Tema: it-strategi
è www.steria.no/guide
è
Slik får du en effektiv it-strategi
Det beste med å ha en god strategi for dine informasjonssystemer, er den positive effekten
på resten av virksomheten, mener seniorrådgiver Trond Johnsen i Steria. Til tross for
nytteverdien blir utvikling av it-strategier ofte et pliktløp og man tar ikke vare på
mulighet til å få bekreftet at it brukes riktig og til å utvikle et veikart for fremtiden.
è STERIAS 6-PUNKTS LISTE
I mange virksomheter får arbeidet med itstrategien føringer fra periodiske strategiprosesser. Med tanke på at dette er noe
mange arbeider mye med, er det overraskende hvor mange it-strategidokumenter
som samler støv i kontorskuffer rundt
omkring. Særlig tatt i betraktning at bruken
av it stadig gir flere og flere muligheter.
Her kan du lese Sterias 6 kjennetegn på en
effektiv it-strategi.
1. Strategisk fokus
2. Fremtidsrettet
3. Realistisk og gjennomførbar
4. Levende, justerbar og tilpasningsdyktig
5. Forankret i ledelse og organisasjon
6. Tydelig og forståelig for alle
Strategisk fokus
Pussig nok syndes det ofte mot dette
punktet. Mange it-strategidokumenter er
ikke strategier, men operative handlings-
planer. It-ledere kan være veldig operative
i sin tankegang og derfor ikke vant med å
tenke strategisk. Andre ser bare på hva
som har vært gjort før og kopierer det
uten å reflektere over hva en it-strategi
skal brukes til.
Hva skal så være med i en it-strategi? La
oss ta et eksempel: Jeg blir ofte spurt om
det å satse på Open Source løsninger er en
strategi? For en it-avdeling er det en operativ løsning. Kanskje valgt som en konsekvens av et strategisk mål om å være leverandøruavhengig på it-siden. Et slikt
strategisk mål kan igjen være avledet av
en overordnet strategisk målsetning om
virksomhetmessig fleksibilitet.
Kort sagt skal en it-strategi fange opp og
konkretisere virksomhetens strategiske
planer gjennom føringer, behov, krav og
mål for it-funksjonen. Dette skal beskrives
i it-strategidokumentet sammen med
– I Steria definerer vi it-strategi
som retningen, organiseringen
og omfanget til it i en virksomhet over tid.
planer for å nå målet.
Fremtidsrettet
I Steria definerer vi it-strategi som retningen, organiseringen og omfanget til it i
en virksomhet over tid. En virksomhetsstrategi vil ha et langt tidsperspektiv,
vanligvis fra 5 til 10 år. En it-strategi vil ha
et kortere tidsperspektiv, normalt 1 til 3 år.
En it-strategi skal være relatert til både
virksomhetens situasjon og utviklingen i
it-bransjen. Noen virksomheter har havnet
i situasjoner hvor avhengighet av utdatert
programvare har gjort det vanskelig å
gjennomføre større organisatoriske eller
forretningsmessige endringer. Det er utvilsomt en strategisk blunder. Under arbeidet
med it-strategien må ledelsen derfor sørge
for å vurdere forventede endringer i itbransjen, også utover it-strategiens tidshorisont. Dette må sees i sammenheng med
virksomhetens strategier for håndtering av
endringer i rammebetingelser. Så gjøres
det en konsekvensanalyse for å fange opp
eventuelle problemområder.
Når man ser en slik utfordring i et langsiktig perspektiv finnes det alltid løsningsalternativer, men de behøver ikke nødvendigvis være it-relaterte. Hva som er riktig for
din virksomhet er avhengig av virksomhetsstrategien og forventede rammebetingelser.
Alternativene avdekkes i arbeidet med itstrategien. Noen eksempler er: Sikre tilgang på intern eller ekstern kompetanse,
gjøre applikasjoner plattformuavhengige,
fase ut produkter og tjenester som bruker
stormaskinapplikasjoner, flytte problemet
til eksterne leverandører gjennom
outsourcing, osv.
– En suksessfull strategi bygger
alltid på en organisasjons styrke.
Det er viktig at arbeidet med itstrategien identifiserer disse.
Spiller alle deler av virksomheten på lag? En forutsetning for en levende, justerbar og tilpasningsdyktig it-strategi er nelig åpenhet og god kommunikasjon
mellom it-avdelingen og resten av virksomheten.
disse rollene fordi de i stor grad vil påvirke
vår evne til å gjennomføre en it-strategi.
– Innholdet i it-strategien skal være
Levende, justerbar og tilpasningsdyktig
forståelig for alle deler av virksomheten, både ledelse og ansatte.
En virksomhet må ha mekanismer for kunne
måle effekten av en strategi ned på it-nivå.
Hvis de forventede resultater ikke oppnås,
må it-strategien endres. Slike endringer vil
som oftest påvirke andre enheter. En forutsetning for en levende, justerbar og tilpasningsdyktig it-strategi er derfor åpenhet og
god kommunikasjon mellom it-avdelingen
og resten av virksomheten.
Innholdet i it-strategien skal være forståelig for andre deler av virksomheten, både
ledelse og ansatte. Unngå derfor å bruke
stammespråket til it-folk. Det gjelder både
utforming av it-strategidokumentet og i
presentasjoner.
Internett har visket ut grensene mellom it
og andre funksjoner. Derfor er definisjoner
av ansvarsområder en viktig del av itstrategien: Hva er it-avdelingens ansvar,
hva skal ligge andre steder og hvordan
skal samspillet være? Nødvendigheten av
dette ble tydelig på slutten av 1990-tallet
da alle skulle etablere seg på internett.
Det er allikevel like aktuelt i dag gjennom
fremveksten av sosiale media.
Husk hvem du henvender deg til. Når strategien skal kommuniseres til virksomhetsledelsen må du bruke deres terminologi,
ord og vendinger. Det gir legitimitet til
sammenhengen mellom virksomhetsstrategien og it-strategien. Likeledes knytter du
it tettere til andre funksjoner i din virksomhet når du uttrykker it-strategien på
språket til saksbehandlere, markedsførere,
selgere eller HR-personell.
Realistisk og gjennomførbar
Mange trodde president Kennedy satte et
uoppnåelig mål når han tidlig på 60-tallet
deklarerte at USA skulle sette en mann på
månen innen utgangen av tiåret.
Derimot så var strategien som ble valgt
realistisk og gjennomførbar: Vi bruker og
utvikler teknologi vi kjenner (flertrinnsraketter), vi bruker ressurser som allerede har
tilsvarende kompetanse (jagerflygere), osv.
En suksessfull strategi bygger alltid på en
organisasjons styrke. Det er derfor viktig
at it-strategiarbeidet identifiserer disse.
SWOT-analysen er et godt hjelpemiddel,
men det er essensielt at perspektivet er
overordnet og at vurderingene reflekterer
virksomhetsstrategien, rammebetingelser
og rollen it har i virksomheten.
For eksempel så har it både en formell og
uformell rolle i en organisasjon. Det er
nødvendig at vi identifiserer og forstår
© 2010 Steria AS. Versjon: 2010-07-05
Tydelig og forståelig for alle
Forankring i ledelse og organisasjon
Det er vanskelig å dytte en kjetting. En itstrategi må derfor engasjere og motivere
ledelse og ansatte, både innenfor og utenfor it-funksjonen.
Mennesker vil til syvende og sist bestemme
om en strategi blir vellykket. Derfor må innholdet i it-strategien vurderes opp mot
uskrevene regler og gjøremåter som er nedfelt i organisasjonskulturen. En endringsmodenhetsanalyse er et nyttig verktøy som
kan brukes i denne sammenhengen.
For å få en god forståelse av den uformelle
posisjonen it har i organisasjonen må analysen omfatte hele ”it-økologien” i virksomheten. Virksomheter som outsourcer itfunksjoner må forholde seg til leverandørenes ledere og ansatte, deres holdninger,
væremåter og organisasjonskulturer.
Kontakt
La oss ta et eksempel: Gartner påpekte i
2006 at det ikke er nok nyrekruttering av
kompetanse på stormaskin til å erstatte de
som går av med pensjon. Dette vil få
konsekvenser for alle virksomheter som har
stormaskinsapplikasjoner. En it-strategi må
derfor inneholde mål for håndtering av
slike utfordringer.
Andreas Haavaldsen
seniorrådgiver
E-post: [email protected] / Tlf: 905 92 639
Steria AS
Biskop Gunnerus’ gate 14A
Postboks 2, N-0051 OSLO
è Gå inn på www.steria.no/guide og
få tilgang til et helt bibliotek med gratis
3-minutters guider.