Årsmelding 2010
ÅRSMELDING Årsmelding for IKT Agder IKS 2010 ÅRSMELDING 2010 ÅRSMELDING 2010 I side 3 Forord 2010 har vært et krevende og innholdsrikt år for IKT Agder IKS. Selskapets ledelse og ansatte har gjort en god jobb i 2010, noe som også gjenspeiles i bruker og medarbeiderundersøkelsene som er gjennomført. Selskapet har hatt følgende hovedfokus: • Drift: herunder forbedring av system og service • Organisasjon: intern omorganisering og forbedringer av arbeidsprosesser • Felles ikt prosjekter: bistå kommunene i implementeringen av de ulike prosjektene Som følge av fellesprosjektene har selskapet rekruttert viktig kompetanse for ivaretakelse av den videre forvaltning og utvikling av tjenestene. Selskapet har nå god kompetanse for å møte fremtidige utfordringer. Økonomien er god og danner grunnlag for stabil drift fremover og bekrefter at forutsetningen for fortsatt drift er til stede. Bente Rist Styreleder Innledning Selskapet ble stiftet 16. oktober 2002 og 14. april 2003 ble selskapet registrert i Brønnøysundregistrene. IKT Agder IKS eies av Aust-Agder fylkeskommune, Arendal, Froland og Grimstad kommuner. IKT Agder IKS er lokalisert i Arendal kommune med fysisk lokalisering og selskapsadresse Ragnvald Blakstadsvei 1, Postboks 788 Stoa 4809 Arendal Eierne nedsatte i 2010 en arbeidsgruppe som vurderte av selskapet og selskapsavtalen. Arbeidsgruppens rapport ble høsten 2010 politisk behandlet og vedtatt. I selskapsavtalen er formål endret til: I gjeldende selskapsavtale står det følgende ”Selskapet skal være deltakernes driftog innkjøpsselskap og faglig instans for eiernes Informasjons- og kommunikasjonsteknologiske løsninger.” Gruppen mener at selskapet også skal delta i utviklingen av IKT området og i forslag til ny selskapsavtale har en derfor foreslått dette endret til ”Selskapet skal ivareta deltakernes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, samt være deltakernes faglige instans innen dette området.” Selskapet har lagt følgende målstruktur til grunn: Visjon er: ”Utvikling i samarbeid” Overordnede mål: • Være brukerorientert • Levere kosteffektive tjenester • For eiere og brukere være en profesjonell leverandør av IKT tjenester Eierkommunene avsluttet formelt en stor IKT satsing i 2010 og selskapet er i ferd med å ivareta denne satsingen i forhold til drift og forvaltning. Dette vil også ha fokus primo 2011. Satsingen har harmonisert og standardisert systemporteføljen som nå driftes av selskapet. I 2010 ble selskapet fyrtårnsertifisert. Dette gjennom en større kartlegging innenfor miljø, energi, avfallshåndtering med mer. Arbeidet har styrket selskapets internkontroll og bevisstgjøring på forurensing og energibesparelse. Selskapet har i 2010 ikke forurenset det ytre miljø. IKT Agder IKS har en rolle som totalleverandør, og det er opp til IKT Agder IKS å vurdere når en skal bruke eksterne leverandører. Med bakgrunn i arbeidsgruppens utredning har selskapet påbegynt arbeidet med ny strategi, som forventes ferdig medio 2011. Som vedlegg til årsrapporten følger årsregnskapet med noter, revisjonsberetning, informasjon om selskapets drift utarbeidet av de enkelte avdelinger og oppsumering fra årlig evalueringsmøte SLA. Glød - Offensiv - Tydelig - Troverdig ÅRSMELDING 2010 I side 5 Virksomheten Representantskapet Representantskapet er selskapets øverste organ og deltakere utøver sin myndighet i selskapet gjennom dette. Representantskapet hadde 2 møter i 2010. I disse møtene ble følgende saker behandlet: - Årsmelding og regnskap 2009 - Budsjett 2011 - Strategiområder for IKT Agder IKS Representantskapet bestod i 2010 av følgende medlemmer: Leder Laila Øygarden Aust-Agder fylkeskommune Representant Sigmund Pedersen Froland kommune Representant Hans Antonsen Grimstad kommune Representant Toril Rolstad Larsen Arendal kommune Vararepresentant Tormod Vågsnes Arendal kommune Vararepresentant Vidar Bjørkli Froland kommune Vararepresentant Per Egil Mangor Pedersen Grimstad kommune Vararepresentant Oddvar Skaiaa Aust-Agder fylkeskommune Styret Styret har i 2010 gjennomført 10 styremøter. I tillegg har det vært løpende kontakt mellom daglig leder og styreleder. Viktig saker som har vært behandlet i styret er: - Medarbeiderundersøkelse for selskapet - Brukerundersøkelse og omdømme for selskapet - Regnskap for 2009 - Budsjett 2011 - Oppfølging av fellesprosjektene - Strategiutvikling for selskapet - Daglig drift av selskapet - Instruksverk for selskapet - Styreopplæring ÅRSMELDING 2010 I side 6 Styret har i 2010 hatt følgende sammensetning: Leder Bente Rist Arendal kommune Nestleder John G. Bergh Aust-Agder fylkeskommune Styremedlem Helge Moen Grimstad kommune Styremedlem Marin Castberg Froland kommune Ansattesrepresentant Atle Frydenlund IKT Agder IKS Observatør fra de ansatte Geir Fosse IKT Agder IKS Varamedlem Jon Eiklund Grimstad kommune Varamedlem Ingunn Kilen Thomassen Arendal kommune Varamedlem Willy Hægeland Froland kommune Varamedlem Ebba Laabakk Aust- Agder fylkeskommune Varamedlem ansattes rep Geir Fosse IKT Agder IKS Selskapet oppfyller kravene til kjønnsrepresentasjon i henhold til reglene i aksjelovens § 20-6. Ansatte Pr 31.12. 2010 hadde IKT Agder IKS 48 ansatte og 3 lærlinger. Selskapet samarbeider med fylkeskommunen om lærlingplasser. Kvinneandelen i selskapet tilsvarer 26%. Blant ledere i IKT Agder IKS er kvinneandelen 40%. De ansatte i IKT Agder IKS representerer 6 ulike land. Økonomi Både i 2009 og 2010 har selskapet hatt ekstraordinære aktiviteter (prosjekter) med finansiering fra tidligere års overskudd i tillegg til ordinær drift. Regnskapsføring etter Kommunal Standard tilsier at bruk av fonds behandles før regnskapsresultatet mens Norsk Standard (som vi fører etter) tilsier at bruk av fonds føres etter regnskaps-resultatet. Det betyr at selskapets regnskap både for 2009 og 2010 viser regnskapsmessige underskudd. Selskapet hadde i 2010 betydelige større rentekostnader enn ordinær drift skulle tilsi. Høy rentekost forklares ved vedtatte finansieringsmodell knyttet til fellesprosjektene. Regnskapsresultat Driftsinntekter Salg til eier Produktmodell Salg til andre enn eier Andre inntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønns- og personalkostnader Avskrivninger Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter Driftsresultat 2010 2010 2010 2009 2009 Konsern Basis drift Budsjett Konsern Basis drift -59 376 778 -610 340 -11 999 177 -71 986 295 -51 328 680 -610 340 -10 535 719 -62 474 738 -59 450 066 -663 530 -1 012 000 -61 125 596 -53 258 610 -445 443 -19 938 473 -73 642 526 -43 767 116 -445 443 -2 070 913 -46 283 472 28 150 513 5 215 996 38 461 576 71 828 084 26 524 044 5 215 996 24 702 074 56 442 114 30 006 572 5 113 615 25 702 600 60 822 787 25 967 737 4 677 195 46 105 436 76 750 368 24 779 988 4 677 195 20 217 113 49 674 296 -158 211 -6 032 624 -302 809 3 107 842 3 390 824 -74 680 -5 165 -45 416 -45 416 -264 226 307 974 302 809 -45 416 -309 642 0 3 062 426 3 081 182 Finansinntekter og -kostnader Renteinntekter Resultat fra avsluttet prosjekt* Rentekostnader Resultat av finansposter 810 755 736 074 -74 680 5 878 027 807 141 6 610 488 Årets resultat 577 864 577 864 Overføringer Overføringer mot egenkapital 577 864 -1 518 929 *Fotnote: Beløpet 5 878 027 er belastede interne prosjekter(sikkerhet/Feide, system senter, mottak av fellesprosjektene mfl) mot drift. Kostnaden er indekket mot selskapets egenkapital. Regnskapsmessig underskudd i 2010, dekkes som budsjettert mot annen egenkapital. Personal og lønnspolitikk IKT Agder IKS holder hvert år samme ramme for lønnsoppgjøret som KS tariffområde. Kvinner tjener i selskapet i snitt 99,37% av menns lønn, hvilket tilsier en relativt høy likelønnsprofil. Denne har gradvis økt over de siste årene og ligger godt over tilsvarende i nevnte tariffområde. Utviklingen innen IKT skjer raskt. Det innebærer at kursing og videreopplæring er en vesentlig strategisk faktor for selskapet. Det ble i 2010 brukt 674.000 på kompetanse-hevende tiltak. Målet var likevel å bruke mer, men med svært mange prosjekter i løpet av året, kunne ikke dette realiseres. Det ble i 2009 brukt vel 770.000,- og 703.000,- i 2008. Lønns- og personalrettede kostnader var i 2010 på vel 26,5 millioner. Dette utgjør i overkant av 39% av samlet driftskost. Høsten 2010 ble det påstartet arbeid med å revidere personalhåndbok med tilhørende lønnspolitisk plattform. Kontraktsforvaltning I 2010 har staben jobbet med å samordne og reforhandle kontraktsporteføljen. Det er gjennomført regelbundne møter med de store kontraktsleverandørene. Sammen med kommunene har det vær fokusert på overdragelser og samordning av kontrakter som berører forvaltningsområdene oppvekst, omsorg, kart og plan. Per dags dato, er samlet verdi i kontraktsporteføljen ca. 16 millioner kroner. Organisasjonskart IKT Agder IKS Frem til 01.05.09 var IKT Agder IKS organisert i faggrupper. Selskapet har gjennom 2010 fullført en organisasjonsutviklingsprosess med deltagelse fra de ansatte og organisasjonene. Det ble opprettet en egen gruppe som vurderte ordningen med faggrupper opp mot avdelingsstruktur. Etter endt arbeid fra gruppen og gjennomgang med organisasjonene, ble det foretatt en omorganisering i IKT Agder IKS. IKT Agder IKS er i dag organisert etter følgende organisasjonsstruktur. Den valgte organisasjonsformen fungerer bra for IKT Agder IKS. Daglig leder Asle Fossberg Stab Rolf Ørnholt Daniel Sjølander Venke Torp Larsen Avd. Service desk og informasjon Solveig Aa. Pedersen Avd. Drift og forvaltning Marit Fosse Olsen Avd. produktutvikling og prosjektfledelse Alv Birger Uldal ÅRSMELDING 2010 I side 9 Fravær Korttidsfraværet for IKT Agder IKS i 2010 var på knapt over 2% og langtidsfraværet vel 3,9%. Snittet var på 5,9% - eller 94% nærvær . Langtidsfraværet er i stor grad knyttet til kroniske sykdommer. Det er satt i gang tiltak for å få ned begge typer fravær gjennom et samarbeid med Agder Arbeidsmiljø IKS og den interne miljøgruppen. Brukerundersøkelsen: Det ble i januar 2011 gjennomført en brukerundersøkelse i IKT Agder IKS. • Undersøkelsen ble også i år sendt ut til kommunene Arendal, Grimstad, Froland samt Aust Agder fylkeskommune. • Undersøkelsen ble sendt ut til 7275 personer og ga til sammen 2270 svar. Dette gir en svarprosent på 31 %. • Dette er en økning på 9 % siden undersøkelsen i fjor. • 2011 er det benyttet premier, gjennomført flere påminnelser og på forhånd av utsendelsen informert om undersøkelsen. • Svarfordeling:14,6 % ledere og 85,4 % medarbeidere Total tilfredshet på service og leveranse (alt i alt): i år svarer 85,5 % i det øvre sjiktet (4-6) når det gjelder total tilfredshet. Dette er en økning på 9,1 %. Resultatet viser en positiv utvikling ift tidligere undersøkelser. Svarene indikerer at de fleste brukere alt i alt er fornøyd med dagens løsning. På enkelte spørsmål er det en større andel av ”vet ikke”. IKT Agder IKS vil arbeide med tiltak for å redusere % av ”vet ikke”. For 2011 vil selskapet tilrettelegge for dynamiske målinger av leveranser til brukerne gjennom et mer aktivt bruk av kundesystemet. Det legges også opp til ny brukerundersøkelse desember 2011. Kunden i Fokus ÅRSMELDING 2010 I side 10 Medarbeidertilfredshet: For 2010 ble det gjennomført medarbeidertilfredshets undersøkelse i IKT Agder IKS. Undersøkelsen tok utgangspunkt i spørsmål innenfor følgende grupperinger, spørsmål og gruppering er lik 2009 undersøkelsen: • Organisering av arbeidet • Innhold i jobben • Fysiske arbeidsforhold • Samarbeid og trivsel med kolleger • Nærmeste leder • Overordnet ledelse • Faglig og personlig utvikling • Systemer for lønns- og arbeidstidsordninger • Stolthet over egen arbeidsplass • Mobbing, diskriminering og varsling • Medarbeiderundersøkelse I forhold til undersøkelsen som ble gjennomført 2009 er det i 2010 marginal nedgang i gjennomsnittlig medarbeidertilfredshet. Selskapet ser ikke på nedgangen som kritisk. IKT Agder IKS arbeider med resultatene og vil sette tiltak på nødvendige områder. Undersøkelsen gjøres sammenligningsmessig mot norske kommuner, da ikke tilsvarende finnes for virksomheter knyttet til drift av IKT i kommunene. Ny undersøkelse vil bli foretatt i desember 2011. Bente Rist Styreleder Daniel Sjølander Ansattes representant John G. Bergh Nestleder Helge Moen Styremedlem Glenn Tegnander Observatør ansatte Marin Castberg Styremedlem Asle K Fossberg Daglig leder Vedlegg 1 Årsregnskap IKT Agder IKS 2010 ÅRSMELDING 2010 I side 12 Noter til regnskapet Agder IKT Driftssenter IKS Resultatregnskap Noter 2010 2009 71 984 510 1 785 71 986 295 73 158 871 38 212 73 197 083 28 150 513 5 215 996 38 461 576 71 828 084 158 211 25 967 737 4 677 195 46 105 436 76 750 368 -3 553 285 74 680 810 755 -736 074 -577 864 45 416 315 525 -270 109 -3 823 394 577 864 3 823 394 Noter 2010 2009 6 11 922 172 14 550 608 110 175 12 032 347 84 003 14 634 611 11 161 118 5 134 863 1 324 186 17 620 167 29 652 514 11 620 753 294 920 1 213 040 13 128 712 27 763 323 Driftsinntekter Salg av tjenester til eierkommunene 1,2 Avtalesalg til eierkommunene 1,8 Andre inntekter Sum Driftsinntekter Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4,5 Avskrivninger 6 Andre driftsutgifter Sum Driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter Andre finansinntekter Rentekostnader Resultat av finansposter Årets resultat Overføringer Overføring fra annen egenkapital Balanse pr. 31. Desember Anleggsmidler Varige driftsmidler Maskiner og utstyr Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP Sum anleggsmidler Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Kasse og bankinnskudd Sum omløpsmidler Sum eiendeler 2 7 Agder IKT Driftssenter IKS Balanse pr. 31. Desember Noter Egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelse AFP 62-65 Sum avsetning for forpliktelser Kortsiktig gjeld Kassekreditt Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Skyldig merverdiavgift Påløpte feriepenger Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld 2010 2009 6 979 853 6 979 853 7 557 717 7 557 717 3 700 000 700 000 600 000 600 000 7 3 926 165 7 237 638 1 184 890 304 953 6 246 555 2 823 490 248 970 21 972 661 1 598 966 11 791 566 1 124 930 246 465 2 245 434 2 591 427 6 819 19 605 607 29 652 514 27 763 323 Sum egenkapital og gjeld Arendal, 21. mars 2011 Bente Rist Styreleder John G. Bergh Nestleder styret Helge Moen Styremedlem Marin Castberg Styremedlem Daniel Sjølander Ansattes representant Asle Kristian Fossberg Daglig leder Glenn Tegnander Observatør ( ansatte ) Note 1 Regnskapsprinsipper Agder IKT Driftssenter IKS er et interkommunalt selskap som fører regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser for små foretak. Prosjekter i arbeid er inntektsført i henhold til fremdrift. Omløpsmid-ler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestids-punktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet. Varige driftsmidler er balanseført og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Selskapets ansatte er omfattet av en kollektiv pensjonsordning gjennom Kommunal Landspensjons-kasse som oppfyller kravene etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Dette er en forsikret ordning. I henhold til reglene for små foretak er pensjonsordningen ikke balanseført. Pensjonsforsikringen med KLP omfatter ikke AFP ordningen 62-65 år. Det er foretatt balanseføring vedrørende denne forpliktelsen. Selskapets virksomhet har siden starten stadig blitt mer omfattende. Dersom omfanget av selskapet virksomhet overstiger grensen for å kunne følge reglene for små foretak i henhold til regnskapslo-vens § 1-6 innebærer det at beregnet pensjonsforpliktelse for ovennevnte forsikringsordning må innarbeides i selskapets regnskap. I henhold til mottatt aktuarberegning utgjør netto pensjonsfor-pliktelse inkl. arbeidsgiveravgift pr. 31.12.10 kr. 3.997.748. Dette vil medføre en tilsvarende reduk-sjon av selskapets egenkapital. Note 2 Prosjekter i arbeid Selskapet utfører tjenester for sine eiere. Prosjekter som er av en slik størrelse at de løper over flere år blir vurdert med hensyn til fremdrift pr. 31.12. Opptjente ikke fakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er mindre enn medgåtte kostnader) blir presentert som kundefordringer i balansen. For-skuddsfakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er større enn medgåtte kostnader) blir presentert som kortsiktig gjeld i balansen. I resultatregnskapet presenteres endringer i året som øk-ning/reduksjon av salgsinntekter. Ved fullførelsen av prosjektene skal utfakturerte inntekter være lik medgåtte kostnader. Prosjektene skal ikke gi tap eller fortjeneste for selskapet. Pr. 31.12.2010 var det i gang 7 prosjekter som utfaktureres enkeltvis, av disse er prosjektet IKT i vgs. Aust-Agder fylkes-kommune avsluttet i året. Videre har man i løpet av året arbeidet på 20 større og mindre prosjekter som blir finansiert samlet fra kommuner/fylkeskommune. ÅRSMELDING 2010 I side 15 Prosjektnavn: Medgåtte kostnader pr. 31.12.10 Utfakturert pr. 31.12.10 For lite/ for mye(-) utfakturert pr. 31.12.10 For lite/ for mye(-) utfakturert pr. 31.12.09 IKT i Grimstadskolen IKT i Frolandsskolen IKT i vgs., Aust.Agder fylkeskommune Barnevern Pedagoger i admin Legevakt Time/prosjekt Fellesprosjekter 6 492 819 1 940 769 6 509 912 428 648 -17 093 1 512 121 1 302 089 1 512 121 386 000 417 822 44 082 3 120 654 290 49 445 857 386 000 0 0 0 0 45 471 515 0 417 822 44082 3120 654 290 3 974 342 -78 769 0 0 0 0 7 233 817 Totalt pr. 31.12.10 59 384 759 52 796 075 6 588 684 9 969 258 Opptjente ikke fakturerte inntekter presenteres som kundefordring pr. 31.12.10. Note 3 Pensjonsforpliktelser Pensjonsforsikringen med KLP omfatter ikke AFP ordningen 62-65 år. Det er derfor i år avsatt kr 100.000 som forpliktelse for å dekke dette. Avsetningen ved årets slutt utgjør 600.000. Eventuelle utbetalinger i forbindelse med AFP forventes å ligge minst 2 år frem i tid. Forsikringsordningen med KLP er omtalt i note 1 og 4. Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Lønns- og personalkostnader fordeler seg slik: Lønn inkl. feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader *) Andre personalkostnader Sum lønns- og personalkostnader 2010 22 242 875 3 440 176 2 028 498 438 964 28 150 513 2009 20 276 602 3 110 013 1 753 131 827 991 25 967 737 * inklusiv egen avsetning til AFP 62-65 med kr. 100.000 (100.000). Pensjonspremien til KLP for 2010 utgjør kr. 1 928 498 (1 653 131). Det er 48 personer som omfattes av pensjonsordningen og de har denne aldersfordelingen: Antall 20-29 år 7 30-39 år 16 40-49 år 12 50-59 år 12 60+ 1 Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Selskapet har hatt 48 ansatte gjennom året og det er utført totalt 48 årsverk. Det er ikke utbetalt godtgjørelse til styret i 2010. Som honorar til revisor for revisjon er det kostnads-ført kr. 30 000 ekskl. mva. Note 6 Driftsmidler Maskiner og utstyr Datautstyr/ maskinvare Dataprogrammer Sum drifts midler Anskaffelseskost 01.01. Tilgang i året Anskaffelseskost 31.12 568 072 0 568 072 8 528 000 1 615 628 10 143 628 11 431 920 971 931 12 403 851 20 527 992 2 587 559 23.115.551 Akk. Avskrivninger 31.12 Bokført verdi 31.12. 461 901 106 171 4 192 059 5 951 569 6 539 419 5 864 432 11 193 379 11 922 172 Årets avskrivninger Økonomisk levetid 113 614 5 år 2 001 419 5 år 3 100 963 4 år 5 215 996 Note 7 Kasse- og bankinnskudd Herav bundne skattetrekksmidler 1 324 186. Selskapet har en innvilget kassekreditt på 47 mill. Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Selskapets utfakturering til eierkommunene skjer på grunnlag av faktisk forbruk. I 2009 og 2010 for-deler denne utfaktureringen seg som følger: Eier: Arendal kommune Froland kommune Grimstad kommune Aust-Agder fylkeskommune Sum Utfakturert 2010 35 362 421 5 046 002 17 982 419 % -fordeling % -fordeling 47,34% 6,76% 24,07% Utfakturert 2009 31 125 541 4 997 303 15 709 173 16 302 306 74 693 148 21,83% 100% 15 206 428 67 038 445 22,69% 100% 46,43% 7,45% 23,43% ÅRSMELDING 2010 I side 17 Vedlegg 2 Revisors beretning 2010 Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Agder IKT Driftssenter IKS, som består av balanse per 31. desember 2010, resultatregnskap som viser et underskudd på kr 577.864 for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leder ansvar for årsregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir et rettvisende bilde i samsvar regnskapslovens regler, tilleggsbestemmelser i lov om interkommunale selskaper, forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for selskapets utarbeidelse av et årsregnskap som gir et rettvisende bilde. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av selskapets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir et rettvisende bilde av den finansielle stillingen til Agder IKT Driftssenter IKS per 31. desember 2010, og av resultater for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med regnskapslovens regler, tilleggsbestemmelser i lov om interkommunale selskaper, forskrift om årsbudsjett, årsregnskap og årsberetning for interkommunale selskaper og god regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av selskapets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Ketil Raknes Registrert revisor ÅRSMELDING 2010 I side 19 Vedlegg 3 Informasjon om selskapet Servicedesk og informasjon Avdelingen består av 21 personer fast ansatt, 3 læringer og 1 engasjement i 100 %. Servicedesk har som hovedansvarsområde : • Håndtere alle henvendelser til IKT Agder IKS • Bidra til at rask, effektiv og kundetilfredse løsninger • Gi god og riktig informasjon til kundene, både knyttet til driftsmeldinger og annen informasjon. Internt og ekstern . • Arbeide proaktivt for å holde stabil drift, knyttet til problemer eller feil. • Henvendelser videreformidles med god informasjon videre inn i organisasjonen. • Ansvarlig for brukerundersøkelse og medarbeidertilfredshet. • Bidra til innføringsstøtte ved realisering av nye produkter og tjenester • Realisere og vedlikeholde system for brukerstøtte og arbeidsprosesser rundt dette. • Koordinere og forestå en optimal fysisk leveranse av bestilt utstyr til kunde. • Bidra til å administrere brukere på valgt teknologi • Forestå saksfordeling av saker Servicedesk etablerte utvidet vakt i juni 2009 til bemanning fra 0700-1700. IKT Agder IKS ser at dette har gitt gevinst i forhold til mer stabil drift og gode tilbakemeldinger fra kundene. ÅRSMELDING 2010 I side 20 Totalt i 2010 er det kommet inn følgende henvendelser: • I 2010 er det registrert 22083 henvendelser – i 2009 ble det registrert 16340 henvendelser til IKT Agder IKS. ITIL ble innført i IKT Agder IKS i 2009, det arbeides kontinuerlig med arbeidsflyt og forbedringer knyttet til håndtering av henvendelser fra kundene. Servicedesk og Informasjon sin arbeidsmåte og påvirkning på drift: • Service gruppen arbeider innen for geografisk inndelte arbeidsområder • System senter – mulighet til å ”tanke opp” utstyr på stedet, sende programpakker via nett til større grupper. • Operation manager – overvåking – proaktive. Prosjekt igangsatt og avdelingen har stor delaktighet i prosjektet. • Redaksjonelt ansvar for hjemmesiden til IKT Agder IKS www.ikt-agder.no • Optimalisere bruken av helpdesksystemet Footprint. • Servicedesk og Informasjon har stor deltaktighet og medvirkning i de ulike prosjektene i IKT Agder IKS. • Avdelingen har et godt samarbeid med de andre avdelingene. Ressurser benyttes i stor grad på tvers av avdelingene. Drift og forvaltning Avdelingen består av 16 personer i 100 % stilling. Avdelingen for drift og forvaltning skal: • Forvalte og utvikle leveranser knyttet til basistjenester og infrastruktur innenfor database forvaltning, OS, datalagring, backup med mer • Sikre forvaltning av basis plattformer på en teknologisk og økonomisk optimal måte • Driftsplanlegging og koordinering av teknisk infrastruktur • Utvikle og vedlikeholde tekniske infrastruktur og topplogi - Vedlikeholde, dokumentere og utvikle teknisk løsningsdesign ifm teknologi • Forvalte og utvikle plattform for kommunikasjonstjenester • Bistå med teknisk produktstøtte ifm funksjonelle behov mot produkt/ prosjektavdelingen - Oppdragsbasert prosjektstøtte • Utvikle og vedlikeholde system for teknisk sikkerhet • Forvalte og utvikle test- og utviklingsmiljøer etter en til enhver tid behov ifm utvikling av nye tjenester Den stadig voksende etterspørselen etter nye og mer krevende tjenester i serverparken og et raskt økende antall klientmaskiner i utkanten av nettet gjorde at vi i 2010 så at vi måtte gjøre noen grep for å holde tritt. Vi begynte da et arbeid med å planlegge, og senere også utbedre, strukturen av de sentrale delene av nettverket vårt. Målet var en bedre definert hierarkisk arkitektur med større grad av stabilitet og høyere hastighet. Det nye designet definerer kjerne, distribusjon, kant og serverpark, og gir mulighet til å implementere en større grad av redundans med relativt få grep, og er mye mer skalerbart. Fokuset har vært å forenkle oppbyggingen og øke hastigheten. I serverparken er dette blant annet gjort med nye ”topof-rack” switcher. Navnet er selvforklarende i forhold til plassering, men dette er også snakk om utstyr som er spesialdesignet i forhold til teknologi, kapasitet, kjøling og redundant strøm. IKT Agder IKS har i 2010 anskaffet og tatt i bruk ny ytre sikkerhetsbarriere, som samler applikasjonskontroll og brannmur i én løsning. Denne teknisk avanserte løsningen fra Palo Alto Networks er en såkalt nestegenerasjons applikasjonsbrannmur, som Gartner Group nå anbefaler alle virksomheter å anskaffe. Løsningen gir god kontroll og oversikt over datatrafikken der vi effektivt stopper malware, spyware, virus samt forsøk på hacking og andre sikkerhetsbrudd. Som et ledd i IKT Agders strategi med å tilby sine eierne og brukere stabile og sikre løsninger er dette en viktig komponent i den totale infrastrukturen. Med en applikasjonsbrannmur oppnår vi kontroll på applikasjonsnivå, og siden løsningen også er integrert med Active Directory (AD) og brukerdatabasen kan vi f. eks ved eksamen styre og kontrollere trafikkmønsteret for elevene for dermed å bidra til mindre juks. Integrasjonen mot AD bidrar også til at lærere ved de videregående skolene selv kan styre internettbruk ved eksamen og i skoletimene basert på klasser eller enkeltelever, via IKT Agders egenutviklede applikasjon for dette som kalles StudentAccess. I 2009 valgte vi Steria og deres sikkerhetsløsning for bruk hos IKT Agder IKS. Til grunn for denne ligger Oracle med deres Identity and Access Management, hvor det endelige målet er automatisering av brukere og sentralisert autentisering av disse, samt sikkerhet og effektivitet av prosessene som styrer identitetshåndtering og tilgangsstyring i organisasjonen. Vi er nå i siste fase av implementeringen, og vi forventer en forbedring av brukerhåndteringer. IKT Agder IKS samarbeider tett med eierne i denne prosessen fordi resultatet av denne innføringen er vårt bidrag for å nå kundens mål, et godt steg i retningen mot en fullstendig ansettelsesprosess. Dette muliggjør noen kvalitative gevinster i forhold til kommunene. ÅRSMELDING 2010 I side 23 IKT Agder IKS har i denne prosessen også hatt ute et forslag om endring av brukernavn for alle nye brukere, og etter en informasjonsgjennomgang med alle eierne er denne standarden godkjent. Drift og forvaltning har omstrukturert seg litt internt og opprettet en stilling for enterprice arkitetkt/løsningsarkitekt. En god arkitektur plan må gjennomsyre hele organisasjonen, hvor man formidler konkrete planer og hvordan disse skal sys i hop. En del av arbeidet vi vil få ut her vil være å se sammenheng mellom eksisterende systemer, forbedring av disse og få opp gode oversikter over hvordan elementer henger sammen. Ved å produsere en overordnet arkitektur vil vi få et godt verktøy som gir oss muligheter til å forbedre virksomheten på en måte som mer effektivt forfølger sin hensikt. En solid og gjennomtenkt arkitektur kan bidra til å samordne informasjon, gjøre håndtering av den enklere og det kan bli enklere å automatisere de riktige prosessene og det går raskere å anskaffe og integrere nye applikasjoner. Arbeidet med å få fellesprosjektene, som offisielt ble avsluttet 18.8.10, til drift har tatt mye ressurser i avdelingen. Andre fokusområder: • For å kunne nyttiggjøre oss av hardwaren i bunnen på terminalservere har vi tatt i bruk teknologi som legger til rette for dette i større grad enn tidligere. • Vurdert og testet ut Microsoft Hyper-V for virtualisering, men konkluderte med at VMware ESX og Xenserver er på det nåværende tidspunktet det beste alternativet for oss. • Virtualisering er hele tiden en pågående prosess og har et høyt fokus. • I en reanskaffelses prosess har vi hatt fokus på å få faste ut de aller eldste serverne som i tillegg var fysisk store samt at de var strømkrevende, dette var et viktig element sett i sammenheng med miljøfyrtårnsertifiseringen. • Startet opp et printeroppryddnings prosjekt. Dette for å kunne få kontroll på printere og de utfordringer IKT Agder IKS har rundt dette, da printere skaper mye problemer og generere mye saker. Disse problemene er en stor utfordring for selskapet og krever adskillig tidsforbruk som heller burde vært brukt til andre forbedringstiltak. Gitt denne situasjonen har IKT-Agder besluttet å iversette en totalgjennomgang og helhetsopprydding i printerorganiseringen for å få kontroll på alle printere, samt etablere en ny og mer driftssikker løsning med fokus på effektivitet. ÅRSMELDING 2010 I side 24 • Implementert nytt SPAM-filter. Etter å ha testet dette internt i selskapet ble det innført for eierne våre. Dette er filter nr. 2 og basert på Microsoft Exchange 2010. For brukerne vil dette oppleves enklere. Litt mer epost vil havne i mappen for useriøs epost (i egen Outlook). All søppelpost vil ikke stoppes, men vi mener at mindre vil slippe igjennom enn ved tidligere løsning. • Active Directory Design skal redesignes. Det er en utfordring å komme til det ønskede målbildet, og det har vært jobbet i flere år mot en enklere løsning enn vi har I dag. Det er en utfordring å komme til det ønskede målbildet, og det har vært jobbet I flere år mot en enklere løsning enn vi har I dag. Vi har gjort en utredning og konkludert med at domene skal fases ut til ett domene. Kort oppsummert vil dette gi oss et mer stabilt driftsmiljø, for enkle brukergrupper raskere tilganger samt redusert vedlikeholdsbehov. IKT Agder IKS ser det som viktig at vi engasjerer oss i kundenes behov, skaper en felles identitet og fremhever de verdier som skal til for å skape særpreg og konkurransekraft. Produktutvikling og prosjektledelse. Avdelingen har 7 fast ansatte. Arbeidsområdene er: • Bidra til og realisering av IKT kundestrategi og relasjonshåndtering • Bidra til og realisering Tjeneste- og produktkatalog • Forestå overordnet applikasjonsforvaltning for gjeldene produkter • Kostnadssette/prise produkter og tjenester • Ansvarlig for avtaleinngåelse (SLA) • Bidra til og å realisere arenaer for strategisk oppfølging og koordinering mot 3. part (underleverandører) • Bidra til og realisering av IKT porteføljestyring (for prosjekter og arbeidsprosesser) • Oppdragbasert prosjektstøtte • Overordnet ansvarlig for en helhetlig IKT tjenestearkitektur og løsningsdesign. • Utvikle nye tjenester i samarbeid med bestillerorganisasjon. Store arbeidsoppgaver avdelingen har utført/medvirket i gjennom året er: • Utarbeide endringsbilag til hoved SLA varierende ut fra enkelte kunders behov. • Igangsette og innarbeide ny prismodell. • Foranker produktkatalog intern og eksternt. • Etablere forvaltningsorganisasjon med IKT Agder IKS som sekretariat for alle gruppene. • Etablere prosjektrammeverk som mal for gjennomføring av alle prosjekt internt eller i samarbeid med kunder/leverandører. • Tungt medvirkende med prosjektledelse og utviklerkompetanse i Fellesprosjektene og prosjektenes videreføring i forvaltningsorganisasjonen. • Arrangere jevnlig kundemøter bilateralt. • Arrangere halvårlig kundeseminar. • Medvirkende til optimalisering av arbeidsprosesser. Avdelingen har gjennom 2010 blitt innarbeidet som et knutepunkt mellom våre kunder, IKT Agders driftsorganisasjon og 3.part leverandører. Dette medvirker til at vi nå kan opptre i en klarere kunde – leverandørmodell der ansvarsforhold rundt bestillinger og leveranser er bedre definert. Avdelingen har tro på at selskapets satsning på en klarere kunde - leverandørprofil er medvirkende til den markerte forbedringen i vår kundetilfredshetsundersøkelse for 2010. ÅRSMELDING 2010 I side 26 Fellesprosjektene – formelt levert kommunene 18.august 2010 (det henvises til Totalprosjektledernes sluttrapport av 18/8/2010) I 2010 har IKT Agder IKS bidratt med ressurser inn i følgende prosjekter: Portaler: For innbyggerportalen og ansattportal har IKT Agder IKS bidratt med teknisk personale. Tjenesteutvikling: IKT Agder IKS har bidratt med prosjektleder og utviklere. Sak/Arkiv: IKT Agder IKS har bidratt med teknisk personale. Personal/lønn: IKT Agder IKS har bidratt med teknisk personale Styringsinformasjonssystem: IKT Agder IKS har bidratt bed teknisk personale. Gerica ressursstyring: IKT Agder IKS har bidratt med teknisk personale. Telefoni: IKT Agder IKS har bidratt med prosjektledelse og teknisk personale. Fakturascanning: IKT Agder IKS har bidratt med teknisk personale. Byggsaksarkiv: IKT Agder IKS har bidratt med teknisk personale. Fellesprosjektene ble formelt avsluttet 18/8/2010. I etterkant har IKT Agder IKS vært aktiv i samarbeid med kommunene/fylkekommunen og underleverandører for å avslutte enkeltsaker i restanselister i prosjektene. Det gjenstår enda elementer som ikke er levert iht. kontrakt. Vedlegg 4 Referat fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av SLA Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av service level of agreement (SLA) I henhold til pkt. 1.4 i gjeldende SLA er det i februar 2011 avholdt et evalueringsmøte med hver av kommunene Arendal, Grimstad og Froland, samt Aust-Agder fylkeskommune. Det har vært fokus på erfaringer fra driftsåret 2010, og deltakere har vært IKT-rådgivere og andre sentrale personer fra kommunenes side. Disposisjon og hovedpunkter har vært lik for hvert av møtene, og evalueringen kan oppsummeres som følger: Opplevd servicenivå Alle møtene har vært preget av en positiv holdning til IKT Agders servicenivå. Grunnleggende drift og tilgjengelighet er tilfredsstillende, og regelmessige kundemøter gir en god arena for oppfølging og forbedring. En grafisk oppsummering av antall saker og gjennomsnittlig løsningstid for siste halvår har vært diskutert, og en gjennomgående tilbakemelding er at IKT Agder IKS må jobbe for å redusere gjennomsnittlig løsningstid. Omfattende hendelser som har inntruffet Det har ikke vært mange omfattende hendelser, men to bemerkes spesielt: • Innbygger- og ansattportalene var i en periode utilgjengelige flere ganger • En gang måtte Agresso tas kontrollert ned i arbeidstiden på grunn av feil med systemet Store utestående utfordringer Utvikling, leveranse og finansiering av nye digitale tjenester er en utfordring som er under behandling i forvaltningsorganisasjonen. I tillegg har IKT Agder IKS fokus på forbedring av informasjonsflyt, spesielt når det inntreffer driftsproblemer og når systemene er tilbake i drift. Det har i 2010 pågått store forbedringsprosjekter på driftssiden, noe som har ført til hyppig bruk av Servicevinduer. Dette har skapt utfordringer for døgnåpne virksomheter, bibliotekene, politiske aktiviteter og lignende. Fremtidige forhold som vil påvirke service Av større forbedringsaktiviteter i IKT Agder IKS kan nevnes: • Opprydding og standardisering av printere og print-systemer • Forbedrede muligheter for fjerndrift og overvåkning, her er MS System Center et sentralt verktøy • Aktiv personalpolitikk med fokus på holdningsarbeid og kundefokus Større endringer i tjenestens funksjonalitet I tillegg til forbedringsaktivitetene kan nevnes utrulling av Windows 7 på nye PCer, dette forventes å gi økt sikkerhet og brukervennlighet. Den etablerte forvaltningsorganisasjonen hvor både kommunene og IKT Agder IKS er involvert vil være førende for hvilke prioriteringer som gjøres innen drift og utvikling. Eventuelle ønsker om endringer i tjenestenivåavtalen. Alle parter godtar en videreføring av SLA i nåværende versjon. Noen endringsønsker er fremmet, og disse håndteres som vedlegg til SLA. Eksempler på slike vedlegg er presisering av applikasjons- og nettverksdrift, og definisjon av servicevinduer og rutiner ved nedetid. Forslagene til vedlegg ble gjennomgått på evalueringsmøtene. I tillegg er det på møtene blitt presentert en oppdatering av tjenestekatalogen. Denne er blitt oppdatert med nye produkter, enkelte presiseringer, samt bedre beskrivelser av applikasjonsdrift. Arendal, 18.02.2011 Alv Birger Uldal og Gil Holm ÅRSMELDING 2010 I side 29 Utvikling i samarbeid Besøksadresse: Fylkeshuset Ragnvald Blakstads v 1 4838 Arendal Postadresse: IKT Agder IKS Postboks 788 Stoa 4809 Arendal
© Copyright 2024