Siv GF er en foreldredrevet turnforening i Oslo. De aller fleste av

Spenstig bevegelse - for liten og stor
Handlingsplan
for
Siv gymnastikkforening
2014 – 2017
1
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Handlingsplanen
Handlingsplan for Siv gymnastikkforening ble godkjent på årsmøte i 2014. Arbeidet med
planen startet i 2013 og hele klubben har vært invitert til å bidra. Dette har vært viktig for å
forankre visjonen, verdigrunnlaget og virksomhetsideen.
Virksomhetsrakett
VISJON
Spenstig bevegelse for liten og stor
Hovedmål
Delmål
Innsatsområder
Virkemidler
Handlingsplan
Verdier
•Glede
•Mestring
•Inkluderende
Siv gymnastikkforening skal tilby barn
og unge turnaktivitet. Barn og unge skal
oppleve å bli sett og de skal oppleve
mestring og motorisk utvikling.
Siv gymnastikkforening skal ta vare på
tillitsvalgte og trenere slik at de opplever
personlig utvikling og får motivasjon til å
gjøre en god jobb for klubben.
Siv gymnastikkforening baserer sin aktivitet på felles vedtatte aktivitetsverdier for norsk
idrett: Idrettsglede, fellesskap, helse og ærlighet.
Siv gymnastikkforening drives etter idrettens organisasjonsverdier: Frivillighet, demokrati,
lojalitet og likeverd.
Ut fra fellesverdiene i norsk idrett, har vi tydeliggjort hva som skal prege alle i vår klubb.
2
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Verdiene
Verdiene skal hjelpe oss til å bli tydelige, få fram det som skiller oss fra andre og klargjøre vår
identitet. De skal ikke bare beskrive hvordan vi er, men også hvordan vi vil bli. Verdiene skal
være retningsgivende for:
- Å skape et godt klubbmiljø hvor vi tar godt vare på hverandre.
- Å skape gode holdninger som fører til et godt treningsklima.
- Å være en klubb som er kjent for godt samarbeid og god oppførsel.
Glede
Hos oss er det viktig å etablere gode holdninger (som likeverd og respekt) som
gjør at alle har glede av å være en del av Siv gymnastikkforening. Det er viktig
med idrettsglede. Utøvere og trenere skal oppleve vekst og personlig utvikling
gjennom aktiviteten. De tillitsvalgte skal føle at det er betydningsfullt å være
med å bidra.
Mestring
Hos oss betyr dette at trenerne skal ha tilstrekkelig kompetanse og kunnskap.
Dette skal føre til mestringsfølelse hos utøverne. Vi skal ha et attraktivt tilbud
hvor vi har fokus på at dette for mange er et første møte med idretten.
Opplevelsen skal føre til at de enten fortsetter hos oss eller med annen type
idrettsaktivitet.
Inkluderende Hos oss innebærer dette å inkludere alle. Vi ser, hører og tar vare på
hverandre.
Visjon
Spenstig bevegelse – for liten og stor
En visjon er i utgangspunktet en drøm, og skaper bilde av en ønsket framtid for klubben. En
visjon må kunne omsettes til handling. Men det krever god kommunikasjon. En god måte er
å beskrive visjonen på flere måter slik at den lettere blir forstått av alle.
Hos Siv gymnastikkforening betyr visjonen at:
– Siv gymnastikkforening er de minste barnas første møte med idretten. De skal
oppleve at klubben har fokus på den gode opplevelsen.
– Siv gymnastikkforening skal være foreningen som hele tiden strekker seg
langt for å ha motiverte og engasjerte trenere og tillitsvalgte.
– Det skal være trivelig for alle å komme til Siv gymnastikkforening.
Dette er et bilde av den framtiden vi ønsker for klubben. Visjonen forteller hvorfor folk er
med og gjør en innsats for akkurat vår klubb. Den sier hva vi skal strekke oss etter og skape
sammen. For at visjonen skal kunne omsettes til handling kreves det god kommunikasjon.
3
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Virksomhetside
Siv gymnastikkforening skal tilby barn og unge turnaktivitet. De skal bli sett, oppleve
mestring og motorisk utvikling. Siv gymnastikkforening skal ta vare på tillitsvalgte og trenere
slik at de opplever personlig utvikling og får motivasjon til å gjøre en god jobb for klubben.
Siv gymnastikkforening har fokus på breddeaktivitet.
Det er denne ideen Siv gymnastikkforening hovedsakelig skal arbeide med.
Virksomhetsideen definerer hva som er det unike med klubben vår og aktivitetene. Den
forteller hva vi tilbyr og hva som gjør at folk foretrekker oss i stedet for andre klubber.
Visjonen, verdiene og virksomhetsideen er rettledende for alle medlemmer, tillitsvalgte og
trenere. Dette er utgangspunktet for det vi skal skape sammen, hvordan vi skal fremstå, hva
vi skal drive på med og hvilke oppgaver vi skal ha fokus på.
Hovedmål
Siv gymnastikkforening skal være en attraktiv klubb for barn og unge som
ønsker å lære grunnleggende bevegelses- og mestringserfaring.
Dette skal måles i at antall medlemmer per år opprettholdes på nivå med
årets (2013) idrettsregistrering.
Hovedmålet definerer mer presist hva det er Siv gymnastikkforening skal arbeide for.
Hovedmålet er det vi ønsker at klubben skal oppnå og være i forhold til omgivelsene. Det er
et overordnet mål som strekker seg inn i fremtiden. Hovedmålet blir konkretisert under
delmål, samt innenfor hvilke innsatsområder man ønsker å oppnå målene. Det tar tid å
oppnå hovedmålet, og det kan revideres etter behov.
4
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Arbeidsområder
Organisasjonshjulet er en beskrivelse av de områder klubben jobber på. Disse er:
 Organisasjon
 Trenere
 Ledelse
 Aktivitet
 Arrangementer
 Anlegg
Siv gymnastikkforening har gjort en vurdering av hva vi ønsker å oppnå og statusen for de
ulike områder i organisasjonshjulet. Handlingsplanen beskriver hvilke mål vi har satt oss og
hvordan vi må jobbe for å oppnå dette.
5
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Delmål og tiltak
Handlingsplanen danner grunnlaget for det Siv gymnastikkforening skal jobbe med i årene
fremover. Her er det definert delmål med tiltak for hvert område, hvordan disse skal
gjennomføres, hvem som er ansvarlig og når det skal være gjort.
Organisasjon
Delmål:
Være en klubb som skaper tilhørighet og har god kommunikasjon med våre medlemmer
Tiltak
Hvordan skal vi oppnå dette
Utarbeide klubbhåndbok
(basert på NIF sin
veileder)
-
Hvem er
ansvarlig
Beskrive gode rutiner og retningslinjer Infoansvarlig
etter behov
Når
Januar
2016
-
Lage funksjonsbeskrivelser med
oversikt over oppgaver som skal løses
og ressursbehov
Leder
Des.
2014
-
Årshjul/ styreplan med oversikt over
arbeidsoppgaver gjennom året som
søknadsfrister for ulike org.ledd,
interne tidsfrister ift. sesong osv.
Infoansvarlig/
leder
Des.
2014
Infoansvarlig
Januar
2015
- Klubbprofil
Lage en enkel beskrivelse for farger og
logobruk.
-
InfoKommunikasjonsstrategi med fokus
på at informasjonsflyten skal oppleves ansvarlig
som god og hensiktsmessig for våre
medlemmer og foreldre/foresatte
Definere aktuelle informasjonskanaler og
hvordan de skal brukes
- Hjemmesider
- SMS
- Epost
Definere målgrupper og type informasjon til
den enkelte målgruppen som:
- Medlemmer
- Foreldre/foresatte
- Trenere
Utarbeide en enkel brosjyre/infoskriv til
medlemmer og foreldre/foresatte
Oktober
6
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Ledelse
Delmål:
Tilgjengelig ledelse som involverer og engasjerer hele klubben
Tiltak
Hvordan skal vi oppnå dette
De tillitsvalgte skal få
tilbud om aktuelle kurs og
kompetansehevende
tiltak
Engasjere
trenerkoordinator som
har ansvar for engasjerte
og motiverte trenere
Profilere de tillitsvalgte og
trenere
Rekruttere flere foreldre
til ulike oppgaver og/eller
tillitsverv
Hvem er
ansvarlig
Trenerkoordinator
Når
Arrangere kurs for klubbens
tillitsvalgte/medlemmer ved behov
Leder
Oktober
Definere trenerkoordinator sine oppgaver
Nestleder
Juni
Evaluere trenerkoordinator sine oppgaver
Nestleder
Mai
Bestille vester til trenere (styret)
Nestleder
August
Involvere og engasjere foreldre gjennom
god informasjon, og ved å være til stede
på trening og andre aktuelle arenaer
Infoansvarlig
Sept.
Vurdere strukturen på
medlemskontingenten
Økonomiansvarlig
Des.
Lage en oversikt over aktuelle kurs og
kompetansehevende tiltak som tilbys av
idrettskrets og turnkrets
Oktober
Arrangement
Delmål:
Utvikle våre arrangementer til en sosial møteplass
Tiltak
Hvordan skal vi oppnå dette
Sommeravslutning/juleavslut
ning (kan dette være en
arena for å komme i kontakt
med foreldre? Kan dere
tenke annerledes når det
gjelder gjennomføring for å
lage det til en sosial
møteplass?
Lage en beskrivelse («dreiebok»)
av de ulike arrangementene vi skal
ha
Servere kaffe de to første ukene
for å bli kjent med foreldrene
Hvem er
ansvarlig
Nestleder
Når
Høst
2015
Anleggs- og September
handlingspl.
ansvarlig
7
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Trenere
Delmål:
Være en attraktiv klubb for engasjerte og kompetente trenere
Tiltak
Alle trenere skal ha
nødvendig kompetanse
for trening av barn i
alderen 4- 13 år
Alle trenere skal ha
undertegnet kontrakt
Etablere faste
møteplasser for trenerne
Alle nye trenere skal føle
seg trygge i rollen og ha
kunnskap om hva de skal
gjøre
Hvordan skal vi oppnå dette Hvem er ansvarlig
Spesifisere trenerbehov på de Trenerkoordinator
ulike partiene
Når
Juli/ august
Definere kompetansekrav til
trenere på de ulike alderstrinn
på tvers av gruppene
Trenerkoordinator
Februar
2015
Benytte gym og turnforbundet
sin trenerutdanning
Trenerkoordinator
September
Definere ansvar og krav til
trenerne
Styreleder
Januar
2015
Utarbeide forslag til standard
kontrakt som skal godkjennes i
styret
Styreleder
Desember
2014
Utarbeide en agenda for
møtene
Trenerkoordinator
Februar
2015
Gjennomføre oppstartmøte
med alle trenere før
sesongstart
Trenerkoordinator
August
Gjennomføre minst to
oppfølgingsmøter med
trenerne
Trenerkoordinator
Vår/ høst
Opplæring av nye trenere
Trenerkoordinator
September
Etablerte trenere får ansvar for Trenerkoordinator
å følge opp nye trenere
September
8
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Aktivitetstilbud- og anleggsutvikling
Delmål:
Tilby barn og unge grunnleggende turnferdigheter, å sørge for å opprettholde forutsigbar
anleggsdekning
Tiltak
Hvordan skal vi oppnå dette
Hvem er
ansvarlig
Når
Kartlegge behov for god
anleggsdekning og
tilfredsstillende utstyr
Lage en totaloversikt over alle
aktuelle treningsfasiliteter i
Nordre Aker
Anleggsansvarlig
Mars
2015
Forhandle gode avtaler med
aktuelle lokaliteter
AnleggsAnsvarlig
April
2015
Evaluere aktivitetstilbudet jevnlig
April/ mai
Definere anbefalt utstyrsbehov
for det enkelte parti
Trenerkoordina
tor / Nestleder
Trenerkoordinator
Sørge for sikker oppbevaring av
utstyr så det ikke blir borte
Trenerkoordinator
Januar/ aug.
Januar
2015
Evaluering av planen:
Handlingsplanen skal evalueres og justeres hvert år. Det gamle og det nye styre kommer
sammen i felles styreseminar etter årsmøte, for å gjennomgå planen og forankre den i hele
idrettslaget.
9
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
Funksjonsbeskrivelser
I Siv gymnastikkforening er alle styremedlemmene ansvarlig for ulike områder, oppgavene er
beskrevet under hver rolle.
LEDER
Funksjon
Overordnet
Hovedoppgaver
Leder i Siv gymnastikkforening
Velges på årsmøte
Må være medlem av Siv gymnastikkforening
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
Sørge for at styret ivaretar vedtak fra
årsmøte, og at handlingsplanen blir
gjennomført
- Innkalle til styremøter
- Sørge for at protokoll/referat skrives
fra styremøte
- Planlegge årsmøte
- Igangsette valgkomiteen i god tid før
årsmøte
- Sørge for at klubben deltar på møter
i regi av ISU
- Sørge for kontakt med de
overordnede organisasjonsledd
klubben tilhører (Oslo/Akershus
gymnastikk- og turnkrets, Oslo
Idrettskrets m.m)
- Oppfølging av saker og eventuelt
konflikter i klubben
- Ha fokus på oppgaven med å
rekruttere foreldre til verv/oppgaver
10
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
NESTLEDER
Funksjon
Overordnet
Nestleder i Siv gymnastikkforening
Velges på årsmøte
Må være medlem av Siv gymnastikkforening
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
Hovedoppgaver
-
-
-
Leders stedfortreder
Ansvarlig for politiattestordningen
Engasjere trenerkoordinatorer
Ansvarlig for oppfølging av
trenerkoordinatorene
Gjennomføre «medarbeidersamtale»
med trenerkoordinatorene
Sikre at alle trenere er kjent med
oppgavene og treneransvaret, og har
undertegnet trenerkontrakt
Ansvarlig for at alle trenere som
slutter får attest
Delta på de faste trenermøtene
sammen med trenerkoordinatorene
Utarbeide rutiner for oppgave
trenerne har ansvar for før og etter
trening
Utarbeide arrangementshåndbok for
sommer- og juleavslutningene
Delta på styremøter
Ansvarlig for å koordinere og
utarbeide årsberetning for klubben
11
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
ØKONOMIANSVARLIG
Funksjon
Overordnet
Hovedoppgaver
Økonomiansvarlig i Siv gymnastikkforening
Velges på årsmøte
Må være medlem av Siv gymnastikkforening
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
Ansvarlig for gode rutiner og oppfølging av
økonomien, for åsikre en forsvarlig bruk og
forvaltning av idrettslagets midler
- Utarbeide budsjett
- Den daglige oppfølging av
regnskapsfører
- Sikre at revisorene er informert og
oppdatert slik at de kan avgi sin
beretning til årsmøte
- Attestere og sikre utbetaling av
timelister til trenere og
trenerkoordinatorer
- Sørge for å følge opp tidsfrister for
ulike støtteordninger som
o Mva-kompensasjon
o Lotteri
o Bingo
o Kommunale støtteordninger
m.m.
- Svare på epost om fakturaspørsmål
- Utarbeide beretning for sitt definerte
ansvarsområde
12
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
MEDLEMSANSVARLIG
Funksjon
Overordnet
Hovedoppgaver
Medlemsansvarlig i Siv gymnastikkforening
Velges på årsmøte
Må være medlem av Siv gymnastikkforening
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
Sørge for å ha oversikt over medlemmene og
status på treningsparti og betaling
- Ta imot påmeldinger
- Registrere og oppdatere
medlemsoversikt i Mysoft
- Sende ut oppropslister til alle trenere
på alle partier
- Utarbeide oversikt over de ulike
partier og sende til trenerne
- Sende ut medlemskontingent
- Gjennomføre idrettsregistreringen
- Svare på epost fra medlemmer
- Delta på styremøter
- Utarbeide beretning for sitt definerte
ansvarsområde
13
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
INFORMASJONSANSVARLIG
Funksjon
Overordnet
Hovedoppgaver
Informasjonsansvarlig i Siv
gymnastikkforening
Velges på årsmøte
Må være medlem av Siv gymnastikkforening
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
Sørge for informasjon ut til medlemmer,
foreldre/foresatte og samarbeidspartnere
- Ansvarlig for klubbens hjemmesider
- Utarbeide en god og informativ
hjemmeside
- Legge ut aktuelle saker på
hjemmesiden
- Utarbeide klubbhåndbok basert på
«veileder for klubbhåndbok»
- Utarbeide årshjul
- Svare på eposthenvendelser
- Delta på styremøter
- Utarbeide beretning for sitt definerte
ansvarsområde
14
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
ANLEGGS- OG HANDLINGSPLANANSVARLIG
Funksjon
Overordnet
Hovedoppgaver
Medlemsansvarlig i Siv gymnastikkforening
Velges på årsmøte
Må være medlem av Siv gymnastikkforening
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
Sørge for å ha oversikt treningssteder og
søke lokaler til gjeldende frister hvert år.
- Morellbakken
- Kjelsås idrettshall
- Korsvoll skole
- Norges idrettshøgskole
Følge opp målene i handlingsplanen og
sørge for alle involveres.
15
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015
Spenstig bevegelse - for liten og stor
TRENERKOORDINATOR
Funksjon
Overordnet
Hovedoppgaver
Trenerkoordinator i Siv gymnastikkforening
Ansettes
Overordnet: nestleder
Plikter å følge:
- Lov for Siv gymnastikkforening
- Klubbens verdigrunnlag, visjon og
overordnede mål beskrevet i
virksomhetsplan
- Vedtak som gjøres på årsmøte og i
styrearbeidet
I samarbeid med nestleder ansvar for å følge
opp trenerne, og at de ulike partier har
nødvendig utstyr.
Ansvarlig for å:
- Engasjere trenere
- Utarbeide kompetanseoversikt over
trenere
- Tilby trenerne kurs etter behov
Utarbeide halvårsplan iht.
aktivitetsmål for de enkelte partier, i
samarbeid med hovedtrenere
- Gjennomføre oppstartsmøte med
trenerne i forkant av hvert semester
- Innkalle til trenerforum 2 ganger per
år
- Besøke de ulike treningssteder og
partier min. 1 gang per måned
- Definere utstyrsbehov for de enkelte
partier ved å ha utstyrslister
- Gjennomføre rutinesjekk på utstyret
og sørge for at alt er i orden og
merket
- Melde utstyrsbehov til
innkjøpsansvarlig
- Utarbeide aktivitetsrapport til
årsberetningen
16
Glede – Mestring – Inkluderende per 06. 01. 2015