Ekstraordinær Generalforsamling Høst 2014 Dato: Sted: Tid: 1. september 2014 Auditorium 16.00 Forord Vi er samlet for en ekstraordinær generalforsamling ved BIS Kristiansand. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ og tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. For denne ekstraordinære generalforsamling var fristen satt til 29. august. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt. saker styret fremlegger for generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Kristiansand ønsker at alle deltar på generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. I tillegg til denne ekstraordinære generalforsamlingen vil det holdes en ordinær forsamling høst 2014. Dato er ikke fastsatt, men den vil holdes innen 8 uker per dags dato. Da vil BIS Kristiansand ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen styret og ledelsen ved BIS Kristiansand Leder: Økonomiansvarlig: Sosialtansvarlig: Fagansvarlig: NLD/Markedsansvarlig: Kommunikasjonsansvarlig: HR-ansvarlig: 2 Therese Wittenberg Lie Henrik Gulbrandsen Tiba Ahmedizzet Gerd Silje Kåvenes Marlene Grimstad Henrik Nagell Bjordal Emil Nævisdal Innholdsfortegnelse Forord 2 Forretningsorden for Generalforsamling 4 Vedtekter angående Generalforsamling i BIS 5 Sak 1: Behandlingssak: Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden 8 Sak 2: Behandlingssak: Valg av ordstyrer, referent og tellekorps 8 Sak 3: Oppføring av saker til eventuelt 8 Sak 4: Behandlingssak / Splittelse av vervet Markeds- og næringslivsansvarlig 8 Sak 5: Behandlingssak / Godkjennelse av stillingsinstruks for Markedsansvarlig og Næringslivsansvarlig (forutsetter godkjenning av Sak 4), vedlegg 1 og 2 8 Sak 6: Behandlingssak / Valg av tillitsverv Markedsansvarlig (forutsetter godkjenning av både Sak 4 og Sak 5). 9 Sak 7: Eventuelt 9 Vedlegg: Vedlegg 1 Stillingsinstruks for Markedsansvarlig 10 Vedlegg 2 Stillingsinstruks for Næringslivsansvarlig 11 Forretningsorden for Generalforsamling BI 3 Studentsamfunn avdeling Kristiansand 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Kristiansand, personer som styret innbyr og revisor. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Kristiansand. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Kristiansand som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med generalforsamlingens godkjennelse. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. Ved votering skal dørene være lukket Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. 4 Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. Vedtekter angående Generalforsamling i BIS Hentet fra BIS sine vedtekter: Kapittel 4: Organisasjon § 4-1 Generalforsamling § 4-1-1 Generalforsamlingen er BIS Kristiansand sitt høyeste organ. § 4-1-2 Generalforsamlingen avholdes to -2- ganger i året, lagt til vår- og høstsemesteret. § 4-1-3 Generalforsamlingen trekker opp de prinsipielle og strategiske retningslinjene for BIS Kristiansand sin virksomhet. § 4-1-4 Styret og Generalforsamlingen kan spesielt invitere personer til generalforsamling med observatørstatus dersom dette er ønskelig. § 4-1-5 Innkalling til Generalforsamling skal bekjentgjøres senest to - 2 - uker før møtestart. Styret er ansvarlig for innkallingen. Godkjent innkalling er publisering på hjemmesiden, og hensiktsmessig intern markedsføring av datoen. § 4-1-6 Saker som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må være styret i hende senest 5 dager etter innkalling. § 4-1-7 Sakspapirer skal være tilgjengelig for studentene senest en -1- uke før møtestart, herunder skal de ligge tilgjengelig på hjemmesiden. Alternativt kan sakspapirene foreligge i papirformat på en tilgjengelig og naturlig plass, for eksempel utenfor studentforeningens hovedkontor. § 4-1-8 Egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand må ha 2/3 flertall og trer i kraft ved Generalforsamlingens slutt. Vedtektene kan også tre i kraft på et senere tidspunkt, hvis dette er ettertrykkelig spesifisert i vedtektsforslaget eller tilføyelsen, og godkjent av Generalforsamlingen. Egne tilføyelser til de lokale vedtektene kan ikke være motstridene til de standardiserte vedtektene eller Sentralstyret sine vedtekter. § 4-1-9 Stemmeberettigede ved BIS Kristiansands Generalforsamling er kun organisasjonens medlemmer som er definert i vedtektene § 3-1. § 4-1-10 Generalforsamling som er innkalt i henhold til vedtektene § 4-1-5 er beslutningsdyktig med det antall stemmeberettigede som møter opp. § 4-1-11 Generalforsamlingen skal avholdes i BI Kristiansand sine lokaler. § 4-1-12 Vedtak fattet på Generalforsamlingen kan med 2/3 flertall i Generalforsamlingen gis tilbakevirkende kraft. Unntak for dette er vedtekter, retningslinjer og stillingsinstrukser. 5 § 4-2 Høstens Generalforsamling § 4-2-1 Høstens Generalforsamlingen skal tre sammen senest ti -10- uker etter høstens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret, KVK og VK som er ledige. Dette dreier seg om de stillinger som eventuelt er fratrådt eller ikke besatt i perioden fra forrige generalforsamling. (KVK og VK velges ved behov) - Godkjenne regnskap for 1.halvår i inneværende år. - Godkjenne budsjett for høstsemesteret. - Behandle, og eventuelt endre egne tilføyelser til lokale vedtekter for BIS Kristiansand, stillingsinstrukser og andre retningslinjer gitt av Generalforsamling dersom det er kommet forslag om dette. § 4-4 Vårens generalforsamling § 4-4-1 Vårens Generalforsamling skal avholdes senest ti – 10 – uker etter vårens semesterstart og har følgende arbeidsoppgaver: - Velge de representanter til styret. Dette dreier seg om de stillinger som har vært i funksjon siden forrige skoleårs Generalforsamling på våren, samt de stillinger som eventuelt er fratrådt i perioden fra forrige generalforsamling. Styret, herunder: Leder, Økonomiansvarlig, Fagansvarlig, Markedsansvarlig, Kommunikasjonsansvarlig og Sosialt ansvarlig. - Velge representant(er) for Kontroll- og vedtektskomiteen (KVK). - Velge representant(er) til Valgkomiteen (VK) - Godkjenning av årsrapport/redegjørelse fra samtlige styremedlemmer. - Årsregnskap av hovedkontoen, for foregående kalenderår, skal godkjennes av en regnskapskyndig person, fortrinnsvis en offentlig godkjent revisor eller en autorisert regnskapsfører. - Revisjonsrapport for foregående kalenderår, fremlegges for godkjenning. - Godkjenne budsjettet for hovedkontoen for vårens semester. - Statusrapport for inneværende vårsemester fremlegges. Dette kan være en del av Leders årsrapport/ redegjørelse. § 4-6 Ekstraordinær Generalforsamling § 4-6-1 Ekstraordinær Generalforsamling kan innkalles ved: 6 2/3 flertall i et fulltallig styre, eller når minst ti - 10 - prosent av medlemmene ønsker det. § 4-6-2 Innkalling til ekstraordinær Generalforsamling skal bekjentgjøres senest en – 1 - uke før møtedato. § 4-6-3 Sakspapirer til ekstraordinær Generalforsamling skal foreligge minst to – 2 dager før møtedato. § 4-6-4 Stemmeberettigelse og beslutningsdyktighet ved ekstraordinær Generalforsamling er som nevnt i vedtektene § 4-1-9 og § 4-1-10. 7 Saker Sak 1 Behandling/Godkjenning av innkallelse, Dagsorden og Forretningsorden Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Generalforsamling godkjenner. Sak 2 Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: HR-ansvarlig har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Therese Wittenberg Lie er ordstyrer Godkjent Henrik Nagell Bjordal er referent Godkjent Godkjenning av tellekorps Godkjent Tellekorps: Anders og Gunni Generalforsamling godkjenner. Sak 3 Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres nå og tas opp til slutt. Eventueltsaker er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene blir gått gjennom under Sak 7. HR-ansvarlig gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandle/godkjennes av Generalforsamlingen Ingen evt. Saker. Sak 4 Behandling/ Splittelse av vervet Markeds- og næringslivsansvarlig Forslagsstiller: Styret v/ BIS Kristiansand Bakgrunn: Styret har etter vurdering kommet frem til at en splittelse av vervet Markeds- og næringslivsansvarlig vil forbedre styregruppens organisasjonsstruktur og signifikant øke mulighetene disse vervene individuelt har å ivareta studentenes interesser. Forslag til vedtak: Generalforsamling godkjenner splittelse av vervet Markeds- og næringslivsansvarlig. Generalforsamling godkjenner 8 Sak 5 Behandling/ Godkjennelse av stillingsinstruks for Markedsansvarlig og Næringslivsansvarlig (forutsetter godkjenning av Sak 4) Forslagsstiller: Styret v/ BIS Kristiansand Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse av stillingsinstruks for Markedsansvarlig og Næringslivsansvarlig som et ledd i utbedring av strukturen til styringsgruppen. Se vedlegg 1 og 2. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner stillingsinstruksene for Markedsansvarlig og for Næringslivsansvarlig. Generalforsamling godkjenner Sak 6 Behandling/ Valg av ledige tillitsverv (forutsetter godkjenning av både Sak 4 og Sak 5) Forslagsstiller: HR-ansvarlig Bakgrunn: Vervet blir presentert, innstilt og stemt over i følgende rekkefølge: - Markedsansvarlig Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger HR-ansvarlig innstilling. KVK informerer om hvordan valgprosessen vil foregå. Det er mulig å benke til vervet før innstillingen leses opp. Kanditater har 5 minutter apell, og 5 minutter spørsmål fra salen Tonje Helland Dirdal ble valgt som Markedsansvarlig med absolutt flertall Sak 7 Eventueltsaker Eventueltsaker gjennomgås Ingen eventueltsaker meldt inn 9 Vedlegg 1: Stillingsinstruks for Markedsansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Markedsansvarlig er ansvarlig overfor styret for at driften av BIS Markedsutvalget skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Markedsansvarlig har myndighet overfor de grupper og komiteer som vedrører BIS Markedsutvalget. Markedsansvarlig skal sørge for at grupper og utvalg underlagt vervet leverer og presenterer budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret. Markedsansvarlig (MA) har ansvar for at alle linjeforeninger, undergrupper og utvalg kontakter Markedsansvarlig før de utarbeider og forhandler frem samarbeids- og sponsoravtaler. Tilsvarende har undergrupper og utvalg også et ansvar for å kontakte Markedsansvarlig mtp dette. Markedsansvarlig er pliktig til å opplyse utvalg, undergrupper og linjeforeninger om dette. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene, og Markedsansvarlig i de øvrige BIS LA. MA er leder av BIS Markedsutvalget. MA skal bistå Leder i arbeider med fagseminar for styret, og Lokalt Engasjementsforum (LEF). 3. 10 Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Markedsansvarlig skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere BIS Markedsutvalgets samlede funksjoner og oppgaver. Herunder kan nevnes: - Fundraising/ generere inntekter til hele BIS LA. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av BI-studenter - Bistå grupper til å arrangering av kurs, seminarer, PC-messe og gjesteforelesninger, herunder formidle kontakt ved behov. - Bedriftsbesøk - Følge opp og kontrollere arbeidet med NLD. Vedlegg 2 : Stillingsinstruks for Næringslivsansvarlig. 1. Ansvars- og myndighetsområde Leder for NLD er ansvarlig overfor Styret for at driften av Næringslivsdagen(e) skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Leder for NLD har ansvar og myndighet overfor komitémedlemmene i NLD- komiteen. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Leder for NLD etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre medlemmene av NLD-komiteen, Styret, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og Ledere for NLD ved de øvrige BIS avdelingene og i Sentral Styret. Leder for NLD er ansvarlig for planlegging og gjennomføring av Næringslivsdagen(e). Leder for NLD skal rapportere til Markedsansvarlig ved behov. Leder for NLD skal levere og presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapport vedrørende NLD til Styret. 3. Arbeidsoppgaver – Hovedfunksjon Leder for NLD skal planlegge, iverksette, lede og kontrollere NLD sine samlede funksjoner og oppgave 11