1. No category

Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon
for tekniske arkiv
KDRS samling 13. - 14. november 2013
Geomatikk IKT AS © 2013
Erik Solem
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Etablering av digitale,
tekniske arkiv for historiske
dokumenter
Viktige momenter:
• Aktuelle arkiver
• Arkivstruktur
• Ryddeprosedyrer
• Nøkkelinformasjon
• Arkivstruktur Sak/Arkiv
• Nøkkelfelt i Sak/Arkiv
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Historiske dokumenter
Historiske dokumenter i tekniske arkiv omfatter
her Objektarkiv organisert på Gnr/Bnr
Aktuelle arkiver:
•
•
•
•
•
Byggesak
Deling- og oppmålingssak
Vann og avløp (på eiendom)
Landbruk
Kommunal eiendom
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Arkivstruktur
• Er det separate fysiske arkiver
Dvs: Det er behov for å søke separat i fysisk arkiv
Det bør være separate arkivdeler i historisk arkiv
• Er det felles fysisk arkiv for Bygg, Deling, VA osv.
med felles mappe for hver eiendom og egne omslag for hver
sakstype
Dvs: Det er behov for å søke separat i fysisk arkiv
Det bør være separate arkivdeler i historisk arkiv
Alt. Felles arkivdel i historisk arkiv med bruk av
mappetype (ePhorte) eller sakart (ESA)
Muligheter for søking må avgjøre hvilken arkivstruktur som
velges i historisk arkiv
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Historiske dokumenter i digitalt arkiv
Papirbaserte arkiver som skal digitaliseres
Viktige momenter:
• Papirarkivet består som offisielle arkiv!
• Det betyr at papirarkivet må tas vare på
- Kan plasseres i Fjernarkiv
- Kan avleveres til IKA
- Kan beholde hos kommunen
• Digitalt arkiv blir da et hjelpearkiv
• Det digitale arkivet kan da brukes av alle brukere
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Viktige egenskaper med digitalt arkiv
•
Hva er forskjellen på søk i et fysisk arkiv og et
digitalt arkiv?
•
Hvordan ønsker vi å gjenfinne dokumenter i
et digitalt arkiv ?
•
Hvilke nøkkelfelt må vi registrere innenfor det
aktuelle saksområdet
Bygg, Deling, Oppmåling, Seksjonering,
Rør-sanitær (GBnr), Landbruk, Kommunal eiendom
for å hente fram aktuelle dokumenter på en gitt
eiendom (GBnr)?
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Viktige egenskaper digitalt arkiv: Kommentar
•
Hva er forskjellen på søk i et fysisk arkiv og et
digitalt arkiv?
- En kan ikke bla i et digitalt arkiv
•
Hvordan ønsker vi å gjenfinne dokumenter i
et digitalt arkiv ?
- Søk som gir kort treffliste med aktuelle dokumenter
•
Hvilke nøkkelfelt må vi registrere innenfor det
aktuelle saksområdet
Bygg, Deling, Oppmåling, Seksjonering,
Rør-sanitær (GBnr), Landbruk, Kommunal eiendom
for å hente fram aktuelle dokumenter på en gitt
eiendom (GBnr)?
- Ikke for mange felt: Tidkrevende og dyrt!
- Ikke for få felt:
Tilstrekkelig til god treffliste!
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Historiske dokumenter
i digitalt arkiv
Hvordan etablere et historisk, digitalt arkiv
Viktige momenter:
• Arkivene må ryddes > Ryddeprosedyrer
• IKKE arkivverdige dokumenter kan kastes
• Evt. arkivverdige dokumenter som ikke skannes
beholdes i saksmappen
• Registrere nødvendige nøkkelfelt
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Ryddeprosedyre – digitalt arkiv
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Ryddeprosedyre – digitalt arkiv
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Verifisere eiendom og bygning
• Kontroller om eiendommen finnes og om den har tilsvarende adresse som er påført
dokumenter i mappen.
• Ved avvik, verifiser ytterligere. Kontakt fagpersonell hvis nødvendig.
• Hvis det er flere Gnr/Bnr for én mappe, påfør alle på mappeforsiden.
• Hvis flere adresser, finn frem Gnr/Bnr for alle. Verifiser ytterligere og påfør
alle på mappeforsiden.
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Ryddeprosedyre – digitalt arkiv
• Gruppere dokumentene per sak
• Sortere ut arkivverdige dokumenter som ikke
skal skannes
• Sortere ut ikke arkivverdige dokumenter
– kan kastes
• Fjerne stifter, binders, tape, plast og lignende
• Registrere nøkkelinformasjon pr sak
• Gnr/Bnr, Bygningsnr, Bygningstype
• Saksnummer, Saksdato, Tiltaksart
• Registrere nøkkelinformasjon pr dokument
• Dokumentkategori
• Dokumentdato
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Dokumentkategorier - eksempel
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Ferdigattest
Vedtak
Søknad
Ansvar og kontroll
Korrespondanse
Avtale
Erklæring
Uttalelse (Offentlig myndighet)
Politisk sak (saksfremlegg)
Kart, skisse
Foto
Tegning
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
braArkiv demonstrasjon
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
braArkiv eksempel: Målebrev
GBnr 501/15
27.7.1866
Protokoll: 01
Side: 30
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Forutsetninger – digitalt arkiv
1. Dokumentene må kunne søkes fram igjen !
Oppnås gjennom:
Registrering av riktig nøkkelinformasjon !
 Ikke for mange felt
– Tidkrevende og dyrt!
 Ikke for få felt
- Tilstrekkelig til god treffliste
2. Lik registrering av nye dokumenter i
Sak/Arkiv systemet og historiske
dokumenter er viktig !
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Nøkkelfelt – historisk arkiv
Nøkkelfelt for Byggesakarkiv:
 Arkivdel
 Gnr/Bnr






BYGG
Gårds- og bruksnummer
Matrikkel (Gnr/Bnr/[Fnr/Snr])
Mappetype:
BS – Byggesak
Saksdato:
/ Holder dokumentene i saken samlet
Saksnummer:
/ Benyttes for nye saker
Tiltaksart:
/ Oppslagsverdier
Dokumentkategori: / Søknad, Tegning, Kart, Vedtak osv.
Obs! Viktig for historiske dokumenter
Dokumentdato: / Fra dokumentet
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Samspill mellom historiske dokumenter
og nye dokumenter i Sak/arkiv systemet
Lik arkivstruktur for historiske- og nye
dokumenter
• En sakstype må kunne søkes fram i begge arkiv
• Må kunne begrense søket til én sakstype
• Egen arkivdel: BYGG
eller
• Felles arkivdel og egen mappetype/sakart
EIENDOM + BS / BYG
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Arkivstruktur – Sak/Arkiv system
Felt som bør være like i Sak/Arkiv system
og historisk arkiv:

Arkivdel
- Felles
- eller separate

For Arkivdel = EIENDOM
kombineres med
Mappetype BS, DS, VA, KE, …

Klassering (primær) Gnr-Bnr-[Fnr-Snr]

Dokumentkategori !
Meget viktig for samspill med historiske dokumenter
Geomatikk IKT AS © 2013
EIENDOM
BYGG, DELING, SANITÆR, ..
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Samspill mellom historiske dokumenter
og nye dokumenter i Sak/arkiv systemet
Felles søk i historiske- og aktive arkiv
Eksempel: Søk etter tegning på en gitt eiendom, evt. med et saksår
•
•
•
•
Arkivdel:
Mappetype:
Gnr/Bnr:
Dok.kategori:
+ evt.
• Saksår:
EIENDOM
BS eller Sakart: BYG
501/15
Tegning
2005
Bør gi treff i historisk arkiv og/eller i aktivt arkiv i
Sak/Arkiv systemet
Geomatikk IKT AS © 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
Nøkkelfelt – Sak/Arkiv system
Aktuelle felt for nøkkelinformasjon:









Arkivdel
EIENDOM
Ordningsprinsipp
GBNR
Klassering (primær) Matrikkel (Gnr-Bnr-[Fnr-Snr])
Mappetype
BS, DS, VA, KE, …
Sakstittel
Obs! Kun nye dokumenter
! Dokumentkategori !
Meget viktig for samspill med historiske dokumenter
Dokument tittel
Obs! Kun nye dokumenter
Dokumentdato
Saksnr – automatisk for nye saker
Geomatikk IKT AS © 2013
November 2013
Ryddeprosedyrer og nøkkelinformasjon for tekniske arkiv
November 2013
Ryddeprosedyre og nøkkelinformasjon
for etablering av digitale arkiv
Kom i gang!
- Det lønner seg ikke å vente
Geomatikk IKT AS © 2013