Beredskapsplan for alvorlige kriser
Virksomhet Dokumentnavn Dokumentnr. Utført av Horten videregående skole Avdeling Beredskapsplan for alvorlige kriser 08.00.00.01-3 Opprettet 16.10.2015 Arbeidsgruppe Godkjent av Hele organisasjonen Revidert sist 16.11.15 Gisle Birkeland/RLT Beredskapsplan for alvorlige kriser Referanser. Denne beredskapsplanen er i overensstemmelse med overordnet plan for Vestfold Fylkeskommune. Denne beredskapsplanen suppleres av informasjonsdata i politiets kriseberedskapsplan for Horten videregående skole. Innholdsregister. NB! Ved å taste den enkelte saken i innholdsregisteret, kommer du rett til sakens innhold. For å komme tilbake til innholdsregisteret, må du scrolle tilbake i dokumentet eller taste Home. Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sak Hva er beredskap og alvorlige kriser (krisescenarier) Planens målsetting Forutsetninger og ansvar Organisasjon/kriseledelse og planverkets dokumentasjon Forebyggende tiltak Trusselhåndtering Samarbeid med eksterne institusjoner: politi, brannvesen, osv. Varsling om hendelse eller mulig hendelse Beskyttelse, evakuering og samling Instrukser for informasjon, informasjonskanaler og mediekontakt Prosedyrer for ettervern og oppfølging/umiddelbare tiltak Evaluering Vedlegg. Ansvarsmatriser og rapportskjemaer 1 Varslingsliste 2 Flytskjema for varsling 3.1 Ansvarsmatrise for akutt beredskap ved alvorlig krise på HVS. 3.2 Flytskjema for prosedyre for akutt beredskap 4 Ansvarsmatrise for proaktiv beredskap og etterarbeid 5 Tiltaksmatrise ved bombetrussel 6 Tiltaksmatrise ved bygningsteknisk svikt 7 Logg ved innringing/varsling av alvorlig hendelse 8 Kriseledelsens loggskjema 9 Skjema for rapportering og evaluering etter krise/ulykke. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 2 2 2 3 4 5 5 5 6 6 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 19 20 Side 1 av 28 Tiltakskort 1 Observatørens ansvar (den som oppdager en hendelse) 2 Sentralbordets ansvar 3 Rektors ansvar 4 Kriseledelsens ansvar 5 Horten kommunes ansvar 6 Informasjonskonsulentens ansvar 7 Prosedyre i truet klasserom, kontor, møterom, annet rom (for lærere, elever og andre ansatte) 8 Ansvar for informasjon PLANENS INNHOLD. 1. Hva er beredskap og alvorlige kriser (krisescenarier)? 1.1. Beredskap er alle tekniske, operasjonelle og organisatoriske tiltak som hindrer at en faresituasjon utvikler seg til en ulykkessituasjon, eller som hindrer eller reduserer skadevirkningene av ulykkessituasjoner. 1.2. Alvorlige kriser og potensielle alvorlige kriser regnes i denne forbindelse som: ulykker i større omfang relatert til prikkpunkt 2, 3 og 4 trusler om eller bruk av utstrakt vold, trusler om eller bruk av våpen, eksplosiver/bomber andre kritiske hendelser som innebærer eller kan innebære betydelige skader på mennesker, bygninger og/eller materiell. Brann er ikke inkludert, se egen prosedyre for brannberedskap. Unntak: Brannsituasjoner som har som årsak eller utvikler seg til et scenario definert i prikkpunkt 1. 2. Planens målsetting 2.1. Planen skal sikre at skolen og den enkelte blir i stand til å møte krisesituasjoner på en profesjonell og enhetlig måte samt ivareta størst mulig grad av beskyttelse og farereduksjon. 2.2. Planen skal avklare ansvarsforhold og fordeling av oppgaver når alvorlige hendelser/krisesituasjoner eller trussel om/fare for det samme inntrer. 2.3. Skolens ledelse skal være godt forberedt på at en uønsket hendelse eller situasjon kan inntreffe. 3. Forutsetninger og ansvar 3.1. Skolens ledelse er ansvarlig for at: Beredskapsplanen er dekkende for organisasjonen Det er gjort tilstrekkelig kartlegging av risiko (risikovurderinger) Kriseledelsen er kjent med planverket og sin funksjon Nøkkelpersonell er fortrolig med ansvar og oppgaver Aktuelle prosedyrer/instrukser er implementert Planen har oppdaterte navn- og telefonlister Planen evalueres/revideres minimum årlig, ellers ved behov Det gjennomføres beredskapsøvelse minimum hvert år (teori og praktiske øvelser). Ledelsen utarbeider en årsplan for øvelser som legges inn i den årlige dreieboka for ledelsen. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 2 av 28 4. Organisasjon/kriseledelse og planverkets dokumentasjon. Kriseledelsen består av: Rektor (leder for kriseledelsen) Studierektorer Stabsledere PØ, Drift og PS HMS-koordinator Hovedverneombud Teknisk leder Rektors stedfortreder er leder ved rektors fravær. Kriseledelsen skal så langt det er mulig alltid være tilgjengelig på mobiltelefon (24/7). Kriseledelsen samles på en lokasjon som fra gang til gang angis av leder for kriseledelsen. Oppbevaring av planverkets dokumentasjon. Planverket skal foreligge i en offisiell digital form i QM+, hvor innholdet er tilpasset nødvendige hensyn til skolens sikkerhet og konfidensialitet. Planverket skal foreligge i sin helhet i en intern digital form i Portalen, tilgjengelig for skolens ansatte. Planverket skal være lagret på minnebrikke og alle medlemmer i kriseledelsen skal til enhver tid ha den tilgjengelig. Planverkets instrukser og loggmaler (ansvarsmatriser og skjemaer) skal oppbevares i egen papirbasert mappe, tilgjengelig på kritiske lokasjoner. Kodete meldinger må behandles som svært kritisk og konfidensiell informasjon. Liste over skolens registrerte elever skrives ut hver uke og oppbevares på skolekontorene. Relevante tiltakskort skal oppbevares i alle klasserom, på skolekontoret, i teknisk avdeling og hos hvert medlem av kriseledelsen. Videre skal alle ansatte ta ut det tiltakskortet som er tilpasset deres rolle i organisasjonen og oppbevare det på egnet sted. 5. Forebyggende tiltak. Tett oppfølging av elever og ansatte med spesielle problemer og/eller holdninger (ensomhet, våpeninteresse, psykisk sykdom, større tilpasningsvansker, mobbeoffer, markert aggresjon og voldsforherligelse, opptatt av voldelige dataspill, fundamentalisme, osv.). Tett samarbeid med elevene og de ansatte for å avdekke potensielt farlige elever/ansatte og potensielle trusler. Utvikle en kultur for å si ifra. Optimalisere beredskapsplanens tilgjengelighet i organisasjonen, samtidig som sikkerheten ivaretas. Plan for opplæring for å sikre kunnskap om ulike trusselnivåer. Gjennomføring av risikovurderinger og etablering av handlingsplaner. Øvelser for å gjøre mulige rømningsalternativer kjente. Proaktiv sikring av bygg (redusere tilgjengelighet, adgangsportaler, adgangskort, minske antall innganger, etc.) Øvelser i evakuering, hele skole og/eller mindre grupper. Sikring, blokkering, og låsing av rom. Redusere framkommelighet for en eventuell gjerningsmann Håndtering av situasjoner i et rom/mindre område for å maksimere overlevelse. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 3 av 28 Risikovurderinger. Se HVS prosedyre for risikovurderinger i QM+. Risikovurderinger skal avdekke/forutse kritiske områder/situasjoner hvor skolens ledelse må etablere proaktive og risikoreduserende tiltak. Risikovurderinger og handlingsplaner er en viktig forutsetning for skolens policy for beredskap. Opplæring og beredskapsøvelser. Opplæring. En god beredskap som ivaretar beredskapsplanens målsetning og funksjon, krever at organisasjonens kompetanse er på et tilstrekkelig operativt nivå når hendelsen inntreffer. Det krever følgende: God implementering i organisasjonen Spesialopplæring av nøkkelpersonell At kompetansenivå blir vedlikeholdt over tid Øvelser. Det skal gjennomføres minst en årlig beredskapsøvelse for å sikre organisasjonens kompetanse i håndtering av alvorlige kriser. Se punkt 3. Øvelsen kan med fordel planlegges og utføres i samarbeid med politi. Øvelsens form må ta hensyn til skolens elever og ansatte for å hindre unødvendig uro og traumatiske opplevelser. Øvelsen kan organiseres på forskjellige nivåer: for kriseledelsen for annet nøkkelpersonell for utvalgte avdelinger/områder utenfor skoletid anmeldt og uanmeldt 6. Trusselhåndtering. 6.1. Skolen legger vekt på å opptre proaktivt gjennom å ha et kompetent og aktivt apparat for å avdekke, melde fra om og følge opp spesielle elever, ansatte og situasjoner internt og eksternt, som kan være en potensiell trussel mot skolen. Se punkt 5 i planen. 6.2. Situasjoner som i første omgang vurderes som ikke direkte farlige eller truende, skal uten unntak og umiddelbart følges opp av den som observerer situasjonen, f.eks. en elevs kontaktlærer. Slike hendelser meldes alltid til studierektor og rektor samt registreres i QM+. Politiet kontaktes ved behov. 6.3. Alle trusler, også de som oppfattes som vage og de som blir spredd som rykter (for eksempel voldsforherligelse, planer om vold, oppbevaring av våpen), må tas helt alvorlig fra starten av. Det er svært viktig at håndteringen ikke er preget av panikk og forskrekkelse, og at vi ved behov tar rask kontakt med politiet. Politiet har en spesiell kunnskap/spisskompetanse og er de som best kan vurdere trusselsituasjonen. 7. Samarbeid med eksterne institusjoner: politi, brannvesen, osv. Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” Kontakten med politi opprettes ved varsling. Førstelinjekontakt er med rektor og kriseledelse. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 4 av 28 Det er politiet som har fullt ansvar for operasjonelle tiltak og organiserer redningsarbeidet, men rektor og kriseledelse bistår med informasjon og relevant kompetanse. Det er politiet som skal informere utad om at en ulykke har skjedd og ulykkesforløpet. Det gjelder for det meste også informasjon til media. Politiet varsler ambulanse, brannvesen og sivilforsvar (ved behov). Horten kommunes kriseledelse varsles via 110, tar kontakt og vil samarbeide med og bistå vår kriseledelse. 8. Varsling om hendelse eller mulig hendelse Beredskap iverksettes ved fare- og ulykkessituasjoner innenfor skolens område eller ved aktiviteter i skolens regi utenfor skolens område (for eksempel studieturer, ekskursjoner) 8.1. Oppdagelse av trussel/skarp situasjon. Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS”. Se punkt 6 “Trusselhåndtering”. Ikke utsett deg selv eller andre for unødig fare Kan du kommunisere med truende person etter at du har tilkalt hjelp, så snakk høflig, rolig og tydelig til vedkommende – ikke provoser! 8.2. Varsling internt Varslingssystem. Skolen skal ha en egen varsling via mobilskolen som når både elever og ansatte. Mobilskolen administreres av skolekontoret og kriseledelsen, og de har egen instruks for bruk. Instruksen er konfidensiell. Se vedlegg 1 “Varslingsliste” Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” 8.3. Varsling eksternt Skolen skal ha en tekstmelding (sms) klar på forhånd for å varsle foreldre/pårørende og elever. Meldingen sendes via Mobilskole. Telefonforbindelse for pårørende inn til skolen etableres (eget nødnummer). Bruk av skolens hjemmeside, Facebook/sosiale medier og Portalen vurderes fortløpende. Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” Se vedlegg 1 “Varslingsliste” 8.4. Loggføring Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” Se vedlegg 7, 8 og 9 Alle interne og eksterne varslinger og hendelser skal loggføres på eget loggskjema av sentralbord og kriseledelse i den grad det er mulig. 9. Beskyttelse, evakuering og samling. 9.1. Beskyttelse og evakuering. Riktig måte å beskytte seg mot trusselen/den reelle faren er helt avhengig av type trussel/fare. Det finnes ingen oppskrift. Ikke definert ekstern og intern trussel må analyseres før tiltak. Bygningsteknisk svikt vil medføre evakuering i tilgjengelige rømningsveier. Bombetrussel vil i de aller fleste tilfeller utløse en umiddelbar evakuering av hele bygningen i samsvar med rutine for evakuering ved brann. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 5 av 28 Våpenbruk i samme rom eller like utenfor/ved siden av vil i mange tilfeller utløse en panikkartet rømming av rom og bygning gjennom den utgangen som anses minst truende. Det vil være svært vanskelig å opptre reflekterende og organisert. NB! Se tiltakskort nr. 7 for lærere, elever og ansatte i truede rom! Ved våpenbruk lenger unna har en mulighet til å vurdere løsninger. Låse dør, legge seg på gulvet vekk fra dør og være stille. Slå av lyd på alle mobiltelefoner. Vurdere om det finnes en mulig og rimelig trygg rømningsvei. Innhente ekstern hjelp hvis mulig. NB! Se tiltakskort nr. 7 for lærere, elever og ansatte i truede rom! 9.2. Samling etter evakuering. Elever og ansatte. Avhengig av hendelsesforløp kan ansatte og elever være spredd over et stort område. Det skal opprettes en samlingsplass hvor elevene skal møte. Samlingsplassen skal ikke være utendørs, og lokalet bør inneholde flere rom, slik at små grupper kan være alene ved behov. Samlingsplassen skal ha nødvendige kommunale støttefunksjoner tilgjengelige, så som helsepersonell og prest. Ansvarlig for opprettelse av samlingsplass og eksterne støttefunksjoner er Horten Kommune. Pårørende. Selv om elever/ansatte vil ha kontakt med familien og vice versa, er det viktig at det opprettes en separat samlingsplass for pårørende hvor de kan motta riktig og nødvendig informasjon. Ansvarlig for samlingsplass for pårørende er Horten Kommune. Det er svært viktig at både politi og kriseledelse får optimal arbeidsro, kontroll over situasjonen og kan gjøre opp status for bergede og mulige skadde og forulykkede. Presse. Presse henvises utelukkende til kontakt med politi og kriseledelse. Presse (journalister fra aviser, fjernsyn og andre) vil kunne opptre påtrengende. Det er viktig at ansatte, elever og pårørende blir beskyttet mot presse før trusselen er fjernet og situasjonen er helt avklart. 10. Instrukser for informasjon, informasjonskanaler og mediekontakt Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” Se vedlegg 1 “Varslingsliste” All intern og ekstern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom rektor, eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet. Det interne informasjonsbehovet gjelder alle som har tilhørighet til HVS, personell/enheter som er/blir direkte berørt skal prioriteres. Det er politiets og ikke HVS’ oppgave å informere eksternt om at en ulykke har skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater. Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis. Media skal uten unntak henvises til rektor/rektors stedfortreder og politi. Ingen ansatte må oppgi informasjon om hendelsen eller navn på eller opplysninger om personer eller situasjoner som kan være eller er omfattet av ulykken. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 6 av 28 10.1. Politiet uttaler seg om: Operasjonelle tiltak Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelle skadde Navn på omkomne eller skadde Omstendigheter rundt ulykken/hendelsen Årsaken til ulykken Redningsarbeidet 10.2. Rektor/rektors stedfortreder uttaler seg om: I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan ha for HVS HVS’ kriseinformasjon (ekstern del). Foreldre, andre pårørende, osv. 10.3. Kriseledelsen avgjør (i samarbeid med politiet): Hvordan mediehåndtering skal ivaretas Om pressesenter skal etableres Fullmakter Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted) Tid og sted for informasjon/uttalelser 10.4. Instruks for sentralbordets rolle. Sentralbordet skal aldri gi fakta- eller personopplysninger i og om krisesituasjoner, men henvise til leder for kriseledelsen. 11. Prosedyrer for ettervern og oppfølging/umiddelbare tiltak. Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” Se ellers HVS’ Beredskapsplan ved ulykke/død. Når en ulykke med alvorlig personskade/dødsfall er et faktum, bør følgende organiseres så raskt som mulig: Hjemmesider for/med omkomne/sterkt skadede personer vurderes fjernet. Organisering av samling for kolleger/medelever som ønsker å snakke om det som har hendt og som har behov for særlig god informasjon. Eventuelle tiltak for dem som kan ha unngått fysisk skade, men likevel kjenner seg sterkt involvert i eller berørt av det som har skjedd, og andre tiltak utover det som det ordinære hjelpeapparatet vil kunne tilby. Blomster til skadde og pårørende og til forulykkedes begravelse Avklaring av riktige og tilstrekkelig mange kontaktpersoner for de pårørende Avklaring av hvordan HVS skal være representert ved eventuell begravelse Kondolansehilsen og annen oppfølging til pårørende 12. Evaluering. Se vedlegg 3.1 “Ansvarsmatrise for beredskap på HVS” Etter at hendelsen/situasjonen er avsluttet, skal følgende evalueres av skolens kriseledelse (i samarbeid med politiet): Generell status for gjennomføring av retningslinjene i beredskapsplanen. Spesielle situasjoner som krever oppfølging av grupper av personell/elever. Hendelser under situasjonen som avdekket mangelfulle rutiner og uklare ansvarsforhold. Behov for revisjon av kvalitetsdokumentene. Utarbeidelse av tiltaksplan for å lukke avvik. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 7 av 28 NB! Vedlegg fra neste side! Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 8 av 28 13. Ansvars- og oppgavematriser. Vedlegg 1. HVS kriseberedskap. Varslingsliste INTERNT. Navn Stilling Gisle Birkeland Rektor Kirsti Hagen Røed Stabsleder, Pedagogisk stab. Rektors stedfortreder Stabsleder D Bjørn Halvard Berget Anita Hauger Viken Liv Marit Hansen Torhild Marie S. Johannessen Dag Klevjer Morten Vestland Tor Henning Askum Ola Småkasin Marit Carlsen Arbeidssted Bygning Skippergata 6 (SG) Bekkegata 2 (BG) (annenhver uke) Bekkegata Skippergata (ikke fast mønster) Skippergata Telefon Mobil Telefon Jobb 94881316 33079001 33079003 Telefon Privat 94881316 95256023 33079004 33046521 90179127 33079005 90179127 Stabsleder Personal og økonomi (PØ) Studierektor Skippergata 48004624 33079030 48004624 Skippergata 93425114 33079012 93425114 Studierektor Bekkegata 90367004 33079010 90367004 HMS-koordinator Skippergata 48603363 33079059 48603363 Teknisk leder Skippergata 90125781 33079041 90125781 Hovedverneombud Skippergata/ Bekkegata Skippergata Høyskolen i Vestfold Skippergata Høyskolen i Vestfold 33079213 33082481 90950022 33079055 33333160 33037058 47022592 33079130 33124887 Rektor Fagskolen i Vestfold (FIV) Avdelingsleder Fagskolen (FIV) 33079048 EKSTERNT. Nødnummer, nummer til samarbeidende institusjoner Enhet/instans Politi Kontaktperson/tilleggsinformasjon 112 110 113 Brannvesen Ambulanse VFK/utdanningssektor Horten Kommune/sentralbord Horten Kommune/kontaktperson 1 Øyvind Sørensen Horten Kommune/kontaktperson 2 Helge Skatvedt Vaktselskap, NOKAS/alarmstasjon Bedriftshelsen AS/sentralbord Bedriftshelsen AS/kontaktperson Arbeidstilsynet Horten og Borre kirkekontor Pårørende Pårørende og elever Telefon Geir Langhelle Mathisen Dag Aamodt 91612265 33085000 97550014/ 33043423 97550415/ 33043423 81500820 33137500 45272943 81548222 33529100 SMS-melding via mobilskole HVS nødnummer, auto svarmelding eller sms Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 9 av 28 Vedlegg 2. Flytskjema for varsling ved kriseberedskap. NB! Grå stiplete linjer ----- i flytskjemaet er alternative løsninger når hovedløsning ikke er mulig. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 10 av 28 Vedlegg 3.1. Ansvarsmatrise for akutt kriseberedskap på HVS. Ansvarsperson Observatør Oppgaver Varsler umiddelbart relevante nødetater om situasjon/hendelse (politi, ambulanse, brannvesen) Ber 112 varsle Horten kommune om krise på HVS. Varsler deretter skolens sentralbord 33079000 ------------------------------------------------------------------------------------------------Når du ringer politiet og informerer sentralbord, hva vil de vite? Hvem som ringer Til sentralbord: har du varslet ambulanse, politi, brannvesen? Hva som har skjedd Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget, etasje, fløy) Hvordan det har skjedd Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet vi hvor den/de er. Hvem som er gjerningsperson(e). Beskrivelse Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen Omfang: hvor mange er skadet/døde Om noen kan møte politiet og påvise hvor eventuell gjerningsperson(e) befinner seg Hvem som er varslet Hva slags tiltak observatør har iverksatt Sentralbord Rektor ----------------------------------------------------------------------------------------- Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig Iverksetter akutt evakuering fra trusselområdet hvis nødvendig/mulig Mottar varsling fra observatør om situasjon/hendelse, noterer på loggskjema for varsling/innringing. Varsler politi, ambulanse, brannvesen i en akutt situasjon hvis dette ikke er gjort. Avklar med observatør. Ber også 110 varsle Horten kommune om krise på HVS. Varsler rektor/rektors stedfortreder, samme info som observatør gir. Beslutter akutt sms-varsling fra mobilskole til elever og ansatte. Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig. Sender ut info til elever, ansatte og pårørende etter påbud fra kriseledelsen NB! Skal aldri gi ut informasjon uten kriseledelsens godkjenning, men henvise til kriseledelsens leder. Er leder for kriseledelsen Varsler resepsjon, politi, ambulanse, brannvesen hvis det ikke er gjort Beslutter akutt sms-varsling fra mobilskole til elever og ansatte. Finner egnet møtested, varsler og samler så mange som mulig av skolens kriseledelse Varsler VFK’s kriseledelse Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 11 av 28 Rektors stedfortreder Studierektor Stabsleder PØ og D Stabsleder PS Teknisk leder Hovedverneombud HMS-koordinator Kriseledelse Politi Horten kommune Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig. Oppretter førstelinjekontakt med politi sammen med kriseledelsen. Vurderer akutte behov sammen med politi/ambulanse Koordinerer all intern og ekstern informasjon, samarbeider med politiet om når og hvordan. Står ansvarlig for all intern informasjon Ansvarlig for all kontakt med media, den eneste talsperson for skolen utad. Overtar rektor særlige ansvar ved rektors fravær Deltaker i kriseledelsen Deltaker i kriseledelsen Deltaker i kriseledelsen Deltaker i kriseledelsen Deltaker i kriseledelsen Deltaker i kriseledelsen Akutt. Samles etter rektors/rektors stedfortreders anvisning Har førstelinjekontakt med politi sammen med rektor som er kriseledelsens leder. Oppretter kontakt med Horten Kommunes kriseteam, informerer om situasjonsbilde og -omfang, definerer behov for assistanse, har tett dialog om forløp. Bistår politiet med informasjon og relevant kompetanse Får best mulig overblikk over situasjonen Beslutter informasjon til elever, ansatte og pårørende (bruk av sms, e-post, annet), hvis mulig i samarbeid med politiet Holder kontakt med VFK’s kriseledelse og Horten Kommune Varsler ved behov andre offentlige instanser etter varslingsplan Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig Henter inn aktuelle interne og eksterne støtteressurser/ nøkkelpersonell ved behov i samarbeid med Horten kommune og politi (f.eks. elevtjenesten, helsetjenesten, krisepsykiatri) Beslutter og prioriterer tiltak i forhold til løpende utvikling Beslutter mediehåndtering (avklares med politi), etablering av pressesenter, fullmakter, infosenter for pårørende, tid og sted for informasjon/uttalelser. Tar kontakt med skolens kontaktpersoner Koordinerer og står ansvarlig for all ekstern informasjon, samarbeider med rektor/kriseledelse om når og hvordan. Organiserer redningsarbeidet. Oppretter kontakt med HVS’ kriseledelse. Avklarer situasjonens omfang og behov for assistanse. Er ansvarlig for etablering av samlingsplass for elever og pårørende i samarbeid med politi og helsetjeneste. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 12 av 28 Informasjonskonsulent Elevtjenesten Medarbeider Elev Er ansvarlig for støttefunksjoner som psykiatrisk krisestøtte, lege- og andre helsetjenester, andre kommunale tjenester. Stenger deler av HVS’ hjemmeside etter påbud fra rektor/kriseteam Bistår kriseledelsen med relevant informasjon og “på stedet” oppfølging av elever, blant annet på samlingsplass Observatør, skal varsle som øyenvitne til hendelser og mottaker av relevant informasjon Sørge for at sentralbord/rektor varsles Tilkaller hjelp fra kolleger Sørger for evakuering fra et akutt trusselområde hvis mulig. Henviser alle henvendelser fra media til rektor Observatør, skal varsle som øyenvitne og mottaker av relevant informasjon Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 13 av 28 Vedlegg 3.2. Flytskjema for prosedyre for akutt beredskap Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 14 av 28 Vedlegg 4. Ansvarsmatrise for proaktiv kriseberedskap og etterarbeid. Ansvarsperson Oppgaver Rektor Proaktivt. Ansvarlig for beredskapsplanen og godkjenning av revisjoner av kvalitetsdokumentene. Ansvarlig for risikokartlegging Ansvarlig for forebyggende/proaktive tiltak, bl.a. plan for øvelser. Etterarbeid. Organiserer samling i etterkant av hendelsen for kolleger, medelever, eventuelt pårørende. Organiserer debriefing av relevante grupper eller enkeltpersoner i samarbeid med ekspertise, rådgiver, politi, kriseledelsen. Sørger for andre etterverntiltak (se planens punkt 11) Tar initiativ til en full evaluering av hendelsen i etterkant sammen med kriseledelsen og politiets representant. Implementerer korrigerende tiltak Overtar ansvar ved rektors fravær Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Deltaker i kriseledelsen-proaktivt og etterarbeid Ansvarlig for revisjon og oppdatering av all kvalitetsdokumentasjon, basert på eget initiativ og innspill fra ledelsen. Utformer rapport med korrigerende tiltak fra evaluering. Planlegger og deltar i proaktivt arbeid. Foretar full evaluering av hendelsen i etterkant sammen med rektor, politiets representant og Horten kommune. Deltar i proaktivt arbeid og evaluering ved behov. Samarbeider med kontakt-/faglærer om oppfølging av elever som viser truende adferd. Informerer og samarbeider med kontaktlærer/faglærer og studierektor om oppfølging av elever som viser truende/ustabil adferd. Forfølger straks signaler/trusler som oppfattes indirekte men truende med eleven, melder også disse til studierektor og rektor. Slike signaler/trusler registreres i QM+. Samarbeider med avdelingsleder og rådgiver om oppfølging av eleven. Melder fra om mulige trussel-/faresituasjoner, avvikende oppførsel. Henviser alle henvendelser fra media til rektor Melder fra om mulige trussel-/faresituasjoner, avvikende oppførsel. Rektors stedfortreder Studierektor Stabsleder PØ og D Stabsleder PS Teknisk leder Hovedverneombud HMS-koordinator Kriseledelse Politi Avdelingsleder Elevtjenesten Kontakt-/faglærer Medarbeider Elev Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 15 av 28 Vedlegg 5. HVS kriseberedskap. Tiltaksmatrise ved bombetrussel. Oppgaver Tiltak Varsling/Informasjon Ring politi Varsle resepsjon Varsle lokalt ansvarlig Tiltak Vurdere trussel: Ikke spesifikk eller spesifikk Er trusselen underbygd med krav, motiv, sted/tidsangivelse? Ikke spesifikk: Spesifikk: Unngå evakuering Evakuere angitt hvis det ikke er område andre indikasjoner Evakuere Konferer med tilstøtende arealer politi Gjennomfør søk Stille søk (lokalkjent+politi) Evakuer ved funn Spredning av evakuert personell Informasjon til evakuert personell Rapportering/ etterarbeid Ved telefonisk/muntlig trussel, må meldingsmottaker notere: Tidspunkt Hva som ble sagt Stemme, tonefall, aksent Bakgrunnsstøy Skriftlig/elektronisk (eller annet) Sikring av bevis/spor (kfr politi) Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Ansvarlig Observatør/ meldingsmottaker Kriseledelse Kriseledelse Side 16 av 28 Vedlegg 6. HVS kriseberedskap. Tiltaksmatrise ved bygningsteknisk svikt. Oppgaver Varsling/ informasjon Tiltak Varsle resepsjon eller teknisk avdeling Varsle relevante nødetater om situasjon/hendelse hvis nødvendig (politi, ambulanse, brannvesen) Varsler deretter skolens sentralbord 33079000 ----------------------------------------------------------------------------------Når du varsler, hva vil de vite? Hvem som ringer Til sentralbord: har du varslet ambulanse, politi, brannvesen? Hva som har skjedd Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken del av bygget, etasje, fløy) Hvordan det har skjedd Om noen kan møte politiet/ambulanse/brannvesen Hvem som er varslet Hva slags tiltak observatør har iverksatt Ansvarlig Observatør --------------------------------------------------------------------------- Informasjon videre Tiltak Rapportering/ etterarbeid Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig Iverksetter akutt evakuering fra rammet område hvis nødvendig/mulig Informerer teknisk Hvis behov og hvis det ikke er gjort: varsle politi, ambulanse Hvis det er en alvorlig situasjon følges tiltakskort for alvorlige kriser NB! Hvis det er en alvorlig situasjon følges tiltakskort for alvorlige kriser! Melde forsikringsselskapet KLP Melde eiendomsavdelingen i VFK Verifisere skadeomfang Prioritere i forhold til: Person-miljø-materiell Vurdere skadebegrensende tiltak Evakuere personell fra truede områder Etablere oppholdsområde for evakuert personell Sperre av området og opprette vakthold Melde forsikringsselskapet KLP Melde eiendomsavdelingen i VFK Rapportering av skade til: Politi Arbeidstilsyn Forsikringsselskapet KLP Eiendomsavdelingen/VFK Oppfølging av berørt personell Evaluering av forløp/beredskapstiltak Evaluering av sikringstiltak Forslag til forebyggende tiltak Vurdering av behov for risikovurdering Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Sentralbord Teknisk/ Kriseledelse Teknisk/ Kriseledelse Side 17 av 28 Vedlegg 7. Logg ved innringing/varsling av alvorlig hendelse (både potensiell og reell). Dato Mottaker Innringer/varsler Hvor det har skjedd Beskrivelse av hva som har skjedd/skjer Beskrivelse av hvordan det har skjedd Hvem er gjerningspersonen(e)? Er det kontroll på gjerningspersonen(e)? Er det våpen eller sprengstoffer involvert? Eventuelt hva slags? Omfang av ulykken. Hvor mange er skadet/døde? Kan du/noen møte politiet og påvise hvor gjerningspersonen(e) befinner seg? Hva slags tiltak har innringer/varsler iverksatt? Hvem andre er varslet? Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 18 av 28 Vedlegg 8. Kriseledelsens loggskjema. Funksjon: Rapportering av krisehendelse (konkret beskrivelse av hendelsens utvikling) Dato og åsted Hendelse Loggfører(e) Rapport Tid/kl. Fra Til Beskrivelse av situasjoner som oppstår Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Utførte oppgaver Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 19 av 28 Vedlegg 9. Skjema for rapportering og evaluering etter krise/ulykke. Sendes fylkesrådmann med kopi til aktuell direktør innen 3 dager etter at situasjonen er normalisert. Virksomhet/sted Horten videregående skole Ansvarlig leder Kort beskrivelse av hendelsesforløp i krisen/ulykken, omfang, tiltak og konsekvenser: Uforutsette hendelser under håndteringen: Oversikt over aktive ressurser og samarbeidspartnere i forbindelse med krisen/ulykken: Kort beskrivelse av informasjons- og kommunikasjonsflyten: Tiltak som skal iverksettes for å bedre håndteringen av tilsvarende situasjon: Kort beskrivelse av normaliseringen – tilbake til ordinær drift: Dato Signatur virksomhetsleder Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 20 av 28 Tiltakskort nr. 1.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14 Siste revisjon: 21.09.15 Observatørs ansvar for varsling av hendelse. Ansvarlig Observatør Oppgaver Varsler umiddelbart relevante nødetater om situasjon/hendelse (politi 112, ambulanse 113, brannvesen 110) Ber dem samtidig varsle Horten kommune om krise på HVS. Varsler deretter skolens sentralbord 33079000 ---------------------------------------------------------------------------------------------Når du ringer politiet og informerer sentralbord, hva vil de vite? Ved alle typer hendelse: Hvem som ringer Informer sentralbord om du har varslet ambulanse, politi, brannvesen Hvem andre som er varslet Hva som har skjedd Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget, etasje, fløy) Hvordan det har skjedd Om det er kontroll på situasjonen Ved angrep/vold: Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet du hvor den/de er. Hvem som er gjerningsperson(e). Beskrivelse Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen Ved alle typer hendelser: Omfang: hvis det er skadede/døde, hvor mange Om du eller andre kan møte politiet og rettlede dem Hva slags tiltak observatør har iverksatt ----------------------------------------------------------------------------------------- Tilkaller hjelp fra kolleger/andre hvis mulig Iverksetter akutt evakuering fra trusselområdet hvis nødvendig/mulig Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 21 av 28 Tiltakskort nr. 2.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14 Siste revisjon: 21.09.15 Sentralbordets ansvar. Ansvarlig Sentralbord Oppgaver Mottar varsling fra observatør om situasjon/hendelse. Bruk loggskjema for varsling/innringing, vedlegg 7 i beredskapsplanen. Avklarer med den som varsler: Hvem som ringer Er ambulanse, politi, brannvesen varslet Hvem andre som er varslet Hva har skjedd Hvor det har skjedd (f.eks. ved hvilken inngang i bygget, etasje, fløy) Hvordan det har skjedd Om det er kontroll på gjerningspersonen(e). Vet vi hvor den/de er. Hvem som er gjerningsperson(er). Beskrivelse Om det er våpen involvert. Eventuelt hva slags våpen Omfang: hvis skadede/døde, hvor mange Om noen kan møte politiet og påvise hvor eventuell(e) gjerningsperson(er) befinner seg Hva slags tiltak observatør har iverksatt Varsler politi 112, ambulanse 113 og/eller brannvesen 110 i en akutt situasjon hvis dette ikke er gjort. Avklar med observatør. Ber dem også varsle Horten kommune om krise på HVS. Varsler rektor/rektors stedfortreder, samme info som observatør gir Videre varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig. Vedlegg 7/beredskapsplan. Sender ut info til elever, ansatte og pårørende, men først etter instruks gitt av kriseledelsen NB! Skal aldri gi ut informasjon uten kriseledelsens godkjenning, men henvise til kriseleder Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 22 av 28 Tiltakskort nr. 3.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14. Siste revisjon: 16.11.15 Rektors ansvar. Ansvarlig Rektor Oppgaver Er leder for kriseledelsen Varsler resepsjon 33079000, politi 112, ambulanse 113, brannvesen 110 hvis det ikke er gjort Finner egnet internt/eksternt møtested, varsler og samler så mange som mulig av skolens kriseledelse Varsler VFKs kriseledelse (VFK sentralbord: 33344000, Øyvind Sørensen: 91612265) Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig. Vedlegg 7 i beredskapsplanen. Oppretter førstelinjekontakt med politi sammen med kriseledelsen. Vurderer akutte behov sammen med politi/ambulanse Koordinerer all intern og ekstern informasjon, samarbeider med politiet om når og hvordan. Står ansvarlig for all intern informasjon Ansvarlig for all kontakt med media, den eneste talsperson for skolen utad. Rektors ansvar for informasjon. All ekstern og intern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom politi og rektor eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet. Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis. Media og andre som ber om informasjon, skal uten unntak henvises til rektor/rektors stedfortreder og politi. POLITI REKTOR/REKTORS STEDFORTREDER KRISELEDELSEN informerer om informerer om avgjør i samarbeid med politi (og Horten kommune) Operasjonelle tiltak Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelt skadde Navn på omkomne og skadde Omstendigheter rundt ulykken/hendelsen Årsaken til ulykken Redningsarbeidet I hvilken sammenheng ulykken/hendelsen skjedde Hvilke konsekvenser ulykken/hendelsen eventuelt kan ha for HVS Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Hvordan mediehåndtering skal ivaretas Om pressesenter skal etableres Fullmakter Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted) Tid og sted for informasjon/uttalelser Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 23 av 28 Tiltakskort nr. 4.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14. Siste revisjon: 16.11.15 Kriseledelsens ansvar. Ansvarlig Kriseledelse Oppgaver Samles etter rektors/rektors stedfortreders anvisning Bruker kriseledelsens loggskjema (vedlegg 8 i beredskapsplanen) Har førstelinjekontakt med politi sammen med rektor/rektors stedfortreder. Oppretter kontakt med Horten Kommunes kriseteam (1. Geir Mathisen 97550014/33043423, 2. Helge Skatvedt 97550415/33043423, 3. Kommunens sentralbord: 33085000), informerer om situasjonsbilde og -omfang, definerer behov for assistanse, har tett dialog om forløp. Bistår politiet med informasjon og relevant kompetanse Får best mulig overblikk over situasjonen Beslutter informasjon til elever, ansatte og pårørende (bruk av sms, e-post, annet), hvis mulig i samarbeid med politiet Holder kontakt med VFKs kriseledelse og Horten Kommune Varsler ved behov andre offentlige instanser etter varslingsplan Varslinger internt og eksternt logges på eget skjema hvis mulig Henter inn aktuelle interne og eksterne støtteressurser/ nøkkelpersonell ved behov i samarbeid med Horten kommune og politi (f.eks. elevtjenesten, helsetjenesten, krisepsykiatri) Beslutter og prioriterer tiltak i forhold til løpende utvikling Beslutter mediehåndtering (avklares med politi), etablering av pressesenter, fullmakter, infosenter for pårørende, tid og sted for informasjon/uttalelser. Kriseledelsens ansvar når det gjelder informasjon. All ekstern og intern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom politi og rektor eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet. Det er politiets og ikke HVS’ oppgave å informere eksternt om at en ulykke har skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater. Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis. Media og andre som ber om informasjon skal uten unntak henvises til rektor/rektors stedfortreder og politi. POLITI REKTOR/REKTORS STEDFORTREDER KRISELEDELSEN informerer om informerer om avgjør i samarbeid med politi (og Horten kommune) Operasjonelle tiltak Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelle skadde Navn på omkomne og skadde Omstendigheter rundt ulykken/hendelsen Årsaken til ulykken Redningsarbeidet I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan ha for HVS Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Hvordan mediehåndtering skal ivaretas Om pressesenter skal etableres Fullmakter Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted) Tid og sted for informasjon/uttalelser Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 24 av 28 Tiltakskort nr. 5.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14. Siste revisjon: 21.09.15 Horten kommunes ansvar. Ansvarlig Horten kommune Oppgaver Oppretter kontakt med HVS’ kriseledelse. Avklarer situasjonens omfang og behov for assistanse. Er ansvarlig for etablering av samlingsplass for elever og pårørende i samarbeid med politi og helsetjeneste. Er ansvarlig for støttefunksjoner som psykiatrisk krisestøtte, lege- og andre helsetjenester, andre kommunale tjenester. Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 25 av 28 Tiltakskort nr. 6.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14. Siste revisjon: 21.09.15 Informasjonskonsulentens ansvar. Ansvarlig Oppgaver Informasjonskonsulent Stenger eller endrer deler av HVS’ hjemme- og facebookside etter instruks fra rektor/kriseledelse Legger ut info på hjemme- og facebookside etter instruks fra rektor/kriseledelse Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 26 av 28 Tiltakskort nr. 7.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14. Siste revisjon: 21.09.15 Prosedyre for truet klasserom, møterom, kontor. Når det ikke er tilrådelig eller mulig å evakuere rommet og bygningen uten mulig fare for liv og helse, skal elever og ansatte søke tilflukt til et rom eller holde seg i rommet de befinner seg i. Ansvarlig Lærer/elever/ansatte. PREVENTIVE TILTAK I ROMMET. Oppgaver Dører og vinduer låses Gardiner trekkes for/vindu dekkes til (hvis vindu med innsyn) Eventuelle kikkhull i døren blendes Om mulig barrikaderes dør(er) med stoler, pulter, hyller og annet Lyddisiplin 1: alle telefoner, nettbrett, pc og annet settes på lydløs Lyddisiplin 2: Unngå lyder/støy, bevegelser, kun nødvendig lav visking En eller to utpekes til å følge med på skolens nettside for å sjekke informasjon Alle setter seg eller legger seg på gulvet (skjul/dekning) Ingen forlater rommet uten ordre fra politi, rektor eller kriseledelse Informer politi, rektor, kriseledelse pr. sms eller nett om situasjonen, hvis det er trygt Lærer/elever/ansatte. AKTIV MOTSTAND I ROMMET. NB! Kun som siste utvei når en blir konfrontert med gjerningsmannen uten sjanse for unnvikelse og/eller flukt! Det handler om å overleve! Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Bruk bevegelse: vær vanskelige mål, ikke i klynge eller samlet i et hjørne, bruk rommet Beskytt, ta dekning Bombarder gjerningsmann med stoler, bøker, alt dere har for hånden og så lenge dere kan Bekjemp, gå til angrep som aller siste utvei! Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 27 av 28 Tiltakskort nr. 8.0/Horten vgs-beredskapsplan for alvorlige kriser. 04.12.14. Siste revisjon: 21.09.15 Ansvar for informasjon All ekstern og intern informasjon i en krisesituasjon koordineres gjennom politi og rektor eller den rektor bemyndiger, i samarbeid med politiet. Det er politiets og ikke HVS’ oppgave å informere eksternt om at en ulykke har skjedd, ulykkessituasjonen, konsekvenser, operasjonelle tiltak og resultater. Politiet i samråd med rektor skal vurdere når og hvordan informasjon skal gis. Media og andre som ber om informasjon skal uten unntak henvises til rektor/rektors stedfortreder og politi. Ingen ansatte må oppgi informasjon om hendelsen eller navn på eller opplysninger om personer eller situasjoner som kan være eller er omfattet av ulykken. POLITI REKTOR/REKTORS STEDFORTREDER KRISELEDELSEN informerer om informerer om Avgjør (i samarbeid med politi og Horten kommune) Operasjonelle tiltak Eventuelle omkomne Tilstanden til eventuelle skadde Navn på omkomne eller skadde Omstendigheter rundt ulykken/hendelsen Årsaken til ulykken Redningsarbeidet I hvilken sammenheng ulykken skjedde Hvilke konsekvenser ulykken eventuelt kan ha for HVS HVS’ kriseinformasjon (ekstern del). Foreldre, andre pårørende, osv. Henviser ellers til politiet Horten videregående skole – Kvalitetsdokument/QM+. Hvordan mediehåndtering skal ivaretas Om pressesenter skal etableres Fullmakter Infosenter for pårørende (telefon, samlingssted) Tid og sted for informasjon/uttalelser Dok.nr.: 08.00.00.01-3 Side 28 av 28
© Copyright 2024