Å utforme anbud 26.11.2014 Anne-Kristin Mortensen Senioringeniør, Bymiljø Ressursbruk Tidsbruk ved anskaffelser foretrukket tradisjonelt Forarbeid Gjennomføring av konkurranse Kontraktsoppfølging Virksomhetsprosess Regionalt VAR selskap Behov Hovedplaner Økonomi plan Utfordringsrett Konkurranseutsetting OPS Planlegging Egenregi eller konkurranse Anskaffelse Egenregi eller konkurranse Overtagelse Drift/vedlikehold/ beredskap Kommunesammenslåing Sluttbruker Forarbeid • Brukerutvalg • Markedsundersøkelser • Analyse • Strategi Høy Konsekvensrisiko Styrke Strategiske kjøp Ikke kritisk Flaskehals Lav Lav Høy Tilgjengelighetsrisiko Kontraktstype • Priskontrakt •Fastpris •Prisglidning •Incitament • Kostnadskontrakt •Dekke leverandørens virkelige kostnader + avanse • Rammeavtale •regulerer betingelser og/eller priser – kvantum ikke nødvendigvis regulert •Ensidig forpliktende/gjensidig forpliktende (off.ansk.) • Opsjonsavtaler •Binder en av partene • Intensjonsavtaler •Ikke juridisk bindende, moralsk forbindelighet • • • • • • • Leieavtaler Leasingavtale Serviceavtale Bestilling Rekvisisjon Vedlikeholdskontrakt m. fl Konkurransegrunnlag • Formål • Konkurranseregler • Spesifikasjon • Kvalifikasjonskrav • Tildelingskriterier • Kontraktbestemmelser • Vedlegg Kravspesifikasjon • Detaljbeskrivelse • Funksjonsbeskrivelse/ ytelsesspesifikasjon Kvalifikasjonskrav • Minimumskrav for leverandørens deltakelse – Skatteattest for innbetalt skatte- og trygdeavgifter – Mva attest – HMS-egenerklæring (tjenester) – Finansiell styrke/kapasitet – Teknisk og faglig kompetanse – Kvalitetssikringssystem – Referanser Tildelingskriterier • Lavest pris • Økonomisk mest fordelaktige basert på definerte kriterier – Pris/totalkostnad/levetidskostnader – Leveringstid – Kvalitet – Miljøkrav – Funksjonalitet – Service – Vedlikehold Kunngjøring • DOFFIN for anskaffelser over nasjonal terskelverdi • TED for anskaffelser over EØS terskelverdi Forespørsel + tilbud = kontrakt Kjennetegn ved en god kontrakt • Skal ikke stride mot lov eller forskrift • Skal ikke stilles urimelige vilkår (balansert kontrakt) • Teksten skal være klar og forståelig og ikke være for omfattende • Kontrakten skal regulere hva som skal skje hvis en av partene bryter vilkårene i kontrakten • Hensikten med kontrakten skal være å forebygge konflikter og sikre oppfyllelse Kontrakt • Forsinket og/eller mangelfull levering • Reklamasjon • Garanti • Klart definerte avtaleparter • Endringer i avtaleperioden • Beskrivelse av formålet/intensjonen med anskaffelsen • SHA • • Sosial dumping Kontaktpersoner • • Kvalitetssikring Varighet • • Force Majeure Definisjoner • • Eiendomsrett/opphavsrett Funksjons- eller ytelsesspesifikasjon (fortrinnsvis) • Taushetsplikt • Klar definisjon av leverandørens ansvar og forpliktelser • Habilitet • Kjøpsstatistikk • Tvisteløsning/lovvalg • Definisjon av dokumenthierarki • Generelle avtalevilkår • Standarder • Klar definisjon av kjøpers ansvar og forpliktelser • Betalingsbetingelser /prisregulering • Leveringsbetingelser/frakt • Leveringstidspunkt Leveringsbetingelser • Regulerer risikoens overgang fra selger til kjøper • Hvilke forpliktelser gjelder, hvem bærer kostnadene fram til leveringspunktet • Leveringssted må angis så presist som mulig • Tilføy lastet eller losset etter Incoterms regelen Eksempel: DDP, losset, Hoveveien 30,4319 Sandnes, Norge, Incoterms 2010. Betaling/prisregulering Tenk gjennom: • Hvor ofte ønsker vi faktura? • Skal tilbudte priser være faste i avtaleperioden eller skal prisregulering tillates? • Hvilken indeks skal ligge til grunn for prisregulering? • Basisindeks (år, mnd, kvartal….) • Skal hele indeksen benyttes ved regulering av pris? • Justering av priser som følge av endring i valutakurs. Takk for oppmerksomheten