Public 360°: Papirløst på Færøyene
Færøyene, det grønne øyriket nord for Skottland,
er et samfunn i rask endring. Nå har Public 360°
rykket inn på Kommunekontoret i Runavík på
Bransje:
Kommuneadministrasjon
Produkt:
Public 360°
Eysturoy og gjort saksbehandlere og politikere
papirløse.
I den gamle fiskerihavnen i Runavík på Eysturoy har fiskebåtene forlengst fått selskap av Statoils supplyskip. Runavík
er sentrum i Runavíkar Kommuna. På Kommunekontoret
betjener 17 ansatte kommunens 3802 innbyggere. Runavíkar
har lenge ønsket å bli en effektiv, papirløs kommune. Nå har
de fått Public 360° til hjelp og innført talgild málsviðgerð
(digital saksbehandling).
Fra DocuLive til Public 360°
Siden 1999 har Kommunekontoret i Runavík brukt DocuLive fra Software Innovation som sitt sak/arkivsystem, eller
skjalaskrá som det heter på færøysk. Sommeren 2011 var
det på tide å bytte det ut med et mer moderne system:
- Vi vurderte to konkurrerende systemer, og valgte
Public 360°. Det inneholdt den funksjonaliteten vi trengte,
var brukervennlig, og kunne leveres av et firma her på Færøyene, forteller kommunens prosjektleder Beinta Olsen. Fordi kommunen mangler IT-avdeling er vi helt avhengig av å
ha kompetent hjelp i nærheten, sier hun.
Lokal spisskompetanse
Dataleverandøren Formula i Tórshavn har representert
Software Innovation på Færøyene siden 1997. Firmaets 70
ansatte har hittil levert 25 installasjoner av 360° til Landsforvaltningen, offentlige kontorer og kommuner på
Færøyene.
Høsten 2011 installerte Formula ny maskin- og programvare
i Runavíkar Kommuna, og gikk straks i gang med å tilpasse
Public 360° til kommunens behov. - Det meste var enkle
konfigureringer av standardproduktet, sier projektleder Palli
Hansen hos Formula.
Fikset på kildekoden
- Kommunen var fast bestemt på å gjøre politikerne i byrådet
og i de kommunale utvalgene papirløse. - Vi måtte publisere
møtedokumentene et sted i 360° der de var tilgjengelige med
nettleser og politikernes iPader. Derfor måtte vi justere litt på
kildekoden, forteller Palli Hansen.
Formula konverterte også gamle Doculive-dokumenter for
“historisk søk”, slik at brukerne kunne søke fra 360°.
Fordi Færøyene mangler en arkivstandard tilsvarende Noark
5, ble 360° satt opp til å utnytte mest mulig av den norske
standarden.
Runavíkar Kommuna på Eysturoy den tredje
største kommunen på Færøyene. I tettstedet
Runavík ligger Kommunekontoret og den store
fiskerihavnen Runavík Havn. Havnen er utbygd
for supplyskip som bistår Statoil med oljeleting
125 km utenfor øyene. Kommunekontoret som
nå bruker Public 360°, har bare 17 ansatte til
å administrere kommunens 3802 innbyggere.
Fra papir til digitalt
11.11.2011 tok Runavíkar Kommuna det nye sak/arkivsystemet i bruk. Fra da av har 14 av de 17 ansatte ved
Kommunekontoret benyttet Public 360° som verktøy i sitt
daglige arbeid.
- De aller fleste er positive, selv om overgangen fra papirbaserte til digitale arbeidsprosesser var stor, sier Beinta Olsen. De ansatte hadde på forhånd deltatt på kurs.
Språk til besvær
Runavikar Kommuna benytter danske versjoner av 360° og
annen programvare. - Vi foretrekker færøysk, men så lenge
verken Windows eller SharePoint er oversatt til færøysk, er
det meningsløst å bare oversette 360°, sier Hansen.
360° brukes både i Umsitingin (Administrasjonen og
Borgermesterkontoret), Tekniska Deild (Teknisk avdeling),
Roknskapardeild (Regnskapsavdelingen), Mentanardeildin
(Kulturavdelingen), Sosiala Deild (Sosialavdelingen), Barnaverndartænastan (Barnevernsavdelingen). Den eneste avdelingen som ikke bruker 360° er Kunningarstovan (Turistinformasjonen).
Enklere arkivering
På Færøyene er det kun kommunens arkivarer som oppretter nye saker. Det gir bedre styring av arkivet, og forhindrer
dobbelregistrering. Arkivarene registrerer også inngående
post, mens saksbehandlerne selv arkiverer dokumenter og
arkivverdig e-post med vedlagte kart, tegninger og andre
dokumenter.
Public 360°: Papirløst på Færøyene
- Det nye sak/arkivsystemet gjør det mye enklere å registrere
og arkivere. Public 360° kan linke saker og kontakter, eiendom, prosjekter, dokumenter og kontrakter. Alt blir lagret,
og de mange søkemulighetene gjør det lett å finne tilbake til
gamle dokumenter, sier Beinta Olsen.
Kontinuerlig journalføring
Tidligere ble saksdokumentene oversendt til arkivarene når
saken var ferdigbehandlet. Nå blir de kontinuerlig journalført.
Det samme gjelder vedtak fra utvalgs- og byrådsmøter. - Det
er en stor fordel, mener Beinta Olsen.
360° har også forenklet kommunens byggesaksbehandling.
Så snart arkivarene har knyttet plan- og byggesaker til en
matrikkel, får teknisk avdeling oversikt over alle saker tilhørende matrikkelen. - Vi savner imidlertid å kunne opprette
ny eiendom samtidig med at vi oppretter ny byggesak, på
samme måte som vi kan opprette nye kontakter når vi oppretter en sak, sier Olsen.
Runavíkar Kommuna ønsket seg et brukervennlig og moderne sak/arkivsystem
(skjalaskrá på færøysk) som kunne realisere
kommunens visjon om papirløs saksbehandling. De valgte Public 360° fra den erfarne,
lokale leverandøren Formula. De konfigurerte
standardløsningen, og tilpasset kildekoden
for å gjøre møtedokumenter i 360° tilgjengelig
for politikere og utvalgsmedlemmer med ulike
nettbrett. Systemet ble tatt i bruk i november
2011.
Skreddersydd politikerportal
De 11 politikerne i byrådet og medlemmene av de seks
kommunale utvalgene har nå fått hver sin Apple iPad. Møtedokumentene blir publisert på en spesiell nettside - en Udvalgs Web Portal - som Formula har laget.
Public 360° håndterer også kontrakter og andre styrende
dokumenter. Personalsaker arkiveres i en 360°-gruppe med
tilgangsbegrensning. Prosjekt-modulen i 360° benyttes ofte,
men samhandlingsrommene i SharePoint er foreløpig ikke
tatt i bruk.
- 360° eMeetings fra Software Innovation er en ren iPadløsning. Vår Udvalgs Web Portal er derimot tilgjengelig via
VPN-linje både fra iPad, Android-nettbrett og andre datamaskiner, forteller Olsen.
- Vi valgte Public 360° fordi det inneholdt funksjonaliteten vi trengte, var brukervennlig, og kunne
leveres av et firma her på Færøyene.
Formula har tilpasset iPadene med sin Færøysk Kommune Template. - Fordi våre standardmaler ikke tilfredsstilte
Runavíkar Kommunas behov, måtte vi utarbeide nye maler.
Nå vil Færøysk Kommune Template kunne dekke behovene
til de fleste kommuner på Færøyene, sier Palli Hansen.
Beinta Olsen, Prosjektleder,
Runavikar Kommuna på Eysturoy
Papirløse politikere
For å realisere sin visjon om “papirløse politikere”, har
Runavíkar Kommuna anskaffet Formulas Møde og Udvalgsmodul med en spesiell Færøysk Kommune Template:
- Før måtte medlemmer av kommunale styrer, råd og utvalg
møte opp på kommunekontoret i Runavíka for å lese saksdokumentene. Vi ønsket at politikerne kunne sette seg inn i
saksdokumentene uansett hvor de var. Dessuten ønsket vi
å knytte vedtakene til saksdokumentene umiddelbart etter
behandling, forteller Beinta Olsen.
Færøyske kommunemaler
- Det gjenstår å kurere noen barnesykdommer, men vi meget
godt fornøyd med Public 360° og samarbeidet med Formula,
sier Beinta Olsen.
Papirløs på rekordtid
I fremtiden ønsker kommunen å integrere folkeregisteret
og matrikkelregistreringen, samt opprette havneanlegget
Runavíkar Havn som en selvstendig enhet i sak/arkivsystemet.
360° er foreløpig ikke integrert med kommunens webportal
www.runavik.fo og elektroniske skjemaer.
- Det kommer kanskje også i fremtiden. Vi ville bli en papirløs
kommune, og er kommet svært langt på kort tid, sier Beinta
Olsen i Runavíkar Kommuna på Eysturoy.
Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige
løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard
bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no