Grunnkurs lønn 553v2

Grunnkurs Lønn
Innholddsfortegnelse
1.
INNLEDNING ............................................................................................................................................. 1
2.
RESSURSREGISTER................................................................................................................................. 2
2
3
4
1.1
REGISTRERING ........................................................................................................................................... 4
1.2
RESSURS .................................................................................................................................................... 5
1.3
ADRESSE ................................................................................................................................................... 9
1.4
SKILLEKORT ADRESSE ............................................................................................................................... 9
1.5
SKILLEKORT TELEFON ............................................................................................................................. 10
1.6
SKILLEKORT E-POST ................................................................................................................................ 11
1.7
RELASJON ................................................................................................................................................ 12
1.8
LØNNINFO ............................................................................................................................................... 14
1.9
ANSETTELSE ............................................................................................................................................ 16
1.10
PERSONAL........................................................................................................................................... 20
1.11
MEMO ................................................................................................................................................. 22
VERKTØYMENYEN ............................................................................................................................... 23
2.1
SIMULERING ............................................................................................................................................ 23
2.2
FASTE LØNNARTER .................................................................................................................................. 26
2.3
SATSER .................................................................................................................................................... 26
2.4
SALDO ..................................................................................................................................................... 27
2.5
FORDELING .............................................................................................................................................. 28
2.6
PÅRØRENDE............................................................................................................................................. 29
LØNNS- OG TREKKARTER.................................................................................................................. 30
3.1
LØNNARTSKATALOGEN ........................................................................................................................... 30
3.2
SKILLEKORTET LØNNART ........................................................................................................................ 30
3.3
SKILLEKORTET KONTERING .................................................................................................................... 31
3.4
SKILLEKORTET GRUNNLAG ..................................................................................................................... 32
3.5
SKILLEKORTET GRENSER ........................................................................................................................ 32
3.6
SKILLEKORTET INFO ................................................................................................................................ 33
VARIABLE LØNNSTRANSAKSJONER .............................................................................................. 34
4.1
REGISTRERING AV VARIABLE LØNNSTRANSAKSJONER ............................................................................ 34
© EVRY AS 2013
Side i
Grunnkurs Lønn
4.2
5
ENDRING/SLETTING AV VARIABLE LØNNSTRANSAKSJONER ..................................................................... 38
LØNNSKJØRING ..................................................................................................................................... 40
5.1
ANSIENNITETSOPPRYKK (PR24) .............................................................................................................. 40
5.2
GENERERING AV RESSURSSATSER (HS05) ............................................................................................... 42
5.3
ETTERBETALING AV LØNN (PR14) ........................................................................................................... 42
5.4
LØNNSFORSLAG (PR01) .......................................................................................................................... 45
5.5
LØNNSBEKREFTELSE (PR02) ................................................................................................................... 49
6
SPØRRING HISTORISKE LØNNSTRANSAKSJONER .................................................................... 51
7
REVERSERING AV SISTE LØNNSKJØRING .................................................................................... 52
© EVRY AS 2013
Side ii
Grunnkurs Lønn
1. Innledning
Kurset gir en gjennomgang av bruk og oppsett av Lønnssystemet i AGRESSO, da primært
innlegging av data om de ansatte. Man vil også gå igjennom grunnleggende prosesser og
begreper for å kunne starte med lønn.
Etter endt kurs skal kursdeltakeren ha kunnskap om å bygge opp og vedlikeholde
registeret for ansatte med tilhørende data, registrere variable lønnstransaksjoner samt
simulere lønn på enkeltpersoner. Deltakeren vil også ha kjennskap til lønnarter og
grunnleggende om hvordan disse fungerer, samt lønnskjøringsprosessen.
Anbefalte forkunnskaper: Kurset forutsetter at deltakeren har basiskunnskaper i Agresso
tilsvarende kurset "Grunnkurs Ressurs- og stillingsadministrasjon"
© EVRY AS 2013
Side 1
Grunnkurs Lønn
2. Ressursregister
Skjermbildet Ressursregister er tilgjengelig i Lønnsmodulen i tillegg til Personalmodulen i
Agresso. Oppdatering trenger kun å gjøres ett sted.
Menyvalg
for
å
oppdatere
ressursinformasjon er tilgjengelig
både
fra
Lønnsmenyen
og
Personalmenyen.
I ressursregisteret registrerer du alle ansatte/innleide, her kalt ressurser, som skal være med i
lønnssystemet. For en ressurs angir du blant annet et reskontronummer, ressursnavn og
adresse. Du legger også inn fast informasjon knyttet opp mot utlønning og
personalinformasjon. Dessuten knytter du ressursen til relasjoner, f.eks. ansvarssted og
fagforening. Videre kan du definere individuelle lønnssatser og saldoer for ressursen. Du har
også skjermbilde for å se alle faste lønnarter ressursen er knyttet til. I tillegg finnes det et
skjermbilde for å knytte sammen ansatte og stillinger. Ressursreskontroen er nært knyttet til
AGRESSO Leverandørreskontro slik at remitteringsrutiner kan ivareta utbetaling av lønn.
Fordi en ressurs inngår i leverandørreskontroen vil du i tillegg til rapport-/spørrefunksjoner i
lønnssystemet også kunne benytte tilsvarende funksjoner på reskontronivå.
Skjermbildet består av syv skillekort som standard. Flere skillekort kan defineres som
fleksifelter (8 – Familie), men det dekkes ikke av dette kurset. I hvert skillekort kan du legge
inn og endre den tilhørende informasjonen. Du går automatisk over i neste skillekort når du
flytter markøren ut av siste felt i skillekortet.
© EVRY AS 2013
Side 2
Grunnkurs Lønn
Før du kan starte registrering av ressurser, må du ha etablert en leverandørgruppe som de
ansatte skal inngå i. Det er mest hensiktsmessig å definere en egen leverandørgruppe for
ansatte. Denne kan settes som default (standard) ved systemparameter, HS_APAR_GR som
angir koden for leverandørgruppen.
I tillegg må følgende forutsetninger være tilstede:

Via systemparameter HS_EQUAL_ID (skjermbildet Oppsett parametre) definerer du om
ressursnummer og leverandørnummer skal være identiske.

Betalingsmetode må være definert i skjermbildet Betalingsmetoder, ofte er det
hensiktsmessig å definere egne betalingmetoder for ansatte med bankkonto, ansatte uten
bankkonto og lønnsleverandører med hensyn til remittering.

Landkoder må være definert i skjermbildet Land.

Språkkoder må være definert i skjermbildet Språk.

Gyldige ressurstyper må være definert i skjermbildet Ressurstyper.

Kommunenummer må være definert i skjermbildet Kommuneregister og avgiftssoner.

Gyldige tabelltyper er definert i AGRESSOs eget systemoppsett.
© EVRY AS 2013
Side 3
Grunnkurs Lønn

Gyldige tabellnumre må defineres i skjermbildet Tabellnummer.

Systemparameter POSITION_LEVEL må settes til 1 eller 2 for at skillekortet Ansettelse
skal vises i ressursregisteret.
1.1 Registrering
Ved opprettelse av ny ressurs må en først velge hvilken Ressurstype denne skal tilhøre.
Ressursnummeret blir tildelt automatisk ved lagring dersom autonummerering er definert.
Legg inn reskontronummer (leverandørnummer). Hvis systemparameteren HS_EQUAL_ID
er satt på, blir ressursnummer lagt ut i reskontronummerfeltet
Fyll ut feltene for de forskjellige skillekortene i henhold til feltbeskrivelsene.
Velg kommandoen Lagre (F12) i Datamenyen.
NB!
Før lagring kan foregå må følgende skillekort være utfylt:

Ressurs

Relasjon

Adresse

Lønninfo
I disse mappene er det en del felt som MÅ ha informasjon før systemet vil godkjenne
lagring.
Mulighetene i Verktøymenyen blir tatt opp senere i kurset.
© EVRY AS 2013
Side 4
Grunnkurs Lønn
1.2 Ressurs
Dette skillekortet inneholder felles informasjon for lønns- og personalsystemet.
La oss se på feltene:
Felt
Beskrivelse
Ressnr
Entydig alfanumerisk kode for ressurs/ansatt. Kan bestå av inntil 12 tegn. Kun
et søkefelt, hvis ny ansatt skal legges inn lar en dette feltet stå blankt
Ved søk på ressurs, velges den første boksen. Hvilke søkebegrep som skal bli
foreslått
først,
bestemmes
i
Oppsett
søkefelt
ressurs
under
Systemparametre.
Ressurstype Må utfylles med en gyldig kode før en kan fortsette registreringen. Ansatte kan
legges inn som default verdi i parameter HS_DEFAULT_RES_TYPE.
Ressnr
(NY)
Ved registrering av ny ressurs, må ressursnr angis i dette feltet hvis det ikke er
Navn
Ressursens fulle navn, det kommer opp en dialogboks for registrering av
lagt opp til autonummerering av ressursnummer
navneopplysninger.
Det anbefales at det er tatt en beslutning hvordan navn skal skrives. Første
© EVRY AS 2013
Side 5
Grunnkurs Lønn
bokstavn Stor og deretter små eller bare STORE bokstaver, og om der skal
være for/etternavn eller omvendt.
HS_NAME og HS_NAME_SAVE er parametere som styrer hvordan navn
skal legges inn, og lagres for senere visning.
Søkenavn
Tekstfelt for angivelse av et forkortet navn på ressurs f. eks. initialer. Feltet
kan brukes til søking i andre skjermbilder.
Dato fra
Ved lønnsberegning for perioden ressursen starter, kan beløpet som er
beregnet på en lønnart reduseres i henhold til hvor mange dager ressursen var
ansatt. Beregningen av antallet dager ansatt tar utgangspunkt i kalenderen for
gjeldende måned, både når det gjelder dato fra og dato til.
Hvis Dato fra og Dato til på eksisterende ressurser bare skal vedlikeholdes fra
AGRESSO Lønnssystem eller AGRESSO Personalsystem, styres dette via
systemparameteren RES_DATE_CHANGE. Kun hvis du går inn via modul
angitt i RES_DATE_CHANGE, kan du endre datoen.
Dato til
Dato ressursen sluttet. Feltet kan være blankt. (Du blanker feltet ved å trykke
F2).
Status
Statuskoder. Du bruker statuskodene til å styre om ressursen skal være med i
utskrifter fra AGRESSO Lønnssystem og AGRESSO Personalsystem.
NB!
Dersom du skal sperre en ressurs for lønnskjøring, må dette
gjøres
i
skillearket
Lønninfo.
Gyldige koder er:
Deltid %

Aktiv (N).

Parkert (P). Ressursen er midlertidig parkert.

Sperret (C). Ressursen er sperret (lar seg omgjøre).

Avsluttet (T). Ressursen er avsluttet (lar seg ikke omgjøre).
Ressursen er aktiv.
Her legges deltidsprosenten til ressursen inn. Kan styres av parameter slik at
denne er summen av aktive stillinger, gyldig pr dags dato til enhver tid. Da er
dette
Aktuelle
feltet
parametre
er
grået
ut.
HS_PARTTIME_PCT
(I001)
og
POS_PARTTIME_PCT (I001). Hvis begge er slått på hentes sum
© EVRY AS 2013
Side 6
Grunnkurs Lønn
stillingsprosent fra ansettelsen.
Fødselsdato
Ressursens fødselsdato. Format: ddmmåååå
Kan være blank (anbefales ikke).
Fødselsnr
Fødselsnummer (inntil 20 alfanumeriske tegn), eventuelt bare nuller. Benyttes
ved utskrift av bla. Lønns- og trekkoppgave (PR04). Hvis systemparameteren
MOD_SOCIAL_SEC
er
på,
blir
det
foretatt
gyldighetskontroll
på
fødselsnummeret, i tillegg til at det gis advarsel dersom dette fødselsnr. finnes
fra før.
I kursmiljøet: 00000000019
Overtid
Angir om det kan føres overtid på ressursen.
Ved føring på en overtidslønnart vil det bli automatisk kontrollert at ressursen
har adgang til å føre overtid, hvis ikke kommer det opp advarsel.. Kontrollen
benyttes også av AGRESSO Time/Prosjekt/Fakturering.
Kan føre overtid
Kan ikke føre overtid
Akkord
Benyttes ikke av lønn
Kontering
Angir om det er overstyrt konteringsfordeling for ressursen
Oppdrag
Angir om det er en oppdragsavtale for vedkommende
Resk.nr
Ressursens reskontronummer (leverandørnummer). Hvis systemparameter
HS_EQUAL_ID er aktivert, vil reskontronummer bli låst for vedlikehold og
ressursnummer vil automatisk bli lagt opp i feltet.
ReskGr
Den reskontrogruppen ressursen knyttes til. Det anbefales at ansatte har en
egen reskontrogruppe, og at alle fast ansatte knyttes mot denne gruppen. Må
være opprettet i skjermbildet Leverandørgrupper. I feltet benytter du
leverandørgruppens beskrivelse. Relevante felt vil bli fylt ut i henhold til
gruppens behandlingsregler. Kan settes default ved parameter HS_APAR_GR.
Avtale
Angir om det er koblet en avtale i avtalemodulen til vedkommende,
parameterstyrt HS_VIEW_CONTRACT.
Melding
Meldingstekst for ressursen. Meldingen vil dukke opp ved registrering av
variable lønnstransaksjoner og ved registreringen av fravær. Det er den til
© EVRY AS 2013
Side 7
Grunnkurs Lønn
enhver tid aktuelle teksten som vil fremkomme, slik at dette er en
meldingstekst for aktuell informasjon vedrørende ressursen som er relevant å
vite ved registrering av transaksjoner. Feltet kan være blankt.
Oppdatert
Dato for når ressursens faste informasjon sist ble oppdatert. Automatisk
oppdatering.
Bruker
Hvilken bruker som foretok siste oppdatering. Automatisk oppdatering.
© EVRY AS 2013
Side 8
Grunnkurs Lønn
1.3 Adresse
All adresseinformasjon for en ressurs oppdateres i skillekortet Adresse. Ved å zoome inn på
en rad i skillekortet, får du tilgang til adresseregisteret og kan vedlikeholde denne raden.
Adressen oppdateres også på tilhørende leverandørreskontro. Remitteringsrutinen krever at
Generell adresse er lagt inn.
Informasjonen legges inn i skjermbildet ved å velge kommandoen Behold (F11). Du kommer
da tilbake til skillearket Relasjon.
NB! Du får ikke lagret en ressurs dersom Generell adresse ikke er lagt inn.
1.4 Skillekort Adresse
© EVRY AS 2013
Side 9
Grunnkurs Lønn
Feltforklaring
Felt
Beskrivelse
Type
Adressetype. Adressetyper defineres i skjermbildet Begrepsverdier.
Begrepet for adressetype ADRTYPE (GL) må være definert i skjermbildet
Begreper.
Gyldige verdier er:
Generell, Levering, Faktura, Betaling, Purre, Bank, Midlertidig adresse og
Kopi.
Kontaktperson Navn på kontaktperson.
Stilling
Kontaktpersonens stilling.
Land
Land definert i skjermbildet Land.
Adresse
Adresse for valgt adressetype.
Poststed
Navn på poststed. Dersom det er kryss i kolonnen F i skjermbildet Land, vil
feltet Poststed automatisk utfylles når postnummer angis.
Fylke
Benyttes ikke av norsk adresseoppsett.
Postnummer
Postnummer.
1.5 Skillekort Telefon
© EVRY AS 2013
Side 10
Grunnkurs Lønn
Felt
Beskrivelse
Type
Adressetype
Sekvensnr
Internt løpenummer som tildeles ved lagring
Telefon
Telefonnummer
Telefax
Telefaksnummer
Telex
Telexnummer
Mobil
Mobiltelefonnummer
P.Søker
Personsøkernummer
Privat
Telefonnummer privat
Assistent
Telefonnummer assistent
.
1.6
Skillekort e-post
Felt
Beskrivelse
Type
Adressetype
URL
Internettside. Informasjonsfelt
Til…
Navn på mottakere av E-post kan registreres manuelt eller hentes direkte fra E-post
systemets adressebok som åpnes ved å klikke på knappen. Denne informasjonen kan
© EVRY AS 2013
Side 11
Grunnkurs Lønn
benyttes til å sende lønnsslipp på e-post til vedkommende.
CC… Navn på mottakere av kopi kan registreres manuelt eller hentes direkte fra E-post
systemets adressebok som åpnes ved å klikke på knappen.
E-post adresser benyttes med E-post splitting av rapporter som for
eksempel har Begrep som bestillingsparameter.
Eksempel: Dersom E-post adresse er satt opp for alle kostnadsstedene og dersom det er
krysset av for E-post splitting i rapportbestillingen, vil hvert kostnadssted automatisk få
tilsendt sin rapport.
1.7 Relasjon
I dette skillekortet kan man registrere og vedlikeholde relasjonsverdier på ressursen.
Relasjoner defineres etter behov og benyttes for å knytte tilleggsinformasjon til en ressurs. I
skjermbildet Relasjoner på ressurs defineres hvilke relasjoner som er tilgjengelige i dette
skjermbildet. Der kan det også velges hvilken modul dette begrepet skal vises: lønn eller
personal eller begge.
© EVRY AS 2013
Side 12
Grunnkurs Lønn
Gyldig tidsrom og historikk bestemmes ved å angi gyldig datointervall og tilhørende status på
relasjonene. Systemparameter OLD_REL_STATUS må settes til aktiv for å få automatisk
historikk, anbefalt verdi er N (Aktiv). Historikken vises ved å trykke Finn (F7).

Relasjon på ressurs benyttes til å definere konteringsverdier, for eksempel ressursens
ansvar.

Relasjoner som vil ha virkning for trekk eller ytelser må kobles mot lønnarter
(Faste/periodiske lønnarter).
Det kan tildeles en behandlingsregel for eksempel i betalingssystemet. Behandlingsreglene vil
være aktive for alle ressurser som er knyttet til relasjonen.
Felt
Beskrivelse
Relasjon
Relatert begrep som ressursen er knyttet til (f. eks. ARBSTED). Kobling til
begrep for ressurs (RESSNR) må på forhånd være etablert i skjermbildet
Relasjoner på ressurs.
Rel.verdi
Begrepsverdi for det relaterte begrepet i feltet Relasjon som du ønsker å koble
ressursen til. F. eks. ved kobling av ressurs til ansvarssted (ANSVAR) 100, vil
feltet Rel.verdi inneholde ansvarstedet 100.
Dersom du ved etablering av begrepet ANSVAR i skjermbildet Begreper har
krevd at begrepsverdien må eksistere i skjermbildet Begrepsverdier
(Vedlikehold = A eller M, ref skjermbildet Begreper), må verdien du legger inn
i dette feltet være definert der. Dvs. at før du kan knytte ressursen til
ansvarssted 100, må ansvarsstedet være registrert under begrepet ANSVAR i
skjermbildet Begrepsverdier.
Beskrivelse Beskrivelse av relasjonsverdien vises automatisk. Beskrivelsen kommer ikke
frem for begreper som har vedlikeholdskode = O - optional.
P
Periodetype. Angir hvilken type periode som skal være relasjonens periodetype.
Periodetyper:

N
Ingen periodisering av relasjonsverdier.

DT
Dato.

PR
AGRESSO Lønnssystemperioder.
© EVRY AS 2013
Side 13
Grunnkurs Lønn
Dato fra

TS
AGRESSO Time/Prosjekt/Fakturering perioder.

GL
AGRESSO standard perioderegister.
Datoen som koblingen mellom aktuell ressurs og relasjonsverdi skal være
gyldig fra. Hvis periodisering er N, må ikke dato angis.
Dato til
Datoen som koblingen mellom aktuell ressurs og relasjonsverdi skal være
gyldig til.
Statuskode. Gyldige verdier er:
S

N
Aktiv, normal.

P
Parkert.

C
Sperret.
1.8 Lønninfo
Tabellfeltet
viser satser og saldoer for den aktuelle ressursen. Satsene som hentes frem er de som er
knyttet til ressursen individuelt, kategorisatser og de satsene som er knyttet til ressursens
lønnsgruppe.
Verdireferansene er kun vist som informasjon, og kan ikke vedlikeholdes i dette skjermbildet.
NB! For at satsene skal vises her må det være kryss i kolonnen Smart client HR i skjermbildet
Verdireferanser.
© EVRY AS 2013
Side 14
Grunnkurs Lønn
Felt
Beskrivelse
Lønnsstatus
Statuskode. Ved lønnskjøring vil Lønnsstatus bli brukt til å styre hvilke
ressurser som skal være med på lønnsforslagene.
Du kan parkere/avslutte ressursen i feltet Status i skillekort Ressurs og
likevel få med ressursen på lønnskjøring fram til du parkerer/avslutter
lønnsstatusen.
Gyldige statuskoder er:

Aktiv (N): Tilgjengelig for lønnsforslag.

Parkert (P): Blir ikke med på lønnsforslag.

Sperret (C): Ressursen er avsluttet.

Lønnsforslag (R): Inngår nå i et lønnsforslag. Settes automatisk ved
kjøring av lønnsforslag og via skjermbildet Lønnskjøringsdetaljer.

Omkjøring (S): Eksisterer på lønnsforslag, men skal kjøres på nytt, vil
få status Aktiv (N) ved lagring..
Når lønnsstatus er Lønnsforslag (R), kan du bare endre status til Omkjøring
(S).
Lønnsperiode Lønnsperiode for siste lønnskjøring. Blir oppdatert automatisk ved
lønnsbekreftelse. Ressursen kan være med på lønnsforslag for lønnsperioder
høyere enn Lønnsperiode.
Buntnr
Buntnummer på lønnsforslaget ressursen inngår i. Buntnummeret blir gitt
ved bestilling av serverprosessen Lønnsforslag (PR01) og blir automatisk
lagt ut på de ansatte.
Bet.metode
Betalingsmetode. Gyldige betalingsmetoder må være definert i skjermbildet
Betalingsmetoder.
Bankkonto
Bankgirokonto
(f.
eks.
82000204440).
Benyttes
ved
innenlandske
utbetalinger i NOK. Punktum, skilletegn o.l. må ikke forekomme i
bankgironummer. Hvis systemvariabelen MOD_CHECK er definert i
skjermbildet Oppsett parametre, blir det kontrollert om bankkontonummeret
er gyldig. Hvis angitt verdi er ugyldig, foreslår AGRESSO et “dummy”gironummer som er definert i systemparameteren DEF_BANK_AC i
© EVRY AS 2013
Side 15
Grunnkurs Lønn
skjermbildet Oppsett parametre.
Giro
Dette feltet benyttes ikke.
Postgiro
Postgirokonto. Benyttes ved utbetalinger innenlands (i NOK) når Bet.
metode er PG/DG (Postbanken). Punktum, skilletegn o.l. må ikke
forekomme i postgironummeret. Hvis systemparameteren MOD_CHECK er
definert i skjermbildet Oppsett parametre med S = N og Verdi = 11, blir det
kontrollert om postgironummeret er gyldig. Hvis angitt verdi er ugyldig,
foreslår
AGRESSO
et
“dummy”gironummer
som
er
definert
i
systemvariabelen DEF_BANK_AC i skjermbildet Oppsett parametre.
Clearing
code
Styres av parameter HS_CLEARING_CODE om benyttes
Kommune
Hvilken kommune den ansatte skatter til. Hvis firmaet er lokalisert i Norge,
må den ansatte kobles til en kommune. Kommune må være opprettet i
skjermbildet Kommuner og avgiftssoner.
Tabelltype
Hvilken tabelltype ressursene skal skattlegges etter (Månedslønn, Uke osv).
Hvis feltet Tabelltype er blankt, benyttes verdi angitt i systemparameteren
TAX_TYPE ved beregning av tabelltrekk skatt.
Tabellnr
Tabellnummerkode. Hvis begrep for skattekort (SKTAB, DM = C7) har
Vedlikehold = M eller F, må gyldige verdier defineres i skjermbildet
Tabellnr. Kan være blank dersom begrepet for skattekort har Vedlikehold =
O. Dersom feltet ikke er fylt ut, benyttes prosenttrekk.
Info
Informasjon for lønnsslipp. OBS! Gjentas hver lønnsskjøring så lenge det er
verdier i feltet.
1.9 Ansettelse
I dette skillekortet legges all relevant stillingsinformasjon og lønnsinformasjon knyttet til
ansettelsen. I skjermbildet Stillingsregister under menypunktet Stillingsadministrasjon kan
du knytte en stilling til en stillingskode, stillingsandel, lønnsramme, alternativ og lønnstrinn.
Disse verdiene vil da vises som standardverdier når den ansatte er knyttet opp mot denne
stillingen. Det gis historikk på alle data som endres ved å angi datoen endringen skal gjelde
fra.
© EVRY AS 2013
Side 16
Grunnkurs Lønn
I Opsjoner skjermbilde for ansettelsen kan man sette opp hvilke felter som skal fylles ut,
forslag til utfylling, hvor markøren skal stoppe etc.
Felt
Beskrivelse
Stilling
Hvilken stilling ressursen innehar. Stillinger legges opp i skjermbildet
Stillingsregister under menypunktet Stillingsadministrasjon.
Stillingskode
Stillingskode. Off. stillingskoder har 4 siffer. Det kan opprettes individuelle
stillingskoder med 6 siffer, der de fire første er lik opprinnelig off. kode
mens de to siste siffer er valgfrie.
Eks. 7451 Leder. Her kan opprettes 745101 Personalleder. Kun de fire
første vil komme med i off. rapporter, mens den ansatte vil få 745101
Personalleder på sin lønnsslipp.
Er systemparameter CHANGE_POST_CODE slått på kan man velge en
annen stillingskode enn den som ligger default i stillingsregisteret.
Stillings%
Angi i prosent hvor stor stillingsandel ressursen har i denne ansettelsen.
Arbeidsplan
Hvilken arbeidsplan som
gjelder
for denne ansettelsen.
Mulige
arbeidsplaner legges opp som begrepsverdier til begrepet ARBPLAN og
kan gis ytterligere innhold i skjermbildet Arbeidsplan pr. uke eller
ukesyklus i AGRESSO Personalsystem. Feltet må fylles ut for at dager skal
beregnes i fravær/refusjon.
© EVRY AS 2013
Side 17
Grunnkurs Lønn
Ansettelsestype Her må en ta hensyn til om ansettelsen skal være med i off. rapportering
eller ikke. NB! Hvis PAI statistikk skal tas ut bør ansettelsesforhold settes
opp i henhold til PAI, slik at en kan ekskludere ansettelsestyper som ikke
skal med.
Hva slags ansettelsestype som gjelder for denne stillingen, f. eks Fast,
Vikar, Midlertidig o.l. Defineres i skjermbildet Ansettelsestype under
menypunktet Stillingsadministrasjon.
Kapittel HTA
Ressursen og stillingen knyttes opp mot en på forhånd definert
Kapittel/lønnsramme. Gyldige kapitler defineres i skjermbildet Kapittel
HTA under menypunktet Stillingsadministrasjon. Kapitlene defineres ihht
til Hovedtariffavtalen.
Alternativ
Hvilket alternativ innenfor et kapittel som skal gjelde for stillingen.
Alternativ styrer hvordan årslønnstrinn og ansiennitet innenfor en
lønnsramme henger sammen.
Årslønnstrinn
Hvilken årslønn stillingen avlønnes med. Dersom kapittelets alternativ er
fast knyttet mot et lønnstrinn, vil dette feltet være låst.
Ressurstype
Arves fra Ressursbildet
Status
Stillingens status. Gyldige koder er:

Aktiv: Stillingen er aktiv.

Parkert: Stillingen er midlertidig parkert.

Sperret: Stillingen er sperret (lar seg omgjøre).

Avsluttet: Stillingen er sperret (kan ikke omgjøre)
Benytt kun Aktiv, og dato fra og til for stillingene. Status Avsluttet
benyttes for stillinger som er lagt inn feil og kan slettes!
Dato fra
Stillingens gyldighetsdato fra.
Dato til
Stillingens gyldighetsdato til. Dette feltet kan være blankt.
Ansiennitet
Stillingens ansiennitetsdato.
Ekskluder
Om denne ansettelsen skal være med i ansiennitetsopprykk eller ikke:
© EVRY AS 2013
Side 18
Grunnkurs Lønn
Kommer med på opprykksrutinen
Kommer ikke med på opprykksrutinen, eksempelvis timelønnede
personer.
Kontering
Angir om det er overstyrt konteringsfordeling for denne ansettelsen.
Hovedstillingen merkes med ”hake” i de tilfeller ressursen har flere
Hovedstilling
ansettelser. Rapporter som skal ha ut hovedstilling, eks SPK vil da benytte
denne stillingen.
Sortering
Fri nummerering av stillinger.
Rapportering til KLP vil hente stillingskode fra stilling merket med
sortering 1 for ansatte som har mer enn en stilling
Tabellfelt
Tabellfeltet under skillekortet Stilling gir en oversikt over hvilke(n)
stilling(er) ressursen innehar. Verdiene kan ikke vedlikeholdes i
tabellfeltet, men må endres i de enkelte over for hver enkelt stilling. Den
aktuelle raden flyttes opp fra tabellfeltet ved å sette markøren i den ønskede
raden i tabellfeltet og deretter velge behold-knappen eller trykke Shift +
F11.
”Dobbel-klikk” eller zoom på ønsket linje og du får frem relasjonene
(kontering) på den aktuelle ansettelsen.
Her vedlikeholdes relasjonene knyttet til stillingene ut fra datointervaller. I
tillegg er det kryss for om relasjonen skal benyttes til kontering, uthenting
av satser, kobling til faste lønnsarter og/eller benyttes av rapporter. NB!
Disse kryssene er viktige, settes de feil kan de gi feil lønn.
© EVRY AS 2013
Side 19
Grunnkurs Lønn
1.10 Personal
Skillekortet benyttes til informasjon om ressursen som man ønsker å rapportere på. Kortet gir
ingen historikk; men viser situasjonen pr dags dato. Enkelte av feltene kan settes opp slik at
historikk vil vises som relasjoner på ressurs, det vil da komme opp en dialogboks for historikk
ved endringer. Ved rapportering til eksempelvis NHO, SSB eller KS(PAI) er noen av feltene
allerede bundet opp mot disse statistikkene, og bør ikke benyttes til annet.
Faste felt – til statistikker
Utd.kode
Den ansattes høyeste utdanning
Styrk (Yrkeskode) Benyttes i rapport til det offentlige
Frie felt – kode 1-8
© EVRY AS 2013
Side 20
Grunnkurs Lønn
Koder defineres i skjermbildet Faste koder under Faste registre. Ledetekster kan som ellers i
AGRESSO døpes om. Dette gjøres under Systemadministrasjon. For de 8 feltene (begrepene)
i midtre del av skjermbildet må i tillegg begrepet døpes om under Felles.
Normalt er kode 1 omdefinert til Utd.kode og kode 6 til Styrk (dersom 6 sifret kode benyttes,
ellers kode 2).
Feltforklaring
Felt
Beskrivelse
Språk
Ressursens
språk.
Defineres
i
skjermbildet
Språk
i
AGRESSO
Systemadministrasjon.
Statsborger
Ressursens statsborgerskap. Dette må være et gyldig land som er definert i
skjermbildet Land i AGRESSO Systemadministrasjon.
Kjønn
Mulige innstillinger:
Mann
Kvinne
Kjønnsnøytral
Feltet kan være blankt
Sivilstatus
Ressursens sivilstatus. Det er ingen gyldighetssjekk av verdien i feltet, men
du kan for eksempel legge inn følgende:

G - Gift

E - Enslig

S – Samboer
Feltet kan være blankt
Romnr
Betegnelse for ressursens kontorplass. Feltet kan være blankt
Kundenr
Kunden som ressursen er utstasjonert hos. Kan f. eks. benyttes hvis post o.l.
skal sendes til kundeadressen. Feltet benyttes ikke av standardrapporter.
Ressursflagg1
Fritt flagg hvis innhold og tekst defineres av brukeren.
Ressursflagg2
Fritt flagg hvis innhold og tekst defineres av brukeren.
Timelønn
Kode 1 – 8
Timelønn overføres fra AGRESSO Time/Prosjekt/Fakturering.
Fri kode. Feltet kan være blankt. Kodene defineres i skjermbildet Faste
© EVRY AS 2013
Side 21
Grunnkurs Lønn
koder under menypunktet Fasteregistre / Lønnssystem.
Utdannelsesår Hvilket år de ansatte ble ferdig utdannet. Oppgi årstall, f. eks. 1994. Kan
omdefineres.
Lønnsår
Hvilket år lønnsansienniteten skal regnes fra. Kan være blank. Kan
omdefineres.
Pensjonsalder
Alder ressursen vil gå av med pensjon. Kan være blank. Kan omdefineres.
Tjenestedato
Dato for når ressursen startet i konsernet. Kan være blank. Kan omdefineres.
Ressursdato
Frie ressursdatoer. Du kan selv endre teksten i disse feltene.
Prøvetid
Dato for når prøvetiden utgår. Feltet kan brukes ved rapportering. Kan være
blank. Kan omdefineres.
Sluttgrunn
Fri kode for angivelse av grunnen til at ressursen sluttet. Kan være blank.
1.11 Memo
Skillekortet dekker behov for registrering av fortløpende informasjon og kommentarer om
ressursen som for eksempel prøvetid, oppsigelsestid etc. Det er fritekst med 60 tegn.
Informasjonen kan rettes og lagres på nytt. Valgfritt antall rader i tabellfeltet.
Ved å velge kommandoen Angre rad i Datamenyen kan du fjerne en registrert rad (før den er
lagret). Ved oppslag blir tekstene lagt opp med siste registrerte tekst først.
© EVRY AS 2013
Side 22
Grunnkurs Lønn
Feltforklaring
Felt
Beskrivelse
Beskrivelse
Tekstinformasjon om ressursen
Oppdatert
Dato for når teksten ble registrert
Bruker
Bruker som registrerte teksten
2
Verktøymenyen
2.1 Simulering
Skjermbildet gir mulighet til å simulere lønnskjøring for en ansatt i en gitt periode.
Systemparameteren PR_SIMULATION_VAR må være definert riktig. Denne parameteren
definerer hvilken variant av Lønnsforslag som skal kjøres av rutinen Lønnssimulering, og
tidsavbruddsperioden for rapporten.
Kommandoen for lønnssimulering kan kun benyttes for ressurser med aktiv lønnsstatus i
skillekort Lønninfo.
Velg Verktøy – Simulering.
Velg Simulering. Systemet gir et ordrenummer, velg OK.
© EVRY AS 2013
Side 23
Grunnkurs Lønn
Hvis du velger å vente til simuleringen er ferdig, velg Ja. Hvis du vil vente til senere, via
Ajourhold Rapportutskrift, velg Nei.
Når simuleringen er ferdig kommer dette bildet frem. Velg OK.
Legg merke til at krysset i kolonnen til venstre er forsvunnet. Dobbelklikk på linjen for å se
resultatet.
© EVRY AS 2013
Side 24
Grunnkurs Lønn
For hver lønnart får du se resultat for antall/grunnlag og beløp. Beløpet er splittet opp i en
kolonne for debet, kredit og netto. Du kan ved å krysse av for Vis satser, få frem alle satser
som er benyttet ved beregning av lønnarten. Lønnarter med null i netto er f. eks avsetnings
lønnarter for arbeidsgiveravgift, grunnlagsarter for feriepenger og fordelsarter for fri bil eller
skattepliktig kostbesparelse. Gjennom Oppsett spørring kan definere hvilke kolonner som skal
vises i skjermbildet, eksempelvis slik at kontering fremkommer. Dette oppsettet kan lagres
som forslag.
© EVRY AS 2013
Side 25
Grunnkurs Lønn
2.2 Faste lønnarter
Dette skjermbildet gir deg mulighet til å se alle faste/periodiske lønn- og trekkarter som
gjelder for den ansatte for en gitt dato. Lønnarten kan være generell, gjelde for en
kategori/gruppe eller gjelde kun for den aktuelle ressursen. Kolonnen Frekv. sier noe om hvor
ofte lønnarten slår til.
Forutsetninger:

Det må eksistere koblinger definert i skjermbildet Faste/periodiske lønnarter som
gjelder for ressursen eller ansettelsen til ressursen.

Lønnarten kan være koblet på tre nivåer:
1. Direkte mot ressursen
2. For relasjonen og relasjonsverdien ressursen/ansettelsen er koblet til.
3. Definert som en generell lønnart.
OBS! Koblingene som hentes opp, må være gyldig for datoen gitt i feltet Dato.
2.3 Satser
© EVRY AS 2013
Side 26
Grunnkurs Lønn
Dette skjermbildet gir en oversikt over alle satser som gjelder for en ansatt på en gitt dato. Du
kan også definere og vedlikeholde satser for ressursen her. Satsene vises selv om de ikke er
benyttet på lønnarter koblet til den ansatte.
Satser for den aktuelle datoen blir automatisk hentet opp når åpner Satser. Hvis du ønsker å se
satser tilbake i tid kan du endre dato i datofeltet.
Satser kan defineres på fire nivåer:
Ressurs
Individuell sats pr ressurs.
Stilling/lønnstrinn
Sats som er gyldig pr. stilling/lønnstrinn som en ansatt er koblet til
Relasjon
Sats som gjelder for en ressursgruppe, dvs. hvilken relasjon den ansatte
er koblet til. Må vedlikeholdes i skjermbildet Verdireferansesatser eller
i skjermbildet Satser koblet til ressurs/gruppe.
Generell
Satser som gjelder generelt, dvs. for samtlige ressurser. Generelle satser
vises ikke i dette skjermbildet.
Ved uthenting og bruk av satser vil AGRESSO først lete etter en individuell sats (gjelder for
den ressursen), deretter vil satser som er koblet til stillingen og deretter satsene til ressursens
relasjoner benyttes. Dersom verken individuelle, stillings- eller gruppesatser finnes, vil
generelle satser bli brukt.
2.4 Saldo
Skjermbildet gir adgang til å opprette, vedlikeholde og spørre på saldoer for en ressurs.
Saldoregisteret kan benyttes til sparesaldoer, saldoer for å følge opp utestående gjeld eller
som akkumulatorer.
Saldoregisteret benyttes og oppdateres ved lønnskjøring. Restbeløp for en saldo blir oppdatert
med resultatet fra lønnarter som er merket med saldoreferanse i grenseskillekortet i
lønnartskatalogen.
© EVRY AS 2013
Side 27
Grunnkurs Lønn
For trekklønnarter kan saldoen benyttes til å styre når lønnarten merket med saldoen skal
opphøre for ressursen (Stopp ved null saldo). Saldoen legges inn i skillekort 4 grenser.
Gjennomgang av lønnartskatalogen gjøres senere i dette kurset.
Ressursens saldoer blir automatisk hentet opp når du åpner skjermbildet Saldo.
2.5 Fordeling
I dette skjermbildet kan du angi en prosentfordeling for lønnstransaksjoner for ressursen med
et fritt valg av konteringsbegreper. Eksempelvis kan det være ønskelig å fordele ressursens
lønnskostnader på ulike ansvar for eksempel ansvar 100 og 200.
NB! Dersom en står på en ansettelse, vil konteringen gjelde denne ansettelsen, og ikke
ressursen som helhet.
For at verdiene, som fordelingen skal gjøres i henhold til, skal vises på lønnstransaksjonen,
må konteringsregelen og lønnarten tillate utfylling av de enkelte dimensjonene.
Følgende systemparametre (en eller flere) må settes opp i skjermbildet Oppsett parametre
under menypunktet System oppsett for at denne funksjonen skal kunne brukes:
RES_ATT_1_ID
RES_ATT_2_ID
RES_ATT_3_ID
RES_ATT_4_ID
RES_ATT_5_ID
RES_ATT_6_ID
RES_ATT_7_ID
Verdien angir hvilket konteringsbegrep som skal brukes i de enkelte dimensjonene.
© EVRY AS 2013
Side 28
Grunnkurs Lønn
2.6 Pårørende
Her kan du kan registrere informasjon om de pårørende som er koblet til ressursen.
© EVRY AS 2013
Side 29
Grunnkurs Lønn
3
Lønns- og trekkarter
Lønnartkatalogen er ett av 3 hovedregistre i Agresso Lønn. Dette registeret definerer:

Beregninger for lønnstransaksjoner

Rekkefølgen for beregninger

Koblingene mellom de ulike lønnartene
Det er 6 forskjellige typer lønnarter som benyttes:
1. Fast (F) – Satsen og/eller beregningen forblir konstant for hver periode i den
tilknyttede frekvensen (se faste/periodiske Lønnarter).
2. Variabel (V) – Antall timer/enheter blir lagt inn av endelig bruker (puncher) i
skjermbildet Variable lønnstransaksjoner.
3. Generert (G) – Lønnarten genereres automatisk basert på resultatene av en eller
flere lønnarter.
4. Kategori (C) – Fungerer som genererte, men du kan begrense hvilke grupper den
skal benyttes på eller hvor ofte den skal slå inn.
5. Reskontro (R) – Benyttes for å trekke reiseforskudd i Reisemodulen.
6. Tillegg (E) – Fungerer som Fast, men aktiviseres kun ved tilleggskjøringer.
3.1 Lønnartskatalogen
Lønnartskatalogen består av 5 skillekort. Ved hjelp av Tab-tasten kan du bevege deg rundt og
endre informasjonen i de enkelte feltene. Når du beveger deg ut av det siste feltet i et
skilleark, vil du automatisk hoppe over til neste skilleark.
3.2 Skillekortet Lønnart
I dette skillekortet forteller vi systemet hvordan lønnarten skal regnes ut (formel), hvilke
verdireferanser (satser) som skal benyttes, hvor på lønns- og trekkoppgaven beløpet skal
plasseres, og om lønnarten skal kunne etterreguleres osv.
© EVRY AS 2013
Side 30
Grunnkurs Lønn
3.3 Skillekortet Kontering
I dette skillearket spesifiserer vi hvor lønnarten skal konteres i hovedboken. For månedslønn
ønsker vi at denne skal konteres på konto 10100 – Fast lønn. Når vi har lagt inn konto her,
bestemmer kontoens konteringsregel hvilke begreper som er obligatoriske/valgfrie. For å få
med relasjonsverdien fra Ansattregisteret, bruk enten R (automatisk – kan ikke endres) eller D
(default – kan overskrives). Benytt M hvis verdien skal legges inn verdi manuelt.
Dersom Fortegn i forrige skjermbilde er Normal og vi har en konto i dette bildet, betyr det at
vi skal debitere denne kontoen. Dersom Fortegn er Kredit beløp og vi har en konto i dette
bildet, betyr det at vi skal kreditere denne kontoen.
© EVRY AS 2013
Side 31
Grunnkurs Lønn
Dersom vi også fyller inn motkonto i dette skillekortet betyr det at det ikke skal utbetales noe.
Benyttes for eksempel ved Lønnarter som beregner grunnlagsposter (f.eks. grunnlag for
skattetrekk, grunnlag feriepenger osv.).
3.4 Skillekortet Grunnlag
I dette skillearket definerer vi koblinger mellom Lønnarter. For variable og faste lønnarter, vil
kun kolonnen ”Overføres til” være tilgjengelig for registrering. For genererte og kategori
lønnarter, vil både ”Overføres til ” og Overføres fra” være tilgjengelig.
3.5 Skillekortet Grenser
I dette skillekortet kan du lage behandlingsregler for grenseverdier for antall og beløp pr
transaksjon eller for hittil i år. Man kan legge inn flere grenser pr lønnart.
I eksempelet under har vi hentet frem lønnarten for km-godtgjørelse. Her har vi definert at når
en ressurs mottar godtgjørelse utover 9000 km, så skal satsen endres, jf. regelverket.
© EVRY AS 2013
Side 32
Grunnkurs Lønn
PR01 (Lønnsforslag) kan generere advarsler, stoppe transaksjoner, overføre transaksjon til en
annen lønnart eller benytte en alternativ verdireferanse, avhengig av hvordan grensene er
definert.
3.6 Skillekortet Info
I dette skillearket kan du spesifisere utskriftsformat for lønnarten på lønnsslippen. Feltene
benyttes når du ønsker at lønnarten skal skrives ut i detaljkolonnen på lønnsslippen. Hvis
lønnarten skal inngå i en sumkolonne, benyttes skjermbildet Lønnarter og sumfelt for
lønnsslipp.
© EVRY AS 2013
Side 33
Grunnkurs Lønn
4
Variable lønnstransaksjoner
4.1 Registrering av variable lønnstransaksjoner
Varianble Lønnstransaksjoner er det første skjermbildet som ligger under AGRESSO
Lønnssystet. Dette er et av hovedbildene en lønnsfunksjonær må kjenne til, da det i løpet av
en lønnsperiode ofte vil være behov for å registrere variable lønnstransaksjoner.
Variable lønnstransaksjoner benyttes når det skal føres tillegg eller trekk som varierer for hver
lønnsperiode. Variable lønnstransaksjoner kan f. eks være:

Overtidsgodtgjørelse

Vikartimer

Kilometergodtgjørelse

Diverse utlegg ved transport/reise el.

Transaksjoner som skal benyttes for innrapporteringsformål ved årsoppgjøret
For å registrere variable transaksjoner åpner du skjermbildet Variable lønnstransaksjoner. I
dette skjermbildet kan du registrere transaksjoner på lønnarter med lønnartstype Variabel (V)
(unntaksvis på lønnarter med lønnartstype Fast (F)).
Du kan også bruke dette skjermbildet til å vedlikeholde variable transaksjoner som allerede er
registrert.
Dersom
man
for
eksempel
benytter
AGRESSO
Lånereskontro,
vil
lånetransaksjoner legge seg som variable i dette skjermbildet for de ressurser som har fått
overført posteringer fra lånereskontroen.
Hver lønnart er merket med en konto. Konteringsregelen til denne kontoen kan kreve at du
manuelt fyller ut enkelte av konteringsfeltene (f. eks prosjekt). I disse tilfellene vil
registreringsraden i skjermbildet automatisk bli oppdatert med feltene du trenger for å fullføre
konteringen.
Konteringsfeltene kan hentes automatisk fra relasjonene til en ressurs, f. eks ressursens
ansvarssted.
© EVRY AS 2013
Side 34
Grunnkurs Lønn
Lønnarter kan være merket med en lønn- og trekkartsreferanse. Hvis lønn- og
trekkartsreferansen krever ekstra informasjon, vil du få adgang til å komplettere
informasjonen ved registrering.
Feltforklaring
Felt
Beskrivelse
BA
Bilagsart. Må være opprettet i Bilagsarter. Eksempelvis AV=Variabel lønn
Periode
Lønnsperiode. Må være definert i skjermbildet Perioder i lønn. Ved
lønnskjøring blir poster som er ført på inneværende, samt tidligere perioder,
tatt med
Bilagsdato
Bilagsdato for postering av variable lønnstransaksjoner.
OBS! Bilagsdato påvirker hvilken sats som benyttes.
Navn
Navnet på ressursen som registreringen gjelder for.
Meldingstekst Hvis man har lagt inn en tekst i feltet Melding i skillekortet Ressurs i
Ressursregisteret vil denne fremkomme her. Det kan være informasjon som
har betydning for den ansatte i forbindelse med registrering av fravær og
lønnstransaksjoner. Disse meldingene kan endres, og kun den sist lagrede
meldingen vises her.
Lønnartsdefineringen i skjermbildet Lønnartskatalog samt feltene du angir i Opsjoner
skjermbildet, avgjør hvordan dette skjermbildet ser ut (dvs. hvilke felter som kan endres og
hvilke som ikke kan endres, i registreringsraden).
© EVRY AS 2013
Side 35
Grunnkurs Lønn
Feltforklaringer
Felt
Forklaring
Ressnr
Ressursidentifikatoren. Du kan velge ressursnummer, navn, søkenavn eller
fødselsnummer som registreringsfelt for ressursen. Dette endrer du Opsjoner
skjermbildet.
Lta
Lønnart eller kortkode. Må på forhånd være definert med status Aktiv (N) i
skjermbildet Lønnartskatalog. Du kan benytte lønnarter med LTA type
Variabel (V) eller Fast (F).
Tekst
Beskrivelse til lønnarten legges automatisk opp. Denne teksten kan endres hvis
feltet Tekst på lønnarten ikke er krysset av.
Stilling
Stilling. Du må angi stillingen for transaksjonen. Stillingen kan også styre
verdien som vises i satsfeltet. (Kun dersom feltet Stilling har kryss på lønnarten).
Ant./Gr.
Antall/grunnlag, f. eks. antall timer, antall kilometer, osv. Du kan legge inn verdi
lag
i dette feltet hvis det ikke er kryss for at Ant./Gr. lag skal være fast på lønnarten.
Begrep
Markøren stopper i dette feltet hvis flagget for Faktor ikke er satt til fast i
skjermbildet Lønnartskatalog.
Beg.verdi
Begrepsverdi som satsen skal hentes for. F. eks land- eller avtalekode. Feltet
vises kun hvis verdireferansen (satsen) for lønnarten er koblet til et Begrep i
skjermbildet Lønnartskatalog.
© EVRY AS 2013
Side 36
Grunnkurs Lønn
Sats
Sats for aktuell lønnart. Du kan endre satsen hvis flagg for Faktor ikke er satt til
fast i skjermbildet Lønnartskatalog.
Beløp
Beløpet. Du kan legge inn verdi i feltet hvis flagg for Beløp ikke er satt til Fast i
skjermbildet Lønnartskatalog.
%
Prosentfordeling. For å få tilgang til dette feltet, må du ha angitt en fordeling for
den ansatte i skjermbildet Ansatte før du begynner registreringen. Konteringen
utfører du ved hjelp av kommandoen Fordeling i Verktøymenyen. Dette feltet
blir da angitt som et standardfelt hver gang du registrerer variable transaksjoner
for den ansatte. Du kan fjerne prosentfordelingen fra de variable transaksjonene.
NB! Prosentfordeling er kun tilgjengelig i Verktøymenyen i skjermbildet Ansatte
hvis du har angitt systemparameteren (RES_ATT_X_ID) som aktiverer de
relevante konteringsbegrepene det skal føres på/fordeles på.
Hvilke felter som kan/ikke kan endres i konteringsraden, avhenger av
lønnartsdefinisjonen, kontoens konteringsregel og skjermoppsettet i Opsjoner
skjermbildet.
Konto
Kontoen du skal postere på. Kontoen må defineres i skjermbildet Kontoplan. Du
kan endre konto hvis kontoflagget for kontoen på lønnarten, har verdien M. Hvis
konteringsregelen for de "nye" og de "gamle" kontiene er forskjellig, vises en
advarsel. Det er imidlertid mulig å fortsette i henhold til den "nye"
konteringsregelen (under AGRESSO Felles).
Hvis du ikke ønsker å få denne advarselen hver gang du registrerer en konto med
en
annen
konteringsregel,
kan
du
slå
på
systemparameteren
NO_POST_WARNING.
Dim 1 – 7
Konteringsverdier. Konteringsbegrepet står i overskriften.
Lev.nr
Leverandørnummeret til mottakeren av beløpet. Feltet for leverandør blir
tilgjengelig når kontoen er en reskontrokonto.
Ekst. ref
Den eksterne referansen som brukes til å opplyse mottakeren om beløpet. Feltet
for ekstern referanse blir tilgjengelig når kontoen er en reskontrokonto
En verdi som er benyttet i en periode kan ikke benyttes neste periode. Det
anbefales å benytte buntnummeret for den aktuelle periode.
© EVRY AS 2013
Side 37
Grunnkurs Lønn
AV
Avgiftskoden. Gyldige koder må angis i skjermbildet Avgiftskoder.
S
Status.
Tabellfelt
I Opsjoner skjermbildet kan du selv angi hvilke detaljer som skal vises i dette
tabellfeltet. Transaksjonsradens unike nummer (#) vises alltid sammen med
flagget for fordeling (%) og Status. Tabellfeltet er både en tabellvisning av alle
detaljene du har registrert, og et sted der du kan vedlikeholde bestemte deler av
transaksjonen. Felter som er gråfarget, kan ikke endres i tabellfeltet, mens du kan
foreta endringer direkte i de hvite feltene i tabellfeltet. Til en viss grad er det
lønnarten du bruker som styrer hvilke felter som kan endres. I tillegg kan du
skjule bestemte felter ved hjelp av Opsjoner skjermbildet. Enkelte felter er alltid
faste og kan ikke endres i tabellfeltet. Følgende felter er faste:

#

Ressnr

Lta

Konto
Grunnen til dette er at det skal ikke være mulig å foreta endringer som påvirker
valideringen av konteringsstrengen. Hvis du ønsker å endre disse feltene og har
foretatt de relevante endringene i skjermbildet Lønnartskatalog, må du bruke
følgende fremgangsmåte:

Plasser markøren på den aktuelle detaljlinjen, og flytt den opp ved hjelp
av kommandoen Endre rad (Shift + F11)

Utfør de ønskede endringene i registrerings- og konteringsradene

Velg kommandoen Behold (F11), og bruk TAB-tasten eller ENTERtasten for å gå ut av raden. Husk å lagre.
4.2 Endring/sletting av variable lønnstransaksjoner
For å finne variable transaksjoner som er lagret gjøres følgende:
Legg inn Periode og Bilagsdato, og velg Endre post.
© EVRY AS 2013
Side 38
Grunnkurs Lønn
Feltet Periode vil automatisk ta utgangspunkt i aktuell måned. Er transaksjonene registrert på
en annen periode må feltet settes til 0 (null) for å få frem alle transaksjonene.
Du kan begrense søket ved å fylle ut aktuelle felt i søkelinjen.
Sett X i aktuell(e) linje(r) deretter ”behold-knappen” og transen flyttes over i variabeltbildet
:
Transaksjonen kan nå slettes/endres. Husk å lagre eventuelle endringer.
© EVRY AS 2013
Side 39
Grunnkurs Lønn
5
Lønnskjøring
5.1 Ansiennitetsopprykk (PR24)
Rapporten
”Ansiennitetsopprykk”
(PR24)
kjøres
helt
i
begynnelsen
av
lønnskjøringsprosessen. På den måten sikrer man at ressurser som skal ha ansiennitetsopprykk
får korrekte satser ved generering av fastlønn og registrering av variable transaksjoner.
Rapporten kjøres med oppdatering kun en gang pr lønnsperiode.
For at en ansatt skal tas med i ”Ansiennitetsrapporten” må det være lagt inn dato i feltet
”Ansiennitet” i Ansettelsesskillekortet. (Merk! Hvis det er kryss i feltet ”Ekskluder” vil ikke
ressursen bli tatt med når ”Ansiennitetsopprykk” kjøres.
© EVRY AS 2013
Side 40
Grunnkurs Lønn
Åpne rapporten ”Ansiennitetsopprykk” (PR24).
Avhengig av hvilken rapportmal du velger, må du utfylle verdiene.
Her må du legge inn:

Ressursnr (* for samtlige ansatte, eller tast inn ressursnummeret)

Lønnsramme (* for samtlige eller angi lønnsramme)

Dato fra (Første dato i lønnsperioden)

Dato til (Siste dato i lønnsperioden)

Opprykksenhet: Velg År (p.a.)

Ansiennitetsdato: Ansiennitetsdato

Utfør Oppdatering: Kryss for å kjøre rapporten med virkning.
Lagre (F12). Rapporten vil nå komme opp i ”Ajourhold rapportbestilling”. Klikk på
bestillingsnummeret, og følgende rapport kommer opp.
© EVRY AS 2013
Side 41
Grunnkurs Lønn
5.2 Generering av ressurssatser (HS05)
HS05 genererer ressurssatser og evt. oppdaterer satsene som er tilknyttet ressursene. Som en
ekstra kontroll bør man kjøre denne rapporten regelmessig, eksempelvis månedlig før hver
lønnskjøring. kan ressurssatsene oppdateres for alle ressurser. HS05 genererer ressurssatser
og evt. oppdaterer satsene som er tilknyttet ressursene.
Dersom
det
står
server
process
ended
ok,
så
er
rapporten
fullført
ok.
5.3 Etterbetaling av lønn (PR14)
PR14 er en rapport for beregning av lønn for tidligere perioder. Rapporten gjelder for både
nyregistrerte ressurser samt ressurser der det er foretatt endringer i lønnsopplysninger på
perioder der lønn allerede er kjørt.
PR14 skal alltid kjøres først uten oppdatering. Det er viktig at rapporten kun kjøres med
oppdatering en gang for en og samme ressurs i inneværende lønnsperiode. Dette for å unngå
duplikate etterbetalingstransaksjoner. PR14 uten oppdatering:
© EVRY AS 2013
Side 42
Grunnkurs Lønn
Legg inn:

Ressursnr ( * for alle ansatte)

Lønnart det gjelder (* for alle lønnarter)

Lønnsperiode fra: Hvilken lønnsperiode etterbetalingen skal gjelde fra

Lønnsperiode til: Siste lønnsperiode

Lønnsperiode for utbetaling (gjeldende lønnsperiode)

Utfør oppdatering: Kjøres først uten kryss.
Etter at rapporten er kjørt og transaksjonene er kontrollert og funnet i orden, kjøres rapporten
på nytt, denne gang med kryss for Utfør oppdatering. Lagre (F12), og ordrenummeret
kommer opp. Rapporten for etterbetalingen vises i ”Ajourhold rapportbestilling”.
© EVRY AS 2013
Side 43
Grunnkurs Lønn
Følgende rapportfiler genereres:
A-liste – Etterbetalingspostene:
Det genereres da variable transaksjoner på den ansatte som blir med i neste lønnskjøring, ved
kjøring med kryss. (Disse transaksjonene kan sees ved simulering).
B-liste - Viser kontering og eventuell omkontering.
Eliste:
Feilliste
© EVRY AS 2013
Side 44
Grunnkurs Lønn
5.4 Lønnsforslag (PR01)
Når alle variable transaksjoner er ført, er man klar til å kjøre et lønnsforslag. Lønnsforslag
(PR01) er en serverprosess som tar fatt i faste og variable lønnstransaksjoner og genererer et
lønnsforslag pr ansatt.
Rapporten gir forslag til lønn på bakgrunn av eksisterende ressurser og satser.
Man må alltid kjøre et lønnsforslag forut for lønnsbekreftelse (PR02). Lønnsforslag kan kjøres
så mange ganger man ønsker, ingen oppdatering skjer.
Feltforklaring
(Enkelte av parametrene kan være faste og vil ikke vises ved bestilling).
Felt
Beskrivelse
Relasjon
Angir hvilken relasjon ressursene må være knyttet til. Ønsker du utplukk
kun av ressurser som tilhører et kostnadssted, oppgir du begrepet for
kostnadssted. Forslag er ANSVAR. Dette forutsetter at knytningen til
ansvar er gyldig. Blank eller * innebærer at relasjoner ikke blir benyttet for
å begrense utplukket.
Relasjonsverdi
© EVRY AS 2013
Angir hvilke relasjonsverdier for den gitte relasjonen som ressursen må
Side 45
Grunnkurs Lønn
være koblet til, f. eks kostnadssted. Forslag er * (alle). Relasjonsverdi
ignoreres hvis Relasjon ikke er angitt.
Lønnsperiode
Angi perioden det kjøres lønn for.
Buntnummer
Eksempelvos lik lønnsperiode + evt. løpenummer. Bilagene blir merket
med dette nummeret. Buntnummeret brukes når du vil gjøre utplukk i for
eks spørringer, samt når du bestiller lønnsbekreftelse.
Tilleggskjøring
Ikke kryss av ved ordninær lønnsskjøring. Tilleggskjøringen skal kun ta
tak i åpne, variable transaksjoner, dvs. ikke ordinær lønnskjøring.
Ressurs
Gyldig ressurs. Verdien angis i henhold til verdi i parameter Ressursfelt.
Velg * for alle ressurser, eller angi ressursnr.
Lønnsreferanse Tekst på reskontroposten (fakturanummer). Eksempel lønn 12012011
Når alle opplysningene er lagt inn, lagrer man (F12), og ordrenummer for lønnsforslaget
vises.
Deretter kontrollerer man lønnsforslaget ved å dobbeltklikke på bestillingsnummeret i
”Ajourhold rapportbestilling”.
© EVRY AS 2013
Side 46
Grunnkurs Lønn
Normalt vil det komme opp 3 lister, som viser:

PR01A – Lønnstransaksjoner pr ressurs

PR01B – Lønnskonteringsbilag

PR01C – Bankliste
I tillegg finnes tre andre lister, som vises ved feil og varsler:

PR01D – Advarsel på lønnstransaksjoner. Gir informasjon om at ressursen har
nådd visse grenseverdier

PR01E – Feil på lønnstransaksjoner

PR01F – Advarsel på ressurser under behandling av lønnsforslaget. (For eksempel
mangler skatteprosent, og ansatte som ikke har transaksjoner denne perioden)
MERK! Etter lønnsforslag er kjørt, endres ressursens lønnsstatus til ”Lønnsforslag” i
lønninfoskillekortet i ressursbildet.
Vil du kjøre lønnsforslaget på nytt, må du endre lønnsstatus til ”Omkjøring”.
© EVRY AS 2013
Side 47
Grunnkurs Lønn
Alternativt kan man endre status i menypunktet ”Lønnskjøringsdetaljer”. Her velger man
buntnummeret man ønsker å kjøre om igjen, og man får opp en liste over ressurser som inngår
i buntnummeret. Deretter merker man ressursene som skal ha endret status, og trykker fjern.
Man blir så spurt om status (S) skal endres fra R til N. Trykk ok, og lagre (F12), og nytt
lønnsforslag kan kjøres for ressursene.
Du kan også velge Fjern alle hvis du ønsker å kjøre hele lønnsforslaget på nytt.
Dersom man ikke endrer lønnstatus og kjører nytt lønnsforslag, vil man få følgende
feilmelding:
© EVRY AS 2013
Side 48
Grunnkurs Lønn
Hvis denne feilmeldingen vises må man endre lønnsstatus til ”Omkjøring” og kjøre
lønnsforslaget på nytt. Denne feilmeldingen vil også vises hvis status for lønnsperioden er satt
til ”C” (Lukket) under Agresso Felles< Faste registre<Perioder eller hvis det allerede er kjørt
lønn for denne perioden.
5.5 Lønnsbekreftelse (PR02)
Etter at lønnsforslaget er kontrollert, kjører man lønnsbekreftelse (PR02).
© EVRY AS 2013
Side 49
Grunnkurs Lønn
Følgende felt fylles ut:

Buntnummer fra: Velg siste kontrollerte buntnummer på det lønnsforlaget som du skal
bekrefte. Merk at transaksjonene må ligge på et lønnsforslag for at de skal bli med i
lønnskjøringen.

Buntnummer til: Velg det samme buntummer som ovenfor med mindre du har opprettet
en tett serie med lønnsforslag-buntnummer som er kontrollert og funnet i orden og skal
bekreftes. Det anbefales å holde seg til et lønnsforslag-buntummer som benyttes i hele
prosessen.

Periode: Lønnsperioden som lønnen skal bekreftes

Lønnsdato: Utbetalingsdato

Bilagsdato: Bilagsdato for kjøringen. Vi anbefaler at denne settes lik utbetalingsdato.

Bokfør i regnskap: Det settes kryss i feltet, slik at bokføring skjer i en operasjon,
hovedboken og reskontro oppdateres automatisk.
Deretter lagrer man (F12), og ordrenummer vises. I Ajourhold rapportbestilling” kan man se
at det genereres flere rapporter:

PR02 – Lønnsbekreftelsen

GL07 – Hovedboktransaksjoner

I tillegg kan man sette PR02 til å starte en annen jobb, for eksempel PR16 Lønnsslipper
eller PR26 Regenerering av årstotaler
Normalt vil det komme opp 3 lister for PR02, dette er:

PR01A – Lønnstransaksjoner pr ressurs
© EVRY AS 2013
Side 50
Grunnkurs Lønn
6

PR01B – Lønnskonteringsbilag

PR01C – Bankliste
Spørring historiske lønnstransaksjoner
Etter at lønnsbekreftelse PR02 er kjørt, vil transaksjonene fremkomme i spørrebildet
lønnstransaksjoner som historiske transaksjoner (C).
Menypunkt:
Agresso
Lønn
og
Personal
|
Lønnssystem
|
Lønnstransaksjoner
|
Lønnstransaksjoner
Søkekriterier angis i den grå søkelinjen. Unngå å søke frem alle transaksjoner (F7) uten
begrensninger da dette vil være et tungt søk etter hvert som lønnsutbetaling via Agresso blir
generert.
Søket kan også finjusteres ved hjelp av oppsettsfunksjonen i Agresso.
© EVRY AS 2013
Side 51
Grunnkurs Lønn
7
Reversering av siste lønnskjøring
Reversering av lønn er en serverprosess som brukes for å tilbakeføre lønnsbekreftelse for en
eller flere ressurser. Merk at det kun er mulig å reversere lønn for en lønnsperiode av gangen,
og at det kun er mulig å reversere siste lønnsbekreftelsen for ressursen. Dersom det er kjørt
lønnsbekreftelse for senere perioder, må disse reverseres før lønnsbekreftelse for ønsket
periode kan reverseres.
For å reversere en lønnsbekreftelse, må man angi:

Buntnummer fra/til for transaksjonen. Buntnummeret er det samme som for
lønnsbekreftelsen

Bilagsnummer fra/til. Hvis ønskelig

Perioden reverseringen gjelder for

Ressursnummer reverseringen gjelder for

Buntnummer som skal gjelde for reverseringen

Bokfør i regnskap gjør at reverseringen bokføres i hovedboken.
Deretter lagrer man (F12), og i bildet Lønnstransaksjoner vises transaksjonene med status R
(Reversert).
© EVRY AS 2013
Side 52