1. No category

Nyttja tid och resurser smartare
www.conscriptor.se
1
– Jag har ett väldigt roligt jobb, mycket på grund av kontakten
med mina kunder och sekreterarlaget, säger Sabine Geiser
Kolehmainen. Hon är teamledare på Conscriptor, ett jobb där
man behöver vara stresstålig, flexibel och strukturerad.
Sabine, teamledare
Våra kunder är fantastiska
Det gäller att skapa bra relationer när man jobbar med många
människor under tidspress.
Conscriptors 24-timmarsregel sätter press på alla inblandade att göra
ett snabbt jobb utan att tumma det
minsta på kvaliteten. Som teamledare sitter Sabine som spindeln i
nätet och ser till att allt fungerar.
– Jag har ett antal fasta kunder
som jag samarbetar med och vi har
ganska tät kontakt. Det första jag
gör när jag får en ny kund är att lära
känna verksamheten och tillsammans med personalen skapa rutiner
för hur vi ska samarbeta. En vårdcen-
tral, ett sjukhus eller en specialistläkare kan skilja sig åt på olika sätt och
det är mitt jobb att se till att rätt kund
och diktat hanteras av rätt sekreterare
hos oss. Diktaten ser helt olika ut och
det är otroligt viktigt att sekreteraren
har rätt kompetens för uppdraget.
Hög kompetens och lång erfarenhet
Sabine har en grupp på 15 sekreterare som arbetar på distans med att
skriva ut diktat. Det är hon som tar
emot alla ljudfiler och fördelar arbetet inom gruppen.
– Vi har höga krav på våra sekreterare och jag måste veta allt om deras
kompetenser; vilka program de kan
och om de har erfarenhet av någon
specialistsjukvård. Vi har skickliga
läkarsekreterare med minst fem års
yrkeserfarenhet och många av dem är
kunniga inom exempelvis kardiologi,
ortopedi, hud och ögonsjukvård. Det
är viktig information för mig när jag ska
koppla ihop rätt person med rätt diktat.
Journalutskrifter inom 24 timmar
På Conscriptor finns ytterligare
fem teamledare som vardera hanterar grupper om 10-25 sekreterare
och man har ett nära samarbete för
att nå 24-timmarsmålet.
– Det är tekniken som kan sätta
käppar i hjulet ibland, men annars så
lever vi väl upp till vårt löfte, tycker
Sabine. Jag och de andra teamledarna
har kontakt flera gånger om dagen
för plötsligt kan det hända något
som gör att vi måste omfördela våra
resurser – till exempel att en kund
behöver extrainsatser snabbt. Teamen
av läkarsekreterare är inte statiska utan
vi stämmer av hela tiden för att fördela
jobben så att diktaten blir klara i tid.
Det kräver full koll och kontinuerlig
kommunikation och är väldigt roligt!
Tiden läker inte alla sår.
Tiden må läka många sår men ibland behövs lite hjälp på
vägen. Att använda Biolight kan ge halverad läkningstid av
både svårläkta sår och andra inflammatoriska tillstånd.
Vill du veta mer?
Kontakta oss på 08-622 52 70
och boka ett möte.
www.biolight.se
Biolight® är en medicinteknisk behandlingsmetod som med hjälp av
pulserande ljus påskyndar kroppens egna läkningsprocesser.
2
www.conscriptor.se
Thord Svanberg, praktikertjänst Bovallstrand
Flexibiliteten är en stor fördel
På Sotenäs Vårdcentral i
Hunnebostrand ser man
Conscriptor som en proffsig
vikarie som kan rycka in
när behovet uppstår. Varken
Thord eller Shiela ser tjänsten som ett hot mot läkarsekreteraren utan som ett
bra komplement att luta sig
mot när belastningen ökar
trycket på de anställda.
– Man kan aldrig ersätta en läkarsekreterare med den här typen
av tjänst, säger Thord Svanberg,
specialist i allmänmedicin. I dag
gör en läkarsekreterare betydligt
mer än skriver ut diktat, yrkesrollen har utvecklats genom åren och
idag skulle jag vilja säga att de är
lika mycket IT-tekniker och receptionist som läkarsekreterare. Shiela
Wickman är läkarsekreterare på
vårdcentralen och håller med.
– Nej, yrkesrollen har utvecklats
och innebär mer än att skriva. Blir
någon sjuk är det förstås bäst att ha
personer på plats, men det har blivit
allt svårare att hitta utbildade läkarsekreterare i glesbygd. Det utbildas
helt enkelt för få i dag och vi har
svårt att hitta vikarier, då är det
skönt att ha Conscriptor som backup. De hjälper till vid sjukfrånvaro
och under semestertider då vi har
mycket att göra.
Komplement vid hög belastning
Det är gott om besökare längs västkusten på sommaren så till skillnad
från många andra arbetsplatser har
man högsäsong under semestertiden.
– Skulle någon bli sjuk kan vi
Vårdcentralen Sotenäs från vänster Shiela Wickman, läkarsekreterare, Klas Malmström, Conscriptor
och Thord Svanberg, Verksamhetschef, läkare
ringa och få hjälp direkt, den flexibiliteten är bra att ha säger Thord.
Conscriptor skriver ut de diktat
som samlats på hög och journalför
åt oss. Det är ju inte bara under
semestertider som den hjälpen kan
vara bra att ha utan i influensatider
eller kring jul. Vid tillfälliga arbetstoppar helt enkelt.
Bra digitalt verktyg
En annan stor fördel är det digitala
dikteringssystemet som Conscriptor
erbjuder och som Sotenäs vårdcentral också har gått över till.
– DictaPool-systemet är mycket
bättre än det vi hade tidigare, tycker
Thord. Det ger bättre och tydligare
diktat, vi slipper knappa personnummer och det är lättare att hantera.
– Dessutom slipper vi krånglet med banden, påpekar Shiela.
Fördelen med den digitala hanteringen är också att jag kan plocka
upp diktaten via datorn och även
jobba hemifrån om jag behöver det.
Det är väldigt praktiskt om jag till
exempel behöver stanna hemma
med sjukt barn. Tekniken kan
krångla ibland men då får vi väldigt
snabb och bra hjälp. Mikael som sitter i supporten hjälper alltid till och
är himla trevlig!
Fördelar med
dikteringstjänsten
Thord: Flexibiliteten i
tjänsten, bättre ljud och
mer lätthanterlig teknik
Shiela: Lättåtkomligt, flexibelt, bra att enkelt kunna
skicka över filer om man
behöver skrivhjälp
Vårt mål är att alltid försöka
finna de bästa lösningarna.
Nordstaden Försäkringsmäklare AB
Gullbergs Strandgata 36D, 411 04 Göteborg | 031-333 09 90
www.conscriptor.se
3
Anna, teamledare och utbildningsansvarig
”Vi är ett proffsigt komplement”
Vi besöker Anna på kontoret i centrala Göteborg under en
av hennes utbildningsveckor. Alla nyanställda läkarsekreterare kommer till kontoret på fem utbildningsdagar.
Då träffar man sin teamledare, går igenom Conscriptors
organisation, arbetsrutiner och sekretessregler.
– Vi arbetar ju i en virtuell miljö som
är ganska komplex och det är en viktig del i utbildningen. Vi ligger långt
fram i utvecklingen och den tekniska
miljön förändras snabbt. Här får
läkarsekreterarna utbildning i våra
olika system, program och får tid
att testskriva för de kunder de ska ta
hand om på distans. Distansarbetet
är lite speciellt och det är viktigt att
man har goda grundkunskaper när
man ska börja jobba på egen hand.
Spetskompetens
skiljer sig så mycket åt, vi har alltifrån
större sjukhus till specialistmottagningar och vårdcentraler. Under en
och samma dag kan vi behöva någon
som har kunskaper inom ortopedi,
onkologi eller invärtes medicin.
Många sekreterare har därför fasta
kunder som de skriver för inom sitt
specialområde.
Flexibel och kostnadseffektiv tjänst
– Alla våra kunder har olika krav och
önskemål och vi anpassar oss efter
deras behov. Det ger
kunden en väldig flexibilitet. Vi skriver ut diktat,
journalför i deras system,
kassaregistrerar och tar
hand om tidsbokning
bland annat. Det frigör
tid för kundens läkarsekreterare att göra annat
då det behövs. Kunden
får ett väl utfört arbete med hög kvalitet under kort tid. Dessutom är det
ju väldigt kostnadseffektivt eftersom
man bara betalar exakt för de antal
diktat vi utför.
”alla våra
anställda
är mycket
erfarna”
För att kunna arbeta
som läkarsekreterare på Conscriptor
krävs minst fem års
erfarenhet och gärna
spetskompetens inom
olika medicinska specialiteter.
– Alla våra anställda
är mycket erfarna, understryker
Anna, de har många års arbetsvana
och vi har höga krav på kompetens,
flexibilitet och datorkunskaper. Det
måste vi ha eftersom våra kunder
Niclas Gustavsson, affärsområdeschef
Slipp anteckningarna
– låt rösten tala
Efter varje möte eller säljbesök är det samma sak, dags att skriva ner resultatet och få iväg en rapport. Risken är att de viktiga anteckningarna aldrig dokumenteras i företagets CRM eller affärssystem utan blir liggande på hög och blir
en stressfaktor och brist i företagets dokumentation. Conscriptors nya app är
räddningen ur skrivträsket!
Conscriptor har utvecklat tjänsten
VoiceNotes®, en smart app för
smarta telefoner. Just nu finns den
nedladdningsbar för iPhone men
finns inom kort för alla mobilplattformar. Ursprungstanken var en
enkel applikation för resande säljare,
men allteftersom Niclas Gustavsson
har arbetat med VoiceNotes har han
insett att alla har stor nytta av den.
– Med den här appen blir rapporteringen snabb och enkel, säger han.
4
Det är en användarvänlig tjänst där
man talar in sin information, skickar
iväg den och får den journalförd av
Conscriptors personal. På så sätt
kan säljaren fokusera på fler kundbesök och skapa fler och bättre affärer.
Verktyg som passar alla
Conscriptors tjänst VoiceNotes
kan användas mot en mängd olika
CRM-system varav Lundalogik är
ett av de mest dominerande. Den
nya tekniken gör det möjligt för
Conscriptor att skriva direkt i
företagens CRM-verktyg. Slut på
egna snabbt nedklottrade anteckningar som ska omvandlas till en
snygg rapport alltså. Istället kan
du med mötet i färskt minne tala
in informationen, få med allt på
betydligt kortare tid och dessutom
få allt dokumenterat direkt in i
företagets affärssystem eller CRM.
På www.conscriptor.se ligger
en film där Niclas visar hur
VoiceNotes fungerar och hur
man väljer de olika funktionerna.
www.conscriptor.se
Berit, kontorschef säljstöd
När du är upptagen
tar vi hand om telefonen
Conscriptor Säljstöd erbjuder tjänster som vänder sig
till alla slags företag med
en sak gemensamt: ibland
behöver man hjälp med att
boka möten eller ta hand
om telefonsamtal.
vidare till våra kunder enligt deras
önskemål. Det är lite som att ha en
receptionist på distans, vi är trevliga,
professionella och svarar alltid. En
del kunder vill ha kontinuerlig hjälp,
andra behöver tillfällig avlastning.
Kundbokning
Berit Johansson är kontorschef och
har lång erfarenhet av att arbeta
med företag inom läkemedelsbranschen och medicinteknik.
Tidigare vände man sig huvudsakligen till dessa kundkategorier men
man upptäckte snart att tjänsterna
behövdes av många. I dag har man
kunder också inom andra branscher såsom IT-teknik, utbildningsföretag och advokatbyråer.
– Typen av verksamhet är oväsentlig, det som är viktigt är ju att vi
är tillgängliga hela tiden konstaterar
Berit. Vi tar hand om både telefonpassning och bokningar och i den
stunden är vi företagets ansikte utåt.
Telefonpassning
– Är du upptagen så ställ över
samtalen till Conscriptor Säljstöd.
Precis så enkelt är det, säger hon.
Vi svarar, tar emot meddelanden
och lämnar sedan informationen
– Vi har jobbat med kundbokningar i många år och har bra överblick och struktur. Det är en av våra
styrkor, och att vi kan Sverige utan
och innan. Den kunskapen har vi
nytta av när vi bokar in rutten åt en
säljare, till exempel. Dagen ska bli så
effektiv som möjligt utan att skapa
onödig stress. Även här är branschen
underordnad, men vi har stor erfarenhet av att boka kundbesök åt
läkemedelsföretag.
Berit berättar att man också har ett
antal läkarmottagningar som kunder
där man tar emot bokningssamtal, lägger in patientbesök och möten.
– För att kunna göra ett riktigt
bra jobb behöver vi ha en tät och
nära relation med alla våra kunder.
Vi behöver lära känna dem och
deras verksamheter och det är en
av anledningarna till att jobbet är
så roligt, avslutar hon, man lär sig
något nytt nästan varje dag.
Mikael Florén, support
Inom sjukvården finns
ingen tid för problem
– det ska bara funka
Installationer, uppdateringar och teknisk support för både
kunder och egen personal. Det kan stundtals hetta till
ordentligt och då gäller det att behålla lugnet och prioritera
rätt. Mikael Florén och Mattias Brandt tar hand om supporten på Conscriptor och blir inte stressade i första taget.
– Man når oss antingen via datorn
eller telefonen, berättar Mikael.
Är det inte så bråttom brukar folk
mejla och så tar vi varje ärende i
prioriterad ordning. Blir det akut
så ringer telefonen och då får vi
ju ta hand om problemet genast.
Inom sjukvården måste tekniken
funka, det finns inte tid för krångel
och förseningar. Vi känner våra
kunder väl och har en bra förståelse för vilka problem de får, den
medkänslan påverkar och ger ett
personligt engagemang i varje
ärende. Alla problem ska vara
avslutade när vi går för dagen, det
är vår uttalade ambition.
Snabbt och säkert system
– Vi installerar utrustningen för
läkaren och sekreteraren på mottagningen och hjälper till att koppla samman systemen så att vi kan
journalföra direkt i deras program.
www.conscriptor.se
Vid frågor eller om utrustningen
inte fungerar hör de av sig och då
är det alltid bråttom. För att kunna
hjälpa till snabbare går vi ofta in
och fjärrstyr deras dator så att vi
kan åtgärda direkt. Det är mycket
enklare än att förklara för oss vad
felet är.
– Ibland uppstår tekniska fel
men de brukar snabbt upptäckas
av våra sekreterare eller av kunden.
Då startar jag en liten utredning
och jag hittar dem alltid, även om
det kan ta lite tid ibland. För oss är
det viktigt att lösa problemet så att
kunden kan fokusera på sin mottagning och slippa bekymra sig.
Inga diktat försvinner någonsin, vi
har pålitliga back-up system, påpekar Mikael. Det är en trygghet för
både oss och läkarna att kunna lita
på systemet – och i slutänden även
för mottagningens patienter.
5
Conscriptor AB
Att: Henric Carlsson
Box 1
473 21 Henån
Hej Henric!
Grattis till 2011 års utmärkelse till Gasell (igen)!
Vi uppskattar samarbetet med Conscriptor och era kunder.
Under 1a kvartalet 2012 har vi som du vet lanserat nästa
generation av er IT-plattform som vi har byggt med hjälp av
Citrix XenDesktop 5.5. Med denna plattform som grund är vi
övertygade om att vi kommer att hjälpa Conscriptor att bli
Gasell även det här året!
Vi ser fram emot ett framgångsrikt 2012
tillsammans med Conscriptor.
Henric Carlsson, VD Conscriptor
Fler och bättre
lösningar åt kunden
Med vänliga hälsningar
Tobias Carlsson
Adequata AB
Vill du veta mer om hur vi har hjälpt andra nöjda kunder? Kontakta Tobias Carlsson på Adequata.
Adequata är silverpartner till Citrix (CSA) och har strategiska samarbeten med ledande specialister inom nätverk och virtualisering för att alltid kunna erbjuda högsta möjliga tillgänglighet
och säkerhet. www.adequata.com
– Den största drivkraften är också min största utmaning, jag
vill hela tiden utvecklas och bli bättre. Både som VD och
som entreprenör. Affärsutveckling och tekniska framsteg
är båda betydelsefulla delar, men lika viktigt är att behålla
ödmjukheten för kunden och vara lyhörd för personalen.
Conscriptor har vuxit snabbt sedan
2006 och i dag har företaget över 80
anställda. För en entreprenör som
är van vid att ha ett finger med i allt
gäller det att våga släppa kontrollen
och delegera en del av ansvaret, då
ökar kreativiteten tycker VD Henric
Carlsson.
– Jag har höga förväntningar
både på mig själv och resten av
personalen att engagera sig i kunden
och söka bra lösningar. Då måste jag
låta personalen ta ut svängarna och
fatta besluten själva, ibland snabbt
för att kunden ska bli nöjd. Det brukar nämligen vara så att lösningar
som är bra för kunden också är det
för vårt företag.
nya applikation för smarta telefoner
är ett av flera steg i den riktningen.
VoiceNotes kommer att förenkla rapporteringen direkt in i användarens
affärssystem. Just nu jobbar vi på
en avancerad applikation för iPad
Salitor™. Den kommer att effektivisera
journalarbetet och sänka kostnaderna
rejält. Den största landvinningen
görs med en förbättrad kvalitet i
dokumentationen vilket är en kritisk
faktor inom vården. Med några enkla
knapptryckningar kommer man att få
en färdig text, en tjänst som jag verkligen ser fram emot att presentera. Vi
vill också kunna utveckla fler digitala
tjänster för sjukvården de kommande
åren och flera projekt kommer att
starta under året.
Din IT-partner
Teknisk utveckling
6
NU FIRAR VI 10 ÅR
IT-LEVERANTÖR TILL
HÄLSO & SJUKVÅRDEN
Advance AB
GÖTEBORG
Växel: 031-760 18 00
STOCKHOLM
Tel: 08-410 209 00
[email protected]
www.advance.se
Passa på:
Få en trygg, bekymmersfri
IT-lösning och nyttja våra
fina erbjudanden!
Det har gått bra de senaste åren
konstaterar han, tre gånger i rad har
man blivit utnämnd till Årets Gasell
och 2011 till Årets Företag på
Orust. Framförallt tror han att det
beror på engagemanget i företaget.
– Jag skulle säga att alla anställda
har en nära och personlig relation till
våra kunder och det gäller att behålla
den även när vi expanderar. Förståelse
för kundens behov ger oss möjlighet
att hitta nya tekniska lösningar och
fler tjänster som gör livet lättare för
dem. Jag tror oerhört mycket på den
digitala tekniken i vården och vår
Smarta lösningar sparar pengar
– Jag tror att en av anledningarna
till att vi har haft en fin utveckling i
bolaget är att vi hela tiden återinvesterar. Det blir en växelverkan där det
vi får av våra kunder i form av vinst
går tillbaka till dem i form av tekniska lösningar och nya, kreativa tjänster som underlättar deras arbete. ­Vi
arbetar målmedvetet för att sänka
kostnaderna för journalhantering
och sjukvårdsadministration. Vi vill
vara en stabil partner som kommer
med smarta, kostnadseffektiva lösningar för våra kunder.
www.conscriptor.se
Maria och Stefan Amér, Familjeläkarna i Saltsjöbaden
De erbjuder precis det vi vill ha
Maria och Stefan Amér är läkare och driver tillsammans Familjeläkarna i Saltsjöbaden. De
öppnade sin första mottagning 2008 och har under åren expanderat. Numera är företaget en stor aktör i regionen med två vårdcentraler och man står för läkarinsatserna på ett
40-tal äldreboenden. Samarbetet med Conscriptor inleddes redan 2008 och varken Maria
eller Stefan ser någon anledning att ändra på det.
– När vi öppnade vår första mottagning hade vi en läkarsekreterare
under en kort tid, berättar Maria
Amér, men dels hade vi inget
utrymme för en sekreterare i våra
lokaler och dels var det svårt att
anställa vid nystart. Stefan fick kontakt med Henric på Conscriptor och
vi inledde ett samarbete med dem.
Henric är positiv, lyhörd och väldigt
lösningsorienterad. Han är mån om
att vi ska vara nöjda, och det är vi.
Användarvänlig utrustning
På vårdcentralerna använder man
huvudsakligen fasta diktafoner
medan läkarna på äldreboendena är
utrustade med bärbara. Båda varianterna är lika bra men fyller olika
funktioner tycker Maria.
– Fördelen med Medspeech är
www.conscriptor.se
att diktaten går direkt in på patientens journal och att man kan gå in
och lyssna på dem i efterhand. Det
är en fördel ur patentsäkerhetssynpunkt, tycker jag. Däremot är det ju
väldigt smidigt att ha en bärbar diktafon när man arbetar på ett äldreboende och kan diktera direkt efter
att man har träffat patienten.
Den tekniska installationen gjordes av Conscriptor som också står
för support och service.
– Supporten är jättebra, snabb
och smidig, och har vi några önskemål kring den tekniska utrustningen
så löser vi alltid det gemensamt.
Professionella sekreterare
I dag skriver Conscriptor ut alla diktat
åt ett 40-tal läkare hos Familjeläkarna
i Saltsjöbaden. Trots att de numera
skulle kunna anställa en egen läkarsekreterare har Maria och Stefan valt att
fortsätta samarbetet.
– Det fungerar så smidigt och de
är så kundinriktade, säger Maria. Vi
har ett mycket gott samarbete med
Margareta som är vår huvudsekreterare. Hon känner oss väl vid det här
laget, är mycket professionell och
lojal. Vi har tät kontakt och allt funkar jättebra! Hon har också ett antal
sekreterare som hjälper till när vi har
många diktat som ska skrivas ut. Vi
har aldrig saknat att ha en läkarsekreterare på plats. Hade de inte haft
så bra sekreterare och så bra tjänster
och hade inte gänget på Conscriptor
varit så måna om att vi ska vara
nöjda så hade vi säkert hellre velat
ha en egen anställd, men det de
erbjuder är precis det vi vill ha.
”Fördelen med
Medspeech
är att diktaten
går direkt in
på patientens
journal och att
man kan gå
in och lyssna
på dem i
efterhand”
7
www.roxx.se Tryck: Printfabriken, 2012
Conscriptor
Box 1 | 473 21 Henån
Tel: 031-67 82 00
Fax: 031-67 82 05
E-post: [email protected]
Webb: www.conscriptor.se
Vill du ha mer information om oss?
Ja tack, jag vill ha mer information om tjänsten journalhantering/läkarsekreterare
Ja tack, jag vill ansluta mig till tjänsten journalhantering
Ja tack, jag vill ha mer information om tjänsten tidbokning
Ja tack, jag vill ha mer information om tjänsten VoiceNotes
Företag
Namn
Telefon
E-post
Klipp ut och
posta till adressen:
Conscriptor
Box 1 | 473 21 Henån