Slik får du en effektiv it-strategi
Tema: it-strategi è www.steria.no/guide è Slik får du en effektiv it-strategi Det beste med å ha en god strategi for dine informasjonssystemer, er den positive effekten på resten av virksomheten, mener seniorrådgiver Trond Johnsen i Steria. Til tross for nytteverdien blir utvikling av it-strategier ofte et pliktløp og man tar ikke vare på mulighet til å få bekreftet at it brukes riktig og til å utvikle et veikart for fremtiden. è STERIAS 6-PUNKTS LISTE I mange virksomheter får arbeidet med itstrategien føringer fra periodiske strategiprosesser. Med tanke på at dette er noe mange arbeider mye med, er det overraskende hvor mange it-strategidokumenter som samler støv i kontorskuffer rundt omkring. Særlig tatt i betraktning at bruken av it stadig gir flere og flere muligheter. Her kan du lese Sterias 6 kjennetegn på en effektiv it-strategi. 1. Strategisk fokus 2. Fremtidsrettet 3. Realistisk og gjennomførbar 4. Levende, justerbar og tilpasningsdyktig 5. Forankret i ledelse og organisasjon 6. Tydelig og forståelig for alle Strategisk fokus Pussig nok syndes det ofte mot dette punktet. Mange it-strategidokumenter er ikke strategier, men operative handlings- planer. It-ledere kan være veldig operative i sin tankegang og derfor ikke vant med å tenke strategisk. Andre ser bare på hva som har vært gjort før og kopierer det uten å reflektere over hva en it-strategi skal brukes til. Hva skal så være med i en it-strategi? La oss ta et eksempel: Jeg blir ofte spurt om det å satse på Open Source løsninger er en strategi? For en it-avdeling er det en operativ løsning. Kanskje valgt som en konsekvens av et strategisk mål om å være leverandøruavhengig på it-siden. Et slikt strategisk mål kan igjen være avledet av en overordnet strategisk målsetning om virksomhetmessig fleksibilitet. Kort sagt skal en it-strategi fange opp og konkretisere virksomhetens strategiske planer gjennom føringer, behov, krav og mål for it-funksjonen. Dette skal beskrives i it-strategidokumentet sammen med – I Steria definerer vi it-strategi som retningen, organiseringen og omfanget til it i en virksomhet over tid. planer for å nå målet. Fremtidsrettet I Steria definerer vi it-strategi som retningen, organiseringen og omfanget til it i en virksomhet over tid. En virksomhetsstrategi vil ha et langt tidsperspektiv, vanligvis fra 5 til 10 år. En it-strategi vil ha et kortere tidsperspektiv, normalt 1 til 3 år. En it-strategi skal være relatert til både virksomhetens situasjon og utviklingen i it-bransjen. Noen virksomheter har havnet i situasjoner hvor avhengighet av utdatert programvare har gjort det vanskelig å gjennomføre større organisatoriske eller forretningsmessige endringer. Det er utvilsomt en strategisk blunder. Under arbeidet med it-strategien må ledelsen derfor sørge for å vurdere forventede endringer i itbransjen, også utover it-strategiens tidshorisont. Dette må sees i sammenheng med virksomhetens strategier for håndtering av endringer i rammebetingelser. Så gjøres det en konsekvensanalyse for å fange opp eventuelle problemområder. Når man ser en slik utfordring i et langsiktig perspektiv finnes det alltid løsningsalternativer, men de behøver ikke nødvendigvis være it-relaterte. Hva som er riktig for din virksomhet er avhengig av virksomhetsstrategien og forventede rammebetingelser. Alternativene avdekkes i arbeidet med itstrategien. Noen eksempler er: Sikre tilgang på intern eller ekstern kompetanse, gjøre applikasjoner plattformuavhengige, fase ut produkter og tjenester som bruker stormaskinapplikasjoner, flytte problemet til eksterne leverandører gjennom outsourcing, osv. – En suksessfull strategi bygger alltid på en organisasjons styrke. Det er viktig at arbeidet med itstrategien identifiserer disse. Spiller alle deler av virksomheten på lag? En forutsetning for en levende, justerbar og tilpasningsdyktig it-strategi er nelig åpenhet og god kommunikasjon mellom it-avdelingen og resten av virksomheten. disse rollene fordi de i stor grad vil påvirke vår evne til å gjennomføre en it-strategi. – Innholdet i it-strategien skal være Levende, justerbar og tilpasningsdyktig forståelig for alle deler av virksomheten, både ledelse og ansatte. En virksomhet må ha mekanismer for kunne måle effekten av en strategi ned på it-nivå. Hvis de forventede resultater ikke oppnås, må it-strategien endres. Slike endringer vil som oftest påvirke andre enheter. En forutsetning for en levende, justerbar og tilpasningsdyktig it-strategi er derfor åpenhet og god kommunikasjon mellom it-avdelingen og resten av virksomheten. Innholdet i it-strategien skal være forståelig for andre deler av virksomheten, både ledelse og ansatte. Unngå derfor å bruke stammespråket til it-folk. Det gjelder både utforming av it-strategidokumentet og i presentasjoner. Internett har visket ut grensene mellom it og andre funksjoner. Derfor er definisjoner av ansvarsområder en viktig del av itstrategien: Hva er it-avdelingens ansvar, hva skal ligge andre steder og hvordan skal samspillet være? Nødvendigheten av dette ble tydelig på slutten av 1990-tallet da alle skulle etablere seg på internett. Det er allikevel like aktuelt i dag gjennom fremveksten av sosiale media. Husk hvem du henvender deg til. Når strategien skal kommuniseres til virksomhetsledelsen må du bruke deres terminologi, ord og vendinger. Det gir legitimitet til sammenhengen mellom virksomhetsstrategien og it-strategien. Likeledes knytter du it tettere til andre funksjoner i din virksomhet når du uttrykker it-strategien på språket til saksbehandlere, markedsførere, selgere eller HR-personell. Realistisk og gjennomførbar Mange trodde president Kennedy satte et uoppnåelig mål når han tidlig på 60-tallet deklarerte at USA skulle sette en mann på månen innen utgangen av tiåret. Derimot så var strategien som ble valgt realistisk og gjennomførbar: Vi bruker og utvikler teknologi vi kjenner (flertrinnsraketter), vi bruker ressurser som allerede har tilsvarende kompetanse (jagerflygere), osv. En suksessfull strategi bygger alltid på en organisasjons styrke. Det er derfor viktig at it-strategiarbeidet identifiserer disse. SWOT-analysen er et godt hjelpemiddel, men det er essensielt at perspektivet er overordnet og at vurderingene reflekterer virksomhetsstrategien, rammebetingelser og rollen it har i virksomheten. For eksempel så har it både en formell og uformell rolle i en organisasjon. Det er nødvendig at vi identifiserer og forstår © 2010 Steria AS. Versjon: 2010-07-05 Tydelig og forståelig for alle Forankring i ledelse og organisasjon Det er vanskelig å dytte en kjetting. En itstrategi må derfor engasjere og motivere ledelse og ansatte, både innenfor og utenfor it-funksjonen. Mennesker vil til syvende og sist bestemme om en strategi blir vellykket. Derfor må innholdet i it-strategien vurderes opp mot uskrevene regler og gjøremåter som er nedfelt i organisasjonskulturen. En endringsmodenhetsanalyse er et nyttig verktøy som kan brukes i denne sammenhengen. For å få en god forståelse av den uformelle posisjonen it har i organisasjonen må analysen omfatte hele ”it-økologien” i virksomheten. Virksomheter som outsourcer itfunksjoner må forholde seg til leverandørenes ledere og ansatte, deres holdninger, væremåter og organisasjonskulturer. Kontakt La oss ta et eksempel: Gartner påpekte i 2006 at det ikke er nok nyrekruttering av kompetanse på stormaskin til å erstatte de som går av med pensjon. Dette vil få konsekvenser for alle virksomheter som har stormaskinsapplikasjoner. En it-strategi må derfor inneholde mål for håndtering av slike utfordringer. Andreas Haavaldsen seniorrådgiver E-post: [email protected] / Tlf: 905 92 639 Steria AS Biskop Gunnerus’ gate 14A Postboks 2, N-0051 OSLO è Gå inn på www.steria.no/guide og få tilgang til et helt bibliotek med gratis 3-minutters guider.
© Copyright 2024