prejemanje e-računov v javnem sektorju obvezno, dileme, e-račun da ali ne, pravzaprav ni več. Vprašamo se lahko le, zakaj se kljub očitnim koristim doslej tega nismo lotili bolj množično. 63 64 9 1. LITERATURA IN VIRI ACFE - Association of Certified Fraud Examiners (2008) 2008 Report to the Nation on Occupational Fraud & Abuse. Dostopno prek: http://www.acfe.com/ uploadedFiles/ACFE_Website/Content/documents/2008-rttn.pdf (2. 2. 2013). 2. AJPES. Dostopno prek: http://www.ajpes.si/ (10. 6. 2014). 3. ARHIV REPUBLIKE SLOVENIJE (2011) Enotne tehnološke zahteve. Dostopno prek: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/zakonodaja/ETZ_2_ 0_-_1_del_razlicica_2.0.pdf (10. 7. 2014). 4. ASTEC. Dostopno prek: http://www.astec.si/informacijska-varnost/varnostni-pregledit-infrastrukture (20. 5. 2014). 5. BANKART. Zgodovina. Dostopno prek: http://www.bankart.si/si/o_druzbi/ zgodovina/ (28. 6. 2014). 6. BERGANT, ŽIVKO (2010) Organiziranje računovodstva v povezavi s finančno funkcijo. Ljubljana: ABECEDA Svetovanje. 7. BERMEŽ, ROK (2010) Kaj je oblak? Pika, 13 (5), str. 21–23. 8. BILLENTIS (2012) Market report: E-Invoicing as opportunity in a challenging market environment. Dostopno prek: http://www.billentis.com/PR_EN.pdf (2. 2. 2013). 9. BOHINC, RADO in TIČAR, BOJAN (2007) Upravno pravo ‒ splošni del. Ljubljana: Fakulteta za varnostne vede. 10. BREZOVŠEK, MARJAN in HAČEK, MIRO (2004) Upravna kultura. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 11. BREZOVŠEK, MARJAN, HAČEK, MIRO in ZVER, MILAN (2008) Organizacija oblasti v Sloveniji. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 12. CAF, DUŠAN (2007) Krivci so neznanje, klientelizem in korupcija. Moj mikro, 23 (7-8). Dostopno prek: http://www.mojmikro.si/mreza/na_sledi/krivci_so_neznanje_ klientelizem_in_korupcija (2. 7. 2014). 13. CAF, DUŠAN (2007a) Slovenski IKT razvoj - v primežu politike in lobijev. Moj mikro, 23 (5). Dostopno prek: http://www.mojmikro.si/mreza/na_sledi/slovenski_iktrazvoj-v_primezu_politike_in_lobijev (18. 3. 2014). 14. CARR, NICHOLAS G. (2003) Does IT Matter? Harvard: Harvard Business Scholl Publishing Corporation. 65 66 15. CEROVŠEK, MITJA (2012) Vzvodi informatike za rast in razvoj organizacije. Organizacija, 45 (1), str. A 27–A 35. 16. CENTER VLADE RS ZA INFORMATIKO (2001) E-poslovanje v javni upravi RS za obdobje od leta 2001 do leta 2004. Dostopno prek: https://e-uprava.gov.si/eud/euprava/SEP-dv.pdf (14. 5. 2014). 17. CENTER VLADE RS ZA INFORMATIKO (2003) Varnostni vidiki aplikacij z uporabo digitalnih potrdil SIGEN-CA in SIGOV-CA. Dostopno prek: http://www.sica.si/dokumenti/priporocila-PKI-aplikacije-v1.0.pdf (14. 5. 2014). 18. DAMIJ, NADJA (2010) Revizija informacijskih sistemov. Ljubljana: Vega. 19. DRŽAVNI PORTAL E-UPRAVA. Dostopno prek: https://e-uprava.gov.si/e-uprava/ portal.euprava (18. 3. 2014). 20. DUCHĚNE, VINCENT in HASSAN, EMMANUEL (2005) Key Figures 2005 on Science, Technology and Innovation Towards a European Knowledge Area. European Commission Research directorate-General. Dostopno prek: http://www.google.si/ url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&sqi=2&ved=0CDQQFjAB &url=http%3A%2F%2Fwww.eurosfaire.prd.fr%2F7pc%2Fdoc%2F1123850001_ kf2005_report.doc&ei=xLfkUITvJsf4QSsvIAw&usg=AFQjCNGzBpw4WG6 GF0XkWhKs7aikFiUCw&sig2=1v7vu0fcIafkmuDQZGHm6g&bvm=bv. 1355534169,d.Yms (12. 12. 2012). 21. DURS. Dostopno prek: http://www.durs.gov.si/ (28. 6. 2014). 22. EPSTEIN, MARC J. in REJC, ADRIANA (2005) Evaluating Performance in Information Technology: Management Accounting Guideline. Mississauga: The Society of Management Accountants of Canada. 23. EVROPSKA KOMISIJA (2005) European Information Society for growth and employment ‒ i2010. Dostopno prek: http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/news/ european-information-society-growth-and-employment-%E2%80%93-i2010 (5. 4. 2014). 24. EVROPSKA KOMISIJA (2009) EU ministers: accessible, interactive and customised online public services in Europe by 2015. Dostopno prek: http://europa.eu/rapid/pressrelease_IP-09-1738_en.htm?locale=en (5. 4. 2014). 67 68 25. EVROPSKA KOMISIJA (2010) Sporočilo komisije Evropskemu parlamentu, Svetu, Evropskemu ekonomsko-socialnemu odboru in Odboru regij: Evropska digitalna agenda. Dostopno prek: http://www.arhiv.gov.si/fileadmin/arhiv.gov.si/pageuploads/ zakonodaja/Predpisi/digital_agenda_2020_-_SLO.pdf (5. 4. 2014). 26. FERFILA, BOGOMIL in KOVAČ, POLONCA (2000) Javne politike in javna ekonomika. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 27. FERFILA, BOGOMIL, KOVAČ, POLONCA, ŽURGA, GORDANA, KLINAR, IGOR in PLAZNIK, ANETA (2002) Ekonomski vidiki javne uprave. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 28. FERFILA, BOGOMIL (ur.) (2007) Ekonomski vidiki javnega sektorja = Economic Aspects of the Public Sector. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 29. GAMBERGER, PETRA, FAJFAR, PETER in KOŽMAN, MITJA (2005) Model merjenja uspešnosti v javni upravi. Organizacija, 38 (10), str. 583–589. 30. GOSPODARSKA ZBORNICA SLOVENIJE (2012). Projekt e-SLOG. Dostopno prek: http://www.gzs.si/slo//58741 (2. 6. 2014). 31. GRAD. Dostopno prek: http://www.grad.si/si/pregled-programov (5. 5. 2014). 32. GROBELŠEK, MATEJ MATIJA (2011) Uporabite e-banko tudi za e-račune. V: IKS, Revija za računovodstvo in finance. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije, 38 (11), str. 75–77. 33. HAČEK, MIRO in BAČLIJA, IRENA (2007) Sodobni uslužbenski sistemi. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 34. HAČEK, MIRO, KUKOVIČ, SIMONA in GRABNAR, ANJA (2013) Odnosi med organi oblasti v slovenski lokalni samoupravi. Družboslovne razprave, 29 (72), str. 45–63. 35. HOOD, CHRISTOPHER (1995) Contemporary Public Management: A New Global Paradigm. Public Policy and Administration, 10 (2), str. 104–117. 36. HOVELJA, TOMAŽ (2005): Izkoriščenost naložb v informacijsko komunikacijske tehnologije v podjetjih v Sloveniji. V: STARE, METKA in BUČAR, MAJA (ur.): Učinki informacijsko komunikacijskih tehnologij. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede, str. 115–134. 37. HUGHES, OWEN E. (2003) Public Management and Administration: An Introduction. Palgrave Macmillan. 69 70 38. JAKLIČ, ANDREJA, BUČAR, MAJA, STARE, METKA in BAVEC, CENE (2005) Izkušnje in problemi podjetij pri uvajanju informacijsko komunikacijskih tehnologij. V: STARE, METKA in BUČAR, MAJA (ur.): Učinki informacijsko komunikacijskih tehnologij. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede, str. 135–151. 39. KAVČIČ, BOGDAN in SMODEJ, VERA (2003) Javni sektor. Novo mesto: Visoka šola za upravljanje in poslovanje. 40. KOVAČIČ, ANDREJ (2008) Zaposleni naj zadovoljujejo potrebe stranke, ne šefov. MQ Revija Združenja manager, julij 2008, str. 22–23. 41. KOŽELJ, STANKO (1999) Možnosti uvajanja elektronskega poslovanja v računovodstvu. V: O računovodstvu, reviziji, davščinah in financah. Maribor: Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev, str. 53–67. 42. KUNAC, JADRANKA (2011) New models of communication with bank customers. Informatologia, 44 (4), str. 341–346. 43. LAWES, AIDAN (2005) IT Outsourcing - Kako uspeti z najemom znanja? Glasilo INFO SRC.SI, november–december 2005 (43). 44. LUTAR SKERBINJEK, ANDREJA (2003) Uporaba določil Zakona o elektronskem poslovanju v računovodstvu. V: O računovodstvu, reviziji, davščinah in financah. Maribor: Društvo računovodij, finančnikov in revizorjev, str. 50–60. 45. MARKOV, MIŠO (2009) Teža argumentov ali teža dokumentov? Finance, 26. februar 2009, str. 34. 46. MARKOV, MIŠO (2011) Sistem za elektronsko upravljanje dokumentov - primeri dobre prakse. V: IKS, Revija za računovodstvo in finance. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije, 38 (5), str. 77–89. 47. MARKOV, MIŠO (2011a) Učinkoviti delovni procesi. V: IKS, Revija za računovodstvo in finance. Ljubljana: Zveza računovodij, finančnikov in revizorjev Slovenije, 38 (12), str. 65–72. 48. MENTIS. Dostopno prek: http://www.mentis.si/Re%C5%A1itve/Elektronskalikvi dacijara%C4%8Dunov.aspx (28. 6. 2014). 49. MINISTRSTVO ZA FINANCE (2008) Pravilnik o računovodstvu. Dostopno prek: http://www.mf.gov.si/fileadmin/mf.gov.si/pageuploads/ Javno_ra%C4%8Dunovodstvo/Predpisi/Neuradna_pre%C4%8Di%C5%A1% C4%8Dena_besedila/pravilnik_racunovodstvo.pdf (5. 5. 2014). 71 72 50. MINISTRSTVO ZA FINANCE (2011) APPrA-O Aplikacija za pripravo proračuna in analize: Priročnik za uporabo. Dostopno prek: http://www.mf.gov.si/fileadmin/ mf.gov.si/pageuploads/Lokalne_skupnosti/Priprava_prora%C4%8Dunov_ in_zaklju%C4%8Dnih_ra%C4%8Dunov/Aplikacija_APPrAO/Uporabniski_ prirocnik_r1_3B.pdf (15. 6. 2014). 51. MINISTRSTVO ZA FINANCE (2013) Primerna poraba občin, dohodnina in finančna izravnava za leto 2014. Dostopno prek: http://www.mf.gov.si/fileadmin/ mf.gov.si/pageuploads/Lokalne_skupnosti/Izra%C4%8Duni/Izra%C4%8Duni_ primerne_porabe_ob%C4%8Din/2014/Izracun_PPi-Doh-FI-2014-P_Obcine_.pdf (15. 5. 2014). 52. MINISTRSTVO ZA FINANCE (2014) Aplikacija e-Dolg – občine. Dostopno prek: http://www.mf.gov.si/si/delovna_podrocja/lokalne_skupnosti/aplikacija_e_dolg_ obcine/ (15. 6. 2014). 53. MINISTRSTVO ZA FINANCE (2014a). Dostopno prek: http://www.mf.gov.si/ si/medijsko_sredisce/novica/article/3/1859/aac88ab7f37e665c0b2124e65934a24c/ (1. 6. 2014). 54. MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO (2009) Strategija razvoja elektronskega poslovanja ter izmenjave podatkov iz uradnih evidenc - SREP. Dostopno prek: http://e-uprava.gov.si/eud/e-uprava/Strategija_razvoja_elektronskega_poslovanja_ te _ izmenjave_podatkov_iz_uradnih_evidenc_ SREP.pdf (12. 12. 2012). 55. MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO (2010) Akcijski načrt e-poslovanja javne uprave RS 2010-2015. Dostopno prek: http://www.arhiv.mju.gov.si/fileadmin/ mju.gov.si/pageuploads/SOJP/PDF/AN-SREP-_080410.pdf (12. 12. 2012). 56. MINISTRSTVO ZA NOTRANJE ZADEVE (2013) Skupni ocenjevalni okvir za organizacije v javnem sektorju: kako s samoocenjevanjem izboljšati organizacijo: CAF 2013. Dostopno prek: http://www.mnz.gov.si/fileadmin/mnz.gov.si/ pageuploads/JAVNA_UPRAVA/Kakovost/CAF_2013.pdf (19. 3. 2014). 57. MINISTRSTVO ZA PRAVOSODJE IN JAVNO UPRAVO (2012) Strategija učinkovite državne informatike: Ukrepi za zniževanje stroškov na področju informacijske tehnologije. Dostopno prek: http://www.mpju.gov.si/fileadmin/ mpju.gov.si/pageuploads/mju.gov.si/doc/Strategija__2_.doc (15. 3. 2014). 58. MURPHY, TONY (2002) Achieving Business Value from Technology: A Practical Guide for Today's Executive. Hoboken: John Wiley & Sons. 73 74 59. OECD (2000) A New Economy? The changing role of innovation and information technology in growth. OECD, Paris. 60. OMREŽJE HKOM. Dostopno prek: http://www.gov.si/cvi/slo/stk/projekti/HKOM_ opis.htm (5. 5. 2014). 61. PAULETIČ, IGOR (2009) Čas je za optimizacijo poslovanja. Finance, 26. februar 2009, str. 32–33. 62. PEARLSON, KERI E. in SAUNDERS, CAROL S. (2009) Managing and using information systems: A strategic approach. Hoboken: John Wiley & Sons. 63. PEČAR, ZDRAVKO (2004) Management v javnem sektorju. Ljubljana: Fakulteta za upravo. 64. PETAUER BOŠTJAN (2002) Obdavčitev elektronskega trgovanja. Kapital: revija za naložbo denarja, 12 (301/302), str. 46–48. 65. PINTERIČ, UROŠ (ur.) (2004) Administrativna usposobljenost slovenskih občinskih uprav. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 66. PINTERIČ, UROŠ, BENDA, NINA in BELAK, BEN (2008) Modernizacija slovenskih občinskih uprav: izbrane teme. Novo mesto: Univerzitetno raziskovalno središče. 67. POLLITT, CHRISTOPHER in BOUCKAERT, GEERT (2011) Public Management Reform: A comparative Analysis. Oxford University Press. 68. Pravilnik o določitvi neposrednih in posrednih uporabnikov državnega in občinskih proračunov. Uradni list Republike Slovenije 46/2003. Dostopno prek: http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r05/predpis_PRAV4805.html (12. 10. 2013). 69. Pravilnik o računovodstvu Občine Dolenjske Toplice (2011). 70. REJC BUHOVAC, ADRIANA (2005) Celovita metodologija za merjenje uspešnosti naložb v informacijsko tehnologijo. Uporabna informatika, 13 (4), str. 223–229. 71. REMENYI, DAN, MONEY, ARTHUR in SHERWOOD SMITH, MICHAEL (2000) The Effective Measurement and Management of IT Costs and Benefits. Oxford: Butterworth Heinemann. 72. RUSHINEK, AVI in RUSHINEK, SARA F. (1995) Accounting software evaluation: hardware, audit trails, backup, error recovery and security. Managerial Auditing Journal, 10 (9), str. 29–37. 73. SETCCE (2014) Izdaja e-računov. Dostopno prek: http://slovenskieracun.gzs.si/slo/ dogodki/arhiv_dogodkov (2. 7. 2014). 75 76 74. SKUPNOST OBČIN SLOVENIJE (2014) Seznam občin Slovenije. Dostopno prek: http://www.skupnostobcin.si/?id=414 (24. 9. 2014). 75. SØRENSEN, HELLE DAM (2005) E-invoicing in Denmark. Bled eConference, June 6th-8th 2005. 76. STARE, METKA, JAKLIČ, ANDREJ in KOTNIK, PATRICIA (2005): Vpliv vlaganj v informacijsko komunikacijske tehnologije na učinkovitost podjetij v Sloveniji. V: STARE, METKA in BUČAR, MAJA (ur.): Učinki informacijsko komunikacijskih tehnologij. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede, str. 99–114. 77. STATISTIČNI URAD REPUBLIKE SLOVENIJE (2011) Občine v številkah. Dostopno prek: http://www.stat.si/obcinevstevilkah/Vsebina.aspx?leto=2013&id=33 (18. 3. 2014). 78. Statut Občine Dolenjske Toplice (2007). Uradni list Republike Slovenije 93/2007. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/content?id=82648 (14. 5. 2014). 79. TEKAVČIČ, METKA in MEGUŠAR, ALOJZ (2008) Merila uspešnosti poslovanja v sodobnem gospodarstvu. Teorija in praksa, 45 (5), str. 459–479. 80. TOKENGUARD. Dostopno prek: http://www.tokenguard.com/RSA-SecurIDSID700.asp (15. 6. 2014). 81. TOPLIŠEK, JANEZ (1998) Elektronsko poslovanje. Ljubljana: Atlantis. 82. TURBAN, EFRAIM in KING, DAVID (2003) Introduction to e-commerce. New Jersey: Prentice Hall. 83. UPRAVA RS ZA JAVNA PLAČILA (2012) E-računi. Dostopno prek: http:// www.ujp.gov.si/dokumenti/ dokument.asp?id=258 (1. 2. 2013). 84. UPRAVA RS ZA JAVNA PLAČILA (2014) Spletna aplikacija UJPnet. Dostopno prek: http://www.ujp.gov.si/dokumenti/dokument.asp?id=87 (10. 6. 2014). 85. Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG). Uradni list Republike Slovenije 86/2006. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/ content?id=74975 (2. 7. 2014). 86. Ustava Republike Slovenije (URS). Uradni list Republike Slovenije 33/1991. Dostopno prek: http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r01/predpis_USTA1.html (18. 3. 2014). 87. VLAJ, STANE (1998) Lokalna samouprava: občine in pokrajine. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 88. VLAJ, STANE (2013) Prav majhne občine okrepile državni centralizem. MMC RTV SLO, 11. 6. 2013. Dostopno prek: http://www.rtvslo.si/slovenija/stane-vlaj-pravmajhne-obcine-okrepile-drzavni-centralizem/310772 (18. 3. 2014). 77 78 89. Zakon o davčnem postopku (ZDavP-2). Uradni list Republike Slovenije 117/2006. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2006117&stevilka=5018 (14. 5. 2014). 90. Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). Uradni list Republike Slovenije 117/2006. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/objava.jsp?urlid=2006117& stevilka=5012 (18. 4. 2014). 91. Zakon o državni upravi (ZDU-1). Uradni list Republike Slovenije 52/2002. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/content?id=36904&part=u&highlight=zakon+o+dr% 25C5%25BEavni+upravi#!/Zakon-o-drzavni-upravi-(ZDU-1) (1. 2. 2013). 92. Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (ZEPEP-UPB1). Uradni list Republike Slovenije 98/2004. Dostopno prek: http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/ predpis_ZAKO1973.html (1. 2. 2013). 93. Zakon o javnih financah (ZJF-UPB4). Uradni list Republike Slovenije 11/2011. Dostopno prek: http://zakonodaja.gov.si/rpsi/r03/predpis_ZAKO6163.html (12. 10. 2013). 94. Zakon o lokalni samoupravi (ZLS-UPB2). Uradni list Republike Slovenije 94/2007. Dostopno prek: http:// zakonodaja.gov.si/rpsi/r07/predpis_ZAKO307.html (1. 2. 2013). 95. Zakon o opravljanju plačilnih storitev za proračunske uporabnike (ZOPSPU).Uradni list Republike Slovenije 59/2010. Dostopno prek: http://www.uradni-list.si/1/ content?id=99153 (14. 5. 2014). 96. Zakon o računovodstvu (ZR). Uradni list Republike Slovenije 23/1999. Dostopno prek: http:// zakonodaja.gov.si/rpsi/r07/predpis_ZAKO1597.html (1. 2. 2013). 97. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Uradni list Republike Slovenije 30/2006. Dostopno prek: http://zakonodaja.gov.si/ rpsi/r04/predpis_ ZAKO4284.html (1. 2. 2013). 98. ZORKO, IGOR (2009) Prihranki bodo še bolj opazni. Finance, 26. februar 2009, str. 35. 99. ZPIZ (2012) Navodila za uporabo spletne aplikacije M-4. Dostopno prek: http://www.zpiz.si/wps/wcm/connect/7f0f7b804b122042b320b3c203497 e3d/m4uporabniskaNavodila+%281%29.pdf?MOD=AJPERES (15. 6. 2014). 100. ŽUMER, VLADIMIR (2008) Poslovanje z zapisi: upravljanje in hramba dokumentarnega gradiva, klasifikacijski načrti za razvrščanje gradiva z roki hrambe in elektronska hramba gradiva v digitalni obliki. Ljubljana: Planet GV. 79 80 101. ŽURGA, GORDANA (2001) Kakovost državne uprave: pristopi in rešitve. Ljubljana: Fakulteta za družbene vede. 81
© Copyright 2024