Seminarie Affärssystem ”Ska vi verkligen investera mer pengar i vårt affärssystem?” HerbertNathan & Co 2014-11-25 2014 Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik Agenda Strategi Upphandling Implementering Marknad och trender Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Våra senaste rapporter BI-System i Skandinavien 2009 – Affärssystem i Sverige 2010 – Ekonomi- och HR-system för Kommuner 2011 – Affärssystem för små-/medelstora företag 2013 – HR-System i Sverige 2014 – Affärssystem i Sverige 2014 – BI-System i Skandinavien 2014 – AX-partners in Scandinavia AX-Partners in Scandinavia Molnbaserade Affärssystem Molnbaserade Affärssystem Publiceras inom kort: 2014 – Ekonomi- och HR-system för Kommuner 2014 – Molnbaserade affärssystem Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Strategi Vad vill vi uppnå genom att byta affärssystemet ? Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Vanliga motiv till en förstudie Ej uppgraderat på många år. Står inför kostsam uppgradering. Uppgradera eller byta? Äldre lösning baserad på stor del egenutveckling. Står inför risk med plattformsproblem och bristande support. Företag som efter stark tillväxt vuxit ur nuvarande system och osäker på vägval inför framtiden. Systemmiljö baserad på flera olika system med många integrationer. Kostsamt underhåll och känslig miljö. Växande koncern med behov av konsolidering för att likforma processer och effektivisera. Företag på väg mot internationell tillväxt med förändrade behov av systemstöd och support. Koncern med förändring av affärsmodell och förändrade behov av systemstöd. Företag där leverantören och systemet vuxit ifrån kunden med behov av ny form av leverantör och partner. Företag med ökade krav på rapportering och styrning med behov av utvecklad systemmiljö. Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Exempel på orsaker till att byta affärssystem System och teknik Olika system Instabil infrastruktur Supporten upphör Hinder för utveckling Organisation Nya funktionsbehov Ineffektiva processer Förändrad styrning/rapportering Kostnad Besparingspotential Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Har vi en plan/strategi? Vision Organisation Processer Kultur Människor IT-Stöd Styrning Ledning Organisation Processer Kultur Människor IT-Stöd Styrning Ledning Organisation Processer Kultur Människor IT-Stöd 2014 Styrning Ledning ????? Vart ska vi börja? Vad behöver vi göra? När är det rätt tid att börja? I vilken ordning bör det utföras? Har vi en plan? 2015 2016 Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2017 2018… 2014-11-25 Val av driftsform Exempel: Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Upphandling Hur ser vägen ut – hur tar vi oss dit ? Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Förstår vi värdet av ett nytt affärssystem? Kritiska frågor: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. VAD kommer att förändras? HUR kommer förändringen se ut? Vilken NYTTA kommer förändringen att skapa? Hur STOR är nyttan som kan skapas? Kan nyttan ÖKAS ytterligare? Vilken KOSTNAD krävs för investeringen? Vilka HINDER kan motverka att nyttan realiseras? VEM ansvarar för att realisera nyttan? NÄR kan nyttan realiseras? Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Vet vi vilka krav som ”egentligen är viktiga? Lägre säljkostnad Minskad arbetstid Lägre orderkostnad Lägre kostnader Nytta Lägre inköpskostnad Minskad övertid Minskad sjukskrivning Lägre lagerkostnad Högre intäkter Behov Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik Mindre tid för att söka efter information Mer korrekt lagersaldo Mindre fel vid registrering av order Kortare tid frisläppning av order Mindre antal låsningar i systemet Tillgång till leveransdag vid reg. av kundorder Införande av e-order Automatiska kontroller vid e-order Frisläppning av plocklista direkt vid order Inga låsningar i systemet Införande av PC på lagret Goda sökmöjligheter i systemet Mindre antal Korrigeringar av order Krav 2014-11-25 Investeringsanalys (Business case) • Ca 40% av företagen genomför någon form av investeringsanalys • Används primärt för att ”få igenom” investeringen • Skall vara de riktmärken som projektet löpande skall styras efter • Skall vara de faktorer som avgör huruvida projektet varit en framgång eller ett misslyckande Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Vad ingår i upphandlingen? Rätt driftsform ? Rätt system Rätt leverantör/partner Utmaningen På 3-6 månader klara ut:  Vilka system är tänkbara för vårt företag/bransch?  Hur ser en effektiv process ut för utvärdering ?  Hur förberedda är vi internt med avseende på: • Processer - börläge • Styrmodell – förändringar? • Organisation - mottagare Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik Vad påverkar tidplanen? Organisationens medverkan/påverkan Komplexitet i processer / antal moduler Tidigare erfarenheter av området Krav på tidpunkten för driftstarten Påverkan utifrån – organisation/omvärld Budget och resurser Antal leverantörer som lämnar offert Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Upphandlingens faser Projekt initiering Behovsanalys Urvalsprocess ! VAL Avtalsprocess 1 2 3 4 5 6 Månad Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Upphandlingens aktiviteter • Projektbudget och Tid/Aktivitetsplan • Förankring • Projektorganisation Projekt initiering • Processbeskrivningar • Styrmodell/informationsmodell • Nyttovärdering Behovsanalys Urvalsprocess Avtalsprocess • • • • Anbudsförfrågan med Kravspecifikation Anbudsinsamling och kvalificering Systempresentationer Fördjupningar • Fastställande krav/installation • Testkörning • Förhandling/avtal Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Införande Att bygga i rätt ordning ? Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Vad säger statistiken? ”4 av 5 projekt uppnår inte sina mål” Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Huvudaktiviteter vid implementering Projektledning, tidplaner och möten ”Mappning” processer och system Konvertering och integration Uppsättning grunddata, bilder, rapporter mm Eventuell utveckling Utbildning Tester o leveransgodkännande Förändringsledning Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Vanliga misstag… Otillräcklig kommunikation och ledarskap "Varför gör vi det här projektet? Vi har mer akuta problem! Vi har inte tid med det här, kom tillbaka nästa månad! ” "Det är bara ännu ett IT projekt. Konsulterna kommer att ta hand om allt ... ” "Våra chefer inte kan svara på någon av våra frågor, det är självklart det här projektet är inte viktigt för dem." Bristande förståelse av konsekvenserna, övergången improviseras "Om denna uppgift automatiseras, vad kommer att hända med mitt jobb?” "Det här är inte mitt ansvar! Personalen i (redovisning ... försäljning ... inköp ...) har alltid gjort detta!” "Det här är perioden med högst arbetsbelastning, hur förväntar man att vi ska hinna med utbildningen?" Otillräcklig kunskapsöverföring "Jag är ledsen kära Kund, men jag kan inte hitta din beställning ... Du förstår, vi har just infört det nya affärssystemet och vi har alla möjliga problem. Kan du ringa tillbaka en annan gång? " "Vad är det här om en" godkänd lista på leverantörer ", jag behöver den här delen nu! Hur kan jag lösa detta utanför affärssystemet? ” Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Kommunikation och ledarskap Vad man säger, till vem, när, och hur Mediet är budskapet: topp och mellanledare demonstrerar ledarskap och engagemang genom att Förstärka viktiga budskap Lyssna och ta itu med anställdas oro Hjälpa till att göra personal och verksamhet till att bli redo för det nya systemet. Kommunikation och ledarskap görs i fyra cykler: projektets kickoff, realisering, slutliga förberedelser, och go-live På frågan vad de skulle göra annorlunda nästa gång, svarade företag som implementerat ett affärssystem, att de skulle ägna mer tid åt kommunikation och förändringsarbete Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Ändringskostnader Möjligheten att påverka är som störst när kostnaden är som lägst Behovsanalys - från ”as is” till ”to be” Utforma krav Ändringskostnad Välja leverantör - Bruttolista - Nettolista - Skicka ut inbjudan - Demo, användarfall - Utvärdera svar - kontrakt förstudie Lösningsdesign - verifiera design - kontrakt införande Implementera - Installera - Testa - Konvertera - Godkänna Möjlighet till påverkan Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Trender och marknad ? Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Affärssystemets utveckling Från papper till dator - Registrering - Lagring Från fristående till integrerat - Processer - E-handel Från windows till web - Gränssnitt - SaaS Från utdata till beslutstöd IV 1970 - 1985 1985 - 2000 Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2000 - 2015 -Analys -Verksamhetsstyrning 2015 - 2030 2014-11-25 BI Från rapporter till analysstöd Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Generationsväxling SAP Business Suite www (SaaS) Speedledger IFS Applications Infor ERP LN PP7 Affärssystem IBS Enterprise FDT Affärssystem Oracle eBusiness Suite Monitor Lawson M3 Balans Mamut Enterprise e-conomic UNI_BAS Briljant Fortnox Oracle JD Edwards EnterpriseOne HansaWorld Enterprise Rexor ATAIO Enterprise Visma Business Pyramid Business Studio Visma PX Control Specter Business Management Xledger BL Administration Jeeves Selected MS Dynamics AX Epicor 9 NetSuite OneWorld BL eBokföring RAMOS 1975 1980 1985 1990 Visma Cloud 24SevenOffice Jeeves Universal Exact Globe Enterprise Hogia Smart Office ComActivity Business Suite MS Dynamics NAV Maconomy Visma Severa SoftOne CDC Supply Chain Agresso Business World SoftOne internet 1995 Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2000 2005 2010 2015 2014-11-25 SaaS tar över som affärsmodell 100 % Andel företag som väljer att hyra ett internetbaserat system istället för att köpa system enligt traditionell affärsmodell Små företag Medelstora företag 50 % Stora företag 2010 2011 2012 2013 2014 Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2015 2016 2017 2014-11-25 Företagspyramiden Globala företag Stora företag Medelstora företag Mindre företag Fåmansföretag Många leverantörer som krigar om ett fåtal kunder Storlek Antal >5.000 100 500-5.000 800 200-500 1.000 50-200 5.500 20-50 13.000 2-20 250.000 0-1 850.000 Enmansföretag Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Kamp om mittfältet Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Marknadsandelar SAP Privat sektor Infor M3 Agresso Microsoft AX IFS Applications Visma Adm Microsoft NAV Visma Control Jeeves Företag med +250 anställda Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik Oracle EBS 2014-11-25 Fokusområden Vilka områden där kunderna nu lägger fokus framåt: • Beslutstöd i topp • Uppgradering (öka livslängden) • CRM/mobilitet (Molnet…) • HR allt mer i fokus Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Trender Microsoft, Microsoft, Microsoft, Microsoft Molnet växer exponentiellt Konsolidering av partners Stort fokus på Beslutstöd Mobilitet (tillgänglighet) HR-system till alla… Integration (informationsutbyte) Branschfokusering Stockholm Göteborg Karlstad Lund Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 2014-11-25 Tack! och lycka till… Jonas Andersson [email protected] 0707-970044 Mikael Hveem [email protected] 0731-834107 2014-11-25 Stockholm Göteborg Lund Karlstad Köpenhamn Århus Oslo Reykjavik 34 2014-11-25