SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottakets navn: Mottakets nummer: Tverlandet mottak 1841 Innhold RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak ........................................................................................................ 2 RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak ............................................................................................................. 8 RS 2011-150 Satsningsområder for statlige mottak 2011 .......................................................................................................................................... 12 RS 2009-007 Krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige mottak .................................................................. 17 RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak .......................................................................................................................... 21 RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak ................................................................................................................... 26 RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak ................................................................................................... 28 RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak ...................................................................................................................... 30 RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak .................................................................................................................................. 39 RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak ................................................................................................................... 44 RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) ...................................................................................... 46 RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 50 RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 53 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak ...................................................................................................... 54 RS 2010-148 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak ..................................................................................................................................... 56 RS 2010-152 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak .............................................................................................................................. 58 RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak ........................................ 64 RS 2011/001Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak .................................................................................................................... 70 RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger ................................................................................................................................................................................................... 73 RS 2011/ 002 Krav til elektroniske verktøy ............................................................................................................................................................... 75 UDI 2011 Side 1 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak Plan Krav Driftsoperatørs plan-, rapporterings- og økonomiarbeid skal sikre god måloppnåelse, ressursutnytting og økonomiforvaltning på alle Tiltak /Metode Månedsrapporter fra autorisert regnskapsbyrå, månedsrevisjon av refusjonskrav etter UDI sine regler. Sende de rapporter UDI til enhver tid krever. Bruke riktig med ressurser for at beboerne skal få det de har krav på når det gjelder aktiviteter o.l Mottaket skal utarbeide årsplan for sin samlede Driftsoperatør og alle ansatte skal utforme forslag til årsplan innenfor sine respektive arbeidsområder/ansvarsområder. Blir overlevert mottaksleder som har overordnet ansvar for å sette planen sammen til et enhetlig dokument. fra UDI. Skjema for plan og rapport skal benyttes. Planen skal være UDI i hende innen 1. januar det året den gjelder for. Mottaket skal involvere de ansatte i planarbeidet på en måte som sikrer deres innflytelse i henhold til arbeidslivets bestemmelser. Mottaket skal gi beboere anledning til å delta i UDI 2011 Mottaksansatte får derigjennom innflytelse og må sette seg godt inn i hvilke krav UDI setter for gitte stillinger. Kostnad Merknad DRO/ Ledelse sammen med økonomiansvarlig. Utarbeider et godt gjennomtenkt årsbudsjett som skal sikre en sunn drift. mottakets driftsområder. virksomhet i henhold til årlige krav og føringer Tidspunkt Ansvarlig Økonomiansvarlig 01.01.11 Mottaksleder/Alle Utsatt frist til 15.01.11 Sendes innbundet pr.post. Arbeidet med årsplan skal påbegynnes i november. (Arbeidet med årsplan 2012 starter i november 2011) Side 2 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak og ha innflytelse på de deler av planarbeidet som kan ha betydning for deres livssituasjon. Mottaket skal rapportere på sin virksomhet til UDI innen 1. mars det påfølgende år. Skjema for Beboere skal gjennom samarbeidsrådet gis anledning til å komme med innsigelser/tilføyelser til årsplan. Det skal brukes møtetid til dette arbeidet. Årsrapport leveres med gjennomførte aktiviteter og oppnådde resultater. Informasjonsmedarbeider Nov 2011 Innen 1.mars Mottaksleder/Alle plan og rapport skal benyttes. Rapporten skal beskrive gjennomførte aktiviteter og oppnådde resultater, samt gjøre rede for eventuelle avvik. En signert erklæring på at mottaket har den dokumentasjonen som regelverket for helse, HMS erklæring vedlegges. Verneombud Alle ansatte skal være med i prosessen om å avgi rapport på det arbeidet som faktisk er utført foregående år. Beboere skal gis anledning til å uttale seg i rapporten om gjennomførte aktiviteter og oppnådde resultater. Alle miljø og sikkerhet krever skal vedlegges. Mottaket skal involvere de ansatte rapporteringsarbeidet. Mottaket skal gi beboerne anledning til å delta i rapporteringsarbeidet. UDI 2011 Samarbeidsråd/ Informasjonsmedarbeider Side 3 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket skal utarbeide årsbudsjett for driften. Budsjett skal utarbeides. 01.01.11 Driftoperatør Budsjettet skal gjenspeile aktivitetene i Utsatt frist til 15.01.11 årsplanen og skal være UDI i hende innen 01.01. Skjema for budsjett og regnskap skal benyttes. Mottaket skal melde fra til UDI umiddelbart dersom det blir foretatt vesentlige justeringer av Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig budsjettet Mottaket skal føre løpende driftsregnskap. Kontinuerlig DRO Mottaket skal sørge for at fullstendig Innen 01.04.11 DRO årsregnskap med signert revisjonsberetning for driftsoperatør er UDI i hende innen 1. april det påfølgende år. Skjema for budsjett og regnskap, med utdrag fra årsregnskapet, bekreftet av revisor, skal vedlegges. Mottaket skal føre og oppbevare regnskap for ytelser som beboerne mottar i henhold til Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig Rundskriv nr. 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlige mottak (Pengereglementet). Det samme gjelder utgifter til beboernes reiser. Bilagene skal være tilgjengelige for kontroll og oppbevares i UDI 2011 Side 4 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak henhold til gjeldende regelverk. Mottak som har stående forskudd skal ha en Innen 01.01.11 Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig egen bankkonto og separat konto i regnskapet for pengereglementsytelser. Gjeldende bankfullmakter skal sendes UDI innen 01.01. hvert år, og fullmakter som endres i løpet av året skal sendes umiddelbart. Bankkontoen skal avstemmes per siste dag i hver måned, og avstemmingsskjema, samt kontoutskrift, skal sendes sammen med refusjonskravet. Mottaket skal ha rutiner som gjør det mulig å Driftsoperatør rapportere på kostnadseffektivitet, eksempelvis driftsutgifter per kontraktsfestet plass. Mottaket skal sende inn refusjonskrav til UDI innen den 30. i påfølgende måned. Gjeldende Innen den 30. påfølgende måned. Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig skjema genereres i System for elektronisk samhandling med mottakene (Sesam), og skal benyttes. Mottaket skal sørge for at alle refusjonskrav er UDI 2011 Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig Side 5 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig dokumentert. Krav som gjelder variable ytelser (jf. Pengereglementet) skal vedlegges kvitteringslister og/eller signert remitteringsliste fra bank. Kvitteringsutskrift fra nettbank kan godtas når avstemt månedlig kvittering fra bank medfølger. tilleggsytelser (jf. Pengereglementet) skal vedlegges utskrift fra System for elektronisk samhandling med mottak (Sesam). transportutgifter skal ha beboernes DUF-nummer påført bilagene. stykkprisplasser/ skal vedlegges beleggsliste for perioden ekstraordinære driftstilskudd skal vedlegges UDIs tilsagnsbrev og bilag. Revisjon Driftsoperatør skal ha en signert avtale med Revisor KPMG benyttes. De reviderer og rapporterer. Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig autorisert revisor som inkluderer en månedlig kontroll av mottakets refusjonskrav og en UDI 2011 Side 6 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak rapportering til UDI. Refusjonskrav utbetales ikke før revisors rapport foreligger. Driftsoperatør skal sørge for at revisor er kjent med at kontrollen skal ivareta følgende: Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig Alle ytelser til beboere skal være i tråd med Pengereglementet med fortolkninger. Kontante utbetalinger av basisbeløp skal være påført mottakers signatur. Bankutbetalinger av basisbeløp skal være dokumentert med spesifiserte banklister - Alle variable ytelser skal være dokumentert med bilag. Husleie skal være innbetalt for de beboere det gjelder. Sengetøy- og kjøkkenpakker eller klær skal være signet for av beboer. Tilleggsytelser skal være dokumentert med utdrag fra Sesam Transportutgifter skal være iht. gjeldende avtaler og satser. Stykkprisplasser/beredskapsplasser og kostutgifter i transittmottak skal stemme med beleggslister og UDI 2011 Side 7 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak flyttemeldinger. Ekstraordinære driftstilskudd skal være iht. UDIs tilsagnsbrev og være dokumentert med bilag Innsyn Driftsoperatør/ Økonomiansvarlig Driftsoperatør skal framlegge alle originalbilag dersom UDI eller Riksrevisjonen krever det. Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak Plan Krav Pengereglementet skal sikre en felles standard for UDI 2011 Tiltak /Metode - Inntekt/formueforhold skjema skal utfylles og Tidspunkt Ansvarlig Hver 6.mnd Økonomiansvarlig Kostnad Merknad signeres av beboer hver 6 måned. Side 8 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak mottakenes beregning av - Oppfølging av endret status/basisbeløp. økonomiske ytelser til - Tilleggsytelser skal vurderes før søknad blir sendt beboere som ikke på annen måte er i stand til å dekke UDI. - sine økonomiske behov. Reglementet skal også sikre en felles standard for Få det økonomiske perspektivet i tannlegetjenesten til å fungere for mottak/beboere. - Oppfølging av frikort for beboere. - Stikkprøver for kontroll av beboers økonomi i UDIs saksbehandling av sesam. tilleggsytelser til beboere med særskilte behov. Kontinuerlig - Regnskap over aktivitetsmidler for hver måned. - Fordele bussutgifter over flere budsjett. RS 2008-035V1 Pengereglementet UDI 2011 2.1. Ankomst 2.2. Fravær fra mottaket 2.3. Flytting 2.4. Avslag på søknad 2.3. Egne midler 3.1. Formue 3.2. Lønnsinntekt 3.3. Annen inntekt 4. Beregning og satser for basisbeløp 4.2. Personer i ordinære mottak med selvhushold 4.3. Personer under 48 timers prosedyre 4.6. Personer som ikke bidrar til verifisering av identitet 4.7. Personer under Dublin-ordningen i ordinære mottak 4.8. Basisbeløp for barn, forsørgertillegg og barnetrygd 4.9. Opphold på sykehus, institusjon, krisesenter, fengsel 4.10. Feilaktig utbetaling 4.11. Tyveri eller tap av basisbeløp Kontinuerlig Økonomiansvarlig Side 9 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak 4.12. Uketilskudd til beboere i ventemottak 5. Direkte refunderbare tilleggsytelser 5.1. Sengetøypakke 5.2. Sengetøy til personer under 48 timers prosedyre 5.3. Kjøkkenpakke 5.4. Klær 5.5. Klær til personer under 48 timers prosedyre 5.6. Reiseutgifter i forbindelse med undervisning 5.7. Utgifter til akutt lege- og tannlegebehandling, inkl reiseutgifter, og medisiner for personer i transitt 5.8. Egenandel og reiseutgifter til psykolog/psykiater og fysioterapeut 5.9. Egenandel og reiseutgifter ved opphold i opptreningsinstitusjon og krisesenter 5.10. Barnehageplass 5.11. Støtte til utstyr ved barnehage- og skolestart 6. Tilleggsytelser etter søknad 6.1. Bokstøtte 6.2. Ekstraytelser i ordinære mottak nødvendig for en persons liv og helse 6.3. Ekstraytelser i transittmottak nødvendig for en persons liv og helse 6.4. Delvis dekning av utgifter ved begravelse 6.5. Søknad om støtte til suppleringsklær og utstyr til barn 6.6. Tap av personlige eiendeler ved brann 7. Reduksjon i eller bortfall av økonomiske ytelser 7.1. Generelt 7.2. Lønnsinntekt 7.3. Formue eller inntekt 7.4. Brudd på husregler 7.5. Hærverk 7.6. Manglende oppmøte til obligatoriske tiltak 7.7. For mye utbetalt 7.8. Tilleggsytelser brukt i strid med fastsatte vilkår 7.9. Trekkbestemmelser for beboere i ventemottak UDI 2011 Kontinuerlig Økonomiansvarlig Side 10 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak 8. Enslige mindreårige 8.1. Basisbeløp 8.2. Reduksjon RS 2008-035V2 Egenerklæring om inntekt og formue. Blir brukt for å beregne riktig økonomisk støtte. Utlendingsdirektoratet gir Hver 6.mnd Økonomiansvarlig/ Mottaksleder kun økonomisk støtte til personer som ikke har egne midler Egenerklæring finnes på alle relevante språk. til livsopphold. Dersom en beboer har inntekt og/eller formue betyr det at vedkommende helt eller delvis har midler til livsopphold. I slike tilfeller blir det ikke utbetalt økonomisk støtte, eller den reduseres avhengig av inntektens og/eller formuens størrelse. Ved lønnsinntekt av en viss størrelse vil beboere også kunne bli krevd for husleie. For å kunne gi riktig økonomisk støtte, må beboere opplyse om de har inntekt eller formue ved å signere ”Egenerklæring om inntekts- og formuesforhold”. Denne skal gis beboere på eget språk. RS 2008-035V3 Skjema for kontroll av beboers inntekts-og formuesforhold Økonomiansvarlig RS 2008-035V4 Skjema for transporterklæring Økonomiansvarlig Rapportering UDI 2011 Side 11 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2011-150 Satsningsområder for statlige mottak 2011 Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Arbeidet med satsningsområdene og øvrige ressurskrevende arbeidsoppgaver skal tillegges flere enn èn ansatt. Retur sikre at alle beboere får informasjon om returordninger og om opprettelsen av de nye retursentrene sørge for at returarbeidet er et felles anliggende for hele personalet, slik at alle har de nødvendige kunnskapene for å gi beboerne korrekt informasjon og veiledning om fordelene ved å velge frivillig assistert retur delta i opplæring i motiverende samtale og legge til rette for at UDI 2011 Samle alle med avslag til egne møter der det er informasjon, åpning for spørsmål, tanker og kommentarer rundt tema retur. Kvartalsvis. (I tillegg kommer møter sammen med IOM) Returarbeid skal være tema på våre månedlige fagmøter. (Vi skal ha fagmøte en hel arbeidsdag 1x pr mnd. Tiltakskonsulent /Mottaksleder/Alle Tiltakskonsulent /Mottaksleder/Alle første tirsdag i hver måned) To ansatte er kurset og har på fagmøte delt med kollegaer essensen fra dette kurset. Vi skal videre ha tema ”motiverende samtale” frem på 1x pr mnd Tiltakskonsulent/ Sosialkonsulent De som har deltatt på kurs ønsker oppfølgingskurs. Side 12 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak metoden brukes i mottakets arbeid med frivillig retur styrke samarbeidet med International Organization of Migration (IOM) ved å ha gode rutiner for forberedelse og tilrettelegging ved IOMs informasjonsbesøk til mottaket, samt å gjennomføre møte med IOM hvor hele personalgruppen deltar Prosjekt fagmøter gjennom året. Det skal være jevnlig kontakt med representant fra IOM. Ved besøk skal både ansatte og 2x pr år Informasjonsmedarbeider/ Tiltakskonsulent Vår 2011 Tiltakskonsulent/ Mottaksleder/Alle beboere være forberedt. Det skal også være praktisk tilrettelagt med nødvendig teknisk utstyr, tolker, transport og mat/drikke. IOM skal ha eget møte med ansatte. Vi skal ha et prosjekt for å samle på gode minner fra hjemlandet. Det er ofte fokus på alt 30 000 Flettes inn i Lokalsamfunnsarbeid. det negative fra hjemlandet. Vi vil endre fokus, og prøve å fokusere på det positive fra hjemlandet, og at beboere blir mer bevisst på gode minner. Vi skal samle på de gode historiene og minnene og lage et bokprosjekt og ei fotoutstilling sammen med tekstene. Dette er i et returperspektiv, men også for at lokalbefolkningen kan få et innblikk i små hendelser og historier fra mange ulike land. Dette for at informasjon som ofte kommer fra UDI 2011 Side 13 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak media, ikke skal bli for ensformig og bare med negativt fortegn. Lokalsamfunnsarbeid aktivt å informere lokalsamfunnet om endringer i mottakssystemet, herunder opprettelse av de nye retursentrene etablere et strukturert samarbeid med aktuelle sektormyndigheter kommunisere/samhandle aktivt med ulike samarbeidspartnere i kommunen og andre aktuelle/interesserte parter styrke lokalkunnskapen internt i personalgruppa på det enkelte mottak Samarbeide med lokale samarbeidspartnere og organisasjoner om tiltak for beboere i mottak. UDI 2011 Delta på møter i Lokalutvalget for å informere om mottakssystemet, endringer i dette samt legge planer for videre samarbeid. Samarbeide med de ulike enheter i politiet Samarbeide og invitere på besøk representanter fra de ulike instanser i kommunen for informasjon og kommunikasjon. Eks. oppvekstkomitè, dialogforum, flyktningekontor, bibliotek, voksenopplæringen, grunnskolen, barnehager og familiesenter. 5 x pr år Mottaksleder 1 x pr.mnd Mottaksleder Vår og høst 2011 Mottaksleder/Alle Lokalutvalget har sine møter på Tverlandet samfunnshus. De skal inviteres til også å kunne gjennomføre møter på mottaket. (informasjonsrommet). Mottaksleder Fortsette det gode samarbeidet som er opprettet med representanter fra lokalmiljøet. Planleggingsmøtene skal være lunchmøter der alle ansatte deltar sammen med mottaksleder og representanter fra lokalmiljøet. Beboere kan også være representert. 2 x pr.mnd. Mottaksleder/Alle Side 14 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Hvert kvartal Mottaksleder Hele året Mottaksleder/ Alle/ Oppsøke foretninger i nærmiljøet for å gi informasjon og vise interesse for deres problemstillinger i forhold til asylsøkere. Prosjekt Arbeidstittelen på prosjektet er: ”Malstrømmen er ikke til å temme, men vi kan bygge bro over den”. Ideen er å bygge en paviljong som et kulturutrykk som vekter brobygging. Det skal være et samspill mellom beboerne på mottaket og lokalbefolkningen. Bakgrunnen for dette prosjektet er at lokalsamfunnet er preget av en slags identitetsløshet. Det finnes heller ikke noe sted som peker seg ut som et naturlig sentrumssted. Vi tenker at når lokalsamfunnet skal i gang med å bygge sin egen identitet så skal mottaket og dens beboere være medaktører. Denne paviljongen skal være en kulturscene som ligger like ved senter for eldre mennesker og familiesenter. Scenen skal også være utgangspunkt for allerede tradisjonelle aktiviteter som fakkeltog på nyttårsaften og 17. mai arrangement i tillegg til at vi skal utvide med nye aktiviteter. Halvdan Sivertsen og hans ”sommerfugl i vinterland” skal være et moment i dette prosjektet. Representanter fra lokalmiljøet/ Representanter fra beboerne Sikkerhet og trygghet utarbeide skriftlige rutiner UDI 2011 Skriftlige rutiner for mottaket skal foreligge. Er laget med bakgrunn i to dagers kurs i: Verneombud/ Kursholder Tor Side 15 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak for håndtering av vold og trusler mot ansatte i mottaket sikre at de ansatte i mottakene har fått opplæring om implementering av HMS arbeid innføre nulltoleranse for vold i mottak og politianmelde alle relevante forhold som avdekkes videreutvikle samarbeidet med det lokale politiet og etablere en skriftlig samarbeidsavtale legge til rette for et godt aktivitetstilbud ved mottaket, som et forebyggende tiltak legge til rette for beboermedvirkning ved konflikthåndtering ved mottaket ”håndtering av vold og trusler i mottak” Skal ha oppfølgingskurs for nytilsatte. Mottaksleder Implementering av HMS skal være tema på personalmøter og fagdager. Det skal innføres nulltoleranse for vold og trusler, både fysisk og verbalt. Om det oppstår skal det politianmeldes. Det skal være lav terskel for å kunne kontakte lokalt politi. Samarbeidsavtale skal utarbeides i. Vi skal ha faste aktiviteter hver uke og aktiviteter som innbefatter alle av og til. Vi skal også legge til rette med utstyr slik at beboerne kan aktivere seg selv eks. ha tilgang til treningsutstyr, spill, datamaskiner, tv o.l Vi skal bestrebe oss på å få beboere fra samme land/kultur og være medvirkende i prosesser for å løse eventuelle konflikter. Ingvaldsen, RIBO Verneombud/ Mottaksleder Alle Kontinuerlig Kontinuerlig/ Januar 2011 Mottaksleder/ Nestleder Kontinuerlig Tiltakskonsulent/ Barn og fam.ansvarlig Kontinuerlig Mottaksleder/ Verneombud/alle Rapportering UDI 2011 Side 16 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2009- 007 krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige mottak Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig DRO og ansatte skal legge til rette for tilsyn. Skal besvare de spørsmål som blir stilt og vise frem dokumentasjon som blir etterspurt. Vår/sommer 2011 DRO/Mottaksleder Alle Om ansatte har noen ønsker for saker som skal belyses under tilsynet, skal det være rom for å gi signaler om det for å få meldt ifra til tilsynsleder. Innen gitt frist Samarbeidsrådet tar stilling til og besvarer pr. brev eventuelle spørsmål fra UDI. De kan også gi uttrykk for egne saker de ønsker skal belyses. Innen gitt frist Kostnad Merknad Mottaket skal besvare de spørsmål UDI stiller under foreberedelsen av meldte tilsyn. Mottaket skal melde inn saker som ønskes tatt opp under tilsynet innen oppgitt DRO/Mottaksleder/ frist, samt informere om hvem som skal delta. Mottaket skal informere samarbeidsrådet om Informasjonsansvarlig tilsynet i god tid på forhånd, samt om at UDI 2011 Side 17 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak beboerne bør være representert og kan ta opp saker som er meldt innen oppgitt frist. Driftsoperatør og mottak skal forberede seg godt på de driftsområdene som Mottaksleder Det skal settes av tid til forberedelser av tilsyn. UDI har meldt før tilsynet, men skal også være forberedt på at andre områder kan bli tatt opp. Mottaket skal bidra til at Informasjonsansvarlig beboere som skal delta på tilsynet får forberedt seg godt på de driftsområdene Beboerne som skal delta på tilsynet skal få tid sammen og om ønskelig med ansatte før tilsyn. som UDI har meldt. Driftsoperatør, mottak og Mottaksleder/UDI UDI skal sammen vurdere om eksterne samarbeidspartnere skal Invitere eksterne samarbeidspartnere om ønskelig. inviteres til deler av tilsynet, og i tilfelle hvilke. UDI 2011 Side 18 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottakets leder og økonomiansvarlig, samt representant fra Alle ansatte skal være tilgjengelig ved tilsyn. Samarbeidsrådet skal være tilgjengelig ved tilsyn. DRO/Mottaksleder/ Økonomiansvarlig/ Alle driftsoperatør, skal delta under tilsynet. Andre ansatte og representanter for beboerne skal normalt også delta. Mottaket skal presentere tiltak, metoder og måloppnåelse på de Skal presentere ulike tiltak for å kunne oppfylle satte mål og identifisere hva som er våre utfordringer og hvordan vi har tenkt å løse disse. Mottaksleder Sørge for at all informasjon som blir etterspurt blir gitt. Mottaksleder aktuelle områdene av driften, samt identifiserte behov for forbedrings- og utviklingstiltak. Mottaket skal gi UDI den informasjon som trengs for å gjennomføre tilsyn på alle meldte områder. UDI 2011 Side 19 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket skal gi UDI tilgang til de lokaler det Alle enheter skal være tilgjengelig og om ønskelig vises frem for tilsynet. Mottaksleder/alle All informasjon skal være tilgjengelig og alle ansvarlige skal så langt det er mulig være tilgjengelig på jobb ved tilsyn. Mottaksleder ønskes tilgang til. Mottaket skal gi UDI den informasjon som blir etterspurt og gi innsyn i de dokumenter det kreves innsyn i, så sant ansvarlige personer er til stede. Driftsoperatør skal påse at Krav som blir gitt skal følges opp og innfris. Innen gitt frist DRO/ Mottaksleder krav og pålegg UDI har gitt i tilsynsrapporten blir fulgt opp innen de frister som er satt. Mottaket skal bruke tilsynsrapporten til å evaluere drift og Det skal brukes tid på personalmøte å gjennomgå tilsynsrapporten når den foreligger. Den skal også gjennomgås i samarbeidsrådet. Mottaksleder/ Informasjonsansv. resultatoppnåelse, samt til å foreta nødvendige Vi skal evaluere driften. endringer og/eller justeringer av årsplan og budsjett. UDI 2011 Side 20 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket skal beskrive revideringer og/eller justeringer av driften i neste årsrapport, dersom de Endringer som UDI påpeker skal foretas, må gjøres innen gitt frist. Siste tilsynsrapport skal gjennomgås før årsrapporten levers for å få med pålagte endringer eller justeringer. Innen gitt frist Mottaksleder er resultat av UDIs påpekninger. Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak Plan Krav Kravene til bemanning og kompetanse skal kvalitetssikre mottakenes faglige arbeid overfor beboerne og Utlendingsdirektoratet Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Sørger for at det blir fremlagt politiattest før en tilsetting finner sted, jf utlendingslovens § 97. Attesten skal ikke være eldre enn tre måneder. Vedkommende skal ikke ansettes hvis attesten har merknader. Ved ansettelser DRO/ Mottaksleder Kostnad Merknad Personer som skal ansettes må signere taushetserklæring i UDI 2011 Side 21 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak (UDI). Kravene skal også sikre at de ansatte i mottak gis mulighet for faglig utvikling både internt og eksternt, gjennom kurs i regi av UDI og gjennom jevnlig ekstern veiledning. tråd med RS 2008-026V2. Mottaksleder Mottaksleder Tone Hilde Birkelund (100 %) - Adjunkt og MBA - organisasjon og ledelse Mottaket skal ha en plan for bemanning og arbeidstid som sikrer at ledelse, organisatoriske og administrative oppgaver og beboerrettet arbeid blir ivaretatt på en god måte. Stillinger skal ikke stå vakante lenger enn tre måneder. Sosialkonsulent Pernille Osvoll (100 %) – Sosionom 3 310 000 Økonomiansvarlig Stian Andersen (100 %) – Regnskapsutdanning Informasjonsansvarlig Areej Al-Omar (100 %)– Master i informatikk. Tiltakskonsulent Mailen Evjen 70 %) – Kunstutdannet fra UIO Barne- og familieansvarlig Berit Sandvik (100 %)– Reiselivsutdannet. Har kompetanse fra drift av barnebase og arbeid med barn/familier ved asylmottak Helsesøster Rita Haavin (80 %)- Helsesøster/Jordmor Psykiatrisk sykepleier Eva Andersson (20 %) – Sykepleier UDI 2011 Side 22 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Vaktmester Thor Lihall (50 %)– Brannvernutdannet Tilkallingsvikarer: Bente-Lill Hernes og Elisabeth Stangeland Barnevernspedagogstudenter Mottaket skal sikre at pålagte oppgaver blir ivaretatt også utenfor ordinær arbeidstid, når dette er nødvendig. Mottaket skal sørge for at beboerne har muligheter til å komme i kontakt med ansatte på tider av døgnet hvor mottaket er ubemannet. Vaktordning ivaretar dette kravet. Vi har vaktliste der alle ansatte i mer enn 50 % stilling er på vaktlista. Hver ansatt har vakt i ei uke. Vakta starter mandag morgen og varer frem til neste mandag morgen. Når kontortiden er over kobles telefonen om slik at når beboere eller andre ringer mottaket utenom åpningstid vil de nå vakthavende. Vakthavende har også ansvar for daglig å levere post til beboere på eksterne enheter. Driftsoperatør skal tilstrebe en balansert alders- og kjønnssammensetting i personalgruppa, samt flerkulturell kompetanse som bidrar til mestring av samarbeid på tvers av kulturgrenser. Alder på ansatte fra 24 – 54 år. Mottaket skal ha en person Vedkommende som har ansvar for barnebasen har allsidig UDI 2011 DRO/ Mottaksleder Informasjonsmedarbeider er fra Irak. Sosionom er fra Danmark. Side 23 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak med barnefaglig utdanning på høyskolenivå, med ansvar for arbeidet med barn og ungdom, herunder ansvar for en eventuell barnebase. Mottaket skal ha en person med pedagogisk utdanning eller tilsvarende kompetanse på formidling, med ansvar for informasjonsarbeidet. erfaring fra å jobbe med barn og unge. Hun har bl.a jobbet med denne gruppen i mottak tidligere. Hun har ikke formell utdanning for arbeid med barn/unge, men har Realkompetanse for å kunne utføre dette arbeidet. Jobber i tett samarbeid med helsesøster, mottaksleder og andre ansatte. Vedkommende har Mastergrad i informasjonsbehandling. Personen som skal ivareta beboerøkonomi, skal ha minimum ettårig utdanning innenfor økonomi/regnskap. Vedkommende er regnskapsutdannet. Driftsoperatør skal utarbeide skriftlige stillingsbeskrivelser for alle ansatte. Disse skal revideres dersom stillingsinnholdet endres. Stillingsbeskrivelser foreligger for alle ansatte. Mottakets ansatte skal delta på obligatoriske opplæringstiltak i regi av Alle ansatte får tilbud om å delta på kurs. Noen kurs blir ansatte pålagt å delta på. Eksempelvis kurs om retur, sesam, Økonomi, MI. Revideres ved behov. UDI 2011 40 000 Kompetanseheving 185 000 Reiseutgifter Mottaksleder/DRO Side 24 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak UDI, herunder grunnopplæring for nytilsatte, samt gis anledning til å delta i andre opplæringstiltak som UDI organiserer. DRO, mottaksleder og hvis mulig nestleder, skal delta på ledersamlingene som holdes hvert kvartal. Nytilsatte skal delta på basiskurs. Driftsoperatør skal sikre at personalet får regelmessig ekstern veiledning i å håndtere de spesielle utfordringene knyttet til arbeidet i mottak. Veiledningen skal minimum utgjøre 20 timer fordelt over minst fire sesjoner pr. år. Mottaket har veiledning for ansatte første torsdag hver måned i 1,5 time. Ekstern veileder er Mette Mo som bl.a. er utdannet gestaltterapeut. Hun er ansatt ved psykiatriavdelingen ved Nordlandssykehuset. Mottaket skal ved behov søke rådgiving hos relevante faginstanser. Vi legger til rette for at relevante faginstanser skal kunne gi orientering/rådgivning til ansatte. Det skal inviteres til fagmøter med relevante faginstanser på mottaket. Eksempelvis BUP, PPT, Barnevern, NAV, VOP, Skatteetaten, Politi. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 1 x pr.mnd Mottaksleder Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 25 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad All håndtering av personopplysninger i statlige mottak skal ivareta beboernes lovfestede rett til personvern. Personopplysninger: opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkelt person Mottaket skal håndtere personopplysninger slik at beboernes lovfestede rett til personvern ivaretas. Kontinuerlig Alle Ansatte skal opplyses og orienteres om kravene fra UDI. Alle skal ha et bevisst forhold til bruk og behandling av personopplysninger. Enhver bruk av Informasjonsmedarbeider/ Sosialkonsulent personopplysninger, som for eksempelvis registrering, Personopplysninger arkiveres i låst arkivskap. sammenstilling, lagring eller utlevering, eller en kombinasjon av slike bruksmåter. Personopplysninger utleveres ikke til utenforstående. Ansatte innhenter ikke flere opplysninger enn det er nødvendig for å behandle en sak. Personopplysninger skal ikke medbringes hjem. Alle Formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal Dokumenter/personlige opplysninger postsendes UDI samme dag som beboer utskrives av SESAM. Sosialkonsulent brukes. Databehandling UDI 2011 Loven benytter følgende definisjoner: Side 26 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Personopplysningsloven §§ 13 og 15 og personopplysningsforskriftens §§ 2-15 regulerer all behandling av personopplysninger. Personopplysninger: opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkelt person Loven §§ 7-16 stiller krav til meldeplikt/konsesjon for personregistre. UDI har søkt Datatilsynet om konsesjon for registrering av personopplysninger som trengs for å løse direktoratets oppgaver, behandlingene utdypes i UDI-2004-06-22V1 Taushetserklæring underskrives ved/før ansettelse. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Taushetsplikt: plikt til å holde visse opplysninger hemmelige, slik at andre ikke får kjennskap til dem. Mottaksleder Ansatte i mottak med kommunal driftsoperatør har taushetsplikt etter forvaltningsloven. Lovens bestemmelser gjelder imidlertid ikke automatisk for ansatte med privat driftsoperatør. UDI har derfor pålagt disse den samme taushetsplikten, med den begrensning at den ikke skal gjelde overfor UDI. Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 27 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak Plan Krav Statlige mottak skal drives etter prinsippene for god forretningsskikk. I samarbeidet med UDI betyr det å ha fokus på gjensidig tillit, åpenhet og lojalitet i samarbeidet med UDI. Driftsoperatør skal unngå sammenblanding av eierinteresser mellom seg selv og ansatte/underleverandører når det gjelder kjøp av varer og tjenester som er direkte refunderbare. Tiltak /Metode Firmaets ansatte skal opptre med integritet, være ærlige, følge loven og UDIs retningslinjer, vise ansvar, sørge for gode rutiner på alle plan med skriftlige instrukser vedrørende HMS, taushetsplikt etc. Vi skal sørge for at beboere og ansatte føler seg vel til rette til enhver tid. Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad DRO DRO Driftsoperatør skal informere UDI om enhver transaksjon som gjelder ytelser som ikke er direkte refunderbare hvis den involverer ansatte eller underleverandører som kan regnes som nærstående. UDI 2011 Side 28 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Med nærstående menes: Ektefelle, eller en man har et ekteskapsliknende forhold til, egne barn og barn av en man har et ekteskapslignende forhold til og søsken/slektninger . Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 29 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Ordinære statlige mottak skal være et nøkternt, men forsvarlig innkvarteringstilbud som sikrer beboernes grunnleggende behov og den enkeltes behov for trygghet. Mottaket skal sørge for at Adresse alle beboere har: -ei seng å sove i, tilgang til låsbare bad og toalett, samt til fellesarealer for sosialt samvær tilpasset kjønn og Løding, Tverlandet Tiurveien 31/33 Haakon 7.gt 12 Fredensborgveien 44 Smed Quales vei 9 Sum Antall rom/leil 36 30 8 4 leil 5 83 Max antall beboere 95 68 15 18 8 204 DRO/Mottaksleder 3 450 000 1 100 000 150 000 Husleie Energi Forsikring alder. -tilfredsstillende hygieniske boforhold, samt ha gratis tilgang til vaskemaskin og tørk av UDI 2011 Det skal fortløpende utføres vedlikeholdsarbeid på alle mottakets bygninger. Vi skal følge opp våre tidligere interne tilsyn samt gjennomføre et nytt interntilsyn innen 01.06.11 Side 30 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak klær. -mulighet til å lage egen mat eller ha tilbud om næringsrik, variert og tilstrekkelig bespisning -beboere med særskilte behov skal så langt som mulig ha en tilpasset boløsning. Enslige kvinner Utbedringsplaner Løding Tverlandet – Felleskjøkken i administrasjonsbygg skal delvis erstattes med et kjøkken i hver etasje i Bygg A og B. Det betyr at vi skal lage kjøkken på rom 16 og 26 (bygg A). I bygg B skal det lages kjøkken på rom 36. Det skal videre bygges tre nye rom for beboere på administrasjonsbygg. Vi disponerer fem rom for beboere med særskilte behov. Kvinner som bor på Tverlandet har rom i 2. etasje på bygg B der det er eget kortlåsesystem. Her har de eget kjøkken/oppholdsrom, tilgang til bad, dusj og vaskemaskin. skal tilbys et botilbud fysisk skjermet fra menn. Tiurveien har egne kvinnerom med kjøkken og bad. Vaskerom er felles; hver etasje har sitt vaskerom. I 4.etasje er det en leilighet der det bor bare kvinner. De har eget bad/vaskerom. Smed Quales vei er enebolig der det bor bare kvinner og barn. Haakon 7.gt har en etasje for kvinner. Her bor også familier og enslige menn. Hver etasje har sitt bad. Vaskerom i kjeller. Syke beboere skal prioriteres ift. singelrom. Eldre beboere skal også prioriteres ift. Singelrom på mottaket. Familier generelt skal prioriteres ift. Leilighetene vi disponerer. UDI 2011 Side 31 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Fellesarealer DRO/Mottaksleder Mottaket skal ha et Vi har adskilte bad og toaletter for enslige menn og tilstrekkelig antall kjøkken, kvinner. bad og toaletter, og det skal være atskilte bad og Tiurveien har kjøkkenkrok på alle rom samt kjøkken i toaletter for kvinner og leilighet 4.etasje. menn. Se utbedringsplaner for Tverlandet. (Det skal bygges tre nye kjøkken) Haakon 7.gt. Har et kjøkken i hver etasje. Smed Quales vei og Fredensborgveien er leiligheter med kjøkken, bad, vaskerom og oppholdsrom. -Mottaket skal disponere Har informasjonsrom på Tverlandet med teknisk utstyr. egnede lokaler for Kan også brukes av beboere på kveldstid etter avtale og gjennomføring av med en beboer som er ansvarlig. Informasjonsansvarlig/ Tiltakskonsulent informasjonsprogram og annet beboerrettet arbeid. Vi disponerer møterom/samlingsted på Mørkved familiesenter. -Mottaket skal disponere Barne-og familieansvarlig egnede lokaler for UDI 2011 Side 32 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak barnebase. Barnebase i 4.etasje i Tiurveien. Mottaket skal disponere tilstrekkelig med fellesarealer til sosial omgang, og kvinner og menn skal kunne disponere egne rom. Alle Vi har fellesarealer på Tverlandet som flittig skal brukes til sosialt samvær både på dag- og kveldstid.Vi disponerer møterom/samlingsted på Mørkved familiesenter.Fellesrom i alle leiligheter. På Tverlandet har vi i tillegg: Syrom, frisørrom, basar og treningsrom. Disse kan disponeres av alle, også de som ikke bor på Tverlandet. -Med mindre behovet Religionsnøytralt kontemplasjonsrom er til disposisjon på dekkes i boenhetene, skal Tverlandet. Kan disponeres av alle beboere. Sosialkonsulent. mottaket skal ha et rom der beboerne, enkeltvis eller i små grupper, kan trekke seg tilbake for kontemplasjon. Rommet skal være religionsnøytralt og kunne disponeres av alle beboere som ønsker De leiligheter der det bor barn har lekearealer inne og ute. det. I Tiurveien skal vi benytte oss av utelekearealer ved Mottaket skal ha trygge skolen og i marka. innen- og utendørs Barne-og UDI 2011 Side 33 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak familieansvarlig/ tiltakskonsulent lekearealer for barn og tilstrekkelig plass innendørs til barns lek og fritidssysler. -mottaket skal ha rom hvor skolebarn kan gjøre lekser For de skolebarna som benytter seg av SFO blir leksene ivaretatt der. Lekser blir ellers gjort i hjemmet. og få leksehjelp dersom dette ikke kan ivaretas på annen måte. Basar – lagt til rette for at beboere kan finne det de måtte ha behov for av klær, sko, sengetøy, husgeråd og lignende Alt av klær og utstyr er gitt av lokalbefolkningen. Fryserom. Kobles på ved behov. Har vært benyttet til bekjempelse av veggdyr. Vi vil få til ei ordning der vi ber beboere legge bagen i fryserommet når de ankommer fra transittmottak. Vi vil da gi de en ”pakke” med nødvendig tøy det døgnet bagen ligger på fryserom. Kjølerom- Lagringsarealer for oppbevaring av potet/grønnsaker Boder- på alle enheter. I Tiurveien har vi bod med tilgang UDI 2011 Side 34 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak til stor fryseboks for beboere. Trygghet Mottaket skal tilrettelegge for en trygg hverdag for alle beboere. Vaktmester/alle Ytterdører skal være låst. Tiurveien- ringeklokker til alle rom med callinganlegg. Dørene kan åpnes fra rommene etter at beboeren har klarert de som evt. skal på besøk. -mottaket skal søke å skjerme beboerne mot Kvinner er spesielt skjermet, eget lås-/nøkkelsystem. uønsket oppmerksomhet Kontinuerlig fra andre. Alle Fokus på menneskehandel. -mottaket skal i størst mulig grad sikre at kvinner ikke blir utsatt for vold, trakassering eller seksuelle De fleste beboere har mobiltelefon. Vi sjekker at alle rom har minst en beboer med mobiltelefon. Mottaket har derfor valgt og ikke ha fasttelefon tilgjengelig for beboere. overgrep. Beboere som blir utsatt for straffbare handlinger blir innkalt til kontoret for å kunne informere om hvilke rettigheter og plikter vedkommende har. Vi kontakter UDI 2011 Side 35 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak politi for å be om time for å levere anmeldelse. Vi er også Mottaket skal sørge for at Mottaksleder behjelpelig med transport til politi. beboerne har tilgang til telefon slik at de kan kontakte politi, ambulanse eller brannvesen ved behov. Ansatte skal alltid informere beboere dersom vi blir kontaktet av media for besøk på mottaket. Hvis beboere Mottaket skal gi beboere som utsettes for straffbare handlinger i eller utenfor mottaket bistand til å anmelde forholdet til politiet dersom de ønsker det. Mottaket skal søke å skjerme beboerne mot uønsket eksponering i media.. samtykker i intervju eller bilder, skal vi så langt det er mulig, forsikre oss om at de skjønner konsekvensene av Mottaksleder dette. Vi anmoder også medier om å bruke tolk om noen beboere stiller til intervju for å unngå misforståelser. Lokale medier kontakter mottaket dersom beboere ønsker eksponering i media. I noen tilfeller må vi kanskje anmode media om å skjerme beboere som ønsker eksponering. Sikkerhet -mottaket skal ha skriftlige UDI 2011 Rutiner for brannberedskap foreligger og skal jevnlig DRO/vaktmester/ Mottaksleder Side 36 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak rutiner for brannberedskap. -mottaket skal ha branninstrukser oversatt til aktuelle språk og de skal gjennomgås. Det skal være oppslag på alle aktuelle språk på alle enheter over hvordan en skal forholde seg om det oppstår brann. Skal jevnlig sjekkes/suppleres. Vaktmester skal sørge for at alle punkter i brannsikringsrapport og anbefalinger fra 2010 blir fulgt. være permanent oppslått og sikret. Mottaket skal sikre at ansatte og beboere er kjent med hvor nødutganger, ”Branngruppa” skal til enhver tid bestå av fem beboere. Medlemmene i branngruppa skal gå en ukes turnus hver.(se også Beboermedvirkning – Branngruppa.) brannalarmer og slukkingsutstyr er plassert. mottakets ansatte skal gjennomgå grunnleggende brannvernopplæring med praktiske slokke- og evakueringsøvelser under ledelse av personell med brannteknisk kompetanse. Mottaket skal gjennomføre Medlemmene i Branngruppa skal få opplæring i generell brannvern. Den skriftlige instruksen for brannvakt skal følges. Vaktmester har ansvaret for at det blir satt opp vaktlister og at vaktordningen fungerer. Når evt. alarmen går skal samtlige møte opp. I de tre boligene våre har vaktmester ansvaret for kontroll av slukkeutstyr og røykvarslere. Vaktmester har også ansvaret for at beboerne kan behandle slukkeutstyret og at de vet hvordan man skal forholde seg ved et branntilløp. kvartalsvise brannøvelser, med mindre det lokale Alle ansatte og beboere skal gjennomgå brannvideoen brannvesen har bestemt UDI 2011 Side 37 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak noe annet. Både ansatte og som et ledd i opplæring og bevisstgjøring. beboere skal delta i øvelsene. Det skal arrangeres brannøvelser ved alle våre enheter hvert kvartal. Vi skal inngå avtale med Salten brann om å bistå på noen av våre øvelser. Vi vil også inngå avtale med Sivilforsvaret for å låne utstyr som er beregnet for å gjennomføre realistiske brannøvelser. Mottaket skal ha skriftlige rutiner for krisehåndtering. Mottaket sin HMS-plan skal gjennomgås og revideres. Skriftlige rutiner for krisehåndtering skal inngå. Innen 01.07.11 Verneombud HMS-erklæring fylles ut og sendes UDI-regionkontor Nord. Sammen med årsrapport Verneombud Kontinuerlig Mottaksleder/ Nestleder Mottaket skal ha skriftlige rutiner for håndtering og melding til politiet ved kriminalitet og vold. All vold og kriminalitet skal meldes til politiet. Mottaket skal til enhver tid ha oppdaterte beboerlister. UDI 2011 Side 38 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak Plan Krav Retningslinjer for relasjonen ansatte – UDI Samarbeidet mellom mottaket og UDI skal bygge på lojalitet, tillit og åpenhet. Ansatte har den samme grunnleggende rett som andre til å ytre seg kritisk om statens virksomhet og alle andre forhold. Dette innebærer blant annet at de ansatte skal: Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Utlendingsdirektoratet (UDI) har styringsansvar overfor det statlige mottaksapparatet og utarbeider retningslinjer til driftsoperatør og mottak. Dette rundskrivet inneholder UDIs krav til etiske retningslinjer for alle typer mottak. Det forplikter driftsoperatør og alle som har et ansettelsesforhold på mottaket, inklusive praktikanter, korttidsengasjerte og andre med et kontraktsforhold som gjelder driftsoppgaver. Alvorlige brudd, eller begrunnet mistanke om slike brudd, skal alltid meldes til leder eller driftsoperatør, og UDI skal alltid informeres. Brudd på bestemmelser som angir rettslige standarder, eksempelvis de som angår ansattes taushetsplikt, kan medføre oppsigelse og straffeansvar. Kontinuerlig Mottaksleder Kostnad Merknad 1.1. Retningslinjenes formål 1. Bruke ytringsfriheten på en måte som tar tilbørlig hensyn til de interesser UDI 2011 Statlige mottak har omfattende, sammensatte og krevende oppgaver. Måten de blir håndtert på er avgjørende både for Mottaksleder/DRO Side 39 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak UDI skal ivareta 2. Bidra til å realisere direktoratets kjerneverdier, profesjonalitet, helhet og menneskeverd, på alle mottakets ansvarsområder 3. Rette seg etter UDIs vedtak og retningslinjer 4. Ta opp systemkritikk med UDI, å varsle om faglige dilemmaer og kritikkverdige forhold som undergraver mottakets oppgaveløsning Retningslinjer for relasjonen ansatte – beobere Integrerings- og mangfoldspolitikkens prinsipper om ikke diskriminering, brukertilpasning og respekt for annerledeshet skal være førende for mottakenes beboerrettede arbeid. Dette UDI 2011 tillitsforholdet til UDI som oppdragsgiver og for forholdet til beboere og lokalsamfunn. Det stilles derfor store krav til integritet og dømmekraft hos så vel driftsoperatører som mottaksansatte. De etiske retningslinjene skal være et verktøy for det kontinuerlige arbeidet med å opprettholde en høy etisk standard i mottaksapparatet. Retningslinjene bygger på de etiske prinsippene i gjeldende policydokumenter om statens flyktning-, innvandrings- og mangfoldspolitikk, samt på allment aksepterte verdier og normer som rettferdighet, likebehandling, pålitelighet og lojalitet. Dokumentet inneholder få påbud. I stedet skal de standarder og prinsipper som trekkes opp gi mottaksapparatet og UDI et felles grunnlag for å møte stadig skiftende utfordringer med etisk refleksjon og begrunnede veivalg. 2.1. Ansvarsforhold De etiske retningslinjene gjelder for den oppgaveforvaltningen som er avtalt mellom driftsoperatør og UDI, og det ligger til driftsoperatør som arbeidsgiver å implementere og forvalte dem. UDI på sin side skal ha et vedvarende fokus på mottaksapparatets etiske ståsted. Det betyr å være i løpende dialog med driftsoperatører og mottak og bidra til at retningslinjene fungerer som rettesnor i mottakshverdagen Mottaksleder/DRO Side 40 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak innebærer blant annet at de ansatte skal: 1. Ivareta beboernes rett til personvern 2. Være tydelige med hensyn til rolle og ansvar i samhandlingen med beboerne med sine utfordringer og dilemmaer. Driftsoperatør og mottaksledelse har et særlig ansvar for hvordan atferd og normer utvikler seg i personalgruppa, både gjennom sitt eget eksempel og ved å skape rom for intern dialog og praksisutforming. Den enkelte medarbeider må gjøre seg kjent med retningslinjene, delta aktivt i utformingen av felles praksis og holdninger og bidra til at etisk refleksjon blir en integrert del av mottakshverdagen. 3. Respektere beboernes integritet og egenart 4. Tilstrebe en likeverdig behandling og motvirke forskjellsbehandling 5. Legge til rette for at beboerne i størst mulig grad kan ivareta sin egen livssituasjon 6. Gi god omsorg til enslige mindreårige beboere De etiske retningslinjene som er utarbeidet for mottaket skal jevnlig gjennomgås for at alle ansatte skal være bevisst på dette. Vi skal ha en felles forståelse over hva som kreves av oss i forhold til UDI, beboere, kollegaer, lokalmiljøet og offentlige instanser. Mottaksleder 7. Ikke gi eller motta tjenester, gaver eller belønning fra beboere, unntatt hvis de er av UDI 2011 Side 41 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak symbolsk karakter 8. Ikke innlede seksuelle forhold/parforhold til beboere 9. Være aktive ambassadører for verdiene som formidles i dette dokumentet, i ord og handling Retningslinjer for relasjonen ansatte – lokalsamfunn Mottakets roller som samarbeidspartner og kunnskaps- og holdningsbygger i lokalsamfunnet krever en høy grad av kompetanse, samt personlig og faglig integritet. Dette innebærer blant annet at de ansatte skal: 1. Opptre som aktive formidlere av innholdet i og grunnlaget for statens flyktning-, innvandrings- UDI 2011 Side 42 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak og mangfoldspolitikk i kontakten med samarbeidspartnere og lokalmiljø 2. Være aktive brobyggere mellom mottak og lokalsamfunn og fremme gode relasjoner og toleranse i lokalmiljøet 3. Unngå verv, oppdrag eller jobber som medfører, eller kan medføre, habilitetskonflikter 4. Ivareta taushetsplikten på en profesjonell måte, både i formelle samarbeidsrelasjoner og utenfor arbeidssituasjonen. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 43 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak Plan Krav Mottaket skal ha god oversikt over tilgjengelige tolketilbud, samt samarbeide med aktuelle tolketjenester for å sikre tilgang på profesjonelle tolker når behovet oppstår. Mottaket skal benytte tolk eller språkassistent når det er nødvendig Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Mottaket skal bruke kvalifisert tolketjeneste der de har kvalifiserte/autoriserte tolker. I samtaler med en beboer skal vi vanligvis bruke tolkehjelp via telefon. Når vi har informasjon til mer enn ei språkgruppe skal vi bruke tolk som møter opp. eksempel: IOM og UDI informasjon. Ved behov Alle/ Tiltakskonsulent Kostnad Merknad . 120 000 Tolk skal benyttes på alle møter som omhandler Retur, bosetting, UDI informasjon, IOM informasjon og konfliktløsende samtaler. Mottaket skal benytte kvalifisert tolk når det er nødvendig av hensyn til en beboers rettssikkerhet generelt og personvernhensyn spesielt. Mottaket kan benytte språkkyndige ansatte eller beboere som språkassistenter i situasjoner det, etter UDI 2011 Noen beboere kan engelsk i tillegg til eget språk. De kan være behjelpelig ved ukentlige informasjonsmøter som gjelder praktisk info av ulik art, velkomsinformasjon, samt hvis det skal forklares noe praktisk til beboere. Språkassistenter er også et beboerrettet tiltak. Beboerne Informasjonsmedarbeider Vi skal sørge for at de største språkgruppene skal ha minst to språkassistenter som Side 44 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak vurdering, ikke trengs kvalifisert tolk. bruker selv språkassistentene hvis de tar initiativ for å spørre om noe praktisk. Mottaket skal kvalitetssikre språkassistentens funksjon gjennom å gi opplæring og veiledning. Det er en eller to fra hvert land som har god kunnskap til engelsk, eget språk og andre språk. Vi skal samle dem og gi dem opplæring og veiledning om tolking og etikk rundt dette. Det skal fokuseres på taushetsplikten. Alt skal oversettes selv om man er uenig i hva har blitt sagt. Mottaket skal følge opp språkassistentens rolleutøvelse med sikte på å forebygge rolle- og habilitetskonflikter. Informere alle om språkassistentens rolle og hvilke etiske retningslinjer som følges. behersker engelsk. Informasjonsmedarbeider Informasjonsmedarbeider Mottaket skal ikke benytte beboere som språkassistenter i situasjoner der de kan få tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Mottaket skal ta hensyn til beboernes ønsker og behov ved bestilling av tolk, i den grad de er rimelige og kan innfris. Det skal være lav terskel for å bruke autorisert tolk Alle Rapportering UDI 2011 Side 45 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) Plan Krav Mottakets lokalsamfunnsarbeid sikre at der er god kommunikasjon og samhandling mellom mottakets personale og beboere og lokalsamfunnet. Mottaket skal bidra til å fremme kunnskap om mottakssystemet og asylpolitikken og fremme prinsippene om ikkediskriminering, brukertilpasning og respekt for annerledeshet. UDI 2011 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad 6x pr år Mottaksleder/Alle Mottaksleder deltar på møter i lokalutvalget for å gi informasjon samt få informasjon om hva som skjer i lokalmiljøet. Dette er en viktig arena for å utveksle informasjon og kommunisere ut til lokalmiljøet. Invitere lokale beboere til mottaket for å gi informasjon. Møte opp på skole og andre arena for å informere. Vi skal tilstrebe et godt og strukturert løpende samarbeid med helsetjeneste, barnevern, skole og voksenopplæring. 2x pr år Mottaksleder Kontinuerlig Mottaksleder/alle Vi skal fortsatt ha et godt løpende samarbeid med politiet, herunder det kriminalitetsforebyggende arbeidet. Mottaksleder Vi skal ha et godt løpende samarbeid med brannvesenet i Vaktmester Side 46 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak det brannforebyggende arbeidet. Mottaket skal bidra til at offentlige samarbeidspartnere får et godt utgangspunkt for å håndtere sitt eget informasjonsansvar overfor beboerne ved å formidle at kunnskap om mottakssystemet og asylog flyktningpolitikken. Vi skal samarbeide med lokal bibliotektjeneste om markedsføring av tilbudet overfor beboerne. Informasjonsmedarbeider Vi skal følge de etiske retningslinjene når vi tar kontakt og kommuniserer med offentlige myndigheter. Skal følge opp de avtaler vi inngår. Alle Driftsoperatør skal melde fra til UDI dersom aktuelle sektormyndigheter ikke utfører de oppgaver de har ansvar for. DRO Krav til kontakt med og informasjon til nærmiljøet Mottaket skal ha en skriftlig plan for informasjon til og kontakt med nærmiljøet. UDI 2011 Skriftlig plan skal utarbeides Januar 2011 Mottaksleder Side 47 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket skal tilstrebe et godt samarbeid med lokale media og søke å profilere mottaket på en positiv måte. Vi skal fortsatt ha god kontakt og være imøtekommende og gi faktaopplysninger. Mottaksleder skal ta mot henvendelser fra media. Vi skal kontakte media om vi aktiviteter som kan være til nytte for alle å vite. Mottaket skal sikre at naboer og næringsdrivende som berøres av mottaket får god informasjon om forhold som angår dem. Kontakter lokalt næringsliv for å vise interesse for deres problemstillinger i forhold til våre beboere. Informere om mottaket og gi beskjed om at de kan kontakte oss ved behov. Mottaket skal være en pådriver i holdningsskapende arbeid gjennom et godt samarbeid med skoler, frivillige lag og organisasjoner og ressurspersoner. Vi skal bestrebe oss på å være en sentral aktør i det holdningsskapende arbeidet i lokalmiljøet og knytte kontakter med sentrale personer i lokalmiljøet. Mottaket skal legge til rette for at beboerne kan være aktive deltakere og premissleverandører i informasjon til og kontakt med nærmiljøet. Beboerne skal motiveres til å være deltakende i ulike aktiviteter og arrangementer i lokalmiljøet. Vi skal også legge til rette for og gi rom for at beboere kan invitere lokalbefolkning til mottaket. Jevnlig Mottaksleder 6x pr år Mottaksleder Kontinuerlig Mottaksleder Kontinuerlig Mottaksleder 2.3. Krav til samarbeid med politiet i spesielle UDI 2011 Side 48 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak situasjoner Mottaket skal samarbeide med politiet i forbindelse med uttransportering av beboere fra mottaket som følge av avslag på asylsøknad. Mottaket skal ha skriftlige rutiner for slik bistand og de ansatte skal kjenne disse. Mottaket skal på anmodning gi politiet nødvendig bistand under etterforskning av straffbare forhold som politiet mistenker involverer beboer(e). Mottaket skal gi nødvendig bistand hvis politiet må rykke ut for å etablere ro og orden på mottaket. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Skriftlige rutiner skal foreligge for hvordan opptre ved uttransportering. Skal fremlegges og informeres om på personalmøte. Sosialkonsulent Vi skal alltid bestrebe oss på å stille op for å kunne bistå politiet ved anmodning om det. Mottaksleder Vi skal stille opp uten diskusjoner om vi blir anmodet om det fra politiet. Vakthavende ansatt Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 49 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak Plan Krav Mottaket skal organiseres på en måte som gjør beboermedvirkning til en integrert del av driftskonseptet. Det innebærer at beboerne skal kunne delta i den daglige driften på alle områder som ikke har med ledelse eller kontrollfunksjoner å gjøre, eller der regelverket for databehandling, informasjonssikkerhet og personvern kommer til anvendelse. Mottaket skal ha skriftlige rutiner for kartlegging av beboernes kompetanse og interesser, i den hensikt å kunne tilby oppgaver og gi UDI 2011 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Beboermedvirkning er og skal fortsatt være en viktig del av driftskonseptet. Vi skal bestrebe oss på å utvide beboermedvirkning til flere områder etter samme modell som vi har i dag og som fungerer. Kontinuerlig Mottaksleder/alle Samtale med hver beboer for å få kjennskap til beboerens kompetanse samt finne oppgaver som passer med kompetanse og interesser. 4 uker etter ankomst Sosialkonsulent Kostnad Merknad Side 50 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak medansvar. Mottaket skal sørge for at boerne har et representativt organ med et skriftlig mandat som sikrer samarbeidet mellom dem og mottakets ledelse. Det kan være i form av et samarbeidsråd der representant(er) for personalet deltar, men der leder og minimum to tredjedeler av deltakerne er beboere. Det kan også være et rent beboerråd, så lenge det finnes nedfelte rutiner for hvordan den formelle kontakten med ledelsen skal foregå. Mottaket skal sikre kvinners deltakelse i samarbeidsrådet/beboerrådet, på linje med menns. Minimum en plass i samarbeidsrådet skal forbeholdes kvinner. Mottaket skal gi beboerne UDI 2011 Informasjonsmedarbeider Hver enhet har en representant. Fra Mørkved har vi to og fra Tverlandet har vi tre. Vi skal ha representanter fra forskjellige land og med ulik alder og kjønn. De som skal være med i samarbeidsrådet skal ha tillit hos medbeboere og respekt for alle uavhengig av nasjonalitet og religion. Samarbeidsrådet ledes av informasjonsmedarbeider. De planlegger aktiviteter og har dermed medbestemmelse på disponeringen av aktivitetsmidlene. Samarbeidsrådet diskuterer problemer hvis finnes og skal etterstrebe og finne løsninger som kan aksepteres av alle. Representanter fra samarbeidsrådet skal ha tid på informasjonsmøter etter møte i samarbeidsrådet for å kommunisere ut til alle beboere hva har de har diskutert og bestemt i samarbeidsrådet. Det er to aktive kvinner i samarbeidsrådet. 60 000 2 x hver mnd Mottaket skal sørge for at det blir servert kaffe/te/kjeks på møtene Informasjonsmedarbeider Informasjonsmedarbeider Aktuelle problemstillinger som omhandler aktiviteter, Informasjonsmedarbeider/ Side 51 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak anledning til å påvirke prioriteringer og oppgaveløsning gjennom deltakelse i plan- og rapporteringsprosessen. Det anbefales at slik deltakelse inngår i samarbeidsrådet/beboerrådet sitt mandat. f) Mottaket skal bidra til at beboerne kan uttrykke sitt syn på driften til UDI, både under tilsyn og ellers. Det anbefales at denne oppgaven inngår i samarbeidsrådet/ beboerrådet sitt mandat. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 ombygginger, rapporteringer o.l blir tatt opp i beboerrådet. Samarbeidsrådet skal få anledning å utrykke sitt syn til UDI. Det skal være eget tema på møter i samarbeidsrådet der de sammen gir svar på spørsmål UDI eventuelt stiller. Svarer i felles brev. Mottaksleder Informasjonsmedarbeider Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 52 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav Mottakets informasjonsarbeid skal ha fokus på: at beboere kjenner sine rettigheter og plikter, samt får et realistisk bilde av det norske samfunnet og en forståelse av de grunnleggende verdiene det bygger på. Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Velkomstinformasjon: Ved ankomst Informasjonsmedarbeider • • • • • • • Merknad Ved ankomst til mottaket får beboer servert kaffe/te og kjeks mens han/hun få en kort velkomstinformasjon. Velkomstinformasjon inneholder opplysninger om rutiner og regler, helse, skole, viktige telefonnumre, Videre får beboer sitt rom og nøkkel blir utlevert. Beboer vil få kjøkkenpakke. Bankkort blir utlevert. Blir presentert for alle ansatte. Deretter får ankommende omvisning hvor også fadder er med. En fadder er en person som snakker samme språk og kjenner rutiner på mottaket. Får opplysninger om hvor man får handlet, opplysninger om åpningstider på mottaket, telefonnumre utenom åpningstid. Disse informasjoner er samlet i en egen informasjonsfolder som beboere får.ved ankomst. Obligatorisk informasjonsprogram. Informasjonsansvarlig skal for alle beboere til å tilpasse info-programmet til de ulike grupper og UDI 2011 Kostnad Informasjonsmedarbeider Utgifter til transport og tolking Side 53 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak individer som til enhver tid bor på mottaket. beboere med språkkompetanse brukes aktivt som språkassistenter i info-delen. De får mulighet å forberede seg i stoffet, slik at vanskelige temaer gjøres forståelig. Viktig å se til at alle får informasjon som skal gis. Sørge for at dagligdags info når ut til alle beboere. Dvs. å bruke oppslagstavla aktivt. IOM informasjonsmøter Det skal gjennomføres gruppevise informasjonsmøter med IOM to ganger hvert år. Alle beboere skal gjennom mottakets informasjonsprogram for å få informasjon om muligheten til å returnere tilbake til hjemlandet. Rapportering Tiltak/Metode To ganger i året Informasjonsmedarbeider /IOM Gjennomført iht plan Utgifter til transport og tolking Avvik m/ begrunnelse RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak Plan Krav UDI 2011 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Side 54 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaket skal ha én ansatt med faglig og koordinerende ansvar for det bosettingsforberedende arbeidet. I oppgaven inngår - å være mottakets kontaktperson overfor IMDi - å se til at personalet har de kunnskapene og den forståelse som trengs for å veilede beboerne og tilrettelegge for en effektiv bosetting - å ha løpende oversikt over bosettingsklare beboere og se til at mottaket har nødvendig kontakt med IMDi i konkrete bosettingssaker - samarbeide med mottakets info. ansvarlige for å kvalitetssikre all bosettingsrelevant informasjon som beboerne får Når beboer får oppholdstillatelse, skal han/hun innkalles til bosettingssamtale. Samtale foregår med tolk. Innen 2 uker etter vedtak. Sosialkonsulent Tolkeutgifter Samtalen skal benyttes til: 1) å sikre alle bosettingsrelevante opplysninger i Sesam 2) å gi veiledning som bidra til en forståelse av hvilke muligheter/begrensninger der ligger i å bli bosatt med offentlig hjelp. 3) å informere om rettigheter og plikter han/hun har etter bosetting 4) Svare på spørsmål ang. den forestående bosetting samt å være rådgiver til anskaffelse av personnummer, pass, skattekort og bankkort. Mottaket skal sette av tilstrekkelige ressurser til UDI 2011 Side 55 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak bruk av tolk. Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2010-148 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak/SATSINGSOMRÅDE 2011 Plan Krav Mottaket skal ha en ansatt med faglig og koordinerende ansvar for returarbeid. a) Mottaket skal ha rutiner som sikrer et målrettet returarbeid i tråd med dette rundskrivet. Mottaket skal ha en ansatt med faglig og koordinerende ansvar for returarbeidet. I oppgaven inngår: UDI 2011 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Mottakspersonalet har som oppgave å tilrettelegge og veilede slik at beboere kan ivareta sin egen situasjon og treffe informerte valg. Kontinuerlig Tiltakskonsulent a) Mottaket skal sørge for at returarbeidet er et felles anliggende for hele personalet. b) Mottaket skal innkalle alle beboere over 18 år til en individuell retursamtale så snart det er kjent at en beboer har fått avslag i første instans, samt ved endelig avslag. Denne samtalen inngår i informasjonsprogrammet og er obligatorisk for beboeren. Alle Kostnad Merknad Det kan være vanskelig å fange opp når beboere har fått sitt andre avslag. Vi får ikke informasjon om endelig avslag fra UNE. Tiltakskonsulent c) Mottaket skal benytte retursamtalen til informasjon, dialog og veiledning som bidrar til at beboeren har en Side 56 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak 1.være mottakets kontaktperson overfor UDI og IOM. 2.se til at personalet har de nødvendige kunnskapene og den forståelse som trengs for å gi beboerne korrekt returrelatert informasjon og god veiledning om fordelene ved å velge frivillig retur forståelse av sine handlingsalternativer. Samtalen må som et minimum ivareta følgende tema Tiltakskonsulent konsekvensene av å ha fått avslag på asylsøknaden det frivillige returprogrammet og reintegreringsprosjekter bortfall av botilbudet i ordinært mottak uttransportering av politiet d) Mottaket skal sikre at beboeren har nødvendig kontakt med IOM i konkrete søknader om retur. Mottaket skal om nødvendig bistå beboeren med søknad om frivillig retur. 3.samarbeide med mottakets informasjonsansvarlige for å kvalitetssikre all relevant returinformasjon som beboerne får 4. legge til rette for IOMs informasjonsarbeid i mottaket Mottaket skal sette av tilstrekkelige ressurser til bruk av tolk og språkassistenter for å sikre god informasjon til og kommunikasjon med UDI 2011 Vi skal også ha et prosjekt for å samle på gode minner fra hjemlandet. Man har ofte fokus på alt det negative fra hjemlandet. Vi vil endre fokus, og prøve å fokusere på det positive fra hjemlandet, og at beboere blir mer bevisst på gode minner fra hjemlandet. Vi skal samle på disse historiene og minnene og evt. lage et bokprosjekt og/eller fotoutstilling sammen med tekstene. Dette er i et returperspektiv, men også for at lokalbefolkningen kan få et innblikk i små hendelser og historier fra andre land, da man ofte hører og får informasjon fra media, og da mye er Side 57 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak beboerne. Beboere skal ikke benyttes som språkassistenter i individuelle retursamtaler negativ omtale. Mottaksleder er kontaktperson overfor politiet Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS 2010-152 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kostnad Merknad Mottaket skal tilrettelegge for at foresatte kan ivareta sitt omsorgsansvar. Krav til sikring av omsorg Helsesøster og barne-og familieansvarlig skal sette i gang foreldrekurs/foreldreveiledning for nyankomne foreldre. Kurset skal inneholde ulike seks tema; UDI 2011 Helsesøster / Barn- og familieansvarlig Hver av kursmodulene vil utgjøre en halv undervisningsdag. Side 58 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak utdanning, barneoppdragelse, ungdomsliv, om å slå Kurset vil gjennomføres intensivt, over en kort periode. barn, partnervold og traumer. Kurset skal følges opp med regelmessig foreldreforum. Mottaket skal ha interne rutiner som sikrer barn og ungdoms utviklingsbehov. I dette ligger et godt samarbeid med kommunale etater og aktuelle instanser i lokalsamfunnet. Det skal holdes jevnlig kontakt med barnehage, skole, Helsesøster / Barn- og familieansvarlig barnevern og pp- tjenesten. Barn og unge kartlegges for å finne ut behovet til hver enkelt. Det skal foretas intervju av barn og ungdom. Fortsette samarbeid med frivillige organisasjoner, som Røde Kors, Lions og kirkens bymisjon. Vi skal oppfordre til å oppsøke Åpen barnehage i de Helsesøster / Barn- og familieansvarlig ulike bydelene. Benytte fritidstilbud som klubber, idrettslag og ungdomsklubber. Barn- og familieansvarlig Vi vil også trekke inn mulige samarbeidspartnere, fra kommunen. Samarbeid med Tiltakskonsulent Opprette fadderordning med lokalbefolkningen. Samarbeide med internasjonalt senter- som møteplass for UDI 2011 Side 59 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Krav til tiltak for barn under skolepliktig alder barn og unge med foreldre Mottaket skal sørge for et avlastningstilbud for foreldre Hverdager Barn- og familieansvarlig med barn i alderen 0-2 år som sikrer foreldrene mulighet til å delta i informasjonsprogram og norskopplæring. Barnebasen skal være åpen på hverdager. Dette er et tilbud for barn fra null opp til skolealder. Barna skal kunne benytte barnebasen når foreldrene er på skole, deltar på informasjonsmøte, eller trenger et avbrekk. Dette skal være et fristed for barna, med fri lek og pedagogisk opplegg. Barn- og familieansvarlig Barn fra to år til grunnskolealder skal ha et tilrettelagt tilbud på minimum tre timer per dag mandag – fredag. Tilbudet kan gis gjennom egen barnebase på mottaket eller ved kjøp av barnehagetilbud eller lignende. Barnas foresatte og andre voksne beboere skal i størst mulig grad trekkes inn i planlegging, tilrettelegging og Barn- og familieansvarlig/ Tiltakskonsulent gjennomføring av tilbud som gis i regi av mottaket. Det skal derfor legges opp til regelmessige møter for å diskutere videre tilbud samt evaluere eksisterende tilbud. UDI 2011 Barn- og familieansvarlig/ Tiltakskonsulent Side 60 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Foreldremedvirkning er et område vi vil fokusere mye på. Beboermedvirkning Mødre/beboere ved mottaket skal hjelpe til og være delaktig i drift av barnebasen. Foreldre/beboere ved mottaket skal være med på å planlegge hverdagen, aktiviteter og tilbud ved mottaket. Krav til informasjon til ungdom Mottaket skal sikre at ungdom over 12 år får informasjon om samme hovedtema som informasjonsprogrammet for 1x pr mnd Barne-og familieansvarlig/ Informasjonsmedarbeider voksne inneholder, men tilpasset alder og behov. Informasjonsprogrammet skal tilrettelegges til de ulike gruppene som bor på mottaket. Det skal tas hensyn til alder, etnisk tilhørighet, bakgrunn mm. Mottaket skal legge særlig vekt på at informasjonsarbeidet kombineres med praktiske aktiviteter. Det er lettere å nå unge under informasjonsmøter og kartlegging, når man gjør noe sammen. F. eks kreativ lek, turgåing o.l. Mottaket skal sikre at ungdom har påvirkningsmuligheter UDI 2011 Barn- og Side 61 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak på aktivitetstilbudet. familieansvarlig/ Tiltakskonsulent Ungdom skal også inkluderes i planlegging og Barn- og familieansvarlig/ Informasjonsmedarbeider tilrettelegging av hva informasjonsprogrammet skal inneholde. Lov om barneverntjenester gjelder for alle barn som oppholder seg i riket. Det vil si at barnevernet har samme ansvar for barn som oppholder seg i mottak, som for Kontinuerlig Barn- og familieansvarlig/ Helsesøster/Mottaksleder andre barn i kommunen. Tiltak etter barneverntjenesten kan iverksettes for barn under 18 år. Mottaket har opplysningsplikt til barneverntjenesten etter lov om barneverntjenester § 6 - 4 av eget tiltak, uten hinder av taushetsplikt, i følgende tilfeller når det er grunn til å tro: a) at et barn lider av en livstruende eller annen alvorlig sykdom eller er skadet, og foreldrene ikke sørger for at barnet kommer til undersøkelse og behandling. Barn- og familieansvarlig/ Helsesøster/Mottaksleder b) at foreldrene ikke sørger for at et funksjonshemmet eller spesielt hjelpetrengende barn får dekket særlige behov. c) at det er alvorlige mangler ved den daglige omsorgen som barnet får, eller alvorlige mangler i forhold til den personlige kontakt og trygghet som barnet trenger etter UDI 2011 Side 62 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak sin alder og utvikling. d) at barnet blir mishandlet eller utsatt for alvorlige overgrep i hjemmet, e) at det er overveiende sannsynlig at barnets helse eller utvikling kan bli alvorlig skadd fordi foreldrene er ute av stand til å ta tilstrekkelig ansvar for barnet. f) når et barn har vist alvorlige atferdsvansker ved alvorlig eller gjentatt kriminalitet eller om det er eller mistanke om misbruk av rusmidler. Vi skal ha tett samarbeid med skole, barnevern og ansvarlige ved fritidsgrupper. Vi skal etterstrebe og få god dialog med familiene. Vi skal besøke de jevnlig for å gi informasjon. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 63 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak Plan Krav Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Vi skal vektlegge hvordan vi kommuniserer til beboerne. Vi skal også legge vekt på at beboerne føler at mottaket er et trygt sted. Mottaket skal fremstå som et hjem for mennesker i en spesiell situasjon. Det innebærer at ansatte skal være bevisst på å bygge tillit som igjen gir trygghet. Kontinuerlig Mottaksleder Kostnad Merknad Lederen av mottaket har et særlig ansvar for å legge til rette for at overgrep mot barn/ungdom i mottaket ikke skal skje. Det er avgjørende at forholdet mellom de ansatte og beboerne på mottaket er preget av trygghet og tillit. Rutinene omfatter følgende overgrepsrelasjoner: Mottaksleder/ Verneombud Rutiner skal være et konkret hjelpemiddel for å ansatte som begår overgrep mot mindreårig beboer forebygge overgrep i beboer som begår overgrep mot annen mindreårig mottak. Overgrep inkluderer: -grenseoverskridende adferd UDI 2011 beboer personer utenfra som begår overgrep mot mindreårig beboer familiemedlemmer som begår overgrep mot Side 64 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak -fysisk vold -psykisk vold mindreårig beboer 1. Grenseoverskridende atferd - kan for eksempel dreie seg om seksualisert spøk, seksualiserte blikk eller overdreven -seksuell vold berøring. Inkluderer også for hardhendt behandling av et barn/en ungdom eller at en ansatt utviser en atferd som bryter med mottakets etiske retningslinjer eller av andre grunner vurderes som uakseptabel. Inkluderer også atferd som oppleves som uprofesjonell eller krenkende for barnet/ungdommen. 2. Fysisk vold – slag, spark, o.l 3. Psykisk vold - alle måter å skade, skremme eller krenke på som ikke er direkte fysiske i sin natur, eller måter å styre eller dominere andre på ved hjelp av en bakenforliggende makt eller trussel. Dette kan innebære psykisk plaging, ekstrem kontroll av atferd, isolering og systematisk nedbryting av selvtillit – ofte gjennom beskyldninger. Inkludert er også høyrøstet kjefting, knusing av ting i sinne osv. 4. Seksuell vold - alle handlinger rettet mot en annen persons seksualitet, som gjennom at de smerter, skader, skremmer eller krenker, får denne personen til å gjøre noe UDI 2011 Side 65 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak mot sin vilje eller slutte å gjøre noe den vil. Alt fra seksuell trakassering og krenkelser opp til å bli presset til å utføre uønskede seksuelle handlinger inkludert å bli utsatt for voldtekt og seksuell tortur. Administrative rutiner og systemer Driftoperatør v/mottaket skal: . a) Foreta en risikovurdering av situasjoner hvor barn kan bli utsatt for overgrep. b) Vektlegge stillingsprosessen i ansettelser, og sikre at politiattest fremskaffes ved alle ansettelser, jf. utlendingsloven § 97. c) Fylle inn kontaktinformasjon over aktuelle rådgivningstjenester og ressurspersoner i vedlagt mal og holde kontaktinformasjonen oppdatert, samt sikre at de ansatte har kjennskap til dette. Se vedlegg 2 d) Tilrettelegge for en arbeidstidsordning (der dette er mulig) som sikrer barn og ungdom så vel som ansatte, og at personalgruppa er så stabil som mulig. e) Sikre at alle ansatte har tilgang til et loggføringsskjema hvor mistenkelige enkelthendelser kan nedtegnes. Se vedlegg 4 f) I samarbeid med de ansatte utarbeide samhandlingsregler mellom de ansatte og barna/ungdommene i mottaket. g) Ha egnet lokale tilgjengelig for konfidensielle samtaler mellom ansatte og beboere DRO Direkte oppfølging av Mottaksleder rutinene a) Gjennomgå de etiske retningslinjene med alle ansatte. b) Ta opp seksuelle og fysiske overgrep jevnlig som tema UDI 2011 Side 66 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottaksleder skal: for fokus på møter for de ansatte. Grenseoverskridende atferd og gråsoneproblematikk skal drøftes i møter med ansatte. c) Sikre at alle ansatte har grunnleggende kunnskap om barnevernloven og barnvernets rutiner. d) Sikre at alle ansatte kjenner til rutinene og at de tas på alvor av hele personalet. e) Sørge for at alle ansatte kjenner til egen meldeplikt og opplysningsplikt ved mistanke om seksuelle og fysiske overgrep og grenseoverskridende atferd mot barn og ungdom. Minn om at det er straffbart å ikke melde fra Forebyggende arbeid a) Snakke med beboerne, ikke til dem. rettet mot beboere b) Ta opp seksuelle og fysiske overgrep som eget tema i Mottaksleder/alle informasjonsprogrammet og temaet skal bli tatt opp i Mottaket skal: gruppesamlinger og i individuelle samtaler med voksne beboere jevnlig. c) Være klar og tydelig på lovverket i samtale med beboere. Informere om krisesentre, politi, fri rettshjelp, helsetjenester og eventuelt andre i hjelpeapparatet. Gjøre vedlegg 2 tilgjengelig for beboerne. d) Gi råd og veiledning til barn og unge vedrørende UDI 2011 Side 67 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak seksuelle aktiviteter og uttrykksformer i det daglige livet på mottaket. e) Sikre at holdninger til barns/ungdoms seksuelle aktiviteter og uttrykksformer, herunder seksuell orientering, blir diskutert og gjennomgått i informasjonsprogrammet, barnegrupper, m/mer. f) Sikre at alle beboere inkludert barn og unge er kjent med hvilke former for samhandling mellom beboere som er akseptable/uakseptable (hvordan være en god venn eller kamerat). g) Sikre at alle beboere inkludert barn og unge er kjent med hva slags atferd som ikke er akseptabel, som for eksempel vold, seksuelt overskridende atferd, seksuell trakassering (verbal eller fysisk) og annen atferd som krenker andre beboeres personlige integritet. h) Sikre at alle beboere gjøres trygge på at opplysninger beboeren kommer med blir tatt på alvor. i) Veilede barn og unge om risikosituasjoner (vedlegg 3). j) Bruke nærmiljøets ressurser som barnevern, helsesøster eller andre samarbeidspartnere til å gjennomføre informasjonsarbeid til beboerne. Rutiner for håndtering av mistanke om fysiske og UDI 2011 a) Etabler tillit til barnet/ungdommen. Ansvarlig: Den Side 68 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak seksuelle overgrep ansatte som har en mistanke b) Begynn bruk av loggføringsskjema. Noter ned alle hendelser som kan være relevant. Den ansatte som har en mistanke Rutiner for håndtering av fysiske og seksuelle overgrep Rutinene beskriver hva som må skje raskt når situasjonen oppstår. Rekkefølgen kan variere i ulike situasjoner. Mottaksleder/ Verneombud/ Barn og familieansv./ Helsesøster Oppfølging Det skal foreligge rutiner i samsvar med UDIs retningslinjer Rutinene over beskriver hva som må skje raskt når - Oppfølging av barnet/ungdommen situasjonen oppstår. Punktene under tar for seg Mottaksleder/ Verneombud/ Barn og familieansv./ Helsesøster - Oppfølging av den mistenkte videre oppfølging - Oppfølging av de andre barna/ungdommene ved mottaket - Oppfølging av familien - Oppfølging av personalgruppen Rapportering/etterarbeid - Henvendelser fra media UDI 2011 Side 69 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse RS Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak Plan Krav Mottaket skal ha en ansatt med faglig og koordinerende ansvar for aktiviteter. I oppgaven inngår: Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Mottaket skal ha kontaktperson for lokale foreninger og samarbeidspartnere når det gjelder å samarbeide om aktiviteter til beboerne. Kontinuerlig Tiltakskonsulent Kostnad Merknad Vi skal bestrebe oss på å finne aktiviteter som kan gi beboerne meningsfull fritid. Det kan være å få til faste svømmedager, ulike ballspill i hall og andre fritidsaktiviteter som kan være møte mellom lokalbefolkning og beboere. Det kan eks. være strikkegruppe/matlaging. Dette er også returforberedende aktiviteter. Aktiviteter skal planlegges i samarbeid med samarbeidsrådet, og de har medbestemmelse rett når det gjelder bruk av aktivitetsmidler. UDI 2011 Side 70 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Trimgruppe: Mottaket har eget treningsrom med ulike apparater som trener kondisjon og styrke. I tilknytning til det også bordtennis og biljard. Fotball: legge til rette for treninger og utstyr. Delta i turneringer og vennskapskamper med andre mottak og lokale lag. Samarbeid med lokale klubber. Svømming: Alle beboere vil få tilbud om svømming en gang i måneden.. Trening på lokale treningstudio, for de boenheter på Mørkved og Bodø. - Leksehjelp - Matkurs - Småbarnstreff i samarbeid med familiesentrene - Bingo i samarbeid med Røde kors - Strikkegrupper for kvinner - Frisørsalong på mottaket, drevet av beboere. - Norsk og Engelsk undervisning på mottaket Prosjekt: Gode minner(se mer RS 2010-148) - Førstehjelpskurs for samarbeidsrådet - Dyrking av grønnsaker og krydderurter i vårt drivhus. - Sette poteter i vår potetåker. - Aktivitetsdager i forbindelse med jul/nyttår - Vi feirer nyttårsaften, med fakkeltog sammen med lokalbefolkningen, der mottaket er en sentral del av det. Beboerne serverer mat og drikke til alle. UDI 2011 Side 71 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak - Fisketurer, evt. utlån av fiskeutstyr - fjellturer i samarbeid med Bodø turlag -17 maifeiring - Utflukter: Man har utflukter flere ganger i året, både sommeraktiviteter og vinteraktiviteter. - Bowling - Aktiviteter for barn: Sporadiske aktiviteter som lekedilla, badeland eller bowling etc. - Samarbeid med lokale grupper som speider, ungdomsgrupper, skole - Samarbeid med den lokale kirken, med sporadiske aktiviteter og møteplass. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 72 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger Plan Krav Mottaket skal strukturere og målrette beboerrettede tiltak og arbeide for Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Kontinuerlig Informasjonsansv./ Tiltakskonsulent Kontinuerlig Sosialkonsulent/ Verneombud Mottaket skal sikre informasjon om tema av særlig betydning for målgruppene, gjerne i samarbeid med sektormyndigheter og frivillige organisasjoner. Kostnad Merknad forståelse for slik tilrettelegging blant beboerne, for eksempler i Mottaket skal tilrettelegge for at målgruppene har fritidstilbud tilpasset deres interesser og behov. dialog med samarbeidsrådet. Særlige krav – kvinner Vi skal legge til rette for at kvinner kan delta i praktisk Mottaket skal sikre at beboermedvirkning, slik at de får brukt sin kompetanse og kvinner har erfaring. påvirkingsmuligheter på Mottaket skal legge til rette for egen kvinnegruppe. forhold som angår dem, blant annet ved å motivere Mottaket skal ha skriftlige rutiner for å håndtere vold og dem til å delta i overgrep mot kvinner. Rutinene skal være godt kjent i samarbeidsrådet. personalgruppen. UDI 2011 Side 73 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Særlige krav – eldre Mottaket skal tilstrebe et Mottaket skal sikre at eldre har påvirkingsmuligheter på godt og strukturert forhold som angår dem, blant annet ved å motivere dem til samarbeid med helsevesen å delta i samarbeidsrådet. Kontinuerlig Helsesøster/ sosialkonsulent Kontinuerlig Helsesøster/ sosialkonsulent og NAV for at eldre som har behov for det skal få Mottaket skal legg til rette for at eldre kan delta i praktisk den oppfølging de har krav beboermedvirkning, slik at de får brukt sin kompetanse og på. erfaring. Særlige krav – personer Vi skal sikre at personer med helseproblemer og/eller med helseproblemer funksjonshemminger har påvirkingsmuligheter på forhold og/eller som angår dem, eventuelt gjennom deltakelse i funksjonshemminger samarbeidsrådet. Mottaket skal tilstrebe et Mottaket skal søke å involvere medbeboere i den praktiske godt og strukturert oppfølging og omsorg, der dette er naturlig. samarbeid med helsevesen og NAV for at beboere som har helseproblemer og/eller funksjonshemminger skal få den oppfølging de har UDI 2011 Side 74 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak krav på. Rapportering Tiltak/Metode Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Andre tema: RS 2011-002 / Elektroniske Verktøy Plan Krav Mottaket må ha elektroniske verktøy tilgjengelig for å jobbe mer effektivt. UDI 2011 Tiltak /Metode Tidspunkt Ansvarlig Opplæring/oppdatering i grunnleggende datakunnskaper: - Office - Windows - Nettleser - E-post - Fax - Datamaskin - Kamera/bildebehandling - Skanner/kopimaskin - Nettverk 4 x pr år Dataansvarlig/ Informasjonsansvarlig Kostnad Merknad Bruker fagdag til dette. Side 75 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak Mottakets hjemmeside skal være brukervennlig. Den skal alltid være oppdatert og den skal være et verktøy for alle ansatte i hverdagen. Sikkerhetsrutiner for databehandling skal være eget tema for å ivareta lov om personvern for beboere. Alle ansatte skal vite hvilke retningslinjer som skal følges. Ansatte og beboere skal få opplæring i å bruke mottakets webside. Alle skal kunne finne generell informasjon om mottaket og våre regler og rutiner. De skal også kunne finne informasjon om aktiviteter, møter, om skole, politi og helse. Mottaket skal også legge linker til aktuelle steder i byen som beboerne vil vite mer om eller besøke. Websiden skal kunne brukes av beboere som skal komme til Tverlandet mottak fra andre mottak for at de skal kunne sette seg inn i regler, rutiner og beliggenhet. Det er positivt å være forberedt på hvor en skal bo. Ansatte skal oppdatere informasjon og registrere over aktiviteter, fravær, møter og planer. Beboerne skal også få innføring i hvordan de kan bruke hjemmesiden aktivt ut mot lokalmiljøet. Rapportering Tiltak/Metode UDI 2011 Kontinuerlig Verneombud Kontinuerlig Informasjonsmedarbeider Alle Webside skal i tillegg til informasjonskanal, også være en kommunikasjonskanal ut mot lokalbefolkningen. De skal kunne følge med på det som skjer på mottaket og om mulig kunne ta kontakt hvis de eksempelvis vil ha beboere med på tur, eller komme til mottaket hvis de er interessert å delta i noen aktiviteter. Gjennomført iht plan Avvik m/ begrunnelse Side 76 av 77 SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2011 Skjema for ordinære statlige mottak UDI 2011 Side 77 av 77
© Copyright 2024