Beredskapsplan for Hurum kommune 2014
Beredskapsplan for Hurum kommune 2014 Kriseledelsen Sorg og Interne og krisegruppa eksterne ressurser Sekreteriat Publikums- for logg og tjeneste journalføring Presse og informasjons senter VEDTATT: 06.09.2011 Pårørende senter/EVS Forord ............................................................................................................................................................. 5 Revisjoner, oppfølging og ajourhold ........................................................................................................ 6 Utarbeidelse av planen 2011 – arbeidsgruppe ..................................................................................... 7 1. Generell del ........................................................................................................................................... 8 1.1. Risiko og sårbarhetsanalyse .......................................................................................................... 8 1.2. Krisehåndtering – ansvar og organisering .................................................................................. 8 1.3. 2. 2.1. 1.2.1. Ansvar ................................................................................................................................. 8 1.2.2. Organisering....................................................................................................................... 9 Kompetanseheving ........................................................................................................................ 9 1.3.1. Generell beredskapskompetanse ................................................................................. 9 1.3.2. Kompetanse i krisehåndtering...................................................................................... 10 Operativ del ........................................................................................................................................ 11 Plan for etablering av kriseledelse i Hurum kommune ........................................................... 11 2.1.1. Målsetting ......................................................................................................................... 11 2.1.2. Etblering av Hurum kommunes kriseledelse .............................................................. 12 2.1.3. Når skal kriseledelsen etableres ................................................................................... 12 2.1.4. Hurum kommunes kriseledelse ..................................................................................... 12 2.1.5. Lokalisering av kriseledelsen ......................................................................................... 13 2.1.6. Kriseledelsens oppgaver................................................................................................ 13 2.1.7. Rutiner for varsling fra virksomhetene til kriseledelsen ............................................. 14 2.1.8. Ekstern kommunikasjon .................................................................................................. 14 2.2. Varslingsliste .................................................................................................................................... 14 2.3. Ressursoversikt ................................................................................................................................ 15 2.4. Plan for evakuering og varsling av befolkningen ................................................................... 15 2.5. 2.4.1. Iverksetting av evakuering ............................................................................................ 15 2.4.2. Evakueringssenter ........................................................................................................... 15 2.4.3. Alternative evakueringsplasser – Innkvartering over tid .......................................... 15 Plan for krisekommunikasjon ....................................................................................................... 16 2.5.1. Informasjonsansvar ......................................................................................................... 16 Side 2 2.6. 2.5.2. Informasjonsgruppas oppgaver mot media ............................................................. 16 2.5.3. Svartjeneste for publikum og pårørende / Pårørendesenter ................................. 17 2.5.4. Sikring og skjerming av kriseledelsen ........................................................................... 17 Atomberedskapsplan ................................................................................................................... 19 2.6.1. 2.7. 3. Kommunens rolle ved tiltak iverksatt av Kriseutvalget for atomberedskap ........ 19 Fagplaner ....................................................................................................................................... 20 Tiltakskort, varslingslister og skjemaer ............................................................................................. 24 3.1. Tiltakskort til plan for kriseledelse i Hurum kommune .............................................................. 24 3.2. Varslingsplaner ............................................................................................................................... 24 3.3. Skjema ............................................................................................................................................. 25 3.4. Vedlegg .......................................................................................................................................... 25 Tiltakskort varsling – praktisk veiledning .......................................................................... 26 Tiltakskort – utløsning av plan/varsling - oversikt ........................................................... 29 Tiltakskort – etablering av kriseledelse ............................................................................ 30 Tiltakskort – etablering av sekretariat for logg og journalføring ................................. 33 Tiltakskort–etablering av informasjonstjeneste .............................................................. 36 Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste ................................................................ 38 Tiltakskort – etablering av presse og ............................................................................... 40 Informasjonssenter .............................................................................................................. 40 Tiltakskort – etablering av pårørendesenter .................................................................. 43 Tiltakskort – Sorg/krisegruppa i Hurum ............................................................................. 45 Tiltakskort – etablering av evakueringssenter ................................................................ 47 EVS ......................................................................................................................................... 47 Tiltakskort – evakuering alternativ lokalisering ............................................................... 49 Tiltakskort – utstyrskasser for pårørendesenter og EVS ................................................ 50 Tiltakskort – Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering – råd og anbefalinger ........................................................................................................................ 51 Tiltakskort – Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner ................. 54 Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon ................................................................ 55 Side 3 Varslingsplan – personell evakueringssenter ................................................................. 58 Varslingsplan – offentlige instanser .................................................................................. 59 Varslingsplan – ressurser ..................................................................................................... 60 Varslingsplan – øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan ... 63 Skjemaer - Loggføringsskjema .......................................................................................... 72 Skjemaer – hendelses-/loggblankett .............................................................................. 73 Skjemaer - situasjonsrapport ............................................................................................. 75 Skjemaer - pressemelding ................................................................................................. 76 Skjemaer – Budskapsplattform ......................................................................................... 78 Skjemaer – Medie rigg ....................................................................................................... 79 Side 4 FORORD Plan for kriseledelse er en beredskapsplan for Hurum kommune som er utarbeidet i henhold til de retningslinjer som er gitt i utkast til forskrift for kommunal beredskap. Planen er delt opp i en generell del og en operativ del. Generell del fastlegger hovedprinsippet for beredskapsarbeidet i Hurum kommune. Det gis en overordnet fremstilling av hvilke krav og forventninger som stilles til kommunens samfunnssikkerhet og beredskapsarbeid. Deretter gis det en beskrivelse av kommunens organisering og ansvarfordeling innen beredskapsarbeidet. Avslutningsvis gis det en oppsummering av utfordringen for beredskapsarbeidet basert på utført ROS analyse for Hurum kommune. Operativ del er kriseledelsens arbeidsverktøy og består av følgende elementer: Plan for etablering av kriseledelse - Denne gir opplysninger om hem som utgjør kommunens kriseledelse, ansvar, roller og fullmakter, herunder hvem som har fullmakt til å bestemme at kriseledelsen skal samles. Varslingsliste – Liste over aktører som har en rolle i kommunens kriseledelse. Alle som står på lista skal informeres om deres rolle i krisehåndteringen. Ressursoversikt – Opplysninger om hvilke ressurser kommunen har til rådighet og ressurser som er tilgjengelig hos andre aktører ved en krise. Det bør etableres forhåndsavtaler med relevante aktører om bistand ved krise. Evakueringsplan – Forhåndsdefinerte evakueringssteder og rutiner for etablering av evakueringssenter. Plan for befolkningsvarsling og krisekommunikasjon – Kommunikasjon med og varsling av befolkning, media og egne ansatte i en krisesituasjon Atomberedskapsplan – Rutiner for beredskap ved atomuhell Fagplaner – Oversikt over alle kommunens fagplaner innenfor beredskap og samfunnssikkerhet. Tiltakskort/varslingslister – Gir oversikt over fremgangsmåte ved iverksettelse av forskjellige tiltak ved en krisesituasjon. Alle ovennevnte punkter kan ha områder der hvor det bare henvises til et tiltakskort/varslingsliste. Beredskapsplanen vedtas og revideres av kommunens kriseledelse. Side 5 REVISJONER, OPPFØLGING OG AJOURHOLD Oppfølgingen av planene skal sikre at de ikke foreldes. Det skilles mellom et mer jevnlig ajourhold og en total gjennomgang av planenes grunnleggende forutsetninger og prinsipper. Ansvaret for jevnlig/enkelt ajourhold har rådmannen ved beredskapsansvarlig. Gjennomgang av grunnleggende elementer i planverket skal forelegges kommunestyret. Det skal påses at korrigeringer formidles til alle som oppbevarer eksemplar av planen. Kommunen ved kriseledelsen skal gjennomføre jevnlige øvelser, enten i egenregi eller i regi av Fylkesmannen. Etter øvelser skal planverket gjennomgås. Rådmannen har ansvar for at kriseledelsen gjennomfører kurs og øvelser. Alle beredskapsplanene gjennomgås innen 1. mars hvert år. Ajourføringen skal omfatte: Ressursoversikter. Varslingslister. Andre person-, adresse- og telefonoversikter. Endrede ansvarsforhold. Opplysninger om evaluering og korrigering av planene i orbindelse med øvelser/faktiske kriser siden siste ajourhold (se avsnitt nedenfor). Ajourhold etter kriser og øvelser. Når en plan prøves ut under øvelser eller faktiske kriser, skal det i ettertid innen 8 uker utarbeides en skriftlig evaluering av planverket. Denne skal fokusere på om de planlagte forberedelsene er tilstrekkelige og hensiktsmessige. Planene korrigeres for feil og avvik. Logg for revideringer og ajourhold (Rødt – revisjon igangsatt, ikke ferdigstilt) Dato Handling 2011 Plan utarbeidet og vedtatt av Kriseledelsen 2012 – 16. Feb. Revidert – V05 Øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan 2012 – 1. Mar. Nytt tiltakskort T14 - Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner 2013 - 1.Mars Revidert 2013 - 19. nov Plan revidert og vedtatt av Kriseledelsen 2014 – 1.mars Revidert 2014 – 27. aug Revidert – kriseledelsen og beredskapsansvarlig Side 6 UTARBEIDELSE AV PLANEN 2011 – ARBEIDSGRUPPE Gudmund Notøy Rådmann, Hurum kommune Anne Grete Ivås Fagleder informasjon/ web, Hurum kommune Steinar Berg Lensmannsførstebetjent, Røyken og Hurum lensmannskontor Jarle Haugsrud Overingeniør, Hurum brannvesen Ivar Hovden Kommunelege I, Hurum kommune Kari Bakke Smith Virksomhetsleder, Hurum kommune Side 7 1. GENERELL DEL Kommunen har et generelt ansvar for befolkningens ve og vel i en krisesituasjon. Den politiske og administrative ledelse er ansvarlig for at kommunen er i stand til å håndtere kriser, og for at det foreligger en plan for hvordan kommunen skal kunne opprettholde sin virksomhet i en krisesituasjon. Håndtering av et økt informasjonsbehov internt i kommunen, og i forhold til media og publikum, vil være en viktig del av kriseplanen. Rask og effektiv handling under en katastrofe, krise- eller krigssituasjon forutsetter at ansvarsforhold med bruk og fordeling av disponible ressurser er avklart på forhånd. Beredskapsplanen skal fange opp både akutt inntrufne hendelser og hendelser som bygges opp over tid. Det er likevel med grunnlag i erfaringer, mulig å gi grove anslag for sannsynligheten for at ulike hendelser inntreffer, og anslå omfang og behov for krisehjelp. I alle krisesituasjoner er det likevel viktig å merke seg at det er den aktuelle akutte situasjon og ikke beredskapsplanen, som danner grunnlaget for den faktiske og styring, ledelse, organisering og ressursbruk. Dersom det er mulig, skal all øvrig kommunal virksomhet og lokalsamfunnet ellers fungere på en normal, uavhengig og uberørt måte i forhold til krisesituasjonen. 1.1. RISIKO OG SÅRBARHETSANALYSE Alvorlige ulykker, katastrofer og svikt i samfunnsviktige systemer avslører ofte at samfunnet ikke er godt nok forberedt på å takle slike situasjoner. Risiko- og sårbarhetsanalyser vil hjelpe kommunen med å kartlegge hvilke hendelser som bør forebygges og hvilke hendelser som det bør være beredskapsplaner i forhold til. Kommunen vil minst en gang i året vurdere hvilke risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) som trenger å oppdateres. 1.2. KRISEHÅNDTERING – ANSVAR OG ORGANISERING 1.2.1. ANSVAR Den som har ansvaret for en tjeneste i en normalsituasjon skal i utgangpunktet også ha ansvar for beredskapsplanlegging og ledelse i en krisesituasjon. Ved større ulykker og/eller katastrofer vil det likevel være aktuelt å etablere en kommunal kriseledelse. Politiet har ansvar for å iverksette og organisere redningsinnsats og forestå samordningen ved redningsaksjoner når menneskers liv eller helse er truet. (Politiloven § 27.) Dersom brannvesenet er tilstede før politiet, er det lederen av brannvesenet som forestår skadestedsledelsen inntil politiet kommer. (Brannloven § 12.) Ved svært store ulykker eller katastrofer kan den overordnede ledelsen bli tillagt ”Redningstjenesten for Norge” eller fylkesmannen/Justisdepartementet. Dersom kommunens ledelse i en aktuell situasjon er i tvil om hva som er kommunens oppgave og ansvar, må den ta kontakt med politiet eller fylkesmannen for å avklare dette. Side 8 1.2.2. ORGANISERING Når det oppstår en uønsket hendelse av et slikt omfang at det ordinære tjenesteapparatet ikke makter å håndtere situasjonen, skal kriseledelse etableres. Ordføreren eller rådmannen eller den som opptrer på vegne av en av disse - kan bestemme at kriseledelse skal etableres. Organisasjonskart for kriseledelsen og kriseadministrasjon: Kriseledelsen Sorg og krisegruppa Interne og eksterne ressurser Sekretariat for logg og journalføring Presse og informasjonssenter Publikumstjeneste Pårørende senter/EVS Publikumstjeneste og presse og informasjonssenter inngår i kommunens informasjonstjeneste ved en krise. 1.3. KOMPETANSEHEVING 1.3.1. GENERELL BEREDSKAPSKOMPETANSE For å heve kommunens generelle kompetanse innenfor beredskapsområdet gjennomføres følgende årlige tiltak: 1. Deltaking på kurs i Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap. Utdanningssenteret har som mål å formidle kompetanse om samfunnssikkerhet og beredskap til sivilt og militært personell på sentralt, regional og lokalt nivå og har en rekke kurs som er av betydning for kommunens beredskapsarbeid. Kommunen skal hver år nøye vurdere aktuelle Side 9 kurstilbud fra utdanningssenteret og melde på deltakere til de kurstilbudene som vurderes som mest relevant. 2. Deltaking på kurs og konferanser om beredskap Kommunen skal nøye vurdere aktuelle tilbud/invitasjon til kurs/konferanser som omhandler beredskap og delta med beredskapskoordinator og/eller de fagpersoner/ledere som kurset er mest relevant for. 3. Gjennomgang av planverk Hele kommunens planverk skal revideres slik som forutsatt i de aktuelle planene og i kriseledelsesplanen. Dette skal være et prioritert arbeidsområde og de revisjonsansvarlige skal hvert år avgi rapport til rådmannen. 4. Beredskapssamtale Beredskapsansvarlig (kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester) skal gjennomføre en samtale/orientering om beredskap ved alle nyansettelser i stillinger som har funksjoner/ansvar innenfor beredskapsområdet. Det samme gjelder for ansatte som får beredskapsansvar som nytt arbeids-/ansvarsområde. I samtalen skal det gis en generell orientering om beredskapsarbeidet og aktuelt lov-/planverk og spesiell orientering/samtale om det ansvarsområdet vedkommende arbeidstaker har når det gjelder beredskap. 5. Beredskap i rådmannens ledergruppe Minst en gang pr. år skal beredskap være et tema i rådmannens ledergruppe hvor det orienteres og drøftes beredskapsarbeid generelt, status i planverk og beredskapsmessige utfordringer. Beredskap skal ellers settes på dagsorden i ledergruppa når situasjonen etter rådmannens vurdering tilsier dette. 1.3.2. KOMPETANSE I KRISEHÅNDTERING For å heve kommunens kompetanse i krisehåndtering skal det regelmessig gjennomføres en eller annen form for øvelse. Ca. halvparten av øvelsene bør være ”fullskalaøvelser”. Øvelsene bør planlegges i forhold til kommunestyreperiodene. Øvelser skal planlegges og avvikles i samarbeid med fylkesmannens beredskapsavdeling. Side 10 2. OPERATIV DEL Operativ del er kriseledelsens verktøy for håndtering av kriser i Hurum kommune. Fullmakter Ordfører/rådmann eller de som fungerer i disses stillinger, er gitt fullmakt til å iverksette denne planen eller deler av denne. Samme personer er delegert myndighet til å iverksette de nødvendige tiltak for å avhjelpe en oppstått akutt krise: 1. Kommunestyret har gitt kriseledelsen fullmakt til å gjøre økonomiske disposisjoner, begrenset oppad til kr. 2. 000.000,-, til det formål å bringe krisesituasjonen til opphør. 2. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. 3. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjeneste med mer. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet ovenfor kan overskride ved påtrengende behov, og bevilgende folkevalgt organ ikke kan sammenholdes. Formannskapet holdes løpende orientert om krisens utvikling og om kriseledelsens disposisjoner, gjennom daglig orientering. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående fullmakt skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. Kriseledelsen oppløser seg selv når hendelsen kan håndteres av kommunens ordinære organisasjon. Ordfører avgir rapport til kommunestyret snarest etter krisens opphør. 2.1. PLAN FOR ETABLERING AV KRISELEDELSE I HURUM KOMMUNE 2.1.1. MÅLSETTING Kriseledelsen i Hurum kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Ledelse og innsats skal skje på lavest mulig nivå. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i utøvende enheter. Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg til en krise, skal kriseledelsen ha to arbeidsmål: 1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med ressursstøtte fra kommunen. Side 11 2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud, og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen. Til sammen: Sikre, redde, evakuere, informere, normalisere og evaluere. 2.1.2. ETABLERING AV HURUM KOMMUNES KRISELEDELSE Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn. 2.1.3. NÅR SKAL KRISELEDELSEN ETABLERES Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art: 1. Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring 2. Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse 3. Når politiet anmoder kommunen om å etablere kriseledelse. 4. Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader eller ødeleggelser 5. Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold Kriseledelsens rolle er å være et koordinerende organ. Som et utgangspunkt skal krisen ledes fra den virksomhet den oppstår i, men kriseledelsen vil være aktivt støttende og behjelpelig med bl. a. å koordinere kommunens øvrige ressurser. 2.1.4. HURUM KOMMUNES KRISELEDELSE Ordfører Hurum kommune Varaordfører Hurum kommune Rådmann Hurum kommune Assisterende rådmann Hurum kommune Økonomisjef Hurum kommune Personalsjef Hurum kommune Kommunalsjef IKT og kvalitet Hurum kommune Kommunalsjef oppvekst og utdanning Hurum kommune Kommunalsjef helse og sosial Hurum kommune Kommunalsjef næring og kultur Hurum kommune Kommunalsjef plan og bygg Hurum kommune Side 12 Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester Hurum kommune Kommunelege I Hurum kommune Kommunikasjonssjef Hurum kommune Beredskapskoordinator Hurum kommune Støtte/ rådgivere for kriseledelsen Brannsjef Hurum brann og redning Lensmann Røyken og Hurum lensmannskontor Leder for sorg og krisegruppe Hurum kommune Overingeniør Hurum brannvesen Hurum kommune Avhengig av situasjon kan også andre ledere/faginstanser trekkes inn som deltakere i kriseledelsen. Eksempelvis: E-verk, Sivilforsvaret, HV, Mattilsynet, Prest, Røde Kors hjelpekorps, m.fl. Se V03 Varslingsplan – offentlige instanser 2.1.5. LOKALISERING AV KRISELEDELSEN Dersom kriseledelsen må etableres skal dette skje på rådhuset i Sætre – formannskapssalen. Det vil til dette rommet bli knyttet opp nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig materiell 2.1.6. KRISELEDELSENS OPPGAVER 1. Innhente opplysninger om situasjonen og skaffe seg oversikt ved å kontakte: - evt. berørte virksomheter i kommunen - politiet, - AMK, - andre involverte 2. Vurdere opplysningene og se hvem hendelsen har konsekvenser for. 3. Ta beslutninger om iverksettelse av tiltak for å hindre/begrense omfanget av skader på personer og materielle verdier. 4. Lede, koordinere og prioritere kommunens innsats og bruk av kommunens ressurser. Se T03 Tiltakskort – etablering av kriseledelse, V01 Varslingsplan – kriseledelsen/administrasjon og V02 Varslingsplan – personell evakueringssenter 5. Holde løpende kontakt med LRS og skadestedsledelse. 6. Etter anmodning bistå politiet med f.eks. informasjon til publikum, drift av pårørendesenter og opprettelse av evakueringssenter 7. Loggføring i CIM og situasjonsrapportering 8. Gi rapport om situasjonen i kommunen til Fylkesmannen og andre ikke-kommunale instanser Side 13 9. Holde løpende kontakt med ikke-kommunale instanser som er involvert i hendelsen. 10. Informere kommunens innbyggere, øvrige ansatte og media på en formålstjenlig måte. 11. Samarbeide med andre offentlige myndigheter, bedrifter og private samt frivillige organisasjoner, som f. eks Røde Kors. Kriseledelsen må trekke grenser mellom egne oppgaver og de oppgavene som er tillagt skadestedsledelsen. 2.1.7. RUTINER FOR VARSLING FRA VIRKSOMHETENE TI L KRISELEDELSEN Krav til varsling av hendelse: 1. Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen. 2. Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak. Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt. 3. Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling. 4. Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling. 2.1.8. EKSTERN KOMMUNIKASJON Rutiner for ekstern kommunikasjon ved en oppstått krise er beskrevet i '' 2.5 Plan for krisekommunikasjon'' 2.2. VARSLINGSLISTE Det er utarbeidet egne varslingslister for kriseledelsen og de ressurser som kommunen vil benytte ved en krise. Varsling ved kriser skal skje i henhold til de retningslinjer som er gitt i tiltakskort for varsling. Se T01 Tiltakskort varsling – praktisk veiledning Ved truende kriser, eks. flom eller mulig atomulykker, vil statlige myndigheter stå i kontakt med kommunen/kriseledelse om iverksettelse av tiltak. Side 14 2.3. RESSURSOVERSIKT Kriseledelsen kan trekke inn de ressurser - interne/eksterne - de mener er nødvendig i henhold til de rammer som er gitt kriseledelsen gjennom Ordfører/Rådmann eller de som virker i deres sted. Se V04 Varslingsplan – ressurser. 2.4. PLAN FOR EVAKUERING OG VARSLING AV BEFOLKNINGEN 2.4.1. IVERKSETTING AV EVAKUERING Politiet avgjør om det skal opprettes evakueringssenter og gir beskjed til kriseledelsen om at dette skal opprettes. Innkalling av personell til evakueringssentret gjøres iht. egen varslingsliste. Leder av evakueringssenteret innkaller personell til å bistå med forpleining, psykososial oppfølging, medisinsk vurdering/behandling etc. Se T10 Tiltakskort – etablering av evakueringssenter EVS. 2.4.2. EVAKUERINGSSENTER Hurum kommune har følgende forhåndsdefinerte evakueringssenter i kommunen: Flerbrukshallen på Holtebrekk Hovenga samfunnshus Folkestadhallen Tofte menighetshus Solvang Sætrehallen Filtvet og Klokkarstua helsetun vil også kunne benyttes til evakueringssenter, avhengig av hendelsens omfang. I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70% bortfall av forsyningskapasiteten fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på Holtebrekk og Hovenga Samfunnshus. 2.4.3. ALTERNATIVE EVAKUERI NGSPLASSER – INNKVARTERING OVER TID I tilfeller der evakueringssituasjonen strekker seg over flere dager må alternativ innkvartering iverksettes. Berørte som ikke har anledning til selv å finne seg et alternativt innkvarteringssted vil bli innkvartert på en av overnattingsbedriftene i kommunen: Quality Spa og Resort Homsbu – tlf 32 79 70 00 Holmsbu Bad – tlf 32 79 21 00 Bikuben pensjonat – 901 54 615 Kriseledelsen har ansvar for at det foreligger forhåndsavtale med aktuelle overnattingsbedrifter. Side 15 2.5. PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON 2.5.1. INFORMASJONSANSVAR Ordfører/rådmann har det overordnede ansvaret for kommunal informasjon, også i krisetider. Det praktiske ansvaret delegeres til kommunens kommunalsjef ikt og kvalitet Operativt ansvar: 1. Generelle uttalelser til presse: Ordfører eller utpekt medlem av kriseledelsen 2. Pressehåndtering / gjennomføring av pressekonferanse: kommunalsjef ikt og kvalitet 3. Internett/kriseweb : kommunalsjef ikt og kvalitet Hvor skal informasjonskontoret etableres? Sted: Rådhuset, Sætre – møterom Isdammen . Telefon: 32 79 71 00 / 400 05 515 Leder: kommunalsjef ikt og kvalitet Utstyr: PC med internettilgang / telefon / faks / mobiltelefon / maler for pressemelding /kriseweb Det er bare ordfører/rådmann og skadestedsleder som uten videre har fullmakt til å uttale seg til media. Når det er hensiktsmessig, kan ordfører/rådmann gi andre i kriseledelsen slik fullmakt. Der politi og/eller brannvesen er involvert, skal informasjonen fra kommunen samordnes med disse før den gis til mediene. Ved større kriser der informasjonsbehovet er stort etableres ''organisasjon for publikumstjeneste'', ''presse og informasjonstjeneste'' og '' pårørendesenter'' helt eller delvis, jfr tiltakskort: T06 Etablering av publikumstjeneste, T07 Etablering av presse og informasjonssenter og T08 Etablering av pårørendesenter Kommunalsjef ikt og kvalitet skal: gi informasjonsfaglige råd til kriseledelsen lede informasjonsgruppen og være hovedansvarlig for pressetjenesten Se tiltakskort – T13 Krisekommunikasjon, målstrategi mediehåndtering – råd og anbefalinger 2.5.2. INFORMASJONSGRUPPAS OPPGAVER MOT MEDIA Dersom rådmannen oppnevner informasjonsgruppen er dennes oppgave å tilrettelegge/forberede for pressekonferanser, skrive pressemeldinger og oppdatere kriseweb samt formidle informasjon fra kriseledelsen. Informasjonsgruppens medlem (kommunalsjef ikt og kvalitet) fra kriseledelsen har som særskilt ansvar å holde de som betjener sentralbordet/ekspedisjonen oppdatert til enhver tid. Informasjon til/gjennom media: 1. Etablere og holde løpende kontakt med aviser, radio, TV Legge ut oppdatert informasjon på kommunens hjemmeside ev. Kriseweb. Hovedansvaret ligger hos kommunalsjef ikt og kvalitet, som om nødvendig delegerer ansvaret til en annen i redaksjonsgruppa. Side 16 2. Formidle viktig informasjon om krisen gjennom media, særlig lokalradio/-TV fra kriseledelsen og lokalaviser, både muntlig og skriftlig (pressemeldinger). 3. Svare på henvendelser fra media via egne telefonnummer, forbeholdt dette. 4. Arrangere briefinger/pressekonferanser der ordfører/rådmann, skadestedsleder osv. deltar. 5. Følge kontinuerlig med på radio/TV hva som sies om krisen og lese gjennom alt som skrives i avisene. Gjøre opptak av innslag og ta vare på utklipp som er relevante og som kan benyttes til en senere evaluering. Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det utarbeidet følgende vedlegg: 1. 2. 3. 4. Gode råd ved mediekontakt - tiltakskort Budskapsplattform mal Pressemelding mal Medierigg 2.5.3. SVARTJENESTE FOR PUBLIKUM OG PÅRØRENDE / PÅRØRENDESENTER Informasjonsenheten og servicetorget i rådhuset og IT-ansvarlig har ansvar for å etablere en svartjeneste, jfr. T06 Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste, for publikum/pårørende i kriser der pårørende/berørte: 1. 2. 3. 4. får oppdatert informasjon fra kriseledelsen blir henvist til rette vedkommende i kriseledelsen hvis dette er nødvendig kan bli henvist til sted hvor de kan vente på nærmere informasjon blir henvist til pårørendesenteret hvis dette er etablert Ved behov for å samle berørte/pårørende i et pårørendesenter kan helsetunene benyttes. For øvrig vurderes det i hvert enkelt tilfelle hva som er best lokalisering, jfr. T08 Tiltakskort – etablering av pårørendesenter Personell for pårørendesenter er gitt i varslingsplan V01. Leder av pårørendesenter koordinerer med leder av evakueringssenter når det er behov for å opprette begge funksjonene. Leder av pårørendesenter må i hvert enkelt tilfelle i samråd med kriseledelsen vurdere hvor store ressurser som må involveres, jfr. V01 Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon og V03 Varslingsplan – offentlige instanser. 2.5.4. SIKRING OG SKJERMING AV KRISELEDELSEN Det er viktig at kriseledelsen får arbeide avskjermet og uten unødvendig og ukontrollerte henvendelser. Følgende rutiner skal følges etter at kriseledelsen er trådt sammen: Forsterkning av sentralbord: Kriseledelsen må ha en egen rutine for forsterkning av sentralbord. Dersom sentralbordet, til tross for forsterkning, ikke har kapasitet til å håndtere publikum eller media som møter personlig, må det lages plakater med informasjon om hvor media og publikum skal henvende seg ev. legges ut info. på kommunens webside, www.hurum.kommune.no og Facebook og Twitter. Kriseweb skal vurderes iverksatt. Side 17 Siling av innkommende telefoner/meldinger fra publikum: 1. Informasjon fra sentralbord til publikum skal være kort, konsis og i tråd med føringer fra kriseledelsen 2. Hovedmålet er at kun nødvendige samtaler skal settes over til kriseledelsen, og kun etter at kriseledelsen har godkjent samtalen. Hva som er nødvendig er en skjønnsmessig vurdering. Kriterier: liv og helse (settes evt. direkte over til nødsentralen 113) miljø/ forurensning større økonomiske verdier samfunnsviktige funksjoner 3. Ved hendelser som fyller kriteriene settes telefonen/meldingen direkte over til den i kriseledelsen som har ansvaret for arbeidsfeltet. Ved tvil om arbeidsfelt skal sentralbord forhøre seg med rådmann. Er rette vedkommende opptatt, noteres henvendelsen på meldingsskjema som gis til loggfører. Loggfører gir melding videre. 4. Gjelder det informasjon om personer involvert i ulykke settes samtalen over til pårørendesenter, sykehus eller andre som har ansvar for forpleining eller behandling av skadede. 5. Ved stor pågang om informasjon må det utarbeides et kortfattet informasjonsskriv som angir hva som kan formidles til publikum som trenger informasjon. Kommunalsjef ikt og kvalitet er ansvarlig for å vurdere behov for et slikt skriv, og for utarbeiding av skrivet. Resepsjonen har også et ansvar for å melde behov til Kommunalsjef ikt og kvalitet. 6. Ved god kapasitet hos kriseledelsen kan også henvendelser som ikke dekker kriteriene rettes videre til kriseledelsen. Publikum som møter personlig: 1. Utgangspunkt er at samme informasjon gis til dem som møter personlig og til dem som ringer 2. Publikum henvendes til sentralbordet/ekspedisjonen hvis det ikke er opprettet eget pårørendesenter. Informeres hver time av kommunalsjef ikt og kvalitet og eller informasjonsansvarlig, eller oftere hvis god kapasitet. Hvis det holdes pressekonferanser, blir publikum orientert etter pressekonferansene. 3. Ved god kapasitet hos kriseledelsen kan henvendelsen rettes videre til rette vedkommende i kriseledelsen. Siling av innkommende telefoner/meldinger fra media: Henvendelser fra media rettes til kommunalsjef ikt og kvalitet. Håndtering av media som møter ved sentralbord: Sentralbord er ansvarlig for å lede vedkommende til pressesenter eller til den som vedkommende har avtale med. Side 18 2.6. ATOMBEREDSKAPSPLAN Det er ikke utarbeidet noen særskilt plan for atomberedskap i Hurum kommune da kommunen på dette området skal rette seg etter føringer som blir gitt fra nasjonale myndigheter, i denne sammenheng Fylkesmannen. Ytterligere kan øvrige deler av kommunens beredskapsplan måtte iverksettes som en del av den generelle atomberedskapen. I forhold til atomberedskap skal kommunen forholde seg til to ulike hendelsesforløp. Dette er hendelser av nasjonal karakter og hendelser lokalt. I forhold til situasjoner på nasjonalt plan skal kommunen forholde seg til de retningslinjer som blir gitt av overordnet myndighet formidlet gjennom Fylkesmannen. Tiltak iverksettes på grunnlag av de føringer som her blir gitt. Ved lokale hendelser skal Statens Strålevernet varsles direkte uten opphold ved lokale hendelser, før man varsler fylkesmannen. Kommunen skal deretter rette seg etter de føringer som blir gitt fra disse instansene. Statens strålevern vakttelefon: 67 16 26 00 2.6.1. KOMMUNENS ROLLE VED TILTAK IVERKSATT AV KRISEUTVALGET FOR ATOMBEREDSKAP Kommunens viktigste oppgaver ved en atomhendelse, vil, som ved andre hendelser, være å ta seg av sine innbyggere og å bidra til en raskest mulig normalisering av situasjonen. Kommunen må planlegge handlinger og være forberedt på å kunne gjennomføre eller bistå andre etater i gjennomføringen av en rekke forskjellige oppgaver. Det er dessuten ønskelig at kommunene har oversikt over hvilke bistandsressurser (utstyr og kompetanse) som er tilgjengelig innenfor egen kommune. I de tilfeller Kriseutvalget for atomberedskap trer sammen, vil melding om iverksetting av tiltakene komme fra Kriseutvalget, via Fylkesmannen til kommunen. Parallelt vil alle tiltak som besluttes iverksatt av Kriseutvalget alltid bli formidlet i forvaltningskanal, fra Kriseutvalgets medlemsinstitusjoner til deres ytre etater. Kommunen skal videreformidle informasjon fra Kriseutvalget til egen befolkning. Om nødvendig skal informasjonen tilpasses lokale forhold. Kommunen rapporterer tilbake til regionalt nivå. Kriseutvalgets ni tiltak er hentet fra fullmakter i akuttfasen (jf. kgl.res. Av 17.2.2006) Disse tiltakene danner utgangspunktet for kommunens planlegging og dette utdypes nedenfor. 1. Pålegge sikring av områder som er sterkt forurenset, for eksempel begrensning av tilgang og trafikk eller sikring og fjerning av radioaktive fragmenter. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Politiloven. Kommunen må kunne bistå politiet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av oppgaver knyttet til bl.a. evakuering, transport, innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøring og informasjon. 2. Pålegge akutt evakuering av lokalsamfunn i tilfeller hvor utslippskilden, for eksempel lokal reaktor, havarert fartøy med reaktor eller fragmenter fra satellitt, utgjør en direkte trussel mot liv og helse lokalt. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Politiloven. Kommunen må kunne bistå politiet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av oppgaver knyttet til bl.a. evakuering, transport av evakuerte, innkvartering, Side 19 forpleining, avsperring, kunngjøring og informasjon. Kommunen må kunne planlegge eventuelle lokale tilpasninger ved evakuering. 3. Pålegge kortsiktige tiltak/restriksjoner i produksjon av næringsmidler, for eksempel å holde husdyr inne eller å utsette innhøsting. Tiltaket iverksettes med hjemmel i Matloven. Kommunen må kunne bistå Mattilsynet lokalt (distriktskontorer) og må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå i å bistå i forhold til informasjon til produsenter og distributører, tiltak for å skaffe fôr til husdyr og transport, se til husdyr (eks. ved fraflyttede gårdsbruk). 4. Pålegge/gi råd om rensing av forurensede personer. Tiltaket iverksettes evt. med hjemmel i Politiloven, men kan også gis som råd. Kommunen må kunne bistå og tilrettelegge for at Sivilforsvaret, evt. Forsvaret kan gjennomføre rensing av enkeltpersoner eller grupper av befolkningen. Dette kan bestå av bl.a. å stille rensemuligheter til disposisjon (dusjanlegg), forsvarlig håndtering og deponering av radioaktivt forurensede artikler/materiale (spesialavfall), transport, innkvartering, forpleining, avsperring, kunngjøring, informasjon. 5. Gi råd om opphold innendørs for publikum. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon, drift av skoler, daginstitusjoner, barnehager, helse- og pleieinstitusjoner og tiltak for at lokalsamfunnet skal fungere i en forurensningssituasjon. 6. Gi råd om opphold i tilfluktsrom (som for evakuering). Dette tiltaket vil først og fremst være et tiltak som kan bli iverksatt ved sikkerhetspolitisk krise/krig. Tiltaket innebærer klargjøring og drift av tilfluktsrom for publikum. Om nødvendig skal kommunen, i samarbeid med politiet, Sivilforsvaret og Forsvaret, tilpasse rådene og anbefalingene til lokale forhold 7. Gi råd om bruk av jodtabletter. Kommunen (kommunehelsetjenesten) har ansvaret for å ha en plan for distribusjon og utdeling av jodtabletter til aktuelle grupper i befolkningen. De aktuelle kommunene får informasjon om dette. Hvilke kommuner dette gjelder vil kontinuerlig bli vurdert ut fra en løpende trusselvurdering. 8. Gi kostholdsråd, for eksempel råd om å avstå fra konsum av visse kontaminerte næringsmidler. Kommunen må kunne bistå Mattilsynet lokalt (distriktskontorer) for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av bl.a. kunngjøring, informasjon til produsenter og distributører, kontrolltiltak og rapportering. 9. Gi råd om andre dosereduserende tiltak. Kommunen må forberede seg på å kunne stille ressurser til rådighet for gjennomføring av tiltaket. Dette kan bestå av en rekke forhold som er nødvendige å gjennomføre for å sikre liv, helse og økonomiske verdier. 2.7. FAGPLANER På bakgrunn av overordnede føringer og egne risikovurderinger er det utarbeidet fagplaner for beredskap innenfor flere områder. Dette gjelder både overordnede planer, samt planer innenfor de enkelte fagområdene. Side 20 Planer for helse og sosialområdet: Nr Planen omhandler: Vedtatt 1. Plan for helse- og sosialmessig beredskap 2004 2. Smittevernplan 1997 3. 4. Revidert Merknader Ansvar Kommunelege I 2010 Kommunelege I Rådgivningsgruppe for mennesker i krise. 2011 Virksomhetsleder Barn, ungdom og voksen Planer for brannvarsling og evakuering av Filtvet og Klokkarstua helsetun. 2011 Virksomhetsledere Planer for brann og beredskap Nr Planen omhandler: Vedtatt 1. Brannordningen for Hurum kommune 1998 2. Internkontroll Hurum Brannvesen 2004 Varslingsplan for Hurum brannvesen. 2009 Brannsjefen og Vestviken 110 Beredskapsplan for skogbrann for Røyken og Hurum. 1997 Brannsjefen 3. 4. Revidert Merknader Ansvar Brannsjefen 2010 Brannsjefen Planer for kommunalteknisk virksomhet og forsyningssikkerhet Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader 1. Beredskapsplan for Hurum E-verk 2012 2. Plan for strømrasjonering i Hurum 2012 kommune Side 21 Ansvar Hurum E-verk Under utarbeidelse Hurum E-verk 3. Beredskapsplan for Bjørvannsdammen 4. Internkontroll vann 5. 6. 2005 Hurum Drift 1997 2006 Hurum Drift Internkontroll avløp 1997 2006 Hurum Drift Internkontroll renovasjon 1998 ? Hurum Drift/RFD Planer for vern mot akutt forurensning Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1. Interkommunal plan for Drammensregionen 1997 Brannsjefen/IUA 2. Interkommunal plan for Indre Oslofjord 1996 Brannsjefen 3. Sikkerhetsrapport - Halvorshavn 4. Sikkerhetsrapport - Chemring Nobel AS 5. Sikkerhetsrapport – Dynea AS 6. Beredskapsplan for Sødra Cell Tofte Ikke oversendt YX olje AS 2008 Revideres årlig Chemring Nobel AS Ikke oversendt Dynea AS 2011 Side 22 Revideres årlig Sødra Cell Tofte AS Øvrige planer og dokumenter innenfor samfunnssikkerhet og beredskap. Nr Planen omhandler: Vedtatt Revidert Merknader Ansvar 1 Beredskapsplan for skolene i Hurum for bruk ved ulykker, vold, 2006 dødsfall, kriser og brann Virksomhetsledere 2. ROS analyse for Hurum kommune 2010 Kriseledelsen 3. Krisehåndteringsplan for barnehagene 2011 2011 Side 23 Virksomhetsledere 3. TILTAKSKORT, VARSLINGSLISTER OG SKJEMAER Tiltakskort utarbeides kontinuerlig basert på aktuelle scenario/hendelser som kan oppstå og medfører at kriseledelse må iverksettes. Vedleggene oppdateres fortløpende, og er ikke underlagt godkjenningsprosedyren for hoveddokumentet. Navn og telefonnummer i tiltakskortene/varslingslistene tilhørende enkeltpersoner er unntatt offentlighet. 3.1. TILTAKSKORT TIL PLAN FOR KRISELEDELSE I HURUM KOMMUNE T01 Tiltakskort varsling – praktisk veiledning T02 Tiltakskort – utløsning av plan/varsling - oversikt T03 Tiltakskort – etablering av kriseledelse T04 Tiltakskort – etablering av sekretariat for logg og journalføring T05 Tiltakskort–etablering av informasjonstjeneste T06 Tiltakskort – etablering av publikumstjeneste T07 Tiltakskort – etablering av presse og informasjonssenter T08 Tiltakskort – etablering av pårørendesenter T09 Tiltakskort – Sorg/krisegruppa i Hurum T10 Tiltakskort – etablering av evakueringssenter EVS T11 Tiltakskort – evakuering alternativ lokalisering T12 Tiltakskort – utstyrskasser for pårørendesenter og EVS T13 Tiltakskort – Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering – råd og anbefalinger T14 Tiltakskort – Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner 3.2. VARSLINGSPLANER V01 Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon V02 Varslingsplan – personell evakueringssenter V03 Varslingsplan – offentlige instanser V04 Varslingsplan – ressurser V05 Varslingsplan – øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan Side 24 3.3. SKJEMA S01 Skjemaer - Loggføringsskjema Dette er papirutgaven, hvis det er praktisk mulig skal loggfører benytte seg av loggføringsprogrammet CIM på www.dsb-cim.no for loggføring. S02 Skjemaer – hendelses-/loggblankett S03 Skjemaer - situasjonsrapport S04 Skjemaer - pressemelding S05 Skjemaer – Budskapsplattform S06 Skjemaer – Medie rigg 3.4. VEDLEGG Tiltakskort, varslingslister og skjemaer under punktene 3.1, 3.2 og 3.3. Side 25 TILTAKSKORT VARSLING – PRAKTISK VEILEDNING T01 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Mottak av melding: Dersom du mottar en melding om ulykke eller krise, skriv ned meldinga, spør etter: Hvem ringer? Hva har skjedd? - omfang - skader Hvor har det skjedd, og når skjedde det? Hvem er på stedet? – brann, politi, helse? AMK/politi varslet? Hva er behovet for hjelp/antall skadde Telefonnummer til den som har ansvaret. Varsling I alle krisesituasjoner hvor det er livstruende skade eller sykdom, ring direkte til AMK 113. Øvrig varsling skjer til politiet 112 eller brann 110 Dersom hjelpen kan vente litt, eller du trenger råd og veiledning, ring lokalt legekontor/legevakt 815 68 251, politiet 02800 eller brannvesenet 04110 Politi: 112 Politivakta 02800 Brann 110 Publikumstelefon brann 04110 Krav til varsling av hendelse Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen for informasjon og veiledning. Se V01 Varslingsplan – kriseledelsen/-administrasjon Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak. Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt. Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling. Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling. Kommunens kriseledelse Kontaktpunkt kommunens kriseledelse: Sentralbordet: 32 79 71 00 (dagtid hverdager) Kveld/natt/helg: Jfr liste V01 eller kontakt politiet 112 / 02800 Side 26 Medlemmer av kriseledelsen Navn Stilling Tlf. arbeid Tlf. privat Tlf. mobil Monica Vee Bratlie Ordfører 32797100 32790575 97042560 Gunn-Torill Homme Mathisen Varaordfører 32278366 32796502 91749885 Georg N. Smedhus Rådmann Egil Ramstad Assisterende rådmann Eivind Lien Økonomisjef 982 20 110 Anne Britt Stinessen Personalsjef 913 00 548 Tone Mjøs Kommunalsjef IKT og kvalitet 400 05 515 Helga Tharaldsen Kommunalsjef oppvekst og utdanning 901 34 678 Øydis Jahren Kommunalsjef helse og sosial 908 89 496 Jan Erik Lindøe Kommunalsjef næring og kultur 911 02 429 Vidar Rolfsrud Kommunalsjef plan og bygg Ulf Erik Knudsen Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester Ivar Hovden, Kommunelege I 32797100 91377661 91377661 Asgeir Knudsen Kommunikasjonssjef 32797100 40646081 40646081 Anne Grete Ivås Beredskapskoordinator 32797118 98423603 90411852 970 63 808 32797100 32797100 32793146 99234826 90086965 99234826 930 63 627 Støtte/ rådgivere for kriseledelsen 905 83 581 Henrik Trømborg Brannsjef Reidar Foss Lensmann 31296600 99212043 99212043 Hilde Evensen Vedeler Leder krise/sorggruppe 32278080 32794200 91522474 Side 27 Jarle Haugsrud Overingeniør Hurum brannvesen 32 27 82 26 45229139 45229139 Informasjon Informasjon utad og i organisasjonen ivaretas av virksomhetsleder. Dersom kriseledelsen har ansvaret for krisen, har den også det overordnede informasjonsansvaret. Sorg og krisegruppa Kontaktpunkt for å organisere kommunens helsefagressurser for bistand til psykososial støtte for rammede og pårørende er legevakt, politi, brannvesen og kommunens kriseledel Side 28 TILTAKSKORT – UTLØSNING AV PLAN/VARSLING OVERSIKT T02 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Informasjonsgang ved varsling om ulykker og kriser Operative ressurser Publikum Andre instanser Politi 112 AMK 113 Kommunal virksomhet Brann 110 Sorg og krisegruppe Trippelvarsling Fylkesmannen Annen off.. myndighet Egne ressurser Kommunens kriseledelse Eksterne ressurser Side 29 TILTAKSKORT – ETABLERING AV KRISELEDELSE T03 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Mål/hensikt: Kriseledelsen tiltrer når det har oppstått kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner der ordinær kapasitet ikke strekker til. Kriseledelsen skal være et overordnet koordinerende organ for kommunens ressurser i en krisesituasjon. Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg til en krise, skal kriseledelsen tiltre og ha to arbeidsmål: 1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med ressursstøtte fra kommunen. 2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud, og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen. Innkalling Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn. Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art: 1. 2. 3. 4. 5. Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse Når politiet anmoder kommunen om bistand Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader eller ødeleggelser Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov Kriseledelsen etableres i Formansskapssalen og møterom Isdammen. Annen lokalisering vurderes ut i fra krisens omfang og sted. Side 30 Utstyr Lokalene vil bli tilknyttet nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig materiell Overordnede oppgaver Kriseledelsens sentrale oppgaver er: 1. Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen 2. Ta beslutning om iverksetting av tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier 3. Prioritere ressurser fra kommunens side 4. Holde kontakt med skadestedsledelse, eventuelt LRS (lokal redningssentral) 5. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen 6. Rapportere om situasjonen i kommunen til fylkesmannen Når kriseledelsen etableres bør følgende varsles: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Brannvesen Fylkesmannens beredskapsavdeling Legevaktsentral Lokale frivillige organisasjoner Politi/lensmann Aktuelle nabokommuner Sjekkliste for kriseledelsen Etablering og strakstiltak 1. Innhent informasjon/få best mulig oversikt over situasjonen. 2. Etabler kontakt med politiet. Avklar bl.a. med skadestedsleder om det er behov for kommunens utstyr/materiell og transport. Husk: Når liv og helse er truet er det alltid politiet som ”eier” ulykken. 3. Avgjør om, hvilken type og hvor mange av eget personell som skal innkalles. Kriseledelsen innkaller selv underliggende organer som evt. etableres ihht. egne tiltakskort. Dersom det blir behov for ytterligere personell i enhetene, gis respektive enhetsleder beskjed om å foreta innkalling. 4. Avklar om annen faglig kompetanse skal informeres. Vurder fortløpende om situasjonen er så alvorlig at det er aktuelt å informere/kontakte fylkesmannen. 5. Etabler en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende situasjonen er. Bruk aktuelle ROS-analyser og tiltakskort. 6. Dersom situasjonen er så alvorlig at kriseledelsens underliggende organer er etablert, start loggføring, inn- og utgående, ihht. eget tiltakskort så tidlig som mulig. 7. GIS – kartfest ulykke av div. art for å identifisere/visualisere hendelsesstedet og vurdere konsekvenser av ulykken. 8. Vurder og iverksett strakstiltak for å hindre ytterligere skade 9. Avhengig av situasjonen: Vurder og iverksett informasjonstiltak internt i kommunen, eksternt til pårørende og eventuelt til media. 10. Avhengig av situasjonen: Etabler kontakt med nabokommunene, informere om Side 31 situasjonen og forespør om ressurser dersom det er aktuelt. Drift og langsiktige tiltak 1. Dersom det er behov for utstyr/materiell utenfra, må det avklares hvem som skal rekvirere før kommunen selv eventuelt foretar rekvirering. 2. Vurder om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/begrense skader på personer, miljø og materielle verdier. 3. Oppretthold kontakten med skadestedsledelsen i politiet, evt. LRS. 4. Vurder å sende eget personell til hendelsesstedet for å bli oppdatert om situasjonen. 5. Holde kontakt og oversikt over kommunens utplasserte personell og materiell. Husk skifte av personell ved langvarig innsats og evt. debrifing etter psykiske belastninger. 6. Sørg for mat og forsyninger til kommunens eget personell 7. Avklar om det er nødvendig med personellressurser/andre ressurser fra frivillige organisasjoner 8. Vurder framtidig behov ut fra valg som blir tatt, konsekvenser for organisasjonen og hvem som skal overta sentrale funksjoner/lederansvar for daglig drift. Side 32 TILTAKSKORT – ETABLERING AV SEKRETARIAT FOR LOGG OG JOURNALFØRING T04 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Asgeir Knudsen Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 11.09.13 Mål/hensikt: Sekretariat for logg og journalføring etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal skal sørge for nøyaktig loggføring og dokumentasjon av hendelsene under pågående krise. Innkalling Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen. Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov Sekretariat for logg- og journalføring etableres etter beskjed fra kriseledelsen eller kommunalsjef for kvalitet og ikt. Når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten herunder, publikumstjenesten, etableres helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Telefon- og telefaksnummer til loggførerne er identisk med telefonnummer til kriseledelsen. Faglige råd Vurder om loggførerne skal plasseres sammen med kriseledelsen eller om de skal sitte i et rom ved siden av. Det vil være fordeler og ulemper med begge løsninger. For å få tilfredsstillende drift bør det være 2 personer på vakt. Utstyr: Loggførere/kriseledelsen skal ha følgende utstyr: Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM på www.dsb-cim.no Perm med skilleark inn/ut meldinger. Loggblankett som føres fortløpende. (Journalnummer påføres meldingene/tilsvarende) Kopimaskin og kopistempel 2 telefoner og tilgang til telefaks Posthylle for inn- og utmeldinger. Tavle for registrerte telefonnummer Tavle for registrerte informasjonsbehov Side 33 Oppgaver Logg og journalføring etableres etter følgende prinsipp: Hovedlogg- og journal i kriseledelsen Telefon- og sakslogg Presse- og infosenter Telefon- og sakslogg Publikumstjenesten Telefon- og sakslogg Pårørendesenter Viktige registreringer sendes videre (begge veier) på meldingsblankett. Den som mottar/utsteder meldingen må påse at informasjonen kommer videre med riktig prioritet. Registrering av informasjon/blanketter: De fleste henvendelser under og etter en krise/katastrofe bør registreres. Omfanget av registreringene vil variere avhengig av viktighet. Registeringer skal skje i kriseledelsesverktøyet CIM på www.dsb-cim.no Registreringene kan føres på følgende måter: 1. Telefon- og sakslogg (hovedlogg CIM i kriseledelsen og lokale logger ved behov) 2. Meldingsblankett (Elektronisk eller manuellt med registrering av meldingen til CIM) 3. Journalføres i kommunens ordinære arkiv (med kopi i hovedlogg CIM) Alle registreringer skal systematisk hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige informasjonsbildet, holde oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. Det er bedre med en registrering for mye enn en for lite. Logg og journalføring bør etableres raskt slik at man ikke går glipp av de første informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe. Loggførerne og/ eller kriseledelsen skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet: 1. 2. 3. 4. Motta alle skriftlige og muntlige henvendelser til/fra kriseledelsen Både loggførerne og kriseledelse må og skal registrer hendelser i CIM logg. Påføre løpenummer Vurdere (sammen med kriseledelsen) hvem som skal ha inn/utmeldinger og ta nødvendige kopier 5. Sørge for at alle meldinger blir overbrakt innenfor gitt prioritet Side 34 6. Vurdere om innkomne henvendelser også skal journalføres og oppbevares i kommunens arkiv 7. Ved leilighet ringe de andre stedene som fører logg for å kontrollere at alle meldinger kommer inn til kriseledelsen. 8. Etablere meldingstjeneste fysisk dersom dette er påkrevet 9. Trykke opp og fordele nødvendig antall blanketter 10. Gi godkjent informasjon. 11. Føre oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam, sted for pårørende, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv. 12. Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til kriseledelsen. 13. Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov. 14. Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunalsjef ikt og kvalitet. 15. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter. Sjekkliste for sekretariat for logg og journalføring Etablering og strakstiltak 1. Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM etableres www.dsb-cim.no 2. Ha nok meldingblanketter og mulighet for å trykke opp flere ved behov 3. Ha skjema for manuell loggføring hvis tilgangen til CIM bortfaller Drift og langsiktige tiltak 1. Sette opp vaktlister for lengre innsatser. 2. Det bør til enhver tid være 2 stk som står for loggføringen Internkontroll/Opplæring Kommunalsjef ikt og kvalitet skal påse at: alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann. tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner. Kommunalsjef utvikling, tekniske tjenester skal påse at: alle i sekretariatet får tilfredsstillende opplæring og gjenomfører kurs i CIM Side 35 TILTAKSKORT–ETABLERING AV INFORMASJONSTJENESTE T05 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Asgeir Knudsen Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 11.09.13 Mål/hensikt: Informasjonstjenesten etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal bistå i informasjonsarbeidet internt og eksternt i forbindelse med en krise. Innkalling Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen. Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov Informasjonstjenesten etableres normalt samtidig med kriseledelsen. Informasjonstjenesten består i utgangspunktet bare av informasjonsansvarlig. Ytterligere styrking skjer ved at presseog informasjonssenter, publikumstjeneste og pårørendesenter etableres ved behov. Kommunalsjef ikt og kvalitet etablerer seg sammen med kriseledelsen, men kan benytte sitt eget kontor etter behov og skal bruke følgende telefonnummer og adresser: Telefon 32 79 71 00 / 400 05 515 E-postadresse: [email protected] Kommunalsjef ikt og kvalitet opptrer på vegne av kriseledelsen. Kommunalsjef ikt og kvalitet i samarbeid med oppnevnte ledere har fullmakt til å bestemme hvem som skal betjene de ulike funksjonene og hvem som skal utpekes som varamenn. Når informasjonstjenesten er etablert, er det ordfører, rådmann og Kommunalsjef ikt og kvalitet eller den de bemyndiger som har anledning til å uttale seg på kommunens vegne. Kommunalsjef ikt og kvalitet, stedfortreder og øvrig personell som inngår i kriseledelsens informasjonsarbeid er oppført med navn, adresser og telefonnummer i varslingslista. Oppgaver Kommunalsjef ikt og kvalitet har følgende primæroppgaver: 1. Lede og drifte kommunens informasjonstjeneste 2. Gi informasjonsråd til kriseledelsen 3. Etter avtale med ordfører/rådmann forestå informasjonsoppgaver som: Side 36 o o o o o Innhente informasjon til kriseledelsen Orientere om situasjonen for kriseledelsen Intern informasjon til alle ansatte Eksterne informasjonsoppgaver Skrive pressemeldinger Det er utarbeidet egne tiltakskort for: Logg og journalføring Publikumstjenesten Presse- og informasjonssenter Pårørendesenter/EVS Til hjelp i arbeidet med kriseinformasjon er det utarbeidet følgende vedlegg: Meldingsblankett - skjema Gode råd ved mediakontakt - tiltakskort Pressemelding - skjema Sjekkliste for informasjonstjenesten Etablering og strakstiltak 1. Det må raskt avklares hvem som er kommunens hovedtalsperson utad (ordfører, rådmann eller andre – avhengig av krisens art) 2. Informere sentralbord om hvem henvendelser rettes til 3. I samråd med øvrig kriseledelse avklare informasjonsbehov til media og berørte av krisen, samt på hvilken måte denne skal gis. 4. Kommunens første informasjon om krisen må komme raskt og vise prioriteringer. Det bør om mulig gis henvisning til når neste informasjon vil bli gitt. 5. For å unngå usikkerhet og tvilstilfeller skal all informasjon kriseledelsen beslutter å gi ut foreligge skriftlig. 6. Følge opp og holde kriseledelsen informert om situasjonen i sentralbordet og pågangen fra media og andre. 7. Påse at det også gis nødvendig informasjon internt i organisasjonen. Drift og langsiktige tiltak 1. Sette opp vaktlister for lengre instanser 2. Ved stor pågang kan fylkesmannen kontaktes for bistand i informasjonsarbeidet (infopool) Internkontroll/Opplæring Kommunalsjef ikt og kvalitet skal påse at alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende opplæring alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner eller ved endringer. Side 37 TILTAKSKORT – ETABLERING AV PUBLIKUMSTJENESTE T06 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Asgeir Knudsen Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 11.09.13 Mål/hensikt: Publikumstjenesten etableres når pågangen utenfra blir for stor til å håndteres av sentralbordet og informasjonstjenesten alene. Innkalling Kriseledelsen vurderer behovet for å etablere en publikumstjeneste utover kommunens ordinære drift. Når forholdene gjør det hensiktsmessig kan publikumstjenesten etableres delvis for evt. senere opptrapping. I spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen. Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov Publikumstjenesten etableres på kommunens servicetorg og bruker følgende nummer og adresser: Telefon 32 79 71 00 / 32797122 i tillegg vårt eget nødnummer E-postadresse: [email protected] Leder av publikumstjenesten forholder seg til nærmeste foresatte som er kommunalsjef ikt og kvalitet. Utstyr Telefon PC med internettilgang Meldingsblanketter Loggføringsskjema Oppgaver Publikumstjenesten skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet: 1. Imøtekomme henvendelser fra publikum på en korrekt, effektiv og hensynsfull måte. 2. Gi godkjent informasjon. 3. Ta i mot meldinger, notere disse på egen meldingsblankett S01 og deretter å bringe meldingen til logg og journalfører. Side 38 4. Notere alle henvendelsene i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring) 5. Føre oversikt over andre aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam, pårørendesenter, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv. 6. Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til kriseledelsen. 7. Henvise pårørende til pårørendesenter. 8. Notere på egen tavle registrerte informasjonsbehov. 9. Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunalsjef ikt og kvalitet. 10. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter. Sjekkliste for publikumstjenesten Etablering og strakstiltak 1. ommunalsjef ikt og kvalitet har ansvaret for at publikumstjenesten til enhver tid er oppdatert mht hvilken informasjon som er godkjent av kriseledelsen. Denne informasjonen skal foreligge skriftlig. 2. Avhengig av krisens omfang vil pågangen til publikumstelefonen være stor. Behov for ytterligere ressurser meldes kriseledelsen v/kommunalsjef ikt og kvalitet fortløpende. Drift og langsiktige tiltak 1. Sette opp vaktlister for lengre instanser 2. Det bør til enhver tid være 2 personer på vakt i publikumstjenesten Internkontroll/Opplæring Kommunalsjef ikt og kvalitet skal påse at alle i informasjonstjenesten får tilfredsstillende opplæring alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann. tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner. Side 39 TILTAKSKORT – ETABLERING AV PRESSE OG INFORMASJONSSENTER T07 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Asgeir Knudsen Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 11.09.13 Mål/hensikt Etablere et organ som kan bistå kriseledelsen i informasjonsarbeidet i forbindelse med en krise Innkalling Kriseledelsen iverksetter innkalling av personell til presse og informasjonstjenesten i henhold til varslingskort. Det er kommunalsjef ikt og kvalitet som i alle sammenhenger er ansvarlig for opprettelse og drift av presse- og informasjonssenter. Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov Når situasjonen er uoversiktlig kan presse- og informasjonstjenesten, herunder publikumstjenesten, etableres helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Kommunenes informasjonsenhet etablerer seg i rådhuset, Sætre – «Isdammen», og er tildelt følgende nummer og adresser: Telefon: 32797100 Mobil: 400 05 515 E-postadresse: [email protected] Pressesenter etableres i Storsalen / evt «Holmen», avhengig av omfang av hendelsen og behov.. Faglige råd Vurderinger ved valg av sted for presse- og informasjonssenter: 1. Stedet bør innfri tidligere nevnte rammefaktorer i den grad dette er riktig for din kommune. 2. Bruk gjerne et sted som har mange av de tekniske løsningene i daglig drift. 3. Koordiner med politi og andre aktører som kan bli involvert 4. Velg et stedet som ligger sentralt og har rimelig avstand fra/til det aktuelle skadestedet. 5. Om nødvendig planlegg med 2 alternative P&I – senter dersom kommunen har store geografiske avstander mellom potensielle skadesteder. Side 40 6. P&I- senteret bør ikke ligge på samme sted som : o pårørende oppholder seg o evakuerte, skadde eller døde o kriseledelsen o Helsetun, sykehjem, skole eller annet sted hvor kobling med media kan få en uheldig virkning. Presse- og informasjonssenteret skal inneholde følgende: 1. Lokaler som kan romme 20 (50) personer 2. Sanitær- og bespisningsforhold ved eller i umiddelbar nærhet 3. 2 telefoner 4. 1 Telefaks 5. Pc- m/ e-post og Internett – Bærbar PC knyttes til ''Hotspot'' i kommunale bygg. 6. Veggtavle med tusj og ''flipp over'' 7. Prosjektor 8. Lademuligheter for kamera, mobiltelefoner og tilsvarende Oppgaver Leder av Presse- og informasjonssenteret skal etter rettledning fra kommunalsjef ikt og kvalitet : 1. Etablere og drifte presse- og informasjonssenteret 2. Legge forholdene vel til rette for media slik at de får gode arbeidsforhold, tilgang til telefon, telefaks, internett, lademuligheter, kopieringsmuligheter, pressemeldinger og annen informasjon som kommunen eller andre aktører har frigitt ifm krisen. 3. Være behjelpelig med å skrive pressemeldinger, sende pressemeldinger og produsere stoff til hjemmesidene. Alt forannevnt informasjonsstoff skal godkjennes av ordfører/rådmann før utsendelse. 4. Notere alle henvendelsene i egen logg (se eget tiltakskort for logg og journalføring) 5. Gi godkjent informasjon. 6. Ta i mot henvendelser/forespørsler fra media i pressesenteret og viderebringe dette til kommunalsjef ikt og kvalitet. 7. Føre oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser til publikumstjenester, kriseteam, sted for pårørende, politi, prest, Internett informasjon, tv- tekstsider osv. 8. Viderebringe henvendelser som de ikke er autorisert til å svare på til riktig etat eller til kriseledelsen. 9. Notere registrerte informasjonsbehov på egen tavle 10. Selv sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor kommunalsjef ikt og kvalitet. 11. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter. Pressekonferanser: 1. Klargjøre lokaler og legge forholdene til rette for pressekonferanser. 2. Akkreditere media og føre liste over representanter som har vært innom pressesenteret, og de som deltar på pressekonferansen 3. Pressekonferanser må koordineres med politi eventuelt andre aktører som har ansvar i krisen. 4. Pressekonferansen ledes normalt av politiet eller kommunen. Kommunalsjef ikt og kvalitet skal lede pressekonferanser som kommunen har ansvaret for. Side 41 Kommunikasjonsmiddel: E-post er et raskt kommunikasjonsmiddel som når samtidig ut til alle, informasjon kan etterspores og kommunikasjonssvikt/misforståelser unngås. I en krisesituasjon skal derfor e-post brukes som hovedkommunikasjonsmiddel. Sjekkliste for etablering presse og informasjonstjeneste Etablering og strakstiltak 1. Kontroller teknisk utstyr i god tid før pressekonferanse Drift og langsiktige tiltak 1. Pressekonferansene legges opp etter følgende mal: Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier etter forutgående koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter. Pressemeldingen må sendes ut i god tid før pressekonferansen 2. Det legges opp strategi for: Hvilke informasjon som skal komme frem? Hvilke problemer som bør unngås/ man ikke skal kommentere? Hvem som skal lede konferansen? Ansvarsdeling under konferansen Når neste konferanse eller informasjon kommer Internkontroll/Opplæring Kommunalsjef ikt og kvalitet skal påse at alle i presse- og informasjonssenteret får tilfredsstillende opplæring alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann. tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner. Side 42 TILTAKSKORT – ETABLERING AV PÅRØRENDESENTER T08 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Mål/hensikt Samle pårørende ved en krisehendelse for å enklere kunne yte nødvendig informasjon, gi støtte og eventuell krisepsykiatrisk oppfølging. Valg av pårørendesenter bør også vurderes ut i fra: 1. Beliggenhet 2. Parkeringsmuligheter 3. Muligheter til skjerming fra omverdenen. I tilfeller der det er etablert EVS vil pårørendesenter etableres som en egen skjermet del av EVS. Annen løsning kan velges hvis dette synes mest hensiktsmessig ut i fra en situasjonsvurdering. Innkalling Politiet, kriseledelsen eller enhet/personer som er delegert ansvar kan ta initiativ til etablering av pårørendesenter og innkalling av nødvendig personell. Kriseledelsen iverksetter innkalling av personell til pårørendesenter i henhold til varslingskort. Leder for Kommunens rehabiliteringstjeneste er ansvarlig for opprettelse og drift av pårørendesenter, jfr Varslingsplan V02. Opprettelse skjer i samarbeid med leder EVS Sorg og krisegruppa innkalles etter behov Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov Ved større ulykker og krisesituasjoner: Etablere pårørendesenter i en av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer, avhengig av hvor hendelsen har funnet sted. Ved mindre ulykker/kriser: Filtvet / Klokkarstua helsetun Øvrige kommunale lokaliteter som blir funnet hensiktsmessig ut i fra beliggenhet og hendelsens art. Pårørendesenter bør ha følgende utstyr tilgjengelig: Telefoner med bekjentgjorte nummer Pc med tilgang til e-post og internett TV og videospiller Flipp over Lokaler som kan romme 50-100 personer (Kan om nødvendig bruke Dagsenteret, Filtvet helsetun) Sanitær- og bespisningsforhold Rom hvor man kan være alene Rom til prest og eventuelt kriseteam Overnattingsbedrifter: Side 43 Kommunen inngår avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk av deres kapasitet ved en krise. Ved behov eller kriser som strekker seg over flere dager etableres pårørendesenter på et av kommunens overnattingsbedrifter. Oppgaver Pårørendetjenesten skal etter rettledning fra egen leder og/eller kriseledelsen 1. Etablere og drifte samlingssted for pårørende i henhold til tiltakskort. 2. Legge forholdene til rette for de pårørende slik at de kan samles, få støtte, menneskelig omsorg og godkjent informasjon. 3. Skjerme pårørende og umyndige personer fra pressen. 4. Etablere loggbok for ut- og innpassering med navn og telefonnummer for kontakt med pårørende. 5. Telefonvakt for å imøtekomme henvendelser fra publikum/pårørende på en korrekt, effektiv og hensynsfull måte. Publikumstjenesten vil videreformidle kontakt fra pårørende til pårørendesenteret. 6. Ta i mot meldinger/henvendelser og registrere informasjonsbehov og notere disse på egen meldingsblankett og i egen logg. Ved behov bringe meldingene til logg og journalfører i kriseledelsen. 7. Viderebringe henvendelser som de ikke kan svare på til riktig etat eller til kriseledelsen. 8. Gjøre ''Sorg og krisegruppa'' tilgjengelig dersom denne er kalt inn. 9. Enkel forpleining eller utvidet forpleining i samarbeid med kriseledelsen og frivillige organisasjoner. 10. Ordne forlegning etter avtale med kriseledelsen. 11. Selv sette opp vaktliser og foreslå bemanning overfor kriseledelsen. 12. Overlappe tilfredsstillende ved vaktskifter. Sjekkliste for etablering av pårørendesenter Etablering og strakstiltak 1. Iverksette registrering av alle pårørende som tar kontakt med pårørendesenteret, enten gjennom personlig oppmøte eller annen kontakt. 2. Det er utarbeidet skjemaer for registrering. Disse inneholder blandt annet følgende punkter: Navn, adresse, tlf.nr og fødselsdato Tid for innregistrering Navn på pårørende som er direkte berørt av krisen Spesielle behov – informasjon, psykososial oppfølging, samtale med prest etc. Tid for utregistrering 3. Sørge for skjerming av pårørende 4. Sørg for enkel bevertning – kaffe, te, tørstedrikke, frukt etc Drift og langsiktige tiltak 1. Sørge for innkvartering av pårørende som har behov for dette 2. Innkalling av ytterligere ressurser ved behov. Sorg og krisegruppa Leder for pårørendesenter tar kontakt mot Sorg og krisegruppa for bistand ved behov. Internkontroll/Opplæring Leder pårørendesenter skal påse at alle i pårørendesenteret får tilfredsstillende opplæring alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann. tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner. Side 44 TILTAKSKORT – SORG/KRISEGRUPPA I HURUM T09 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Mål/hensikt: Gi personer i kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner nødvendig psykososial støtte og hjelp. Dette gjelder i akutt oppståtte situasjoner der ordinær kapasitet i tjenesten ikke strekker til. Innkalling Sorg/krisegruppa er å betrakte som en del av Hurum kommunes beredskap. Medlemmene av gruppa har ikke vaktordning, men innkalles ved behov. Ledende utrykningspersonell og/eller medlemmer av kriseledelsen må bedømme behovet for innkalling av gruppa. Navn og telefonnummer til medlemmene av Sorg og krisegruppa fremgår av varslingsplan V01 Navn og mobilnummer skal ikke leveres ut til publikum. Den som mottar meldingen ringer selv opp en eller flere medlemmer av gruppa. Sorg/krisegruppa tar selv initiativ til å supplere med ytterligere ressurser ved behov. Eventulle representanter fra forskjellige trossamfunner kontaktes ved behov. Sorg/krisegruppa skal ha oversikt over ulike trossamfunn og kontaktpersoner. Ved opprettelse av pårørendesenter eller EVS lokaliseres Sorg/krisegruppa på samme sted, hvis ikke særlige forhold tilsier noe annet. Oppgaver 1. 2. 3. 4. Skaffe oversikt over hvem som trenger hjelp. Skaffe oversikt over hjelpebehov. Gi råd/veiledning/oppfølging til involverte personer i en krise/ulykke Formidle kontakt med relevant hjelpeinstans Rammer for sorg/krisegruppa 1. Et overordnet prinsipp for kriseteamet er å involvere færrest mulig hjelpepersoner. Hensikten er å gi de utsatte kontinuitet og ro. 2. Helsesøster leder sorg/krisegruppa og ivaretar kontinuitet i ledelsesfunksjonen så lenge behovet er til stede. 3. En gir hjelp av kort varighet. Det vurderes hvilken oppfølging som skal gis, og hvem som bør gi den. Side 45 Informasjon Ekstern informasjon skal kun skje gjennom kriseledelsen eller i samråd med kriseledelsen. Internkontroll/Opplæring Leder for Sorg og krisegruppa skal påse at alle i Sorg og krisegruppa får tilfredsstillende opplæring alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann. tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner. Side 46 TILTAKSKORT – ETABLERING AV EVAKUERINGSSENTER EVS T10 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Mål/hensikt Evakueringssenter etableres ved følgende scenarier: 1. Evakuering fra et skadested – uskadde personer som har vært implisert i selve ulykken 2. Evakuere fra faresonen rundt et hendelses-/ulykkessted – evakuering pga faren for eskalering eller ettervirkning av ulykken 3. Utflytting fra store områder pga av ulykkens omfang, f.eks gassutslipp, flom, ras/rasfare, skogbrann, radioaktivitet, bombetrussler etc Beslutning om opprettelse Følgende kan fatte beslutning om opprettelse av EVS 1. Politiet v/ Politisjefen eller dens stedfortreder 2. Brannvesenet ved Brannsjefen eller dens stedfortreder 3. Kommunens kriseledelse Kommunens kriseledelse skal varsles når det blir fattet besluttning om opprettelse av EVS. Ansvar Leder for Hurum eiendomsselskap KF er ansvarlig for opprettelse og drift av EVS, jfr Varslingsplan V02. Etablering skjer i samarbeid med leder for pårørendesenter. Gjennomføring og oppgaver Hurum kommune har følgende forhåndsdefinerte evakueringssenter i kommunen: Hovenga samfunnshus Folkestadhallen Tofte Samfunnshus Solvang Sætre Skole Flerbrukshallen på Holtebrekk – reserveløsning Sætrehallen - reserveløsning Filtvet og Klokkarstua helsetun vil også kunne benyttes til evakueringssenter, avhengig av hendelsens omfang. Tilgang til evakueringssenter: Personellressurser varsles Se V02Varslingsplan – personell evakueringssenter Side 47 Nøkler til evakueringssenter oppbevares hos Hurum Eiendom KF Overnattingsbedrifter: Kommunen inngår avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk av deres kapasitet ved en krise. Ved behov eller kriser som strekker seg over flere dager etableres evakueringssenter på et av kommunens overnattingsbedrifter. Funksjon Ledelse Ledelse og koordinering av alle aktivitetene i EVS, jfr varslingsplan for EVS Vakthold Alt vakthold ift. mottak i EVS ivaretas av logistikk/bygg, jfr varslingsplan for EVS Registrering Ansvarlig for all inn- og utregistrering av evakuerte. Kontorfaglig støtte etableres i eget registreringsenhet. Sivilforsvaret kan evt. anmodes om støtte til registrering. 1. Innregistrering: Det etableres et venterom som benyttes av evakuerte før registering. Alle som er ferdig registrert vil bli merket på hensiktsmessig måte. Barn som er alene skal ha en egen oppfølging av representant fra barnevernet. 2. Utregistrering: Utregistrering skjer fortløpende etterhvert som de evakuert. Barn skal ikke utregistreres uten at det er dokumetert at de er overlatt til pårørende eller andre som har en nær relasjon til barnet. Forvaltning Forpleinning mat/drikke Informasjon Informasjon til media, pårørende og til de evakuerte om den eksterne situasjonen ivaretas av politiet, evt av informasjonsansvarlig i samråd med politiet. Sanitet Sorg og krisegruppa Egen sanitetsenhet for behandling av organiseres ved etablering av EVS. Eget konsultasjonsrom for lege gjøres tilgjengelig. Samtalerom for grupper av evakuerte etableres ved behov. Varsling av nødvendig personell iverksettes og igangsettes av kriseledelsen ved kommuneoverlegen, jfr varslingskort. Dette innbefatter bl.a. Sorg og krisegruppa, leger og nødvendig sykepleierressurser. 1. Medisinsk personell i Sorg og krisegruppa skal ivareta behovet for medisinsk personell. Ytterligere personellressurser/kompetanse innkalles etter behov. 2. Ved ekskalering av situasjon vil kriseledelsen/kommuneoverlegen be om økte mannskaper med den bakgrunn som er nødvendig. Dette iverksettes av ledelsen ved EVS Internkontroll/Opplæring Leder for EVS skal påse at alle i EVS får tilfredsstillende opplæring alle avvik i forhold til kriseledelsesplan, varslingsplan og informasjonsplan meldes skriftlig til rådmann. tiltakskortet blir revidert i henhold til kommunens IK- rutiner. Side 48 TILTAKSKORT – EVAKUERING ALTERNATIV LOKALISERING T11 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 Mål/hensikt Evakuering medfører å forflytte personer fra et sted pga ulykke eller fare til et egnet samlingssted Gi en oversikt over alternative evakueringsmuligheter som kan benyttes, avhengig av ulykken/krisens omfang. Vurderes ut i fra antall personer som er berørt og hendelsens innhold. Valg av evakueringssted bør også vurderes ut i fra: 1. Beliggenhet 2. Parkeringsmuligheter 3. Muligheter til skjerming fra omverdenen. Ansvar Politiet, kriseledelsen eller enhet/personer som er delegert ansvar Hvordan Ved større ulykker og krisesituasjoner: Etablere evakueringsenter i en av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer, avhengig av hvor hendelsen har funnet sted. Ved mindre ulykker/kriser: Filtvet helsetun Øvrige kommunale lokaliteter som blir funnet hensiktsmessig ut i fra beliggenhet og hendelsens art. Overnattingsbedrifter: Kommunen har inngått avtale med Holmsbu Bad og Fjordhotell og Quality Spa og Resort for bruk av deres kapasitet ved en krise. Dette er spesielt aktuelt ved de typer hendelser der de evakuerte må evakueres utover 24 timer. Gjennomføring Tilgang til evakueringssenter: Nøkler til evakueringssenter oppbevares i nøkkelsafer utenfor hvert bygg. Brannvesenet har nøkler/koder til hver enkelt safe og alarmanlegg. Side 49 TILTAKSKORT – UTSTYRSKASSER FOR PÅRØRENDESENTER OG EVS T12 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 31.08.11 Mål/hensikt Nødvendig utstyr for oppstart og drift av pårørendesenter/EVS skal være forhåndspakket i kasser, lagret på rådhuset i Sætre og Filtvet helsetun, for raskt å kunne iverksette oppstart av nødvendige funksjoner ved en hendelse. Ansvar Leder for pårørendesenter og EVS er ansvarlig for at kassene er komplette. Nødvendig utstyr Forhåndsklargjorte beredskapskasser med utstyr for EVS og pårørendesenter. Disse er lagret på rådhuset i Sætre og Elbo med henholdsvis 500 registreringsnummer i hver kasse. Hvis det er behov for mer enn 500 registreringer kan de to kassene supplere hverandre da de har forskjellige farger på reg.numrene, henholdsvis hvit og blå. Refleksvester – ligger i beredskapskassene 1 stk Leder EVS 2 stk Lege 4 stk Sykepleier 1 stk Prest Plakater som skal settes opp etter behov: Registrering inn Venterom Kommandosentral Oversiktskart Informasjon Informasjon – flipover m/ark Matservering Bagasje/oppbevaring Lekehjørne Sosialtjeneste Sanitet Registering ut Samtalerom Stellerom Kontorrekvisita – ligger i beredskapskassene 40 kulepenner 12 blyanter 1 blyantspisser 2 linjaler 2 viskelær 2 taperuller 1 saks 2 ruller hyssing 2 blå sprittusjer 1 røde sprittusjer 1 svarte sprittusjer Sperrebånd – ligger i beredskapskassene Side 50 TILTAKSKORT – KRISEKOMMUNIKASJON, MÅLSTRATEGI MEDIEHÅNDTERING – RÅD OG ANBEFALINGER T13 Utarbeidet av: Revidert av: Godkjent av: Jarle Haugsrud Asgeir Knudsen Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 11.02.11 11.09.13 Mål/hensikt Gi en veiledning til hvordan man skal forhold seg til media og de spørsmål og intervjusituasjoner man kan komme opp i. Rådene er generelle og ikke spesielt knyttet opp i mot en krisesituasjon. Hvordan Før du løfter av røret! Noen viktige definisjoner: Krisekommunikasjon er en virksomhets kommunikasjon med egne ansatte, mediene, publikum og samarbeidspartnere i alvorlige situasjoner og kriser. Krisekommunikasjon handler om å formidle viktige og presise budskap på en mest mulig effektiv måte under et stort tidspress. Målet med krisekommunikasjon er både å gi viktig informasjon ut, men også å bidra til arbeidsro slik at selve krisen kan løses best mulig. Viktig strategisk valg: Kommunisere mest mulig direkte med viktige målgrupper, inkludert mediene for å unngå at de bruker andre kilder som kan gi et feil bilde av situasjonen eller bidra til motstridende budskap Målsettingen med krisekommunikasjonen: Hovedmål: Kommunikasjonen skal bidra til å forhindre skader på mennesker, miljø og materiell, samt skader på virksomhetens omdømme • Befolkningen må få nødvendig informasjon slik at de kan verne seg selv, sine nærmeste og sin eiendom på en best mulig måte • Informasjon til berørte, pårørende og befolkningen skal prioriteres, for å redusere frykt og uro så mye som mulig • Det skal informeres raskt, aktivt og regelmessig, koordinert av kommunalsjef ikt og kvalitet for å sikre at målgrupper og befolkningen får korrekt og relevant informasjon og for å unngå rykter • Det skal legges vekt på å kommunisere raskt og tydelig slik at tilliten til virksomheten Side 51 opprettholdes • Legge forholdene godt til rette for tett kontakt med mediene under krisen • Vær aktiv overfor mediene slik at virksomheten oppfattes som en relevant informasjonskilde Hva sier du? Det viktigste er å redde liv og helse, deretter miljø og materielle verdier! I kommunikasjonen med omgivelsene er det lett å gi uttrykk for uheldige miljømessige konsekvenser og tap av materielle verdier/markedsandeler! men i kommunikasjonen er det meget viktig – og riktig – at omsorg for berørte kommer først uansett! Husk de fire M’er – • Mennesker • Miljø/omgivelser • Materielle verdier • Marked/økonomi i den rekkefølgen! Du løfter av røret: 1. Noter journalistens navn og hvilket media vedkommende representerer. 2. Avklar hva spørsmålene dreier seg om. 3. Spør om journalisten har snakket med andre i virksomheten om saken. 4. Presiser hva du selv har kompetanse på. 5. Gjør avtale om gjennomlesning/godkjenning av artikkel/intervju hvis dine opplysninger skal brukes som direkte eller indirekte sitat. 6. Svar aldri ”på direkten”, særlig ikke i radio eller TV. ''Ikke «mitt bord'': 1. Henvis journalisten til den som kan gi svar. 2. Hvis du ikke vet hvem, gir du beskjed om at du skal finne det ut for journalisten. 3. Følg opp saken slik at journalisten kommer i «trygge hender». ''Usikker på svaret'': 1. Si at du må undersøke saken og ringe tilbake. 2. Spør journalisten om hvilke frister han/hun arbeider under. 3. Tilby å maile journalisten et skriftlig svar på spørsmålene innen en frist dere blir enige om. ''For komplisert'': 1. Be om å få spørsmålene skriftlig, gjerne pr telefaks. 2. Tilby skriftlig informasjon eller et møte for å utdype emnet. ''Utålmodig eller arrogant'': 1. Svar alltid høflig og behersk deg selv. La ikke situasjonen eller journalisten stresse deg. 2. Presiser at du gjerne vil at spørsmålene skal besvares på en samvittighetsfull måte. Side 52 ''Du skal på TV'': Skal du intervjues på TV? Her er noen stikkord som kan være nyttig å ta med seg: 1. Gjør forhåndsavtale. Hvilke spørsmål? Muligheter for nytt opptak? 2. Velg et opptakssted som du er fortrolig med. Gå gjerne ut av kontoret. 3. Finn ut det viktigste du vil ha sagt, og sørg for å si det på en kortest mulig måte! Husk at 20 sekunder er mye på TV. 4. Forbered deg sammen med noen 5. Kom ikke med lange resonnementer. Seerne husker som oftest bare de korte budskap. 6. Se på intervjueren, ikke inn i kamera. Hold blikkontakt. 7. Si bare det du kan dokumentere, ikke spekuler om årsak og ansvar. 8. Unngå fremmedord, faguttrykk og tall. Bruk heller eksempler. Grunnleggende regler for risikokommunikasjon 1. Akseptere og involvere publikum som legitime aktører (mottaker av informasjon) 2. Å planlegge og evaluere alle informasjonsmessige tiltak godt 3. Lytt til publikums spesifikke bekymringer (før, under og etter krisen) 4. Vær åpen og ærlig 5. Koordinere og samarbeide med pålitelige og troverdige partnere 6. Å møte medias informasjonsmessige behov 7. Å kommunisere budskapet klart, tydelig og med medfølelse Side 53 TILTAKSKORT – LETEAKSJONER MV, TILRETTELEGGING FOR FRIVILLIGE ORGANISASJONER T14 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Revidert av: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Dato: Dato: 28.02.12 Mål/hensikt: Tilrettelegge for at det ved forskjellige aksjoner i Hurum, hvor frivillige organisasjoner er delaktige, stilles egnede lokaler til disposisjon for opprettelse av aksjonshovedkvarter/KO. Varsling I de tilfeller hvor frivillige organisasjoner har behov for å etablere egne KO i forbindelse med en aksjon, skal dette skje på Klokkarstua eller Filtvet helsetun. Etablering skal skje gjennom kriseledelsen. Alternativt kan Politi eller organisasjonen, på sent kveld eller natt, selv ta kontakt med det aktuelle helsetunet på tlf, jfr varslingsplan V05 - D og E. Etablering – lokalisering/materiell og ressursbehov KO opprettes i egnet rom på hvert sted. Dette vurderes av personell på stedet i samarbeid med organisasjonen. Det skal tilrettelegges for nett-tilgang til kommunens trådløse nett /''hotspot''. Brukernavn og passord til hotspot er gjort kjent for de det gjelder Side 54
© Copyright 2024