verktygslådan / modelltestet
”speed talking”
– prata för
dig själv
Illustration: Mia Hillerhag
modelltestare
jonna jakobsson
Fler modeller
I varje nummer av Chefstidningen går vi igenom en
modell eller metod som du
kan ha nytta av i arbetet.
Se tidigare modeller på
www.chefstidningen.se.
Vad och varför:
Brukar du muttra för dig själv när du har en
extra knivig uppgift framför dig? Känner du
ibland att t ankarna snurrat för många varv
i samma spår? Då kan ”Speed Talking”, eller
snabb-snackande som vi kallar det på svenska, vara en lämplig metod för att hitta olika
förslag till problemlösningar.
Vem som skapade metoden är oklart men
forskning på bland annat School of Psychology,
universitetet i Nottingham i England, har visat
att problemlösning kan underlättas med hjälp
av att resonemang och idéer uttalas högt. Även
om vi här rekommenderar att metoden genomförs individuellt så kan en väl fungerande
grupp använda metoden tillsammans. Det
förutsätter dock att det är ”högt i tak” och att
ledaren av övningen har förmåga att skapa ett
gott och tryggt arbetsklimat.
3
Prata för dig själv
Starta inspelningen och
läs problemet högt för dig
själv. Sätt klockan på fem-
ton minuter och starta den. Prata nu högt
non-stop om ditt problem. Tänk högt och
1
säg vad du tycker och tänker i frågan.
Förbered teknik
och miljö
telefonen? En annan möjlighet är att snabb-
Slappna av och låt allt du har i huvudet
snacka med dig själv i bilen då du ändå inte
komma fram. Prata om dina känslor inför
För att kunna genomföra ett
har möjlighet att nyttja tiden till annat.
problemet och dess möjliga konsekven
snabb-snack så behöver du
Hitta en miljö där du inte blir störd och där
ser, såväl hot som möjligheter. Låt orden
du känner dig avslappnad.
flöda allteftersom de dyker upp. Säg vad
kunna spela in din röst. En diktafon, bandspelare eller funktionen för röstmemon i
din mobil fungerar utmärkt att använda.
Du behöver även en timer eller klocka som
hjälper dig att hålla ordning på tiden. Då
metoden går ut på att du ska prata högt för
52 Chefstidningen
2
Formulera och
dokumentera
problemställning
Innan du börjar slår du fast
du tänker och utforska associationer som
4
Reflektion och
idéformulering
Du behöver inte ha
hjärnan gör eller sidospår som dyker upp
bråttom att gå till det fjärde steget.
allteftersom du pratar.
Avsluta inspelningen och bestäm
Tycker du att orden tar slut innan
när du ska använda ytterligare
tiden gått, var bara tyst och fundera över
en kvart till att reflektera och
dig själv är det viktigt att skapa en trygg
och avgränsar det problem du vill fokusera
om något nytt dyker upp. Avsluta inte
hitta lösningar. När du lyssnar av
och skön miljö. Du kan med fördel välja att
på. När du bestämt din problemformulering
övningen innan tiden är slut. Ibland kan
inspelningen skriver du direkt ned
göra ett ”snabb-snack” när du är ute och
skriver du ned den på ett papper. Detta har
själva väntandet bidra till att tankarna
de goda idéer som du nämnt men också
promenerar. Varför inte använda headsetet
du med dig när det är dags att starta snabb-
skjuter ny fart och skapar annorlunda,
de som dyker upp när du lyssnar på ditt
på mobilen så tror mötande att du pratar i
snacket.
innovativa idéer.
eget resonemang.
Chefstidningen 53
verktygslådan / modelltestet
jonna jakobsson
Testpiloten
Testa själv!
Vill du eller din
arbetsgrupp vara
testpiloter för en
modell? Maila oss
på modelltestet@
chefstidningen.se.
Niklas Jakobsson, chef för Skanska Affärsstöd på Skanska Sverige AB
pratstunden gav idéer
Att resonera med sig själv är inte nytt för Niklas Jakobsson.
Men han har inte gjort det så strukturerat tidigare, något
som kändes både begränsande och utvecklande.
D
et är liv och rörelse i det öppna
kontorslandskapet på Skanska
Affärsstöd, Skanska Sveriges
Shared Service Center. Här
a rbetar mer än 65 anställda och konsulter
för att stödja Skanska i Sverige med en
mängd tjänster på ekonomi- och personal
området. I centrum av den stora, ljusa
54 Chefstidningen
lokalen sitter chefen Niklas Jakobsson.
– Man skulle nästan kunna kalla oss en
administrativ fabrik. Vi jobbar i huvudsak med administrativ produktion och i
fokus står processkartläggningar, ständiga processförbättringar och kostnads
effektivitet. Olika typer av problemlösnings- och utvecklingsmetoder är något vi
använder oss av regelbundet, säger han.
Niklas poängterar att snabb-snack
metoden inte är ny för honom. Att resonera kring nya idéer och utvecklingsfrågor
är en naturlig, nödvändig och daglig del av
hans arbete. Det som gör metoden speciell
i jämförelse med andra anser han framför
allt är två saker – den fasta tidsbegränsningen och att man spelar in idéerna och
resonemangen allteftersom de växer fram.
För att kunna testa metoden var han
tvungen att hitta ett tomt kontor för att
slippa bli avbruten. Detta tycker han
är metodens största nackdel då det är
svårt att hitta en plats som är helt ostörd
under en längre period. Att prata för sig
själv i bilen var aldrig ett alternativ då
Stockholmstrafiken kräver för mycket
uppmärksamhet. Men att använda en
långresa till snabb-snack kan han se som
en möjlighet.
– Att prata högt kändes inte så konstigt
som jag först trodde det skulle göra. Jag
brukar prata för mig själv när jag skissar
på idéer så det var bara att fortsätta. Men
det är klart att det kändes lite konstigt
om någon kikade in genom fönstret till
kontorsrummet och jag satt där och pratade för mig själv, ler han.
Niklas använde datorns inspelningsfunktion och tycker att det fungerade
bra. Men han tror att det är viktigt att
stänga av exempelvis mailprogrammet
så att man inte hör när ett nytt mail
kommer in. Då är risken stor att man blir
distraherad och börjar kika på mailen i
stället för att hålla sig till metoden.
– Metoden säger ju att jag bara skulle
prata under de femton minuterna och
sedan anteckna vid genomlyssningen.
Men jag kunde inte låta bli att använda
papper och penna samtidigt som jag
resonerade. Jag är en bildmänniska och
blev alltför sugen på att skissa och anteckna samtidigt som jag ”spånade” kring
lösningar. Det funkade bäst så för mig.
När jag sedan lyssnade av det jag sagt så
kunde jag komplettera bilderna.
Att använda ordet “utvecklingsarbete”
menar han är mer positivt än att låsa sig i
definitionen ”problemlösning” och anser
att metoden med fördel kan användas för
visionära och strategiska resonemang.
– Jag tycker att det var ett bra sätt att
strukturera mina tankar och fick lite fler
infallsvinklar än vad jag annars brukar
få. De kom tack vare att tiden var fast
slagen till femton minuter. Annars hade
det varit lätt att sluta när funderingarna
och idéerna kom i allt långsammare takt.
Nu blev jag tvingad att fortsätta och det
var bra.
Det han speciellt tyckte var en styrka
med metoden var att i efterskott lyssna av
det inspelade snabb-snacket.
– När jag lyssnade på inspelningen gav
det ytterligare tyngd åt mina idéer. De
sjönk in och blev som ett kvitto på att jag
var rätt ute i mitt resonemang. Avlyssningen blev en extra kvalitetskontroll
helt enkelt. Den satte dessutom fart på
några nya tankar jag inte hade snappat
upp i första omgången.
”Att lyssna på inspelningen
efteråt gav ytterligare tyngd
åt mina idéer. De sjönk
in och blev som ett kvitto
på att jag var rätt ute.
En kvalitetskontroll helt
enkelt.”
Då Niklas arbete har starkt fokus på utvecklingsarbete i grupp är förankringen
av idéerna mycket viktig.
– Att snabb-snacka löser ju inte själva
problemet utan är ett steg i processen
för att få nya idéer. Även om jag hittar en
mängd lösningar när jag spånar så är de
inte förankrade i gruppen. Det arbetet
återstår om jag gör det ensam. En möjlighet är ju att testa snabb-snack i grupp. Då
skulle en person kunna få prata ostört
under en fastslagen tid medan resterande
deltagare endast fick lyssna och anteckna. Därefter skulle nästa medarbetare
kunna plocka upp tråden och fortsätta
under samma tidsrymd och så vidare.
Jag tror att det skulle kunna bli mycket
givande och kreativt men det förutsätter
en trygg grupp och en öppen kommunikationskultur.
Han tycker även att snabb-snack kan
vara en bra metod för att förbereda sig
inför möten och workshops.
– Jag tycker att vi alla ägnar för lite
tid till att förbereda oss inför möten
och workshops. Det skulle vara mycket
intressant att köra snabb-snack som
individuell brainstorming inför gemensamma möten. Jag tror att det blir kraftfullare möten om deltagarna redan innan
har satt sig in i frågorna och snackat sig
igenom dem innan man ses. Det är något
jag kan tänka mig att prova framöver.
Sammanfattning
”speed talking”
Speed Talking, snabb-snack på svenska,
hjälper användaren att komma ur ett
låst tänkande och hitta nya lösningar till
ett problem. Metoden kräver tillgång till
någon form av inspelningsteknik samt en
plats där användaren kan prata högt för
sig själv utan att störas.
Snabb-snacket genomförs i fyra
steg. Först avgränsas och formuleras
problemet skriftligen. Därefter startas
inspelningen och tidtagning på femton
minuter då användaren pratar fritt om
problemet och möjliga lösningar. När
tiden är slut lyssnas inspelningen av och
slutsatser och idéer skrivs ner.
Tänk på att ...
… metoden förutsätter lugn och ro.
Skapa en miljö som hjälper dig fokusera
på problemet och låt dig inte distraheras. Stäng av mail-programmet om
du använder den för inspelning, sätt
mobilen på flight mode och lås dörren till
kontoret.
… inte ge upp innan tiden har tagit slut.
Även stunder av tystnad och reflektion
behövs för att föda nya tankar. Låt
hjärnan följa även ”tokiga” reflektioner
och var nyfiken på det som kommer.
”Tack vare att tiden var fast
slagen tvingades jag fortsätta
att reflektera. Jag gick längre
och fick fler infallsvinklar.”
”Metoden kräver att jag hittar
en lugn plats för att inte bli
störd. Det gör att metoden inte
kan användas så spontant.”
Betyg:
6/10
Chefstidningen 55