Visma Scenario Nyheter og forbedringer Oslo, januar 2012 1. opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program som den omhandler er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning. INNHOLD VISMA Scenario Versjon 5.1. ............................................................................................. 1 OPPGRADERING .............................................................................................................. 2 Viktig informasjon ................................................................................................................... 2 Pervasive .............................................................................................................................. 2 Generelt ................................................................................................................................ 2 Veiledning for installasjon ....................................................................................................... 2 Egendefinerte rapporter ........................................................................................................... 4 Nyheter og forbedringer ...................................................................................................... 5 Generelt .................................................................................................................................... 5 Alternative salgsenheter ....................................................................................................... 5 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 5 NOBB .................................................................................................................................. 5 Altinn II................................................................................................................................ 5 Håndterminaloppsett ............................................................................................................ 5 Anbud....................................................................................................................................... 6 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 6 Bestilling .................................................................................................................................. 6 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 6 Behovsliste, vise underleverandører for vare....................................................................... 6 Dagbok ..................................................................................................................................... 6 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 6 Ikon som viser om kommentar finnes .................................................................................. 6 Inn- og Utbetalinger, dimensjoner ....................................................................................... 6 Oppdatering, oppfriskning av bildet .................................................................................... 6 Bedre responstid................................................................................................................... 6 Hovedbok ................................................................................................................................. 7 Passiv konto ......................................................................................................................... 7 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 7 Spesifikasjon av poster ........................................................................................................ 7 Kunder/Leverandører ............................................................................................................... 7 Poster, flere utvalg ............................................................................................................... 7 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 7 Endre verdier ........................................................................................................................ 7 Remittering .......................................................................................................................... 7 Ordre/faktura ............................................................................................................................ 7 Velge utskriftstyper ved avslutning av ordre ....................................................................... 7 Overføring til behovsliste .................................................................................................... 8 Automatisk visning av kommentarer ................................................................................... 8 Oppdatere kostpris ............................................................................................................... 8 Tilbudsmodul ....................................................................................................................... 8 Timeregistrering ................................................................................................................... 8 Timeregistrering på anleggsmidler, når mva.kode = 0 ........................................................ 8 Referansefelt på internordre ................................................................................................. 8 Fakturakopi fra historikk...................................................................................................... 8 Faktura på E-post fra ”Summer”-tab ................................................................................... 8 Fritekst på tilgodelapper ...................................................................................................... 9 Åpning av kasseskuff på bankkortbetalinger ....................................................................... 9 Samlefaktura på kassesalg ................................................................................................... 9 Kasse, ”Siste salg” viser nullsalg ......................................................................................... 9 Overføringer ............................................................................................................................. 9 Innlesning Autofakt ............................................................................................................. 9 Innlesning fakturajournal fra Visma Global ........................................................................ 9 Innlesning kunder/leverandører - egendefinert .................................................................... 9 Innlesning OCR ................................................................................................................... 9 Utlesning Avtalegiro ............................................................................................................ 9 Utlesning EDI-fakt ............................................................................................................... 9 Utlesning fakturastatistikk ................................................................................................. 10 Utlesning factoring............................................................................................................. 10 Utlesning varer ................................................................................................................... 10 Utlesning Scenario Dokumentsenter.................................................................................. 10 Utlesning Syncron .............................................................................................................. 10 Statistikk ................................................................................................................................ 10 Nye beløpskolonner ........................................................................................................... 10 Timeregistrering ..................................................................................................................... 10 Ikke mulig å registrere timer mot ordre med valuta .......................................................... 10 Utskrifter ................................................................................................................................ 10 Kopiutskrift ved sending av E-post.................................................................................... 10 Fakturautskrifter, valg av kommentar ................................................................................ 11 Hovedboksutskrifter, valg av Status .................................................................................. 11 Omsetningsoppgave, godkjenning ..................................................................................... 11 Salgsnota ............................................................................................................................ 11 Samsvarserklæring (ny) ..................................................................................................... 11 Kopiutskrift ved E-post ...................................................................................................... 11 Prosjektrapporter ................................................................................................................ 11 Vareutskrifter raskere......................................................................................................... 11 Egendefinerte utskrifter, nye felter .................................................................................... 11 Bestillingsforslag, utvalg på innkjøper .............................................................................. 11 Varer ...................................................................................................................................... 12 Vareopptelling med forskjellige enheter ............................................................................ 12 Endring vareverdier, lagt inn utvalg på Status .................................................................. 12 Handyman .............................................................................................................................. 12 Vår referanse og Bestillers referanse 2 .............................................................................. 12 VISMA SCENARIO VERSJON 5.1. Dokumentet inneholder nyheter og forbedringer som er gjort i Visma Scenario versjon 5.1.001 siden 5.0.001, samt veiledning i forbindelse med oppgradering. Vi anbefaler deg å lese dokumentet slik at du kjenner til de endringene som er gjort i denne versjonen. Du kommer sikkert til å finne en del nytt som din bedrift har nytte og glede av. Vi håper du blir fornøyd med den nye versjonen. Nyheter og forbedringer presenteres per modul. I tillegg vil filen readme.txt kopieres ned på programområdet ved installasjon. Den inneholder alle nyheter, endringer og rettelser i stikkordsform. Du finner også en beskrivelse av hvordan oppgraderingen skal gjøres i dette dokumentet. Hvis du er usikker ta kontakt med din forhandler før du oppgraderer til ny versjon. Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Visma Scenario versjon 5.1 1 OPPGRADERING Viktig informasjon Installasjonsveiledningen forutsetter at versjon 4.9.x eller nyere av Visma Scenario er installert. Ta kontakt med din forhandler dersom du har eldre versjon. Installasjon må foretas fra server mot fysisk disk. Pervasive CD-en inneholder ikke Pervasive. Avinstallasjon av Visma Scenario må derfor ikke foretas. Generelt Ta en sikkerhetskopi før du starter oppgraderingen. Sett inn CD-en og installasjonsrutinen starter automatisk. Besvar de spørsmål som kommer. Hvis du er usikker på hva du svarte sist, kan du gå på programmenyen i windows og lese ”Installasjonsinfo” under Visma\Visma Scenario. Veiledning for installasjon Stopp alle servicer som ev. går i forbindelse med Scenario FØR installasjon. Dette gjelder de som kjører Scenario Hovedkontor, integrasjon med Visma CRM og integrasjon med Syncron. 1. Trykk Neste 2 2. Kontroller informasjonen – trykk Neste Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Oppgradering 3. Trykk Neste 4. Marker aktuelle tilleggsprogram. 5. Sjekk / korriger om det er riktig målmappe. Rutinen foreslår siste kjente informasjon 6. Sjekk / korriger om det er riktig område for datafiler. Rutinen foreslår siste kjente dataområde 7. Bekreft om hjelpeklienten skal kopieres inn Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Oppgradering 3 8. Bekreft med enter /neste gjennom de neste 2 bildene 9. Oppgraderingen starter – vent til den er fullført 10. Trykk fullfør Merk: Dersom du huker av for HK eller AltInn, blir .Net Framwork installert dersom du ikke har det på maskinen fra før. Egendefinerte rapporter Eventuelle egendefinerte rapporter skrives ikke over ved oppgraderingen med mindre de er gitt standard rapportnavn. Det er ikke gjort endringer i utskrifts-DDFene fra versjon 5.0 som krever verifisering. Dersom oppgradering foretas fra eldre versjoner, er det mulig at verifisering må gjøres på egne rapporter. 4 Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Oppgradering NYHETER OG FORBEDRINGER Generelt Alternative salgsenheter Løsningen rundt bruk av alternative salgsenheter, med forskjellige omregningsfaktorer, er ytterligere utvidet. Funksjonaliteten er lagt inn følgende steder: - Anbudsmodulen, salgsprisanbud og etterkalkyle - Bestilling, behovsliste - Bestilling, hurtigregistrering av varer (Shift+F9) - Ordre, hurtigregistrering av varer (Shift+F9) - Ordre, vareoppsett – plukking av linjer - Varer, vareoppsett - Varer, vareopptelling Automatisk visning av kommentarer Det er i denne versjonen lagt inn mulighet for automatisk visning av intern kommentar fra kunde, leverandør, vare og konto. Oppsettet av funksjonen gjøres under Systeminformasjon, Grupper, Visning kommentarer. Her kan man for de forskjellige modulene angi hvilke kommentarer man ønsker automatisk visning av. NOBB Det er nå lagt inn mulighet for oppslag mot Byggtjeneste (www.NOBB.no). Rutinen startes ved å trykke (Alt+N) etter å ha angitt et varenr. Funksjonaliteten er lagt inn følgende steder: - Ajourhold varer - Ordrelinje - Bestillingslinje - Anbudslinje Altinn II Denne versjonen av Visma Scenario er satt til automatisk å bruke Altinn II. Det er lagt inn mulighet for å skrive ut betalingsinformasjon man får tilbake fra Altinn ved innsending. Dersom omsetningsoppgave inneholder negative grunnlag/avgifter, blir nå innsending stoppet med en feilmelding. Innrapportering må skje manuelt m/forklaring av tallene. Rutinen takler nå spesialtegn i firmanavn, og postnummer med ledende 0 overføres korrekt. Håndterminaloppsett Det er nå lagt inn mulighet for å angi om import fra håndterminaler skal slå sammen like varenummer. Gjelder både for import inne fra Scenario (settes opp under Firmaopplysninger, Integrasjoner, Håndterminal), og for Komm.exe (settes opp under Oppsett) Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 5 Anbud Automatisk visning av kommentarer Lagt inn mulighet for automatisk visning av intern kommentar på kunde og vare. Bestilling Automatisk visning av kommentarer Lagt inn mulighet for automatisk visning av intern kommentar på leverandør og vare. Behovsliste, vise underleverandører for vare Dersom man i registrering av behovsliste gir inn leverandørnummer=0 <Enter>, vil alle registrerte underleverandører på varen vises. Finnes det bare én leverandør på varen, vil denne automatisk bli hentet. Dagbok Automatisk visning av kommentarer Lagt inn mulighet for automatisk visning av intern kommentar på konto, kunde og leverandør. Ikon som viser om kommentar finnes Bak feltet for konto-/kunde-/leverandørnavn vises det nå et ikon dersom intern kommentar finnes. Trykkes det på ikonet vises kommentaren. Inn- og Utbetalinger, dimensjoner Dimensjoner hentes nå fra motpost ved bruk av bilagsarter for Inn- og Utbetalinger Oppdatering, oppfriskning av bildet Etter oppdatering vises nå de nyeste dagbokslinjene Bedre responstid For arter merket med "Kontroll om refnr. er brukt tidligere", er responstid ved registrering av kontonr. bedret. 6 Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer Hovedbok Passiv konto Lagt inn mulighet for å sette konto til Passiv. I bilagsregistreringen er det ikke mulig å føre på kontoer som er markert som passiv. I søk på konto vil kun Aktive vises som standard, men det er også mulig å søke på Passive og Alle. Det kan også selekteres på status på utskrifter for hovedbok. Automatisk visning av kommentarer Lagt inn mulighet for automatisk visning av kommentar på konto. Spesifikasjon av poster Rutinen for spesifikasjon av poster er utvidet for samlesummer fra kassemodulen. Det er nå mulig å se postspesifikasjon på posteringer mot Betalingskort, Tilgodelapper og Gavekort. Kunder/Leverandører Poster, flere utvalg Det er lagt inn mulighet for flere utvalg under visning av poster. Man kan nå i tillegg selektere på Referansenr., Bilagsnr., Bilagsdato, Forfallsdato, Bilagsart og Beløp. For Beløp kan man velge Ignorer fortegn, både debet- og kreditbeløp for det angitte utvalget vil da vises. Er bildet for Utvalg poster åpent benyttes verdier angitt der, er det lukket benyttes det ikke. Automatisk visning av kommentarer Lagt inn mulighet for automatisk visning av intern kommentar på kunde og leverandør. Endre verdier Under rutinen Endre verdier er det lagt inn mulighet for å få kopiert E-post som ligger på kunde/leverandør over til feltene for E-postadresser Ordrebekreftelse, Faktura og Bestilling (feltene som benyttes ved E-postforsendelser). Dette er særlig nyttig hvis man har registert Epostadresser på kundene, og ønsker å starte opp med å sende ut fakturaer på mail. Remittering Rettet feil i "Nordea"-format, hvor for mange "BETFOR21" ble lagt ut. Ordre/faktura Velge utskriftstyper ved avslutning av ordre Det er lagt inn mulighet for å skrive ut flere forskjellige rapporter ved avslutning av ordre. Ønsker man å benytte dette, markeres feltet Velge utskriftstype(r) ved avslutning av ordre under Oppsett, Ordre/faktura, Utskrift/Lagring. Man vil da, når man trykker på Skriver-knappen under Summer, få opp et nytt bilde hvor man markerer hvilke(n) utskrifter man ønsker skrevet. Det man velger her blir lagret, så man vil få opp det samme som forslag neste gang (for hver ordretype). Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 7 Overføring til behovsliste Det er lagt inn mulighet for å få overført ordrelinjer til behovsliste i bestillingsmodulen. Man markerer aktuelle ordrelinjer, klikker høyre musetast og velger Overfør til behovsliste. Det kommer da opp et nytt bilde, hvor man kan overstyre forslaget for Antall og Leverandør, før man overfører det godkjente forslaget til behovslisten. Automatisk visning av kommentarer Lagt inn mulighet for automatisk visning av intern kommentar på kunde og vare. Oppdatere kostpris Det er endret slik at når ordre hentes opp, blir ny kostpris hentet fra vareregisteret. Dette for å kunne gi et mer korrekt dekningsbidrag/-grad på ordren. Tilbudsmodul Lagt inn mulighet for utskrift av tilbud til skjerm. Derfra kan man igjen eksportere på andre formater, f.eks. til PDF. Det er lagt inn mulighet for å overføre serviceordrer til tilbud. Forbedret håndtering av ordrenummer for å unngå huller i ordrenummerserien: - Ved overføring av ordre til tilbud, settes om mulig teller for ”Siste ordrenr.” tilbake - Hvis teller ikke settes tilbake, vil tilbudet ved overføring til ordre legges tilbake til opprinnelig ordrenr. Timeregistrering Lagt inn sperre for registrering av timer på valutaordre. Foreslår nå dagens dato ved registrering av timer på en eksisterende ordre, ikke som tidligere ordredato. Timeregistrering på anleggsmidler, når mva.kode = 0 Under Oppsett, Ordre/faktura er det lagt inn mulighet for å angi Standard mva.kode anleggsmidler. Denne verdien benyttes når man registrerer timer mot anleggsmidler, på ordrer med mva.kode=0 i ordrehodet. Referansefelt på internordre På internordre er det lagt inn et eget felt for Referanse. Feltet skrives ut på standardutskrifter, og legges ut i overføring til Tidsbanken. Det er også mulig å se feltet i fakturahistorikken. Fakturakopi fra historikk Utskrift av fakturakopi fra historikk skriver nå ut kun ett eksemplar - selv om fakturautskrift er definert med kopier. Faktura på E-post fra ”Summer”-tab Når faktura som inneholder serienummervarer blir sendt på E-post, blir det ikke lenger skrevet salgsnota - selv om dette er valgt under oppsett. 8 Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer Fritekst på tilgodelapper Det er lagt inn mulighet for å angi en egen fritekst som skal skrives på tilgodelapper. Teksten angis under Utskrifter, Ajourhold, Fritekster. Åpning av kasseskuff på bankkortbetalinger Kasseskuff åpnes nå ikke lenger dersom kassesalget er fullt ut betalt med betalingskort. Er det betalt for mye (dvs. uttak), vil den åpnes. Samlefaktura på kassesalg Kassesalg som overføres til kredittsalg blir nå til samlefaktura, også når betalingsmåte på kunde er "Factoring" eller "Avtalegiro". Kasse, ”Siste salg” viser nullsalg For å ikke skape usikkerhet om huller i fakturanummerserien, er det endret så rutinen for "Siste salg" nå også viser kassesalg uten linjer (nullsalg). Overføringer Innlesning Autofakt Takler nå om posttype FL i importfilen inneholder forskjellig antall kolonner, ut i fra om antall er positivt eller negativt. Lagt inn håndtering av 100% linjerabatt. Varer på fastprisordrer overføres nå til Handyman. Nye bestillinger henter prosjektnr fra ordre (dersom felt 19 "Kjøpers ordrenr" er utfylt). Justert rutine for tildeling av bestillingsnummer. Innlesning fakturajournal fra Visma Global KID-felt leses nå også inn. Innlesning kunder/leverandører - egendefinert Det er nå mulig å lese inn E-postadresse til Ordre-, Faktura- og Bestillingsmottaker. Innlesning OCR Endret slik at det er mulig å lese inn filer som inneholder kreditnotaer. Utlesning Avtalegiro Rettet feil hvor poster fra flere klienter kunne bli lagt ut i samme betalingsoppdrag. Utlesning EDI-fakt Lagt inn mulighet for å få ut GLN-nummer på leveringsadresse. GLN-nummer legges inn under ajourhold av leveringsadresser på kunden. Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 9 Utlesning fakturastatistikk Lagt inn nytt format: "Scenario". Filen som legges ut er semikolonseparert, velges Overskrift legges beskrivende navn for hver kolonne ut. Utlesning factoring Format ”IKAS Kredittsystemer” legger nå ut KID. Utlesning varer Lagt inn valg om passive varer skal overføres. Lagt inn nytt format for ”PSI DataManager (NY)”. Forskjellen fra gammelt format er at feltet Antall i pakning legges ut i tillegg, samt at strekkode ikke lenger legges i feltet for varenummer. Utlesning Scenario Dokumentsenter Passive dimensjoner blir ikke lenger overført. Utlesning Syncron Lagt inn støtte for Syncron ver 8. Hvilken versjon av Syncron man kjører angis i oppsett. Statistikk Nye beløpskolonner Beløpskolonne ”Antall fakturaer" er lagt inn på salgsstatistikker. Beløpskolonne "Antall bestillinger" er lagt inn på innkjøpsstatistikker. Timeregistrering Ikke mulig å registrere timer mot ordre med valuta Det er nå sperret for å legge inn en valutaordre i feltet "Overfør til". Utskrifter Kopiutskrift ved sending av E-post Utskrifter som kan sendes som E-post har nå fått inn mulighet for kopiutskrift. I tillegg til E-posten får man da også ut en utskrift til skriver, merket som kopiutskrift. 10 Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer Fakturautskrifter, valg av kommentar Lagt inn mulighet for å velge om kommentar skal skrives. For serviceordrer kan man velge om det er "Feilbeskrivelse" som skal skrives. Hovedboksutskrifter, valg av Status For alle aktuelle hovedboksutskrifter er det nå mulig å selektere på feltet Status fra kontoplanen (Aktiv / Passiv). Velges Alle vil både aktive og passive kontoer skrives. Velges Passive skrives kun passive. Valget Aktive (+ passive m/bev.) skriver ut alle aktive kontoer, i tillegg skrives passive kontoer med saldo/bevegelser – dette for at rapportene skal gi et komplett bilde av regnskapet. Valget virker selvsagt sammen alle andre utvalg, man får ikke nødvendigvis ut alle passive kontoer ved å velge Passive, uten samtidig å markere ”Konto med nullsaldo”. Omsetningsoppgave, godkjenning Dersom posteringene som lages i forbindelse med godkjenning av omsetningsoppgave går mot kontoer med tvungne dimensjoner, legges nå angitt standardverdien for dimensjonen ut på posten. Salgsnota Salgsnota blir nå også merket som utskrevet, tilsvarende som for andre ordredokumenter. Samsvarserklæring (ny) Endret layout, lagt inn avhakning for NEK 400-2010 Utvidet plass til kommentarfelt, samt fjernet begrensning på mulig antall kommentarlinjer. Kopiutskrift ved E-post Faktura og anbudsdokument har fått inn mulighet for kopi til skriver, ved sending av E-post. Prosjektrapporter Dersom man kjører modulene Prosjektoppfølging og Handyman kan lønnsarter merkes for å summeres som anleggsmiddel på prosjektrapportene. Dette gjøres under ajourhold Lønnsarter i Timeregistreringsmodulen. Feltet er kun synlig dersom man kjører både Prosjektoppfølging og Handyman Vareutskrifter raskere Optimert kode for raskere utskrifter, tildels store besparelser Egendefinerte utskrifter, nye felter For de som lager egne rapporter er det tilgjengeliggjort noen nye felter i utleggene. Dette gjelder kode for ”Aktiv” / ”Passiv” på dimensjonsutskrifter, og feltet "Kidnr. mod-10" på kundelister. Bestillingsforslag, utvalg på innkjøper Utskrift av bestillingsforslag er endret slik at det nå er mulig å angi utvalg på innkjøper, også når Sortering pr. varenr. er valgt. Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer 11 Varer Vareopptelling med forskjellige enheter I rutinen Vareopptelling er det lagt inn mulighet for å overstyre feltet Enhet. Det gjør det da mulig å registrere varetelling med forskjellige enheter/omregningsfaktorer. Feltet for akkumulert opptalt kvantum vil alltid vises i lagerenheten (per stk.). For å komme til Enhet uten bruk av mus, trykk <Tab> når du står i feltet Opptalt kvantum. Endring vareverdier, lagt inn utvalg på Status I rutinen Endring vareverdier er det lagt inn mulighet for å selektere på Status for hvilke varer som skal endres (Alle/Aktive/Passive). Handyman Vår referanse og Bestillers referanse 2 Ved overføring fra Handymann leses nå informasjon inn i feltene Vår referanse og Bestillers referanse 2. 12 Visma Scenario – Nyheter og forbedringer: Nyheter og forbedringer www.visma.com Visma Software AS Visma Software AB Karenslyst allé 56 Geijersgatan 2B Pb. 733, Skøyen 216 18 Malmö 0214 Oslo, Norge Sverige Tel: +47 46 40 40 00 Tel: +46 40 664 22 00 Fax:+47 23 15 80 81 Fax:+46 40 664 22 29