RUNDVANNET BORETTSLAG ÅRSMELDING 2013 1. GENERELLE OPPLYSNINGER Borettslaget er lokalisert i Tromsø og har som formål å forvalte borettslagets bygningsmasse og andelseiernes boliger ihht. lover og vedtekter. Borettslagets har 1 ansatt i 100 % stilling. Denne stillingen er av midlertidig karakter, og har vært å anse som et prøveprosjekt sett i forhold til om borettslaget har behov for en slik tjeneste i 100 % stilling. Nærmere informasjon om dette vil fremgå under en av sakene som er til behandling i ordinær generalforsamling. Styret i borettslaget anser arbeidsmiljøet til å være tilfredsstillende. Borettslaget har fokus på miljø mht. sortering av søppel og den videre avfallshåndteringen. Borettslagets styre består av 2 kvinner og 3 menn. Styrets leder er mann. Borettslaget har 1 ansatt, og dette er en mann. Varamedlemmene består av 3 menn og 1 kvinne. Borettslaget følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i laget. Styret kjenner ikke at det etter regnskapsårets slutt har inntruffet forhold av vesentlig betydning for å bedømme lagets stilling og resultat. Styret mener at årsregnskapet gir fullstendig informasjon om årets virksomhet og lagets stilling ved årsskiftet. 2. TILLITSVALGTE Siden ordinær generalforsamling 27.05.2013 har borettslagets tillitsvalgte bestått av: Styret Verv Styreleder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Varamedlem Varamedlem Varamedlem Varamedlem Navn Ole Vidar Furnes Anita Dimmen Johansen Ole Christian Larsen Monika Myrseth Jan Harald Solberg Anne-Karin Hanssen Stefan Bye Stig Eidissen Stian Domben Bårdsen Første varamedlem har deltatt på de fleste styremøtene. Ole Christian Larsen trakk seg som styremedlem den 15.01.14. Første varamedlem, Anne-Karin Hanssen trådte da inn som fast medlem av styret. Valgkomitè: Anita Dimmen Johansen, Gøril Nilsen og Line Husjord. Valgt for 1 år på ordinær generalforsamling 27.05.2013. 3. STYRETS ARBEID 3.1. Møtevirksomhet Siden forrige ordinære generalforsamling har styret avholdt 11 møter hvor 71 protokollerte saker har vært behandlet. Det har vært 1 beboermøte og 4 generalforsamlinger. I tillegg har styret (personer fra styret) vært i ca. 15 møter med blant andre borettslag på Stakkevollan, Bonord, vakmester og diverse samarbeidspartnere. Det har også vært avholdt telefonmøter og arbeidsmøter. Det har ellers vært hyppig kontakt mellom styremedlemmer pr. e-post. Styrets leder har hatt god kontakt med forretningsføreren om den daglige drift av laget. 3.2. Gjennomførte saker, saker under arbeid og planlegging 1) 2) 3) 4) 5) Utskifting av verandadører. Vaktmestertjenesten, oppfølgning og drift av denne. Nye «lokaler» for oppbevaring av borettslagets utstyr og verktøy. Diverse søknader om ombygging. Salg av borettslagets vaktmesterbolig. Generalforsamlingen (2010) har tidligere vedtatt salg av vaktmesterboligen (Rundvannet 92). Salget er ikke gjennomført. 6) Behandling av diverse klager, blant annet husbråk, parkering, kjøring i borettslaget, manglende brøyting, manglende strøing osv. 7) Diverse søknader, f.eks. søknad om dekning av innkjøp av ventilatorer, varmtvannsberedere ol. 8) Utredning av nye garasje-/carportplasser, nye tak over inngangspartier og utvidelse av verandaer. 9) Utredning vedr. behov for asfaltering i borettslaget. 10) Utredning av renoveringsbehov for hele borettslaget. 11) Generell drift av borettslaget, herunder kontordrift, informasjon til beboere, besvarelse av henvendelser, kontrollert tilbud og tjenester som borettslaget har hatt og som vi fortsatt har. Mange henvendelser kommer via e-post, og ca 70 personer (andelseiere/beboere) har fått svar via e-post. I tillegg har ca. 30 personer fått svar på sms og telefon. Oppfølgning av inngåtte avtaler med rørleggerfirmaer, elektrikere, portservice, snøbrøyter osv. Dette er for øvrig informert om i informasjonsskriv både i papirformat og på vår nettside. 12) Endret ordensregler og vedtekter iht. vedtak i GF 27.05.13. 4. BORETTSLAGETS DRIFT 4.1. Forretningsførsel og revisjon Borettslagets forretningsfører har vært Boligbyggelaget Nord. Borettslagets revisor har vært Ernst & Young. Styret mener at både forretningsfører og revisor har utført disse tjenestene tilfredsstillende. 4.2 Borettslagets eiendomsmasse og forsikring, Borettslaget består av 146 boenheter som fordeler seg på følgende måte: 146 enheter i rekkehus, som fordeler seg på 2,3 og 4-roms leiligheter Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet ikke er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelsen av bygningene. Det bør derfor iverksettes snarlig renovering av særlig tekking av tak og verandaer, noe som planlegges med oppstart i mai 2014, men dog under forutsetning av godkjenning av generalforsamlingen. Borettslagets eiendom er fullverdiforsikret med bygningskasko for kr 412.855.813,- hos Gjensidige forsikring. Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre. Egenandelen ved skader er kr. 15.000,-. I 2013 har borettslaget hatt ca. 15 skader. 5 av disse er dekket av forsikring, men ingen av disse er avsluttet pr. 31.12.13. Det jobbes med å reparere alle skadene. Flere av dem er ikke igangsatt arbeider med, men vil bli gjort i løpet av våren 2014. De fleste «skadelidte» har vært i kontakt med styret, takstmann og vaktmester om sin sak. 4.3. Boligomsetning, framleie og juridiske andelseiere I 2013 har 5 av borettslagets boliger blitt omsatt til følgende snittpriser: 1 stk. 2-roms leilighet 1 900 000 3 stk. 3-roms leiligheter 2 323 333 1 stk. 4-roms leilighet 2 750 000 Pr. 31.12.13 er 3 av borettslagets boliger bebodd av leietakere (registrert via Bonord). 12 av borettslagets boliger eies av 5 juridiske andelseiere, som er Rundvannet, Knausen og Brattbakken borettslag (1), Tromsø kommune (1), Nordic Investment (1), Universitetet i Tromsø (4) og Troms fylkeskommune (5). 5. ØKONOMI 5.1. Forslag til anvendelse av disponible midler for 2013 Forslag til anvendelse av disponible midler Styret foreslår at borettslagets disponible midler på kr 652.317,- overføres til neste års drift. Beløpet er vesentlig lavere enn budsjettert. Her må det forklares at nytt styre ble valgt 27.10.12, og budsjettarbeid måtte gjøres innen 14 dager etter dette. Det nyvalgte styret var ikke godt kjent med regnskapet til borettslaget, og måtte i hovedsak stole på forslag fra forretningsfører, noe som medførte at det ikke ble gjort særlige endringer i budsjettet i forhold til det foreslåtte. Styret har fulgt opp saker som allerede var vedtatt av tidligere generalforsamlinger og det som ble vedtatt av generalforsamlinger etter 27.10.12. Dette har medført større kostnader enn budsjettet for 2013. Personalutgifter skriver seg i sin helhet til vaktmester i 100 % midlertidig stilling. Da budsjett var vedtatt var det ut fra en 56 % stilling. GF vedtok våren 2013 å ansette i 100 % stilling og dette er således forklaringen på avvik budsjett og regnskap. Konsulenttjenester forklares ved at borettslaget har vedtatt prosjekt med renovering. Dette ble gjort etter at budsjettet var vedtatt, og avviket kan således i sin helhet forklares med dette. Det ble i 2013 betalt for 40 verandadører. Noen av disse ble skiftet ut i 2012, mens noen er skiftet ut i 2014. Det er slik at alle er blitt bokført og betalt for over 2013-regnskapet, noe som gir et høyrere beløp enn det faktiske forbruket for 2013. Antallet dører som er skiftet i 2013 er høyere enn 2012. Dette skyldes et etterslep og svært mange har ønsket å få skiftet verandadørene i 2013. Styret har jobbet aktivt for å imøtekomme dette. Det er få dører som er innmeldt behov for utskifting nå. Dette har medført at styret har vedtatt en lavere hastighet på utskifting av verandadører i 2014 enn i 2013. Til nå i 2014 er det kun bestilt inn 6 dører, som antas vil bli skiftet før sommerferien. Det antas at penger som brukes på dører i 2014, sannsynligvis kun vil bli ¼ av 2013 nivået. Det videre slik at det er skiftet ut flere varmtvannsberedere i 2013 enn 2012. Dette har medført høyere forbruk enn budsjettert med ca. kr 100.000,-. Dette er ikke noe man har oversikt over ved budsjetteringen. Når det gjelder andre driftskostnader så er avvikene ikke så mange, men det er blant annet brukt penger på trykking av innkallinger til GF (3 ganger), innkalling til infomøtet, innkjøp ventilatorhetter, verktøy, kontorutstyr, bruk av takstmann, avslutning av utbedringsarbeider utført av blant annet Polygon AS, Flishuset og YIT. Videre er det utført lyssetting av Caverion AS. Forøvrig vises til de enkelte tallene i resultat og balanse, samt tilhørende noter. Forutsetning om fortsatt drift er derfor lagt til grunn for årsregnskapet. 5.2. Budsjett for 2014 Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og utgifter i 2014. Tallene er vist som egen kolonne i resultatregnskapet og i tilhørende noter. Budsjettet gir et forventet årsresultat på kr 1.751.498,- og en forventet endring i de disponible midler på kr 502.523,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i oversikten. Det opplyses for øvrig at det i budsjettet selvsagt ikke er tatt hensyn til vedtak som måtte treffes i generalforsamling i borettslaget, og som styret ikke har hatt mulighet til å budsjettere med. Tromsø, 06.03.14 I styret for Rundvannet borettslag ___________________ Ole Vidar Furnes Styreleder ___________________ Anita Dimmen Johansen Nestleder ___________________ Monica Myrseth Styremedlem ___________________ Anne-Karin Hansen Styremedlem ___________________ Jan Harald Solberg Styremedlem