Lars Jørgen Sandberg, Riksarkivet

Fagsystem og
Noark-5:
hånd i hånd inn
i soloppgangen
29.04.2010
Lars-Jørgen Sandberg, Riksarkivet
Dagens plan
• Litt om fagsystemer
• Noark 5 – generelt om innhold og
konsekvenser
• Forholdet Noark 5 og fagsystem
Riksarkivarens forskrift, kapittel IX
• § 2-1. Generelle systemer for journalføring og arkivering
• Journalføring av elektroniske saksdokumenter skal som
hovedregel skje i et system som følger kravene i Noarkstandarden og er godkjent av Riksarkivaren, jf. arkivforskriften
§ 2-9. Dette gjelder enten man benytter et rent journal- og
arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring iht.
arkivforskriften § 2-6 og § 2-7 er integrert i et
saksbehandlingssystem eller lignende.
• Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet
tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i
Noark-standarden og være godkjent av Riksarkivaren for
dette formålet.
Riksarkivarens forskrift, kapittel IX
• § 2-2. Spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner
• For spesialiserte fagsystemer som har funksjoner for
journalføring og arkivering av saksdokumenter, kan det gjøres
unntak fra bestemmelsene i § 2-1 dersom systemet er blitt
utformet før disse bestemmelsene iverksettes, eller dersom
det av andre grunner er urimelig å stille krav om at Noarkstandarden skal følges fullt ut. Slike unntak må godkjennes av
Riksarkivaren for det enkelte system, jf. meldeplikten i § 4-1.
Hva er et fagsystem?
• Litt ulike definisjoner:
• Noen inkluderer alt som ikke er generelle
arkiv- og saksbehandlingssystemer
• Mitt utgangspunkt:
Et fagsystem er et elektronisk system som er
tilrettelagt for å støtte og eventuelt styre
saksbehandling mv. innenfor et spesialisert
fagområde/saksområde
Begrepet omfatter ikke rene informasjonsdatabaser,
elektroniske oppslagstavler, minnebøker, minglerom
osv. eller registre (dette kalles web 2.0(?))
Hva er et fagsystem (forts.)?
• ”Med elektroniske fagsystemer mener vi vanligvis
spesialiserte støttesystemer for en ensartet type
saksbehandling. Utgangspunktet er …. et betydelig
antall saker som krever ensartet behandling, både når
det gjelder saksgang og arbeidsprosedyrer, og i mange
tilfeller også … kriterier for vedtak.”
• ”… består av en eller flere databaser med tilhørende
behandlingsprosedyrer og -funksjoner.”
• ”… fastere sett behandlingsprosedyrer (enn i en vanlig
database), kanskje også en rutinemessig saksgang
(arbeidsflyt).”
Ivar Fonnes: Arkivhåndboken s. 90
Hva er et fagsystem (forts.)?
• ”Fra et arkivmessig synspunkt er det viktig at fagsystemene også kan ha funksjoner som ... inngår i …
sakarkivet, herunder journalføringsfunksjoner og
elektronisk lagring av saksdokumenter.”
• ”Systemene vil altså kunne omfatte både saksdokumenter og registrering av opplysninger om disse,
prosedyrer og regler for saksbehandlingen og
grunnlagsmateriale for beslutninger. I noen tilfeller er
beslutningskriteriene så formalisert at beslutningen kan
tas av systemet alene …”
Ivar Fonnes: Arkivhåndboken s. 90
Hva er et fagsystem? Oppsummering
• Spesialisert system for å støtte eller styre
behandlingsprosesser
– Støttefunksjoner: Verktøy for å holde oversikt over
info og prosess, kommunisere med andre, produsere
dokumenter, forenkle saksgang etc.
– Styring: I tillegg til støttefunksjoner - verktøy som
styrer prosessen, bl.a. saksgang fra ledd til ledd. Hvis
behandlingen er tilstrekkelig formalisert, kan den
automatiseres helt.
– Behandling av saksdokumenter står ofte sentralt,
herunder registrering (journalføring), lagring og
gjenfinning (jf. arkiv- og saksbehandlingssystemer).
Fagsystem / generelt arkiv- og
saksbehandlingssystem
Fagsystem
Generelt journal- og arkivsyst.
• forutsigbar, spesialisert og
styrt behandlingsprosess, faste
prosedyrer
• (egnet for) automatiserte
behandlingsprosedyrer
• (egnet for) automatisert
registrering (logging) og
arkivering av saksdok. m.v.
• utviklet for å løse oppgaver
som er spesifikke for et organ
• ofte ikke Noark-basert
arkivering (men kan tilfredsstille
kap IX)
• ikke forutsigbar, generalisert
behandlingsprosess, variable
prosedyrer, skjønnsbasert
• mest manuelle behandlingsprosedyrer
• mest manuell registrering og
arkivering av saksdokumenter
m.v. (enn så lenge)
• utviklet til felles bruk i
forvaltningen
• varierende grad av integrering
• standardisert arkivering (Noark)
Arkivfunksjoner i fagsystemer
• manuell eller automatisert registrering av
metadata (= journalføring av dokumenter)
• lagring av arkivdokumenter (=arkivering)
• lagring av andre opplysninger (f. eks.
merknader, parter, presedenser)
• logging av aktiviteter (transaksjoner)
(dokumentasjon av handlinger eller hendelser i
prosessen)
• Søking, gjenfinning, gjenbruk av dokumenter,
metadata og andre opplysninger
Spesialisert saksbehandling egnet for
bruk av fagsystemer
Eksempler:
• søknader om støtte (sosial, helse)
• søknader om opptak (barnehager, utdanning
etc.)
• søknader om tillatelse til noe (eks.:
byggesaker)
• søknader om lån (låneinstitusjoner)
• innrapportering med kontroll
• personalforvaltning
Fagsystem – scenario
• Scenario 2009:
• Web-basert søknadsbehandling
• Bostøtte:
– Støtteordning til boligutgifter for personer med lav
inntekt og formue
– Innvilges etter søknad
– Behandles og avgjøres av den aktuelle kommune
– Utbetales av Husbanken (statsbank)
Scenario:
Bostøtte - Web-basert behandling
26.12.2009:
Anne Cathrine Hanssen, 75 år
• er enke og minstepensjonist
• bor i Oslo
• har fått varsel om husleieøkning på 50%
• fortviler over sin økonomiske situasjon
• leser i avisen at hun kan søke om bostøtte over Internett
• setter seg ved sin pc for å prøve.
• Start - følg nøye med!
Scenario:
Bostøtte - Web-basert behandling
26.12.2009 ved søkerens pc:
• Kl. 21.30.08: Søker henter ned skjemaet fra Web og
starter utfylling.
• Kl. 21.53.27: Søknadsskjema er utfylt og sendes.
• Kl. 21.53.38: Kvittering mottas - ”Din søknad er mottatt
og behandles”.
• Kl. 21.54.44: Søker får forespørsel om flere
opplysninger - gjelder detaljer om boligen.
Scenario:
Bostøtte - Web-basert behandling
26.12.2009 ved søkerens pc:
• Kl. 22.18.29: Søker har funnet fram og lagt inn de
manglende opplysninger.
• Kl. 22.21.05: Melding til søkeren - ”Du har fått innvilget
bostøtte på kr. 24.000,- for neste år. Vent på utbetaling
av første termin. Bekreftelse følger pr. brev”
• Kl. 22.25.34: Melding til søkeren - ”Kr. 6.000 for første
kvartal er overført til din konto …… i X-banken”.
Scenario:
Bostøtte - Web-basert behandling
26.12.2009 kl. 22.40.28:
• Søkeren åpner en flaske champagne (som var
innkjøpt til nyttårsaften)
Scenario:
Bostøtte - Web-basert behandling
• Konklusjon: solskinnshistorie!
• Og ikke langt unna å være realistisk!
• Spørsmål:
• Hva gjør historien usannsynlig?
• Hva finnes av arkivmateriale her?
• Hvordan håndterer vi det?
Arkivfaglige oppgaver
ved design av fagsystem
• Identifisere hendelser (transaksjoner) i systemet
– korrespondanse
– andre handlinger/hendelser
– ”recordness”
• Vurdere hvilke som bør eller skal dokumenteres
• Sørge for at disse blir dokumentert, dvs.
– at dokumenter blir registrert (journalført) og lagret (arkivert)
– at andre handlinger/hendelser, herunder endringer av
opplysninger, blir logget
– at logger, dokumenter og registrerte opplysninger (metadata)
som har verdi som dokumentasjon, beholdes uendret
(bevares i autentisk form)
• NB: Flere arkivskapere kan være involvert (som her).
Bostøtte - Web-basert behandling
Transaksjoner (1)
• Kommunen
– Saksdokument (søknadsskjema) mottas: automatisk
registrering (journalføring og arkivering)
– Opplysninger innhentes fra søkeren og eksterne
instanser som Folkeregistret, NAV, ligningsregistret,
Husbanken(?), ev. andre banker, forsikringsselskap
mv: automatisk logging og eventuelt registrering og
arkivering av saksdokumenter
– Melding til søker: saksdokument, automatisk
registrering og arkivering
– Melding til Husbanken med anmodning om
utbetaling: saksdokument, automatisk registrering og
arkivering
Bostøtte - Web-basert behandling
Transaksjoner (2)
• Husbanken
– Kommunens anmodning mottas: automatisk
registrering og arkivering
– Melding om utbetaling sendes banken (automatisk
registrering og arkivering)
– Oppdatering av interne databaser (automatisk
logging)
Bostøtte - Web-basert behandling
Transaksjoner (3)
• Banken
– Melding om overføring mottas (automatisk
registrering og arkivering)
– Søkerens konto krediteres (logging)
Arkivfaglige oppgaver
med sikte på bevaring for ettertiden
• Velge ut hvilke deler av materialet (systemet) som er
bevaringsverdig for ettertiden.
• Bevare og tilgjengeliggjøre materialet i autentisk form
gjennom teknologiske endringer:
– generelt: krevende å bevare elektronisk materiale i
autentisk form over tid
– spesielt for fagsystemer: stor variasjonsbredde, lite
standardisering i eksisterende systemer
– jo flere uensartede systemer, jo større kostnader
Arkivregelverk som berører
fagsystemer
• Forskrift til arkivloven av 11.12.1998 nr. 1193
(arkivforskriften), bl.a. følgende §§:
– 2-6 - 2-9: om journalføring
– 2-10: om kvalitetssikring
– 2-13: om elektroniske saksdokumenter
– 2-14: om elektroniske registre og databaser
• Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566
(Riksarkivarens forskrift)
– kap. VIII: Avlevering og deponering av elektronisk
materiale
– kap IX: Elektronisk arkivering av saksdokumenter
Arkivfunksjoner i fagsystemer
Alternativ 1
• Fagsystemet spiller sammen med en Noark-basert
løsning (system, modul, kjerne …):
– Fagsystemet vil da bruke Noark-løsningen til
journalføring og arkivering, og selv være uten journalog arkivfunksjoner.
– Fagsystem og Noark-løsning utveksler metadata og
kontrollfunksjoner seg imellom
– Et hvilket som helst fagsystem kan knytte seg opp
mot journal- og arkivløsningen via et definert teknisk
grensesnitt
•
Løsningen følger regelverket
Arkivfunksjoner i fagsystemer
Alternativ 2
• Fagsystemet har innebygget sine egne journal- og
arkivfunksjoner:
– Slike løsninger har før vært vanskelige å standardisere
og derfor mindre ønskelige fra Riksarkivarens ståsted
– Det finnes en rekke systemer med slike løsninger, og det
er ikke aktuelt å motsette seg slike varianter
– Journal- og arkivfunksjonen er ofte for perifer i systemet
til at det er rimelig å kreve full Noark-4
– Våre krav har begrenset seg til eksporterte datauttrekk
fra systemet
– Med Noark 5-kjerne vil Riksarkivaren i større grad kreve
at fagsystemer med innebygd journal- og arkivfunksjoner
tilfredsstiller de obligatoriske kravene til Noark 5-kjerne
Noark-5
Innhold og konsekvenser
Noark-5 versjon 2.0
• Versjon 1.0 publisert i juni 2008
• Versjon 2.0 publisert i april 2009
­ Endringer i kapittelstrukturen
­ Renummerering av kravene
­ Tre typer krav:
• O (obligatorisk)
• B (betinget obligatorisk)
• V (valgfritt)
­ Krav endret fra O til B, og fra O/B til V
­ Noen krav har utgått, nye har kommet til
­ Endringer i metadata-tabellene
• Endringslogg på Riksarkivets internettsider
Noark 5: Arkivstandard i tre lag
Den indre kjernen:
Grunnleggende funksjonalitet
for journalføring og arkivering.
O- og B-krav.
Den ytre kjernen:
Kjernens krav til eksterne
moduler. Funksjonalitet som
kan styres utenfra, men som
påvirker innholdet i kjernen.
O- og B-krav.
Den indre og ytre kjernen utgjør
tilsammen Noark 5 kjerne.
Noark 5 komplett:
Eksterne moduler (forsystemer, fagsystemer)
V-krav.
Noark-5: Fra spek til standard
• Ikke en kravspesifikasjon, men en standard
• Den nye standarden stiller færre detaljerte og
obligatoriske krav til funksjonalitet og innhold i et
sak- og arkivsystem, både når det gjelder
saksbehandling, sikkerhet og arkivering.
• Standarden beskriver ikke en konkret løsning men
stiller opp rammer
• Nå meningsløst å kontakte en leverandør og si at
man ønsker en Noark-5-løsning og vise til
standarden.
• Like meningsløst vil det være å kjøpe hyllevare og
tenke at bevaring nå er sikret: (dette er Noarks
store styrke men kan også bli dens svakhet)
Noark-5: åpning for fagsystem
• Noark skal være åpen slik at alle typer arkivdanning
skal kunne håndteres.
• Sentrale saksbehandlingsløsninger i kommunen
kan fra et arkivståsted deles i 3 hovedgrupper.
Inndelingen er basert på kravene i arkivforskriften
om Noark-standardens anvendelse
– Generelle sak- og arkivløsninger
– Saksbehandlings og fagsystem for spesialiserte
fagområder
– Generelle databaser og registre og
dokumenthåndteringssystemer som ikke har funksjon for
journalføring av post
Indre kjerne
•
•
-
•
-
Noark 5 kjernen inneholder
grunnleggende funksjonalitet
for journalføring og arkivering.
Hovedfunksjonene ligger
innen
Arkivstruktur
Metadata
Regelverk for arkiv
I tillegg ligger det krav til de
moduler som må inngå i
kjernen.
Datafangst
Søking / fremhenting / vising
Administrasjon av kjernen
Bevaring og kassasjon
Avlevering
Ytre kjerne
•
For at kjernen skal fungere i et
helhetlig arkivsystem miljø, må
kjernen stille noen krav til de
aktuelle ’valgfrie’ systemer som
benyttes i miljøet.
•
Mellom Noark 5 kjerne og
aktuelle fag- og
forvaltningssystemer ligger det en
’gråsone’
•
I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5
sine krav til eksterne moduler /
systemer.
Komplett
•
Innen enkelte områder er
det behov for å spesifisere
krav og anbefalinger til de
valgfrie fag- og
administrasjonssystemer
som inngår i en ’komplett’
Noark 5 løsning.
•
Dette er spesifikasjoner
som da berører gitte
fagsystem som inngår som
del av en komplett Noark 5
løsning.
•
Dette utgjør det ytterste
laget av
funksjonalitet i Noark.
Noark 5 Komplett
•
Kravene til de ytre
fagsystemene er ikke en del
av Noark 5 kjernekrav, og
som oftest ikke obligatoriske.
Forskjellige Noark 5-løsninger
Sakarkivsystem
Fagsystem
Felles arkiv
Generell
saksbehandling
Spesialisert
saksbehandling
Sakarkiv
Kjerne
Kjerne
Kjerne
Fagsystem
Fagsystem
Noark-5 kjerne
•
Fungerer ikke alene, har ikke noe brukergrensesnitt
•
•
Skal kunne inngå i alle typer løsninger for elektronisk
arkivdanning:
•
•
•
•
Må integreres med andre komponenter for å kunne fungere som
et helhetlig system
Sakarkiv (generelle arkivsystemer)
Fagsystemer med saksdokumenter
Fagsystemer med andre arkivdokumenter
Skal være arkivkomponenten i en felles IKT-arkitektur for
offentlig sektor.
•
•
•
Tjenesteorientert arkitektur (SOA)
Mål: en åpen, tilgjengelig og sammenhengende offentlig sektor
Standardisering skal sikre gjenbruk og flerbruk
Konsekvenser for leverandørene
•
•
•
•
•
•
•
•
Noark 4-systemer skal kunne oppgraderes til Noark-5
Vil ha større frihet til å utvikle sine egne løsninger
Mer konkurranse, flere systemer på markedet
Større forskjell mellom ulike løsninger enn i dag
Må lytte mer til brukernes behov
Skal ikke kunne bruke Noark-standarden som en
unnskyldning for ikke å lage gode løsninger
Leverandørene av fagsystemer (med saksdokumenter)
må være klar over at Noark kjerne må kunne bygges inn
eller integreres i løsningen
Funksjonalitet for avlevering må vektlegges sterkere
Konsekvenser for brukerne
•
•
•
•
•
•
Det vil fremdeles finnes systemer på markedet med
funksjonalitet som i dagens Noark 4
Noark 5 er bakoverkompatibel med Noark 4
• Data skal kunne konverteres til ny løsning
Ved nyanskaffelse må de stille de relevante kravene,
ikke ”alle krav i Noark-5”
Selv vurdere hva som vil være den mest effektive
løsningen
• Noark-standarden skal ikke være en tvangstrøye
Også kreve at fagsystemer har en arkivkomponent
Avleveringer skal bli enklere å håndtere
Noark-5: Hva gjør dere?
•
Helhetlig arkivansvar
–
–
–
•
Arkivledelsen får tildelt en mer sentral rolle og tar et
større ansvar innen sitt fagområde i organisasjonen.
Arkivansvarlig må blant annet delta i arbeidet med
anskaffelser av alle typer sak- og fagsystemer med
muligheten til å påvirke på en slik måte at
arkivering/arkivdanning finner sted.
Mer aktiv og synlig
Rendyrke kompetanse innen moderne
arkivdanning
–
Arkivledelsen og arkivtjenesten må vise at de har en
spesialisert kompetanse og at de kan fremme faglige krav
til ulike fagsystemer og organisasjonen rundt disse.
Noark-5: Hva gjør dere?
•
•
Få oversikt over hvilke systemer som benyttes,
hvilke funksjonalitet og hvilke dokumenter og
informasjon som produseres og lagres
Kartleggingen er nøkkelen til all elektronisk
arkivbevaring og arkivdanning
Godkjenning av Noark
• Hva betyr det at et system er godkjent i henhold
til Noark 5 standarden?
– Egenerklæringen
– Produsere dokumenter, konvertere dokumenter til
godkjent arkivformat, produsere uttrekk fra
databasen –alt i en demonstrasjon hos/for
Riksarkivet
– Test av produsert uttrekk, utført av Riksarkivet
– Midlertidig godkjenning (Resultatet av 1 –3)
– Endelig godkjenning (Test av uttrekk fra
produksjonsbase + gjennomført prosess for
midlertidig godkjenning)
Har noen søkt om godkjenning?
• NAV med egenutviklet løsning Joark Pesys,
en Noark 5-kjerne i Pensjonssystemet.
• eVita søker Noark 5-godkjenning for løsningen SPREK:
Portalløsning for full elektronisk saksbehandling i de regionale
komiteer for medisinsk og helsefaglig forskningsetikk.
• Ciber og Joint med løsningen Noark 5 for Documentum
• Boos AS i samarbeid med EKOR AS utvikler en Noark 5
løsning for skipsregistrene NIS/NOR.
• Formpipe søker godkjenning for Noark 5-kjerne med
utgangspunkt i W3D3
• Software Innovation med løsningen Public 360
• ACOS AS med med løsningen ACOS WebSak
Hva skjer med Noark-5 fremover?
• Den første godkjenningen ihht versjon 2.0. kom i
desember 2009 og flere vil følge
• En justeringsversjon (2.1) kommer i 2010
• Ny versjon (3.0) kommer i løpet av 2010
– Skal inneholde krav til Tjenestegrensesnittet
(N5WS)
• Årlige justeringsversjoner
Noark-5
i samspill med fagsystem
Forskjellige Noark 5- løsninger
Komplett arkiv- og
saksbehandlingssystem
med funksjonalitet som
Noark 4
Generell saksbehandling mm.
Frittstående
fagsystem
Flere fagsystemer
deler samme arkiv
Spesialisert saksbehandling mm.
Sak/arkivsystem
Fagsystem
1
Fagsystem
2
Integrasjon med fagsystem (innbygging)
Fagsystem
Kjerne
Integrasjon med fagsystem (ekstern modul)
Fagsystem
Kjerne
Grensesnitt
• Ett grensesnitt mot kjernen som kan brukes av
– fagsystem for å implementere Noark 5-funksjoner
– generelle saksbehandlingssystemer med Noark 5krav
– andre Noark-systemer (Noark-hode)
• Gevinster ved standardisert grensesnitt:
– En kjerne kan erstattes med en annen kjerne
– Fagsystem og kjerne kan utvikles uavhengig av
hverandre
– Endringer av innholdet (interne strukturer) påvirker
ikke omverdenen
Arbeidsgruppe for utarbeiding av et
tjenestegrensesnitt for Noark 5
• Med leverandører av Noark-systemer og fagsystemer,
konsulenter og andre
• Skal bestemme hvilke tjenester som skal defineres og
hvordan de skal virke
• Skal bestemme tjenester og funksjoner for
adgangskontroll
• Skal utarbeide skjemaer for tjenestene
• Kommer i Noark 5 versjon 3
Forutsetning for informasjonsutveksling
• Systemene som skal utveksle må ha felles
semantikk (datamodeller, konseptuelle modeller)
• Eventuelt må begreper i det ene systemet kunne
avbildes på det andre
• Semantisk interoperabilitet
Sjekkliste for bedre samspill
• Hvilke komponenter har vi bruk for?
– Hvordan skal komponentene fungere sammen?
– Skal vi ha ett felles arkiv eller finnes det krav til sikkerhet i
regelverket som gjør at vi må akseptere komponenter med
egen kjerne?
• Hva skal integrasjonen løse?
– Produsere dokument til arkivet?
– Fange metadata og dokument til arkivet?
• Hvordan skal brukergrensesnittet se ut for
saksbehandlerne når Noark-kjerne er integrert med flere
system?
Kort oppsummering
• Noark 5 er ikke en komplett kravspesifikasjon
Noark 5 kravsetter hva som skal finnes av funksjonalitet, men
ikke hvordan det skal løses. Standarden spesifiserer krav til
journal- og arkivfunksjonalitet som kan inngå i ”enhver”
omgivelse
• Noark 5 er en norsk forvaltningsstandard
Forvaltningsstandarder er standarder som FAD anbefaler eller
som gjennom forskrift eller på annen måte er gjort obligatorisk
for offentlige virksomheter.
• Å utforme en kravspesifikasjon er mer enn bare å lage en liste
med krav. Det er å bestemme hva slags system man vil ha;
hva det skal kunne gjøre, hvordan det skal virke og hvordan
det skal se ut.