SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK

SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Mottakets navn:
Mottakets nummer:
Sjøvegan
1901
Innhold
Innledning…………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3
RS 2011-003 Reglementer for drift av statlige mottak (Driftsreglementet) ................................................................................................................ 5
Fellesarealer ............................................................................................................................................................................................................. 6
RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak ........................................................................................................ 8
RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak ........................................................................................................... 11
RS 2011-047 Satsningsområder for statlige mottak i 2013...................................................................................................................................... 12
RS 2009-007 Krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige mottak .................................................................. 14
RS 2009-007 ....................................................................................................................................................................................................... 15
RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak .......................................................................................................................... 16
RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak ................................................................................................................... 18
RS 2008-026 ....................................................................................................................................................................................................... 19
RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak ................................................................................................... 20
RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak ...................................................................................................................... 21
RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak .................................................................................................................................. 24
RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak ................................................................................................................... 26
RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid) ...................................................................................... 28
RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 31
RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak ....................................................................................................................... 32
RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak ...................................................................................................... 34
RS 2012 – 019 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak .................................................................................................................................. 35
RS 2011-011 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak .............................................................................................................................. 37
RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og ungdom i statlig mottak ........................................ 40
RS 2008-027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak ................................................................................................................... 42
UDI 2014
Side 1 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner, eldre og personer med helseproblemer/
funksjonshemninger ................................................................................................................................................................................................... 43
RS 2011 – 034 Krav til arbeid med enslige mindreårige beboere. ............................................................................................................................ 45
3.5 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak EMA ..................................................................................... 56
UDI 2014
Side 2 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Adresse:
Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere
Sandberganveien 2
9350 Sjøvegan
Tlf: 77172099
Mottaksleder:
Jenny S. Myrvoll tlf: 77172101/90953907 e-mail: [email protected]
Innledning:
Salangen kommune som driftoperatør har ansvar for drift av Sjøvegan statlige mottak for asylsøkere. Mottaket fikk utvidet sin kapasitet fra totalt
112 plasser til 124 plasser høsten 2012. Mottaket har to avdelinger – Ordinær avdeling med plass til 96 beboere fordelt mellom enslige voksne
og familier. Enslige mindreårige (EM 15 – 18 år) avdeling med plass til 28 beboere. Konseptet er basert på et bevist samspill mellom EM og
ordinær avdeling. Mottaket består av et hovedbruk med sentralisert anlegg delt på 17 leiligheter og 6 desentraliserte leiligheter. Mottaket drives
etter kontrakt mellom driftoperatør Salangen kommune og Utlendingsdirektoratet (UDI)
Motto for Sjøvegan statlige mottak er: Vi kan - vi vil! Gjennom omsorg, trygghet og samarbeid skal vi legge til rette for at asylsøkere og
flyktninger skal få et selvstendig og verdig liv. Gjøre dem mest mulig i stand for å ta selvstendige avgjørelser og ansvar for egen livssituasjon.
Derfor skal vi som hjelpere ikke sykeliggjøre og ynkeliggjøre kriserammede mennesker, vi skal legge forholdene til rette for at de kan ta frem og
bruke egne ressurser.
Årsplanen for 2014 skal fokusere på helhetlig drift av Sjøvegan statlige mottak. I tillegg skal planen kvalitetsikre at alle rundskriv innenfor de
forskjellige fagområdene UDI nevner som stasningsområder for statlige mottak i 2014. Et av satsingsområder for 2014 er "Returarbeid og retur
fremende tiltak for voksne og enslige mindreårige". Mottaket vil også i 2014 ha fokus på ”Veien videre” spesielt overfor de beboere med endelig
avslag på asylsøknaden.
UDI 2014
Side 3 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Mottaket har i alle år fram til 2012 hatt ca 30 – 40 ankomster på EM avd. I løpet av 2012 hadde mottaket hatt 77 ankomster av enslige
mindreårige, og 2013 var det 70 ankomster på EM avd. Dette siden EM får raskere saksbehandling på asylavdelinga og kortere botid i mottaket
for denne gruppa. Dette er en fantastisk framgang ved at mottaket skal bare være et midlertidig opphold spesielt for EM. Utfordringene blir at
Sjøvegan har fått større utgifter på tolketjenester, aktivister og et merarbeid i forhold til kartlegging på alle EM ankomster, samt større slitasje på
leilighetene. Den totale driftramme for Sjøvegan statlige mottak er omtrent den sammen som har vært siden 2009. Det er viktig at dette blir
synliggjort slik at det overføres tilstrekkelig til økonomiske rammer til EM avdelingen. Det slik at behovene til den enkelte EM kan bli ivaretatt
på en god og forsvarlige måte etter UDIs vedtekter, forskrifter og rundskriv.
I forhold til bosettingsarbeidet skal Sjøvegan statlige mottak videreføre et godt samarbeid med IMDi, hvor hovedfokuset er raskt og god
bosetting for alle beboere med oppholdstillatelse med bosetting. EM beboere med opphold m/bosetting blir rask bosatt og de har veldig kort botid
i mottaket, mens familier og enslige voksne kan bli boende opp til et år i mottaket etter vedtak om bosetting.
Mottaket merker at det er store innstramninger i asylpolitikken med at færre få innvilget opphold med bosetting. Vi ser en større økning av antall
EM som får avslag og de blir forsatt lengeværende på mottaket. Mange i denne gruppa sliter med store psykiske belastninger og trenger
oppfølging gjennom helse og BUP, Sjøvegan. UDI opprettet returrådgiverprosjekt ”Veien videre” og Sjøvegan statlige mottak har fått frikjøpt
Howard Cameron Davis til å jobbe i dette prosjektet. Siden dette prosjektet strata høsten 2012, ser vi at noen EM har returnert frivilling med
IOM til hjemlandet. Dette er en positiv utvikling i riktig retning, og mottaket ser at stillingen som returrådgiver er særdeles viktig på mottaket for
å jobbe aktiv opp mot beboere som har fått endelig avslag på sin asylsøknad. Får å lykkes mer i returarbeidet etterlyser mottaket klarere føringer
fra UDI og bedre oppfølging fra PU om beboere som har endelig avslag og som ikke er motivert for frivillig retur. Vi ser at denne gruppa blir
bare større også her på Sjøvegan statlige mottak. Disse beboere er ressurskrevende. De blir "lengeventende" mange sliter med fysisk og psykisk
helse. Dette utfordrer mottaksansatte og samarbeidspartnere ved at disse beboerne blir værende et "vakuum" hvor beboere ikke ser håp og ikke
tar initiativ i egen situasjon og liv. Dette er en utfordring for personalet og veldig belastende for de beboerne det gjelder.
I løpet av slutten av 2013 registrerte mottaket at det er blitt en nedgang av Dublinere i mottaket, spesielt på EM avdelinga. Dette kan skyldes
endring i saksbehandlinga rundt dublinere. Alle dublinere under 18 år får nå realitetsbehandlet sin sak. De får rett til skolegang og mottar full
økonomisk ytelse. Etter denne endringa kan vi se litt endring i psykisk helse hos EM.
UDI 2014
Side 4 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2011-003 Reglementer for drift av statlige mottak (Driftsreglementet)
Plan
Krav
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Side 5 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2011-003
Tiltak :
Mottaket har 28 EM plasser og 96 plasser på
Ordinær avd. Til sammen 124 plasser. Mottaket
har et sentralisert anlegg delt på 17 leiligheter
og 6 desentraliserte leiligheter.
Metode:
Alle EM bor i egne leiligheter m/egne låsbare
soverom. 28 EM fordelt på 5 leiligheter.
Nattevakt er plassert i en av disse leilighetene.
Alle leilighetene har egen inngang med
oppholdsrom, bad, kjøkken og soverom. Og
alle har selvhushold.
En gang pr. mnd er det beboerråd for Odr. Avd
og ungdomsråd for EM det er en
miljøarbeider/terapeut tilstede på begge
møtene. Se delplan
Mottaket skal ivareta alle punkter beskrevet og
påkrevd i RS 2011 – 003, samt forberede
beboere retur el bosetting i Norge. Dette gjøres
i individuelle samtaler og gjennom
informasjonsprogrammet.
Fellesarealer
Flerbrukshus – Dynaia (”verden” på arabisk)
er på 35.8 m2 og møterom Savanna.– Styres
hovedsakelig av Beboerrådet og ungdomsrådet
til følgende formål;
UDI 2014
En gang pr.
mnd,
Beboere/miljøarbeidere
og terapeuter.
Jevnlige
samtaler
Koordinatorer EM og
Ord, Returrådgiver.
Informasjonsansvarlig
som gjennomfører
ifo.pro hver torsdag.
Side 6 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Møtelokale, til formelle og uformelle formål og
er et supplement til mottakets møtelokaleBarna aktiviteter.
Aktivitetsarena til hobby og biljard.
Jevnlig
Utstyrt med tavle, for mulighet til undervisning.
Kjøkken ved felles arrangement.
Tilrettelegge for religionsutøvelse – særlig i
spesielle perioder (Bla. Ramadan).
Kvinnegruppe på mottaket møtes 1 gang pr.
uke på et aktivitetsrom, for å sy, strikke, prate,
drikke kaffe osv. Målet er at kvinnene selv skal
”drive” dette tilbud. Parallelle tilbud også
utenfor mottaket. ( eks. Frivillighetssentralen)
Beboere og alle ansatte
på mottaket.
Tiltak: Mottaket drives etter gjeldende lover
og forskrifter. Samt sørger for at alle ansatte er
kjent med disse.
Metode: Mottaket sørger for å følge opp drifta
i henhold til styringsdokumenter. Ansatt har
avsatt lesetid til å gjøre seg kjent med RS,
delplaner og styringsdokumenter.
UDI’s tilsyn gir anledning til å gjennomgå
driften av Sjøvegan mottak på et detaljert nivå
slik at mottaket får en helhetlig og meningsfylt
tilbakemelding. På den måten kan mottaket
korrigere driften der det er nødvendig.
UDI 2014
1 timer pr.
uke
Alle ansatte.
1 – 2 pr år
UDI, beboere, PTV,
Koord, mottaksleder,
DRO
Side 7 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Ansatt ved mottaket mottar en g. pr. mnd
veiledning gjennom BUP. Sjøvegan
DRO og mottaksleder sørger for at ansatte får
delta på kurs, seminarer osv som er nødvendig
for å ivareta arbeidsoppgavene.
UDIs krav om Informasjonssikkerhet blir
ivaretatt gjennom DROs datatilsyn og
taushetsplikt. Mottaket har datasystemet sitt
under K4 til DRO.
1 g. pr. mnd
Alle ansatte, BUP
Sjøvegan
Jevnlig
Alle ansatte
Jevnlig
IKT – i kommunen
DRO.
RS 2008-044 Krav til plan-, rapporterings- og økonomiarbeid i statlige mottak
Plan
Krav
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Side 8 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-044
UDI 2014
Kontinuerlig og
etter oppsatt
frister
DRO,
Mottaksleder
Økonomi pers.
Jevnlig
Beboere EM og
Ord, ansatte
Årsrapport
Tiltak: Mottaket sender årsrapport til UDI
innen 1. mars.
Metode: Mottaket bruker UDIs skjema for
rapportering med beskrivelse av gjennomførte
aktiviteter og gjør rede for avvik. HMS
egenerklæring blir også levert.
Mottaket involverer også de ansatte i
rapporteringsarbeidet. Beboere får mulighet til
dette gjennom sine møter.
God tid før 1
mars.
ansatte og beboere.
Budsjettarbeid
Tiltak: Mottaket skal utarbeide årsbudsjett for
drifta og melde fra til UDI dersom det blir
foretatt store justeringer.
Metode: Mottaket har eget budsjett for ordinær
Jevnlig
Tiltak:
Mottakets årsplan og delplaner for sin
virksomhet er tilgjengelig for alle ansatte, samt
at dette sendes UDI innen 1. januar..
Metode:
Alle ansatte har muligheter til deltakelse i
planarbeidet på personalmøtene en g. pr. mnd.
Beboere har mulighet til deltakelse og
innflytelse på de deler av planarbeidet som har
betydning for deres livssituasjon gjennom
deltakelse på beboerrådsmøter og i
ungdomsrådet.
Økonomiansvarlig,
DRO og
mottaksleder.
Side 9 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
avd og et eget for EM avd. Budsjettet
gjennomsåes jevnlig med DRO.
Økonomiansvarlig,
Regnskap
Metode: Mottaksleder og merkantilt personale
Økonomirapport DRO og
har ansvaret for at UDI`s krav imøtekommes jfr sendes DRO 4
mottaksleder.
RS 2008 – 044. Salangen kommune følger
g. pr. år
kommuneloven og andre forskrifter som
regulerer offentlig regnskapsførsel.
Mottaket fører og oppbevarer regnskap for
ytelser til beboerne etter UDI`s gjeldende
pengereglementet RS 2008 - 035, dette i henhold
til god arkiv- og regnskapsskikk.
”Revisors erklæring” skal signeres årlig og
vedlegges regnskapet.
Refusjonskrav
Metode:
Refusjonskravene utformes etter fastsatte
retningslinjer fra UDI. Refusjonskravene
vedlegges originalkvitteringer, kopi av faktura
og nødvendig dokumentasjon for alle typer krav.
Refusjonskravene behandles og får godkjenning
av revisjonen for innsending.
Salangen kommunes administrative rutiner
knyttet til budsjett og regnskapsarbeid gjelder
også Sjøvegan mottak. Troms
UDI 2014
Side 10 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Kommunerevisjon, Distrikt 2 er revisor for
Salangen kommune og Sjøvegan mottak. Når
det gjelder innsynsrett styres Salangen
kommune av offentlighetsloven og
forvaltningsloven. Med denne organiseringen vil Jevnlig
Salangen kommune ivareta kravet om
administrative oppgaver jfr. Driftsreglementet.
RS 2008 – 035.
Mottaket skal sørge for å levere inn årlig
revisorerklæring vedlagt årsregnskapet.
Økonomiansvarlig,
DRO, revisjon og
mottaksleder.
Revisjon
Metode: DRO og mottaket er forpliktet til å
legge fram all relevant dokumentasjon
vedrørende bruk av UDIs overføringer etter
anmodning fra UDI eller Riksrevisjonen.
-
1a. Plan-, rapporterings- og
økonomiarbeid for drift av Sjøvegan
mottak.
-
1b. Plan for avviksbehandling
4. Databehandleravtalen
RS 2008-035 Reglement for økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
RS 2008-035
Metode:
Kontinuerlig
DRO,
UDI 2014
Kostnad
Merknad
Side 11 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Mottaket følger pengereglementet som gjelder for alle
beboere i mottak, med mindre annet er bestemt av UDI.
Alle beboere får pengeutbetalinger gjennom
Bankaksept- kort den 01 og 16 hver mnd. Registrering
gjøres på SESAM
Økonomi pers.
Mottaksleder
Tiltak og metode beskrives i følgende tilleggs
dokumenter fra UDI og delplaner for drift av Sjøvegan
mottak:
-
UDI`s Reglementet for økonomisk hjelp til
personer i statlig mottak med fortolkninger.
RS 2011-047 Satsningsområder for statlige mottak i 2013
Plan
Krav
RS 2011-001
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Retur
Tiltak:
Mottaket skal legge til rette for kvalifisering og
aktiviteter som forbereder og motiverer til retur for de
som har fått avslag på sin asylsøknad.
Metode: Mottaket har inngått avtale med UDI om
returrådgiver som også blir videreført til 1. juli for
ordinær avd og til 31 desember 2014 for EM..
Returrådgiver gjennomfører jevnlige motiverende
samtaler med beboere både med EM og beboere på ord
avd. EM med tidsbegrensa vedtak får tilbud om
opplæring kurs for å heve sin kompetanse til bruk i
Jevnlig
Returrådgiver
Mottaks
personalet,
samarbeids
partnere,
Informasjonsa
nsvarlig,
returansvarlig.
Kostnad
Merknad
Side 12 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
hjemlandet - hjemlandsinformasjon. Det samme
gjelder også beboere på ordinær avd.
Aktiviteter for barn og unge
Tiltak: Mottaket skal styrke arbeidet med
aktivitetstiltak for barn og unge, samt at mottaket får
mulighet for å søke UDI om ekstra tiltaksmidler til
aktiviteter.
Metode:
Mottaket sender søknad til UDI når det foreligger
tilbud om ekstratilskudd til tiltak for barn og unge.
Etter gjennomførte tiltak rapporters det innen fristen
med bilag av kvitteringer, og rapport.
Se delplaner
- 18. Retur, tilbakevending og reintegrering
i hjemlandet.
- 10. Kvalifiseringsarbeid
- 13. Plan for arbeid med barn og unge i statlige
mottak
- 16. Informasjonsprogram
- 17. Lokalsamfunnsarbeid
- 12. Plan for samarbeid og kontakt mellom
mottak og nærmiljøet
- 06. Psykisk helsearbeid
- 09. Kriseplan for Salangen kommune
- 19. Politisamarbeid
- 20. Rutiner for håndtering sv trusler, vold,
misbruk og dødsfall i mottak
- 21. Menneskehandel
UDI 2014
Jevnlig
Koordinator,
miljøpersonale
Side 13 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
-
22. Vaktrutiner
23. Vold i nære relasjon
27. Brann
RS 2009-007 Krav til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av UDIs tilsyn med statlige
mottak
Plan
Krav
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Side 14 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2009-007
IM 2012 - 007
UDI 2014
årlig
Tiltak:
Tilsyn/etterkontroll er en gjennomgang av driften av
mottaket for å kontrollere at den er i samsvar med
tilbudet som er tildelt kontrakten og med regelverket
som gjelder for drift av mottak. For EM avd skal det
vurderes to tilsyn pr. år (vår og høst). For Ordinær avd
gjennomføres det tilsyn en gang pr. år. Det er UDI
RKN som gjennomfører tilsyn.
Metode:
Mottaksleder skal i forkant av tilsyn
(Ord./EM/andregangs tilsyn), avklare sammen med
UDI, program og hvem som skal delta på tilsyn i
forhold til plasstillitsvalgt, aktuelle ansatte beboerrådet
og samarbeidspartnere.
Mottaksleder og UDI skal vurdere behovet for å
benytte tolk under de deler av tilsynet hvor
ungdomsrådet el beboerrådet er tilstede.
Mottaket skal ivareta alle punkter i RS 2009 – 007 og
IM 2012 - 007. I tillegg skal mottaksleder sørge for å
distribuere kopi av tilsynsrapport til alle ansatte,
beboerrådet og de aktuelle samarbeidspartnere som er
spesielt berørt av innholdet i rapporten, og diskutere og
korrigere/innfri avvik.
Mottaksleder skal sørge for at håndtering av avvik blir
ivaretatt, og at tilbakemelding gis skriftlige til UDI
RKN og DRO innenfor oppgitte frister.
DRO, mottaks
leder, andre
(eks
samarbeids
partnere,
avhengig av
UDI`s
intensjon for
møte, beboere.
Side 15 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2010- 084 Krav til bemanning og kompetanse i statlige mottak
Plan
Krav
RS 2010- 084
UDI 2014
Tiltak /Metode
Bemanning:
Tiltak:
Årlig reviderer mottakets stillingsbeskrivelser.
Mottaket har rutiner på at alle ansatte leverer
politiattest. Årlig reviderer mottakets vaktrutiner.
Mottaket skal til enhver tid ha en gyldig og godkjent
turnus jfr. gjeldende lovverk. Arbeid utføres sammen
med PTV og VO. Sjøvegan mottak skal ha
døgnkontinuerlig bemanning i henhold til UDI`s krav
til drift av EM avdeling. Den nye kontrakten utfordrer
bemanningen og tjenesten. Administrasjonen er
bemannet fra mandag til fredag kl.08.00-15.45.
(sommer 08.00-15.00) Personalet vil til enhver tid
vurdere sin arbeidstid opp mot arbeidssituasjonen med
hensyn til kontakt med beboerne og
samarbeidspartnerne. Mottaket har i tillegg en
bakvaktsordning fordelt mellom mottaksleder og 3
koordinatorer, som innebærer at turnuspersonalet, UDI,
politi eller barneverntjeneste 24 t i døgnet kan få
kontakt med bakvakt.
I de tilfeller hvor miljøpersonalet må forlate mottaket,
eks. ifm. aktivitet, skal mottakets brannvakter
bestående av beboere informeres. Mottaket skal
Tidspunkt
Ansvarlig
Jevnlig
DRO,
mottaksleder,
PTV, VO,
beboere.
Koordinatorer,
miljøpersonalet.
Kostnad
Merknad
Jevnlig
Side 16 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
kontinuerlig styrke opplæring av de brannvakter ifm.
Brannsikkerhet.
Alle ansatte.
Metode:
DRO satser på høyt kvalifisert bemanning med
hovedvekt innenfor barne- og ungdomsfaglig, ICDPforeldreveiledning, MI- kurs, høyskoleutdanning,
aktivitet og flerkulturell kompetanse. Mottaket er i
stadig endring, økt ny og relevant kompetanse ut fra
behov til beboere. Alle ansatte må kunne levere
politiattest og signere taushetserklæring.
Kompetanse
Tiltak:
DRO skal sørge for balansert alders og
kjønnssammensetting i personalgruppa, samt
flerkulturell kompetanse. Oppfordre innvandere til å
søke på ledige stillinger. Vektlegge høyere utdannelse
og ledererfaring ved ansettelse av mottaksleder.
Mottaket skal ha en person med høyskoleutdannelse jfr
RS 2010-084.
Metode:
Mottaket har mottaksleder som har høyere utdannelse
og ledererfaring, 3 Koordinatorer og 5 miljøterapeuter
med høyskoleutdannelse og videreutdannelse, 2
miljøarbeidere med barne- og ungdomsarbeider, 5
miljøarbeidere u/utdannelse. Mottaket har også ansatte
med innvandrerbakgrunn og ansatte med barnefaglig
utdannelse på høyskolenivå. Har en ansatt med
UDI 2014
Jevnlig
Alle ansatte.
Side 17 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
høyskoleutd som har ansvar for informasjonsarbeidet.
Ansatt som har ansvar for beboer økonomi/regnskap
har ett år utdannelse innen kontor og administrasjon.
Mottaket har stillingsbeskrivelse for alle ansatte. Disse
blir årlig gjennomgått og revidert dersom
stillingsinnholdet endres. Alle ansatte og nytilsatte får
tilbud om å delta på UDIs opplæringstiltak eller andre
kurs/seminarer.
Mottaket har avtale med BUP, Sjøvegan om veiledning
2,5 t en gang pr mnd for alle ansatte. Mottaket har også
jevnlig kontakt med andre faginstanser som skole,
barnevern, helse, politi, BUP osv. En gang pr. mnd
deltar mottaksleder i flyktningforumet i Salangen.
Jevnlig
Alle ansatte og
TEFBUS
- Plan for bemanning og kompetanse
- 25. Veiledning og kompetanseheving tiltak
RS 2008-026 Krav til databehandling og taushetsplikt i statlige mottak
Plan
Krav
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Side 18 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-026
UDI 2014
Jevnlig
Tiltak:
Mottaket skal kun behandle personopplysninger som
UDI har stilt til rådighet el som samles inn på vegne
av UDI.
Metode:
For å ivareta konfidensialitet, integritet og
tilgjengeligheten av personopplysninger til beboere
blir disse opplysningene oppbevart i
låsbart/brannsikker arkivskap i låsbart kontor.
Alle opplysninger som sendes til UDI enten via post
eller kryptert via UDIs postmail system. Ansatte som
har tilgang til SESAM har egne passord. Mottaket har
avviksprotokoll hvor det føres inn alle avvik ved
sikkerhetsbrudd el feil bruk av informasjonssystemet.
Mottaket har årlig sikkerhetsrevisjon på
personalmøtet, og ved evt feil bruk av
informasjonssystemet blir dette tatt opp med leder i
seksjonsmøtene. Alle ansatte skal underskrive
taushetserklæring, samt at det innhentes politiattest.
Når beboere flytter/forlater mottaket blir alle
dokumenter som ikke skal oversendes UDI slettet og
makulert. Mottaket har rutiner om regelmessig
gjennomgang og slette informasjon om beboere når
de reiser fra mottaket. INGEN INFORMASJON skal
oppbevares i mottaket når beboere reiser.
- 04. Databehandleravtalen
- 1b. Plan for avviksbehandling
- 05. Etiske retningslinjer
DRO,
mottaksleder,
samtlige ansatte og
samarbeidspartnere.
IT seksjon.
Side 19 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-025 Krav til god forretningsskikk for driftsoperatører for statlig mottak
Plan
Krav
RS 2008-025
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak:
Mottaket skal drives etter prinsippene for god
foretningsskikk. Mottaket og UDI skal ha fokus på
gjensidig tillit, åpenhet og lojalitet. DRO skal unngå
sammenblanding av eierinteresser mellom seg selv og
ansatte/ underleverandører når det gjelder kjøp av varer
og tjenester som er direkte refunderbare. DRO skal
informere UDI om transaksjon som gjelder ytelser som
ikke er direkte refunderbare hvis den involverte ansatte
el underleverandører som kan regnes som nærstående,
som ektefelle, egne barn, søsken, slektning osv.
Metode:
Hvis slike tilfeller oppstår skal DRO rapportere inn om
evt forhold i årsrapporten. DRO skal kontakte UDI
dersom det oppstår tvil om tolkingen av kravene.
Jevnlig
DRO,
mottaksleder,
-
UDI 2014
Kostnad
Merknad
05. Etiske retningslinjer
Side 20 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-031 Krav til innkvarteringstilbud i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
RS 2008-031
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Boforhold
Tiltak:
Mottaket skal sørge for at beboer har egnet boforhold
etter alder og kjønn. Beboer skal også kunne disponere
fellesarealer og oppleve trygghet og sikkerhet i
hverdagen. Mottaket skal kunne bidra med utlån av div
utstyr.
Metode:
Mottakets EM avd har 5 leiligheter med plass til 28
EM. Alle EM har egne låsbare soverom og alle
leilighetene egen inngang, stue, kjøkken, låsbare bad og
toalett, vaskerom med vaskemaskin og tørketrommel.
Det er også mulighet for felles matlaging og bespisning Jevnlig
i leilighetene. EM har selvhushold og får opplæring i å
lage næringsrik og variert mat.
Familie og enslige voksne har egen inngang, soverom,
stue, kjøkken, låsbare bad og toalett, vaskemaskin osv i
sine leiligheter. Beboere med særskilt behov får så
langt det lar seg gjøre en tilpasset boløsning. Alle
enslige kvinner har egne leiligheter for kvinner.
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
DRO,
mottaksleder,
boligstiftelsen,
ansatte på
mottaket.
Fellesarealer
Metode:
Alle leilighetene inneholder (6 pers pr leilighet + 4 pers
i 1 leilighet) kjøkken, bad og toalett. Enslige Kvinner
UDI 2014
Side 21 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
og menn deler ikke leilighet.
Informasjonsprogrammet gjennomføres hver torsdag på
møterom Savanna el Serengeti. Barn som ikke har
barnehageplass (barn under 4 år) får tilbud om 5 t pr.
uke om pedagogisk opplegg gjennom mottaket. Barn i
skolealder får tilbud om leksehjelp 2 ganger pr. uke via
SAFA pensjonerte lærere. EM får tilbud om daglig
leksehjelp i EM leilighetene el. på Serengeti.
Aktivitetshytta blir brukt til felles aktiviteter som
biljard, kvinnegruppe, bønnerom under ramadan, ID
feiring osv. Savanna brukes til film kvelder for barn og
EM og til større TV når det er fotballkamper. Mottaket
har en egen lekeplass m/ lekehus, uteleker, husker, utesjakk, ski utstyr, akebrett, friluftutstyr m.m for barn og
unge.
Trygghet
EM avd har en leilighet for 4 pers tilpasset spesielt
jenter. Leiligheta har egen inngang, låsbare dører til
soverom, toalett og hoveddør. Nattevaktrommet er også
i samme leilighet. Denne er spesielt skjema boenhet for
å trygge hverdagen til sårbare unge som trenger
skjerming. Alle enslige kvinner bor i egne
kvinneleiligheter med egen inngang, låsbare dører til
soverom, toalett, hoveddør osv. Mottaket er
døgnbemannet slik at det er mulighet for beboere å ta
kontakt med ansatte hvis de skulle trenge ambulanse,
politi osv. Beboere som blir utsatt for vold, trussel om
vold, trakassering el seksuelle overgrep vil
UDI 2014
Mottaksleder,
koord,
miljøansatte.
Mottaksleder,
koord,
miljøansatte
Side 22 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
mottaksansatte bistå disse slik at de kan anmelde
forholdet til politiet. Alle beboere blir skjerma for
uønsket eksponering i media. Dette siden media må
først kontakte mottaket v/leder. Alle leilighetene til EM
er sentralisert på mottaket. Mottaket har til en hver tid
oversikt over EM ved at ansatte er innom leilighetene
morgen, formiddag, midt på dag, ettermiddag, kveld og
natt. Alle som skal besøke EM må vise identitetsbevis.
Sikkerhet
Metode:
Mottaket har utarbeidet skriftlige rutiner for
brannsikkerhet og det gjennomføres brannsikkerhets
kurs for både ansatte og beboere. Alle leilighetene har
oppslag branninstrukser på beboernes språk. Mottaket
har jevnlig brannsikkerhetskurs/opplæring på alle nye
beboere og de beboere som har bodd lenge ved
mottaket. Beboere får da opplæring hvor nødutganger
er, brannalarmer og hvor slukkingsutstyr er plassert.
Mottakets ansatte får minimum 2 g pr år grunnleggende
brannversopplæring med praktiske slokke –
evakueringsøvelser av brannvernsjefen i Salangen
kommune. Mottaket har også kvartalsvise brannøvelser
hvor både beboere og ansatte deltar på. Mottaket har
noen ansatte som har spesialisert seg innen for dette
området. Mottaket har til en hver tid oppdaterte
beboerliste gjennom UDIs SESAM program.
Utlån av utstyr
Metode:
UDI 2014
Jevnlig
Mottaksleder,
koord,
miljøansatte,
beboere
Brannsjekk 1
g. pr. mnd i
alle
leilighetene.
Side 23 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Mottaket har forskjellige utstyr til utlån for alle beboere
slik at de skal kunne delta på ulike aktiviteter både
innenfor mottaket og til div aktiviteter utenfor mottaket
som ski, fotball, Zumba, step, styrketrening, svømming
osv. Utlån av ski, akebrett, uteleker, soveposer,
tursekker, fiskestenger, rulleskøyter, telt, div kjøkken
utstyr m.m
,
RS 2008-032 Krav til etiske retningslinjer for statlige mottak
Plan
Krav
RS 2008-032
Tiltak /Metode
Retningslinjer for relasjon ansatte –UDI
Metode:
Samarbeidet mellom mottaket og UDI bygger på
lojalitet, tillit og åpenhet. Ansatte skal bruke sin
ytringsfrihet på en måte som tar tilbørlig hensyn til de
interesser UDI skal i vareta. Mottaket skal forholde seg
etter UDIs kjerneverdier, profesjonalitet, helhet og
menneskeverd innenfor alle ansvarsområder til
mottaket. Mottaket bruker aktiv UDIs vedtak og
retningslinjer i det daglige arbeidet. Etiske
UDI 2014
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Tiltak:
Mottaket har utarbeid etiske rettiningslinjer i tråd med
UDIs påkrevet retningslinjer jfr. RS 2008-032
Evalueres
Samtlige
jevnlig på
ansatte
personalmøte.
Side 24 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
retningslinjer blir tatt opp jevnlig på personalmøte.
Hvis det oppstår dilemmaer og kritikkverdig forhold
som undergraver mottakets oppgaveløsning vil dette tas
opp med UDI regionkontor Nord.
Retningslinjer for relasjon ansatt – beboer
Metode:
De ansatte skal ivareta beboerens rett til personvern,
være tydelig i forhold til sin rolle og ansvar i
samhandling med beboerne. Ansatte skal tilstrebe en
likeverdig behandling og motvirke
forskjellsbehandling, samtidig legge til rette for at
beboer i størst mulig grad kan ivareta egen
livssituasjon. Ansatte skal gi god omsorg til EM –
tilrettelegge for samtaler, bygge relasjoner gjennom
ulike aktiviteter og tilstedeværelse med hver enkelt
EM. Ansatte skal ikke gi eller motta tjenester, gaver el
belønning fra beboere, uansett hvis de er av symbolsk
karakter. Ansatte skal heller ikke innlede et seksuelt
forhold/parforhold med beboere.
Retningslinjer for relasjonen ansatte - lokalsamfunn
Metode:
Ansatte ved mottaket skal opptre som aktiv formidlere
av innhold i og grunnlaget for statens flyktning –
innvandrings – og mangfoldspolitikk i kontrakten med
samarbeidspartnere og lokalmiljø. Ansatte skal være
aktive brobyggere mellom mottak og lokalsamfunnet
og fremme gode relasjoner og toleranse i lokalmiljøet.
UDI 2014
Evalueres
jevnlig på
Samtlige
personalmøte. ansatte
Evalueres
Side 25 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Dette gjøres ved at beboere deltar på ulike idrettsarena
sammen med lokalbefolkninga. Beboere som har rett til
skole går også på samme skole som lokalbefolkninga.
Ansatte er bevist gjennom informasjon, diskusjon for å
unngå verv, oppdrag eller jobber som medfører
habilitetskonflikter. Alle ansatte har skrevet under
taushetsløftet og tema blir tatt opp jevnlig på
personalmøtet slik at alle skal kunne ivareta sin
taushetsplikt på en profesjonell måte, både i formelle
samarbeidsrelasjoner og utafor arbeidssituasjonen.
jevnlig på
Samtlige
personalmøte. ansatte
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
drift av Sjøvegan mottak:
-
05. Etiske retningslinjer
RS 2008-029 Krav til bruk av tolk og språkassistenter i statlige mottak
Plan
Krav
RS 2008-029
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tiltak:
Mottaket skal sikre at det benyttes tolk ved behov jfr.
RS 2008-029. Som hovedregel skal vi benytte tolk når
en av partene ønsker/trenger det. ”Vi trenger å forstå og
vi trenger å bli forstått” Mottaket benytter seg mest av
profesjonelle tolker gjennom Språksenteret I noen
tilfeller kan vi bruke lokale tilstedetolker der det er
hensiktmessig.
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Samtlige
ansatte
Side 26 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Metode:
Mottaket har som hovedregel å bruke telefontolker el.
tolk gjennom lyd/bilde i samtaler med beboere.
Mottaket bestiller da tolk gjennom Språksenteret.
(Tolkene her har gjennomgått opplæring etter gjeldene
regler for tolker). Dette siden vi har få lokale
tilstedetolker, også siden mottaket ligger på et lite sted
hvor alle kjenner alle. Og det er viktig å skjerme
beboere i vanskelige og sensitive samtaler. Derfor
bruker mottaket mest tolker gjennom Språksenteret. Se
plan for bruk av tolker nr. 14
Når mottaket bruker lokal tilstedetolk bruker vi i
forkant å sikre oss at tolken har fått nødvendig
opplæring/kurs før vedkommende kan tolke. I forkant
bruker mottaket å innhente taushetserklæring,
gjennomgå arbeidsoppdraget, avtale lønn osv.
Mottaket har jfr budsjett avsatt midler til tolke oppdrag
(se budsjett).
Daglig i
planlagt
samtaler
m/beboere.
Samtlige
ansatte
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
drift av Sjøvegan mottak:
-
UDI 2014
14. Bruk av Tolk og språkassistenter
Side 27 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-054 Krav til mottakenes samarbeid med lokale instanser (lokalsamfunnsarbeid)
Plan
Krav
RS 2008-054
Tiltak /Metode
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
DRO,
mottaksleder,
TEFBUS, alle
ansatte.
Tiltak:
Salangen kommune har drevet Sjøvegan mottak siden
1989 og mottaket har som resultat av dette lang og
varierende erfaring når det gjelder samarbeid med de
øvrige offentlige instanser samt frivillige lag og
foreninger. Dette etter RS 2008-054
Metode:
Mottaket har et godt og strukturert og løpende
samarbeid med de ulke instanser.
Helsetjenesten: Beboere som ankommer mottaket får
innkalling til helsesøster etter ca to uker etter ankomst.
Utfra behov hos beboere bli de fulgt opp via
helsesøster og lege. Helsesøster gjennomfører
obligatorisk informasjonsprogram for EM og Ord avd
når det gjelder helse. Mottaket har jevnlig
telefonkontakt med helse ang beboere.
Barnevern: Ved bekymring i forhold til beboer blir
dette meldt skriftlig til Astafjord barneverntjeneste.
Skole: Alle barn og unge som er i skolepliktig alder
har obligatorisk skoletilbud på Salangen el Sjøvegan
videregående skole. Det gjennomføres skolemøter en
gang pr. mnd med videregående skole og Salangen
skole.
Politiet: Mottaket har løpende samarbeid med politiet,
UDI 2014
Tidspunkt
Jevnlig
Side 28 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
og politiet gjennomfører informasjonsprogram for
beboere ”Norske Lover, regler og verdier” (se plan for
samarbeid med politiet nr. 19) Mottaket har et godt
samarbeid med politiet i forbindelse med
uttransportering, samt gi politiet nødvendige bistand
under etterforskning av straffbare forhold som politiet
mistenker involverte beboere.
Brannvesenet: Mottaket har også her løpende
Jevnlig
samarbeid med brannvernsjefen i Salangen når det
gjelder brannsikkerhet i mottaket (se side 23
sikkerhet).
Bibliotektjeneste: Alle beboere får tilbud om å bruke
biblioteket. Her har beboere tilgang til en del bøker på
sitt morsmål og tilgang til gratis internett og data.
Åpningstidene er annonsert i resepsjonen. Mottaket har
løpende samarbeid med bibliotekaren.
Frivillige organisasjoner: Mottaket har også jevnlig
kontakt med frivillighetssentralen, Røde kors og
idrettsforeninga. Mottaksleder møter i ulke
samarbeidsmøter.
BUP: Mottaket mottar veileding en gang pr. mnd.
Samarbeider i forhold til den enkelte beboer som er
blitt henvist dit osv.
Alle ansatte
Annen hver mnd avholdes det møte i
Flyktningforumet for å diskutere felles generelle
problemstillinger/temaer som er viktig for
flyktningarbeidet i Salangen. Her deltar mottaket
v/leder, barnevernet, skole, helsesøster, BUP, PPT og
UDI 2014
Side 29 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
politi.
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
drift av Sjøvegan mottak:
-
-
UDI 2014
12. Plan for samarbeid og kontakt mellom
mottak og nærmiljøet
17. Lokalsamfunnsarbeid
16. Informasjonsprogram
10. Kvalifiseringsarbeid
06. Psykisk helsearbeid
09. Kriseplan for Salangen kommune
19. Politisamarbeid
20. Rutiner for håndtering sv trusler, vold,
misbruk og dødsfall i mottak
Side 30 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-034 Krav til beboermedvirkning i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
RS 2008-034
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak:
Mottaket skal tilby beboermedvirkning til voksne beboere
som har forutsetninger og interesser for det.
Mottaket skal legge forhold tilrette for å tilby beboere
meningsfylte oppgaver knyttet til mottaksdriften, gi
medansvar for utformingen av beboerrettede tiltak og at
beboere skal ha en reell påvirkning i saker som angår
deres hverdag.
kontinuerlig
Koordinator/
miljøarbeider,
Beboerrådet
Kostnad
Merknad
Metode:
Alle voksne beboere får tilbud om å delta på
beboerrådsmøtet (se også eget budsjett) en gang hver
mnd. Det er avsatt fast tidspunkt og saksliste i forkant av
møtet. Her blir det tatt opp saker som angår beboere,
aktiviteter, fellesturer, sosiale trivselstiltak osv. EM avd
har egne Ungdomsråd (se også eget budsjett) en gang
hver mnd. Det er avsatt fast tidspunkt og saksliste i
forkant av møtet. Her blir det tatt opp saker som angår
beboere, aktiviteter, fellesturer, sosiale trivselstiltak osv.
Voksne beboere blir tilbydd ulike oppgaver som vask av
aktivitetshytta, vask av leiligheter og klargjøring av
leiligheter i samarbeid med miljøpersonalet. Andre
oppgaver kan være måking av snø, rydding av
uteområdet, plenklipping, vedlikehold av mottaksområdet
UDI 2014
Side 31 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
osv. Beboere blir orientert om tilsyn og at de har mulighet
til å uttrykke sitt syn på driften til UDI både under tilsyn
og ellers.
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for drift
av Sjøvegan mottak:
- Plan for bemanning og kompetanse
-
17. Lokalsamfunnsarbeid
16. Informasjonsprogram
10. Kvalifiseringsarbeid
06. Psykisk helsearbeid
27. Brann
14. Bruk av Tolk og språkassistenter
RS 2009-041 Krav til informasjonsarbeid i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
RS 2009-041
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Tiltak:
Mottakets informasjonsarbeid skal ha fokus på intern
organisering og ansvarsplassering, samt ha fokus på
programmene/ modulene for voksne og for barn og
unge og informasjon via andre kanaler og arenaer.
Kontinuerlig
Se UDI Plan or
informasjonsprogram
Metode:
Mottaket har ansatt en
koordinator/informasjonsansvarlig som har total
UDI 2014
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Informasjons
ansvarlig/
koordinatorer,
Beboerrådet
Informasjons
ansvarlig/
koordinatorer,
Side 32 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
ansvar for informasjonsprogrammet. Denne personen i
samarbeid med personalgruppa og eksterne
samarbeidspartner som helse, politi, skole osv utarbeid
en informasjonsplan. Informasjonsansvarlige
Jevnlig
kvalitetsikrer både metode og innholdet i
informasjonsprogrammene, samt være pådriver for
tilstrekkelig bruk av tolkeressurser, og sørger for å
registrere i SESAM hvem som har deltatt i
programmet.
Mottaket tilpasser informasjonsprogrammet til
deltakernes behov og forutsetning.
Mottaket gjennomfører også informasjonsprogram for
beboere mellom 12 – 18 ”Unge i mottak”. Her kan vi
også bruke praktiske aktiviteter som pedagogisk
virkemiddel for å gjøre programmet mer interessant.
Mottaket har nært samarbeid med skole, med det
siktemål at programmet kan gjennomføres i
skoletiden.
Mottaket legger også til rette for at beboere kan få
informasjon gjennom TV (alle beboere har tilgang til
RiksTV)
Informasjonsansvarlig har hver tirsdag avsatt dagen til
informasjon på mottaket.
beboerrådet
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
drift av Sjøvegan mottak:
-
UDI 2014
16. Informasjonsprogram
Side 33 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
RS 2009-040
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak:
Mottaket har rutiner som sikrer et målrettet
bosettingsforberedende arbeid som er i tråd med RS,
plan for bosetting nr. 8, og IMDis håndbok for
bosetting. Mottaket har to koordinatorer på Ordinær
avd og en på EM avd som har ansvar for dette
arbeidet. De er mottakets kontaktperson overfor
IMDi.
Kontinuerlig
Koordinatorer/
miljøpersonalet
Jevnlig
Koordinatorer/
miljøpersonalet
Metoder:
Koordinatorene skal ha løpende oversikt (SESAM)
over bosettingsklare beboere og kontakt med IMDi i
konkrete bosettingssaker. Samarbeide med
informasjonsansvarlig for å sikre at det gis
bosettingsrelevante informasjon til beboere.
Sikre at beboere får den kunnskapen og den
forståelsen og veiledning som trengs for en rask og
god bosetting. Mottaket skal kontrollere
opplysningene som er registrert i SESAM er rett
eller sørge for evt feil blir rette opp. Mottaket skal
innhente bosettingsrelevante opplysninger.
Ferdigstille individuell kartlegging på EM innen 2
uker etter varsel om bosettingsintervju på SESAM.
UDI 2014
Jevnlig
Kostnad
Merknad
Koordinatorer/
miljøpersonalet
Side 34 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Denne kartlegginga skal oversender med underskrift
fra representant og EM til IMDi.
Mottaket skal oppmuntre beboere om å skaffe tilveie
dokumentasjon som kan vise seg nyttig etter evt en
bosetting. Mottaket skal gi informasjon om kriterier
for bosetting m/offentlig hjelp, IMDi
bosettingsrutiner, konsekvenser ved å avslå IMDis
bosettingstilbud, kommunens oppgaver og
personens rettigheter og plikter etter bosetting.
Mottaket skal innkalle til bosettingssamtale så snart
det er kjent at beboer har fått oppholdstillatelse som
gir rett til bosetting.
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
drift av Sjøvegan mottak:
-
07. IMDI`s Rutine håndbok for
bosettingsarbeid
08. Bosettingsarbeid
RS 2012 – 019 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak
Plan
Krav
RS 2012 - 019
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak:
Mottaket skal ha ansatt med faglig og koordinerende
ansvar for returarbeidet og være kontaktperson
overfor UDI og IOM. Påse at personalet har de
Kontinuerlig
Returansvarlig
og
Koordinatorer
kontinuerlig
Kostnad
Merknad
Kurs/veile
dning. MI.
Side 35 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
nødvendige kunnskapene og forståelse som trenges
for å gi beboer korrekt returrelatert informasjon og
god veiledning i forhold til frivillig retur. Samarbeide
med info.ansvarlig og legge til rette for IOMs
informasjonsarbeid i mottaket (se delplan nr: 18)
Metode:
Koordinatorene på ordinær avd har hovedansvaret for
å gi beboere informasjon om muligheter for frivillig
retur til hjemlandet. Koordinator på EM har ansvaret
overfor EM. Koordinatorene har løpende kontakt med
UDI for å sikre seg informasjon og oppdatere seg om
Konsekvensene av avslag på asylsøknad, plikten til å
forlate landet, endringer i regelverket som har
konsekvenser for returarbeidet, hvilke returprogram
og reintegrering finnes.
Mottak skal sørge for å oppdatere seg gjennom kurs
og seminarer i regi av UDI.
Koordinatorene arbeider også opp mot IOM i forhold
til frivillig retur.
Mottaket har siden august 2012 hatt returrådgiver som
bare har jobbet med returarbeid for beboere på
Ordinær og EM avd.
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
drift av Sjøvegan mottak:
-
UDI 2014
18. Retur, tilbakevending og reintegrering i
hjemlandet
16. Informasjonsprogram
Side 36 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
-
10. Kvalifiseringsarbeid
17. Lokalsamfunnsarbeid
06. Psykisk helsearbeid
RS 2011-011 Krav til arbeid med barn og unge i statlige mottak
Plan
Krav
RS 2011-011
Tiltak /Metode
Tiltak:
Mottaket skal ha særlig fokus på barn og ungdoms
rettigheter og behov, samt sikre at alle ansatte er
kjent med UDIs rutiner og retningslinjer. Mottaket
skal ha skriftlige rutiner for arbeid med barn og
ungdom, og legge til rette for at de kan ha normal
kontakt med barn og ungdom i lokalmiljøet.
Tidspunkt
Kontinuerlig
Ansvarlig
DRO,
koordinator/
miljøarbeider,
frivillige
medarbeidere.
Kostnad
Merknad
Kostnad
knyttet til
innkjøp av
bord/stoler
samt utgifter
av
mat/materiell
Metode:
Mottakets arbeider ut fra retningslinjer beskrevet i
delplan nr. 13, RS 2011-011. Barn og unge går på
Kontinuerlig
samme barnehage (4 – 6 åringene), skole som barn
og unge fra lokalsamfunnet. Mottakets barn og unge
deltar på samme aktivitetsarena som
lokalsamfunnet. Barneskirennet – onsdagsrenn,
fotballskole (6-15 år), step, Volleyball,
styrketrening, svømming, ridning osv. Barn som går
på barneskole har mer kontakt med barn i
lokalsamfunnet ved at de blir også invitert i
bursdager og lignende.
UDI 2014
Side 37 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Sikring av omsorg
Metode:
Alle voksne med barn i barnehagealder el.
skolealder får tilbud om å delta på foreldemøter og
mottaket sørger for at de har med tolk. Dette for at
de skal kunne ivareta sitt omsorgsansvar. Mottaket
har utarbeid tilpasset obligatorisk
informasjonsprogram for alle barn og unge fra 12
års alderen, slik at de skal kunne bli hørt og få den
informasjonen de har krav på .
Barn og unge som blir utsatt for omsorgsvikt, vold
el misbruk – har mottaket nulltoleranse. Mottakets
ansatte melder skriftlig melding til barnevernet og
grov vold blir anmeldt til politi. Se delplan 13 og
23.
Kontinuerlig
Kontinuerlig
Barn under skolepliktig alder
Metode:
Alle barn som er fylt 4 år har barnehagetilbud i
kommunens barnehage – Strandbu. Barn fra 2 – 4 år
kan få et pedagogisk opplegg gjennom mottakets
miljøarbeider på ordinæravdeling. Dette slik at
foreldre kan delta på obligatoriske samtaler og
informasjonsprogram. Mottaket tilbyr minimum 4
timer pr uke alt hva familien har behov for.
Tiltak knyttet til skolegang
Metode:
Ved ankomst/avreise til/fra mottaket sørge mottaket
UDI 2014
DRO,
koordinator/
miljøarbeider,
DRO,
koordinator/
miljøarbeider,
koordinator/
miljøarbeider,
frivillige
Jevnlig
Side 38 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
for at alle ban og ungdom blir meldt inn og ut av
grunnskolen. Mottaket bistår også ungdom hjelp å
søke videregående skole. Mottaket oppmuntrer og
legger forhold til rette for kontakt mellom foresatte
og skole.
En gang pr uke får alle barn og unge leksehjelp av
to pensjonerte lærere.
Kontinuerlig
Informasjonsansvarlig
og koordinator
Krav til informasjon til ungdom
Metode:
Mottaket har rutiner som sikrer at alle over 12 år får
informasjon jfr forskriftene og delplaner nr. 16. Så
langt det lar seg gjøre blir informasjon lagt til rette
slik at det kan kombineres med praktiske aktiviteter
og at mottaket sikrer at ungdom har
påvirkningsmuligheter på informasjonsarbeidet.
Varsling til barneverntjenesten
Metode:
Barnevernet i kommunen har samme ansvar for
barn og unge under 18 år som oppholder seg i
Ved behov
mottak, som for andre barn i kommunen.
Barn og unge som blir utsatt for omsorgsvikt, vold
el misbruk – har mottaket nulltoleranse. Mottakets
ansatte sender skriftlig melding til barnevernet og
ved grov vold blir dette anmeldt til politi. Se delplan
13 og 23.
Mottaksleder og
koordinator
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
UDI 2014
Side 39 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
drift av Sjøvegan mottak:
-
13. Barn og unge
03. Aktivitetsplan
16. Informasjonsplan
17. Lokalsamfunnsplan
RS 2010-085 Krav til forebygging og håndtering av grenseoverskridende adferd mot barn og
ungdom i statlig mottak
Plan
Krav
RS 2010-085
Tiltak /Metode
Tiltak:
Mottaket skal forebygge og hindre overgrep og
grenseoverskridende atferd slik at mottaket er et
trygt sted å være for barn og unge. Sikre god
håndtering av sakene dersom det skulle oppstå
mistanke om fysisk el seksuelle overgrep el
grenseoverskridende atferd begått av barn og unge
ved mottaket.
Tidspunkt
Ansvarlig
Jevnlig
DRO,
mottaksleder,
Koordinator/
miljø, helse,
barnevern, politi
Kostnad
Merknad
Metode:
Mottaket følger rutiner ved mistanke om overgrep på
barn og unge (rutiner for melding se forje pkt).
Jevnlig
Rutinene gjennomgås jevnlig på miljømøtene og
personalmøtene. Se retningslinjer. Tema som
seksuelle og fysiske overgrep mot barn og
UDI 2014
Side 40 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
grenseoverskridende atferd tas opp i disse fora.
Forebyggende arbeid
Metode:
Samtale med beboere og tema seksuelle og fysiske
overgrep er et eget tema i informasjonsarbeidet,
samt jevnlige individuelle samtaler med voksne
beboere. Viktig at ansatte er klar og tydelig på
lovverket i samtalen, Informerer om krisesenter,
politi, fri rettshjelp, helsetjenester, psykiatri osv.
Mottakets ansatte gir også råd og veileding til barn
og unge. Sikrer at alle beboere gjøres trygge på at
opplysningene beboeren kommer med blir tatt på
alvor. Mottaket tar kontakt med barnevern, helse evt
flere samarbeidspartnere for å diskutere hvordan
håndtere problemstillingen.
- 03. Aktivitetsplan
- 13. Barn og unge
- 16. Informasjonsplan
- 17. Lokalsamfunnsplan
- 19. Politisamarbeid
- 20. Rutiner for håndtering av trusler, vold,
misbruk og dødsfall i mottak
- 22. Vaktrutiner
- 24. Permisjon for EMA
UDI 2014
Kontinuerlig
mottaksleder,
Koordinator/
miljø, helse,
barnevern, politi
Side 41 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
RS 2008-027 Krav til fritidsaktiviteter under opphold på statlig mottak
Plan
Krav
RS 2008-027
Tiltak /Metode
Tiltak:
Mottaket skal tilrettelegge for at alle beboere kan
delta i, og være pådrivende for, fritidsaktiviteter på
og utenfor mottaket.
Tidspunkt
Ansvarlig
Kontinuerlig
mottaksleder,
Koordinator/
miljø,
Metode:
Mottaket har en aktivitetsansvarlig som koordinerer
aktivitetstilbudet for voksne, barn og EM.
Aktivitetsansvarlige utarbeider program som er
tilrettelagt for ulike aldersgruppe, som henges opp til Jevnlig
oppslag slik at beboere kan gjøre seg kjent med
tilbudet. Deltakelsen på aktivitetene er frivillig for
alle.
Alle har mulighet å være med på planlegging av
forskjellige aktiviteter gjennom Ungdomsrådet eller
samarbeidsrådet. Det tilrettelegges også egne
aktiviteter speilet i ferier.
De faste aktivitetene kan være: onsdagsrenn,
friidrett, fotball, volleyball, step, Zumba,
styrketrening, svømming, kino, felles
fotballkampvisning på Savanna. Barne og
ungdomsfilm på Savanna.
Kostnad
Merknad
Koordinator/
miljø, beboere
Tiltak og metode beskrives i følgende delplaner for
UDI 2014
Side 42 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
drift av Sjøvegan mottak:
-
03. Aktivitetsplan
17. Lokalsamfunnsplan
RS 2009-006 Krav til differensiering av beboerrettede tiltak i ordinære statlige mottak: kvinner,
eldre og personer med helseproblemer/ funksjonshemninger
Plan
Krav
RS 2009-006
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak:
Mottaket skal ha et særlig fokus på kvinner, eldre og
personer med helseproblemer eller personer med
nedsatt funksjonsevne og bidra til at rettighetene
deres blir ivaretatt og at de har en mest mulig
meningsfylt og trygg tilværelse under oppholdet ved
mottaket.
Kontinuerlig
Koordinator
2 ganger a 1
dag
Koordinator/
frivillighets
sentral
Kostnad
Merknad
Jevnlig
Fysiske og psykiske utfordringer
Metode:
Mottaket har til en hver tid beboere med fysisk el
psykiske utfordringer som i utgangspunktet ikke
dekkes av UDIs driftsmidler eller VKK. Erfaring
viser også at det er ikke alltid mulig eller ønskelig at
vedkommende kan flyttes til FA. Sjøvegan mottak
skal ha særlig fokus på sektoransvar ift håndtering av
slike saker. Mottaket opplever fremdeles at regelverk,
rett til behandling, gode rutiner og informasjonsflyt er
UDI 2014
Side 43 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
fremdeles mangelfullt. Dette gjelder særlig for
kontakt mellom mottakets beboere og 3. linjetjeneste.
Kvinner
Metode:
Mottaket oppmuntrer kvinner til å delta i
beboerrådsmøtene/samarbeidsrådet. Slik at de kan ha
påvirkningsmuligheter for sin interesse på mottaket.
Mottaket tilrettelegger for at kvinner kan delta i
kvinnegrupper og holde på med egne aktiviteter.
Frivillighetssentralen er ei arena som har ulike tilbud
får kvinner. Mottaket oppmuntrer kvinner til å delta
på svømming, step og Volleyball.
Eldre
Metode:
Det er sjelden mottaket får eldre beboere. I de
tilfeller har mottaket et godt og strukturert samarbeid
med helsevesen og NAV slik at eldre skal få den
oppfølginga de har krav på. Vi motiverer dem til å
delta i samarbeidsrådet. De får også tilbud om
deltakelse i praktisk beboermedvirkning se tidlige
punkt.
Personer med helseproblemer og nedsatt
funksjonsevne.
Metode:
Mottaket har et godt samarbeid med helse slik at
beboere med ulike helseproblemer eller med nedsatt
UDI 2014
Ved behov når
mottaket har
eldre.
Koordinator/
frivillighets
sentral
Jevnlig
Mottaksleder,
Koordinator,
Nav
Koordinator,
Helse, beboere
Side 44 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
funksjonsevne kal få den oppfølginga de har krav på.
De oppmuntrest på lik linje med andre om å delta i
samarbeidsmøte eller ungdomsrådet hvis beboer er
EM. Etter ønske fra beboer selv vil mottaket søke
om å involvere medbeboere i den praktiske
oppfølginga og omsorg der det er naturlig.
- Boforhold
- Plan for Eldre
- Samarbeid og kontakt mellom mottak og
lokalsamfunn
RS 2011 – 034 Krav til arbeid med enslige mindreårige beboere.
3.1 Organisatorisk og administrative forhold
Plan.
Krav
a)Mottaket skal ta
utgangspunkt i Faglige
retningslinjer for
arbeidet med enslige
mindreårige i statlig
mottak.
b)Mottaket skal sikre
at den enkelte enslige
mindreårige har en fast
særkontakt i
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak: Konsentrert fokus på EM’s rettigheter og
behov.
Kontinuerlig Alle ansatte
Kostnad
Merknad
Metode: Mottaket har samlet skriftlige rutiner for
EM- arbeidet i egen perm.
Tiltak: Alle EM har to faster særkontakter som
har hovedansvar for den enkelte. Mottaket har
skriftlige arbeidsbeskrivelse for særkontaktene.
EM 15 - 18 år, har 30 timer pr. uke differensierte
Kontinuerlig Særkontaktene
Side 45 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
personalgruppa med
ansvar for bl.a.
- vedkommendes
daglige omsorg
- kontakten med
skolen
skoletilbud etter fagnivå og tidligere skolegang.
c)Mottaket skal sikre
tilrettelegging og
målsetting av tiltak,
blant annet gjennom
strukturert samarbeid
mellom særkontakten
og ansvarlige for
informasjon, retur og
bosettingsforberedende
arbeid.
Tiltak: Utarbeidelse av Individuell kartlegging
og individuell tiltaksplan.
d)Mottaket skal ha
skriftlige rutiner som
sikrer
- bruken av UDIs
verktøy for individuell
kartlegging og
utvikling av tiltaksplan
- kontakt med
barnevernet
UDI 2014
Metode: Særkontaktene sikrer at alle EM får kurs
i ”Hverdagsmestring”. Særkontaktene utarbeider
individuelle kartlegging og tiltaksplaner for alle.
Kontinuerlig Særkontaktene
Mottaket deltar på foreldremøter.
Metode: Se delplan Retur, bosetting og
informasjon.
Mottaket deltar på tverrfaglig forum for barn og
unge i Salangen (TEFBUS).
Tiltak: Mottaket benytter seg av UDI’s mal for
individuell kartlegging og tiltaksplan.
Metode: Særkontakter og koordinator
gjennomfører individuelle samtaler, og det brukes
tolk. Koordinator og særkontakter har et tett
samarbeid med helse, skole, barnevern, BUP, div
fritidsarena osv.
Kontinuerlig Leder,
Koordinatorer
og
særkontakter.
Kontinuerlig Koordinatorer
særkontakter,
og
miljøpersonalet.
Side 46 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
e)Mottaket skal sikre
at personopplysninger
blir håndtert i tråd med
gjeldende
retningslinjer
Tiltak: Mottaket benytter UDI`s SESAM
dataverktøy for behandling av personsaker som
registrering/kartlegging/økonomi osv.
Metode: Mottaket fører data logg og rapport på
hver enkelt EM. Loggen gjennomgås daglig på
overlappingsmøtene. Beboermapper og
personmapper blir oppbevart i låsbart og
brannsikkert skap i et låsbart kontor.
Kontinuerlig Koordinatorer,
særkontakter,
miljøpersonalet
og merkantil.
f)Mottaket skal sikre at
personalet er kjent
med hovedtrekkene i
Barnekonvensjonen,
samt gjeldende rutiner
og retningslinjer som
gjelder målgruppen.
Tiltak: Personalet skal kjenne og benytte Faglige
retningslinjer for arbeidet med EM i statlig
mottak, med fokus på EM’s rettigheter og behov
jfr. Barnekonversjonen. Dette reguleres også av
mottakets etiske retningslinjer.
Kontinuerlig Koordinatorer,
særkontakter,
miljøpersonalet
og merkantil.
UDI 2014
Metode: Mottaket sikrer at ansatte har kjennskap
til alle UDIs retningslinjer som gjelder barn og
ungdom i mottak.
- gjennom repetisjon på møtedager for alle
ansatte hver mnd,
- tilrettelegging for lesetid for alle ansatte.
- gjennom lett tilgang til retningslinjene på
mottaket (se Opplæringsperm på kopirom)
- tilgjengelig på fellesområdet på data som alle
ansatte på mottaket har tilgang til.
Side 47 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
3.2 Fylkesmannen og representant/verge.
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
a)Mottaket skal ha
skriftlige rutiner som
sikrer at
Fylkesmannen får
fortløpende
informasjon om nye
beboere som det skal
oppnevnes
representant/verge for.
Tiltak: Melding om ny beboer til Fylkesmannen. Ved
Koordinator
ankomst og melder.
Metode: Skriftlig melding ved ankomst.
Kontinuerlig
Mottaket samarbeider med Fylkesmannen i
forhold til representant/verge. Mottaket har
jevnlige møter med Fylkesmannen,
representanter/verger. Se plan for
representant/verge.
b)Mottaket skal
tilrettelegge for at
representanter/verge
kan utøve sitt ansvar
på best mulig måte
Tiltak: Sikrer at alle EM får representant/verge.
Mottaket skal
tilrettelegge for at den
enslige mindreårige
får kontakt med sin
representant/verge når
han/hun har behov for
UDI 2014
Kostnad
Merknad
Kontinuerlig Alle ansatte
Metode:
Mottaket gir representant/verge tilgang til
opplysninger, er behjelpelig med bestilling av
tolk, gi beskjeder osv. Det gjennomføres
samarbeidsmøter hvert kvartal mellom mottaket,
Fylkesmannen representant/verge. Se plan for
representant/verge.
Representanter/verge har fast kontortid på
mottaket og alle EM har da mulighet for å møte
sin representant/verge. EM har fått brev fra sin
representant/verge med navn og telefonnummer.
Jevnlig
representant/verge
Side 48 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
det.
c) Mottaket skal
tilstrebe god
kommunikasjon med
representant/verge for
å utvikle felles
forståelse for hva som
til enhver tid er den
beste tilretteleggingen.
De har også mulighet til å komme i kontakt med
representanten/vergen sin representant/verge
gjennom personalet på mottaket.
Koordinator gir tilbakemelding pr tlf til
Kontinuerlig Alle ansatte
representant/verge når det skjer endringer hos den
enkelt EM. Representant/verge og koordinator
har faste møter.
Se plan for Fylkesmannen, representant/verge.
3.3 Omsorg og trygghet
Plan
Krav
a) Mottaket skal legge
til rette for at
særkontakten kan
utøve sine
omsorgsoppgaver på
en god måte.
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak: Særkontaktene har egne
stillingsbeskrivelser som regulerer ansvars og
arbeidsområder. Se stillingsbeskrivelse.
Kontinuerlig
Leder
Særkontaktene
Koordinator
Kostnad
Merknad
Metode: Særkontaktene har avsatt tid til
lesetid for faglig oppdatering. Overlapping
ved vaktskifte og loggføring for å sikre at EM
blir ivaretatt. Særkontaktene har faste
ungdommer som de har hovedansvar for fra
ankomst til flytting. Hovedoppgaven til
Side 49 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
særkontaktene er å jobbe aktivt med
relasjonsbygging og oppfølging av hver
enkelt ungdom.
b) Mottaket skal se til
at hele
personalgruppen
bruker mottakets
handlingsrom til å
legge forholdene best
mulig til rette for
beboerne. De skal
være kjent med
mottakets rutiner og
UDIs retningslinjer for
arbeidet med denne
gruppen.
Tiltak: Personalet kjenner rutiner på mottak
og UDI`s retningslinjer for arbeid med EM
c) Mottaket skal legge
til rette for at beboeren
kan opprettholde eller
gjenoppta kontakten
med omsorgspersoner
Tiltak: Mottaket skal gi alle EM bistand til
kontakt og oppsporing av familie.
UDI 2014
Metode: Temagjennomgang på
personalmøter. Dilemmaer tas opp og
diskuteres, veiledning benyttes som arena for
gjensidig kunnskapsutveksling.
Sjøvegan statlig mottak for asylsøkere skal
ivareta krav til planarbeid fra UDI for
virksomhetens drift, herunder årsplan som er
utarbeidet i tråd med krav og føringer fra
UDI, og gjøres i tett samarbeide med
plasstillitsvalgt, verneombud i tillegg til å
utnytte fast møtevirksomhet;
Personalmøte/veileding hver fjerde uke.
Miljømøte hver fjerde uke.
Seksjonsmøte hver andre uke. (leder og
koordinatornivå)
Personalmøter. Alle ansatte
Miljømøter,
Seksjonsmøter,
overlapping
v/vaktskifte.
Kontinuerlig
Alle ansatte
Metode: Dette innebærer formidling/ bistand
til bruk av Røde Kors og Flyktninghjelpens
Side 50 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
i hjemlandet.
oppsporingstjeneste. Mottaket benytter seg
også av IOM’s opplysningstelefon, og bistår
den enkelte med søk på internasjonal
nummeropplysning. Mottaket tilbyr også alle
EM gratis telefon 10 min. hver uke for
kontakt med familie eller andre
betydningsfulle personer utenfor eller i
Norge. (ved evt. avslag eller opphold med
begrensing får EM tilbud om hyppigere lån
av gratis telefon).
d) Mottaket skal være
oppmerksomme på om
enslige mindreårige
får ivaretatt sitt
omsorgsbehov
innenfor mottakets
rammer, enten de er
med eller uten
følgeperson. Ved
bekymring skal det
kommunale
barnevernet varsles.
Tiltak: Mottaket følger gjeldende
retningslinjer for arbeid med EM.
UDI 2014
Mottaket har retningslinjer for kontakt med
barnevernet. Mottaket melder bekymringer til
barnevernet ihht. Barnevernlovens § 4-2.
Terskel for meldinger skal være lav.
Mottaksleder skal informeres om alle
meldinger.
Kontinuerlig
Alle ansatte
Samarbeidsinstanser
etter behov.
Mottaket fører Uroprotokoll. Protokollen og
mottakets håndtering av saken gjennomgås
månedlig på personalmøte med alle ansatte, i
tillegg til dette blir den tatt opp med UDI ved
tilsyn. Protokollen benyttes også som
dokumentasjon til Politi, barnevern,
arbeidstilsyn etc.
Side 51 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Mottaket har daglig omsorg for alle EM på
avdelingen. Dette reguleres bl.a. av mottakets
etiske retningslinjer. Se Etiske retningslinjer.
Metode:
Alle EM har to særkontakter. Mottaket har
utarbeidet skriftlig arbeidsbeskrivelse for
særkontaktene. Se stillingsbeskrivelse for
Særkontakter.
Mottaket følger gjeldende retningslinjer ved
vold og misbruk, også retningslinjer ved
kontakt med barnevernet. Mottaket melder
bekymringer til barnevernet ihht.
Barnevernlovens § 4-2.
Det er utarbeidet instruks for alle ansatte med
beskrivelse av ansvar for: ankomstrutiner,
individuell kartlegging og individuelle
tiltaksplaner, økonomiveiledning, skole,
sosialisering, dokumenter, aktivitet,
permisjon, representant/verge, ansvar for
boligen og inventar, renholdsrutiner, bruk av
ungdomsrådsmidler, aktivitetsmidler og
flytterutiner.
Mottaket fører logg og rapport på hver enkelt
EM. Loggen gjennomgås daglig på
overlappingsmøtene. Se Aktivitetsplan,
UDI 2014
Side 52 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
e) Mottaket skal søke
å unngå at beboeren
flytter til slekt eller
kjente uten at det er
inngått avtale mellom
UDI og kommunen,
samt at det foreligger
forhåndsgodkjenning
fra barnevernet i den
aktuelle kommunen.
Husregler, Plan for Lokalsamfunnsarbeid,
Retningslinjer for misstanke om
menneskehandel, Plan for Politisamarbeid,
Permisjonsreglementet, Taushetsplikt, Plan
for Etiske retningslinjer, rutiner for
samarbeid med Barnevernet, Plan for Psykisk
helsearbeid. Plan for representant/verge.
Tiltak: Mottaket har som mål å aktivt
oppspore EM som forsvinner, eller reiser
uten permisjon eller godkjent flytteavtale.
Kontinuerlig
Alle
Metode: Mottaket flytter ingen EM før
skriftlig beskjed er mottatt fra UDI eller
IMDi. Mottaket motiverer ungdom til ikke å
flytte uten godkjenning fra UDI/ IMDi.
Mottaket prøver først å komme i
telefonkontakt med ungdom som forsvinner.
Hvis mottaket ikke oppnår resultat sendes det
melding om forsvinning til politi, barnevern,
UDI, Fylkesmannen, representant/verge og
advokat. Se rutiner ved Forsvinning.
3.4 Skole, informasjon og fritid
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
a)Mottaket skal sikre
at beboere blir meldt
Tiltak: Det benyttes ankomst og
flyttemeldinger.
Ved ankomst og
flytting
Merkantil
UDI 2014
Kostnad
Merknad
Side 53 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
inn og ut av
grunnskolen eller
voksenopplæringen
når det er aktuelt.
b)Mottaket skal bistå
beboere med å søke
plass i videregående
skole når det er
aktuelt.
c)Mottaket skal bistå
beboere med sikte på
at de skal få et
tilpasset og ev.
tilrettelagt skoletilbud
i kommunen i
samsvar med deres
rettigheter.
Metode: Ved ankomst kartlegges hver
enkelt ungdom om tidligere skolegang
som sendes skolen. Mottaket gir beskjed
i godt tid til skolen når EM flytter til
kommune eller annet mottak.
Tiltak/Metode: I samarbeid med
skolen/rådgiver bistår mottaket EM med
søknad til videregående skole.
Tiltak: EM blir meldt til skolen
(Sjøvegan videregående skole eller
Salangen grunnskole)
UDI 2014
Ved ankomst og
kontinuerlig
Koordinatorer,
Skolen, leksehjelp av
miljøpersonalet.
Kontinuerlig
Koordinatorer,
Miljøterapeuter
Informasjonsansvarlig.
Metode: Mottaket foretar ei
grovkartlegging av EM og avtaler
tidspunkt for skolestart. Skolen tar ei
utvidet kartlegging av eleven slik at
han/hun får et tilpasset skoletilbud.
Mottaket skal legge
Alle EM får tilbud om leksehjelp i EM
til rette for leksehjelp. leilighetene eller på mottakets
kontor/møterom.
d)Mottaket skal sikre Tiltak: Mottaket følger UDI’s
retningslinjer til informasjonsarbeidet.
at enslige
mindreårige får et
Ved avlagt
Sjøvegan
grunnskoleeksamen. videregående skole.
Metode: EM får informasjon tilpasset
Side 54 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
informasjonstilbud
som er i tråd med
UDIs retningslinjer.
e)Mottaket skal sikre
beboernes
medbestemmelse
gjennom et fast
møtested for enslige
mindreårige og
representanter for
personalet.
f)Mottaket skal legge
til rette for at
beboerne kan ha
UDI 2014
deres nivå og kombinert med praktiske
aktiviteter. Beboerne skal i størst mulig
grad delta i planlegging, gjennomføring
og evaluering av informasjonstilbudet.
Informasjonsmøter til EM og
barn/ungdom over 12 år i ordinær
avdeling foregår samlet, gjennom
hovedsakelig bruk av UDI`s nye ”Ung i
Norge” informasjonsprogram.
Se også ”Plan for Informasjonsarbeid i
mottak” og ”Hverdagsmestring”.
Tiltak: Mottaket har rutiner som ivaretar Kontinuerlig
EM’s medbestemmelse.
Hverdagsmestring av
særkontaktene.
Særkontaktene og
miljøpersonalet.
Metode: Særkontakter har ansvar for
gjennomføring av faste husmøter i hvert
enkelt EM leilighet og ungdomsråd en
gang pr. mnd, oftere ved behov.
Her tas aktuelle temaer opp som felles
aktiviteter, regler osv. Medbestemmelse
til den enkelte EM blir også ivaretatt
gjennom utarbeidelse av individuell
kartlegging og tiltaksplan.
Se delplan for Ungdomsråd
Tiltak: Alle EM (15-18 år) har
skoletilbudet på Sjøvegan videregående
skole. EM får tilbud om fritidsaktiviteter
Kontinuerlig
Alle ansatte
Side 55 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
normal kontakt med
ungdom i
lokalmiljøet og delta i
fritidsaktiviteter
utenfor mottaket.
der Norske ungdom er.
Metode: Mottaket legger tilrette for,
støtter og stimulerer til kontakt mellom
barn og ungdom i mottaket og norske
barn og ungdommer på naturlige
møteplasser. Barnehage, skole og
fridtidsarenaer, Salangen Idrettsforening,
Røde Kors Ungdom og ungdomsklubben
Velvet. Se plan for Lokalsamfunnsarbeid
og Aktivitetsplan.
3.5 RS 2009-040 Krav til bosettingsforberedende arbeid i ordinære statlige mottak EMA
Plan
Krav
a) Mottaket skal ha
rutiner som sikrer et
målrettet
bosettingsforberedende
arbeid som er i tråd
med UDI’s rundskriv.
UDI 2014
Tiltak /Metode
Tidspunkt
Ansvarlig
Tiltak: Rask og god bosetting.
Fra
ankomst,
jevnlig
registrering
i Sesam.
Ved vedtak
om
bosetting.
Koordinatorene
Metode: Koordinator samarbeider med IMDi for
å finne kommuner som vil være velegnede
bosettingskommuner for den enkelte EM ut fra
omsorgsbehov.
Mottaket oversender til IMDi ferdigstilt
individuell kartlegging for EM. Når EM får
vedtak om kommune starter mottaket samarbeidet
rundt EM og bosettingskommunen. Mottaket
krever at alle bosettingskommuner har samtaler
med ungdommen i forkant av flyttingen.
Kostnad
Merknad
Side 56 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
b) Krav til praktisk
bosetting
Bosettingsmøtet mellom kommunen, mottaket og
ungdommen foregår på mottaket pr telefon,
lyd/bilde el personlig oppmøte fra
bosettingskommunen. Flyttedato skal da være
klar slik at flyttinga blir god og forutsigbar for
ungdommen. Overordnet mål for både mottak og
kommune skal være at ungdommen flytter snarest
til kommunen etter bosettingsmøtet.
- Se Plan for Bosettingsarbeid for EM.
Tiltak: Rask og god bosetting
Fra
ankomst,
Metode: Mottaket samarbeider med IMDi i
jevnlig
forhold til det praktiske bosettingsarbeidet i tråd
registrering
med Rutinehåndbok for Bosettingsarbeid i IMDI
i Sesam.
Kapitel 3.
Ved vedtak
om
Mottaket gir gjennom individuelle samtaler og
bosetting
informasjonsmøter beboerne et realistisk bilde av
bosettingssaken og livet i kommunen.
Koordinatorene
Mottaket vil sikre en god og myk overgang fra
mottak til kommune/bosettingsinstans gjennom
god dialog og samarbeid med beboer og
bosettingskommune. Se Plan for
Bosettingsarbeid for EM.
3.6 RS 2010 – 148 Krav til returarbeid i ordinære statlige mottak EMA
Plan
UDI 2014
Side 57 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Krav
Tiltak /Metode
Tidspunkt
a)Mottakspersonale
skal bidra aktivt til at
beboere kan foreta en
beslutning om sin
fremtid basert på
kunnskap og faktiske
forhold i hjemlandet
og i Norge ift. varige
løsninger vedrørende
beboernes flukt og
eksiltilværelse, også
etter oppholdstillatelse
er innvilget.
Tiltak: Gjøre beboerne kjent med retur- og
tilbakevendingsprogrammene, slik at de kan
kunne benytte seg av dem.
Kontinuerlig Alle ansatte
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Returrådgiver.
Metode: Se plan for retur og
tilbakevendingsarbeid. Tema tas jevnlig opp
gjennom individuell kartlegging og individuelle
tiltaksplaner.
Aktiv bruk av MI
Fokus på UDI`s nye Opplæringsprosjekt for EMA
som bor i mottak med begrenset tillatelse eller
avslag. Dette arbeidet gjøres sammen med
eksterne innstanser.
Andre punkter:
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Bemanningsplan 2013
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Tidspunkt
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Se egen plan for bemanning
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Møtevirksomhet 2013
Se egen plan for møtevirksomhet
UDI 2014
Side 58 av 59
SKJEMA FOR PLAN OG RAPPORT, DRIFT AV STATLIG MOTTAK 2014
Skjema for ordinære statlige mottak
Plan
Krav
Tiltak /Metode
Rapporterings frister UDI og kommunale
Tidspunkt
Årsplan skal være hos UDI innen 31.12
Årsrapport skal være hos UDI innen 01.03
Årsmelding/årsregnskap skal være hos DRO
innen 29.04
Plan
Krav
Plan
Krav
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Ansvarlig
Kostnad
Merknad
Mottaksleder
Tiltak /Metode
Veiledning og kompetanse utvikling
Tidspunkt
Mottaket mottar veiledning gjennom BUP,
Sjøvegan 1 gang pr. mnd.
1 gang pr.
mnd
Tiltak /Metode
Ferie - avspasering m.m
Tidspunkt
Se delplan for ferie – avspasering m.m
UDI 2014
Side 59 av 59