Protokoll fra ordinær generalforsamling i Hoffsgrenda Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Møtedato: 20.05.2014 Møtetidspunkt: Kl.: 18:00 Møtested: Skøyen kirke Til stede: 80 andelseiere, 27 representert ved fullmakt, totalt 107 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS, ble representert ved Ola T. Ryen. Møtet ble åpnet av Fredrik Bjørnødegård ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Jan-Erik Nielsen foreslått. Vedtak: Valgt B Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene (og eventuelt fullmakter) som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent, enstemmig. C Valg av referent og minst en andelseier til å underskrive protokollen Som referent ble Ola T. Ryen foreslått, og til å signere protokollen ble Magnus Reintz og Anne Cathrine Haraldson foreslått. Vedtak: Valgt D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent, enstemmig. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2 Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2013 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2013 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent, enstemmig. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. Vedtak: Godkjent, enstemmig. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 3 Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 175 000. Vedtak: Godkjent, enstemmig. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------4 Behandling av innkomne forslag og saker A Forslag fra Thora Kjærstad vedrørende nye tak. Styrets innstilling: Styreleder har prøvd å kontakte beboer via telefon for en utredning av forslaget, men har ikke lyktes å få tak i beboer. Styret stiller seg uforstående til forslaget, da takene ble renovert i perioden 2007 – 2009. Styret er negativ til forslaget. Vedtak: Styrets innstilling enstemmig godkjent. B Forslag om oppmerking av parkeringsplasser i garasjen, fra Ragnhild Sollund. Hei, Det er ganske trangt i garasjene, de er dårlig tilpasset at moderne biler ofte er ganske store. For å unngå at folk parkerer over på naboens plass foreslår jeg oppmerking av alle plasser. Selv har jeg plass ved siden av en som leier ut sin plass til en som har den vinterparkert der, så den er årsak til stadig irritasjon siden den ikke står på midten hvor den burde stå, men står for langt inn på min plass. Så dermed: Foreslår oppmerking av garasjeplassene. Vennlig hilsen Ragnhild Sollund Styrets innstilling: Vaktmester merker opp ved behov, og behovet kan meldes inn fortløpende til daglig leder eller til styret. Ved vårrengjøring av garasjen merker vaktmester opp de plasser som han vurderer som nødvendig. Ved behov utover dette bes den enkelte andelseier melde dette inn. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt, mot 1 stemme. C Forslag om utbedring av mørk garasje, fra Marta Zamecznik. Det er alt for mørkt i garasjen – spesielt i midtre og øvre rekke! Vi foreslår: 1. Installere mere lys (LED). 2. Skifte eller male/spraye takplatene med lyse farger. 3. Rense veggene. Med vennlig hilsen Marta Zamecznik Skøyen terrasse 18 Styrets innstilling: Forslaget innebærer konkret valg av lyskilde, noe som er uheldig dersom en skal se på lysalternativer. Forslaget innebærer en kostnad for borettslaget i millionklassen, og styret finner det ikke hensiktsmessig å gjøre uten å utrede dette mer. Styret er enig i at det er mørkt i garasjen, og ser behovet for oppgradering. Styret er negativ til forslaget, men kan ta dette inn i vedlikeholdsplanen for å sikre finansiering. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt, mot 28 stemmer. D Forslag om tyverisikring av garasjeanlegg i Hoffsgrenda Borettslag, fra Kristian Aas. Tyverisikring av garasjeanlegget i Hoffsgrenda borettslag. Det har i flere år vært et problem med tyveri av gjenstander fra garasjene i Hoffsgrenda borettslag. Et sett med vinter-/sommerdekk på felg koster i underkant av 20.000,- kr og dekkes ikke av tyveriforsikringen når de er oppbevart i en fellesgarasje. Bare tyveriet natt til julaften 2013 må ha beløpet seg til flere hundre tusen kroner. Mengden tyverier i Oslo og Norge forøvrig har økt betydelig de senere årene og vil trolig bare fortsette å øke i tiden framover. Det er derfor nødvendig å sikre oss bedre mot tyveri slik at våre verdier ikke bare blir tatt fra oss. Generalforsamlingen ber styret utrede hvilke tiltak som kan settes i verk for å sikre oss bedre mot tyveri fra garasjanlegget og kostnaden ved dem. Etter noe tids utredning, bes styret om å kalle inn til en ekstraordinær generalforsamling hvor det stemmes over de 23, etter styrets mening, beste forslagene. Med vennlig hilsen Kristian Aas Skøyen Terrasse 20 Styrets innstilling: Styret er positive til å utrede tiltak. Styret ønsker allikevel å minne beboere på at en felles garasje ikke er et sted å oppbevare verdier, og oppfordrer beboere til å sikre verdier på en god måte. Vedtak: Enstemmig vedtatt. E Forslag om forbud mot røyking på verandaer og terrasser, fra Ekaterina Lunde. Hei, Jeg ønsker å foreslå et forbudt mot røyking på verandaer og terrasser i borettslaget da dette er veldig plagsomt for naboer spesielt for de som bor over og de som plages av allergi. Dette vil jeg gjerne sammenligne med grilling på kulgrill som har blitt forbudt tidligere. Med vennlig hilsen Ekaterina Lunde Skøyen terrasse 19 Styrets innstilling: Styret oppfordrer til å ta hensyn og unngå røyk som plager naboene. Dette gjelder forsøpling med sigarettsneiper/snus o.l. på fellesområdene også. Styret oppfordrer også beboere å ha dialog med hverandre, og vise respekt for sin nabo. Styret er negative til forslaget, da styret er negativ til et forbud. Vedtak: Styrets innstilling vedtatt, mot 12 stemmer. F Forslag om å endre kommunikasjonsform til beboere, fra Anne-Helene Skotnes. Jeg ønsker å foreslå at styret i Hoffsgrenda Borettslag endrer sin kommunikasjon med beboerne fra lapper og skriv, enten i postkasse eller som oppslag i oppgang, til epost. De fleste beboere har nå en epost-adresse. Ved å benytte epost for distribusjon oppnår man blant annet: - Besparelse av papir - Reduserte kopiutgifter - Slipper å gå rundt å levere skriv til 320 leiligheter, eller oppslag i alle oppganger - Rask distribusjon til alle beboere ved spesielle hendelser (som søndag 16. februar hvor vi ikke har varmt vann - og ikke vet når dette kommer tilbake) - Man når også beboere som er bortreist for kortere eller lengre perioder (som ved vasking av garasjer) De beboere som eventuelt ikke har epost får man behandle som i dag, men man slipper da å kopiere skriv til alle leligheter. Jeg vet at mange andre borettslag allerede gjør dette, noen har også egne Facebookgrupper. Skriv kan enten sendes som vedlegg, eller som lenke til www.hoffsgrenda.no hvor skrivet vil bli publisert. Med hilsen Anne-Helene Skotnes ST 16 Styrets innstilling: Det er fortsatt mange som ikke har e-post eller sms, og for å sikre oss at beboere skal få informasjon er per i dag lapper i postkassene. Vi har heller ikke et godt system for å registrere epostadresser til samtlige beboere, noe som eventuelt må etableres. Facebook er ikke ønskelig. Per i dag legger vi lapper i alle postkasser, samt legger informasjon på hjemmesidene. Ved å ha nyhetsvarsler i nettleseren får en varsler ved oppdateringer på hjemmesidene. Styret har en ambisjon om å kun benytte elektronisk kommunikasjon med beboere, men styret tror ikke Hoffsgrenda er klare for dette som eneste kommunikasjonsform enda. Styret er negative til forslaget. Vedtak: Forslag er vedtatt, mot 15 stemmer. G Forslag fra styret om bytte av TV-leverandør. Bakgrunn Styret har det siste året jobbet med å kartlegge dagens tv- og internettløsning i borettslaget og da primært for å heve kvaliteten og gi et mer moderne og fremtidsrettet tilbud til beboerne. Den viktigste årsaken til dette er at Styret har fått tilbakemeldinger om at Canal Digital ikke leverer signaler som lovet i dagens infrastruktur. Spesielt har dette gjort seg gjeldende ved lansering av den nye T-We tjenesten som krever mer av infrastrukturen enn det HD-dekoderen vi har hatt til nå har gjort. Dagens avtale med Canal Digital koster kr 281,45 pr måned og inkluderer:    HD-dekoder. 33 faste + 15 valgfrie tv-kanaler. o Det koster kr 19,- hver gang man endrer de valgfrie kanalene (første gang er gratis). 2/1 Mbit internett. o Oppgradering av hastighet koster:  25/5 Mbit kr 269,- pr. måned.  50/10 Mbit kr 349,- pr. måned.  100/10 Mbit kr 499,- pr. måned.  Gratis basis-abonnement på musikktjenesten Wimp. o Oppgradering av abonnement koster:  Wimp Premium kr 49,- pr. måned.  Wimp Family kr 129,- pr. måned. Når det gjelder valg av infrastruktur/teknologi så har Styret jobbet med åpent sinn med hensyn til om borettslaget fortsatt skal få tv- og internettsignaler over coaxkabel eller om vi skal gå over til mer fremtidsrettet fiberkabel. Her har leverandørene fått mulighet til å komme med råd og anbefalinger i forhold til borettslagets behov og ønsker. Styrets arbeid I 2013 hadde Styret kontakt med bl.a. følgende tilbydere:      HomeNet/BroadNet Canal Digital Dataguard Get Viken Fiber/Altibox Det finnes i dag flere leverandører som kan levere kun tv-løsning, kun internett-løsning eller begge deler. Noen leverandører er relativt små og fleksible på løsning som tilbys, mens de største har noen få ferdigsnekrede pakker. Styret valgte i denne prosessen å gå videre med de tre største aktørene i markedet:    Canal Digital Get Viken Fiber/Altibox Styret mener disse gir størst trygghet for borettslaget med tanke på kontinuerlig leveranse og videreutvikling av tjenestene i årene som kommer. Spesielt med tanke på fiber og ip-tv er vi bare i startgropen av en rivende utvikling. På nyåret 2014 ble det utformet en tilbudsforespørsel som ble sendt til disse tre og de ble invitert på ekstraordinære styremøter for å presentere tilbudene for Styret. Alle tre ble forespurt å komme med tilbud på fiberbasert løsning. Canal Digital fikk i tillegg spørsmål om å komme med et tilbud på eksisterende coxbaserte anlegg. Bakgrunnen for dette er at Styret ikke ser noen grunn til å bytte leverandør dersom vi fortsatt ønsker å benytte coaxbasert infrastruktur i borettslaget. Sammendrag av tilbudene fra de tre valgte leverandørene Canal Digital – Tilbud på fiber Canal Digital ønsket ikke å komme med tilbud på fiber til borettslaget. Bakgrunnen for dette er at budsjettet for utbygging av fiber (NOK 1 milliard i året) var brukt opp både for 2014 og 2015. De antok at vi kanskje kunne få fiber i 2016, men de kunne ikke gi noe garanti for dette. Canal Digital – Tilbud på coax Canal Digital holder i disse dager på å lansere T-We tjenesten sin som gir nye og forbedrede tjenester også over coax. Styret ønsker at borettslaget skal ha tilgang på de nye tjenestene T-We tjenesten gir og har fått et tilbud fra Canal Digital på dette. Ny avtale med Canal Digital koster kr 321,45 pr. måned og inkluderer:     T-We Box 33 faste + 15 valgfrie tv-kanaler 2/1 Mbit internett Gratis basis-abonnement på musikktjenesten Wimp. Tilleggstjenester og oppgraderinger vil være uendret fra dagens avtale. Get – Tilbud på fiber Get leverte to alternativer med hensyn på innhold over fiber. Det var alternativ 1 i tilbudet som var sammenlignbart med det vi har i dag og som er gjengitt her. Det må bemerkes at Get sin infrastruktur baserer seg på en G-pon-løsning som er teknisk dårligere (kapasitet) enn singel-node. Ny avtale med Get koster kr 319,- pr måned og inkluderer:     Get Box II IP-dekoder 20 faste + 20 valgfrie tv-kanaler o Det er gratis å gjøre endringer i den valgfrie delen av avtalen. Get har totalt 80 tv-kanaler i sin basisportefølje. 5/5 Mbit internett o Oppgradering av hastighet koster:  20/20 Mbit kr 269, 50/50 Mbit kr 329, 100/100 Mbit kr 369, 150/150 Mbit kr 569, 500/500 Mbit kr 2599,Get telefoni (Get Zero) o Gratis å ha, men koster å bruke. Get – Coax På ekstraordinært styremøte med Get var Get mer interessert i å tilby sine tjenester over coax enn å bygge ut fiber i borettslaget. Styret er usikker på hva bakgrunnen for dette egentlig er, men som tidligere nevnt så ser Styret ikke noe grunn til å bytte leverandør av tjenester over eksisterende coax infrastruktur. Styret har derfor ikke hentet inn tilbud på dette fra Get. Viken Fiber/Altibox – Tilbud på fiber Viken Fiber/Altibox leverte et veldig modulært tilbud der man kan sette sammen det man ønsker av tv, internett og tilleggstjenester. Styret la seg på en pakke som er nærmest det vi har i dag samt de pakkene konkurrentene leverer. Ny avtale med Viken Fiber/Altibox koster kr 299,- pr. måned og inkluderer:         HD-PVR dekoder 50 tv-kanaler Altibox Tv Overalt – tv på pc, nettbrett og mobil (med begrensninger) 2/2 Mbit internett o Oppgradering av hastighet koster:  25/25 Mbit kr 299, 60/60 Mbit kr 399, 100/100 Mbit kr 499, 200/200 Mbit kr 999, 400/400 Mbit kr 1499,2 installasjonspunkt pr. boenhet. 2 måneder gratis oppgradering av internetthastighet. Månedens film gratis. Integrert trådløs AC-ruter i hjemmesentralen. Styrets anbefaling Styret må innrømme at det ikke har vært enkelt å sammenligne tilbudene fra de tre valgte leverandører. Alle leverer litt forskjellig med hensyn til antall tv-kanaler, internetthastighet, infrastruktur o.l. Styret jobbet derfor hardt for å bryte tilbudene ned i sammenlignbare komponenter. Styret fikk også god input fra møtene med hver enkelt leverandør og vi føler at vi har nok fakta på bordet til å gi en kvalifisert anbefaling til beboerne. Styret anbefaler at Viken Fiber/Altibox velges som ny leverandør av tv- og internettjenester for borettslaget. Dette innbefatter også bytte av infrastruktur fra dagens coax til fremtidsrettet fiber. Viken Fiber har fra første stund vist at de er en seriøs og kompetent leverandør av morgendagens tjenester. Grunnpakken som leveres til alle boenheter koster kr 299,- og er skissert i sammendraget over. (Se vedlegg for andre tjenester/oppgraderinger man kan bestille i tillegg) Økningen av fellesutgifter på kr 17,55 i måneden medfører ikke økning i husleien på nåværende tidspunkt. Styret har lagt merke til at både Get og Canal Digital ønsker at borettslaget skal fortsette med coaxbasert infrastruktur noen år til. Styret er usikker på hva som egentlig ligger bak denne anbefalingen, men mistenker at det kan være økonomiske årsaker. Månedsprisen for pakkene disse tilbyr er helt like uavhengig av om de leverer over coax eller fiber. Styret vektlegger også sterkt de uavhengige brukerundersøkelser som viser at Viken Fiber/Altibox de siste årene har vært et hestehode foran de andre med hensyn til kvalitet og kundetilfredshet. I tillegg garanterer Viken Fiber/Altibox leveransen helt fram til bildet på tv’en og signalene i den trådløse ruteren. Beboerne vil med dette slippe å måtte forholde seg til andre «boks-leverandører» ved eventuelle problemer. Veien videre Dersom forslaget blir godkjent av generalforsamlingen Styret vil snarest etter generalforsamling inngå kontrakt med Viken Fiber/Altibox om oppgradering av infrastruktur til fiber i borettslaget. Oppstart vil skje så snart som praktisk mulig etter dette og antatt ferdigstilling av prosjektet vil være månedsskiftet august/september. Dersom forslaget blir nedstemt av generalforsamlingen Styret vil inngå ny avtale med Canal Digital som skissert i tilbudet i sammendraget over. På grunn av utfordringer med signalstyrke i dagens infrastruktur og tilbakemelding fra GET om at infrastruktur er for dårlig for moderne tjenester vil Styret gjøre det som er praktisk mulig for å få Canal Digital til å utbedre/oppgradere dagens infrastruktur over coax på kontraktfestet og akseptabel standard. Kjente Utfordringer Online.no epostadresser De beboere som i dag har online.no epostadresser mister disse når den kollektive avtalen med Canal Digital går ut. Styret anbefaler snarest dem det gjelder å finne alternativ epost-tilbyder og bytte over til denne så snart som mulig dersom forslaget blir godkjent av generalforsamlingen. Viken Fiber tilbyr hver boenhet opptil 5 epostadresser, men Styret anbefaler beboere å bruke andre, leverandøruavhengige, epost-tilbydere som gmail, outlook etc. Denne anbefalingen gjør Styret uavhengig av om vi bytter fra Canal Digital eller ikke i denne omgang. Et bytte kan skje på et senere tidspunkt. Wimp Wimp Basic abonnementet vil ikke være gyldig når den kollektive avtalen med Canal Digital går ut. De beboere som ønsker å videreføre Wimp abonnementene sine må selv inngå ny avtale med Wimp. Det anbefales å sjekke ut musikktjenestene til Viken Fiber, Spotify og andre tilbydere av musikktjenester. Analog tv Borettslaget vil ikke ha noen analoge tv-kanaler når den kollektive avtalen med Canal Digital utgår. Dette betyr ikke at de som har billedrørs tv må kvitte seg med denne. HDPVR dekoderen til Viken Fiber/Altibox har SCART utgang. Den eneste forskjellen er at alle tv’ene i boenheten nå må ha en dekoder for å kunne ta inn tv-kanaler. Beboere som har inngått individuell avtale om T-We tjenester/dekoder Alle individuelle avtaler med Canal Digital har 1 måned oppsigelse hos Canal Digital når den kollektive avtalen sies opp. De beboere som allerede har investert i T-We dekoder har mulighet til å selge denne privat om ønskelig. Dekoderen kan ikke benyttes i Viken Fiber sitt nett. Øvrige utfordringer Viken Fiber/Altibox, i samarbeid med Styret, ønsker å bistå beboere for konstruktivt å løse alle utfordringer som måtte dukke opp ved overgang til Viken Fiber/Altibox. Forslag til Generalforsamlingen Styrets forslag til generalforsamling den 20. mai 2014 er at sameiet vedtar en ny kollektiv avtale om leveranse av tv- og internettjenester levert av Viken Fiber/Altibox som beskrevet i tilbudet over og anbefalingen fra Styret. Avstemming: Borettslaget stemmer over om vi skal bytte leverandør av tv- og internettjenester fra Canal Digital til Viken Fiber/Altibox som anbefalt av Styret. -----------Votering om Viken skal få holde presentasjon om tilbudet, for generalforsamlingen. Vedtak: Flertall for at Viken ikke skulle holde presentasjon. Benkeforslag, vedlagt, delt opp i tre voteringer; 1. Forslag om at saken utsettes. Vedtak: Utsettelse vedtatt med overveldende flertall. 2. Forslag om at saken skal legges frem på ekstraordinær generalforsamling eller neste ordinære generalforsamling. Vedtak: Vedtatt å legge frem saken ved neste ordinære generalforsamling, mot 35 stemmer. 3. Forslag om at generalforsamlingen pålegger styret å holde et beboermøte hvor Canal Digital, Viken Fiber og eventuelt andre leverandører legger frem sine løsninger i god tid før neste ordinære generalforsamling. Vedtak: Vedtatt, med overveldende flertall, å ha beboermøte før neste ordinære generalforsamling. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5 Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble Arne Erik Hennum foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som styremedlem for 2 år, ble Iren Udnæs foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Ragne Rosen foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Andreas Kallevik foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon C Som varamedlem for 1 år, ble Morten Georg Riis Nilsen foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Annette Strand foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Kristian Aas foreslått. Som varamedlem for 1 år, ble Anne Cathrine Haraldson foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon. D Som representant i valgkomitéen for 1 år, ble Stein Erik Taugbøl, Marta Zamecznik, og Desiree Ruud foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon. E Som delegert med varadelegert for OBOS medlemslag til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Delegert Arne Erik Hennum Varadelegert Thorunn Elisabeth Rygg Vedtak: Valgt ved akklamasjon. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Møtet ble hevet kl.: 20:15. Protokollen signeres av Jan-Erik Nielsen /s/ møteleder Ola T. Ryen /s/ referent Anne Cathrine Haraldson /s/ protokollvitne Magnus Reintz /s/ protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen og i konstituerende styremøte har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Leder Arne Erik Hennum Skøyen Terrasse 10 Nestleder Thorunn Elisabeth Rygg Skøyen Terrasse 20 Styremedlem Iren Udnæs Skøyen Terrasse 20 Styremedlem Ragne Rosen Skøyen Terrasse 9 Styremedlem Andreas Kallevik Skøyen Terrasse 23 Oslo den 20.05.2014