Reflektioner från studiebesök på Holbæk sjukhus 1403121
Arbetssätt
Inom ramen för Interreg-projektet Sundhet över Sundet gjorde 4 personer från Region Skåne
studiebesök vid Intern Survey på Holbecks sjukhus.
Syftet var att ta genom deltagande ta lärdom av det arbetet inom den Danska kvalitetsmodellen,
DDKM. Vi som genomförde studiebesöket var tre medicinska revisorer i Region Skåne som arbetar
med medicinska revisioner i primärvården i Skåne samt projektledaren för Region Skånes
Verksamhetsledningssystem.
Vi följde under två hela dagar det arbete som de interna surveyerna genomförde på olika avdelningar
på samt en avslutande uppföljning av ledningens arbete. Den interna surveyen sker mellan de
externa ackrediteringarna som sker var tredje år. De interna surveyerna hade delat upp sina besök på
olika fokusområden, valda ur DDKM.
Verksamhetsansvariga på sjukhuset var informerade om att de under dessa två dagar kunde bli
föremål för intern survey. Varje avdelning inom sjukhuset hade gjort en ”egendeklaration” innan
revisionen om och hur man följde respektive krav. Den interna revisorn gjorde sin bedömning och de
punkter som avvek från respektive bedömning valdes ut för revision. Första dagen inleddes med ett
möte där ansvarig surveyor intervjuade sjukhusledning kring den övergripande strukturen för
kvalitetsarbete. Representanter för olika verksamhetsområden fick svara på var de har
ändrat/förbättrat men också var de har sina ”knaster”, områden som behöver ytterligare
uppmärksamhet. På de enheter som besöktes träffade vi ansvarig chef under 15-45 minuter. Enheter
som besöktes var ekonomiavdelningen, bild och funktionsdiagnostik, klinisk kemi, geriatrik, ortopedi,
barnavdelning, kardiologisk vårdavdelning, akutmottagning och fysioterapi. Indirekt rapport gav
också om en annan mottagning där man i detalj granskat rutinerna för provsvarshantering. Intervjuer
skedde med patienter, avdelningsledning och medarbetare.
Noterat vid besöken; det var en bärande struktur på frågeställningar som diskuterades,
dokumentation skedde efter dialogerna, observationer gjordes vid förflyttningar i lokaler,
Surveyerna skapade en välkomnande atmosfär och mottogs väl som observatörer med fokus på att
lära och stödja förbättringar.
Efter dagens besök på klinikerna ägnade surveyerna sig åt att skriftligt sammanställa sina iakttagelser
och konklusioner.
En dialog fördes mellan ansvarig surveyer, sjukhusledning och företrädare klinikerna under ledningen
av surveyer. Detta som en förberedelse för kommande externa survey.
Erfarenheter
De erfarenheter och reflektioner vi gjorde och som kan vara till gagn för Region Skånes pågående
arbete med verksamhetsledningssystem och arbetssätt med uppföljning i primvården var att
områden som faller in under begreppet ”kvalitet” i Danmark kan i Sverige betecknas lag och
författning (ex korrekta arbetskläder, rutiner för läkemedelshantering). De angav också det som
kvalitetsarbete att man numera söker anestesijouren till akutmottagningen när det kommer in ett
”blåljusbarn” i ambulans. Detta agerande skulle kanske mer kallas intern rutin i Region Skåne.
Det vi kan ta med oss till Region Skåne var det mycket konkreta tillvägagångssättet som användes i
surveyen med intervju och stickprovstagande. Man kontrollerar att rutiner finns dokumenterade på
papper och frågar dessutom medarbetare hur rutinerna tillämpas praktiskt i verksamheten (ex
hantering av laboratoriesvar, automatisk utloggning av dator med patientinformation,
läkemedelshantering mm). På flera ställen togs det stickprov för att styrka de påståenden som
framfördes vid intervjuer. Stickproven och frekvensen varierade mellan olika revisorer. Enligt vår
uppfattning är detta ett bra sätt att säkerställa att kvalitet blir ett levande begrepp i kliniskt
vardagsarbete, och inte något dokument som står i en pärm på chefens kontor.
Det blev också tydligt att dialogerna med verksamheten med frågor kring hur man arbetar med olika
uppgifter är ett viktigt instrument att för att förstå och bidra till förbättringar. För att nå ut med
förbättringar behövs såväl verksamhetsledningssystem, så som det danska IKAS, och dialoger ute i
verksamheterna.
Det var också slående hur många avvikelser som berodde på att IT-systemen inte är anpassade till
verksamhetens behov. Tyvärr finns det all anledning att anta att Region Skåne också har en rad ITrelaterade problem vilket särskilt bör uppmärksammas i kvalitetsarbetet.
Förvaltningsledningens engagemang och deltaktighet före och efter revisonerna var större i Holbæk
än det vi ser med vårt arbetsätt inom primärvården i Region Skåne.
Att sjukhusen måste vara ackrediterade enligt DDKM för att bedriva verksamhet i Danmark skiljer sig
från Region Skånes arbetsätt. I Skåne sker godkännandet vid start av en vårdcentral, därefter görs
återkommande medicinska revisioner/uppföljningsdialoger var 18-24 månad. I Danmark sker
uppföljning vart tredje år och om ett sjukhus blir underkänt vid ackreditering av IKAS innebär att
verksamheten riskerar stängas om förbättring inte sker inom 2 månader. I Region Skåne får man vid
uppmärksammade brister i kvaliteten först ställa krav på åtgärder genom erinran. Därefter inleds en
juridisk process där regionen får styrka brister i åtagandet innan det kan bli aktuellt med stängning.
Tack för ett givande besök
Malmö 140402
Eva Theander, Inga-Lill Rohdin, Liv Remitz, medicinska revisioner
Johan Nilsson, projektledaren för Region Skånes Verksamhetsledningssystem